‫اهليكل التنظيمي وعالقته ابلتحرير اإلاداي‬ ‫اهليكل التنظيمي‬

‫‪‬الهيكل التنظيمي‪( :‬مفهومه‪ ،‬أسسه‪ ،‬وفوائده)‪:‬‬ ‫‪ ‬أوال‪ :‬مفهوم الهيكل التنظيمي‪:‬‬

‫‪‬أجهزة التواصل اإلداري‪( :‬مكتب الضبط‪ ،‬الكتابة الخاصة)‪:‬‬ ‫‪ ‬ثانيا‪ :‬أسس الهيكل التنظيمي‪:‬‬

‫‪ ‬ثالثا‪ :‬فوائد الهيكل التنظيمي‪:‬‬

‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬

‫أوال‪ :‬مفهوم الهيكل التنظيمي‪:‬‬ ‫ثانيا‪ :‬أسس الهيكل التنظيمي‬

‫يقصد بالهيكل التنظيمي "األسلوب الرسمي الذي تستخدمه اإلدارة في توزيع األعمال والمسؤوليات‬
‫والسلطات بين األفراد‪ ،‬وتحديد العالقات فيما بينهم‪ ،‬وتجميعهم في وحدات أو أقسام‪ ،‬وتصميم‬
‫أدوات ووسائل التنسيق واالتصال الفعال بين هذه الوحدات واألقسام اإلدارية المختلفة التي تعمل‬
‫معا على تحقيق أهداف المنظمة"‪.‬‬
‫ويمكن تعريفه كذلك بكونه "إطار تنظيمي يحدد مهام األفراد واألقسام والمستويات التنظيمية في‬
‫المنظمة‪ ،‬كما يحدد طبيعة العالقات وأسلوب التنسيق واالتصال فيما بينها"‪.‬‬
‫كما يقصد به "اآللية الرسمية التي يتم من خاللها إدارة المنظمة عبر تحديد خطوط السلطة‬
‫واالتصال بين الرؤساء والمرؤوسين"‪.‬‬
‫كما يعرف بكونه "الطريقة التي يتم من خاللها تنظيم المهام وتحديد األدوار الرئيسية للعاملين‪،‬‬
‫وتبين نظام تبادل المعلومات وتحديد آليات التنسيق وأنماط التفاعل الالزمة بين األقسام المختلفة‬
‫والعاملين فيها"‪.‬‬
‫كما يعرف بكونه "توزيع األعمال والسلطات بين العاملين‪ ،‬وتحديد العالقات والمستويات التنظيمية‪،‬‬
‫وتجميع العاملين في وحدات تنظيمية‪ ،‬وتصميم لألنشطة لضمان تحقيق االتصال الفعال"‪.‬‬
‫ويمكن تعريفه بكونه "األداة التي تبين السلطات والمسؤوليات والوظائف في المستويات اإلدارية‬
‫المختلفة‪ ،‬كما يبين وسائل االتصال الرسمي لها ومستويات اإلشراف عليها"‪.‬‬
‫تقسيم العمل‪ :‬المقصود به أن يؤدي كل موظف أو عون العمل الذي يتقنه‪ ،‬هذا المبدأ من أقدم مبادئ التنظيم‪ ،‬ألنه‬
‫‪‬‬ ‫يتناسب مع طبيعة األشياء‪ ،‬ذلك أن اإلنسان ال يستطيع أن يتقن كل شيء على مستوى معين وفي نفس الوقت‪.‬‬
‫وضوح خطوط السلطة‪ :‬يقصد به أن تكون خطوط السلطة واضحة من أعلى الهيكل التنظيمي إلى أدناه‪ ،‬بحيث‬
‫يعرف الموظف المصلحة التي يشرف عليها والمكاتب التي تتبعها‪ ،‬ومن خالله يمكن معرفة درجة قوة اتخاذ‬
‫القرار فكلما اتجهنا من أسفل إلى أعلى نجد سلطة قوية التخاذ القرارات‪ ،‬والعكس صحيح‪.‬‬
‫‪‬‬
‫وحدة األمر‪ :‬يفيد هذا المبدأ أن يتلفى الموظف األوامر اإلدارية من رئيس واحد‪ ،‬ال أكثر‪ ،‬ألن من شأن ذلك تحديد‬
‫المسؤولية وضمان توحيد جهود كل العاملين باإلدارة نحو هدف واحد‪ ،‬مع التنسيق التام بينهم‪.‬‬
‫‪‬‬
‫وحدة الهدف‪ :‬ال يمكن ألي جهاز أن يسير بدون هدف‪ ،‬فالهدف هو القاسم المشترك بين األفراد والجماعات‬
‫المصالح‪ ،‬لبث روح التعاون واالنسجام التام بينهم للوصول إلى الغاية المنشودة‪.‬‬
‫‪‬‬
‫تناسب السلطة والمسؤولية‪ :‬السلطة هي الصالحيات المخولة لمسؤول معين يستطيع بواسطتها‪ ،‬توجيه األوامر‬
‫إلى المرؤوسين مع خضوعهم له‪ ،‬واتخاذ القرارات في حدود االختصاصات المخولة له‪ ،‬كما يستطيع بواسطتها‬
‫أيضا توجيه سلوك األفراد والتحكم فيهم إما عن طريق قوة الشخصية أو التجربة أو القدرة على العقاب‪ .‬أما‬
‫‪‬‬
‫المسؤولية فتعني قيام المسؤول بواجبه‪ ،‬وتحمل أعباء مسؤوليته‪ ،‬فهو مسؤول عن نتائج عمله‪ ،‬ونتائج أعمال‬
‫العاملين تحت نفوذه‪.‬‬
‫‪‬‬
‫تفويض السلطة‪ :‬ويعني النقل المؤقت للصالحيات‪ ،‬من رئيس لمرؤوسه‪ ،‬بحيث يمارسها بكل ما لها وما عليها‬
‫ويكون مسؤوال أمام رئيسه عما قام به من أعمال‬
‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬
 ‫ثالثا‪ :‬فوائد الهيكل التنظيمي‬
‫‪‬الهيكل التنظيمي هو المرآة التي تعكس وجه اإلدارة الحقيقي‪ ،‬وباألخص لمن هم‬
‫أجهزة التواصل اإلاداي‬
‫خارج المصالح اإلدارية‪ ،‬وبواسطته يسهل التوجه إلى المصالح والمسؤولين مباشرة؛‬
‫‪‬تسهيل سير العمل بانتظام داخل األجهزة اإلدارية بدون حواجز أو عقبات‪ ،‬إذ يتم‬
‫تحديد األعمال والمراحل التي تقطعها واألشخاص المنوط بهم تلك العمال‪ ،‬ثم‬
‫المصالح التي تمر بها؛‬
‫‪ ‬أوال‪ :‬مكتب الضبط‪:‬‬
‫‪‬التنظيم يحدد بكل دقة‪ ،‬االختصاصات والصالحيات المخولة لكل جهة‪ ،‬بحيث يعرف‬
‫كل موظف واجباته‪ ،‬ومسؤولياته‪ ،‬وعالقة وظيفته بالوظيفة األخرى‪ ،‬وكذا حدود‬
‫اختصاصات المصالح المختلفة؛‬ ‫‪ ‬ثانيا‪ :‬الكتابة الخاصة‪:‬‬
‫‪‬يساعد على االستغالل الجيد واألمثل لطاقات وجهود الموظفين واألعوان العاملين‬
‫بمختلف المصالح اإلدارية لتحقيق مردودية أفضل عن طريق االستفادة من خبراتهم‬
‫وكفاءتهم للوصول إلى األهداف المتوخاة بفعالية عالية‪.‬‬

‫‪5‬‬ ‫‪6‬‬

‫أوال‪ :‬مكتب الضبط‬ ‫أمهية مكتب الضبط‬

‫يعتبر مكتب الضبط من بين أهم األجهزة داخل اإلدارة‪ ،‬فهو مستودع أسرار‬ ‫تتمثل أهمية مكتب الضبط في كونه يعتبر شريانا حيويا‪ ،‬يمد المصالح‬
‫اإلدارة والساهر على تواصلها باستمرار‪ ،‬ولهذا نجد كثيرا من الهياكل التنظيمية‬ ‫اإلدارية يوميا بسيل من الوثائق‪ ،‬ويساعد على تنظيم نشاطها‪ ،‬لذا يشبه البعض‬
‫الداخلية لعدد من اإلدارات تربط هذا المكتب مباشرة بأعلى سلطة فيها‪ ،‬الشيء الذي‬ ‫هاته المهمة بدور القلب بالنسبة لجسم اإلنسان‪ ،‬وتتجلى مبررات وجود مكتب‬
‫يعطي انطباعا بأن المسؤولين واعون باألدوار الحقيقية لمكتب الضبط‪ ،‬وتجدر‬ ‫الضبط في ما يلي‪:‬‬
‫اإلشارة إلى وضعية كثير من مكاتب الضبط تتأثر أثناء الممارسة العملية بعدد من‬ ‫‪ -‬ضرورة وجود أثر لتسجيل الوثائق التي ترد عليها‪ ،‬أو تبعثها قصد‬
‫األمور نذكر منها‪:‬‬ ‫الرجوع إليها عند الحاجة‪ ،‬عن طريق االحتفاظ بنسخ من كل وثيقة صدرت‬
‫‪ -‬إسناد مسؤولية تسييره واإلشراف عليه‪ ،‬إلى عناصر أقل كفاءة وتجربة‪ ،‬أو‬
‫بمكتب الضبط‪.‬‬
‫‪ -‬المساعدة على تثبيت الهيكل التنظيمي الداخلي لإلدارة من خالل السهر‬
‫التي اتخد في حقها تدبير إداري من جراء أداءها المتواضع؛‬
‫على توزيع الوثائق والمراسالت التي ترد على اإلدارة على مختلف األقسام‬
‫‪ -‬انعدام اإلمكانيات المادية الموضوعة رهن إشارته‪ ،‬للقيام باألعمال اليومية‬ ‫والمصالح ذات االختصاص لمعالجتها‪.‬‬
‫المطلوبة‪ ،‬كأدوات المكتب‪ ،‬والتجهيزات الالزمة أو المكاتب المجهزة والكافية إليواء‬ ‫‪ -‬تسجيل الوثائق الصادرة أو الواردة في سجالت خاصة وإعطائها رقما‬
‫العاملين به‪ ،‬للتمكن من معالجة مختلف المراسالت الواردة أو الصادرة في ظروف‬ ‫تسلسليا‪ ،‬مع تاريخ إرسالها أو وصولها‪.‬‬
‫مريحة ومالئمة‪ ،‬وكذا حفظ وثائق المكتب وسجالته من الضياع والتلف‪.‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪8‬‬
 ‫مهام مكتب الضبط‬ ‫مهام مكتب الضبط‬
‫المهمة األولى‪ :‬استقبال الواردات‪ :‬تتم عملية استقبال المراسالت اإلدارية (الواردات) ومعالجتها حسب ثالثة مراحل‪:‬‬
‫‪ -1‬فتح المراسالت‪ :‬تتم بواسطة أدوات حديدية أو بالستيكية رقيقة وحادة‪ ،‬تمكن من فتح األظرفة بكل سهولة‬
‫وسرعة‪ ،‬وتجدر اإلشارة هنا إلى أن المراسالت التي ترد في إسم أشخاص ولو كانوا موظفين‪ ،‬فإنها تسلم‬ ‫المهمة الثانية‪ :‬إرسال الصادرات‪ :‬تتم عملية تسجيل الصادرات‬
‫ألصحابها الذين يتولون فتحها بأنفسهم‪ ،‬تطبيقا لمبدأ احترام سرية المراسالت الشخصية‪.‬‬
‫‪ -2‬تسجيلها‪ :‬يعد تسجيل المراسالت والوثائق أهم عملية يقوم بها مكتب الضبط‪ ،‬ويتطلب ذلك توفر وسائل‬
‫من خالل سجل يحتوي على عدد من األضلع‪ ،‬كل ضلع يسجل‬
‫مادية‪ ،‬تتمثل في‪:‬‬ ‫بداخله بيان معين حسب الترتيب التالي‪ - :‬رقم اإلرسال؛‬
‫أ‪ -‬سجل مقسم إلى أعمدة وبيانات تضم‪:‬‬
‫‪ +‬تاريخ وصول الوثيقة؛‬ ‫‪ -‬موضوع المراسلة؛‬
‫‪ +‬تاريخها ورقمها‪ ،‬ورقم التسجيل الذي أعطي لها؛‬
‫‪ +‬المصلحة أو الشخص الباعث لها؛‬ ‫‪ -‬الجهة المرسل إليها؛‬
‫‪ +‬موضوع الوثيقة باختصار؛‬
‫‪ +‬الجهة التي أحيلت عليها؛‬ ‫‪ -‬مالحظات‪.‬‬
‫‪ +‬المالحظات التي يكون من المفيد تدوينها‪.‬‬
‫ب‪ -‬خاتم الترقيم‪ :‬يحتوي طابع الترقيم على األرقام من ‪ 0‬إلى ‪ 10‬مرتبة بالتتابع‪ ،‬ومثبتة على مطاط‪ ،‬يمكن‬ ‫ويتعين على الموظف المكلف بهذه العملية االحتفاظ بنسخ من‬
‫تحريكها في أي اتجاه لتكوين الرقم المطلوب‪ ،‬ويستعمل الطابع المذكور لوضع رقم تسجيل أي وثيقة عليها‪.‬‬ ‫جميع المراسالت أو الوثائق التي يتم إرسالها‪ ،‬وترتيبها‬
‫ج‪ -‬التاريخ‪ :‬يوضع داخل الطابع المربع أو المستطيل‪ ،‬طابع تاريخ وصول الوثيقة مسجال التاريخ الميالدي‪.‬‬
‫د‪ -‬الخاتم المربع أو المستطيل‪:‬‬ ‫بمحفوظات مكتب الضبط‪.‬‬
‫‪ -3‬توزيعها‪ :‬تتم عملة توزيع المراسالت اإلدارية مباشرة بعد عملية التسجيل‪.‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪10‬‬

‫ثانيا‪ :‬الكتابة الخاصة‬ ‫مهام الكتابة اخلاصة‬

‫المهام األساسية‪ :‬تتمثل في ثالثة مهام‪.‬‬

‫بصفة عامة جل الموظفين السامين الذين يتحملون مسؤولية داخل األجهزة‬ ‫أوال‪ :‬اإلتصال واالستقبال‪:‬‬
‫‪ -‬استقبال الراغبين في االتصال بالمسؤول؛‬
‫اإلدارية يضعون بجانبهم كتابة خاصة تساعدهم على تدبير النشاط اإلداري‬ ‫‪ -‬تحديد موعد هذا االستقبال بناء على تعليماته؛‬
‫‪ -‬إعطاء مواعيد الحقة في حالة انشغاله؛‬
‫اليومي وتنظيم بعض المسائل الخاصة بهم‪ ،‬بحيث تطرح أمام المسؤولين يوميا‬ ‫‪ -‬الرد على المكالمات الهاتفية؛‬
‫‪ -‬طلب الجهات أو االشخاص الذين يود االتصال بهم؛‬
‫عدة قضايا أهمها‪ ،‬معالجة واستغالل الوثائق الوادرة على المصالح اإلدارية‬ ‫‪ -‬الجواب على المراسالت الخاصة التي ترد عليه شخصيا سواء بالتهاني أو بمناسبات مختلفة‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬تنظيم االجتماعات‪:‬‬
‫ودراستها‪ ،‬تخصيص وقت لالستقبال‪ ،‬االجتماعات ثم عملية التوقيع‪.‬‬ ‫‪ -‬تحديد الئحة المدعوين لحضوره؛‬
‫‪ -‬الجهة التي ستترأسه؛‬
‫‪‬وتتمثل مهام الكتابة الخاصة في مهام أساسية وأخرى ثانوية‪.‬‬ ‫‪ -‬توجيه االستدعاء مصحوبا بجدول األعمال للمدعوين؛‬
‫‪ -‬تهييئ الملفات المتعلقة بموضوع االجتماع قبل موعد انعقاده؛‬
‫‪ -‬تهييئ قاعة االجتماع مع الحرص على توفر المقاعد الكافية لجلوس الحضور؛‬
‫‪ -‬إعداد ورقة الحضور متضمنة إسم المدعو وصفته وكذا المصلحة التي يمثلها فضال عن التوقيع‪.‬‬

‫‪11‬‬ ‫‪12‬‬
 ‫مهام الكتابة اخلاصة‬ ‫مهام الكتابة اخلاصة‬

‫ثالثا‪ :‬تقديم الوثائق للتوقيع‪ :‬ويتم ذلك من خالل‪:‬‬ ‫المهام الثانوية‪ :‬تتمثل هذه المهام في التنسيق والتتبع‪.‬‬
‫وضع المراسالت والوثائق في سجل معد للتوقيع مرتبة ومنظمة؛‬ ‫‪ -1‬التنسيق‪ :‬هو وظيفة أساسية من وظائف اإلدارة الحديثة‪ ،‬حيث‬
‫إضافة ملف القضية ‪ Fond de dossier‬إلى كل وثيقة مقدمة للتوقيع؛‬ ‫يعمل ويساهم في التوفيق بين الجهود المختلفة للوصول إلى األهداف‬
‫في حال التأشير على وثيقة موجهة تحت إشراف السلم اإلداري‪ ،‬يجب وضع‬ ‫المشتركة وإلى توجيه عمل المصالح واألقسام المنتمية لنفس اإلدارة نحو‬
‫غاية واحدة‪.‬‬
‫عالمة بالمكان الذي يوقع في المسؤول حتى ال يضيع الوقت في البحث عن‬
‫‪ -2‬التتبع‪ :‬فهو يرمي إلى التأكد من أن مجموع األعمال والخطط‬
‫مكان التوقيع؛‬
‫التي تم الشروع فيها‪ ،‬تسير وتنفذ وفق الظروف والشروط المقررة‬
‫وضع طابع المسؤول على الوثائق بعد توقيعها‪ ،‬مع االحتفاظ به بمكاتب‬ ‫للوصول إلى األهداف المرسومة لها‪.‬‬
‫الكتابة‪.‬‬

‫‪13‬‬ ‫‪14‬‬