‫تعريف السكرتارية‬

‫هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ‪ ،‬سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ‪ ،‬حتى‬
‫تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة‪.‬‬
‫ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ‪ ،‬فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ‪،‬وكبر حجم المعلومات‬
‫المطلوبة لها التي تتطلب قدرًا كبيرًا من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات‬
‫والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ‪ ،‬مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة‬
‫‪.‬‬
‫وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ‪ ،‬حتى أنها تعتبر‬
‫القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ‪ ،‬فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ‪ ،‬فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه‬
‫الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية ‪.‬‬
‫مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي ‪:‬‬
‫هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ‪ ،‬ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقًا لظروفها الخاصة ‪،‬‬
‫فهناك الدوائر الصغيرة ‪ ،‬والدوائر الكبيرة ‪ .‬وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ‪ ،‬والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية‬
‫متفرقة ‪.‬‬
‫ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات‬
‫وعدم تحديد المسئوليات ‪ .‬ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ‪ ،‬وبالتالي يظهر صعوبة‬
‫الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم ‪.‬‬
‫وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية ‪:‬‬
‫‪ .1‬مركزية السكرتارية‬
‫‪ .2‬لامركزية السكرتارية‬
‫‪ .3‬الجمع بين المركزية واللامركزية‬
‫أنواع السكرتارية‬
‫أولا ‪ :‬السكرتارية العامة ‪:‬‬
‫وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره ‪.‬‬
‫ثانيا ‪ :‬السكرتارية الخاصة ‪:‬‬
‫وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجازعمله‪.‬‬
‫ثالثا ‪ :‬السكرتارية المتخصصة‪:‬‬
‫ويطلق عليها السكرتارية الفنية ‪ ،‬وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات‬
‫الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها ‪ .‬مثل السكرتارية القانونية ‪ ،‬السكرتارية المالية ‪ ،‬السكرتارية الاقتصادية ‪ ،‬والسكرتارية الطبية‬
‫والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ‪ ،‬ويتولى هذه الوظائف أحيانًا خبرات من أعلى مستوى ممكن ‪.‬‬
‫السكرتير الخاص ‪:‬‬
‫وهو ش خص يختاره الرئيس ‪ ،‬يكون موضع ثقته ‪ ،‬ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات‬
‫والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك ‪.‬‬
‫وتطلق كلمة سكرتير ‪ ،‬دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال‬
‫المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات‬
‫الأخرى كالهاتفية والبرقية ‪ ،‬وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس ‪.‬‬
 ‫‪.1‬الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير ‪:‬‬
‫* حسن المظهر والهندام ‪.‬‬
‫* أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس ‪.‬‬
‫* قوة الشخصية ‪.‬‬
‫* حسن التصرف ‪.‬‬
‫* قوة الذاكرة ‪.‬‬
‫* الالتزام بمواعيد العمل الرسمية ‪.‬‬
‫* المرونة في التفكير وحب التغير ‪.‬‬
‫* الإخلاص للرئيس وحبه للعمل ‪.‬‬
‫* هدوء الأعصاب ‪.‬‬
‫‪ .2‬الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص ‪:‬‬
‫إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ‪ ،‬حيث يصعب تحسينها أو‬
‫تغييرها في معظم الأحوال ‪ ،‬فمثلًا الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلًا أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات‬
‫الانفعالي ‪.‬‬
‫فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ‪ ،‬بقدر من التعليم والتدريب ‪ ،‬وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في‬
‫ذلك النوع من التعليم والتدريب ‪ ،‬والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية ‪ .‬بشرط أن يكون للسكرتير‬
‫الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات‪.‬‬
‫القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته ‪:‬‬
‫‪ .1‬معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب ‪.‬‬
‫‪ .2‬معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس ‪.‬‬
‫‪ .3‬تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة ‪.‬‬
‫‪ .4‬معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل ‪:‬‬
‫* إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها ‪.‬‬
‫* تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة‪.‬‬
‫* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة ‪.‬‬
‫‪ .5‬معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل ‪:‬‬
‫* تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة ‪.‬‬
‫* تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار‪.‬‬
‫* تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس‪.‬‬
‫* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية‪.‬‬
‫‪ .6‬الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات ‪.‬‬
‫‪ .7‬الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية‬
‫أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص ‪:‬‬
‫‪ .1‬إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس ‪.‬‬
‫‪ .2‬استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة ‪.‬‬
‫‪ .3‬تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة ‪.‬‬
 ‫‪ .4‬استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها ‪.‬‬
‫‪ .5‬تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس ‪.‬‬
‫‪ .6‬تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس ‪.‬‬
‫‪ .7‬مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز‬
‫‪ .8‬متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس ‪.‬‬
‫‪ .9‬تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس ‪.‬‬
‫الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام ‪:‬‬
‫‪.1‬إدارة المكاتب ‪.‬‬
‫‪.2‬اللغات الأجنبية ‪.‬‬
‫‪.3‬الحفظ والتصنيف ‪.‬‬
‫‪.4‬معلومات عن الجهاز الإداري ‪.‬‬
‫‪.5‬الآلة الناسخة ‪.‬‬
‫‪.6‬علم النفس والعلاقات الإنسانية ‪.‬‬
‫‪.7‬أساليب كتابة المراسلات ‪.‬‬
‫‪.8‬التعبير‪.‬‬
‫الدرس الأول ‪ :‬ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟‬
‫مفهوم السكرتارية ‪:‬‬
‫هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها ‪.‬‬
‫وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم ‪.‬‬
‫وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( ‪)SECRETARY‬‬
‫والمشتقة من كلمة ( ‪ )SECRET‬أي سر‪...‬‬
‫تعريف السكرتير ‪:‬‬
‫هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل‬
‫معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ‪...‬‬
‫وظيفة السكرتير ‪:‬‬
‫‪ -‬معالجة البريد الصادر والوارد ‪..‬‬
‫‪ -‬استقبال الزوار‪..‬‬
‫‪ -‬الرد على الهاتف ‪..‬‬
‫‪ -‬أعمال الطباعة ‪..‬‬
‫‪ -‬الحفظ والتصنيف ‪..‬‬
‫‪ -‬تجميع المعلومات ‪...‬‬
‫وغيرها ‪........‬‬
‫الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" ‪:‬‬
‫السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ‪..‬‬
‫حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ‪..‬الخ ‪..‬‬
‫أضف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل‬
‫في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية‪....‬الخ بعكس السكرتير الذي‬
‫بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ‪..‬‬
‫ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي‬
‫أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ‪....‬‬
‫الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية ‪:‬‬
‫‪ .1‬الصفات الشخصية‬
‫‪ .2‬الصفات العلمية‬
‫‪ .3‬الصفات العملية‬
‫سنفصل قليلا ‪:‬‬
‫أولًا ‪ :‬الصفات الشخصية ‪:‬‬
‫* أن يكون صادقًا أمينًا يحفظ أسرار المؤسسة ‪.‬‬
‫* أن يتميز باللباقة وحسن التصرف ‪.‬‬
‫* أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة ‪.‬‬
‫* أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع ‪.‬‬
‫* أن يكون قوي الثقة بالنفس ‪.‬‬
‫* أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل ‪.‬‬
‫ثانيًا ‪ :‬الصفات العلمية ‪:‬‬
‫* أن يكون حاصلًا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية ‪.‬‬
‫* أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله ‪.‬‬
‫* أن يكون ملمًا بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة ‪.‬‬
‫* أن يكون قادرًا على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية ‪.‬‬

‫ثالثًا ‪ :‬الصفات العملية ‪:‬‬

‫أن يكون ملمًا بما يلي ‪:‬‬
‫* الطباعة‬
‫* الإملاء‬
‫* النسخ والتصوير‬
‫* استعمال الهاتف‬
‫* معالجة المعلومات‬
‫* مهارة الاتصالات وغيرها‪..‬‬
‫الدرس الثاني‪:‬التعرف على أنواع السكرتارية ومهام كل نوع‪:‬‬
‫أنواع السكرتارية ‪:‬‬
‫خاصة‬
‫متخصصة‬
‫عامة‬
‫أولًا ‪ :‬السكرتير الخاص ‪:‬‬
‫هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظرًا لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …‬
‫وتتلخص أعماله فيما يلي ‪:‬‬
‫‪-1‬استقبال الزوار وفق جدول محدد ‪..‬‬
‫‪-2‬الرد على المكالمات الهاتفية ‪ ،‬وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ‪..‬‬
‫‪-3‬تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ‪..‬‬
‫‪-4‬حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ‪..‬‬
‫‪-5‬القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ‪..‬‬
‫‪-6‬مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ‪..‬‬
‫‪-7‬مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ‪..‬‬
‫ثانيًا ‪ :‬السكرتارية المتخصصة ‪:‬‬
‫السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية‬
‫ويتفرع إلى فروع عدة وهي ‪:‬‬
‫* مدير المكتب‬
‫* القانوني‬
‫* الصحفي‬
‫* الطبي‬
‫* الفني‬
‫* التعليمي‬
‫* الإحصائي‬
‫أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام ‪:‬‬
‫• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ‪..‬‬
‫• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ‪..‬‬
‫• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس‪..‬‬
‫• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ‪..‬‬
‫أ‪ -‬مدير المكتب ‪:‬تتلخص أعماله ‪:‬‬
‫• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ‪...‬‬
‫• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ‪..‬‬
‫• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر‬
‫بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ‪...‬‬
‫• حضور الاجتماعات مع الرئيس ‪...‬‬
‫• حضور المؤتمرات الصحفية ‪...‬‬
‫• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ‪...‬‬
‫ب ‪ -‬السكرتير القانوني ‪:‬تتلخص أعماله ‪:‬‬
‫• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ‪..‬‬
‫• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ‪...‬‬
‫• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ‪...‬‬
 ‫• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ‪...‬‬
‫• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ‪...‬‬
‫ج ‪ -‬السكرتير الصحفي ‪:‬تتلخص أعماله ‪:‬‬
‫• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق ُخصص لهذا الغرض ‪ ،‬وإرساله إلى الجهة المختصة للرد‬
‫عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيسثم يرسله إلى الصحف للنشر ‪...‬‬
‫• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ‪...‬‬
‫• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ‪..‬‬
‫د‪ -‬السكرتير الطبي ‪:‬تتلخص أعماله ‪:‬‬
‫• استقبال المريض وأفراد عائلته‪.‬‬
‫• حفظ سجلات المريض‪.‬‬
‫• معالجة البريد الوارد والصادر ‪.‬‬
‫• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها ‪.‬‬
‫• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة ‪.‬‬
‫• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية ‪.‬‬
‫هـ‪ -‬السكرتارية التعليمية ‪ :‬وتتلخص أعماله ‪:‬‬
‫• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ‪..‬‬
‫• استقبال المكالمات الهاتفية ‪..‬‬
‫• اعداد بعض حفلات الشاي ‪..‬‬
‫• حفظ الأوراق والمستندات ‪..‬‬
‫• مساعدة أعضاء هيئة التدريس‬
‫و‪ -‬السكرتارية الفنية ‪:‬‬
‫وتتلخص اعماله ‪:‬‬
‫• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس ‪.‬‬
‫• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس ‪.‬‬
‫• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ‪..‬‬
‫ز‪ -‬السكرتارية الإحصائية ‪:‬‬
‫وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال‬
‫وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ‪...‬‬
‫ويتفرع إلى فروع عدة وهي ‪:‬‬
‫* مدير المكتب‬
‫* القانوني‬
‫* الصحفي‬
‫* الطبي‬
‫* الفني‬
‫* التعليمي‬
‫* الإحصائي‬
 ‫الدرس الثالث ‪ /‬ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟‬
‫ثالثًا ‪ :‬السكرتارية العامة ‪ " :‬الإدارة المكتبية "‬
‫أهم خدماتها ‪:‬‬
‫‪-1‬تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها ‪.‬‬
‫‪ -2‬تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي ‪.‬‬
‫‪ -3‬تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ‪..‬‬
‫فروع السكرتارية العامة ‪:‬‬
‫* وحدة الاستعلامات‬
‫* وحدة الطباعة‬
‫* وحدة الصيانة‬
‫* وحدة التعقيب‬
‫* وحدة الحركة‬
‫* وحدة خدمات المبنى‬
‫* وحدة المحفوظات‬
‫* وحدة الاتصال‬
‫* وحدة مراقبة الدوام‬
‫^ ملاحظة ^‬
‫** يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعًا لاختلاف التنظيمالإداري للمؤسسة الموجودة بها إلا أنه يتم إعادة تقسيم‬
‫السكرتارية العامة إلى الوحدات السابقة ‪...‬‬
‫أ) اختصاصات وحدة الاستعلامات ‪:‬‬
‫* تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ‪ ،‬والتحقق منهم ‪..‬‬
‫* الرد على استفسارات المراجعين ‪..‬‬
‫* استلام البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية ‪..‬‬
‫ب) اختصاصات وحدة الاتصال الهاتفي ‪:‬‬
‫* تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة ‪.‬‬
‫* تلقي الإرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة ‪.‬‬
‫* تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها‬
‫ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات ‪:‬‬
‫* كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ‪ ،‬استلام ‪،‬فرز ‪....‬الخ‬
‫* كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ‪.... ،‬الخ‬
‫* الإشراف على تداول الملفات واستعادتها ‪.‬‬
‫* الإشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ ‪..‬‬
‫د) اختصاصات وحدة الطباعة ‪:‬‬
‫* الإشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد ‪.‬‬
‫* القيام بجميع أعمال الطباعة والاحتفاظ بأصول الورق ‪.‬‬
‫* القيام بأعمال صيانة الآلات الكاتبة وآلات الطباعة واتخاذ إجراءات إصلاح للذي يعطل منها فورًا ‪.‬‬
 ‫ه ) اختصاصات وحدة الصيانة ‪:‬‬
‫* صيانة وإصلاح الأبواب والشبابيك والأثاث ‪.‬‬
‫* صيانة وإصلاح الآلات المكتبية ‪.‬‬
‫* صيانة المبنى وعمل الدهانات اللازمة له ‪.‬‬
‫* وقاية المبنى من أخطار الحريق ‪.‬‬
‫* كافة أعمال السباكة ‪.‬‬
‫* كافة أعمال الكهرباء ‪.‬‬
‫* صيانة وإصلاح أجهزة التكيف والمصاعد ‪.‬‬
‫و‪ -‬اختصاصات وحدة الحركة ‪:‬‬
‫* إعطاء أوامر الحركة للسائقين لاستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة ‪.‬‬
‫* تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنويًا ‪.‬‬
‫* ترتيب نوبات العمل بين السائقين ‪.‬‬
‫* الإشراف على صيانة وسائل النقل ‪.‬‬
‫* مراقبة استهلاك الوقود والتأكد من استهلاكه في الأعمال المصلحية ‪.‬‬
‫ز‪ -‬اختصاصات وحدة خدمات المبنى ‪:‬‬
‫* ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع الأعمال عليهم ‪.‬‬
‫* مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال لأعمالهم على أكمل وجه ‪.‬‬
‫* الاشتراك في الصحف والمجلات ومراقبة توزيعها على من يهمه الأمر ‪.‬‬
‫* اتخاذ إجراءات الإعلان في الصحف والمجلات ‪.‬‬
‫* التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل ‪.‬‬
‫ح‪ -‬اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العلاقات الحكومية "‪:‬‬
‫* الاحتفاظ بسجلات المتعاقدين ‪.‬‬
‫* استخراج الإقامة الخاصة بهم وبأسرهم ‪.‬‬
‫* الحصول على التأشيرات اللازمة لهم ‪.‬‬
‫* استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم ‪.‬‬
‫ط ‪-‬اختصاصات وحدة مراقبة الدوام ‪:‬‬
‫* مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية ‪..‬‬
‫* أخطار شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب‪.‬‬
‫الدرس الخامس ‪ /‬كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد‬
‫سنكمل اليوم بإذن الله واجبات السكرتير الأولية والتي بدأناها في الدرس السابق‬
‫واجبات السكرتير الأولية ‪:‬‬
‫ثالثًا ‪ /‬استعمال الهاتف ‪:‬‬
‫أ ‪ -‬أسلوب التحدث إلى الهاتف‬
‫"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"‪..‬‬
‫على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف‪:‬‬
‫* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ‪..‬‬
 ‫* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفًا ‪..‬‬
‫* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ‪..‬‬
‫* الحفاظ على سرية الاتصال ‪..‬‬
‫* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقًا ‪..‬‬
‫* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ‪..‬‬
‫* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ‪..‬‬
‫* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلًا لها ‪ "" ..‬مهمة ""‬
‫ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة ‪:‬‬
‫يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج‬
‫مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل ‪:‬‬
‫اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل‪-‬في أي وقت يرغب أن يتصل به الرئيس في حالة عودته ‪ ""..‬آخر نقطة‬
‫مهمة ""‬
‫ج‪ -‬الاتصال الهاتفي بالآخرين‪:‬‬
‫* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي ‪.‬‬
‫* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به ‪.‬‬
‫د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة ‪:‬‬
‫يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي‬
‫يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ‪..‬‬
‫كالتالي ‪ :‬مثال‪:‬‬
‫رقم الشركة ‪ ,‬الرقم الرمزي للمدينة ‪ ,‬الرقم الرمزي للدولة ‪00 ,‬‬
‫رابعًا ‪ /‬أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر‬
‫تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع لمعالجة البريد‪ ،‬يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون‬
‫يحمل شيك أو حوالاتمالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ‪...‬‬
‫خطوات معالجة البريد الوارد ‪:‬‬
‫* وصول البريد إلى المنشأة ‪..‬‬
‫* فتح البريد ‪..‬‬
‫* فتح المرافقات وفرزها ‪..‬‬
‫* تسجيل وقت المراسلات ‪..‬‬
‫* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ‪..‬‬
‫* التسجيل في دفتر الوارد ‪..‬‬
‫* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ‪..‬‬
‫أما البريد الصادر ‪:‬‬
‫يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعاعنها للجهات المصدرة إليها ‪ ،‬بحيث تكون ذات مظهر لائق‬
‫ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ‪..‬‬
‫الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل ‪:‬‬
‫* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ‪..‬‬
 ‫* فهرسة الرسائل ‪ ،‬وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ‪..‬‬
‫* توقيع الرسائل ‪..‬‬
‫* التسجيل في السجل الصادر ‪..‬‬
‫* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ‪..‬‬
‫* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ‪..‬‬
‫* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ‪..‬‬
‫الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر ‪:‬‬
‫الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل – آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ‪..‬‬
‫معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )‬
‫وهي مأخوذه من كتابي المجمع ‪ 2‬دورات( ‪ )NLP‬بس كتبتها هنا لوجود علاقة ‪...‬‬
‫الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر‬
‫قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فّعالة ‪ ..‬أو لا تتفق ‪..‬وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين ‪ ..‬ولأن‬
‫الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه‪:‬‬
‫‪ . 1‬اختيار نوع الهاتف‪:‬‬
‫يجب عليك أولا أن تختار نوًعا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص حر في اختيار الهاتف الذي يريحه‪..‬فالبعض يحب التحدث‬
‫عبر الهواتف اللاسلكية والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل‪ ،‬المهم هو أن تختار الهاتف الذي يريحك في شكله ‪ ..‬وحمل سماعته‬
‫ووضوح صوته‪.‬‬
‫‪ .2‬استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال)‪:‬‬
‫* إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلًما يمين الهاتف ‪ ..‬وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ‪..‬إن ذلك‬
‫يجعلك مستعًدا لتسجيل أي ملاحظة خلال المكالمة‪ ،‬وكذلك تدوين أفكارك‪ ..‬لطرحها في المستقبل‪.‬‬
‫* قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك‬
‫الأمور أثناء الحديث‪.‬‬
‫* عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا ‪ ..‬و لا تقل إنه يعرف صوتي ‪ .‬فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم ‪ ..‬وذلك‬
‫حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج‪.‬‬
‫* لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها‪.‬‬
‫* إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسًما ولو كان المحاور لا يراك ؛ فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عملًيا على نبرات‬
‫الصوت‪.‬‬
‫* لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها‪..‬‬
‫وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك‪ ،‬وانهها بكل لباقة ولطف‪.‬‬
‫* لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ‪..‬إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!‬
‫* استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر لا يجيد لغتك‪.‬‬
‫* إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبّين له سبب الانقطاع‪.‬‬
‫* لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك‪.‬‬
‫‪ .3‬استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال) ‪:‬‬
‫* ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية‪ ،‬الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي بعدم الفعالية‪.‬‬
‫* حي المتصل وكأنه يدخل بيتك‪..‬دون رفع تكلفة في حالة الغرباء‪.‬‬
 ‫* تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك‪.‬‬
‫* لاتنِه المكالمة قبل أن ينهها المتصل ‪ ( ..‬لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده‬
‫الاتصالات‪:‬‬
‫تعريف الاتصال ‪ /‬هو عملية نقل واستقبال المعلومات ‪...‬‬
‫وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ‪ ،‬والسبب في ذلك أن الاتصال هام جداً لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من‬
‫خلال الغير ‪ ،،‬وهي مهمة من الواضح أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ‪..‬‬
‫** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين‬
‫‪ % 75‬إلى ‪ % 90‬من وقت العمل وينفق ‪ % 5‬من وقت الاتصال في الكتابة و‪ %10‬في القراءة و ‪ % 35‬في التحدث و ‪ %50‬في الإنصات‬
‫‪...‬‬
‫ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضًا بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما‬
‫يستدلون منها على معاني ‪..‬ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس على أن الإشارات‬
‫المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم‬
‫يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ‪...‬ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام‬
‫وسرعة الانصات ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ‪ ،‬فقد أصبح من المستحيل على أي مدير‬
‫إداري أن يتابع شخصيًا كافة التفصيلات الدقيقة‬
‫للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من الكفاءة والمرونه ‪..‬‬
‫أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب ‪-:‬‬
‫تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ‪ ،‬وبين المنظمة والغير في الخارج من جهة أخرى ‪..‬فالعاملون في‬
‫مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين بالمنظمة على‬
‫مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من المتعاملين ‪...‬لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن‬
‫تتوافر لديهم المهارات الأساسية للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ‪...‬‬
‫أنواع الاتصالات ‪:‬‬
‫هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي ‪:‬‬
‫الانصات الحدي ‪..‬‬
‫الانصات التقيمي ‪...‬‬
‫الانصات الاسقاطي ‪..‬‬
‫الإنصات الحدي‪ :‬يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالبًا ما يؤدي إلى سوء فهم المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما‬
‫إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع الإنصات كاملاً لما سيقال في الاجتماع‪...‬‬
‫الانصات التقيمي‪ :‬يقوم بإعطاء المستمع اهتمامًا كاملًا للمتحدث وُيِعد ملاحظات للحكم على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم‬
‫المتحدث ‪...‬وغالبًا ما يعد هذا النوع عقبةً في عملية الإنصات فبدلًا من انتقال الأفكار من المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ‪،‬‬
‫فكرة المتحدث وفكرة المستمع والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى‬
‫الإنصات الإسقاطي‪ :‬ويتم الاتصال الحقيقي عندما ُينصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم موقفه وقصده ‪ ..‬فبينما يستمع الشخص إلى‬
‫ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث ويحاول حقيقة فهم‬
‫وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ‪..‬‬
‫×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم‬
‫ووعى ما قيل له ‪.‬ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم ووعى ما قيل له ‪.‬ومن وجهة نظر‬
‫أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ‪،،‬لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات‬
‫فمثلا ‪ :‬حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ‪،،‬وهكذا يعلم‬
‫الشخص أنه جوعان عندما يحس‬
‫بغمزه في معدته ‪...‬‬
‫في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ‪[..‬وهذا هو‬
‫سبب الاستياء في العمل لأنهم لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصًا بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية والنفسية ]‪..‬‬
‫إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو ‪ :‬تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادًة في نطاق‬
‫منظمة الأعمال بالأداء الكفء للواجبات والمسؤوليات ‪...‬وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك‬
‫مادي محدد فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس حيث أن الفعل المترتب على‬
‫الاتصال غالبًا ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ‪ ،‬أي قول فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح فمثلًا ""‬
‫محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""‬
‫* و يمكن تعريف الاتصال على أنه ‪:‬‬
‫عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر‪ ،‬وينبغي التأكيد على التفرقة بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية‬
‫معقدة ولها أبعاد متعددة ‪..‬منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ‪ ،‬ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ‪ ،‬ومنها قبول الرسالة أو رفضها ‪...‬‬
‫وُيستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن‬
‫أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلًا في المعلومات التي ترسل إلى العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من‬
‫جانبهم وهكذا قد يكون أو لا يكون صحيحًا ‪....‬‬
‫إذن ‪-:‬فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ‪،‬وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة‬
‫التي يعنيها المتحدث أو الكاتب ‪ ،‬وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم‬
‫مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية‬
‫من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى‬
‫وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية‬
‫والدعم الاداري‪0‬‬
‫هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة‬
‫الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها‬
‫الهدف العام‪:‬‬
‫تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ‪ ،‬وتوفير التسهيلات المكتبية له ‪.‬‬
‫المهام‪:‬‬
‫‪ -1‬تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته ‪.‬‬
‫‪ -2‬استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>‬
‫‪ -3‬استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس ‪.‬‬
‫‪ -4‬إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس ‪.‬‬
‫‪ -5‬إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس‬
‫‪ -6 .‬الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته‬
‫‪ -7‬اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ‪ ،‬والعمل على تطويرها باستمرار ‪.‬‬
‫‪ -8‬تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية ‪.‬‬
 ‫‪ -9‬إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ‪ ،‬ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية ‪.‬‬
‫اختصاصات قسم السكرتارية‪:‬‬
‫‪ -‬حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة‪ ،‬ومتابعة شؤونهم الوظيفية‪ ،‬وما يطلب منهم من بيانات‪.‬‬
‫‪ -‬استلام البريد الصادر من الإدارة‪ ،‬وحفظ نسخ منه‪ ،‬ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد‬
‫للإدارة‪.‬‬
‫‪ -‬القيام بالأعمال المساندة من طباعة ‪ ،‬وتصوير ‪ ،‬وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة‪.‬‬
‫‪ -‬متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث‪ ،‬والصيانة ‪ ،‬ومتابعة الصادر‪ ،‬والوارد داخل الإدارة‪.‬‬
‫‪ -‬حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية‪ ،‬وكافة التجهيزات اللازمة‪ ،‬واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة‬
‫المختصة‪.‬‬
‫‪ -‬حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة‪.‬‬
‫‪ -‬توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة‪.‬‬
‫‪ -‬استقبال المترددين‪ ،‬والزائرين للإدارة‪ ،‬وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها‪.‬‬
‫الوحدات التابعة للسكرتارية‪:‬‬
‫المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع‪ .‬يتولى‬
‫الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة‪ ،‬مهمته الإشراف المباشر على هذه‬
‫الإدارة‪ ،‬كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة‪ ،‬حضور اللجان‬
‫والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة‪ ،‬إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة‪ ،‬ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة‬
‫والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة‪ ،‬كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته‬
‫السنوية أو انتدابه في مهام رسمية‪.‬‬
‫وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية‪:‬‬
‫وحدة السكرتارية والاتصالات‪ ،‬وحدة المتابعة‪ ،‬وحدة الورشة الفنية‪ ،‬وحدة المستودع‪ ،‬وحدة الشراء المباشر‪.‬‬
‫وحدة السكرتارية والاتصالات‪:‬‬
‫تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم‪،‬‬
‫وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة‪ ،‬وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها‬
‫على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها‪ .‬أيضًا تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من‬
‫إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات‪ ،‬كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي‬
‫والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة‪ ،‬إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة‪ ،‬مثل تسجيل المواعيد‬
‫الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات‪ ،‬وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل‪.‬‬
‫وحدة المتابعة‪:‬‬
‫مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها‪ ،‬وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم‬
‫المختص‪ ،‬وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة‪ ،‬وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها‬
‫أعمال في مراحل الطباعة‪ ،‬وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة‪ ،‬كما يتبع‬
‫لها وحدة الحركة والتسليم‪ ،‬ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها‪.‬‬
‫وحدة المستودع‪:‬‬
‫وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ‪،‬وخامات طباعة‪ ،‬والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على‬
‫المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب‪.‬‬
 ‫وحدة الشراء المباشر‪:‬‬
‫وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة‪.‬‬
‫وحدة الورشة الفنية‪:‬‬
‫وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات‬
‫الصيانة الخفيفة‪.‬‬
‫قسم النشر العلمي‪:‬‬
‫يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما‪:‬‬
‫وحدة تحرير مواد النشر العلمي‪ ،‬ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة‪ ،‬ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي‬
‫بالجامعة على نشرها‪ ،‬سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغويًا وفنيًا‬
‫وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود‪ ،‬كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما ُقبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها‬
‫المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب‪ ،‬ومتابعة‬
‫ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة‪ .‬كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد‬
‫رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها‬
‫قسم التصميم‬
‫يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقًا للقواعد‬
‫الفنية‪ .‬وقد تم تزويد القسم حديثًا بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونيًا بواسطة الحاسب الآلي‪ ،‬مما وفر كثيرًا من الوقت والجهد‬
‫اللازمين لإنجاز الأعمال‪.‬‬
‫قسم الصف التصويري (الكميبوتر)‬
‫ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات‪ ،‬فإنه مع بداية العام الدراسي ‪1417/1418‬هـ تم تزويد القسم‬
‫بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش‪ ،‬كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم‬
‫جاهزًا لقسم المونتاج مباشرة‬
‫قسم المونتاج والتصوير‬
‫يتكون هذا القسم من الوحدات التالية‪:‬‬
‫‪ -‬وحدة التصوير‪ :‬وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكًا‪.‬‬
‫‪ -‬وحدة المونتاج‪ :‬وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة‪ ،‬ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونيًا‪ ،‬وعمل ملازم الطباعة‪.‬‬
‫‪ -‬وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني‪ :‬وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونيًا وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست‬
‫(البليتات)‪.‬‬
‫‪ -‬وحدة ألواح الأوفست (البليتات)‪ :‬وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم‪ ،‬وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض‬
‫لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة‪ .‬ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها‬
‫أسبوعيًا‪.‬‬
‫قسم الطباعة‬

‫يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي‪:‬‬

‫الأوفست‪ ،‬والجي تو أو‪ ،‬والطباعة العادية (التيبو)‪.‬‬

 ‫‪ -‬وحدة الأوفست‪ :‬وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)‪ ،‬وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا‬
‫القسم‪ ،‬وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (‪ 2‬لون)‪ .‬ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات‬
‫الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها‪ ،‬وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة (الجي تو أو)‪ :‬وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست‪ ،‬وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات‬
‫الجامعية‪ ،‬ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد)‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة الطباعة العادية (التيبو)‪ :‬تتألف هذه الوحدة من (‪ )7‬مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس ‪ 82×57‬سم إلى ‪32.5×22.5‬‬
‫سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى‬
‫للمستشفيات الجامعية‪ .‬كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعيًا‪.‬‬

‫قسم التجليد‬

‫ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية‪:‬‬

‫‪ -‬وحدة التجليد الفني‪ :‬وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش‪ ،‬ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع‬
‫من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه‪ ،‬ويكتب عليه بماء التذهيب‪ ،‬ثم يركب (جاكت) أو قميص‬
‫الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة التجليد الآلي‪ :‬يتم العمل أوتوماتيكيًا عن طريق وضع الملازم في محطات التجميع وتركيب الغلاف بحيث يخرج الكتاب جاهزًا‬
‫للقص‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة التجليد العادي‪ :‬وفيها يتم التجميع اليدوي للأوراق والدفاتر والمذكرات الصغيرة والأوراق المركبة ذات الأصول الصور وتغرى‬
‫وتدبس يدويًا‪ ،‬كما أن الوحدة مزودة بماكينة تجميع حديثة تعمل آليًا لجمع الأبواك المتكونة من أصل وعدة صور‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة الطي‪ :‬وهي مختصة بطي ملازم الكتب وتجهيزها في شكل ملازم لتتحول بعد ذلك لماكينة التجليد الآلي‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة القص‪ :‬يوجد بهذه الوحدة (‪ )5‬مكائن قص حيث يتم قص المطبوعات إلى المقاسات المطلوبة وأيضًا تجهيز الورق الخام لمكائن‬
‫الطبع‪.‬‬

‫قسم التصوير‬

‫تحتوي هذه الوحدة على ستة مكائن تصوير كبيرة من النوع ‪ kodak ektaprint 200‬تصور الماكينة الواحدة أكثر من ‪ 70‬ورقة في‬
‫الدقيقة وتعطي نتائج ممتازة‪ ،‬وفي كثير من الأحيان تكون الصورة أفضل من الأصل المصور‪ .‬وهذه الماكينات مزودة بأجهزة كمبيوتر‬
‫تغذي بالمعلومات الخاصة بالتشغيل ويتم العمل أوتوماتيكيًا‪.‬‬

‫وتستخدم في تصوير الأبحاث الصادرة عن مراكز البحوث بالكليات‪ ،‬وأصول وتجارب (بروفات) الكتب الجديدة‪ ،‬فضلًا عن تصوير‬
‫الأغلفة والتقارير والأوراق والنماذج والأشكال المختلفة‪ ،‬وبها إمكانية التصغير والتدبيس طبقًا للأوامر المعطاة لها وقد زود القسم مؤخرًا‬
‫بماكينة تصوير للأعمال الملونة وجار العمل حاليًا على تزويد القسم بمكنة ماركة ‪ .......‬يتاح من خلالها التصوير والتجميع في آن مما يوفر‬
‫جهودًا كبيرة ووقتًا يستغل في تحسين الإنتاج وجودته‪.‬‬

‫الدرس السادس ‪ /‬الحفظ والفهرسة‬

 ‫اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيرًا لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سويًا ‪..‬أول هذين‬
‫المصطلحين (( الحفظ ))الحفظ ‪ /‬ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة‬
‫مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها ‪.‬لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة‬
‫أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ‪..‬‬

‫ثاني مصطلح (( التصنيف ))‬

‫التصنيف ‪/‬هو تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة تحفظ كل مجموعة منها معًا في مكان واحد تحت‬
‫اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ‪...‬‬

‫أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف ‪:‬‬

‫‪-1‬التصنيف الموضوعي ‪:‬‬

‫كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معًا في ملف واحد ‪..‬‬

‫مميزاتها ‪:‬‬

‫* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ‪..‬‬

‫* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ‪..‬‬

‫* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ‪ ،‬الأبواب إلى فصول ‪،‬الفصول إلى موضوعات‬

‫عيوبها ‪:‬‬

‫* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ‪..‬‬

‫* زيادة التكاليف ‪ ،‬إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ‪..‬‬

‫‪-2‬التصنيف الجغرافي ‪:‬‬

‫يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ‪ ،‬فتوضع ملفات الأشخاص‬

‫الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ‪..‬‬

‫مميزاتها ‪:‬‬

‫* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ‪..‬‬

‫* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم‪..‬‬

‫* تغني عن استعمال الفهارس ‪..‬‬

‫عيوب التصنيف الجغرافي ‪:‬‬

‫* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ‪..‬‬
 ‫* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ‪ ،‬فيضعون بعض الملفات في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ‪..‬‬

‫‪-3‬التصنيف الزمني أو التاريخي ‪:‬يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة حيث يعتبر هو‬
‫الأساس في عملية التصنيف ‪..‬‬

‫* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل‪ :‬البنوك *‬

‫‪ -4‬التصنيف الهجائي ‪:‬‬

‫تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ‪.‬‬

‫‪-5‬التصنيف اللفظي ‪:‬‬

‫بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ‪ ،‬ولكنها تختلف عند تهجئتهاولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو‬
‫الصوتي ‪...‬‬

‫الجزء الثاني من الدرس السادس ‪/‬واجبات السكرتير الثانوية أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير الأولية‬
‫والأساسيةواليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية ‪....‬‬

‫‪-1‬السكرتير وترتيبات السفر والحجز‬

‫يقوم الرئيس أو المدير في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية لحضور مؤتمرات او اجتماعات او ندوات ‪..‬‬

‫يقوم السكرتير بالإجراء والترتيبات الضرورية التي تساعد الرئيس في زيارته وتوفر له راحة قبل وأثناء وحين عودته ………‬

‫أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير ‪:‬‬

‫* تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة ‪...‬‬

‫يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات‬
‫والوثائق والمعلومات الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة ‪..‬‬

‫وأيضًا تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة " صباحا ‪ ،‬مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف‬
‫وعن المقابلات التي سيجريها المدير في أماكن التوقف‪.‬‬

‫* إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة ‪...‬‬

‫يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ‪ ،‬إما هاتفيًا أو شخصيًا أو بواسطةو كلات السفر ‪..‬كذلك تحديد الفنادق التي يرغب‬
‫الرئيس في الإقامة بها ‪..‬‬

‫يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله ‪...‬‬

‫* إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة ‪...‬‬

‫تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفرأو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن‬
‫يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة خاصة للرجوع إليها عند الحاجة ‪...‬‬
 ‫* تأكيد موعد السفر (( مهمة )) ‪...‬‬

‫تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقًا قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع‬
‫رئيسه ‪..‬‬

‫* إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية ‪...‬‬

‫يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للرئيس بإحدى الطرق ‪:‬‬

‫(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات الأرصدة الدائنة )‬

‫* تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ‪ ،‬ورخصة القيادة وغيرها ‪:‬‬

‫فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من شهادات ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب السياحة فيعمل على تأمين‬
‫حاجته من هذه الوثائق المطلوبة ‪..‬‬

‫‪-2‬إعداد جدول يفصل مواعيد السفر ‪...‬‬

‫أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة‬
‫وتزويده بالخرائط للأقطارالتي يزورها ‪..‬‬

‫كما يقوم السكرتير بإبلاغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة لها ‪...‬‬

‫‪-3‬إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة ‪...‬‬

‫أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم‬
‫بترتيبها حسب الجدول المعد لكل مقابلة ‪..‬‬

‫‪-4‬إدارة المكتب أثناء غياب الرئيس ‪...‬‬

‫* يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك ‪..‬‬

‫* تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة ‪..‬‬

‫* تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيس ‪..‬‬

‫* إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب الرئيس للعلم ‪..‬‬

‫* كتابة تقارير الأعمال الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس ‪..‬‬

‫* يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابه ‪..‬‬

‫الدرس السابع ‪ /‬التخطيط‬

‫لم يبقى لنا سوى الشيء اليسير لذا حاول عزيزي القارئ التركيز‪...‬موضوع اليوم طويل لكنه شيق جداً ‪....‬‬

‫تمنياتي للجميع بقضاء وقت مفيد وممتع أثناء القراءة ‪.....‬‬

 ‫تخطيط أعمال السكرتارية الأولية والثانوية‬

‫أهمية تخطيط العمل في السكرتارية ‪:‬‬

‫يعتبر التخطيط أمر ضروريًا للسكرتير ‪ ..‬وقد قال أحد رجال الأعمال المشهورين ‪ :‬قبل أن تنظم الناس نظم نفسك‬

‫لأن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية واللوازم المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد‬
‫الأهداف ومن ثم تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق الأهداف ‪...‬‬

‫أنواع التخطيط ‪:‬‬

‫‪ -1‬تخطيط سنوي ( خطة سنوية )‬

‫‪ -2‬تخطيط شهري ( خطة شهرية )‬

‫‪ -3‬تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )‬

‫‪ -4‬تخطيط يومي ( خطة يومية )‬

‫التخطيط السنوي‪ ( :‬هو خطة طويلة الأجل بالنسبة لأعمال السكرتارية )‬

‫التخطيط الشهري‪ ( :‬تتضمن الخطة الشهرية تصورًا عامًا خلال شهر معين )‬

‫التخطيط الأسبوعي‪ ( :‬تعتبر متوسطة الأجل لأنها تجمع بين مزايا السنوية واليومية )‬

‫التخطيط اليومي‪ ( :‬تعتبر قصيرة الأجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية )‬

‫[ فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة الأحداث الطارئة وللأعمال ليوم واحد ]السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و الإنسانية ‪:‬‬

‫لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسيًا في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل تجاريًا أم حكوميًا ‪ ،‬فنجاح أي مؤسسة تجارية‬
‫أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا على عدد ما يكسبه من أصدقاء ‪..‬‬

‫ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل العميل ‪،‬وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار ‪ ..‬لذا عليه‬
‫مراعاة التالي ‪:‬‬

‫أولًا ‪ :‬المظهر و السلوك في العمل ‪:‬‬

‫المظهر العام ‪ :‬يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب‬

‫أمام المراجعين والزوار‪..‬‬

‫ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي ‪:‬‬

‫* الصفات الجسمية ‪ -:‬إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل‬

‫من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من‬

‫العاهات الغير عادية ‪..‬‬

 ‫* النظافة ‪-:‬أي أن يعتني السكرتير بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم‬

‫وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء‪...‬‬

‫* الصفات الصحية ‪-:‬يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة‬

‫تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ‪...‬‬

‫* الملابس ‪ -:‬إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب ‪،‬‬

‫ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق بإستعمال‬

‫الملابس الزاهية الألوان ‪.....‬‬

‫* التجميل ‪-:‬المكتب هو مكان للعمل ‪ ،‬يمارس فيه السكرتير المهارات‬

‫المطلوبة منه ‪ ،‬كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء والمدراء ‪ ،‬لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ‪،‬‬
‫مع الاهتمام بكيفية استخدام المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ‪ ،‬لأنه يعكسصورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع‬
‫غير لائق ‪..‬‬

‫ثانيًا ‪ :‬السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب )‬

‫‪ -1‬الحضور في الميعاد ‪..‬‬

‫‪ -2‬بشوشًا في كل وقت ‪..‬‬

‫‪ -3‬متصفًا بالمرح ‪..‬‬

‫‪ -4‬منصتاً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى تكرارها ‪..‬‬

‫‪ -5‬كتوما في الأمور ‪..‬‬

‫‪ -6‬معتنيا بالمكتب ‪..‬‬

‫‪ -7‬هادئا ‪ (.‬بمعنى يغلق الباب بهدوء ‪ ،‬يتحدث بصوت رقيق وهادئ )‬

‫‪ -8‬مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ‪ ،‬بما في ذلك معجم ‪..‬‬

‫علاقات السكرتير العامة والإنسانية ‪:‬‬

‫* التعامل مع الرؤساء ‪:‬‬

‫‪ -‬يكون متفهمًا لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره "‬

‫‪ -‬يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر ‪..‬‬

‫‪ -‬يتحلى بروح المجاملة ‪ ،‬الملاطفة ‪ ،‬الكياسة ‪ ،‬التي يتمتع بها السكرتير تساعد على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ‪..‬‬
 ‫‪ -‬قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ‪..‬‬

‫* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > ‪:‬‬

‫‪ -‬قدماء الموظفين ‪ :‬لابد من معاملتهم بشكل جيد ‪..‬‬

‫‪ -‬مجموعة العاملين في السكرتارية ‪ :‬وهم زملاء العمل الواحد ‪ ،‬عليه أن لا يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ‪ ،‬وأنه الشخص المحظى لدى‬
‫المدير ‪..‬‬

‫‪ -‬الموظفين الجدد ‪ :‬يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء‬
‫إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ‪...‬‬

‫* التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى مثل‪ :‬المستهلكون –المساهمون –الموزعون ‪-‬المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون ‪""..‬‬

‫يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات وذلك باتباع التالي ‪:‬‬

‫‪ -1‬الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام المؤسسة بهم ‪.‬‬

‫‪ -2‬أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ‪ ،‬ودخولهم للمدير بسرعة ‪..‬‬

‫‪ -3‬أن يشرف على الحفلات السنوية والقومية والدينية ‪..‬‬

‫‪ -4‬يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية ‪.‬‬

‫‪ -5‬أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة الاجتماعية ومساهمتها في تطوير الاقتصاد الوطني ‪...‬‬

‫المقدمة‬

‫تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في المنشآت التجارية على اختلاف أحجامها ونشاطاتها‪ ،‬وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت‬
‫على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنشآت التجارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية‬
‫عناية فائقة ‪ ،‬لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ‪ ،‬ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في‬
‫تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية‪ ،‬كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها‬
‫السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة‪.‬‬

‫وسوف أقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية‪ ،‬حيث سيتم في الوحدة الأولى‬
‫تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح‪ ،‬وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة‪ ،‬كما ستغطي بقية‬
‫الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية‪ ،‬كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم‬
‫ملفات المدير فنيًا وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها‪ .‬ولأهمية دور السكرتير في تحرير المراسلات للمدير ارتأيت تضمين الحقيبة مواد‬
‫تتعلق بكتابة المراسلات وفقًا للقواعد الشكلية والموضوعية‪ ،‬ولأهمية اتقان السكرتير لمعالجة الكلمات اشترطت للقبول لهذا البرنامج أن يكون‬
‫المتدرب قادرًا على الطباعة بسرعة لا تقل عن (‪ )20‬كلمة في الدقيقة‪.‬‬

‫كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات‬
‫والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا‬
‫رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية‪.‬‬
 ‫الوحدة التدريبية‪ :‬مقدمة عن السكرتارية‬

‫هدف الوحدة السلوكي‪ :‬القدرة على تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها‬

‫وأنواعها وصفات السكرتير الناجح‪.‬‬

‫موضوعات الوحدة التدريبية‪:‬‬

‫‪ ‬مفهوم السكرتارية‪.‬‬

‫‪ ‬أهميتها‪.‬‬

‫‪ ‬أنواعها‪.‬‬

‫‪ ‬صفات السكرتير الناجح‪.‬‬

‫‪ ‬المهارات الواجب توافرها في السكرتير‪.‬‬

‫‪ ‬الأسس العامة لنجاح السكرتير‪.‬‬

‫مفهوم السكرتاريه ‪:‬‬

‫كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (‪ )Secret‬ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية‪ ،‬كما يمكن تعريف‬
‫السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته‪ ،‬ويحدد سلطاته‪ ،‬علاوة على استمرار تدريبية‬
‫لزيادة كفاءته‪ ،‬وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه‪.‬‬

‫وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون‬
‫إشراف مباشر‪ ،‬ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له"‪.‬‬

‫وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان‪:‬‬

‫‪ ‬تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية‪.‬‬

‫‪ ‬تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة‪.‬‬

‫‪ ‬تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة‪.‬‬

‫ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن‪:‬‬

‫‪ ‬التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية"‪.‬‬

‫‪ ‬الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات‪ ،‬ومعالجة المكالمات الهاتفية‪ ،‬والاستعلام‬
‫وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء‪.‬‬

‫‪ ‬أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط‪ ،‬والتنظيم‪ ،‬والرقابة‪ ،‬والتنسيق‪ ،‬واتخاذ القرارات) بهدف العمال‬
‫المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة‪.‬‬
 ‫أهمية السكرتاريه ‪:‬‬

‫تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور‬
‫الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية‪ ،‬بحيث يتفرغون كليًا لوظائفهم‬
‫الرئيسية‪ ،‬من تخطيط وتنظيم ورقابة‪ ،‬وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات‪.‬‬

‫والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال‪ ،‬ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله‬
‫المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين‪ ،‬بالتأكيد سيقضي المديرون وقتًا طويلًا في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت‬
‫الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة‪.‬‬

‫وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما‪:‬‬

‫‪ .1‬زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور‪.‬‬

‫‪ .2‬التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يوميًا بآلات ومعدات‬
‫متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية‪.‬‬

‫أنواع السكرتاريه‪:‬‬

‫يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المنشأة الى ثلاثة أنواع‪:‬‬

‫‪ .1‬السكرتارية العامة‪.‬‬

‫‪ .2‬السكرتارية المتخصصة‪.‬‬

‫‪ .3‬السكرتارية الخاصة‪.‬‬

‫السكرتارية العامة‪:‬‬

‫هي الإدارة أو التقسيمات الإدارية في المنشآت التي تختص بتقديم الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنشأة بصفة عامة ومستمرة‬
‫مثل تنظيم تداول المراسلات‪ ،‬المحفوظات‪ ،‬استرجاع المعلومات‪ ،‬النسخ‪ ،‬التصوير‪ ،‬الرد على استفسارات العملاء‪ ،‬معالجة المكالمات الهاتفية‪،‬‬
‫استقبال الزوار‪ ،‬تنظيم الاجتماعات والندوات‪.‬‬

‫السكرتارية المتخصصة‪:‬‬

‫تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يتطلبها المديرون في المجالات التي تحتاج الى تحليل ودراسات تخصصية مهينة كالنواحي‬
‫الهندسية‪ ،‬والطبية‪ ،‬والقانونية‪ ،‬وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها‪ ،‬وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو اقتراح يتم الوصول اليه بعد‬
‫دراسة وتحليل‪ .‬والشكل التالي يوضح موقع السكرتير المتخصص لأن وظيفته استشارية وليست تنفيذية‪.‬‬

‫السكرتارية الخاصة‪:‬‬

‫وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين في مجالات العمل المكتبي المختلفة ومنها‪:‬‬

‫‪ ‬تحرير ونسخ المراسلات‪.‬‬

 ‫‪ ‬استقبال وتصدير المعاملات الخاصة بمكتب المدير‪.‬‬

‫‪ ‬تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته‪ ،‬وطريقة استرجاعها‪.‬‬

‫‪ ‬استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الى مكتب المدير ومعالجتها‪.‬‬

‫‪ ‬تنظيم مقابلات واستقبال زوار المدير‪.‬‬

‫‪ ‬تنظيم اجتماعات المدير‪.‬‬

‫‪ ‬الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات اللازمة‪.‬‬

‫‪ ‬تلخيص المقالات التي تعرض على المدير‪ ،‬وذلك بهدف مساعدته على تأدية مهامة بكفاءة ويسر‪.‬‬

‫إن كل مدير أو رئيس يختار له سكرتيرًا خاصًا به من ذوي الدراية والكفاءة والشخصية المتزنة والمهارة في الفن المكتبي الحديث‪ ،‬ليعاونه‬
‫في أداء أعماله ويكون موضع ثقته باستمرار‪.‬‬

‫إن نجاح المدير أو الرئيس في تأدية عمله يعتمد بشكل كبير على درجة كفاءة ونشاط وسلوك السكرتير الخاص الذي يوفر وينجز للمدير أو‬
‫الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإتقان‪.‬‬

‫صفات السكرتير الناجح‪:‬‬

‫• أن يكون حسن المظهر والهندام‪.‬‬

‫• أن يكون أمينًا على أسرار العمل‪.‬‬

‫• أن يكون قوي الشخصية وحسن التصرف‪.‬‬

‫• أن يكون قوي الذاكرة ودقيقًا في عمله‪.‬‬

‫• أن يكون مرتبًا ومنظمًا‪.‬‬

‫• أن يكون مخلصًا لرئيسة‪.‬‬

‫• أن يكون حليمًا صبورًا صامتًا‪.‬‬

‫• أن يكون سريع البديهة وقادرًا على التركيز‪.‬‬

‫• أن يكون حيويًا ونشطًا‪.‬‬

‫• أن يحسن التصرف في المواقف‪.‬‬

‫• أن يحترم الآخرين ويلتزم بأوقات العمل‪.‬‬

‫• أن يكون طبيعيًا في تكوينه الجسماني‪.‬‬

 ‫المهارات الواجب توافرها في السكرتير‪:‬‬

‫• القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي‪.‬‬

‫• القدرة على النسخ باللغتين العربية والإنجليزية‪.‬‬

‫• القدرة على حفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها‪.‬‬

‫• القدرة على استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية‪.‬‬

‫• القدرة على التحدث باللغة الإنجليزية‪.‬‬

‫• القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير‪.‬‬

‫• القدرة على تلخيص المقالات‪.‬‬

‫• القدرة على التعامل بلباقة مع الآخرين‪.‬‬

‫الأسس العامة لنجاح السكرتير‪:‬‬

‫‪ ‬كن مخلصًا في أداء العمل ولا تبحث شؤونه مع الغرباء‪.‬‬

‫‪ ‬استشر رئيسك في النقاط الغامضة‪ ،‬ولا تغامر بارتكاب الأخطاء‪ ،‬بل اقتطع دقائق قليلة من وقتك صباح كل يوم لتمضيها في التشاور‬
‫والتخطيط لعمل اليوم مع رئيسك‪ ،‬بالتخطيط تكون أكثر فعالية فهو يوفر الوقت والجهد‪.‬‬

‫‪ ‬كن على علم تام بسياسة المنشأة التي تعمل فيها‪ ،‬وعلاقتها بالجهات الأخرى‪.‬‬

‫‪ ‬كن على علم بالنظام واللوائح الداخلية للمنشأة‪.‬‬

‫‪ ‬كن حسن المظهر دون تكلف‪ ،‬إذ أن ذلك يعتبر أساسًا جوهريا في نجاحك في عملك‪.‬‬

‫‪ ‬كن كتومًا للأسرار التي تطلع عليها بحكم عملك‪.‬‬

‫‪ ‬درب ذاكرتك على جميع ما يطلب منك‪ ،‬رغم اعتمادك على جداول العمل اليومي والمفكرات فالذاكرة القوية تساعدك على أداء عملك‪.‬‬

‫‪ ‬كن هادئًا متزنًا مهما تعقدت الأمور‪.‬‬

‫‪ ‬كن قوي الشخصية دون غطرسة‪ ،‬معتزًا بكرامتك دون تعال‪.‬‬

‫‪ ‬ثقف نفسك باستمرار‪ ،‬وتابع مجريات الأحداث بشكل يومي‪.‬‬

‫‪ ‬كن على بينة بالجهات التي يمكن اللجوء إليها للحصول على المعلومات غير المتوفرة لديك‪ ،‬كدوائر المعارف‪ ،‬والأدلة والقواميس‪.‬‬

‫‪ ‬أّد كل عمل في الوقت المحدد له‪ ،‬حتى لا تتراكم عليك الأعمال فتصبح غير قادر على إنجازها‪ ،‬الأمر الذي يضعك أمام رئيسك في موقف‬
‫لا ترضاه لنفسك‪.‬الوحدة ا‬

‫الوحدة التدريبية‪ :‬إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة‪.‬‬

 ‫هدف الوحدة السلوكي‪ :‬القدرة على استخدام جهاز الهاتف الاستخدام الأمثل لخدمة‬

‫المدير والمنشأة‪ ،‬وترك انطباع جيد عن المنشأة التي يعمل فيها‪.‬‬

‫موضوعات الوحدة التدريبية‪:‬‬

‫‪ ‬مفهوم الاتصالات الهاتفية‪.‬‬

‫‪ ‬قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي‪.‬‬

‫‪ ‬أدبيات معالجة الاتصالات الهاتفية‪.‬‬

‫مفهوم الاتصالات الهاتفية ‪:‬‬

‫تعتبر الاتصالات الهاتفية من أهم وسائل الاتصالات التي يتم نقلها عن طريق الهاتف‪ ،‬وتتميز بسرعتها في نقل المعلومات وقلة تكلفتها بالمقارنة‬
‫بوسائل الاتصالات الأخرى‪.‬‬

‫ومن أهم ما يميز الاتصالات الهاتفية عن غيرها ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬قلة التكاليف‬

‫‪ ‬السرعة في نقل المعلومات والبيانات‪.‬‬

‫‪ ‬كثرة الاستخدام‪.‬‬

‫‪ ‬سهولة الاستخدام‪.‬‬

‫قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي‪:‬‬

‫للاتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على السكرتير معرفتها لأداء عمله بشكل صحيح ولتحقيق رضا مديريه والمتعاملين الداخليين للمنشأة‪ ،‬حيث‬
‫من السهل جدًا الحكم على أي منشأة بمستوى تميز خدماتها من خلال التعامل الهاتفي معها‪.‬‬

‫ومن أهم قواعد الاتصال الهاتفي مايلي‪:‬‬

‫وضع جهاز هاتف‪:‬‬

‫أفضل مكان لوضع جهاز الهاتف هو أن يكون على يسار السكرتير وفي متناول يده بشكل مريح‪ .‬وهذا الوضع للهاتف يساعد السكرتير على رفع‬
‫سماعة الهاتف باليد اليسرى واستخدام اليد اليمنى لتدوين الملاحظات‪ ،‬ولا بد أن يقوم السكرتير بتوفير أقلام وأوراق ونماذج خاصة لتسجيل‬
‫المكالمات أو الرسائل للمكالمات الخاصة بمديره‪.‬‬

‫القدرة على التعامل مع أجهزة الهاتف‪:‬‬

‫يجب على السكرتير أن يكون قادرًا على تشغيل أجهزة الهاتف المتطورة بكفاءة وفاعلية‪ ،‬وأن يكون قادرًا على صيانتها وبرمجتها بما يخدم‬
‫مصلحة العمل وضمان عدم توقفها‪.‬‬
 ‫القدرة على بناء العلاقات الحسنة وتطويرها‪:‬‬

‫يجب على السكرتير أن يتحلى بآداب الاتصال والمحادثة بصفة عامة وأن يكون صوته مسموعًا وواضحًا أثناء المحادثة الهاتفية‪ .‬كما أن القدرة على‬
‫التحكم بالنفس أثناء المحادثة واختيار الألفاظ المناسبة والصحيحة مع المتحدث والتفرغ التام لإجراء المكالمات الهاتفية مطالب رئيسية‬
‫يتوجب على السكرتير مراعاتها أثناء استخدامه الهاتف وذلك ليترك انطباعًا جيدًا لدى المتعاملين مع المنشأة‪.‬‬

‫استخدام النماذج اللازمة لرصد المكالمات وتنظيمها‪:‬‬

‫لكل منشأة نماذجها وأسلوبها في التعامل مع المكالمات الهاتفية‪ ،‬فعلى السكرتير الجيد أن يكون حريصًا على معرفة أسلوب المنشأة في التعامل‬
‫مع الاتصالات الهاتفية واستخدام النماذج الخاصة بذلك كنموذج المكالمات الواردة أو الصادرة وتسجيل المكالمات الخاصة وغير ذلك‪.‬‬

‫أسس معالجة الاتصالات الهاتفية‪:‬‬

‫يقضي السكرتير وقتًا طويلًا من عمله في معالجة المكالمات الهاتفية‪ ،‬لذا يجب عليه أن يتعامل بشكل جيد مع تلك المكالمات ليعطي صورة‬
‫مشرفة عن المنشأة التي يعمل فيها ويساهم بشكل فعال في المحافظة على وقت المدير ليتيح الفرصة له كي يعمل على تحقيق أهداف المنشأة‪،‬‬
‫إضافة إلى خدمة المتعاملين مع المنشأة‪ ،‬وكما أسلفنا إن المستفيدين من المنشأة يمكن أن يحكموا على أداء المنشأة من خلال الاتصالات‬
‫الهاتفية لذا كان لزامًا على السكرتير أن يتعامل بلطف وكياسة مع الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة‪.‬‬

‫الاتصالات الهاتفية الواردة ‪:‬‬

‫‪ ‬هي تلك الاتصالات الهاتفية التي ترد الى المكتب أو المنشأة وعلى السكرتير أن يتعامل معها وفق التالي‪:‬‬

‫‪ ‬الحرص على الرد بسرعة‪ ،‬وأن لا يترك جرس الهاتف عند سماعه لأكثر من ثلاث مرات‪.‬‬

‫‪ ‬أن يحرص السكرتير على التعريف بنفسه واسم المنشأة التي يعمل بها‪ .‬على سبيل المثال "السلام عليكم شركة هاديكو للنقليات‪ ،‬مكتب‬
‫المدير العام عادل معك أي خدمة"‪.‬‬

‫‪ ‬يجب أن تكون منصتًا جيدًا وتركز على ما يقوله المتصل‪ ،‬وأن تعطيه الوقت الكافي لأن يدلي بحديثه‪ ،‬وأن تكون متأكدًا من جميع النقاط‬
‫التي ذكرت لك وأن تستوضح من المتصل إذا كان لديك غموض أو سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك‪.‬‬

‫‪ ‬أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث ‪,‬ان يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول كلمة "نعم" بين الحين والآخر‪.‬‬

‫‪ ‬أن يكون دقيقًا في جمع المعلومات والبيانات من المتصل‪.‬‬

‫‪ ‬أن تتقن مهارة تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل وأن تحرص على ذلك‪.‬‬

‫‪ ‬أن تحرص على تزويد المتصل بالمعلومات التي يريدها إذا كانت في حدود صلاحياتك أو توجيهه للجهة المسؤولة بكياسة‪ .‬على سبيل المثال‬
‫"آسف أنا لا أستطيع أن أفيدك أو أساعدك في هذا الموضوع ولكن بإمكاني تحويل مكالمتك الى الجهة المختصة للاستفسار منهم‪ .‬هل ترغب‬
‫في تحويلك للجهة المعنية؟"‪.‬‬

‫‪ ‬على السكرتير التخلص من جميع العوامل المؤثرة على سماع المتحدث كالضوضاء من أجهزة المذياع الصوتي والمرئي أو محادثة زملائه في‬
‫المكتب أو حتى صوت بعض الأجهزة التي تستخدم عادة في المكاتب مثل آلة التصوير وجهاز الفاكس والطابعة وغير ذلك‪.‬‬
 ‫‪ ‬في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى احرص على الاستئذان من المتحدث‬
‫الأول بلباقة لتقوم بالرد على الهاتف الثاني‪ ،‬كقولك على سبيل المثال "آسف يا عزيزي الهاتف الأخر يرن‪ ،‬هل يمكن أن أضعك على‬
‫الانتظار قليلًا" واحرص بأن لا تتركه ينتظر طويلًا عند قيامك بالرد على الهاتف الثاني وأبلغ المتحدث الثاني مباشرة في بداية المخاطبة بأن‬
‫ينتظر قليلًا لانشغالك بمحادثة مع الهاتف الأول وليكن ذلك بلطف مثل "السلام عليكم أنا الان في مكالمة على الهاتف الثاني‪ ،‬هل يمكن أن‬
‫أضعك على الانتظار قليلًا؟" ولا تنس أن تعود مع مكالمتك الأولى مبتدءًا بالشكر على انتظاره مع الأخذ بعين الاعتبار مكانة الشخص‬
‫الذي تتحدث معه‪.‬‬

‫‪ ‬يجب أن يحرص السكرتير على عدم إطالة مدة الانتظار عن دقيقة‪ ،‬وإذا لزم الأمر أن يكون الانتظار طويلًا كالبحث عن المعلومات‬
‫معينة تستدعي وقتًا طويلًا يجب توضيح ذلك الى المتحدث‪ ،‬أو أخذ رقمه وأن تقوم بالاتصال به لاحقًا‪.‬‬

‫‪ ‬على السكرتير أن يتأكد دائمًا بأن مديره مستعد لتلقي المكالمة‪ ،‬وذلك بمعرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه على الانتظار‪ ،‬ثم يقوم‬
‫السكرتير بإبلاغ مديره باسم المتصل لمعرفة مدى رغبته في تلقي المكالمة أم لا‪ .‬وفي حالة رغبة المدير‪ ،‬يرجع السكرتير للمتصل ويشكره على‬
‫الانتظار ويحول مكالمته‪ .‬وفي حالة عدم رغبة مديره في استقبال المكالمة فإنه يعتذر بلباقة للمتصل عن عدم قدرة المدير على استقبال المكالمة‬
‫في هذا الوقت ويقوم بواجبه كسكرتير في تدوين المكالمة في سجل المكالمات الواردة‪ ،‬مع استكمال المعلومات الخاصة بالمتصل كاسمه ورقم‬
‫هاتفه وسبب المكالمة ‪...‬الخ‪.‬‬

‫‪ ‬في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مستعجلة وهامة والمدير في اجتماع‪ ،‬لا تقاطع المدير بل أرسل مذكرة صغيرة عن المكالمة واتبع تعليمات‬
‫المدير تحويل المكالمة‪ ،‬أو تبقى كما هي ملاحظات المتصل وكامل المعلومات عنه وإبلاغه بأن المدير سوف يتصل به لاحقًا‪ .‬وفي أغلب‬
‫الأحيان يجب أن يكون هناك اتفاق مسبق بين المدير والسكرتير على كيفية التعامل مع مثل هذه المكالمات تفاديًا للإحراجات والأزعاج‬
‫للطرفين‪.‬‬

‫‪ ‬يجب التأكد بأن يقوم السكرتير دائمًا بذكر أسباب عدم تواجد مديره في المكتب‪ .‬ويمكنه التصرف بلباقة مع المتصل مثل ليس باستطاعة‬
‫المدير أو السيد‪/‬عادل الرد عل مكالمتك الآن ولكن يسعدني إبلاغه باتصالك (مع حرص السكرتير أن يستخدم النماذج الخاصة لتدوين‬
‫المكالمات الواردة إذا لزم الأمر ذلك وتسليمها للمعني)‪.‬‬

‫مذكرة هاتف‬

‫‪Telephone Message‬‬

‫اليوم‪ Day.....................................:‬الى السيد‪.To Mr:.................................:‬‬

‫الساعة‪ Time..................................:‬التاريخ‪a te.......................................:‬‬

‫عندما كنتم في الخارج‬

‫‪While you were out‬‬

‫السيد‪.Mr:....................................... .............. ............................................:‬‬

‫تلفون‪ :Tel...................................:‬من‪From:..........................................:‬‬

‫جوال‪Mobile :................................................. .............................................:‬‬

 ‫رسالة‪Me ssage:............................................... ............................................:‬‬

‫……………………………………………………………………………………………‬

‫……………………………………………………………………………………………‬

‫……………………………………………………………………………………………‬

‫• الاتصالات الهاتفية الصادرة ‪:‬‬

‫يحتاج السكرتير إلى إجراء العديد من الاتصالات الهاتفية لأشخاص داخل وخارج المنشأة وذلك لأسباب مختلفة كتحديد مواعيد أو جمع‬
‫معلومات لتسهيل العمل على المدير وتهيئة المناخ الملائم له‪ ،‬ولتحقيق مكالمات هاتفية فعالة نقترح على السكرتير اتباع الخطوات التالية‪:‬‬

‫• التخطيط الجيد والمنظم لأي مكالمة وذلك بتحديد الهدف من المكالمة والمعلومات التي تود الحصول عليها بشكل دقيق‪ ،‬وكتابة الملاحظات‬
‫والأسئلة التي يرغب السكرتير التعرض لها في المكالمة الهاتفية مع تجهيز جميع المستلزمات الخاصةبذلك‪ ،‬والتخطيط الجيد والمنظم للمكالمات‬
‫الصادرة يحقق العديد من الفوائد مثل‪:‬‬

‫‪ ‬توفير الوقت‪.‬‬

‫‪ ‬توفير الجهد في الإعداد للمكالمة‪.‬‬

‫‪ ‬الحد من الوقوع في الأخطاء‪.‬‬

‫‪ ‬توفير المال خاصة في المكالمات الخارجية والدولية‪.‬‬

‫‪ ‬تحقيق الدقة في نقل البيانات والمعلومات‪.‬‬

‫‪ ‬ترك انطباع جيد من قبل مستقبلي اتصالاتك‪.‬‬

‫• على السكرتير أن يتأكد من أرقام الهواتف التي يتصل بها‪ ،‬ومحاولة معرفة أسماء الأشخاص الذين يريد الاتصال بهم‪.‬‬

‫• أن يكون السكرتير صبورًا حين الاتصال وأن لا يقطع الاتصال عند تأخر الشخص المطلوب في الرد ويفضل أن يعطي مهلة كافية له‬
‫لسماع جرس الهاتف من ‪ 6‬إلى ‪ 8‬مرات‪.‬‬

‫• عند رد الطرف الآخر إبدأ بتعريف نفسك وبالمنشأة التي تعمل فيها قبل أن يطلب منك ذلك‪.‬‬

‫• إذا كنت تعتقد بأن مكالمتك ستطول وضح ذلك لمستقبل مكالمتك مع ذكر الأسباب ‪ ،‬والاستفسار من مستقبل مكالمتك إن كان وقته‬
‫يسمح بذلك‪.‬‬

‫• إذا كنت تنوي إجراء مكالمة هاتفية لربطها بمديرك تأكد من أن وقت مديرك يسمح باستقبال المكالمة‪.‬‬

‫• أن ينهي السكرتير المكالمة بطريقة ودية ومؤدبة‪.‬‬

 ‫• أن يلتزم السكرتير بالإيجاز غير المخل في المعنى خلال المكالمة الهاتفية‪.‬‬

‫• أن تكون على دراية تامة باستخدام الأدلة الهاتفية والمحلية والدولية‪ ،‬والأدلة الخاصة‪.‬‬

‫• إذا كانت اتصالات السكرتير متعددة يفضل أن يستخدم نموذجًا معدًا لهذا الغرض ليسهل على السكرتير عملية الاتصال‪.‬‬

‫نموذج رسالة هاتفية صادرة‬

‫التسلسل‬

‫التاريخ‬

‫الموضوع‬

‫اسم الجهة‬

‫رقم الهاتف‬

‫ملاحظات‬

‫مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية‬

‫من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى‬
‫وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية‬
‫والدعم الاداري‪0‬‬

‫هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة‬
‫الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها‬

‫الهدف العام‪:‬‬

‫تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ‪ ،‬وتوفير التسهيلات المكتبية له ‪.‬‬
 ‫المهام‪:‬‬

‫‪ -1‬تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته ‪.‬‬

‫‪ -2‬استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>‬

‫‪ -3‬استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس ‪.‬‬

‫‪ -4‬إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس ‪.‬‬

‫‪ -5‬إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس‬

‫‪ -6 .‬الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته‬

‫‪ -7‬اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ‪ ،‬والعمل على تطويرها باستمرار ‪.‬‬

‫‪ -8‬تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية ‪.‬‬

‫‪ -9‬إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ‪ ،‬ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية ‪.‬‬

‫اختصاصات قسم السكرتارية‪:‬‬

‫‪ -‬حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة‪ ،‬ومتابعة شؤونهم الوظيفية‪ ،‬وما يطلب منهم من بيانات‪.‬‬

‫‪ -‬استلام البريد الصادر من الإدارة‪ ،‬وحفظ نسخ منه‪ ،‬ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد‬
‫للإدارة‪.‬‬

‫‪ -‬القيام بالأعمال المساندة من طباعة ‪ ،‬وتصوير ‪ ،‬وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة‪.‬‬

‫‪ -‬متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث‪ ،‬والصيانة ‪ ،‬ومتابعة الصادر‪ ،‬والوارد داخل الإدارة‪.‬‬

‫‪ -‬حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية‪ ،‬وكافة التجهيزات اللازمة‪ ،‬واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة‬
‫المختصة‪.‬‬

‫‪ -‬حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة‪.‬‬

‫‪ -‬توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة‪.‬‬

‫‪ -‬استقبال المترددين‪ ،‬والزائرين للإدارة‪ ،‬وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها‪.‬‬

‫الوحدات التابعة للسكرتارية‪:‬‬

‫المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع‪ .‬يتولى‬
‫الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة‪ ،‬مهمته الإشراف المباشر على هذه‬
‫الإدارة‪ ،‬كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة‪ ،‬حضور اللجان‬
‫والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة‪ ،‬إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة‪ ،‬ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة‬
 ‫والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة‪ ،‬كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته‬
‫السنوية أو انتدابه في مهام رسمية‪.‬‬

‫وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية‪:‬‬

‫وحدة السكرتارية والاتصالات‪ ،‬وحدة المتابعة‪ ،‬وحدة الورشة الفنية‪ ،‬وحدة المستودع‪ ،‬وحدة الشراء المباشر‪.‬‬

‫وحدة السكرتارية والاتصالات‪:‬‬

‫تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم‪،‬‬
‫وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة‪ ،‬وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها‬
‫على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها‪ .‬أيضًا تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من‬
‫إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات‪ ،‬كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي‬
‫والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة‪ ،‬إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة‪ ،‬مثل تسجيل المواعيد‬
‫الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات‪ ،‬وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل‪.‬‬

‫وحدة المتابعة‪:‬‬

‫مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها‪ ،‬وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم‬
‫المختص‪ ،‬وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة‪ ،‬وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها‬
‫أعمال في مراحل الطباعة‪ ،‬وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة‪ ،‬كما يتبع‬
‫لها وحدة الحركة والتسليم‪ ،‬ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها‪.‬‬

‫وحدة المستودع‪:‬‬

‫وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ‪،‬وخامات طباعة‪ ،‬والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على‬
‫المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب‪.‬‬

‫وحدة الشراء المباشر‪:‬‬

‫وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة‪.‬‬

‫وحدة الورشة الفنية‪:‬‬

‫وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات‬
‫الصيانة الخفيفة‪.‬‬

‫قسم النشر العلمي‪:‬‬

‫يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما‪:‬‬

‫وحدة تحرير مواد النشر العلمي‪ ،‬ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة‪ ،‬ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي‬
‫بالجامعة على نشرها‪ ،‬سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغويًا وفنيًا‬
‫وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود‪ ،‬كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما ُقبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها‬
 ‫المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب‪ ،‬ومتابعة‬
‫ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة‪ .‬كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد‬
‫رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها‬

‫قسم التصميم‬

‫يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقًا للقواعد‬
‫الفنية‪ .‬وقد تم تزويد القسم حديثًا بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونيًا بواسطة الحاسب الآلي‪ ،‬مما وفر كثيرًا من الوقت والجهد‬
‫اللازمين لإنجاز الأعمال‪.‬‬

‫قسم الصف التصويري (الكميبوتر)‬

‫ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات‪ ،‬فإنه مع بداية العام الدراسي ‪1417/1418‬هـ تم تزويد القسم‬
‫بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش‪ ،‬كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم‬
‫جاهزًا لقسم المونتاج مباشرة‬

‫قسم المونتاج والتصوير‬

‫يتكون هذا القسم من الوحدات التالية‪:‬‬

‫‪ -‬وحدة التصوير‪ :‬وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكًا‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة المونتاج‪ :‬وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة‪ ،‬ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونيًا‪ ،‬وعمل ملازم الطباعة‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني‪ :‬وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونيًا وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست‬
‫(البليتات)‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة ألواح الأوفست (البليتات)‪ :‬وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم‪ ،‬وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض‬
‫لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة‪ .‬ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها‬
‫أسبوعيًا‪.‬‬

‫قسم الطباعة‬

‫يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي‪:‬‬

‫الأوفست‪ ،‬والجي تو أو‪ ،‬والطباعة العادية (التيبو)‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة الأوفست‪ :‬وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)‪ ،‬وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا‬
‫القسم‪ ،‬وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (‪ 2‬لون)‪ .‬ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات‬
‫الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها‪ ،‬وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة (الجي تو أو)‪ :‬وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست‪ ،‬وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات‬
‫الجامعية‪ ،‬ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد)‪.‬‬
‫‪ -‬وحدة الطباعة العادية (التيبو)‪ :‬تتألف هذه الوحدة من (‪ )7‬مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس ‪ 82×57‬سم إلى ‪32.5×22.5‬‬
‫سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى‬
‫للمستشفيات الجامعية‪ .‬كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعيًا‪.‬‬

‫قسم التجليد‬

‫ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية‪:‬‬

‫‪ -‬وحدة التجليد الفني‪ :‬وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش‪ ،‬ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع‬
‫من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه‪ ،‬ويكتب عليه بماء التذهيب‪ ،‬ثم يركب (جاكت) أو قميص‬
‫الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة‪.‬‬

‫‪ -‬وحدة التجليد الآلي‪ :‬يتم العمل أوتوما‬