مقدمة • عر#ف منذ القدم أن الناس يشتركون بجهودهم و قدراتهم المادية و الفكرية الخاصة بهم في جماعات لتحقيق أهدافا خاصة بهم في شتى مجاالت الحياة حيث يصعب على الفر#د الواحد تحقيق هذه األهداف# • وهذا االشتر#اك لم يكن ليطلق عليه أسم اإلدار#ة إال من وقت قريب عندما بزغ فجر اإلدارة العلمية في أمريكا ودول اروبا للتغلب على المشاكل االدارية التي تواجه المنشاءات انواع المدارس االدارية أوال :المدر#سة الكالسيكية: • ثانيا :المدر#سة السلوك : • ثالثا :مدرسة اتخاذ القرارات ً • رابعا :المدارس اإلدارية الحديثة ً • تعرٌيف االدارة • هي :مجموعة االنشطة (الوظائف )#المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة الموجهة نحو موارد المنظمة التي تشمل الموارد البشرية والمالية والمعلوماتية والوقت بهدف تحقيق اهداف #المنظمة بفاعلية وكفاءة في ظل ظروف البيئة اه ٌمية االدارة • تكمل اهمية االدار#ة في انها االداة التي تقود الى التقدم االقتصادي واالجتماعي والحضاري ألي امة من االمم تعرٌيف االدارة الصحٌية • هي تخطيط وتنظيم وتوجيه ور#قابة وتنسيق الموارد و االجراءات والطر#ق التي بواسطتها يتم تلبية الحاجات كالطلب على خدمات الرعاية الصحية والطبية وتوفير البيئة الصحية أه ٌمية اإلدارة الصحٌية • فاإلدار#ة الجيدة تبرز االولويات وتوائم الخدمة حسب االحتياجات المتغيرة وتستخدم الموارد المحددة بأقصى كفاءة ممكنة وترفع مستوى الخدمة ونوعيتها تعرٌيف الم ٌدير • المدير #هو كل من يتولى مسئولية التنسيق بين األنشطة التي يقوم بها األفراد اآلخرون وتوجيه جهودهم لتحقيق هدف محدد على ضوء اإلمكانيات المادية والبشرية المتاحة والمتوقعة وظائف االدارة اوال :التخطيط • ثانيا :التنظيم • ثالثا :التوجيه • رابعا :الرقابة • وظائف المنشاة اذا كانت صناعية فوظائفها كالتالي -1المالية - 2الموارد البشر#ية - 3التسويق - 4المبيعات - 5الخدمات - 6 المشتريات -7االنتاج اما اذا كانت تعليمية فوظائفها كالتالي -1:الشؤون االكاديمية - 2-شؤون الطالب -3المسجل العام -4المالية -5الموارد البشر#ية -6الخدمات -7المشتريات مست ٌويات االدارة • هناك ثالثة مست ٌويات لإلدارة ًهي -1 :االدارة العليا -2 االدارة الوسطى -3االدارة التنفيذية • اما بنسبة لإلدارة الصحٌية فهًي -1 :على مستوى وزارة الصحة -2على مستوى مكتب الصحة في المحافظة -3على مستوى مكتب الصحة في المديرية التخطٌيط اوال :تعرٌيف التخطٌط • التخطيط :هو عملية تحديد كيفية تحقيق المنظمة ألهدافها .تعريف اخر: • ان التخطيط يحدد كيف يمكن للمنظمة الوصول الى حيث #نريد ان تصل تعريف اخر :هو عملية تحديد كيفية تحقيق المنظمة ألهدافها تعريف • اخر :ويقصد به التقرير سلفا لما يجب عمله مستقبال وذلك لتحقيق هدف معين. التخطيط :هو التنبؤ بما سيكون المنظمة في المستقبل بناء على معطيات • معينه وهي كالتالي :نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتحديات ثانٌا :اه ٌمية التخطٌيط • -1يساعد في تحديد االهداف بوضوح -2يوضح مقدما الموارد الواجب استخدامها -3يحدد الوقت الالزم لتنفيذ كل مكون من مكونات العمل -4انه ضرور#ة حتمية لكي يتم معرفة المشاكل والصعوبات المتوقع حدوثها والعمل على مواجهتها وحلها - 5يزيد من الكفاءة والفاعلية االدارية • -6يعمل من خالل التنبؤ على التصدي للمفاجآت ثالثا :مراحل خطوات التخطٌيط -1وضع /تحديد اهداف المنظمة • -2وضع البدائل الممكنة لتحقيق االهداف • -3اختيار البديل االنسب بعد تقييم كل بديل من البدائل التي • وضعت -4تطوير خطط (استراتيجيات)طويلة االجل وقصيرة االجل • لمتابعة تحقيق /تطبيق البديل المختار -5وضع الخطط التي تم تطويرها موضع التنفيذ من خالل : • السياسات /البرامج /الموازنات /االجراءات /القواعد State organization objectiveوضع /تحديد أهداف المنظمة. • ويعرف #الهدف بأنه النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل القريب أو البعيد ،وحتى تكون األهداف فعالة ال بد أن تتصف #بالخصائص التالية ، :ان تكون محددة ،Specifiedوقابلة للقياسMeasurable ،وكمية Quantitativeأن تكون محددة بزمن Timelyمثل أن يكون هدف المنظمة هو تحقيق عائد سنوي بواقع %9على الملكية ، فيالحظ أن هذا الهدف #محدد وكمي ويمكن قياسه ومحدد بإطار زمني تابع • أن يكون الهدف #واقعيا Realisticوان ويمكن تحقيقه , ،Obtainable،ومعقوال Reasonable أه ٌمية األهداف • :إن األهداف بمثابة المنار#ة التي ترشد العاملين في المنظمة ، وتساعد على تحديد المسار العام ـ للمنظمة ، فال يمكن تصور جهد جماعي فعلي بدون أهداف. • تساعد األهداف على فاعلية التنسيق بين كافة خطط المنظمة. • إن األهداف تقوي الدوافع عند األفر#اد العاملين في المنظمة ، فمعرفة االهداف تساعد األفر#اد في السعي لتحقيقها. • .االهداف تمثل معيارا وضمانا كافيين للقيام بوظيفة الر#قابة أنواع األهداف : يمكن تصنيف األهداف وفقا لعدة معايير . • :تصنيف األهداف وفقا ألهميتها أو مدى تأثيرها : • أهداف استراتيجية. • أهداف تكتيكية. • أهداف تشغيلية. • تصنيف األهداف وفقا لالطار الزمني: • أهداف طويلة األجل. • أهداف متوسطة األجل. • أهداف قصيرة األجل. • :تصنيف األهداف وفقا لمجاالتها (وظائف المنشأة) • أهداف أصحاب المنظمة. • أهداف المستهلكين. • أهداف الموردين . • أهداف العاملين في المنظمة. • أهداف المجتمع والبيئة. • السٌياسات • تعتبر السياسات أداة هامة من أدوات تطبيق الخطط (االستراتيجيات ) ،وتعرف بأنها إرشادات عامة Guidelinesتوضح وتبين للعاملين بمختلف مستوياتهم كيفية العمل والتصر#ف عند قيامهم بتنفيذ األعمال بما يؤدي إلى تحقيق اهداف #المنظمة .وتعتبر السياسات خططا ذات طابع تكراري أه ٌم#ة السٌياسات • تتمثل أهمية السياسات فيما يلي : -أن فاعلية وكفاءة المنظمة في تحقيق أهدافها تتوقف على وجود سياسات قادرة على ترجمة األهداف المخطط لها إلى واقع. -أن السياسات تخلص اإلدارة والعاملين بشكل عام من #ضرورة اتخاذ قرارات جديدة في حل #المشاكل المتماثلة ذات الطابع المتكرر. -أن السياسات تقلل من المجهود الذهني والعصبي للمديرين.# -أن السياسات تقلل من الشك والتردد ،ألن #تصرفات اإلداريين والموظفين التي تتمشى مع السياسات الموضوعية تجعلهم واثقين من تصرفاتهم. • أن السياسات تحقق التنسيق بين تحركات مختلف األشخاص في المنظمة ،وتحقق التماثل في تصرفاتهم. مقومات السياسات الفعالة • -1يجب أن تكون متكاملة مع بعضها البعض ومع أهداف • المنظمة. • -2يجب أن تكون مستمدة من األهداف ،وتؤدي إلى تحقيقها. -3يجب أن تكون مرنة ،بحيث تسمح للمرؤوسين بالتصرف في حالة حدوث تغيرات في المنظمة. • -4يجب أن تكون السياسات محددة األلفاظ والمفهوم ،وأن تكون مكتوبة. • -5يجب أن ال تتنافى مع السياسة العامة للدولة وقوانينها ،وكذلك القيم والعادات واألخالقيات السائدة في المجتمع ب) البرامج : • عبارة عن خطة تستخدم لمر#ة واحدة فقط أو لمرات محدودة مصممة لتنفيذ مشروع معين Budgedالموازنات • خطة مستقبلية محددة بلغة األرقام ،وقد تكون الموازنة نقدية (مالية) أم عبر #عنها بلغة نقدية /مالية كالريال أو الدوالر ، مثل موازنة اإليرادات كالنفقات ،أو تكون موازنات غير نقدية وهي الموازنات التي ال يعبر عنها بلغة نقدية /مالية مثل الموازنات المتعلقة بكمية اإلنتاج المتوقع وكمية المبيعات المتوقعة بالوحدات وساعات العمل المطلوبة إلنجاز عمل معين ،وعادة ما تستخدم المواز#نات غير النقدية في المستويات اإلدار#ية المباشرة وهناك أنواع متعددة من الموازنات من الموازنات منها Sales Budgetموازنة ا##لمبيع#ات • Production Budgetموازنة ا##إلنتاج • Purchases Budgetموازنة المشتريات • Human Resources Budgetموازنة ا##لموارد ا##لبشرية • Revenue & Expense Budgetموازنة ا ##يإلر#ادا#ت ك#ا##لنفقات Cash Flow Budget.موازنة التدفق النقدي • Proceduresد -اإلجراءات • هي عبارة عن الخطوات التفصيلية كالمتابعة التي يجري اتباعها في تنفيذ عملية معينة ،واألساس فيها التتابع ،أم الترتيب الز#مني ،ومن أمثلتها إجراءات شراء المواد ، إجراءات تعيين موظف ،وإجراءات صرف الشيكات. • رابعا :مسئولٌية التخطٌيط • يمكن القول بشكل عام أن جميع المدر#اء يشتر#كون بدرجة أو بأخر#ى في عملية التخطيط ،فالرئيس التنفيذي يضع األهداف ، واالستراتيجيات ،كمدير #التسويق يقوم بتطوير خططه الخاصة بالتسويق ،ومدير العمليات يقوم بتطوير #خططه الخاصة بحجم اإلنتاج وبرامج تخفيض التكاليف ،وهنا ال بد من اإلشارة إلى حجم المنظمة كبيئتيها الداخلية والخارجية تؤثران في تحديد مستوى ونوع األطراف التي يمكن أن تمارس عملية التخطيط ،إال أن المسئولية النهائية في عملية التخطيط تقع على عاتق المدير التنفيذي ،وفيما يلي توضيح ألهم األطر#اف المشاركة في عملية التخطيط ، اهم األطراف المشاركة في عملية التخطيط أThe Planning Staff -تعيين فريق متخصص ومتفر#غ • للتخطيط (استشار#يين ) ب Planning Task Force.-قوة وظيفة للتخطيط • ج Board of directors -مجلس اإلدارة . • د The Chief executive officer )CFO(-المدير • التنفيذي ق The executive committee -اللجنة التنفيذية العليا. • Line Management.اإلدارات المباشرة • أنواع التخطٌط ً : • التخطيط حسب مدى التأثير :التخطيط االستراتيجي :هو التخطيط الذم يسعى إلى تحديد رسالة المنظمة وأهدافها االستراتيجية ،وتقوم به اإلدارة العليا ،وذلك من خالل دراسة (تحليل) البيئة الداخلية والخار#جية . ،ويكون له تأثيرا نوعيا وبعيد المدى على المنظمة كلها ومن األمثلة على ذلك فتح سوق جديدة ، • التخطيط التكتيكي :وهو التخطيط الذي يسعى إلى تحديد األهداف التكتيكية المشتقة من األهداف #االستر#اتيجية ،وتقوم به كل من اإلدارتين الوسطى والعليا وتأثيره متوسط المدى التخطيط التشغيلي :وهو التخطيط الذي يسعى إلى تحديد األهداف #التشغيلية ،وهو مشتق من األهداف االستر#اتيجية ، ويطور هذا التخطيط بواسطة اإلدار#تين الوسطى والدنيا ، تأثيره محدود إلى حد ما و كل خطة تهتم بجز#ئية بسيطة من النشاط ،ومن أمثلة تحديد مستوى اإلنتاج التخطيط حسب المدا الزمني : • التخطيط طويل األجل :وهو التخطيط الذم يغطي فترة زمنية طويلة (5سنوات فأكثر) فبعد أن تحدد إدارة المنظمة توجهها الرئيسي من خالل التخطيط االستراتيجي عليها أن تبدأ بالتنفيذ ، • التخطيط متوسط األجل :هو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية ليست بالطويلة وال القص#يرة ،ويوضع على أساس التخطيط طويل األجل بحيث يكون أكثر تفصيال منه وتقع مسئولية إعداده على ،،اإلدارة الوسطى بالمشاركة مع اإلدارتين العليا والدنيا ،ويمتد إلى أكثر من سنة وأقل من خمس سنوات • التخطيط قص#ير األجل :وهو التخطيط الذم يغطي فترة زمنية قصيرة و عادة سنة فأقل وتقع مسئولية – إعداده على كاهل اإلدارة الدنيا بالمشاركة مع اإلدارتين العليا والوسطى. التخطيط حسب مجال العمل : • وهو يغطي المجاالت :المالية ،اإلدارية ،الفنية ،والتسويقية. التنظٌم • يعرف بانة تجميع االنشطة الضرور#ية لتحقيق اهداف #المنظمة واسناد كل مجموعة من مجموعات النشاط الى مدير يملك السلطة المناسبة لتحقيق اداء هذا النشاط • ثانٌا :اه ٌمية التنظٌيم -1يساعد في القضاء على الفوضى • -2يساعد على تنسيق العمل بحيث يمنع االحتكاك والصر#اع -3 • يساعد على تعر#يف #كل فر#د في المنظمة باختصاصاته - 4يساعد على االستغالل االمثل للموارد في المنظمة • -5يساعد التنظيم الجيد على االستجابة للتغيرات الحاصلة داخل • المنظمة وخارجها • التنظيم بهذا المعنى (منظمة) يتكون من مجموعة من الموارد يأتي في مقدمتها األفراد الذين يعملون متعاونين تجاه هدف محدد يراد تحقيقه • يقصد بهذا المعنى أن التنظيم هو أحد المكو نات االساسية للعملية االدارية مثل التخطيط • يوجد في كل منظمة نوعان من التنظيم هما التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي ،فالتنظيم الرسمي هو التنظيم الذي يهتم بالبناء التنظيمي ويحدد سلطات وواجبات كل فرد من أفر#اد التنظيم وقنوات االتصال االساسية بينهم تابع • أما التنظيم غير الرسمي فهو :نموذج من العالقات تتطور بسبب األنشطة غير الرسمية ألعضاء المنظمة ، خطوات أو مراحل التنظي ًم تحديد الهدف • إعداد قوائم بالنشاطات (أي تقسيم العمل إلى أنشطة رئيسية وفرعية ) التي يت#طلب#ها • ت#حقيق الهدف المبين في النقطة)1 تجميع األعمال(األنشطة )المتشاب#هة (وظيفيا او سلعيا أو جغرافيا في وحدات إدارية • ت#حديد العالقات التنظيمية. • تحديد العالقات بين الوحدات اإلدارية. • 0ت#عيي#ن العناصر البشرية (رؤساء ومرؤوسين) • رسم الهيكل التن#ظيمي على شكل مخطط يسمى (الخريطة التن#ظيمية • إعداد الدليل التنظيمي. • مراقبة عملي#ة التنظيم ب#انتظام ،وإدخال التعديالت المناسبة عليها. • يتم تجميع (تقسيم /تنظيم ) عمل المنظمة على أحد األسس التالية • التقسيم على أساس الوظيفة.
المدير العام
االدارة المالية ادارة
ادارة االنتاج المبيعات التقسيم على أساس المنتج
المدير العام
مدير صنعة مدير صناعة
المهدئات المضاد الحيوي
ادارة مبيعات ادارة انتاج
تابع التقسيم على أساس جغرافي . • د -التقسيم على أساس العميل. • ق -التقسيم على أساس العملية الصناعية. • ك -التقسيم على أساس وقت العمل. • ز -#التقسيم على أساس التتابع. • ح -التقسيم على أساس التنظيم المركب. • ط -التقسيم على األساس المصفوفي •