‫مهارات السكرتارية الحديثة‬

‫فى القرن ‪21‬‬

‫‪1‬‬
 ‫توقعاتك من البرنامج‬
‫حدد ثالث ( أهداف ‪ /‬مهارات ‪ /‬نقاط حتسني) تود أن حتصل‬
‫عليها بنهاية الربنامج ‪:‬‬
‫‪...........................................................................................‬‬
‫‪...........................................................................................‬‬
‫‪..‬‬
‫‪...........................................................................................‬‬
‫‪.‬‬
 ‫هدف البرنامج‪:‬‬
‫إكس ‪,,‬اب املش ‪,,‬اركني امله ‪,,‬ارات واملع ‪,,‬ارف الالزم ‪,,‬ة ال ‪,,‬يت‬
‫متكنهم من القي ‪,,‬ام بأعم ‪,,‬ال الس ‪,,‬كرتري وم ‪,,‬دير املكتب‬
‫باملفاهيم والطرق احلديثة بكفاءة وفاعلية‪.‬‬
 ‫توقعات المشاركين ‪:‬‬
‫‪ .1‬اخر ما وصل اليه العلم في االجهزة المساعدة للسكرتير‪.‬‬
‫‪ .2‬ماذا يدور االن في السكرتارية ‪.‬‬
‫‪ .3‬ترتيب المهام للعمل بسهولة ‪.‬‬
‫‪ .4‬تطوير مهارات السكرتارية ‪.‬‬
 ‫محاور البرنامج‪:‬‬
‫‪ .1‬مقدمة عن السكرتارية ‪.‬‬
‫•(مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتير – انواع السكرتارية )‬

‫‪ .1‬مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال ‪.‬‬

‫‪ .2‬المهارات الواجب توافرها في السكرتير ومدير المكتب ‪.‬‬
‫‪ .3‬أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‪.‬‬
‫(دور الس ــكرتير في االجتماعات )‬ ‫•‬
 ‫محاور البرنامج‪:‬‬
‫‪ .4‬مهارات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال‬
‫‪ .1‬االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫‪ .2‬مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار‬
‫‪ .3‬املهارات املتالزمة للسكرتري‬
‫‪ .4‬التعامل مع ضغوط العمل‬
‫‪ .5‬التعامل مع املشكالت‬
‫‪ .6‬كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
 ‫ما رأيك في تلك المقولة ؟‬

‫مدير املكتب الناجح هو الذي يقوم بأداء ما ال يقل‬

‫عن ‪......‬من العمل اليومي لرئيسه‪.‬‬
 ‫ما رأيك في تلك المقولة ؟‬

‫وراء كل مــديــر ناج ـ ــح س ـ ــكرتري ناجح‬

 ‫ما رأيك في تلك المقولة ؟‬

If you want to be a successful secretary, you

must have personal qualities and skills or have
the ability to acquire them.
 ‫ما رأيك في تلك المقولة ؟‬

‫السكرتارية هي «املنطقة العازلة» بني املدير وموظفيه من‬

‫جهة‪ ،‬وبني املدير ومراجعيه «اخلارجيني» من جهة أخرى‪.‬‬
‫ما رأيك في تلك المقولة ؟‬

‫السكرتارية القلب النابض باملنظمة‬

‫علق‬
 ‫مفهوم السكرتارية‬

‫هي جمموع‪,, , , , ,‬ة من امله‪,, , , , ,‬ام ال‪,, , , , ,‬يت يتعني القي‪,, , , , ,‬ام هبا‬
‫ملساعدة املدير على حتقيق أهداف املؤسسة ‪.‬‬
 ‫مفهوم السكرتارية‬

‫هي الوح ‪,,‬دة التنظيمي ‪,,‬ة التابع ‪,,‬ة ملديري اإلدارات تس ‪,‬ند إليه ‪,,‬ا‬
‫مهمة ‪:‬‬
‫حتري‪,, ,‬ر املراس‪,, ,‬الت وإع‪,, ,‬داد التق‪,, ,‬ارير ومعاجلة الربي‪,, ,‬د ال ‪, ,‬وارد‬
‫والصادر وتنظيم أرشيف املكتب وغري ذلك‪.‬‬

‫اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة االنجليزية‬

‫( ‪ )SECRETARY‬والمشتقة من كلمة ( ‪ )SECRET‬أي سر‪...‬‬
 ‫تعريف السكرتير ‪:‬‬
‫تعريف مجعية السكرتريين احملرتفني الدولية للسكرتري ‪:‬‬

‫" مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على‬

‫حتمل املسؤولية دون إشراف مباشر‪ ،‬ويتمتع بالقدرة على‬
‫التصرف واملبادرة ويتخذ قرارات يف حدود الصالحيات‬
‫املمنوحة له"‪.‬‬
 ‫تعريف السكرتير ‪:‬‬

‫هو املوظف الذي يقوم مبساعدة رئيسه يف‬

‫حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته‬
‫وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر‪.‬‬
 ‫أنواع السكرتارية‬

‫عامة‬ ‫خاصة‬ ‫متخصصة‬

 ‫وهي إدارة أو قسـ ــم هـ ــام في أي منظمـ ــة أو‬ ‫السكرتارية العامة‬
‫وهي تمثــل المعاونــات والخــدمات الــتي‬
‫المكتب‪،‬يــةوهي‬ ‫األعرمـيةـالالفنيــة‬ ‫عليجـهــاـاز الكافـســةـكرتا‬ ‫ـولى إن‬ ‫ويطتـلــق‬ ‫منشــأة ت‬
‫ـالـاء‬
‫الرؤس‬ ‫أو‬
‫الفنميثــ ــةـل أعمـ ـ‬ ‫ين‬ ‫ر‬ ‫ـدي‬
‫ـاتبكـ ــل‬ ‫م‬ ‫ال‬
‫كــــة ك‬ ‫ـد‬ ‫ح‬
‫المظم‬‫أ‬ ‫ـاتب‬
‫عنالمن‬ ‫ك‬ ‫لم‬ ‫ـدم‬
‫علىعمب ـسـ ــارةـتوى‬ ‫ق‬ ‫ت‬
‫اإلستش ــارية‬
‫عمله‪.‬‬‫ـات‬ ‫ظ‬ ‫وإنج ـ ـ ـ ــاز‬
‫المحفو‬ ‫–‬ ‫صـ ـ ــه‬
‫ـوير‬ ‫مهمت ـ‬‫الت‬ ‫–‬ ‫أداء‬‫ـخ‬ ‫س‬ ‫ـير‬
‫الن‬ ‫البريلتيـدس ـ ـ–ـ ـ‬
‫الـ ــتي تلحـ ــق بمك ــاتب كب ــار المس ــئولين‬
‫وتأثيثرهيرـا ‪،‬‬ ‫ـاتبالتقــا‬ ‫تيب وإالمعـكـداد‬ ‫ـالت‬ ‫ر‬ ‫ـ‬
‫ت‬ ‫ـتعالماترا–سـ‬
‫كتحسريــر الم‬ ‫اإل‬ ‫–‬
‫لتقـ ـ ــديم ودراسـ ـ ــة اإلستشـ ـ ــارات الفنيـ ـ ــة‬
‫ـيانةـخ‬
‫والنس‬ ‫افـة–‪ ،‬صـ ـ‬ ‫والكتاب‬‫واإلنص ـ ـر‬ ‫الهاتفيـة‬ ‫ـاالتضـ ــور‬ ‫واإلتبـ ـصـة الح‬ ‫– مراق‬ ‫السكرتارية اخلاصة‬
‫المتخصصــة على إختالف أنواعهــا مثــل‬
‫تنظيم‬‫ص ـ ‪،‬ـالحها‬ ‫ـالرإين‬‫ـتقبالأعالم ـزائ ـ‬ ‫ومتابع ــة‬ ‫ـويري ــة‪ ،‬إسـ‬ ‫المكتب‬ ‫والتصـ‬ ‫اآلالت‬ ‫‪،‬‬
‫ـادية ‪،‬‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ص‬ ‫اإلقت‬ ‫‪،‬‬ ‫ـة‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ي‬ ‫القانون‬ ‫ية‬ ‫ر‬ ‫تا‬ ‫ر‬ ‫ـك‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫س‬ ‫ال‬
‫ـاتت‬ ‫إحتيا ـ ـ ـج ــاال‬ ‫تلخيصـيرالمق ـ ـ‬ ‫ـاتال‪ – ،‬وتوف ـ‬ ‫س ــنتر‬ ‫ـالعـ ـالـ ـ ـ ـ‬
‫اإلجتما‬ ‫– وأعم ـ‬
‫وغيره ــا‬ ‫اإلعالميإطـفــة‬ ‫أدواتــيةنظا‪،‬‬ ‫الطبـ ـيـــةـة ‪،‬منالهندس‬
‫والتمقـ ــ ــ ــارير المطول ـ ـ ــة ‪ ،‬تنظيم س ـ ـ ــفريات‬
‫ـاء‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫و‬ ‫ـة‬‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ف‬ ‫المنظ‬
‫ـارجيـولى‬‫الفنخيــــ ــة ويتـ ـ‬ ‫وال‬ ‫ـاالت‬
‫ـداخلي‬ ‫المل ـ ـ ـجـ ـ‬
‫ا‬ ‫ـتلزماتلـ ــف‬
‫األمن‬ ‫ومس ـ ـ ـمن مخت‬
‫الـ ـرئيس ‪ ،‬وأخ ــيرًا القي ــام بم ــا يكلف ــه ب ــه‬ ‫السكرتارية املتخصصة‬
‫ـبراشـ ـتـاديةمنفيذوي‬ ‫اإلر‬‫ـاتخ ـ‬ ‫ًا‬ ‫غالـبـ ـ‬
‫ـ‬ ‫ت‬ ‫الالف‬ ‫ـائف‬ ‫ـع‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬‫الوظضـ‬ ‫وو‬ ‫–‬‫للمبـ ـه ــنىـذه‬
‫الـرئيس من أعمـال أخـرى تتعلـق بصــلب‬
‫المؤهالتية‪.‬العليا‪.‬‬ ‫أماكنها الضرور‬
‫عمل المنظمة‪.‬‬
‫مقومات السكرتير الناجح‬
‫ومدير المكتب الفعال‬
‫مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال‬

‫عصف‬
‫ذهني‬
 ‫مقومات السكرتير الفطرية ( الشخصية )‬

‫‪10‬‬ ‫حسن المظهر ‪1-‬‬

‫والهندام‬

‫االمانة وحفظ ‪2-‬‬

‫‪ -5‬مرتب ومنظم‬ ‫السر‬

‫قوة ‪3-‬‬
‫قوة الذاكرة ‪4-‬‬
‫الشخصية‬
‫والدقة في العمل‬
‫وحسن التصرف‬
 ‫مقومات السكرتير الفطرية ( الشخصية )‬

‫‪10‬‬ ‫اإلخالص ‪6-‬‬

‫‪ -10‬إحترام‬ ‫سرعة البديهة ‪7-‬‬

‫اآلخرين واإللتزام‬ ‫والقدرة على‬
‫بأوقات العمل‬ ‫التركيز‬

‫حسن ‪9-‬‬
‫الحيوية ‪8-‬‬
‫التصرف في‬
‫والنشاط‬
‫المواقف‬
 ‫مقومات السكرتيرالمكتسبة ( العلمية )‬

‫‪ .1‬املؤهل العلمي املناسب ‪.‬‬

‫‪ .2‬اإلملام ببعض اللغات األجنبية ‪.‬‬
‫‪ .3‬إجياد الكتابة على اآللة الكاتبة ‪.‬‬
‫‪ .4‬اإلملام بطرق احلفظ والتصنيف والفهرسة ‪.‬‬
‫‪ .5‬اإلملام جبميع القرارات واللوائح اليت تقرها املنشأة ‪.‬‬
‫‪ .6‬أن يكون ملم جبانب من علم النفس والعالقات اإلنسانية‬
 ‫المهارات الواجب توافرها في السكرتير‬
‫‪12‬‬
‫ما هى المهارة ؟؟‬

‫هى أداء العمل‬

‫بسرعة ودقة وإتقان‬
 ‫المهارات الواجب توافرها في السكرتير‬
‫‪12‬‬
‫حفظ ‪3-‬‬
‫‪ -1‬التعامل‬ ‫النسخ ‪2-‬‬
‫وتنظيم‬
‫مع برامج‬ ‫باللغتين‬
‫وثائق‬
‫الحاسب‬ ‫العربية‬
‫ومحفوظات‬
‫اآللي‬ ‫واإلنجليزية‬
‫المكتب‬
 ‫المهارات الواجب توافرها في السكرتير‬
‫‪12‬‬
‫‪ -4‬استخدام‬ ‫تحرير ‪6-‬‬
‫األجهزة‬ ‫التحدث ‪5-‬‬
‫الرسائل‬
‫الحديثة في‬ ‫باللغة‬
‫مجال األعمال‬ ‫وكتابة‬
‫اإلنجليزية‬
‫المكتبية‬ ‫التقارير‬
 ‫المهارات الواجب توافرها في السكرتير‬
‫‪12‬‬
‫التعامل ‪8-‬‬
‫‪-7‬‬ ‫‪9-‬‬
‫مع‬
‫التلخيص‬ ‫االتصال‬
‫اآلخرين‬
 ‫المهارات الواجب توافرها في السكرتير‬
‫‪12‬‬
‫تنظيم ‪11-‬‬
‫تنظيم ‪12-‬‬
‫‪ -10‬تنظيم‬ ‫مقابالت‬
‫سفريات‬
‫االجتماعات‬ ‫زوار‬
‫المدير‬
‫المكتب‬
‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪ -1‬إعداد‬
‫المراسالت‬
‫والتقارير‬
‫‪Correspondences‬‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪ -2‬معالجة‬
‫المكالمات‬
‫الهاتفية‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪ -3‬معالجة‬
‫البريد‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪-4‬‬
‫الكتابة‬
‫و‬
‫الطباعة‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪ -5‬الحفظ‬
‫والتصنيف‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫ويعتبر جمع المعلومات من أولى الخطوات‬

‫‪ -6‬تجميع‬ ‫التي يقوم بها وقد يلجا إلى مصادر داخلية‬
‫المعلومات‬ ‫في المنظمة أو خارجية بالنسبة لكافة األمور‬
‫التي تتعلق بطبيعة عمل المنظمة والمكتب‬
‫من قريب أو بعيد‪.‬‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪-7‬‬
‫استقبال‬
‫الزوار‬
 ‫أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‬

‫‪ -8‬تنظيم‬
‫المواعيد‬
‫والمقابالت‬
‫واالجتماعات‬
‫مواقف عملية فى مجال السكرتارية‬

‫اقرا الموقف وفكر في الحل‬

 ‫مهارات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال‬
‫‪ -1‬االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬

‫يقضي االنسان ‪ % 75‬من وقته يف االتصال باالخرين‬

‫أوض‪,, ,‬حت بعض الدراس‪,, ,‬ات أن (‪ )%85‬من النج‪,, ,‬اح ال‪,, ,‬ذي‬
‫حيقق ‪,,‬ه اإلنس ‪,,‬ان يف عمل ‪,,‬ه يعتم ‪,,‬د في ‪,,‬ه على الرباع ‪,,‬ة االتص ‪,,‬الية‬
‫و(‪ )%15‬فق ‪,, ,‬ط تعتم ‪,, ,‬د على امله ‪,, ,‬ارات العملي ‪,, ,‬ة أو املهني ‪,, ,‬ة‬
‫املتخصصة‪.‬‬
‫مهارات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال‬
‫‪ -1‬االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫دراسة أجريت يف هارفارد على ‪ 10000‬شخص فصلوا من العمل‪:‬‬
‫الثلث= فشل يف العمل‪.‬‬
‫الثلثني = فشل يف اإلتصال ‪.‬‬
 ‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫‪ -1‬االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫مفهوم االتصال الفعال‬

‫هي عملية ارسال واستقبال املعلومات واالفكار‬

‫واملشاعر بني االفراد واجلماعات لتحقيق الفهم املشرتك‬
‫واجناز العمل املطلوب ‪.‬‬
 ‫تكوين الفكرة‬
‫التصرف‬ ‫(لدى‬
‫المرسل)‬

‫تحويل‬
‫التفسير‬ ‫نموذج ديفز فولجر‬ ‫الفكرة‬
‫إلى رموز‬

‫نقل الفكرة‬
‫تسلم‬
‫خالل قناة‬
‫الرسالة‬
‫اتصال‬
 ‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫األهداف العشر لالتصال اإلداري‬

‫زيادة درجة القبول لألدوار التنظيمية‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫االلتزام باألهداف التنظيمية‬ ‫‪.2‬‬
‫توفري البيانات الالزمة الختاذ القرارات‬ ‫‪.3‬‬
‫توضيح الواجبات والسلطة واملسئولية‬ ‫‪.4‬‬
‫تسهيل عمليات اختاذ القرارات على املستويني التخطيطي والتنفيذي‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
 ‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫األهداف العشر لالتصال اإلداري‬

‫‪ .6‬متكني العاملني يف املؤسسة من التعرف على املسؤوليات املوكلة هلم ‪.‬‬

‫‪ .7‬تعريف املوظفني بالتعليمات املتعلقة بأصول تنفيذ األعمال ودواعي تأجيلها‬
‫او تعديل خطط التنفيذ‬
‫‪ .8‬التعرف على مدى تنفيذ اإلعمال واملعوقات اليت تواجهها وسبل عالجها‪.‬‬
‫‪ .9‬إجياد نوع من التعاون بني املؤسسة و اجملتمع ‪.‬‬
‫‪.10‬إقناع املوظفني بضرورة تطبيق اخلطط والربامج وحتقيق األهداف ‪.‬‬
 ‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬

‫عـ ـ ــوائـق االتصــال الفعــال‬

‫وُيقصد هبا املشكالت اليت حتد من فاعلية االتصال‬

‫‪ -1‬ضعف ( اإلنصات )‪.‬‬

‫‪ -2‬األلفـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاظ‬

‫‪ -3‬عوائق لغـ ـ ـ ـ ــويــة‬

 ‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬

‫عـ ـ ــوائـق االتصــال الفعــال‬

‫وُيقصد هبا املشكالت اليت حتد من فاعلية االتصال‬

‫‪ -4‬عوائق ثقافية واجتماعية‬

‫‪ -5‬عوائق نفسية وإنسانية‬

‫‪-6‬عوائق بيئية‬
‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬

‫فيلم االتصال الغير فعال‬

‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬

‫يقضي االنسان ‪ % 75‬من وقته في االتصال باالخرين‬

‫االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫يقضي االنسان ‪ % 75‬من وقته في االتصال باالخرين‬
 ‫تنظيم االجتماعات‬
‫تعريف االجتماع‬
‫االجتماع هو تجمع شخصين او اكثر‬
‫للتشاور وتبادل الراي في مشكلة معينة‬

‫‪51‬‬
 ‫أهداف االجتماعات‬

‫‪1‬ـ طرح المعلومات وتبادل األفكار واآلراء حول موضوع االجتماع‬

‫‪ -2‬مناقشة سياسة طويلة األجل‬

‫‪ -3‬دراسة ظاهرة ما وتحديد أبعادها‬

‫‪ -4‬االلتزام بواجب محدد‬

‫‪ -5‬دراسة موضوع متخصص والوصول إلى قرارات بشأنه‬
 ‫أهداف االجتماعات‬
‫‪ -6‬تنمية وتعزيز عالقة العاملين بالمنظمة ‪.‬‬

‫‪7‬ـ دراسة نتائج أداء معين لجهة معينة في وقت معين ‪.‬‬

‫‪ -8‬الحصول على مساندة أو موافقة تجاه المسالة ‪.‬‬

‫‪ -9‬التفاوض والمناقشة ‪.‬‬

‫‪ -10‬دراسة قضية متنازع عليها واللجوء للتحكيم فيها ‪.‬‬

 ‫عناصر االجتماعات‬

‫موضوع‬ ‫العنصر‬ ‫العنصر‬ ‫التفاعل‬

‫االجتماع‬ ‫المادي‬ ‫البشرى‬

‫تفاعل المجتمعين مع‬

‫الذى يدور‬ ‫المكان‬ ‫المشاركون‬
‫موضوع المناقشة‬
‫حوله النقاش‬ ‫وتجهيزاته‬ ‫البداء الراي‬
 ‫انواع االجتماعات‬
‫اوال من حيث زمن انعقادها‬
‫اجتماعات دورية ‪1-‬‬ ‫اجتماعات طارئة ‪2-‬‬

‫ثانيا من حيث المستوى‬

‫اجتماعات عالمية ‪1-‬‬ ‫اجتماعات محلية ‪2-‬‬

‫ثالثا ‪ :‬من حيث حساسية الموضوعات‬

‫اجتماعت سرية ‪1-‬‬ ‫اجتماعات علنية ‪2-‬‬

‫رابعا ‪ :‬من حيث الشكليات‬

‫اجتماعات رسمية ‪1.‬‬ ‫اجتماعات غير رسمية ‪2.‬‬

 ‫مزايا االجتماعات‬
‫‪1‬ـ اتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبيرعن ارائهم‬

‫‪ -2‬زيادة فهم كل مشترك وتقديره لحقيقة راي وموقف االخرين‬

‫‪ -3‬الوصول الى قرارات على اساس كافي من الدراسة والمناقشة‬

‫‪ -4‬الوصول الى قرارات تكون اكثر مراعاة لمصالح الجماعة‬

‫‪ -5‬القرارات تكون بعيدة عن تاثير وتحكم السلطة او اصحاب المصالح الشخصية‬

‫‪ -6‬القرارات التي تصدر تحوز الثقة ومن ثم التواجه مقاومة عند التنفيذ‬
 ‫عيوب االجتماعات‬
‫‪1‬ـ سيطرة بعض االفراد من خالل احتكارهم لمناقشات‬

‫‪ -2‬قد التؤدي االجتماعات الى النتيجة المرجوة في حالة عدم وجوود رئيس لالجتماع‬
‫على مستوى مناسب من المهارة ‪.‬‬

‫‪ -3‬كثيرا ما تمثل القرارات التي تتخذ في االجتماعات الرأي الوسط ‪.‬‬

‫‪ -4‬تتأثر النتائج بحسن اختيار المشاركين وكذا التعاون واالنسجام بينهم ‪.‬‬

‫‪ - -5‬قد ياتي بعض األعضاء الى االجتماع وهم خالين الذهن عن الموضوعات موضع‬
‫المناقشة في االجتماع ‪.‬‬
‫مقومات نجاح االجتماعات‬

‫‪1‬ـ اختيار الوقت والمكان المناسبين‬

‫‪ -2‬توفير البيانات والمعلومات الكاملة‬

‫‪ -3‬وضع خطة االجتماع‬

‫‪-4‬وضع الهدف من االجتماع وتحديده‬

 ‫مقومات نجاح االجتماعات‬

‫‪ -5‬ان تتاح فرصة حق الرد على الرئيس ‪.‬‬

‫‪ -6‬تفادي انفراد الرئيس بكل السلطة‬

‫‪ -7‬رئاسة فاعلة وقادرة على ادارة االجتماع بنجاح‬

‫‪ -8‬اعداد جدول االجتماع قبل االنعقاد بفترة مناسبة‬

 ‫توقعات المشاركين ‪:‬‬
‫‪ .1‬اخر ما وصل اليه العلم في االجهزة المساعدة للسكرتير‪.‬‬
‫‪ .2‬ماذا يدور االن في السكرتارية ‪.‬‬
‫‪ .3‬ترتيب المهام للعمل بسهولة ‪.‬‬
‫‪ .4‬تطوير مهارات السكرتارية ‪.‬‬
 ‫محاور البرنامج‪:‬‬
‫‪ .1‬مقدمة عن السكرتارية ‪.‬‬
‫•(مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتير – انواع السكرتارية )‬

‫‪ .1‬مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال ‪.‬‬

‫‪ .2‬المهارات الواجب توافرها في السكرتير ومدير المكتب ‪.‬‬
‫‪ .3‬أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب‪.‬‬
‫(دور الس ــكرتير في االجتماعات )‬ ‫•‬
 ‫محاور البرنامج‪:‬‬
‫‪ .4‬مهارات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال‬
‫‪ .1‬االتصال الفعال ‪ ....‬طريق قوتك الذاتية‬
‫‪ .2‬مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار‬
‫‪ .3‬املهارات املتالزمة للسكرتري‬
‫‪ .4‬التعامل مع ضغوط العمل‬
‫‪ .5‬التعامل مع املشكالت‬
‫‪ .6‬كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫فيلم التركيز‬
‫مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات‬
‫قبل االجتماع‬

‫حجز القاعة اليت تقرر االجتماع فيها‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫توجيه الدعوة إىل املشاركني يف االجتماع حلضوره‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫إعداد كافة امللفات املتعلقة باملواضيع املدرجة يف جدول األعمال‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تذكري املشاركني مبوعد االجتماع‪ ،‬وذلك قبل يوم من انعقاده‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫التأكد من نظافة القاعة اليت سيعقد فيها االجتماع‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫جتهيز القاعة باألدوات املساعدة الالزمة‬ ‫‪.6‬‬
‫تصميم توزيع املقاعد يف قاعة االجتماع‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫وضع اسم املشرتك أمام املكان الذي سيجلس فيه على الطاولة‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
 ‫مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات‬
‫قبل االجتماع‬

‫‪ .9‬وضع أوراق وأقالم للكتابة على الطاولة أمام كل مقعد من املقاعد‪.‬‬

‫‪.10‬إعداد سجل احلضور‪.‬‬
‫‪ .11‬تأمني املاء واملرطبات واألكواب واملنافض‪.‬‬
‫‪.12‬لصق ورقة على باب قاعة االجتماع‪ ،‬مكتوب عليها عبارة "اجتماع الرجاء‬
‫عدم اإلزعاج"‪.‬‬
‫‪ .13‬إعطاء التعليمات بعدم حتويل االتصاالت الواردة إىل املشاركني‪ ،‬أثناء انعقاد‬
‫االجتماع‪ ،‬إال عند الضرورة القصوى‪.‬‬
‫‪ .14‬استقبال وتوجيه املشاركني لدى حضورهم إىل مكان االجتماع‬
 ‫مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات‬
‫أثناء االجتماع‬
‫‪ .1‬اجللوس يف مكان مناسب ميكنه من االستماع إىل ما يقال وتسجيل كافة‬
‫وقائع االجتماع‪.‬‬
‫‪ .2‬مترير سجل احلضور على املشاركني والتأكد من أن اجلميع قد وقع عليه‪.‬‬
‫‪ .3‬تدوين اسم ووظيفة كل شخص حضر االجتماع‪.‬‬
‫‪ .4‬تدوين أمساء األشخاص الذين تغيبوا عن حضور االجتماع‪ ،‬مع ذكر أعذار‬
‫هذا التغيب (إذا وجدت)‪.‬‬
‫‪ .5‬توزيع كافة املستندات والوثائق الالزمة على املشاركني‪.‬‬
‫‪ .6‬االستماع جيدًا إىل ما جيري من مناقشات‪ ،‬واستيعاهبا جيدًا للتمكن من‬
‫تسجيلها بشكل سليم‪.‬‬
 ‫مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات‬
‫أثناء االجتماع‬
‫‪ .7‬تدوين وقائع االجتماع باختصار ال خيل باكتمال املوضوع‪.‬‬
‫‪ .8‬اإلشراف على تقدمي الضيافة للمشاركني أثناء فرتة الراحة‪.‬‬
‫‪ .9‬تسجيل كافة املقرتحات اليت قدمها املشاركون خالل االجتماع‪ ،‬وحتديد ما‬
‫إذا مت رفضها أو اعتمادها أو تأجيلها‪.‬‬
‫‪.10‬تدوين القرارات األساسية املتخذه حرفيًا كما وردت خالل املناقشات‪.‬‬
‫‪.11‬تسجيل أمساء املشاركني الذين صوتوا مع أو ضد أي قرار مت اختاذه أو أي‬
‫اقرتاح مت تقدميه‪ ،‬وكذلك أمساء الذين امتنعوا عن التصويت وذلك وفقًا‬
‫لألنظمة املتبعة يف هذا اجملال‪.‬‬
‫‪.12‬تدوين أمساء املشاركني الذين أوكلت إليهم القيام مبهام معينة بعد االجتماع‬
‫وتدوين هذه املهام بشكل دقيق وواضح‬
 ‫مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات‬
‫بعد االجتماع‬
‫مرافقة الضيوف الذين حضروا االجتماع إىل مدخل املؤسسة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫عدم ترك أية ورقة على طاولة االجتماعات بعد مغادرة اجلميع‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫مجع امللفات والوثائق وحمضر االجتماع وسجل احلضور‪ ،‬وحفظها يف مكان‬ ‫‪.3‬‬
‫آمن‪.‬‬
‫الطلب إىل عامل النظافة بعد مغادرة اجلميع العمل على تنظيف غرفة‬ ‫‪.4‬‬
‫االجتماع والتأكد من قيامه بذلك على أكمل وجه‪.‬‬
‫إعداد حمضر االجتماع النهائي واحلصول على توقيع رئيس االجتماع عليه‪،‬‬ ‫‪.5‬‬
‫وتصوير نسخ منه لتوزيعها على األشخاص املعنيني‪.‬‬
‫إعداد املراسالت اليت مت االتفاق على إعدادها خالل االجتماع‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
 ‫مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات‬
‫بعد االجتماع‬
‫‪ .7‬تسجيل أي موعد الجتماعات قادمة مت حتديدها خالل االجتماع‪ ،‬وذلك‬
‫يف كل من مفكرته ومفكرة رئيس االجتماع‪ ،‬مبا يف ذلك موعد عقد‬
‫االجتماع املقبل إذا ما مت حتديده‪.‬‬
‫‪ .8‬فتح ملف لالجتماع املقبل والبدء بإعداد جدوله أعماله‪.‬‬
‫‪ .9‬تذكري األشخاص الذين مت تكليفهم مبسؤولية القيام ببعض املهام أو متابعة‬
‫تنفيذ بعض القرارات‪ ،‬بالتزاماهتم هذه‪ ،‬والتحقق دوريًا من أن ذلك يتم وفقًا‬
‫ملا هو مقر‬
 ‫اعداد جدول األعمال‬
‫شركة ‪......................../‬‬
‫اإلدارة العامة للتشغيل والصيانة‬
‫جدول أعمال‬
‫لجنة التدريب الفني‬
‫اجتماع يوم ‪ 4‬يناير ‪2012‬‬

‫الموضوع‬ ‫الرقم‬
‫محضر االجتماع السابق‬ ‫‪-1‬‬
‫برنامج مهارات السكرتارية‬ ‫‪-2‬‬
‫اسكان المشاركين في البرامج التدريبية‬ ‫‪-3‬‬
‫حقيبة برنامج تنظيم االجتماعات‬ ‫‪-4‬‬
‫خطة برنامج تنظيم المحفوظات‬ ‫‪-5‬‬
‫المشاركون في برنامج السكرتارية‬ ‫‪-6‬‬
‫شبكة الحاسب اآللي‬ ‫‪-7‬‬
‫تجهيزات قاعة االجتماعات رقم (‪)3‬‬ ‫‪-8‬‬
‫مهام سكرتير لجنة تطوير األعمال المكتبية‬ ‫‪-9‬‬

‫ما يستجد من موضوعات وأعمال‬ ‫‪-10‬‬

 ‫مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار‬
‫الرؤساء‬

‫• طاعتهم واحرتامهم وتنفيذ توجيهاهتم خاصة إذا كانت ال تتعارض‬

‫مع األنظمة واللوائح‬
‫• املهارة واحلكمة يف اختيار األساليب املناسبة للتعامل مع كل مدير‪.‬‬
‫فأسلوب التعامل مع املدير املتسلط خيتلف عن أسلوب التعامل مع‬
‫املدير املثايل‪ .‬كما أن أسلوب التعامل مع املدير العدواين خيتلف عن‬
‫أسلوب التعامل مع املدير املتداعي وهكذا‬
‫مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار‬
‫مع الزمالء‬
‫• التعامل مع اجلميع ليس بنفس الطريقة‬
‫• مهارات التواصل البناء ‪.‬‬
‫• معرفة"أمناط الناس" ‪( :‬العصيب‪ /‬االنبساطي‪ /‬املتمرد‪/‬‬
‫املراوغ‪ /‬املنظم‪ /‬الفوضوي‪ /‬إخل‪)..‬‬
 ‫مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار‬
‫ثالثا مع الزوار‬

‫• العناية الشاملة بالزوار‪.‬‬

‫• حسن املعاملة ‪.‬‬
‫• صقل مهاراتك بأساليب علمية عملية مدروسة يف التعامل مع‬
‫أمناط الزوارومنهم الصديق ‪ -‬الثرثار ‪ -‬خشن املعاملة ‪ -‬املستقر‬
‫على أمره – املرتدد ‪ -‬االجيايب املرن ‪-‬املغرور‬
‫المهارات المتالزمة للسكرتير‬

‫• مهارة فن بناء العالقات‬

‫مهارات التعامل مع األخرين‬ ‫•‬
‫• مهارة جودة األداء الفائق فى بيئة العمل‬
‫المهارات األساسية الثالث للسكرتير‬

‫مهارة فن بناء العالقات‬

‫ويتم ذلك بالطرق اآليت ‪:‬‬
‫• اشعار االخرين بامهيتهم ‪.‬‬
‫• اجعل شخصيتك جذابه ‪.‬‬
‫• انشئ انطباعا اوليا جيدا لدى االخرين‪.‬‬
‫• اجذب االخرين حنو وجهة نظرك ‪.‬‬
‫• امدح االخرين واثين عليهم‪.‬‬
‫• انتقد ولكن بدون جرح ‪.‬‬
‫• انتق الكلمات اجليدة ‪.‬‬
 ‫المهارات األساسية الثالث للسكرتير‬

‫مهارات التعامل مع األخرين‬

‫خيتلف األثر الناتج مع اآلخرين حبسب ‪:‬‬
‫• مضمون احلديث ‪.‬‬
‫• نوعية الكلمات املستخدمة ‪.‬‬
‫• طريقة الكالم أو السلوك املصاحب للكالم ‪.‬‬
‫• ويأمرنا اهلل سبحانه وتعاىل أن نلتزم احلكمة واملوعظة احلسنة يف التعامل‬
‫مع الناس بصفة عامة‪.‬‬
‫• وختتلف طريقة التعامل تبعًا إلختالف طبيعة العالقة مع اآلخرين حيث‬
‫ختتلف القدرات علي الفهم واإلدراك لألمور ‪.‬‬
 ‫المهارات األساسية الثالث للسكرتير‬
‫مهارة جودة األداء الفائق فى بيئة العمل‬

‫التقنيات التي يمكنك ممارستها لزيادة إنتاجيتك وأدائك‪:‬‬

‫• استخدم مبدأ "تركيز القوة"‪.‬‬
‫• عدم العمل يف تلك املهام اليت –بغض النظر عن مدى جودة‬
‫إجنازها‪ -‬الميكن أن تساعدك أو جتعلك تتقدم يف حياتك‬
‫املهنية‪.‬‬
‫• إدارة السكرتري لذاته‪.‬‬
‫• إدارة السكرتري لوقت ــه‪.‬‬
‫السكرتير وفن التعامل مع ضغوط العمل‬
‫كيف يمكن للسكرتير ومدير المكتب التعامل مع‬
‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬
‫السكرتير وفن التعامل مع ضغوط العمل‬
‫كيف يمكن للسكرتير ومدير المكتب التعامل مع‬
‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬
‫أوًال ‪ :‬املعرفة اجليدة بالعمل‬ ‫•‬
‫ثانيًا ‪ :‬املعرفة اجليدة باللوائح واألنظمة والتنظيم اإلداري‬ ‫•‬
‫للمنظمة‬
‫ثالثًا ‪ :‬تكوين عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطراف‬ ‫•‬
‫رابعًا ‪ :‬حتسني طريقة العمل واألداء‬ ‫•‬
‫خامسًا ‪ :‬تنمية مهاراته الشخصية الذاتية‬ ‫•‬
 ‫السكرتير وخطوات ذكية للتعامل مع المشكالت‬
‫تنمية المهارات اإلدارية لحل المشكالت‬

‫تعريف المشكلة ‪:‬‬

‫هي الصعوبات اليت تواجهنا عند االنتقال من مرحلة إىل‬
‫أخرى؛ وهي إّم ا متنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر يف نوعيته‪.‬‬
 ‫السكرتير وخطوات ذكية للتعامل مع المشكالت‬
‫تنمية المهارات اإلدارية لحل المشكالت‬
‫التحلي ــل ‪ -‬السببيـ ــة‪ -‬التأليف والرتكيب‪.‬‬
‫التفكري الشامل ‪ -‬التقديـ ـ ــر‪.‬‬
‫احلدس (البصرية)‪.‬‬
‫استخدام الذاكرة‪.‬‬
‫االبتكار‪.‬‬
‫القدرة الرقمية واللغوية‪.‬‬
‫حتويل املشكلة اىل فرصة املشكلة فرصة مثينة !‪:‬ملعىن املرادف للمشكلة عند‬
‫الصينيني هو‪ :‬الفرصة !‬
‫السكرتير وخطوات ذكية للتعامل مع المشكالت‬
‫أهم أساليب حل المشكالت‬

‫‪ .1‬العصف الذهني‬

‫‪ .2‬خريطة باريتو‬

‫‪ .3‬خريطة األسباب والنتائج ( الهيكل العظمي للسمكة )‬

 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪-1‬العصف الذهني‬
‫تعظيم عدد األفكار اليت تطرح بدائل لتنفيذ حل املشكالت عن طريق اجملموعات‬

‫تنفيذ جلسة عصف ذهني‬

 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -2‬منحنى باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫• االقتصادي االيطايل باريتو ‪ %20 - 1906 -‬من األفراد يستحوذون على‬

‫‪ %80‬من الثروات يف بالده ‪.‬‬
‫• جوران الباحث يف جمال إدارة اجلودة ‪ -‬جماًال أوسع فلم يشمل االقتصاد فقط‬
‫بل مشل الكثري من املناحي و ينص ذلك املبدأ على أن ‪ %20‬من األسباب‬
‫تؤدي إىل ‪ %80‬من النتائج ‪.‬‬

‫ما هو منحنى باريتو؟‬

‫هو منحىن بياين ُيَرِّتب األسباب من حيث َح جم تأثريها يف املشكلة حمل الدراسة‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -2‬منحنى باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫مشكلة العيوب المتكررة في المنتج‬ ‫المشكلة‬

‫الكثري من األسباب ومُي كننا التغلب على كل سبب مبجموعة من‬ ‫االسباب‬
‫احللول‪ .‬ولكن أين نبدأ؟ أمامنا حلول كثرية وبالطبع كلها حتتاج جمهود‬
‫وموارد مادية فهل خنتار بعض احللول بطريقة عشوائية أم جيب أن نطبق‬
‫كل احللول يف آٍن واحد؟ هذا هو السؤال الذي جُي يب عنه منحىن‬
‫باريتو ‪Pareto Chart‬‬
‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -2‬منحنى باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫االسباب‬
‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -2‬منحنى باريتو ‪Pareto Chart‬‬

‫االسباب‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -3‬خريطة األسباب والنتائج ( الهيكل العظمي للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬

‫هذا املخطط يهدف إىل حصر مجيع األسباب اليت قد تؤدي إىل املشكلة املراد حلها‪.‬‬
‫فبدًال من حصر تفكرينا يف األسباب املعتادة فإن هذا املخطط يساعدنا على التفكري يف‬
‫كل األسباب املمكنة وبالتايل الوصول إىل األسباب احلقيقية واليت قد تكون غري متوقعة‪.‬‬
‫هذا املخطط ‪:‬‬
‫• يسهل عرض املشكلة وتوضيح األسلوب الذي اتبع يف الوصول إىل احلل‪.‬‬
‫• جيرب اجلميع على التفكري يف املشكلة بعمق بدل من التسرع يف اقرتاح احللول‪.‬‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -3‬خريطة األسباب والنتائج ( الهيكل العظمي للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫‪-1‬ارسم اجلزء األول من املخطط ودون وصف املشكلة املراد حلها يف رأس السمكة‪.‬‬
‫حاول كتابة املشكلة بشكل دقيق وخمتصر‪.‬‬
‫افرتض أننا نتج شوكوالتة وأننا نعاين من كثرة ألشكاوى من جودة املنتج ‪.‬‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -3‬خريطة األسباب والنتائج ( الهيكل العظمي للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫‪ -2‬اجتهد يف كتابة العناصر‬
‫األساسية املكونة أو املؤثرة على املنتج‬
‫أو اخلدمة مثل‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -3‬خريطة األسباب والنتائج ( الهيكل العظمي للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫‪ -3‬اكتب كل األشياء املؤثرة على كل سبب من األسباب الرئيسية‪ .‬الحظ أنك تكتب كل ما‬
‫هومؤثر يف هذا السبب أو العنصر وال تستبعد أو تقيم أي شيء يف هذه املرحلة‪ .‬ال هتمل أي‬
‫سبب بغض النظر عن توقعك لعالقته باملشكلة األصلية‪.‬‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫‪ -3‬خريطة األسباب والنتائج ( الهيكل العظمي للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬
‫رابعًا‪ :‬يتم حتليل كل األسباب املدونة يف املخطط‪ .‬بعض األسباب ميكن استبعادها نتيجة لوجود‬
‫معلومات متاحة تؤكد أن هذا السبب غري موجود لدينا‪ .‬البعض اآلخر قد حيتاج عمل فحوصات‬
‫أو إجراءات للتأكد من كون هذا السبب حقيقي‪ .‬وبالتايل فسننتهي ببعض األسباب احملتملة وبعد‬
‫الفحص والقياسات نصل إىل سبب أو أسباب حقيقية‬
‫السكرتير وفن التعامل مع ضغوط العمل‬
‫كيف يمكن للسكرتير ومدير المكتب التعامل مع‬
‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬
‫أوًال ‪ :‬املعرفة اجليدة بالعمل‬ ‫•‬
‫ثانيًا ‪ :‬املعرفة اجليدة باللوائح واألنظمة والتنظيم اإلداري‬ ‫•‬
‫للمنظمة‬
‫ثالثًا ‪ :‬تكوين عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطراف‬ ‫•‬
‫رابعًا ‪ :‬حتسني طريقة العمل واألداء‬ ‫•‬
‫خامسًا ‪ :‬تنمية مهاراته الشخصية الذاتية‬ ‫•‬
 ‫أهم أساليب حل المشكالت‬
‫خريطة باريتو‬
‫• االقتصادي االيطايل باريتو ‪ %20 - 1906 -‬من األفراد يستحوذون على‬
‫‪ %80‬من الثروات يف بالده ‪.‬‬
‫• جوران الباحث يف جمال إدارة اجلودة ‪ -‬جماًال أوسع فلم يشمل االقتصاد فقط‬
‫بل مشل الكثري من املناحي و ينص ذلك املبدأ على أن ‪ %20‬من األسباب‬
‫تؤدي إىل ‪ %80‬من النتائج ‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫ما هو التقرير؟‬
‫وعاء حيمل حقائق خاصة مبشكلة معينة ‪ ،‬تعرض عرًض ا حتليلًيا ‪ ،‬بطريقة‬
‫مبسطة ‪ ،‬مع ذكر االقرتاحات اليت جيب أن تتمشى مع النتائج اليت مت التوصل‬
‫إليها بالبحث والتحليل ‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫ميزات التقرير الكتابي‪:‬‬

‫‪ .1‬موثق‪.‬‬
‫‪ .2‬يعترب مرجًعا ومصدًرا توثيقًيا للمعلومات ‪،‬وخاصة عند حدوث خالفات‪.‬‬
‫‪ .3‬ميكن نقله ألكثر من جهة دون تغيري حمتواه أو مضمونه‪.‬‬
‫‪ .4‬ميكن الرجوع إليه أكثر من مرة أثناء التنفيذ‪.‬‬
‫‪ .5‬يعترب دليًال للموظفني اجلدد ‪ ،‬بل لألشخاص القدامى يف العمل‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫شروط التقرير الكتابي ‪:‬‬

‫جيب ان يكون مكتوًبا بلغة واضحة ومفهومة وسليمة‪ ،‬وخط مقروء ( إن مل‬ ‫‪.1‬‬
‫يكن مطبوًعا)‪.‬‬
‫أن يعطى الوقت الالزم إلعداده وتنفيذه‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫أن يقدم يف وقت مناسب‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫أن يكون شامًال‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫أضف شروطا أخرى‪:‬‬ ‫‪.5‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫المهارة في كتابة التقارير‬
‫مهارات يف كاتب التقرير نفسه تساعده على زيادة فعاليته‪ ،‬مثل‪:‬‬
‫‪ – 1‬القدرة على التفكري املنطقي‪.‬‬
‫‪ – 2‬القدرة على االستنتاج والربط بني األمور‪.‬‬
‫‪ – 3‬القدرة على التفسري وتبسيط األفكار‪.‬‬
‫‪ – 4‬القدرة على التعبري والصياغة‪ ،‬واختيار األلفاظ والتعبريات املناسبة‪.‬‬
‫‪ – 5‬التمكن من قواعد اللغة واإلمالء‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬
‫التحديد الواضح والدقيق للمشكلة أو املوضوع‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫حتليل املشكلة أو املوضوع هبدف حتديد نطاق التقرير‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫وضع خطة أو جدول عمل أو برنامج للخطوات اليت تتبع إلعداد التقرير‬ ‫‪.3‬‬
‫(يأخذ بعني االعتبار الوقت الالزم)‪.‬‬
‫القيام باألحباث والدراسات الالزمة (البحث عن احلقائق)‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬
‫‪ .5‬تنظيم احلقائق اليت أسفرت عنها األحباث والدراسات السابق إجراؤها‪.‬‬
‫‪ .6‬تفسري احلقائق إذا كان التقرير تفسريًيا‪.‬‬
‫‪ .7‬إعداد املسودة األوىل للتقرير‪.‬‬
‫‪ .8‬وأخًريا كتابة التقرير يف صورته النهائية‪ ،‬وحتريره بعد إدخال أو حذف‬
‫املطلوب‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬

‫أوًال‪ :‬تحديد المشكلة أو الموضوع ‪Defining the Problem‬‬

‫والتحديد الدقيق ملشكلة أو موضوع التقرير يستلزم اتباع مايأيت‪:‬‬
‫‪ -1‬قراءة مستند التفويض بعناية‪.‬‬
‫‪ -2‬إذا مل يكن مستند التفويض كافًيا إلعطاء صورة واضحة عن املوضوع‬
‫املطلوب إعداد تقرير بشأنه‪ ،‬فيجب على الشخص املكلف بإعداد التقرير‬
‫مناقشة الشخص الذي طلب منه إعداد التقرير ‪.‬‬
‫‪ -3‬إذا كان موضوع التقرير يتطلب معرفة متخصصة‪ ،‬فيجب استشارة‬
‫املتخصص املناسب داخل املنشأة (كاستشارة أحد القانونيني أو املهندسني)‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬

‫ثانيًا‪ :‬تصميم جدول عمل ‪Drawing a Work Schedule‬‬

‫حيدد الشخص املكلف بإعداد التقرير ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬الوقت املطلوب فيه التقرير يف صورته النهائية‪.‬‬
‫‪ .2‬اإلمكانات البشرية اليت ميكن االستعانة هبا – سواء من داخل املنشأة أو‬
‫من خارجها – عند حتليل النتائج اليت توصل إليها وتفسريها‪.‬‬
‫‪ .3‬اإلمكانات الفنية املتاحة (آالت كاتبة ‪ ،‬آالت طباعة …إخل) والوقت‬
‫املتاحة فيه هذه اإلمكانات‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬

‫ثالثًا‪ :‬البحث عن الحقائق ‪Researching Data, Facts, and Ideas‬‬

‫رابعًا‪ :‬تنظيم الحقائق ‪Organizing the Findings‬‬

‫وهناك أربعة أنواع رئيسية من املعلومات ميكن التصنيف على أساسها وهي‪:‬‬
‫• معلومات نوعية ‪. Qualitative Data‬‬
‫• معلومات كمية ‪. Quantitative Data‬‬
‫• معلومات زمنية ‪. Chronological Data‬‬
‫• معلومات جغرافية ‪. Geographical Data‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬

‫خامسًا‪ :‬تفسير الحقائق ‪Interpreting the Findings‬‬

‫وفيما يلي بعض األخطاء اليت يقع فيها الكثري من كاتيب التقارير واليت تؤثر يف‬
‫كفاءة التقرير املعد‪:‬‬
‫• الوصول إىل توصيات متسرعة‪.‬‬
‫• وضع افرتاضات خاطئة لبعض املالحظات‪.‬‬
‫• االعتماد على إحصائيات غري سليمة‪.‬‬
‫• افرتاض أسباب خاطئة لبعض الظواهر موضوع البحث واملالحظة‪.‬‬
‫• إمهال بعض العوامل واملتغريات عند تفسري احلقائق واملعلومات‪.‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫خطوات إعداد التقرير‬

‫سادسًا‪ :‬كتابة التقرير في صورته األولية‬

‫ويتلخص إعداد املسودة األوىل للتقرير مبرعاة مايلي ‪:‬‬
‫‪ .‬املقدمة ‪ -2 .‬بناء هيكل التقرير وتطويره ‪ -3 .‬اخلامتة ‪1-‬‬

‫سابعًا‪ :‬كتابة التقرير في صورته النهائية‬

‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫‪ -1‬كتابة عناصر الموضوعات‬
‫قائمة ترتيب العناصر‬
‫‪ – 1‬المقدمة‬
‫‪ –1-1‬املوضوع‪.‬‬
‫‪ –1-2‬األهداف أو األغراض من الكتابة‪.‬‬
‫‪ –1-3‬األمهية‪.‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫‪ -1‬كتابة عناصر الموضوعات‬
‫قائمة ترتيب العناصر‬
‫‪ -2‬موضوعات التقرير‬
‫‪ -2-1‬الفكرة الرئيسة األولى‪.‬‬
‫‪ -2-1-1‬فكرة ثانوية‪.‬‬
‫‪ – 2-1-2‬فكرة ثانوية‪.‬‬
‫‪ – 2-1-3‬فكرة ثانوية‪.‬‬
‫‪ –2-2‬الفكرة الرئيسة الثانية‬
‫‪ – 2-2-1‬فكرة ثانوية‪.‬‬
‫‪ – 2-2-2‬فكرة ثانوية‪.‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫‪ -1‬كتابة عناصر الموضوعات‬
‫قائمة ترتيب العناصر‬
‫‪ -3‬الخاتمة‬
‫‪ -3-1‬خمتصر باملوضوع‪.‬‬
‫‪ -3-2‬النتائج‪.‬‬
‫‪ -3-3‬التوصيات أو االقرتاحات‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫نظام الحروف واألرقام التي يمكن استعمالها إلعداد العناصر‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫نظام الحروف واألرقام التي يمكن استعمالها إلعداد العناصر‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫تطبيق عملي‬
‫اخرت موضوًعا إلعداد تقرير حوله ‪ ،‬مث قم بإعداد عناصره ‪ .‬كن خمتصًرا قدر‬
‫اإلمكان من نصف صفحة إىل صفحة فقط ‪.‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫‪ -2‬استخدام األشكال والرسوم البيانية‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫كتابة التقرير‬
‫استخدم عالمات الترقيم‬
‫عالمات الرتقيم هي الرموز اليت يستخدمها الكاتب لتقسيم الكالم وإيضاح‬
‫معانيه‪.‬‬
‫وأهم عالمات الرتقيم املتداولة النقطة (‪ ).‬والفاصلة (‪ )،‬وعالمة االستفهام (؟)‬
‫وعالمات التعجب ( ! ) وعالمات التنصيص (" ") والنقطتان (‪ ):‬واملعوقفات [‬
‫] والشرطة ( ـ ـ )‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬

‫استخدم عالمات الترقيم‬

‫‪ -1‬النقطة (‪ ... ).‬متى تستخدم ؟؟‬
‫‪ -2‬الفاصلة (‪)،‬‬
‫تسمى أيضا الفصلة والفارزة والشولة‪ .‬وهي تدل على أن معىن ما قبلها مرتبط مبا‬
‫بعدها وهي تستخدم يف مواطن منها ما يايت ‪-:‬‬
‫• بني اجلمل املعطوفة على بعضها‬
‫• بني العبارات املتوالية يف اجلملة الواحدة الطويلة يف غالب األحيان‪.‬‬
‫• بني األعداد عند عدها‪.‬‬
‫• بني االسم املنادى واجلملة اليت بعده‪.‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬

‫استخدم عالمات الترقيم‬

‫‪-3‬عالمة االستفهام ( ؟ ) متى تستخدم ؟‬
‫‪ -4‬عالمة التعجب (!)‬
‫‪ -5‬النقطتان (‪):‬‬
‫‪ -6‬عالمتا التنصيص "‪"...‬‬
‫‪ -7‬القوسان ( )‬
‫‪ -8‬المعقوفان [ ] ‪:‬‬
‫‪ -9‬الشـرطة "ــ"‪:‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬

‫استعمل عالمات الترقيم في الصفحة التالية‬

‫تمرين ص ‪42‬‬
‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬

‫استعمل عالمات الترقيم في الصفحة التالية‬

‫تمرين ص ‪42‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫‪ -3‬تغلب على مشكالت الكتابة‬

‫‪ -1‬اإلطناب واحلشو‬ ‫‪ -5‬إمهال القارئ‬

‫‪ -2‬النماذج والتعابري النمطية‬ ‫‪ -6‬غياب االلتزام‬
‫‪ -3‬التعابري املبهمة‬ ‫‪ -7‬البناء للمجهول‬
‫‪ -4‬العبارات السلبية‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫‪ -3‬تغلب على مشكالت الكتابة‬
‫‪ -1‬اإلطناب والحشو‬
‫كلمة واحدة خري من كلمتني‪.‬‬ ‫•‬
‫اقصر عدد الكلمات على ‪ 17‬كلمة يف اجلملة أو أقل‪.‬‬ ‫•‬
‫استعمل أسلوب التنقيح بدقة‪.‬‬ ‫•‬
‫الكلمات القصرية أفضل من الطويلة‪.‬‬ ‫•‬
‫حاول أن تكون طبيعًيا يف كتابتك‪.‬‬ ‫•‬
‫اقرأ كتابتك بصوت عال بعد االنتهاء من التقرير‪ ،‬جيب أن تكون طبيعية‬ ‫•‬
‫ومفهومة‪.‬‬
 ‫كيف تكتب تقريرًا ناجحًا؟‬
‫امثلة لإلطناب والحشو‬
‫أنِه أستمرار االضاءة‬ ‫أطفئ النور‬
‫االلتزام برفع العائدات‬ ‫زيادة الضريبة‬
‫في هذا الوقت من الزمن‬ ‫اآلن ‪ ،‬حالًيا‬
‫في حال حدوث‬ ‫إذا حدث‬
‫نظًرا ألن‬ ‫بسبب‬
‫في وقت آخر‬ ‫الحًق ا‬
‫تجاوز الحدود‬ ‫تجاوز‬
‫كل واحد منهم‬ ‫الجميع‬
‫في رأيي الشخصي‬ ‫برأيي‬
‫هذا مرهون بحقيقة مفادها‬ ‫السبب هو‬
‫يتشبث باألمر بشدة‬ ‫يتمسك‬
‫مكان ليس بقريب‬ ‫بعيد‬
‫مهارات االتصال الهاتفي‬
‫أهم قواعد االتصال الهاتفي مايلي‪:‬‬

‫‪ -1‬وضع جهاز الهاتف‪:‬‬

 ‫مهارات االتصال الهاتفي‬

‫أهم قواعد االتصال الهاتفي مايلي‪:‬‬

‫القدرة على التعامل مع أجهزة الهاتف‪:‬‬

‫جيب على الس‪,,‬كرتري أن يك‪,,‬ون ق‪,,‬ادرًا على تش‪,,‬غيل أجه‪,,‬زة اهلاتف‬
‫املتط‪,‬ورة بكف‪,‬اءة وفاعلي‪,‬ة‪ ،‬وأن يك‪,‬ون ق‪,‬ادرًا على ص‪,‬يانتها وبرجمته‪,‬ا‬
‫مبا خيدم مصلحة العمل وضمان عدم توقفها‪.‬‬
 ‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‬
‫الواردة‬
‫‪ .1‬الرد بسرعة‪ ،‬وأن ال يرتك جرس اهلاتف عند مساعه ألكثر من ‪ ....‬مرات‪.‬‬
‫‪ .2‬حيرص على التعريف بنفسه واسم املنشأة اليت يعمل هبا‪.‬‬
‫‪ .3‬جيب أن تكون منصتًا جيدًا وتركز على ما يقوله املتصل‪.‬‬
‫‪ .4‬تعطيه الوقت الكايف ألن يديل حبديثه‪.‬‬
‫‪ .5‬التاكد من مجيع النقاط اليت ذكرت لك وأن تستوضح من املتصل إذا كان‬
‫لديك غموض أو سوء فهم عن املعلومات اليت ذكرت لك‪.‬‬
 ‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‬
‫الواردة‬
‫‪ .6‬عدم مقاطعة املتحدث ‪.‬‬
‫‪ .7‬يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول كلمة "نعم" بني احلني‬
‫واآلخر‪.‬‬
‫‪ .8‬أن يكون دقيقًا يف مجع املعلومات والبيانات من املتصل‪.‬‬
‫‪ .9‬أن تتقن مهارة تدوين املالحظات والرسائل من املتصل وأن حترص على‬
‫ذلك‪.‬‬
‫‪.10‬أن حترص على تزويد املتصل باملعلومات اليت يريدها إذا كانت يف حدود‬
‫صالحياتك أو توجيهه للجهة املسؤولة بكياسة‪.‬‬
‫‪ .11‬على السكرتري التخلص من مجيع العوامل املؤثرة على مساع املتحدث‬
‫كالضوضاء وغري ذلك‪.‬‬
 ‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‬

‫ماذا تفعل في الحاالت اآلتية ‪:‬‬

‫في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول‬

‫مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى‪.‬‬
 ‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‬

‫ماذا تفعل في الحاالت اآلتية ‪:‬‬

‫عدم رغبة المدير في استقبال المكالمة‬

‫في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مستعجلة‬

‫وهامة والمدير في اجتماع‬
 ‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‬
‫الصادرة‬
‫التخطيط اجليد واملنظم ألي مكاملة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫التأكد من أرقام اهلواتف اليت يتصل هبا‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫ال يقطع االتصال عند تأخر الشخص املطلوب (اعطية فرصة من ‪....‬اىل‬ ‫‪.3‬‬
‫‪.....‬مرات)‬
‫عند رد الطرف اآلخر إبدأ بتعريف نفسك وباملنشأة اليت تعمل فيها قبل‬ ‫‪.4‬‬
‫أن يطلب منك ذلك‪.‬‬
‫إذا كنت تعتقد بأن مكاملتك ستطول وضح ذلك ملستقبل مكاملتك مع‬ ‫‪.5‬‬
‫ذكر األسباب ‪ ،‬واالستفسار من مستقبل مكاملتك إن كان وقته يسمح‬
‫بذلك‪.‬‬
 ‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‬
‫الصادرة‬
‫‪ .6‬إذا كنت تنوي إجراء مكاملة هاتفية لربطها مبديرك تأكد من أن وقت مديرك‬
‫يسمح باستقبال املكاملة‪.‬‬
‫‪ .7‬أن ينهي السكرتري املكاملة بطريقة ودية ومؤدبة‪.‬‬
‫‪ .8‬أن يلتزم السكرتري باإلجياز غري املخل يف املعىن خالل املكاملة اهلاتفية‪.‬‬
‫‪ .9‬أن تكون على دراية تامة باستخدام األدلة اهلاتفية واحمللية والدولية‪ ،‬واألدلة‬
‫اخلاصة‪.‬‬
‫‪ .10‬إذا كانت اتصاالت السكرتري متعددة يفضل أن يستخدم منوذجًا معدًا هلذا‬
‫الغرض ليسهل على السكرتري عملية االتصال‪.‬‬
 ‫تنظيم مقابالت المدير‬

‫مفهوم تنظيم مقابالت المدير‬

‫تنظيم وقته فيما يتعلق بالنشاطات واألعمال اليت يؤديها يف‬
‫املكتب واليت تتضمن استقبال املراجعني وإدارة االجتماعات‬
‫واملقابالت أو اللقاءات الفردية‪ ،‬والسفريات‬
 ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد المقابالت‬
‫‪ -1‬أن يكون حتديد املواعيد يف األوقات اليت يفضلها املدير ‪.‬‬

‫‪ -2‬اإلقالع عن حتديد املواعيد يف بداية األسبوع – او قبل سفر املدير او‬

‫بعد حضوره من السفر مباشرة ‪.‬‬

‫‪ -3‬وضع فاصل زمين بني كل لقاءين حىت يتمكن املدير من تسجيل مالحظاته عن اللقاء‬
‫األول واالطالع على بعض الوثائق املتعلقة باللقاء الثاين ‪.‬‬
 ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد المقابالت‬

‫‪ -4‬مراعاة التنسيق بني املواعيد اليت ارتبط هبا ملدير بنفسه مع املواعيد اليت قام‬
‫السكرتري بتسجيله يف سجل الزيارات أو األجندة‬

‫‪ -5‬تسجيل ارتباطات املدير يف سجل خاص بذلك أو يف ( األجندة ) والتنسيق مع‬

‫املدير باستمرار يف هذا الشأن ‪.‬‬

‫‪ -6‬عدم إدخال أي زائر من خارج الشركة قبل إبالغ املدير بذلك‬

 ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد المقابالت‬

‫‪ -7‬يف حالة اعتذار املدير عن إجراء املقابلة جيب على السكرتري أو السكرترية أن‬
‫يقدم اعتذاره بلباقة وان يعرض على الزائر حتديد موعد آخر ‪.‬‬

‫‪ -8‬قد تستضيف الشركة شخصية من دولة أجنبية من أصحاب العالقات بالشركة وهنا‬
‫جيب على السكرتري أن يتأكد من إجراء وإعداد الربوتوكول والرتتيبات الالزمة يف مراحل‬
‫الزيارة ‪.‬‬

‫‪133‬‬
 ‫‪2012 /‬‬ ‫‪/‬‬ ‫االحد‬ ‫‪2012/‬‬ ‫‪/‬‬ ‫السبت‬

‫‪....................................... .......................................‬‬
‫‪....................................... .......................................‬‬
‫‪......................................‬‬ ‫‪......................................‬‬
‫‪...................................... .........................................‬‬
‫‪...................................... .........................................‬‬
‫‪....................................... ........................................‬‬
‫‪...................................... ........................................‬‬
 ‫حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات‬

‫المحفوظات‬
‫تعين جتميع كافة الوثائق اليت حتمل معلومات ليمكن الرجوع إليها‬
‫مستقبال‪.‬‬
‫الوثيقة هي اية مادة حتمل معلومات سواء كانت ورقة او شريطا او‬
‫مسجال او كتابا او خريطة او احصائية او بيانيا اىل غري ذلك من‬
‫أنواع الوثائق ‪.‬‬

‫‪135‬‬
 ‫انواع المحفوظات‬

‫وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترحع‬

‫‪3-‬‬
‫اليها ادارات المنظمة بصفة ‪2-‬‬
‫مستمرة‬
‫‪1-‬‬ ‫محفوظاتوهي تحفظ في وحدات‬
‫النجاز األعمال‬
‫محفوظات‬
‫نشطةكل ادارة – اي انها تحت‬
‫محفوظات‬ ‫غير‬
‫المحفوظات في‬
‫متوسطة‬
‫ايدي الموظفين حسب أعمالهم‬
‫نشيطة‬ ‫المستديمة •‬
‫‪ .‬وتخصصاتهمالنشاط‬ ‫المنتهية •‬
 ‫انواع المحفوظات‬

‫وهي ما يطلق عليها ( المؤقتة) وتتمثل‬

‫في السجالت والمستندات التي تدعو‬
‫‪2-‬‬ ‫الحاجة للرجوع اليها على فترات متباعدة‬
‫محفوظات‬ ‫حسب طبيعة العمل في المنظمة وهذا‬
‫النوع من المحفوظات اما ان يحفظ‬
‫متوسطة‬ ‫بوحدات الالمركزية وذلك وفق التنظيم‬
‫النشاط‬ ‫‪ .‬اإلداري المتبع في كل منظمة‬
 ‫انواع المحفوظات‬

‫وهي السجالت واألوراق والمستندات‬

‫‪3-‬‬ ‫التي التدعوالحاجة اليها ربما النتهاء‬
‫محفوظات‬ ‫العمل او عدم الحاجة اليها او لمرور‬
‫سنوات عديدة عليها – وهذا بعد ان يتم‬
‫غير‬ ‫فرزها الى قسمين (مستديمة ‪ ,‬ومنتهية)‬
‫نشطة‬
 ‫انواع المحفوظات‬

‫وهي األوراق والسجالت التي تضمن‬

‫مبادئ ملتزمات متعلقة بالمصالح العامة‬
‫او ذات اهمية تاريخية‬
‫وهذه اليستغنى عنها ابدا مثل العقود‬
‫المستديمة‬ ‫واتفاقيات الدول واالوامر والقرارات‬
‫السارية المفعول وغيرها مما يعتبر مهما‬
‫او يشك في انها مهمة فتبقى وتحفظ‬
 ‫انواع المحفوظات‬

‫هي األوراق التي ينتهي العمل بها تماما‬

‫او ليس لها اي قيمة مثل مسودات‬
‫والصور الزائدة من الكراسالت الصادرة‬
‫والدعوات الى اجتماعات وبطاقات‬
‫المنتهية‬ ‫التهاني باالعياد والمناسبات التي مضى‬
‫عليها وقت كبير فهذه يجب النظر في امر‬
‫التخلص منها‬
 ‫اهمية المحفوظات‬

‫‪1‬ـ ضمان وصول المعلومات الى ايدي المستفيدين‬

‫منها باسرع وقت واقل جهد وبادنى تكلفة‬

‫‪ -2‬تيسير االستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق‬

‫بمعنى سرعة توصيل المعلومات الى المستفيدين‬

‫‪ -3‬المحافظة على وثائق المنظمة من التلف او‬

‫الضياع او الحريق او افشاء المعلومات السرية بها‬
 ‫التنظيم الفني للمحفوظات‬

‫اعداد ‪3-‬‬ ‫‪1-‬‬

‫الترقيم ‪2-‬‬ ‫التصنيف‬
‫الفهارس‬
 ‫‪ -1‬التصنيف‬
‫ويقصد به تكوين جمموعات متشاهبه من الوثائق ذات الصفات‬
‫او اخلصائص املتجانسة وفصل الوثائق غري املتشاهبة تبعا لدرجة‬
‫اختالفها وذلك بغرض التعرف على اي منها بسهولة‪.‬‬
‫أنواع التصنيف‬

‫‪4-‬‬ ‫‪3-‬‬ ‫‪2-‬‬ ‫‪1-‬‬

‫التصنيف ‪5-‬‬
‫التصنيف‬ ‫التصنيف‬ ‫التصنيف‬ ‫التصنيف‬
‫الشكلي‬
‫االسمي‬ ‫الزمني‬ ‫الجغرافي‬ ‫الموضوعي‬
 ‫ثانيا ‪ :‬الترقيم او ( الترميز )‬

‫ويقصد به ويعرف الترقيم بانه وضع رموز لوثائق سواء باالرقام الحسابية لو بالحروف‬
‫الهجائية او االثنين معا وتعتبر هذه الرموز ارقاما للوثائق‬

‫طرق الترقيم‬

‫‪3-‬‬ ‫‪1-‬‬
‫الترقيم‬ ‫الترقيم ‪2-‬‬ ‫الترقيم‬
‫المزدوج‬ ‫الهجائي‬ ‫العادي‬
‫المركب‬
 ‫اعداد الفهارس ‪3-‬‬

‫وهى وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها‬
‫باسرع وقت واقل جهد‬

‫اشكال الفهارس‬

‫‪ -2‬فهرس‬ ‫‪-1‬‬
‫البطاقات‪.‬‬ ‫فهرس‬
‫السجل‪.‬‬
 ‫الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات‬

‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة‬

‫داخل االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي‬
‫وثيقة منها بسرع عند الحاجة‬

‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة االسس‬

‫‪ :‬والقواعد اآلتية‬

‫‪ -1‬التاكد من انتهاء اجراءات معالجة موضوع الورقة قبل‬

‫البدء في حفظها ‪.‬‬
 ‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها بسرع‬
‫عند الحاجة‬

‫وعند الحفظ يجب على السكرتير‬

‫‪ :‬مراعاة االسس والقواعد اآلتية‬

‫‪ -2‬التاكد من وجود تاشيرة لموظف المختص بما يفيد الحفظ في‬

‫مكان متفق عليه‬
 ‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها بسرع‬
‫عند الحاجة‬

‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬

‫‪ :‬االسس والقواعد اآلتية‬

‫‪ -3‬حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة اول باول ودون تأجيل‪.‬‬

‫‪ -4‬تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة‬

 ‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها بسرع‬
‫عند الحاجة‬

‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة االسس‬

‫‪ :‬والقواعد اآلتية‬

‫‪ -5‬ترقيم اوراق الملف الواحد بارقام مسلسسلة حسب تواريخ‬

‫حفظها وموضوع الرقم سواء باليد او بالرقامة في الجهة اليسرى‬
‫العلوية ‪.‬‬
 ‫الطرق الحديثة‬
‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬
‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬
‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها بسرع‬
‫عند الحاجة‬

‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة األسس‬

‫‪ :‬والقواعد اآلتية‬

‫‪ -6‬اعداد قائمة محتويات كل ملف تسجل فيها كافة‬

‫اوراقه اول باول ‪.‬‬
 ‫اشكال الحفظ‬

‫‪-3‬‬
‫‪-2‬‬ ‫‪-1‬‬
‫الحفظ‬
‫الحفظ‬ ‫الحفظ‬
‫الواقف‬
‫االفقي‬ ‫الراسي‬
 ‫اسس تنظيم الحفظ‬
‫باالرشيف‬
‫‪ -1‬تجهيز مكان مناسب يصلح لعملية الحفظ‬

‫‪ -2‬تزويد المكان باوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية او المعدنية ذات‬
‫االرفف (الشانون )‬

‫‪ -3‬اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( راسي – افقي – واقف )‬

‫‪ -4‬اتباع اجراءات محددة لحفظ األوراق في الملفات‬

‫‪ -5‬فهرسة كل الوثائق المرادج حفظها لتسهيل عملية االسترجاع‬

 ‫إجراءات حفظ األوراق في‬
‫الملفات‬
‫‪ -1‬ترميم األوراق الممزقة ان وجدت‬

‫‪ -2‬تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما لتحديد مكان التخريم‬

‫‪ -3‬تهذيب األوراق اي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا او السفلى‬

‫‪ -4‬ترتيب األوراق تبعا لرموزها او تواريخها‬

‫‪ -5‬ايداع األوراق بالملفات‬

‫‪153‬‬
 ‫إجراءات حفظ األوراق في‬
‫الملفات‬

‫‪ -6‬ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد او الرقامة )‬

‫‪ -7‬اثبات األوراق في قائمة محتويات والتي تثبت بغالف الملف الداخلي‬

‫‪ -8‬اجراءات المراجعة الالزمة لتاكد من سالمة الحفظ‬

‫‪ -9‬حفظ الملفات في االوعية ان كانت ارفف او ادراج او دواليب‬

 ‫صيانة المحفوظات‬

‫‪ -1‬تحديد اغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال‬

‫‪ -2‬اعادة تثبيت األوراق التي تتمزق نتيجة استعمال الملفات‬

‫‪ -4‬حماية الملفات مما تتعرض له من عوامل التعرية والحشرات‬

‫‪ -5‬وقاية الملفات من اخطار الحريق‬

‫‪ -6‬المحافظة على سرية الملفات والوثائق التي قد يضر افشاء اسرارها بالمصلحة العامة‬
‫‪155‬‬
 ‫رابعا ‪ :‬تنظيم سفريات المدير‬

‫عندما يبلغك المدير برغبته فى السفر خذ منه المعلومات االتية‪:‬‬

‫التاكد من عدم ارتباطه بمواعيد او اجتماعات‬

‫يوم وتاريخ السفر والفترة التى ينوى قضاءها‬

‫البلد الذاهب اليه‬

‫مواصفات الفندق الذى يرغب النزول فيه‬

 ‫رابعا ‪ :‬تنظيم سفريات المدير‬
‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى ‪:‬‬
‫االتصال بالجهة واالشخاص المقصودين بالزيارة هاتفيا ثم رسالة تاكيدية رسمية‬
‫عن طريق الفاكس‬

‫الحصول على جدول الرحالت لشركة الطيران خالل تلك الفترة‬

‫أخذ فكرة عن المناخ وحركة المواصالت والعادات والتقاليد‬

‫قم بحجزالفندق برسالة رسمية بالفاكس وانتظار التاكيد‬

‫قم باعداد جدول أعمال سفر المدير فى نموذج كالتالى ‪:‬‬

‫اليوم‬ ‫التاريخ‬ ‫الساعة‬ ‫المهمة‬ ‫مالحظات‬
‫من ‪ :‬الى‬

‫السبت‬ ‫‪2010 / /‬‬ ‫‪8‬ص ‪ 9:30 :‬م‬ ‫زيرة مركز جويز‬

‫هاوس‬

‫االحد‬ ‫‪2010/ /‬‬ ‫‪10‬ص ‪11 :‬م‬ ‫نزهة فى حديقة‬

‫رابعا ‪ :‬تنظيم سفريات المدير‬

‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى ‪:‬‬

‫خذ من المدير التعليمات الخاصة بادارة مكتبه خالل غيابه‬

‫رتب للمدير البريد الوارد بصورة منظمة‬

‫رتب للمدير قائمة المتصلين خالل غيابه‬

‫اتصل به يوميا لالطمئنان عليه وتذكيره ببعض اعماله‬