‫مهام مدير المكتب‬

‫اعداد الطالبة‪:‬‬
‫الرقم الجامعي‪:‬‬
 ‫مقدمة‬

‫‪ ‬مدير المكتب هو المسؤول عن إدارة المكتب وتنظيمه‬

‫وتنسيق أعماله‪ ،‬ويرتبط مباشرة بالمسؤول التنفيذي‬
‫للمكتب أو الشركة‪ .‬وتشمل مهام مدير المكتب مجموعة‬
‫واسعة من المسؤوليات اإلدارية والتنظيمية‪ ،‬والتي‬
‫تختلف باختالف حجم المكتب وطبيعة العمل الذي يقوم‬
‫به‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫مهام مدير المكتب‬
‫يمكن تلخيص مهام مدير المكتب األساسية في النقاط‬
‫‪:‬التالية‬
‫‪ -‬تنظيم مواعيد المدير‬
‫‪ -‬استقبال الزوار وتنظيم دخولهم‬
‫للمدير‬
‫‪ -‬فتح الخطابات‬
‫‪ -‬تنظيم االجتماعات‬
‫‪ -‬حفظ األوراق والملفات‬
‫‪ -‬تنظيم زيارات المدير وتنظيم‬
‫سفرياته‬
‫‪ -‬القيام باألعمال المكتبية‬
‫‪3‬‬
 ‫المهام االول‪ /‬تنظيم مواعيد المدير‪.‬‬
‫يشرف مدير المكتب على تنظيم مواعيد المدير‪،‬‬
‫وضمان أن يكون لديه جدول أعمال منظم‬
‫ومخطط له‪ .‬وتشمل هذه المهام ما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬التواصل مع المدير لتحديد مواعيده وجدول‬
‫أعماله‪.‬‬
‫‪ -2‬التحقق من توفر المدير لألحداث والمواعيد‪.‬‬
‫‪ -3‬تأكيد المواعيد مع الموظفين والعمالء‬
‫اآلخرين‪.‬‬
‫‪-4‬إعداد المستندات الالزمة للمواعيد‪ ،‬مثل‬
‫مذكرات‬
‫االجتماعات أو العروض التقديمية‪.‬‬
‫‪ -5‬تسجيل مواعيد المدير وجدول أعماله‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫المهمة الثانية‪ /‬استقبال الزوار وتنظيم دخولهم للمدير‬
‫يستقبل مدير المكتب الزوار وينظم دخولهم للمدير‪،‬‬
‫ويتأكد من أن الزوار يحصلون على المساعدة التي‬
‫يحتاجون إليها‪ .‬وتشمل هذه المهام ما يلي‪:‬‬
‫• الترحيب بالزوار وتقديم المساعدة لهم‪.‬‬
‫• التأكد من أن الزوار لديهم جميع المعلومات التي‬
‫يحتاجون إليها‪.‬‬
‫• تحديد موعد للزوار مع المدير إذا لزم األمر‪.‬‬
‫• تسجيل زيارات الزوار‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫المهمة الثالثة‪ /‬فتح الخطابات‬
‫يفتح مدير المكتب الخطابات الواردة للمكتب‪ ،‬ويوجهها إلى‬
‫الموظفين المناسبين‪ .‬وتشمل هذه المهام ما يلي‪:‬‬
‫• فتح الخطابات الواردة للمكتب‪.‬‬
‫• تحديد الموظفين المناسبين الذين يجب أن يتلقوا هذه‬
‫الخطابات‪.‬‬
‫• توجيه الخطابات إلى الموظفين المناسبين‪.‬‬
‫• تسجيل الخطابات الواردة‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫المهمة الرابعة‪ /‬تنظيم االجتماعات‬
‫ينظم مدير المكتب االجتماعات‪ ،‬ويتأكد من أن جميع‬
‫المشاركين لديهم المعلومات التي يحتاجونها‪ .‬وتشمل هذه‬
‫المهام ما يلي‪:‬‬
‫• تحديد موعد االجتماع ومكانه‪.‬‬
‫• إعداد جدول أعمال االجتماع‪.‬‬
‫• دعوة المشاركين لالجتماع‪.‬‬
‫• إعداد المستندات الالزمة لالجتماع‪ ،‬مثل مذكرات‬
‫االجتماعات أو العروض التقديمية‪.‬‬
‫• تسجيل االجتماعات‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫المهمة الخامسة‪ /‬حفظ األوراق والملفات‬
‫يحافظ مدير المكتب على األوراق والملفات المهمة في‬
‫مكان آمن‪ ،‬ويضمن أن تكون منظمة وسهلة الوصول‬
‫إليها‪ .‬وتشمل هذه المهام ما يلي‪:‬‬
‫• تنظيم الملفات واألوراق حسب النوع أو التاريخ‪.‬‬
‫• إنشاء نظام ترقيم أو تصنيف للملفات‪.‬‬
‫• حفظ الملفات في مكان آمن‪.‬‬
‫• البحث عن الملفات بسهولة عند الحاجة‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫المهمة السادسة‪ /‬تنظيم زيارات المدير وتنظيم سفرياته‬
‫ينظم مدير المكتب زيارات المدير وسفرياته‪ ،‬ويتأكد من أن‬
‫جميع التفاصيل منظمة‪ .‬وتشمل هذه المهام ما يلي‪:‬‬
‫• التخطيط للزيارات والسفريات‪.‬‬
‫• حجز السفر واإلقامة‪.‬‬
‫• إعداد المستندات الالزمة للسفريات‪ ،‬مثل تأشيرات السفر‬
‫أو جوازات السفر‪.‬‬
‫• التواصل مع األشخاص الذين سيلتقي بهم المدير أثناء‬
‫السفر‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫المهمة السابعة‪ /‬القيام باألعمال المكتبية‬
‫يقوم مدير المكتب بالعديد من األعمال‬
‫المكتبية األخرى‪ ،‬مثل‪:‬‬
‫• إدارة البريد‬
‫• إدارة االتصاالت‬
‫• إدارة المهام والمشاريع‬
‫• إدارة الميزانية‬
‫• إدارة المرافق‬

‫‪10‬‬
 ‫نصائح وارشادات لمدير المكتب للحصول على رضاء المدير تبعه‬

‫فيما يلي بعض النصائح واإلرشادات التي يمكن أن تساعد مدير المكتب على الحصول على رضاء المدير‬
‫تبعه‪:‬‬
‫‪ ‬أن يكون ملتزم ودقيق في المواعيد‪ :‬يجب أن يكون مدير المكتب ملتزًم ا بمواعيده‪ ،‬وأن يحرص على‬
‫إنجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد‪ .‬فهذا يعكس التزامه وجديته في العمل‪ ،‬ويجعل المدير يثق به‪.‬‬
‫‪ ‬أن يقوم باألعمال اإلضافية‪ :‬يجب أن يكون مدير المكتب على استعداد للقيام باألعمال اإلضافية‪ ،‬وأن‬
‫يبذل قصارى جهده لمساعدة المدير‪ .‬فهذا يعكس رغبته في المساعدة وإثبات نفسه‪ ،‬ويجعل المدير يشعر‬
‫بالتقدير‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون لطيًفا ومهذب مع الزمالء‪ :‬يجب أن يكون مدير المكتب لطيًفا ومهذب مع الزمالء‪ ،‬وأن يخلق‬
‫بيئة عمل إيجابية‪ .‬فهذا يعكس شخصيته الرائعة‪ ،‬ويجعل المدير يشعر بالراحة معه‪.‬‬
‫‪ ‬احترام أساسيات الشركة‪ :‬يجب أن يحترم مدير المكتب أساسيات الشركة‪ ،‬وأن يتبع سياساتها وإجراءاتها‪.‬‬
‫فهذا يعكس التزامه بالشركة‪ ،‬ويجعل المدير يشعر بالثقة فيه‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام الفاض الجماعة‪ :‬يجب أن يستخدم مدير المكتب الفاض الجماعة‪ ،‬وأن يتعاون مع زمالئه من‬
‫أجل تحقيق أهداف الشركة‪ .‬فهذا يعكس أخالقه العالية‪ ،‬ويجعل المدير يشعر بالرضا عنه‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫خاتمة‬

‫‪ ‬مدير المكتب هو دور مهم في أي مؤسسة‪ ،‬فهو يساعد في ضمان‬

‫سير العمل بسالسة وكفاءة‪ .‬ولكي يكون مدير المكتب ناجًح ا‪ ،‬يجب‬
‫أن يتمتع بمهارات تنظيمية وإدارية قوية‪ ،‬وأن يكون قادًر ا على‬
‫التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام‪ ،‬لذلك يجب على مدير‬
‫المكتب أن يحرص على القيام بمهامه على أكمل وجه‪ ،‬وأن يسعى‬
‫دائًم ا للحصول على رضاء المدير تبعه‪.‬‬

‫‪12‬‬