Professional Documents
Culture Documents
مقدمــة :
المبحث األول :ماهية الهيكل التنظيمي .
-المطلب األول :مفهوم الهيكل التنظيمي .
-المطلب الثاني :خصائص الهيكل التنظيمي .
-المطلب الثالث :أبعاد الهيكل التنظيمي .
-المطلب الرابع :محددات الهيكل التنظيمي .
-المطلب الخامس :أنواع الهيكل التنظيمي .
المبحث الثالث :دور الهيكل التنظيمي في اداء المؤسسات و الهيئات األرشيفية .
-المطلب األول :فاعلية الهيكل التنظيمي في المؤسسات األرشيفية .
-المطلب الثاني :الطرق التنظيمية لحفظ الوثائق االرشيفية في المؤسسات .
-المطلب الثالث :الهيكل التنظيمي للمؤسسة الوطنية لألرشيف في الجزائر.
خـــاتمة .
قـــائمة المراجع .
مقدمـــة :
يعد التنظيم آلية حيوية و أساس لنشاط اإلدارة ،فمن خالل التنظيم تستطيع اإلدارة تقسيم العمل و األدوار
و االنشطة حسب األصناف و المستويات ،وحسب متطلبات أهداف المنظمة ،فاإلدارة الفعالة هي التي
تستطيع فك الغموض و اللبس عن التداخل و التعارض في المهام و السلطات و المسؤوليات ،ونجاحها
ال يتوقف عند تحقيق اهدافها فحسب ،بل يتعدى ذالك الى تحقيق أهداف العاملين ،من خالل خلق مناخ
تنظيمي مالئم للعمل يمكن العاملين من اشباع حاجاتهم ،خاصة ما تعلق منها بمسارهم الوظيفي و
التزامهم و والئهم للمنظمة ،وعليه فالهيكل التنظيمي يعد الحجر األساس في المنظمة تستطيع المنظمة
من خالله توجيه اهدافها حسب متطلبات العاملين و السوق على حد سواء .
و يعتبر الهيكل التنظيمي المحور الرئيسي الذي تدور حوله معظم وظائف اإلدارة ،حيث أن عملية
التكيف و االستمرار و التوازن داخل الهيكل التنظيمي لها دور أساسي في خلق مناخ تنظيمي بالمنظمة ،
و مؤسسات األرشيف كغيرها من المؤسسات تعتمد على الهيكل التنظيمي ألن أهم البنود العريضة
للمنظمات عند اعداد خططها االستراتيجية تسيطر أهداف تفضي للوصول الى اعلى مستويات األداء
لموردها البشري ،فتعمل الى تشكيل هيكل تن ظيمي يتواءم ومتطلباتها و خصوصيتها المتفردة ،لذا جاء
هذا البحث كمحاولة إلظهار الهيكل التنظيمي و دوره و فاعليته في المؤسسات بما فيها المؤسسات
االرشيفية أين سنجيب على التساؤالت التالية :
ماهو الهيكل التنظيمي ؟ و ما مدى تأثيره الهيكل التنظيمي على المؤسسات ؟ وهل يوجد فاعلية للهيكل
التنظيمي على المؤسسات األرشيفية ؟
بينما عرف فليه و السيد انه " الشكل العام للمؤسسة الذي يحدد اسمها وشكلها واختصاصاتها و مجال
عمالها ،و تقسيمها األداري و تخصصات العاملين بها ،وطبيعة العالقات الوظيفية بين العاملين و بين
1
الرؤساء و المرؤوسين وبين اإلدارات المختلفة ،و ارتباطها اإلداري بالمنظمات االعلى و الموازية .
أ ما ماكس فيبر فيعرفه على أنه مجموعة من القواعد و اللوائح ،البيروقراطية ،التي تعطي لحق
2
لمجموعة من األفراد ان يصدروا األوامر ألفراد آخرين على نحو الرشد و الكفاءة .
في حين يعرفه ستونزفريمان :أنه الطريقة التي يتم بها تقسيم أنشطة المنظمة ،و تنظيمها و تنسيقها .
اما بلو ،يقصد به :توزيع األفراد بين األنشطة بعدة طرق حيث تؤثر على عالقات األدوار بينهم ،
ويتمضن تقسيم العمل و التخصص وجود رتب وتسلسل .
ويعرفه فيليه أنه :نظام للسلطة و المساءلة و العالقات بين الوحدات التنظيمية الذي يحدد شكل وظيفة
العمل لالزم للمنظمة
)1الخريطة التنظيمية:
هي عبارة عن رسم توضيحي لمكونات الهيكل التنظيمي من مراكز وظيفية ومستويات ادارية.
)2دليل التنظيم:
3
هو عبارة عن كتيب توضيحي يتضمن التفاصيل التنظيمية المختلفة لعناصر التنظيم. .
1سيفي يوسف ،مبادئ الهيكل التنظيمي و دورها في خلق المناخ التنظيمي ،مجلة التدوين /مخبر االنساق ،النماذج و الممارسات ،جامعة
وهران 2العدد 31/12جانفي ، 2019ص 357
2أمال عبدي ،مراد كواشي ،الهيكل التنظييم كمدخل للتمكين في البنوك الجزائرية ،مجاميع المعرفة ،المجلد ، 07العدد ، 01د/س ،ص
. 101
3سميرة رحاحلة ،هدى مزهودي ،عالقة استراتيجية المنظمة بهيكلها التنظيمي ،مطمرة ماستر في علوم التسيير ،كلية العلوم االقتصادية و
العلوم التجارية و علوم التسيير ،جامعة 8ماي ، 1945قالمة – الجزائر ، 2022-2021 ،ص 42
حتى يكون الهيكل التنظيمي فعال و يخدم أهداف المؤسسة ال بد من توافر مجموعة من المواصفات في
هذا الهيكل وهي :
التخصص :وهو ان يقوم كل عامل بشغل وظيفة واحدة أو قسم لكل عمل حتى يتحقق الزيادة في -
المهارة و سرعة األداء و التخفيض من التكاليف ،إال ان المبالغة في التخصص قد ينتج عنها
بعض العيوب مثل إحباط العاملين نتيجة سيطرة الروتين على أعمالهم مما يؤدي الى انخفاض
روح المبادرة و اإلبداع .
التنسيق :الذي يتضمن تشجيع إتمام أجزاء العمل بترتيب متزامن مما يسمح بالقضاء على -
تكرار العمل و االزدواجية في األوامر .
التمييز بين االنشطة الرئيسية و الثانوية للمؤسسة :و ذالك بوضعها في مستوى إداري -
مناسب .
التحكم في التكاليف الالزمة الحتياجات الهيكل من وحدات و تخصص . -
الرقابة التلقائية :بجعل الوظيفة التي يتم تطبيق الرقابة عليها ال تكون مع الموظف القائم عليها. -
المرونة :بمراعاة الظروف البيئية الحالية للمؤسسة و التغيرات التي تطرأ عليها من أجل -
4
التكيف معها .
-1التعقيد :نعني بالتعقيد درجة االختالف او التمايز الموجودة في المنظمة ،يعتبر مبدأ تقسيم
العمل و التخصص أساسا مهما في عملية التنظيم ،و يتمضن تقسيم المنظمة الى عدد من
الوحدات وفق أسس معينة ،و يتم ترتيب هذه الوحدات عموديا ،يشرف كل منها على عدد من
األقسام و الفروع ،مما يضن اإلشراف الدقيق و المساءلة ،و التعقليد التنظيمي محصلة أسباب
كثيرة أهمها تنوع الوحدات اإلدارية أفقيا و عموديا ،و جغرافيا .
-2الرسمية :يشير مفهوم الرسيمة الى الدرجة التي يتم فيها تقنين القواعد و إجراءات العمل ،
بحيث تتم تأدية االعمال بشكل محدد و منمط .
و يعنى بالرسمية الدرجة التي يكون فيها العمل رسميا ،أي يكون العمل الذي يمارسه الفرد
محكوما بقواعد و إجراءات وسلوكيات محددة بحيث ال يستطيع الخروج عليها ألن هناك
تحذيرات عديدة من قبل اإلدارة تمنعه من ممارسة ذالك .
-3المركزية :تشير المركزية الى المستوى التنظيمي الذي له حق اتخاذ القرار ،فبعض المنظمات
لديها مركزية عالية فتكون معظم القرارات من اإلدارة العليا ،و البعض اآلخر يكون هناك
تفويض في إتخاذ القرار للمستويات الدنيا والمركزية و الالمركزية لها دور كبير في تحديد نوع
بوشريبة محمد ،محاضرات في االقتصاد ،كلية العلوم االقتصادية ،التجارية و علوم التسيير ،جامعة قسنطينة ، 2020-2019 ، 2ص 36 4
الهيك ل التنظيمي ،و تعني المركزية تجميع السلطات و حق اتخاذ القرارات في المراكز القيادية
العليا حيث ال تستطيع المستويات اإلدارية الدنيا إتخاذ قرار دون الرجوع الى المركز اإلداري
5
األعلى .
و يتأثر الهيكل التنظيمي بعدة عوامل عند تصميمه و صياغته ليكون شامال و مناسبا .
االستراتيجية :الهيكل التنظيمي هو وسيلة لتحقيق اهداف المنظمة و عليه فإن أي تحليل أو -1
تحديد لهيكل المنظمة ال بد ان ينطلق من أهداف و استراتيجية المنظمة ( األهداف طويلة المدى
للمنظمة ) فالتغيير في استراتيجية المنظمة يالزمها تغير في الهيكل التنظيمي للمنظمة .
حجم المنظمة :يتفق الباحثون في موضوع الحجم على أعتماد مؤثر عدد العاملين لوصف حجم -2
المنظمة ،على اعتبار ان مؤشر عدد العاملين له عالقة بباقي المؤشرات األخرى لقياس الحجم
مثل رأس المال ،و االصول ،و المبيعات مثال ،وعلى اختالف آراء الكتاب و الباحثين فإن
هناك اتفاقا عاما على وجود عالقة متبادلة بين حجم التنظيم و طبيعة التركيب التنظيمي ،إذ ان
حجمم التنظيم يستلزم نمطا تنظيميا معينا ،كما أن نمط التنظيم يستلزم بدوره تنظيما بحجم معين
،و إضافة ألثر الحجم على درجة تعقيد التنظيم فإن للحجم أيضا تأثير على الرسمية و المركزية
.
التكنولوجيا :أحد المتغيرات الهيكلية ألنها تؤثر و بشكل مباشر في عالقات األفراد بالمنظمة و -3
أيضا تؤثر على االتصال بينهم وعلى المستويات اإلدارية و على األداء و األنجاز و غيرها ،و
يتبين من الدراسات ان طبيعة التكنولوجيا يفسر الفروق بين التنظيمات في مجال درجة التطور و
التعقيد ،و الرسمية ،و درجة المركزية ولكن التكنولوجيا ليست المحدد الرئيسي الوحيد لنمط
التنظيم ،وقد يكون تأثير التكنولوجيا على الوحدات داخل التنظيم أكثر منها على التنظيم ككل .
بيئة المنظمة :تؤثر عناصر المحيط الخارجي للمنظمة على التنظيم ومن بين أهم هذه العناصر -4
،الظروف اإلقتصادية و االجتماعية و التكنولوجية و الثقافية السائدة .
القوة و السيطرة :تمتلك إدارة أية منظمة صالحيات متنوعة ،هذه تستند على جوانب رسمية -5
بحكم وجود الفرد في موقع وظيفي وعين ،و كلما كان هذ الموقع يع في قمة الهرم إزدادت
الصالحيات التي يمتلكها من يشغل ذالك الموقع اإلداري ،إن اتجاه و سياسات اإلدارات العليا (
الذين يملكون السلطة و القوة ) لها االثر االكبر في تحديد الهيكل التنظيمي للمنظمة ،حيث هناك
6
صلة مباشرة بين الهيكل طريقة ممارسة القوة .
ياسف حسيبة ،أثر نمط الهيكل التنظيمي في فاعلية المؤسسة ،دراسة منشورة ،د/ن ،د/س ،الجزائر ،ص 4-3 5
ثم و باالعتماد على مبدأي تقسيم العمل و التنسيق توصل مينتزبيرغ الى خمسة انواع من الهياكل
المستخدمة في المنظمات و المتمثلة في :
الهيكل البسيط :و الذي يقوم على اإلشراف المباشر ،تكون فيه القمة اإلستراتيجية هي الجزء -1
األساسي و المسيطرة .
البيروقراطية اآللية :و التي تقوم على أساس توحيد إجراءات العمل ،و تكون البنية التقنية هي -2
الجزء الرئيسي المسيطر .
البيروقراطية المهنية :القائمة على توحيد المهارات ،و يعتبر مركز العمليات هو الجزء -3
الرئيسي و المسيطر .
الهيكلة في شكل أقسام :والتي تقوم على أساس توحيد المخرجات ،و يكون الخط االوسط هو -4
الجزء الرئيسي و المسيطر .
األدهوقراطية :و التي تركز على أساس التكيف المتبادل ،و يكون دعم الموظفين ( الدعم -5
7
للوجستي ) و أحيانا مع مركز العمليات هو المركز الرئيسي و المسيطر .
7بهاز حمزة ،هتهات المهدي ،أثر الهيكل التنظيم على االداء الوظيفي و دور االتصال كمتغير وسيط ،مجلة االقتصاد و البيئة ،مجلد ، 06
العدد ،2023 ، 01ص 561
المطلب األول :أهمية الهيكل التنظيمي بالنسبة للمؤسسات :
هيكل المؤسسة هو إطارها ،و الهيكل العظمي لها ،حيث يسمح بتحديد مختلف المهام و المواقف و
العالقات ووضع اإلمكانيات و الوسائل المتاحة موضع التنفيذ لتحقيق األهداف ،بإإلمكان حوصلة أهدافه
فيما يلي :
يسهل الهيكل التنظيمي عملية االتصال بين العاملين في مختلف مستويات المؤسسة مما يؤدي -
الى انسياب المعلومات بين أرجاءها .
يرفع من كفاءة اإلدارة العامة من خالل االستفادة من االساليب المتطورة في آداء المهام ،مما -
يسمح بتحديد خطوط االتصال الصادرة من مراكز السلطة .
يخلق روح التعاون و المشاركة بين أفراد المنظمة لتحقيق األهداف المنشودة . -
تحديد الوسائل الالزمة لإلشراف على العمل . -
يسمح للمنظمة باالستجابة الفعالة للتغيرات الداخلية و الخارجية ،و تسريع التكيف مع هذه -
التغيرات .
تحقيق االنسجام بين الوحدات اإلدارية و تجنب اختناقات العمل . -
خلق روح التعاون بين األفراد العاملين للوحدات التنظيمية . -
منع التداخل بين االنشطة التنظيمية و االزدواجية . -
يساهم في عملية صنع القرارات بكفاءة و فعالية من خالل السماح بتدفق المعلومات و البيانات -
بين مختلف المستويات .
يساعد على تحقيق اهداف المؤسسة عن طريق تنظيم العالقات و تحديد المسؤوليات . -
يعد الهيكل التنظيمي من الوسائل التي تحقق المؤسسة من خالله التميز و فعالية كبيرة في العمل -
و ذالك بتوسيع العمل و إغنائه و التدوير بالوظائف و األعمال ،و بناء فرق مدارة ذاتيا ،و
8
مجاميع لتحسين العمل على المستوى الفردي و الجماعي .
يرى بيتر داركر ،في هذا الصدد أن للهيكل التنظيمي أهداف تكون خالل ثالثة مجاالت تتمثل في :
المبحث الثالث :دور الهيكل التنظيمي في اداء المؤسسات و الهيئات االرشيفية .
وفي هذه الحالة األخيرة يتطلب األمر بالضرورة قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بالوحدة اإلدارية أما
للتوصل إلى إبقاء هذا الهيكل على ما هو عليه وأما بتعديله تعديالً شامالً أو جزئيا ً بحسب ظروف كل
حالة على حده .
ويتطلب األمر وجود مقاييس موحدة تكفل الموضوعية المطلوبة عند قياس فاعلية الهيكل التنظيمي
12
بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم وفق ما تقدم .
إال أن الجدل قائما حول وضع محل االرشيف بالنسبة للمؤسسات ،فهي ينبغي ان يتم الحفظ في مكان
واحد ام توزيع المهمة على أقسام ومصالح المؤسسات فيحتفظ ل قسم بوثائقه و يشرف عليها بنفسه .
13
وبالتالي فأهدافها تتمثل في جمع و تسجيل األراشيف بمختلف مصادرها فرزها ومعالجتها ومن ثمة
تقديمها للمطالعة .
غير أن األرشيف يجب أن يسبق بأرشفة اولية على مستوى المؤسسات منتجة لهذا األرشيف ،وبالتالي
ضرورة وجود مراكز أرشيف اولية على مستوى البلديات و الدوائر ،وحجم هذه المؤسسات األرشيفية
االولية يتناسب مع حجم المؤسسة التابعة لها وكذالك بمدى استعمال التكنولوجيات الحديثة من طرف هذه
14
المؤسسة .
14محمد الصالح نابتي ،مراكز االرشيف ودورها في نشر المعلومات :الواقع الوطني ،مجلة المكتبات و المعلومات ،م ، 2العدد ، 3ديسمبر
،، 2003ص-ص 84-83
تقديم المساعدة لمختلف المؤسسات العمومية في مجال األرشيف بناء على طلبها وفي حدود -
ووسائل وإمكانية المركز.
إعداد وسائل البحث. -
ويشمل المركز الوطني على ثالثة أقسام:
قسم حفظ ومعالجة األرشيف -
قسم تقنيات األرشيف والتكوين -
قسم الوسائل العامة. -
.3المجلس األعلى لألرشيف :أنشئ المجلس األعلى بموجب المرسوم رقم 46-88المؤرخ في 01
مارس 1988م ،ا لمتعلق بإنشاء المجلس األعلى لألرشيف ،ويخضع المجلس لسلطة األمين العام لرئاسة
الجمهورية ،وله عدة وظائف وصالحيات أهمها:
وضع السياسة االرشيفية على المستوى المركزي والمحلي وعلى المستوى الوطني. -
التوجيه والتخطيط والمتابعة -
العمل على تنفيذ السياسة االرشيفية. -
.4مركز األرشيف التمهيدي لإلدارات المركزية :أنشأ بموجب القرار المؤرخ في 10جوان 1991م،
المتضمن إنشاء ملحقة لمركز األرشيف الوطني وهو يمثل همزة وصل ومحطة انتقالية بين مركز
األرشيف الوطني واإلدارات المركزية ،ويقوم بمهمة التكفل واستقبال الوثائق المنتجة من طرف
15
الوزارات ،وتتم هذه العملية وفقا لمدونة الحفظ ليحفظ مؤقتا.
خـــاتمة :
وخالصة القول ومن خالل ماتم التطرق اليه عبر مباحث هذه الدراسة الموجزة و التي تمحورت حول
الهيكل و دورها في األداء بالنسبة للهيئات و المؤسسات يمكننا استخالص اهم النتائج التالية :
-يشير الهيكل التنظيمي إلى الطريقة التي يتم بها إنشاء الشركة أو المؤسسة وكيفية تفاعل مكوناتها
ومستوياتها المختلفة مع بعضها البعض .ويتضمن األدوار والمسؤوليات والعالقات بين المناصب
واإلدارات المختلفة ،باإلضافة إلى اإلجراءات والعمليات والبروتوكوالت التي تحكم األداء العام
15مؤسسات االرشيف في الجزائر ،محاضرات مقياس تهيئة و تجهيز مراكز االرشيف ،جامعة الجياللي ليابس ،سيدي بلعباس ،تاريخ الزيارة
، 2024/03/03على الساعة ، 18:00متاح على الرابط http://learn.univ-sba.dz/course/info.php?id=1093&lang=ar :
للشركة .في جوهره ،يحدد الهيكل التنظيمي خطوط السلطة والتواصل والتنسيق داخل المنظمة،
ويمهد الطريق لفعاليتها ونجاحها بشكل عام.
-تعمل كل المؤسسات و الهيئات اإلدارية وفق هيكل تنظيمي كمبدأ أساسي للعمل اإلداري العلمي ،
و تختلف وحد ات هذا الهيكل من خالل نوع النشاط و تخصصات الموظفين داخلها ،و كذالك
حجم االعتمادات لديها بإختالف وظائفها و اهدافها الفرعية و التي تصب في مجملها لخدمة
اهداف المؤسسة
-هيكل المؤسسة هو إطارها ،و الهيكل العظمي لها ،حيث يسمح بتحديد مختلف المهام و المواقف
و العال قات ووضع اإلمكانيات و الوسائل المتاحة موضع التنفيذ لتحقيق األهداف.
-يعتبر الهيكل التنظيمي المحور الرئيسي الذي تدور حوله معظم وظائف اإلدارة ،حيث أن عملية
التكيف و االتسمرار و التوازن داخل الهيكل التنظيمي لها دور اساسي في خلق مناخ تنظيمي
بالمؤسسات و الهيئات ،فشعور الفرد بالرضا و االرتياح ،و مشاركته في إتخاذ القرارات ،و
تقسيم العمل نابع من صميم الهيكل التنظيمي الذي يعد الجانب الرسمي للعملية التنظيمية ،فضال
على انه يمثل العالقات التواصلية و التعاونية و التشاركية في العمل ،وهذا ما يمثل القاعدة و
األساس للمناخ التنظيمي للمؤسسات بما فيها المؤسسات األرشيفية .