‫مقدمة‬

‫مـقـدمـة ‪:‬‬
‫يعد علم اإلدارة أحد العلوم الحديث ة في الق رن ‪ 19‬وق د تط ور بين الح رب العالمي ة األولى والثاني ة‬
‫بصورة سريعة باعتبار اإلدارة النشاط الثاني فهي تتعامل عند تطبيقها م ع الجماع ة وبم ا تنط وي علي ه من‬
‫ه ذا التع اون من عالق ات وتس عى في نفس ال وقت إلى تحدي د أه داف المنظم ة من خالل إنج از العدي د من‬
‫األدوار والمهام في ضوء وأعراف وقواعد معين ة أي أن العالق ات بين وم ع الجماع ات أعم ال هي من بين‬
‫‪1‬‬
‫أهم العوامل الموجهة والحاكمة لألداء اإلداري‬
‫ونظ را التس اع نش اطا إلدارة والمؤسس ة وزي ادة حجمه ا وتع دد فروعه ا ال ذي أدى إلى ظه ور وظيف ة‬
‫السكرتارية التي تلعب دورا هاما في ربط بين كل المصالح داخل المؤسسة‪ ،‬وذلك باس تخدام العم ل اإلداري‬
‫الفعال في اإلدارة‬
‫باعتبار السكرتيرة المحور األساس ي في العملي ة اإلداري ة والرب ط بين ك ل المص الح ض من ه ذا المنط ق‬
‫وفي ضوء ما تقدم فقد تمحورت اإلشكالية كاآلتي‪:‬‬

‫كيف يمكن للسكرتيرة أن تؤدي دورا هاما في تنمية العالقات العامة داخل المؤسسة؟‬

‫وانطالقا من هذه اإلشكالية الرئيسية ثم صياغة التساؤالت الفرعية التالية ‪:‬‬

‫هل للسكرتيرة دور فعال في اإلدارة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل نجاح السكرتيرة يتوقف على تنمية العالقات وتطويره؟‬ ‫‪‬‬
‫هل تنمية وإدارة العالقات العامة تساهم في تحقيق أهداف المؤسسة؟‬ ‫‪‬‬
‫وانطالقا من هذه التساؤالت تم بناء الفرضيات التالية ‪:‬‬
‫الفرضية العامة ‪:‬‬
‫يمكن للس كرتيرة أن تنمي العالق ات العام ة داخ ل المؤسس ة من خالل القي ام بأدواره ا المنوط ة به ا قانون ا‬
‫وتعامالتها تجاه مختلف العاملين والزوار وقدراتها الخاصة في تحسين هذه األدوار‪.‬‬

‫‪-1‬عبد القادر حنفي‪ ،‬عبد الســالم أبــو نحــف‪ ،‬تنظيم وإدارة االعمــال ن كليــة التجــارة جامعــة االســكندر بــيروت العربيــة المكتب العــربي‬
‫الحديث‬

‫‪1‬‬
 ‫مقدمة‬

‫الفرضيات الجزئية‪:‬‬
‫السكرتيرة دور فعال في اإلدارة‬ ‫‪‬‬
‫يتوقف نجاح السكرتيرة على تنمية العالقات وتطورها‬ ‫‪‬‬
‫تساهم تنمية العالقات في تحقيق أهداف المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫مبررات اختيار الموضوع‪:‬‬
‫إن التوجه إلى اختيار موضوع ما والقيام بدراسته والبحث في جوانبه إنما يتم بالفع ل عوام ل وأس باب ت دفع‬
‫اإلنسان للقيام بذلك‪،‬وهذا البحث مثال لبحوث كانت ورائه أسباب ومبررات للتطرق إليه وتتمثل فيما يلي‪:‬‬
‫أسباب موضوعية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫قلة الدراسات الموجهة في هذا اإلطار‬ ‫‪-‬‬
‫محاولة التعرف على واقع السكرتيرة في تنمية العالقات العامة في الدراسة‬ ‫‪-‬‬
‫بما أن السكرتارية أخضعت للخوصصة وأصبحت إحدى الفروع العامة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إبراز أهمية العالقات في المؤسسة‬ ‫‪-‬‬
‫أهداف الدراسة‬ ‫‪‬‬
‫تكمن أهداف هذا البحث فيما يلي‬
‫التعرف لألدوار الفعالة للسكرتارية‬ ‫‪-‬‬
‫تسليط الضوء على دور السكرتيرة في المؤسسة‬ ‫‪-‬‬
‫استعراض العالقات العامة السائدة من خالل الجمهور الداخلي والخارجي‬ ‫‪-‬‬
‫إبراز دور السكرتارية وتأثيرها في تنمية العالقات العامة‬ ‫‪-‬‬
‫لفت انتباه نظرة المجتمع اإلداري لوظيفة السكرتارية في نجاح المؤسسة‬ ‫‪-‬‬

‫أهمية الدراسة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ينطوي كل بحث على أهمية معينة وأهمية هذاالبحث تتمثل فيما يلي‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫تتبع أهمية البحث من كونه يتناول إحدى المفاهيم الحديثة التي تندرج ضمن أساليب اإلدارة المتقدمة‬ ‫‪-‬‬
‫البحث في جانب حيوي متعلق بنشاطالتنمية وربطها بمفهومالعالقات العامة الذي يترجم طبيعة‬ ‫‪-‬‬
‫الروابط التنظيميةواالجتماعية التي تربط المستخدمين بالمؤسسة‬
‫أهمية الدور الذي تلعبه السكرتيرة على مستوى اإلدارة ككل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫حدود الدراسة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫الحدود الزمنية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪2‬‬
 ‫مقدمة‬

‫إن فترة اإلعداد ممتابعة البحث هذا كانت في مرحلتين‪:‬‬

‫مرحلة اإلعداد من الجانب النظري‬ ‫‪-‬‬

‫مرحلة اإلعداد من الجانب التطبيقي التي كانت من أكتوبر ‪2021‬الى افريل ‪2024‬‬ ‫‪-‬‬

‫الحدود المكانية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تشمل هذه الدراسة بلدية اعفير‬
‫منهج الدراسة‬ ‫‪‬‬
‫نظرا لطبيعة الموضوع وبغية تحليل النظام المدروسة سوف تستند إلى المنهج الوصفي التحليلي ودراسة‬
‫الحالة‬
‫األدوات المستخدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫اعتمدت دراستنا على أداة االستبيان‬
‫ملخص الدراسة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫الدراسة النظرية ‪:‬‬
‫تطرقن ا في الفص ل األول إلى مف اهيم عام ة ح ول الس كريتارية حيث من خالل ه تم التط رق إلى‬
‫المبحث األول الذي يحتوي على أربعة مط الب وهي‪ :‬مفه وم الس كريتارية‪ ،‬أهمي ة الس كريتارية‪ ،‬أب رز‬
‫وظائف اإلدارة وعالقاتها بالسكريتارية‪.‬‬
‫أما المبحث الثاني بعنوان ماهية السكرتيرة يحتوي على ثالثة مطالب هي‪ :‬تعري ف الس كرتيرة‪ ،‬ص فات‬
‫السكرتيرة‪ ،‬مهام السكرتيرة‬
‫أما الفصل الثاني الذي عنوانه تنمية العالقات العامة والذي يحتوي على مبحثين‪:‬‬
‫المبحث األول‪ :‬ماهية التنمية ويتضمن أربعة مطالب وهي تعريف التنمية‪ ،‬مفهوم اإلدارة‪ ،‬مفهوم التنمية‬
‫اإلدارية‪ ،‬خصائص وأهداف التنمية اإلدارية‬
‫أما المبحث الثاني بعنوان ماهية العالقات العامة‪ :‬حيث يتضمن ثالثة مط الب‪ :‬مفه وم العالق ات العام ة‪،‬‬
‫أهداف العالقات العامة‪ ،‬خصائص العالقات العامة‪.‬‬
‫الدراسة التطبيقية ‪:‬‬
‫وفي هذا الجانب تطرقنا إلى دراسة ميدانية‪ ،‬وقد شملت هذه الدراسة نش أة وتعري ف ونش أة بلدي ة اعف ير‬
‫والتعريف بمصالح البلدية وبيان الهيك ل التنظيمي للبلدي ة والتعري ف بالمص الح الموج ودة فيه ا‪ ،‬يش مل‬
‫إجراءات الدراسة الميدانية للبلدية وثم فيها تحليل النتائج وتقييمها‬

‫‪3‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫تمهيد‪:‬‬

‫إن نجاح أي مؤسسة يتوقف على الطاقم البش ري‪،‬باعتب اره القائ د وأهم عنص ر في ه ذا الط اقم كم ا‬
‫يحتاج إلى مساعدين ومن بينهم السكرتيرة التي تعتبر عنصر مهم داخل المنشأة وبدونها ال يس تطيع ال رئيس‬
‫أو المدير أن ينجز أي عمل ألنها همزة وصل ُبين المدير والمصالح الداخلية والخارجية للمؤسسة‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫المبحث األول‪ :‬مفاهيم عامة حول السكرتارية‬

‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتارية‬

‫لغة‪:‬‬
‫هي كلمة فرنسية "‪" secret‬وتعني السر لتدل على ما تنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية كما يمكن‬
‫‪1‬‬
‫تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في إنجاز كل موظف إداري أو كتابي بمهام وظيفته‪.‬‬

‫اصطالحا‪:‬‬
‫هي تلك الوظيفة التي تمد كافة اإلدارات أو الرؤساء بالخدمات والمعلومات حتى يتمكنوا من إنجاز أعمالهم‬
‫بطريقة مميزة في أقل وقت وأدني تكلفة باإلضافة إلى القيام ببعض األعمال الروتينية بهدف تحقيق األعباء‬
‫وتعتبر الساعد األيمن للمدير و المسؤولين في أداء وانجاز مهاهم‪.2‬‬

‫وتعرف كذلك‪ :‬هي ذلك الجهاز بين العاملين في المجال اإلداري بحيث تعتبر القلب النابض للمؤسسة وهذه‬
‫ألهمية نشاطها والمتمثلة في مجموعة أعمال مكتبية إدارية‬

‫هي الجهة التي تقدم خدمات للمدير والمؤسسة ككل في مجال العمال كحفظ الملفات واستقبال وإرسال‬
‫المكالمات الهاتفية وتصدير البريد والنسخ واستقبال الزوار وتنظيم المواعيد لمقابلة للمدير‪ ...‬الخ‪.‬‬

‫ومن خالل هذه التعاريف يمكن استخالص التعريف التالي‪:‬‬

‫تقوم الوحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات اإلدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في‬
‫المجاالت الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة األجهزة بما يلزمها فإذا توقف القلب‬
‫أو عجز عن أداء مهمته فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز ومثل هذه الوحدات واألجهزة عن القيام‬
‫بمهمتها األساسية‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫‪http:/www. ibresamo.com/vb/showthread 17086 .1‬‬

‫‪ .2‬سامح يوسف الدعجة " تطبيقات السكرتريا " مكتبة المجتمع العربي للنشر و التوزيع ‪ ,‬ط األولى ‪ 2008 ,‬ص ‪9‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬أهمية السكرتارية‬

‫إذا كانت السكرتارية تمثل تلك المفاهيم السابقة فانه يمكن القول أن أهميتها تأتي من مبررات التالية‪:‬‬

‫إن كبر حجم المنظمات وتعقد عماليتاها وتعدد مستوياتها جعل لهذه اإلدارات المساندة أهمية خاصة‬ ‫‪‬‬
‫فلم يعد لدى المدير الوقت الكافي للقيام بكثير من المهام وخاصة تلك المهام الروتينية التي هي لب‬
‫عمل السكرتير أو مدير مكتب مثل عملية المراسالت وإعداد تقارير‪...‬الخ وبالتالي فهو بحاجة رأي‬
‫الرئيس إلى من يساعده في تنفيذ العديد من العمليات اإلدارية ويمكن للسكرتارية تولي ذلك‪.1‬‬
‫إن العمل بطريقة سليمة يتطلب أن تكون القرارات اإلدارية بناء على البيانات والمعلومات الصحيحة‬ ‫‪‬‬
‫التي يمكن أن يقدمها السكرتير بطريقة مبسطة ومختصرة‪.‬‬
‫تنظيم األعمال اإلدارية والتسيير الحسن لها يؤدي إلى السرعة في تأدية المهام‬ ‫‪‬‬
‫تهدف السكرتارية إلى تقديم الخدمات المكتبية المغلقة بروتين العمل وتفصيالته أو إلى اإلدارات‬ ‫‪‬‬
‫الرئيسية في المنشاة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إبقاء المديرين واإلدارات الرئيسية‬
‫في شغل أوقاتهم في األعمال الروتينية بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسية من تخطيط وتنظيم‬
‫ورقابة وتمدهم بالمعلومات الالزمة التخاذ القرارات‬
‫كما زاد من أهمية أعمال السكرتارية أنها لم تعد تلك المهن البسيطة التي يعتقد إن أي شخص يمكن‬ ‫‪‬‬
‫أن يقوم بها و إنما هي أصبحت تتطلب قدرا عاليا من التأهيل والتدريب للقيام بها سواء كانت من‬
‫الناحية المارية أو السلوكية‪.‬‬
‫للسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسؤولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل‬ ‫‪‬‬
‫والتنسيق بين عمل اإلدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد االجتماعات مع مسؤولي اإلدارات‬
‫واألقسام بالشركة‪.2‬‬

‫‪6‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫‪http //www .Ingozo .Edu.Ps/ atenidesetfiles , 15/05/2015 , 14:00. 1‬‬

‫‪.2‬توفيق عبد الرحمان ‪ ,‬منهج السكرتارية و إدارة المكاتب ‪ ,‬األردن ‪,‬الطبعة األولى ‪ , 2002 ,‬ص ‪. 43‬‬

‫‪1‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬أنواع السكرتارية‬

‫أوال‪ :‬السكرتارية العامة‬

‫في جميع المؤسسات الكبيرة والصغيرة نجد إدارة السكرتارية ويختلف حجم هذه اإلدارة بحسب حجم‬
‫المؤسسة والنشاط الذي يؤديه وتتمثل في المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف اإلدارات‬
‫وتتخلص أعمالها في ‪:‬‬
‫‪ .1‬تقوم بطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها‬
‫مراعاة الحفظ والترتيب والتصنيف ‪ ....‬الخ‬ ‫‪.2‬‬
‫متابعة دوام العاملين وتحديد أوقات العمل‬ ‫‪.3‬‬
‫مسؤولية على تنظيم االجتماعات والندوات والمحاضرات واالحتفاالت الرسمية والغير الرسمية‬ ‫‪.4‬‬
‫ثانيا‪ :‬السكرتارية الخاصة‬

‫وهي تتمثل المعاونات والخدمات المكتبة التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء ليسير أداء مهمته‬
‫وانجاز عمله ‪:‬‬
‫‪ .1‬استقبال الزوار وفق جدول محدد‬
‫الرد على المكالمات الهاتفية وتسهيل المكالمات اآلخرين‬ ‫‪.2‬‬
‫تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة‬ ‫‪.3‬‬
‫مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر‬ ‫‪.4‬‬
‫ثالثا‪ :‬السكرتارية المتخصصة‬
‫ويطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن المكاتب الفنية االستشارية التي تلحق بمكاتب كبار‬
‫المسؤولين لتقديم ودراسة االستشارات الفنية المتخصصة على اختالف أنواعها مثل‪:‬‬
‫مدير مكتب‪ .‬لسكرتارية القانونية‪ .‬السكرتارية الصحفية‪ .‬السكرتارية الطبية‪ .‬وغيرها من مختلف المجاالت‬
‫الفنية‪.‬‬
‫وسنلخص أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام ‪:‬‬
‫مالزمة الرئيس في حضور االجتماعات الفنية لتقديم المعلومات‬ ‫‪.1‬‬
‫دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير موجز‬ ‫‪.2‬‬
‫االطالع على ما يتجسد في مجال تخصصه من أبحاث‬ ‫‪.3‬‬

‫‪7‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫حفظ وتصنيف الوثائق الفنية في ملفات خاصة يسهل الوصول إليها‬ ‫‪.4‬‬

‫‪.‬‬
‫‪ .1‬نسرين نايف عوران و أخرون ‪ ,‬إدارة المكاتب ‪ ,‬األردن ‪ ,‬دار النشر ‪ , 2001 ,‬ص ‪28‬‬

‫مدير مكتب ‪ :‬تتلخص أعماله‬ ‫‪‬‬

‫تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها‬ ‫‪.1‬‬
‫مرافقة الرئيس في زيارته ورحالت عمله إذا طلب ذلك‬ ‫‪.2‬‬
‫البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس‬ ‫‪.3‬‬
‫حضور االجتماعات مع الرئيس‬ ‫‪.4‬‬

‫السكرتير القانوني ‪ :‬تتلخص أعماله‬ ‫‪‬‬

‫فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من األفراد والمؤسسات‬ ‫‪.1‬‬
‫حضور الجلسات مع الرئيس لالستعانة به من الناحية القانونية‬ ‫‪.2‬‬
‫الرد على الشكاوى والتنظيمات الواردة‬ ‫‪.3‬‬
‫صياغة القرارات اإلدارية من الناحية القانونية قبل إصدارها‬ ‫‪.4‬‬

‫السكرتير الصحفي ‪ :‬تتلخص أعماله‬ ‫‪‬‬

‫االطالع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة‬ ‫‪.1‬‬
‫يزود الرئيس بجميع األشياء المحلية والعالمية التي لها عالقة بمنشاته‬ ‫‪.2‬‬
‫يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة‬ ‫‪.3‬‬

‫السكرتير الطبي‪ :‬تتلخص أعماله‬ ‫‪‬‬

‫استقبال المريض و أفراد عائلته‬ ‫‪.1‬‬
‫معالجة البريد الصادر والوارد‬ ‫‪.2‬‬
‫حفظ سجالت المريض‬ ‫‪.3‬‬
‫استقبال المكالمات والرد عليها من اجل المواعيد واالستفسارات الطبية‬ ‫‪.4‬‬

‫‪8‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫المطلب الرابع‪:‬أبرز وظائف اإلدارة وعالقاتها بالسكرتارية‬

‫تعتبر وظيفة السكرَتير أو مدير مكتب وظيفة إدارته مس اندة واإلدارة في أوس ع معانيه ا تٍع ني العملي ة ال تي‬
‫تهدف إلى استغالل الموارد المتاحة بغرض تحقيق أفضل النتائج للمؤسس ة ولإلدارة مجموع ة من الوظ ائف‬
‫التي تربط هبا وظيفة السكرتارية ارتباطا مباشرا كذلك لكون من يعمل بوظيفة السكرتارية إنما يعاون الق ادة‬
‫واإلداريين العاملين فيها الذين يمارسون تطبيق وظائف اإلدارة ه ذا من ناحي ة‪ ،‬ومن ناحي ة أخ رى ف إن من‬
‫يعمل بوظيفة السكرتارية فال غنى له عن تطبيق تلك الوظائف اإلدارية في محيط وظيفة وعلى مستواها‪.1‬‬

‫وظيفة التخطيط ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا كان التخطيط يع ني وض ع مجموع ة من االفتراض ات والتوقع ات ح ول الوض ع في المس تقبل ثم وض ع‬
‫برنامج بين األهداف المطلوب الوصول إليها خالل فترة مح ددة واإلمكاني ات ال واجب توفره ا لتحقي ق ه ذه‬
‫األهداف وظيفة استخدام هذه اإلمكانيات بالكفاءة والفعالية المطلوبة ف ان الس كرتير ال يس تغني عن ممارس ة‬
‫التخطيط الذي يهدف إلى تحقيق أفضل النتائج‪.‬‬
‫وظيفة التنظيم ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع األعمال وتحديد الص الحيات والمس ؤوليات الخاص ة ب األفراد حيث تص بح‬
‫أساسا لعالقات العمل بين األفراد واألقسام المختلفة سواء كان التنظيم رسميا أو غير رس مي والس كرتير في‬
‫الواقع العلمي يمارس هذه الوظيفة فبعض السكرتاريين يشرف على مجموعة من األفراد في مجال الطباع ة‬
‫والنسخ وأعمال التصوير واالتصال وغيرها‪.‬‬
‫وظيفة التوجيه واإلشراف‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تهدف وظيفة التوجيه واإلشراف إلى تدليل العقبات والصعاب التي تواجه األفراد في مختلف العمليات التنفيذ‬
‫للعم ل‪.‬ويلعب دورا ب ارزا في تق ريب وجه ات النظ ر بين القي اديين وم وظفيهم من ناحي ة وبين القي اديين‬
‫لموظفين والمتعاملين مع المنظمة من ناحية أخرى‪.‬‬
‫الرقابة والمتابعة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إذا كانت الرقابة أو المتابعة تعني "التأكد من أن األعمال تتم وفق للخطط المرسومة م ع تع ديل االنحراف ات‬
‫إن وجدت" فان السكرتير يستطيع من خالل تقييم عمله معرفة الصعوبات واألخطاء التي حدثت أثناء تأديت ه‬
‫لعمله واالستفادة من ذلك تالقيا لها في المستقل‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫إجراءات السكرتارية‬ ‫‪ 1‬ايمنت ماكفرالند ‪,‬‬

‫االلية ) رياض‪ ,‬مطابع‬ ‫( إدارة المكاتب و األنظمة‬

‫‪ 1991‬ص ‪41_40‬‬ ‫معهد اإلدارة العامة ‪,‬‬

‫الشكل رقم ‪ 1‬عالقة السكرتارية بوظائف اإلدارة‬

‫‪10‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫المبحث الثاني‪ :‬ماهية السكرتيرة‬

‫المطلب األول‪ :‬تعريف السكرتيرة‬

‫لغة‬
‫السكرتيرة أو السكرتير أمين سري‪ ،‬وموظف يعد التسجيالت اإلدارية التي تعمل فيه ا وغيره ا من األعم ال‬
‫المكتبية أو يتولى مراسالتها‪. 1‬‬
‫اصطالحا‬
‫يطلق لفظ السكرتيرة على األفراد الذين يقومون بإنجاز جميع األعمال المكتبية والخاصة المتمثل ة في إع داد‬
‫وكتاب ة الخطاب ات والم ذكرات وتنظيم حرك ة البري د الص ادر وال وارد والمس تندات وتنظيم اإلج راءات‬
‫االجتماعية الخاصة بالعمل‪.2‬‬
‫هي الموظفة التي تقوم بمساعدة رئيسها وحفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل‬
‫دقيق وبسهولة‪.‬‬
‫وتعرف جمعية السكرتريين المحترفين الدولية كما يلي‬
‫مساعد إداري يثقف مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباش ر ويتمت ع بق درة‬
‫على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصالحيات الممنوحة له‪.‬‬
‫وتعرف كذلك هي الموظفة التي تس اعد رب العم ل في انج از األعم ال اإلداري ة وتنظيم وقته ا بأمان ة تام ة‬
‫وتسمى في كثير من األحيان بكاتمة األسرار داللة على قيمة األعمال ال تي تق وم به ا وال تي تس تند إليه ا من‬
‫طرف رئيسها‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫المطلب الثاني‪ :‬صفات السكرتيرة‬

‫يتعين عن الس كرتير الن اجح بض رورة تمتع ه بمجموع ة من المقوم ات الشخص ية ب ه‪ ,‬و ي ترتب على ذل ك‬
‫مجموعة الخصائص الشخصية و العلمية التي تتوفر بشكل عام في الشخص ذاته و مقوماته الخاصة و ال تي‬
‫يختلف بها من شخص إلى أخر هذه المقومات ضرورية و هامة لنجاحه في أدائه عمله بشكل منظم‬
‫و تتمثل هذه الصفات كما يلي‬
‫الصفات الشخصية‬ ‫‪‬‬
‫الصفات العلمية‬ ‫‪‬‬
‫الصفات العملية‬ ‫‪‬‬

‫‪www : alman.com/ar/ dict/ ar-ar/ Secrétaire 10 :00 2015/06/16 1‬‬

‫‪ 2‬توفيق عبد الرحمان ‪ ,‬مرجع سابق ص ‪85‬‬

‫الفرع األول ‪ :‬الصفات الشخصية‬

‫تعتبر من المهام التي يجب االعتماد عليه ا عن د اختي ار الس كرتير الخ اص يص عب تحس ينها أو تغيره ا في‬
‫معظم األحوال‪ ,‬ومن الصفات الواجب توفرها في السكرتيرة هي كاألتي‬
‫أن يكون أمينا صادقا يحفظ أسرار المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫أن يكون قوي الثقة بالنفس‬ ‫‪‬‬
‫أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة‬ ‫‪‬‬
‫أن يتميز بالطالقة في التعبير وحسن االستماع‬ ‫‪‬‬
‫أن يهتم بالمظهر الحسن واالنتظام‬ ‫‪‬‬
‫الفرع الثاني‪ :‬الصفات العلمية‬
‫إن الص فات العلمي ة يمكن للجمي ع اكتس ابها بق در من التعليم والت دريب وال تي تعم ل على تنمي ة ق درات‬
‫ومهارات السكرتير في مختلف أعم ال الس كرتارية بش رط أن يك ون للس كرتير الرغب ة والمث ابرة في التعلم‬
‫والتدريب على هذه الصفات وال واجب على الس كرتيرة أن تتعلمه ا وتت درب عليه ا لتنمي ة ق درتها وتتلخص‬
‫كاألتي‪:‬‬
‫أن يكون واسع االطالع على ما يوحد في مجال عمله‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أن يكون على علم بجميع القرارات والتنظيمات التي تنظم محيط عمله‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أن يكون حامل على شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية المكتبية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أن يكون على معرفة النواحي المتعلقة باالتصال الشفوي والكتابي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تنظيم االجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪12‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫الفرع الثالث‪ :‬الصفات العملية‬

‫يجب على السكرتير أن يكون ملما بما يلي‬
‫الطباعة واإلمالء‬ ‫‪‬‬
‫النسخ والتصوير‬ ‫‪‬‬
‫استعمال الهاتف‬ ‫‪‬‬
‫معالجة المعلومات‬ ‫‪‬‬
‫‪1‬‬
‫مهارات االتصال وغيرها‪ ...‬الخ‬ ‫‪‬‬

‫‪www.Zmzm4.com/vb /t42648 .Html . 25 /05/2015 ; 09 : 20 . 1‬‬

‫‪1‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬مهام السكرتيرة‬
‫أوال‪ :‬معالجة البريد‬
‫يستلم البريد اليومي‬ ‫‪‬‬
‫يفرز البريد اليومي‬ ‫‪‬‬
‫يعرض البريد اليومي على المدير‬ ‫‪‬‬
‫يوزع البريد اليومي على األقسام المختصة‬ ‫‪‬‬
‫يحفظ صورة من البريد الصادر‬ ‫‪‬‬

‫ثانيا معالجة‪ :‬االتصاالت الهاتفية‬

‫يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف‬ ‫‪‬‬
‫يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة‬ ‫‪‬‬
‫يتعرف على المتصل والغرض من االتصال‬ ‫‪‬‬
‫يجري االتصاالت المطلوبة للمدير‬ ‫‪‬‬
‫يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير‬ ‫‪‬‬

‫ثالثا‪ :‬إعداد المراسالت‬

‫يحرر المادة المكتوبة‬ ‫‪‬‬
‫يطبع المادة المكتوبة‬ ‫‪‬‬
‫‪13‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫يقوم بإجراء تصدير المراسالت الصادرة‬ ‫‪‬‬

‫يصور األوراق والمستندات المطلوبة‬ ‫‪‬‬
‫يصمم النماذج المطلوبة‬ ‫‪‬‬

‫رابعا‪ :‬تنظيم االجتماعات‬

‫يحجز قاعة االجتماعات‬ ‫‪‬‬
‫يوجه دعوى للمشاركين‬ ‫‪‬‬
‫يجهز قاعة االجتماع‬ ‫‪‬‬
‫يعد محضر االجتماع‬ ‫‪‬‬
‫يوزع محضر اجتماع‬ ‫‪‬‬

‫‪vb 07/06/2015 11 :05 . www.alkhiri.com . 1/‬‬

‫خامسا‪ :‬تنظيم مواعيد المدير العام‬

‫يسجل بيانات الزوار‬ ‫‪‬‬
‫يعرض األجندة على المدير‬ ‫‪‬‬
‫يجهز البيانات المطلوبة‬ ‫‪‬‬

‫سادسا‪ :‬استقبال زوار المدير العام‬

‫يستقبل الزوار‬ ‫‪‬‬
‫يتخذ اإلجراء المناسب حسب غرض الزيارة‬ ‫‪‬‬
‫يقوم باستقبال كبار الضيوف‬ ‫‪‬‬

‫سابعا‪ :‬ترتيب السفريات‬

‫يجمع البيانات المتعلقة بالسفر‬ ‫‪‬‬
‫يجري الحجوزات الالزمة ويتابعها‬ ‫‪‬‬
‫يجهز ملف السفر‬ ‫‪‬‬
‫يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير‬ ‫‪‬‬
‫يلغي الزيارة حسب طلب المدير‬ ‫‪‬‬

‫ثامنا‪:‬تنظيم محفوظات اإلدارة‬

‫يجهز المكان المالئم لحفظ البيانات‬ ‫‪‬‬

‫‪14‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫يصنف المحفوظات‬ ‫‪‬‬

‫يتلف المواد المحفوظة‬ ‫‪‬‬
‫يحضر الملفات عند الطلب‬ ‫‪‬‬

‫تاسعا‪ :‬متابعة أعمال اإلدارة‬

‫يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة‬ ‫‪‬‬
‫يطلع على ملف المتابعة يوميا‬ ‫‪‬‬
‫يتخذ اإلجراء المناسب لمتابعة الموضوع‬ ‫‪‬‬
‫يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه‬ ‫‪‬‬

‫عاشرا‪:‬التنسيق للحصول على متطلبات اإلدارة‬

‫يعد بالغات الصيانة واألعطال‬ ‫‪‬‬
‫يستلم المواد والمستلزمات لإلدارة‬ ‫‪‬‬
‫يؤمن المواد والمستلزمات‬ ‫‪‬‬

‫حادي عشر‪ :‬استخدام تطبيقات الحاسب اآللي‬

‫يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج ‪word‬‬ ‫‪‬‬
‫يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج ‪power point‬‬ ‫‪‬‬
‫ينشئ الجداول باستخدام ‪Excel‬‬ ‫‪‬‬
‫يصمم الهيكل التنظيمي لإلدارة‬ ‫‪‬‬

‫ثاني عشر‪ :‬استخدام األجهزة المكتبية‬

‫يستخدم جهاز الفاكس‬ ‫‪‬‬
‫يستخدم فرامة الورق‬ ‫‪‬‬
‫يستخدم أجهزة العرض الرأسية‬ ‫‪‬‬
‫يستخدم آلة التصوير‬ ‫‪‬‬

‫ثالث عشر‪ :‬تجهيز األجهزة المكتبية‬

‫يغذي األجهزة المكتبية بالورق‬ ‫‪‬‬
‫يصلح األعمال البسيطة‬ ‫‪‬‬
‫يبرمج الفاكس‬ ‫‪‬‬

‫‪15‬‬
 ‫الفصل األول عموميات حول السكرتيرة و السكرتارية‬

‫رابع عشر‪ :‬إعداد التقارير واإلحصائيات الخاصة باإلدارة‬

‫يستخدم نموذج التقرير المناسب‬ ‫‪‬‬
‫يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين‬ ‫‪‬‬
‫يعد التقارير الخاصة باإلحصائيات المتعلقة بالعمل‬ ‫‪‬‬

‫خامس عشر‪ :‬إنشاء األعمال المتعلقة بشؤون العاملين في اإلدارة‬

‫ينسق إجراءات العمل اإلضافية للعاملين‬ ‫‪‬‬
‫يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي اإلدارة‬ ‫‪‬‬
‫ينسق إجازات العاملين‬ ‫‪‬‬

‫خالصة الفصل‬
‫تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في المنشآت على اختالف إحجامها ونش اطاتها‪،‬وتس اهم في مس اعدة‬
‫متخذي القرار على تحمل أعبائهم حتى تحقق أهدافها ولهذا يحرص المسؤولون في اإلدارة على العناي ة‬
‫باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة الن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة‬
‫المؤسس ة باعتباره ا الواجه ة اإلداري ة والم رآة ال تي تعكس الس ير الحس ن والكف اءة في أداء المه ام‬
‫والواجبات في المنشاة‪.‬‬

‫‪16‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫تمهيد‪:‬‬
‫تتجه المؤسسات في الوقت الحالي على اختالف طبيعة نشاطاتها و توجهاته لتحقي ق مع دالت أعلى‬
‫في مجال التنمية و ذلك بواسطة آليات و أفراد يتمتعون بق در كب ير من األنش طة التنظيمي ة الفعال ة ال تي‬
‫تعني ببلوغ األه داف و تمكن مواكب ة التط ور المطل وب على اعتبارات ه نش اط حي وي تس عى اإلدارة من‬
‫خالل حسن استغالله إلى التأثير اإليجابي على األفراد في جوانب عدة من حيث االرتقاء باألداء ال وظيفي‬
‫و تحسين الجانب االجتماعي لهم في س بيل تنمي ة العالق ات العام ة الداخلي ة ال تي تس ود بين المؤسس ة و‬
‫مرؤوسيها في كافة المستويات اإلدارية و في مختلف األقسام و الفروع التي تضمها‪.‬‬

‫‪17‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫المبحث األول‪ :‬ماهية التنمية‬

‫المطلب األول‪ :‬تعريف التنمية‪:‬‬

‫لغة‪:‬‬
‫يقال نما المال وغيره‪ ،‬نميا و نماءا أي زاد و كثر فالنماء هو الزيادة‪ ،‬و أنميت بالهمزة أنما هللا إنماءا‪ ،‬و يقال‬
‫كذلك نماه هللا‪ :‬و في اللغة أيضا نما ينمي ينم و و أنميت الش يء و نميت ه أي جعلت ه نامي ا‪ ، 1‬و التنمي ة لغ ة أي‬
‫‪2‬‬
‫ارتفاع الشيء من موضعه إلى موضوع آخر و في المال بمعنى زاد و كثر‬
‫اصطالحا‪:‬‬
‫حظي موضوع التنمية اهتمام كبير خاصة من جانب المهتمين بالدراس ات اإلنس انية‪ ،‬وك انت نتيج ة‬
‫هذا االهتمام أن ظهرت العديد من النظريات التي تناولت موضوع التنمية‪ ،‬فمنه ا من يح اول أن يرك ز على‬
‫الجانب االقتصادي ومنها من يحاول أن يركز على الجانب السياسي‪.‬‬
‫يرى البعض أن التنمية ببساطة هي االنتقال من حال إلى حال أفض ل‪ ،‬وانتق ال المجتم ع من وض عه الح الي‬
‫إلى وضع أفضل بكل المقاييس‪ ،‬أو عملية تهدف إلى إحداث تغيير حضاري في طريقة التفكير والسلوك‪.‬‬
‫في حين يعرفها " روس تو س الت " بأنه ا تخلي المجتمع ات المتخلف ة عن الس مات التقليدي ة الس ائدة‪ ،‬وتب نى‬
‫‪3‬‬
‫الخصائص السائد في الدول المتقدمة‬
‫بناءا على ما سبق ذكره من تعاريف يمكن االس تنتاج أن التنمي ة عب ارة عن نقل ة نوعي ة وكمي ة من‬
‫وضع األخر أفضل منه هذه النقلة غير مقتصر على مجال دون آخر‪ ،‬بل هي عملية شاملة لجمي ع المج االت‬
‫االقتصادية‪ ،‬االجتماعية السياسية‪ ،‬اإلدارية‪ ،‬الثقافية‪ ،‬البيئية والتكنولوجية‪.‬‬
‫كما يمكن التلخيص بمجموعة من النتائج هي‪:‬‬
‫التنمية عملية موجهة‪ :‬أي يقوم بإدارتها فئة واعية تستوعب جيدا الغايات المجتمعية التي ينفي‬ ‫‪-‬‬
‫تحقيقها‬
‫التنمية عملية وليست حالة‪ :‬بل في متجددة ودائمة يتجدد احتياجات المجتمع المختلفة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التنمية عملية مجتمعية‪ :‬يجب أن يساهم فيها كل القطاعات وفئات المجتمع‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التنمي ة عملي ة واعي ة‪ :‬فهي ليس ت عش وائية وإنم ا هي عملي ة مح ددة الغاي ات واأله داف وله ا‬ ‫‪-‬‬
‫إستراتيجية طويلة المدى فالدفع التنمية ال يتم بطريقة عفوية بل أن العملية تحتاج تخطيط ا دقيق ا من‬
‫أجل تحديد االحتياجات‪.‬‬

‫‪ . 1‬مكتب الدراسات والبحوث ‪ ,‬القاموس دار الكتب العلمية ‪,‬بيروت ‪ ,2006‬ص ‪.217‬‬
‫‪ .2‬محمد منير حجاب ‪ ,‬االعالم و التنمية الشاملة ‪ ,1999 ,‬دار الفجر للنشر و التوزيع ‪,‬القاهرة ‪ ,‬ص ‪ .14 33‬موسى اللوزي ‪ ,‬التنمية اإلدارية ‪ ,‬دار وائل للنشر ‪,‬عمان ‪ ,2000,‬ص ‪24‬‬

‫‪18‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫‪ 3‬موسى اللوزي ‪ .‬التنمية اإلدارية ‪ .‬دار وائل النشر ‪ .‬عمان ‪ .200.‬ص ‪24‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬مفهوم التنمية اإلدارية‬

‫بعد التطرق لعنص ري التنمي ة واإلدارة ك ل على ح دة‪ ،‬ف إن محص لة دمج ه ذين المفه ومين يوج د لن ا‬
‫مصطلح التنمية اإلدارية‪ ،‬وقد حظيت بمجموعة من التعريفات والمفاهيم‪.‬‬
‫إن التنمية اإلدارية‪ :‬هي عملية حركية مستمدة متطورة ومتجددة وشاملة ومتكاملة‪.‬‬
‫وهناك من عرف التنمي ة اإلداري ة بأنه ا اس تثمار يتمث ل في مختل ف الجه ود واإلمكاني ات ال تي توفره ا‬
‫المنظم ات للعملي ات المس تمرة إلع داد الم دير وتجه يزه إلدارة مرؤوس يه‪ ،‬للمس اهمة في تحقي ق األه داف‬
‫اإلستراتيجية للمنظمة فعالية من خالل توسعه قدراته على مواجهة المهام المعقدة في الحاضر والمستقبل‪.‬‬
‫وهناك من يرى بان التنمية اإلدارية هي‪ :‬عملية تغيير األنماط والضوابط السلوكية للجه از اإلداري كم ا‬
‫ونوعا‪.‬‬
‫تعرف التنمية اإلدارية كذلك‪ :‬نش اط مخط ط ومس تمر به دف إلى تط وير الم ديرين بالمنش أة من خالل‬
‫‪1‬‬
‫المعارف والمهارات التي يكتبوها من خالل برامج التنمية اإلدارية‬
‫يرتبط الدكتور أحمد رشيد التنمية اإلدارية بتنمية العنصر البش ري في اإلدارة خاص ة في المس تويات العلي ا‬
‫والتنفيذية ويعرفها بأنها‪ :‬عملية تنمية مهارات الموظفين في كاف ة المس تويات وبص ورة منظم ة وذل ك وفق ا‬
‫احتياجات‬
‫العمل في أجهزة الدولة وتحقيقا للتطور في تلك األجهزة وكذلك علال على ضوء التط ورات العملي ة الحديث ة‬
‫في علوم الغدارة وفنونها‬

‫المطلب الثالث‪ :‬خصائص وأهداف التنمية اإلدارية‬

‫ال شك أن للتنمية اإلدارية مجموعة من الخصائص والمميزات التي تميزها عن غيره ا من مف اهيم‪ ،‬يمكن‬
‫إجمال هذه الخصائص والمميزات كما يلي‪:‬‬
‫الشمولية‪ :‬فالتنمية اإلدارية شاملة لجميع جوانب المسألة اإلداري ة وللتنظيم ات والقطاع ات كاف ة في‬ ‫‪‬‬
‫المجتمع‬
‫مساهمة الجميع في التنمية اإلداريــة‪ :‬أي اش تراك جمي ع المس تويات والقطاع ات في تفعي ل التنمي ة‬ ‫‪‬‬
‫اإلدارية مع تمييز دور السلطات العليا ألثرها السلطوي اإلشعاعي على باقي المستويات والقطاعات‬
‫التنميــة اإلداريــة ذات خصوصــية محليــة‪ :‬باعتب ار أن اإلدارة هي في األص ل مهن ة أو اختص اص‬ ‫‪‬‬
‫محلي‪.‬‬
‫التوسيع وااللتزام‪ :‬في تدريب العاملين في اإلدارة يشمل الجميع بدءا من المستويات العليا‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إيجاد وسائل التنوير والتثقيف اإلداري‪ :‬كالصحف والدوريات المخصصة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪19‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫‪ . 1‬رفيق بن مرسلي ‪ ,‬مذكرة نيل شهادة ماجستير في العلوم السياسية والعالقات الدولية ‪ ,‬فرع تنظيمات سياسية وعالقات دولية ‪2011 ,‬‬

‫التكامل والتوازن‪ :‬وذلك بأن التنمية اإلدارية محاورها الثالثة في آن واح د وبش كل مس تمر‪ ،‬حيث ال‬ ‫‪‬‬
‫يكون هناك تركيز على نواحي وتقصير في نواحي أخرى‪.‬‬
‫االستمرارية والتجديد ‪ :‬فالتنمية اإلدارية ليست إصالحا ظرفيا مؤقتا يتعل ق بمرحل ة معين ة‪ ،‬كم ا أن‬ ‫‪‬‬
‫المسائل والظروف االجتماعية واإلدارية جزء منها‪ ،‬دائمة التطور والتبديل‪ ،‬وما هو جدي د ومناس ب‬
‫اليوم سيصبح في مرحلة ثانية قديما وغير مناسب يحتاج إلى إع ادة النظ ر فعلى التنمي ة اإلداري ة أن‬
‫ترافق أو تسبيق المستجدات والمتغيرات في المجتمع وفي الخارج‪.‬‬
‫تتطلب التنمية اإلدارية القناعة واإليمان بها وبأهميتها وضرورتها وفوائدها أم ا فيم ا يتعل ق بأه داف‬ ‫‪‬‬
‫التنمية اإلدارية فيمكن تصنيفها كما يلي‪:‬‬
‫تجنب التقادم اإلداري‪ :‬من خالل تجنيب الجم ود في دهني ات وس لوك الم ديرين والتجدي د في ط رق‬ ‫‪‬‬
‫العمل وإدارته وتكنولوجية العمل المتقدمة‬
‫تخطيــط‪ :‬حيث تس هل عملي ة التنمي ة اإلداري ة في الترقي ة للمراك ز الوظيفي ة األعلى في الهياك ل أو‬ ‫‪‬‬
‫الفصل أو االستقاللية أو بلوغ من التقاعد‬
‫إرضاء مطلب النمو الذاتي لألفراد‪ :‬حيث تتحق ق أه داف الم دراء في الوص ول إلى المراك ز األعلى‬ ‫‪‬‬
‫‪1‬‬
‫والشعور بال إنجاز‬
‫المبحث الثاني‪ :‬ماهية العالقات العامة‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم العالقات العامة‪:‬‬
‫ظهر مفهوم العالقات العام ة في المؤسس ات الحكومي ة في نهاي ة الق رن التاس ع عش ر وش اع اس تخدامه في‬
‫منتصف القرن العشرين وتعددت تعريفاته وذلك في مجموعة متنوعة وواس عة من النش اطات ومن بين ه ذه‬
‫التعريفات‬
‫تعريف‪ :‬تعتبر العالقات العامة حلقة وصل ما بين المنضمة والجمهور بحيث أن الجمهور ينقس م الى قس مين‬
‫الداخلي " العاملين داخل المؤسسة‪ ،‬والخارجي‪ ،‬العمالء والمؤسسات وسائل اإلعالم‪ ،‬النخب في المجتمع"‬
‫إنها مهم ة عملي ة تس عى لتنش يط العملي ات االتص الية و اإلنس انية و العملي ة بين المنظم ة و بين جمهوره ا‬
‫الداخلي الموظفين و الخارجي "الفئات المستهدفة‪ ،‬من أج ل خل ق تف اهم متب ادل بينهم بم ا يزي د من التع اون‬
‫المشترك الذي يعمل على إيجاد الثقة المتبادلة لمعرفة االحتياجات و مواجهة المشكالت واقتراح الحلول التي‬
‫تزيد من فاعلية المؤسسة و هي ببساطة تحقيق عملي للمثل العربي‪ ،‬عامل الناس بقدر م ا تحب أن يع املوك‬
‫‪2‬‬
‫به‬
‫تعريفه ا في ق اموس "أكســفورد"هي الفن الق ائم على أس س علمي ة لبحث انس ب لط رق التعام ل الناجح ة‬
‫المتبادلة بين المنظمة وجمهورها الداخلي والخارجي لتحقيق أهدافها مع مراعاة القيم والمعايير االجتماعية‪.‬‬
‫تعريف " ميلون" بقوله‪" :‬العالقات العامة هي األداء الصادق واإلعالم عنه"‬
‫‪ 1‬رفيق بن مرسلي ‪ ,‬مرجع سابق ‪ ,‬ص‪30‬‬

‫‪20‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫‪. 2‬يوسف مسعدالوي ‪ ،‬اساسيات في إدارة المؤسسات ‪ ،‬دار هومة لطباعة و النشر و التوزيع ‪ ،‬الجزاىر ‪ 2013 ،‬ص ‪23-21‬‬

‫الجمعية الدولية للعالقات العامة‪ :‬هي وظيفة إدارية دائمة ومنظمة تحاول المؤسس ة العام ة أو الخاص ة عن‬
‫طريقها التأسيسي والمشاركة وذلك بالتعاون الفعال الذي يؤدي إلى تحقيق جميع المصالح المشتركة‪.‬‬
‫يعرف هذا النظام بأنها‪ :‬الجهود التي تبذلها فريق ما إلقامة عالقات الثق ة و اس تمرار م ا بين أعض ائه و بين‬
‫الفريق و الجماهير المختلفة التي تتم بص ورة مباش رة من الخ دمات االقتص ادية و االجتماعي ة ال تي تحققه ا‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫وتعرفها الجمعية الدولي ة العام ة على أنه ا نش اط إداري وتس ييري يتم بص ورة دائم ة ومنظم ة‪ ،‬تس عى‬
‫المؤسسة أو أي تنظيم عمومي أو خاص من خالله ا إليج اد ج و من التف اهم والتع اون م ع من تتعام ل معهم‬
‫الجمهور‪.‬‬
‫ولتحقيق الهدف تسعى المؤسسة قدر اإلمك ان أن تكي ف نفس ها م ع اهتمام ات الجمه ور‪ ،‬بحيث تطب ق مب دأ‬
‫اإلعالم الواسع‪ ،‬وتسعى إليجاد تعاون فعال معهم‪ ،‬وتأخذ بعين االعتبار تحقيق مصلحة المجتمع‪.‬‬
‫ومن خالل التع اريف الس ابقة يمكن أن نس تنتج التعري ف الش امل األتي أن العالق ات العام ة تهتم أساس ا‬
‫بالعالقات مع الجمهور بنوعية الداخلي والخارجي (داخل المؤسسة وخارج المؤسسة) بل ه و تع اظم أهمي ة‬
‫الرأي العام وكسب ثقة الجمه ور لنج اح نش طات المؤسس ة مهم ا ك ان نوعه ا ويرج ع ذل ك أيض ا إلى نم و‬
‫الشعور بمسؤوليتها وضرورة اخذ وجهة النظر العامة كمتغير أساسي عند اتخاذ القرارات‪.‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬أهداف العالقات العامة‪:‬‬

‫تهدف العالقات العامة في أي مؤسسة أو منظمة خاصة أو عامة إلى تحقيق بمجموعة من األهداف ‪:1‬‬
‫التعريف بنشاط حيث تعتبر وسيلة في التعريف الصحيح المقنع بنشاط الجهاز وكسب تأييد الجمهور‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫البحث وجمع المعلومات إجراء بحوث واالستطالع وجمع المعلومات عن الشركات المنافسة‬ ‫‪‬‬
‫ومنتجاتها وجماهيرها وكذلك معلومات عن الشركة‪.‬‬
‫االتصال توفير قنوات االتصال المناسبة في االتجاهين من المنظمة إلى الجماهير ومن الجماهير إلى‬ ‫‪‬‬
‫المنظمة أو عن طريق االتصال الشخصي أو االتصال الجماهيري‪.‬‬
‫تخطيط برامج العالقات العامة وتنفيذها نضع خطط وقائية وعالجية لتحسين صورة المنشأة الذهنية‬ ‫‪‬‬
‫لدى الجماهير وتقسم إلى خطط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى‪.‬‬
‫التقييم تقوم برامجها وخططها تقييم قبلي مرحلي "أثناء التنفيذ" وتقييم بعدي‬ ‫‪‬‬
‫التنسيق بين المنشأة وجماهيرها‬ ‫‪‬‬
‫خلق أسس تفاهم وتعاون بين الجامعة والمؤسسات التعليمية واالقتصادية واالجتماعية‬ ‫‪‬‬
‫تسهيل عمل الكوادر التدريسية والعمل على الحد من العقبات التي تواجههم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪21‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫‪ 1‬د محفوظ أحمد جودة ‪ ،‬العالقات العامة مفاهيم و ممارسات ‪ ،‬دار زهران للنشر و التوزيع ‪ ،‬الطبعة الؤولى ‪2008‬ص ‪40‬‬

‫وثقة االختالفات في مجال األهداف عندما تكون العالقات العامة جهاز من أجهزة الدولة أو الحكومة‬ ‫‪‬‬
‫فتكون األهداف كالتالي‪:‬‬
‫في المجال االقتصادي‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تنمية وتشجيع الوعي االدخاري‬ ‫‪-‬‬

‫ترشيد االتفاق الحكومي‬ ‫‪-‬‬
‫ترشيد االستهالك (الماء الكهرباء ‪..‬الخ)‬ ‫‪-‬‬
‫نشر الوعي التأميني‬ ‫‪-‬‬
‫تقديم اإلرشادات و التثقيف بمجاالت الصحة و الزراعة‪...‬الخ‬ ‫‪-‬‬

‫في المجال السياسي‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تنمية الشعور االنتمائي للجماهير‬ ‫‪-‬‬
‫محاربة اإلشاعات والدعايات المغرضة‬ ‫‪-‬‬
‫نقد األخطاء والسلبيات المسؤولين وتقديم النصائح‬ ‫‪-‬‬

‫في المجال اإلداري‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تشجيع مبادرات بعض اإلداريين لحل المشكالت التي تعرقل العمل‬ ‫‪-‬‬
‫تنشيط المناقشات الهادفة إلى التطوير اإلداري‬ ‫‪-‬‬
‫نقد اإلجراءات والقوانين التي تعيق حرية اإلبداع والعمل‬ ‫‪-‬‬
‫‪1‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬خصائص العالقات العامة‪:‬‬
‫في ضوء تحديدنا لتعريفات يمكننا القول بأن أهم خصائص العالقات العامة هي‪:‬‬

‫العالقات العامة تعبر عن فلسفة اإلدارة وهذه الفلسفة تعتمد على أن هدف أي منظمة ال يقتصر على‬ ‫‪.1‬‬
‫تحقيق األهداف المالية فقط بل يجب أن يكون لها دورا اجتماعيا ولد يجب النظر المصالح الجمهور‬
‫شيء من األهمية بالنسبة للموضوعات التي تتعلق بسلوك المنظمة‪.‬‬

‫العالقات العامة عنصر أساسي في أنشطة المؤسسة وضرورة يفرضها المجتمع وليست نشاط ثانوي‬ ‫‪.2‬‬
‫العالقات العامة وظيفة إدارية ألنشطة تمارسه كل إدارة وتسعى اإلدارات و المسؤولين الستخدامه في‬ ‫‪.3‬‬
‫كافة أفعالهم وأقوالهم‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫‪ .1‬عبد الرحمان توفيق ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪3‬‬

‫عملية اتصال دائم ومستمر بين المؤسسات وجماهير المتعاملين معها سواء جهود داخلية يتمثل فيها‬ ‫‪.4‬‬
‫العاملين أو جمهور خارجي يتمثل في العمالء والزوار ولذلك تتسم بالحركة الدائمة واالستمرارية‬
‫وقوة الفاعلية بين الطرفين‪.‬‬
‫العمل على وضع التنفيذ لسياسات التي تعكس فلسفة اإلدارة في خدمة الصالح العام على أساس فعال‬ ‫‪.5‬‬
‫العالقات العامة همزة وصل بين اإلدارة والجمهور وهذا االتصال ضروري لجعل الجمهور يتفهم‬ ‫‪.6‬‬
‫أنشطة المنظمة‬
‫تركز العالقات العامة على التخطيط القائم على المالحظة العلمية وطرق البحث العلمي التي تلمس‬ ‫‪.7‬‬
‫احتياجات الجماهير‪.‬‬
‫تتصف العالقات العامة بالشمولية حيث أن نشاطها يغطي كافة الميادين االقتصادية واالجتماعية‬ ‫‪.8‬‬
‫والسياسة وكافة المؤسسات‪.‬‬
‫السمعة الحسنة التي حققتها المؤسسة لنفسها على مر الزمان عن طريق األداء الطيب واإلعالم الجيد‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫عملية تعتمد على مبادئ أخالقية لدعم الثقة بين الجماهير واإلدارة ولذلك يجب البعد على كل أساليب‬ ‫‪.10‬‬
‫الغش والخداع والتضليل والدعاية‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫الفصل الثاني تنمية العالقات العمة‬

‫خالصة الفصل‬
‫ومما سبق يمكن القول بان تنمية العالقات بمثابة مرآة المؤسسة فهي األداة التي تعرف جماهيرها بكل ما‬
‫يتعلق بنشاطاتها وفعاليتها ورسالتها وأهدافها‪ .‬وهذا الموضوع حاسما في نقل أو عكس صورة المؤسسة‬
‫وبالتالي بعد األخير استثمارا استراتيجيا ألنه يمس المنظمة برمتها‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫مقدمة الفصل‪:‬‬
‫تتمتع الجماعات المحلية في التنظيم اإلداري الجزائري بالشخصية المعنوية واالستقالل‬
‫الم الي طبق ا ألحك ام الم وارد ‪ 49/50‬من الق انون الم دني وهي الموك ل له ا تس يير المراف ق‬
‫العمومية من أجل تحقيق حاجيات الموطن التابعين لها إقليميا مما ي ؤدي به ا إلى تحم ل نفق ات‬
‫التسيير عن طرق البحث الموارد الكافية لتغطية هذه النفقات‬
‫هذه العملي ات يتم تقي دها في وثيق ة محاس بة وهي الميزاني ة ال تي تحت وي على برن امج العم ل‬
‫المتفق علي ه من ط رف المجلس الش عبي البل دي المنتخب خاص ة فيم ا يخص التنمي ة المحلي ة‬
‫والتكفل بمصاريف التسيير لمختلف المرافق العمومية وكذلك صيانة وزيادة ممتلكات البلدية‪.‬‬

‫‪25‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫المبحث األول ماهية بلدية أعفير‬

‫المطلب األول ‪ :‬تعريف بلدية اعفير‬

‫بلدية أعفير هي واحدة من بلديات دائرة دلس التابعة لوالي ة ب ومرداس الس احلية إنش اؤها الت اريخي‬
‫لسنة ‪ 1984‬حسب التقسيم اإلداري لنفس السنة يحدها من الشرق بلدية ميزرانة وغرب ا بلدي ة دلس‪ ،‬جنوب ا‬
‫بلدية ماكودة وسيدي نعمان‪ ،‬شماال البحر األبيض المتوسط‪.‬‬
‫تقع على بعد حوالي ‪ 80‬كلم على مقر الوالية و بحوالي ‪ 120‬كلم عن العاصمة ‪ ،‬تتربع على مساحة ‪6038‬‬
‫هكت ار ‪ ،‬ذات ط ابع فالحي‪ ،‬تتض من ‪ 32‬قري ة ‪ ،‬ع دد س كانها ‪ 14023‬نس مة حس ب اإلحص اء األخ ير‬
‫لس نة ‪ ، 2022‬تهتم البلدي ة بمختل ف القطاع ات منه ا التعليم ‪ ،‬الص حة الم وارد المائي ة ‪،‬الثقاف ة الش باب و‬
‫الرياضة و كذا النشاط االجتماعي و التض امن الوط ني ‪ ،‬كم ا تهتم بتحس ين أس الك البلدي ة و ك ذلك المالي ة‬
‫المحلية و تس يير المش اريع الممول ة س واء من ميزاني ة البلدي ة أو في إط ار المخطط ات البلدي ة للتنمي ة أو‬
‫ميزانية الوالية لصندوق التضامن و تهتم كذلك بجانب الخدمة العمومية و كذلك بتطبيق اإلجراءات المتخذة‬
‫لعصرنه اإلدارة وتحسين عالقة اإلدارة بالمواطن ‪ ،‬كما تهتم بانشغاالت السكان و ترتيبها حسب األولوية و‬
‫األهمية و محاولة االلتزام بإيجاد الحلول لتلك االنشغاالت ‪ ،‬و كباقي البلديات تتمت ع بالشخص ية المعنوي ة و‬
‫االستغالل المالي ‪.‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬هيئات بلدية أعفير وصالحيتها‬
‫تتكون البلدية طبقا لنص المادة ‪ 15‬من القانون ‪ 10-11‬المتعلق بالبلديات من قانون رقم‬
‫‪ 10-11‬المتعلق بالبلدية العدد ‪ 37‬المؤرخ في ‪ 03/07/2011‬الجريدة الرسمية ص ‪14‬‬
‫‪ -1‬هيئة مداولة متكونة من المجلس الشعبي البلدي‬

‫‪26‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫‪- 2‬هيئة تنفيذية يكونها رئيس المجلس الشعبي البلدي‬

‫الفرع ‪ :1‬هيئة مداولة متكونة من المجلس الشعبي البلدي‪:‬‬
‫يتشكل المجلس الشعبي البل دي لبلدي ة أعف ير من ‪ 15‬عض و بم ا أن ع دد س كانها ي تراوح بين‬
‫‪ 10000‬إلى ‪ 20000‬نسمة يتولى المجلس نوعين من الصالحيات واحدة منهما تقليدية وأخرى‬
‫ذات طابع اقتصادي واجتماعي وثقافي‪.‬‬
‫أ‌) الصالحيات التقليدية‪ :‬تشمل الصالحيات المنص وص عليه ا في الق انون رقم ‪10-11‬‬
‫المتعلق بالبلدية وهي‪:‬‬
‫‪ -‬مناقشة ميزانية البلدية والمصادقة عليها‬
‫‪ -‬الس هر تحت مس ؤولية رئيس المجلس الش عبي البل دي على مس ك وتغي ير س جل‬
‫األمالك العقارية المنقولة‬
‫‪ -‬اتخ اذ الت دابير الالزم ة لتثمين أمالك البلدي ة المنتج ة للمحاص يل وجعله ا أك ثر‬
‫مردودية‬
‫‪ -‬المصادقة على محضر المناقصة والصفقة العمومية‬
‫ب) صالحيات ذات الطابع االقتصادي واالجتماعي والثقافي‪:‬‬
‫تتمثل الصالحيات في المجاالت التالية‬
‫‪ -‬في مجال التهيئة والتنمية‬
‫‪ -‬في مجال التعمير‬
‫‪ -‬في مجال التربية والحماية االجتماعية‬
‫‪ -‬في مجال الرياضة والشباب والثقافة والتسلية والسياحة‬
‫‪ -‬مجال النظافة وحفظ الصحة وطرقات البلدية‬
‫الفرع ‪ :2‬الهيئة التنفيذية‪:‬‬
‫‪ -‬صالحيات رئيس المجلس بصفته ممثال للبلدية‬
‫‪ -‬تنفيذ مداوالت المجلس الشعبي البلدي‬
‫‪ -‬تمثيل البلدية في المراسيم التشريفية والتظاهرات الرسمية‬
‫‪ -‬اإلشراف على رئاسة المجلس الشعبي البلدي والقيام‪ .‬باس تدعاء المجلس لالجتم اع‬
‫وإعداد جدول األعمال واإلعالن عن كل مداولة‬
‫‪ -‬تنفيذ ميزانية البلدية باعتباره اآلمر بالصرف‬
‫‪ -‬قوم بالمحافظة على األموال والحقوق التي تتكون منها ثروة البلدية‬
‫صالحيات باعتباره ممثال للدولة‬
‫‪ -‬القيام تحت إشراف الولي بتطبيق القوانين والتنظيمات على إقليم البلدية‬
‫‪ -‬ممارسة صفة ضابط الحالة المدنية‬
‫‪ -‬ممارسة صفة ضابط الشرط القضائية‬
‫‪ -‬السهر على حسن النظام واألمن العمومي‪.‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬التنظيم الهيكلي لبلدية أعفير‬

‫‪27‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫بناءا على المداولة رقم ‪ 11‬المؤرخ ة في ‪ 25/02/2008‬المتض منة المص ادقة على إنش اء النظ ام الهيكلي‬
‫إلدارة البلدية والمصادقة عليها بتاريخ ‪ 06/05/2008‬تحت رقم ‪ 2‬من طرف مديرية اإلدارة المحلية لوالي ة‬
‫بومرداس أن‪:‬‬
‫تسيير بلدية أعف ير يك ون من ط رف ط اقم إداري يت وزع على ع دة مص الح يس يرها األمين الع ام للبلدي ة‬
‫وتوك ل ل ه مجموع ة من المه ام أهمه ا اإلش راف على مص الح البلدي ة وتوجهه ا وتنظمه ا ورقابته ا وه ذه‬
‫المصالح هي‬
‫التنظيم الهيكلي للبلدية‬
‫‪ -1‬األمانة العامة‬
‫‪ ‬البريد‬
‫‪ -2‬مصلحة المالية والتنظيم االقتصادي‬
‫‪ ‬فرع المالية والمحاسبة‬
‫‪ ‬مكتب المستخدمين‬
‫‪ -3‬مصلحة التجهيز والتعمير‬
‫‪ ‬مكتب التجهيز واألشغال الجديدة‬
‫‪ ‬مكتب التعمير والتسيير العمراني‬
‫مكتب التطهير والصيانة‬ ‫‪‬‬
‫‪ -4‬مصلحة التنظيم والشؤون العامة‬
‫مكتب التنظيم واالنتخابات واإلحصاء العام‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬فرع المنازعات‬
‫‪ ‬فرع الشؤون االجتماعية‬
‫‪ ‬مكتب التشغيل‬
‫‪ -5‬مصلحة الحالة المدنية‬
‫فرع الوثائق والترقية العامة‬ ‫‪‬‬
‫فرع البيو متري (فرع بطاقة التعريف الوطنية ‪،‬جواز السفر و رخصة السياقة)‬ ‫‪‬‬

‫المطلب الرابع وظائف مصالح بلدية أغفير‬

‫مصلحة األمين العام‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫يتولى األمين العام البلدية تحت سلطة رئيس المجلس الشعبي البلدي المهام التالية‪:‬‬
‫‪ -‬ضمان تحضير اجتماعات المجلس الشعبي البلدي‬

‫‪28‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫‪ -‬ضمان متابعة وتنفيذ مداوالت المجلس الشعبي البلدي‬

‫‪ -‬تنشيط وتنسيق سير المصالح اإلدارية والتقنية للبلدية‬
‫‪ -‬إعداد محضر تسليم واستالم المهام بين رئيس المجلس الشعبي البل دي المنتهي عهدت ه‬
‫والرئيس الجديد‬
‫‪ -‬يتلقى التف ويض باإلمض اء من رئيس المجلس الش عبي البل دي قص د اإلمض اء على‬
‫الوث ائق المتعلق ة بالتس يير اإلداري والتق ني للبلدي ة باس تثناء الق رارات (مث ال مكتب‬
‫المستخدمين)‬
‫‪ -‬يتولى األمين العام للبلدي ة تحت س لطة رئيس المجلس الش عبي البل دي ع داد مش روع‬
‫الميزانية‬
‫‪ -‬عضو بلجنة المناقصات‬
‫‪ -‬ض مان تنفي ذ الق رارات ذات ص لة بتط بيق الم داوالت المتض منة الهيك ل التنظيمي‬
‫ومخطط تسيير المستخدمين السيما ما منها متعلقة بما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬متابعة الهيكل التنظيمي ومخطط تسيير المستخدمين‬
‫‪ -‬تنظيم مصلحة الحالة المدنية وسيرها وحماية العقود والسجالت الخاصة به ا والحف اظ‬
‫عليها‬
‫‪ -‬تنظيم المصالح التقنية للبلدية وتسيرها‬
‫‪ ‬مكتب الصفقات العمومية‪:‬‬
‫‪ -‬تحضير وإعداد دفاتر الشروط الخاصة بالصفقات أو العقود‬
‫‪ -‬اتخاذ إجراءات إدارية خاصة بإبرام صفقات العقود مع متعاملين اقتصاديين في مجال األش غال‬
‫والخدمات واللوازم‪.‬‬
‫‪ -‬تحضير الصفقات من أجل التنسيق مع مصلحة المحاسبة‪.‬‬
‫‪ -‬مراقبة الميزانية‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد مالحق صفقات والعقود بالتنسيق مع المصلحة التقنية للبلدية‬
‫‪ ‬مكتب البريد‬
‫يقوم هذا المكتب بمهمة مزدوجة تجمع بين أمانة رئيس المجلس الشعبي البلــدي واألمين العــام ن أهم‬
‫مهامه‪:‬‬
‫تلقي الرسائل الواردة عن طريق البريد العادي أو الفاكس‬ ‫‪-‬‬
‫تسجيل البريد الصادر والوارد للبلدية‬ ‫‪-‬‬
‫تقديم البريد الوارد لرئيس المجلس الشعبي البلدي واألمين العام لالطالع عليه‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -‬توزيع مختلف الرسائل الواردة على مختلف المصالح بعد االطالع عليها من طرف األمين‬
‫العام ورئيس المجلس الشعبي البلدي‬
‫تنظيم وتحويل المكالمات الهاتفية‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -‬تعزي ز عملي ة االتص ال والتواص ل بين الم وظفين والمس ؤولين وك ذا المواط نين في أي ام‬
‫االستقبال‬
‫استقبال طلبات وشكاوى المواطنين وتسجيلهم في سجل البريد الوارد للبلدية‬ ‫‪-‬‬
‫اإلجابة علة االتصاالت الخارجية والداخلية وكذا الفاكس‬ ‫‪-‬‬
‫تنظيم وترتيب الملفات والصفقات ومختلف الشهادات‬ ‫‪-‬‬
‫تنظيم مواعيد واجتماعات الرئيس المجلس الشعبي البلدي‬ ‫‪-‬‬
‫‪29‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫تحرير بعض الوثائق كمحضر اجتماع‬ ‫‪-‬‬

‫‪ -2‬المصلحة المالية والشؤون االقتصادية‬
‫فرع المالية والمحاسبة‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬إع داد الميزاني ة األولي ة واإلض افية والحس اب اإلداري بالتنس يق م ع األمين الع ام للبلدي ة‬
‫وتحت إشرافه وهذا من خالل إعداد وتحضير الوثائق والقوائم التجميعية الضرورية‬
‫إعدادا الميزانيات والحسابات‬ ‫‪-‬‬

‫متابعة مخططات التنموية للبلدية‬ ‫‪-‬‬

‫متابعة تنفيذ الميزانيات‬ ‫‪-‬‬

‫حساب األجور ومرتبات المستخدمين‬ ‫‪-‬‬

‫إعداد حواالت التحصيل والدفع‬ ‫‪-‬‬

‫إعداد بطاقات االلتزامات والنفقات والمداخيل الخاصة بالتسيير والتجهيز‬ ‫‪-‬‬

‫تسديد النفقات القانونية‬ ‫‪-‬‬

‫إعداد مختلف حسابات المصالح العمومية للبلدية (محالت تجارية‪ ،‬رسوم رخصة البناء‬ ‫‪-‬‬

‫المخططات البلدية للتنمية المحلية‬ ‫‪-‬‬

‫تسيير ممتلكات البلدية‬ ‫‪-‬‬

‫الوصاية والرقابة على جميع المؤسسات االقتصادية والمحلية للبلدية‬ ‫‪-‬‬

‫مكتب المستخدمين‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إعالن عن مسابقات التوظيف محددة المدة ب ‪ 15-20‬يوم‬ ‫‪-‬‬

‫استقبال ملفات المشاركين في المسابقة‬ ‫‪-‬‬

‫فصل بين المتعاقدين والموظفين لجنة متساوية األعضاء‬ ‫‪-‬‬

‫إعداد محضر تنصيب ومحضر قرار التعيين بعد عام تربص انظر ملحقة رقم‬ ‫‪-‬‬

‫تحرير سند عطلة للموظفين‬ ‫‪-‬‬

‫استفسار على الغياب والتأخيرات المتكررة للموظفين‬ ‫‪-‬‬

‫مدونة المناصب المالية‬ ‫‪-‬‬

‫جدول إرسال اإلمضاء والمصادقة على الملفات‬ ‫‪-‬‬

‫‪30‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫‪ -3‬مصلحة التجهيز والتعمير‬

‫‪ -1‬المادة ‪ :240‬تكليف تقنيو اإلدارة اإلقليمية في التسيير التقني والحضري كل اختصاصه‬
‫‪ -2‬تنفيذ ومتابعة تجسيد القرارات واألوامر والتوجيهات المتخذة في مجال اقتصادهم‬
‫‪ -3‬المشاركة في االجتماعات الورشات مع مختلف المتدخلين‬
‫‪ -4‬ضمان احترام رزنامة األشغال‬
‫‪ -5‬الحضور عند استالم المشاريع‬
‫‪ -6‬المادة ‪ 241‬إضافة للمهام التي تغني اإلدارة اإلقليمية في التسيير التقني والحضري‬
‫‪ -7‬يكلف التقنيون الساميون بالدارة اإلقليمية في التسيير التقني والحضري كل حسب تخصصه‬
‫‪ -8‬تنفيذ مشاريع الدراسات واإلنجازات التقنية‬
‫‪ -9‬القيام بعمليات الرقابة المتعلقة بتنفيذ األشغال وتقييم النتائج‬
‫‪ -10‬تنظيم وتحضير متابعة عمل فرق التنقل‬
‫‪ -11‬استغالل معطيات األشغال ودراسة البحوث‬
‫‪ -12‬ضمان احترام معايير النظافة واألمن‬
‫‪ -13‬ضمان جاهزية أدوات العمل‪.‬‬

‫المبحث الثاني ‪:‬أهمية السكرتارية في تنمية العالقات العامة في البلدية‬

‫ما هي أهمية السكرتارية في تنمية العالقات العامة في البلدية؟‬

‫تلعب السكرتارية دوًرا هاًم ا في تعزيز عالقات البلدية مع الجمهور والجهات األخرى‪ .‬إلي ك بعض األس باب‬
‫التي تجعل السكرتارية مهمة في تنمية العالقات العامة في البلدية‪:‬‬
‫تنظيم االتصاالت‪ :‬تساعد السكرتارية في تنظيم وإدارة االتصاالت الداخلي ة والخارجي ة للبلدي ة‪ ،‬مم ا‬ ‫‪‬‬
‫يسهل تبادل المعلومات بين مختلف المصالح الداخلية للبلدية واإلدارات الخارجية‬

‫تنظيم الفعاليات واألنشطة العامة‪ :‬تلعب السكرتارية دوًر ا في تنظيم الفعاليات واألنشطة ال تي تقيمه ا‬ ‫‪-1‬‬
‫البلدية‪ ،‬مما يعزز التواصل مع الجمهور ويسهم في بناء عالقات قوية معهم‪.‬‬
‫التواصــل االجتمــاعي والــرقمي‪ :‬تق وم الس كرتارية ب إدارة الحس ابات الرس مية للبلدي ة على وس ائل‬ ‫‪-2‬‬
‫التواصل االجتماعي والرقمية‪ ،‬مما يعزز التواصل مع الجمهور ويس هل على البلدي ة تق ديم خ دماتها‬
‫والتفاعل مع المواطنين‪.‬‬
‫متابعة شــكاوى المواطــنين‪ :‬تلعب السكرتارية دوًرا في تس جيل ومتابع ة ش كاوى المواط نين وال رد‬ ‫‪-3‬‬
‫عليها‪ ،‬مما يعزز ثقة الجمهور في البلدية ويسهم في حل المشاكل وتحسين الخدمات المقدمة‪.‬‬

‫‪31‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫التواصــل مــع وســائل اإلعالم‪ :‬تلعب الس كرتارية دوًر ا في التواص ل م ع وس ائل اإلعالم وتق ديم‬ ‫‪-4‬‬
‫المعلومات الصحيحة و الموثوقة حول أنشطة البلدية‪ ،‬مما يساهم في بن اء ص ورة إيجابي ة للبلدي ة في‬
‫اإلعالم‪.‬‬
‫تعزيز ثقافة العمل الجماعي والمشاركة‪ :‬من خالل تنظيم اجتماع ات البلدي ة والمس اهمة في ص ياغة‬ ‫‪-5‬‬
‫السياس ات‪ ،‬تس اهم الس كرتارية في تعزي ز ثقاف ة العم ل الجم اعي والمش اركة بين أعض اء البلدي ة‬
‫والمواطنين‪ ،‬مما يعزز الشراكة بينهما ويحقق أهداف تنمية البلدية بشكل أفضل‪.‬‬
‫المساهمة في تنظيم الحوكمة الجيدة‪ :‬تلعب السكرتارية دوًرا مهًم ا في تعزيز مبادئ الحوكمة الجي دة‬ ‫‪-6‬‬
‫داخل البلدية‪ ،‬من خالل توفير اإلرشاد والدعم ألعضاء البلدية لضمان اتخاذ الق رارات بش كل ش فاف‬
‫وفعال‪.‬‬
‫تعزيز العالقات مع الشركاء والجهات الخارجية‪ :‬تقوم السكرتارية بتسهيل التواصل وبن اء العالق ات‬ ‫‪-7‬‬
‫مع الشركاء والجهات الخارجية‪ ،‬مثل الجه ات الحكومي ة األخ رى والمؤسس ات الخاص ة والمجتم ع‬
‫المدني‪ ،‬مما يعزز التعاون ويسهم في تحقيق أهداف التنمية المستدامة‪.‬‬
‫المســاهمة في تطــوير القــوانين واللــوائح‪ :‬تلعب الس كرتارية دوًرا في مس اعدة أعض اء البلدي ة في‬ ‫‪-8‬‬
‫تطوير وتحديث القوانين واللوائح‪ ،‬مما يسهم في تحس ين بيئ ة العم ل وتق ديم الخ دمات بش كل أفض ل‬
‫للمواطنين‪.‬‬
‫تعزيز ثقافة االلتزام بالمعايير األخالقية والمهنية‪ :‬تلعب الس كرتارية دوًر ا في تعزي ز ثقاف ة االل تزام‬ ‫‪-9‬‬
‫بالمعايير األخالقية والمهنية داخل البلدي ة‪ ،‬من خالل تق ديم التوجي ه وال دعم ألعض اء البلدي ة التخ اذ‬
‫القرارات الصحيحة و المسؤولة‪.‬‬
‫تقديم النصائح والتوجيه‪ :‬تلعب السكرتارية دوًر ا في تقديم النصائح والتوجي ه ألعض اء البلدي ة فيم ا‬ ‫‪-10‬‬
‫يتعلق بإجراءات العمل واتخاذ القرارات‪ ،‬مما يساعد في تحس ين أداء البلدي ة وتحقي ق أه دافها بش كل‬
‫أفضل‪.‬‬
‫باختصار‪ ،‬تلعب السكرتارية دوًرا حيوًيا في تعزيز العالقات العامة للبلدي ة من خالل تنظيم الحوكم ة‬ ‫‪-11‬‬
‫وبناء العالقات وتط وير الق وانين والمع ايير األخالقي ة‪ ،‬مم ا يس اهم في تحس ين فعالي ة عم ل البلدي ة‬
‫وتحقيق التنمية المستدامة في المجتمع‬
‫تقديم الدعم اإلداري‪ :‬تلعب السكرتارية دوًر ا في تق ديم ال دعم اإلداري ألعض اء البلدي ة‪ ،‬مث ل إع داد‬ ‫‪-12‬‬
‫جداول األعمال والتقارير والمراسالت‪ ،‬مما يساهم في تسهيل أداء مهامهم وتحقيق أهداف البلدية‪.‬‬

‫إدارة العالقات العامة والتواصل الجمــاهيري‪ :‬تس اهم الس كرتارية في إدارة العالق ات العام ة للبلدي ة‬ ‫‪-13‬‬
‫وتواصلها مع الجمهور‪ ،‬مما يساهم في بناء صورة إيجابية للبلدية وزيادة التفاعل مع المواطنين‪.‬‬
‫تعزيــز الشــفافية والمســاءلة‪ :‬تلعب الس كرتارية دوًرا في تعزي ز مب ادئ الش فافية والمس اءلة داخ ل‬ ‫‪-14‬‬
‫البلدية‪ ،‬من خالل ضمان توفر المعلوم ات والوث ائق الالزم ة التخ اذ الق رارات ومتابع ة أداء البلدي ة‬
‫بشكل دوري‪.‬‬
‫تنظيم العالقــات الدوليــة واإلقليميــة‪ :‬تق وم الس كرتارية بتنظيم وإدارة العالق ات الدولي ة واإلقليمي ة‬ ‫‪-15‬‬
‫للبلدية‪ ،‬مما يسهم في تعزيز التعاون وتبادل الخبرات مع البلديات األخرى والمؤسسات الدولية‪.‬‬

‫‪32‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫المســاهمة في تطــوير القــدرات والمهــارات‪ :‬تلعب الس كرتارية دوًرا في تط وير ق درات ومه ارات‬ ‫‪-16‬‬
‫أعضاء البلدية من خالل تقديم التدريب وورش العمل‪ ،‬مما يساهم في تحس ين أدائهم وتحقي ق أه داف‬
‫البلدية بشكل أفضل‬
‫تحليل البيانات وتقديم التقارير‪ :‬تلعب السكرتارية دوًر ا في تحليل البيانات وإع داد التق ارير الالزم ة‬ ‫‪-17‬‬
‫حول أداء البلدية واحتياجات المواطنين‪ ،‬مما يمكن أعضاء البلدية من اتخاذ قرارات مستنيرة‪.‬‬
‫إدارة األزمــات والطــوارئ‪ :‬تلعب الس كرتارية دوًر ا في إدارة األزم ات والط وارئ‪ ،‬وتنظيم الجه ود‬ ‫‪-18‬‬
‫للتعامل معها بشكل فعال‪ ،‬مما يساهم في بناء ثقة المواطنين في البلدية‪.‬‬
‫تعزيز التواصل الداخلي ‪ :‬تساهم السكرتارية في تعزيز التواصل وبناء الروح الجماعية داخل البلدية‪،‬‬ ‫‪-19‬‬
‫من خالل تنظيم فعاليات وورش عمل تجمع بين أعضاء البلدية‪.‬‬
‫تطوير استراتيجيات التسويق والتواصل‪ :‬تلعب السكرتارية دوًر ا في تطوير اس تراتيجيات التس ويق‬ ‫‪-20‬‬
‫والتواصل للبلدية‪ ،‬مما يساعد في زيادة الوعي بالخدمات التي تقدمها وتحسين سمعتها‪.‬‬
‫تعزيز ثقافـة االبتكــار والتطــوير المســتمر‪ :‬تس اهم الس كرتارية في تعزي ز ثقاف ة االبتك ار والتط وير‬ ‫‪-21‬‬
‫المستمر داخل البلدية‪ ،‬من خالل تش جيع أعض اء البلدي ة على اق تراح األفك ار الجدي دة وتطبيقه ا في‬
‫أعمالهم‪.‬‬

‫باختص ار‪ ،‬يمكن للس كرتارية أن تلعب دوًر ا محورًي ا في تعزي ز العالق ات العام ة للبلدي ة من خالل تحلي ل‬
‫البيانات وإدارة األزمات وتعزيز التواصل ال داخلي‪ ،‬مم ا يس اهم في تحقي ق أه داف البلدي ة ورؤيته ا بش كل‬
‫أفضل‪.‬‬

‫الخاتمة‬
‫يبين لنا من خالل دراستنا نجاح أي مؤسسة يتوقف على نجاح األمانة و ذلك بتسليط‬
‫الضوء على دور السكرتيرة في تسيير مهامها على بناء العالقات مع المصالح األخرى و‬
‫لهذا ال يمكن أن توجد أمانة دون سكرتيرة ألنها تكون على دراية بمعلومات التي تخص‬
‫المجال الذي تعمل فيه و ذلك من اجل سير العمل على أحسن وجه و تفادي كل أشكال‬
‫االنحراف و الغش و التالعب ‪ ،‬باعتبار األمانة الشق األساسي ألعمال اإلدارة و نالحظ‬
‫أنها تلعب دور هاما في إبراز العالقة القائمة يبين دور المكلف باألمانة في تنمية و نجاح‬
‫المؤسسة باإلضافة إلى تنمية و بناء ثقافة مؤسسة إيجابية لدى كافة العاملين و زيادة الترابط‬
‫بين العاملين و اإلدارة‪.‬‬
‫ومن خالل الدراسة النظرية والتطبيقية لموضوع دور السكرتيرة في تنمية العالقات العامة في‬
‫بلدية اعفير ‪.‬‬
‫النتائج توصلنا من خالل هذا الموضوع إلى النتائج التالية ‪:‬‬
‫إن جميع المؤسسات كبيرة كانت أم صغيرة نجد إدارة السكرتارية وذلك باختالف النشاط الذي‬ ‫‪-‬‬
‫تمارسه كل مؤسسة‬

‫‪33‬‬
 ‫الفصل األول تقديم عام لبلدية أعفير‬

‫تتجلى وظيفة السكرتيرة في انجاز جميع األعمال المكتبية و ذلك بالقدرة على تحمل المسؤولية دون‬ ‫‪-‬‬
‫إشراف مباشر و يتمتع بالقدرة على التصرف المبادرة‬
‫العالقات العامة وظيفة إدارية ألي نشاط تمارسه كل إدارة حيث ترتكز على التخطيط القائم على‬ ‫‪-‬‬
‫االستمرارية وقوة الفاعلية بين الطرفين‬
‫إن المهارة والتكوين الجيد للسكرتيرة تنجح دور فعال في تنمية العالقات العامة داخل المؤسسة‬ ‫‪-‬‬
‫إن القيام باألدوار المنوط للسكرتيرة يجعل منها نقطة استقطاب للجمهور الداخلي والخارجي‬ ‫‪-‬‬
‫متجانس الروابط بين هؤالء األطراف‬

‫‪34‬‬