‫مقـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــدمة‬

‫شهدت اجملتمعات احلديثة اليوم‪ ،‬تغريات مستمرة وسريعة يف اجملاالت اإلقتصادية واالجتماعية وخاصة‬
‫جمال التطور العلمي التكنولوجي الذي يشهده العامل‪ ،‬حيث أصبحت الوسائل احلديثة جد سريعة‬
‫خاصة املتعلقة باملعلومات فمع ظهور التقنيات‪ ،‬واألجهزة اإللكرتونية احلديثة‪ ،‬وخصوصا جهاز‬
‫احلاسوب وبراجمه املكتبية املتميزة اليت سامهت بتطوير وحتسني قطاع عمل السكرتارية فاستخدام‬
‫السكرتري للربامج املكتبية مكنه من حترير مجيع أنواع النصوص تنسيقها بشكل احرتايف عن طريق‬
‫برنامج ‪ Word‬وهو األفضل عامليا وعمل اجلداول واحلسابات بتنسيق مميز وواضح مع برنامج‬
‫‪ ،Excel‬أما قواعد البيانات فاستخدام برنامج ‪ Access‬العمالق‪ ،‬كما متكن من اشاء العروض‬
‫التقدميية بشكل مميز من خالل برنامج ‪ Power Point‬وإدارة الربيد اإللكرتوين بشكل فعال من‬
‫خالل خدمة ‪ Outlook‬فقد ساعدت هذه الربامج يف تنظيم مهام السكرتري بشكل مميز مع إضافة‬
‫السرعة والدقة يف العمل‪ ،‬كما أن للعنصر البشري دور هام يف إجناح األعمال اإلدارية والتنظيمية‬
‫واملكتبية والعالقات العامة‪ ،‬كما يعكس الوجه والشكل احلقيقي لإلدارة واملؤسسة واملدير ويتفاعل مع‬
‫أرفع املستويات اإلدارية‪ ،‬لذا يعترب السكرتري (ة) فرد من أفراد املنظمة وتعترب شخصيته مزجيا متوازنا‬
‫من العديد من املهارات والصفات الشخصية والسلوكيات ويعترب املساهم الفعال يف ترقية الوعي‬
‫واملعرفة ومواكبة التطورات مبا فيها األجهزة احلديثة وشبكات االتصال‪.‬‬

‫اإلشكاليةـ العامة‪:‬ـ‬

‫ما هو أثر الربامج املكتبية على أداء السكرتري ؟‬

‫ولإلجابة على اإلشكالية نطرح التساؤالت الفرعية التالية‪:‬‬

‫‪-‬أ‪-‬‬
 ‫االشكاليات الجزئية‪:‬‬

‫༺فيما تتمثل مهام السكرتري ؟‬

‫༺كيف تؤثر الربامج املكتبية على مهام السكرتري يف أداء عمله؟‬

‫الفرضية العامةـ ‪:‬‬

‫يستخدم السكرتري بعض الربامج املكتبية لتأدية مهامه اإلدارية يف املؤسسة‪.‬‬

‫ولإلجابة على التساؤالت الفرعية نطرح الفرضية التالية‪:‬‬

‫السكرتارية هي اجلهاز اإلداري الذي يساعد الرؤساء واملديرين يف تأدية مهامهم اإلدارية يف املؤسسة‪.‬‬

‫تؤثر الربامج املكتبية تأثريا قويا وواضح على أداء السكرتري ‪.‬‬

‫أسباب اختيار الموضوع‪:‬‬

‫أسباب موضوعية‪:‬‬

‫‪ -‬رغبتنا بدراسة هذا املوضوع ألن له عالقة بالتخصص‪.‬‬

‫_حماولة معرفة دور الربامج املكتبية بالنسبة للسكرتارية‬

‫_التحسيس بأمهية السكرتارية‪.‬‬

‫أسباب ذاتية‪:‬ـ‬

‫‪ -‬معرفة عمل السكرتري إلكتساب زاد من املعلومات‪.‬‬

‫_ب_‬
 ‫أهمية الدراسة‪:‬‬

‫تكمن أمهية الدراسة احلالية يف أمهية املوضوع يف حد ذاته حيث أنه يساهم يف جناح األعمال اإلدارية‬
‫من جهة ويعكس الوجه احلقيقي للمؤسسة من جهة أخرى‪ ،‬ويشكل خطوة متهيدية للبحوث‬
‫املستقبلية من هذا املوضوع ومبناهج خمتلفة‪ ،‬وكونه حمل اهتمام الباحثني يف جمال السكرتارية‪.‬‬

‫أدوات الدراسة ‪:‬‬

‫اعتمدنا على املالحظة امليدانية كأداة جلمع املعلومات وحتليلها والتوصل إىل النتائج‪ ،‬اضافة إىل إجراء‬
‫مقابلة مع السكرتري (ة)‪.‬‬

‫هيكل الدراسةـ (التقسيمات)‪:‬‬

‫قسمنا حبثنا إىل فصلني األول نظري والثاين تطبيقي ‪:‬‬

‫الفصل األول‪ :‬تضمن املبحث األول مفهوم السكرتارية والسكرتري وأنواعهما وصفات السكرتري‬
‫ومهامه‪.‬‬

‫أما يف املبحث الثاين تطرقنا إىل الربامج املكتبية ‪Word,Excel ,Power point‬‬
‫‪ ، Publisher, Access‬وتأثريها على أداء السكرتري ‪.‬‬

‫الفصل الثانيـ (الجانب التطبيقي)‪ :‬الدراسة امليدانية يف متوسطة الشهيد بن الدوي ابراهيم‬
‫حاسي القارة ‪ -‬تطرقنا فيها إىل تقدمي عام ملكان الرتبص ‪ ،‬وتأثري الربامج املكتبية على أداء السكرتري ‪.‬‬

‫_د_‬
 ‫أهداف الدراسة‪:‬ـ‬

‫لقد أردنا من خالل هذا البحث حتقيق جمموعة من األهداف وهي‪:‬‬

‫_توضيح ما يتعلق بالسكرتري ‪.‬‬

‫‪ -‬تعامل السكرتري مع الربامج املكتبية داخل التنظيم اإلداري‪.‬‬

‫_أمهية الربامج املكتبية وتأثريها على أداء السكرتري‪.‬‬

‫‪ -‬إلقاء الضوء على أمهية السكرتارية ودورها الفعال يف املؤسسات‪.‬‬

‫حدود الدراسة‪:‬ـ‬

‫‪ -‬الحدود الزمنية‪ :‬انطلقت الدراسة من تاريخ ‪ 2019/09/29‬إىل غاية ‪.02/01/2020‬‬

‫‪ -‬الحدود المكانية ‪:‬طبقت هذه الدراسة يف متوسطة الشهيد بن الدوي ابراهيم‪.‬‬

‫المنهج المتبع‪:‬‬

‫يف دراستنا هذه اعتمدنا على املنهج الوصفي يف التحليل وذلك من خالل وصف عمل السكرتري‬
‫واملهام اليت يقوم هبا‪ ،‬وقمنا بتحليل مجيع املعطيات‪.‬‬

‫صعوباتـ البحث ‪:‬‬

‫من اهم الصعوبات اليت واجهتنا أثناء القيام هبذه الدراسة نقص املصادر خاصة يف الربامج املكتبية‪،‬‬
‫وكذا صعوبة التحصل على املعلومات يف مكان الرتبص‪.‬‬

‫_ج_‬
 ‫الفصل األول‪:‬‬
‫السكرتارية‬

‫والبرامج المكتبية‬
 ‫متهيد‪:‬‬

‫يلعب السكرتري دورا جوهريا يف إجناح األعمال اإلدارية والتنظيمية واملكتبية والعالقات العامة‪،‬‬
‫ويعكس الوجه والشكل احلقيقي لإلدارة واملؤسسة واملدير‪ ،‬ويتفاعل مع أرفع املستويات اإلدارية وهو‬
‫مسؤول عن كافة مراسالت اإلدارة وأرشيفها واتصاالهتا لذلك تعترب شخصية السكرتري مزجيا متوازنا‬
‫من العديد من املهارات والصفات الشخصية والسلوكيات ويعترب املساهم الفعال يف ترقية الوعي‬
‫واملعرفة ومواكبة التطورات مبا فيها األجهزة كاحلاسب اآليل وبراجمه املكتبية اليت مسحت جلميع العلوم‬
‫أن تتطور بسرعة فائقة مل يكن هلا نظري فقد غري تفكرينا وأصبح وسيلة هامة يف التنظيم والتسيري‬
‫واملعاجلة على خمتلف املستويات‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫المبحث األول‪:‬ـ البرامج المكتبية‬

‫مفهوم البرامج المكتبية‪:‬‬

‫تعد من أهم برجميات التطبيقات العامة املستخدمة يف عامل األتصال واملكاتب وجلميع األعمال‬
‫والتخصصات وتوصف بأهنا ذات قيمة وفائدة مباشرة للمنظمات‪ ،‬وغالبا ما تؤثر يف عملية شراء نظام‬
‫احلاسوب‪ ،‬إذ جيب أن يتوقف العمل معها والربجميات العامة أنواع كثري نورد منها أشهرها هي‬
‫الربامج املكتبية‪ ،‬وهي الربامج اليت توجد يف معظم احلواسيب وتسمى حزمة مكتبية يف بعض األحيان‬
‫بسبب اهنا عبارة عن عدة برامج مع بعضها البعض‪.‬‬

‫نستخدم الربامج املكتبية يف الكتابة والتحرير والتصحيح‪ ،‬وإنشاء مستندات كثرية وتقدمي العروض‬
‫التقدميية وإنشاء اجلداول من خالل عمليات اإلدخال واملعاجلة واحلفظ واإلخراج‪.‬‬

‫والربامج املكتبية هي برامج بعدها املصممون الستخدامها يف جماالت كثري ومتنوعة وألمهيتها يف العمل‬
‫التنظيمي‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫المطلب األول‪ :‬برنامج تحرير النصوص ‪WORD‬‬

‫صورة واجهة ووورد‬

‫الشكل رقم (‪ )03‬واجهةـ برنامج ‪WORD‬‬

‫املصدر جهاز احلاسوب‬

‫(‪ )1‬تعريف‪ :‬هو برنامج خمصص ملعاجلة الكلمات حبيث يتيح إدخال الكلمات بصيغة الكرتونية على‬
‫الوثائق ومن مت معاجلتها وإخراجها بالشكل املطلوب‪ ،‬وهو أحد برامج‬
‫‪04‬‬

‫معاجلة النصوص ويتميز بعدة مميزات منها معاجلة الكلمات العربية والفرنسية واالجنليزية والعمل على‬
‫أكثر من مستند يف وقت واحد‪ ،‬كما أنه يقوم بالتحكم يف أنواع اخلطوط وأحجامها وتنسيق الفقرات‬
‫والصفحات وإدراج اجلداول والرسومات البيانية وغريها من التطبيقات‪.1‬‬

‫(‪ )2‬مميزات برنامج ‪: WORD‬من مميزات برنامج ‪ WORD‬ما يلي‪:‬‬

‫‪-‬كتابة التقارير واملراسالت‪.‬‬

‫‪ -‬التنظيم اخلاص بامللفات واملعامالت بني اإلدارات‪.‬‬

‫‪ -‬حفظ امللفات واستدعائها والتعديل عليها‪.‬‬

‫‪-‬طباعة البحوث اليت ختص الطلبة والباحثني‪.‬‬

‫‪-‬إمكانية طباعة الكتب واجملالت وغريها‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية تغيري أنواع اخلطوط يف الورقة الواحدة‪ ،‬وشكل الكتابة وحجم اخلط‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية إدراج صورة‪ ،‬رسم هندسي رمز‪ ،‬تعليق‪ ،‬وصلة املوقع على االنرتنت‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية إدراج جدول وتعديل مساحات اخلانات وشكل اخلط وطريقة الكتابة األفقية أو الرأسية‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية القص واللصق من مكان آلخر داخل الورقة الواحدة أو من مستند إىل آخر‪.‬‬

‫‪ -‬ميكن وضع إطار للمستند أو للفقرة‪.‬‬

‫استخدام العالمات اإلمالئية املختلفة على املستند‪.‬‬

‫استخدام اخللفيات امللونة واستخدام القوالب املدرجة مع الربنامج‪.‬‬

‫‪ 1‬ایمان جمیل مهداوي‪ ،‬حسن أو شملة‪ ،‬علم الحاسوب وتطبيقاته‪ ،‬ط ‪،1‬دار الصفاء للتوزيع‪ ،‬بتصرف‪ ،‬ص ‪. 175‬‬
 ‫‪-‬التصحيح اللغوي والنحوي للمستند‪.2‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬برنامج الجداولـ االلكترونية ‪EXECLE‬‬

‫صورة برنامج ‪Excel 2007‬‬

‫الشكل رقم (‪ :)04‬واجهة برنامج ‪EXCEL‬‬

‫املصدر جهاز احلاسوب‬

‫(‪ )1‬تعريف‪ :‬يعترب برنامج ‪ EXCEL‬من أهم الربامج اليت تستخدم يف معاجلة البيانات وذلك عن‬
‫طريق إدخاهلا إىل جداول وإجراء جمموعة من العمليات احلسابية واملنطقية واإلحصائية عليها‪ ،‬وحيتوي‬
‫هذا الربنامج على مكتبة ضخمة من اإلقرتانات تساعدنا‬

‫‪ 2‬خالد هاشم قاسم ‪،‬أساسيات برنامج ‪ ،Microsoft Word 2007‬قسم تقنية املعلومات واالتصاالت‪ ،‬ص‬
‫ص (‪)5-1‬‬
 ‫يف تطبيق العمليات احلسابية على جمموعة ضخمة من البيانات يف تعليمة واحدة أو أكثر مثل إجياد‬
‫جمموع رواتب املوظفني أو إجياد أعلى راتب أو أقل راتب‪. 3‬‬

‫(‪ )2‬مميزات برنامج ‪: EXCEL‬من مميزات برنامج ‪:EXCEL‬‬

‫‪-‬عرض البيانات جمدولة‪.‬‬

‫‪ -‬رسوم بيانية دقيقة ومتعددة األنواع وجذابة كوسيلة للتعبري عن البيانات ومتثيلها بطريقة سيلة‪.‬‬

‫‪ -‬ختزين وتنظيم اسرتجاع البيانات بسهولة (قاعدة البيانات)‬

‫‪ -‬دفرت العمل ميكن أن جيمع بداخله عدد كبري من األوراق املتنوعة كأوراق العمل‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية اضافة كل األشكال املوجودة يف شريط األدوات الرسم يف ورقة العمل‪ ،‬كما ميكن اضافة‬
‫صور الرسوم املتاحة من برامج أخرى مثل‪:‬‬

‫‪ Clipart‬اخلاص بـ ‪WORD‬‬

‫‪ -‬ميكن استخدام ‪ EXCEL‬يف التحليل املايل املتقدم واجملاالت العلمية وكذلك يف جمال العروض‬
‫التسويقية والدعائية باستخدام الرسوم البيانية وأدوات الرسم‪.‬‬

‫‪-‬احلساب التلقائي يف خانة يف وسط شريط املعلومات باسم اجملموع ميكن بإستخدامها اإلستغناء عن‬
‫اآللة احلاسبة‪.‬‬

‫‪-‬تصحيح األخطاء اإلمالنية أثناء الكتابة العربية أو اللغة األجنبية‪.‬‬

‫‪ -‬الفرز التلقائي مثل حتديد أعلى أو أقل قيمة ملدى أو ترتيب البيانات‪.‬‬

‫‪ -‬نقل أو نسخ خاليا ما من دفرت آلخر أو من ورقة أخرى داخل أو خارج الدفرت احلايل‪.‬‬

‫‪ 3‬فراس العزة‪،‬ابراهيم أبو دياب ‪ Moronat Excel 2003‬تعلم مايكروسوات إكسيل يف أسبوع‪ ،‬دار األمرة‬
‫للنشر والتوزيع‪ ،‬ص ‪.5‬‬
 ‫تسمية دفرت العمل أو ورقة العمل باللغة العربية أو األجنبية حىت ‪ 255‬حرف لإلسم الواحد وبدون‬
‫أي حتفظات على نوع األحرف‪.4‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬برنامج العروض التقديمية ‪POWER POINT‬‬

‫الشكل رقم (‪ )05‬واجهةـ برنامج ‪POWER POINT‬‬

‫المصدر جهاز الحاسوب‬

‫(‪ )1‬تعريف ‪ :‬هو برنامج يستخدم إلنشاء العروض التقدميية‪ ،‬والعرض التقدميي هو عبارة مادة معدة‬
‫للعرض كموضوع حماضرة أو ندوة أو جلسة عمل‪ ،‬يتم إعداده على جمموعة شرائح العرض اليت‬
‫حتتوي على عناوين ونصوص ورسومات وصور حبيث ميكننا هذا الربنامج من إضافة املؤثرات احلركية‬
‫والصوتية وأيضا هياكل تنظيمية وهبذا نتمكن من إنشاء عرض تقدميي بطريقة شيقة وملفتة لإلنتباه‪،‬‬
‫مغاير ألساليب العرض التقليدية السابقة‪.5‬‬

‫‪ 34‬مذكرة حنيين كلثوم‪ ،‬رقاب فاطمة‪ ،‬مهام السكرتارية باستخدام امليكروسوفت أوفيس‪ ،‬تقين سامي‪ ،‬مركز‬
‫التكوين املهين والتمهني حاسي القارة‪ ،‬أكتوبر ‪ ،2017‬ص ص (‪.)36-35‬‬

‫إميان مجيل مهداوي‪ ،‬حسن أومشلة علم احلاسوب وتطبيقاته‪ ،‬ط دار الصفاء للتوزيع‪ ،‬ص ‪.248‬‬ ‫‪5‬‬
 ‫(‪ )2‬مميزات برنامج ‪: POWER POINT‬من مميزاته‬

‫‪-‬سهولة حفظ وحفظ الشرائح‪.‬‬

‫‪ -‬سهولة حفظ واسرتجاع شرائح العرض‪.‬‬

‫‪ -‬توفري خيارات متعددة الطباعة الشرائح شرحية كاملة‪ ،‬صفحة حتتوي على جمموعة من الشرائح‪،‬‬
‫صفحات املالحظات عرض مفصل)‪.‬‬

‫‪ -‬يوفر العديد من الرسوم اليت ميكن إضافتها إىل الشرائح‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية عرض البيانات على شكل رسوم بيانية‪.‬‬

‫‪-‬سهولة تنسيق شرائح العرض بأشكال متعددة‪ .‬إمكانية اضافة مقاطع فيديو إىل الشرائح‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية اضافة مؤثرات صوتية وحركية على الشرائح‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية نقل الشرائح مبؤثرات متعددة‪.‬ـ‬

‫‪-‬إمكانية حتويل شاشة العرض إىل ما يشبه السبورة السوداء‪.‬‬

 ‫‪ -‬إمكانية التحكم يف توقيت انتقال الشرائح آليا أو يدويا‪.‬‬

‫‪-‬ميكن تقدمي العرض بطريقة متعددة (على الشاشة على مطويات على شرائح صغرية‪،‬ـ على شرائح‬
‫شفافة)‪. 6‬‬

‫‪ http://bl.alwazir.com/t8867.htm 6‬يوم األربعاء ‪ 2019/11/13‬على الساعة ‪15:20‬‬

 ‫المطلب الرابع ‪:‬برنامج الناشرـ ‪PUBLISHER‬‬

‫الشكل رقم (‪ :)06‬واجهة برنامج ‪PUBLISHER‬‬

‫المصدر جهاز الحاسوب‬

‫(‪ 1‬تعريف ‪:‬هو برنامج يهتم بتصميم الكروت الدعائية واإلعالنات الورقية وختطيط دعوات‬

‫الزفاف واملناسبات وغريها من األغراض الدعائية واإلعالنية‪.‬‬

‫(‪ )2‬مميزات برنامج ‪ :PUBLISHER‬من مميزاته‬

‫‪-‬تصميم املنشورات وامللصقات الدعائية وكروت الدعوة واملطويات‪....‬ـ‬

‫‪ -‬يوفر لنا إمكانية تصميم أعمالنا بأنفسنا‪.‬‬

‫‪ -‬إمكانية وضع إطارات ملونة حول النصوص أو تظليل الشرحية بالكامل مبربع ملون يظهر أمامه‬
‫النص‪.7‬‬

‫‪ http://www.ts3a.com 7‬يوم األربعاء ‪ 2019/11/20‬على الساعة ‪09:40‬‬

 ‫المطلب الخامس‪ :‬برنامج قواعد البياناتـ ‪ACCESS‬‬

‫الشكلـ رقم (‪ )07‬واجهة برنامج ‪ACCESS‬‬

‫المصدر جهاز الحاسوب‬

‫(‪ )1‬تعريف ‪ :‬هو برنامج يستخدم إلنشاء قواعد البيانات أنظمة قواعد البيانات متكننا من استعمال‬
‫احلاسوب يف معاجلة البيانات وخاصة الالزمة منها يف األعمال التجارية والصناعية وغريها حيث ساعد‬
‫هذه النظم يف ختزين البيانات عرضها‪ ،‬واسرتجاعها وطباعتها بطريقة سهلة وميسرة وسريعة‪.8‬‬

‫وهو عبارة عن إمكانية جتميع قوائم بأمساء وبيانات وارقام هواتف وكافة التفاصيل اليت ميكن إحلاقها‬
‫ببيانات جمموعة من األشخاص بشكل منظم ودقيق حبيث يسيل على املستخدم الوصول إىل تلك‬
‫البيانات يف أي وقت بريده‪.9‬‬

‫‪ 8‬إميان مجيل مهداوي ‪،‬حسن أو مشلة‪ ،‬مرجع سبق ذكره‪ ،‬ص ‪.245‬‬

‫‪ http://www.ts3a.com 9‬يوم األربعاء ‪ 2019/11/20‬على الساعة ‪.00:00‬‬

 ‫‪ )2‬مميزات برنامج ‪ :ACCESS‬من مميزاته مايلي‬

‫يوفر أسهل الطرق إلنشاء مجيع مكونات قاعدة البيانات من جداول تقارير مناذج‪ ،‬والوحدات النمطية‬
‫يدعم اللغة العربية‪.‬‬

‫‪ -‬يعمل من خالل بيئة رسومية ‪ Graphical Interface‬وهو ما يعطيه سهولة يف تنفيذ األوامر‬
‫ومتعة يف أداء العمل‪.‬‬

‫‪-‬سهولة احلركة داخل الربنامج تؤدي إىل سرعة اإلجناز وفعاليتها فمع برنامج ‪ ACCESS‬تستطيع‬
‫القفز من مكان إىل آخر‪.‬‬

‫‪ ACCESS -‬ناشر مكتيب فمعه ميكن التمتع خباصية ما نراه‪.‬‬

‫‪ -‬يعترب برنامج ‪ ACCESS‬أداة جادة لزيادة اإلنتاجية وهي بالتأكيد النتيجة الطبيعية‪. 10‬‬

‫‪ 10‬حنيشي كلثوم‪ ،‬رقاب فاطمة مهام السكرتارية باستخدام امليكروسوفت أوفيس‪ ،‬تقين سامي‪ ،‬مركز التكوين‬
‫املهين والتمهني حاسي القارة‪، 2017‬ص‪.27‬‬
 ‫المطلب السادس‪ :‬تأثير البرامج المكتبية على أداء السكرتيرـ‬

‫مبا أن للسكرتارية دور هام وحيوي يف منظمات العمل اإلداري على إختالف أحجامها ونشاطها‬
‫وتساهم يف مساعدة متخذي القرار يف املنشآت على حتمل أعبائهم حىت حتقق املنشأت أهدافها‪ ،‬لذا‬
‫حيرص السؤولون يف املنظمات اإلدارية على العناية باختيار العاملني يف أقسام السكرتارية بعناية فائقة‬
‫ألن السكرتري يساهم يف حتديد الصفات واخلصائص الواجب توفرها يف السكرتري ومن أمهها يف وقتنا‬
‫احلايل اإلعالم اآليل فهم اليوم من الضروريات يف مجيع اجملاالت االجتماعية واالقتصادية والتقنية‬
‫وخاصة يف جمال اإلدارة وتتجلى ضرورة اإلعالم اآليل يف احلصول على املعلومات بكل أنواعها يف‬
‫الوقت واملكان املناسبني وبالشكل املطلوب‪.11‬‬

‫لقد كانت اإلدارة قبل ظهور الربامج املكتبية للكمبيوتر تعتمد على اآللة الراقنة يف كتابة الوثائق‪ ،‬أو‬
‫التسجيل على سجالت التسيري والتنظيم‪ ،‬وكانت الكتابة مملة‪ ،‬وتتطلب وقتا كبريا وكان تصحيح‬
‫األخطاء يكلف كثريا‪ ،‬وقد يشوه يف كثري من األحيان الفقرات والنصوص من الناحية اجلمالية وال‬
‫يسمح للنص املكتوب بتعدد نسخه‪ ،‬إال إذا جلأنا إىل الطبع بطرق أخرى وذلك إما بإعادة كتابة النص‬
‫أو استنساخه‪ ،‬أما األلوان واألشكال والرسومات البيانية والصور فقد كانت غائبة على اإلطالق‪ ،‬هذا‬
‫فيما خيص الكتابة‪ ،‬أما سجالت التسيري والتنظيم اليت توضع على مستوى اإلدراك يف املؤسسات‪ ،‬فإهنا‬
‫تتعرض للتلف وإن البحث عن املعلومات يستغرق وقتا كبريا‪ ،‬وقد تضيع أحيانا بسبب متزق األوراق‬

‫‪ 11‬مراد رايس‪ ،‬اإلدارة ‪،‬دار املعرفة للتوزيع‪،‬ـ ط ‪ ،2005‬ص ‪.98‬‬

 ‫وتناثرها وإنفصاهلا عن بغضها البعض مما يؤدي إىل ضباعها من السجالت‪ ،‬لكن مع ظهور الربامج‬
‫املكتبية زالت هذه العقبات وأصبحت اإلدارة تتم بطرق حديثة وسهلة‪ ،‬فكتابة الوثائق‪ ،‬والتسجيالت‬
‫على السجالت تتم بواسطة الكمبيوتر وبراجمه املتميزة يف شكل ملفات والكتابة هنا جد سهلة حيث‬
‫لديك إمكانية التصحيح الفوري بواسطة الربنامج املعاجل ‪ Word‬الذي يسمح لك بالكتابة‪ ،‬كما‬
‫تستطيع اختيار األلوان واالشكال ومسك احلروف وأنواع اخلطوط اليت تناسب نصك‪ ،‬كما ميكنك أن‬
‫تدمج كلمة أو مجلة أو فقرة كاملة أو حىت صورة أو شكل من األشكال يف أي موقع من النص‪ ،‬ويف‬
‫األخري مينحك الكمبيوتر إمكانية التخزين أي حفظ امللفات حىت تتم االستفادة منها الحقا أي‬
‫مستقبال للعودة إليها وقت احلاجة أو لطبع عدة نسخ أو عند الطلب أو الكتابة نص جديد يشبه إىل‬
‫حد كبري النص القدمي أو الستعماالت أخرى تفوق تصوراتنا وكا هذه االمتيازات واخلدمات تقدمها‬
‫الربامج املكتبية اليت كان هلا أثر كبري على تأدية السكرتري ملهامه اليومية مما قلل من اجلهد البشري‬
‫ومتيز بالسرعة والدقة يف اإلجناز مما أدى إىل زيادة فعالية اإلدارة وترقيتها إىل أرفع مستويات الكفاءة‬
‫املهنية ‪.12‬‬

‫فقد ساعدت الرامج املكتبية ‪ Microsoft Office‬يف حتسني وتطوير وتسهيل مهام السكرتارية‪،‬‬
‫كما ساهم يف رفع الكفاءة وزيادة فاعلية اإلدارة فإن إدخال اإلعالم اآليل يف الربجميات واإلدارة‬
‫يتوقف بالدرجة األوىل على مسريي املؤسسات ومدى محاسهم إلستغالل هذه التقنية يف تطوير‬
‫مؤسساهتم‪ ،‬ومدى فهمهم لضرورهتا يف التسيري‪ ،‬وما ستوفره هلم من ربح للوقت وسهولة يف العمل‬
‫واقتصاد اإلمكانيات املادية والبشرية‪.13‬‬

‫المبحث الثاني‪ :‬مفهوم السكرتير‬

‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتاريةـ‬

‫‪ 12‬عمر بلقاضي‪ ،‬اإلعالم اآليل للمبتدئني واملربجمني ‪ ،‬دار هومة‪ ،‬ط ‪ ،2005‬ص ص (‪.)205-204‬‬

‫‪ 13‬حممد سعيد ثابت‪ ،‬اخلطوات األوىل يف اإلعالم اآليل‪ ،‬دار هومة اجلزائر‪ ،‬بوزريعة‪،‬ـ ط‪ ،2003 ،2‬ص‪.18‬‬
‫‪ )1‬تعريف السكرتاريةـ ‪:‬هي اجلهة اليت تقدم خدمات للمدير أو للمؤسسة ككل يف جمال األعمال‬
‫املكتبية كحفظ امللفات واستقبال وارسال املكاملات اهلاتفية وتصدير الربيد النسخ واستقبال الزوار‬
‫واملراجعني وتنظيم املواعيد املقابلة املدير ‪ ...‬كما تطلق على املني اليت يتوالها فرد أو جمموعة أفراد‬
‫يقومون مبعاونة اإلداريني يف تأدية أعمال من ناحية إعداد املراسالت وتلقي وارسال املكاملات اهلاتفية‬
‫‪14‬‬
‫وحفظ املستندات وتنظيم إدارة مواعيد العمل يف مكتب الرئيس واستقبال الزوار ‪...‬‬

‫وهي تلك الوظيفة اليت تقدم معاونات أو خدمات لإلدارات أو الرؤساء‪ ،‬حىت تتمكن اإلدارات‬

‫أو الرؤساء من اجناز عملهم بطريقة ميسرة ويف أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة‪.‬‬

‫ونتيجة لكرب حجم املنظمات احلكومية واالقتصادية‪ ،‬فقد زاد حجم األعباء امللقاة على عائق‬
‫الوحدات االدارية وكرب حجم املعلومات املطلوبة هلا تتطلب قدرا كافيا من املعاونة يف تسيري نقلها‬
‫هلذه املعلومات بني الوحدات االدارية وتنظيم حفظ وختزين هذه املعلومات واملعاونة يف اسرتجاع هذه‬
‫املعلومات يف أقل وقت ممكن مما ميكن اإلدارة من االعتماد على تلك املعلومات يف إصدار القرارات‬
‫الرشيدة‪.‬‬

‫وتعترب القلب النابض الذي ميد كافة األجهزة مبا يلزمها‪ ،‬فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته‪،‬‬
‫فإن ذلك يؤدي بالضرورةـ إىل عجز وفشل هذه الوحدات واألجهزة عن القيام مبهمتها األساسية‪.‬‬

‫‪ 14‬هالل حممد العسكر‪ ،‬عجالن حممد الشهري ‪،‬معوقات السكرتارية الفعالة يف األجهزة احلكومية باململكة العربية‬
‫السعودية‪ ،‬مطابع معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1426 ،‬ه‪ ،‬ص‪.4‬‬
 ‫إن وظيفة السكرتارية تعترب من الوظائف اإلدارية املهمة يف بيئة العمل ويعود ظهور هذه الوظيفة إىل‬
‫الثورة الصناعية يف أوروبا فيهتم األفراد الذين يعملون يف جمال السكرتارية حيفظ كافة املعلومات‬
‫والكتابة كشرط أساسي من شروط احلصول على هذه الوظيفة‪.‬‬

‫أما لفظ سكرتارية فهو معرب من الكلمة األصلية (‪ )Secretary‬واليت تتم اشتقاقها من املصطلح‬
‫‪ ، Secret‬وتعين السر‪ ،‬لإلشارة إىل أمهية هذه الوظيفة‪ ،‬حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة‬
‫األوراق واملستندات والوثائق املرتبطة بالعمل قبل وصوهلا إىل املدير أو املسؤول عن اإلدارة‪ ،‬ومع‬
‫التطور الزمين صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية يف أغلب منشآت العمل مثل ‪ :‬املؤسسات‬
‫أو الشركات والعيادات الطبية ومكاتب احملاماة وغريها ‪..‬‬

‫كما أن السكرتارية هي أداة ربط بني املدير وموظفيه من جهة وبني املدير ومراجعيه اخلارجني من‬
‫جهة أخرى فالسكرتارية هي القلب النابض باملنظمة‪.15‬‬

‫‪ )2‬أنواع السكرتاريةـ ‪:‬‬

‫أ) حسب معيار مستوى أهمية العمل الذي يقوم به‪:‬‬

‫ميكن القول أن السكرتارية وفقا هلذا املعيار يطبق عليها تصنيف مجعية اإلدارة الوظائف السكرتاريني‬
‫على النحو التايل‪:16‬‬

‫*السكرتير التنفيذي أو المساعد اإلداري‪ :‬ويؤدي سلسلة متكاملة من مهام السكرتارية اإلدارية‬
‫ألحد املسؤولني يف اإلدارة العليا ويقوم بتويل مهام مصممة على شكل مشاريع متكاملة حبيث يكون‬
‫مسؤوال مسؤولية تامة‪ ،‬ملزما بإهنائها يف الوقت احملدد ومثال ذلك الشخص الذي يتوىل مهام إعداد‬

‫‪ http://Secretariat Start.ac.org/71.teple 15‬يوم الثالثاء ‪ 2019/11/05‬على ساعة ‪10:30‬‬

‫‪ 16‬املؤسسة العامة للتعليم والتدريب الفين والتدريب املهين‪ ،‬إجراءات السكرتارية (املفهوم واألمهية)‪ ،‬اإلدارة العامة‬
‫لتصميم وتطوير املناهج‪ ،‬اململكة العربية السعودية‪( ،‬ب‪-‬س) ص ص (‪.)7-6‬‬
‫وإخراج التقارير السنوية للمؤسسة‪ ،‬ويتطلب ممن سيشغل هذا املنصب معرفة تامة ومعمقة بتعامالت‬
‫املنظمة وبنيتها التنظيمية وكذلك درجة إجادة عالية للمهارات الفنية املتخصصة‪.‬‬

‫*سكرتير الفئةـ (أ)‪ :‬وميارس القائم هبا نطاقا غري حمدود من مهام السكرتارية املسؤول واحد أو‬
‫أكثر من مسؤويل اإلدارة الوسطى‪ ،‬حيث يقوم بإعداد وحترير املراسالت املعقدة أو ذات الطابع‬
‫السري واملهمة ويتطلب من هذا السكرتري معرفة تامة بسياسات املنظمة وإجراءاهتا وأن تتوافر فمن‬
‫يشغل يشتغل هذه‬

‫املهام مهارات تفوق املعدل يف أعمال السكرتارية واألعمال اإلدارية ‪.‬‬

‫*سكرتير الفئةـ (ب)‪ :‬وميارس نطاقا حمدودا من مهام السكرتارية يف املنظمات الصغرية او لدى‬
‫مشرف يف مؤسسة كبرية‪ ،‬حيث يقوم بتلقي التعليمات الواردة إليه عن طريق املالحظات املكتوبة أو‬
‫عن طريق أجهزة التسجيل واإلمالء ومن مت يقوم بتحريرها بالدقة والسرعة املطلوبتني‪ ،‬كما يقوم‬
‫باستقبال املكاملات و فرزها وجدولة املواعيد وتنظيم السفريات وحفظ األوراق وامللفات اهلامة‪.‬‬

‫ب) حسب معيار الجهة التي تقدم لها خدمات السكرتارية نجد أن لدينا ‪:‬‬
 ‫*السكرتارية العامة ‪:‬وهي تلك الوحدة اليت تتوىل تقدمي كافة أو بعض خدمات األعمال املكتبية‬
‫لكافة إدارات املنظمة أو بعضها‪ ،‬فمثال جند أن السكرتارية العامة يف منظمة ما تقدم خدماهتا املكتبية‬
‫كاألعمال املتعلقة مبهام السكرتارية إلدارة شؤون املوظفني واإلدارة املالية وقسم التدريب ووحدة‬
‫الصيانة‪....‬ـ‬

‫*السكرتارية الخاصة‪ :‬هي الوحدة اليت تتوىل تقدمي خدمات األعمال املكتسبة األعمال املتعلقة مبهام‬
‫السكرتارية لإلدارة بعينها أو شخص بعينه‪ .‬السكرتارية املتخصصة‪ :‬وهي الوحدة اليت تتوىل تقدمي‬
‫خدمات األعمال املكتبية األعمال املتعلقة مبهام (السكرتارية لنشاط ختصصي معني يف منظمة ما‬
‫ومثال ذلك السكرتارية الطبية أو السكرتارية التعليمية‪...‬إخل‪.‬‬

‫ج)حسب المعيار الزمني‪:‬‬

‫* سكرتارية دائمة‪ :‬وهي عبارة عن وحدة موجودة باهليكل التنظيمي للمنظمة‪ ،‬تتوىل القيام باملهام‬
‫املكتبية ملساندة اإلدارات األخرى‪.‬‬

‫*سكرتارية مؤقتة ‪ :‬وهي عبارة عن وحدة يتم انتشارها لفرتة حمددة كي تتوىل مهام األعمال املكتبية‬
‫ملساعدة إدارة ما أو شخص معني فمثال لدى املنظمة مشروع ما سيتم تنفيذه خالل فرتة زمنية معينة‬
‫(سنة أو أقل مثال) فتكون هلذا املشروع جمموعة من الوحدات يكون من ضمنها وحدة السكرتارية‬
‫وتنتهي بإنتهاء املشروع‪.‬‬

‫ميكن توضيح أنواع السكرتارية من خالل الشكل التايل ‪:‬‬

‫الشكل رقم (‪ )01‬مخطط أنواع السكرتارية‬

 ‫أنواع السكرتارية‬

‫حسب المعيار الزمني‬ ‫حسب الجهة التي تقدم لها الخدمات‬ ‫حسب معيار مستوى أهمية العمل‬

‫سكرتارية دائمة‬
‫السكرتير التنفيذي‬ ‫سكرتارية عامة‬

‫سكرتارية مؤقتة‬
‫سكرتير (أ)‬ ‫سكرتارية خاصة‬

‫سكرتير (ب)‬ ‫سكرتارية متخصصة‬

‫الشكل رقم (‪ :)01‬مخطط أنواع السكرتارية‬

‫املصدر أمين ما كفرالند إجراءات السكرتارية (إدارة املكاتب و األنظمة األلية‪ ،‬ص ص (‪.)41-40‬‬
 ‫المطلب الثاني‪ :‬مفهوم السكرتير‬

‫‪ .1‬هو املوظف الذي يتوىل القيام باألعمال املكتبية واإلدارية املساندة للرئيس من ناحية حفظ امللفات‬
‫واملعلومات وأرشفتها وترتيب املواعيد واالجتماعات وتنظيم السفريات واستقبال الزوار ومعاجلة‬
‫االتصاالت وأعمال املراسالت والتقارير ويتمتع بثقة الرئيس وحيفظ أسرار العمل‪.17‬‬

‫‪. 2‬لغة‪ :‬يرجع أصل كلمة سكرتارية إىل الالتينية مشتقة من كلمة ‪ Secrétaire‬وكلمة ‪Secret‬‬
‫تعين السر وكلمة ‪ taire‬تعين كتم وبالتايل معىن الكلمة كتم السر‪.‬‬

‫‪ .‬اصطالحا‪ :‬السكرتارية هي ذلك اجلهاز االداري من العاملني املنظم ملكاتب االدارة وتعترب الساعد‬
‫األمين للمدير واملسؤولني يف اجناز وأداء أعماهلم‪.18‬‬

‫وميكن تعريفها على أهنا كلمة مشتقة من ‪ )Secret‬واليت تعين باللغة العربية األسرار واألمانة‬
‫والشخص الذي يقوم بالتحريات واملراسالت يسمى السكرتري كذلك هو مساعد املدير أو الرئيس‬
‫ميلك مهارات وميزات واديه القدرة على حتمل املسؤولية ويتخذ القرارات يف نطاق عمله‪.19‬‬

‫‪ .3‬هو ذلك الشخص الذي خيتاره الرئيس ليكون موضع ثقته ويكون أمينا على أسراره ويقدم له‬
‫املعاونات املختلفة يف جمال األعمال املكتبية‪.‬‬

‫‪ .4‬إن وظيفة السكرتارية هي الساعد األمين للوظيفة اإلدارية بل أن السكرتارية هي يف األساس‬

‫وظيفة ادارية يف طبيعتها‪ ،‬ومن جهة أخرى فإن كلمة السكرتري تدل على ثالثة معاين هي‪:‬‬

‫‪ 17‬هالل حممد العسكر‪ ،‬عجالن حممد الشهري‪ ،‬معوقات السكرتارية الفعالة يف األجهزة احلكومية باململكة العربية‬
‫السعودية‪ ،‬مطابع معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض ‪1426‬هـ ‪ .‬ص ‪ 31 .27‬بتصرف‪.‬‬

‫‪ 18‬أمحد حممود أبو الرب‪ ،‬السكرتارية احلديثة وإدارة املكاتب‪ ،‬األردن‪ ،‬ط‪ ،1992 ،6‬ص ‪.40‬‬

‫‪ 19‬مجال أبو شنب‪ ،‬العلم والتكنولوجيا واجملتمع منذ البداية وحىت اآلن‪ ،‬دار املعرفة اجلامعية‪ ،‬قط‪ ،‬القاهرة‪ ،‬ص ‪.29‬‬
 ‫‪-‬تستخدم كلمة سكرتري لتدل على املكان الذي يزاول فيه السكرتري أعماله املكتبية‪.‬‬

‫‪ -‬تستخدم كلمة السكرتري لتدل على املوظفني املكتبيني‪.‬‬

‫‪-‬تستخدم كلمة السكرتري لتدل على الشؤون اإلدارية يف املنشأة‪.20‬‬

‫‪ .5‬ومن خالل تلك التعاريف ميكننا القول بأن كلمة سكرتري تستخدم للتعبري عن ‪:‬‬

‫‪ -‬التقسيمات اإلدارية املعاونة لإلدارات الرئيسية يف جمال األعمال املكتبية ويطلق عليها البعض اسم‬
‫‪.‬‬
‫"اخلدمات املكتبية"‬

‫‪-‬املوظفني العاملني يف جمال حترير املراسالت ونسخها وحفظها واسرتجاع املعلومات ومعاجلة‬
‫املكاملات اهلاتفية‪ ،‬واستعالم وتنظيم االجتماعات ومقابالت الرؤساء‪.‬‬

‫‪-‬أحد اجملاالت اليت متارس فيها اإلدارة وظائفها الرئيسية التخطيط التنظيم الرقابة‪ ،‬التنسيق‪ ،‬اختاذ‬
‫القرار) هبدف األعمال املكتبية واستخدام األجهزة احلديثة بالسرعة والكفاءة املطلوبة ‪.21‬‬

‫‪22‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬أنواع السكرتيرـ‬

‫‪.wwwom/cna/cna31.htm.Sunday 15.52 (120‬‬

‫‪ 21‬مجال أبو شنب العلم والتكنولوجيا واجملتمع منذ البداية وحىت اآلن‪ ،‬دار املعرفة اجلامعية بطل القاهرة‪ ،‬ص ‪.30‬‬

‫‪ 22‬حممد سرور احلريري‪ ،‬إدارة املكاتب ومهارات السكرتارية التنفيذية الفعالة واملتقدمة‪ ،‬دار الورق للنشر والتوزيع‪،‬‬
‫‪ ،2012‬ص ص(‪)11-19‬‬
 ‫(‪ )1‬السكرتير الخاص‪:‬‬

‫‪ 1.1‬تعريف السكرتير الخاص ‪ :‬هو أحد أفراد جهاز السكرتارية خيتاره املدير مبواصفات معينة‬
‫أبرزها الكفاءة واإلخالص والثقة‪.‬‬

‫‪ 1.2‬وظائف السكرتير الخاص‪ :‬ميكن تلخيص مهامه ووظائفه فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬حتديد املواعيد واستقبال الزوار وفق جدول زمين حمدد‪.‬‬

‫‪ -‬الرد على املكاملات اهلاتفية الواردة وتسهيل مكاملات مديره مع الغري‪.‬‬

‫‪-‬تنظيم وقت مديره خارج املنظمة أو الوحدة‪.‬‬

‫‪ -‬حفظ وصيانة الوثائق اخلاصة مبكتب مديره بطريقة متكنه من الرجوع إليها بسهولة‪.‬‬

‫‪-‬االهتمام باألعمال الكتابية اخلاصة باملدير‪.‬‬

‫‪ -‬معاونة املدير يف عقد االجتماعات وإدارهتا‪.‬‬

‫‪ -‬فرز وسائل وتقارير العمل اخلاصة باملدير وتنبيهه إىل بعض الفقرات اهلامة‬

‫‪ )2‬السكرتيرـ المتخصص‪:‬‬

‫‪ 2.1‬تعريف السكرتير المتخصص ‪ :‬هو ذلك الشخص الذي خيتص مبجال عمل فين مثل‪:‬‬
‫السكرتري القانوين‪ ،‬أو الطيب أو الصحفي ‪.‬‬

‫‪ 2.2‬وظائف السكرتير المتخصص‪ :‬ميكن تلخيص مهامه فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬دراسة القضايا اليت تدخل يف إطار ختصصه ومن مث تقدمي تقرير فين موجز عن الدراسة للمدير ‪.‬‬
‫‪ -‬مالزمة املدير يف اإلجتماعات الفنية اليت تدخل يف إطار ختصصه وتزويد املدير باملعلومات والبيانات‬
‫الالزمة‪.‬‬

‫‪ -‬متابعة املستجدات من األحباث والتقارير العلمية املتعلقة مبجال ختصصه بغية تقدميها إىل مديره‪.‬‬

‫‪-‬حفظ وصيانة الوثائق املتعلقة مبجال ختصصهـ مبا ميكنه من الرجوع إليها بسهولة ويسر ‪.‬‬

‫ومن أمثلة السكرتري املتخصص (أي اجملاالت املتعلقة بعمل السكرتري)‬

‫أ) السكرتري األكادميي (التعليمي)‪ :‬وله عدة وظائف وهي كالتايل‪:‬‬

‫‪-‬القيام بأعمال السكرتارية اخلاصة للعميد أو مدير املدرسة‪.‬‬

‫‪ -‬مساعدة بعض أساتذة القسم يف بعض البحوث اليت يقومون هبا‪.‬‬

‫‪ -‬استقبال األفراد املرتددون على القسم من طالب وغريهم‪.‬‬

‫‪ -‬تويل سكرتارية إجتماع جملس القسم ‪.‬‬

‫‪ -‬استقبال املكاملات الواردة للقسم‪.‬‬

‫ب) السكرتير القانوني‪ :‬من وظائفه‪:‬‬

‫‪-‬فحص القضايا املرفوعة ضد املنشأة من األفراد أو املؤسسات األخرى‪ ،‬وإبداء الرأي فيها‪.‬‬

‫‪-‬يقوم بإعداد مذكرات اإلشعار واإلخطار للمنشآت أو لألفراد لدى ارتكاهبم لألخطاء االدارية مع‬
‫منشأته‪.‬‬
 ‫‪-‬دراسة األنظمة واملشروعات والقوانني ووضعها يف صيغة قانونية مناسبة‪.‬‬

‫‪ -‬صياغة القرارات اإلدارية من الناحية القانونية قبل إصدارها الرد على الشكاوى والتظلمات الواردة‬
‫من األفراد واملنشآت األخرى‪.‬‬

‫‪ -‬حضور اجللسات مع الرئيس لإلسعانة به من الناحية القانونية‬

‫ج) السكرتير الطبي وظائفه كالتالي‪:‬‬

‫‪ -‬استقبال املرضى وأفراد عائالهتم‪.‬‬

‫‪-‬حفظ سجالت املرضى‪.‬‬

‫‪-‬معاجلة الربيد الوارد والصادر اخلاص باملؤسسة الطبية أو عيادة الطبيب‪.‬‬

‫‪ -‬استقبال املكاملات اهلاتفية والرد عليها‪.‬‬

‫‪-‬إعداد كشوف احلساب اخلاصة باملرضى‪.‬‬

‫‪-‬املسامهة يف تزويد العيادة أو املستشفى باملستلزمات الضرورية‪.‬‬

‫د) السكرتير الصحفي ويقوم بـ‪:‬‬

‫‪-‬االطالع على الصحف واقتطاع اجلزء اخلاص باملنشأة ولصقه على ورق معد خصيصا هلذا الغرض‬
‫وإرساله إىل اجلهة املختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس‪.‬‬

‫‪-‬اإلعداد للمؤمترات الصحفية اليت يعقدها الرئيس وتوجيه الدعوات وحضور تلك املؤمترات‪.‬‬
 ‫‪ )3‬السكرتير العام‪:‬‬

‫‪ 3.1‬تعريف السكرتير العام‪ :‬هو عبار عن موظف يقدم املساندة اإلدارية واخلدمات املكتبية إلدارة‬
‫املنشاء املختلفة ويعمل ضمن وحدة مركزية يف املنشأة‪.‬‬

‫‪ 3.2‬وظائف السكرتير العام ‪:‬‬

‫‪ -‬معاجلة الربيد الصادر والوارد‪.‬‬

‫‪ -‬احلفظ والتصنيف والفهرسة‪.‬‬

‫‪-‬النسخ والطباعة‪.‬‬

‫‪ -‬تنظيم االجتماعات‪.‬‬

‫‪ -‬تنظيم وسائل النقل من حركة وصيانة ووقود‪.‬‬

‫‪23‬‬
‫المطلب الرابع‪ :‬الصفات الواجب توفرها في السكرتير‬

‫ينبغي أن تتوفر يف السكرتري الصفات التالية‪:‬‬

‫‪ )1‬الصفات الشخصية‪ :‬إن العالقات بني األفراد تلعب دورا أساسيا يف جناح أي عمل سواء كان‬
‫هذا العمل جتاريا أو حكوميا فنجاح أي مؤسسة يعتمد اعتمادا كبريا على عدد ما تكسبه من‬
‫أصدقاء‪ ،‬حيث يعترب السكرتري هو واجهة هذه العالقة العامة ألنه هو أول من يقابل العميل‪ ،‬وهو أول‬
‫من يقابل ممثلي الدعاية واإلعالن لذا عليه مراعاة التايل‪:‬‬

‫‪-‬المظهر العام‪ :‬يعترب السكرتري الصورة اليت تعكس مسعة املكتب أمام العمالء والزوار‪.‬‬

‫‪ -‬الصفات الجسمية‪ :‬على السكرتري أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من العاهات الغري‬
‫عادية‪.‬‬

‫‪ 23‬أمحد الكردي‪ ،‬مهارات السكرتارية احلديثة‪ ،‬حبث الدكتور حممد عباس‪ ،‬ص ص ‪12-11‬‬
 ‫‪ -‬النظافة‪ :‬أي أن يعتين السكرتري بنظافة مالبسه مع االهتمام بنظافة اجلسم وتقليم األظافر وتسريح‬
‫الشعر ونظافته وتلميع احلذاء‪.‬‬

‫‪ -‬الصفات الصحية‪ :‬جيب على السكرتري أن يعتين بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة تساعده‬
‫على أداء واجباته األساسية دون تعطيل أعمال املدير واملكتب‪.‬‬

‫‪ -‬املالبس‪ :‬إن مالبس السكرتري ختتلف كثريا على مالبس الشخص خارج املكتب وجيب أن تكون‬
‫مالبسه متناسقة األلوان وأن ال يظهر مبظهر غري الئق‪.‬‬

‫‪-‬السلوك يف العمل‪ :‬ويتمثل يف قواعد التصرف املثالية األساسية يف املكتب وهي احلضور يف امليعاد‬
‫والتحلي بالبشاشة ومتصف باملرح ومنصنا باهتمام لتعليمات رئيسه حىت ال يكون يف حاجة لتكرارها‬
‫ومتفهما لرئيسه يف شخصيته وما يرغب وما يكره‪ ،‬كذلك قيام السكرتري بتأدية أعماله بسرعة وإتقان‬
‫وتلبية متطلبات املدير وكذا البد من معاملة قدماء املوظفني بشكل جيد وأن ال يشعر زمالئه بأنه‬
‫متعال‬

‫ومتفوق عليهم مساعدة املوظفني اجلدد‪ ،‬تساعد السكرتري على تدعيم العالقات اإلنسانية مع‬
‫الرؤساء‪.‬‬

‫‪ -‬األمانة أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس وخملصا ‪.‬‬

‫‪ -‬الثقة قوة الشخصية والثقة يف النفس‬

‫الكفء اإلداري‪ :‬القدرة يف التحكم يف السلوك وحسن التصرف‪.‬‬

‫‪-‬القدرات العقلية الذكاء وقوة الذاكرة‪.‬‬

‫‪ -‬الصحة النفسية سوي الشخصية‪ ،‬فال يكون مضطربا‪.‬‬

 ‫‪-‬العاطفة واجلد الرغبة واملثابرة‬

‫‪ )2‬الصفات العلمية‪ :‬البد للسكرتري أن يكون قد خضع للتكوين اجليد‪ ،‬وأن يتوفر على الكفاءة‬
‫العلمية وأن يتحكم جيدا يف الوسائل التكنولوجية‪ ،‬وذلك من خالل‪:‬‬

‫‪ -‬إكتساب التحصيل العلمي يف جمال السكرتارية‬

‫‪ -‬اإلملام باألمور العامة واإلجتماعية‪.‬‬

‫‪ -‬اإلملام باللوائح والنظم املعمول هبا يف احمليط الذي يعمل فيه‪.‬‬

‫‪ -‬معرفة أصول اإلدارة وتنظيم املكاتب‪.‬‬

‫‪ -‬معرفة اختصاصات اإلدارات اليت يشرف عليها املدير‬

‫‪-‬تعلم األسلوب السليم للكتابة على اآللة الكاتبة بالدقة والسرعة الالزمة‪.‬‬

‫‪-‬إعداد وصياغة املراسالت مبختلف أنواعها ‪.‬‬

‫‪ -‬تنفيذ إجراءات الربيد الوارد والربيد الصادر وكيفية تداول املراسالت الداخلية بني اإلدارات‬
‫املنظمة‪.‬‬

‫‪ -‬مهارة استخدام األجهزة املكتبية املختلفة لإلتصاالت املكتبية‪.‬‬

‫‪ )3‬الصفات العملية ‪:‬جيب على السكرتري أن يكون ملم بالنواحي املتعلقة بالصفات العملية واليت‬
‫تشمل‪:‬‬

‫‪-‬تنظيم االتصاالت اهلاتفية اخلاصة مبكتب املدير ومعاجلة املكاملات الواردة والصادرة‪.‬‬

‫‪ -‬تنظيم مقابالت الزوار ملكتب املدير والقواعد الواجب اتباعها يف استقبال الزوار‬

‫تنظيم اإلجتماعات اخلاصة مبكتب املدير‪.‬‬

‫‪ -‬مهارة استخدام األجهزة املكتبية املرتبطة باالتصاالت الشفوية‪.‬‬

 ‫‪-‬اإلملام بالطرق العلمية السليمة بتنظيم حفظ املعلومات‪.‬‬

‫‪ -‬اإلملام بقدر كاف ببعض اللغات األجنبية خاصة اليت هلا عالقات جبهات أجنبية‪ .‬احلكم يف استخدام‬
‫احلاسوب واالنرتنت والفاكس وغريها من الوسائل احلديثة‪.‬‬

‫‪24‬‬
‫المطلب الخامس‪ :‬أداء ومهام السكرتير‬

‫يعرف األداء يف املنظمة هو السلوك الذي يقيم يف إطار مدى اسهامهم يف حتقيق اهداف املنظمة من‬
‫خالل درجة حتقيق إمتام مهام وظيفته‪ ،‬ولألداء مكونات‪:‬‬

‫‪-‬كمية العمل‪ :‬يعرب عن مقدار الطاقة العقلية والنفسية واجلسمية اليت يبذهلا الفرد يف عمله خالل فرتة‬
‫زمنية حمددة‪ ،‬تعرب عن املقاييس اليت تقيس سرعة األداء والكمية عن البعد الكمي للطاقة املبذولة‪.‬‬

‫‪ -‬نوعية العمل تعين مستوى الدقة واجلودة‪،‬ـ والكثري من املقاييس اليت تقيس درجة اإلبداع واالبتكار‬
‫يف األداء‪.‬‬

‫‪-‬نمط انجاز العمل‪ :‬هي الطريقة اليت يؤدي هبا الفرد عمله ببعض الوسائل والطرق‬

‫وتستطيع القول أن تقييم أداء السكرتري يعرب عنه بالدقة يف اإلجناز واالبداع واالبتكار يف األداء‬
‫والسرعة يف تأدية املهام بإحرتافية ومتيز ومن خالل اجلهود املبذولة يف سبيل حتقيق اهداف املنظمة تقع‬
‫حتت عملية التقييم وهو األمر الذي جيعل السكرتري جيتهد يف العمل ليفوز بكفاءات وتعويضات‪.‬‬

‫السكرتري يعترب من الوظائف األساسية يف اهليكل اإلداري والذي يعتمد عليها كثريا لتطوير العمل‬
‫وتطوير املؤسسة يف السوق املتواجدة فيه‪ ،‬فالسكرتري يلقى على كاهله معظم األمور اهلامة واحلساسة‬
‫يف اإلدارة‪ ،‬وتاليا نستعرض أبرز وأهم املهام اليت يتوكل هبا السكرتري ‪:‬‬

‫‪ 24‬عبد اللطيف‪ ،‬بشري إبراهيم‪ ،‬اإلدارة املكتبية وأعمال السكرتارية معهدـ اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض ‪1408‬هـ‪ ،‬ص‬
‫‪112‬‬
 ‫‪ -‬متابعة الربيد الصادر والوارد واستالمه مبواعيده الدقيقة‪ ،‬وفرزه بشكل مرتب ومتناسق حتديدا يف‬
‫حال كان الربيد الوارد لعدة أقسام أو الربيد الوارد لعدة جهات رمسية أو غري رمسية‪.‬‬

‫‪-‬عرض الربيد اليومي على املدير اإلداري للشركة‪ ،‬وتصوير األوراق املهمة اليت حتتاج ألكثر من‬
‫نسخة حلفظها بشكل مرتب ويف امللفات اخلاصة لسهولة الرجوع إليها عند الضرورة‪ ،‬فاحلفظ‬
‫بالطريقة اإلدارية املطلوبة يسهل العمل كثريا يف املستقبل‪.‬‬

‫‪ -‬إستقبال املكاملات اهلاتفية ومعرفة املتصلني لتحويلهم إىل اجلهات املعنية يف املؤسسة‪ ،‬إىل جانب‬
‫تدوين املالحظات الالزمة وأرقام اهلواتف من املتصل للرجوع إليها عند احلاجة‪ ،‬وعلى السكرتري هنا‬
‫كتابة كل املالحظات بدقة متناهية إلبالغها للمدير‪ ،‬كما على السكرتري إجراء املكاملات اليت حيتاجها‬
‫املدير‪.‬‬

‫‪ -‬إعداد وكتابة اخلطابات والتقارير والكتب الرمسية وطباعتها مبنتهى الدقة باإلضافة إىل تصميم‬
‫اجلداول اخلاصة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها مستقبال‪ ،‬وكتابة املذكرات اإلدارية اخلاصة‬
‫باملوظفني واملوجهة من املدير إىل األقسام األخرى‪.‬‬

‫‪ -‬تنسيق االجتماعات الداخلية يف الشركة مع جتهيز غرفة وطاولة االجتماعات وترتيبها بشكل جيد‬
‫وحضور االجتماع لكتابة املالحظات وحمضر االجتماع إىل جانب استقبال املدعويني على االجتماع‬
‫من خارج املؤسسة‪ ،‬وبعد ذلك طباعة حمضر االجتماع جيدا وتنسيقه بصفة رمسية‪ ،‬ليوزع فيما بعد‬
‫على املشاركني يف االجتماع للتوقيع عليه‪.‬‬
‫‪ -‬ترتيب مواعيد املدير وتسجيل معلومات الزوار وعرضها على املدير ومناقشتها معه‪،‬ـ ومن مت جتهيز‬
‫املعلومات املطلوبة بشكل دقيق‪ ،‬وترتيب األوراق اليت ‪ -‬اختاذ كل األمور املتعلقة بالزيارات بعني‬
‫اإلعتبار‪ ،‬باإلضافة إىل استقبال حيتاجها املدير أثناء زيارته أو أثناء موعده‪.‬‬

‫‪ -‬على السكرتري التنفيذي استقبال الزوار‪.‬‬

‫‪ -‬اختاذ كل األمور املتعلقة بالزيارات بعني االعتبار‪ ،‬باإلضافة إىل استقبال الضيوف املهمني جدا من‬
‫خارج البلد اليت توجد فيها املؤسسة‪.‬‬

‫‪-‬عليه أن يقوم برتتيب مجيع السفريات اليت يقوم هبا املدير وكبار املوظفني يف املؤسسة‪ ،‬ومجع كل‬
‫املعلومات الالزمة واملتعلقة يف السفريات وجتهيز امللفات اليت ميكن استخدامها أثناء السفر‪ ،‬مع إخبار‬
‫اجلهة املستضيفة للمدير عن موعد وصوله ومكان إقامته مع حرصه على متابعة مجيع األمور الالزمة‬
‫حلني وصول املدير إىل البلد املستضيف‪ ،‬ويف حال طراً أي تغيري أو إلغاء للسفر وجب عليه إخبار‬
‫اجلهات املعنية بذلك‪.‬‬

‫‪ -‬تنظيم وترتيب مجيع امللفات اإلدارية وجتهيز املكان اخلاص املناسب حلفظ املعلومات وامللفات فيه‪.‬‬
‫‪ -‬متابعة وتنسيق مجيع األعمال اإلدارية وحتديد األمور اليت جيب متابعتها‪ ،‬إىل جانب اإلطالع على‬
‫ملفات املتابعة اليومية‪ ،‬واختاذ اإلجراءات الالزمة حلل املشكالت املتواجدة‪ ،‬وحفظ مجيع املتعلقات‬
‫اليت مت استخدامها يف املوضوع بشكل منسق ومرتب مبلفات خاصة‪.‬‬

‫معالجة البريد‬ ‫معالجة‬

‫أعمال أخرى‬ ‫االتصاالت‬

‫ترتيب سفر‬
‫الرئيس‬ ‫وظائف‬ ‫تصنيف وحفظ‬
‫السكرتارية‬

‫تنظيم‬
‫االجتماعات‬
‫التعامل مع‬
‫الحاسب‬
‫تنظيم المواعيد‬
‫النسخ واالستنساخ‬

‫الشكل رقم (‪ :)02‬أبرز مهام ووظائف السكرتيرـ‬

‫‪ -‬باإلضافة إىل فهرسة امللفات والكتب اإلدارية والرسومية‪ ،‬واملذكرات الداخلية وحفظها بشكل‬
‫مرتب‪ ،‬باإلضافة إىل إتالف امللفات القدمية والكتب اإلدارية واملذكرات اليت مر عليها وقت طويل‪.‬‬
 ‫‪ -‬الرتتيب املناسب املتعلق باألمور اليت حيتاجها املدير واملوظفني يف املؤسسة ومتابعتها مثل أمور‬
‫الصيانة واألدوات واستالم الفرواتري والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم احملاسبة‪.‬‬

‫‪ -‬تصميم التقارير وإنشاء اجلداول اإلدارية وذلك من خالل اإلستعانة بتطبيقات احلاسوب‪ ،‬لذا كان‬
‫من الالزم أن يتمتع السكرتري التنفيذي باملعرفة التامة يف استعمال تطبيقات احلاسوب‪ ،‬مع ضرورة‬
‫تصميم التقارير عن طريق استخدام هذه التطبيقات وإنشاء اجلداول اإلدارية إلستخدامها ‪.‬‬

‫أهمية تقييم األداء‪ :‬معرفة نقاط الضعف والقوة يف االعمال والعمل على التخلص من جوانب‬
‫القصور والضعف‪.‬‬

‫عوامل تقييم األداء‪ :‬يتم تقييم نتائج األداء من خالل أربعة عوامل‪:‬‬

‫‪-‬الكمية‪ :‬حجم ما مت إجنازه مقارنة مبا كان متوقع‪.‬‬

‫‪-‬النوعية ‪:‬نوعية العمل املنجز مقارنة مع النوعية املتوقعة والعالقة بني الكمية والبيت‪.‬‬

‫‪ -‬الوقت‪ :‬مدى إجناز السكرتري للعمل املطلوب منه يف الوقت احملدد وإذا كان هناك تأخري يف اإلجناز‬
‫يتم البحث عن األسباب اليت أدت إىل هذا التأخري وقد يعود هذا السبب إىل السكرتري أو سوء يف‬
‫التخطيط‪.‬‬

‫‪-‬التكلفة معرفة تكلفة حتقيق النتائج‪.‬‬

‫القدراتـ الخاصة بالسكرتير‪:‬ـ‬

 ‫السكرتري الناجح هو الذي يستطيع أن يعمل يف أي مكان‪ ،‬فإن هناك قدرات خاصة جيب أن يتقنها‬
‫السكرتري حىت يستطيع القيام بواجباته على أكمل وجه‪.‬‬

‫‪-‬القدرة على استخدام اللغة االجنليزية‪.‬‬

‫‪ -‬أن يكون متفهم للمصطلحات الفنية والعلمية يف جماالت السكرتارية‪.‬‬

‫‪-‬القدرة على التحدث بلباقة وكذلك الكتابة العربية الصحيحة‪.‬‬

‫‪ -‬اعداد وهتيئة الرسائل للتصدير بالربيد ان انطباع املراسالت اليت تنسق جيدا‬

‫ختلق انطباع جيد يف صاحل املنظمة‪.‬‬

‫‪ -‬السكرتري الذي يرد على الرسائل دون احلاجة إىل امالء املدير سواء كانت روتينية أو هامة جيعل‬
‫السكرتري حيظى بثقة الرئيس أو املدير ‪.‬‬

‫‪ -‬حتويل املكاملات اهلامة فقط إىل الرئيس‪ ،‬ومدرك ألمهية الذوق واللباقة يف املكاملات اهلاتفية‪.‬‬

‫‪ -‬املعاملة احلسنة الستقبال الزوار من حيث االبتسامة والسلوك املهذب والرتحيب ألن ذلك ميثل‬
‫املنظمة‪.‬‬

‫‪ -‬التخطيط للعمل اليومي ويلزم التخطيط املنظم واملرتب بدقة‪.‬‬

‫‪-‬القدرة على معاجلة األمور بدقة وبسرعة ويكون تقييم أداء السكرتري من حيث القدرة على اجناز‬
‫األعمال من خالل الدراية واملعرفة واملهارات اليت ميتلكها وكذلك حسن األداء والتصرف والشخصية‬
‫املتميزة‪.‬‬
 ‫الخالصة‪:‬‬

‫للسكرتري أمهية كبرية يف املؤسسة ومكانة مهمة‪ ،‬وبدونه ال يستطيع املدير أن ينجز أي عمل‪،‬‬
‫باإلضافة إىل ذلك يف غياب السكرتري تكون أعمال املدير غري منظمة‪ ،‬كما يعترب السكرتري مزيج‬
‫متوازن من العديد من املهارات والصفات الشخصية والسلوكيات ويعترب املساهم الفعال يف ترقية‬
‫الوعي ومعرفة ومواكبة التطورات مبا فيها الربامج املكتبية اليت تعد وسيلة هامة يف إجناز مهام السكرتري‬
‫من حيث التسيري والتنظيم واملعاجلة‪.‬‬

‫فقد ساعدت الربامج املكتبية يف حتسني وتطوير األداء الوظيفي وزيادة فعالية اإلدارة والوصول إىل‬
‫قدرات وكفاءات عالية‪.‬‬