‫دورة‬

‫دورة‬
‫التنفيذية‬
‫السكرتارية التنفيذية‬
‫أعمال السكرتارية‬
‫في أعمال‬
‫اإلبداع في‬
‫اإلبداع‬

‫د‪ .‬حسين كامل‬

‫للتدريب‬
‫اإلقليميللتدريب‬
‫المركزاإلقليمي‬
‫المركز‬
 ‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫(َفاْسَتَج اَب َلُهْم َر ُّبُهْم َأِّني ال ُأِض يُع‬

‫َع َم َل َع اِمٍل ِم ْنُك ْم ِم ْن َذ َك ٍر َأْو ُأْنَثى َبْع ُض ُك ْم ِم ْن َبْع ٍض )‬

‫(آل عمران ‪)195‬‬

 ‫كلمة سكرتارية مشتقة من األصل‬
‫الالتيني ( ‪ ) Secret‬ومعناها سر‬
‫لتدل على ماتنطوي عليه أعمال‬
‫السكرتارية من سرية وأهمية ‪ ،‬كما‬
‫يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم‬
‫والفن الذي يبحث في تبصير كل‬
‫موظف إداري أو كتابي بمهام وظيفته‬
‫‪ ،‬ويحدد سلطاته ‪ ،‬عالوة على‬
‫استمرار تدريبه لزيادة كفاءته ‪،‬‬
‫وتعريفه باألسس والوسائل الحديثة‬
‫التي تكفل له القيام بمهام وظيفته‬
‫على أفضل وجه‬
‫‪2‬‬
 ‫•التقسيمات اإلدارية المعاونة لإلدارات الرئيسة في مجال‬
‫األعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم " الخدمات‬
‫المكتبية "‬
‫• الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسالت ونسخها‬
‫وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات ‪ ،‬ومعالجة‬
‫المكالمات الهاتفية ‪ ،‬واالستعالم وتنظيم االجتماعات‬
‫ومقابالت الرؤساء‬
‫• أحد المجاالت التي تمارس فيها اإلدارة وظائفها‬
‫الرئيسة( التخطيط ‪ ،‬والتنظيم ‪ ،‬والرقابة ‪ ،‬والتنسيق ‪،‬‬
‫واتخاذ القرارات ) بهدف إنجاز األعمال المكتبية‬
‫واستخدام األجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة‬

‫‪3‬‬
 ‫تنبع أهمية السكرتارية في أنها تعفي المديرين واإلدارات‬
‫الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه األعمال‬
‫الروتينية ‪ ،‬بحيث يتفرغون كليًا لوظائفهم الرئيسة ‪ ،‬من‬
‫تخطيط وتنظيم ورقابة ‪ ،‬وتمدهم بالبيانات والمعلومات‬
‫الالزمة التخاذ القرارات‬
‫والعاملون في مجال السكرتارية يعتبرون بمثابة رأس مال‬
‫بالنسبة للمنظمة ‪ ،‬وال يمكن االستغناء عنهم بأي حال من‬
‫األحوال‪ ،‬إذ ال يمكن تصور ما يؤول إليه عمل المدير أو‬
‫اإلدارات الرئيسة بالجهة في غياب السكرتيرين ‪ ،‬أنهم حتما‬
‫سيقضون وقتا طويال في أداء أعمال روتينية دون أن يكون‬
‫لديهم الوقت الكافي ألداء المهام واألعمال الرئيسة‬
 ‫المديرين‬
‫إليالمديرين‬
‫مكتبيةإلي‬
‫خدماتمكتبية‬
‫منخدمات‬‫تقدمهمن‬
‫بماتقدمه‬
‫السكرتاريةبما‬
‫أنأنالسكرتارية‬
‫من‬
‫تعتبرمن‬
‫والمؤسسات‪،،‬تعتبر‬
‫الشركاتوالمؤسسات‬
‫فيالشركات‬
‫الرئيسيةفي‬
‫واإلداراتالرئيسية‬
‫واإلدارات‬
‫المنظمة‬
‫مستوىالمنظمة‬
‫علىمستوى‬‫تقسيمهاعلى‬
‫ويمكنتقسيمها‬
‫المساعدةويمكن‬
‫الوحداتالمساعدة‬
‫الوحدات‬
‫أنواع‪-:‬‬
‫ثالثةأنواع‪-:‬‬
‫إلىثالثة‬
‫إلى‬

‫أوال ‪ :‬السكرتارية العامة‬

‫هي اإلدارة أو التقسيمات اإلدارية التي تختص بتقديم‬

‫الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنظمات بصفة‬
‫عامة وبصورة مستمرة مثل تنظيم تداول االتصاالت‬
‫الكتابية‪ ،‬وحفظها ‪ ،‬واسترجاعها‘ والنسخ ‪ ،‬والتصوير ‪،‬‬
‫ومعالجة المكالمات الهاتفية ‪ ،‬واستقبال الزائرين للجهة ‪،‬‬
‫وتنظيم االجتماعات والندوات‬
 ‫يتطلبها‬
‫التي يتطلبها‬
‫الخدمات التي‬
‫تقدم الخدمات‬
‫التي تقدم‬
‫اإلدارية التي‬
‫الوحدات اإلدارية‬
‫في الوحدات‬‫تتمثل في‬
‫تتمثل‬
‫تخصصية‬
‫ودراسات تخصصية‬
‫تحليل ودراسات‬
‫إلى تحليل‬
‫تحتاج إلى‬
‫التي تحتاج‬
‫المجاالت التي‬
‫في المجاالت‬‫المديرون في‬
‫المديرون‬
‫الخدمات‬
‫وهذه الخدمات‬‫والقانونية ‪ ،،‬وهذه‬
‫والطبية ‪ ،،‬والقانونية‬
‫الهندسية ‪ ،،‬والطبية‬
‫كالنواحي الهندسية‬
‫معينة كالنواحي‬
‫معينة‬
‫توجيه أوأو‬
‫رأي أوأو توجيه‬
‫شكل رأي‬
‫في شكل‬ ‫وتقدم في‬
‫طبيعتها ‪ ،،‬وتقدم‬
‫في طبيعتها‬ ‫استشارية في‬
‫تكون استشارية‬
‫تكون‬
‫وتحليل‬
‫دراسة وتحليل‬
‫بعد دراسة‬‫إليه بعد‬
‫الوصول إليه‬
‫يتم الوصول‬‫اقتراح يتم‬
‫اقتراح‬
 ‫الخاصة‬
‫السكرتارية الخاصة‬
‫السكرتارية‬

‫وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية‬

‫لرئيس معين في مجال تحرير ونسخ المراسالت ‪،‬‬
‫واستقبال وتصدير المعامالت الخاصة بمكتبة‪،‬‬
‫وتنظيم أوراق مكتبة وملفاته‪ ،‬واسترجاعها‪،‬‬
‫واستقبال المكالمات الهاتفية التي ترد إلى المكتب‬
‫ومعالجتها‪ ،‬وتنظيم مقابالت واستقبال زائريه‬
‫وتنظيم االجتماعات واإلعداد للسفريات ‪ ،‬وتلخيص‬
‫المقاالت التي تعرض عليه‪ ،‬وذلك بهدف مساعدته‬
‫على تأدية مهامه بكفاءة ويسر‬
‫المكتب‬
‫مدير المكتب‬
‫وظيفة مدير‬
‫تعريف وظيفة‬
‫تعريف‬

‫الشخص‬
‫على الشخص‬‫لتدل على‬
‫المكتب لتدل‬
‫مدير المكتب‬
‫كلمة مدير‬
‫تستخدم كلمة‬
‫تستخدم‬
‫ويقوم‬
‫أسراره ويقوم‬
‫على أسراره‬‫أمينًاًاعلى‬
‫ليكون أمين‬
‫الرئيس ليكون‬
‫يعينه الرئيس‬
‫الذي يعينه‬
‫الذي‬
‫الخاصة بهبه‬
‫والروتينية الخاصة‬
‫الكتابية والروتينية‬
‫والخدمات الكتابية‬
‫باألعمال والخدمات‬
‫باألعمال‬
‫من‬
‫كثير من‬
‫في كثير‬‫المكتب في‬
‫مدير المكتب‬
‫على مدير‬
‫يطلق على‬
‫لذا يطلق‬
‫‪ ،،‬لذا‬
‫السر ‪::‬‬
‫أمين السر‬
‫األحيان "" أمين‬
‫األحيان‬
‫الشخص‬
‫على الشخص‬ ‫لتدل على‬
‫المكتب لتدل‬
‫مدير المكتب‬
‫كلمة مدير‬
‫تستخدم كلمة‬
‫‪ --‬تستخدم‬
‫الخاصة‬
‫المكتبية الخاصة‬
‫باألعمال المكتبية‬
‫القيام باألعمال‬
‫يتولى القيام‬
‫الذي يتولى‬
‫الذي‬
‫للمساهمين ‪،،‬‬
‫العمومية للمساهمين‬
‫الجمعية العمومية‬
‫باجتماعات الجمعية‬
‫باجتماعات‬
‫القانونية‬
‫المصالح القانونية‬
‫على المصالح‬ ‫األشراف على‬
‫في األشراف‬ ‫ويساعد في‬
‫ويساعد‬
‫للشركة‬
‫للشركة‬
‫المكتب‬
‫مديرالمكتب‬
‫بهامدير‬
‫يتمتعبها‬
‫التييتمتع‬
‫الشخصيةالتي‬
‫الصفاتالشخصية‬
‫الصفات‬

‫واإلخالص‬
‫الوالء واإلخالص‬‫••الوالء‬
‫التصرف‬
‫حسن التصرف‬ ‫•• حسن‬
‫لآلخرين‬ ‫•• االحترام‬
‫االحترام لآلخرين‬
‫العمل‬
‫أداء العمل‬
‫في أداء‬ ‫•• الدقة‬
‫الدقة في‬
‫العمل‬
‫بمواعيد العمل‬ ‫•• االلتزام‬
‫االلتزام بمواعيد‬
‫اآلخرين‬
‫مع اآلخرين‬ ‫••التعاون‬
‫التعاون مع‬
‫العمل‬
‫في العمل‬ ‫•• الرغبة‬
‫الرغبة في‬
‫على‬
‫والقدرة على‬
‫البديهة والقدرة‬
‫وسرعة البديهة‬ ‫•• االنتباه‬
‫االنتباه وسرعة‬
‫التركيز‬
‫التركيز‬
‫والتنظيم‬ ‫•• الترتيب‬
‫الترتيب والتنظيم‬
‫النفس‬ ‫•• ضبط‬
‫ضبط النفس‬
‫المناسب‬ ‫•• المظهر‬
‫المظهر المناسب‬
‫والحيوية‬ ‫•• النشاط‬
‫النشاط والحيوية‬
‫المكاتب‬
‫بمدراءالمكاتب‬
‫توافرهابمدراء‬
‫الواجبتوافرها‬
‫العلميةالواجب‬
‫المعارفالعلمية‬
‫المعارف‬

‫السكرتارية‬ ‫••أصول‬
‫أصولالسكرتارية‬
‫المدير‬
‫مواعيدالمدير‬ ‫••تنظيم‬
‫تنظيممواعيد‬
‫الرئيس‬
‫وسفرياتالرئيس‬
‫رحالتوسفريات‬
‫تنظيمرحالت‬ ‫••كيفية‬
‫كيفيةتنظيم‬
‫التقارير‬
‫وإعدادالتقارير‬
‫المراسالتوإعداد‬
‫كتابةالمراسالت‬ ‫••أصول‬
‫أصولكتابة‬
‫االتصاالت‬
‫وسائلاالتصاالت‬
‫تداولوسائل‬ ‫••إجراءات‬
‫إجراءاتتداول‬
‫الكتابيةوالهاتفية‬
‫الكتابيةوالهاتفية‬
‫الغير‬
‫معالغير‬
‫ومقابالتهممع‬
‫الرئيسومقابالتهم‬
‫أوقاتالرئيس‬
‫تنظيمأوقات‬ ‫••قواعد‬
‫قواعدتنظيم‬
‫االجتماعات‬
‫تنظيماالجتماعات‬ ‫••أساليب‬
‫أساليبتنظيم‬
‫األرشفة‬
‫وأنظمةاألرشفة‬
‫اآلليوأنظمة‬
‫بالحاسباآللي‬ ‫••معرفة‬
‫معرفةبالحاسب‬
‫االلكترونية‬
‫االلكترونية‬
‫االنجليزية‬
‫اللغةاالنجليزية‬ ‫••يجيد‬
‫يجيداللغة‬
‫المكتب‬
‫مديرالمكتب‬
‫فيمدير‬
‫توافرهافي‬
‫الواجبتوافرها‬
‫المهاراتالواجب‬
‫المهارات‬

‫النسخ‬
‫أجهزة النسخ‬
‫استخدام أجهزة‬
‫على استخدام‬ ‫••القدرة‬
‫القدرة على‬
‫واسترجاعها‬
‫الملفات واسترجاعها‬
‫في الملفات‬
‫األوراق في‬
‫حفظ األوراق‬
‫على حفظ‬ ‫•• القدرة‬
‫القدرة على‬
‫مجال‬
‫في مجال‬ ‫الحديثة في‬
‫األجهزة الحديثة‬
‫استخدام األجهزة‬
‫على استخدام‬ ‫•• القدرة‬
‫القدرة على‬
‫المكتبية‬
‫األعمال المكتبية‬
‫األعمال‬
‫أعمال‬
‫في أعمال‬ ‫الحديثة في‬
‫البرامج الحديثة‬
‫استخدام البرامج‬
‫علي استخدام‬ ‫•• القدرة‬
‫القدرة علي‬
‫السكرتارية‬
‫السكرتارية‬
‫المقاالت‬
‫تلخيص المقاالت‬
‫على تلخيص‬ ‫•• القدرة‬
‫القدرة على‬
‫لغة‬
‫الضرورة (( لغة‬
‫عند الضرورة‬‫باختزال عند‬
‫الكتابة باختزال‬
‫على الكتابة‬ ‫•• القدرة‬
‫القدرة على‬
‫واكد‬
‫واكد‬
‫وااليميل‬
‫االنترنت وااليميل‬
‫استخدام االنترنت‬
‫علي استخدام‬ ‫••القدرة‬
‫القدرة علي‬
 ‫أعمالهم‬
‫أداء أعمالهم‬
‫في أداء‬
‫المكاتب في‬
‫مدراء المكاتب‬
‫لنجاح مدراء‬
‫العامة لنجاح‬
‫األسس العامة‬
‫األسس‬

‫الغرباء‬
‫معالغرباء‬
‫العملمع‬
‫شئونالعمل‬
‫تبحثشئون‬
‫والتبحث‬‫العملوال‬ ‫مخلصًابأداء‬
‫بأداءالعمل‬ ‫كنمخلصًا‬ ‫••كن‬
‫كل‬
‫صباحكل‬
‫وقتكصباح‬
‫منوقتك‬
‫قليلةمن‬
‫دقائققليلة‬
‫اقتطعدقائق‬
‫األخطاء‪،،‬بلبلاقتطع‬
‫بارتكاباألخطاء‬
‫والتغامربارتكاب‬
‫الغامضة‪،،‬والتغامر‬
‫النقاطالغامضة‬
‫فيالنقاط‬
‫رئيسكفي‬
‫استشررئيسك‬ ‫••استشر‬
‫الوقت‬
‫يوفرالوقت‬
‫فهويوفر‬
‫فعاليةفهو‬
‫أكثرفعالية‬
‫تكونأكثر‬
‫فبالتخطيطتكون‬
‫رئيسك‪،‬فبالتخطيط‬
‫معرئيسك‪،‬‬ ‫اليوممع‬
‫لعملاليوم‬
‫والتخطيطلعمل‬
‫التداولوالتخطيط‬
‫فيالتداول‬ ‫لتمضيهافي‬
‫يوملتمضيها‬ ‫يوم‬
‫االرتباك‬
‫ويبعداالرتباك‬
‫ويبعد‬
‫األخرى‬
‫بالجهاتاألخرى‬
‫وعالقتكبالجهات‬
‫فيها‪،،‬وعالقتك‬
‫تعملفيها‬
‫التيتعمل‬
‫المنظمةالتي‬
‫بسياسةالمنظمة‬
‫تامبسياسة‬ ‫علمتام‬
‫علىعلم‬‫كنعلى‬ ‫••كن‬
‫للمنظمة‬
‫الداخليةللمنظمة‬
‫واللوائحالداخلية‬
‫بالنظمواللوائح‬
‫علمبالنظم‬‫علىعلم‬‫كنعلى‬ ‫••كن‬
‫بعملك‬
‫نجاحكبعملك‬
‫فينجاحك‬ ‫جوهريافي‬
‫أساساجوهريا‬
‫يعتبرأساسا‬
‫ذلكيعتبر‬
‫تكلف‪،،‬إذإذأنأنذلك‬
‫دونتكلف‬‫المظهردون‬
‫حسنالمظهر‬ ‫كنحسن‬ ‫••كن‬
‫عملك‬
‫بحكمعملك‬
‫عليهابحكم‬
‫تطلععليها‬
‫التيتطلع‬ ‫كتومًالألسرار‬
‫لألسرارالتي‬ ‫كنكتومًا‬‫••كن‬
‫تساعدك‬
‫القويةتساعدك‬
‫فالذاكرةالقوية‬
‫والمفكراتفالذاكرة‬
‫األجنداتوالمفكرات‬
‫علىاألجندات‬
‫اعتمادكعلى‬
‫رغماعتمادك‬‫منك‪،،‬رغم‬‫يطلبمنك‬
‫جميعمامايطلب‬
‫علىجميع‬‫ذاكرتكعلى‬
‫دربذاكرتك‬‫••درب‬
‫عملك‬
‫أداءعملك‬ ‫علىأداء‬
‫على‬
‫األمور))‬
‫تعقدتاألمور‬ ‫متزنًا((مهما‬
‫مهماتعقدت‬ ‫هادئامتزنًا‬
‫كنهادئا‬‫••كن‬
‫تعال‬
‫دونتعال‬ ‫معتزًابكرامتك‬
‫بكرامتكدون‬ ‫غطرسة‪،،‬معتزًا‬
‫دونغطرسة‬ ‫الشخصيةدون‬
‫قويالشخصية‬ ‫كنقوي‬‫••كن‬
‫دائما‬
‫األموردائما‬
‫مجرياتاألمور‬
‫علىمجريات‬ ‫واطلععلى‬
‫وقرأواطلع‬
‫باستمرار‪،،‬وقرأ‬
‫نفسكباستمرار‬ ‫ثقفنفسك‬ ‫••ثقف‬
‫كدوائر‬
‫لديك‪،،‬كدوائر‬
‫المتوفرةلديك‬
‫غيرالمتوفرة‬
‫المعلوماتغير‬
‫علىالمعلومات‬ ‫للحصولعلى‬
‫أليهاللحصول‬
‫اللجوءأليها‬
‫يمكناللجوء‬
‫التييمكن‬‫بالجهاتالتي‬
‫بينةبالجهات‬‫علىبينة‬‫كنعلى‬ ‫••كن‬
‫والقواميس‬
‫واألدلةوالقواميس‬
‫المعارف‪،،‬واألدلة‬
‫المعارف‬
‫الذي‬
‫األمرالذي‬
‫إنجازها‪،،‬األمر‬
‫علىإنجازها‬
‫قادرعلى‬
‫غيرقادر‬
‫فتصبحغير‬
‫األعمالفتصبح‬
‫عليكاألعمال‬
‫تتراكمعليك‬
‫حتىالالتتراكم‬
‫المحددلهله‪،،‬حتى‬
‫الوقتالمحدد‬
‫فيالوقت‬ ‫عملفي‬‫كلعمل‬ ‫••أدأدكل‬
‫لنفسك‬
‫الترضاهلنفسك‬
‫موقفالترضاه‬
‫فيموقف‬ ‫رئيسكفي‬
‫أمامرئيسك‬ ‫يضعكأمام‬
‫يضعك‬
‫تشغله‬
‫الذي تشغله‬
‫للمركزالذي‬
‫أهالللمركز‬
‫تكونأهال‬
‫حتىتكون‬‫قدراتكحتى‬
‫ونمقدراتك‬
‫علمياونم‬
‫نفسكعلميا‬
‫دربنفسك‬ ‫••درب‬
‫المواعيد‬
‫وترتيب المواعيد‬
‫تنظيم وترتيب‬
‫تنظيم‬
‫والمقابالت‬
‫والمقابالت‬
‫المواعيد‬
‫ترتيب المواعيد‬
‫مفهوم ترتيب‬
‫مفهوم‬

‫في‬
‫المدير في‬
‫وقت المدير‬
‫تنظيم وقت‬
‫عملية تنظيم‬
‫هو عملية‬
‫المواعيد هو‬
‫ترتيب المواعيد‬
‫ترتيب‬
‫اليومية‬
‫واألعمال اليومية‬
‫النشاطات واألعمال‬
‫ألداء النشاطات‬
‫وذلك ألداء‬
‫المنشأة وذلك‬
‫المنشأة‬
‫االجتماعات‪،‬‬
‫الزائرين‪ ،‬االجتماعات‪،‬‬
‫استقبال الزائرين‪،‬‬
‫في استقبال‬
‫المتمثلة في‬
‫المتمثلة‬
‫والسفريات‪.‬‬
‫عامة والسفريات‪.‬‬
‫بصفة عامة‬
‫المقابالت بصفة‬
‫المقابالت‬
‫المدير‬
‫وقتالمدير‬
‫عليوقت‬
‫المواعيدعلي‬
‫ترتيبالمواعيد‬
‫أهميةترتيب‬
‫أهمية‬

‫بفاعلية‪.‬‬
‫للمديربفاعلية‪.‬‬
‫المتاحللمدير‬
‫الوقتالمتاح‬
‫استغاللالوقت‬
‫‪--‬استغالل‬
‫اإلدارية‪.‬‬
‫للمنظمةاإلدارية‪.‬‬
‫النشاطاتللمنظمة‬
‫منالنشاطات‬ ‫مزيدمن‬
‫أداءمزيد‬
‫‪--‬أداء‬
‫بكفاءة‪.‬‬
‫المنظمةبكفاءة‪.‬‬
‫ألعمالالمنظمة‬
‫التخطيطألعمال‬
‫‪--‬التخطيط‬
‫بكفاءة‪.‬‬
‫المنظمةبكفاءة‪.‬‬
‫لنشاطاتالمنظمة‬
‫التنظيملنشاطات‬
‫‪--‬التنظيم‬
‫السليمة‪.‬‬
‫القراراتالسليمة‪.‬‬
‫اتخاذالقرارات‬
‫‪--‬اتخاذ‬
‫منها‪.‬‬
‫المستفيدينمنها‪.‬‬
‫معالمستفيدين‬
‫وعالقاتهامع‬
‫اإلدارةوعالقاتها‬
‫عناإلدارة‬
‫الحسنعن‬ ‫‪--‬االنطباع‬
‫االنطباعالحسن‬

‫المواعيد‪.‬‬
‫ترتيبالمواعيد‪.‬‬
‫عندترتيب‬
‫مراعاتهاعند‬
‫يجبمراعاتها‬
‫التييجب‬
‫العواملالتي‬
‫العوامل‬
‫التالي‪:‬‬
‫النحوالتالي‪:‬‬
‫علىالنحو‬
‫وهيعلى‬‫الزائرينوهي‬
‫مواعيدالزائرين‬
‫‪--‬مواعيد‬
‫للمدير‪.‬‬
‫المتاحللمدير‪.‬‬
‫الوقتالمتاح‬
‫__الوقت‬
‫اليومية‬
‫النشاطاتاليومية‬
‫حجمالنشاطات‬‫‪--‬حجم‬
‫للزيارة‪.‬‬
‫المناسبللزيارة‪.‬‬
‫الوقتالمناسب‬
‫‪--‬الوقت‬
‫الزيارة‪.‬‬
‫مدةالزيارة‪.‬‬
‫‪--‬مدة‬
‫السكرتير‪.‬‬
‫لدىالسكرتير‪.‬‬
‫المواعيدلدى‬
‫كافةالمواعيد‬
‫تسجيلكافة‬
‫‪--‬تسجيل‬
‫المدير‪.‬‬
‫معالمدير‪.‬‬
‫والمعلوماتمع‬
‫البياناتوالمعلومات‬
‫تحديثالبيانات‬
‫‪--‬تحديث‬
‫أخرى‬
‫مستجداتأخرى‬
‫بأيمستجدات‬
‫بالزيارةأوأو بأي‬
‫الموعدبالزيارة‬
‫صاحبالموعد‬
‫إبالغصاحب‬‫‪--‬إبالغ‬
 ‫المواعيد‬
‫ترتيبالمواعيد‬
‫طرقترتيب‬
‫طرق‬

‫بحضورهم‬
‫أمابحضورهم‬ ‫طرقأما‬
‫عدةطرق‬‫طريقعدة‬
‫عنطريق‬ ‫للزائرين‪،،‬عن‬
‫مواعيدللزائرين‬
‫ترتيبمواعيد‬
‫يتمترتيب‬ ‫يتم‬
‫اتصالهم‬
‫طرقاتصالهم‬‫عنطرق‬ ‫عنهم‪،،‬أوأوعن‬
‫مندوبعنهم‬
‫السكرتيرأوأومندوب‬
‫مديرالسكرتير‬ ‫إلىمدير‬‫شخصيًاإلى‬
‫شخصيًا‬
‫نسيانها‬
‫وعدمنسيانها‬
‫بدقةوعدم‬
‫المواعيدبدقة‬
‫تلكالمواعيد‬
‫تحديدتلك‬
‫ولضمانتحديد‬
‫كتابيا‪ .‬ولضمان‬
‫هاتفياأوأوكتابيا‪.‬‬
‫هاتفيا‬
‫مفكرات‬
‫فيمفكرات‬ ‫ويدونهافي‬
‫المواعيدويدونها‬
‫تلكالمواعيد‬
‫يقيدتلك‬
‫المكتبأنأنيقيد‬
‫مديرالمكتب‬ ‫علىمدير‬‫يجبعلى‬ ‫يجب‬
‫منها‪:‬‬
‫عدةمنها‪:‬‬
‫أنواععدة‬
‫علىأنواع‬
‫وهيعلى‬
‫الغرضوهي‬
‫لهذاالغرض‬‫معدةلهذا‬
‫بهامعدة‬‫خاصةبها‬
‫خاصة‬
‫اليومية‪.‬‬
‫المفكرةاليومية‪.‬‬
‫‪--‬المفكرة‬
‫األسبوعية‪.‬‬
‫المفكرةاألسبوعية‪.‬‬
‫‪--‬المفكرة‬
‫الشهرية‪.‬‬
‫المفكرةالشهرية‪.‬‬
‫‪--‬المفكرة‬
‫السنوية‪.‬‬
‫المفكرةالسنوية‪.‬‬
‫‪--‬المفكرة‬
‫المناسبة‬
‫األوقاتالمناسبة‬
‫يراعىاألوقات‬
‫يجبأنأنيراعى‬
‫الزائرين‪،،‬يجب‬
‫مواعيدالزائرين‬
‫ترتيبمواعيد‬ ‫وعندترتيب‬‫وعند‬
‫ومدة‬
‫الزيارةومدة‬
‫طالبالزيارة‬
‫ووقتطالب‬
‫المتاحووقت‬
‫المديرالمتاح‬
‫وقتالمدير‬
‫بحسبوقت‬ ‫للزيارةبحسب‬
‫للزيارة‬
‫في‬
‫المحددفي‬
‫الموعدالمحدد‬
‫قبل الموعد‬‫المديرقبل‬
‫معالمدير‬
‫بالتنسيقمع‬
‫يتمبالتنسيق‬ ‫حيثيتم‬‫الزيارة‪،،‬حيث‬
‫الزيارة‬
‫والتأكيد‬
‫العالقةبهبهوالتأكيد‬
‫صاحبالعالقة‬
‫إبالغصاحب‬‫ويتمإبالغ‬
‫محددويتم‬
‫يوممحدد‬
‫وفييوم‬ ‫محددوفي‬
‫تاريخمحدد‬
‫تاريخ‬
‫الزيارة‬
‫موعدالزيارة‬
‫حلولموعد‬ ‫قبلحلول‬‫عليهقبل‬‫عليه‬
‫الزائرين‬
‫مقابالت الزائرين‬
‫إتمام مقابالت‬
‫كيفية إتمام‬
‫كيفية‬
‫البيانات‬
‫بتجهيزالبيانات‬‫للمقابل…ةبتجهيز‬
‫نفس…هللمقابل…ة‬
‫الس…كرتيرنفس…ه‬
‫للمقابل…ة‪:‬يعدالس…كرتير‬
‫اإلع…دادللمقابل…ة‪:‬يعد‬
‫‪--‬اإلع…داد‬
‫…اطات‬
‫…بننشش…اطات‬ ‫بحسس…ب‬‫…ارةبح‬
‫بالزي…ارة‬
‫…ديربالزي‬
‫…ذكيرالالمم…دير‬
‫وبت…ذكير‬ ‫المطلوب…ة…ةوبت‬
‫…اتالمطلوب‬ ‫والمعلومم…ات‬
‫والمعلو‬
‫اليومية‪.‬‬
‫المديراليومية‪.‬‬
‫المدير‬
‫…دير‬
‫الم……دير‬
‫إلىالم…‬ ‫دخول……ه…هإلى‬
‫الزائ……ر…رقب…قب……ل…لدخول…‬
‫استقبالالزائ…‬
‫…ر‪:‬يتماستقبال‬ ‫الزائ……ر‪:‬يتم‬
‫استقبالالزائ…‬
‫‪--‬استقبال‬
‫…تى‬
‫المنظمم…ة…ة‪،،‬حح…تى‬
‫إلىالمنظ‬ ‫وبزيارت…ه…هإلى‬
‫…امبب…ه…هوبزيارت‬ ‫االهتمم…ام‬
‫…دىاالهت‬‫يعكسمم…دى‬
‫…ابيعكس‬ ‫بترحح…اب‬ ‫بتر‬
‫عالق…ات‬
‫وتك…وينعالق…ات‬‫الزائ…رينوتك…وين‬
‫ل…دىالزائ…رين‬ ‫حس…نال…دى‬‫انطباع…احس…نا‬
‫يخل…قانطباع…ا‬‫يمكنأنأنيخل…ق‬ ‫يمكن‬
‫معهم‪.‬‬
‫طيبةمعهم‪.‬‬‫طيبة‬
‫…دير‬
‫الم……دير‬
‫غرف……ة…ةالم…‬
‫إلىغرف…‬ ‫الزائ……ر…رإلى‬
‫…كرتيرالزائ…‬
‫الس……كرتير‬ ‫…طحبالس…‬ ‫…ر‪:‬يص……طحب‬
‫الزائ……ر‪:‬يص…‬
‫…ديمالزائ…‬
‫‪--‬تق…تق……ديم‬
‫المدير‪.‬‬
‫إلىالمدير‪.‬‬‫ويقدمهإلى‬
‫الرئيسويقدمه‬
‫الرئيس‬
‫منها‪،،‬‬
‫االنتهاءمنها‬
‫بعداالنتهاء‬ ‫…ارةبعد‬‫الزي…ارة‬
‫…ائعالزي‬‫…جيلووقق…ائع‬
‫…ارة‪:‬يتمتتسس…جيل‬
‫الزي…ارة‪:‬يتم‬
‫…جيلالزي‬
‫‪--‬تتسس…جيل‬
‫في‬
‫إليهافي‬
‫التوص……لإليها‬
‫ال……تيتمتمالتوص……ل‬ ‫للمعلوم……اتال……تي‬
‫ملخصللمعلوم……ات‬ ‫بت……دوينملخص‬‫وذل……كبت……دوين‬
‫وذل……ك‬
‫في‬
‫…كفي‬ ‫ذل……ك‬
‫…ونذل…‬‫ويك……ون‬
‫الحاج……ة…ة‪،،‬ويك…‬
‫وقتالحاج…‬ ‫إليهاوقت‬ ‫…وعإليها‬ ‫للرج……وع‬
‫…كللرج…‬ ‫وذل……ك‬
‫المقابل……ة…ةوذل…‬
‫المقابل…‬
‫الزيارات‪.‬‬
‫لوقائعالزيارات‪.‬‬ ‫خصيصالوقائع‬
‫يعدخصيصا‬ ‫نموذجيعد‬
‫نموذج‬
‫الزائرين‬
‫استقبال الزائرين‬
‫مفهوم استقبال‬
‫مفهوم‬

‫وطيبة‬
‫حسنة وطيبة‬
‫عالقات حسنة‬
‫بناء عالقات‬
‫هو بناء‬
‫الزائرين هو‬
‫استقبال الزائرين‬
‫استقبال‬
‫بهم‬
‫والترحيب بهم‬
‫بهم والترحيب‬‫االهتمام بهم‬
‫وإظهار االهتمام‬
‫الزائرين وإظهار‬
‫مع الزائرين‬ ‫مع‬
‫األنشطة‬
‫من األنشطة‬
‫أيضا من‬
‫الزائرين أيضا‬
‫استقبال الزائرين‬
‫يعد استقبال‬
‫بحفاوة‪ .‬يعد‬
‫بحفاوة‪.‬‬
‫المكاتب ‪،،‬‬
‫وإدارة المكاتب‬
‫رتاريةية وإدارة‬
‫السكرتار‬
‫ألعمال السك‬
‫األساسية ألعمال‬
‫األساسية‬
‫وقيامهم‬
‫المديرين وقيامهم‬
‫نجاح المديرين‬‫في نجاح‬
‫كثيرا في‬
‫عليه كثيرا‬
‫ويعول عليه‬
‫ويعول‬
‫االستقبال‬
‫أن االستقبال‬
‫إال أن‬
‫ومرتب ‪ ،،‬إال‬
‫منظم ومرتب‬
‫بشكل منظم‬
‫بأعمالهم بشكل‬
‫بأعمالهم‬
‫الوطيدة‬
‫العالقة الوطيدة‬
‫من العالقة‬
‫جانب من‬
‫إظهار جانب‬
‫يتضمن إظهار‬
‫يتضمن‬
‫السكرتير‪.‬‬
‫من السكرتير‪.‬‬
‫واالهتمام من‬
‫واالهتمام‬
‫الزائرين‬
‫استقبالالزائرين‬
‫عنداستقبال‬
‫مراعاتهاعند‬
‫يجبمراعاتها‬
‫التييجب‬
‫العواملالتي‬
‫العوامل‬

‫بهم‪.‬‬
‫الترحيببهم‪.‬‬
‫‪--‬الترحيب‬
‫بهم‪.‬‬
‫الحفاوةبهم‪.‬‬
‫إظهارالحفاوة‬
‫‪--‬إظهار‬
‫بمصالحهم‪.‬‬
‫االهتمامبمصالحهم‪.‬‬
‫‪--‬االهتمام‬
‫الزيارة‪.‬‬
‫انتهاءالزيارة‪.‬‬
‫حتىانتهاء‬
‫بهمحتى‬‫العنايةبهم‬
‫‪--‬العناية‬
‫جانبية‪.‬‬
‫أحاديثجانبية‪.‬‬
‫فيأحاديث‬‫معهمفي‬
‫الخوضمعهم‬
‫عدمالخوض‬ ‫‪--‬عدم‬
‫المتبعة‪.‬‬
‫التعليماتالمتبعة‪.‬‬
‫حسبالتعليمات‬‫الزيارةحسب‬
‫متطلباتالزيارة‬
‫توفيرمتطلبات‬
‫‪--‬توفير‬
‫نوعية‬
‫بحسبنوعية‬
‫للزيارةبحسب‬
‫المناسبللزيارة‬
‫والتحضيرالمناسب‬ ‫‪--‬اإلعداد‬
‫اإلعدادوالتحضير‬
‫الزائرين‪.‬‬
‫الزائرين‪.‬‬
‫لهم‪.‬‬
‫االستماعلهم‪.‬‬
‫وحسناالستماع‬
‫اإلنصاتوحسن‬
‫‪--‬اإلنصات‬
‫معهم‪.‬‬
‫التعاملمعهم‪.‬‬
‫فيالتعامل‬
‫والدبلوماسيةفي‬
‫اللباقةوالدبلوماسية‬
‫‪--‬اللباقة‬
‫الزائرين‬
‫مقابالت الزائرين‬
‫إتمام مقابالت‬
‫كيفية إتمام‬
‫كيفية‬
‫البيانات‬
‫بتجهيزالبيانات‬‫للمقابل…ةبتجهيز‬
‫نفس…هللمقابل…ة‬
‫الس…كرتيرنفس…ه‬
‫للمقابل…ة‪:‬يعدالس…كرتير‬
‫اإلع…دادللمقابل…ة‪:‬يعد‬
‫‪--‬اإلع…داد‬
‫…اطات‬
‫…بننشش…اطات‬ ‫بحسس…ب‬‫…ارةبح‬
‫بالزي…ارة‬
‫…ديربالزي‬
‫…ذكيرالالمم…دير‬
‫وبت…ذكير‬ ‫المطلوب…ة…ةوبت‬
‫…اتالمطلوب‬ ‫والمعلومم…ات‬
‫والمعلو‬
‫اليومية‪.‬‬
‫المديراليومية‪.‬‬
‫المدير‬
‫…دير‬
‫الم……دير‬
‫إلىالم…‬ ‫دخول……ه…هإلى‬
‫الزائ……ر…رقب…قب……ل…لدخول…‬
‫استقبالالزائ…‬
‫…ر‪:‬يتماستقبال‬ ‫الزائ……ر‪:‬يتم‬
‫استقبالالزائ…‬
‫‪--‬استقبال‬
‫…تى‬
‫المنظمم…ة…ة‪،،‬حح…تى‬
‫إلىالمنظ‬ ‫وبزيارت…ه…هإلى‬
‫…امبب…ه…هوبزيارت‬ ‫االهتمم…ام‬
‫…دىاالهت‬‫يعكسمم…دى‬
‫…ابيعكس‬ ‫بترحح…اب‬ ‫بتر‬
‫عالق…ات‬
‫وتك…وينعالق…ات‬‫الزائ…رينوتك…وين‬
‫ل…دىالزائ…رين‬ ‫حس…نال…دى‬‫انطباع…احس…نا‬
‫يخل…قانطباع…ا‬‫يمكنأنأنيخل…ق‬ ‫يمكن‬
‫معهم‪.‬‬
‫طيبةمعهم‪.‬‬‫طيبة‬
‫…دير‬
‫الم……دير‬
‫غرف……ة…ةالم…‬
‫إلىغرف…‬ ‫الزائ……ر…رإلى‬
‫…كرتيرالزائ…‬
‫الس……كرتير‬ ‫…طحبالس…‬ ‫…ر‪:‬يص……طحب‬
‫الزائ……ر‪:‬يص…‬
‫…ديمالزائ…‬
‫‪--‬تق…تق……ديم‬
‫المدير‪.‬‬
‫إلىالمدير‪.‬‬‫ويقدمهإلى‬
‫الرئيسويقدمه‬
‫الرئيس‬
‫منها‪،،‬‬
‫االنتهاءمنها‬
‫بعداالنتهاء‬ ‫…ارةبعد‬‫الزي…ارة‬
‫…ائعالزي‬‫…جيلووقق…ائع‬
‫…ارة‪:‬يتمتتسس…جيل‬
‫الزي…ارة‪:‬يتم‬
‫…جيلالزي‬
‫‪--‬تتسس…جيل‬
‫في‬
‫إليهافي‬
‫التوص……لإليها‬
‫ال……تيتمتمالتوص……ل‬ ‫للمعلوم……اتال……تي‬
‫ملخصللمعلوم……ات‬ ‫بت……دوينملخص‬‫وذل……كبت……دوين‬
‫وذل……ك‬
‫في‬
‫…كفي‬ ‫ذل……ك‬
‫…ونذل…‬‫ويك……ون‬
‫الحاج……ة…ة‪،،‬ويك…‬
‫وقتالحاج…‬ ‫إليهاوقت‬ ‫…وعإليها‬ ‫للرج……وع‬
‫…كللرج…‬ ‫وذل……ك‬
‫المقابل……ة…ةوذل…‬
‫المقابل…‬
‫الزيارات‪.‬‬
‫لوقائعالزيارات‪.‬‬ ‫خصيصالوقائع‬
‫يعدخصيصا‬ ‫نموذجيعد‬
‫نموذج‬
 ‫معهم‬
‫التعامل معهم‬
‫وكيفية التعامل‬
‫الزائرين وكيفية‬
‫أنواع الزائرين‬
‫أنواع‬

‫المدير‪:‬‬
‫منالمدير‪:‬‬
‫مرتبةمن‬
‫أعلىمرتبة‬
‫زائرأعلى‬‫‪--‬زائر‬
‫ومركزه‬
‫بالزائرومركزه‬
‫المديربالزائر‬
‫بإبالغالمدير‬
‫وذلكبإبالغ‬
‫عاجلة‪،،‬وذلك‬
‫بصورةعاجلة‬
‫الزيارةبصورة‬
‫هذهالزيارة‬
‫السكرتيرهذه‬
‫يتممالسكرتير‬
‫يتمم‬
‫لذلك‪.‬‬
‫مجاللذلك‪.‬‬
‫هناكمجال‬
‫كانهناك‬
‫الوظيفيإذاإذاكان‬
‫الوظيفي‬

‫للمدير‪:‬‬
‫قريبللمدير‪:‬‬‫صديقأوأوقريب‬
‫زائرصديق‬
‫‪--‬زائر‬
‫بين‬
‫تفاهمبين‬
‫هناكتفاهم‬
‫يكونهناك‬
‫ويجبأنأنيكون‬
‫والشخصي‪،،‬ويجب‬
‫االجتماعيوالشخصي‬
‫بالطابعاالجتماعي‬
‫الزيارةبالطابع‬
‫هذهالزيارة‬
‫تتميزهذه‬
‫تتميز‬
‫يتبع‬
‫المكتبيتبع‬
‫مديرالمكتب‬
‫فانمدير‬
‫وبالتاليفان‬
‫الزيارات‪،،‬وبالتالي‬
‫هذهالزيارات‬
‫مثلهذه‬
‫تنفيذمثل‬
‫علىتنفيذ‬
‫المكتبعلى‬
‫ومديرالمكتب‬
‫المديرومدير‬
‫المدير‬
‫الزيارة‪.‬‬
‫هذهالزيارة‪.‬‬
‫لتنفيذهذه‬
‫المعطاةلهلهلتنفيذ‬
‫اإلرشاداتالمعطاة‬
‫كافةاإلرشادات‬
‫كافة‬

‫الجهة‪:‬‬
‫فيالجهة‪:‬‬‫الموظفينفي‬
‫منالموظفين‬ ‫‪--‬زائر‬
‫زائرمن‬
‫المكتب‬
‫مديرالمكتب‬
‫السكرتيرأوأومدير‬
‫علىالسكرتير‬
‫ويجبعلى‬
‫وظيفي‪،،‬ويجب‬
‫طابعوظيفي‬‫ذاتطابع‬‫بأنهاذات‬
‫الزيارةبأنها‬
‫هذهالزيارة‬ ‫‪--‬تتميز‬
‫تتميزهذه‬
‫فيجب‬
‫ملحةفيجب‬
‫بالتاليملحة‬
‫كانتبالتالي‬
‫وإذاكانت‬
‫الموظف‪،،‬وإذا‬
‫لهذاالموظف‬‫الزيارةلهذا‬
‫مضمونالزيارة‬
‫منمضمون‬ ‫يتحققمن‬
‫أنأنيتحقق‬
‫في‬
‫والمساعدةفي‬
‫العونوالمساعدة‬
‫تقديمالعون‬
‫يستطيعتقديم‬
‫آخريستطيع‬
‫شخصآخر‬
‫هناكشخص‬ ‫كانهناك‬
‫وانكان‬
‫بسرعةوان‬
‫إتمامهابسرعة‬
‫إتمامها‬
‫الموظف‪.‬‬
‫إليهالموظف‪.‬‬
‫يحالإليه‬
‫يمكنأنأنيحال‬
‫الزيارةيمكن‬
‫مضمونالزيارة‬
‫معالجةمضمون‬
‫معالجة‬
‫معهم‬
‫التعاملمعهم‬
‫وكيفيةالتعامل‬
‫الزائرينوكيفية‬
‫أنواعالزائرين‬
‫أنواع‬

‫موعد‪:‬‬
‫بدونموعد‪:‬‬‫زائربدون‬ ‫‪--‬زائر‬
‫مضمون‬
‫منمضمون‬ ‫يتحق……ق…قمن‬
‫…كرتير أنأنيتحق…‬
‫الس……كرتير‬ ‫المكتبأوأوالس…‬
‫…ديرالمكتب‬
‫علىم…م……دير‬‫يجبعلى‬
‫يجب‬
‫الزائ…ر…ر‬
‫تحوي…ل…لالزائ‬
‫…ارةأوأوتحوي‬
‫الزي…ارة‬
‫فيمكنإتإتمم…ام…امالزي‬
‫…انتململحح…ة…ةفيمكن‬
‫…إذاكك…انت‬
‫…ارة‪،،‬ف ف…إذا‬
‫الزي…ارة‬
‫الزي‬
‫ملح…ة‪،،‬‬
‫غ…يرملح…ة‬
‫الزي…ارةغ…ير‬
‫ك…انتالزي…ارة‬
‫وإذاك…انت‬ ‫إفادت…ه‪،،‬وإذا‬
‫يمكنإفادت…ه‬
‫مختصيمكن‬
‫أيمختص‬ ‫إلىأي‬ ‫إلى‬
‫يعد‬
‫المكتبأنأنيعد‬ ‫لم………ديرالمكتب‬
‫يمكنلم………دير‬
‫المقابل………ة‪،،‬يمكن‬
‫يطلبالمقابل………ة‬
‫الزائ………ريطلب‬
‫والزالالزائ………ر‬
‫والزال‬
‫المدير‪.‬‬
‫مقابلةالمدير‪.‬‬
‫يتممقابلة‬
‫خاللهيتم‬
‫منخالله‬ ‫وموعدمن‬
‫زيارةوموعد‬
‫بطاقةزيارة‬
‫للزائربطاقة‬
‫للزائر‬

‫مقابلته‪:‬‬
‫فيمقابلته‪:‬‬‫مرغوبفي‬
‫غيرمرغوب‬ ‫زائرغير‬
‫‪--‬زائر‬
‫بلباق…ة…ةمم…ع…عهه…ذا…ذا‬
‫…رفبلباق‬
‫ص…رف‬ ‫…كرتيرأنأنيتيتص‬
‫المكتبأوأوالالسس…كرتير‬
‫…ديرالمكتب‬
‫علىمم…دير‬
‫يجبعلى‬ ‫يجب‬
‫بعرض‬
‫…كبعرض‬ ‫وذل……ك‬
‫…ه‪،‬وذل…‬
‫مقابلت……ه‪،‬‬
‫فيمقابلت…‬‫الرغب……ة…ةفي‬
‫بعدمالرغب…‬
‫…عارهبعدم‬
‫إش……عاره‬
‫دونإش…‬
‫الزائ……ر…ردون‬
‫الزائ…‬
‫ح………ل‬
‫محاول………ةح………ل‬
‫الم………ديرأوأومحاول………ة‬
‫ج………دولالم………دير‬
‫بازدح………امج………دول‬
‫الم………برراتبازدح………ام‬
‫بعضالم………بررات‬ ‫بعض‬
‫بالمنظمة‪.‬‬
‫أخرىبالمنظمة‪.‬‬ ‫جهةأخرى‬ ‫إلىجهة‬ ‫إحالتهإلى‬
‫موضوعه‪،‬أوأوإحالته‬
‫موضوعه‪،‬‬
 ‫معهم‬
‫التعاملمعهم‬
‫وكيفية التعامل‬
‫الزائرين وكيفية‬
‫أنواع الزائرين‬
‫أنواع‬
‫سابق‪:‬‬
‫بموعدسابق‪:‬‬
‫زائربموعد‬
‫‪--‬زائر‬
‫هذا‬
‫ومنهمهذا‬
‫وتكريم‪،‬ومنهم‬
‫بحفاوةوتكريم‪،‬‬
‫الزواربحفاوة‬
‫جميعالزوار‬
‫يستقبلجميع‬
‫السكرتيرأنأنيستقبل‬
‫المكتبأوأوالسكرتير‬
‫مديرالمكتب‬
‫علىمدير‬‫يجبعلى‬
‫يجب‬
‫بإعطاء‬
‫منهبإعطاء‬
‫واالستئذانمنه‬
‫والترحيبواالستئذان‬
‫باستقبالهوالترحيب‬
‫يقومباستقباله‬
‫حيثيقوم‬
‫سابق‪،‬حيث‬
‫موعدسابق‪،‬‬ ‫نظرًالحجز‬
‫لحجزموعد‬ ‫الزائرنظرًا‬
‫الزائر‬
‫المدير‪.‬‬
‫إلىالمدير‪.‬‬
‫الزائرإلى‬
‫وتقديمالزائر‬
‫المديروتقديم‬
‫مكتبالمدير‬
‫إلىمكتب‬‫معهإلى‬
‫الدخولمعه‬
‫ومنثمثمالدخول‬
‫بوصوله‪،‬ومن‬
‫خبربوصوله‪،‬‬ ‫المديرخبر‬
‫المدير‬

‫موجود‪:‬‬
‫غيرموجود‪:‬‬‫والمديرغير‬
‫سابقوالمدير‬
‫بموعدسابق‬
‫زائربموعد‬
‫زائر‬
‫منه‬
‫يعتذرمنه‬
‫الزائرأنأنيعتذر‬
‫هذاالزائر‬
‫وصولهذا‬
‫قبلوصول‬ ‫مسبقًاًاقبل‬
‫يحاولمسبق‬
‫السكرتيرأنأنيحاول‬
‫المكتبأوأوالسكرتير‬
‫مديرالمكتب‬
‫علىمدير‬‫يجبعلى‬
‫يجب‬
‫ووصول‬
‫تمكنهووصول‬ ‫عدمتمكنه‬
‫وعندعدم‬
‫آخر‪،‬وعند‬
‫موعدآخر‪،‬‬ ‫إلىموعد‬ ‫الموعدإلى‬
‫تأجيلالموعد‬
‫عليهتأجيل‬
‫واالقتراحعليه‬
‫المدير‪،‬واالقتراح‬
‫وجودالمدير‪،‬‬
‫بعدموجود‬
‫بعدم‬
‫بلباقة‬
‫يشرحلهلهبلباقة‬
‫منه‪،‬ثمثميشرح‬
‫بحفاوةمنه‪،‬‬
‫والترحيببهبهبحفاوة‬
‫باستقبالوالترحيب‬
‫المكتبباستقبال‬
‫مديرالمكتب‬
‫يقوممدير‬
‫المكتب‪،‬يقوم‬
‫إلىالمكتب‪،‬‬‫الزائرإلى‬
‫الزائر‬
‫المنظمةماما‬
‫داخلالمنظمة‬‫مهمتهداخل‬
‫بتسهيلمهمته‬
‫االقتراحبتسهيل‬
‫ويقدملهلهاالقتراح‬
‫وجوده‪،‬ويقدم‬
‫عدموجوده‪،‬‬‫استدعتعدم‬
‫التياستدعت‬‫المديرالتي‬
‫ظروفالمدير‬
‫ظروف‬
‫المدير‪.‬‬ ‫مناسبًاًالمقابلة‬
‫لمقابلةالمدير‪.‬‬ ‫موعدًامناسب‬
‫يقترحموعدًا‬
‫الزائرأنأنيقترح‬
‫منالزائر‬
‫يطلبمن‬
‫يتمكنيطلب‬
‫وإذالملميتمكن‬
‫أمكن‪،‬وإذا‬
‫أمكن‪،‬‬
‫الصديق‬
‫الزائر الصديق‬
‫الزائر‬
‫الحديث‬
‫حلوالحديث‬‫••حلو‬
‫••مـــرح‬
‫مـــرح‬
‫المقابلة‬ ‫••سهل‬
‫سهلالمقابلة‬
‫الخدمة‬
‫مقدمالخدمة‬
‫نصيحةمقدم‬
‫يتقبلنصيحة‬‫••يتقبل‬
‫الكالم‬ ‫••كثير‬
‫كثيرالكالم‬
‫منظم‬ ‫••غير‬
‫غيرمنظم‬
‫باألمان‬ ‫••يشعر‬
‫يشعرباألمان‬
‫األمور‬
‫شتىاألمور‬
‫فيشتى‬ ‫الحديثفي‬ ‫••يجاذب‬
‫يجاذبالحديث‬
‫ملكالهله‬
‫المؤسسةملكا‬ ‫••يعتبر‬
‫يعتبرالمؤسسة‬
‫عليه‬
‫كذبتعليه‬
‫األبدإذاإذاكذبت‬
‫إلىاألبد‬ ‫••يتركك‬
‫يترككإلى‬
‫إضافية‬
‫خدمةإضافية‬
‫أداءخدمة‬
‫فيأداء‬
‫الالزمفي‬
‫منالالزم‬ ‫أكثرمن‬
‫فيكأكثر‬ ‫••يتعشم‬
‫يتعشمفيك‬
 ‫معه‬
‫التعامل معه‬
‫كيفية التعامل‬
‫كيفية‬

‫الحديث‪.‬‬
‫دفة الحديث‪.‬‬‫توجيه دفة‬
‫في توجيه‬ ‫والبراعة في‬ ‫••اللباقة‬
‫اللباقة والبراعة‬
‫أثن……اء‬
‫الخاص……ة أثن……اء‬
‫للموضوعات الخاص……ة‬
‫التط……رق للموضوعات‬
‫ع……دم التط……رق‬ ‫••محاول……ة‬
‫محاول……ة ع……دم‬
‫أن‬
‫بعد أن‬‫المقابل………ة بعد‬
‫موضوع المقابل………ة‬
‫إلى موضوع‬ ‫رده إلى‬
‫ومحاول………ة رده‬
‫العم………ل ومحاول………ة‬
‫العم………ل‬
‫العامة‪.‬‬
‫األمور العامة‪.‬‬
‫في األمور‬ ‫قليال في‬
‫يسايره قليال‬
‫يسايره‬
‫ال)‪.‬‬
‫(بنعم أوأو ال)‪.‬‬
‫باإلجابة (بنعم‬
‫تجبره باإلجابة‬
‫عليه تجبره‬‫أسئلة عليه‬
‫طرح أسئلة‬ ‫••طرح‬
‫…اهر‬
‫بالتظ……اهر‬
‫بلباق……ة…ة بالتظ…‬
‫…ديثبلباق…‬
‫الح……ديث‬
‫إنهاء الح…‬
‫ومحاول……ة…ة إنهاء‬
‫الثق……ة…ة ومحاول…‬ ‫••منح…‬
‫منح……ه…ه الثق…‬
‫بالعمل‪.‬‬
‫خاصة بالعمل‪.‬‬
‫ضرورية خاصة‬
‫أمور ضرورية‬ ‫في أمور‬‫باالنشغال في‬
‫باالنشغال‬
‫ال……تي‬
‫األم……ور ال……تي‬
‫إلى األم……ور‬ ‫الح……ديث إلى‬
‫في الح……ديث‬ ‫تتط……رق في‬
‫أن تتط……رق‬ ‫••الال تح……اول‬
‫تح……اول أن‬
‫بالمؤسس……ة…ة أوأو‬
‫الخاص……ة…ة بالمؤسس…‬
‫سواء الخاص…‬
‫…ل سواء‬ ‫العم……ل‬
‫أسرار العم…‬
‫من أسرار‬ ‫…بر من‬ ‫تعت……بر‬
‫تعت…‬
‫الرئيس‪.‬‬
‫المدير أوأو الرئيس‪.‬‬
‫المدير‬
‫الصامت‬
‫الزائر الصامت‬
‫الزائر‬

‫بداخله‪.‬‬
‫معرفةمامابداخله‪.‬‬ ‫••يصعب‬
‫يصعبمعرفة‬
‫نفسه‪.‬‬
‫مننفسه‪.‬‬ ‫••واثق‬
‫واثقمن‬
‫••خجــول‪.‬‬
‫خجــول‪.‬‬
‫بالناس‪.‬‬
‫االختالطبالناس‪.‬‬
‫يحباالختالط‬ ‫••الاليحب‬
‫خارجه‪.‬‬
‫العملأوأوخارجه‪.‬‬
‫عنالعمل‬‫شيءعن‬‫بأيشيء‬‫إليكبأي‬ ‫••الاليفضي‬
‫يفضيإليك‬
‫الطباع‪.‬‬ ‫••هادئ‬
‫هادئالطباع‪.‬‬
‫طباعات‪.‬‬
‫عليهانانطباعات‪.‬‬ ‫••الالتظهر‬
‫تظهرعليه‬
‫معه‪.‬‬
‫التفاهممعه‪.‬‬ ‫••صعب‬
‫صعبالتفاهم‬
‫أسئلتك‪.‬‬
‫إجابةأسئلتك‪.‬‬ ‫••يتجنب‬
‫يتجنبإجابة‬
‫رضاه‪.‬‬
‫اعتراضاتهأوأورضاه‪.‬‬
‫يظهراعتراضاته‬ ‫••الاليظهر‬
 ‫معه‬
‫التعامل معه‬
‫كيفية التعامل‬
‫كيفية‬

‫االنفعال‪.‬‬
‫وعدماالنفعال‪.‬‬ ‫••الهدوء‬
‫الهدوءوعدم‬
‫فيها‪.‬‬
‫التحدثفيها‪.‬‬
‫يرغبالتحدث‬
‫التييرغب‬ ‫باألشياءالتي‬
‫معهباألشياء‬
‫النقاشمعه‬
‫بدءالنقاش‬ ‫••محاولة‬
‫محاولةبدء‬
‫على‬
‫تشجعهعلى‬
‫التيتشجعه‬
‫األسئلةالتي‬
‫بعضاألسئلة‬‫أوجدلهلهبعض‬
‫الحديثأوجد‬
‫عنالحديث‬ ‫••إذاإذاامتنع‬
‫امتنععن‬
‫الحديث‪.‬‬
‫الحديث‪.‬‬
‫التحدث‪.‬‬
‫أثناءالتحدث‪.‬‬
‫فيهاأثناء‬
‫أجادفيها‬
‫التيأجاد‬
‫األمورالتي‬
‫علىاألمور‬
‫ركزعلى‬ ‫••ركز‬
‫جانبك‬
‫منجانبك‬‫الصمتمن‬
‫‪،‬واستخدامالصمت‬
‫مفتوحة‪،‬واستخدام‬
‫أسئلةمفتوحة‬
‫إليهأسئلة‬
‫توجهإليه‬ ‫••حاول‬
‫حاولأنأنتوجه‬
‫لالستجابة‪.‬‬
‫لتضطرهلالستجابة‪.‬‬
‫لتضطره‬
‫ثقته‪.‬‬
‫تكسبثقته‪.‬‬
‫وحاولأنأنتكسب‬
‫معهوحاول‬ ‫ودودامعه‬
‫كنودودا‬ ‫••كن‬
‫التصريح‬
‫فيالتصريح‬
‫يترددفي‬
‫وعليهأالأاليتردد‬
‫لخدمتهوعليه‬
‫موجودلخدمته‬
‫أنكموجود‬ ‫••أظهر‬
‫أظهرلهلهأنك‬
‫بمشاكله‪.‬‬
‫بمشاكله‪.‬‬
 ‫الثرثار‬
‫الزائر الثرثار‬
‫الزائر‬

‫لديه‪.‬‬
‫ثمن لهله لديه‪.‬‬ ‫••الكالم‬
‫الكالم الال ثمن‬
‫العمل‪.‬‬
‫يخص العمل‪.‬‬
‫حديثيخص‬ ‫في حديث‬ ‫الغير في‬ ‫••يشرك‬
‫يشرك الغير‬
‫الحديث‪.‬‬
‫الرد أوأو الحديث‪.‬‬
‫في الرد‬
‫منطقي في‬
‫غير منطقي‬‫••غير‬
‫لديه‪.‬‬
‫للوقت لديه‪.‬‬ ‫••الال أهمية‬
‫أهمية للوقت‬
‫تماما‪.‬‬
‫الصامتتماما‪.‬‬
‫العميل الصامت‬
‫عكس العميل‬ ‫••يتصرف‬
‫يتصرف عكس‬
‫موضوعات‬
‫غير موضوعات‬
‫موضوعات غير‬
‫عن موضوعات‬ ‫كثيرا عن‬ ‫••يتحدث‬
‫يتحدثكثيرا‬
‫العمل‪.‬‬
‫العمل‪.‬‬
‫معه‬
‫التعامل معه‬
‫كيفية التعامل‬
‫كيفية‬

‫ذلك‪.‬‬
‫في ذلك‪.‬‬
‫التمادي في‬
‫دون التمادي‬
‫بعناية دون‬
‫إليه بعناية‬ ‫••االستماع‬
‫االستماع إليه‬
‫محددة‪.‬‬
‫لنتيجة محددة‪.‬‬
‫للوصول لنتيجة‬
‫حديثه للوصول‬
‫أثناء حديثه‬
‫التدخل أثناء‬ ‫••محاولة‬
‫محاولة التدخل‬
‫واجذبه‬
‫الحديث واجذبه‬
‫دفة الحديث‬
‫على دفة‬
‫تسيطر على‬
‫أن تسيطر‬ ‫••حاول‬
‫حاول أن‬
‫إليك‪.‬‬
‫لإلنصات إليك‪.‬‬
‫لإلنصات‬
‫صدقماما‬
‫على صدق‬‫للتدليل على‬
‫والبراهين للتدليل‬
‫األدلة والبراهين‬ ‫••قدم‬
‫قدم لهله األدلة‬
‫تقول‪.‬‬
‫تقول‪.‬‬
‫يريد‬
‫الذي يريد‬
‫الموضوع الذي‬
‫عن الموضوع‬ ‫تخرج عن‬
‫أال تخرج‬ ‫أن أال‬ ‫••حاول‬
‫حاول أن‬
‫للقرار‪.‬‬
‫للوصول للقرار‪.‬‬
‫مناقشته للوصول‬
‫مناقشته‬
‫ممكن‪.‬‬
‫وقت ممكن‪.‬‬
‫أقصر وقت‬
‫في أقصر‬‫المقابلة في‬
‫بلباقة المقابلة‬ ‫••تصرف‬
‫تصرف بلباقة‬
 ‫المتشكك‬
‫الزائر المتشكك‬
‫الزائر‬
‫مناسبة‪.‬‬
‫بالمناسبة‪.‬‬ ‫••ينتقدك‬
‫ينتقدكبال‬
‫بها‪.‬‬
‫مسلمابها‪.‬‬
‫قضيةمسلما‬
‫أقوالكقضية‬ ‫••الاليأخذ‬
‫يأخذأقوالك‬
‫لبق‪.‬‬ ‫••غير‬
‫غيرلبق‪.‬‬
‫بمؤسستك‪.‬‬
‫بكأوأوبمؤسستك‪.‬‬ ‫••الاليثق‬
‫يثقبك‬
‫معه؟‬
‫تتعامل معه؟‬ ‫••كيف‬
‫كيف تتعامل‬
‫له‪.‬‬
‫وأنصتله‪.‬‬
‫هدوئكوأنصت‬ ‫علىهدوئك‬ ‫••حافظ‬
‫حافظعلى‬
‫صبورا‪.‬‬
‫وكنصبورا‪.‬‬ ‫••الالتنفعل‬
‫تنفعلوكن‬
‫شخصيا‪.‬‬
‫تمسكشخصيا‪.‬‬
‫أنهاتمسك‬‫علىأنها‬
‫األمورعلى‬ ‫••الالتأخذ‬
‫تأخذاألمور‬
‫وفي‬
‫فيكوفي‬‫يتشككفيك‬
‫جعلتهيتشكك‬
‫التيجعلته‬
‫األسبابالتي‬
‫علىاألسباب‬ ‫تتعرفعلى‬ ‫••حاول‬
‫حاولأنأنتتعرف‬
‫األدلة‬
‫تقديماألدلة‬
‫معتقديم‬
‫خاطئةمع‬
‫معلوماتخاطئة‬
‫منمعلومات‬‫لديهمن‬‫تزيلمامالديه‬
‫وأنتزيل‬
‫مؤسستكوأن‬
‫مؤسستك‬
‫صدقك‪.‬‬
‫علىصدقك‪.‬‬ ‫والبراهينعلى‬
‫والبراهين‬
‫ولكن)‪.‬‬
‫(نعم‪......‬ولكن)‪.‬‬
‫أسلوب(نعم‬
‫معهأسلوب‬ ‫••استخدم‬
‫استخدممعه‬
‫هدفك‪.‬‬
‫علىهدفك‪.‬‬
‫وركزعلى‬
‫التفاصيلوركز‬
‫ذكرالتفاصيل‬‫عنذكر‬ ‫••ابتعد‬
‫ابتعدعن‬
 ‫المعاملة‬
‫الخشن المعاملة‬
‫الزائر الخشن‬
‫الزائر‬
‫بآرائه‪.‬‬
‫متمسكبآرائه‪.‬‬
‫مندفـــع ‪--‬متمسك‬
‫بسرعة‪--‬مندفـــع‬
‫يغضببسرعة‬ ‫••يغضب‬
‫الرأي‪.‬‬
‫متصلبالرأي‪.‬‬
‫عدواني‪--‬متصلب‬
‫األعصاب ‪--‬عدواني‬
‫متوتراألعصاب‬ ‫••متوتر‬
‫بمؤسستك‪.‬‬
‫بكأوأوبمؤسستك‪.‬‬ ‫يهتمبك‬
‫بأهميته‪-‬اليهتم‬
‫انطباعابأهميته‪-‬ال‬
‫يتركانطباعا‬ ‫••يريد‬
‫يريدأنأنيترك‬
‫نفسه‪.‬‬
‫فينفسه‪.‬‬ ‫غرورفي‬
‫لديهغرور‬‫التجريح ‪--‬لديه‬
‫أسلوبالتجريح‬ ‫••يستخدم‬
‫يستخدمأسلوب‬
‫معه؟‬
‫تتعاملمعه؟‬
‫كيفتتعامل‬ ‫••كيف‬
‫االنفعال‪.‬‬
‫وتجنباالنفعال‪.‬‬
‫والرزينوتجنب‬
‫الهادئوالرزين‬
‫بالسلوكالهادئ‬ ‫••التميز‬
‫التميزبالسلوك‬
‫بحرية‪.‬‬
‫آرائهبحرية‪.‬‬
‫وإبداءآرائه‬
‫للتفكيروإبداء‬
‫كافياللتفكير‬
‫وقتاكافيا‬ ‫••أنأنتمنحه‬
‫تمنحهوقتا‬
‫تقول‪.‬‬
‫بماتقول‪.‬‬
‫اهتمامابما‬
‫يظهراهتماما‬
‫عندمايظهر‬
‫الحديثعندما‬
‫فيالحديث‬ ‫استدراجهفي‬
‫حاولاستدراجه‬‫••حاول‬
‫شخصيا‪.‬‬
‫واهتمامكبهبهشخصيا‪.‬‬
‫أهميتهواهتمامك‬ ‫••أظهر‬
‫أظهرلهلهأهميته‬
‫مباشرة‪.‬‬
‫للموضوعمباشرة‪.‬‬
‫والدخولللموضوع‬
‫الشخصيةوالدخول‬
‫األمورالشخصية‬
‫مناقشةاألمور‬
‫عنمناقشة‬ ‫تبتعددعن‬ ‫••حاول‬
‫حاولأنأنتبتع‬
‫تملق‪.‬‬
‫مبالغةأوأوتملق‪.‬‬
‫دونمبالغة‬
‫باإلطراءدون‬
‫الزائرينباإلطراء‬
‫منالزائرين‬‫النوعمن‬
‫هذاالنوع‬‫استمالةهذا‬
‫يجباستمالة‬‫••يجب‬
‫ولكن)‪.‬‬
‫(نعم‪....‬ولكن)‪.‬‬
‫أسلوب(نعم‬
‫معهأسلوب‬ ‫••استخدام‬
‫استخداممعه‬
‫يمكن‪.‬‬
‫بأسرعمامايمكن‪.‬‬
‫المقابلةبأسرع‬
‫إنهاءالمقابلة‬
‫وحاولإنهاء‬
‫مناقشةوحاول‬
‫فيمناقشة‬‫الدخولفي‬ ‫••الالتحاول‬
‫تحاولالدخول‬
 ‫المتردد‬
‫الزائر المتردد‬
‫الزائر‬

‫له‪.‬‬
‫تفكرله‪.‬‬ ‫••يحتاج‬
‫يحتاجأنأنتفكر‬
‫بصعوبة‪.‬‬
‫قرارابصعوبة‪.‬‬ ‫••يتخذ‬
‫يتخذقرارا‬
‫الثقة‪.‬‬
‫إلىالثقة‪.‬‬ ‫••يفتقر‬
‫يفتقرإلى‬
‫المعلومات‪.‬‬
‫منالمعلومات‪.‬‬
‫كبيرمن‬
‫قدركبير‬‫إلىقدر‬ ‫••يحتاج‬
‫يحتاجإلى‬
‫••مرتــاب‪.‬‬
‫مرتــاب‪.‬‬
‫القلق‪.‬‬ ‫••شديد‬
‫شديدالقلق‪.‬‬
‫••خجـــول‪.‬‬
‫خجـــول‪.‬‬
‫معه؟‬
‫تتعامل معه؟‬ ‫••كيف‬
‫كيف تتعامل‬
‫واحد‪.‬‬
‫بشكلواحد‪.‬‬
‫بالترحاببهبهبشكل‬
‫البدايةبالترحاب‬
‫فيالبداية‬
‫ثقتهفي‬
‫كسبثقته‬ ‫••محاولة‬
‫محاولةكسب‬
‫مشكالت‪.‬‬
‫منمشكالت‪.‬‬‫لديهمن‬
‫حلمامالديه‬
‫فيحل‬‫ومساعدتهفي‬
‫لخدمتهومساعدته‬
‫هنالخدمته‬‫بأنكهنا‬ ‫••أشعره‬
‫أشعرهبأنك‬
‫كبرياءه‪.‬‬
‫تجرحكبرياءه‪.‬‬
‫حتىالالتجرح‬
‫مباشرحتى‬
‫غيرمباشر‬
‫بشكلغير‬
‫الصحيحبشكل‬
‫الطريقالصحيح‬
‫علىالطريق‬ ‫تدلهعلى‬ ‫••حاول‬
‫حاولأنأنتدله‬
‫وود‪.‬‬
‫بصبروود‪.‬‬
‫معهبصبر‬ ‫••التعامل‬
‫التعاملمعه‬
‫متردد‪.‬‬
‫وغيرمتردد‪.‬‬
‫حاسماوغير‬
‫يجعلهحاسما‬
‫الذييجعله‬
‫المعلوماتالذي‬
‫منالمعلومات‬‫المناسبمن‬
‫بالقدرالمناسب‬ ‫••تزويده‬
‫تزويدهبالقدر‬
‫خجله‪.‬‬
‫عنخجله‪.‬‬‫ويتخلىعن‬
‫الكالمويتخلى‬
‫علىالكالم‬
‫يتشجععلى‬
‫تجعلهيتشجع‬
‫التيتجعله‬
‫األسئلةالتي‬
‫بعضاألسئلة‬
‫طرحبعض‬ ‫••طرح‬
‫االيجابي‬
‫العملي االيجابي‬
‫الزائر العملي‬
‫الزائر‬
‫لألمور‪.‬‬
‫معالجتهلألمور‪.‬‬
‫فيمعالجته‬‫حاسمفي‬
‫الجد ‪--‬حاسم‬
‫إلىالجد‬ ‫••يميل‬
‫يميلإلى‬
‫كلل‪.‬‬
‫دونكلل‪.‬‬
‫متحمسدون‬
‫باستمرار‪-‬متحمس‬
‫اقتراحاتباستمرار‪-‬‬ ‫••يقدم‬
‫يقدماقتراحات‬
‫باهتمام‪.‬‬
‫يصغيباهتمام‪.‬‬
‫األسئلة‪-‬يصغي‬
‫كثيراألسئلة‪-‬‬ ‫••صريــح‬
‫صريــح‪--‬كثير‬
‫الذهن‪.‬‬
‫متوقدالذهن‪.‬‬
‫فعال‪--‬متوقد‬ ‫••مفاوض‬
‫مفاوضفعال‬
‫معه؟‬
‫تتعاملمعه؟‬
‫كيفتتعامل‬
‫كيف‬
‫فعاال‪.‬‬
‫منصتافعاال‪.‬‬
‫اإلداريةمنصتا‬
‫الوظيفةاإلدارية‬
‫شاغلالوظيفة‬ ‫••أنأنيكون‬
‫يكونشاغل‬
‫محدثه‪.‬‬
‫منمحدثه‪.‬‬ ‫يسمعهمن‬
‫بمايسمعه‬‫اإلعجاببما‬ ‫••أنأنيظهر‬
‫يظهراإلعجاب‬
‫تتزود‬
‫أنكتتزود‬
‫وإظهارأنك‬
‫الحديثوإظهار‬
‫فيالحديث‬ ‫االسترسالفي‬
‫علىاالسترسال‬ ‫••تشجيعه‬
‫تشجيعهعلى‬
‫بالمعرفة‪.‬‬
‫منهبالمعرفة‪.‬‬
‫منه‬
‫وموضوعية‪.‬‬
‫بدقةوموضوعية‪.‬‬ ‫أسئلتهبدقة‬
‫علىأسئلته‬
‫تجيبعلى‬ ‫••حاول‬
‫حاولأنأنتجيب‬
‫بأقصى‬
‫منهابأقصى‬
‫االستفادةمنها‬
‫ومحاولةاالستفادة‬
‫مقترحاتهومحاولة‬
‫إلىمقترحاته‬ ‫••اإلنصات‬
‫اإلنصاتإلى‬
‫يمكن‪.‬‬
‫مامايمكن‪.‬‬
‫ممكن‪.‬‬
‫حدممكن‪.‬‬ ‫أقصىحد‬
‫إلىأقصى‬ ‫معهإلى‬
‫وودودامعه‬
‫صبوراوودودا‬
‫كنصبورا‬ ‫••كن‬
 ‫المغرور‬
‫الزائرالمغرور‬
‫الزائر‬

‫الرأي‪.‬‬
‫متصلبالرأي‪.‬‬
‫ورأيه‪--‬متصلب‬‫بنفسهورأيه‬ ‫••معجب‬
‫معجببنفسه‬
‫برأيه‬
‫يعتزبرأيه‬
‫ألوامره ‪ --‬يعتز‬
‫منفذاألوامره‬ ‫••يعتبرك‬
‫يعتبركمنفذا‬
‫تجاهه‪.‬‬
‫مشاعركتجاهه‪.‬‬ ‫••يتجاهل‬
‫يتجاهلمشاعرك‬
‫متميزة‪.‬‬
‫خدمةمتميزة‪.‬‬ ‫••يتوقع‬
‫يتوقعخدمة‬
‫الخاصة‪.‬‬
‫لخدمتهالخاصة‪.‬‬
‫وجودكلخدمته‬
‫يعتبروجودك‬‫••يعتبر‬
‫الغضب‪.‬‬
‫سريعالغضب‪.‬‬‫ثريا‪--.‬سريع‬ ‫••قدقديكون‬
‫يكونثريا‪.‬‬
‫معه؟‬
‫تتعاملمعه؟‬
‫كيفتتعامل‬‫••كيف‬
‫على‬
‫وشجعهعلى‬
‫يقولوشجعه‬
‫إلىمامايقول‬
‫باالستماعإلى‬
‫اإلعجابباالستماع‬
‫إبداءاإلعجاب‬‫••إبداء‬
‫االسترسال‪.‬‬
‫االسترسال‪.‬‬
‫وبغروره‪.‬‬
‫بذاتهوبغروره‪.‬‬ ‫••أشعره‬
‫أشعرهبذاته‬
‫شخصية‪.‬‬
‫بصفةشخصية‪.‬‬ ‫مساعدةلهلهبصفة‬
‫أقصىمساعدة‬‫بذلأقصى‬‫تحاولبذل‬
‫انكتحاول‬ ‫••أشعره‬
‫أشعرهانك‬
‫رأيه‬
‫فيهارأيه‬
‫جدليةفيها‬
‫أمورجدلية‬
‫فيأمور‬ ‫معهفي‬
‫بالدخولمعه‬
‫تثيرهبالدخول‬ ‫••الالتحاول‬
‫تحاولأنأنتثيره‬
‫عنه‪.‬‬
‫يتنازلعنه‪.‬‬
‫الذيالاليتنازل‬
‫الخاصالذي‬
‫الخاص‬
 ‫الخارج‪:‬‬
‫منالخارج‪:‬‬
‫القادمينمن‬
‫والوفودالقادمين‬
‫الضيوفوالوفود‬
‫زيارةالضيوف‬
‫تنظيمزيارة‬
‫تنظيم‬

‫وضيوف‬
‫وفودوضيوف‬‫زيارةوفود‬
‫أخرىزيارة‬
‫بمنظماتأخرى‬
‫وعالقاتهابمنظمات‬
‫اإلداريةوعالقاتها‬
‫المنظمةاإلدارية‬
‫أعمالالمنظمة‬
‫تتطلبأعمال‬
‫قدقدتتطلب‬
‫المكتب‬
‫لمديرالمكتب‬
‫يكونلمدير‬
‫الحالةقدقديكون‬
‫هذهالحالة‬
‫وفيهذه‬
‫الدولة‪،‬وفي‬
‫المدينةأوأوالدولة‪،‬‬
‫خارجالمدينة‬
‫منخارج‬ ‫قادمينمن‬
‫آخرينقادمين‬
‫آخرين‬
‫العامة‪،‬‬
‫العالقاتالعامة‪،‬‬
‫بإدارةالعالقات‬
‫يتعلقبإدارة‬
‫هناكيتعلق‬
‫األمرهناك‬
‫كاناألمر‬
‫وإنكان‬
‫الزيارة‪،‬وإن‬
‫تلكالزيارة‪،‬‬
‫تنظيمتلك‬
‫فيتنظيم‬‫دورفي‬
‫دور‬
‫بعض‬
‫زيارةبعض‬
‫إلىزيارة‬
‫إضافةإلى‬
‫المختلفةإضافة‬
‫وأقسامهاالمختلفة‬
‫للمنظمةوأقسامها‬
‫متكاملللمنظمة‬
‫زيارةمتكامل‬
‫برنامجزيارة‬
‫بإعدادبرنامج‬
‫بإعداد‬
‫المناسبات‬
‫بعضالمناسبات‬‫حضوربعض‬
‫المدينةأوأوحضور‬
‫فيالمدينة‬
‫والتاريخيةفي‬
‫السياحيةوالتاريخية‬
‫والمعالمالسياحية‬
‫األماكنوالمعالم‬
‫األماكن‬
‫تنظيم‬
‫عضويةتنظيم‬
‫فيعضوية‬ ‫المشاركةفي‬
‫فرصةالمشاركة‬
‫المكتبفرصة‬
‫مديرالمكتب‬
‫للسكرتيرأوأومدير‬
‫يكونللسكرتير‬
‫وقديكون‬ ‫الوطنية‪،‬وقد‬
‫الوطنية‪،‬‬
‫المنظمات‬
‫تنشئهاالمنظمات‬
‫التيتنشئها‬
‫اللجانالتي‬
‫مناللجان‬‫عددمن‬
‫فيعدد‬‫االشتراكفي‬
‫طريقاالشتراك‬
‫عنطريق‬ ‫الزياراتعن‬
‫تلكالزيارات‬
‫تلك‬
‫لجنة‬
‫العالقات‪،‬لجنة‬
‫لجنةالعالقات‪،‬‬
‫والمراسم‪،‬لجنة‬
‫االستقبالوالمراسم‪،‬‬
‫لجنةاالستقبال‬
‫مثللجنة‬‫الغرضمثل‬
‫لهذاالغرض‬‫خصيصًاًالهذا‬
‫اإلداريةخصيص‬
‫اإلدارية‬
‫المكتب‬
‫مديرالمكتب‬
‫السكرتيرأوأومدير‬
‫دورالسكرتير‬
‫ويتمثلدور‬
‫‪..‬الخ‪،‬ويتمثل‬
‫والمواصالت‪..‬الخ‪،‬‬
‫النقلوالمواصالت‬
‫لجنةالنقل‬‫الفنادق‪،‬لجنة‬
‫الفنادق‪،‬‬
‫القسم‬
‫لإلدارةأوأوالقسم‬
‫خاصةلإلدارة‬
‫زيارةخاصة‬
‫فيزيارة‬
‫الوفدفي‬
‫كانالوفد‬
‫إذاكان‬
‫أماإذا‬
‫اللجنة‪،‬أما‬
‫هذهاللجنة‪،‬‬
‫فيهذه‬‫عضويتهفي‬
‫بحسبعضويته‬‫بحسب‬
‫والترحيب‬
‫االستقبالوالترحيب‬
‫فياالستقبال‬‫يتمثلفي‬
‫دورهيتمثل‬
‫فإندوره‬
‫السكرتيرفإن‬
‫المكتبأوأوالسكرتير‬
‫مديرالمكتب‬
‫يعملبهبهمدير‬
‫الذييعمل‬
‫الذي‬
‫مع‬
‫المسبقمع‬
‫التنسيقالمسبق‬
‫حالةالتنسيق‬
‫فيحالة‬
‫القسمفي‬
‫عنالقسم‬‫المعلوماتعن‬
‫كافةالمعلومات‬
‫وتقديمكافة‬
‫والضيوف‪،‬وتقديم‬
‫بالوفدوالضيوف‪،‬‬‫بالوفد‬
‫العامة‪.‬‬
‫العالقاتالعامة‪.‬‬
‫العالقات‬
‫المدير‬
‫رحالت المدير‬
‫تنظيم رحالت‬
‫تنظيم‬
 ‫المدير‬
‫سفر المدير‬
‫تستدعيسفر‬
‫التيتستدعي‬
‫الحاالتالتي‬
‫الحاالت‬

‫•زيارة أحد فروع المنظمة‬

‫•جمع بيانات ومعلومات تخص دراسة ما خاصة بالمنظمة مثل السفر لمقابلة‬
‫أشخاص أو السفر لإلطالع على وثائق وسجالت تاريخية تخص الدراسة‬
‫• المشاركة في مؤتمرات ولقاءات علمية تهم المنظمة‪.‬‬
‫• إجراء مقابالت شخصية لعقد صفقات تجارية عقد الصفقات‪.‬‬
‫• زيارة المعارض‪.‬‬
‫• حضور االجتماعات المحلية واإلقليمية والدولية‪.‬‬
‫• فحص بعض المواد األساسية واألجهزة ومعاينتها للتعرف على مدى صالحيتها‬
‫ومالءمتها للمنظمة‬
 ‫المدير‬
‫لسفر المدير‬
‫اإلعداد لسفر‬
‫كيفية اإلعداد‬
‫كيفية‬

‫•تذاكر السفر‬
‫• تأكيد الحجوزات والفنادق‬
‫• معلومات حول وسائل السفر البديلة‬
‫• جدول سير الرحلة والبطاقات اليومية‬
‫• األموال الالزمة ( شيكات مصرفية ‪ ،‬شيكات سياحية ‪ ،‬خطابات‬
‫اعتماد ) نقد ‪،‬‬
‫•قائمة بأرقام الشيكات وقيمتها خصوصا السياحية منها‬
‫• وثائق السفر ( جواز السفر وعليه التأشيرات الالزمة )‬
‫• الشهادات الصحية السارية المفعول‬
‫• خرائط الطرق واألدلة السياحية الخ‬
‫• مواد ( كتبا ‪ ،‬مجلة ‪ ) ،‬أدوات مكتبة ( أقالم ‪ ،‬مسطرة ‪ ،‬أوراق ‪،‬‬
‫مظاريف ‪ ،‬ملف )‬
 ‫المدير‬
‫سفرالمدير‬
‫قبلسفر‬
‫المكتبقبل‬
‫مديرالمكتب‬
‫بهامدير‬
‫يقومبها‬
‫التييقوم‬
‫المهامالتي‬
‫المهام‬
‫االنتداب)‪.).‬‬
‫قراراالنتداب‬
‫المدير((قرار‬
‫لسفرالمدير‬
‫الالزمةلسفر‬
‫اإلداريةالالزمة‬
‫اإلجراءاتاإلدارية‬
‫إعداداإلجراءات‬
‫إعداد‬
‫غيابه‪.‬‬
‫أثناءغيابه‪.‬‬
‫المديرأثناء‬
‫مهامالمدير‬
‫سيتولىمهام‬
‫الذيسيتولى‬‫لشخصالذي‬
‫المديرلشخص‬‫صالحياتالمدير‬
‫تفويضصالحيات‬
‫قرارتفويض‬‫إعدادقرار‬
‫‪--‬إعداد‬
‫المدير‪.‬‬
‫بمقابالتالمدير‪.‬‬
‫جدولبمقابالت‬
‫إعدادجدول‬
‫‪--‬إعداد‬
‫السفر‪.‬‬
‫أثناءالسفر‪.‬‬
‫المديرأثناء‬
‫يحتاجهاالمدير‬
‫التييحتاجها‬
‫الالزمةالتي‬
‫األوراقالالزمة‬
‫جميعاألوراق‬
‫ويتضمنجميع‬
‫للمديرويتضمن‬ ‫الرحلةللمدير‬
‫ملفالرحلة‬
‫إعدادملف‬
‫‪--‬إعداد‬
‫السفر‪.‬‬
‫أثناءالسفر‪.‬‬
‫يتبعأثناء‬
‫بمايتبع‬
‫المدير بما‬
‫منالمدير‬‫واضحةمن‬
‫تعليماتتواضحة‬ ‫علىتعليما‬
‫الحصولعلى‬
‫‪--‬الحصول‬
‫طويلة‬
‫لمدةطويلة‬
‫الرحلةلمدة‬ ‫خصوصًاإذاإذاكانت‬
‫كانت الرحلة‬ ‫األعمال خصوصًا‬
‫بعضاألعمال‬
‫إلنجازبعض‬
‫المديرإلنجاز‬
‫مقابلةالمدير‬
‫يحتاجونمقابلة‬
‫الذينقدقديحتاجون‬‫الموظفينالذين‬
‫إشعارالموظفين‬
‫‪--‬إشعار‬
‫كتوقيع‬
‫الرحلةكتوقيع‬
‫البدءالرحلة‬
‫قبلالبدء‬
‫إنجازهاقبل‬
‫علىإنجازها‬
‫والعملعلى‬
‫المديروالعمل‬
‫عودةالمدير‬
‫حينعودة‬‫إلىحين‬
‫التأجيلإلى‬
‫تحتملالتأجيل‬
‫التيالالتحتمل‬
‫األمورالتي‬
‫مراجعةاألمور‬
‫‪ --‬مراجعة‬
‫الهامة‬
‫المعامالتالهامة‬
‫بعضالمعامالت‬
‫بعض‬
‫سفره‪.‬‬
‫أثناءسفره‪.‬‬
‫المديرأثناء‬
‫سيقابلهمالمدير‬
‫الذينسيقابلهم‬‫األشخاصالذين‬
‫إبالغاألشخاص‬
‫‪--‬إبالغ‬
‫الالزمة‪.‬‬
‫السفرالالزمة‪.‬‬
‫مستنداتالسفر‬
‫إعدادمستندات‬
‫‪--‬إعداد‬
‫زيارتها‪.‬‬
‫ستتمزيارتها‪.‬‬
‫التيستتم‬
‫للدولالتي‬
‫الدخولللدول‬
‫تأشيراتالدخول‬
‫علىتأشيرات‬‫الحصولعلى‬
‫‪--‬الحصول‬
‫المناسبة‪.‬‬
‫السفرالمناسبة‪.‬‬
‫وسيلةالسفر‬ ‫‪--‬اختيار‬
‫اختياروسيلة‬
‫الالزمة‪.‬‬
‫األموالالالزمة‪.‬‬ ‫‪--‬تحويل‬
‫تحويلاألموال‬
‫المختلفة‬
‫بفئاتهاالمختلفة‬
‫السياحيةبفئاتها‬
‫بالشيكاتالسياحية‬
‫قائمةبالشيكات‬ ‫‪--‬إعداد‬
‫إعدادقائمة‬
‫للمدير‪.‬‬
‫الرحلةللمدير‪.‬‬
‫سيرالرحلة‬
‫خطسير‬‫إعدادخط‬
‫‪--‬إعداد‬
‫الرحلة‪.‬‬
‫ملفالرحلة‪.‬‬ ‫منملف‬ ‫بصورةمن‬
‫االحتفاظبصورة‬
‫‪--‬االحتفاظ‬
‫المطار‬
‫واليالمطار‬
‫منوالي‬‫النقلمن‬
‫وسيلةالنقل‬
‫منوسيلة‬‫المديرمن‬
‫لسفرالمدير‬
‫الالزمةلسفر‬
‫الترتيباتالالزمة‬
‫إعدادالترتيبات‬
‫‪--‬إعداد‬
 ‫السفر‬
‫أثناءالسفر‬
‫المكتبأثناء‬
‫مديرالمكتب‬
‫وواجباتمدير‬
‫مهاموواجبات‬
‫مهام‬

‫نماذج‬
‫فينماذج‬
‫منهافي‬
‫المهممنها‬
‫وتسجيلالمهم‬
‫المدير‪،‬وتسجيل‬
‫لمكتبالمدير‪،‬‬
‫الواردةلمكتب‬
‫الهاتفيةالواردة‬
‫المكالماتالهاتفية‬
‫علىالمكالمات‬ ‫••الرد‬
‫الردعلى‬
‫عودته‬
‫بعدعودته‬‫المديربعد‬
‫علىالمدير‬
‫لعرضهاعلى‬
‫خاصةلعرضها‬‫خاصة‬
‫ووقت‬
‫وتاريخووقت‬
‫الزائروتاريخ‬
‫كاسمالزائر‬
‫المديركاسم‬
‫لمكتبالمدير‬
‫الزياراتلمكتب‬
‫عنالزيارات‬‫وافيةعن‬
‫معلوماتوافية‬
‫تسجلمعلومات‬‫••تسجل‬
‫منها‬
‫والغرضمنها‬
‫الزيارةوالغرض‬
‫الزيارة‬
‫المدير‪.‬‬
‫تعليماتالمدير‪.‬‬
‫بحسبتعليمات‬
‫بإنجازهابحسب‬
‫للمختصينبإنجازها‬
‫المعامالتللمختصين‬
‫بعضالمعامالت‬ ‫••إحالة‬
‫إحالةبعض‬
‫المدير‪.‬‬
‫عودةالمدير‪.‬‬
‫لحينعودة‬
‫الهامةلحين‬
‫المعامالتالهامة‬
‫ببعضالمعامالت‬ ‫••االحتفاظ‬
‫االحتفاظببعض‬
‫المدير‪.‬‬
‫غيابالمدير‪.‬‬
‫أثناءغياب‬
‫لإلدارةأثناء‬
‫المهمةلإلدارة‬
‫النشاطاتالمهمة‬ ‫••تدوين‬
‫تدوينالنشاطات‬
‫آخر‪.‬‬
‫إلىآخر‪.‬‬
‫وقتإلى‬
‫منوقت‬ ‫بالمديرمن‬
‫هاتفيابالمدير‬ ‫••االتصال‬
‫االتصالهاتفيا‬
‫المدير‪.‬‬
‫غيابالمدير‪.‬‬
‫أثناءغياب‬
‫الجهةأثناء‬
‫نشاطاتالجهة‬
‫عننشاطات‬ ‫تقريرعن‬ ‫••إعداد‬
‫إعدادتقرير‬
‫موعد‬
‫حسبموعد‬
‫المديرحسب‬
‫لعودةالمدير‬
‫التاليةلعودة‬
‫لأليامالتالية‬
‫والمؤجلةلأليام‬
‫الجديدةوالمؤجلة‬
‫المواعيدالجديدة‬
‫كافةالمواعيد‬ ‫••ترتيب‬
‫ترتيبكافة‬
‫المحدد‬
‫العودةالمحدد‬
‫العودة‬
‫السفر‬
‫منالسفر‬
‫المديرمن‬
‫عودةالمدير‬
‫بعدعودة‬
‫المكتببعد‬
‫مديرالمكتب‬
‫وواجباتمدير‬
‫مهاموواجبات‬
‫مهام‬

‫المدير‪.‬‬
‫الستقبالالمدير‪.‬‬ ‫••اإلعداد‬
‫اإلعدادالستقبال‬
‫اإلدارة‪.‬‬
‫وأعمالاإلدارة‪.‬‬
‫نشاطاتوأعمال‬
‫عننشاطات‬ ‫المعدعن‬
‫التقريرالمعد‬ ‫••‪--‬تقديم‬
‫تقديمالتقرير‬
‫المدير‪..‬‬
‫عودةالمدير‬
‫لحينعودة‬
‫بهالحين‬
‫االحتفاظبها‬
‫التيتمتماالحتفاظ‬
‫المعامالتالتي‬ ‫••‪--‬تقديم‬
‫تقديمالمعامالت‬
‫الرحلة‪.‬‬
‫عنالرحلة‪.‬‬
‫تقريرعن‬
‫إعدادتقرير‬
‫فيإعداد‬‫المديرفي‬ ‫••مساعدة‬
‫مساعدةالمدير‬
‫ملفاتها‬
‫إلىملفاتها‬
‫الرحلةإلى‬
‫خاللالرحلة‬
‫معهخالل‬
‫الرئيسمعه‬
‫أخذهاالرئيس‬
‫ألتىأخذها‬
‫الوثائقألتى‬ ‫••إعادة‬
‫إعادةالوثائق‬
‫ألتي‬
‫والوثائقألتي‬
‫التقاريروالوثائق‬
‫وحفظالتقارير‬
‫وفهرسةوحفظ‬
‫تصنيفوفهرسة‬‫علىتصنيف‬ ‫••العمل‬
‫العملعلى‬
‫معه‬
‫الرئيسمعه‬
‫أحضرهاالرئيس‬
‫أحضرها‬
‫بعض‬
‫فيبعض‬ ‫المديرفي‬
‫بمقترحاتالمدير‬
‫المنظمةبمقترحات‬
‫فيالمنظمة‬
‫المعنيةفي‬
‫اإلداراتالمعنية‬ ‫••تزويد‬
‫تزويداإلدارات‬
‫الرحلة‬
‫عنالرحلة‬‫الناتجةعن‬
‫األمورالناتجة‬
‫األمور‬
‫الزيارة‪.‬‬
‫أثناءالزيارة‪.‬‬
‫المديرأثناء‬
‫معالمدير‬
‫تعاونمع‬
‫لمنتعاون‬
‫والتقديرلمن‬
‫الشكروالتقدير‬
‫رسائلالشكر‬ ‫••‪--‬إعداد‬
‫إعدادرسائل‬
‫••‬
‫إدارة وتنظيم‬
‫االجتماعات‬
 ‫تنظيم االجتماعات‬
‫تهدف هذه الوحدة إلى‪:‬‬
‫‪ – 1‬تحديد مفهوم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 2‬تحديد مفهوم المؤتمرات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 3‬بيان أهمية االجتماعات والمؤتمرات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 4‬التعريف على أنواع االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 5‬تحديد القدرات والمهارات الالزمة لتنظيم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 6‬تحديد دور المنسق في تنظيم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
 ‫مفهوم االجتماعات‬
‫• هي عبارة عن لقاء يتم بين شخصين أو أكثر في زمان ومكان‬
‫محددين لهدف محدد‪ .‬ومن ذلك يمكن أن نعرف عناصر االجتماع‬
‫بأنها عبارة عن تجمع ألكثر من شخص في زمان ومكان محدد‬
‫مسبقا لمناقشة موضوع معين وبالتالي الوصول إلى نتائج معينة‪.‬‬
‫• وتعد االجتماعات حاليا سمة اإلدارة ‪ ،‬وذلك ألنها إحدى وسائل‬
‫االتصال التي تتم في المنظمات اإلدارية ‪ ،‬وميزة هذه العملية‬
‫(االجتماعات) أنها تتم في أوقات وأزمنة محددة للمديرين‬
‫• وذلك بهدف تبادل الرأي والمشورة في مواضيع معينة ‪ ،‬ويقضي‬
‫المديرين حاليا جل وقتهم في اجتماعات ‪ ،‬وذلك ألهميتها في‬
‫نشاطات المنظمة اإلدارية ألن المدير حاليا نظرا لتضخم وتعقد‬
‫أنشطة المنظمات اإلدارية ال يستطيع أن يبت في أمور عديدة إال‬
‫بعد معرفة رأي ذوي الخبرة واالختصاص ولن يتم ذلك إال عن‬
‫طريق عقد اجتماعات معينة‪.‬‬
‫مفهوم المؤتمرات‬
‫• يعرف المؤتمر بأنه لقاء أكبر‬
‫يتم بين مجموعة كبيرة من‬
‫الناس وقد يستمر لعدة أيام ‪،‬‬
‫ويتضمن برامج عديدة تتم‬
‫مناقشتها أو االطالع عليها‬
‫كالمعارض مثال ‪ ،‬وعادة ما يتم‬
‫فيها بحث كثير من القضايا‬
‫التي تهم شريحة كبيرة من‬
‫المجتمع‪.‬‬
 ‫أهمية االجتماعات والمؤتمرات‬

‫‪ - 1‬التعبير عن الرأي وتبادله بين المشتركين‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ - 2‬التوصل إلى آراء مشتركة تجاه كثير من الموضوعات والقضايا‬ ‫•‬
‫المشتركة‪.‬‬
‫‪ - 3‬إكساب المشتركين معارف ومهارات عديدة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 4‬التوصل إلى قرارات موضوعية‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 5‬تعتبر وسيلة من وسائل بناء العالقات بين المنظمات اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 6‬تساعد على كشف كثير من األمور التفصيلية لبعض الموضوعات‬ ‫•‬
‫والقضايا‪.‬‬
‫أنواع االجتماعات‬
‫• تتن‪M‬وع أن‪M‬واع االجتماع‪M‬ات وف‪M‬ق‬
‫تص‪M‬نيفات ع‪M‬دة س‪M‬واء من حيث‬
‫الموض‪M‬وع أو ال‪M‬زمن أو مك‪M‬ان‬
‫انعقاده‪M‬ا ‪ ،‬وتل‪M‬ك االجتماع‪M‬ات ق‪M‬د‬
‫‪M‬ون‬ ‫‪M‬د تك‬
‫‪M‬ة وق‬ ‫‪M‬رية أو علني‬
‫‪M‬ون س‬ ‫تك‬
‫رس‪M‬مية أو غ‪M‬ير رس‪M‬مية ‪ ،‬ويمكن‬
‫‪M‬ا‬
‫‪M‬واع فيم‬‫‪M‬ك األن‬‫‪M‬د بعض من تل‬‫تحدي‬
‫يلي‪:‬‬
 ‫‪ - 1‬االجتماعات الدورية‪:‬‬ ‫•‬
‫هي تلك االجتماعات التي يتم عقدها على فترات زمنية منتظمة‬
‫لمناقشة موضوعات تطرح باستمرار على مستوى المنظمة‬
‫اإلدارية ‪ ،‬مثل أعمال اللجان‪.‬‬
‫‪ -2‬االجتماعات الطارئة‪:‬‬ ‫•‬
‫هي تلك االجتماعات التي يتم عقدها في حالة الحاجة الملحة‬
‫إليها ‪ ،‬وذلك لمناقشة مشكلة طارئة في العمل‪.‬‬
‫‪ - 3‬االجتماعات الدولية‪:‬‬ ‫•‬
‫هي تلك االجتماعات التي يتم عقدها على مستوى الدول عن‬
‫طريق ممثلين لتلك الدول‪.‬‬
‫‪ - 4‬االجتماعات اإلقليمية‪:‬‬ ‫•‬
‫وهي تلك االجتماعات التي يتم عقدها على مستوى دول تعيش‬
‫في إقليم معين ‪ ،‬لمناقشة موضوعات تتعلق بذلك اإلقليم‪.‬‬
 ‫القدرات والمهارات الالزمة لتنظيم االجتماعات‪.‬‬

‫‪ - 1‬المعرفة التامة باالجتماعات وجوانبها الشكلية ومتطلباتها‬ ‫•‬

‫‪ - 2‬الفهم الدقيق لسلطة عقد االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 3‬القدرة على التنسيق الفعال بين المعنيين لحضور االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 4‬القدرة على حل المعوقات التي تعترض تنفيذ تنظيم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 5‬حسن اإلصغاء لتدوين المداوالت التي تتم في االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 6‬القدرة على استخدام بعض التجهيزات المكتبية التي تساعد في‬ ‫•‬
‫تنظيم االجتماعات‪.‬‬
‫‪ - 7‬القدرة على التعامل مع المدعوين بمختلف مستوياتهم اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 8‬إتقان التحدث بلغة أجنبية أو أكثر‪.‬‬ ‫•‬
 ‫الشروط الالزمة لنجاح االجتماعات‬

‫‪ – 1‬أن تتوفر سلطة عقد االجتماع المتمثلة في رئيس االجتماع‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ – 2‬أن يتوفر العدد القانوني لعقد االجتماع المتمثل في عدد‬ ‫•‬
‫األعضاء الذي بحضورهم يتم عقد االجتماع‪ .‬ويمكن أن يكون ذلك‬
‫العدد نصف عدد األعضاء أو ثلث عدد األعضاء وذلك بحسب طبيعة‬
‫االجتماع‪.‬‬
‫‪ – 3‬أن يكون لالجتماع رئيس‪ ،‬يختار من قبل الجهة أو األعضاء‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 4‬أن يتوفر في رئيس االجتماعات المهارات اإلدارية الالزمة لعقد‬ ‫•‬
‫االجتماع‪ ،‬والمتمثلة في إدارة االجتماع والحاضرين له بفاعلية‪.‬‬
‫‪ – 5‬أن يكون لالجتماع هدف يسعى لتحقيقه‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 6‬أن تتوفر لالجتماع الوسائل المادية المناسبة من مكان‬ ‫•‬
‫وتسهيالت مادية تساهم في إنجاح االجتماع‪.‬‬
‫مبادئ عامة لعقد االجتماع‬

‫• البد للمنسق من معرفة أهم‬

‫المبادئ التي تطبق على‬
‫االجتماعات بشكل عام ‪،‬‬
‫ومن أهم هذه المبادئ‬
‫مايلي‪:‬‬
‫اوال ‪ :‬سلطة عقد االجتماع‬

‫• البد من وجود سلطة خاصة لها حق‬

‫في توجيه الدعوة لعقد االجتماع‬
‫الرسمي قد تسند هذه السلطة لشخص‬
‫أو اكثر أو هيئة معينة تحدد في‬
‫النظام الداخلي للمنظمة ‪ ،‬فقد أعطى‬
‫لرئيس الجهة الحق في طلب عقد‬
‫اجتماع وقد يعقد االجتماع بناءًا على‬
‫طلب عدد معين من األعضاء الذين‬
‫لهم حق الحضور‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬العدد القانوني‬
‫يعرف العدد القانوني‬ ‫•‬
‫( النصاب ) بأنه العدد‬
‫المطلوب من أعضاء‬
‫االجتماع الحاضرين كحد‬
‫أدنى لصحة عقده ‪ ،‬فإذا‬
‫توفر ذلك العدد أصبحت‬
‫قرارات االجتماع قانونية‬
‫وملزمة ويعتبر االجتماع‬
‫باطًال إذا لم يتوفر ذلك العدد‬
‫وعادة مايحدد النظام‬
‫الداخلي للمنظمة هذا العدد‬
‫القانوني‬
 ‫ثالثا ‪ :‬رئاسة االجتماع‬

‫• يجب أن ي^رأس االجتم^اع ش^خص خول^ه نظ^ام الجه^ة ب^ذلك‬

‫وإال اعت^^بر االجتم^^اع ب^^اطال‪ ،‬وعلى رئيس االجتم^^اع أن‬
‫يتأك^د من قانوني^ة االجتم^اع‪ ،‬ومراجع^ة المب^ادئ الس^ابقة‬
‫كم^^^ا يجب أن يك^^^ون رئيس االجتم^^^اع محاي^^^دًا وحازم^^^ا‬
‫وع^ادال في تعامل^ه م^ع أعض^اء االجتم^اع‪ ،‬وعلي^ه أن يحاف^ظ‬
‫على النظام ‪ ،‬ويدير االجتماع بكفاءة وفعالية‪.‬‬
 ‫رابعا ‪ :‬مشروع القرار‬

‫• وه^و ذل^ك الموض^وع ال^ذي يط^رح على األعض^اء المجتمعين للنق^اش‬

‫والدراس^ة بدق^ة وموض^وعية‪ ،‬وعن^د تق^ديم مش^روع الق^رار يجب أن‬
‫يك^ون مكتوب^ا بوض^وح ‪ ،‬وبع^د ذل^ك يط^رح المش^روع للتص^ويت علي^ه ‪،‬‬
‫وال يص^^بح قانوني ^ًا إال إذا تمت الموافق^^ة علي^^ه بأغلبي^^ة األعض^^اء ‪،‬‬
‫وه^^ذه األغلبي^^ة يح^^ددها في الع^^ادة النظ^^ام ال^^داخلي للمنظم^^ة ‪ ،‬فق^^د‬
‫تص^در الق^رارات باإلجم^اع ‪ ،‬وق^د تص^در بأغلبي^ة ثل^ثي األعض^اء ‪ ،‬وق^د‬
‫تك^^ون بأغلبي^^ة نص^^ف األعض^^اء م^^ع ت^^رجيح ال^^رأي ال^^ذي يص^^وت‬
‫الرئيس إلــي جانبه ( في حالة تعادل األصوات )‬
‫دور المنسق في تنظيم االجتماعات‬
‫‪ -1‬إرسال الدعوة لالجتماع‬

‫• يعد المنسق الدعوة لعقد االجتماع‬

‫بناء على تعليمات المدير ‪ ،‬ثم‬
‫يرسلها إلى المدعوين ويجب أن‬
‫يتم إرسالها قبل موعد االجتماع‬
‫بفترة كافية ليتمكن كل عضو من‬
‫إعداد الترتيبات الالزمة لحضور‬
‫االجتماع‪ .‬ويجب أن يتم التأكد من‬
‫وصول الدعوة إلى المرسل إليه ‪،‬‬
‫إضافة إلى أنه يجب التأكيد على‬
‫المدعوين لحضور االجتماع قبل‬
‫حلول موعده بوقت كاف‪.‬‬
 ‫شكل الدعوة لالجتماع‬
‫قد تكون على شكل مذكرة داخلية إذا كان المدعوون لالجتماع‬ ‫•‬
‫من داخل المنظمة اإلدارية‬
‫قد تكون على شكل رسالة خارجية إذا كان المدعوون لالجتماع‬ ‫•‬
‫من خارج المنظمة اإلدارية‬
‫قد تكون الدعوة على شكل نموذج خاص يتم إعداده لالجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫وتتضمن الدعوة لالجتماع‬
‫موعد عقد االجتماع‬ ‫•‬
‫مكانه وموضوع االجتماع إضافة إلى توقيع الداعي إلى االجتماع‬ ‫•‬
‫وموقعه الوظيفي وفيما يلي نماذج لدعوة لالجتماع على شكل‬
‫مذكرة داخلية وعلى شكل رسالة خارجية‪.‬‬
 ‫تتضمن الدعوة لالجتماع‬
‫موعد عقد االجتماع‬ ‫•‬
‫مكانه‬ ‫•‬
‫موضوع االجتماع‬ ‫•‬
‫إضافة إلى توقيع الداعي إلى االجتماع وموقعه الوظيفي‬ ‫•‬

‫وفيما يلي نماذج لدعوة لالجتماع على شكل مذكرة داخلية‬

‫وعلى شكل رسالة خارجية‪.‬‬
‫نموذج دعوة لالجتماع‬
 ‫‪-2‬إعداد جدول األعمال‬
‫هو قائمة بالموضوعات التي ستتم مناقشتها داخل االجتماع ‪ ،‬ويعد‬ ‫•‬
‫جدول األعمال بالتنسيق مع المدير ‪ ،‬ويتم ترتيب تلك الموضوعات‬
‫بحيث تناقش بحسب ترتيبها في قائمة الجدول‪ .‬ويكون جدول‬
‫األعمال على شكل جدول مرفق بالدعوة إلى االجتماع ‪ ،‬كما قد يكون‬
‫ضمن الرسالة الداخلية أو الخارجية‬
‫ويتضمن جدول األعمال العناصر التالية‪:‬‬
‫تالوة محضر االجتماع السابق‪.‬‬ ‫•‬
‫الموضوعات التي ستتم مناقشتها في االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫موعد االجتماع القادم‪.‬‬ ‫•‬
‫ما يستجد من أعمال‪.‬‬ ‫•‬
‫نموذج لجدول اعمال االجتماع‬
 ‫‪ -3‬إعداد ملف االجتماع‬
‫• لكي يحقق االجتماع الهدف المنشود الذي عقد من أجله فإن على‬
‫المنسق االجتماع القيام بتحضير ملف لكل عضو بحيث يشتمل الملف‬
‫على كافة المستندات والوثائق المتعلقة بالموضوعات التي سيتم‬
‫مناقشتها على أن يتم ترتيب هذه الوثائق والمستندات حسب تسلسل‬
‫المواضيع في جدول األعمال ‪ ،‬بحيث يضع بين كل موضوع وآخر‬
‫فاصل إرشادي ‪ ،‬وذلك من أجل تسهيل مهمة العضو في البحث عن‬
‫المعلومات التي يحتاجها‪.‬‬
‫• ويتم إرسال نسخة من هذا الملف مع بطاقة الدعوة وجدول األعمال‬
‫قبل عقد االجتماع بوقت كافي‬
 ‫‪-4‬اإلشراف على تجهيز قاعة االجتماع‬
‫لكي ينجح عقد االجتماع في حينه فإن على المنسق أن يتولى مهمة‬
‫اختيار القاعة المناسبة لإلجتماع واإلشراف على تجهيزها بنفسه‬
‫وعليه أن يتأكد من تزويدها بجميع الوسائل الالزمة إلدارة االجتماع‬
‫مثل ‪:‬‬
‫المقاعد الكافية‪ ،‬واللوحات اإلرشادية‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهزة الهاتف وآالت تصوير المستندات‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهز التكييف واإلضاءة المناسبة‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهزة التسجيل ومكبرات الصوت‪ ،‬والتأكد من صالحيتها‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهزة عرض الشرائح الشفافة وشاشات العرض‪.‬‬ ‫•‬
‫شبكة الترجمة الفورية‪.‬‬ ‫•‬
‫األوراق واألقالم‪.‬‬ ‫•‬
‫بعض المرطبات ومياه الشرب‬ ‫•‬
‫قاعة اجتماعات عامة‬

‫• تناسب هذه‬
‫القاعة‬
‫االجتماعات‬
‫الكبيرة‬
‫كالندوات‬
‫واجتماعات‬
‫الجمعية‬
‫العمومية ‪...‬‬
‫الخ‬
‫الطاولة المستديرة‬

‫• تناسب هذه القاعة‬

‫االجتماعات الصغيرة‬
‫بحيث يكون عدد‬
‫األعضاء محدودًا‬
‫كأعضاء اللجان‬
‫ويكون لألعضاء‬
‫نفس الحقوق‬
‫والواجبات خالل‬
‫الجلسة‪.‬‬
‫طاولة اجتماع على شكل حدوة فرس‬

‫• وتناسب هذه القاعة‬

‫االجتماعات واللقاءات‬
‫القصيرة حيث يجلس‬
‫األعضاء حول الطاولة‬
‫يحيطون برئيس‬
‫االجتماع ‪ ،‬كما تصلح‬
‫أيضا ألغراض التدريب‬
‫التي يستلزم األمر فيها‬
‫إجراء عرض لكيفية‬
‫استخدام جهاز أو مادة‪.‬‬
 ‫‪5-‬دور المنسق يوم االجتماع‬

‫‪ – 1‬استقبال أعضاء االجتماع ‪ -‬بمساعدة موظفي العالقات العامة‪ -‬وإرشادهم‬ ‫•‬

‫الى قاعة االجتماع والمقاعد المخصصة لكل منهم‪.‬‬
‫‪ – 2‬تسجيل أسماء الحضور والمعتذرين وأسماء الغائبين عن االجتماع على‬ ‫•‬
‫نماذج مخصصة لهذا الغرض‪ .‬وعرضها على رئيس االجتماع لتحديد مدى‬
‫قانونية االجتماع‬
‫‪ – 3‬تالوة محضر االجتماع السابق ‪ ،‬واعتماده من األعضاء بالتوقيع‪.‬‬ ‫•‬
‫‪- 4‬تسجيل وقائع االجتماع‪،‬والقرارات التي توصل إليها المجتمعون باختصار‬ ‫•‬
‫ومن غير إخالل بالمعنى‪.‬ومن الممكن استخدام آالت التسجيل أو االعتماد على‬
‫طريقة االختزال في التسجيل‪.‬‬
‫‪ - 5‬توفير أية وثائق أو معلومات يتطلبها النقاش حول أي موضوع من مواضيع‬ ‫•‬
‫االجتماع يحتاجها األعضاء المجتمعون‪.‬‬
 ‫‪6-‬دور المنسق بعد نهاية االجتماع‬
‫‪ - 1‬اإلشراف على إعادة قاعة االجتماع لوضعها الطبيعي بعد انتهاء االجتماع‪.‬‬
‫‪ - 2‬إعداد محضر االجتماع ومتابعته‪.‬‬
‫يقوم المنسق بكتابة محضر االجتماع مستعينًا في ذلك بالملخصات التي دونها خالل‬
‫االجتماع أو باالستماع إلى اشرط التسجيل بحيث يتضمن محضر االجتماع جميع‬
‫ما تتم مناقشته أثناء االجتماع ‪ ،‬ويهدف المحضر إلى اطالع المجتمعين عليه‬
‫وبلورة جميع النقاط التي تم تداولها للوصول إلى نتائج معينة من خالل ما تم‬
‫تدوينه في ذلك االجتماع ‪ ،‬والمحضر هو حصيلة ما تم نقاشه ‪ ،‬ويتم إعداد‬
‫المحضر وعرضه على المدير ‪ ،‬ثم يتم تنقيحه وعرضه على كل عضو حضر‬
‫االجتماع إلى أن يتم اعتماده واالتفاق على ما تم تدوينه فيه ومحضر اإلجماع يجب‬
‫أن يتسم بالدقة حتى يعد سجًال لكل ما جرى في االجتماع كما يجب أن يكون موجزًا‬
‫وواضحا بحيث يتمكن األشخاص الذين لم يحضروا االجتماع معرفة ما دار في‬
‫االجتماع‪.‬‬
 ‫وأهم ما يشتمل عليه محضر االجتماع مايلي‪:‬‬
‫عنوان المحضر (مكان االجتماع ‪ ،‬وموعد االجتماع باليوم والتاريخ‬ ‫•‬
‫والساعة‪.‬رقم االجتماع ) ‪.‬‬
‫مقدمة عن االجتماع تتضمن أسباب عقد االجتماع مع تقديم له‪.‬‬ ‫•‬
‫أسماء الحضور والغياب والمعتذرين والجهات التي يمثلونها‪.‬‬ ‫•‬
‫اسم رئيس االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫المواضيع التي تمت نقاشها في االجتماع ‪ ،‬وما دار حولها من‬ ‫•‬
‫نقاش واقتراحات‬
‫نص القرارات ‪.‬‬ ‫•‬
‫تاريخ عقد االجتماع القادم‪.‬‬ ‫•‬
‫نموذج محضر االجتماع‬
 ‫مرحلة ما بعد تدوين ما جاء باالجتماع‬

‫عرض المسودة على رئيس االجتماع لالطالع والموافقة على نسخه‪.‬‬ ‫•‬
‫تجهيز عدد من النسخ بعدد األعضاء المدعوين لحضور االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫إرسال نسخة من المحضر لألعضاء لإلطالع وإبداء مالحظاتهم‪.‬‬ ‫•‬
‫تجميع آراء ومالحظات األعضاء على المحضر ثم عرضها على الرئيس‬ ‫•‬
‫تسجيل المحضر في السجل الرسمي لمحضر االجتماعات تمهيدًا‬ ‫•‬
‫العتماده من األعضاء بالتوقيع عليه في بداية الجلسة القادمة‪.‬‬
‫إرسال القرارات الخاصة بكل إدارة أو هيئة للتنفيذ مع االحتفاظ بصورة‬ ‫•‬
‫منها في الملفات الخاصة بذلك‬
 ‫ف‬ ‫ر‬ ‫ع‬‫ع‬‫ت‬‫ت‬‫ل‬‫ل‬‫ا‬‫ا‬
‫ى‬ ‫ل‬ ‫ع‬
‫ل‬ ‫ع‬ ‫ف‬ ‫ر‬
‫م‬ ‫و‬‫و‬‫ه‬‫ه‬‫ف‬‫ف‬‫م‬‫م‬ ‫ى‬
‫ا‬ ‫ة‬ ‫ر‬ ‫ر‬‫ا‬‫ا‬‫د‬‫د‬‫إ‬‫إ‬‫"‬‫"‬ ‫م‬
‫ق‬
‫قتت““‬ ‫و‬
‫و‬ ‫ل‬‫ل‬ ‫ا‬ ‫ة‬
‫وققتت‬
‫يطط االلو‬ ‫ت‬ ‫ت‬ ‫ق‬‫ق‬‫و‬ ‫ل‬‫ضييععااتت اال‬
‫ط‬
‫وتتخخطي‬ ‫و‬ ‫ممععااللججةة ممض‬
‫نظظييمم و‬
‫ينةة للتتن‬
‫ت ممععين‬
‫هاارراات‬
‫ويرر ممه‬
‫تتططوي‬
 ‫َو َس َّخ َر َلُك ُم الَّش ْمَس َو اْلَقَم َر َد اِئَبْيِن َو َس َّخ َر َلُك ُم الَّلْيَل َو الَّنَهاَر (إبراهيم)‬
‫َو ُهَو اَّلِذ ي َجَع َل الَّلْي َل َو الَّنَه اَر ِخ ْلَف ًة ِلَم ْن َأَر اَد َأْن َي َّذ َّك َر َأْو َأَر اَد ُشُك ورًا‬
‫(الفرقان)‬
‫َو اْلَع ْص ِر ‪ِ ،‬إَّن اإلنسان َلِفي ُخ ْس ٍر (العصر)‬
‫َو الَّلْيِل ِإَذ ا َيْغ َش ى‪َ ،‬و الَّنَهاِر ِإَذ ا َتَج َّلى (الليل)‬
‫َو اْلَفْج ِر ‪َ ،‬و َلَياٍل َع ْش ٍر (الفجر)‬
‫َو الُّض َح ى‪َ ،‬و الَّلْيِل ِإَذ ا َسَج ى (الضحى)‬
 ‫قال (ص) نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس‪ :‬الصحة والفراغ‪.‬‬

‫قال (ص) لن ت…زول ق…دما عب…د ي…وم القيام…ة ح…تى يس…أل عن أرب…ع خص…ال‪:‬‬
‫عن عم…ره فيم أفن…اه‪ ،‬وعن ش…بابه فيم أباله‪ ،‬وعن مال…ه من أين اكتس…به وفيم‬
‫انفقه‪ ،‬وعن علمه ماذا عمل به‪.‬‬
‫قال (ص) ب…ادروا باألعم…ال الص…الحة سبعًا ه…ل تنتظ…رون إال فق…رًا منس…يًا أو‬
‫غ…نى مطغي…ًا أو مرضًا مفس…دًا أو هرم…ًا مفن…دًا أو موت…ًا مجهزًا أو ال…دجال‬
‫فشر غائب ينتظر أو الساعة‪ ،‬فالساعة أدهى وأمر‪.‬‬
 ‫اقوال عن الوقت‬

‫‪78‬‬
‫أن الوقت هو الحياة‪ ،‬وهو الذي ال يمكن‬
‫شراؤه‪ ،‬أو تجميعه أو تجزئته أو تخزينه‬
‫أو استئجاره أو ادخاره ‪ ،‬أطالته أو‬
‫تقصيره‪ ،‬أو استبداله بأي شيء أو‬
‫استعاضته اذا ما مضى؛ وعلى ذلك فإن‬
‫مفهوم الوقت هو جملة من الزمن تمثل‬
‫حياة االنسان في المعنى العام‪ ،‬وفي‬
‫إطار العمل هو برهة من الزمن‬
‫تنصرف ألداء نشاط معين من أجل‬
‫تحقيق هدف معين‪.‬‬
‫مقدمة‬
‫• تنظيم وإدارة الوقت خصوصًا في أعمال السكرتارية يعد‬
‫من األعمال الهامة ذات الفعالية على أعمال المنشأة وعلى‬
‫أعمال السكرتارية ألهمية وكثرة حجم أعمال السكرتارية‬
‫وارتباطها بعدد من األفراد مثل المديرين والرؤساء وكذلك‬
‫المستفيدين من خدمات المنشأة‪ ،‬ولما كانت تلك األعمال‬
‫مثل تنظيم المقابالت وتنظيم االتصاالت الهاتفية‪ ،‬وتنظيم‬
‫الزوار‪ ،‬وتنظيم المعلومات ومتابعة األعمال اإلدارية‪ ،‬تؤدى‬
‫بشكل يومي ومتكرر وتحتاج في أدائها إلى مهارات في‬
‫التعامل معها‪ ،‬فإننا نجد أن مكاتب السكرتارية عادة تعد من‬
‫المكاتب في المنشآت اإلدارية التي تمثل خلية تدب فيها‬
‫الحيوية باستمرار‪ ،‬ولكون تلك األعمال مستمرة وتتزايد‬
‫باستمرار خصوصًا أيضًا مع التطوير التقني الذي أسهم في‬
‫سرعة التواصل وزيادة تبادل البيانات والمعلومات‪.‬‬
‫تعريف إدارة الوقت‬
‫• كما يمكن تعريف إدارة الوقت بأنها إدارة الذات بكفاءة‬
‫وفعالية‪ ،‬حيث أن السكرتير إذا ما استطاع أن يدير‬
‫ذاته‪ ،‬فهو قادر على أن يدير النشاطات اليومية التي‬
‫يتعامل معها مع تعاظم حجمها لتحقيق هدف معين‪.‬‬
‫• كما يمكن أن تعرف إدارة وتنظيم الوقت بأنه القدرة‬
‫على إنجاز األعمال اليومية خالل وقت الدوام الرسمي‪،‬‬
‫وفق ما خطط له‪ ،‬بما يتناسب مع الوقت المحدد ألداء‬
‫تلك األعمال وطبيعة ونوعية تلك األعمال‪ ،‬كما يمكن‬
‫أن تعرف إدارة الوقت بأنها االختيار الصحيح‬
‫والتخطيط السليم والترتيب والتنظيم لألعمال بما يحقق‬
‫الهدف المطلوب‪.‬‬
 ‫•استخدام الهاتف‪.‬‬
‫•كثرة زائري المكتب‪.‬‬
‫• العمل الورقي‪.‬‬
‫• انتظار اآلخرين‪.‬‬
‫• تأجيل األعمال‪.‬‬
‫• االجتماعات الكثيرة‪.‬‬
‫• طريقة كتابة المراسالت‪.‬‬
‫• صعوبة الحصول على المعلومات‪.‬‬
‫• سوء التنظيم الداخلي للمنشأة‪.‬‬
‫• الصراع بين األفراد في المنشأة‪.‬‬
‫• مركزية السلطة واتخاذ القرارات‪.‬‬
‫• سيطرة الروتين على اإلجراءات‪.‬‬
‫• الزيارات الميدانية‪.‬‬
‫• عدم تحديد األولويات‪.‬‬
 ‫• يلعب السكرتير دورًا فاعًال في‬
‫تنظيم وقت المدير والرئيس في‬
‫المنشأة اإلدارية‪ ،‬حيث يتولى‬
‫التخطيط والتنظيم لألعمال‬
‫والنشاطات اليومية المتكررة التي‬
‫يؤديها المدير أو الرئيس‪ ،‬وعلى ذلك‬
‫فإن أي سكرتير يجب أن يتوافر لديه‬
‫المهارات الالزمة في تخطيط‬
‫وتنظيم وقت المدير‪.‬‬
‫ولكي يؤدي السكرتير ذلك الدور‬
‫بفاعلية‪ ،‬يجب أن يدرك ما يلي‪:‬‬
‫من خالل إدراك السكرتير لالعتبارات السابقة‪ ،‬فإنه يحقق عدد من‬ ‫•‬
‫الفوائد له وللمدير والتي تتمثل فيما يلي‪:‬‬
‫توفير الوقت والجهد في أداء العمل‪.‬‬ ‫•‬
‫أداء العمل بمهارة إدارية فعالة‪.‬‬ ‫•‬
‫االنطباع الحسن لدى المستفيدين والمتعاملين مع المنشأة‪.‬‬ ‫•‬
‫تحقيق عدد من الوفورات االقتصادية‪.‬‬ ‫•‬
‫المساهمة في تحقيق أهداف المنشأة‪.‬‬ ‫•‬
‫تنمية المهارات اإلدارية في إنجاز األعمال والنشاطات اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬
‫كسب ثقة المدير والرئيس‪.‬‬ ‫•‬
‫تحقيق الطموحات الوظيفية‪.‬‬ ‫•‬
‫التخفيف من ضغوط العمل على المدير‪.‬‬ ‫•‬
‫مساهمته في أداء المديرين لوظائفهم المطلوبة للمنشأة (تخطيط‪،‬‬ ‫•‬
‫تنظيم …‪.‬الخ)‪.‬‬
‫المساهمة في تنظيم األعمال اإلدارية المتكررة في المستقبل‪.‬‬ ‫•‬
 ‫‪ .1‬إعداد قائمة األعمال اليومية ‪.‬‬
‫‪‬وضع األولوية ‪.‬‬
‫‪‬وقت اإلنجاز ‪.‬‬
‫‪‬تفويض بعض األعمال‬
‫‪‬شطب األعمال المنفذة ‪.‬‬
‫‪‬ترحيل األعمال الغير منجزة لليوم التالي‬
‫‪‬شطب األعمال الغير ضرورية ‪.‬‬
‫•عالج أوراقك مرة واحدة فقط‪.‬‬
‫•استعمل سلة مهمالت األوراق بثقة ‪.‬‬
‫•حاول أن تجد األوراق المهمة بثوان بدل‬
‫الدقائق ‪.‬‬
‫•استعمل نظامًا مرجعيًا عمليًا يناسب‬
‫احتياجاتك ‪.‬‬
‫•احتفظ بسجالت لألحداث ‪.‬‬
‫•تفادى الفوضى واالرتباك باستعمال الطرق‬
‫المختصرة ‪.‬‬
‫•إشعر بثقة لسيطرتك على كل شيء ‪.‬‬
‫•ال تتأخر في إتمام عمل لوقت طويل ‪.‬‬
‫• تدوين المالحظات اليومية ‪:‬‬
‫‪-‬دفتر المالحظات‬
‫‪-‬قلم قرب الهاتف‬
‫‪-‬فهرس لألسماء والعناوين وأرقام‬
‫الهاتف جاهز لالستعمال‬
‫•أنظمة مرجعية مرتبه ومفهرسة تسهل‬
‫الرجوع لها مثل الملفات الرقمية ‪.‬‬
‫•إتباع الطرق المختصرة ‪.‬‬
‫ماذا تفعل لو‬
‫المتاح‬
‫اليوميالمتاح‬
‫الوقتاليومي‬
‫وجدتأنأنالوقت‬
‫وجدت‬
‫أعمالك‬
‫لجميعأعمالك‬
‫يكفيلجميع‬
‫الاليكفي‬
 ‫التالي‬
‫افعلالتالي‬
‫افعل‬

‫فال‬
‫|الهم فال‬
‫أعم||الهم‬
‫|اء أعم|‬
‫إلنه||اء‬
‫|ار إلنه|‬
‫النه||ار‬
‫خالل النه|‬
‫|افي خالل‬
‫الك||افي‬
‫|وقت الك|‬
‫|دون ال|ال||وقت‬
‫يج||دون‬
‫|يرين الال يج|‬
‫الكث||يرين‬
‫الكث|‬ ‫‪1‬‬
‫تقلق‪.‬‬
‫تقلق‪.‬‬
‫تحقيقها‪.‬‬
‫المطلوب تحقيقها‪.‬‬
‫النتائج المطلوب‬
‫جدول النتائج‬
‫في جدول‬
‫دونتها في‬
‫التي دونتها‬‫األولويات التي‬
‫راجع األولويات‬‫راجع‬ ‫‪2‬‬
‫هل حملت نفسك بوظائف غير ضرورية‬
‫هل قضيت وقت اكثر من الالزم في مهمة معينة؟‬

‫هي‬
‫|ك‪ ،‬ه|ه||ل|ل هي‬
‫واجتماعات||ك‪،‬‬
‫|دك واجتماعات|‬
‫مواعي||دك‬
‫|وميمواعي|‬‫الي||ومي‬ ‫|ط الي|‬
‫التخطي||ط‬
‫|دول التخطي|‬ ‫ج||دول‬
‫في ج|‬ ‫راج||ع|ع في‬
‫راج|‬
‫‪3‬‬
‫االجتماع|||ات‬
‫على االجتماع|||ات‬ ‫عالم|||ة على‬
‫ض|||ع عالم|||ة‬
‫وأساس|||ية ؟؟ ثمثم ض|||ع‬ ‫جميع|||ًاًاض|||رورية‬
‫ض|||رورية وأساس|||ية‬ ‫جميع|||‬
‫المواعي||د|د‬
‫|ات وو المواعي|‬
‫باالجتماع||ات‬
‫|تفعل باالجتماع|‬
‫س||تفعل‬
‫|اذا س|‬
‫|رر م|م||اذا‬
‫وق||رر‬
‫الهام||ة|ة ‪ ،،‬وق|‬
‫والمواعي||د|د الهام|‬
‫والمواعي|‬
‫األخرى‪.‬‬
‫األخرى‪.‬‬
 ‫التالي‬
‫افعلالتالي‬
‫افعل‬

‫|ات‬
‫المقاطعع|ات‬
‫تجنب المقاط‬ ‫على تجنب‬ ‫|اعدك على‬
‫العمم|ل|ل ييسس|اعدك‬ ‫|ان الع‬
‫|ير ممكك|ان‬
‫|ان آآخخ|ر|ر غغ|ير‬
‫فيممكك|ان‬
‫العمم|ل|ل في‬‫الع‬
‫وقت|ًاًا‬
‫تس|تغرق وقت|‬
‫ال|تيتس|تغرق‬ ‫باألعم|ال ال|تي‬
‫القي|ام باألعم|ال‬
‫في القي|ام‬ ‫ذل|ك في‬
‫من ذل|ك‬‫االس|تفادة من‬
‫وباإلمك|ان االس|تفادة‬
‫وباإلمك|ان‬ ‫‪4‬‬
‫غالي|ي|ًاًاالالسس|تعادة‬
‫|تعادة‬ ‫وقت|ت|ًاًاغال‬
‫|ك وق‬
‫عليي|ك‬
‫ض|ّيّيعع عل‬
‫|ك ُيُيض|‬
‫لعملل|ك‬
‫|اع لعم‬
‫انقطط|اع‬
‫أي انق‬
‫أن أي‬ ‫|ويًالًال‪ ،،‬ووتت|ذكر‬
‫|ذكر أن‬ ‫طط|وي‬
‫فيه‪.‬‬
‫تعمل فيه‪.‬‬ ‫الذي تعمل‬
‫الموضوع الذي‬
‫في الموضوع‬ ‫أفكارك في‬
‫تيار أفكارك‬ ‫تيار‬

‫العم||ل|ل‬
‫|اعات العم|‬
‫س||اعات‬
‫بع||د|د س|‬
‫بالعم||ل|ل بع|‬
‫عملهم بالعم|‬
‫|اتعملهم‬ ‫أوق||ات‬
‫|ون أوق|‬
‫يطيل||ون‬
‫|ديرين يطيل|‬
‫الم||ديرين‬
‫معظم الم|‬
‫معظم‬
‫|ك ه|ه||و|و‬
‫عمل||ك‬
‫يمكن عمل|‬
‫بالراح||ة|ة م|م||ا|ا لملم يمكن‬
‫|حية بالراح|‬
‫التض||حية‬
‫|تدعي التض|‬
‫يس||تدعي‬
‫|ذا يس|‬
‫وه||ذا‬
‫|مية‪ .‬وه|‬
‫الرس||مية‪.‬‬
‫الرس|‬ ‫‪5‬‬
‫|بوعية‬
‫والراحح|ة|ة األاألسس|بوعية‬
‫|هرة والرا‬
‫وقت الالسس|هرة‬‫من وقت‬‫|تفيد من‬
‫أن تتسس|تفيد‬
‫|ك أن‬
‫عليي|ك‬
‫|ذلك عل‬
‫|ك لل|ذلك‬
‫هوايتت|ك‬
‫هواي‬
‫دائم‪.‬‬
‫كعمل دائم‪.‬‬
‫وليس كعمل‬
‫األمن وليس‬‫صمام األمن‬
‫من صمام‬ ‫كنوع من‬
‫كنوع‬
‫حاول توزيع جزء من العمل عن طريق التفويض الفعال ‪.‬‬
 ‫السلوك‬
‫العادةأوأوالسلوك‬
‫تغييرالعادة‬
‫تغيير‬

‫توج…د ع…ادات ل…دى اإلنس…ان غ…ير جي…دة‪ ،‬وبعض ه…ذه العادات‬

‫يضيع ال…وقت مثل التأجي…ل‪ ،‬والس…هر وك…ثرة مش…اهدة التليفزي…ون‪.‬‬
‫ثبت علمي……ا أن تغي……ير أي ع……ادة يتطلب جهدا يس……تمر لم……دة ‪21‬‬
‫يوما ‪.‬‬
 ‫السلوك‬
‫العادةأوأوالسلوك‬
‫تغييرالعادة‬
‫طريقةتغيير‬
‫طريقة‬

‫‪ -1‬اعترف برغبتك في تغيير العادة‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ حدد الهدف من تغييرها‪.‬‬
‫‪ 3‬ـ اجعل النتائج التي يجب الوصول لها قابلة للقياس‪.‬‬
‫‪ 4‬ـ اكتب المشاكل التي تترتب على العادة‪.‬‬
‫‪ 5‬ـ اكتب الفوائد التي تترتب على التخلص منها‪.‬‬
‫‪ 6‬ـ اكتب اكبر قدر من النتائج‪.‬‬
‫‪ 7‬ـ ابدأ فورا في تغيير العادة‪.‬‬
‫‪ 8‬ـ اطلب مساعدة من صديق أو قريب‪.‬‬
‫‪ 9‬ـ استخدم عبارات التأكيد اإليجابية (كرر على نفسك بعض العبارات)‪.‬‬
‫‪ 10‬ـ كافئ نفسك عندما تتخلص من العادة ‪.‬‬
‫‪ 12‬ـ استخدم التصور (تصور نفسك وقد تخلصت من العادة)‪.‬‬
‫كيف تستغل وقتك بفاعلية ؟‬
‫حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به ‪.‬‬ ‫•‬
‫تفائل وكن إيجابيًا ‪.‬‬ ‫•‬
‫ال تضيع وقتك ندمًا على فشلك ‪.‬‬ ‫•‬
‫حاول ايجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم‬ ‫•‬
‫ضع مفكرة صغيرة وقلم في جيبك دائمًا ‪.‬‬ ‫•‬
‫خطط ليومك من الليلة التي تسبقه ‪.‬‬ ‫•‬
‫ركز على عملك حتى تنتهي منه ‪.‬‬ ‫•‬
‫توقف عن أي نشاط غير منتج ‪.‬‬ ‫•‬
‫انصت جيدًا لكل نقاش ‪.‬‬ ‫•‬
‫رتب نفسك وكل شيء حولك ‪.‬‬ ‫•‬
‫قلل من مقاطعات اآلخرين لك عند أدائك عملك ‪.‬‬ ‫•‬
‫تعامل مع الورق بحزم فال تجعله يتراكم في مكتبك و منزلك ‪.‬‬ ‫•‬
‫التقلق إن لم تستطع تنفيذ خطتك بشكل تام ‪.‬‬ ‫•‬
‫ال تجعل الجدال قيدًا يقيدك ‪.‬‬ ‫•‬
 ‫هي تلك العملية التي يتم من‬
‫خاللها عبر الهاتف نقل‬
‫البيانات والمعلومات في‬
‫المنشآت اإلدارية‪ ،‬وذلك بين‬
‫المنشآت بعضها لبعض أو‬
‫بين األفراد داخل تلك‬
‫المنشآت‪ ،‬وذلك لتحقيق هدف‬
‫محدد‪.‬‬
 ‫‪ - 1‬السرعة في نقل البيانات والمعلومات‪.‬‬
‫‪ - 2‬قلة التكاليف‪.‬‬
‫‪ - 3‬الشيوع في االستخدام‪.‬‬
‫‪ - 4‬قلة الجهد المبذول في عملية االتصال‪.‬‬
‫‪ - 5‬تسهيل عملية االتصال بين المنشآت اإلدارية‪.‬‬
‫‪ - 6‬إنجاز األعمال دون الحاجة إلى االستفسارات‬
‫المباشرة‪.‬‬
‫‪ - 7‬بناء عالقات طيبة مع المستفيدين من خدمات المنشأة‪.‬‬
‫‪ -‬أن يكون قادرًا على استخدام األجهزة المختلفة وذلك من حيث‪:‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬معرفة تشغيل تلك األجهزة (الهاتف‪ ،‬الفاكس‪ ،‬الحاسب اآللي)‬ ‫•‬
‫‪ -‬الصيانة الوقائية لتلك األجهزة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬الرقابة على استخدام تلك األجهزة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬أن يكون قادرًا على التعامل الفعال مع المستفيدين‬ ‫•‬
‫من خدمات المنشأة‪ ،‬من حيث‪:‬‬
‫‪ -‬التحلي بآداب االتصال والمحادثة بصفة عامة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬الصوت المسموع أثناء المحادثة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬التحكم في النفس أثناء المحادثة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬اللفظ الصحيح للكلمات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬حسن اختيار الكلمات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬التفرغ للمكالمة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬أن يكون قادرًا على تمثيل المنشأة التي يعمل فيها‪،‬‬ ‫•‬
‫وبناء العالقات الحسنة وتطويرها مع المستفيدين من‬
‫خدمات المنشأة‪ ،‬من حيث‪:‬‬
‫‪ -‬اإلجابة فورًا على المكالمة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬اإلدراك بأنه يمثل المنشأة التي يعمل بها‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬إظهار العناية بالمتحدث عن بعد‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬عدم قطع المكالمة أثناء الحديث‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬التفرغ للمكالمة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬استخدام النماذج الالزمة لرصد المكالمات‬ ‫•‬
‫وتنظيمها مثل‪:‬‬
‫‪ -‬نموذج للمكالمات الواردة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬نموذج للمكالمات الصادرة‪.‬‬ ‫•‬
‫•‬
 ‫‪ -‬السرعة في استقبال المكالمة الهاتفية الواردة‪.‬‬
‫‪ -‬التعريف بالمكتب أو المنشأة التي يعمل بها‪.‬‬
‫‪ -‬اإلصغاء الجيد للمتحدث أثناء المكالمة‪.‬‬
‫‪ -‬الدقة في جمع المعلومات من المتحدث‪.‬‬
‫‪ -‬تدوين البيانات والمعلومات من المتحدث‪.‬‬
‫‪ -‬تذكير المتحدث بالبيانات والمعلومات‬
‫المطلوبة‪.‬‬
‫‪ -‬تزويد المتكلم بالبيانات والمعلومات المطلوبة‪.‬‬
‫‪ -‬تحويل المكالمة إلى الشخص المعني‪.‬‬
 ‫يعد البريد أحد وسائل االتصال التي تعتمد‬
‫عليه المنشآت في تبادل البيانات‬
‫والمعلومات‪ ،‬ويرتبط نجاح أي منشأة على‬
‫البيانات والمعلومات التي تساهم في اتخاذ‬
‫القرارات وبالتالي تحقيق المنشأة ألهدافها‪،‬‬
‫التي عادة ما تنقل تلك البيانات والمعلومات‬
‫عبر ما يعرف بوحدات االتصاالت االدارية‬
‫أو مكاتب البريد وفق اجراءات عمل معينة‬
‫تستند على العديد من األسس الفنية‬
‫المتعارف عليها‪.‬‬
 ‫مفهوم تداول وسائل االتصاالت الكتابية‪.‬‬
‫يقصد بتداول وسائل االتصاالت الكتابية تلك اإلجراءات الفنية التي‬
‫تتبع لنقل المراسالت بعد إعدادها بين المنشأة واألطراف األخرى‬
‫من منشآت وأفراد وكذلك داخل المنشأة‪.‬‬

‫إجراءات تداول وسائل االتصاالت الكتابية‪.‬‬

‫هي اإلجراءات المتعلقة بالوارد والصادر والمتابعة ألعمال‬
‫الوارد والمعامالت داخل المنشأة والتي تتبع لضبط تداول تلك‬
‫المراسالت‪.‬‬
 ‫‪ - 1‬االستقبال واالستالم‪.‬‬
‫يتم استقبال واستالم المراسالت الواردة في وحدة الوارد بعد التأكد من مراجعتها‬
‫بأنها تخص اإلدارة أو أو أحد العاملين في اإلدارة‪.‬‬
‫‪ - 2‬الفرز المبدئي للمظاريف‪.‬‬
‫تفرز مظاريف المراسالت الواردة إلى مراسالت رسمية ومراسالت سرية ومراسالت‬
‫شخصية‪.‬‬
‫‪ - 3‬فتح المظاريف ‪.‬‬
‫تفتح مظاريف المراسالت الرسمية غير السرية‪ ،‬أما المظاريف السرية‪ ،‬أو الشخصية فيتم‬
‫المحافظة عليها على حالتها دون فتح‪.‬‬
‫‪ - 4‬مراجعة المحتويات‪.‬‬
‫تراجع محتويات الرسالة الرسمية العادية بدقة للتأكد من‪:‬‬
‫‪ -‬صحة توجيه الرسالة‪.‬‬
‫‪ -‬التوقيع الرسمي للرسالة‪.‬‬
‫‪ -‬سالمة محتويات مرفقات الرسالة‪.‬‬
 ‫‪ - 5‬ختم المراسالت‪.‬‬
‫تختم المراسالت التي يتم التأكد من اكتمال محتوياتها ومراجعتها بختم‬
‫الوارد للمنشأة‪ ،‬والذي عادة يتكون من حقول عدة هي‪ :‬رقم الوارد‪ ،‬تاريخ‬
‫الوارد‪ ،‬والجهة المحالة إليها في المنظمة‪.‬‬
‫‪ - 6‬توجيه المراسالت‪.‬‬
‫يتولى توجه المعامالت العادية الواردة‪ ،‬وذلك بتحديد اإلدارة المختصة‬
‫بإنجازها في المنشأة‪ ،‬وذلك في الحقل المخصص لذلك في ختم الوارد‪.‬‬
‫‪ - 7‬فرز المراسالت وفقا لإلدارات المختصة‪.‬‬
‫تفرز المراسالت وفقا لإلدارات المختصة المعنية بإنجازها في المنشأة‪.‬‬
 ‫‪ - 8‬تسجيل المراسالت‪.‬‬
‫تسجل المراسالت في البيانات الخاصة بأعمال الوارد أو في السجالت‪ ،‬وهي‬
‫ما تعرف ببيانات الوارد أو سجالت الوارد‪ ،‬وذلك إلثبات قيد وصولها إلى‬
‫المنشأة‪ ،‬حيث يسجل عادة بيانات عامة عن الرسالة منها‪ :‬رقم صادر الرسالة‬
‫والجهة الوارد منها‪ ،‬وموضوع الرسالة‪ ،‬ورقم وارد الرسالة وتاريخ ورودها‬
‫للجهة‪ ،‬واإلدارة المحالة إليها في المنشأة‪.‬‬
‫‪ - 9‬التسليم لإلدارات المختصة‪.‬‬
‫تسلم بعد ذلك المراسالت عن طريق المراسلين أو أي وسيلة اتصال أخرى‬
‫إلى اإلدارات المختصة بإنجازها‪ ،‬وذلك حتى يتم البدء بالبت في إنجازها‪.‬‬
‫‪ -10‬التوجيه لألقسام والموظفين المختصين‪.‬‬
‫تستقبل المراسالت في اإلدارات واألقسام المختصة‪ ،‬ثم توجه إلى‬
‫المختصين بإنجازها‪ ،‬وذلك بالشرح عليها‪ ،‬أو تكرار عملية قيدها‬
‫وتسجيلها بحسب طبيعة نظام االتصاالت اإلدارية في الجهة‪،‬‬
‫وبحسب طبيعة تلك المراسالت وأهميتها‪.‬‬
‫تستقبل المنشأة عدد من المراسالت السرية‪،‬‬
‫وفي هذا النوع من المعامالت يتم تطبيق‬
‫كافة اإلجراءات على هذه النوعية من‬
‫المراسالت لكن دون فتح‪ ،‬حيث يتم ختم‬
‫المظروف السري‪ ،‬وتتبع كافة اإلجراءات‬
‫األخرى حتى يتم تسليمها لإلدارات المعنية‬
‫بإنجازها‪.‬‬
 ‫‪ - 1‬اإلعداد للمراسالت الصادرة‪:‬‬
‫تعد المراسالت الصادرة في اإلدارات المختصة إعدادا كامال‬
‫من حيث النسخ وتخصيص المظاريف ‪ ،‬مع مراعاة أن‬
‫المراسالت السرية الصادرة يتم طلب رقم سري خاص بها من‬
‫وحدة الصادر وتغلف في اإلدارة المختصة بها ثم ترسل إلى‬
‫وحدة الصادر الستكمال إجراءات تصديرها‪.‬‬
‫‪ - 2‬االستقبال واالستالم في وحدة الصادر‪:‬‬
‫بعد إعداد المراسالت الصادرة في اإلدارة المختصة ‪ ،‬تستقبل‬
‫في وحدة الصادر وذلك للتأكد من طريقة إعدادها وتخصيص‬
‫مظاريف لها وتسجيل عنوان المرسل إليه على تلك المظاريف‪.‬‬
‫‪ - 3‬فرز المراسالت الصادرة‪:‬‬
‫تفرز المراسالت الصادرة تبعا لطريقة تصديرها عن طريق‬
‫وحدات البريد أو البرقيات أو داخل المدينة أو خارجها أو عن‬
‫طريق المراسلين‪.‬‬
 ‫‪ - 4‬التسجيل‪:‬‬
‫تسجل المراسالت الصادرة في البيانات أو الكشوفات أو السجالت‬
‫الخاصة بها‪ ،‬وذلك بتدوين كافة البيانات والمعلومات عنها من حيث رقم‬
‫صادر تلك المراسالت وتاريخ صدورها وموضوع الرسالة والجهة‬
‫المرسلة إليها‪.‬‬
‫‪ - 5‬إعداد المراسالت للتصدير‪:‬‬
‫تعد المراسالت للتصدير وذلك بفرز األصول عن الصور المراد‬
‫تصديرها ‪ ،‬وتسجيل رقم كل رسالة على المظروف الخاص بها ‪ ،‬ثم‬
‫تطوى المراسالت وتلصق المظاريف تمهيدًا إلرسالها‪.‬‬
‫‪ - 6‬التسليم للجهات المختصة‪:‬‬
‫تسلم المراسالت إلى المراسلين في وحدة الوارد لتسليمها إلى الوحدات‬
‫المختصة بها سواء كانت وحدات تتولى إنجاز تلك المراسالت أو‬
‫وحدات تتولى نقل تلك المراسالت‪.‬‬
 ‫تتم إجراءات هذا النوع من البريد السري‬
‫الصادر‪ ،‬عن طريق إعداد الرسالة المطلوب‬
‫إرسالها سريًا في اإلدارة أو القسم المعني‬
‫بها وعند تجهيزها للتصدير‪ ،‬يتصل‬
‫الموظف المختص بوحدة الصادر في الجهة‬
‫وذلك لحجز رقم صادر للرسالة‪ ،‬حيث‬
‫يتولى الموظف المختص بإعداد الرسالة بعد‬
‫معرفة رقم الصادر باستكمال تدوين رقم‬
‫صادر الرسالة عليها وتاريخ التصدير‪ ،‬ثم‬
‫يطوي الرسالة ويغلفها ويرسلها إلى وحدة‬
‫الصادر والتي بدورها تتولى استكمال‬
‫إجراءات تصديرها كأي مراسالت أخرى‬
‫مع المحافظة على سريتها وعدم فتح‬
‫الرسالة‪.‬‬