‫املقدم ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــة‬

‫املقدمة‪:‬‬

‫يعت بر األرش يف ذاك رة األم ة ومنب ع حض ارتها‪ ،‬فه و ماض يها وحاض رها ومس تقبلها‪ ،‬ل ذا وجب‬

‫الحفاظ عليه وحمايته وصيانته لضمان الرجوع إليه مستقبال سواء إلثبات حق أو إلجراء البحوث‬

‫والدراسات‪ ،‬ويمثل األرشيف بذلك مجموع الوثائق والص ـ ـور وحتى معالـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـم التاريخية كم ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـا يمكن‬

‫أن يكون ك ذلك في ش كل ش هادات حي ة من ط رف أشخاص عاش وا أح داث تاريخي ة معين ة كانت له ا‬

‫أثرا واضحا في سير التاريخ‪ .‬فمن ال أرشيف له فال ذاكرة له‪ ،‬ومن ال ذاكرة له فال هوية له‪ ،‬ومن ال‬

‫هوي ة ل ه فال وج ود ل ه‪ .‬إذن فنظ ر لألهمي ة الك برى ال تي يحتله ا األرش يف ف الجزائر ك أبقي ال دول‬

‫األوربي ة و العربي ة أعطت أهمي ة ك برى لألرش يف وه ذا بمقتضى ق انون رقم ‪-09-88‬املؤرخ في ‪7‬‬

‫جمادي الثانية عام ‪ 1408‬املوافق ل ‪ 26‬يناير ‪ 1988‬املتعلق باألرشيف الوطني ‪.‬‬

‫ومن هذا املنطلق فإن األرشيف يقوم بدور هام في املعالجة املادية للوثائق‪.‬‬

‫أ‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬

‫الفصل األول‪ :‬املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫املبحث األول مفاهيم عامة حول املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫املطلب األول تعريف املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫تعريف املعالجة العلمية لألرشيف‪:‬‬

‫هي عملية فكرية ومادية في ان واحد تشمل الفرز الحذف الترتيب وكذلك الترقيم والهدف منها الوصول الى تحقيق وسائل‬
‫البحث في القيام بمختلف دراساته وأبحاثه‪.‬‬

‫تتمثل املعالجة العلمية لألرشيف في كل الوظائف والنشاطات التي يقوم بها األرشيفي مند ميالد الوثيقة على مستوى اإلدارة أومنذ‬
‫لحظة وصولها الى مصلحة األرشيف والهدف منها هو التعرف على األسباب التي أدت الى انتاجها وتحديد مدة الحفاظ عليها‪ ،‬فرزها‬
‫وتصنيفها وكيفية وصفها وذلك لغرض اعداد وسائل البحث لتهيئة الوثائق لالطالع من طرف املستعمل‪.1‬‬

‫ومن هذا نعطي مفهوم وتعريف املعالجة العلمية لألرشيف‪.‬‬

‫هي مجم وع العملي ات ال تي يق وم به ا االرشيفي على الوثائق من ذ دخوله ا لألرشيف على اس اس ال دفعات او التحويل – اض افة الى‬
‫االرشيف املتراكم – ب داء بتسجيل ال دفعات ‪،‬م رورا بالتشخيص و الف رز والتصنيف وال ترتيب وال ترقيم ووص وال إلتاحته ا لإلطالع من‬
‫خالل اعداد وسائل البحث املختلفة‪.‬‬

‫إال ان عملي ات معالج ة األرشيف تس بقها عملي ات تمهيدي ة‪ ،‬لتس هيل املهم ة على االرشيفي في االج راءات الس ابقة ال ذكر‪ ،‬وهي عب ارة‬
‫عن خطوات في غاية االهمية بالنسبة لتيسير عمله وفهم واستيعاب كل الخطوات التي تاليها بسهولة ويسر‪.‬‬

‫املطلب الثاني‪ :‬املراحل التمهيدية للمعالجة العلمية‬

‫تمر الوثيقة منذ نشأتها بمجموعة من املراحل والعمليات قبل ان يتجدد مصيرها النهائي اما بالحذف او بالحفظ الدائم وهذه‬
‫املراحل والعمليات تسمى باملعالجة العلمية للوثيقة التي تهدف الى توفير مواصفات واضحة لتسهيل مهمة التبليغ وقبل الشروع في‬
‫املعالجة للوثائق يقوم االرشيفي بعمليات التمهيدية وتتمثل في‪:‬‬

‫*الفهم ‪:‬‬

‫فهم املؤسس ة قي د العم ل ودراس ة دوره ا الت اريخي وتطوره ا االداري ومعرف ة محيطه ا السياسي واالقتص ادي مم ا يس اعد في‬
‫معرفة محتوى محل االرشيف الرصيد وكذلك تاريخه ويتم ذلك من خالل التطلع على القوانين‪.‬‬

‫‪ - 1‬عبد الكريم بجاجة ‪،‬دورة تكوينية حول تنظيم وتسيير االرشيف ‪15-11،‬ماي‪.2014‬‬
‫‪-9-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬
‫*املعرفة‪:‬‬
‫من خالل الفهم ت أتي مرحل ة املعرف ة واالطالع املي داني ح ول س ير العم ل وتص ور الهيكل التنظيمي ومج االت واختصاص ات كل‬
‫مكتب ‪.‬‬
‫ّت‬
‫*ال صرف‪:‬‬
‫تهتم هاته الخطوة بما يلي‪:‬‬

‫‪-‬التعرف بوظائف االرشيفي وذلك من خالل‪:‬‬

‫‪-‬تحديد املعلومات املنتجة من طرف املؤسسة او من خارجها‬

‫‪-‬تحديد املستفيدين موظفين من داخل املؤسسة او مواطنين وتصميم طرق االستقبال‬

‫‪-‬تحديد وسائل الحفظ‬

‫‪-‬الحصول على الوسائل‪:‬‬

‫من ميزانية محالت اضافية وموظفين اضافيين‪ ،‬ويتحكم في ذلك برنامج العمل املسطر وحجم الرصيد ونوع التسيير االداري‬

‫املطلب الثالث‪ :‬عمليات املعالجة العلمية لألرشيف‪:‬‬

‫عملية الدفع‪:‬‬

‫يتكون رص يد أي مؤسس ة او ادارة من التجم ع الط بيعي للوث ائق الناتج ة عن نش اطها كم ا يمكن ان تنمي املؤسس ة رص يدها من‬
‫خالل استقبال مدفوعات مختلفة حسب نوع املؤسسة واختصاصها وعرف الدفع بما يلي‪:‬‬

‫*الدفع‪:‬‬

‫هو عملية مادية وادارية التي من خاللها يحول االرشيف من الهيئة التي استعملته في اطار مهامها املحددة وبعد انقضاء فائدته‬
‫االدارية‪ ،‬الى مصلحة االرشيف املخولة قانونا الستقباله وحفظه واستثماره وهو مجموعة الوثائق املحولة دفعة واحدة‪.2‬‬

‫وه و العملي ة ال تى من خالله ا تحف ظ الوث ائق االرش يفية لهيئ ة عمومي ة وتح ول بطريق ة قانوني ة الى مح افظي االي داع العم ومي‬
‫باالعتماد على جدول الدفع كوسيلة تضمن وصف وترقيم الوحدات املدفوعة ‪.‬‬

‫كم ا يقص د بعملية ال دفع تحوي ل كمي ة من االوراق االرش يفية من املصلحة ال تى انتجته ا الى مصلحة حفظ االرش يف‪ ،‬وبعبارة‬
‫اخ رى تحوي ل االوراق من مكان ميالده ا الى الهيئ ة املكلف ة بالحف ظ ‪ ،‬اي انتق ال ه ذه املستندات من س لطة االدارة املنتج ة الى‬
‫‪3‬‬
‫سلطة اخرى أي املؤسسة املكلفة بالحفظ‪.‬‬

‫‪ - 2‬همزة وصل نشريه داخلية تصدرها مؤسسة االرشيف الوطني‪،‬ع‪1‬منشورات مديرية االرشيف الوطني الجزائر ص‪.22‬‬
‫‪ -3‬الكبير راجي ادوات البحث الداخلية للمصلحة اعداد محضر الجرد الشامل‪،‬ع‪7‬مطبوعات االرشيف الوطني الجزائري ‪.1977‬‬
‫‪-10-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬

‫فعملي ة الدف ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـــع أو تحوي ل االرش يف تتم بالنس بة لوث ائق العم ر الث اني وت دفع مص لحة الحف ظ املؤقت داخ ل أو خ ـ ـ ـ ـ ـــارج‬
‫املؤسس ة في مس توى ث ان‪ ،‬كم ا تتم في العم ر الث الث وتس تقبلها الزامي ا مراك ز الحف ظ النه ائي وتنص في ه ذا الش أن املادة ‪8‬من‬
‫القانون رقم ‪ 09-88‬على انه تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة ارشيفية للمؤسسة املكلفة بالحفظ‪.‬‬

‫كما تضيف املادة ‪ 09‬من نفس القانون "ان ارشيف الهيئات العمومية املذكورة في املادة ‪03‬من القانون يتم امام املؤسسة املكلفة‬
‫باألرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة املعنية‪.4‬‬

‫وحت تتم عملية الدفع في احسن الظروف وبطرق قانونية يجب ما يلي‪:‬‬

‫التحضير املادي للعملية ‪:‬‬

‫اتص ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـــال االرشيفي باملصالح التي تريد الدفع من خالل املراسلة او الزيارة امليدانية وتحديد حجم االرشيف وطبيعته وتحديد‬
‫تاريخ احـ ـ ـ ـ ـ ـ ــدث واقدم وثيقة وتحديد تاريخ الدفع مع إعطاء تعليمات كتابية في كيفية تحضير الرزم وتغليفها حيث ال يتعدى وزنها‬
‫‪4‬الى‪5‬كل غ ح تى تكون قابل ة للحم ل او العلب ذات س مك ‪10‬س م م ع ع دد الح زم وترقيمه ا تسلس ليا ‪،‬تجم ع الوث ائق داخ ل ال رزم‬
‫حس ب املكاتب او املص الح وتوض ع امللف ات املتعلق ة بنفس املوض وع مع ا وتصنيف حس ب الطريق ة االبجدي ة او العددي ة او‬
‫املنهجية‪.5‬‬

‫إعداد جدول الدفع ‪:‬‬

‫هو قائمة الوصفية التي تصاحب وترافق الوثائق االرشيفية املدفوعة او املحولة الى مصلحة االرشيف ويعد على ثالث نسخ من‬
‫طرف املصلحة الدافعة‪.‬‬

‫*التشخيص‪:‬‬

‫في هاته املرحلة يقوم األرشيفي بعملية التشخيص وتدخل هاته العملية ضمن عمليات املعالجة ملادية للوثائق والهدف منها هو‬
‫"جمع وحصر االرصدة الوثائقية ومعرفة كل الوحدات املكونة لها وفي نفس الوقت تقديم املعلومات للباحثين كما أن التشخيص‬
‫ما هو إال خطوة أولية نحو معالجة فكرية وعملية لهذه األرصدة في املستقبل ‪،‬وبذلك عملية تشخيص االرصدة في اتاحة الوثائق‬
‫لخدمة احتياجات املصالح املنتجة او للباحث بطريقة سريعة ‪،‬الى حين استكمال باقي اجراءات املعالجة وتتطلب املعرفة ودراسة‬
‫الهياكل التنظيمية للمصالح واملؤسسات املنتجة لهذه الوثائق وإعداد بطاق ة التشخيص لكل علبة أو حزمة مع موافاة املصالح‬
‫الدافعة بما تم استقباله من خالل اعداد قائمة حتى يتسنى لها الطلب عند الحاجة‪.‬‬

‫‪ - 4‬القانون رقم‪9-88‬املؤرخ في جانفي‪.1988‬‬

‫‪3 - 5‬منشور رقم ‪08-95‬املؤرخ في ‪24‬جانفي ‪1995‬املتعلق بتسيير االرشيف االداري ص‪.3‬‬
‫‪-11-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬
‫الفرز واإلقصاء‬

‫الف ـ ـ ـ ـ ــرز‪ :‬يعني بعملية الفرز تفحص الوثائق إلعداد ما تم املوافقة والتصديق على عدم اهميتها لقانونية والعلمية من بين تلك‬
‫اقرار بقائها اما للحفظ مؤقتا او حفظا دائما ألهميتها التاريخية او العلمية في الحفظ النهائي‪.6‬‬

‫من أهم العملي ات ال تي يق وم به ا االرش يفي في معالج ة الوث ائق قب ل دخوله ا الى نظ ام الحف ظ وهي ال تي تق وم على تحدي د أهمي ة‬
‫وقيمة الوثيقة فإن كانت قيمة ادارية او تاريخية يحتفظ بها وان كانت ليست لها قيمة تاريخية توجه لإلقصاء‪ ،‬وخالل عملية‬
‫الفرز نقوم تلقائيا بعملية الترتيب بالنسبة لتلك الوثائق التى يتقرر بقاؤها اذ يتم الحاق لكل نوع من الوثائق بالرصيد التابعة له‬
‫واملحف وظ مس بقا ل دى املص لحة املكلف ة بالحف ظ ويش ترك في اتخ اذ ق رار الحف ظ او االتالف االداري ال ذي يع رف م دى حاجت ه‬
‫لوثائق ه املدفوع ة وك ذلك االرش يفي ‪،‬ويتم االعتم اد على القائم ة الش املة لوث ائق املؤسس ات و اإلدارات املركزي ة واملحلي ة وهي‬
‫قائمة تعد من طرف املديري ة العامة لألرشيف الوطني تحدد من خاللها نوع الوث ائق املنتجة من كل مؤسسة او ادارة عمومية‬
‫ومدة االحتفاظ به ا في املكاتب املنتجة وفي خانة اخرى تحدد مدة بقاؤها فيمركز الحفظ املؤقت وكذلك ان تبقى لدى الوثيقة‬
‫قيم ة تاريخي ة ام ال‪ ،‬وب التلى تعتم د كوس يلة قانوني ة للف رز يس تعين به ا االرش يفي "وتعت بر القائم ة الش املة للوث ائق اداة لتس يير‬
‫االرشيف ذلك ألنها تحدد مسار الوثيقة عبر مختلف اطوارها ومصيرها النهائي‪.7‬‬

‫الجدول رقم ‪ 01‬نموذج عن القائمة الشاملة‪.8‬‬

‫املالحظة‬ ‫القيمة التاريخية‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫الوصف‬ ‫عنوان الوثيقة‬

‫قبل االرشيف‬ ‫في املكاتب‬

‫‪1 - 6‬محمد محجوب مالك دار الوثائق االرشيفية دار الجيل بيروت ص‪.11‬‬
‫‪ - 7‬همزة وصل مرجع سابق ذكره ص‪.18‬‬
‫‪ - 8‬املصدر‪ :‬املديرية العامة لألرشيف الوطني‪ ،‬مدونة النصوص التنظيمية ‪.1990‬ص‪68-‬‬

‫‪-12-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬
‫مستويات عملية الفرز‪ :‬تتم عملية الفرز على ثالثة مراحل وهي‪:‬‬

‫‪/1‬على مستوى املؤسسة املنتجة ‪ :‬تتم بعد انتهاء العمر االول‬

‫‪/ 2‬على مستوى مصالح الحفظ املؤقت‪ :‬بعد انتهاء العمر الثاني وتتم وفق القائمة الشاملة‬

‫‪/ 3‬في املستوى الثالث ‪ :‬تتم عملية الفرز في اوقات مختلفة دوريا او تلقائيا ‪.‬‬

‫طرق الفرز‪ :‬تتم عملية الفرز بطرق متعددة كالتالي‪:‬‬

‫‪-1‬الفرز قطعة بقطعة ‪ :‬هذه الطريقة تستعمل اساسا عندما يكون الرصيد املعالج مهم او عندما يكون الرصيد املستقبل في‬
‫حالة فوضى ويتطلب فرز مدقق‪.‬‬

‫‪-2‬الفرز ملف بملف‪ :‬يتم الستبعاد الوثائق املتكررة من امللفات‬

‫‪-3‬الفرز حسب املعيار الزمني ‪ :‬يكون الفرز حسب التواريخ القصوى للوثيقة بحث تاريخ الوثيقة هو الذي يحدد بقاؤها أو‬
‫أقصائها‪.‬‬

‫‪-4‬الفرز بالكتلة ‪ :‬تهتم اساسا بتنفيذ الفرز حسب انواع وفئات امللفات مثل ملفات املوظفين‬

‫‪-5‬الفرز حسب املعيار الفوتوغرافي‪:‬‬

‫حفظ الوثائق التي ترتبط بحدث معين وماتزال عرضة للطلب من طرف االدارة املنتجة‬

‫*االقصاء‪:‬‬

‫ويسمى االقصاء بالحذف ايضا‪ ،‬وهو العملية التي تأتي بعد عملية الفرز اذ يتم بموجبها التخلص من الوثائق الت لم تعد لديها اي‬
‫قيم ة اداري ة علمي ة او تاريخي ة فض ال عن النسخ املتك رر الزائ د وأوراق االوس اخ وهي عملي ة مادي ة وحساس ة ‪ ،‬تتطلب الدق ة في‬
‫التنفيذ وعادة ما تقترن عملية الحذف بالفرز وإذا كان الفرز عمال فكريا فان الحذف هو التنفيذ ملا استبعاده اثناء الفرز‪ ،‬وعرف‬
‫ايض ا الح ذف على ان ه عملي ة التخلص من الوث ائق غ ير النافع ة للتس يير او للبحث وال يمكن ان تتم ه ذه العملي ة إال باستيفاء‬
‫مجموعة من الشروط قرار االرشيفي النابع من مجموعة من االراء تخص الجهة املنتجة‪ ،‬الجهات القانونية اذ القانون العقوبات‬
‫يتشدد في الحكم على االشخاص الذين يخربون الوثائق االرشفة ذات القيمة التاريخية او االدارية او اخرى مثبتة‪.9‬‬

‫*طرق اجراءات اإلقصاء‪:‬‬

‫‪ - 9‬كريكة سهام التنظيم واملعالجة الفنية للوثائق والوصف االرشيف الوطني مجلة مكتبات واملعلومات مج ع‪1‬ص‪.70‬‬

‫‪-13-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬
‫تتم بطرق موازية ملستويات الفرز التي اشرنا فيما سبق أي مرة بعد انتهاء العم ر االول والعملية االهم هي التي تتم بعد انتهاء‬
‫العمر الثاني على النحو التالي‪.‬‬

‫أ)اعالم املنتج ‪ :‬يتم الرجوع اجباريا الى املنتج وإعالمه كتابيا إلثبات املشورة وإخباره بان عملية االقصاء ستتم على‬
‫مستوى رصيده‪ ،‬مع تحديد تاريخ االقصاء‪.‬‬
‫ب) االحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق املعـدة للحـذف‪ :‬كلما تتم عملية الحذف في املستوى الثاني يتم‬
‫االحتفاظ بعينة من امللفات كدليل يصف الوثائق في فترة زمنية معينة وتستعمل لإلثبات‬
‫ت)حضور اللجنة املنفذة ‪:‬بعد الترخيص بالحذف تجتمع اللجنة املكونة من املسؤول عن الوحدة املنتجة واملسؤول‬
‫عن مص لحة حف ظ املؤقت وممثلين عن األمن ال والئي وعن مص لحة الحف ظ ‪،‬ويتم التجم ع في الت اريخ املح دد لحض ور‬
‫العملية ميدانيا‪.‬‬
‫ث) تنفيذ الحذف‪ :‬يتم تنفيذ عملية الحذف بإحدى الطرق التالية‪:‬‬
‫‪ -‬اض رام الن ار لح رق كل م ا تم اع داده للح ذف ويتم الحري ق في مكان مخص ص يتم تحدي ده مس بقا في حض ور اللجن ة‬
‫املنفذة حتى اتمام العملية‪.‬‬
‫‪ -‬البيع لوحدات الورق املقوى إلعادة انتاجه في اشكال اخرى ‪،‬مع حضور اللجنة املنفذة لعملية طحن وتحويل الوثائق‬
‫املحذوفة‪.‬‬
‫ج)الوثائق الغير قابلة للحذف‪:‬‬
‫يتم باالحتف اظ بالوث ائق ذات القيم ة اإلداري ة‪ ،‬التاريخي ة والعلمي ة او ذات االثبات ات والثقافي ة منه ا مثال يع د االرش يف‬
‫الجزائري الخاص باملرحلة االستعمارية ذا قيمة تاريخية ألنه يتعلق بمرحلة هامة من تاريخ الوطن لذا يمنع منعا باتا‬
‫اقصاء او حذف أي وثيقة كانت منه‬
‫* الترتيب‪:‬‬
‫عملية الترتيب هي عملية فكرية ومادية في وقت واحد تطبق على كتلة من الوثائق تختص بترتيب الرصيد او السالسل‬
‫داخل محل الحفظ‪ ،‬كما تهتم بترتيب الوحدات‪ ،‬ملفات‪ ،‬حزم‪ ،‬علب داخل الرصيد او ترتيب الوثائق اوراق مجموعات‬
‫داخل الوحدة‪ ،‬وعملية الترتيب هي ترتيب االشياء حسب عالقتها ببعضها‪.10‬‬

‫أنواع الترتيب‪:‬‬

‫‪/1‬ال ــترتيب الهج ــائي‪ :‬ه ذه الطريق ة تتم وف ق الح روف الهجائي ة وبع دها ت رتب داخ ل ادراج وذل ك للرج وع اليه ا عن د الحاج ة‬
‫بحيث تبدأ بالحرف االول منها الى اخر الحروف الهجائية (أ ب ت‪).......‬‬

‫‪ - 10‬محمد محجوب مالك دار الوثائق االرشيفية دار الجيل بيروت ص‪12‬‬
‫‪-14-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬
‫‪ /2‬ال ــترتيب الع ــددي ‪ :‬يتم ت رتيب امللف ات او املستندات وف ق تسلس ل االع داد الطبيعي ة دون مراع اة ص احب ه ذا املل ف او‬
‫املرس ل ‪،‬حيث يأخ ذ املل ف االول رقم واح د والث اني رقم اثن ان ويرتكز ال ترتيب الع ددي على تسلسل االع داد من ‪ 01‬الى‪.......‬م اال‬
‫نهاية‪.‬‬

‫‪/3‬الترتيب املوضوعي ‪ :‬وهو ترتيب الوثائق على اساس العالقات املوجودة بينهما‪.‬‬

‫‪ /4‬الترتيب الزمني ‪ :‬يعتمد على تاريخ اي اليوم والشهر والسنة بحيث ترتب امللفات حسب التاريخ مثل الجريدة الرسمية‪.‬‬

‫‪ /5‬الدمج بين الترتيب االلفبائي والزمني ‪ :‬ويتم هذا النوع من الترتيب عندما ترتب امللفات الفبائيا حسب طبيعتها وكذلك‬
‫يكون الترقيم الزمني ذا داللة بالنسبة لتلك الوثائق‪.‬‬

‫*التصنيف‪:‬‬

‫هي تلك العملية الفطرية التي يقوم بها االرشيفي اثناء اداء مهامه ‪ ،‬والتنظيم االول للوثائق حسب اطار معين والتصنيف بمعناه‬
‫العام تجمع االشياء املتشابهة تبعا لدرجة تشابهها بحيث يتكون منها عدة مجموعات تمثل كل منها نوعا معينا وبالطبع ينتج عن‬
‫ذلك فصل االشياء غير املتشابهة تبعا لدرجة اختالفها‪.‬‬

‫أنواع التصنيف‪:‬‬

‫‪ /1‬التصنيف املســتمر‪ :‬ويقصد بتصنيف الحزم الواحدة تلوى االخرى بعد دخولها الى املخزن يعطي لكل رزمة رمزها الذي‬
‫يساعد على معرفة املكان املادي للحزمة املحفوظة‪.‬‬

‫‪/2‬التصنيف الهيكلي حسب املصادر‪ :‬ويتم فيه تقسيم الرفوف حسب كمية الوثائق التي تنتجها املصالح الدافعة‪ ،‬ويتطلب‬
‫ذلك معرفة جيدة بعدد الحزم املدفوعة من طرف كل مصلحة حتى يتسنى لألرشيفي تخصيص مكان لكل مصلحة‪.‬‬

‫*الترقيم‪ :‬عملية تعرف كل مادة أرشيفية بواسطة أرقام أو حروف لتكوين رموز الترقيم‪.‬‬

‫‪-15-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف‬ ‫الفصل األول‬
‫املبحث الثاني ‪ :‬وسائل البحث االرشيفية واإلطالع‪.‬‬

‫املطلب االول‪:‬‬

‫التعريف ب أدوات البحث األرشيفية‪ :‬هي الطريقة والوسيلة التي تساعد الباحث للوصول الى مضمون الوثيقة االرشيفية‬
‫املحفوظ ة‪ ،‬واع داد ادوات البحث يكون نتيج ة لعملي ات يق وم به ا االرش يفي ض من املعالج ة العلمي ة للوثيق ة من ف رز واتالف‬
‫وتصنيف ‪،‬وصوال في االخير الى هدف املنشود وهو االطالع او يصال املعلومات الى املستفيد وعليه فان ادوات البحث هي وسائل‬
‫املنهجية وعملية يضعها االرشيفي في خدمة املستعمل لغرض تسهيل عملية ايجاد املعلومات بطريقة اسهل وادق وفي اسرع وقت‬
‫ممكن‪.11‬‬

‫املطلب الثاني‪ :‬أدوات البحث األرشيفية‪.‬‬

‫تنقسم أدوات البحث الى ادوات البحث الداخلية وادوات البحث الخارجية وهي كالتالي‪.‬‬
‫أ)ادوات البحث الداخلية‪:‬‬
‫‪-1‬محضر الجرد الشامل‬
‫‪-2‬جدول الدفع‬
‫‪-3‬سجل الدفع‬
‫ب)ادوات البحث الخارجية‪:‬‬
‫‪-1‬الفهرس العددي البسيط‬
‫‪-2‬الفهرس العددي املفصل‬
‫‪-3‬الجرد التحليلي‬
‫‪-4‬دليل االرشيف‬
‫املطلب الثالث‪ :‬شروط اإلطالع‪.‬‬
‫تعريف اإلطالع‪ :‬هو عملية اتصال بالوثائق االرشيفية املوجودة داخل املخازن االرشيفية املحفوظة لقيمتها التاريخية االدارية‬
‫والقانونية وهو يخضع لقوانين تشريعية متعلقة به وبما ان االطالع اخر خطوة ضمن خطوات املعالجة العلمية ‪ ،‬فان نجاحه‬
‫يعني حتما نجاح خطوات املعالجة‪.‬‬

‫خاتمة الفصل‪:‬‬

‫ومن هنا يتضح ان املعالجة العلمية ذات اهمية كبيرة في نجاح السلسلة االرشيفية ال يمكن االستغناء عنها في تسيير الوثائق داخل‬
‫أي مؤسس ة بإض افة الى ادوات البحث تس هل على االرش يفي والب احث عملي ة البحث و الوص ول الى الوث ائق وانه ا ت وفر الجه د‬
‫والوقت وصوال في االخير الى الهدف املنشود وهو االطالع على هذه الوثائق وايصال املعلومات الى املستفيد وال يكتمل هذا كله الى‬
‫بوجود محالت ومراكز لألرشيف للعمل والحفاظ عليه ‪.‬‬
‫‪ 1 - 11‬عبد هللا السيد الشامي احمد محمد املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات املجلد االول املكتبة االكاديمية القاهرة‪.2001‬‬

‫‪-16-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬

‫الفصل الثاني‪ :‬املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‪.‬‬

‫مقدمة ‪:‬‬

‫ملعرف ة واق ع تس يير االرش يف في االدارات واملؤسس ات وم دى املام ه بكل الج وانب ال تي من ش ائنها تحقي ق الس يطرة على اكوام‬
‫الوث ائق الناتج ة عن نش اط تل ك املؤسس ات من حيث تس ير االرش يف كنش اط اداري يهتم بتحقي ق تكام ل مجموع ة من الوس ائل‬
‫املادية والبشرية والقانونية ودفعها نحو تحقيق االهداف وايجاد نظام علمي للمعالجة ويتيح سهولة االسترجاع وتحقيق االتصال‬
‫االرشيفي ألجل خدمة مستفيدين من نظام على مدى القريب والبعيد‪.‬‬

‫فإن الجانب التطبيقي ما هو إال تجسيد ملا تطرقنا اليـ ـ ـ ـ ـ ــه في الجانب النظري من مفاهيم ومبادئ ومدى مطابقتها على أرض الواقع‬
‫‪،‬والذي بدوره يبرز اهم املناهج املستندة عليها في الشق امليداني املنهج التحليلي في الدراسة امليدانية بمديرية التربية‪.‬‬

‫املبحث االول ‪ :‬نبذة تاريخية عن مديرية التربية و الهيكل التنظيمي‪.‬‬

‫املطلب األول‪ :‬تعريف مديرية التربية‪.‬‬

‫هي مؤسسة عمومية تابع ة ل وزارة التربية الوطنية ه دفها السهر على التس يير املالي واإلداري وال تربوي للمؤسسات التربوي ة‬
‫تس هر على متابع ة تم ـ ـ ـ ـ ـــدرس التالمي ذ في جمي ع األط وار وك ذا متابع ة املس ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـــار املنهي للم وظفين الت ابعين ملا من التع يين إلى غاي ة‬
‫التقاعد وإذا أردنا أن تتبع مسيرة مديرية التربية نجد أنها مرت بأربع مراحل هي‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ من ‪ 1962‬إلى ‪ 1971‬كانت تدعى‪ :‬مفتشيه األكاديمية‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ من ‪ 1971‬إلى ‪ 1979‬كانت تدعى‪ :‬مديرية التربية والثقافية‪.‬‬

‫‪ 3‬ـ من ‪ 1980‬إلى ‪ 1986‬كانت تدعى‪ :‬قسم االستثمار واملوارد البشرية‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ ‪ 1986‬إلى تاريخنا الحالي أصبحت تسمي بمديرية التربية ‪.‬‬

‫وتنقس م مديري ة التربي ة إلى ع دة مص الح كل مص لحة له ا وظيفته ا كم ا تنقس م كل مص لحة إلى مكاتب كل مكتب يق وم بالعم ال‬
‫اإلدارية املخولة له هذا ما يبينه لنا الهيكل اإلداري والتنظيمي للمديرية‪.‬‬

‫‪-17-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫الهيكل اإلداري والتنظيمي‪:‬‬

‫ويتكون الهيكل اإلداري والتنظيمي ملديرية التربية من‪:‬‬

‫‪ -‬م ــدير التربي ــة‪ :‬يعين م دير التربي ة بم وجب مرس وم تنفي ذي بن اء على اق تراح وزي ر التربي ة يعت بر م دير التربي ة أم ر للص رف‬
‫بالدرج ة الثاني ة في املج ال تنفي ذ االعتم ادات املالي ة املخصص ة ملديري ة التربي ة يتعين على م دير التربي ة إش عار ال والي بالوض عية‬
‫السائدة في قطاع التربية في الوالية و عليه إفادته بكل املعلومات التي يطلبها منه‪.‬‬

‫الكاتب العام ملديرية التربية‪:‬‬

‫يعين كاتب عام مساعدا ملدير التربية إذا اقتضت بذلك ضرورة تنسيق املصالح وأهمية املهام املسندة‪.‬‬

‫انبثقت مديرية التربية لوالية البيض عن التقسيم اإلداري األخير لسنة ‪ 1984‬وهي تتكون من ثالث مصالح‪:‬‬

‫‪ .1‬مصلحة البرمجة واملتابعة‪:‬‬

‫* مكتب البرمجة و الخريطة املدرسية‬

‫* مكتب البناءات و التجهيز‬

‫‪ 2‬ـ مصلحة الدراسة واالمتحانات‪ :‬وهي تتكون بدورها من ‪ 03‬مكاتب‪:‬‬

‫ـ مكتب التوجيه واالمتحانات‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ـ مكتب التعليم األساسي و‪ .‬م‪ .‬ت الثانوي‪:‬‬ ‫‪.2‬‬
‫ـ مكتب النشاط الثقافي والرياضي‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫‪ .3‬مصلحة املوظفين والتفتيش‪:‬‬

‫مكتب موظفي اإلدارة والخدمات‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫موظفي اإلدارة العامة‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫‪ 4‬ـ موظفي األرشيف‪:‬‬

‫وثائق وأمين املحفوظات‬ ‫‪.1‬‬

‫املساعدين الوثائقيين‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫‪-18-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫‪-4‬مصلحة التكوين و التفتيش‪:‬‬

‫يس هر ه ذا املكتب على تكوين إط ارات التعليم و خاص ة املعلمين و األس اتذة عن دما يتعل ق األم ر ب البرامج و ك ذا تكوينهم على‬
‫اكتساب مهارات جديدة و كما يقوم بالتنسيق مع سلك املفتشين للقيام بدورات وطنية و ندوات محلية و جهوية و هذا املكتب‬
‫قريبا سيصبح مصلحة و يتكون من ‪:‬‬

‫أ ـ مكتب التكوين‪:‬‬

‫ب ـ مكتب الطور األول والثاني ومديري االبتدائيات‪.‬‬

‫ج ـ مكتب التعليم املتوسط الطور الثالث و الثانوي و التأطير ‪.‬‬

‫د ـ مكتب ميزانية التكوين أثناء الخدمة‪.‬‬

‫ث‪ .‬مكتب التوثيق واألرشيف‬

‫‪-19-‬‬
‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
:‫الهيكل التنظيمي ملديرية التربية‬

ƫ¦ Šƿ
ƊËǀŞ
‫ـــض‬ ‫البّي‬LJƺƫŠǀŝ
‫لوالية‬ Šƿźƿ
źŤƫ¦‫لمديرية‬
‫التربية‬ ŶƯŠƬ
‫التنظيمي‬ ƨ ǀƷ
‫الهيكل‬

ΔϳΑ
έΗϟ΍
έϳΩ
ϣ

Δϧϣ
ϗέϟ΍
ϭϡϼϋϹ΍ΏΗ
ϛϣ ΔϳέϳΩ
ϣ Ϡ
ϟϡΎ
όϟ΍ϥϳϣ
Ϸ΍

ΔόΑ
ΎΗϣ
ϟ΍
ϭ ΔΟϣ
έΑϟ΍ΏΗ
ϛϣ

ΔϳγέΩ
ϣϟ΍
Ε΍ί ϳϬΟΗ
ϟ΍ϭΕ΍˯ Ύ
ϧΑ
ϟ΍ΔόΑ
ΎΗϣ
ΏΗϛϣ
ᥴᥱ ᧄᦿҫӇ ᥴᦀᧃᦎ
ᥲᦿ
ҫᥴ ᦄᧀ
ᦜᧃ
ΔϳΩ
ΎλΗ
ϗϹ΍
΢ϟΎ
λϣϟ΍
ϭΔϳϧ΍ί ϳϣ
ϟ΍
ΏΗϛϣ

ΔϳγέΩ
ϣϟ΍
ΔΣλ ϟ΍ϭϲϋΎ
ϣΗ
ΟϹ΍ ρΎ
ηϧϟ΍ΏΗ
ϛϣ

Үᧇᦄᧃ᧙ ҫӇᥴ ᦓ ҫҵᦊᦿ

ҫᥴ ᦄᧀ
ᦜᧃ

ϡϳϠ
όΗϟ΍
ϲϣΩ
ΧΗγϣ
ΏΗϛϣ

ΔϛέΗ
ηϣ ϙϼγϷ΍ϭ ϥϳϳέ΍
ϟ΍ ΩϹ΍
ΏΗϛϣ ᦖ ᧔ᦴᦿҫӇᧆ ᧔ᧃᦊᦈᦔ ᧄᦿҫᥴ ᦄᧀ
ᦜᧃ

ε ϳΗϔ
Ηϟ΍
ϭϥϳϭϛΗ
ϟ΍ΏΗ
ϛϣ

ϲ΋
΍ΩΗ
Αϻ΍
ϡϳϠ
όΗϟ΍ϲϣ
ΩΧΗγϣ
ΕΎϘ
ϔϧέϳϳγΗ

ϱϭϧΎ
Λϟ΍
ϭργϭΗ
ϣϟ΍ϡϳϠ
όΗϟ΍ϡ ϥ Ε ᧆ ᧔ᧃᦊᦈᦔ ᧄᦿҫҮ ᦸᦴᧇᥴ ᦎ
᧔᧔ᦔ ᦄᧀ
ᦜᧃ

ϥϳϳέ΍
Ωϻ΍
ϲϣΩ
ΧΗγϣ
ΕΎϘ
ϔϧέϳϳγΗ

-20-
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫املطلب الثاني‪ :‬تعريف مكتب االرشيف‬

‫هو مكتب يضم كل الوثائق املختلفة ملصالح املديرية واغلبها ملفات املتقاعدين ‪ ،‬التأطير (مدراء ‪،‬مستشارين مقتصدين ‪ ،‬نائب‬
‫مقتصد) اساتذة الطور االبتدائي ‪ ،‬املتوسط الثانوي ‪ ،‬عمال مهنيين واألسالك املشترك(اداريين)‬

‫مهام املكتب‪:‬‬

‫ينجز في بداية كل سنة دراسية رزنامة سنوية لتسيير االرشيف مؤسسات ثانوية ‪،‬متوسط‬ ‫‪‬‬
‫ينجز بعد نهاية كل سنة دراسية تقرير مفصل حول وضع تنفيذ الرزنامة السنوية لتسيير ارشيف املديرية‬ ‫‪‬‬
‫واملؤسسات التعليمية ويرسل التقرير الى املديرية الفرعية للتوثيق بوزارة التربية الوطنية‬ ‫‪‬‬
‫انجاز ملتقى والئي للمكلفين باألرشيف على مستوى املؤسسات التعليمية ‪،‬الثانوي املتوسط‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القيام بزيارات تحسيسية ملكاتب املديرية واملؤسسات التعليمية‬ ‫‪‬‬
‫تأطير عناصر شابة في مجال التوثيق واألرشيف‬ ‫‪‬‬

‫مالحظة ‪ :‬أرشيف ما قبل ‪ 1962‬ال يوجد‪.‬‬

‫املطلب الثالث‪ :‬املعالجة بمكتب التوثيق واألرشيف‪.‬‬

‫ينبغي أوال فهم املؤسس ة قي د العم ل ودراس ة دوره ا الت اريخي وتطوره ا االداري ومعرف ة محيطه ا السياسي واالقتص ادي مم ا‬
‫يساعد في معرفة محتوى محل االرشيف الرصيد وكذلك تاريخه ويتم ذلك من خالل التطلع على القوانين ‪.‬‬

‫قاعة االرشيف بمديرية التربية ‪:‬‬

‫وصف محل االرش يف ‪:‬يتواج د مكتب االرش يف بمكتب التكوين والتفتيش وال ذي يتواجد بالطابق االرضي ويتكون من قاعتين‬
‫باإلضافة الى مكتب املوظفين الذي يظم موظفتين في االختصاص‬

‫الحالة املادية للوثائق املحفوظة على مستوى القاعة املتوسطة وال تتوفر املصلحة على وسائل التكنولوجيا الحديثة‬

‫والطريقة املعتمد عليها في املعالجة طريقة تقليدية‪.‬‬

‫املبحث الثاني‪ :‬تعريف ومراحل التمهيدية للمعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية‪.‬‬

‫‪-21-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫املطلب األول‪:‬‬

‫تعريف املعالجـة العلميـة‪ :‬ان املعالجة العلمية للوثائق االرشيفية البد ان توضع تحت داللة احترام مبدأ النشأة‪ ،‬هو الوعاء‬
‫النظري والتنظيم االساسي الذي يسير كل عمليات االرشيف (احترام مبدأ والنشأة وضع الوثيقة داخل الرصيد الذي تنتمي اليه)‬

‫مراحل التمهيدية للمعالجة العلمية بمديرية التربية‪:‬‬

‫‪-‬الفهم‪ :‬تعتبر عملية الفهم من اهم العمليات الخاصة بتحضير االرشيف للمعالجة العلمية يجب على االرشيفي فهم طريقة ونوع‬
‫النشاط التي تقوم به املؤسسة او االدارة املنتجة لألرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق املراد معالجتها‪.‬‬
‫‪-‬املعرفة‪ :‬على االرشيفي التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة ومجموعة املصالح واملكاتب املكونة لها ومجال التخصص لكل‬
‫مكتب بإضافة الى التعرف على االهداف التي تريد املؤسسة تحقيقها‪.‬‬
‫‪-‬التصرف‪ :‬فيتمثل اساسا في توفير الوسائل الضرورية التي من شانها انجاح عملية املعالجة لألرشيف وفق الطرق العلمية منها‪:‬‬
‫مقرات الحفظ ‪،‬املوظفين تحديد نوع املستفيدين من االرشيف بغية اعداد وسائل البحث للوصول للمعلومات‪.‬‬

‫املطلب الثاني‪ :‬عمليات املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية‪:‬‬

‫الدفع‪ :‬ينفذ بين مكتب االنتاج للوثائق وخلية األرشيفي تحويل الوثائق من مكان ميالدها الى البيئة املكلفة بالحفظ وتبقى دائما‬
‫املسؤولية على عاتق العامل املنتج االداري بحيث يراعي وضع االرشيف املدفوع مرتبا حيث يجب ان يتبع االجراءات التالية‪:‬‬

‫* التأكد من أن االستعمال اليومي للوثائق لم يعد قائما‪.‬‬

‫* حذف االستمارات الشاغرة والنسخ ‪،‬تصنيف الوثائق حسب امللفات املتعلقة بنفس املوضوع وتجمع الوثائق حسب املكاتب او‬
‫املصالح مع مراعاة وحدات من بين الطرق التصنيفية التالية‪ :‬الطرق االبجدية الزمنية العددية او الجغرافيا ‪.‬‬

‫* وضع الوثائق في علب او رزم بعد أن تغطي عدة ملفات بالورق املقوى ثم تحزم كل رزمة على حدا بصفة تامة‪.‬‬

‫* يبل غ متوس ط س مك الرزم ة من‪10‬س م الى‪ 15‬س م وتعطى ه ذه املع ايير كمعلوم ة اض افية اذ يستحس ن اس تعمال العلب سمك‬
‫‪10‬سم‪.‬‬

‫* ترقيم العلب او الرزم التي تنتمي الى نفس الدفع من ‪01‬الى س واالعتناء بإظهار الرقم بوضوح في اعلى حافظ العلبة‪.‬‬

‫*يستأنف الترقيم التسلسلي في كل دفع جديد من ‪01‬الى س وحتى يتسنى التمييز بين مختلف الدفعات سوف توفي خلية االرشيف‬
‫الدافعة بالرقم الخاص بكل دفعة‪.‬‬

‫* ارسال جدول الدفع في ثالث نسخ‪.‬‬

‫‪-22-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫‪-‬اعـداد جـدول الـدفع‪ :‬يرافق اجباريا كل عملية دفع االرشيف ألنه قائمة وصفية للوثائق االرشيفية املدفوعة ودليل ووصل‬
‫إلثب ات عملي ة ال دفع وينسخ الى ثالث نسخ ينبغي ارس ال ج دول ال دفع الى خلي ة االرش يف قب ل اج راء عملي ة ال دفع ح تى يتس نى‬
‫لألرش يفي اتخ اذ الت دابير الالزم ة ‪.‬يمن ع دف ع الوث ائق ال تى ال تت وفر على ج دول ال دفع كم ا ج اء في املنش ور رقم ‪ 13‬املؤرخ في ‪19‬‬
‫ديسمبر ‪ 1998‬املتعلق بتسيير االرشيف االداري‪.‬‬

‫نموذج جدول الدفع‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬
‫‪Centre des archivas nationales‬‬ ‫مركز االرشيف الوطني‬
‫‪Département de la conservation et traitement‬‬ ‫قسم الحفظ واملعالجة‬
‫‪Service de la conservation et communication‬‬ ‫مصلحة الحفظ والتبليغ‬
‫‪Bordereau de versement‬‬ ‫جدول الدفع‬
‫‪N° de versement‬‬ ‫رقم الدفع‬
‫‪Date de versement‬‬ ‫تاريخ الدفع‬
‫‪Administration versante‬‬

‫‪Direction‬‬ ‫املديرية‬
‫‪Sous-direction‬‬ ‫املديرية الفرعية‬
‫‪Service‬‬ ‫املص ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــلحة‬
‫‪Intitulé de versement‬‬ ‫محتوى الدفع‬
‫‪Date extrêmes‬‬ ‫التواريخ القصوى‬
‫‪Nombre d’article verses‬‬ ‫عدد الوحدات‬

‫‪Archives nationales‬‬

‫‪........................‬ختم‪Visa‬‬

‫مكان التخزين‬ ‫‪Localisation‬‬

‫متر الخطي‬ ‫‪Métrage linéaire‬‬

‫الحالة املادية‬ ‫‪Etat physique‬‬

‫‪-23-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬

‫اسم ولقب املسؤول‬ ‫اسم ولقب املسؤول‬

‫الجهة الدافعة‬ ‫مصلحة الحفظ والتبليغ‬

‫‪Nom du responsable‬‬ ‫‪nom du responsable‬‬

‫‪De la structure versante‬‬ ‫‪De la conservation comminations‬‬

‫التشخيص‪ :‬ه و عملي ة وص ف الوثيق ة وص فا دقيقا على م ا تحتوي ه ويعم ل ب ه االرش يفي إذا لم يصحب ال دفع بج دول ال دفع‪.‬‬
‫بمديرية التربية يستعمل جداول الدفع‪.‬‬

‫نموذج بطاقة التشخيص‪:‬‬

‫خلية االرشيف والتوثيق‬
‫اسم االرشيفي‪..................................... :‬‬
‫رقم البطاقة‪........................................ :‬‬
‫عنوان الرصيد‪........................‬تحديد السلسلة‪..............................‬التحديد الحرفي‪..................... :‬‬

‫عنوان امللف‪ /‬عنوان‬ ‫رقم امللف‪/‬امللف‬

‫املالحظات‬ ‫التواريخ القصوى‬ ‫املصدر‪/‬املنتج‬
‫امللف الفرعي‬ ‫الفرعي‬

‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬

‫‪/‬‬

‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬

‫‪/‬‬

‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬

‫‪/‬‬

‫‪-24-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫الف ــرز‪ :‬ه و من اهم العملي ات ال تي يق وم به ا االرش يفي في معالج ة الوث ائق قب ل دخوله ا الى نظ ام الحف ظ وهي تق وم على تحدي د‬
‫اهمية وقيمة الوثيقة كل وثيقة مضاعفة يجب ان تحذف وفرز يكون في الطورين االول والثاني قبل دفعها لخلية االرشيف‬

‫الحذف‪ :‬تتم عملية الحذف بمديرية التربية بمديرية التربية بوضع القائمة التى يراد حذفها وتبعث الى مديرية العامة لألرشيف‬
‫الوطني من اجل منحها تسريحا رسميا بخصوص القيام بعملية الحذف‬

‫نموذج جدول االقصاء‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫‪Ministre /Wilaya /entreprise‬‬

‫‪:‬رقم‪N°………………..‬‬
‫جدول االقصاء‬

‫‪°Date et n‬‬ ‫تاريخ ورقم‬

‫‪Direction /S /direction‬‬ ‫مديرية‪ /‬مديرية فرعية‬

‫‪Nombre de feuilles‬‬ ‫عدد االوراق‬

‫‪Référence‬‬ ‫املراجع‬

‫‪Nombre d’articles‬‬ ‫عدد الوحدات‬

‫‪Date extrêmes‬‬ ‫التواريخ القصوى‬

‫‪Observation‬‬ ‫مالحظات‬

‫‪-25-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬

‫اسم ولقب ورتبة املسؤول‬

‫‪Nom prénom et qualité du responsable des archives‬‬

‫تأشيرة االرشيف الوطني‬

‫‪Visa des archives nationales‬‬

‫‪Signature et cachet‬االمضاء والختم‬

‫توصيات‬ ‫‪Recommandations‬‬

‫تحرر هذه الحافظة على ‪3‬نسخ‬ ‫‪Ce bordereau doit être rempli en 3exe‬‬

‫*التصنيف‪ :‬هو عملية فكرية يقوم بعها االرشيفي أثناء اداء مهامه وتهدف الى تنظيم كتلة الوثائق وذلك حسب مخطط أو اطار‬
‫وتصنيف معين ويتم التصنيف حسب توارد االرصدة املدفوعة أي‪:‬‬

‫‪-‬تصنيف الوثائق داخل مواضيع‪.‬‬

‫‪-‬تصنيف املواضيع داخل رصيدها‪.‬‬

‫‪-‬تصنيف االرصدة داخل مخزن االرشيف‪.‬‬

‫*الترتيب‪ :‬تعتمد هذه العملية على ترتيب الوثائق داخل الرصيد او السلسلة حسب مخطط معين وتتم هذه العملية مباشرة بعد‬
‫تصنيف الوثائق بحيث تكون هذه العملية وفق طريقة معينة‪ ،‬أي ترتب امللفات ترتيبا هجائيا او عدديا حسب السنوات وإعطاء‬
‫الرف رمز خاص به‪.‬‬

‫*الترمــيز‪ :‬ه و عملي ة كتاب ة الرموز ال تي يتم تحدي دها خالل عملية ال ترتيب والتصنيف على العلب‪ ،‬والرموز املس تعملة بمديري ة‬
‫التربية هي‪:‬‬

‫‪/ .…A01 02 03 04‬م س‪............1‬الخ‬

‫املطلب الثالث‪ :‬ادوات البحث واالطالع بمديرية التربية‪:‬‬

‫‪-26-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫ادوات البحث‪ :‬ان وس ائل البحث تعت بر هم زة وص ل بين االرش يفي واالرش يف ‪،‬فهي تس هل بين عملي ة البحث والرج وع الى‬
‫االرش يف باق ل جه د ووقت ممكن وتع د خالص ة العم ل االرش يفي في معالج ة الوث ائق والطريق ة الوحي دة للوص ول الى الوث ائق‬
‫واملعلومات ونذكر منها ‪:‬‬

‫سجل ال دفع‪ :‬وه و يع رف بمجموع ة ال دفعات املكون ة في االرص دة املحفوظ ة ويح دد محتواه ا وحجمه ا وتموقعه ا داخ ل مخ زن‬
‫االرشيف ‪،‬وهو وسيلة ادارية يقوم االرشيفي بالتسجيل كل الدفعات الواردة مع ترقيم كل دفعة‪.‬‬

‫نموذج سجل الدفع‪:‬‬

‫تاريخ الدفع االمضاء املالحظة‬ ‫ال ـ ـ ــرق نـ ـ ـ ــوع وعنـ ـ ـ ــوان الوثيقـ ـ ـ ــة مـ ـ ـ ــع اسم املصلحة الدافعة‬
‫السنة‬ ‫م‬

‫سجل الجرد‪:‬‬

‫هو سجل يقوم به االرشيفي بتسجيل كل املعلومات املوجودة في خلية االرشيف هذا السجل مهم يحتوي على كل كبيرة وصغيرة‬
‫خاصة باألرشيفي‪.‬‬

‫محضر الجرد الشامل‪:‬‬

‫هو وثيقة تحمل وصف ملخص للمخازن والقاعات املكونة ملحل الحفظ وكذلك للرصيد بكل مستوياته ويحرره املسؤول عن‬
‫االرشيف بجرد توظيفه ألنه يحمل معلومات وصفية وإحصائه للوضعية التي وجد عليها االرشيف‪.‬‬

‫نموذج جدول محضر الجرد الشامل‬

‫‪-27-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫محضر الجرد الشامل‬

‫‪Procès-verbal de récolement‬‬

‫رقم الوحدة‬ ‫التواريخ‬

‫املصدر‪/‬املنتج‬
‫األرشيفية‬ ‫الوصف‬ ‫القصوى‬ ‫تحديد املكان‬
‫املسلم‬
‫‪N° de‬‬ ‫‪description‬‬ ‫‪Dates‬‬ ‫‪localisation‬‬
‫‪provenance‬‬
‫‪l’article‬‬ ‫‪extrême‬‬

‫الرافعة‬ ‫رقم الوحدة‬ ‫رقم الساق‬ ‫رقم املخزن‬

‫الروافع‬
‫‪N° de tablette‬‬ ‫‪°N‬‬ ‫‪N° de‬‬
‫‪N de travée‬‬ ‫‪magasin‬‬
‫‪D’épi‬‬

‫مالحظ ــة‪ :‬ه ذه عب ارة عن قائم ة الج رد تكون مصحوبة باملحض ر املح رر من ط رف املس ؤول أو املكل ف بمهم ة تس يير مص لحة‬
‫االرشيف‬

‫جدول الدفع‪ :‬هذا الجدول يساعد االرشيفي على معرفة مصدر نشأة الوثيقة اذ يعطي املعلومات العامة عن الوثائق املدفوعة‬
‫وهو دليل على وجود الدفع‪.‬‬

‫االطالع ‪ :‬يمكن اعتبار عملية االطالع على االرشيف بمثابة املرحلة النهائية في مهام االرشيف حيث نجد ان الهدف االساسي من‬
‫حفظ امللفات واملستندات وكذا تنظيمها وترتيبها هو تسهيل الحصول على البيانات اثناء عملية البحث‪ ،‬ومن جهة اخرى نجد ان‬
‫نجاح هذه العملية مرتبط أساسا بمجموعة من العوامل منها‪:‬‬

‫التسيير الحسن للوثائق االرشيفية منذ مرحلة انشائها وكذا انجازها واعداد وسائل البحث ملختلف املستعملين فإعداد وسائل‬
‫البحث عملية اساسية من دونها ال يمكن اجراء عملية االطالع في أحسن وجه‪.‬‬
‫‪-28-‬‬
 ‫املعالجة العلمية لألرشيف بمديرية التربية لوالية البّي ض‬ ‫الفصل الثاني‬
‫عملية االطالع لدى مديرية التربية لوالية البيض تلعب دورا كبيرا حيث يعتبر االرشيفي عملية االطالع هو اشتراك اخر في شيء‬
‫ما وكل املصالح لها الحق باإلطالع على ارشيفها‪ ،‬لكن املصلحة االكثر اطالعا على ارشيفها هي مصلحة املوظفين واملستخدمين‪.‬‬

‫‪-29-‬‬
 ‫خطة البحث‬
‫الفصل األول‪ :‬املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫مقدمة‬

‫املبحث األول‪ :‬مفاهيم عامة حول املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫املطلب األول‪ :‬تعريف املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫املطلب الثاني‪ :‬املراحل التمهيدية للمعالجة العلمية‬

‫املطلب الثالث‪ :‬عمليات املعالجة العلمية لألرشيف‬

‫املبحث الثاني‪ :‬وسائل البحث االرشيفية واإلطالع‬

‫املطلب األول‪ :‬تعريف أداة البحث االرشيفية‬

‫املطلب الثاني‪ :‬أدوات البحث االرشيفية‬

‫املطلب الثالث‪ :‬شروط االطالع‬

‫خاتمة الفصل‬

‫الفصل الثاني دراسة ميدانية لألرشيف مديرية التربية‬

‫املبحث األول‪ :‬نبذة تاريخية عن مديرية التربية والهيكل التنظيمي‬

‫املطلب االول‪ :‬تعريف مديرية التربية‬

‫املطلب الثاني‪ :‬تعريف مكتب األرشيف‬

‫املطلب الثالث‪ :‬املعالجة بمكتب التوثيق واألرشيف‬

‫املبحث الثاني‪ :‬تعريف املعالجة العلمية‬

‫املطلب الثاني‪ :‬عمليات املعالجة العلمية لألرشيف مديرية التربية‬

‫املطلب الثالث‪ :‬أدوات البحث واطالع بمديرية التربية‬

‫الخاتمة‬
‫الخـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاتمة‬
‫الخاتمة‬