‫الفصل النظري‬

‫ادارة الوثائق االرشيفية المرقمنة في‬

‫المؤسسات العمومية‬
‫خطة المذكرة‬
‫الفصل النظري‬
‫‪/1‬المبحث االول ‪:‬الوثيقة المرقمنة‬
‫‪/1-1‬المطلب االول‪:‬الرقمنة‬
‫‪1-1-1‬تعريف الوثيقة االرشيفية‬
‫‪ 1-1-2‬تعريف الرقمنة‬
‫‪1-1-3‬أهداف وأهمية الرقمنة‬
‫‪ 1-1-4‬متطلبات الرقمنة‬
‫‪1-1-5‬أساليب الرقمنة‬
‫‪/1-2‬المطلب الثاني‪:‬أساسيات الوثيقة المرقمنة‬
‫‪/1-2-1‬تعريف الوثيقة المرقمنة‬
‫‪/1-2-2‬الحجية القانونية للوثيقة المرقمنة‬
‫‪/1-2-3‬أنواع الوثيقة المرقمنة‬
‫‪/1-2-4‬معالجة العلمية للوثيقة المرقمنة‬
‫‪/1-2-5‬مزايا وعيوب الوثيقة المرقمنة‬
‫‪/2‬المبحث الثاني‪:‬ادارة‪ /‬الوثائق االرشيفية المرقمنة‬
‫‪/2-1‬المطلب االول‪:‬مرتكزات ادارة‪ /‬الوثائق المرقمنة‬
‫‪/2-1-1‬تعريف ادارة الوثائق المرقمنة‬
‫‪/2-1-2‬أهداف ادارة‪ /‬الوثائق المرقمنة‬
‫‪/2-1-3‬وظائف ادارة‪ /‬الوثائق المرقمنة‬
 ‫الفصل النظري‬

‫‪/2-1-4‬مزايا وايجابيات ادارة‪ /‬الوثائق المرقمنة‬

‫‪/2-2‬المطلب الثاني‪:‬معاييرادارة‪ /‬الوثائق المرقمنة‬

‫‪/2-2-1‬معيار‪15489iso‬‬
‫‪/2-2-2‬معيار ‪Moreq‬‬
‫‪/2-2-3‬معيار ‪23081iso‬‬
‫‪/2-2-4‬معيار ‪27002iso/IEC‬‬
‫االسئلة الفرعية‬
‫_السؤال االول‬
‫‪/1‬كيف يتم تجسيد رقمنة الوثائق االرشيفية بمؤسسات‬
‫العمومية؟‬
‫‪/2‬ماهي مكانة التي تحظى بها الوثائق االرشيفية المرقمنة‬
‫في المؤسسات العمومية؟‬
‫‪/3‬مادور الوثائق االرشيفية المرقمنة بمؤسسات العمومية؟‬
‫_السؤال الثاني‬
‫‪/1‬الى أي مدى تمكنت المؤسسات العمومية من ادارة الوثائق‬
‫االرشيفية المرقمنة؟‬
‫‪/2‬ماأهمية ادارة الوثائق االرشيفية المرقمنة في المؤسسات‬
‫العمومية؟‬
‫الفرضيات الفرعية‬
 ‫الفصل النظري‬

‫_الفرضية االول‬
‫‪/1‬يتم تجسيد رقمنة الوثائق االرشيفية بمؤسسات العمومية‬
‫باتباع مجموعة من االجراءات وعمليات‪.......‬‬
‫‪/ 2‬تحظى الوثائق االرشيفية المرقمنة بمكانة عالية في‬
‫المؤسسات العمومية حيث انها لها أهمية بالغة في حفاظ على‬
‫تراث وذاكرة االمة في شكلها الرقمي‪......‬‬
‫‪/3‬دور الوثيقة االرشيفية المرقمنة هو االحتفاظ بالنص‬
‫االلكتروني لمدة طويلة‪.......‬‬
‫_الفرضية الثانية‬
‫‪/ 1‬تمكنت المؤسسات العمومية من ادارة الوثائق االرشيفية‬
‫المرقمنة بنسبة متوسطة حوالي ‪ 55‬بالمئة‪.‬‬
‫‪/2‬تكمن أهمية ادارة الوثائق االرشيفية المرقمنة بمؤسسات‬
‫االرشيفية في تسيير وتنظيم الوثائق واسترجاعها بسهولة‬
‫وبأقل وقت وجهد‪.....‬‬

‫المبحث االول ‪:‬اساسيات الرقمنة الوثائق‬

‫المطلب‪ :1_1‬الرقمنة‬
‫تعريف الوثيقة‪:‬يعود مصطلح الوثيقة ((‪ Document‬إلي الفعل الالتيني ‪ docure‬‬
‫ويعني يعلم (‪ )Enseigner‬وللمصدر‪ /‬مصطلح ((‪  documentum‬وتعني كل شئ‬
‫يقدم تعليم (‪)1‬‬

‫_لغة‪ :‬كلمة في اللغة العربية مشتقة من الفعل وثق االمر اي أحكمه والوثيق أي‬
‫المحكم ومؤنثه الوثيقة وهي مايعتمد به‪،‬وجميعها وثائق‪.‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫_اصطالحا ‪ :‬والوثيقة بوجه عام هي مكتوب يحتوي معلومة او معلومات بصرف‬

‫النظر على طريقة أوخصائص التسجيل اوالقيد‪،‬وعليه يمكن القول بأن الوثيقة هي‬
‫كل مايمكن االعتماد عليه في الوقوف على حقيقة معينة دون اعتبار للوسيط الحامل‬
‫لهذه الحقائق‪.‬‬
‫وعرفت الوثيقة طبقا لما أقره المجلس الدولي لالرشيف بأن الوثيقة هي أية معلومات‬
‫سجلت أو دونت على وسيط (بغض النظر عن شكل)ثم انشأته أو تلقته المؤسسة من‬
‫خالل ممارستها ألنشطتها وحفظه للوفاء بالتزامات قانونية أوصفقات مالية‬
‫وبصفة عامة يمكن القول بأن الوثيقة أي مادة تحوي معلومات سواء كانت ورقة‬
‫أو شريط مسجال أو مصورا أو كتابا أو خريطة او قرصا الكترونيا والتي أنشئت‬
‫أثناء تأدية أي عمل من أي نوع كانت جزاءا من هذا العمل ‪،‬وتمت بطريقة‬
‫طبيعية ‪،‬ولها تكوينها الخاص ‪،‬وهناك عالقة طبيعية بين اجزاءها (‪)2‬‬

‫الوثيقة االرشيفية‪:‬‬
‫جاءت عدة تعريفات للوثيقة أهمها‪:‬‬
‫هي وعاء أو سند يحمل معلومة مهما كان شكلها و قد يكون (ورقا أو شريطا سمعيا‬
‫بصريا أو وعاء الكتروني) ورق‪ ،‬شريط فيديو‪ ،‬شريط سمعي‪ ،‬قرص‬
‫مضغوط‪،‬وعاء الكتروني‪)3/(.‬‬
‫‪--‬وعرفها قانون‪09-88‬المؤرخ‪07‬جمادى الثانية‪1408‬الموافق ل‪26‬يناير‬
‫‪1988‬في المادة الثانية‪:‬‬
‫"هي عبارة عن وثائق تتضمن أخبار مهام كان تاريخها او شكلها اوسندها المادي‬
‫أنتجها أوسلمها أي شخص طبيعيا كان أو معنويا أو أية مصلحة أو هيئة عمومية‬
‫كانت أو خاصة أثناء ممارسة نشاطها"(‪)4‬‬
‫وتنقسم الوثيقة من حيث الشكل إلي ثالثة أنواع هي‪( :‬الوثيقة المكتوبة ‪,‬الوثيقة‬
‫المرئية ‪,‬الوثيقة المسموعة )‪,‬وقد تتداخل هذه األشكال ‪,‬فتجد الوثيقة المكتوبة المرئية‬
‫والمسموعة في األن نفسه وهناك رسومات والخرائط والوثائق المحوسبة أي‬
‫الإللكترونية عبر األجهزة واألنظمة ‪,‬وهناك الماكروفوزميات (المايكرو‬
‫فيلم_المايكروفيش )وهناك رسائل البريد االلكتروني ‪,‬وهناك الدعائم او الوسائط‬
‫االلكترونية (()‪FLACH DISK /DISK /DVD/CD(5‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫ومنه فإن الوثيقة األرشيفية يمكن تعريفها بأنها ذلك السند الحامل للمعلومات مهما‬
‫كان نوعه (ورقي‪،‬الك ًتروني)‪ /،‬الصادر عن االفراد او الجماعات سواء كانوا هيئات‬
‫أو منظمات في إطار تأدية مهام وأعمال ‪،‬مر بفترات زمنية معينة اكتسب من‬
‫خاللها األهمية اإلدارية‪ ،‬القانونية‪ ،‬التاريخية(‪)6‬‬
‫‪ :1_1_1‬تعريف الرقمنة‪:‬‬
‫"تعرف عملية الرقمنة بأنها‪:‬أي عملية يتم عن طريقها تحويل المعلومات من شكلها‬
‫التقليدي الحالي إلي شكل رقمي سواء كانت هذه المعلومات صورة أو بيانات نصية‬
‫أو ملف صوتي او أي شكل اخر " (‪)7‬‬
‫فالرقمنة حسب هودجز ‪":HODGES‬عملية أو اجراء لتحويل المحتوي الفكري‬
‫المتاح علي وسيط تخزين فيزيائي تقليدي مثل ‪:‬الكتب‪,‬مقاالت‪,‬الدوريات‪,‬الرسائل‬
‫الجامعية إلي شكل رقمي "(‪)8‬‬
‫في حين اشار المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات واألرشيف‬
‫للرقمنة علي أنها "عملية تحويل المواد التناظرية ‪ Analog Materile‬إلي شكل‬
‫إلكتروني (رقمي ) " (‪)9‬‬
‫ومنه نستنتج من التعريفات السابقة أن الرقمنة هي تحويل الوثائق من الشكل التقليدي‬
‫إلي الشكل الرقمي واستعمالها بشكل سهل‬

‫‪:2_1_1‬أهداف وأهمية الرقمنة‬

‫"أهداف الرقمنة‪:‬تسعي مختلف مؤسسات األرشيف إلي رقمنة أرصدتها لتحقيق‬
‫جملة من األهداف ‪:‬‬
‫الحفاظ علي النسخ األصلية ‪:‬فعملية الرقمنة تسمح بالحفاظ علي‬ ‫‪‬‬
‫أصول الوثائق التي تدهورت حالتها المادية خاصة تلك التي تستعمل‬
‫بكثرة‪,‬سواء تعلق األمر بنوعية الورق‪,‬الحبر‪,‬مما يسمح بحماية‬
‫المجموعات األرشيفية خاصة التاريخية والنادرة‬
‫سهولة اإلستخدام والتداول لجمهور المستفيدين‬ ‫‪‬‬
‫تسمح ايضا في عملية االطالع علي عدد كبير من المستفيدين علي‬ ‫‪‬‬
‫نفس المعلومات في ان واحد‬
‫تسهيل مسارات العمل الجاري‬ ‫‪‬‬
‫سرعة الحصول علي المعلومات وتداولها داخل المؤسسة أو خارجها‬ ‫‪‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫‪ ‬لتفادي ضياع المعلومات بسبب التقادم ‪,‬التلف ‪,‬المعالجة ‪,‬السرقة‬

‫والكوارث "(‪)10‬‬
‫أهمية الرقمنة‪ :‬للرقمنة أهمية ومنها‬ ‫‪‬‬
‫‪" ‬اتاحة الدخول إلي المعلومات بصورة واسعة ومعمقة بأصولها‬
‫وفروعها‬
‫‪ ‬سهولة وسرعة تحميل المعرفة والمعلومات من مفرداتها‬
‫‪ ‬القدرة علي طباعة المعلومات عند الحاجة واصدار رموز طبق‬
‫األصل عنها‬
‫‪ ‬الحصول علي المعلومات بالصوت والصورة‪ /‬وااللوان ايضا‬
‫‪ ‬نقص تكاليف الحصول علي المعلومات "(‪)11‬‬

‫‪:3_1_1‬متطلبات الرقمنة ‪:‬‬

‫"تحتاج عملية رقمنة الوثائق االرشيفية إلي مجمعة من المتطلبات يجب أخذها بعين‬
‫اإلعتبار قبل الشروع في الرقمنة ‪,‬تتمثل في مايلي ‪:‬‬

‫المتطلبات التشريعية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتطلب مشروع الرقمنة مجموعة من القوانين‪ ،‬والتشريعات التي تحدد كيفيات‬
‫وطرق تداول الوثائق المرقمنة‪ ،‬مع إعطائها الصبغة الرسمية للتداول‪ ،‬واالستعمال‬
‫من طرف مختلف الهيئات والمؤسسسات‪ ،‬شأنها شأن الوثائق التقليدية خاصة تلك‬
‫التي تثبت الحقوق الخاصة باألفراد والمؤسسسات وغيرها‪ ،‬فاإلطار القانوني‬
‫ضروري وذلك ألنو يعمل على تنظيم عملية الرقمنة ويسيرها وفق نظام متكامل‬
‫يضمن جميع الحقوق‬
‫‪ ‬المتطلبات المادية (المعدات واألجهزة‪:) /‬‬
‫_الحاسبات‪ :‬يتوقف نوع الحاسبات المطلوب شراؤها على المهام المطلوب إنجازها‪،‬‬
‫باستخدام تلك الحاسبات‪ .‬ومن أهم العناصر الواجب مراعاتها عند شراء الحاسبات‪:‬‬
‫المعالج‪ ،‬والذاكرة‪،‬والقرص الصلب‪ ،‬وشاشة العرض‪ ،‬وبطاقة الفيديو‪ ،‬ومشغالت المعدات‬
‫الضوئية‪.‬‬
‫‪ -‬الماسحات الضوئية اإللكترونية‪ :‬تتنوع أشكال الماسحات الضوئية‪ ،‬وينبغي معرفة‬
‫االختالفات الموجودة بينها‪ ،‬وكذلك إمكاناتها‬
‫‪ ‬الموارد المالية ‪:‬على المؤسسسة المقبلة على رقمنة االرشيف توفير الموارد‬
‫المالية الالزمة للعملية ‪,‬والتي تتمثل في ‪:‬‬
‫تكلفة القوى البشرية‪ :‬الرواتب‪ ،‬والتدريب‪ ،‬والسفر واإلقامة‪ ،‬والعمل اإلضافي‬
‫‪_.‬تكلفة المعدات واألجهزة‪ :‬من شراء‪ ،‬وصيانة‪ ،‬وإصالح‬
‫‪_.‬تكلفة البرمجيات ‪ :‬شراء البرمجيات وتحديثاتها‬
‫‪ _.‬تكلفة اإلجراءات الفنية لتحويل االرشيف المراد رقمنتها‬
 ‫الفصل النظري‬

‫الموارد البشرية ‪ :‬يعتبر العنصر البشري المؤهل من أهم أسس وعوامل نجاح‬
‫مشاريع الرقمنة‪ ،‬وعدد العاملين في برامج الرقمنة يختلف من مؤسسة إلي أخرى‬
‫حسب عدد الوثائق االرشيفية المراد رقمنتها وكذا اإلمكانيات المادية التي تمتلكها‬
‫هذه المؤسسات والتي تؤهلها إلي انتداب عاملين أكفاء إلنجاز مشاريع الرقمنة"(‬
‫‪)12‬‬
‫‪: 3_1_1‬أساليب الرقمنة‬
‫"وتتم عملية التمثيل الرقمي للنصوص بإحدي الطريقتين التاليتين ‪:‬‬
‫‪ ‬الطريقة األولي ‪:‬وهي التي يكون فيها كل حرف ممثل لوحده بشكل رقمي‪,‬‬
‫ويتم الحصول عليها اما باإلدخال المباشرعن طريق برامج معالجة النصوص ‪,‬أو‬
‫بواسطة التعرف الضوئي علي الحروف ‪ OCR‬انطالقا من وثيقة مرقمنة في شكل‬
‫صورة‬
‫‪ ‬الطريقة الثانية‪ :‬وهي المطبقة والمستعملة في أغلب مشاريع المكتبات الرقمية‬
‫وتتمثل في عملية التصوير الضوئي التي تتم باستخدام الحاسبات‬
‫الضوئية‪,‬وتعطينا‪ /‬صورا رقمية للوثائق‬
‫ونميز نوعين من أشكال وهي ‪:‬‬
‫‪ ‬الرقمنة في شكل صورة ‪:Mode image‬‬
‫وهي من أنواع الرقمنة األكثر استعماال علي الرغم من أنها تحتل مساحة كبيرة عند‬
‫التخزين‪,‬ولها أهمية كبيرة في مجال الكتب والمخطوطات القديمة ‪...‬‬
‫‪ ....‬يمكن أن نميز بين ثالث أنواع من الترميزفي شكل صورة ‪:‬‬
‫_حادي البايت ‪ :Mode Bitonal‬في هذا النوع كل بيكسال ‪ PIXEL‬يمثل ببايت‬
‫واحد وهو بذلك يفرض أحد هاتين القيمتين ابيض أو أسود ‪,‬وهي طريقة جد‬
‫اقتصادية من ناحية الحفظ ‪,‬وهي سهلة التطبيق علي الوثائق الحديثة وشديدة‬
‫الوضوح ‪,‬بينما تلقي صعوبة في تعامل مع الوثائق القديمة ‪/...‬‬
‫_المستوي الرمادي ‪ :Niveaux de Gris‬وهي نوع يتطلب مساحة أكبر علي‬
‫مستوى الذاكرة وعدد البيتات المستخدمة لترميز البيكسال كبير‪,‬هذه التقنية تسمح‬
‫عكس النوع السابق بحفظ الوثائق القديمة جدا حيث استعملتها مكتبة الكونغرس قي‬
‫رقمنة ارصدتها االرثية التراثية القديمة‬
‫_باأللوان ‪: Mode Couleur‬لديه نفس مبدأ النوع السابق ويختلف عليه في كون‬
‫‪1‬بيكسال يقابله في الرمز ثالثة ألوان اساسية هي االحمر‪,‬االخضر‪,‬األزرق (‬
‫‪,)RVB‬كل لون من هذه االلوان يرمز بعدد معين معين من البيتات ‪les‬‬
‫‪,bits‬ويؤخذ علي هذا النوع ان حجم الملفات كبيرة جدا بالمقارنة مع النوعين‬
‫السابقين‬
‫وعموما فان هذا النوع من الرقمنة له سلبيتان هما ‪:‬‬
‫_يقصي كل فرص البحث داخل النص‬
‫_الملفات تحتل مساحة كبيرة علي وسائط التخزين‬
‫‪ ‬الرقمنة في شكل نص ‪: Mode texte‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫هذا النوع يتيح الفرصة للبحث داخل النص‪,‬فهو يسمح بالتعامل مباشرة مع الوثيقة‬
‫االلكترونية علي انها نص‪,‬وللحصول‪ /‬علي هذا النوع يتم استعمال برمجية التعرف‬
‫الضوئي علي الحروف ‪ OCR‬انطالقا من وثيقة مرقمنة في شكل صورة ‪,‬حيث ان‬
‫البرمجية تقوم بتحويل النقاط المكونة للصورة إلي رموز وعالمات وحروف‪,‬كما‬
‫يسمح بالتعديل وتصحيح األخطاء‪,‬أن منتجي هذه البرمجيات قاموا بتطوير منتجاتهم‬
‫حيث اصبحت هذه البرمجيات مصحوبة بقواميس وادوات التحليل النحوي‪,‬وهذا‬
‫النوع يناسب الوثائق التي تضم عدد كبير من اسماء العلم واشكال نحوية قديمة أو‬
‫مكتوبة في لغات جديدة "(‪)13‬‬
‫المطلب ‪:2‬‬
‫تعريف الوثيقة االرشيفية المرقمنة‬
‫يشيرمصطلح "وثيقة رقمية" إلى الوسائط التي تضم النصوص والصور‬
‫والفيديوهات بعد إجراء معالجة إليكترونية لها (‪)14‬‬

‫منها(‪)15‬‬ ‫وهناك عدة تعاريف قدمت للوثيقة الرقمية نذكر‬

‫_حسب المنظمة العالمية للتقنين ‪ ISO‬هي مجموعة متكونة من حامل أو وعاء‬
‫معلومات ومعطيات مسجلة على هذا الوعاء بطريقة عادة ماتكون دائمة‪،‬وبشكل‬
‫يكون مقروءا من طرف االنسان أو من طرف االلة‪.‬وال بد للوثيقة أن تحافظ على‬
‫كل هذه الخصوصيات مهما كان شكلها‪)16( « ‬‬

‫_ومما أورداه حسب هللا سيد واحمد الشامي في موسوعاتهما ‪،‬أن األرشيف الرقمي‬
‫هوالملفات التقليدية التي تم نقلها وإدخالها الى الوسائط المختلفة للحاسوب‪،‬مثال‬
‫الشرائط الممغنطة أو االقراص الضوئية بحيث يمكن تخزينها لفترات طويلة ‪،‬كما‬
‫تستعمل كأداة مساندة إذا مافقدت الملفات األصلية من وسائط التخزين الورقية‬
‫أوالتقليدية‪)17(.‬‬

‫_كما عرفها المجلس الدولي لالرشيف أنها معلومات مسجلة تم انتاجها او نلقيها‬
‫عبر أجهزة الحاسب االلي الستكمال او تنفيذ نشاط فردي أو جماعي ‪،‬والبد أن‬
‫تكون الوثيقة االلكترونية مكتملة العناصر من حيث المحتوى والبنية والسياق حتى‬
‫تتوفر خاصية البرهان واالثبات للوثيقة(‪)18‬‬

‫_ويمكن تعريف الوثيقة االلكترونية بأنها تلك التي تنشأ وتدار وتحفظ من خالل‬
‫تكنولوجيا الحاسب االلي سواء أنشئت من خالل تطبيقات الحاسب االلي أو تلك التي‬
‫تم تحويلها من الشكل االصلي الى الشكل الرقمي باستخدام أجهزة التصوير‪ /‬الرقمي‪(.‬‬
‫‪)19‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫والوثائق الرقمية هي مصادر معلومات متاحة على وسيط يتم التعامل معه بواسطة‬
‫الحاسبات االلكترونية وعن طريق شبكات سواء أكانت محلية أو عالمية وتضم‬
‫مصادر المعلومات المرجعية االلكترونية المتاحة على ملفات شبكة االنترنت أو‬
‫المتاحة على أقراص مدمجة‪ ،‬وقد يكون لهذه المصادر المعلوماتية االلكترونية نسخ‬
‫مطبوعة أوتكون ذات نشأة الكترونية مباشرة (‪)20‬‬

‫‪ :‬الحجية القانونية للوثيقة اإللكترونية‬

‫لقد اتفقت معظم التشريعات على ثالثة شروط ينبغي أن تتوفر في الوثائق‬
‫اإللكترونية حتى يمكن االعتماد بها قانونا وبالتالي تأدية وظيفتها في االثبات وهذه‬
‫‪:‬الشروط هي‬
‫القابلية للقراءة ‪،‬المحافظة على سالمة البيانات ‪،‬عدم االختراق والتزوير‪.‬‬
‫ينص القانون الجزائري رقم ‪10_05‬المؤرخ في ‪20‬جوان‪2005‬م المعدل والمتمم‬
‫لألمر رقم ‪ 58_75‬المؤرخ في‪26‬سبتمبر‪1975‬م والمتضمن القانون‬
‫المدني ‪،‬السيما المادة ‪ 323‬مكرر ‪ 1‬أن"االثبات بالكتابة في الشكل االلكتروني‬
‫كاالثبات بالكتابة على الورق‪،‬بشرط امكانية التأكد من هوية الشخص الذي‬
‫أصدرها ‪،‬أن تكون معدة ومحفوظة في ظروف تضمن سالمتها"‪ .‬مما يعني االلتزام‬
‫بالقواعد المتفق عليها دوليا فيما يتعلق بحجية الوثائق االلكترونية واعتبارها مثل‬
‫الوثائق الورقية‪ ،‬كما تنص المادة رقم ‪ 325‬من االمر رقم ‪ 58_75‬المؤرخ في‬
‫‪26‬سبتمبر‪1975‬م المتضمن القانون المدني بأنه اذا كان أصل الورقة الرسمية‬
‫موجودا ‪،‬فان صورتها الرسمية خطية كانت او فوتوغرافية تكون حجة بالقدر الذي‬
‫تكون فيه مطابقة لألصل‪،‬وتعتبر‪ /‬الصورة المطابقة لألصل مالم ينازع في ذلك أحد‬
‫الطرفين ‪،‬فان وقع تنازع ففي هذه الحالة تراجع الصورة الى االصل‪.‬‬
‫وتنص المادة رقم‪326‬من االمر نفسه بأنه إذا لم يوجد أصل الورقة الرسمية كانت‬
‫الصورة حجة على الوجه االتي‪:‬‬
‫" يكون للصور الرسمية األصلية تنفيذية كانت أو غير تنفيذية حجية األصل متى‬
‫كان مظهرها الخارجي ال يسمح بالشك في مطابقتها لألصل ‪ .‬ويكون للصور‪/‬‬
‫الرسمية المأخوذة من الصور األصلية الحجية ذاتها‪ ،‬ولكن يجوز في هذه الحالة‬
‫لكل من الطرفين أن يطلب مراجعتها على الصورة‪ /‬األصلية التي أخذت منها‪ ،‬أما‬
‫ما يؤخذ من صور رسمية للصورة المأخوذة من النسخ األولى فال يعتمد بها إال‬
‫المجرد االستئناس تبعا للظروف"‪.‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫كل هذه النصوص قد فصلت في مسألة حجية النسخ طبق األصل والمعبر عنها‬
‫بالصور الرسمية‪ ،‬ويبقى التساؤل حول الصور الرقمية الناتجة عن عملية رقمنة‬
‫الوثائق األرشيفية هل هي مشمولة بهذا المعنى خاصة من خالل العبارة " فان‬
‫صورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية "؟ وهل هي من بين الصور الرسمية‬
‫؟ وهل لها نفس حجية هذه الصور ؟‬
‫ال بد من نص يوضح بصورة قاطعة ال تحتمل الشك أو التأويل حجية الوثائق‬
‫المرقمنة التي خضعت لعملية المسح الضوئي بواسطة الماسحات الضوئية‪ ،‬أو‬
‫التصوير الرقمي بواسطة الكاميرات الرقمية‪ ،‬ألن عبارة " الكتابة في الشكل‬
‫اإللكتروني كاإلثبات بالكتابة على الورق " الواردة في القانون رقم ‪ 10_05‬ليست‬
‫دقيقة بالشكل الكافي بحيث تزيل الغموض حول حجية الوثائق المرقمنة‪ ،‬بل تحيلنا‬
‫إلى الوثيقة إلكترونية المنشأ عند الحديث عن الكتابة اإللكترونية‪ ،‬بينما الوثيقة‬
‫المرقمنة هي صورة رقمية لوثيقة أصلية غالبا تكون ورقية‪ ،‬وبالتالي يصبح‬
‫توضيح هذا األمر ضرورة ملحة‪.‬‬
‫ومن خالل االمر رقم ‪58_75‬المؤرخ ‪26‬سبتمير‪1975‬م والمتضمن‪ /‬القانون‬
‫المدني والقانون رقم‪ 10_05‬المؤرخ ‪20‬جوان‪2005‬م المعدل والمتمم لالمر رقم‬
‫‪58_75‬المؤرخ في ‪26‬سبتمبر ‪1975‬م المتضمن االقانون المدني‪ ،‬فليس هناك‬
‫اجابة واضحة لهذه التساؤالت حول الصور الرقمية ‪ ،‬أوال االمر رقم ‪58_75‬‬
‫صدر سنة ‪1975‬م وبالتالي فإن هذا النص القانوني ال يمكنه التطرق ألشكال من‬
‫الوثائق لم تظهر بعد وهذا أمر مقبول‪ ،‬أما القانون رقم‪ 10_05‬فانه صدر سنة‬
‫‪2005‬م ‪،‬أي في ظل انتشار استخدام التكنولوجيا الحديثة بما فيها تقنيات الرقمنة‪،‬‬
‫والمفروض أن يتطرق هذا القانون إلى حجية الصور المرقمنة للوثائق األرشيفية في‬
‫اإلثبات ‪ ،‬حتى يزول الغموض وتتضح الصورة لدى كل اإلدارات العمومية‬
‫والخاصة ‪ ،‬وهذا مايعاب على التشريعات الجزائرية أنها التواكب التطورات‬
‫التكنولوجية ‪ ،‬وبالتالي توصف بالنقص وبوجود الثغرات القانونية‪)21(.‬‬

‫أنواع الوثائق االرشيفية المرقمنة‬

‫هما‪)22( :‬‬ ‫تنقسم الوثائق األرشيفية اإللكترونية إلى نوعين‬
‫_النوع االول ‪:‬االرشيف المنتج رقميا من االصل وهو عبارة عن كل التسجيالت‬
‫الرقمية والملفات التي تنشأ عن طريق الحاسب االلي بمختلف أشكالها ‪ ،‬مثل ملفات‬
‫معالجة الكلمات بجميع اصداراته ‪،‬ملفات الجرافيك وملفات النصوص الفائقة‪ ،‬وهذه‬
 ‫الفصل النظري‬

‫السجالت لها طرق معالجة الكترونية من تصنيف وتخزين واسترجاع كغيرها من‬
‫الوثائق االخرى‪.‬‬
‫_النوع الثاني‪ :‬االرشيف المرقمن ‪:‬وهو عبارة عن وثائق التي تم تحويلها من الشكل‬
‫التقليدي{الورق_الميكروفيلم‪.....‬الخ} الى الشكل الرقمي باستخدام تقنية المسح‬
‫الضوئي أو الكاميرات الرقمية‪،‬وغالبا ما ينشأ هذا االرشيف للمحافظة على الوثائق‬
‫الورقية ذات القيمة التاريخية والمهددة بالتلف (‪)23‬‬

‫معالجة العلمية للوثائق المرقمنة‪:‬‬

‫إن رقمنة الوثائق األرشيفية تتطلب معالجة علمية منجزة مسبقا مثل التكشيف ‪،‬‬
‫المعالجة التقنية تنجز بموازاة وبعد القيام بتحويل إلى صورة رقمية والتي من دونها‬
‫ال يمكن ضمان دوام الحفظ وقراءة هذه الوثائق وترميز الذي يشمل في إعطاء‬
‫أشكال نموذجية أو معيارية أو مفتوحة ‪،‬مستقلة عن كل تطور لالالت وبرمجيات من‬
‫معطات ضخمة خاصة ‪،‬‬ ‫ٌ‬ ‫جهة ثانية االرصدة الرقمية منتجة يجب أن توثق بواسطة‬
‫والتي ينبغي أن توفر وصف مفصل ومنسق للمادة أو الموضوع بحيث تساعد‬
‫المستعمل على إبحار في محيط آلي معين‪.‬‬
‫‪1‬ـالمعطيات الضخمة‪ :‬إن إشكالية المعطيات الضخمة على غاية من أهمية بالنسبة‬
‫عملية الرقمنة ‪ ،‬فهي تعرفنا على الوثيقة الجديدة الرقمية والتي تسمح بايجادها‬
‫بسرعة حيث يوجد ثالثة أنواع من معطيات الضخمة‪:‬‬
‫_المعطيات الضخمة الوصفية‪:‬والتي‪ /‬تعرف على أنها معلومات عن الهوية الوثيقة‬
‫على شكل بطاقة بيبليوغرافية والتي تمكن الباحث من البحث عن الوثائق المرقمنة‪.‬‬
‫‪ _2‬المعطيات الضخمة لتسيير‪:‬تتمثل وظيفتها في تحسين كل المعلومات الداخلية‬
‫لقواعد البيانات الضرورية لنظام المعلومات األرشيفية ‪ ،‬تزود الوحدات األخرى‬
‫لنظام المعلومات بالبيانات الوصفية لكيانات الوصفية األرشيفية وكل المعلومات‬
‫الخاصة بالتسيير التقني‪.‬‬
‫‪ _ 3‬المعطيات الضخمة الهيكلية‪:‬والتي تتمثل في وصف الوثائق أو االرشيفات‬
‫المرقمنة حيث تتبع مخطط قاعدة البيانات محدد مسبقا وفيها يتم استخدام الجداول‬
‫لتنظيم المعلومات ومخطط يحدد كيفية تخزين محتوى الوثائق المراد وتحكم في‬
‫الوصول اليها وسهولة معالجتها‪.‬‬
‫ـالترميز‪ :‬يعرف على أنه عملية إسناد رمز تصنيف الوثيقة سواء باألرقام الحسابية‬
‫أو بحروف هجائية‪ ،‬وتعتبر هذه الرموز أرقاما للوثائق يتم وضعها على شبكات‬
 ‫الفصل النظري‬

‫الويب ضمن قواعد المعطيات أو على مواقع االنترنت ولكي تصبح الوثيقة‬
‫األرشيفية قابلة لالطالع وقراءة لما يكون لها من أهمية أو لكونها تنتمي رصيد‬
‫معين ‪ ،‬إن ترميز الوثيقة يمكن أن يستخدم في البرامج حيث تأخذ البيانات من قواعد‬
‫المعلومات ويتم تحويلها إلى تمثيل موحد للقيام بتبادل كما أن هناك بعض سلبيات‬
‫من استخدام ‪SGML‬على سبيل المثال هي غير مدعمة من قبل العديد من برامج‬
‫والتطبيقات ‪ ،‬وتعتبر‪ xml‬األكثر استخداما في اللغات التميزية‪)24( /.‬‬

‫مزايا وعيوب‪:‬‬
‫تتميز الوثيقة اإللكترونية عن غيرها من الوثائق بأنها غير قابلة للتلف كما يحدث مع‬
‫الوثيقة الورقية والتي تتسبب فى ضياع المعلومة‪ ،‬فمع ظهور العديد من التطورات‪,‬‬
‫التكنولوجية السريعة‪ ،‬ظهرت تقنية رقمنة للوثائق واألرشيف اإللكتروني ليعالج‬
‫الكثير من المشاكل والعقبات‪ ،‬ولألرشيف اإللكتروني نوعان‪ ،‬األرشيف المنتج‬
‫إلكترونيا من األصل‪ ،‬أي التسجيالت اإللكترونية والتطبيقات المنشئة بالحاسب‬
‫بمختلف أشكالها‪ ،‬ثم األرشيف الورقي المرقمن وهي الوثائق الورقية التي تم‬
‫تصويرها عبر الماسح الضوئي‪ ،‬وهذا يتعلق بالوثائق ذات القيمة اإلستراتيجية التي‬
‫وجب حفظها على المدى الطويل‪.‬ومع ظهور السجالت والملفات اإللكترونية‬
‫للمعلومات والتي يتم تبادلها وحفظها عبر التقنية الحديثة للمعلومات بسرعة خيالية‬
‫تم إنشاء ما يسمى بالبيئة الوثائقية اإللكترونية البحتة‪ ،‬وظهور تقنية التوقيع‬
‫اإللكتروني كبديل للتوقيع الخطي‪ ،‬حتى تضفي عليها الصبغة الرسمية أي اإلثبات‬
‫القانوني للوثيقة‪.‬وأثمرت‪ /‬الجهود المبذولة في مجال التطوير الوثائقي عملية مزج‬
‫بين استخدام التكنولوجيا لحفظ الوثائق‪ ،‬والمحافظة على صبغتها القانونية وهويتها‬
‫بعدم تحوير محتواها‪ ،‬ألن التوقيع هو الوسيلة الوحيدة التي تضمن رسمية الوثيقة‬
‫وهويتها لذلك اخترع "التوقيع اإللكتروني" للوثيقة اإللكترونية ويتم التوقيع‬
‫اإللكتروني بطريقتين‪ ،‬األولى "التوقيع المرقمن" ويعني رقمنة التوقيع الخطي‬
‫للشخص وحفظه العتماده إلكترونيا‪ ،‬والثانية "التوقيع الرمزي" ويتم من خالل‬
‫مفتاح سري للشخص‪ .‬ويتضمن التوقيع اإللكتروني تحديد عدة معلومات تتعلق‬
‫بالوثيقة المراد توقيعها كعدد أسطرها وعدد كلماتها والصور‪ /‬التي تتضمنها واألعمدة‬
‫والجداول‪ ،‬وهو ما يجعل الكشف عنها أمرا صعبا‪.‬‬

‫باإلضافة إلى عملية تطوير عملية إدخال واسترجاع ومعالجة وتحديث الوثائق‬
‫وسهولة استخراج التقارير واإلحصائيات من الوثائق المخزنة‪ ،‬يوجد العديد من‬
‫المزايا إلدارة الوثائق اإللكترونية‪ ،‬منها سهولة الوصول إلى المعلومة وتحويل‬
‫الوثائق المحفوظة على الميكروفيلم‪ /‬إلى األرشيف اإللكتروني‪ ،‬وإمكانية استرجاع‬
‫الوثائق من مواقع بعيدة متصلة عبر شبكات االتصال أو شبكات اإلنترنت‪ ،‬إذ يمكن‬
‫ألكثر من شخص وفي أي مكان استرجاع الوثيقة نفسها أو طباعتها في الوقت نفسه‬
 ‫الفصل النظري‬

‫على الرغم من وجود نسخة واحدة فقط مخزنة على األقراص الضوئية‪ ،‬والقدرة‬
‫على تكبير وتصغير وتوضيح الصورة (خاصة المخطوطات والوثائق القديمة‪،‬‬
‫باإلضافة إلى سرعة تحديث المعلومات والملفات‪ ،‬وارتفاع مستوى السرية مُقارنة‬
‫بأنظمة حفظ الوثائق التقليدية)(‪)25‬‬

‫تهميش المبحث االول ‪:‬‬

‫شاشة فارس ‪"،‬الوثيقة الرقمية ‪:‬اعادة تعريف في ظل البيئة االلكترونية ‪1_-‬‬
‫"‪،‬جامعة محمد لمين دباغين ‪،‬والية سطيف‪.‬ص‪154‬‬

‫جالوط حبيب ‪،‬تقييم الوثائق االرشيفية بين النظرية والتطبيق ‪ ،‬مذكرة‪2_-‬‬

‫ماستر ‪،‬جامعة مستغانم ‪،‬كلية العلوم االجتماعية ‪.2018،‬ص‪55‬‬
‫‪-_3‬شراطي حبيبة و لسيدة حورية ‪،‬ادارة الوثائق االرشيفية بالجزائر ‪،‬شهادة‬
‫الماستر ‪،‬جامعة عبد الحميد بن باديس‪.2016-2015 ،‬ص‪.17‬‬
‫‪4‬‬
‫‪_5‬حمدان‪,‬حمادنه‪,‬ادارة الوثائق الجارية في مراكز الرعاية االجتماعية ‪,‬مجلة كلية‬
‫التربية االساسية للعلوم التربوية واالنسانية ‪,‬ع‪.2017, 35‬ص‪.163‬‬
‫محمد لمين بونيف ‪،‬رقمنة الوثائق االرشيفية ‪:‬المفاهيم ‪،‬المبررات_‪6‬‬
‫‪.‬والتحديات ‪،‬مجلة االناسة وعلوم المجتمع ‪،‬عدد‪.08،2020‬ص‪64‬‬
‫‪_7‬عبد الجواد ‪,‬سامح زينهم‪,‬المكتبات‪ /‬واألرشيفات الرقمية ‪:‬التخطيط والبناء‬
‫واإلدارة ‪,‬ط‪.2‬ناس‪:‬القاهرة ‪.2013.‬ص‪_21.7‬‬
‫‪_8‬محمد لمين ‪,‬بونيف‪,‬نفس‪ /‬المرجع ‪.‬ص‪.65‬‬
‫‪_9‬نجالء احمد‪,‬يس‪.‬الرقمنة‪ /‬وتقنيتها في المكتبات العربية ‪,‬القاهرة‪:‬العربي‪, /‬‬
‫‪.2012‬ص‪.19‬‬
‫‪_10‬محمد أمين‪,‬مخلفي‪,‬عيسي‪,‬محاجي‪.‬المعايير‪ /‬الدولية ومدي تأثيرها علي المهنة‬
‫األرشيفية في البيئة الرقمية ‪.‬مجلة سلسلة األنوار ‪.‬مج‪.4‬ع‪, 2020 .12‬ص‪_320‬‬
‫‪. 321‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫‪_11‬أمال ‪,‬رزيق ‪,‬زهية ‪,‬عبد الحي ‪.‬واقع األرشيف الرقمي في المؤسسات‬

‫اإلقتصادية ‪.‬مذكرة ماستر ‪:‬تخصص تسير ومعالجة المعلومات ‪.2021_2020.‬‬
‫ص‪.26‬‬
‫‪_12‬محمد لمين ‪,‬بونيف نفس المرجع ‪.‬ص‪_ 69‬ص‪.70‬‬
‫‪_13‬ريان ‪,‬بن كحلة ‪.‬دور اإلدارة االلكترونية في رقمنة سجالت الحالة‬
‫المدنية ‪,‬مذكرة ماستر ‪:‬العلوم االنسانية ‪,‬جامعة محمد خيضر بسكرة ‪2019_218,‬‬
‫‪.‬ص‪_ 58‬ص‪. 60‬‬
‫‪ _14‬منال ‪,‬سيد محمد‪ .‬التحويل الرقمي والتاحة عن بعد للوثائق االرشيفية المتطلبات‬
‫والمراحل‪،‬المجلة المصرية لعلوم المعلومات‪ ،‬مج‪،4‬ع‪،2‬أكتوبر‪.2017‬ص‪.337‬‬
‫‪ _15‬شاشة‪ ،‬فارس ‪".‬الوثيقة الرقمية ‪:‬اعادة تعريف في ظل البيئة االلكترونية‬
‫"‪،‬جامعة محمد لمين دباغين ‪،‬والية سطيف ‪.‬ص‪157‬‬
‫‪ _16‬شواو‪ ،‬عبد الباسط‪ .‬تحديات الحفظ الرقمي رؤية تحليلية واقتراح لحلول‬
‫معيارية‪،‬المجلة االردنية ‪،‬للمكتبات والمعلومات ‪،‬مج‪،51‬ع‪،2‬حزيران‪،2016‬ص‬
‫‪987‬‬
‫‪-_17‬لبيض ‪,‬ايمان‪ /,‬وخالدي ‪,‬نوال‪.‬حفظ واتاحة االرشيف في البيئة الرقمية‬
‫_االليات والوسائل_‪،‬مذكرة ماستر ‪،‬جامعة العربي التبسي ‪،‬كلية العلوم االنسانية‬
‫واالجتماعية ‪.2022/2021،‬ص‪.31‬‬
‫‪ _18‬بوالجدري‪،‬ياسين ‪.‬تحديات االرشفة االلكترونية واتاحة الوثائق ‪:‬رؤية تحليلية‬
‫واقتراح لحلول معيارية‪،‬مجلة المعيار‪،‬مج‪،26‬ع‪،63‬سنة‪.2022‬ص‪987‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫‪-_19‬لخضاري‪ ,‬عبد الغاني‪ ,‬وحطبية ‪,‬عبد المالك‪ ,‬دور االدارة االلكترونية في‬
‫تحسين جودة خدمة العمومية ‪،‬شهادة ماستر ‪،‬جامعة محمد البشير االبراهيمي‪،‬سنة‬
‫‪.2021_2020‬ص‪.50‬‬
‫‪ _20‬شاشة فارس ‪"،‬الوثيقة الرقمية ‪:‬اعادة تعريف في ظل البيئة االلكترونية‬
‫"‪،‬جامعة محمد لمين دباغين ‪،‬والية سطيف‪.‬ص‪.157‬‬
‫‪ _21‬حسان‪،‬مداسي‪.‬متطلبات حوسبة أرشيف الجامعات الجزائرية ‪،‬شهادة دكتورا ‪،‬‬
‫جامعة قسنطينة ‪2‬عبد الحميد مهري ‪.2020،‬ص‪(.126‬بتصرف)‪,.‬‬
‫‪-_22‬شعبان ‪,‬حمزة‪ ,‬وبوسيلة‪ ,‬حبيب‪.‬مبادئ وتقنيات االرشيف االلكتروني‬
‫واالرشفة االلكترونية ‪،‬شهادة ماستر ‪،‬جامعة عبد الحميد بن باديس ‪،‬مستغانم‪،‬سنة‬
‫‪.2021_2020‬ص‪.27‬‬
‫‪ _23‬شرف ‪،‬عبد المحسن الشريف‪ .‬االرشيف االلكتروني في الشركات‬
‫والمؤسسات العامة‪،‬دار الجوهرة للنشر والتوزيع ‪،‬مدينة نصر‪-‬القاهرة‪،‬سنة‬
‫‪.2015‬ص‪.31‬‬
‫‪ _24‬بوعزيز‪ ,‬زهية ‪,‬وشيبان ‪,‬فتيحة ‪.‬الرقمنة وتأثيرها على تنظيم‬
‫االرشيف ‪،‬شهادة ماستر ‪،‬جامعة عبد الحميد بن باديس ‪ ،‬مستغانم ‪،‬‬
‫‪.2020/2021‬ص‪.64‬‬
‫‪ _25‬رحمة ‪,‬ياسر‪ ,‬محمد ‪,‬الناهى‪ ،‬نورهان‪ ,‬محمود‬
‫محمد‪,‬الغتورى‪،‬وأخرون‪. /‬الوثائق من النظام الورقي الى النظام االلكتروني‪,‬‬
‫‪،https://5ca50f5e6bd44.site123.me‬سنة‪.2023‬‬

‫المبحث ‪: 2‬إدارة الوثائق االرشيفية المرقمنة‬

‫المطلب ‪:1‬مرتكزات‪ /‬إدارة الوثائق االرشيفية المرقمنة‬

‫‪1_1_2‬تعريف الوثائق االلكترونية‪definitionelectronic records:‬‬

‫‪:management‬‬
‫"تعد إدارة الوثائق االلكترونية التي تقوم عليها فكرة الحكومة االلكترونية والتي‬
‫تهدف الى تقديم الخدمات االلكترونية لكافة المتعاملين معها من القطاع اعمال او‬
‫االفراد ‪ ،‬هذه األنشطة االلكترونية ينتج عنها وثائق الكترونية في اطار التزاماتها‬
 ‫الفصل النظري‬

‫القانونية واالجرائية ومن ثم يتم اإلبقاء عليها على كل من المدى المتوسط والطويل‬
‫ألغراض المسالة‬
‫وتعرف إدارة الوثائق االلكترونية بانها‪(:‬تطبيق تقنيات اإلدارة النشاء واستخدام‬
‫وصيانة الوثائق في شكل الكتروني‪ /‬واالحتفاظ بها واستبعاد ما يثبت عدم أهميته‬
‫بغرض تحسين كفاءة حفظ الوثائق وضمان الوصول الى المعلومات وخفض‬
‫التكاليف"(‪)1‬‬
‫"وتعرف إدارة الوثائق االلكترونية بأنها عبارة عن حفظ وتخزين كافة المراسالت‬
‫المتبادلة بين المؤسسة والجهات الخارجية‪)2(".‬‬
‫او هي "اإلدارة االلكترونية للوثائق المخزنة في نظم الكترونية باستخدام الحاسبات‬
‫والبرامج من اجل االحتفاظ بها لفترات طويلة والسيطرة عليها وتحديد مكانها‬
‫بالنظام واسترجاعها من خالل النظام "(‪)3‬‬
‫"يمكن تعريف االدارة االلكترونية بأنها العملية التي يتم من خاللها ادخال تقنيات‬
‫الحديثة في مختلف مراسل تسير و معالجة الوثيقة االلكترونية بداية‬
‫بأنشاء ‪,‬التصنيف ‪,‬الوصف‪,‬التكشيف‪,‬وكذلك حفظها وتخزينها واتاحتها للجمهور‬
‫المستفيدين" (‪)4‬‬

‫اهداف اإلدارة االلكترونية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫"ان تحقيق اإلدارة االلكترونية يوفر جملة من األهداف ومن بين هذه األهداف نذكر‬
‫مايلي ‪:‬‬
‫تقليل كلفة اإلجراءات اإلدارية‬ ‫‪‬‬
‫زيادة كفاءة عمل الجهات اإلدارية‬ ‫‪‬‬
‫رفع كفاءة حفظ وتخزين الوثائق‬ ‫‪‬‬
‫القضاء على البيروقراطية الجامدة وتسهيل عملية تخصص في العمل‬ ‫‪‬‬
‫وتقسيمه‬
‫إدارة استعراض الملفات بدال من حفظها وكتابتها"(‪)5‬‬ ‫‪‬‬

‫"اجتناب ازدواجية المهام والوظائف داخل المؤسسة‬ ‫‪‬‬

‫توفير الشفافية لكافة العمليات والوظائف التي تقوم بها المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫رفع كفاءة حفظ وتخزين الوثائق "(‪)6‬‬ ‫‪‬‬
‫"حفظ الوثائق بطريقة سليمة تجعلها مفهومة وقابلة لالستخدام مستقبال‬ ‫‪‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫تحسين كفاءة والفعالية في تسيير وتسهيل تبادل المعلومات بين مسؤولي "(‬ ‫‪‬‬
‫‪)7‬‬
‫وظائف إدارة الوثائق االلكترونية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫"يتم تطبيق إدارة الوثائق االلكترونية من خالل مجموعة من الوظائف األساسية‬
‫وفيما يلي عرض لكل منها‪:‬‬
‫االنشاء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يعد االنشاء الخطوة األولى في تجسيد وظائف إدارة الوثائق االلكترونية ويعرف بانه‬
‫النشاط الذي يسمح بإنتاج الوثائق والمعلومات ويتم انشاء الوثيقة االلكترونية‬
‫بطريقتين أساسيتين ‪:‬‬
‫االنشاء المباشر ‪:‬ويكون انشاء الوثيقة في حالة نتيجة المعالجة االلية (مثل‬ ‫‪‬‬
‫انتاج الفواتير عن طريق التطبيقات الخاصة بذلك)‬
‫االنشاء عن طريق التدخل العامل البشري‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫مثل تحرير الوثائق عن طريق البرمجيات الخاصة بذلك مثل برمجي (‬
‫‪)microsofword‬او رقمنة الوثائق التقليدية‬
‫وعملية انشاء الوثائق االلكترونية عملية مهمة وحساسة وترتبط ببقية الوظائف‬
‫األخرى الدارة الوثائق االلكترونية‬
‫التصنيف‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يسمح التصنيف‪ /‬للمؤسسات بجمع كل الوثائق المتداولة على مستواها من المنتجة‬
‫والمستلمة في اطار نشاطاتها وتنظيمها في شكل مجموعات ذات صفات مشتركة‬
‫ويعرف بانه عملية فكرية تتمثل في تنظيم مجموعة من الوثائق وفق خطة تصنيف‬
‫وقد تكون هذه العملية الفكرية مصحوبة او غير مصحوبة بعملية الترتيب المادي‬
‫للوثائق فالتصنيف يهدف الى تنظيم الوثائق الى مجموعات ذات صفات وخصائص‬
‫متجانسة وفق خطة تصنيف معدة مسبقا حتى يمكن فيما بعد تحديد مكانها‬
‫واسترجاعها ‪.‬‬
‫الوصف‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يعتبر الوصف الوثائق االلكترونية عملية بالغة األهمية النه يساهم في إيصال‬
‫المعلومات عن مجموعات الوثائق الى المستخدمين والمستفدين‬
 ‫الفصل النظري‬

‫ويعرف الوصف بانه مجموعة من العمليات واإلجراءات التي يتم فيها تسجيل‬
‫المعلومات معيارية حول ترتيب مضمون الوثيقة باستخدام رؤوس الموضوعات‬
‫والرموز وشكل الوثائق أي وصف المادي للوثيقة من اجل التعرف عليها وتحديد‬
‫ذاتيتها فالوصف عبارة عن مجموعة من العمليات واإلجراءات تصف الوثيقة من‬
‫الناحية شكلية ومن الناحية الموضوعية‪ /‬ويتم هذه العملية باستخدام الميتاداتا (البيانات‬
‫الوصفية)‬

‫الحفظ والتخزين‪:‬يعتبر توفير شروط مثالية لحفظ وتخزين الوثائق‬ ‫‪‬‬

‫االلكترونية من الوظائف األساسية الدارة الوثائق االلكترونية وهذا لكون‬
‫البيئة الرقمية تتميز بتطور التجهيزات والبرمجيات وتعدد المخاطر التي تهدد‬
‫امن وسالمة الوثائق االلكترونية‬
‫الحفظ االلكتروني‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يعرف بانه عبارة عن مجموعة من األنشطة االزمة والضرورية‪ /‬لضمان ان‬
‫المحتوى الرقمي يمكن الوصول اليه الطول فترة ممكنة طالما ان هناك حاجة لهذا‬
‫المحتوى كما عرفه المشرع الجزائري بانه مجموعة التدابير التقنية التي تسمح‬
‫بتخزين الوثيقة االلكترونية في دعامة الحفظ‬
‫التخزين‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يعرف بانه العملية التي يتم من خاللها االحتفاظ بالوثائق مهما يكن شكلها او‬
‫وسيطها المادي الى حين الحاجة اليها مع االحتفاظ بجودتها األولية‬
‫وتسعى اليوم مختلف المؤسسات لتخزين وثائقها االلكترونية وفق شروط والمعايير‬
‫االزمة لذلك من خالل توفير احسن واجود الوسائط باتباع الطرق السليمة بغية‬
‫الحفاظ على رصيدها الوثائقي واستخدامها عند الحاجة‬
‫االتاحة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تعتبر االتاحة الوظيفة األساسية اليصال مختلف الوثائق للمستفدين لذا تسعى مختلف‬
‫المؤسسات لتوفير احسن الطرق االتاحة وأكثرها امنا لتحقيق أهدافها من تبني‬
‫مشاريع إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫وتعرف بانها استغالل التطورات التكنولوجية الحديثة من اجل ضمان العثور على‬
‫الوثائق و استخدامها مع احترام قضايا الحقوق والتراخيص المتعلقة باسترجاع‬
 ‫الفصل النظري‬

‫الوثائق وتعديلها فعملة االتاحة تسمح باالطالع على الوثائق االلكترونية وإمكانية‬
‫استرجاعها واستخدامها واالستفادة منها مع احترام القيود واإلجراءات والتراخيص‬
‫المتعلقة بهذه العملية‬
‫التقييم واالستبعاد‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تعمل المؤسسات على التقييم وثائقها على أساس قيمها واهميتها ثم تلجأ الى‬
‫االستبعاد الوثائق التي أصبحت غير ضرورية للتسيير اإلداري‬
‫ويعرف التقييم بانه العملية التي يتم بمقتضاها تحديد قيم الوثائق ومصيرها النهائي‬
‫باالعتماد على صالحيتها او استعماالتها اإلدارية والقانونية باإلضافة الى قيمتها‬
‫االثباتية والمعلوماتية‬
‫وكذلك باالعتماد على حالتها المادية وعلى عالقتها بالوظائف األخرى وتعتبر‬
‫جداول التسيير والحفظ أداة مهمة في عملية التقييم لذا وجب على مختلف المؤسسات‬
‫التي تعتمد على إدارة الوثائق االلكترونية ان تعمل على ادراج الوثائق االلكترونية‬
‫المنتجة والمستلمة اثناء ممارسة نشاطها في هذه الجداول بغية التحكم في تسيير‬
‫وثائقها" (‪)8‬‬
‫"‬ ‫‪‬‬
‫"التخطيط االلكتروني‪:/‬‬ ‫‪‬‬
‫هو التنبأ بالمستقبل واالستعداد له هكذا عرفه "هنرييفايول " يعتمد التخطيط‬
‫االلكتروني على استخدام التخطيط االستراتيجي ويسعى نحو تحقيق األهداف‬
‫االستراتيجية حيث يتم القرارات التي تستخدم النظم االلكترونية في تخطيط اعمالها ‪.‬‬
‫التنظيم االلكتروني‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫وهو ذلك االطار الفضفاض لتوزيع واسع المهام والعالقات الشبكية االفقية التي‬
‫تحقق التنسيق االتي وكل مكان من اجل انجاز الهدف المشترك لألطراف التنظيم‬
‫فمع انترنت يتم التحول من منظمة التركيز على هياكل والخصائص تنظيمية‬
‫الرسمية الى منظمة التركيز على هدف الواحد ‪.‬‬
‫التوجيه االلكتروني‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يعتمد على وجود قيادات الكترونية والتي تسعى الى تفعيل دور األهداف الديناميكية‬
‫والعمل على تحقيقها ‪.‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫الرقابة االلكترونية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تعتمد على تقنية المعلومات اإلدارية فانها أصبحت اكثر قدرة على معرفة‬
‫المتغيرات الخاصة بالتنفيذ أوال وبالتوقيت الحقيقي فامعلومات التي تسجل فور‬
‫التنفيذ واتخاذ مايلزم من إجراءات التصحيح التي تصل في نفس الوقت‬
‫للمسؤولين عن التنفيذ وتقوم الشبكة الداخلية بشكل فوري بإلغاء الفجوة الزمنية‬
‫التي تحدث عن نقل المعلومات" (‪)9‬‬

‫مزايا وايجابيات إدارة الوثائق االلكترونية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫"يعرف الوقت الحاضر زيادة توجه مختلف المؤسسات لتبني مشاريع إدارة الوثائق‬
‫االلكترونية ويرجع ذلك للمزايا وااليجابيات التي توفرها والتي يمكن تلخيصها فيما‬
‫يلي ‪:‬‬
‫تساعد المؤسسات في تحقيق أهدافها بسرعة وفعالية‬ ‫‪‬‬
‫زيادة الثقة لدى مستخدمي المؤسسة والمستهدفين من خدماتها‬ ‫‪‬‬
‫توفير تقنيات عالية في إدارة وتنظيم الوثائق والملفات االلكترونية‬ ‫‪‬‬
‫تقديم اسرع الحلول من اجل اتخاذ قرار المناسب من قبل اإلدارة العليا‬ ‫‪‬‬
‫للمؤسسة‬
‫انتاج معلومات قيمة وتفاعلية من شانها إعطاء مرجعيات لتحسين عملية‬ ‫‪‬‬
‫اإلدارة في المؤسسة‬
‫حماية اعمال الموظفين ضمن نظام محدد وصالحيات توضع من قبل اإلدارة‬ ‫‪‬‬
‫توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق والربط بين المعلومات سواء داخل‬ ‫‪‬‬
‫المؤسسة االم او خارجها‬
‫ومما سبق يمكن اعتبار إدارة الوثائق االكترونية هي السبيل الوحيد امام المؤسسات‬
‫للتخلص من المشاكل اإلدارية وتمكن الموظفين من أداء أعمالهم علي أكمل وجه في‬
‫أسرع وقت وبأقل جهد " (‪)10‬‬

‫المطلب ‪ :2.2‬معايير إدارة الوثائق المرقمنة‪:‬‬

‫‪" 2.2.1‬معيار ‪:15489ISO‬‬
‫احدث هذا المعيار ثورة في ممارسة االرشيفية وإدارة الوثائق على مستوى مختلف‬
‫المؤسسات باجماع معظم المختصين حيث ساهم في التغلب على محتلف الصعوبات‬
‫التي كانت تواجه العمل االرشيفي وإدارة الوثائق من قبل كما ساعد في تحديد‬
 ‫الفصل النظري‬

‫المسؤوليات المؤسسات اتجاه األرشيف الجاري والوثائق اإلدارية بشكل عام مهما‬
‫يكن شكلها او وعائها ‪.‬أنشئ هذا المعيار من المنظمة الدولية للتقييس (‪) ISO‬وتعود‬
‫بدايته األولى الى استراليا حيث كانت اول دولة تتبنى معيارا وطنيا الدارة السجالت‬
‫(‪)996AS4390- 1‬سنة ‪1996‬‬

‫واقترحت على المنظمة الدولية للتقييس تحويله الى معيار الدولي سنة ‪ 1997‬وبعد‬
‫دراسته من طرف لجنة مختصة تمت المصادقة عليه واعتماده رسميا سنة ‪.2001‬‬
‫(‪)COTTIN BAUMANN 2012‬‬
‫وجاء في هذا المعيار جزئين‪:‬‬
‫المعيار ‪: )iso 15489-1(:‬المعلومات‪ /‬والتوثيق _إدارة السجالت_ الجزء األول ‪:‬‬

‫المبادئ التوجيهية ‪:‬‬

‫وتناول ميدان التطبيق ومزايا وايجابيات تسيير األرشيف اإلداري والمحيط‬
‫التنظيمي و تحديد سياسات ومسؤوليات ومستلزمات تسيير األرشيف اإلداري‬
‫وتصميم وتجسيد نظم االرشفة وعمليات المراقبة والتدقيق (المنظمة الدولية للتقييس‬
‫‪2013‬ص ص‪)22- 01 ,‬‬
‫المعيار‪: iso15489-2‬المعلومات والتوثيق_ إدارة السجالت _الجزء الثاني ‪:‬‬
‫الدليل التطبيقي ‪ :‬وتناول هذا الجزء من المعيار نصائح عملية حول وظائف إدارة‬
‫الوثائق وامنها وانشاء برامج المراقبة والتدقيق والبرامج التدريبية كجزء من النظام‬
‫إدارة الوثائق‬
‫واالستخدام المستمر لها داخل المؤسسة‪ 01ISO ,.PP_24( ‬‬

‫وعمل هذا الجزء على تبسيط تنفيذ برامج إدارة الوثائق في مختلف المؤسسات من‬
‫خالل ‪:‬‬
‫التطرق بالتفصيل للسياسات والمسؤوليات المتعلقة بإدارة الوثائق‬ ‫‪‬‬
‫تحديد الخطوات الرئيسية لتصميم وتنفيذ نظام إدارة الوثائق‬ ‫‪‬‬
‫تحديد أدوات الرئيسية لتنفيذ نظم إدارة الوثائق على المستوى المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫تبيين أهمية تدقيق ومراقبة النظام وتكوين القائمين عليه‬ ‫‪‬‬
‫‪:2.2.2‬معيار‪ ):moreq‬نموذج إدارة الوثائق االلكترونية)‬
 ‫الفصل النظري‬

‫يرتكز هذا المعيار على االحتياجات الوظيفية الدارة الوثائق من خالل نظم إدارة‬
‫الوثائق االلكترونية وهو موجه لكل من يرغب في تطبيق نظام جديد او مراجعة‬
‫وتقييم نظم إدارة الوثائق المستخدمة داخل المؤسسة‬
‫تعود البداية األولى لمعيار ‪moreq‬الى المنتدئ إدارة الوثائق دورة حياة الوثائق‬
‫)‪ dlmforem(document lifecycle management‬كواحدة من النقاط العمل‬
‫العشر الخاصة به ثم كلف بعد ذلك برنامج المفوضية األوروبية‬
‫‪ ida(interchange of data between administration‬بتطوير‬
‫مواصفات نموذجية الدارة الوثائق االلكترونية ليتم نشر النسخة األولى من المعيار‬
‫سنة ‪ 2001‬وبعد تزايد الطلب على تحديث المعيار ثم تطويره سنة ‪ 2007‬تحت‬
‫المسمى ‪ moreq 2‬من قبل مجموعة من االستثماريين بدعم من هيئة تحرير‬
‫مكونة من خبراء من عدة دول والعديد من المراجعين المتطوعين من القطاع العام‬
‫والخاص ‪p02comnintion the european 2008‬‬

‫احتوى المعيار على مقدمة تضمنت التعريف بالمعيار واهم المراحل وتطويره‬
‫ومتطلبات تطبيقه والغرض منه إضافة الى احدى عشر فصل تناولت متطلبات‬
‫النموذجية الدارة الوثائق االلكترونية يعمل المعيار على تسهيل نظام إدارة الوثائق‬
‫االلكترونية والتحكم فيه من خالل مجموعة من الخيارات العمل والتي تتمثل في ‪:‬‬
‫تحديد الوظائف اإلدارية االزمة الدارة الوثائق االلكترونية‬ ‫‪‬‬
‫السماح بإمكانية إدارة الوثائق والملفات غير االلكترونية‬ ‫‪‬‬
‫إمكانية العمل التعاوني والعمل عن بعد‬ ‫‪‬‬
‫توضيح المتطلبات الرئيسية الدارة البيانات الوصفية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪2.2.3‬معيار ‪: iso 23081‬‬
‫يرتكز هذا المعيار على اطار عام لتحديد عناصر البيانات الوصفية الدارة الوثائق‬
‫ويقدم بيانا عاما للبيانات الوصفية سواء كانت مادية او تناظؤية او رقمية كما يوفر‬
‫أساسا منطقيا موسعا للبيانات الوصفية الدارة الوثائق في المؤسسات ونماذج‬
‫مفاهمية لتلك البيانات وجاء معيار في جزئين ‪:‬‬
‫معيار ‪ :iso 23081-1‬المعلومات والتوثيق عمليات إدارة السجالت البيانات‬
‫الوصفية للسجالت الجزء ‪1‬المبادئ‪:‬‬
 ‫الفصل النظري‬

‫ويحدد هذا الجزء من المعيار اطار عمل النشاء وإدارة واستخدام البيانات الوصفية‬
‫الدارة الوثائق وشرح مبادئ التي تحكم هذه العملية كما يساعد في فهم وتنفيذ‬
‫واستخدام البيانات الوصفية داخل اطار المعيار ‪ iso 15489‬فهو يتماشى مع‬
‫متطلباته ‪iso2006pp02-18‬‬

‫المعيار ‪ :iso23081-2‬معلومات والتوثيق عمليات إدارة السجالت البيانات‬

‫الوصفية للسجالت وتحتوي الجزء ‪2‬من المعيار على اطار عمل لتحديد عناصر‬
‫الوصفية الدارة الوثائق وتقديم بيان عام لعناصر البيانات الوصفية سواء كانت مادية‬
‫او تماثلية او رقمية بما يتوافق مع مبادئ الجزء ‪1‬وضم هذا المعيار مقدمة تعريفية‬
‫بمحتويات المعيار وتحديد نطاقه والوثائق المرجعية االزمة لتطبيقه وهي‪iso:‬‬
‫‪ iec11179-1 iso15489-1 iso 23081-1‬إضافة الى تحديد المصطلحات‬
‫المستخدمة في هذا المعيار ‪ -iso2009pp03‬الوثائق االلكترونية وهذا من خالل ‪:‬‬

‫توضيح اهداف البيانات الوصفية الدارة الوثائق وتحديد فوائدها‬ ‫‪‬‬

‫تحديد أدوار ومسؤوليات إدارة البيانات الوصفية داخل المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫التطرق للبيانات الوصفية المطلوبة لدعم المعيار ‪iso 15489-1‬‬ ‫‪‬‬
‫تناول النموذج المفاهمي للبيانات الوصفية وعرض نموذجا الدارة الوثائق‬ ‫‪‬‬
‫عرض مخطط البيانات الوصفية الدارة الوثائق وتحديد عناصرها عامة‬ ‫‪‬‬
‫توضيح آلية تنفيذ البيانات الوصفية الدارة الوثائق‬ ‫‪‬‬
‫‪ 2.2.4‬معيار ‪:iso 27002‬‬

‫وجاء تحت عنوان تكنولوجيا المعلومات مدونة الممارسات الجيدة المن المعلومات‬
‫وهو يمنح إرشادات واسس عامة لبدء وتنفيذ نظام إدارة امن المعلومات وتحسينها‬
‫والحفاظ عليها داخل المؤسسة‬
‫احتوى المعيار على ‪ iso 27002‬على مقدمة وستة عشر قسما تناولت األقسام‬
‫األربعة األولى الجوانب التمهيدية‪:‬‬
‫كمقدمة المن المعلومات ونطاق المعيار وجاء الجزء األهم في األقسام من ‪5‬الى ‪15‬‬
‫التي تغطي البنود األمنية والبنود فرعية واهداف الرقابة والضوابط‪ /‬وتضمن الجزء‬
‫األخير من المعيار فهرس وبيبليوغرافية ‪iso 2013pp01-84‬‬

‫فالمعيار ‪ iso 27002‬يحدد فئات األمان الرئيسية التي تساعد على حماية الوثائق‬
‫والمعلومات االلكترونية المدمجة في نظم إدارة الوثائق االلكترونية ويتيح لمختلف‬
 ‫الفصل النظري‬

‫المؤسسات بناء أنظمة الحماية التي تساعد على تحقيق امن المعلومات وسريتها على‬
‫المدى الطويل ‪)11(".‬‬
‫مصادر المعلومات‬
‫‪_1‬اشرف محمد‪,‬عبده‪.‬ادارة الوثائق االلكترونية ‪.‬القاهرة‪:‬دار‪ /‬الجوهرة ‪,‬ط‪. 1‬‬
‫‪ 2015‬ص‪.46‬‬
‫‪_2‬عبد المالك ‪,‬حطيبة ‪,‬عبد الغاني ‪,‬لخضاري ‪.‬دور اإلدارة االلكترونية في تحسين‬
‫جودة الخدمات العمومية ‪,‬مذكرة استكمال شهادة الماستر ‪:‬ادارة أعمال ‪ ,‬جامعة‬
‫محمد البشير االبراهيمي ‪. 2021_2022,‬ص‪. 17‬‬
‫‪_3‬اشرف محمد‪,‬عبده‪ /.‬امن وحماية الوثائق االلكترونية ‪.‬القاهرة ‪:‬دار الجوهرة ‪,‬ط‬
‫‪. 2015 .2‬ص‪.44_43‬‬
‫‪_4‬سارة‪,‬كحيلة ‪.‬دوافع االدارات العمومية الجزائرية نحو تبني مشاريع ادارة‬
‫الوثائق االلكترونية ‪.‬مجلة علم المكتبات ‪.‬جامعة الجزائر ‪.‬مج‪, 13‬ع‪. 2021. 1‬‬
‫ص‪. 3‬‬
‫‪ _5‬حنان ‪,‬بوهني‪,‬ومليكة ‪,‬مهداوي ‪.‬دور الوثيقة الرقمية في تجسيد االدارة‬
‫االلكترونية ‪:‬مذكرة ماستر ‪:‬كلية العلوم االجتماعية واالنسانية ‪ ,‬جامعة مستغانم ‪,‬‬
‫‪ . 2019_ 2018‬ص‪.34‬‬
‫‪ _6‬احمد‪,‬دعي ‪.‬نظم ومعايير ادارة الوثائق االلكترونية ‪.‬مجلة الرسالة للدراسات‬
‫والبحوث ‪.‬جامعة الجزائر ‪. 2‬مج ‪, 07‬ع ‪ . 2022 , 2‬ص ‪. 522_ 521‬‬
‫‪_7‬سارة ‪,‬كحيلة ‪.‬نفس المرجع السابق ‪.‬ص ‪.4‬‬
‫‪_8‬سارة ‪,‬كحيل ‪ .‬نفس المرجع السابق ‪.‬ص ‪_ 4‬ص‪. 6‬‬
‫‪ _9‬حنان‪,‬بوهني ‪,‬ومليكة مهداوي ‪ .‬نفس المرجع السابق ص‪. 38‬‬
‫‪ _10‬سارة ‪,‬كحيلة ‪.‬نفس المرجع السابق ‪.‬ص ‪. 6‬‬
‫‪_11‬احمد ‪.‬دعي ‪.‬نفس المرجع السابق ‪ .‬ص ‪. 225_ 523‬‬
‫الفصل النظري‬