‫وزارة التعليم العالي والبحث العلمي‬

‫وحدة متابعة الخريجين‬

‫اعداد خطط العمل‬

‫أ‪.‬عيسى الظاهر‬
‫• خبير تدريب معتمد من المعهد االلماني لبناء القدرات المؤسسية ‪INWENT‬‬
‫• مستشار اداري في تقييم وتأهيل المؤسسات لتطبيق معايير جوائز التميز المؤسسي‬
‫• خبير تطوير القطاع العام‬

‫عمان – المملكة االردنية الهاشمية‬

‫مجموعة طـالل أبو غزالـة للتدريب المهني (ذ‪.‬م‪.‬م)‬
‫`‬
‫التعارف وكسر الجمود‬
 ‫تمرين التعارف‬
‫عزيزي المشارك عرف بنفسك من خالل‪:‬‬ ‫•‬
‫– االسم‬
‫– الجامعة‬
‫مدة النشاط‬ ‫– الهواية‬
‫‪30.‬د قيقة‬
‫االجابة على السؤال التالي ‪:‬‬
‫‪ .1‬اذكر سبب واحد دفعك لحضور هذه الورشة ؟‬
‫التوقعات‬

‫• ما توقعاتك من هذه الورشة‪.‬‬

 ‫الهدف العام للورشة‬

‫تهدف هذه الورشـــة الـــى تزويـــد المشاركيـــن بالمعارف‬

‫والمهارات والتطــبيقات الالزمــة التــي تمكنهــم مــن اعداد‬
‫خطـــط العمـــل الخاصـــة بوحدة متابعـــة الخرـيجيـــن فـــي‬
‫الجامعات‪.‬‬
 ‫أجندة الورشة‬
‫الجلسة‬ ‫الوقت‬

‫‪ -‬افتتاح الورشة (التعارف وكسر الجمود)‬

‫‪9:00-9:30‬‬
‫‪ -‬أهداف الورشة‬

‫‪ -‬مفاهيم أساسية في االدارة‬

‫‪ -‬مفهوم خطط العمل واهميتها‬
‫‪11:30 – 9:30‬‬
‫‪ -‬منهجية ومراحل اعداد خطة العمل‬
‫‪ -‬التميز في صياغة االهداف الذكية للوحدة ‪SMART‬‬

‫استراحة‬ ‫‪12:00 – 11:30‬‬

‫‪ -‬تطبيقات عملية على صياغة االهداف السنوية الخاصة بالوحدة‬

‫‪1:30 – 12:00‬‬
‫‪ -‬وضع خطة عمل لكل هدف من االهداف(مجموعات عمل)‬

‫استراحة غداء‬ ‫‪2:30 – 1:30‬‬

‫مناقشة عمل المجموعات‬ ‫‪4:00 – 2:30‬‬

 ‫مراحل العملية االدارية‬

‫االستغالل االمثل للموارد‬ ‫االدارة هي‬

‫المتاحة من أجل تحقيق‬
‫االهداف‬
 ‫دورة االدارة‬

‫(‪)4‬‬ ‫(‪)1‬‬
‫الرقابة‬ ‫التخطيط‬

‫(‪)3‬‬
‫(‪)2‬‬
‫متابعة‬
‫التنفيذ‬ ‫التنظيم‬
 ‫أنواع التخطيط‬

‫• التخطيط االستراتيجي(الخطة االستراتيجية)‬

‫•التخطيط التنفيذي(الخطط التنفيذية)‬
‫•التخطيط المالي (الموازنة)‬
‫اطار عملية التخطيط‬
 ‫التخطيط اإلستراتيجي‬

‫الطريق‬
‫التخطيط‬ ‫رؤيتنا‬
‫اإلستراتيجي‬ ‫(ما نطمح أن‬
‫نصل إليه)‬

‫الوضع القائم‬
‫(الحالي)‬
 ‫التخطيط اإلستراتيجي – تعـريــف‬

‫العملية التي تقوم بمقتضاها االدارة العليا‬

‫بتحديد اتجاه‬
‫المنظمةالمستقبلي(رؤيتهاالمستقبلية)‪،‬‬
‫رسالتها‪،‬أهدافها‪،‬وكذلك استراتيجياتها‬ ‫هو‬
‫التي تمكنها من تحقيق أهدافها ‪،‬وذلك في‬
‫ضوء الظروف والمتغيرات الداخلية‬
‫والخارجية‬
 ‫التخطيط اإلستراتيجي‬

‫مراحل التخطيط االستراتيجي‬

‫‪ ‬تحليل الوضع القائم (تحليل‬

‫البيئة الداخلية‬
‫والخارجية)وتحديد القضايا‬
‫المرحلة األولى‬
‫االستراتيجية‬
‫‪‬تحديد رؤية ورسالة‬
‫المؤسسة‬
‫‪ ‬وضع األهداف‬
‫االستراتيجية‬
 ‫التخطيط اإلستراتيجي‬

‫تشتمل على وضع اإلجراءات‬

‫والسياسات الخطط الالزمة لتنفيذ‬
‫اإلستراتيجية من خالل تخصيص‬ ‫المرحلة الثانية‬
‫المصادر البشرية والمالية والطبيعية‬
‫والتكنولوجية الالزمة للتنفيذ‪.‬‬

‫يتم مراجعة وتقييم النتائج التي‬

‫تمخضت عنها اإلستراتيجية ومقارنة‬
‫ما تم تحقيقه بالفعل مع ما تم وضعه‬
‫المرحلة الثالثة‬
‫في الخطة األصلية والقيام بالعمل‬
‫التصحيحي الالزم وأخذ العبر‬
‫التخطيط التنفيذي ووضع خطط العمل‬
 ‫التعريف بخطة العمل‬

‫ه ى برنام ج تفص يلى يوض ح الخطوات واإلجراءات‬

‫الالزم ة لتنفي ذ أهداف المديري ة والوص ول إل ى النتائ ج‬
‫المس تهدفة ف ى التوقيتات المحددة بالخط ة وذل ك‬
‫باستخدام الدعم المتاح على الوجه األمثل‪.‬‬
 ‫الغرض من إعداد خطة العمل‬

‫تحويل األهداف إلى خطوات تنفيذية يمكن متابعتها وذلك عن طريق‪:‬‬

‫تخصيص المهام‬ ‫تحويل األهداف إلى‬

‫وتحديد المسئوليات‬ ‫مهام تنفيذية‬

‫تحديد أعداد‬
‫األفراد‬
 ‫الغرض من إعداد خطة العمل (تابع)‬

‫تحويل األهداف إلى خطوات تنفيذية يمكن متابعتها وذلك عن طريق‪:‬‬

‫وضع الترتيب المنطقى‬ ‫تحديد اإلطار الزمنى‬

‫لتنفيذ المهام‬ ‫لتنفيذ المهام‬

‫حساب التكلفة لكل‬ ‫توضيح كيفية‬

‫مهمة من المهام‬ ‫استخدام الدعم‬
‫التنفيذية بالخطة‬ ‫كما وكيفا‬
 ‫الغرض من إعداد خطة العمل(تابع)‬

‫تحويل األهداف إلى خطوات تنفيذية يمكن متابعتها وذلك عن طريق‪:‬‬

‫تحديد الجهة المعنية‬ ‫تطوير مؤشرات‬

‫بالمتابعة‬ ‫قياس االداء‬

‫تحديد دورية المتابعة‬

 ‫خطة العمل توضح اإلجابات عن األسئلة التالية‬

‫من الذى سيقوم‬ ‫ماذا نعمل ؟‬

‫بالعمل‬
‫? ‪Who‬‬ ‫? ‪What‬‬
‫المسئول عن‬ ‫ما هو النشاط‪ /‬المهمة‬
‫النشاط‪ /‬المهمة‬ ‫المطلوب تنفيذها‬

‫كم يتكلف هذا‬ ‫كيف سيتم‬ ‫متى سيتم‬

‫العمل‬ ‫العمل‬ ‫العمل‬
‫? ‪How Much‬‬ ‫? ‪How‬‬ ‫? ‪When‬‬
‫متى يتم تحقيق‬
‫تكاليف كل مرحلة‬ ‫طريقة التنفيذ ‪ -‬الدعم‬
‫النشاط‪ /‬المهمة‬
‫التخطيط التنفيذي ووضع خطط العمل‬
‫منهجية مقترحة‬
 ‫منهجية اعداد خطط العمل السنوية للوحدة‬

‫تحديد األهداف على مستوى الوحدة التي سيسهم تحقيقها في تحقيق الغايات‬ ‫‪.1‬‬
‫اإلستراتيجية واألهداف االستراتيجية للجامعة‪.‬‬
‫تحديد أولويات هذه االهداف ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تحديد المبادرات واألنشطة التي تضمن تحقيق األهداف المحددة للوحدة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪-‬تحديد مسؤولية التنفيذ لكل نشاط‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تحديد اإلطار الزمني لبداية ونهاية كل نشاط‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تحديد الموارد الضرورية لتوفير المدخالت (الموارد البشرية والموارد‬ ‫‪.6‬‬
‫المالية والموارد‬
‫التقنية … الخ ) ‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ .7‬تحديد الموازنة‪.‬‬
‫‪ .8‬تحديد مؤشرات قياس االداء باستخدام بطاقة مؤشر االداء‪.‬‬
 ‫رؤية ورسالة الوحدة‬
‫رؤيةالوحدة‬ ‫•‬
‫تستشرف وحدة متابعة الخريجين مستقبلها المنظور لكي تكون الوحدة‬ ‫•‬
‫اإلدارية األكثر تميزاً في الجامعة من خالل إدامة العالقة والتواصل‬
‫بين الخريجين والجامعة والمجتمع ‪.‬‬
‫رسالةالوحدة‬ ‫•‬
‫تتطلع وحدة متابعة الخريجين في الجامعة للتواصل المستمر مع‬ ‫•‬
‫الخريجين ومتابعتهم وخدمتهم من خالل تفعيل العالقة مع مؤسسات‬
‫القطاع العام والخاص بهدف الحد من مشكلة البطالة والمساهمة في‬
‫المواءمة بين مخرجات التعليم العالي ومتطلبات سوق العمل باستخدام‬
‫التعلم االلكتروني من خالل كادر مؤهل وبرامج تكنولوجية حديثة‪.‬‬
 ‫التمرين االول‬
‫• ما هي االهداف الرئيسية لوحدة متابعة الخريجين؟‬
‫– الهدف االول‪:‬‬
‫– الهدف الثاني‪:‬‬
‫– الهدف الثالث‪:‬‬
‫– الهدف الرابع‪:‬‬
‫– الهدف الخامس‪:‬‬
 ‫مثال على تحديد االهداف‬
‫• الهدف االول‪ :‬توفير فرص عمل للخريجين‬
‫• الهدف السنوي ‪:‬توفير ‪ 250‬فرصة عمل خالل عام ‪2009‬‬
‫• االنشطة‪:‬‬
‫تحديث قاعدة البيانات الخاصة بالخريجين العاطلين عن العمل‬ ‫‪-‬‬
‫ورش تعريفية للخريجين بالفرص المتاحة في سوق العمل‬ ‫‪-‬‬
‫عمل خطة لتسويق الخريجين حارج االردن‬ ‫‪-‬‬
‫زيارات ميدانية للمصانع والشركات االردنية‬ ‫‪-‬‬
 ‫وزارة التعليم العالي والبحث العلمي‬
‫وحدة متابعة الخريجين‬
‫نموذج خطة العمل السنوية‬

‫‪: ........................‬الهدف رقم ‪1‬‬

‫الموازنة‬ ‫دورية‬ ‫مسؤولية‬ ‫مؤشر‬ ‫مدة التنفيذ‬ ‫بداية‬ ‫مسؤولية‬ ‫النشاط‬

‫القياس‬ ‫القياس‬ ‫القياس‬ ‫ونهاية‬ ‫التنفيذ‬
‫التنفيذ‬
 ‫نموذج (‪)2‬‬
‫بطاقة تفاصيل البرامج‪ /‬المشاريع‪ /‬األنشطة‬

‫اسم البرنامج‪ /‬المشروع‪ /‬النشاط‬

‫أهداف البرنامج‪/‬المشروع‪ /‬النشاط‬

‫مبررات البرنامج‪/‬المشروع‪ /‬النشاط‬

‫مكونات (عناصر)‬
‫البرنامج‪/‬المشروع‪ /‬النشاط‬

‫تاريخ االنتهاء‬ ‫تاريخ البدء‬ ‫المدة بالشهر‬ ‫مدة تنفيذ البرنامج‪/‬المشروع‪/‬‬

‫(‬ ‫)‬ ‫النشاط‬

‫الجهة المعنية بالتنفيذ‬

‫الفئات المستهدفة من‬
‫البرنامج‪/‬المشروع‪ /‬النشاط‬

‫مخرجات المشروع‬
‫الموازنة التقديرية للمشروع أو‬
‫النشاط‬

‫جديد‬
‫مستمر‬ ‫الوضع الحالي للبرنامج‪ /‬للمشروع‬
‫غير جاهز‬ ‫جاهز‬

‫النتائج المتوقعة‬
 ‫خصائص الهدف الجيد‬

‫يجب أن يكون الهدف بسيطاً وواضحاً‬ ‫‪S‬‬

‫أن يتم تحديد الهدف بشكل كمي قابل‬

‫للقياس‬
‫‪M‬‬
 ‫خصائص الهدف الجيد‬

‫أن يكون الهدف من الممكن تحقيقه‬ ‫‪A‬‬

‫وليس صعب المنال‬

‫أن يكون ممكن الوصول إليه واقعي‬ ‫‪R‬‬

‫تحديد الزمن الذي سينجز خالله الهدف‬ ‫‪T‬‬

‫أو العمل‬
 ‫مؤشرات قياس األداـء‬
‫المفهوم األساسي‬

‫أدوات لقياس مستوى االداء‬

‫• تبين العالقة السببية التي تربط بين كافة مراحل العمل‪ :‬المدخالت‪ ،‬العمليات‪،‬‬
‫المخرجات‪ ،‬النتائج‪ ،‬واألثر‪.‬‬
‫• تكشف عن مواطن الخلل في االداء‬
‫تمكن االدارة من اتخاذ اجراءات تصحيحية بالوقت المناسب لضمان تحقيق‬ ‫ِّ‬ ‫•‬
‫االهداف المخطط لها‪.‬‬
 ‫مواصفات المؤشر الجيد‬

‫مالئم‬
‫مالئم‬
‫دقيق‪//‬‬
‫دقيق‬ ‫• تصميم المؤشر المناسب‪:‬‬
‫يجب أن يراعي المؤشر الجيد المواصفات التالية‪:‬‬

‫قابل‬
‫قابل‬ ‫‪KPI‬‬
‫‪KPI‬‬ ‫قابل‬
‫قابل‬
‫للقياس‬
‫للقياس‬ ‫للمقارنة‬
‫للمقارنة‬

‫معلوماته‬
‫معلوماته‬
‫متوفرةأوأو‬
‫متوفرة‬
‫باالمكان‬
‫باالمكان‬
‫توفرها‬
‫توفرها‬

‫المعايير الدولية‪:‬‬ ‫•‬

‫إذا كان المؤشر الدولي المناسب موجود فيتم إستخدامه (ال نسعى العادة إختراع الدوالب)‬
 ‫بطاقة مؤشر األداء‬

‫توفير فرص عمل للخريجين‬ ‫الهدف‬

‫فرص العمل التي تم توفيرها‬ ‫المؤشر‬

‫السنة‬ ‫القيمة‬ ‫السنة‬ ‫القيمة‬

‫السنة‬ ‫القيمة‬
‫القيم السابقة‬
‫‪2005‬‬ ‫‪150‬‬
‫‪2007‬‬ ‫‪220‬‬ ‫‪2006‬‬ ‫‪200‬‬
‫القيمة األساس (أحدث‬
‫‪2007‬‬ ‫سنة األساس (تاريخ المسح‪/‬إعداد الدراسة)‬ ‫‪220‬‬
‫قيمة حتى تاريخه)‬

‫‪2009‬‬ ‫السنة‬ ‫‪250‬‬ ‫القيمة المستهدفة‬

‫حصر عددي للفرص التي تم توفيرها‬ ‫المعادلة‪ /‬أسلوب القياس‬

‫نهاية كل عام‬ ‫تكرار القياس‬

‫قسم متابعة الخريجين‬ ‫مسؤولية القياس‬

‫قاعدة بيانات الخريجين‬ ‫مصدر المعلومات‬

‫مالحظات‬
 ‫نموذج رقم ‪3‬‬
‫بطاقة مؤشر األداء‬

‫الهدف‬

‫المؤشر‬

‫السنة‬ ‫القيمة‬ ‫السنة‬ ‫القيمة‬

‫السنة‬ ‫القيمة‬
‫القيم السابقة‬

‫القيمة األساس (أحدث‬

‫سنة األساس (تاريخ المسح‪/‬إعداد الدراسة)‬
‫قيمة حتى تاريخه)‬

‫السنة‬ ‫القيمة المستهدفة‬

‫المعادلة‪ /‬أسلوب القياس‬

‫تكرار القياس‬

‫مسؤولية القياس‬

‫مصدر المعلومات‬

‫مالحظات‬
‫السالم عليكم ورحمة اهلل وبركاته‬