‫مقدمة عامة‬

‫مقدمة عامة‪:‬‬

‫اهتمت األمم عرب العصور حبفظ وثائقها الناجتة عن خمتلف األنشطة اليت وعيا منها بأمهية الدور الذي تقوم به‬

‫الوثائق ضمن التسيري اإلداري وسري العمل‪.‬‬

‫فإذا كانت الوثائق مهمة فإن تسيريها ال يقل أمهية عنها‪ ،‬باعتباره األساس الذي يبين عليه عمل املكاتب‬

‫باخلصوص‪ ،‬وهو الركيزة األساسية اليت تعتمد عليها الكاتبة يف أعماهلا املكتبية‪ ،‬كما أن للسكرترية دورا مهما‬

‫داخل املؤسسات إذ تعرف الكاتبة بأهنا واجهة املؤسسة‪ ،‬فهي تعطي صورة للمحيط اخلارجي‪ ،‬من خالل‬

‫نشاطها ومهامها وسلوكها‪ ،‬خاصة ما تعلق بالتنظيم الذي هو عماد كل عمل أنه ال إدارة بدون تنظيم‪.‬‬

‫ومبا أن مفهوم السكرترية تغري وتطور بتطور وعصرنة املكاتب واإلدارات وحداثة الوسائل والتقنيات فقد‬

‫أعطت هلا املكانة املرموقة واالهتمام البالغ اللذين مكاناها من التخصص يف أعماهلا ونيلها الشهادات العليا يف‬

‫هذا اجملال‪ ،‬باعتبار كاتبة املديرية من أهم املناصب اليت يستحيل االستغناء مهما كان وتفننت يف أعماهلا داخل‬

‫اإلدارات وخمتلف املؤسسات‪ ،‬كما تتميز باكتساب للمهارة‪ ،‬الذكاء والسرعة‪ ،‬فهذه الصفات تأثر على مهامها‬

‫وتقودها إىل النجاح يف أعماهلا‪ ،‬خاصة فيتنظم الوثائق وحفظهما يف أحسن الظروف‪.‬‬

‫يعترب التنظيم من بني املهام الفعالة داخل املكاتب والبد له أن مير مبراحل وتكون له تقنياته اخلاصة‪ ،‬خاصة ما‬

‫تعلق بالوثائق اليت جيب أن ختضع يف بادئ األمر وبعد معاجلتها إىل ترتيب وتصنيف يسمح ألي شخص‬

‫الوصول إىل الوثيقة وذلك من خالل عمليت التصنيف والرتتيب اللتني تستعملها الكاتبة يف تنظيم الوثائق‪.‬‬

‫‪1‬‬
 ‫مقدمة عامة‬

‫اإلشكالية‪:‬‬

‫ما هو دور السكرترية يف تنظيم الوثائق اإلدارية ؟‬

‫نظرا ألمهية املوضوع واملشكل الذي يطرحه تنظيم الوثائق اإلدارية باختياره كعنوان لبحثنا وهذا ما دعانا‬

‫الختيار هذا املوضوع ومنه نطرح اإلشكال التايل‪:‬‬

‫األسئلة الفرعية ‪:‬‬

‫‪-‬ما املقصود بالوثائق اإلدارية؟‬

‫‪-‬ما دور السكرترية يف تنظيم الوثائق اإلدارية على مستوى املعهد الوطين املتخصص يف التكوين املهين؟‬

‫الفرضيات‪ :‬ولإلجابة على اإلشكالية نقرتح الفرضيات التالية‪:‬‬

‫‪-‬تعترب السكرترية عنصر هام يف تنظيم الوثائق اإلدارية‪.‬‬

‫‪-‬السري اجليد واحلسن للوثائق اإلدارية له دور هام على عمل أمانة املديرية‪.‬‬

‫أهداف الدراسة‪:‬‬

‫تتضح أمهية البحث يف تناولنا ملوضوع دور السكرتارية يف تنظيم الوثائق اإلدارية وتسيريها كما نضيف يف حبثنا‬

‫هذا معرفة جديدة تسهم يف تقدمي وتطور تنظيم الوثائق اإلدارية يف املؤسسة‪.‬‬

‫‪-‬إبراز أمهية السري احلسن واجليد للوثائق اإلدارية والدور الفعال للسكرتارية‪.‬‬

‫‪-‬التعرف على مدى مسامهة السكرتارية يف تسيري الربيد والتصنيف والرتتيب واحلفظ و األرشفة يف املؤسسة‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫مقدمة عامة‬

‫أسباب اختيار الموضوع‪:‬‬

‫إن أي موضوع يتم تناوله من طرف أي باحث ألسباب ودوافع جعلته خيتار هذا املوضوع وحنن بدورنا اخرتنا‬

‫هذا املوضوع ألسباب موضوعية وذاتية وهي كالتايل‪:‬‬

‫‪ -‬رغبتنا ملعاجلة املوضوع‪.‬‬

‫‪ -‬األمهية البالغة للموضوع من جانبيه التطبيقي والنظري‪.‬‬

‫‪ -‬مدى فعالية تنظيم الوثائق اإلدارية والدور الذي تلعبه السكرترية لتحقيقه‪.‬‬

‫‪ -‬االطالع والبحث عن الفارق املوجود بني املفاهيم النظرية والواقع العملي باملؤسسة‪.‬‬

‫صعوبات الدراسة‪:‬‬

‫‪ -‬أثناء إعدادنا هلذه الدراسة صادفتنا بعض الصعوبات والعوائق نذكر منها قلة املراجع املتخصصة يف موضوع‬

‫حبثنا‪.‬‬

‫‪ -‬أما الصعوبات اليت واجهتنا يف اجلانب التطبيقي من الدراسة فتتمثل يف وجود سكرترية واحدة على مستوى‬

‫املعهد مع العلم ان املعهد توجد به عدة مديريات فرعية ورؤساء مصاحل‪.‬‬

‫المنهج المتبع لدراسة الموضوع‪:‬‬

‫لكل دراسة علمية طريقة ومنهج خاص يستعمله الباحث من أجل التدقيق يف املعلومات والتحليل املوضوعي‬

‫الذي من خالله يستنبط معلومة علمية‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫مقدمة عامة‬

‫ويف هذا الصدد فقد اعتمدنا يف معاجلة هذا البحث على املنهج التحليل الذي نراه األقرب واألنسب لطبيعة‬

‫املوضوع‪.‬‬

‫وقد قسمنا حبثنا اىل مقدمة عامة وجانبني نظري و تطبيقي ‪:‬‬

‫‪ -‬مقدمة عامة ‪ :‬تتضمن اإلشكالية ‪ ،‬الفرضيات ‪ ،‬أهداف الدراسة ‪ ،‬أسباب اختيار املوضوع ‪ ،‬صعوبات‬

‫الدراسة و املنهج املتبع‪.‬‬

‫‪ -‬الجانب النظري ‪ :‬و يشمل فصلني ‪:‬‬

‫الفصل األول ‪ :‬مفاهيم عامة حول السكرتارية‪.‬‬

‫الفصل الثاني ‪ :‬و قد خصص فيه ماهية الوثائق اإلدارية و مراحل تنظيمها‪.‬‬

‫‪ -‬الجانب التطبيقي ‪:‬‬

‫مت فيه دراسة تطبيقية عل مستوى املعهد الوطين املتخصص يف التكوين املهين وادي رهيو‪.‬‬

‫‪4‬‬