‫جامعة الجزائر ‪2‬‬

‫كلية العلوم اإلنسانية‬

‫قسم علم المكتبات والتوثيق‬

‫األستاذة المشرفة على الوحدة‪ :‬عرعار باهية‬

‫الوحدة‪ :‬تنظيم وتسيير أنظمة المعلومات (السداسي الثالث) (السنة الثانية ليسانس)‬

‫المحاضرة الرابعة‪ :‬التنظيم في المكتبات ومراكز المعلومات‬

‫تمهيد‪ :‬يعتبر التنظيم العنصر الثاني من العملية اإلدارية‪ ،‬فبدون التنظيم يفقد التخطيط أهميته‪ .‬وكلمة تنظيم كلمة‬
‫مشتقة من كلمة التينية تعني أداة يتم بواسطتها إنجاز األعمال‪.‬‬
‫‪ -1‬تعريف التنظيم‪ :‬هو العملية اإلدارية أو الوظيفة التي من خاللها يتم تحديد األعمال حسب نوعها ووظيفتها‬
‫وتقسيم األعمال وتحديد العالقات األفقية والرأسية وذلك من أجل تحقيق غايات وأهداف مرسومة‬
‫وواضحة‪.‬‬
‫✓ ويعرف أيضا على أنه تصميم البنية األساسية للمكتبة بشكل يصف األعمال واألنشطة التي ينبغي أن تقوم‬
‫بها بحيث يجمع الوظائف الرئيسية والمتشابهة ويجزئه إلى أقسام و وحدات إلى ومهام‪ ،‬ينضوي تحتها‬
‫الموظفون المتشابهون في التخصص والمستوى‪ ،‬كما يحدد التنظيم المسؤوليات والسلطات التي تعطى‬
‫لكل وظيفة أو إدارة بتدرج هرمي تنازلي من أعلى إلى أسفل‪ ،‬بحيث تزداد المسؤولية والسلطة المعطاة‬
‫كلما ارتفعنا نحو القمة اإلدارية‪ ،‬كما يوضح الواجبات وطرق العمل و المستويات التي تتخذ فيها القرارات‬
‫اإلدارية المختلفة‪ ،‬وعلى أساس التنظيم يختار الموظفين والمهام المختلفة التي تحدد للمكتبة‪.‬‬
‫ما يمكن قوله هو أن التنظيم يعني تحديد العمل إلى وحدات ومستويات‪ ،‬وتحديد الوظائف والمسؤوليات‪ ،‬وتنسيق‬
‫جهود العاملين‪ ،‬وأن أي عمل ال يقوم على دراسة وتنظيم يصبح ضربا من الفوضى والعشوائية‪.‬‬
‫‪ -2‬أهداف التنظيم في الهيئات التوثيقية‪ :‬تتمثل في‪:‬‬
‫✓ توضيح بيئة العمل‪ ،‬بمعنى تحديد طبيعة العمل داخل المكتبة فيستطيع كل موظف معرفة طبيعة‬
‫عالقاته برئاسته ومرؤوسيه وزمالئه في العمل‪.‬‬
‫✓ تسهيل واجبات اإلدارة من حيث اإلشراف والرقابة‪ ،‬وضمان أعلى درجات التنسيق واالنسجام بين‬
‫مختلف نشاطات المكتبة‪.‬‬
‫✓ تحديد لكل موظف واجباته ومسؤولياته وسلطاته التي يجب أن يقوم بها بحكم موقعه ومكانه اإلداري‬
‫في التنظيم‪ ،‬وبالتالي القضاء على االزدواجية في العمل وكذا القضاء على الصراع الوظيفي‪.‬‬

‫‪ -3‬مبادئ التنظيم‪ :‬لضمان جودة وسالمة التنظيم البد من مراعاة عدة مبادئ‪:‬‬
‫✓ مبدا وحدة الهدف‪ :‬الذي يشرك جميع الدوائر واالقسام والوحدات في تحقيق هذه‬
‫األهداف‪.‬‬
‫✓ مبدا تقسيم العمل‪ :‬وذلك بما يتالءم ومؤهالت وقدرات العاملين ومنهم السلطات الالزمة لتنفيذ‬
‫األعمال‪.‬‬
‫✓ مبدأ الوظيفة‪ :‬أي (الوصف الوظيفي) بمعنى وصف الوظائف حسب ما ينص عليه القانون (أي‬
‫الجريدة الرسمية) بغرض وضع الشخص المناسب (بمعنى لكل وظيفة مهام خاصة)‪.‬‬
‫✓ مبدا التخصص ‪ :‬طبيعة العمليات الفنية في المكتبة تحتاج الى متخصصين في الفهرسة‪ ،‬التكشيف‪،‬‬
‫التصنيف حتى يكون اتقان العمل‪.‬‬
‫✓ مبدا وحدة الرئاسة‪ :‬وذلك لتفادي الفوضى في اصدار األوامر‪ ،‬بحيث تنحصر سلطة اصدار األوامر‬
‫في كل مستوى من المستويات اإلدارية في المكتبة‪.‬‬
‫✓ مبدا التسلسل الرئاسي‪ :‬أن يخضع كل مستوى اداري للمستوى الذي يعلوه وأن تكون السلطة النهائية‬
‫المحددة في شخص المدير في قمة الهرم اإلداري‪.‬‬
‫✓ مبدا توازن السلطة والمسؤولية‪ :‬تحميل الفرد مسؤولية انجاز مهام معينة واعطائه السلطة الكافية‬
‫للقيام بذلك‪.‬‬
‫✓ مبدا تفويض السلطة‪ :‬تنازل المدير عن جانب من سلطته إلى مرؤوسيه بغرض تسهيل أداء األعمال‬
‫والمشاركة في اتخاذ القرار‪.‬‬
‫✓ مبدأ نطاق اإلشراف‪ :‬الرئيس اإلداري (في اإلدارة) يستطيع أن يشرف على عدد معين من‬
‫المرؤوسين بفاعلية‪ ،‬كلما زاد عددهم زادت صعوبة اإلشراف عليهم ومتابعتهم وتوجيههم‪.‬‬
‫✓ مبدأ المرونة‪ :‬إمكانية استيعاب التنظيم لكافة التغييرات في البيئة الداخلية والخارجية دون الحاجة‬
‫إلى إعادة التنظيم‪.‬‬
‫✓ مبدأ المركزية والالمركزية‪ :‬فاألولى تعني حصر السلطة وحق اتخاذ القرار في شخص المدير‪ .‬أما‬
‫الالمركزية فتعني توزيع السلطة وإعطاء المستويات اإلدارية الوسطى والدنيا حق التصرف واتخاذ‬
‫القرار‪.‬‬
‫‪ -4‬أنواع التنظيم‪ :‬ينقسم إلى نوعين وهما التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي‪.‬‬
‫‪-1-4‬التنظيم الرسمي‪ :‬يهتم بالهيكل التنظيمي وبتحديد العالقات المستويات اإلدارية‪ ،‬وبتقسيم األعمال‬
‫وتوزيع االختصاصات وتحديد المسؤوليا ت والسلطات‪ ،‬كما يشمل أيضا القواعد التي تطبقها إدارة المكتبة‬
‫من أجل بلوغ أهدافها‪ ،‬ولهذا النوع من التنظيم عدة أنواع ومنها‪:‬‬

‫التنظيم العمودي(الرأسي)‪ :‬تكون فيه السلطة من األعلى إلى األسفل يتخذ هذا التنظيم شكل الهرم‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫تتكون المكتبة حسب هذا التنظيم من مستويات إدارية متعددة‪ ،‬ترتبط ببعضها ارتباطا رئيسيا قمته‬
‫شعب‪ .‬يعتبر هذا النوع األكثر شيوعا واستعماال‬ ‫المدير ويليه رتبة مساعده‪ ،‬فمديرو الدوائر ورؤساء ال ُ‬
‫في المكتبات لسهولته وبساطته‪ ،‬ويمتاز بسرعة اتخاذ القرارات نظرا الن جميع السلطات تكون بيد‬
‫المدير‪.‬‬
‫التنظيم الرأسي االستشاري‪ :‬نظرا لمحدودية قدرات المديرين في المكتبات ومراكز المعلومات في‬ ‫‪-‬‬
‫بعض القضايا واالختصاصات‪ .‬فيتم تعيين المستشارين‪ ،‬يتصل عملهم بالتخطيط‪ ،‬ووضع السياسات‬
‫ورفعها لمدير المكتبة لينظر فيها‪ ،‬ودراسة البرامج والمشكالت التي تواجه اإلدارة قبل اتخاذ القرارات‬
‫بشأنها ورفع التوصيات حيالها‪ .‬لإلشارة فإن المستشارين غير مكلفين بالتنفيذ‪ ،‬اذ يترك التنفيذ للمستويات‬
‫اإلدارية الدنيا ‪ .‬لهذا النظيم مزايا من حيث توفير األسس العلمية والموضوعية للقرارات التي يفترض‬
‫على المديرين في المكتبات اتخاذها‪ ،‬مما يساعدهم على اتخاذ قرارات أفضل‪ ،‬إال أن هذا التنظيم قد‬
‫يؤدي إلى حساسيات وحدوث اصطدامات وصراع بين المستشارين والعاملين التنفيذيين في المكتبة‪،‬‬
‫مما ينعكس على عالقات العمل وكفاءة التنظيم‪.‬‬
‫التنظيم بواسطة اللجان‪ :‬من مزاياه أنه يس ّهل جمع الخبراء والمتخصصين مما يساعد على دراسة‬ ‫‪-‬‬
‫المشكالت من وجهات نظر متعددة‪ ،‬كما أنه يُشعر أعضاء اللجنة بروح المشاركة والتعاون‪ ،‬أما من‬
‫مساوئه أنه قد يؤدي إلى بطيء اتخاذ القرارات نتيجة النقاشات المطولة التي تتميز بها اعمال اللجان‪،‬‬
‫ونجد هذا النوع معتمدا في المكتبات الجامعية (لجان على مستوى الكليات)‪.‬‬
‫نمط إدارة المشاريع‪ :‬يعني انتقاء أفضل الكفاءات الموجودة لتحقيق أهداف محددة في ظل المعايير‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫سواء من حيث الوقت المخصص لذلك‪ ،‬ونوعية الخدمة المقدمة‪ ،‬تلجأ المكتبة إلى تعيين مختصين‬
‫وخبراء بشكل مؤقت في حالة إقامة مشاريع جديدة (مشروع رقمنة‪ ،‬تصميم مبانيها الجديدة أو دخولها‬
‫في شبكة معلومات جديدة‪ ،) ...‬يتسم هذا النوع بالمرونة وسهولة التنقل بين المصالح‪.‬‬
‫‪ -2-4‬التنظيم غير الرسمي‪ :‬هو تنظيم ينشأ بطريقة عفوية نتيجة للتفاعـل الطبيعي بـين األفـراد العاملين فـي‬
‫المكتبة وهـو يصور مجموعة العالقات الطبيعية التي تنشأ بين جماعة العاملين أثناء العمل‪ ،‬أوهوا نماذج من‬
‫العالقات الشخصية واالجتماعية التي تظهر بسبب األنشطة غير الرسمية وتتأثر بتشكيلها قواعد وسلوك األفراد‬
‫المنتمين إليها‪ ،‬فالتنظيم غير الرسمي نجده عادة إ لى جانب التنظيم الرسمي لكن ال يظهر على الخريطة التنظيمية‬
‫مثال فريق كرة القدم يؤسسه العاملون‪.‬‬
‫‪ -5‬الهيكل التنظيمي‪ :‬يُش ّك ل الهيكل التنظيمي اإلطار العام للتسلسل اإلداري للمكتبة‪ ،‬فهو الشكل الذي يوضح مواقع‬
‫الوظائف وارتباطاتها اإلدارية والعالقات بين االفراد كما يوضح خطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم‬
‫ويبدأ الهيكل التنظيمي من أع لى مستوى وينتهي بأقل مستوى إداري من العاملين‪.‬‬
‫‪ -1-5‬أقسام الهيكل التنظيمي‪ :‬ينتج عن عملية بناء الهيكل التنظيمي للمكتبة ما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬الخريطة التنظيمية‪ :‬هي صورة مصغرة أو مخطط لهيكل المؤسسة تبي يّن الوحدات اإلدارية المكونة‬
‫لها‪ .‬وهي رسم بياني يعرض نتائج الجهود التنظيمية في المؤسسة‪.‬‬
‫‪ -‬الدليل التنظيمي‪ :‬عبارة عن كتيب صغير يحتوي على معلومات مفضلة لما تحتويه الخرائط التنظيمية‬
‫بأسلوب انشائي‪.‬‬
‫‪ -2-5‬العوامل المؤثرة في اختيار الهيكل التنظيمي في المكتبات‪ :‬ال يوجد هيكل تنظيمي جاهز لكل مكتبة‪ ،‬إذ‬
‫هناك جملة من العوامل تؤثر في اختيار الهيكل التنظيمي وهي‪:‬‬

‫‪ -‬حجم المكتبة‪ ،‬عمر المكتبة‪ ،‬درجة التخصص في العمل(الوظائف)‪ ،‬العنصر البشري‪ ،‬تكنولوجيا‬
‫المعلومات المستخدمة‪.‬‬
‫‪-6‬طرق التقسيم التنظيمي في المكتبات‪ :‬يقصد بالتقسيم التنظيمي تقسيم أوجه نشاط المكتبة أو مركز المعلومات‬
‫شعب‪ ).‬وهناك عدة طرق لتكوين لهذه اإلدارات واألقسام‬ ‫وتجميعها في وحدات تنظيمية (إدارات وأقسام‪ ،‬و ُ‬
‫وال ُ‬
‫شعب‪ ،‬أهمها‪:‬‬
‫‪ -1-6‬التقسيم على أساس الوظيفة‪ :‬وهي أكثر الطرق شيوعا يتولى كل قسم منها وظيفة أو وظائف رئيسية‪.‬‬
‫من مزياه‪:‬‬

‫‪ -‬تأكيده على الوظائف الرئيسية التي تشكل جوهر المكتبة‪.‬‬

‫‪ -‬تجميعه للمتخصصين في كل دائرة أو قسم مما يساعد على حسن التعامل مع المشكالت ورفع كفاءة‬
‫األداء‪.‬‬
‫‪ -‬يمنع التداخل في عمل الدوائر واألقسام المكونة للمكتبة مما يؤدي إلى التقليل من درجة الصراع‬
‫الوظيفي‪.‬‬
‫أما عيوبه‪ :‬صعوبة توفير المتخصصين في بعض الوظائف أحيانا‪.‬‬
‫‪ -2-6‬التقسيم على أساس الخدمة‪ :‬تعددت الخدمات وتنوعت خاصة في اآلونة األخيرة وبالتالي بتطبيق هذا‬
‫النوع يت م تنظيم دوائر مخصصة بكل خدمة ثم كل خدمة تقسم إلى خدمات فرعية من مزياه‪:‬‬

‫‪ -‬يناسب المكتبات الضخمة‪.‬‬

‫‪ -‬يساعد على إبراز الخدمات المقدمة الذي هي مقياس مهم لنجاح المكتبة‬
‫أما عيوبه‪ :‬صعوبة التنسيق بين األقسام الخدماتية لتعددها‪.‬‬
‫‪ -3-6‬التقسيم على أساس أشكال مصادر المعلومات المتوفرة‪ :‬وذلك حسب ما هو متوفر بالمكتبة من مصادر‬
‫مثال كتب‪ ،‬دوريات‪ ،‬قواميس‪.........‬‬
‫مزاياه‪:‬‬

‫‪ -‬خدمة المستفيدين الذين يبحثون عن شكل معين من مصادر المعلومات بشكل أفضل‪.‬‬
‫أما عيوبه‪:‬‬

‫‪ -‬تكرار نفس اإلجراءات والعمليات في األقسام المختلفة والتي كان يقام بشكل مركزي سابق‪.‬‬
‫‪ -‬صعوبة الحصول على اإلطارات البشرية المتخصصة في بعض األحيان‪.‬‬
‫‪ -‬تكرار نفس األجهزة واألدوات في األقسام المختلفة‪.‬‬
‫‪ -4-6‬على أساس المراحل والعمليات‪ :‬مثال قسم تنمية المجموعات ( ُ‬
‫شعبة االختيار‪-‬الطلب والشراء والتسجيل‪-‬‬
‫شعبة التجليد الصيانة‪ُ -‬‬
‫شعبة االستبعاد‪).‬‬ ‫االهداء والتبادل‪ُ -‬‬
‫من مزاياه‪:‬‬

‫‪ -‬تسلسل المراحل‪.‬‬
‫‪ -‬التخصص في العمل‪.‬‬
‫‪ -‬تجميع المتخصصين في عمليات معينة في وحدة معينة‪.‬‬
‫أما عيوبه‪ :‬إمكانية تعقيد الهيكل التنظيمي نتيجة التخصص الشديد في المراحل العمليات‪.‬‬
‫‪ -5-6‬التقسيم على أساس اللغة‪ :‬أي حسب لغة مصادر المعلومات‪.‬‬
‫من مزاياه‪:‬‬

‫‪ -‬يساعد الباحثين الذين يبحثون بلغة معينة ألنها تكون مجمعة في مكان واحد‪.‬‬
‫عيوبه‪:‬‬

‫صعوبة توفير الموارد البشرية التي تمتلك مهارات أكثر من لغة واحدة غير اللغة العربية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -6-6‬التقسيم على أساس الموضوع‪ :‬يستخدم في المكتبات األكاديمية الكبيرة‪.‬‬
‫من مزاياه‪:‬‬

‫‪ -‬تجميع كافة مصادر المعلومات التي تعالج موضوعا معينا في مكان واحد ‪.‬‬
‫عيوبه‪:‬‬

‫‪ -‬صعوبة خدمة الباحثين الذين يتعاملون مع الموضوعات المختلفة المتداخلة مما يضطرهم إلى زيارة‬
‫أكثر من دائرة أو قسم ليجدوا مصادر المعلومات‪.‬‬