‫المقدمة‪:‬‬

‫اإلدارة تمث ل عنص رًا أساس يًا في هيكلي ة أي منظوم ة‪ ،‬س واء ك انت منظم ة‪ ،‬ش ركة‪ ،‬أو ح تى حكوم ة‪.‬‬
‫تعتمد المجتمعات والمؤسسات بشكل أساسي على وجود أنظمة إدارية فّع الة لتحقيق أهدافها االستراتيجية‬
‫وضبط سير أعمالها بكفاءة‪ .‬يتطلب تحقيق هذه األهداف توظيف الكفاءات الّالزمة‪ ،‬ومن بينها األمينة‪.‬‬
‫وتنظيم المواعي د يس هم في تحقي ق األه داف الشخص ية والمؤسس ية للم ديرين‪ ،‬حيث يمكنهم تخص يص‬
‫ال وقت بش كل ص حيح للمه ام األساس ية والمهم ة‪ ،‬وتجنب التش تت والتش وش ال ذهني ال ذي يمكن أن ي ؤثر‬
‫سلًب ا على أدائهم‪ .‬كما يمكن أن يزيد من اإلنتاجية والكفاءة‪ ،‬حيث يمكن للمدراء تخصيص الوقت بشكل‬
‫أفضل ألنشطتهم الرئيسية والمهام ذات األولوية العالية‪.‬‬

‫يتطلب دور األمينة مهارات تخصصية وتدريب متقدم‪ ،‬إذ يحتاج إلى مهارات تنظيمية وسلوكية متميزة‪.‬‬
‫تعتبر األمينة شريكًا أساسيًا للمدير في تحقيق األهداف اإلدارية‪ ،‬حيث تقدم الدعم الالزم لتنفيذ العمليات‬
‫اليومي ة بفعالي ة‪ ،‬وتس هل عملي ة اتخ اذ الق رارات اإلداري ة من خالل توف ير البيان ات والمعلوم ات‬
‫الضرورية‪.‬‬

‫األمين ة تعت بر العنص ر الحي وي ال ذي يعم ل على تنظيم وت رتيب األعم ال والمه ام داخ ل المؤسس ة أو‬
‫الش ركة‪ .‬فهي تق وم ب إدارة العملي ات اإلداري ة‪ ،‬وحف ظ الوث ائق والمعلوم ات‪ ،‬وتنظيم االجتماع ات وإ ع داد‬
‫محاضرها‪ ،‬وإ دارة الجداول الزمني ة والتخطيط للمواعيد‪ ،‬وتقديم التقارير التنظيمي ة‪ .‬تعمل األمينة بجد‬
‫لض مان أن يك ون ك ل ش يء في مكان ه المناس ب وفق ًا للسياس ات واإلج راءات المعتم دة‪ .‬ونتيج ة له ذ ا‬
‫اإلدراك اوجب وج ود شخص ية مم يزة تتحم ل العبئ عن الم دير وتس اعده في إنج از العم ل وتتم يز‬
‫بالمعرفة والمعلومات الحديثة ورحابة األفق وهى عملية مستمرة لإلرتقاء بمستوى المهنة‪.‬‬

‫إشكالية البحث‪:‬‬

‫في ظ ل تعدد الوظ ائف الموكل ة لألمين ة وال تي تتف اوت في األهمي ة‪ ،‬إال أن ه ت برز وظ ائف أساس ية ت ؤثر‬
‫على السير الحسن للمؤسسة أال و هو تنظيم المواعيد و من هنا تبرز إشكالية البحث‪:‬‬

‫مهمة األمينة في تنظيم مواعيد المدير؟‬ ‫‪‬‬

‫و من اإلشكالية العامة هنالك إشكاليات فرعية‪:‬‬

 ‫ما هية األمينة المديرية؟‬ ‫‪‬‬
‫ما هو دور وأهميته المدير داخل المؤسسة؟‬ ‫‪‬‬
‫ماهي طرق تنظيم مواعيد المدير ومقابالته بشكل فعال؟‬ ‫‪‬‬

‫فرضيات الدراسة ‪:‬‬

‫لإلجابة على األسئلة السابقة قمنا بوضع الفرضيات التالية‪:‬‬

‫األمينة المديرية هي الجهة التي تقدم خدمات للمدیر أو المؤسسة ككل في مجال األعمال المكتبیة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫الم دير داخ ل الموسس ة ه و ص احب األم ر و الق رار و ممثله ا رس ميا في تعامل ه م ع الجه ات‬ ‫‪.2‬‬
‫الخارجية‪.‬‬
‫طرق تنظيم مواعيد المدير ومقابالته بشكل فعال‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫أهمية الدراسة ‪:‬‬

‫تكمن أهمیة الدراسة في أهمیة الموضوع في حد ذاته فتنظیم مواعيد المدير من أبرز المهام التي تقوم‬
‫بها األمینة للرقي بعملها و بالتالي رقي أدائها و خدماتها‪.‬‬

‫أهداف الدراسة‪:‬‬

‫ككل بحث أو دراسة هنالك عدة أهداف توضح وتحدد بدقة بغية الوصول إليها ومن خالل تناولنا لهذا‬
‫الوضوع رسمنا األهداف الرئيسية التالية‪:‬‬

‫تعريف األمينة المديرية وإ براز أنواعها وخصائصها‪.‬‬

‫تبيان دور وأهميته المدير داخل المؤسسة‪.‬‬

‫ضبط دور األمینة المديرية في تنظیم مواعيد المدير‪.‬‬

‫أسباب إختیار الموضوع‪:‬‬

‫من أهم دوافع إختيار هذا الموضوع أهميته الكبيرة حيث أنه يعد من أسس السير الحسن للمؤسسة‪.‬‬

‫األسباب الذاتیة‪:‬‬
‫أهمه ا المیل ح ول الموض وع والرغب ة في تت وج للبحث فیه و مالمت ه م ع األمین ة المديري ة في ه ذه‬
‫المذكرة المتواضعة و عملي التربصي في هذه المدة ‪.‬‬

‫األسباب الموضوعیة‪:‬‬

‫سهولة الموضوع و هذا لممارسة مهام دور األمینة المديرية خالل فترة التربص‪.‬‬

‫محاولة إثراء مكتبة المعهد بمراجع هي بأشد الحاجة إلیهم خاص ة في المجال األمینة المديرية وتنظيم‬
‫مواعيد المدير‪.‬‬

‫الدراسات السابقة‪:‬‬

‫بالنسبة لموضوع دراستي فال توجد أي دراسة سابقة حوله‪.‬‬

‫تصميــم الدراسة‪:‬‬

‫قمت بتقسیم المذكرة إلى ثالثة فصول (الفصل األول و الثاني) كجانب نظري و الفصل الثالث كجانب‬
‫تطبیقي على النحو التالي‪:‬‬

‫الفصل األول عموميات عن األمینة المديرية‪.‬‬

‫الفصل الثاني اإلطار النظري لعمل األمينة في تنظيم مواعيد المدير‪.‬‬

‫الفصل الثالث الجانب التطبیقي أي تتضمن حوصلة عن دراسة میدانیة ‪.‬‬