‫المحاور‬

‫‪ -1‬تحليل الوقت أ ‪ .‬جمع المعلومات ‪.‬‬

‫ب ‪ .‬اختبار النشاطات ‪.‬‬
‫ج ‪ .‬منحنى النشاطات ‪.‬‬
‫أ ‪ .‬استطالع الواقع‬ ‫‪ -2‬التـخـــطيط‬
‫ب ‪ .‬وضع األهداف وتحديد األولويات ‪.‬‬
‫ج ‪ .‬تحديد األنشطة وبرنامجها الزمني ‪.‬‬
 ‫المحاور‬

‫‪ -3‬التنظيم‬
‫أ ‪ .‬إعداد قائمة األعمال اليومية ‪.‬‬
‫ب ‪ .‬التفويض الفعال ‪.‬‬
‫ج ‪ .‬تنظيم مكان العمل ‪.‬‬
‫أ ‪ .‬مراحل التنفيذ ‪.‬‬ ‫‪ -4‬التنفيذ‬
‫للتنفيذ ‪.‬‬ ‫ب ‪ .‬نصائح عامة‬
‫ج ‪ .‬قواعد عامة للتنفيذ ‪.‬‬
 ‫المحاور‬

‫د ــ التعامل مع مضيعات الوقت‬

‫أ ‪ .‬شخصية ( ذاتية )‬
‫ب ‪ .‬عامة ( بيئية )‬
‫هـ ــ كيف تكسب الوقت‬
‫أ ‪ .‬ما هي الرقابة ‪.‬‬
‫ب ‪ .‬صفات الرقابة الفعالة ‪.‬‬ ‫‪ -5‬المتابعة‬
‫ج ‪ .‬مبدأ إعادة تحليل الوقت ‪.‬‬
 ‫أهداف البرنامج‬

‫‪ (1‬حسن التعرف على أهمية الوقت والحاجة إلدارته بكفاءة ‪.‬‬

‫‪ (2‬كيف تقيم استخدامك الحالي للوقت ؟‬
‫‪ (3‬ما هي أساسيات إدارة الوقت ؟‬
‫‪ (4‬التعرف على القواعد العامة إلدارة الوقت ‪.‬‬
‫‪ (5‬تخطيط الوقت وتنظيمه ‪.‬‬
‫‪ (6‬مهارات التفاوض الفعال ‪.‬‬
 ‫أهداف البرنامج‬
‫‪ ) 7‬استخدام قائمة العمل اليومية ‪.‬‬
‫‪ ) 8‬التعامل مع المقاطعات والمفاجآت ‪.‬‬
‫‪ ) 9‬ما هي أجزاء وقتك التي تتحكم بها والتي ال تتحكم بها ؟‬
‫‪ )10‬كيفية التعرف على مضيعات الوقت بأنواعها ‪.‬‬
‫‪ )11‬كيفية التعامل مع مضيعات الوقت ‪.‬‬
‫‪ )12‬التعامل والسيطرة على اإلجهاد ‪.‬‬
 ‫طبيعة الوقت‬

‫‪ -1‬الوقت أغلى ما يملك اإلنسان‪.‬‬

‫‪ -2‬الوقت مورد محدود ‪.‬‬
‫‪ -3‬الوقت ال يمكن تعويضه ‪.‬‬
‫‪ -4‬الوقت يمضي سريعا ً ‪.‬‬
‫‪ -5‬استغالل الوقت يزيد من قيمته ‪.‬‬
 ‫لماذا إدارة الوقت ؟‬

‫‪ -1‬لتنفيذ المهام الهامة ثم يتبقى لنا وقت‬

‫لإلبداع والتخطيط للمستقبل واالستجمام أيضا ً ‪.‬‬
‫‪ -2‬لتحديد األولويات وإنجاز أهم اإلعمال ‪.‬‬
‫‪ -3‬لالستفادة من الوقت الضائع واستغالله جيدا ً ‪.‬‬
‫‪ -4‬للتغلب على اإلجهاد واإلحباط الذي يقلل من‬
‫كفاءة العمل ‪.‬‬
 ‫هل تعلم‬

‫أن اإلدارة الصحيحة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات أطول‬

‫إذا أحسنت استغالل األوقات الضائعة في حياتك ؟ !!‬
‫أن إضافة ‪ 15‬دقيقة كل يوم تعني إضافة ‪13‬يوم عمل كل عام ‪.‬‬

‫أن إضافة ‪ 30‬دقيقة كل يوم تعني إضافة ‪26‬يوم عمل كل عام ‪.‬‬

‫إن هذا يُعادل شهرا َ جديدا َ من العمل كل عام ‪.‬‬

 ‫تذكر دائما ً‬

‫إن إدارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تُناسب‬

‫طبيعتك‬ ‫ظروفك‬
‫إن تغيير العادات يأخذ‬
‫مجهودا ً كبيرا ً‬ ‫وقتا ً طويالً‬
 ‫أوالً‪:‬‬

‫تحليل الوقت‬
 ‫إلى أي مدى تتحكم في وقتك ؟‬

‫أتحكم‬ ‫ال أتحكم ضع نفسك على هذا المقياس‬

‫كلية‬ ‫مطلقا ً‬
‫في وقتي‬ ‫في وقتي‬

‫‪100‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪60‬‬ ‫‪50‬‬ ‫‪40‬‬ ‫‪30‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪10‬‬ ‫صفر‬
 ‫استقصاء‬
‫كيف تدير وقتك ؟‬

‫أجب عن أسئلة االستقصاء‬

‫كن صادقا ً مع نفسك فلن يطلع على نتيجتك أحد‬
 ‫مفتاح االستقصاء‬
‫أبدا‬ ‫نادرا‬ ‫أحيانا‬ ‫دائما‬
‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪5‬‬ ‫عادي‬
‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫مدير‬
‫تتحكم في وقتك بفعالية‬ ‫‪%90‬‬
‫في طريقك للتحكم في وقتك‬ ‫‪%75‬‬
‫تعاني من مشاكل‬ ‫‪%55‬‬
‫الوقت هو الذي يتحكم فيك‬ ‫أقل‬
 ‫لتحليل وقتك بشكل فعال‬

‫أوالً ‪ :‬اجمع المعلومات‬

‫* استخدم جداول النشاطات اليومية ‪.‬‬

‫* امأل الجدول يوميا ً لمدة أسبوع ‪.‬‬
 ‫لتحليل وقتك بشكل فعال‬

‫ثانيا ً ‪ :‬اختبر نشاطاتك‬

‫* هل هي ضرورية ؟‬
‫* هل البد أن تؤديها بنفسك ؟‬
‫* ما هي أكثر الطرق كفاءة ألدائها ؟‬
‫* استخدم نموذج تحليل الوقت ‪.‬‬
 ‫تذكر دائما ً‬

‫توقف عن أي مهمة غير ضرورية‬

‫ابحث عن أحد غيرك للقيام ببعض مهامك‬

‫قم بالمهمة بأكبر كفاءة ممكنة‬

 ‫لتحليل وقتك بشكل فعال‬

‫ثالثا ً ‪ :‬تعرف على منحنى نشاطك‬

‫* ارسم منحنى نشاطك ‪.‬‬

‫* حدد وقت الذروة في نشاطك ‪.‬‬
‫* أعد توزيع أعمالك حسب النتيجة ‪.‬‬
 ‫منحنى النشاط الطبيعي‬

‫‪%100‬‬

‫‪%50‬‬

‫صفر ‪%‬‬
‫‪ 8‬صباحا ً‬ ‫‪ 12‬ظهرا ً‬ ‫‪ 5‬مسا ًء‬
 ‫ثانيا ً‪:‬‬

‫التخطيط‬
‫الوقت‬ ‫تحليل‬
‫تخطيط الوقت‬

‫ما هو التخطيط ؟‬

‫هكذا يكون التخطيط‬

‫كيف تعد خطة ؟‬

 ‫التخطيط‬
‫هو محاولة التنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة‬
‫و األعمال المطلوبة‪........‬‬

‫إلنجاز أهداف محددة وبرمجة كل ذلك في ضوء ‪:‬‬

‫القيود المفروضة‬ ‫الفرص المتاحة‬

 ‫التخطيط‬

‫يُضيف لك أشياء هامة‬

‫يُبين لك ما تحتاجه‬ ‫يُخبرك كيف تصل إلى‬

‫للوصول لما تريد‬ ‫ما تصبو إليه‬

‫متى تبدأ المهمة حتى تنتهي منها في موعدها المحدد‬

 ‫هكذا يكون التخطيط‬

‫‪ (1‬انفق في التخطيط ما يستحقه من وقت‬

‫ومجهود ‪ { .‬أسبوع ـ يوم ـ ساعة }‬
‫‪ (2‬اجعل خطتك مكتوبة ‪.‬‬
‫‪ (3‬ضع خطة سنوية وشهرية وأسبوعية ‪.‬‬
‫‪ (4‬راعي صفات الهدف الجيد ‪.‬‬
 ‫الهدف الجيد يجب أن يكون ‪:‬‬
‫ليس فيه غموض‬ ‫واضحا ً‬
‫من األفضل في صورة رقمية‬ ‫قابالً‬
‫للقياس‬
‫يمكن تحقيقه في أرض الواقع‬ ‫واقعيا ً‬
‫يتحقق من خالله إنجاز جيد‬ ‫طموحا ً‬
‫له مدة زمنية يجب تحقيقه خاللها‬ ‫محددا ً‬
 ‫احذر‬
‫أن يتحول التخطيط إلى أحد مضيعات الوقت‬

‫أن تترك خطتك للذاكرة‬

 ‫كيف تعد الخطة‬

‫أوالً ‪ :‬استطالع الواقع‬

‫‪ ‬تحليل الوقت ‪.‬‬
‫‪ ‬دراسة الظروف الخارجية ‪:‬‬
‫( الفرص المتاحة ـ القيود والمعوقات )‬
‫‪ ‬دراسة اإلمكانات المتاحة‬
‫‪ ( :‬نقاط القوة ـ نقاط الضعف )‬
 ‫كيف تعد الخطة‬
‫ثانيا ً ‪ :‬وضع األهداف وتحديد األولويات‬
‫‪ ‬تحديد األهداف السنوية وترتيب األولويات ‪.‬‬
‫‪ ‬توزيع األهداف السنوية على األشهر ثم األسابيع‬
‫‪ ‬راع صفات الهدف الجيد ‪.‬‬
‫‪ ‬البد أن تشمل األهداف الجوانب المختلفة لحياتك‬
‫‪ ‬ال تفرط في وضع األهداف ‪ ...‬كن واقعيا ً‬
 ‫كيف تعد الخطة‬
‫ثالثا ً‪ :‬تحديد األنشطة وبرنامجها الزمني‬
‫‪ ‬تحديد األنشطة لألهداف السنوية ثم الشهرية ثم األسبوعية‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء األنشطة غير الضرورية‪ ..‬وتفويض بعض المهام ‪.‬‬
‫‪ ‬ترتيب األنشطة بحسب األولوية ‪.‬‬
‫‪ ‬إعداد جدول زمني لكل مهمة ‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد اإلمكانيات المطلوبة لكل مهمة ‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد المسئول عن كل مهمة ‪.‬‬
 ‫ثالثا ً‪:‬‬

‫التنظيم‬
‫الوقت‬ ‫تحليل‬
 ‫تنظيم الوقت‬

‫إعداد قائمة األعمال اليومية‬

‫التفويض الفعال‬

‫تنظيم مكان العمل‬

‫ضع خطتك األسبوعية في متناول يدك أثناء اإلعداد ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ضع قائمتك في نفس الوقت من كل يوم ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ال تضع أكثر من قائمة ( صغيرة ) ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أعد قائمتك الخاصة التي تناسبك ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اكتب كل نشاطاتك في القائمة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قسم وقتك على مهامك حسب األولوية‬ ‫‪‬‬
‫( قاعدة ‪)80/20‬‬
‫أجمع النشاطات المتشابهة والمتوازية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫خصص لكل مهمة وقتا ً محددا ً إلنجازها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫راجع مهامك اليومية ( تخلص من غير الضروري‬ ‫‪‬‬
‫وفوض بعضها ) ‪.‬‬
‫ال تجدول كل دقيقة في وقتك ‪ ..‬اترك وقتا ً للطوارئ ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعامل جيدا ً مع األمور الطارئة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اترك وقتا ً للراحة ‪ ..‬لنفسك ‪ ..‬ألسرتك ‪..‬‬ ‫‪‬‬
‫ضع القائمة دائما ً في متناول يدك ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التزم بقائمتك ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ال تفرط في التنظيم ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫مراحل‬ ‫على أربع‬
‫ايزنهاور‬ ‫التنفيذ‬
‫جدول‬
‫عاجل‬ ‫غير‬
‫غير عاجل‬ ‫عاجل‬
‫عاجل‬
‫ب‬ ‫أ‬ ‫مهم‬
‫مهم‬
‫د‬ ‫ج‬ ‫مهم‬ ‫غير‬
‫غير مهم‬
‫أؤديه بنفسي‬ ‫مهم وعاجل‬
‫أؤديه بنفسي أو أفوض‬ ‫مهم وغير عاجل‬
‫أفوض‬ ‫غير مهم و عاجل‬
‫أتركه‬ ‫غير مهم و غير عاجل‬
‫‪:‬عمل واحد ( أ ) أفضل من تسعة ( د )‬
‫المهمة‬
 ‫‪ ‬يسمح لك بوقت للتفكير والتخطيط ‪.‬‬
‫أ أ‬
‫‪ ‬يساعدك على انجاز المهام ال ك ثر اهمية‬
‫‪ ‬يخلصك من المهام الروتينية ‪.‬‬
‫آ‬
‫‪ ‬يمكنك من الستفادة من خبرات الخرين‬
‫‪ ‬يقلل من وقت ُصنع القرار ‪.‬‬
‫آ‬
‫‪ُ ‬ينمي مهارات الخرين ‪.‬‬
‫‪ُ ‬يمكنك من انجاز المهام بشكل متوازي ‪.‬‬
 ‫آ‬
‫‪‬عدم الثقة بالخرين ‪.‬‬
‫‪‬كره المخاطرة ‪.‬‬
‫‪‬الخوف من الظهور بمظهر الكسول ‪.‬‬
‫‪‬تغلب العادة السيئة والقدوة السيئة ‪.‬‬
 ‫أ أ أ‬
‫يجب ان تتاكد ان الشخص‬
‫أ‬
‫الذي تفوضه يملك امرين هامين ‪:‬‬
‫‪‬القدرة و المهارة للقيام بالمهمة ‪.‬‬
‫‪‬الرغبة والحماسة الكافية لدفعه‬
‫أ‬
‫الى انجاز المهمة على افضل وجه ‪.‬‬
 ‫‪ ‬فوض قدر ما تستطيع ‪.‬‬
‫أ‬
‫‪ ‬فوض المهام ذات الولوية ( ج ) ‪.‬‬
‫‪ ‬فوض الشخص الك فء المتحمس ‪.‬‬
‫‪ ‬ناقش المهمة جيدا مع من تفوضه ‪.‬‬
‫‪ ‬تابع من فوضته دائما ‪.‬‬
‫‪ ‬قدم له يد العون ‪.‬‬
‫‪ ‬كافئه على نجاحه ‪.‬‬
‫‪ ‬اجلس مع من تريد تفويضه ‪ :‬اشرح له المهمة جيدا ‪،‬‬
‫أ أ‬
‫تاكد انه يفهم الهدف من المهمة ‪ ،‬وكيف ينفذها ‪.‬‬
‫أ‬ ‫أ‬
‫‪ ‬خذ منه التزاما بانه سينتهي من المهمة بافضل ك فاءة‬
‫ممكنة ‪ ،‬وفي الوقت المحدد‬
‫‪ ‬تناقش معه حول الصعوبات المحتملة وطرق مواجهتها‬
‫‪.‬‬
‫‪ ‬ابق على اتصال دائم معه ‪.‬‬
‫أ‬ ‫أ‬
‫‪ ‬يمكن ان تعده بمكافاة عند انجاز المهمة‬
 ‫ُ‬ ‫أ‬
‫‪ ‬يجب ان تسلح من فوضته بسلطة ‪.‬‬
‫أ‬
‫‪ ‬يجب ان تكون السلطة مكافئة للمهمة ‪.‬‬
‫‪ ‬يجب مراقبة من فوضته ومتابعته ‪.‬‬
‫أ‬
‫‪ ‬يجب ان توجد عندما توجد مشكلة‬
‫أ‬
‫‪ ‬يجب ان تعترف بالنجاح في المهمة المفوضة‬
‫‪ ‬قدم له يد العون ‪.‬‬
‫‪ ‬كافئه على نجاحه ‪.‬‬
 ‫‪ ‬حافظ على تنظيم جيد للحجرة ‪.‬‬
‫‪ ‬ال تضع على مكتبك إال ما تقوم به اآلن أو‬
‫ما تحتاجه خالل اليوم ‪.‬‬
‫‪ ‬حافظ على إضاءة جيدة فوق مكتبك ‪.‬‬
‫‪ ‬تأكد من ترتيب الكتب بشكل جيد في مكتبتك‪.‬‬
‫‪ ‬رتب أدواتك في مكانها ‪.‬‬
‫‪ ‬سلة المهمالت ‪ :‬تخلص فورا ً من أي شئ‬
‫ليس له أهمية ‪ ،‬ولن تحتاجه بعد ذلك ‪.‬‬
 ‫رتب خزانتك جيدا ً ‪:‬‬
‫‪o‬أحتفظ بنظام جيد للملفات لحفظ المعلومات ‪.‬‬
‫‪ o‬رتب الملفات حسب درجة األهمية ‪.‬‬
‫‪ o‬أصنع ملفا ً واحدا ً لكل مهمة ‪.‬‬
‫‪ o‬ال تنس أن تمتلك ملفا ً لألشياء الهامة جدا ً‬
‫والعاجلة ‪) .‬ضعه دائما ً أمام عينيك (‬
‫‪ o‬أصنع ملفا ً أخر لألشياء البسيطة ( ج )‬
‫ضعه دائما ً في الحقيبة‬
‫‪ o‬أعد فهرس بالملفات إذا زاد عددها ‪.‬‬
 ‫تذكر‬
‫الواجبات دائما ً أكثر من األوقات‬

‫أنت ال تملك أكثر من ‪24‬ساعة يوميا ً‬

‫أن المهام المفتوحة ال تنتهي أبدا ً‬

 ‫رابعا ً‪:‬‬

‫التنفيذ‬
‫الوقت‬ ‫تحليل‬
 ‫أوالً ‪ :‬نصائح عامة في التنفيذ‬

‫ثانيا ً ‪ :‬احذر التسويف‬

‫ثالثا ً ‪ :‬تعامل جيدا ً مع مضيعات الوقت‬

 ‫‪ ‬ألق نظرة على قائمة أعمالك اليومية ‪.‬‬
‫‪ ‬التزم بقائمة أعمالك اليومية وابتعد عن‬
‫الروتينيات ‪.‬‬
‫‪ ‬أبدأ في إنجاز مهامك ‪.‬‬
‫‪ ‬كن منجزا ً ‪ ...‬ال تتردد ‪.‬‬
‫‪ ‬تعلم أن تقول‬
‫‪ ‬ال تقطع عملك ‪:‬‬
‫‪ ‬إذا بدأت في إنجاز مهمة ال تقطعها‬
‫‪ ‬وفر كل شئ قبل البدء في العمل‬
‫‪ ‬احذر األفكار الطارئة ‪.‬‬
 ‫‪‬تعامل جيدا ً مع المهام الكبيرة‬
‫‪ ‬إذا جابهتك مهمة كبيرة ‪ ..‬ال تنزعج‬
‫‪ ..‬تعامل معها جيدا ً ‪.‬‬

‫استخدم طريقة قطعة الجبن السويسري‬

‫هل تعلم لماذا توجد فراغات في الجبن السويسري ؟‬

 ‫‪‬أضف ليومك وقتا ً جديدا ً ‪:‬‬
‫‪ ‬أبذل مزيدا ً من الجهد دوما ً ‪.‬‬
‫‪ ‬أستخدم األوقات الضائعة وأجزاء‬
‫الوقت الصغيرة { أوقات االنتظار‪،‬‬
‫المواصالت ‪ ،‬األوقات البينية }‬
‫‪ ‬تعود أن تزيح حدود تعبك قليالً ‪.‬‬
‫‪‬التزم بمواعيدك‬
‫(الزيارة بمواعيد سابقة )‬
‫‪‬انته من كل نشاط في موعده ‪.‬‬
‫‪ ‬ثابر على تنظيم وقتك ‪.‬‬
 ‫تذكر‬
‫ال شئ يغري باالنتهاء قدر االبتداء‬

‫فتت المهام الصعبة والكبيرة‬

‫ال شئ يغري بالنجاح قدر النجاح نفسه‬

 ‫سنة‬ ‫فكر‬
‫ونفذ ثانية‬
‫وال‬
‫وال‬

‫وتنفذ سنة‬ ‫ثانية‬ ‫تفكر‬

 ‫تمرين‬
‫إذا توفر لديك ساعتان إضافيتان يوميا ً ‪..‬‬
‫ففي أي من النشاطات اآلتية سوف تنفقها ؟!!‬

‫‪ ‬في االستماع إلى األشرطة‬ ‫‪ ‬في التخطيط لعملك وحياتك‬

‫‪ ‬في القراءة وتنمية مهاراتك ‪.‬‬
‫‪ ‬في كتابة رسائل شخصية‬ ‫‪ ‬في حفظ القرآن ‪.‬‬
‫‪ ‬في إنجاز بعض المهام البسيطة‪ ‬في التدريب على العمل ‪.‬‬
‫‪ ‬في قراءة الجرائد والمجالت ‪  .‬في التفكير و اإلبداع ‪.‬‬
 ‫اآلن تعلم‬

‫اإلضافية‬
‫اإلضافية‬
‫اإلضافية‬ ‫المهام‬
‫المهام‬
‫المهام‬‫هذه‬
‫هذه‬
‫هذه‬‫كل‬
‫كل‬ ‫أن‬
‫كل‬‫أن‬
‫أن‬
‫أن كل هذه المهام اإلضافية‬
‫تنجزها‬
‫تنجزها‬
‫تنجزها‬‫أن‬
‫أن‬‫أن‬‫بمكن‬
‫بمكن‬
‫يمكن‬
‫بمكن أن تنجزها‬
‫‪....‬‬
‫‪....‬‬ ‫الصغيرة‬
‫‪....‬‬‫الصغيرة‬
‫الصغيرة‬‫وقتك‬
‫وقتك‬
‫وقتك‬ ‫أجزاء‬
‫أجزاء‬
‫أجزاء‬‫في‬
‫في‬‫في‬
‫في أجزاء وقتك الصغيرة ‪....‬‬
 ‫ثانيا ً ‪ :‬احذر التسويف‬

‫ما هو التسويف؟!‬
‫التسويف هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة‬
‫بدالً من أن تنجز مهمتك ذات األولوية العالية‪.‬‬
‫لماذا ال يجب أن تسوف؟!‬
‫* ألنه أكثر مضيعات الوقت خطورة ‪.‬‬
‫* ألنه يُخرج خطتك عن مسارها ‪.‬‬
‫* ألنه يجعل العمل يتراكم‪.‬‬
‫* ألنه محبوب ‪ ..‬رغم أنه ‪ ..‬قاتل وخطير‪.‬‬
 ‫ثانيا ً ‪ :‬احذر التسويف‬

‫لماذا نسوف؟!‬
‫انتبه‬ ‫* الكسل‬
‫* األعمال غير المحببة‬
‫طريقة‬ ‫رة‬‫الكبي‬ ‫و‬ ‫الصعبة‬ ‫األعمال‬ ‫*‬
‫أسهل طريقة‬
‫طريقة‬ ‫إنإنإنأسهل‬
‫أسهل‬
‫‪...‬‬ ‫التسويف‬
‫التسويف ‪...‬‬ ‫لعالج‬
‫لعالجلعالج‬
‫التردد‬ ‫*‬
‫التسويف ‪...‬‬ ‫مشكلة‬
‫تبدأ‬
‫تبدأ‬ ‫تدعها‬
‫تدعها‬ ‫أال‬
‫أال‬ ‫هي‬
‫هيهيأال تدعها تبدأ ‪.‬‬ ‫* الخوف من المجهول‬
‫* انتظار اإلبداع وساعة الصفاء‬
 ‫كيف تقضي على التسويف ؟‬

‫‪ ‬ضع وقتا ً لالنتهاء من كل مهمة ‪.‬‬

‫‪ ‬تأكد أن الموعد واقعي ‪.‬‬
‫‪ ‬اكتب موعد االنتهاء أمام كل عمل ‪.‬‬
‫‪ ‬اجعله أمامك دائما ً ‪.‬‬
‫‪ ‬اجعل أحد غيرك يتابعك ‪.‬‬
‫‪‬خذ على نفسك عهدا ً ‪ ( .‬لعدم التسويف )‬
‫‪ ‬شجع نفسك ‪:‬‬
‫• اسأل نفسك عن مشكالت التأجيل ‪.‬‬
‫• اجعل لنفسك حافزا ً ‪.‬‬
 ‫كيف تقضي على التسويف ؟‬

‫* هل هي ضرورية؟‬
‫*هل لها وقت معين لنهايتها؟‬
‫‪‬تعرف جيدا ً على مهامك ‪.‬‬
‫ما الفائدة من إنجازها ؟‬
‫*ما هي خطوات‬
‫* ما هي العقبات‬ ‫إنجازها؟‬
‫؟‬
‫* وكيف تتغلب عليها ؟‬
‫‪ ‬تذكر حكمة الدقائق الخمسة ‪.‬‬
‫‪ ‬ابدأ في العمل ‪ ..‬اآلن ‪.‬‬
 ‫كيف تقضي على التسويف ؟‬

‫‪‬أنجز المهام التي تؤجلها دائما ً‪ ..‬أوالً ‪.‬‬

‫‪ ‬ال تتردد ‪:‬‬
‫• تعلم وقت اتخاذ القرار ‪.‬‬
‫• ال تنتظر نتائج مثالية ‪.‬‬
‫• ال تخف من الخطأ ‪.‬‬
‫• ال تقلق ‪.‬‬
‫‪ ‬ال تنتظر اإليحاء أو المزاج المالئم ‪.‬‬
‫‪ ‬واجه المهام غير المحببة ‪.‬‬
‫‪ ‬فتت المهام الصعبة والكبيرة ‪.‬‬
 ‫ثانيا ً ‪ :‬احذر التسويف‬

‫هل تعلم‬
‫* يجعلك إنسانا ً كسوالً ‪.‬‬
‫* يضيع لك وقتك ‪.‬‬
‫أن تعلم التسويف سوف‬
‫* يجعل عملك يتراكم‪.‬‬
‫* يجعلك إنسانا فاشالً ‪.‬‬
 ‫ثانيا ً ‪ :‬احذر التسويف‬

‫هل تعلم‬

‫تلك اللحظة التي ال تؤثر‬

‫بعدها المعلومات الجديدة‬ ‫أن وقت اتخاذ القرار هو‬
‫كثيرا ً في اتخاذ القرار ‪.‬‬
 ‫التعامل مع‬
‫تحليل الوقت‬
‫مضيعات الوقت‬
‫تصرف إيجابي‬ ‫التخطيط السليم‬
‫التنفيذ السليم‬
‫تجاه‬ ‫‪+‬‬ ‫للخطة‬ ‫‪+‬‬ ‫و التنظيم الدقيق‬
‫مضيعات الوقت‬ ‫للوقت‬

‫=‬
‫إدارة ناجحة‬
‫وفعالة للوقت‬
 ‫ما هي مضيعات الوقت ؟‬

‫كيف تتعامل مع مضيعات الوقت؟‬

‫أن ننفذ ما خططنا له ‪ ..‬ونتغلب عليه‬

 ‫ما هي مضيعات الوقت ؟‬
‫* هي العوامل التي تحول دون أداء األعمال الهامة ذات‬
‫القيمة العالية ‪.‬‬
‫* هي األعمال التي تستهلك كمية كبيرة من الوقت ال‬
‫تتناسب مع القيمة الناتجة عنها ‪.‬‬
‫* هي األعمال التي تشغلنا كثيرا ً ولكنها تساهم مساهمة‬
‫محدودة في تحقيق أهدافنا ‪.‬‬
 ‫عامة ( بيئية)‬ ‫شخصية ( ذاتية )‬

‫• الزوار‬ ‫• عدم النظام‬

‫• التليفون‬ ‫• التأجيل‬
‫• االنتظار‬ ‫• البحث عن الكمال‬
‫• االجتماعات‬
‫• الطوارئ‬ ‫ال‬ ‫•ال يستطيع أن يقول‬
 ‫أسباب عدم إدارة الوقت جيدا ً‬

‫والتسويف‪. .‬‬
‫للراحةوالتسويف‬‫والميلللراحة‬ ‫‪‬الكسل‬
‫الكسلوالميل‬ ‫‪‬‬
‫الدقة))‬
‫المواعيد‪((. .‬الدقة‬
‫ضبطالمواعيد‬
‫عدمضبط‬‫‪‬عدم‬
‫‪‬‬
‫األهداف‪. .‬‬
‫كتابةاألهداف‬ ‫‪‬عدم‬
‫عدمكتابة‬ ‫‪‬‬
‫التنظيم))‬
‫سوءالتنظيم‬
‫المواعيد‪((. .‬سوء‬ ‫‪‬تداخل‬
‫تداخلالمواعيد‬ ‫‪‬‬
‫األولويات‪. .‬‬
‫تحديداألولويات‬ ‫‪‬عدم‬
‫عدمتحديد‬ ‫‪‬‬
‫التخطيط‪. .‬‬ ‫‪‬عدم‬
‫عدمالتخطيط‬ ‫‪‬‬
‫الطوارئ))‬
‫معالطوارئ‬ ‫التعاملمع‬
‫سوءالتعامل‬ ‫‪‬المفاجئة‬
‫المفاجئة((سوء‬ ‫‪‬‬
 ‫‪ ‬من المضيعات الكبيرة للوقت ‪..‬‬
‫‪ ‬إن العديد من االجتماعات هام جدا ‪..‬‬
‫‪ ‬إنه يوفر الوقت وينجز العمل المطلوب‬
‫بكفاءة عالية ‪..‬‬
‫‪ ‬ولكن الكثير من االجتماعات مضيع للوقت‬
 ‫االجتماعات‬ ‫االجتماعات‬
‫التي تُدعى إليها‬ ‫التي تدعو إليها‬
 ‫أ‪-‬عندما تدعو إلى اجتماع‬

‫قبل االجتماع‬
‫سل نفسك‬

‫‪ ‬هل هذا االجتماع ضروري ؟‬

‫‪ ‬هل هناك وسيلة أخرى لتحقيق الهدف ؟‬
‫‪ ‬هل يمكن استبدال االجتماع بشىء أسهل ؟‬
‫‪ ‬من الذي يجب أن يحضر االجتماع ؟‬
 ‫أ‪-‬عندما تدعو إلى اجتماع‬

‫قبل االجتماع‬
‫‪ ‬حدد زمن االجتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬حدد مكان االجتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬أعد برنامج االجتماع ‪.‬‬
‫‪‬أحرص على إيصال برنامج االجتماع إلى‬
‫المدعوين قبل االجتماع بوقت كاف ‪.‬‬
 ‫أ‪-‬عندما تدعو إلى اجتماع‬

‫أثناء االجتماع‬

‫‪ ‬كن أول الحاضرين ‪.‬‬

‫‪ ‬ابدأ االجتماع في موعده ‪ ..‬تفقد الغائبين ‪.‬‬
‫‪ ‬وزع البرنامج على الحاضرين ‪ ...‬و اشرحه ‪.‬‬
‫‪‬التزم بالبرنامج ‪.‬‬
 ‫أ‪-‬عندما تدعو إلى اجتماع‬

‫أثناء االجتماع‬

‫‪ ‬تعامل مع المقاطعات ‪.‬‬

‫‪ ‬أبق على النقاش في طريقه الصحيح ‪.‬‬
‫‪ ‬لخص من آن ألخر ما توصلتم إليه ‪.‬‬
‫‪‬ال بد من وجود من يكتب محضر االجتماع ‪.‬‬
 ‫أ ‪ -‬عندما تدعو إلى اجتماع‬

‫أثناء االجتماع‬
‫في ختام االجتماع‬

‫‪ ‬أعد قراءة ما توصلتم إليه لتتأكد من موافقة الجميع‪.‬‬

‫‪ ‬حدد المهام ومواعيد المتابعة ‪.‬‬
‫‪ ‬أنه االجتماع في موعده ‪.‬‬
 ‫أ ‪ -‬عندما تدعو إلى اجتماع‬

‫بعد االجتماع‬

‫‪ o‬أوصل نتيجة االجتماع إلى المشاركين سريعا ً ‪.‬‬

‫‪ o‬تابع تنفيذ المهام ‪.‬‬
 ‫ب ‪ -‬عندما تُدعى إلى اجتماع‬

‫تأكد أنك من الضروري أن تحضر ‪.‬‬ ‫‪o‬‬

‫احضر في الموعد ‪..‬‬ ‫‪o‬‬
‫وكن جاهزا ً للمشاركة في النقاش ‪.‬‬
‫ال تحد بالنقاش عن مساره ‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫كن فعاالً حتى تجعل اللقاء فعاالً ‪..‬‬ ‫‪o‬‬
‫افهم الهدف جيدا ً وساعد في الوصول إليه ‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫اكتب قائمة بما يجب عليك القيام به ‪..‬‬ ‫‪o‬‬
‫واضفها إلى قائمة أعمالك ‪.‬‬
 ‫النوم ‪.‬‬ ‫التقليلمنمن‬
‫النوم ‪.‬‬ ‫‪(1(1‬التقليل‬
‫السريعة ‪.‬‬
‫السريعة ‪.‬‬ ‫‪(2(2‬القراءة‬
‫القراءة‬
‫الساقط ‪.‬‬
‫الساقط ‪.‬‬ ‫‪(3(3‬الوقت‬
‫الوقت‬
‫القصيرة ‪.‬‬
‫القصيرة ‪.‬‬ ‫‪(4(4‬الراحة‬
‫الراحة‬
‫‪.‬‬ ‫الغذاء‬
‫طعام‪ .‬الغذاء ‪.‬‬ ‫طعام‬ ‫راحة‬
‫راحة‬ ‫‪(5‬‬ ‫‪(5‬‬
‫‪ (6‬مكافأة الذات‬
‫الذاتمع‪ .‬الضغوط ‪:‬‬ ‫مكافأة‬
‫التعامل‬ ‫‪(6(7‬حسن‬
‫الصمود‬
‫الراحة‬ ‫الضغوط ‪:‬‬
‫قسط من‬ ‫معالصمود ــ‬ ‫حسنأهلالتعامل‬
‫الخبرة ــ‬ ‫‪(7‬‬
‫استشارة‬
‫االتصاالت أهل الخبرة ــ قسط من الراحة‬ ‫‪) 8‬استشارة‬
‫التقنيات الحديثة ‪.‬‬ ‫االتصاالت‬ ‫‪) 8)9‬‬
‫استعمال‬
‫األنترنت )‬
‫الحديثة ‪:‬‬ ‫الفاكس ــ‬
‫التقنيات‬ ‫الجوال ــ‬
‫استعمال‬‫‪( )9‬‬
‫( الجوال ــ الفاكس ــ األنترنت )‬
 ‫المتابعة‬
‫الوقت‬ ‫تحليل‬
 ‫المتابعة و الرقابة‬

‫التخطيط بال تنفيذ ‪.......‬‬

‫إن‬
‫ضرب من اآلمال الحالمة وتضييع الوقت ‪.‬‬
‫التنفيذ بال متابعة ‪ .......‬ال جدوى منه‪.‬‬ ‫و‬
‫هي مقارنة ما سبق تخطيطه بما تم تنفيذه و إنجازه‬
‫بهدف‬ ‫الرقابة‬
‫تحديد االنحرافات واالستفادة من اإليجابيات‬
‫وتجنب السلبيات ووضع مقترحات لعالجها ‪.‬‬
 ‫صفات الرقابة الفعالة‬

‫* رقابة فورية ‪.‬‬

‫* رقابة دورية و مستمرة ‪.‬‬
‫* رقابة اقتصادية ‪.‬‬
‫* رقابة إصالحية ‪.‬‬
‫* رقابة مرنة ‪.‬‬
 ‫مبدأ إعادة تحليل الوقت‬
‫‪ ‬إن الرقابة في إدارة الوقت‬
‫تعني مبدأ واحدا ً ‪ .....‬وخطيرا ً ‪ ..‬وهو ‪..‬‬

‫‪ ‬إن العادات القديمة السيئة ‪...‬تعود سريعا ً ‪..‬‬

‫ال بد من إعادة تحليل وقتك بعد ” ثالثة إلى ستة شهور”‬
‫ثم بعد ذلك ال بد من إعادة التحليل سنويا ً على األقل‬
 ‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته‬

‫وفر في نفسك قناعة كبيرة ‪:‬‬

‫‪ ‬أنك يجب أن تدير وقتك بشكل صحيح ‪.‬‬
‫بتحليل وقتك ‪:‬‬ ‫قم‬
‫‪ ‬اجمع المعلومات ‪.‬‬
‫‪ ‬حلل استخدامك للوقت ‪.‬‬
‫‪ ‬تعرف على منحنى نشاطك ‪.‬‬
 ‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته‬

‫في تخطيط وقتك ‪:‬‬ ‫إبدأ‬

‫‪‬استطلع الواقع ‪:‬‬
‫على الفرص المتاحة والقيود المفروضة ‪..‬‬
‫تعرف‬
‫على نقاط قوتك ونقاط ضعفك ‪..‬‬
‫جيدا ً من تحليل وقتك ‪.‬‬ ‫استفد‬

‫أولوياتك ‪.‬‬ ‫‪‬ضع أهدافك وحدد‬

‫الزمني ‪.‬‬ ‫‪‬حدد النشاطات وبرنامجها‬
 ‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته‬

‫انتبه‬
‫‪‬ضع الخطة المناسبة لك أنت ‪.‬‬
‫‪‬ال تفرط في التخطيط ‪ ..‬خطط في حدود الواقع ‪.‬‬
‫‪‬استخدم ما يناسبك من الجداول المساعدة ‪.‬‬
 ‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته‬

‫قم بتنظيم وقتك‬

‫‪ ‬أعد قائمة أعمالك اليومية المناسبة لك‪.‬‬

‫‪ ‬فوض قدر ما تستطيع ‪ ..‬ليكن تفويضا ً فعاالً ‪.‬‬
‫‪ ‬قم بتنظيم وتنظيف مكان عملك ‪.‬‬
 ‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته‬

‫نفذ خطتك بدقة‬

‫‪ ‬راع النصائح العامة عند التنفيذ ‪.‬‬

‫‪ ‬ال تسوف ‪.‬‬
‫‪ ‬تعامل جيدا ً مع مضيعات الوقت ‪.‬‬
 ‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته‬

‫تابع تنفيذ خطتك ‪:‬‬

‫‪ ‬اجعل رقابتك فعالة ‪.‬‬
‫‪ ‬أعد تحليل وقتك ‪ ..‬تأكد أن عاداتك السيئة لم‬
‫تعد إليك ثانية ‪.‬‬
‫استخدم استقصاء الوقت النهائي لتقييم أدائك‬
‫بعد ‪ 6 -4‬أسابيع من بداية خطتك‬
 ‫اختبار‬
‫حدد أيا ً من هذه العبارات صحيح و أيها خطأ في ضوء‬
‫ما تعتقده و تقوم به في حياتك اليومية ‪........‬‬
‫خطأ‬ ‫صواب‬ ‫ال يوجد حتى اآلن إنسان يتوفر له الوقت الكافي‬ ‫‪1‬‬
‫إن معظم الناس يعانون من كثرة األعمال بسبب‬ ‫‪2‬‬
‫طبيعة وظائفهم ‪.‬‬
‫المديرون أصحاب المناصب اإلدارية العليا يتخذون‬ ‫‪3‬‬
‫عادة أفضل القرارات ‪.‬‬
‫إن عملك فريد من نوعه وليس له نمط معين ‪.‬‬ ‫‪4‬‬
‫من الممكن أن يتيح لك التأخير الفرصة لتحسين‬ ‫‪5‬‬
‫نوعية القرار الذي ستتخذه ‪.‬‬
 ‫اختبار‬
‫خطأ‬ ‫صواب‬ ‫إن إدارة الوقت بصورة أفضل تنحصر في تقليل‬ ‫‪6‬‬
‫الوقت المستغرق في األنشطة المتعددة ‪.‬‬
‫يستطيع أغلب األشخاص حل المشكالت المتعلقة‬ ‫‪7‬‬
‫بالوقت عن طريق بذل جهد أكبر في العمل ‪.‬‬
‫إن تفويضك للسلطة يمكن أن يحرر الكثير من وقتك‬ ‫‪8‬‬
‫ويريحك من بعض المسئوليات ‪.‬‬
‫أغلب األنشطة اليومية ال تحتاج إلى تخطيط و ال‬ ‫‪9‬‬
‫ينجح الكثيرون في التخطيط لها مطلقا ً ‪.‬‬
‫األشخاص المشغولون النشطون الذين يقومون‬ ‫‪10‬‬
‫بالعمل الصعب يحققون أفضل النتائج ‪.‬‬
 ‫اختبار‬
‫خطأ‬ ‫صواب‬ ‫مشكلة إدارة الوقت هي أنها ال تسمح بالسلوك‬ ‫‪11‬‬
‫التلقائي وهي عملية آلية أكثر منها نشطة ومتحركة‪.‬‬
‫ليس من الضروري في أغلب األحيان أن تكتب‬ ‫‪12‬‬
‫أهدافك ‪ ،‬يكفي أنك تعرفها ‪.‬‬
‫إذا أردت أن تؤدي عملك بطريقة سليمة فمن األفضل‬ ‫‪13‬‬
‫أن تؤديه بنفسك ‪.‬‬
‫ليس من الممكن ــ في الغالب ــ العمل على أساس‬ ‫‪14‬‬
‫تحديد األولويات ‪.‬‬
‫أغلب النتائج التي تحققها تكون عادة نتيجة لعدد‬ ‫‪15‬‬
‫قليل من األنشطة الهامة ‪.‬‬
 ‫النتيجة‬
‫إجابة‬
‫ممتاز { تستفيد من وقتك جيدا ً }‬ ‫‪15 : 14‬‬
‫صحيحة‬
‫جيد { أنت في الطريق الصحيح }‬ ‫‪13 : 12‬‬

‫مقبول { راجع وجهات نظرك عن‬ ‫‪11 : 10‬‬

‫الوقت }‬
‫ضعيف {عدد كبير من افتراضاتك عن‬ ‫أقل من ‪10‬‬
‫الوقت يحتاج مراجعة }‬

‫األرقام ‪ 15 ، 10 ، 5 ، 3‬صحيحة و بقية األرقام خاطئة ‪.‬‬