‫أدوات العمل األرشيفية‪ ،‬ركيزة التصرف الوثائق األرشيفي‪:‬‬

‫‪ -‬نظام تصنيف الوثائق اإلدارية للمؤسسة‪-‬‬

‫‪Plan de Classification des documents‬‬
‫‪Classification Plan of administratif documents‬‬

‫تعرضنا في ملف سابق إلى موضوع اإلجراءات العملية األرشيفية ( من يفعل ماذا ؟ )‪ ،‬وفي ملف ثاني إلى أول أدوات العمل األرشيفية التي وجب‬
‫إعدادها لتنفيذ برنامج التصرف في الوثائق واألرشيف‪ ،‬واليوم نتعرض بالدرس إلى ثاني هاته األدوات األرشيفية ونعني به "نظام تصنيف الوثائق‬
‫اإلدارية للمؤسسة"‪.‬‬
‫ًئ‬
‫و يتنزل إعداد نظام تصنيف الوثائق اإلدارية للمؤسسة في إطار تطبيق برنامج "التصرف في الوثا ق واألرشيف" الذي أكد التشريع التونسي على‬
‫إعداده و وضعه حيز التنفيذ‪ ،‬والمتعلق بضبط شروط و تراتيب التصرف في األرشيف الجاري واألرشيف الوسيط‪...‬‬
‫من هذا المنطلق سيقع إعداد وساًئل العمل الكفيلة بإحكام التصرف في الوثاًئق واألرشيف‪ ،‬والتي تمثل أحد مكونات البرنامج‪.‬‬
‫ومن بين هذه الوساًئل "نظام تصنيف الوثاًئق الخصوصية"‪ .‬محور هذا العمل‪.‬‬
‫يخص "نظام التصنيف" هذا‪ ،‬الملفات والوثاًئق الخصوصية للمؤسسة‪.‬‬
‫وتجدر اإلشارة إلى أن "نظام تصنيف الوثائق" هذا يتم تطبيقه على الوثاًئق الجارية االستعمال ( الفترة النشطة ) داخل المكاتب اإلدارية‪ ،‬وال يتم‬
‫استخدامه في المراحل الموالية من حياة الوثيقة ( الفترة الشبه نشطة ‪ /‬الفترة التاريخية )‪ ،‬وهاتين المرحلتين يتم ترتيب األرصدة الوثائقية خاللها‬
‫حسب نظم ترتيبية معينة‪.‬‬
‫ولكن قبل ان نتكلم عن أي مسألة تخص التصرف في الوثائق واألرشيف‪ ،‬وكل ما يشمله من مفاهيم وأدوات وآليات‪ ،‬فإنه لزاما علينا اوال وبالذات ان‬
‫نتفق حول المفاهيم األساسية للمصلحات األرشيفية المتداولة في هذا اإلطار كـ ‪" :‬الوثيقة" و"األرشيف" و"اإلعارة" و"التحويل" و"الترحيل"‬
‫و"التصنيف" و "الترميز" و "الترفيف" و "الترتيب" ‪...‬الخ‪ ،‬فهذه المصطلحات هي التي تضعنا في اإلطار الصحيح‪ ،‬وتجعلنا نتفق بيننا عما نتحدث‪،‬‬
‫وماذا نقصد‪ ،‬وإذا إتفقنا منذ البداية حول هذه المفاهيم‪ ،‬فهمنا بعضنا البعض‪ ،‬يتبدد الغموض حول عدة مفاهيم التي تلوح بين المنطقة واألخرى‪ ،‬وبين‬
‫الدارس والمختص واآلخر‪ ،‬خصوصا واننا ندرك جليا اإلختالف "المفاهيمي" الذي يسود واقعنا العربي في هذا اإلطار‪ ،‬فمفهوم الوثيقة بمفهومها‬
‫الكالسيكي ليست هي وثيقة اليوم التي صبغت بالتكنولوجيا الحديثة‪ ،‬أو كما تترجم إلى لغة أجنبية خاصة منها اإلنقليزية التي تسود العالم والتي تختلف‬
‫بين عدة مناطق‪،‬‬
‫واألرشيف الذي يسمى عندنا في منطقة المغرب العربي مثال‪ ،‬يسمى هو كذلك لدى بعض إخواننا العرب حيث يعلرف بالسجالت او المحفوظات او‬
‫المخطوطات‪ ،‬وليست هي مناهج التدريس في علوم التوثيق واألرشيف والمكتبات والمعلومات بنفسها بين مختلف األقطار العربية‪ ،‬لذلك يجب أوال‬
‫وبالذات توحيد هذه المفاهيم والمصطلحات الفنية المتعلقة بمجال التوثيق واألرشيف والمعلوماّت ‪ ،‬حتى تتوضح الرؤية اإلصالحية اكثر فاكثر‪ ،‬ويعي‬
‫الواحد منا ما يقصده اآلخر‪ ،‬وبالتالي تعم الفائدة‪ .‬فدعونا اوال نقدم هذه المفاهيم التي تتعلق بميدان األرشيف واألرشفة‪:‬‬
‫‪ -‬الوثيقـة ‪ :‬تعرف الوثيقة على أنها "كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها اإلنسان مباشرة أوعن طريق اآللة"‪.‬‬
‫‪ -‬الملف ‪ :‬هو مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية او مسترسلة لدى مباشرة الموظف لنشاط أو لعمل يدخل ضمن مشموالته‪.‬‬
‫‪ -‬الرصيد الوثائقي‪ :‬هو مجموع وثائق األرشيف مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها‪ ،‬و التي تجمع أثناء فترة طويلة لدى منشئها كأرشيف جاري‪،‬‬
‫او لدى مصلحة األرشيف بالمؤسسة كأرشيف وسيط‪ ،‬أو لدى األرشيف الوطني كأرشيف نهائي أو تارسخي‪.‬‬
‫‪ -‬األرشيف‪ :‬يعرف األرشيف على انه "مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه‪ ،‬كل شخص طبيعي أو معنوي‪ ،‬و كل‬
‫مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة‪ ،‬مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها"‪.‬‬
‫وينقسم األرشيف إلى ثالث أنواع يحددها طبيعة نشاطه وعمره وهي‪:‬‬
‫‪ -‬أرشيف جاري‪ :‬وهي كل الوثائق التي تستعمل باستمرار من طرف من أ نشاها أو تحصل عليها أثناء ممارسة النشاط والعمل‪ ،‬ويكون حفظها‬
‫بمكتب العمل‪،‬‬
‫‪ -‬أرشيف وسيط‪ :‬وهي الوثائق التي انتهى اعتبارها كأرشيف جاري حسب جدول مدد حفظها من قبل األشخاص أوالمؤسسات أوالهيئات التي أنشأتها‬
‫أو تحصلت عليها‪ ،‬والتي اصبح استعمالها عرضيا او مناسباتيا‪ ،‬ويتم حفظها في مكان مخصص لذلك‪،‬‬
‫‪ -‬أرشيف نهائي‪ :‬يتألف األرشيف النهائي من الوثائق التي إنتهت فترة حفظها كأرشيف وسيط‪ ،‬وتم فرزها وترحيلها من المؤسسة األم للحفظ الدائم‬
‫باألرشيف الوطني للبالد كثروة وثائقية ومخزون او موروث يعد ذاكرة المؤسسة التي ينتمي إليها اوال وذاكرة البالد ككل‪.‬‬
‫‪ -‬أداة بحث‪ :‬هي وثيقة وصفية قابلة للنشر أو عدم النشر‪ ،‬يتم إعدادها يدويا أو بالحاسوب من قبل منتج ما قد يكون مركزا لألرشيف أو مركزا لحفظ‬
‫المخطوطات‪ ،‬وذلك لغاية توفير أداة مراقبة مادية أو ذهنية على وثائق أرشيفية معينة‪ ،‬وتشمل أدوات البحث األساسية قواعد البيانات الوصفية‪،‬‬
‫الوطنية منها أو الجهوية أو المحلية‪ ،‬واألدلة وقوائم الجرد والسجالت و السجالت الموضوعية والفهارس والقوائم الخاصة وقوائم الرفوف وقوائم‬
‫الحاويات والقوائم التحليلية والكشافات‪.‬‬
‫و بالنسبة إلى األرشيفات اإللكترونية‪ ،‬تتمثل أدوات البحث فيها في كل الوثائق المتعلقة بالبرمجيات الجاهزة الخاصة بهذا الغرض‪.‬‬
‫‪ -‬التصنيف (‪ :) Classification‬هي عملية ذهنية تتمثل في تحليل محتوى الوثائق و ضبط مواضيعها واختيار الكلمات المناسبة لذلك‪ ،‬للداللة عليها‬
‫في خطة التصنيف وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية ضمن نظام أو خطة تصنيف‪.‬‬
‫‪ -‬نظام تصنيف الوثائق ( ‪ :) Plan de Classification‬هي أداة أرشيفية تجمع كل الوظائف لهيكل معين بصفة منطقية وتسلسلية‪ ،‬وتتدرج من العام‬
‫إلى الخاص‪.‬‬
‫‪ -‬رمز تصنيف الوثائق ( ‪ :) Code de Classification‬هي تركيبة عددية أو أخرى تعرف بكل كلمة دالة من القائمة االسمية التي تتألف منها خطة‬
‫التصنيف‪ ،‬و تشير إلى الموقع المناسب لحفظ الملفات في أوعية حفظها‪.‬‬
‫‪ -‬الترميز ( ( ‪ :Codification‬هي عملية إسناد رمز تصنيف لوثيقة ما أعدت للترتيب والحفظ في عمرها الجاري أو النشط‪ ،‬ويكون موافقا للكلمة‬
‫المناسبة من القائمة االسمية التي ينتمي إليها ضمن خطة التصنيف‪.‬‬
‫‪ -‬ترتيب الوثائق ( ‪ :) Classement‬هي عملية مادية تجسد عملية التصنيف الذهنية‪ ،‬وتتمثل في ترتيب الوثائق وتنظيمها للحفظ في وعاء مخصص‪،‬‬
‫وحسب نظام ترتيبي معين‪.‬‬
‫‪ -‬ترتيب متقطع ( ‪ :) Classement interrompu‬هي طريقة لترتيب الوثائق األرشيفية‪ ،‬وتتمثل في تخصيص مساحات فارغة على الرفوف تفصل‬
‫بين مجموعات الوثائق وذلك قصد استعمالها لترتيب اإلضافات وفق نظام التصنيف المعتمد‪.‬‬
‫‪ -‬الترفيـف ( ‪ :) Rangement‬هو عملية وضع و ترتيب وحدات حفظ األرشيف على الرفوف المعدة لذلك‪.‬‬
 ‫‪ -‬تر فيف أفقي( ‪ :) Rangement Horizontal‬ويسمى أيضا بالترفيف المسطح‪ ،‬ويتمثل في تر فيف الملفات المجلدة منها أو المرتبة في األوعية‬
‫في وضع أفقي متوازيا مع وضع ألواح الرف ( ‪.) Tablettes‬‬
‫‪ -‬تر فيف رأسي‪ :‬هو أسلوب في الترفيف تسند فيه الوثائق إلى الجزء األسفل منها‪ ،‬وهو عكس الترفيف المسطح األفقي‪.‬‬
‫‪ -‬وعاء حفظ وثائق وأرشيف ( ‪ :) Boites des Archives‬هي حاوية لحفظ الوثائق تختلف أحجامها وأشكالها‪ ،‬وهي معدة لحماية الوثائق األرشيفية‬
‫وترفيفها لتسهيل تناولها‪ .‬و وأكثر األوعية استعماال هي ذات القياس‪ 35 / 25 / 10 :‬صنتمتر‪.‬‬
‫‪ -‬كشاف ( ‪ :) Index‬هي قائمة من الكلمات الدالة‪ ،‬توفر إمكانية الوصول إلى محتويات الملف أو الوثيقة أو مجموعة وثائق‪ .‬وتتمثل أيضا في مداخل‬
‫تشتمل على قدر كاف من البيانات‪ ،‬تحيل إلى مواقع المدخل من الوثيقة عن طريق رقم الصفحة أو أي نوع آخر من اإلشارات اواإلحاالت‪.‬‬
‫‪ -‬كلمة دالة ( ‪ :) Mot pertinent‬هي كلمة أو مجموعة كلمات مأخوذة ( مستخرجة ) من عنوان وثيقة أو متنها ( نصها ) للتعبير ( للداللة ) على‬
‫مضمونها بهدف تسهيل العثور عليها واسترجاعها‪ ،‬وتستعمل في الكشافات‪ ،‬و يعبر عنها بكلمة مدخل‪.‬‬
‫‪ -‬مخطط مواقع الحفظ‪ : ) Plan de localisation des Archives ( :‬هو رسم بياني لمحالت حفظ الوثائق واألرشيف‪ ،‬يوضح موضع الرفوف‬
‫وكل تجهيزات التخزين المتوفرة بها‪ ،‬و كيفية استغالل المساحات القابلة لالستعمال الفوري أو المستقبلي‪ ،‬ويحدد قائمة الوثائق المحفوظة وعناوين‬
‫حفظها تيسر الوصول إليها‪ .‬ويعد المخطط المذكور كدليل يوجه المستعمل للمحل‪.‬‬
‫‪ -‬إتالف الوثائق ( ‪ :) Elimination‬ويعني إلغاء واالستغناء عن وثائق من الرصيد بعد فرزها والتي لم تعد لها أية قيمة من الرصيد‪.‬‬
‫‪ -‬جدول تحويل الوثائق (‪ :) Bordereau de Transfert‬هي قائمة تعطي عناوين الوثائق المعدة للتحويل من الفترة النشطة إلى الفترة الشبة نشطة‪،‬‬
‫أي لم تعد جارية االستعمال من محالت العمل‪ ،‬ليتم نقلها إلى محل حفظها كأرشيف انتقالي ذو استعمال مناسباتي أو عرضي‪ .‬ويحدد الجدول‬
‫والتواريخ القصوى والدنيا لها‪ ،‬والوحدة اإلدارية التي تنتمي إليها وتاريخ تحويلها‪..‬الخ‪.‬‬
‫‪ -‬جدول ترحيل األرشيف النهائي ( ‪ :) Versement des archives historiques‬هي قائمة الوثائق المزمع ترحيلها كأرشيف نهائي من مرفق‬
‫عمومي حيث تحفظ كأرشيف وسيط‪ ،‬إلى مؤسسة األرشيف الوطني بعد فرزها واإلقرار بنهاية عمرها الوسيط حسب جدول مدد حفظها‪.‬‬
‫‪-‬التاريخين األدنى واألقصى ( ‪ :) Dates extrèmes‬وهو تاريخ فتح الملف وتارخ غلقه‪ ،‬فبالنسبة إلى مجموعة من الوثائق لها صلة فيما بينها (مثل‬
‫الملف )‪ ،‬يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ أحدث ويسمى التاريخين باألقصى واألدنى‪.‬‬
‫‪ -‬مركز حفظ األرشيف الوسيط ( ‪ :) Centre de préarchivage‬هي بناية مصممة ومخصصة خصيصا لتخزين السجالت والوثائق شبه الجارية‪،‬‬
‫وحفظها لفترة معينة يحددها جدول مدد حفظها‪ ،‬وذلك لتداولها حتى حلول تاريخ مصيرها النهائي ‪.‬‬
‫‪ -‬اإلعـارة ( ‪ :) Pret‬هي العملية التي بموجبها يتم تلبية طلب مصلحة إدارية ما أو أي مستفيد لإلطالع أو استعارة وثائق شبه نشطة محفوظة بمركز‬
‫حفظ األرشيف الوسيط قصد الرجوع إلى معلومات بها‪ ,‬ويكون ذلك إما باإلطالع على عين المكان أو النسخ أو اإلستعارة لمدة معينة‪.‬‬
‫‪ -‬فرز الوثائق ( ‪ :) Tri‬هي العملية التي تؤدى إلى التفريق بين الوثائق القابلة لإلتالف دون أي أجل‪ ،‬والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن‪ ،‬والوثائق‬
‫المعدة للترحيل إلى األرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم‪.‬‬
‫‪ -‬اإلنتقاء ( ‪ :) Echantillonnage‬وهي عملية تتمثل في اختيار نسبة معينة من الوثائق لتحفظ دون بقية الوثائق كعينة ممثلة لمجموعها وذلك خالل‬
‫عملية الفرز‪ ،‬وعلى أسس متغيرة يمكن أن تكون بالخصوص رقمية‪ ،‬أو ألفبائية ‪،‬أو قياسية ‪،‬أو متعلقة بقيمة الوثائق‪.‬‬
‫‪ -‬مدد الحفظ ( ‪ :) Délais de conservation‬هي الفترة الزمنية التي تحفظ خاللها الوثائق في منشئها األصلي قبل تحويلها إلى مركز للحفظ‬
‫الوسيط لتحفظ لمدة أخرى‪ ،‬و منه إلى مركز لألرشيف النهائي‪ .‬ويحدد هذه المدة الزمنية تواتر اإلستعمال الفعلي أو الممكن للوثائق‪ ،‬ويحدد في جدول‬
‫يسمى بجدول مدد حفظ الوثائق واألرشيف‪.‬‬
‫* تعريف التصنيف‪:‬‬
‫يتمثل التصنيف في ضبط طريقة لتجميع الوثاًئق حسب أوجه التشابه بينها عبر تحديدها داخل أقسام‪ ،‬وفق طرق وأساليب وقواعد إجراًئية مبنية‬
‫منطقيا وتدرجيا في شكل نظام تصنيف‪ .‬و يتم تقسيم الوثاًئق إلى مجموعات حسب مقياس معين حتى تتحصل على مجموعة أصناف تنضوي تحتها‬
‫جميع الوثاًئق‪.‬‬
‫هذا وتجدر اإلشارة إلى أنه يجب التمييز بين مفهومين أساسيين هما‪ :‬التصنيف والترتيب‪:‬‬
‫فالتصنيف هي عملية ذهنية تعني بتجميع الموضوعات األساسية‪ ،‬و بلورتها لتمثل الوظاًئف العامة لإلدارة التي تتميز بتركيبة منطقية متدرجة‬
‫ومتفرعة‪ .‬وتؤدي هذه العملية إلى تصور نظام تصنيف‪ ،‬ثم إلى وضعه حيز التنفيذ‪ .‬و التصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة المناسبة التي تسند إلى‬
‫كل وثيقة أو ملف يخص اإلدارة المعنية بنظام التصنيف‪ .‬لكن التصنيف وحده ال يفي بالحاجة ألنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع‬
‫الوثاًئق‪ .‬و الهدف من إعداد نظام تصنيف للوثائق هو تحديد مدى ارتباط الوثاًئق ببعضها وضبط مجموع العالقات العضوية على مستوى مختلف‬
‫الوظاًئف من جهة‪ ،‬وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من جهة أخرى‪.‬‬
‫أما الترتيب فهي عملية مادية‪ ،‬وهو الطرف الذي يربط بين نظام التصنيف‪ ،‬و تجسيده في المستوى العملي‪ .‬فباالعتماد على رموز التصنيف المسندة‬
‫إلى الوثاًئق بناء على نظام التصنيف وعلى الرموز الثانوية المكملة لها‪ ،‬يتم ترفيف الوثاًئق بوضعها في تنظيم منطقي حسب تسلسل هذه الرموز‪.‬‬
‫* خاصيات نظام التصنيف‪:‬‬
‫ليكون نظام التصنيف مجديا و متماسكا يجب أن يرتكز على خاصيات هامة‪:‬‬
‫*التدرج‪ :‬وهو أن يعتمد نظام التصنيف على تسلسل الوظاًئف و تفريعاتها من العام إلى الخاص‪ ،‬و بالتالي يتكون نظام التصنيف من أصناف رًئيسية‬
‫تتفرع عنها أصناف فرعية والتي تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية‪ ،‬كما يمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى األمر‪.‬‬
‫* المنطقية‪ :‬ال بد أن يتوفر التجانس داخل األصناف وتفريعاتها‪ ،‬فيتم الجمع بين ما هو متشابه‪ ،‬والفصل بين ما هو مختلف في الوظائف و المواضيع‬
‫بحيث يتسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثاًئق داخل األقسام‪.‬‬
‫* التفرد‪ :‬يجب أن يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقع واحد داخل نظام التصنيف‪ ،‬فيتضمن بذلك الفصل بين مختلف األصناف فتصنف كل وثيقة‬
‫إلى الصنف أو القسم المناسب لها‪ .‬ويجب تجنب تجميع الوثاًئق تحت عنوان غير دقيق مثل" متفرقات" ‪ /‬عموميات ‪ /‬الخ‪..‬‬
‫*الشمولية‪ :‬وهي أن يكون "نظام التصنيف" شامال لجميع وثاًئق الصندوق مهما اختلفت أشكالها وتنوعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء‪ ،‬و‬
‫أن يكون أيضا جامعا لكافة الوظاًئف واألعمال اإلدارية‪.‬‬
‫ًئ‬
‫* القابلية للتمدد‪ :‬وهي قابلية "نظام التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع‪ ،‬ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثا ق التي قد يتم إنشاؤها‬
‫بعد إعداد" نظام التصنيف" أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة‪.‬‬
‫إن هذه الخاصيات تمكن من تحقيق احترام "مبدأ النشأة" ( ‪ ،) Principe de Provenance‬فتجنب الخلط بين الوثاًئق التي تنشئها مختلف المصالح‬
‫في نفس اإلدارة‪ ،‬فتكون الوثاًئق الخاصة بكل مصلحة وحدة مستقلة عن غيرها‪.‬‬
‫‪ - 4‬أهداف نظام التصنيف‪:‬‬
 ‫يهدف اعتماد نظام تصنيف الوثاًئق إلى تحقيق الغايات التالية‪:‬‬
‫‪ -‬ضمان السرعة لالستدالل على الوثاًئق و مواقعها ثم إرجاعها إلى أماكنها‪،‬‬
‫‪ -‬المساهمة في الرفع من مردو دية العمل اإلداري‪،‬‬
‫‪ -‬تيسير حفظ الوثاًئق و حمايتها‪،‬‬
‫‪ -‬وضع الوثاًئق في إطارها الطبيعي لالستدالل على ظروف نشأتها و استعمالها‪،‬‬
‫‪ -‬االستدالل على تطور األعمال و الوظاًئف اإلدارية‪،‬‬
‫‪ -‬ضمان استمرارية العمل اإلداري دون التأثر بحركية األعوان و ذلك بتوحيد طرق التصنيف و نبذ االجتهاد الفردي المشخص‪،‬‬
‫‪ -‬ترتيب الوثاًئق وفق نظام محدد وموحد انطالقا من الوظاًئف التي أنشأت في إطارها و التي ال تتغير على عكس التنظيم الهيكلي القابل للتحوير‪.‬‬
‫‪ - 5‬طرق التصنيــــف‪:‬‬
‫توجد عدة طرق لتصنيف الوثاًئق ‪ ،‬لكل واحدة منها جوانب إيجابية و جوانب سلبية أو حدود‪ .‬و تتمثل أهمها فيما يلي‪:‬‬
‫* التصنيف األلفباًئي‪ :‬و يعتمد ترتيب الوثاًئق حسب التسلسل األلفباًئي للحروف‪ .‬و ينطبق هذا النوع من التصنيف فقط على أسماء ألشخاص ماديين‬
‫أو معنويين أو لمواقع جغرافية‪ ،‬و ال يمكن استعماله في حاالت أخرى‪ .‬و نظرا لتعقده وعدم قابليته للتمدد ( عدد الحروف محدود )‪ ،‬لم يقع االعتماد‬
‫عليه في نظام التصنيف هذا‪.‬‬
‫* التصنيف الزمني‪ :‬ويتمثل في ضبط الوثاًئق حسب تاريخ صدورها‪ ،‬وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف على المراسالت و الوثاًئق الحسابية‪ .‬و تجدر‬
‫اإلشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع آخر من التصنيف ليكون عمليا‪.‬‬
‫* التصنيف العددي‪ :‬ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي‪ ،‬فيمكن االستدالل بسهولة على الوثاًئق‪ .‬لكن يستوجب هذا التصنيف‬
‫أداة بحث تمكن من التعرف على الرقم المناسب للوثائق‪ .‬و عند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفوف‪ .‬وهذا النوع من التصنيف هو الذي تم على أساسه‬
‫إعداد "نظام التصنيف" هذا‪.‬‬
‫* أسس التصنيف‪:‬‬
‫يعتمد هذا التصنيف الوظاًئ ف التي يقوم بها المرفق العمومي كأساس لتصنيف الوثائق و تؤدي كل وظيفة إلى صنف رئيسي و تتفرع الوظيفة إلى‬
‫وظائف فرعية تقابلها في نظام التصنيف أصناف فرعية و تتفرع كل وظيفة إلى أقسام و يتجزأ كل قسم إلى أقسام فرعية و تتدرج تركيبة المواضيع‬
‫الناشبة عن ذلك من العام إلى الخاص وتكون قابلة للتمدد والتطور‪ ،‬وتصحبها منظومة عددية تمثل رموز التصنيف لهذه المواضيع‪.‬‬
‫مثال‪:‬‬
‫* الوظيفة الرئيسية‪ :‬التسيير العام للمؤسسة ‪ /‬الرمز ‪ ،1000‬ويتفرع عنه‬
‫* صنف رئيسي‪ :‬المراقبة والتصرف للمؤسسة ‪ /‬الرمز ‪ ، 1100‬ويتفرع عنه‬
‫* قسم ‪ :‬المراقبة المالية ‪ /‬الرمز ‪ ،1110‬ويتفرع عنه‬
‫• قسم فرعي‪ :1‬مراقبة الخزينة ‪ /‬الرمز ‪1111‬‬
‫• قسم فرعي‪ :2‬مراقبة الدفوعات ‪ /‬الرمز ‪1112‬‬
‫• الخ‬
‫و تجدر المالحظة إلى أن نظام التصنيف هذا ال يعتمد التصنيف الهيكلي للمؤسسة و ذلك لعدة اعتبارات منها‪:‬‬
‫‪ -‬هشاشة هذه القاعدة التصنيفية والمتغيرات التي قد تطرأ على الهياكل كحذف مصلحة جديدة أو إحداث مصلحة أو إدماج المصالح فيما بينها أو‬
‫فصلها عن بعضها‪.‬‬
‫و قد تم االعتماد على التصنيف الوظيفي في نظام التصنيف ألنه يحمل عدة مزايا من أهمها‪:‬‬
‫‪ -‬يمكن من جعل نظام التصنيف أداة تصرف ناجعة وشاملة تلم بكافة الجوانب الخاصة بالمرفق العمومي‪،‬‬
‫‪ -‬يضع الوثيقة أو الملف في اإلطار الذي نشأت فيه ألن فصل الوثائق عن هذا اإلطار قد يفضي إلى صعوبة فهم المعلومات التي تحتويها‪ ،‬والعالقة‬
‫التي تربط بينها‪،‬‬
‫‪ -‬قابلية التمدد و التطور‪،‬‬
‫* الترميــــز ‪ :‬يتمثل التمييز في إسناد رموز لجميع األصناف و األقسام‪ ،‬و تكون الرموز في شكل أرقام أو في شكل مزدوج بين األرقام واألرقام أو‬
‫األرقام و الحروف‪ .‬هذه الرموز هي بمثابة المعرف ألي وحدة من وحدات التقسيم‪ ،‬و هي التي ستجعل كل تفريع يتفرد عن غيره‪.‬‬
‫وهناك أنواع للترميز‪ ،‬أهمها‪:‬‬
‫* الترميز العددي‪:‬‬
‫وهو عبارة عن إسناد رموز في شكل أعداد‪.‬‬
‫‪ -‬ترميز ذو داللة زمنية‪ :‬إشارة إلى الفترة الزمنية الخاصة بالوثيقة والتي يمكن أن يتم على أساسها الترتيب‪ .‬مثال الملفات المتعلقة بالميزانية التي‬
‫ترتب حسب السنوات التي تخصها‪.‬‬
‫‪ -‬ترميز يعتمد سلسلة من األعداد‪ :‬ألفية ومئوية وعشرية وأحادية‪ ،‬وبهذه الطريقة وقع تكوين رموز مركبة تمكن من فتح مستوى إضافي أو أكثر إلى‬
‫جانب الرمز األصلي الذي أسند إلى القسم‪ ،‬و هو تجسيد لقابلية التمدد التي يجب أن تتوفر في كل نظام تصنيف‪.‬‬
‫مثال‪ :‬يسند للملفات اإلدارية للموظفين الرمز ‪2610‬‬
‫وطالما ان المؤسسة تتضمن عدد من الموظفين‪،‬لذلك وجب إعداد ملفات عدة‪ ،‬لكنها تحمل نفس الرمز وهو رمز الملف الشخصي للموظف‪ ،‬فكيف‬
‫سيكون التفريق بينها ‪ ،‬وهنا يدخل الترميز المزدوج‪ ،‬أي رمز أساسي وآخر فرعي لكي يسهل التمييز بينها والتفريق عن بعضها وسهولة إسترجاع‬
‫الواحد منها‪ ،‬لذلك من الممكن مثال إضافة المعرف اإلداري للموظف لرمز ملفه العتبار ان المعرف اإلداري ال يتكرر أبدا ألكثر من موظف‪ ،‬فيكون‬
‫الرمز كالتالي‪:‬‬
‫‪ 2610/129‬ملف الموظف ذو المعرف اإلداري ‪،129‬‬
‫‪ : 2610/170‬ملف الموظف ذو المعرف اإلداري ‪170‬‬
‫‪...‬الخ‪.‬‬
‫* الترميز األلفبائي‪:‬‬
‫يعتمد هذا النوع من الترميز على الحروف األبجدية حسب تسلسلها الطبيعي‪ .‬و نظرا لتعقده وصعوبة استعماله ( يتطلب وسائل بحث‪ ,‬مشاكل عند‬
‫إضافة أصناف جديدة‪... ،‬الخ ) ‪ ،‬فإنه ال يحبذ اعتماده في نظام التصنيف‪.‬‬
‫* الترميز المزدوج‪:‬‬
 ‫يجمع هذا النوع من الترميز بين الحروف واألعداد‪ ،‬أو أعداد مركبة‪ ،‬والغاية من استعماله هو أنه قابل إلضافة مستويا ت جديدة من التفريعات‪ .‬و قد‬
‫وقع اعتماد هذا التمييز ( عددي مزدوج ) في نظام تصنيفنا هذا موضوع الدراسة‪.‬‬
‫* طريقة إعداد نظام التصنيف‪:‬‬
‫قبل البداية في إنجاز أي عمل‪ ،‬من الضروري القيام بمرحلة سابقة تساعد على إعداد أرضية مناسبة يرتكز عليها العمل‪ .‬وقبل الشروع في إعداد نظام‬
‫التصنيف ألي مؤسسة فإنه ال بد من اإلطالع على مختلف اإلجراءات الترتيبية والمستندات القانونية المؤسسة بمختلف وحداتها لجمع القدر الكافي من‬
‫المعلومات حول وظائفها‪ ،‬وما يرتبط بها من نشاطات وعالقات‪.‬‬
‫كما يجب القيام بحوار مباشر مع مختلف المسؤولين عن الوحدات اإلدارية التابعة لهم داخل المؤسسة‪ ،‬ويقع استنتاج وتدوين األنشطة التي تتعاطاها‬
‫المؤسسة‪ ،‬ونوعية الوثائق التي تنتجها أو تتحصل عليها‪ .‬كما يقع دراسة حاجيات المؤسسة فيما يخص طريقة ترتيب الوثائق وحفظها ومن بعد‬
‫استرجاعها‪ ،‬و على ضوء ذلك يقع اختيار إطار تصنيف محدد‪ ،‬بإمكانه االستجابة لحاجة المؤسسة‪ ،‬وتوحيد عملية التصنيف والترتيب‪ ،‬مما يساهم في‬
‫تسهيل الحصول على المعلومة‪ ،‬وتسيير دواليب العمل اإلداري مع الموارد المتاحة‪.‬‬
‫وكنا قد تعرضنا سابقا في موضوع "اإلجراءات األرشيفية"‪ ،‬في الجزء المتعلق بإعداد نظام تصنيف الوثائق إلى مختلف المراحل المتعلقة بإعداد هذه‬
‫األداة األرشيفية‪.‬‬
‫وتتلخص مراحل إعداد نظام تصنيف وثائق المؤسسة في ما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬إعداد الهيكل النظري للدليل ( المقدمة ‪ /‬األهداف ‪ /‬كيفية االستخدام ‪.../‬الخ )‪،‬‬
‫– تحديد الوظائف الخصوصية للمؤسسة بعد تحديد الوظائف المشتركة بدليل نظام تصنيف الوثائق المشتركة المعد من قبل األرشيف الوطني‪،‬‬
‫– تفريع الوظائف الخصوصية المستخرجة إلى أصناف وأقسام وفروع‪،‬‬
‫‪ -‬تحديد نوع التصنيف والرموز المعتمدة‪،‬‬
‫‪ -‬ترميز الوظائف بمختلف فروعها‪،‬‬
‫‪ -‬إعداد كشاف للنظام للبحث عن الرموز المحددة‪،‬‬
‫‪ -‬عرض النظام على مصالح األرشيف الوطني للموافقة والمصادقة عليه‪.‬‬
‫* مراحل إعداد نظام التصنيف‪:‬‬
‫‪ -‬كما سبق أن ذكرنا فإن كل مؤسسة مطالبة بتحديد وثائقها الخصوصية‪ ،‬اما الوثائق المشتركة بينها وبين بقية المؤسسات والوزارات إلغنه قد تم‬
‫تحديدها وتصنيفها وترميزها من قبل األرشيف الوطني‪ ،‬وما على أي مؤسسة إال التقيد بها ‪.‬‬
‫ويقع االستناد في تحديد الوظائف الخصوصية على الوثائق الخاصة بالمؤسسة مثل‪" :‬أدلة اإلجراءات" و "القوانين التأسيسية والترتيبية ‪ ،‬و "الهيكل‬
‫التنظيمي للمؤسسة"‪...‬الخ ‪ .‬و باإلضافة إلى ذلك‪ ،‬يقع أيضا اللجوء إلى الحوار المباشر مع مختلف مسؤولي مصالح المؤسسة الستخراج الوظائف‬
‫المنوطة بعهدتهم‪ ،‬واألخذ بعين االعتبار التقسيم الهيكلي الذي تخضع إليه المؤسسة من حيث وجود وتداخل أكثر من وظيفة في إدارة أو مصلحة‬
‫واحدة‪.‬‬
‫• تحديد الوظائف‪:‬‬
‫• الوظائف المشتركة‪:‬‬
‫يقع استخراج هذه الوظائف المشتركة من دليل " نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية" المعد من قبل األرشيف‬
‫الوطني‪ ،‬وبالتالي فإن العمل في هذا الجانب جاهز لكل مؤسسة‪ ،‬وهذه الوظائف المشتركة المحددة هي أربعة‪:‬‬
‫‪ -‬التسيير العام للمؤسسة ‪ /‬الوزارة‪،‬‬
‫‪ -‬التصرف في الموارد البشرية‪،‬‬
‫‪ -‬التصرف في الموارد المالية‪،‬‬
‫‪ -‬التصرف في البنايات و المعدات و المخزون‪.‬‬
‫وهذه الوظائف تتواجد لدى كل مؤسسة مهما كان نوعها ونوع نشاطها‪ ،‬بقي أن يتم تحديد بقية الوظائف التي تختص بها كل مؤسسة عن غيرها‪.‬‬
‫• الوظائف الخصوصية‪:‬‬
‫نأخذ مثال ما يتعلق بمؤسسة مالية مختصة في تمويل المشاريع التنموية‪ ،‬حيث تختص هذه المؤسسة عن غيرها من المؤسسات األخرى بالوظائف‬
‫التالية‪:‬‬
‫‪ -‬دراسات مشاريع التنمية والصفقات‬
‫‪ -‬تمويل المشاريع‬
‫ويفرض مبدأ التصنيف تفريع هذه الوظائف الرئيسية إلى فروع وأقسام مثال‪:‬‬
‫تمويل المشاريع ‪ :‬وظيفة رئيسية‪ ،‬وتتفرع إلى‪:‬‬
‫التمويل عبر القرض‪ :‬صنف فرعي أول‪.‬‬
‫الهبة‪ :‬صنف فرعي ثاني‪،‬‬
‫وبدورها ينقسم الصنف الفرعي األول إلى‪:‬‬
‫تمويل مشاريع تنموية‪ :‬قسم أول‪.‬‬
‫تمويل مشاريع اقتصادية‪ :‬قسم فرعي ثاني‪.‬‬
‫وتتفرع الصنف الفرعي الثاني إلى‪:‬‬
‫هبة نقدي‬
‫هبة مادية ( أدوات ومعدات )‪،‬‬
‫‪...‬الخ‪.‬‬
‫فبعد استخراج الوظائف الرئيسية وتفريعها كما رأينا‪ ،‬وقع تصنيفها حسب التدرج المنطقي‪ ،‬الذي يراعي العالقة الطبيعية بين الوظائف واألنشطة‪،‬‬
‫فالتصنيف يكون حسب الوظائف التي ال تتغير إال نادرا وتوجد بوجود المؤسسة‪ ،‬وليس حسب التنظيم الهيكلي للمؤسسة‪ ،‬وال حسب الوثائق التي هي‬
‫دائمة التغيير‪ ،‬وال تعطي إمكانية التمدد لنظام التصنيف‪.‬‬
‫فال بد من التأكيد على أن مستوى التصنيف ال يشمل الوثائق‪ ،‬بل يخص الوظائف واألصناف الرئيسية والفرعية‪ ،‬أما الوثائق فيقع إقحامها فيما بعد في‬
‫الوظائف التابعة لها‪ ،‬حيث تأخذ الوثيقة نفس رمز الصنف أو القسم الذي تنتمي إليه‪ ،‬ونظام التصنيف قد أعد منذ البداية قابل للتمطط ‪، Souplesse‬‬
 ‫وذلك العتبارات اإلضافة التي قد تحدث‪ ،‬كما تهدف هذه الطريقة في التصنيف إلى ترك مجاال لتسهيل عملية تحيين النظام عند إضافة وظائف أو‬
‫أقسام جديدة‪.‬‬
‫• الترميـــز ‪:‬‬
‫الرمز هو عبارة عن معرف للوظيفة أو الصنف أو القسم‪ ،‬حيث يساعد هذا الترميز على ترتيب الملفات والوثائق على الرفوف و يمكن من‬
‫استرجاعها عند الحاجة بأسرع وقت ممكن‪.‬‬
‫فبعد تحديد الوظائف الخصوصية واألصناف وتفريعاتها‪ ،‬يأتي دور الترميز‪ ،‬وقلنا أن الرموز المتخذة عندنا هي "عددية" الذي تم اختياره من قبل‬
‫األرشيف الوطني بترميز الوظائف المشتركة األربعة األولى التي تهم كل المؤسسات باعتبار اشتراكها في الوظائف المذكورة‪ ،‬وقد أسند لها الرموز‬
‫التالية ( ‪ 1000‬و ‪ 2000‬و ‪ 3000‬و ‪ ،) 4000‬لذلك تتبقى الرموز األلفية بداية من ‪ 5000‬إلى ما بعده مخصصة للوظائف الخصوصية‪ ،‬و قد وقع‬
‫استعمال هذا النوع من الترميز ألنه يوفر ناصيتين أساسيتين هما‪ :‬ضمان سرية وحماية الوثائق من ناحية‪ ،‬وكذلك قابلية للتمدد وإضافة تفريعات‬
‫جديدة من جهة أخرى‪.‬‬
‫كما يقع اعتماد الترميز العددي المزدوج ( عددي ‪ /‬عددي ) حيث يمثل الرمز األول الصنف أو القسم أو القسم الفرعي‪ ،‬و يمثل الرمز الممتد أو الذي‬
‫يلي الرمز األول يفصله عنه عالمة ما مثل " – " أو " ‪ " /‬للتخصيص‪.‬‬
‫* الكشاف‪:‬‬
‫يبقى ترميز الوظائف ومن ثم الوثائق بحاجة إلى أدوات بحث تساعد على تحديد الرمز من نظام التصنيف لترميز الوثيقة المراد تصنيفها وحفظها‪،‬‬
‫لذلك وجب إعداد كشاف للنظام‪ ،‬كآخر مرحلة من مراحل إعداد هذه األداة األرشيفية‪.‬ويكون الكشاف ألفبائيا للوظائف وفروعها كرؤوس‬
‫للموضوعات مصحوبة بالرموز الموافقة لها‪ ،‬فالذي ال يعرف الرمز التصنيفي الذي يخص وثيقة ما‪ ،‬بإمكانه معرفة ذلك عن طريق البحث في‬
‫الكشاف الذي يعتمد مداخل عديدة‪ ،‬و إحاالت من شأنها أن تكثف حظوظ الحصول على المعلومة‪.‬‬
‫* كيفيــة تطبيق نظام التصنيف‪:‬‬
‫* إسناد الرمـــوز ‪:‬‬
‫عند إنشاء أو قبول أي وثيقة أو ملف يتم‪ ،‬يقع إسناد الرمز المناسب إليها‪ ،‬و يتم تحديد هذا الرمز بتصفح نظام التصنيف هذا‪ ،‬كما أو اللجوء إلى‬
‫الكشاف والبحث فيه باستخدام رؤوس الموضوعات أو الكلمات الدالة عن الرمز المناسب‪.‬‬
‫وإذا ما حدد الرمز المناسب للوثيقة المراد تصنيفها وترتيبها‪ ،‬يكتب هذا الرمز فوق الغالف الخاص بالملف أو الوثيقة ( ( ‪ ،chemise‬وإذا كان الرمز‬
‫مركبا لوثائق متجانسة ويختلف ترتيبها‪ ،‬فإنه يسند لها نفس الرمز على أن تفرق برمز مزدوج كما ذكر ويفصل عن الرمز الرئيسي بعالمة‪ ،‬وعادة ما‬
‫يكون الرمز التكميلي عدد رتبي أو تاريخ ومثال ذلك‪:‬‬
‫‪ -‬الرمـز الكامل للملف‪ 2002 - 01 -2210 :‬ويحلل الرمز كاآلتي‪:‬‬
‫‪ : 2210 -‬رمز مناظرة خارجية‪،‬‬
‫‪ :01 -‬رمز المناظرة األولى خالل السنة‬
‫‪ :2002 -‬سنة إجراء المناظرة‬
‫أما بداخل الملف لهاته المناظرة‪ ،‬فإن الوثائق المكونة له ترمز كاآلتي‪:‬‬
‫‪ 1 / 2210‬قرار تنظيم مناظرة‪،‬‬
‫‪ 2 / 2210‬بالغ في الصحف لإلعالن عن مناظرة‪،‬‬
‫‪ 3 / 2210‬قرار تكوين لجنة المناظرة‪،‬‬
‫‪...‬الخ‪.‬‬
‫* تر فيف الوثائق و استرجاعــها‪:‬‬
‫بعد االنتهاء من ترميز الوثائق والملفات‪ ،‬يتم ترتيبها وحفظها فوق رفوف أدوات الخزن‪ .‬ويعتمد ترفيف الوثائق والملفات على التسلسل العددي‬
‫لرموز التصنيف‪ .‬ويجب أن يمكن الترفيف من إقحام وثائق و ملفات جديدة في كنف احترام هذا التسلسل‪.‬‬
‫تجمع الوثائق والملفات في أدوات الحفظ مثل أوعية حفظ الوثائق واألرشيف‪ ،‬وتكتب رموز التصنيف على هذه األدوات بكيفية تمكن من االستدالل‬
‫على الوثائق والملفات المحفوظة بها لتسهيل استرجاعها عند الحاجة‪.‬‬
‫• أدوات البحث‪:‬‬
‫تستخدم أدوات البحث لتسهيل عملية التصنيف‪ ،‬ومنها‪:‬‬
‫‪ -1‬كشاف نظام التصنيف ( ‪ :) Index‬ويتألف الكشاف من "رؤوس الموضوعات" الواردة بنظام التصنيف مثال‪" :‬حراسة البنايات" وهي قسم من‬
‫وظيفة فرعية التي هي‪ ( :‬التصرف في البنايات و صيانتها ) التي تتفرع بدورها عن الوظيفة الرئيسة‪" :‬التصرف في البنايات والمعدات والمخزون"‪.‬‬
‫يرتب هذا الموضوع بالكشاف تحت الكلمة الدالة‪" :‬بنايات" والموضوع الثانوي هو "حراسة "‪.‬‬
‫وتشير الموضوعات والكلمات الدالة إلى رمز التصنيف المناسب لها‪ ،‬إذ يمكن الكشاف من تحديد موقع الوثيقة أو الملف ضمن مختلف تفريعات نظام‬
‫التصنيف‪ ،‬ومن التعرف على رمز التصنيف المناسب‪.‬‬
‫‪ -2‬فهرس لعناوين الوثائق والملفات‪ :‬وهو عبارة عن قائمة بعناوين الملفات والوثائق التي تنشئها أو تتحصل عليها اإلدارة أثناء ممارسة نشاطها‪،‬‬
‫وترتب هذه العناوين ألفبائيا مع اإلشارة إلى رموز التصنيف المناسبة لها‪.‬‬
‫* تحييــن نظام التصنيف‪:‬‬
‫مثل غيره من وسائل العمل‪ ،‬يحتاج نظام التصنيف إلى تحيين دائم كلما طرأ تغيير على مستوى األنشطة اإلدارية‪ ،‬سواء بإحداث وظائف أو أقسام من‬
‫وظائف أو ملفات أو وثائق المؤسسة‪.‬‬
‫لقد تم بناء نظام التصنيف على مبدأ أساسي وهو قابلية التمدد واتساع األصناف واألقسام‪ ،‬وهو ما يبدد صعوبة التحيين‪.‬‬
‫و تتم عملية تحيين" نظام التصنيف" باالعتماد على تعمير مطلب في الغرض من قبل الوحدات اإلدارية ( أنظر مطلب تحيين نظام التصنيف الذي تم‬
‫إدراجه ضمن مالحق ملف اإلجراءات األرشيفية)‪ ،‬وذلك عند مالحظة تغيير سواء باإلضافة أو بالحذف‪ ،‬و يقع توجيه هذا المطلب إلى المسؤول عن‬
‫التصرف في الوثائق واألرشيف الذي يحدد على ضوء المطالب المقترحة التغييرات الممكنة للنظام‪.‬‬
‫و قبل أن يشمل التغيير" نظام التصنيف"‪ ،‬ال بد من تحيين "القائمة االسمية للملفات والوثائق"‪ ،‬سواء بحذف الملفات أو الوثائق التي لم تعد قيد‬
‫االستعمال أو بإضافة وثائق ما وقع إحداثه‪ ،‬لكي يكون تحيين "نظام التصنيف" قائما على المعلومات المتوفرة بالقائمة االسمية‪.‬‬
‫و تجدر اإلشارة إلى ضرورة تحيين كشاف "نظام التصنيف" لكي يكون شامال لكل عناصر النظام و يستجيب لحاجيات البحث عن الوثائق ‪.‬‬
‫• اإلمكانيات المتاحة للتحيين ‪:‬‬
 ‫‪ -‬إضافة صنف رئيسي ‪ /‬حذف صنف رئيسي‬
‫‪ -‬إضافة صنف فرعي ‪ /‬حذف صنف فرعي‬
‫‪ -‬إضافة قســم ‪ /‬حذف قسم‬
‫‪ -‬إضافة قسم فرعــي ‪ /‬حذف قسم فرعي‬
‫‪ -‬إضافة مـلـــف ‪ /‬حذف ملف‬
‫‪ -‬إضافة وثيقـــة مفردة ‪ /‬حذف وثيقة مفردة‬
‫فبالنسبة "لإلضافة"‪ ،‬يجب إقحام ما وقع إحداثه بصورة ال تخل بتوازن النظام‪ ،‬مع مراعاة مبدأ التدرج والتسلسل المنطقي للوحدات‪ .‬أما بالنسبة إلى‬
‫"الحذف"‪ ،‬فيجب سد الفراغ الحاصل بمالحظة تشير إلى حذف هذا الصنف أو القسم أو الوثيقة لكي ال يحدث خلل في تسلسل رموز نظام التصنيف‪.‬‬
‫• محتوى نظام تصنيف الوثائق اإلدارية‪:‬‬
‫• الوظائف المشتركة‪:‬‬
‫وهي الوظائف التي تم استخراجها في نظام التصنيف المعد من قبل األرشيف الوطني‪ ،‬ويتعلق بالوظائف المشتركة التي تشترك فيها كل الوزارات‬
‫والمؤسسات بالبالد وهي أربعة‪:‬‬
‫‪ 1000‬التسيير العام للمؤسسة‬
‫‪ 2000‬التصرف في الموارد البشرية‬
‫‪ 3000‬التصرف في الموارد المالية‬
‫‪ 4000‬التصرف في البنايات و المعدات و المخزون‬
‫وقد فسح المجال لما بعد الرمز ‪ 4000‬وذلك لترميز الوظائف الخصوصية للمؤسسة‪ ،‬ولنا هذا المثال الذي إخترناه والمتعلق بمؤسسة مالية تختص في‬
‫تمويل المشاريع التنموية ووظائفها الخصوصية هي‪:‬‬
‫‪ 5000‬دراسات المشاريع والصفقات‬
‫‪ 5000‬تمويل المشاريع‬
‫• تفريع الوظائف الرئيسية إلى وظائف فرعية وأقسام وفروع ‪:‬‬
‫‪ -1‬الوظائف المشتركة‪:‬‬
‫‪ 1000‬التسيير العام للوزارة او للمؤسسة‬
‫* التفريـــع‬
‫‪ 1100‬نشاط المسؤول األول عن المؤسسة‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1110‬روزنامة عمل (أسبوعية شهرية سنوية)‬
‫‪ 1120‬مقابالت‬
‫‪ 1130‬زيارة داخل البالد‬
‫‪ 1140‬مهمة بالخارج‬
‫‪ 1150‬حضور تظاهرات‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1151‬نشاط ثقافي‬
‫‪ 1152‬نشاط اجتماعي‬
‫‪ 1200‬وظائف استشارية‬
‫‪ 1210‬لجنة فنية قارة ( يسند رمز مركب إلى كل لجنة فنية قارة ويضاف إلى الرمز اسم اللجنة القارة ) مثال‪ 1-1260 :‬اللجنة الفنية القارة ‪...‬‬
‫‪ 1220‬لجنة فنية غير قارة‬
‫‪ 1300‬وظائف الكتابات‬
‫‪ 1310‬المراسالت‬
‫‪ 1311‬البريد الصادر‬
‫( نسخ جميع أنواع الوثائق الصادرة‪ :‬رسائل وتلكس وفاكس وبريد إلكتروني ويمكن اللجوء إلى الترميز المركب للتمييز بين أنواع البريد الصادر‬
‫مثال‪:‬‬
‫‪ :1311-01‬بريد عادي‬
‫‪ :1311-02‬فاكس‬
‫‪ 1311-03‬بريد إلكتروني‬
‫‪...‬الخ‬
‫‪ 1312‬تسجيل البريد الصادر‬
‫‪ 1313‬البريد الوارد‬
‫( نسخ جميع أنواع الوثائق الواردة‪ :‬رسائل وتلكس وفاكس وبريد إلكتروني‪ ،‬ويمكن اللجوء إلى الترميز المركب للتمييز بين أنواع البريد الوارد )‬
‫‪ 1313-01‬بريد وارد عادي‬
‫‪ 1313-02‬فاكس‬
‫‪..‬الخ‬
‫‪ 1400‬التفقد والمراقبة‬
‫‪ 1410‬مراقبة التصرف ‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1411‬برنامج تفقد شهري أو سنوي‬
‫‪ 1412‬مراقبة الدفوعات‬
‫‪ 1413‬مراقبة االستخالص‬
‫‪ 1414‬مراقبة عمليات التوظيف‬
‫‪ 1415‬مراقبة الحضور‬
‫‪ 1416‬مراقبة الخزانة والسيولة‬
 ‫‪ 1417‬مراقبة ميزانية التصرف‬
‫‪ 1418‬مراقبة حضور األعوان‬
‫‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪ 1420‬تفقد خارجي‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 1421‬تقارير عامة لهياكل التفقد والرقابة‬
‫‪ 1430‬تدقيق داخلي‬
‫‪ 1440‬تدقيق خارجي‬
‫‪ 1500‬الشؤون القانونية والنزاعات‬
‫‪ 1510‬قضايا أمام المحاكم ‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1511‬مخالفة‬
‫‪ 1512‬جنحة‬
‫‪ 1513‬جناية‬
‫‪...‬الخ‬
‫‪ 1520‬قضايا تتبع القضاء اإلداري‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1521‬قضية في مادة تجاوز السلطة‬
‫‪ 1522‬قضية من أجل توقيف تنفيذ قرار إداري‬
‫‪...‬الخ‬
‫‪ 1530‬التحكيم ‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1531‬نزاع مطروح على التحكيم الدولي‬
‫‪ 1532‬نزاع مطروح على التحكيم الداخلي‬
‫‪ 1600‬التنظيم واألساليب والدراسات‬
‫‪ 1610‬التنظيم اإلداري‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1611‬مهام المؤسسة وتنظيمها الهيكلي‬
‫‪ 1612‬مشموالت اإلدارات‬
‫‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪ 1620‬أساليب العمل اإلداري‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1621‬أدلة اإلجراءات‬
‫‪ 1622‬عقد برنامج‬
‫‪ 1623‬المطبوعات اإلدارية المشتركة ( مطلب عمل ‪ /‬رخصة خروج ‪)... /‬‬
‫‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪ 1700‬اإلعالمية‬
‫‪ 1710‬لجنة اإلعالمية‬
‫‪ 1720‬المخططات اإلعالمية‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1721‬إعداد المخطط التوجيهي اإلستراتيجي‬
‫‪ 1722‬تحيين المخطط التوجيهي اإلستراتيجي‬
‫‪..‬الخ‬
‫‪ 1730‬الميزانية المخصصة لإلعالمية‬
‫‪ 1740‬التجهيزات اإلعالمية‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1741‬اقتناء تجهيزات‬
‫‪ 1750‬البرمجيات اإلعالمية‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1751‬اقتناء برمجيات جاهزة‬
‫‪ 1752‬إعداد برمجيات ومنظومات‬
‫‪ 1753‬تطوير برمجيات ومنظومات‬
‫‪ 1760‬شبكات إعالمية‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1761‬شبكة داخلية‬
‫‪ 1762‬شبكة خارجية‬
‫‪ 1763‬موقع واب ( تسيير )‬
‫‪ 1764‬تراسل المعطيات ( تسيير )‬
‫‪...‬الخ‬
‫‪ 1780‬الصيانة والحفظ في مجال اإلعالمية‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1781‬صيانة التجهيزات‬
‫‪ 1782‬صيانة البرمجيات والمنظومات‬
‫‪ 1783‬أوعية خزن المعلومات والبيانات‬
‫‪ 1800‬التوثيق واألرشيف والنشر‬
‫‪ 1810‬التوثيق والمكتبة‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1811‬اقتناء الوثائق والكتب والدوريات‬
‫‪ 1812‬ضبط المقتنيات‬
‫‪ 1813‬اإلعداد الفني والمادي للوثائق‬
 ‫‪ 1814‬إعارة الوثائق والمراجع‬
‫‪ 1815‬إعداد بحوث وثائقية‬
‫‪ 1816‬إعداد ملفات وثائقية‬
‫‪ 1817‬بنك معلومات وقاعدة بيانات‬
‫‪ 1820‬التصرف في الوثائق واألرشيف‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1821‬إعداد األدوات األرشيفية‬
‫‪ 1822‬تحيين األدوات األرشيفية‬
‫‪ 1823‬تحويل وثائق شبه نشطة للحفظ‬
‫‪ 1824‬التصرف في وثائق شبه نشطة للحفظ‬
‫‪ 1825‬اإلطالع على األرشيف‬
‫‪ 1826‬ترحيل وثائق إلى األرشيف الوطني‬
‫‪ 1827‬إتالف وثائق‬
‫‪ 1830‬النشر‬
‫‪..‬الخ‬
‫‪ 1900‬وظائف القيادة‬
‫‪ 1910‬مجلس إدارة المؤسسة‬
‫‪ 1920‬لجنة المديرين‬
‫‪ 1930‬العالقة مع اإلدارة العامة‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1931‬طلب معلومات‬
‫‪ 1932‬إعطاء تعليمات‬
‫‪ 1933‬مذكرات وتقارير تحليلية‬
‫‪ 1934‬تقارير نشاط‬
‫‪ 1940‬متابعة نشاط الفروع الجهوية‪ ،‬ويتفرع عنه‪:‬‬
‫‪ 1941‬برنامج نشاط‬
‫‪ 1942‬بيانات حول مشروع‬
‫‪ 1943‬تقارير نشاط‬
‫‪ 1944‬متابعة أعمال‬
‫‪ 1945‬تفويض صالحيات للفروع الجهوية‬
‫‪ 2000‬الصنف الرئيسي الثاني ‪ :‬التصرف في الموارد البشرية‬
‫• األصناف الفرعية‬
‫‪ 2100‬األنظمة األساسية ألسالك األعوان‪:‬‬
‫( ملفات وثائقية تدرج بها النصوص القانونية والترتيبية وتحين كلما طرأ عليها تنقيح أو إتمام كما تضمن بهذه الملفات مناشير الوزير األول المتعلقة‬
‫بأسالك األعوان‬
‫‪ 2110‬قوانين ونصوص ترتيبية عامة حول الوظيفة العمومية‬
‫‪ 2120‬األنظمة األساسية لألسالك اإلدارية المشتركة‬
‫‪ 2130‬األنظمة األساسية ذات الطابع التقني‬
‫‪ 2140‬األنظمة األساسية لألسالك ذات الطابع التقني‬
‫‪ 2150‬النظام األساسي للعملة‬
‫‪ 2160‬النظام األساسي لألعوان الوقتيين‬
‫‪ 2170‬األـنظمة األساسية للمتعاقدين والعرضيين‬
‫‪ 2180‬مناشير ( تكون مجموعة للمناشير الصادرة عن الوزير األول ومجموعة أخرى للمناشير الصادرة عن الوزير المعني باألمر)‬
‫‪ 2200‬االنتداب واالرتقاء‬
‫‪ 2210‬المناظرات الخارجية لالنتداب‬
‫يعد ملف لكل مناظرة خارجية يظم كل الوثائق المتعلقة بها منذ قرار تنظيم المناظرة و قرار فتحها حتى تعيين الناجحين فيها و ترتب الملفات ترتيبا‬
‫عدديا لكل سنة ( يوضع قرار التعيين مع الوثائق الضرورية في الملف اإلداري للعون )‬
‫‪ 2220‬االنتداب عن طريق التسمية المباشرة‬
‫ترتب ملفات التسمية المباشرة بصفة عددية لكل سنة وبعد إجراء االنتداب توضع الوثائق الضرورية في الملف اإلداري للعون‬
‫‪ 2230‬انتداب األعوان الوقتيين‬
‫ترتب العقود ترتيبا عدديا لكل سنة وتحفظ في الملف اإلداري للعون‬
‫‪ 2240‬المناظرات الداخلية لالرتقاء‬
‫يعد ملف لكل مناظرة يظم كل الوثائق المتعلقة بها و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة ويضاف قرار التسمية إلى الملف اإلداري للعون‬
‫‪ 2250‬امتحان مهني لإلدماج‬
‫يعد ملف لكل امتحان مهني لإلدماج و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة و تضاف القرارات إلى الملفات اإلدارية لألعوان‬
‫‪ 2260‬الترقية باالختيار والترقية االستثنائية‬
‫يعد ملف لكل عملية ترقية باالختبار و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة وتضاف القرارات إلى الملفات اإلدارية لألعوان كما يفتح ملف سنوي‬
‫يخص الترقية االستثنائية‬
‫‪ 2270‬مطالب شغل‬
‫يمكن ترتيبها حسب المستوى العلمي والتخصص طيلة مدة صالحيتها‬
 ‫‪ 2300‬التصرف في مجموع الموظفين‬
‫‪ 2310‬ضبط مجموع األعوان‬
‫‪ 2311‬قرار ضبط مجموع الموظفين‬
‫‪ 2312‬إحصاء الموظفين حسب الرتب‬
‫‪ 2313‬إحصاء الموظفين حسب اإلدارات‬
‫‪ 2314‬تحويل ا لخطط‬
‫‪ 2315‬ضبط الحاجيات من الموظفين‬
‫‪ 2316‬قائمة في الكفاءات‬
‫‪ 2320‬وضعية الموظفين‬
‫يفتح ملفات لكل وضعية من الوضعيات المذكورة أدناه تتضمن بها نسخ من القرارات المتعلقة بكل عملية و ذلك لغرض اإلحصاء و المتابعة و توضع‬
‫الوثائق الضرورية في الملفات اإلدارية للموظفين المعنيين باألمر‬
‫‪ 2321‬النقل‬
‫‪ 2322‬اإللحاق‬
‫‪ 2323‬الوضع على الذمة‬
‫‪ 2324‬عدم المباشرة‬
‫‪ 2325‬التعاون الفني‬
‫‪ 2326‬الخدمة العسكرية‬
‫‪ 2330‬اللجان اإلدارية المتناصفة‬
‫‪ 2331‬قرار ضبط اللجان اإلدارية المتناصفة و تركيبتها‬
‫‪ 2332‬منشور لضبط روزنامة انتخابات اللجان اإلدارية المتناصفة‬
‫‪ 2333‬ملف لجنة إدارية متناصفة‬
‫يفتح ملف لكل لجنة إدارية متناصفة ( قرار إنشاءها و تركيبتها و انتخاب أعضاءها )‬
‫‪ 2340‬الترسيم و التدرج في الرتب ( يفتح ملف سنوي لتربصات األعوان المنتدبين لغرض متابعتهم )‬
‫‪ 2341‬إجراء تربص لألعوان‬
‫‪ 2342‬ترسيم األعوان‬
‫‪ 2343‬تدرج األعوان في الرتب‬
‫‪ 2350‬الخطط الوظيفية‬
‫‪ 2351‬قائمة في الخطط الوظيفية المسندة‬
‫‪ 2352‬جدول مقارنة بين الخطط الواردة بالهيكل التنظيمي والخطط المسندة‬
‫‪ 2353‬اقتراح تسمية في خطة وظيفية‬
‫‪ 2354‬نسخ من القرارات واألوامر المتعلقة بالتسمية في خطط وظيفية‬
‫‪ 2355‬تفويض حق اإلمضاء‬
‫‪ 2356‬تفويض صالحيات‬
‫‪ 2357‬وضع حد لتسمية في خطة وظيفية‬
‫‪ 2358‬األختام اإلدارية‬
‫قائمة سنوية ونماذج من األختام اإلدارية التي تستخرج للمسؤولين بالمؤسسة‬
‫‪ 2360‬البطاقات المهنية‬
‫‪ 2370‬التقاعد‬
‫‪ 2371‬العالقة مع الصندوق القومي للتقاعد والحيطة االجتماعية‬
‫‪ 2372‬إحالة على التقاعد العادي‬
‫‪ 2373‬إحالة على التقاعد المبكر‬
‫يمكن إضافة رمز لكل حالة تقاعد مبكر مثال‪ 2373/01 :‬إحالة على التقاعد المبكرألسباب صحية‬
‫‪ 2400‬العطل والغياب عن العمل‬
‫تنجز األعمال المتعلقة بالعطل على مختلف أنواعها وتحفظ بملفات لغرض المتابعة والتثبت وينقل ملخصها في بطاقة عطل شخصية تحفظ بالملف‬
‫اإلداري للعون‬
‫‪ 2410‬عطلة سنوية‬
‫يظم الملف مطالب ورخص و بطاقات للعطل‬
‫‪ 2420‬عطلة استثنائية وعطلة بدون أجر‬
‫‪ 2430‬عطلة مرض عادي‬
‫يضاف إلى هذا ملف المستندات المثبتة للمرض وقرار اللجنة الطبية ومقرر في عطلة المرض العادي‬
‫‪ 2440‬عطلة مرض طويل األمد‬
‫يضاف إلى هذا ملف المستندات المثبتة للمرض وقرار اللجنة الطبية ومقرر في عطلة المرض الطويل األمد‬
‫‪ 2450‬عطلة الوالدة واألمومة‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2451‬عطلة والدة‬
‫‪ 2452‬عطلة أمومة‬
‫‪ 2453‬رخصة رضاعة‬
‫‪ 2460‬الغياب عن العمل‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2461‬استجواب حول غياب عن العمل غير مبرر‬
 ‫‪ 2462‬مقرر في خصم من الرواتب ألجل غياب غير شرعي‬
‫‪ 2463‬مقرر في إيقاف راتب لفترة غير محددة‬
‫‪ 2470‬االنقطاع عن العمل‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2471‬نسخة من رسالة دعوة إلى العودة إلى العمل‬
‫‪ 2472‬نسخة من رسالة تنبيه بالطرد‬
‫‪ 2473‬قرار في الشطب من قائمة األعوان‬
‫‪ 2474‬إعالم المعني بقرار العزل عن العمل‬
‫‪ 2480‬االستقالة من العمل‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2481‬طلب استقالة‬
‫‪ 2482‬قرار في االستقالة من العمل‬
‫‪ 2490‬الوفاة‬
‫‪ 2500‬تقييم العمل والتأديب‬
‫‪ 2510‬مواظبة األعوان‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2511‬إعالن حول أوقات العمل‬
‫‪ 2512‬توقيت عمل خاص واالستمرار خارج التوقيت العادي‬
‫‪ 2513‬إعالن حول أعياد رسمية‬
‫‪ 2514‬ورقة حضور األعوان‬
‫‪ 2515‬ورقة التأخير والحاالت األخرى‬
‫‪ 2516‬بطاقة مواظبة العون‬
‫‪ 2517‬إحصائيات حول مواظبة األعوان‬
‫‪ 2520‬تقرير نشاط‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2521‬تقرير حول تدريب‬
‫‪ 2522‬تقرير نشاط فردي‬
‫‪ 2523‬تقرير نشاط المصلحة‬
‫‪ 2530‬مرد ودية األعوان ( يضاف رمز لكل حالة مرد ودية‪ :‬مثال ‪ 2520/01‬منحة إنتاج )‬
‫‪ 2540‬التأديب‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2541‬تأديب درجة أولى‬
‫‪ 2542‬تأديب درجة ثانية‬
‫‪ 2543‬تأديب درجة ثالثة‬
‫‪ 2600‬الملفات اإلدارية لألعوان‬
‫( ترتب حسب ترتيب عددي مسترسل و يدرج فهرس ألفبائي يدل على أعداد الملفات )‪.‬‬
‫‪ 2610‬الملفات اإلدارية لألعوان المرسمين‬
‫‪ 2620‬الملفات اإلدارية لألعوان الوقتيين‬
‫‪ 2630‬الملفات اإلدارية لألعوان للمتعاقدين‬
‫‪ 2700‬العمل االجتماعي و الثقافي‬
‫‪ 2710‬الودادية‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2711‬تكوين الودادية‬
‫‪ 2712‬برنامج الودادية‬
‫‪ 2713‬ملف إسناد منحة لفاًئدة الودادية‬
‫‪ 2714‬تقرير نشاط الودادية‬
‫‪ 2720‬العمل السياسي‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2721‬الشعبة المهنية للمؤسسة‬
‫‪ 2730‬حوادث الشغل‬
‫‪ 2740‬األمراض المهنية‬
‫‪ 2750‬العمل التضامني‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2751‬صندوق التضامن الوطني‬
‫‪ 2752‬أعمال تضامن عرضية‬
‫‪ 2800‬المأموريات والتنقل‬
‫‪ 2810‬مأمورية داخل البالد‬
‫( يفتح ملف سنوي بالمأموريات داخل البالد و ترتب الملفات في ما بينها حسب تواريخها )‪.‬‬
‫‪ 2820‬مأمورية بالخارج ( يفتح ملف سنوي للمأموريات بالخارج )‪.‬‬
‫‪ 2900‬التكوين و تطوير الكفاءات‬
‫‪ 2910‬خطة التكوين‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 2911‬خطة تكوين على مدى متوسط‪.‬‬
‫‪ 2912‬خطة تكوين سنوية‪.‬‬
‫( يفتح ملف لكل دورة أو مرحلة تكوين يتضمن الوثاًئق المذكورة أدناه و ترفق نسخة من شهادة التكوين بالملف اإلداري للعون و ذلك باعتماد ترميز‬
‫مركب مثل ‪ 01/ 2920(.‬حلقة تكوين مستمر في اإلعالمية )‪.‬‬
‫‪ 2920‬مرحلة أو دورة تكوين مستمر‪.‬‬
 ‫‪ 2930‬دورة تدريب و تأهيل‪.‬‬
‫‪ 2940‬تدريب خارج اإلدارة (داخل البالد) ( يفتح ملف لكل عملية تدريب خارج اإلدارة و ترفق نسخة من شهادة التدريب بالملف اإلداري للعون )‪.‬‬
‫‪ 2950‬تدريب في الخارج‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫( يفتح ملف لكل عملية تدريب بالخارج وترفق نسخة من شهادة التدريب بالملف اإلداري للعون )‪.‬‬
‫‪ 2951‬دعوة للمشاركة في التدريب بالخارج‬
‫‪ 2952‬الملف اإلداري إلجراء التدريب‬
‫‪ 2953‬الوثاًثق المتعلقة بالتدريب‬
‫‪ 2954‬تقرير حول التدريب‬
‫‪ 3000‬الصنف الرئيسي الثالث‪ :‬التصرف في الموارد المالية‬
‫* التفريـــع‬
‫‪ 3100‬التخطيط المالي‬
‫‪ 3110‬الميزانية‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 3111‬إعداد الميزانية‬
‫يفتح في بداية كل سنة إدارية ملف إلعداد الميزانية تضمن به كل الوثائق المتعلقة بهذه العملية‬
‫‪ 3112‬تنفيذ الميزانية‬
‫‪ 3113‬متابعة الميزانية‬
‫‪ 3120‬الموازنة‬
‫‪ 3200‬الخزينة‬
‫‪ 3210‬التوظيف‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫يخصص ملف لكل عملية توظيف يظم الوثاًئق المتعلقة بالعمليات المنجزة وكل المستندات المثبتة لهذه العملية منذ بدايتها حتى ختمها‪.‬‬
‫‪ 3211‬مذكرات التوظيف‬
‫‪ 3212‬أوامر التوظيف‬
‫‪ 3213‬متابعة التوظيف‬
‫‪ 3214‬إصالح التوظيف‬
‫‪ 3220‬التصرف في حساب الغير‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 3321‬التصرف في حساب البنك العالمي‬
‫‪ 3322‬التصرف في حساب صندوق النقد الدولي‬
‫‪ 3300‬الدفوعات الجارية‬
‫‪ 3310‬مصاريف االستغالل‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 3111‬نفقات التصرف ( الحراسة ‪ /‬التنظيف‪ /‬األدوات ‪ /‬التأمين …)‬
‫‪ 3312‬نفقات إنتاج‬
‫‪ 3313‬نفقات األعوان ( األجور و المنح و المساعدات و التنقل و المطعم … )‬
‫‪ 3320‬مصاريف التجهيز‬
‫‪ 3330‬مصاريف استثنائية‬
‫‪ 3400‬ا لمحاسبة‬
‫‪ 3410‬المحاسبة العامة‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 3411‬التقييد المحاسبي لوضع الخزينة‬
‫‪ 3412‬التقييد المحاسبي للدفوعات الجارية‬
‫‪ 3420‬المحاسبة التحليلية‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫يفتح ملف لكل عملية محاسبة تحليلية وترتب الملفات على النحو التالي‪:‬‬
‫‪ 3421‬محاسبة تحليلية حسب المشاريع‪.‬‬
‫‪ 3422‬محاسبة تحليلية حسب الجهات‬
‫‪ 3423‬محاسبة تحليلية حسب موارد التمويل‪.‬‬
‫‪ 3424‬محاسبة تحليلية حسب المكاتب الجهوية‬
‫‪ 4000‬الصنف الرئيسي الرابع‪ :‬التصرف في البنايات والمعدات والمخزون‬
‫* التفريـــع‬
‫‪ 4100‬العقارات‬
‫‪ 4110‬جدول بياني في العقارات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4111‬قاًئمة في البنايات‬
‫‪ 4112‬قاًئمة في المحالت‬
‫‪ 4113‬قاًئمة في األراضي‬
‫‪ 4120‬ملف خاص بكل عقار‬
‫يفتح ملف خاص بكل عقار يحتوي على أمثلة هندسية‪ -‬أمثلة لألشغال المنجزة على العقار ( رسومات عقارية ‪ -‬قرار تخصيص ‪ -‬شهادة ملكية …)‬
‫‪ 4130‬شراء عقار‬
‫‪ 4140‬كراء عقار من الخواص‪.‬‬
‫‪ 4150‬كراء عقار لفائدة الخواص‪.‬‬
‫‪ 4160‬المساكن الوظيفية ‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4161‬قاًئمة في المساكن الوظيفية‪.‬‬
 ‫‪ 4162‬إسناد مسكن وظيفي‪.‬‬
‫‪ 4200‬أشغال بناء‬
‫‪ 4210‬الملف العقاري للمشروع‪.‬‬
‫( يضم كل الوثاًئق التقنية والقانونية المتعلقة بالمشروع مثال‪ :‬أمثلة هندسية‪ -‬أمر في إخراج قطعة أرض من ملك الدولة إلى الملك العام … )‪.‬‬
‫‪ 4220‬البرنامج الوظيفي للمشروع‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4221‬دراسات و استشارات حول المشروع‪.‬‬
‫‪ 4222‬البرنامج الوظيفي النهاًئي‪.‬‬
‫‪ 4230‬الدراسات التقنية‪.‬‬
‫تضم الوثاًئق المتعلقة بالمناظرة‪ :‬اختيار المصممين ومختلف الدراسات المنجز قبل و أثناء اإلنجاز‪.‬‬
‫‪ 4240‬دراسات مالية‬
‫‪ 4250‬دراسات جدوى‬
‫‪ 4260‬الصفقة‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫( يفتح ملف خاص بكل صفقة يضم كراس الشروط و إعالن طلب العروض و يتضمن المذكرات والبيانات التي استخدمت إلعداد كراس الشروط‬
‫والصيغة األولية لهذه الوثيقة ثم رأي اللجنة حولها و الصيغة النهاًئية لكراس الشروط وأخيرا اإلعالن حول طلب العروض )‪.‬‬
‫‪ 4261‬فحص العروض‬
‫‪ 4262‬إبرام عقد الصفقة‪.‬‬
‫‪ 4263‬إعداد ملحق صفقة ‪.‬‬
‫‪ 4264‬فسخ صفقة‪.‬‬
‫‪ 4265‬قبول األشغال (الوثاًئق المتعلقة بالقبول المؤقت و القبول النهاًئي لألشغال‪.) .‬‬
‫‪ 4266‬الختم النهاًئي لصفقة‬
‫‪ 4270‬متابعة األشغال ( يفتح ملف يخص متابعة األشغال و يجمع الوثاًئق التالية‪:‬‬
‫برنامج لألشغال ‪ -‬أذون القيام باألشغال و تعليق أو إعادة القيام بأشغال إن اقتضى األمر و تقارير و محاضر األشغال ووثاًئق المتابعة و المراقبة و‬
‫تقارير مكاتب الدراسات و دفاتر الحضيرة )‪.‬‬
‫‪ 4280‬تقييم المشاريع بعد اإلنجاز‬
‫‪ 4290‬الملف المالي للصفقة‬
‫يخصص لكل صفقة ملف مالي يجمع الوثاًئق المالية و أساسا كشوفات الحساب المؤقت وكشف الحساب النهاًئي‪.‬‬
‫‪ 4300‬التصرف في البنايات وصيانتها‬
‫‪ 4310‬تنظيف المحالت‪.‬‬
‫‪ 4320‬السالمة وحراسة البنايات‪.‬‬
‫( يفتح ملف خاص بهذه العملية يقع تحيينه كلما دعت الحاجة ويضم الوثاًئق التالية‪:‬‬
‫كراس شروط أو استشارة عقد مع شركة خدمات فاتورة أو كشف حساب في األعمال المنجزة و متابعة إنجاز عقد الحراسة )‪.‬‬
‫‪ 4321‬نظام السالمة والحراسة‪.‬‬
‫‪ 4322‬مخطط النجدة‪.‬‬
‫‪ 4330‬البستنة و االعتناء بالفضاءات الخارجية‪.‬‬
‫‪ 4340‬استهالك الماء‪.‬‬
‫‪ 4350‬استهالك الكهرباء و الغاز‪.‬‬
‫‪ 4360‬أشغال الصيانة و الترميم‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4361‬الصيانة‬
‫‪ 4362‬الترميم‪.‬‬
‫‪ 4370‬إعادة تهيًئة بيانات‪.‬‬
‫‪ 4400‬أثاث المكاتب‬
‫‪ 4410‬جرد األثاث‪.‬‬
‫‪ 4420‬توزيع األثاث‪.‬‬
‫‪ 4430‬صيانة األثاث و إصالحه‪.‬‬
‫‪ 4440‬بيع أثاث زال استعماله‪.‬‬
‫‪ 4450‬فقدان أثاث‪.‬‬
‫‪ 4500‬اآلالت و التجهيزات التقنية‬
‫‪ 4510‬تجهيزات إعالمية ومكتبية‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4511‬توزيع آالت الحاسوب‪.‬‬
‫‪ 4512‬توزيع آالت الطباعة‪.‬‬
‫‪ 4513‬توزيع آالت رقمية الوثاًئق‪.‬‬
‫‪ 4520‬تجهيزات االستنساخ و الطباعة‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4521‬توزيع آالت االستنساخ و الطباعة‪.‬‬
‫‪ 4522‬تدخل ألعمال صيانة‪.‬‬
‫‪ 4523‬تدخل ألعمال إصالح عطب‪.‬‬
‫‪ 4530‬التجهيزات السمعية البصرية‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4531‬جرد التجهيزات السمعية البصرية‪.‬‬
‫‪ 4532‬استعمال تجهيزات سمعية بصرية‪.‬‬
 ‫‪ 4533‬صيانة تجهيزات سمعية بصرية‪.‬‬
‫‪ 4540‬تجهيزات الكهرباء‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4541‬جرد تجهيزات الكهرباء‪.‬‬
‫‪ 4542‬صيانة محول كهرباء‪.‬‬
‫‪ 4545‬إصالح مولد كهرباء‪.‬‬
‫‪ 4550‬تجهيزات التكييف‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4551‬جرد تجهيزات التكييف‪.‬‬
‫‪ 4552‬استشارة أو كراس شروط حول صيانة تجهيزات التكييف‪.‬‬
‫‪ 4553‬تعاقد مع شركة لصيانة تجهيزات التكييف‪.‬‬
‫‪ 4554‬شراء قطع غيار ألجهزة التكييف‪.‬‬
‫‪ 4555‬إصالح و صيانة أجهزة التكييف‪.‬‬
‫‪ 4560‬تجهيزات الحراسة و السالمة‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4561‬أجهزة مراقبة بالفيديو‪.‬‬
‫‪ 4562‬أجهزة مراقبة الدخول‪.‬‬
‫‪ 4563‬أجهزة آالت ضد الخلع‪.‬‬
‫‪ 4564‬المصاعد‪.‬‬
‫‪ 4570‬بيع تجهيزات زال استخدامها‪.‬‬
‫‪ 4580‬إتالف تجهيزات‪.‬‬
‫‪ 4600‬العربات و المعدات‬
‫‪ 4610‬جرد العربات و المعدات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4611‬جرد السيارات في حالة استخدام‪.‬‬
‫‪ 4612‬جرد العربات ( شاحنات ‪-‬جرارات )‪.‬‬
‫‪ 4613‬جرد المعدات الخاصة بالفالحة واألشغال ‪.‬‬
‫‪ 4620‬اقتناء العربات و المعدات وإسنادها‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4621‬اقتناء السيارات‪.‬‬
‫‪ 4624‬اقتناء السيارات الوظيفية‪.‬‬
‫‪ 4625‬توزيع المعدات‪.‬‬
‫‪ 4630‬ملف خاص بكل سيارة أو عربة أو وحدة من المعدات‪.‬‬
‫‪ 4640‬الوقود و المحروقات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4641‬التزود بالوقود و المحروقات‪.‬‬
‫‪ 4642‬توزيع الوقود و المحروقات‪.‬‬
‫‪ 4643‬استهالك الوقود و المحروقات ( كشف في )‪.‬‬
‫‪ 4650‬استعمال العربات و المعدات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4651‬استعمال سيارة وظيفية‪.‬‬
‫‪ 4652‬استعمال سيارة مصلحة‪.‬‬
‫‪ 4653‬استعمال سيارة مصلحة لغاية شخصية‪.‬‬
‫‪ 4654‬استعمال عربات أو معدات‪.‬‬
‫‪ 4655‬مخالفة تراتيب استعمال السيارات اإلدارية‪.‬‬
‫‪ 4656‬حركة العربات بالمستودع‪.‬‬
‫‪ 4660‬إصالح العربات و المعدات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4661‬إصالح سيارة أو عربة بورشة اإلدارة‪.‬‬
‫‪ 4662‬إصالح سيارة أو عربة لدى صاحب ورشة خاصة‪.‬‬
‫‪ 4663‬إصالح المعدات‪.‬‬
‫‪ 4664‬اقتناء قطع غيار‪.‬‬
‫‪ 4665‬تخزين قطع غيار‪.‬‬
‫‪ 4666‬استعمال قطع غيار‪.‬‬
‫‪ 4670‬حادث مرور بعربة أو بوحدة معدات‪.‬‬
‫‪ 4680‬بيع عربات أو معدات زال استخدامها‪.‬‬
‫‪ 4700‬االتصاالت‬
‫‪ 4710‬شبكة الهاتف‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4711‬قاًئمة بيانية في خطوط الهاتف‪.‬‬
‫‪ 4712‬طلب فتح خط هاتفي جديد‪.‬‬
‫‪ 4713‬عقد اشتراك لخط هاتفي‪.‬‬
‫‪ 4714‬أجهزة الموزع الهاتفي‪.‬‬
‫‪ 4715‬دليل استعمال الهاتف‪.‬‬
‫‪ 4720‬توزيع خطوط الهاتف و آالته‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4721‬طلب خط هاتفي مباشر‪.‬‬
‫‪ 4722‬إسناد طلب خط هاتفي مباشر‪.‬‬
 ‫‪ 4730‬التلكس و الفاكس و المينيتال‪.‬‬
‫‪ 4731‬جهاز تلكس‪.‬‬
‫‪ 4732‬أجهزة الفاكس و توزيعها‪.‬‬
‫‪ 4733‬أجهزة المينيتال و توزيعها‪.‬‬
‫‪ 4740‬االشتراك في الشبكات العالمية‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4741‬االشتراك في األنترنات بخط خصوصي‪.‬‬
‫‪ 4742‬البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫‪ 4743‬إنشاء موقع واب‪.‬‬
‫‪ 4750‬تراسل المعطيات‪.‬‬
‫‪ 4760‬إصالح عطب بأجهزة المواصالت‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4761‬إصالح جهاز موزع الهاتف‪.‬‬
‫‪ 4762‬إصالح العطب في الربط بالشبكات‪.‬‬
‫‪ 4800‬التزود والتزويد و المخزون‪.‬‬
‫‪ 4810‬اقتناء األدوات و المواد‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4811‬اقتناء أدوات و مواد عن طريق وكالة الدفوعات‪.‬‬
‫‪ 4812‬اقتناء أدوات و مواد عن طريق استشارة‪.‬‬
‫‪ 4813‬اقتناء أدوات و مواد عن طريق طلب عروض‪.‬‬
‫‪ 4820‬إقتبال المخزون‪.‬‬
‫‪ 4830‬خروج المخزون‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4831‬تزود داخلي‪.‬‬
‫‪ 4832‬بيع أدوات زال استخدامها‪.‬‬
‫‪ 4840‬جرد المخزون‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 4841‬جرد ثالثي أو سداسي‪.‬‬
‫‪ 4842‬جرد سنوي‪.‬‬
‫‪ 4850‬قاًئمات المزودين‪.‬‬
‫‪ 4860‬التثبت و مراقبة المخزون‪.‬‬
‫* الوظائف الخصوصية للمؤسسة‪ ( :‬وهي ما يتم تحديدها من قبل المؤسسة ذاتها )‬
‫‪ 5000‬دراسات المشاريع والصفقات‬
‫‪ 6000‬تمويل المشاريع‬
‫* تفريع الوظائف الرئيسية إلى وظائف فرعية وأقسام وفروع ‪:‬‬
‫‪ 5000‬دراسات المشاريع والصفقات‬
‫‪ 5100‬دراسة المشاريع‬
‫‪ 5200‬متابعة المشاريع‬
‫‪ 5300‬تقييم المشاريع بعد اإلنجاز‬
‫‪ 5400‬الصفقات المجمعة‬
‫* التفريـــع‬
‫‪ 5100‬دراسة المشاريع‬
‫‪ 5110‬دراسة تقنية‬
‫‪ 5120‬دراسة مالية‪.‬‬
‫‪ 5130‬دراسة جدوى‬
‫‪ 5200‬متابعة المشاريع‬
‫‪ 5210‬متابعة األشغال‪.‬‬
‫‪ 5300‬تقييم المشاريع بعد اإلنجاز‬
‫‪ 5310‬تقييم على أساس الزيارات الميدانية‪.‬‬
‫‪ 5320‬تقييم على أساس التقارير‪.‬‬
‫‪ 5400‬الصفقات المجمعة‬
‫‪ 5410‬إنجاز الصفقة‪.‬‬
‫‪ 5420‬ختم الصفقة‪.‬‬
‫‪ 6000‬الصنف الرئيسي السادس‪ :‬تمويل المشاريع‬
‫* التفريـــع‬
‫‪ 6100‬التمويالت‬
‫‪ 6110‬القروض‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 6111‬إسناد قروض‪.‬‬
‫‪ 6112‬تحويل اعتمادات‪.‬‬
‫‪ 6113‬تسديد القروض‪.‬‬
‫‪ 6114‬متابعة آجال التسديد‪.‬‬
‫‪ 6120‬المساعدات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 6121‬إسناد المساعدات‪.‬‬
 ‫‪ 6122‬تحويل االعتمادات‪.‬‬
‫‪ 6200‬مصادر التمويل‬
‫‪ 6210‬تمويل ذاتي‪.‬‬
‫‪ 6220‬تمويل عن طريق قرض‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 6221‬قرض خارجي‪.‬‬
‫‪ 6222‬قرض رقاعي‪.‬‬
‫‪ 6230‬تمويل بواسطة أصول الديون والفاًئدة عليها‪.‬‬
‫‪ 6240‬مساعدات‪ ،‬ويتفرع عنه‬
‫‪ 6241‬مساعدات من الدولة‪.‬‬
‫‪ 6242‬مساعدات من مصادر أخرى‪.‬‬
‫‪ 6300‬المشاريع الممولة‬
‫‪ 6310‬بنية أساسية‪.‬‬
‫‪ 6320‬تهذيب أحياء شعبية‪.‬‬
‫‪ 6330‬اقتناء معدات‪.‬‬
‫‪ 6340‬بناءات‪.‬‬
‫‪ 6350‬دراسات‪.‬‬
‫يخصص لكل مشروع ملف إداري و ملف تقني و ملف مالي‪.‬‬
‫ترتب ملفات المشاريع بالطريقة التالية ‪:‬‬
‫يسند رمز لكل نوع من هذا الملفات و يضاف إلى رمز المشروع مثال ‪:‬‬
‫الملف اإلداري ‪01 / :‬‬
‫الملف التقنـــي ‪02 / :‬‬
‫الملف المالــي ‪03 / :‬‬
‫هذا هو نظام تصنيف الوثائق اإلدارية‪ ،‬وكيفية تصنيف الوظائف بفروعها‪ ،‬وترميز الوثائق‪ ،‬وهذه هي األداة التي من خاللها يقع حسن تصنيف‬
‫وترتيب الوثائق في فترتها النشطة داخل المكاتب اإلدارية‪ ،‬فالموظف إذا لم يتسلح بهذا النظام‪ ،‬فإنه يغرق بين الرفوف والوثائق‪ ،‬وتتعطل نشاطاته‬
‫بالبحث عن المعلومة وال يجدها‪ ،‬فلقد أثبتت الدراسات أن الموظف يقضي نصف وقته بين حفظ واسترجاع الوثائق بمكتبه متى لم تكن مرتبة‬
‫ومحفوظة بطرق علمية وتوثيقية مقننة‪ ،‬وهذا يدعونا أكثر فأكثر إلى االنتباه إلى وإعداد سياسة أرشيفية على أسس علمية صحيحة حتى نتمكن من‬
‫مواكبة الزحف الوثائقي الذي تفرضه ظروف الحياة اليوم وضغوطات العولمة والمصالح‪.‬‬