1

‫مـقـرر ‪ :‬مـهـارات الـقـيـادة والـعـمـل الـجـمـاعـي‬

‫‪SKLS 1102‬‬
‫الفصل التاسع ‪ :‬المحاضرة التاسعة‬
‫(األدوات الالزمة لقائد العمل إلدارة وقته بفاعلية)‬
‫الدكتور ‪ /‬عبد اللطيف بن محمس‬
‫الفصل األول ‪2021‬‬
‫‪2‬‬
 ‫الفصل العـاشر ‪:‬‬ ‫•‬

‫‪3‬‬
 ‫أهمية إدارة الوقت‬
‫تتطلب اهميه الوقت ضرورة اتخاذ كل السبل الممكنة والواعية‬
‫لترشيد الوقت واستثمار استثمارًا فعاًال سواء أكان هذا في مجال‬
‫العمل أو مجال الحياة الخاصة‪.‬‬
‫وفي الواقع العملي ليس هناك نظريه محدده أو صفة مضمونه‬
‫المفعول يمكن االستناد عليها في عملية ترشيد الوقت ‪ ،‬ولكن قد‬
‫تكون هناك بعض المبادئ واالرشادات التي يمكن أن تعاون في‬
‫الوصول الى هذا ‪ ،‬واالهم من هذا كله أن ندرك قيمة وأهمية‬
‫هذا المورد الذي نملكه ونقـتـنع بأهمية وضرورة حسن‬
‫استخدامه‪.‬‬
‫‪4‬‬
 ‫أهم المبادئ االرشادية العامة التي يمكن أن تعاون‬
‫لترشيد الوقت وحسن استثماره‬
‫‪ -1‬وجود خطة للعمل تتضمن األهداف المطلوب تحقيقها والسياسات الواجب اتباعها‬ ‫•‬
‫واإلجراءات والقواعد الخاصة بالعمل ‪.‬‬
‫‪ -2‬إن وجود نظم واضحه ومحدده للعمل وتحديد دقيق للمسؤوليات والسلطات وتنظيم للعالقات‬ ‫•‬
‫يساعد الفرد على تنظيم وقته‬
‫‪ -3‬يعد التفويض أحد أساليب إدارة الوقت بنجاح فهو بمثابة (إضافة ساعات وظيفية لعمله )‬ ‫•‬
‫‪ -4‬إن توافر نظام فعال للمتابعة والتقييم يعمل على ترشيد كثير من الوقت والجهد المهدرين في‬ ‫•‬
‫االعمال التي ال تخضع للمتابعة والتقييم‬
‫‪ -5‬يساعد توافر نظام للمعلومات االدارية في توفير المعلومات المختلفة التخاذ القرارات في‬ ‫•‬
‫الوقت المناسب‬
‫‪ -6‬وجود نظام كفء للحفظ ‪ ،‬ويعني ذلك تخزين المعلومات والمستندات التي يحتاج المدير أو‬ ‫•‬
‫قائد العمل الى الرجوع اليها عند اتخذ بعض القرارات‬
‫‪ -7‬االختيار الجيد لالتباع (المرؤوسين )‬ ‫•‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ -8‬تنظيم مواعيد العمل وذلك بتحديد الزيارات والمقابالت‬ ‫•‬
‫حتى ال يقع المدير تحت ضغوط معينة‬
‫‪ -9‬مراجعة دور اللجان في التنظيم ( وتحديد مهامها والوقت‬ ‫•‬
‫الالزم إلنجاز أعمالها)‬
‫‪ -10‬وضوح التعليمات واختصارها‬ ‫•‬
‫‪ -11‬توفير جهاز كفء ألعمال السكرتارية‬ ‫•‬
‫‪ -12‬أعتاد أن تقول ال إذا لزم االمر لتنظيم وقتك ‪.‬‬ ‫•‬

‫‪6‬‬
 ‫القواعد الخمس لقائد العمل ألدارة وقته بفعالية ‪:‬‬
‫• القاعدة االولى ‪:‬تحديد األهداف ‪:‬‬
‫ان عملية تحديد األهداف تساعدك على اختيار أين تريد أن تصل بحياتك‬
‫تدوين األهداف ‪:‬‬
‫‪ -1‬دون أهدافك بنفسك او بالتعاون مع مرؤوسيك الذين يعملون معك ‪.‬‬
‫‪ -2‬اجعلها مكتوبه فهذا أدعى (أسهل) لتحقيقها وعدم نسيانها ‪.‬‬
‫‪ -3‬الحظ ان تكون األهداف ممكنه التحقيق ومناسبة مع الوقت الحاضر ‪.‬‬
‫‪ -4‬راعي أن تكون األهداف نبيلة ووضعت من أجل التطوير والتنمية‬
‫‪ -5‬الوضوح في كتابة الهدف وعدم الغموض‬
‫‪ -6‬االهتمام في تحقيق الهدف بالكيف ال بالكم من اإلنجازات‬
‫‪ -7‬تابع اهدافك بين فترة وأخرى حتى ال تنساها في زحمة العمل‬

‫‪7‬‬
 ‫القاعدة الثانية‪ :‬تسجيل الوقت وتحليله ‪:‬‬

‫• إن المعلومات الدقيقة في تحليل الوقت وتسجيله قد تقود‬

‫الشخص الى التخطيط السليم لقضاء وقته ‪ ،‬ومعرفة‬
‫المشكالت في بدايتها ومعالجتها‬
‫أنواع تسجيل الوقت ‪:‬‬
‫• ‪-1‬السجل اليومي للوقت (يركز فيه على الوقت تحديدًا)‬
‫• ‪-2‬السجل الشهري ( يركز فيه على الوقت ابتداء وإنتهاء ‪،‬‬
‫والتاريخ ‪ ،‬والمكان )‬
‫• ‪ -3‬سجل ملخص الوقت‬
‫‪8‬‬
 ‫القاعدة الثالثة ‪ :‬التخطيط للوقت ‪:‬‬
‫‪ -1‬تحديد األهداف وترتيبها حسب األهمية‬ ‫•‬
‫‪ -2‬التفكير في الخيارات المطروحة واختيار أفضلها‬ ‫•‬
‫‪ -3‬تحديد الوقت المناسب لتنفيذ كل فكره ووضع زمن محدد لتنفيذها‬ ‫•‬
‫‪ -4‬تحديد المكان المناسب لتنفيذ العمل واألشخاص المناسبين لتنفيذه معك‬ ‫•‬
‫‪ -5‬أوجد حلوال لمضيعات الوقت حتى ال يضيع وقتك دون إنجاز الهدف‬ ‫•‬
‫‪ -6‬تجنب االرتجالية في وضع الخطة لوقتك‬ ‫•‬
‫‪ -7‬ال تعط أي نشاط أكثر من الوقت الذي يستحق‬ ‫•‬
‫‪ -8‬ال تنس ان تدون جدولك الن الذاكرة عرضه للنسيان‬ ‫•‬

‫‪9‬‬
 ‫ضغوط العمل وعالقتها بتخطيط الوقت‪-:‬‬
‫يتعرض اإلنسان لعدة ضغوط يوميًا ال مفر من مواجهتها ومنها ضغوط العمل ‪،‬‬
‫وهناك عدة عوامل لهذه الضغوط والتي بدورها لها أثر كبير على أداء أعمال‬
‫األفراد ‪ ،‬وهي ‪:‬‬
‫• االنفعال‬
‫• النسيان‬
‫• عدم القدرة على التركيز‬
‫• التوتر‬
‫• اتخاذ قرارات خاطئة‬
‫• الالمباالة‬
‫• الحقد‬
‫• االكتئاب النفسي‬

‫‪10‬‬
 ‫أسباب حدوث الضغوط‪-:‬‬
‫األعمال الروتينية‬ ‫•‬
‫عدم القدرة على تحديد األولويات‬ ‫•‬
‫التفكير الخاطئ غير المنطقي‬ ‫•‬
‫النظرة السلبية للحياة‬ ‫•‬
‫التكليف بأعمال أكثر أو أقل من الالزم‬ ‫•‬
‫التكليف بأعمال تتحدى القدرات أو تتعارض مع أساس عمل‬ ‫•‬
‫الفرد‬
‫الخوف من المستقبل‬ ‫•‬

‫‪11‬‬
 ‫القاعدة الرابعة التفويض ‪:‬‬
‫يعتبر التفويض من األسباب المعينة على حفظ الوقت وإنجاز أكثر من‬
‫عمل في وقت قياسي ‪ ،‬وذلك الن التفويض يضيف لوقتك وقتًا وعمرًا‬
‫جديدًا ‪.‬‬
‫لماذا التفويض؟‬
‫• يسمح لك بوقت للتفكير والتخطيط‬
‫• يساعدك على إنجاز المهام األكثر أهمية‬
‫• يمكنك من االستفادة من خبرات اآلخرين‬
‫• يقلل من وقت صنع القرا ر ينمي مهارات اآلخرين‬
‫• تشجيع اآلخرين صنع القادة‬

‫‪12‬‬
 ‫تابع ‪ :‬القاعدة الرابعة(التفويض) ‪-:‬‬

‫أسباب عدم التفويض ‪-:‬‬

‫‪ -1‬عدم الثقة باآلخرين‬ ‫•‬
‫‪ -2‬كره أو الخوف من المخاطرة‬ ‫•‬
‫‪ -3‬الخوف من الظهور بمظهر الكسول‬ ‫•‬
‫‪ -4‬تغلب العادة السيئة والقدوة السيئة‬ ‫•‬
‫‪ -5‬الخوف من الخطاء‬ ‫•‬
‫‪ -6‬الغرور‬ ‫•‬

‫‪13‬‬
14
15
 ‫لمن نفوض المهام ؟‬
‫• يجب أن تتأكد أن الشخص الذي تفوضه يملك أمرين هامين ‪:‬‬
‫• القدرة والمهارة للقيام بالمهمة‬
‫• الرغبة والحماسة الكافية لدفعه‬

‫‪16‬‬
 ‫القاعدة الخامسة ‪ :‬مضيعات الوقت وطرق السيطرة عليها ‪:‬‬

‫مضيعات الوقت داء عضال يشكو منه كل إنسان حريص على‬

‫وقته ولهذه المضيعات أسباب منها ‪:‬‬
‫• التزاور بدون موعد سابق‬
‫• المكالمات التليفونية الغير هادفة‬
‫• عدم وجود تخطيط جيد للوقت‬
‫• عدم تحديد األولويات‬
‫• عدم االقتناع بفوائد التفويض‬

‫‪17‬‬
 ‫• اللقاءات واالجتماع غير المفيدة‬
‫• التمسك بالروتين‬
‫• عدم وضوح األهداف‬
‫كثرة المستندات واألوراق وعدم وجود أرشيف فعال‪.‬‬
‫كيف تسيطر على مضيعات الوقت ‪:‬‬
‫‪ -1‬جمع البيانات عن المضيعات التي تكثر عندك‬
‫‪ -2‬حدد سبب مضيع الوقت هل هو منك او من غيرك او من المكان ‪ ...‬الخ‬
‫‪ -3‬ضع عددا من الحلول لكل مضيع من مضيعات الوقت ثم أختر أنسبها‬
‫‪ -4‬السيطرة على مضيعات الوقت ال تعني بالضرورة إلغاء هذا المضيع و إزالته بالكلية ‪،‬‬
‫ألن بعض مضيعات الوقت أمر ضروري ال يستغنى عنه اإلنسان ‪،‬‬
‫لكن القصد هو الحد منها‬

‫‪18‬‬
 ‫التسويف وعالقته بالوقت ‪:‬‬
‫التسويف هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدًال من أن تنجز‬
‫مهمتك ذات األولوية العالية‬
‫لماذا ال يحبذ التسويف‬
‫ألنه أكثر مضيعات الوقت خطورة‬
‫ألنه يخرج خطتك عن مسارها‬
‫ألنه يجعل العمل يتراكم عليك‬
‫ألنه يشعرك براحة مؤقتة ولكنه قاتل لوقتك القادم‬
‫ألنه دليل على الكسل‬
‫ألنه يقتل بداخلك شعور التحدي والمقاومة‬

‫‪19‬‬
 ‫لماذا نسوف ؟‬
‫الكسل‬ ‫•‬
‫األعمال غير المحببة‬ ‫•‬
‫األعمال الصعبة والكبيرة‬ ‫•‬
‫التردد في انجاز عمل معين‬ ‫•‬
‫الخوف من المجهول‬ ‫•‬
‫انتظار اإلبداع الوهمي وساعة الصفاء‬ ‫•‬

‫‪20‬‬
 ‫كيف تقضي على تسويف والمماطلة ؟‬ ‫‪-‬‬
‫أعلن عن اخر موعد إلنجاز العمل‬ ‫•‬
‫قم بعمل تنوع للمهام سواء كانت مستحبة لديك او غير‬ ‫•‬
‫مستحبة حتى التشعر بالملل‬
‫ركز على مصلحتك الشخصية في المهمة التي تم إنجازها‬ ‫•‬
‫ال تجعل القلق ينتابك حول متى ستنجز العمل‬ ‫•‬
‫قم بأداء أصعب األعمال عندما تكون في قمه حيويتك‬ ‫•‬
‫حدد أوقات محددة إلنجاز األعمال التي تحاول تأجيلها‬ ‫•‬
‫تعلم وقت اتخاذ القرار وال تنتظر نتائج مثالية حتى ال تخشى‬ ‫•‬
‫الفشل‬
‫‪21‬‬
22