‫دورة في السكرتارية‬

‫الفصل االول ‪ :‬المفهوم العام للسكرتارية‬

‫ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي ‪:‬‬

‫‪ -1‬مفهوم السكرتارية‬

‫‪ -2‬التخصص والتميز‬

‫‪ -3‬مهام مكتبية هامة للسكرتير‬

‫‪ -4‬التعامل مع اآلخرين‬

‫‪ -5‬التعامل مع الملفات والسجالت‬

‫‪ -6‬التخطيط اليومي‬

‫أوال ‪ -‬مفهوُم السكرتاريِة ‪:‬‬

‫َم ا ِهي السكرتاريُة ؟‬

‫إذا عّبرنا عِن السكرتاريِة بأنها تتناوُل العملياِت المكتبيَة الالزمَة لتنفيِذ خطِة العمِل لتحقيِق الكفايِة اإلداريِة في مختلِف الوحداِت‬
‫التنظيميِة للمشروِع ؛ فنجُد أَّن األعماَل المكتبيَة قاسٌم مشترٌك؛ فهي تقوُم بدوٍر مساعٍد بين جميِع اإلداراِت واألقساِم التي تقوُم باألعماِل‬
‫الفنيِة أِو اإلداريِة‪ .‬وتقوُم السكرتاريُة العامُة في المشروِع بإدارِة وإنجاِز األعماِل المكتبيِة الالزمِة لتنفيِذ خطِة العمِل في سبيِل تحقيِق‬
‫األهداِف المنشودِة‪.‬‬
 ‫أصُل التسميِة‬

‫ترجُع تسميُة «سكرتارية» إلى كلمِة "‪ "Secret‬ذاِت األصِل الالتيني بمعَن ى «سّر»؛ ِمما يشيُر إلى أهميِة األعماِل المكتبيِة‪ ،‬وما يجُب‬
‫أن يتوافَر في القائميَن بهذه األعماِل من صفاِت الصدِق ‪ ،‬واألمانِة‪ ،‬واإلخالِص ‪ ،‬وكتماٍن ألسراِر العمِل ‪.‬‬

‫السكرتاريُة الخاّص ُة‬

‫يدخُل في إطاِر المفهوِم العاِّم للسكرتاريِة العامِة أحُد أقسامَه ا وهو «السكرتاريُة الخاصُة »‪ ،‬وهي تعني كل ما يساعُد المديَر على إنجاِز‬
‫مهامِه الوظيفيِة على أكمل وجٍه‪ ،‬وفي أقِّل وقٍت ممكٍن ‪ ،‬ويحوي هذا أيًض ا «السكرتاريَة المتخصصَة » والتي تعني وتهتّم بالمسائِل‬
‫الفنيِة ذاِت الصبغِة التخصصيِة‪ ،‬والتي يقتِض ي طبيعُة وحجُم المشروِع تواجَد ها لتحسيِن مستَو ى األداِء ‪ ،‬وسرعِة اإلنجاِز ‪ ،‬وتحليِل‬
‫المشكالِت‪ ،‬وتطويِر خطِة العمِل ‪ ،‬وتوضيح الرؤيا للقائمين على اإلدارِة فيما يختُّص بالمعلوماِت التي تعبُر عن األحواِل الداخليِة‬
‫للمشروِع ‪ ،‬واألحواِل الخارجيِة لبيئِة العمِل ‪.‬‬

‫َأ‬
‫تعريُف األميِن ِو السكرتيِر‬

‫يمكُن النظُر إلى األميِن على أنه بمثابِة المساعِد اإلداِر ِّي الكتاِبِّي لإلدارِة أو الشريِك الصغيِر لها في مباشرِتِه لمهاِّم َه ا اإلداريِة‪ ،‬إذ أَّن‬
‫األميَن في مركٍز خاٍّص للثقِة والمسئوليِة بحكِم معرفِتِه لألعماِل الداخليِة في المكتِب بغيِر موانَع أو حدوٍد؛ وبالتالي يكوُن في مقدوِر ِه‬
‫أْن يتناوَل التفاصيَل الدقيقَة القليلَة الشأِن ‪ ،‬أو باألحَر ى ذلك الطوفان من األعماِل اليوميِة بالمكاتِب اعتماًد ا على مقدرِتِه ومهارِتِه الذاتيِة‬
‫أو بحكِم نصائَح وتوجيهاٍت وإرشاداٍت مَن الرئيِس أو المديِر ‪.‬‬

‫من واجباِت ومهاِّم السكرتيِر‬

‫عندما يقوُم األميُن أو السكرتيُر بمثِل هذه األعماِل ؛ فإَّن الرئيَس أِو المديَر يستطيُع أن يتحرَر من مهام كثيرٍة كان من الممكِن أن تضيَع‬
‫وقَت ُه الثميَن فيما ال طائَل منه‪ ،‬بل وتطَغ ى على مهاِّمِه الكبَر ى ذاِت الشأِن والخطِر خاصًة في تحديِد االستراتيجياِت‪ ،‬ورسِم السياساِت‪،‬‬
‫والتنظيِم ‪ ،‬والتخطيِط ‪ ،‬وتقييِم األداِء ‪ .‬ومَن المألوِف إًذ ا أْن يظَّل األميُن يومًّي ا على اتصاٍل بفئاٍت شتى مَن الزائريَن وأصحاِب الحاجاِت‪،‬‬
‫من خالِل أسالِك الهاتِف ‪ ،‬أِو اللقاءاِت الشخصَّيِة؛ لذلَك فإن عليِه مسئولية تلطيِف لهجِة المكاتباِت‪ ،‬واللباقة في الحواِر ‪ ،‬والحفاظ على‬
‫استمراِر الموّد ِة والعالقاِت الطيبِة مع هؤالِء الزائريَن ‪ ،‬فال غرابَة إًذ ا أن تكوَن مناصُب األمانِة العاّمِة أكثر الوظائِف المكتبيِة‬
‫أرستقراطيًة ‪.‬‬

‫أوضاُع السكرتاريِة‬

‫تختلُف أوضاُع السكرتاريِة العاّمِة من منظمٍة ألخرى‪ ،‬ويتوقُف ذلك َع َلى‪ :‬حجِم المنظمِة‪ ،‬وعدِد العامليَن في المكاتِب‪ ،‬وأنماِط‬
‫األعماِل ‪ ،‬والنوعياِت الشخصَّيِة للعامليَن ‪ ،‬والمهاِّم واالختصاصاِت التي يباشرَه ا أولئك المسئولوَن الذيَن يستعينون ِبِخدماِت السكرتاريِة‬
‫وصوًال إلى تحسيِن األداِء ‪ .‬نستخلُص من ذلك أنه من الصعِب تعريُف السكرتاريِة تعريًفا جامًع ا‪ ،‬غيَر أنه مَن الممكِن تعريُفها وظيفًّي ا‬
‫من خالل السرِد التفصيلِّي العريِض لصوِر المهاِّم والواجباِت التي يسنُد بها للسكرتاريِة حتى يمكَن تسييُر العمِل بكفاءٍة واقتداٍر ‪،‬‬
‫والحفاُظ على الصورِة الالئقِة للمنظمِة في أذهاِن الجماهيِر الخاصِة والعاّمِة‪.‬‬
 ‫ثانياً ‪ -‬التخصُص والتميُز ‪:‬‬

‫التخصُص‬

‫مَن الضروري للسكرتيِر الطموِح أن يحّسَن من مستواُه التعليمِّي والثقاِفِّي بالحصوِل على المؤهالِت العاليِة حتى تتهيَأ له الصالحياُت‬
‫لإلفادِة من أيِة برامَج تدريبيٍة متفوقٍة ومتقدمٍة فيما بعُد‪ ،‬ومَن األفضِل أن يجيَد المقبُل على العمِل في مجاِل السكرتاريِة إحدى اللغاِت‬
‫األجنبيِة الحيِة على األقِّل بجانِب اللغِة العربيِة‪.‬‬

‫الثقافُة القانونيُة للسكرتيِر‬

‫في مجاِل السكرتاريِة المتخصصِة‪ ،‬من المفيِد للسكرتيِر أن ينمي ثقافَت ُه القانونيَة عند العمِل في المجاالِت القانونَّيِة‪ ،‬وعلوِم الطِّب‬
‫والّصّح ِة في المجاالِت الطبَّيِة‪ ...‬إلخ‪ .‬وذلَك إلى جانِب الثقافِة المحاسبيِة واإلداريِة؛ حتى يصبَح لديه األلفة بنظاِم التأميِن والمحاسبِة في‬
‫المنشأِة‪ ،‬وعليه أن يتفهَم االصطالحاِت الفنيَة والعلميَة في مجاالِت السكرتاريِة العلميِة والهندسيِة‪ .‬وفي مجاِل التربيِة والتعليِم يجدُر‬
‫بالسكرتيِر أن يكوَن مزيًج ا مَن المعّلِم واإلداِر ِّي والسكرتيِر وخبيِر الَع القاِت العاّمِة‪.‬‬

‫علوُم اإلدارِة واالقتصاِد وأهميُتُهَم ا للسكرتيِر‬

‫يعتبُر اإللماُم بعلوِم اإلدارِة واالقتصاِد والمحاسبِة في المؤسساِت الماليِة والمحاسبيِة من ألزِم األموِر ‪ .‬وجديٌر بالذكِر أن العمَل في أٍّي‬
‫من مجاالِت السكرتاريِة المشاِر إليها يستلزُم ركيزًة طيبًة من المعرفِة بالعالقاِت اإلنسانيِة‪ ،‬إذ ال غنى عنها سواء بالنسبِة للسكرتيِر‬
‫القانوني الذي يفرُض عليه واجُبُه التعرَف على متاعِب العمالِء والمشاركِة الوجدانيِة لهم في السراِء والضراِء ‪ ،‬وبالمثِل َمَع السكرتيِر‬
‫الطبِّي ‪ ،‬إذ أنه من الطبيعي أن يكوَن إنساًن ا ليَن الجانِب‪ ،‬رحيًما وليس فًّظ ا غليَظ القلِب‪.‬‬

‫تنوُع اهتماماِت السكرتاريِة‬

‫ويجدُر بالسكرتيِر الهندِس ِّي أن يفكَر تفكيًر ا علمًّي ا أو هندسًّي ا وينظَر إلى األموِر والمشكالِت بعيٍن خبيرٍة وبصيرٍة تكشُف عِن‬
‫التخصِص وسعِة اإلدراِك ‪ .‬أما السكرتيُر التربوُّي التعليمُّي ‪ ،‬فإن نجاَح ُه يقترُن باهتماماِتِه باألطفاِل ‪ ،‬ودرايِتِه باهتماماِت المعلميَن ‪.‬‬
‫والسكرتيُر المالُّي أو المحاسبُّي ‪ ،‬فيجُب أن يكوَن لديِه القدرة على استيعاِب نظِم المحاسبِة واألساليِب الرياضيِة واإلحصائيِة حتى يجَد‬
‫لذًة في عمِلِه‪ ،‬وينعَم بتقديِر وإعجاِب رؤساِئِه‪.‬‬

‫ثالثاً ‪ -‬مهاٌّم مكتبيٌة هاّم ٌة للسكرتيِر ‪:‬‬

‫تلَق ما ُيمَلى عليَك كتابًة‬

‫يجُب أْن يكوَن السكرتيُر على أهبِة االستعداِد دائًما لالستجابِة الفوريِة عندما ُيستدَع ى لمكتِب رئيِس ِه‪ ،‬وتكوُن مَع ُه األدواُت المكتبيُة‬
‫الالزمُة لتعيَن ُه على تلقي ما ُيملى عليِه بسرعٍة‪ ،‬وجديٌر بالذكِر أَّن تلقي اإلمالءاِت ليس باألمِر السهِل ‪ ،‬فهو ليس سوى وسيلة إلى غايٍة‬
‫تتمثُل في إعداِد محرراٍت دقيقٍة يمكُن االطمئناُن إلى تصديِر ها بالبريِد‪ ،‬على أن يكوَن معلوًما أن أَّي خطٍأ ‪ -‬سواء من إمالِء الرئيِس أو‬
‫من غيِر ذلك ‪ -‬يصبُح خطَأ السكرتيِر شخصًّي ا‪ .‬كما أن المراسالِت‪ ،‬والمذكراِت‪ ،‬والتقاريَر التي تصدُر بالبريِد أو أيِة وسيلٍة أخرى‪،‬‬
‫تعّبُر عِن المنظمِة‪ ،‬ويفرُض ذلك على السكرتيِر أن يعَن ى بكتابِتها على اآللِة الكاتبِة أِو الحاسِب اآلِلِّي بشكٍل جذاٍب خاٍل من األخطاِء‬
‫اللغويِة والفنيِة‪ .‬ويؤكُد ذلك أهميَة إجادة اللغاِت‪ ،‬فضًال عِن المهارِة في التعامِل مع األدواِت الحديثِة لإلمالِء والمهارِة في استخداِمها‪.‬‬
 ‫إعداُد وتهيئُة الرسائِل للتصديِر بالبريِد‬

‫إَّن االنطباَع األّو َل عِن المراسالِت يظُّل عادًة ماثًال في األذهاِن ألمٍد طويٍل ‪ ،‬بل وحتى قبَل الشروِع في القراءِة‪ ،‬وتجدُر اإلشارُة إلى أن‬
‫المراسالِت التي تنسُق جيًد ا وتكتُب على اآللِة الكاتبِة أو الحاسِب اآلِلِّي وفًقا لألصوِل الفنيِة‪ ،‬أو بخِّط اليِد الحسِن تخلُق انطباًعا طيًبا‬
‫وتهيُئ دافًع ا قوًّي ا ومشجًع ا لقراءِتَه ا بعنايٍة واهتماٍم ‪ .‬أما الرسائُل السيئُة ‪ ،‬فإن شكَلها القبيَح يخلُق انطباًعا ليس في صالِح المنظمِة‪،‬‬
‫ويسيُء إلى سمعِتها بغيِر موجٍب‪ .‬على أنه مَن الممكِن إعداُد وتنسيُق المراسالِت بصورٍة الئقٍة‪ ،‬وتحقيُق مالءمِتها لطبيعِة العمِل‬
‫ومكانِة الرئيِس أو المديِر من حيُث نوعيِة الورِق ‪ ،‬وتصميِم الرسالِة‪ ،‬وعرِض مادِتها بلغٍة مفهومٍة وتبويٍب جذاٍب‪ ،‬بالخبرِة وتنميِة‬
‫المهارِة المطلوبِة‪.‬‬

‫إنشاُء وتحريُر الرسالِة‬

‫إَّن المقدرَة اإلنشائيَة التي تتيُح لألميِن أن يرَّد على الرسائِل دوَن الحاجِة إلمالٍء من ِقبِل الرئيِس أو المديِر سواء كانِت المراسالُت‬
‫روتينيًة أو هامًة ‪ ،‬تجعُل األميَن يحظى بثقِة الرئيِس أو المديِر ‪.‬‬

‫تدويُن األوراِق الخاّصِة بالعمِل‬

‫يجُب كتابُة األوراِق الخاّصِة بالعمِل والبحُث عن المادِة الالزمِة للكتابِة‪ ،‬حيُث يقوُم السكرتيُر بالكتابِة على اآللِة الكاتبِة أو الحاسِب‬
‫اآلِلّي من واقِع مسوداٍت كاملٍة‪ ،‬وفي بعِض األحياِن يكوُن عليه أن يبحَث عِن المادِة التي تكتُب من خالل الملفاِت المختلفِة والمجالِت‪،‬‬
‫والرجوَع إلى الكتِب في المكتبِة؛ ولذلَك فإنه يجُب على السكرتيِر أن يجعَل من اآللِة الكاتبِة أو الحاسِب اآلِلي أداًة في إعداِد المادِة التي‬
‫توزُع في جميِع أنحاِء المكاتِب المختلفِة فضًال عِن الجمهوِر ‪.‬‬

‫رابعاً ‪ -‬التعامُل َمَع اآلخِر ين ‪:‬‬

‫استخداُم الهاتِف‬

‫لما كان استخداُم الهاتِف في الوقِت الحاضِر يجري بصورٍة كثيفٍة ِفي جميِع الهيئاِت والمؤسساِت‪ ،‬ولما كاَن السكرتيُر هو المسئوُل عِن‬
‫الرِّد على الهاتِف وتزويِد األشخاِص بالمعلوماِت التي ُهم في حاجٍة إليها أو تحويِل المكالماِت إلى الرئيِس أو المديِر ؛ لذلَك على‬
‫السكرتيِر أن يعرَف بخبرِتِه كيَف يتخيَر المكالماِت الهامة التي ينبِغي أن يحولها إلى رئيِس ِه‪ ،‬وال يتأتى ذلك إال بحكِم الخبرِة والتجربِة‬
‫والمراِن ‪ ،‬ويكِفي أن يعلَم السكرتيُر أَّن ما يوازي ‪ %10‬من وقِتِه على األقِّل يمضيِه في معالجِة الموضوعاِت الهاتفيِة‪ ،‬وبالتالي عليه‬
‫أْن يدرَك أهميَة الذوِق واللياقِة في الحديِث الهاتفي‪ ،‬والدقِة في طلِب المكالماِت‪.‬‬

‫مقابلُة الّز ائريَن‬

‫مَن الضروِر ّي أن يحافَظ السكرتيَر على ابتسامِتِه‪ ،‬وسلوِكِه المهذِب‪ ،‬ومشاعِر الموّد ِة والتعاطِف مع أِّي زائٍر ؛ وذلك إحساًس ا منه بأَّن‬
‫أَّي زائٍر قد يكوُن على أهميٍة عاليٍة بالنسبِة للمنظمِة‪ ،‬وتعبيًر ا عن ذلك فإَّن السكرتيَر عليِه أن ينحي العمَل الذي في يِدِه جانًبا هاًّم ا حتى‬
‫إن كان ملًح ا وعاجًال وُيقبَل على الزائِر باهتماٍم ظاهٍر وبالحفاوِة والترحيِب‪ ،‬وعليِه أن يعرَف جيًد ا أنه في ذلَك يمثُل المنظمَة أماَم ُك ِّل‬
‫َم ن يفدون على المكتِب‪.‬‬

‫كيفيُة استقباِل الّز ائريَن‬

‫قد يكوُن استقباُل الزائريَن هو أكثر أعماِل السكرتاريِة إلحاًح ا وأهميًة ؛ لذلك ينبغي على السكرتيِر أن يستقبَل الزائريَن من جميِع الفئاِت‬
‫والنوعياِت بلطٍف واهتماٍم ‪ ،‬وسعي للحصوِل منهم على المعلوماِت دوَن أن يضايَقُهم‪ ،‬وأن تتوافَر لديِه القدرة على سرعِة تقديِر‬
‫الموقِف ‪ ،‬وَم ا إذا كاَن عليه السماح لهم بمقابلِة المديِر أم ال‪ ،‬وإَذ ا قّر َر أنه مَن المناسِب تحويُل هذا الزائر إلى أٍّي من المسئوليَن‬
‫اآلخريَن غير المديِر فيجُب أن ُيعامَل هذا الزائُر بلطٍف حفاًظ ا على سمعِة المنظمِة وكسًبا لثقِة الزائِر ‪.‬‬

‫اإللماُم باألساليِب الفنَّيِة‬

‫إَّن الزائريَن الذيَن لديهم مواعيد مسبقة يجُب أن يكونوا موضَع ترحاٍب واهتماٍم ‪ ،‬ويجُب العمُل على راحِتِه م عندما تحتُم الظروُف أن‬
‫ينتظروا بعَض الوقِت ألِّي سبٍب مَن األسباِب حتى تحيَن المقابلُة ‪ ،‬ومن أكثر واجباِت األميِن أهميًة أن يلَّم باألساليِب الفنَّيِة وفًقا لقواعِد‬
‫اللياقِة فيما يتعلُق بالتعامِل مع الزائريَن ‪ ،‬بل إن إتقاَن ها من مقوماِت نجاِحِه في عمِلِه‪ ،‬وجدارِتِه بمستقبٍل واعٍد في مجاِل عمِلِه‪.‬‬

‫خامساً ‪ -‬التعامُل َمَع الملفاِت والسّج الِت‪:‬‬

‫الحفُظ والبحُث ِفي المحفوظاِت‬

‫إَّن الهدَف مَن المحفوظاِت أو أوراِق العمِل والسجالِت هو تأميُن العثوِر عليها بسهولٍة وفي الوقِت المناسِب‪ ،‬ومَن المعتاِد أن يطلَب‬
‫الرؤساُء األوراَق والسجالِت فوًر ا مراٍت عديدة يومًّي ا؛ لذلك يجُب أن يكوَن األميُن قادًر ا على تحديِد مكاِن تلك األوراِق المطلوبِة‬
‫وتقديِمها لهم دوَن تأخيٍر ‪ .‬وحتى يقوُم األميُن بهذه المهمِة بكفاءٍة واقتداٍر ‪ ،‬مَن الضرورّي أن يلَّم بإدارِة السجالِت‪ ،‬وقواعِد المحفوظاِت‬
‫(من نظِم الحفِظ ‪ -‬وكيفيِة معالجِة األنواِع المختلفِة مَن السجالِت على أفضل وجٍه)‪ ،‬ويتوقُع منه أيًضا أَّن يعرَف كيَف يقتِفي آثاَر‬
‫السجالِت التي تخرُج مَن المحفوظاِت‪ ،‬وتحديِد مكاِنها‪ ،‬والمَد ى الزمنّي لبقاِء األوراِق والسجالِت في الحفِظ النشِط ‪ ،‬ومتى ترحُل‬
‫لألرشيِف ‪ ،‬أو التخلص منها لعدِم الحاجِة إليها‪.‬‬

‫النسُخ والتصويُر‬

‫من المعتاِد في العمِل المكتبِّي تحريُر المستنِد من أكثر من صورٍة‪ ،‬وتستخرُج الصوُر اإلضافيُة بالكربوِن أو آالِت النسِخ المستخدمِة‪،‬‬
‫وعادًة ما ُيختاُر من معداِت النسِخ ما يناسُب عدَد الصوِر الالزمِة‪ ،‬ويتُّم تصويُر النماذِج والرسوِم والمستنداِت الهاّمِة باستخداِم آالِت‬
‫التصويِر ‪ ،‬والسكرتيُر الكفؤ المؤهُل لعمِلِه جيًد ا ينبغي أن يكوَن قادًر ا على استخداِم آالِت التصويِر والنسِخ بكِّل إمكاناِتها؛ حتى يستطيَع‬
‫أن يلبي احتياجاِت العمل بكفاءٍة وفاعليٍة‪.‬‬

‫تشغيُل البياناِت‬

‫مَن المفيِد أن يلَّم األميُن بالنظِم الحديثِة لتشغيِل البياناِت؛ وذلك للتوسِع المتزايِد في استخداِم النظِم اآلليِة لتشغيِل البياناِت في إنجاِز‬
‫األعماِل المكتبيِة؛ وبذلك يستطيُع التعاوُن مع األخصائييَن في تشغيِل البياناِت على أساٍس مَن المعرفِة واإلدراكش‪.‬‬

‫حفُظ السجالِت الماليِة‬

‫يقوُم السكرتيُر عادًة بمزاولِة بعِض المهاِّم الماليِة والمحاسبيِة‪ ،‬إذ يكوُن في عهدِتِه صندوُق المصروفاِت النثريِة لمواجهِة اإلنفاِق‬
‫العاجِل والبسيِط ‪ ،‬كما يكوُن عليه متابعة السجالِت الماليِة الشخصيِة للمديِر مثل دفتر الشيكاِت‪ ،‬وحساباته لدى البنوِك ‪ .‬ويقوُم السكرتيُر‬
‫بالمعاونِة في تجميِع وإعداِد البياناِت والمستنداِت التي يستنُد إليها في ملِء اإلقراِر الضريبـِّي للدخِل ‪.‬‬
 ‫سادساً ‪ -‬التخطيُط اليوِمُّي ‪:‬‬

‫تخطيُط العمِل اليومِّي‬

‫إَّن هذه المهمَة هي أكثُر المهاِّم التي تحَظ ى باهتماِم السكرتيِر باعتباِر ها لّب عمِل السكرتاريِة‪ ،‬ويكون هذا التخطيُط يومًّي ا أو أسبوعًّي ا‬
‫أو شهرًّي ا على األكثِر ‪ .‬ويستلزُم هذا التخطيُط التشاوَر مع المديِر لتقريِر الحاجاِت الالزمِة‪ ،‬واألشياِء التي ُتؤَّدى أوًال حسَب أهميِتَه ا‪،‬‬
‫والوقِت الذي تؤَّدى فيه طبًقا ألولوياٍت معينٍة‪ ،‬والمعلوماِت التي تلزُم إلعداِد تقاريِر التقُّد ِم في العمِل والمتابعِة‪ ،‬والوقِت الذي يجُب أْن‬
‫تتاَح فيه تقاريُر معينٌة لمن يهمهُم األمر‪.‬‬

‫استخداُم المفكرِة‬

‫من المفيِد استخداُم مفكرٍة للمكتِب وُأخرى خاصة بمكتِب المديِر ‪ ،‬وملٍّف تاريخٍّي ‪ ،‬وغيرها مَن الوسائِل التي تخدُم في تيسيِر جدولِة‬
‫العمِل وإلقاِء الضوِء على المواد الهاّمِة الجديرِة باالنتباِه‪ .‬وقد أحُّس الرؤساُء بأهميِة التخطيِط الجيِد للعمِل ‪ ،‬حّت ى إن أحَد ُهم كتَب‬
‫للسكرتيِر المنوِط به مكتبه «عجبُت كيَف صارِت الحياُة المكتبيُة تبعُث على السروِر والبهجِة‪ ،‬ولماذا أغادُر المكتَب بإحساٍس عميٍق أَّن‬
‫اليوَم كان طيًبا للغايِة‪ ،‬حتى أدركُت السبَب الحقيقَّي في ذلك؟! إَّنُه أنت»‪.‬‬

‫ترتيباُت السفِر‬

‫يعهُد إلى السكرتيِر عادًة بعمِل ترتيباِت السفِر عندما يعتزُم المديُر القياَم برحلِة عمٍل ‪ ،‬وتفيُد معرفُة السكرتيِر بوسائِل النقِل ومَد ى توافِر‬
‫الراحِة والدقِة واالنتظاِم وكفاءِة الخدماِت بها في إعداِد تلك الترتيباِت‪ .‬وفي مثِل هذه المواقِف على السكرتيِر أن يتعرَف على أفضلياِت‬
‫المديِر بالنسبِة لوسائِل النقِل في السفِر ‪ ،‬وأشكاِل الراحِة التي ينشدها في سفِر ِه‪ ،‬والفنادِق التي يرغُب في النزوِل بها في البالِد التي‬
‫سوَف يتوقُف بها‪.‬‬

‫التدريُب والمراُن‬

‫على السكرتيِر أن يدرَك أهميَة التدريِب والمراِن في االرتقاِء بمقدرِتِه في أعماِل السكرتاريِة حتى يظفَر بالمنصِب الالئِق الذي يهدُف‬
‫إليه ويسَع ى من أجِلِه‪.‬‬
‫ُة‬
‫والخطوُة األولى‪ :‬في هذا المراِن هي تنمي المهاراِت األساسيِة للسكرتيِر (بأن يتقَن استخداَم الحاسِب اآللي‪ ،‬وأساسياِت اللغِة العربيِة‬
‫وإحَد ى اللغاِت األجنبيِة على األقِّل)‪.‬‬
‫والخطوُة الثانيُة ‪ :‬تنميُة معارِفِه وثقافِتِه حتى يستطيَع أن يقوَم بواجباِتِه‪.‬‬
‫والخطوُة الثالثُة ‪ :‬تتمثُل في تنميِة شخصيِتِه في مجاالِت عمِل السكرتاريِة حتى ينجَح في عمِلِه‪ .‬وعندما يلتزُم بتفيِذ تلك الخطواِت‬
‫بإصراٍر وحزٍم سوَف تزداُد خبرُتُه بالعمِل ‪ ،‬وتزداُد مهاراُتُه األساسيُة صقًال ونضوًج ا‪ ،‬كما أن معارَفُه وثقافُته سوف تزداُد اتساًعا‬
‫وعمًقا‪ ،‬وتكتسُب شخصيُتُه مزيًد ا من الصالبِة والقّو ِة والحنكِة والكياسِة‪ .‬وال يقُف األمُر عند حِّد اإلعداِد الثقافي‪ ،‬بل يتعيُن على‬
‫السكرتيِر أن يتفهَم الصفاِت الشخصيَة التي تحّسُن صورَت ُه أماَم الجماهيِر التي تحتُّك به سواء من العاملين أو الزائرين بصفٍة عامٍة‪.‬‬
‫الفصل الثاني ‪ :‬السكرتير ‪ ،‬واجباته وحقوقه‬

‫ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي ‪:‬‬

‫‪ -1‬الحاجات الذاتية للسكرتير‬

‫‪ -2‬القدرات الخاصة بالسكرتير‬

 ‫‪ -3‬احتياجات العمل‬

‫‪ -4‬مجاالت السكرتارية‬

‫اوال ‪ :‬الحاجات الذاتية للسكرتير‬

‫الحاجاُت الماديُة‬

‫تأتي في قاعدِة منظومِة الحاجاِت الذاتيِة للسكرتيِر ‪ ،‬وتتمثُل هذه الحاجاُت في الجوِع والعطِش ‪ ،‬فإذا لم يشبِع السكرتيُر حاجَت ُه من‬
‫ًة‬ ‫ًال‬
‫الطعاِم والشراِب فكيَف يمكُن أن يفكَر في إتماِم الطباعِة على اآللِة مث أو التعامل مع عمالِء المؤسسِة‪ ،‬أْي أَّن هناك عالق بين ِع‬
‫إشبا‬
‫حاجاِتِه الذاتيِة وحاجاِت األعماِل (أو إتماِم العمِل بالكيفيِة المطلوبِة)‪.‬‬

‫الحاجُة إلى الشعوِر باألماِن‬

‫وتأتي في المرتبِة الثانيِة‪ ،‬فالشعوُر باألماِن مطلُب كِّل فرٍد سواء في مجتمِعِه أو في مجاِل عمِلِه‪ ،‬فالمجتمُع من خالل أجهزِتِه الحكوميِة‬
‫يقوُم بتوفيِر األماِن لألشخاِص ‪ ،‬كذلك فإن الشركاِت تعمُل على أن يشعَر الفرُد باألماِن في عمِلِه من خالل نظِم اإلحالِة إلى المعاِش أو‬
‫نظِم اإلجازاِت أو الحوافِز المعموِل بها في المؤسسِة أو الشركِة كذلك نظِم التعييِن والترقي‪ .‬أضْف إلى ذلك أن الفرَد يريُد في داخلِه أن‬
‫يشعَر باألماِن في تعاملِه مع األفراِد اآلخِر يَن بالمؤسسِة‪.‬‬

‫الحاجاُت االجتماعيُة‬

‫تتمثُل الحاجاُت االجتماعيُة في شعوِر نا كأفراٍد بأّن نا مقبولون من اآلخِر ين وأن اآلخرين ينظُرون إلينا بالقدِر نفِس ِه الذي ننظُر لهم به‬
‫ويشعُروننا بأهميِتنا‪ ،‬أّما في مجاِل األعماِل فإن الشركات قد أظهرِت اهتماَم ها بهذه الناحيِة تجاَه األفراِد الذين يعمُلون بها من خالل‬
‫التسهيالِت والمزايا التي تمنُحها لهم أو فتراِت الراحِة التي تخصُصها خالَل يوِم العمِل أو األسلوِب الذي تتبعه في تنظيِم العمِل‬
‫المكتبي؛ مما يساعُد على خلِق جٍّو من األلفِة واالنسجاِم بين أفراِد المكتِب‪.‬‬

‫الحاجُة إلى الشعوِر بالتقديِر‬

‫وتتمثُل في التقديِر الذي يحصُل عليه الفرُد من اآلخرين عنَد التعبيِر عن آراِئِه أو عند تقديِم مقترحاٍت حوَل موضوٍع ُمعيٍن ‪ ،‬أِي‬
‫َب‬‫المكات‬ ‫االهتمام الذي يوليه األفراُد بعضهم بعًض ا‪ ،‬أما بالنسبِة لألعماِل فقد أدركِت الشركاُت أهميَة هذا العنصِر بالنسبِة لألفراِد فنجُد‬
‫تتصدُرها أسماُء ووظائُف أصحاِبها وكذلَك أفراُد غرٍف خاّصٍة للمديريَن ورؤساء األقساِم وما شابَه ذلك من أموٍر ‪.‬‬

‫الحاجُة إلى تحقيِق الذاِت‬

‫وتأتي في المستوى األعلى من الحاجاِت؛ حيُث تتمثُل في كفاِح األفراِد من أجِل الوصوِل إلى أرقى المستوياِت المهنيِة من خالل‬
 ‫مهاراِتِه م وتوسيِع مدارِك ِه م والعمِل على مواكبِة التكنولوجيا الحديثِة‪ .‬وهذا العنصُر يختلُف من فرٍد آلخَر حسَب اإلمكاناِت واالستعداِد‬
‫الشخِص ّي ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ -‬القدراُت الخاّص ُة بالسكرتيِر ‪:‬‬

‫القدراُت الخاّص ُة بالسكرتيِر‬

‫السكرتيُر الناجُح هو الذي يستطيُع أن يعمَل في أِّي مكاٍن سواء كان هذا المكاُن شركًة كبيرًة أو شركًة صغيرًة أو حتى مكتًبا خاًّص ا‪،‬‬
‫وأًّي ا كان شكُل المكتِب أو الشركِة التي يعمُل بها السكرتيُر؛ فإن هناك قدراٍت خاصًة يجُب أن يتقَن ها السكرتيُر حتى يستطيَع القياَم‬
‫بواجباِتِه على أكمِل وجٍه‪.‬‬

‫القدرُة على استخداِم اللغِة اإلنجليزيِة‬

‫كُّلنا يعلُم مَد ى أهميِة اللغِة اإلنجليزيِة في الوقِت الحاضِر في التعامِل مع اآلخرين وخاصًة مع األجانِب‪ ،‬كما أن كثيًر ا من أعماِل‬
‫ومراسالِت الشركاِت تتُّم باللغِة اإلنجليزيِة؛ لذلك فإَّن تعُّلَم وإدراَك اللغِة اإلنجليزيِة له أهميٌة كبيرٌة في نجاِح السكرتيِر في تأديِة‬
‫واجباِتِه‪.‬‬

‫القدرُة على التحّد ِث بلباقٍة وكذلك الكتابِة العربيِة الصحيحِة‬

‫إذا كان السكرتيُر ال يعرُف كيَف يكتُب لغًة عربيًة صحيحًة ؛ فإن كثيًر ا من عمِلِه ‪ -‬خاصًة إذا ما أملى عليه المديُر رسالًة ما إلعادِة‬
‫كتابِتها ‪ -‬سيكوُن غيَر مكتمٍل ؛ وبالتالي يظهُر وكأَّنُه عاجٌز عن استدراِك متطلباِت عمِلِه‪ ،‬وكما أن إتقاَن ُه ألسلوِب التحُّد ِث اللبِق يسهُل‬
‫من مهمِتِه في أداِئِه لعمِلِه فهو واجهُة المؤسسِة‪ ،‬وعمالُء المؤسسِة يتعاملون مع السكرتيِر في أِّي مكتٍب في معظِم األحواِل ‪ ،‬فيجُب‬
‫على السكرتيِر أن يحسَن التحدَث واختياَر الكلماِت حتى يتمكَن من إنجاِز عمِلِه بالكيفيِة التي يرضاَه ا لنفِس ِه وترضي رؤساَء ُه‪.‬‬

‫القدرُة على القياِم بالعملياِت الحسابيِة‬

‫ويقصُد بالعملياِت الحسابيِة الجمُع والطرُح والقسمُة والضرُب واستخداُم النسِب المئويِة وحساُب النسِب إلى آخِر العملياِت الحسابيِة‬
‫التي يجُب أن يعلَم ها كُّل فرٍد ويستخدَم ها في حياِتِه اليوميِة‪ ،‬فإذا لم يكِن السكرتيُر قادًر ا على القياِم بهذِه العملياِت التي غالًبا ما يحتاُج‬
‫إليها في أعماِلِه المكتبيِة فإنه لن يستطيَع القياَم بواجباِتِه كاملًة ‪.‬‬

‫القدرُة على معالجِة األموِر بدقٍة وبسرعٍة‬

‫الدقُة عنصٌر هاٌّم من عناصِر النجاِح ‪ ،‬والشخُص الدقيُق ناجٌح‪ ،‬وتتزامُن الدقُة والسرعُة فتعطي انطباًع ا عن شخٍص مميٍز ؛ فهو دقيٌق ال‬
‫ُيغفُل حتى أصغر األشياِء ويهتُّم بكِّل شيٍء في الوقِت نفِس ِه ُينهي ويؤِّد ي عمَلُه بسرعٍة؛ فيوّفُر جهَدُه ووقَت ُه ويضُع نفَس ُه في الصِّف‬
‫األوِل من المتميزيَن ‪ ،‬وكذلك الحال بالنسبِة للسكرتيِر ‪ :‬الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائِه لعملِه‪.‬‬
 ‫القدرُة على اتخاِذ القراراِت ومعالجِة المواقِف الطارئِة‬

‫ما هو شعوُر المديِر عندَم ا يعلُم أن سكرتيَر ُه قِد استطاَع إنجاَز مهمٍة ما أثناَء غياِبِه باتخاِذِه للقراِر المناسِب؟ بالطبِع سيكوُن سعيًد ا‬
‫وسيسمُح له بأن يشارَك بنصيٍب أكبر في المراِت التاليِة في المواقِف المشابهِة‪ ،‬أْي أَّن األمَر انطوى على تقديٍر لنجاِح السكرتيِر في‬
‫اتخاِذ قراٍر سليٍم ومناسٍب‪ ،‬فهل هذا يمثُل جزًءا من نجاِح السكرتيِر في عمِلِه؟ كذلك قدرة السكرتيِر على معالجِة المواقِف الصعبِة أو‬
‫الطارئِة وهذا أمٌر يحتاُج إلى قدراٍت خاّصٍة‪ ،‬وبعد نظٍر ومستوى عاٍل من الدبلوماسيِة حتى ينجَح السكرتيُر في معالجِة مثِل هذه‬
‫المواقِف ‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬احتياجاُت العمِل ‪:‬‬

‫متطلباُت األعماِل‬

‫إَّن وظيفَة السكرتيِر تختلُف في طبيعِتها عِن الوظائِف التي يشغُلها موظفون عاديون بالمؤسسِة من حيُث إنها وظيفٌة غيُر نمطيٍة‪،‬‬
‫مهاريٌة ال يمكُن أن يؤديها الفرُد العادي‪ ،‬فهي تحتاُج إلى العنصِر البشرِّي الماهِر والذكي والمدرِب المحِّب لمجاِل العمِل في‬
‫السكرتاريِة المتفهِم للدوِر الحقيقي الذي يقوُم به من أجِل تسييِر ونجاِح أعماِل المؤسسِة‪ .‬وكما أَّن للسكرتيِر كيانُه الخاّص واحتياجاته‬
‫الذي يعمُل على إشباِع ها‪ ،‬فإن للمؤسسِة التي يعمُل بها كذلك احتياجاٌت تريُد تحقيقَه ا‪ ،‬وتتمثُل هذه االحتياجاُت في‪:‬‬
‫‪ -1‬إنتاِج منتٍج معيٍن أو تقديِم خدمٍة‪.‬‬
‫‪ -2‬الحصوِل على ربٍح مَن المنتِج أو الخدمِة‪.‬‬
‫‪ -3‬النمِّو والتوسِع واالزدهاِر ‪.‬‬

‫التوفيُق بيَن المتطلباِت‬

‫إَّن األفراَد الذين يعمُلوَن في المؤسسِة يجُب أن يدرُك وا احتياجاِت المؤسسِة وكيفية تحقيِقها حتى يتسنى للمؤسسِة أن تكافَئ هؤالِء‬
‫األفراد بالطريقِة التي تتبُعها حتى يمكَن لألفراِد أن يشبعوا احتياجاتهم‪ ،‬أْي في جميِع األحواِل التوفيق بيَن احتياجاِت المؤسساِت‬
‫واالحتياجاِت الذاتيِة لألفراِد العامليَن بها‪ .‬أما إذا لم تستطِع المؤسساُت إرضاَء موظفيها عن طريِق إعطاِء مرتٍب مناسٍب أو بدالٍت أو‬
‫تسهيالٍت أخرى أو توفيِر ظروِف عمٍل مناسبٍة‪ ،‬فلن يستطيَع األفراُد من جانِبِه م إشباَع حاجاِتهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذُلوا من‬
‫أنفِس هم في عمِلهم‪ ،‬ولن تحصَل المؤسسُة على المجهوِد المتوقِع منهم‪ ،‬وهنا يحدُث االختالُف بين احتياجاِت المؤسسِة واحتياجاِت‬
‫األفراِد‪.‬‬

‫خصائُص السكرتاريِة والدوُر الفّعاُل ِفي أداِء األعماِل‬

‫حتى زمٍن قريٍب كاَن المجتمُع ينظُر إلى وظيفِة السكرتاريِة نظرًة خاطئًة ‪ ،‬لكن في دنيا األعماِل اليوِم ومع التطوِر المتزايِد والحاجِة‬
‫إلى االعتماِد على أفراٍد أكفاء إلنجاِز األعماِل المكتبيِة‪ ،‬تطورِت النظرُة إلى وظيفِة السكرتاريِة وتبدلِت بحيُث أصبَح ال غنى عِن‬
‫السكرتيِر في أِّي مكتب اليوم‪ ،‬وكذلَك إليماِن المؤسساِت والمديرين بالدوِر الفّعاِل والحيوّي الذي يمكُن أن يقوَم بِه السكرتيُر في إنجاِز‬
‫األعماِل بالمؤسسِة باإلضافِة إلى قدرِة السكرتيِر نفِس ِه على إقناِع َم ن حوله (من مديرين‪ ،‬ورؤساء‪ ،‬وعناصَر خارجيٍة)‪ ،‬بأهميِة الدوِر‬
‫الذي يقوُم به بالنسبِة للمؤسسِة التي يعمُل بها من خالل الدرايِة والمعرفِة والمهاراِت التي يمتلكها وكذلك حسن األداِء والتصرِف‬
‫واإلقناِع والشخصية المتميزة‪.‬‬
 ‫رابعا ‪ -‬مجاالُت السكرتاريِة ‪:‬‬

‫السكرتاريُة العاّم ُة‬

‫في جميِع المؤسساِت الكبيرِة والصغيرِة نجُد إدارًة للسكرتاريِة‪ ،‬ويختلُف حجُم هذه اإلدارِة بحسب حجِم المؤسسِة والنشاِط الذي‬
‫تمارسُه‪ ،‬ولكن عادًة ما توجُد هناَك أنشطٌة رئيسيٌة تقوُم بها السكرتاريُة واألفراُد العامُلون بها كعملياِت الحفِظ وعملياِت معالجِة البريِد‬
‫وإدارِة االجتماعاِت الخاصِة باإلدارِة‪ ،‬والتنسيِق المكتبي‪ ،‬كذلك قد توجُد وحدُة استعالماِت وإعداِد التقاريِر والمراسالِت وغيرها مَن‬
‫األعماِل ‪.‬‬

‫السكرتاريُة الخاّص ُة‬

‫وهي أفراٌد يقوُموَن بجميِع وظائِف وأعماِل السكرتاريِة بالنسبِة لمديٍر أو مسئوٍل في إدارٍة من إداراِت المؤسسِة‪ ،‬أْي أّنها ال تحتلُف في‬
‫وظائِفها كثيًر ا عِن السكرتاريِة العاّمِة‪ ،‬ولكن مع مزيٍد مَن التركيِز على العمِل مع واحٍد أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى‬
‫اإلداراِت‪.‬‬

‫السكرتاريُة الشخصَّيُة‬

‫هذا النوُع من العمِل يقوُم به سكرتيٌر لديه القدرة على العمِل عن قرٍب مع أحِد رجاِل األعماِل أو أحِد األشخاِص ذي الثقِل المهنِّي ‪،‬‬
‫ِر‬‫السكرتي‬ ‫حيُث يقوُم بمساعدِتِه م في تسييِر أموِر هم وتصريِف شئوِنِه م الشخصيِة وأموِر العمِل على حٍّد سواء‪ ،‬ويتطلُب هذا العمُل من‬
‫أن يتوافَق جدوُلُه مع جدوِل الشخِص الذي يعمُل معه كما أنه قد يتطلُب منه العمل في أوقاٍت مختلفٍة ليست لها صفة االنتظاِم ‪ ،‬وكذلك‬
‫قد يطلُب منه بمفرِدِه في مهاٍّم خاصٍة إلنجاِز العمِل ‪.‬‬

‫السكرتاريُة المتخصصُة‬

‫هذا النوُع من أنواِع السكرتاريِة يتطلُب خبرًة كبيرًة في مجاِل العمِل الذي يقوُم به السكرتيُر فتتخصُص فيه وتتقنُه بدرجٍة كبيرٍة‪،‬‬
‫ولنعطي مثاًال على ذلك‪ :‬السكرتاريُة الطبيُة ‪ :‬يجُب على السكرتيِر الذي يقوُم بهذا العمِل أن يلَّم بأقساِم المستشَف ى أو العيادِة وأن يكوَن‬
‫على درايٍة بالمصطلحاِت الطبيِة البسيطِة‪ ،‬كذلك أن يعرَف جيًد ا كيفيَة استخداِم النماذِج الطبيِة المتوافرِة لدى المستشفى‪ ،‬وهو ال يتسنى‬
‫له ذلك إال من خالل العمِل لفترٍة طويلٍة بالمستشفى وفي األقساِم المختلفِة فيكتسَب الخبرَة الالزمَة باإلضافِة إلى ضرورِة حصوِله على‬
‫قدٍر من التعليِم أو التدريِب في المجاِل نفِس ِه يساعدُه على إنجاِز العمِل والتخصِص فيه بصورٍة كبيرٍة‪ .‬وما ينطبُق من القوِل على‬
‫السكرتاريِة الطبيِة ينطبُق على باقي أنواِع السكرتاريِة المتخصصِة‪.‬‬

‫للمزيد‪https://www.hrdiscussion.com/hr14390.html#ixzz1Ks6s6xNB :‬‬
 ‫الفصل الثالث ‪ -‬دور السكرتير التنفيذي ‪:‬‬

‫ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي ‪:‬‬

‫‪ -1‬دور السكرتير في معاونة رئيسه‬

‫‪ -2‬االتصال بالزائرين‬

‫‪ -3‬مقابالت الرئيس او المدير‬

‫‪-4‬لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير‬

‫اوال ‪ -‬دور السكرتير في معاونة رئيسه ‪:‬‬

‫تخطيُط العمِل‬

‫َأ‬
‫قبَل أن يبد السكرتيُر عمَلُه اليومي‪ ،‬ال بد من وضِع الخطوِط الرئيسيِة لألعماِل التي سيقوُم حتى تدبيَر ُه لألموِر حكيًما؛ فيقوُم بتجهيِز‬
‫بنوِد كشِف االرتباطاِت اليومي الخاِّص برئيِس ِه‪ ،‬ويعّد المستنداِت الالزمَة لكِّل بنٍد من بنوِد ذلك الكشِف ‪ ،‬حتى إذا ما طلبها الرئيُس أو‬
‫المديُر تكوُن جاهزًة دوَن إضاعٍة للوقِت‪.‬‬

‫المفكرُة أو جدوُل األعماِل‬

‫عبارٌة عن برنامٍج لتفاصيِل الموضوعاِت التي ستطرُح للمناقشِة في اجتماٍع قادٍم ‪ ،‬وذلك حسَب الترتيِب الذي توضُع به مفرداُت هذه‬
‫الموضوعات‪ .‬وترسُل المفكرُة ‪ -‬مع خطاٍب مرفٍق ‪ -‬إلى ُك ِّل أعضاِء اللجنِة التي ستجتمُع إلبالِغ هم بمفرداِتها وفي وقٍت مناسٍب‪،‬‬
‫فيصبُح في مقدوِر ِهم أن يفحُصوها بعنايٍة قبَل االجتماِع بوقٍت كاٍف ‪ ،‬والمدُة التي يتُّم فيها إبالُغ األعضاِء ببنوِد جدوِل األعماِل تحدُدها‬
‫كُّل منشأٍة حسَب ظروِفها‪ ،‬وهي تتراوُح ما بين سبعِة أياٍم إلى أربعَة عشَر يوًما في المعتاِد‪.‬‬

‫مسئوليُة إعداِد المفكرِة‬

‫تنحصُر مسئوليُة إعداِد المفكرِة بْي َن ‪:‬‬

‫‪ -1‬السكرتيِر عِن األموِر الروتينَّيِة‪.‬‬

‫ًّص‬
‫‪ -2‬الرئيِس أو المديِر بالنسبِة لألموِر التي تتطلُب اهتماًما خا ا‪ .‬وفيما يختُّص بجدوِل األعماِل الخاِّص بالرئيِس فيجُب أن يوضَع ِفي‬
‫مجلٍد‪ ،‬وذلَك لألسباِب اآلتيِة‪:‬‬
‫‪ -1‬احتفاُظ الرئيِس أو المديِر بصورٍة من جدوِل أعماِلِه في دفتٍر أو مجلٍد يجعُل من السهِل معرف أيِة تفصيالٍت بخصوِص أِّي بنٍد من‬
‫ُة‬
‫بنوِد جدوِل األعماِل ‪.‬‬
‫‪ -2‬إَّن مالحظاِت الرئيِس أو المديِر في مفكرِتِه تجعُل مَن السهِل حسم األموِر التي ُيثاُر فيها أُّي خالٍف ‪.‬‬

‫إعداُد كشِف االرتباِط اليوِمّي‬

 ‫يقوُم السكرتيُر بتدويِن االرتباطاِت التي سيلتزُم بها رئيُسُه في المفكرِة الخاّصِة به كما يقوُم بتدويِنها في مفكرِتِه هو؛ وذلَك ألَّن ُه لن‬
‫يكوَن متيقًن ا من تدويِن ُك ّل ارتباٍط أو ميعاٍد سبَق ترتيُبُه‪ ،‬كما ينبغي تدويُن العمِل المفروض إنجاُز ُه في مناسباٍت مقبلٍة‪ .‬ويجُب على‬
‫السكرتيِر أن يراعي عند التدويِن في هاتين المفكرتْين ما يلي‪:‬‬
‫َل‬ ‫ُذ‬
‫‪ -1‬تثبيُت المواعيِد المؤقتِة أوًال بالقلِم الّرصاِص ثم تحبُر‪ ،‬وإذا ما كانِت المواعيُد مؤكد فتثبت من اللحظِة األو ى بالحبِر ‪.‬‬
‫ًة‬
‫‪ُ -2‬يبّيُن المعياُد واسُم صاحِب االتصاِل والمكاُن وأيُة معلوماٍت أخرى مختصرة وسهلة االستيعاِب في الوقِت نفِس ِه‪.‬‬
‫‪ -3‬تثبيُت الموضوعاِت الروتينيِة التي يفضُل رئيُسُه معالجَت َه ا في أوقاٍت معينٍة مَن اليوِم ‪.‬‬
‫‪ -4‬يجُب أن يكوَن هناك وقٌت كاٍف بين المواعيِد مع األخِذ في االعتباِر أنها قد تمتُّد‪.‬‬

‫تثبيُت المواعيِد ِفي الترتيِب الصحيِح‬

‫بالنسبِة لالرتباطاِت االجتماعيِة فيدّو ُن ميعاُد الحفِل ‪ -‬مَن السابعِة والنصِف إلى الثامنِة ‪ -‬باإلضافِة إلى أيِة معلوماٍت أخرى بالنسبِة‬
‫للمالبس‪ .‬وعنَد ترتيِب المواعيِد االجتماعيِة سواء بالليِل أو النهاِر ‪ ،‬والتي تشمُل زوجَة الرئيِس ‪ ،‬يجُب التأكُد من أَّن كَّل ميعاٍد مناسٍب‬
‫لها قبَل الموافقِة بالنيابِة عنها‪ .‬وكذلك تثبُت المواعيُد في الترتيِب الصحيِح لحدوِثها كّل يوٍم ‪ .‬وبما أَّن الكثيَر مَن المواعيِد يتُّم تحديُدها‬
‫تليفونًّي ا فعلى السكرتيِر تعزيزها برسالٍة يحتفُظ بصورٍة منها‪ .‬ويقوُم بمراجعٍة دقيقٍة لكِّل بنٍد ليتأكَد من أَّن كَّل النقاِط قد عولجْت وأَّن‬
‫كَّل المواعيِد قِد التزَم بها‪.‬‬

‫اإلعداُد للسفِر ِفي الداخِل والخارِج‬

‫إَّن أهَّم ما يؤديِه السكرتيُر من خدماٍت لرئيِس ِه هو اإلعداُد لسفرياِتِه ‪ -‬لصالِح العمِل ‪ -‬سواء في داخل الدولِة أو خارجَه ا وتتلخُص‬
‫خطواُت اإلعداِد للسفِر فيما يلي‪:‬‬
‫ُل‬
‫‪ -1‬االستعالُم من رئيِس ِه عن وسيلِة السفِر التي يفض ها‪ ،‬هل بالقطاِر أو بالطائرِة أو بالباخرِة أو بالسيارِة الخاّصِة‪ ،‬وكذلك عن وسيلِة‬
‫الراحِة التي يرغُب في التمتِع بها خالَل الرحلِة من تكييِف هواٍء‪ ،‬وطعاٍم ‪ ،‬ونوٍم ‪.‬‬
‫‪ -2‬االستفساُر عِن الموعِد الذي يرغُب رئيُسُه السفر فيه صباًح ا أو ظهًر ا أو مساًء‪ ،‬وكذلك موعد العودِة‪.‬‬

‫حجُز الفندِق‬

‫االتصاُل بالفندِق الذي يفضلُه الرئيُس في الجهِة المسافِر إليها لحجِز مكاِن المبيِت إذا كان السفُر يستدعي المبيَت ‪ ،‬وإذا لم يكْن للرئيِس‬
‫فندٌق معيٌن فيمكُن بالرجوِع إلى دليِل السياحِة والذي توجُد به أسماُء الفنادِق ومنه يمكُن المفاضلُة بين الفنادِق المختلفِة واختياُر أنسِبها‪.‬‬
‫وإذا َت ّم حجُز غرفٍة في فندٍق ما‪ ،‬يجُب على السكرتيِر أن يبلَغ الفندَق عِن اسِم الرئيِس ووظيفِتِه وموعِد وصوِلِه والوقِت المحتمِل‬
‫لرحليِه ونوِع الخدمِة المطلوبِة كما يحاوُل السكرتيُر الحصوَل على موافقِة الفندِق كتابًة ويرفُق باألوراِق التي يأخُذ ها الرئيُس منُه‪.‬‬

‫تنظيُم برنامِج السفِر‬

‫جمُع وإعداُد المعلوماِت والبياناِت واألوراِق والمستنداِت الخاصِة بالعمِل والتي قد يحتاُج إليها في المهمِة المسافر من أجِلها وعلى‬
‫السكرتيِر أن يضَع هذه األوراَق والمستنداِت في ملٍّف خاٍّص ‪ ،‬كما يقّد ُم للرئيِس قائمًة بأسماِء األشخاِص أو الهيئاِت التي سيقوُم‬
‫باالتصاِل بها من خالل الرحلِة‪ ،‬وعّما إذا كاَن قد تقابَل مع أٍّي من هؤالِء األشخاص سابًقا وظروف مقابلة كل منهم‪ ،‬ويمكُن للسكرتيِر‬
 ‫أن يرجَع في ذلك إلى أجندِة مكتِبِه‪.‬‬

‫إعداُد األدواِت المكتبيِة‬

‫وعلى السكرتيِر أن يعَّد بجانِب ما تقّد َم جميَع األدواِت الكتابيِة وغيَر َه ا كاألقالِم وأوراِق الكتابِة ومظاريَف في أحجاٍم مختلفٍة ودفتِر‬
‫طوابَع وكلبساٍت ودبابيَس ومسطرٍة وممحاٍة ودليِل الطيراِن أو السكِك الحديديِة وغير ذلك‪ .‬ويجُب إعداُد بياٍن بخِّط سيِر الرحلِة‪،‬‬
‫ويتضمُن هذا البياُن ابتداًء من ساعِة السفِر ‪ ،‬والطريِق الذي سيسلكُه في ساعِة الوصوِل ‪ ،‬والفنادِق التي سينزِل بها خالَل الرحلِة وذلك‬
‫حتى وقِت العودِة‪ .‬وكذلك جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها الرئيُس أو المديُر مبيًن ا فيه أسماُء أماكِن الزيارِة وتاريُخ ووقُت‬
‫الزيارِة ببطاقِة المواعيِد‪.‬‬

‫السفُر إلى الخارِج‬

‫في حالِة السفِر إلى الخارِج ‪ ،‬يضاُف إلى ما تقّد َم الخطواُت التاليُة ‪:‬‬
‫‪ -1‬شراُء تذاكِر السفِر المطلوبِة (جًّو ا أو بحًّر ا)‪.‬‬
‫‪ -2‬إعداُد الترتيباِت الماليِة للرحلِة‪ ،‬وهذه تختلُف باختالِف الرحلِة والمدِة التي سيقضيها الرئيُس أو المديُر فيها وإذا كاَن المديُر مسافًر ا‬
‫للخارِج فيمكنه الحصول على النقوِد الالزمِة بإحدى الطرِق اآلتيِة‪:‬‬
‫‪ -1‬شيكاُت أرصدٍة دائنٍة‪ :‬وهي على شكِل بطاقاٍت تمثُل أرصدًة لدى الفنادِق التي ينزُل بها‪.‬‬
‫‪ -2‬شيكاٌت سياحيٌة ‪ :‬وهي كثيرُة االستعماِل في السفِر للخارِج ‪ ،‬وعبارٌة عن مبالَغ دائريٍة‪ ،‬وتصدرها البنوُك الكبرى والفناد التي‬
‫ُق‬
‫يسمُح لها بتبادِل النقِد‪.‬‬
‫ًغ‬
‫‪ -3‬خطاباُت االعتماِد‪ :‬وتصدُر ها البنوُك وتوجُهها إلى ُمراسليها أو فروِع ها بالخارِج ؛ ليضعوا تحَت تصرِف حامِل الخطاِب مبل ا مَن‬
‫الماِل ‪ .‬ويجُب أيًض ا إعداُد األمتعِة في الحدوِد المصرِح بها دوَن أجٍر ‪ ،‬وكذلك القيود واألحجام الخاصة باألمتعِة بها‪ ،‬ويمكُن الحصوُل‬
‫على هذه المعلوماِت من جدوِل المواعيِد الذي تصدَر ُه شركُة الطيراِن والمالحُة البحريُة ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ -‬االتصاُل بالزائِر ين ‪:‬‬

‫أهميُة االتصاِل ودوُر السكرتيِر في تسهيِلِه وتنظيِمِه‬

‫ال يسمُح وقُت المديِر عادًة بمقابلِة جميِع الزائريَن ‪ ،‬فضًال عن أّنه إذا قاَم بمقابلِتهم جميًع ا فقْد يتسبُب ذلك في تضييِع وقِتِه الثميِن في‬
‫مقابالٍت ال فائدَة منها‪ ،‬وكان من الممكِن أن يوجَه الزائُر إلى مقابلِة مسئوٍل آخَر يقُع في اختصاِص ِه الغرُض من الزيارِة‪ .‬ومن َث َّم كان‬
‫على السكرتيِر أن يتوَّلى تنظيَم المقابالِت‪ ،‬فال يشغل وقَت رئيِس ِه إال بالضروري منها‪ ،‬إذ يقوُم بتوجيِه الزائرين إلى جهاِت‬
‫االختصاِص أو معاونِتهم في إنجاِز مصالِح ِه م إذا كان مستطاًع ا‪ ،‬وبذلك يعتبُر البعُض السكرتيَر «همزَة الوصِل » بين المديِر‬
‫والراغبين في زيارِتِه‪.‬‬

‫السياساُت التي يجُب أن ينتهَج ها السكرتيُر‬

 ‫عادًة ما توضُع للسكرتيِر سياساٌت يجُب مراعاُتَه ا في تنظيِم مقابالِت المديِر لزواِر ِه منها‪:‬‬
‫‪ -1‬أن تكوَن الزياراُت بمواعيد محددٍة مقدًما‪.‬‬
‫‪ -2‬ال ينبغي تحَت أيِة ظروٍف السماُح بدخوِل الزائِر إلى مكتِب المديِر قبَل إبالِغ ِه‪.‬‬
‫‪ -3‬على السكرتيِر أن يستقبَل كَّل زائٍر قبَل السماِح َلُه بالدخوِل على رئيِس ِه‪.‬‬
‫‪ -4‬يقوُم بتسجيِل بياناٍت عن كِّل زائٍر في «بطاقِة الزيارِة» أو «سجِل أسماِء الزائرين» حتى يمكَن ترتيُب الوقِت المناسِب َلُه‪.‬‬
‫‪ -5‬إعداُد سجٍل للمديِر عن مواعيِد المقابالِت واالجتماعاِت التي سيقوُم باالرتباِط ِبها إما في أجندٍة مكتبيٍة أو في كشوٍف خاّصٍة يوضُح‬
‫فيها‪ :‬اسُم الزائِر أو َم ن سيزوره الرئيُس ‪ ،‬ووظيفُتُه أو عمُلُه أو عنواُنُه‪ ،‬وتاريُخ ووقُت الزيارِة ومدُتها‪.‬‬

‫العنايُة باستقباِل الضيوِف‬

‫على السكرتيِر أن يقوَم في بدايِة ُك ِّل يوٍم بتقديِم «السجِل اليوِمي لالرتباطاِت إلى المديِر » على أن يجهَز المستنداِت والبياناِت التي قد‬
‫يحتاُج إليها مديُرُه أثناَء المقابلِة فيرفقها بكشِف المواعيِد أو يتوّلى تقديَم ها لمديِر ِه في بدايِة كِّل مقابلٍة‪ .‬ويجُب عليه العنايَة أيًض ا بمكتِبِه‬
‫الستقباِل الضيوِف في أِّي وقٍت‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬مقابالُت الرئيِس أِو المديِر ‪:‬‬

‫تحديُد موعِد المقابلِة‬

‫وهو يتُّم إما بحضوِر الشخِص الراغِب في الزيارِة إلى مكتِب المديِر ؛ ليحدَد الميعاَد بنفِس ِه أو يتصَل بالتليفوِن سواء شخصًّي ا أو عن‬
‫طريِق سكرتيٍر ‪.‬‬

‫حضوُر الزائِر‬

‫عند حضوِر الزائِر في الموعِد المحدِد له‪ ،‬يجُب على السكرتيِر إتماُم المقابلِة فوًر ا ما داَم المديُر على استعداٍد لمقابلِتِه‪ ،‬وإال طلب منه‬
‫بلباقٍة االنتظاَر لبعِض الوقِت‪ ،‬ويقوُم السكرتيُر باصطحاِبِه إلى حجرِة االستقباِل لحيِن استطاعِة الرئيِس مقابلته‪.‬‬

‫مقابلُة الزائِر‬

‫إذا وافَق المديُر على الزيارِة‪ ،‬يقوُم السكرتيُر بتقديِم الزائِر إليه‪ ،‬وتزويده بالبياناِت والمستنداِت التي قد يحتاُج إليها أثناَء الزيارِة عالوًة‬
‫على ما قد يطلبُه من بياناٍت أثناَء الزيارِة‪.‬‬

‫االعتذاُر َع ِن المقابلِة‬
 ‫قد يعتذُر المديُر عن مقابلِة الزائِر ذي الميعاِد المحدِد سابًقا‪ ،‬وذلك لعذٍر طارٍئ ‪ ،‬فعلى السكرتيِر أن يعتذَر له بلباقٍة وأن يتوّلى تعليَل‬
‫هذا التصرِف تعليًال مقنًع ا ومهذًبا بحيُث ال يسيء إليه‪ ،‬أما إذا كان هناك متسًع ا من الوقِت فيقوُم بتقديِم االعتذاِر عن المقابلِة تليفونًّي ا أو‬
‫كتابًة مع اقتراِح موعٍد جديٍد‪.‬‬

‫رابعا ‪ -‬لقاءاٌت مفاجئٌة للرئيِس أِو المديِر ‪:‬‬

‫زائٌر بغيِر ميعاٍد سابٍق‬

‫يقوُم السكرتيُر باالستفساِر منه عن سبِب الزيارِة‪ ،‬فإذا كان أمًر ا عاجًال ال يحتمُل التأخيَر قاَم بعرِض الموضوِع على رئيِس ِه فإذا وافَق‬
‫سمَح له بالدخوِل ‪ ،‬أما إذا لم يتسْم سبُب الزيارِة بصفِة االستعجاِل يمكُن إفهاُمُه بلباقٍة أَّن المديَر مرتبٌط بمواعيَد من قبُل وأنه ال مانَع من‬
‫أن يقوَم السكرتيُر بتحديِد موعٍد له يناسَب ُه‪ ،‬وقد يطلُب منه كتابًة مذكرًة عن سبِب الزيارِة‪.‬‬

‫زائٌر صديٌق أو قريٌب للمدير‬

‫نظًر ا لما تتسُم به عالقُة المديِر بهذا النوِع من الزواِر بروابَط اجتماعيٍة قويٍة كان من الواجِب على السكرتيِر أن يلتزَم في التصرِف‬
‫معهم حسَب ما قد اتفَق مع رئيِس ِه من قبُل من حيُث السماح لهم بالمقابلِة؛ ألَّن أَّي خطٍأ في معاملِتِه م قد يتسبُب عنه مشاكُل ال داعي‬
‫لها‪ .‬ومن َث م يجُب أن تتميَز تصرفاُت السكرتيِر معهم بمنتَه ى الحكمِة والسياسِة‪.‬‬

‫زائٌر غيُر مرغوٍب فيه‬

‫قد ال يرغُب المديُر في مقابلِة بعِض الزواِر ألسباٍب عديدٍة منها‪ :‬عدُم رغبِة المديِر في إتماِم المقابلِة؛ لعدِم حصوِلِه على ميعاٍد من ذي‬
‫قبُل‪ ،‬وازدحاِم مفكرِتِه بارتباطاٍت عديدٍة‪ ،‬أو لعدِم اختصاِص الرئيِس بمقابلِة هذا الزائِر ‪ .‬وبديهٌّي فإَّن معالجَة السكرتيِر لكِّل موقٍف‬
‫يختلُف باختالِف ظروِف كِّل حالٍة‪ ،‬ولكن على السكرتيِر أن يقّد َم للزائِر غيِر المرغوِب فيه تعليًال مقنًع ا ومهذًبا‪ ،‬وفي كِّل هذه المواقِف‬
‫تظهُر لباقُة السكرتيِر وحسُن تصرِفِه‪.‬‬

‫زائٌر مَن العامليَن‬

‫إَّن الغرَض من محادثِة هؤالِء العاملين لمقابلِة المديِر قد يكوُن ألسباٍب تتعلُق بالعمِل ؛ ومن ثم فإذا تحقَق السكرتيُر من أَّن السبَب مَن‬
‫الزيارِة هو أحُد األموِر التي تتعلُق بالعمِل ‪ ،‬وحرًص ا على سرعِة مقابلِتِه م للرئيِس حتى ال ينجُم عن تأخيِر إتماِم المقابلِة خسائُر للمنشأِة‬
‫فإَّن ُه ُيخطُر مديَر ُه بالموقِف في الحيِن ‪ .‬ولكن إذا كان الراغُب في الزيارِة من العاملين الذين يعلوَن المديَر في المركِز أو يساووَن ُه؛‬
‫فعندئٍذ يعمُل السكرتيُر على إتماِم المقابلِة فوًر ا حتى ولو كانْت دوَن ميعاٍد سابٍق ‪.‬‬

‫الصحفيون‬

‫ال يختلف الصحفيون عن الزواِر اآلخرين فيما عدا أَّن السكرتيَر يجُب أن يكوَن حذًر ا في التخاطِب معهم‪ ،‬فال يصرُح بشيٍء للنشِر‬
‫قبَل عرِض ِه على رئيِس ِه ويأخُذ الموافقَة عليِه إذ يدفُع السبُق الصحفي بعَض الصحفيين إلى التسرِع في إفشاِء أخباٍر لم يحْن بعُد وقُت‬
‫إذاعِتَه ا؛ ِمما قد يضُّر بالمصلحِة العامِة بالطبِع ‪.‬‬
 ‫إنهاُء الزياراِت التي طالْت عّما هو محدٌد لها‬

‫قد تطوُل الزيارُة ألحِد ضيوِف المديِر عما هو مقرٌر لها إما لنسياِن المديِر المواعيد األخرى‪ ،‬وإما لتمادي الزائِر في مناقشاٍت ال طائَل‬
‫منها؛ مما قد ينتُج عنه تضارٌب في المواعيِد األخرى‪ ،‬وهنا ال ُبّد أن يتدخَل السكرتيُر إلنهاِء هذه الزيارِة التي طالْت مدُتها‪ ،‬وطبيعٌّي‬
‫أن معالجَة ُك ِّل حالٍة تختلُف حسَب ظروِف كِّل زائٍر ‪ ،‬ولكن في كِّل الحاالِت يجُب محاولُة عدِم إحراِج الزائِر وإظهاِر حسِن نيِة‬
‫السكرتيِر ويكوُن إنهاُء الزيارِة عن طريِق َم ا يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬االتصاُل بمديِر ِه عن طريِق الهاتِف الفرِع ِّي وإخطاُرُه بانتهاِء وقِت الزيارِة‪.‬‬
‫‪ -2‬إدخاُل ورقٍة إلى المديِر (أو نموذٍج ُم عٍّد لذلك) دوَن إبداِء أيِة إشارٍة‪.‬‬
‫‪ -3‬إخباُر المديِر أن هناك زائًر ا آخَر قد حاَن موعُد زيارِتِه ويستفسُر منه عّما إذا كاَن على استعداٍد لمقابلِتِه خشيَة أّال يقبل االنتظاَر ‪.‬‬
‫‪ -4‬تلبيُة نداِء رئيِس ِه بطريقٍة متفٍق عليها كأن يدَّق له الجرَس مرتْين ليتدخَل إلنهاِء المقابلِة‪.‬‬

‫قطُع االجتماعاِت‬

‫وذلَك متى؟ وكيف؟ فإّنه مَن الضروري أن تدوَر االجتماعاُت في جٍّو هادٍئ ال يقاطعُه أحٌد حتى تتوافَر لألعضاِء الظروُف المناسبُة‬
‫للبحِث والمناقشِة‪ ،‬ولكن قد تضطُّر الظروُف السكرتيَر إلى محاولِة قطِع هذه المناقشاِت ليبلَغ مديَر االجتماِع أو أحَد األعضاِء رسالٍة‬
‫هامٍة‪ ،‬ويمكُن تلخيُص األحواِل التي تقطُع فيها االجتماعاُت فيما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬إَذ ا كانْت هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير االجتماِع ويرغُب في محادثتِه‬
‫‪ -2‬وجوُد قراراٍت هامٍة وتتسُم بصفِة االستعجاِل ويرغُب السكرتيُر في أخِذ توقيٍع عليها من مديِر ِه‪.‬‬
‫ُأ‬
‫‪ -3‬إبالُغ رسالٍة هامٍة إلى أحِد األعضاِء ‪ .‬وفي مثِل هذه األحواِل يقوُم السكرتيُر باغتناِم أيِة فرصٍة يهد فيها االجتماُع كفرصِة تناوِل‬
‫المشروباِت وما سواها من هدوٍء؛ ليقدَم القراراِت التي يرغُب في اعتماِدها من مديِر ِه أو إبالغ أيِة رسالٍة ألحِد األعضاِء ‪.‬‬

‫للمزيد‪https://www.hrdiscussion.com/hr14390.html#ixzz1Ks721Nem :‬‬

‫الفصل الرابع ‪ :‬االجتماعات واهمية دور السكرتارية‬

‫ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي ‪:‬‬

 ‫‪ -1‬ماهية االجتماعات واهميتها‬

‫‪ -2‬دور السكرتارية في تنظيم االجتماعات‬

‫‪ -3‬واجبات السكرتارية قبل االجتماع‬

‫‪ -4‬واجبات السكرتارية اثناء االجتماع‬

‫‪ - 5‬واجبات السكرتارية بعد االجتماع‬

‫‪ -6‬المناظرات السمعية والبصرية‬

‫أوال ‪ -‬ماهية االجتماعات واهميتها ‪:‬‬

‫الديمقراطيُة في االجتماعاِت‬

‫تزايدْت في الوقِت الحاضِر أهميُة االجتماعاِت وتعددْت صوُر َه ا ووضعِت الكثيُر مَن القواعِد واألسِس لتنظيِمها وزيادِة فعاليِتَه ا لتحقيِق‬
‫أهداِف المنظماِت على اختالِف أنواِع ها وتبايِن أوجِه نشاِط ها؛ فاالجتماعاُت مظهٌر من مظاهِر الديمقراطيِة في اإلدارِة والعمِل‬
‫الجماِع ِّي والمشاركِة في اإلدارِة‪ ،‬فضًال عن أّنها من أهِّم أسباِب االتصاِل في المؤسسِة‪ .‬وحتى يمكَن تحقيُق األهداِف المرجوِة مَن‬
‫االجتماعاِت‪ ،‬فكان لزاًما على المؤسساِت أن تضَع وتطبَق إجراءاٍت سليمًة الجتماعاِت أعضاِئها‪ ،‬بحيُث تكوُن سلطُة اتخاِذ القراراِت‬
‫لمجموعٍة مَن األعضاِء وليَس لفرٍد واحٍد وبما يكفُل مساهمَة كِّل عضو مَن األعضاِء في اتخاِذ القراِر وإبداِء رأيِه بحريٍة وحيدٍة‪.‬‬

‫ما هو االجتماُع؟‬

‫يتمثُل االجتماُع في لقاٍء بين أكثر من فرٍد في مكاٍن محدٍد وزماٍن محدٍد؛ للتداوِل والتشاوِر وتبادِل الّر أي حوَل موضوٍع أو مشكلٍة‬
‫بغرِض تحليِلها واتخاِذ قراٍر بشأِنها‪ ،‬وينطوي االجتماُع على مفهوِم التعاوِن بين أفراٍد قد تختلُف ثقافاُتُهم وخبراُتُهم‪ ،‬ورغم ذلك‬
‫يحاولوَن مًع ا ‪ -‬عن طريِق المناقشِة الموضوعيِة ‪ -‬الوصوَل إلى حٍّل للمشكالِت المعروضِة عليهم‪.‬‬

‫مبدُأ المشاركِة في اإلدارِة‬

‫تعتبُر االجتماعاُت التطبيَق العملَّي لمبدِأ المشاركِة في اإلدارِة‪ ،‬حيُث يشترُك المرءوُسوَن مع الرؤساِء في اتخاِذ القراراِت اإلداريِة التي‬
‫تتعلُق بتخطيِط العمِل ومراقبِة تنفيِذِه‪ ،‬ومع ذلك فإَّن المشاركَة في اإلدارِة ال تعني بالضرورِة اشتراَك المرءوسين في جميِع الخطواِت‬
‫التي تمُّر بها عمليُة اتخاِذ القراِر ‪ ،‬فقد تقتصُر المشاركُة على مرحلِة تشخيِص المشكلِة‪ ،‬أي البحث عن األسباِب الحقيقيِة التي أّد ْت إلى‬
‫المشكلِة أو يمكن أن تؤدي إلى حدوِثها مستقبًال‪ ،‬كما قد تقتصُر المشاركُة على مرحلِة وضِع الحلوِل البديلِة أو اختياِر أحِد البدائِل ‪.‬‬
 ‫والخالصُة ‪ :‬أنه مهما اختلفْت درجُة المشاركِة التي يسمُح بها المديُر للمرءوسيَن ‪ ،‬فإن السماَح لهم بالمشاركِة في المرحلِة التاليِة من‬
‫مراحِل اتخاِذ القراِر يجُب أن تتَّم بموافقِتِه هو‪ .‬واالجتماعاُت كأسلوٍب لالتصاِل والمناقشِة الحرِة المفتوحِة‪ ،‬تعِّو ُد األفراَد على تنميِة‬
‫مهارَت ي التحدِث واإلنصاِت‪ ،‬بل تتعداُهما إلى تنميِة مهارِة اإلقناِع ‪ ،‬أْي إقناع اآلخرين عن طريِق المواجهِة المباشرِة بين المتحدِث‬
‫والمستمِع ‪.‬‬

‫مزايا االجتماعاِت‬

‫يمكُن تخليُص أهميِة االجتماعاِت في مختلِف مجاالِت العمِل بالمؤسساِت في النقاِط التاليِة‪:‬‬
‫‪ -1‬تتيُح االجتماعاُت الفرصَة للمشاركيَن للتعبيِر عن آراِئِه م أًّي ا كانْت مراكزهم المهنية‪.‬‬
‫‪ -2‬تعقُد االجتماعاُت بهدِف الوصوِل إلى قراراٍت ‪ -‬من خالل الدراسِة والبحِث ‪ -‬وتؤثُر تأثيًر ا فعاًال على نشاِط المؤسسِة‪.‬‬
‫‪ -3‬تفرُز االجتماعاُت وجهاِت نظٍر مختلفٍة تفيُد أصحاَب القراِر والسلطِة بالمؤسسِة وتساعدُهم على وضِع السياساِت والقراراِت‬
‫المسيرِة لنشاِط المؤسسِة وتساعُد على تحقيِق أهداِفها‪.‬‬
‫‪ -4‬تتيُح االجتماعاُت الفرصَة لألفراِد في مختلِف المستوياِت اإلدرايِة لاللتقاِء والتعارِف وتبادِل وجهاِت النظِر وتكويِن صداقاِت عمٍل‬
‫وصداقاِت شخصيٍة على حٍّد سواء‪.‬‬
‫‪ -5‬تساعُد االجتماعاُت على سهولِة الموافقِة على القراراِت والنتائِج التي تفرزَه ا االجتماعاُت إلحساِس األعضاِء بأّنهم شارُك وا في‬
‫إعداِد هذه النتائِج والوصوِل إليها‪.‬‬

‫عيوُب االجتماعاِت‬
‫مَن االنتقاداِت التي توجُه لالجتماعاِت ويمكُن‬ ‫العديُد‬ ‫يوجُد‬ ‫على الرغِم من كِّل المزايا التي يمكُن أن تأِتي مَن االجتماعاِت‪ ،‬إال أنه‬
‫تلخيُصها في النقاِط التاليِة‪:‬‬
‫َة‬ ‫ًق‬ ‫ُة‬
‫‪ -1‬سيطرُة فئٍة معينٍة على االجتماِع ومحاول تسييِر ِه وف ا لرغباِتِه م مستغليَن في ذلك سلط الضغِط من واقِع مراكِز ِه ُم المهنيِة‪.‬‬
‫‪ -2‬استغالُل بعِض األعضاِء الفرصَة واألخُذ بمبادرِة التحدِث بصورٍة تغطي على حقوِق اآلخِر ين‪.‬‬
‫‪ -3‬كثيًر ا ما تكوُن القراراُت التي تتخُذ عن طريِق االجتماعاِت تمثُل الرأي الوسَط ؛ تفادًيا للمشاكِل وحرًصا على الخروِج بنتائَج‬
‫إيجابيٍة من االجتماِع ‪.‬‬
‫‪ -4‬إذا لم يكْن رئيُس االجتماِع على درجٍة كبيرٍة مَن الوعي والحزِم ؛ فإَّن االجتماَع يمكُن أن يفشَل بسهولٍة‪.‬‬
‫‪ -5‬االجتماعاُت فرصٌة للقاِء والتعارِف وتجاذِب أطراِف الحديِث دوَن الخوِض بجديٍة في األعماِل المنظورِة أماَم االجتماِع ‪.‬‬
‫‪ -6‬االجتماعاُت المستمّر ُة الكثيرُة مضيعٌة للوقِت واستنزاٌف لموارِد المؤسساِت‪.‬‬
‫‪ -7‬قد يكوُن بعُض أفراِد االجتماِع دوَن مستوى االجتماِع من حيُث الدرايِة والمعرفِة والخبرِة الالزمِة للمشاركِة في االجتماعاِت‬
‫بفعاليٍة‪.‬‬
‫‪ -8‬االجتماعاُت كبيرُة العدِد ال ُتؤتي ثماَر َه ا نتيجَة تداخِل أحاديِث المشاركيَن وسوِء عمليِة االتصاِل بهم‪.‬‬

‫ثانيا ‪ -‬دوُر السكرتاريِة في تنظيِم االجتماعاِت ‪:‬‬

‫السكرتاريُة واالجتماعاُت‬

‫ال شَّك أن تحقيَق األهداِف المرجوِة من أِّي اجتماٍع تتوقُف على مقداِر الجهوِد المبذولِة لإلعداِد لالجتماِع وتسجيِل ما يدوُر خالَلُه‬
‫وإثباِت قراراِتِه وتوصياِتِه للجهاِت المعنيِة وهي مهاٌّم يمكُن أن تقوَم بها السكرتاريُة فيعتمُد عليها المديُر في ذلك‪ ،‬ويعتبُرها عنصًر ا‬
‫فّعاًال وحيوًّي ا يساهُم في نجاِح االجتماِع وتحقيِق الغرِض منه‪ .‬واالجتماعاُت التي تعقُد ويكوُن للسكرتيِر دورُه في اإلعداِد والمتبابعِة‬
‫والتحضيِر قد تأخُذ الشكَل غيَر الرسمي كأِّي اجتماٍع بسيٍط بين المديِر ومعاونيِه أو بين المديِر وأحِد األفراِد باإلدارِة‪ ،‬وقد تأخُذ الشكَل‬
‫الرسمَّي التي يحتاُج إلى عدٍد مَن اإلجراءاِت‪.‬‬
 ‫االجتماُع غيُر الرسمِّي ودوُر السكرتيِر‬

‫يمكُن أن يدعو المديُر أحَد معاونيِه أو أحَد األفراِد الذين يعمُلوَن معه الجتماٍع قصيٍر بمكتِبِه‪ .‬وهذا النوُع مَن االجتماِع ال يحتاُج إلى‬
‫إجراءاٍت رسميٍة من تحضيِر وتوجيِه الدعوِة لالجتماِع واإلعداِد له بصورٍة رسميٍة وتسجيِلِه وتسجيِل محضٍر له وإعداِد التقريِر‬
‫النهاِئّي عنُه‪ ،‬ولكن يمكُن أن يتَّم ببساطٍة عندما يتصُل السكرتيُر بالشخِص المعني ويدعوُه لالجتماِع مع المديِر في موعٍد محدٍد‪ .‬ويكوُن‬
‫على السكرتيِر في هذِه الحالِة أن ُيعَّد مكتَب المديِر أو غرفَة االجتماعاِت الستقباِل االجتماِع ‪ ،‬كذلَك يجُب عليِه إعداُد ملٍّف يحتِو ي َع َلى‬
‫البياناِت واألوراِق الضروريِة لالجتماِع حتى يتمكَن المديُر من استخداِمَه ا خالَل االجتماِع ‪ ،‬وكل هذه الترتيباِت تتُّم باالتفاِق مع المديِر ‪.‬‬

‫السكرتيُر َي ْح ُضُر االجتماَع‬

‫قد تدعو الحاجُة أن يحضَر السكرتيُر االجتماَع ‪ ،‬ويقوُم بتدويِن التفاصيِل ‪ ،‬فإذا دعِت الحاجُة لذلَك يجُب أن ُيعَّد نفَس ُه‪ ،‬بأن يكوَن على‬
‫استعداٍد لتدويِن تفاصيِل االجتماِع وتلقي التعليماِت مَن المديِر ‪ .‬وبعد االنتهاِء مَن االجتماِع يجُب على السكرتيِر أن يعيَد ترتيَب غرفِة‬
‫االجتماعاِت أو غرفِة المديِر ‪ ،‬وأن يقوَم بطباعِة تقريِر االجتماِع لعرِض ِه على المديِر وأخِذ الموافقِة عليِه إلعالِم َم ن حضُروا االجتماَع‬
‫بما جاَء فيه بصورٍة رسميٍة‪.‬‬

‫االجتماُع الّرسمُّي‬

‫عندما يكوُن االجتماُع كبيَر العدِد أو بصدِد مناقشِة موضوٍع هاٍّم على مستًو ى عاٍل ‪ ،‬أو يكون أعضاُء االجتماِع من أماكَن مختلفٍة أحياًن ا‬
‫أو من جنسياٍت مختلفٍة في أحياٍن أخرى‪ ،‬فإَّن االجتماَع يأخُذ الشكَل الرسمَّي ؛ ألَّن الشكَل الرسمَّي ينطوي على اتباِع عدٍد مَن‬
‫اإلجراءاِت والتدابيِر التي من شأِنَه ا أن تكفَل نجاَح االجتماِع مَن الناحيِة التنظيمَّيِة‪ .‬واألموُر المتعلقُة بالنواحي التنظيمَّيِة لالجتماعاِت‬
‫الرسميِة من صميِم اختصاصاِت السكرتيِر ‪ ،‬فعليِه أن يقوَم بعدٍد من الواجباِت قبَل االجتماِع ‪ ،‬وكذلك له دوٌر هاٌّم وفّعاٌل أثناَء االجتماِع ‪،‬‬
‫كما أن عليه واجباٌت يتحتُم القياُم بها بعَد انتهاِء االجتماِع ‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬واجباُت السكرتاريِة قبَل االجتماِع ‪:‬‬

‫حجُز غرفِة أو قاعِة االجتماعاِت‬

‫عندما يكوُن مديُر َك مسئوًال عن الدعوِة الجتماٍع ما‪ ،‬وذلك حسَب القانوِن األساسِّي والنظاِم الداخلِّي للمؤسسِة‪ ،‬يكوُن لزاًما عليَك أن‬
‫تقوَم بجميِع النواِحي التنظيميِة التي تكفُل نجاَح االجتماِع ‪ ،‬ومن أهِّم َه ا‪ :‬حجُز غرفِة أو قاعِة االجتماعاِت‪ ،‬فقبَل إرساِل الدعوِة لألعضاِء‬
‫لالجتماِع ‪ ،‬يجُب عليَك أن تتأكَد من مكاِن االجتماِع ؛ فلن تستطيَع إرساَل الدعواِت إال بعَد تحديِد مكاِن االجتماِع ‪ .‬ونوُع غرفِة أو قاعِة‬
‫االجتماعاِت المطلوبِة يتوقُف على عدِد األفراِد الذين سيتُّم دعوُتُهم لالجتماِع ومدى الحاجِة إلى توّفِر معداٍت خاصٍة بالقاعِة كأجهزِة‬
‫الترجمِة وجهاِز العرِض وخالفِه‪ ،‬وهذه األجهزُة قد تكوُن غيَر متوافرٍة بالمؤسسِة؛ وبالتالي قد يستلزُم األمُر حجَز قاعِة االجتماعاِت‬
‫بأحِد الفنادِق الكبرى أو أحِد دواويِن االجتماعاِت المخصصِة لهذا الغرِض ‪.‬‬

‫مواصفاُت غرفِة أو قاعِة االجتماعاِت‬

‫يمكُنَك تحديد حجِم القاعِة بمعرفِة عدِد األعضاِء ‪ ،‬فإذا كان االجتماُع دورًّي ا ويحضُرُه أعضاٌء ال يتغيرون؛ فيمكنَك معرفة العدد‬
 ‫بالرجوِع إلى االجتماِع السابق‪ ،‬فإذا كاَن االجتماُع الذي نحن بصدِدِه األوَل من نوعِه‪ ،‬فيمكنَك معرفة العدد من خالل دعواِت‬
‫ِل‬ ‫بسؤا‬ ‫األعضاِء ‪ .‬كذلك يجُب معرفُة األجهزِة التي يحتاُجها االجتماُع‪ ،‬والعمُل على توفيِر ها والتأكُد من أّنها تعمُل بكفاءٍة ويتُّم ذلك‬
‫المديِر عن األجهزِة المطلوبِة‪ .‬وال يفوتَك أن تأخَذ في اعتباِر َك فتراِت الراحِة خالَل يوِم االجتماِع ‪ -‬إَذ ا كاَن االجتماُع سيمتُّد ليوٍم‬
‫طويٍل أو عدِة أياٍم في بعِض األحياِن ‪ -‬وما يمكُن تقديُمُه من مشروباٍت أو وجباِت طعاٍم لألعضاِء ‪ ،‬كل هذه األموِر عليَك بمتابعِتها‬
‫والتأكد من دقِتها حتى يمكنَك االطمئنان إلى أن االجتماَع قد ُحِّض َر له بصورٍة جيدٍة‪.‬‬

‫إرساُل الّد عواِت‬

‫يعتبُر توجيُه الدعوِة لالجتماِع من أهِّم األركاِن الضروريِة لصحِتِه‪ ،‬بل لصحِة القراراِت التي تصدُر عنه‪ ،‬ويجُب عليَك كسكرتيٍر‬
‫مسئوٍل عن تنظيِم االجتماِع أن تراعي األركاَن الضروريَة الالزمَة لصحِة االجتماِع ‪ ،‬فيجُب أن تختاَر الوقَت المناسَب إلرساِل‬
‫الدعواِت‪ ،‬فإرساُل الدعواِت قبَل موعِد االجتماِع بمدٍة طويلٍة تصرٌف غيُر حكيٍم ‪ ،‬فمن السهِل في هذه الحالِة أن ينسى األفراُد موعَد‬
‫االجتماِع لطوِل الفترِة الزمنيِة بين إرساِل الدعواِت والموعِد المحدِد لالجتماِع ‪ ،‬كما أن إرساَل الدعواِت قبَل االجتماِع بفترٍة قصيرٍة ال‬
‫يعطي لألفراِد الفرصَة لتحضيِر أنفِس ِه م لالجتماِع خاصًة إذا كانت هناك أوراٌق ومواضيُع يجُب إعداُدها لمناقشِتها في االجتماِع ‪.‬‬
‫واألنسُب أن ُترسَل الدعواُت للحضوِر قبل االجتماِع بأسبوعين أو أكثر قليًال حتى يتمكَن األعضاُء من الترتيِب لحضوِر االجتماِع ‪.‬‬

‫مواصفاُت دعواِت االجتماع‬

‫يجُب أن ُتوضَح الدعوُة اسَم الشخِص المطلوب دعوُتُه لالجتماِع ‪ ،‬وموضوَع االجتماِع ‪ ،‬وميعاَد ه‪ ،‬ومكاَن ه‪ ،‬والغرَض منه‪ ،‬كذلك يمكُن‬
‫إعداُد الدعوِة بشكٍل يسمُح بأن تتلقى رًّد ا على الدعوِة سواء بالموافقِة على الحضوِر أو عدم إمكانيِة الحضوِر ‪ .‬ويتُّم ذلك بأن يكوَن‬
‫هناك جزٌء في نهايِة الدعوِة يمّك ُن صاحَب الدعوِة من الرِّد بنعٍم أو َال‪ ،‬ويطلُب منه قطَع هذا الجزِء وإعادتُه إليَك في موعٍد محدٍد حتى‬
‫يمكنَك أن تعرَف وتحدَد من سيحضُر االجتماَع والعدَد الفعلَّي للحضوِر ‪ ،‬كذلك يجُب عليَك االحتفاُظ بنسٍخ من الدعواِت التي ُو جهْت‬
‫لألفراِد ومواعيد إرسالَه ا ألِّي ظرٍف طارٍئ ‪.‬‬

‫إعداُد جدوِل األعماِل‬

‫يتوقُف نجاُح االجتماِع مهما كان الغرُض منه على مدى كفاءِة التحضيِر له‪ ،‬ويكوُن التحضيُر لالجتماِع بإعداِد جدوِل األعماِل ‪ ،‬ويعتبُر‬
‫جدوُل األعماِل الورقَة الرسميَة التي يعتمُد عليها المديُر في إدارِتِه لالجتماِع وكذلك األعضاُء في متابعِتهم لما يجِر ي أثناَء االجتماِع ‪.‬‬
‫وجدوُل األعماِل قائمٌة تحتوي على الموضوعاِت الرئيسيِة التي سيتُّم مناقشُتَه ا والتصويُت عليها من خالل االجتماِع مرتبة بحسب‬
‫أهميِة الموضوعاِت‪ .‬ويجُب عليَك كسكرتيٍر مسئوٍل عن تنظيِم االجتماِع أن تقوَم بطباعِة جدوِل األعماِل وتصويِر عدِد نسٍخ تكفي‬
‫أعضاَء االجتماِع وكذلك توزيعها عليهم في يوِم االجتماِع أو إرسالها بالبريِد لهم قبَل االجتماِع لالطالِع عليها حتى يتمكَن األعضاُء‬
‫الذين يريُدون تقديَم ورقِة عمٍل ‪ ،‬أو بحًث ا بخصوِص موضوٍع ما ورَد بالجدوِل من اإلعداِد لهذا البحِث‪ ،‬وفي أحياٍن أخرى يطلُب منَك‬
‫متابعُة األعضاِء ومعرفُة عدِد البحوِث التي ستقّد ُم للمناقشِة ويكوُن لك السلطة في طلِب هذه األبحاِث من أصحاِبها قبل االجتماِع بوقٍت‬
‫كاٍف حتى يمكنَك إعدادها وتجهيزها من طباعٍة وتصويٍر قبل موعِد االجتماِع ‪.‬‬

‫إعداُد ملِّف االجتماِع‬

‫من واجباِت السكرتيِر المتعلقِة باالجتماعاِت أن يقوَم بإعداِد الملِّف الخاِّص باالجتماِع موضوع المناقشِة‪ ،‬وذلك بإرفاِق جميِع األوراِق‬
‫والمستنداِت التي سيحتاُجها المديُر أثناَء االجتماِع ‪ .‬كذلك سيكوُن عليِه أن يتأكَد من أَّن كَّل عضٍو وافَق على إعداِد ورقٍة لطرِحها‬
‫باالجتماِع قد أرسَل له الورقَة ‪ ،‬وأنُه قد قاَم بإعداِدها وطباعِتها وتصويِر ها لجميِع األعضاِء لتوزيِعها في بدايِة االجتماِع ‪.‬‬
 ‫رابعا ‪ -‬واجباُت السكرتاريِة أثناَء االجتماِع ‪:‬‬

‫واجباُت السكرتيِر أثناَء االجتماِع‬

‫تختلُف واجباُت السكرتيِر مَن اجتماٍع آلخَر ‪ ،‬فهناَك اجتماعاٌت يجُب على السكرتيِر حضوُر َه ا ومن َث َّم له واجباُتُه‪ ،‬كما توجُد‬
‫اجتماعاٌت ال تدعو الحاجُة إلى وجوِد السكرتي ‪ ،‬وعندئٍذ يستمُّر السكرتيُر في عمِلِه بصورٍة طبيعيٍة مع االهتما بأِّي طارٍئ قد ينشُأ‬
‫ِم‬ ‫ِر‬
‫ويتعلُق باالجتماِع كأْن تأتي مكاملٌة هاتفيٌة ألحِد أعضاِء االجتماِع ‪ ،‬ففي هذه الحالِة يجُب على السكرتيِر أن يعرَف كيَف يتصرَف‬
‫ويعالَج مثَل هذه المواقف‪.‬‬

‫حضوُر االجتماِع وتدويُن التفاصيِل‬

‫إذا كان على السكرتيِر أن يحضَر االجتماَع ؛ فإن األمَر تترتُب عليه بعُض الواجباِت التي يجُب على السكرتيِر القياُم بها‪ ،‬ومن هذه‬
‫الواجباِت ما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬حصُر وتسجيُل أسماِء األعضاِء ؛ للتأكِد مَن األعضاِء الذين حضروا واألعضاِء الذين لم يحضُروا‪.‬‬
‫‪ -2‬إثباُت اإلجراءاِت التي اتبعْت ‪ -‬من خالِل رئيِس االجتماِع ‪ -‬للتحقِق من صحِة انعقاِد االجتماِع ‪.‬‬

‫تسجيُل تفاصيِل االجتماِع‬

‫إَّن تسجيَل تفاصيِل االجتماِع من واجباِت السكرتيِر أثناَء االجتماِع ‪ ،‬ويتُّم التسجيُل باستخداِم جهاِز التسجيِل ؛ لمساعدِة السكرتيِر على‬
‫القياِم بهذه المهمِة خاصًة في الحاالِت التي يكثُر فيها عدُد أعضاِء االجتماِع ويكوُن السكرتيُر غيَر ملٍّم بشخصياِت األعضاِء ‪ .‬وفي هذه‬
‫الحالِة يمكنُه االعتماد على جهاِز التسجيِل وكذلك بالرجوِع إلى مديِر ِه ليرشدُه إلى أسماِء األعضاِء ليمكنُه تسجيلها عند قياِم أحِد‬
‫األعضاِء بالتحدِث أثناَء االجتماِع ‪ ،‬كذلك في ظِّل التكنولوجيا الحديثِة التي تتسلُح بها المكاتُب اليوم‪ ،‬فإنه يمكُن االعتماُد على جهاِز‬
‫الفيديو في تسجيِل االجتماِع ثم الرجوُع إليه في أِّي وقٍت الستخدامِه في إعداِد تقريِر االجتماِع ‪.‬‬

‫خامسا ‪ -‬واجباُت السكرتاريِة بعَد االجتماِع ‪:‬‬

‫واجباُت السكرتيِر بعَد االجتماِع‬

‫بعَد انتهاِء االجتماِع وانصراِف األعضاِء ‪ ،‬يتعيُن على السكرتيِر القياُم بإعادِة غرفِة االجتماعاِت إلى حالِتها الطبيعيِة‪ ،‬أما إذا كاَن‬
‫االجتماُع خارَج المؤسسِة؛ فيجُب التأكُد من أن أًّي ا مَن األعضاِء لم يترْك شيًئ ا خاًّص ا به‪ ،‬وأن األجهزَة في حالِتها الطبيعيِة كما تسلمها‬
‫من إدارِة القاعِة‪.‬‬

‫إعداُد المحضِر النهاِئّي لالجتماِع‬

 ‫من مهاِّم السكرتيِر بعَد انعقاِد االجتماِع إعداُد المحضِر النهاِئّي لالجتماِع ‪ ،‬ويجُب أن يشتمَل على البنوِد التاليِة‪:‬‬

‫‪ -1‬ساعُة وتاريُخ ومكاُن انعقاِد االجتماِع ‪.‬‬

‫‪ -2‬اسُم رئيِس االجتماِع واسُم السكرتيِر ‪.‬‬
‫‪ -3‬اإلجراءاُت التي اتبعْت للدعوِة لالجتماِع وصحُتها طبًقا لالئحِة‪.‬‬
‫‪ -4‬أسماُء أعضاِء االجتماِع الذين حضُروا‪ ،‬وأسماُء األعضاِء الذين لم يحضُروا بعذٍر ودوَن عذٍر ‪.‬‬
‫‪ -5‬اإلشارُة إلى أنه َت ّم ْت تالوُة محضِر المناقشاِت التي دارْت أثناَء االجتماِع وَت ّمِت الموافقُة عليِه واعتماُدُه‪.‬‬
‫‪ -6‬عرُض مفصٌل ودقيٌق لجميِع المناقشاِت التي دارْت أثناَء االجتماِع (أو االجتماعاِت) وألسماِء األعضاِء الذين أثاُروا أسئلًة وأولئك‬
‫الذين قاُموا بالرِّد واالعتراضاِت والموافقاِت‪ ،‬أْي يتُّم عرُض كّل صغيرٍة وكبيرٍة دارْت في االجتماعاِت ويمكُن للسكرتيِر أن يقوَم بذلَك‬
‫من خالل الرجوِع إلى التسجيِل الذي َت م أو إلى شريِط الفيديو‪.‬‬
‫ُذ‬
‫‪ -7‬كتابُة محضِر االجتماِع وتدويُنُه في الدفتِر الخاِّص بذلك وأخ موافقِة وتوقيِع رئيِس االجتماِع عليه‪.‬‬
‫‪ -8‬بعَد اعتماِد رئيِس االجتماِع للمحضِر واعتماِد القراراِت‪ ،‬يقوُم السكرتيُر بنسِخها وإرساِل صوٍر منها لإلداراِت واألعضاِء بهدِف‬
‫إعالِم ِه م بهذِه القراراِت التي َت ّمِت الموافقُة عليها أثناَء االجتماِع ‪.‬‬

‫سادسا ‪ -‬المناظراُت السمعيُة والبصريُة ‪:‬‬

‫المناظراُت السمعيُة والبصريُة‬

‫تعتبُر المناظراُت السمعيُة والبصريُة أحدَث وسيلٍة نقلتَه ا التكنولوجيا الحديثُة في مجاِل إدارِة وتنظيِم االجتماعاِت وتعتمُد عليها الكثيُر‬
‫من المؤسساِت الكبيرِة في إدارِة االتصاِل بين األفراِد سواء داخَل المؤسسِة أو خارجها بهدِف اتخاِذ قراٍر ما بشأِن موضوٍع مطروٍح‬
‫للنقاِش ‪ .‬ونتيجًة التساِع نطاِق الرقابِة التي يتمتُع بها المديُرون؛ فإّنُهم غالًبا َم ا يميلوُن إلى اإلقالِل من أسفارهم‪ ،‬توفيًر ا للوقِت والنفقاِت‬
‫واالعتماِد على المناظراِت كإحدى وسائِل االتصاِل واالجتماِع ‪.‬‬

‫نظاُم المناظراِت‬

‫يتضمُن نظاُم المناظراِت إشراَك أكثر من فردْين من مكاٍن واحٍد في مناقشِة موضوٍع مطروٍح للبحِث والنقاِش ‪ ،‬وذلك إما من خالل‬
‫التليفوِن (أو المناظراِت السمعيِة) أو من خالل شاشاِت العرِض (أو المناظراِت البصريِة)‪ ،‬ويساعُد على انتشاِر هذه الوسيلِة من‬
‫وسائِل االتصاِل ‪ ،‬سهولُة استخداِم أجهزِة «الفاكِس » في نقِل الرسائِل إلى مكاِن انعقاِد المناظراِت أثناَء وقِت إجراِئها‪.‬‬

‫التقنيُة الحديثُة والمناظراُت‬

‫إَّن األقماَر الصناعيَة والمحطاِت الفضائيَة هي الوسيُط اآلخُر لعمليِة االتصاِل عن طريِق المناظراِت‪ ،‬ويمكُن من خالِلها أن يرى‬
‫أعضاُء المناظرِة بعَض ُهم بعًض ا على شاشاِت العرِض وكّل ِمنهم في مكاِنِه (وهو ما ُيسّمى بالمناظراِت البصريِة)‪ ،‬وأن يتصَل بعُضهم‬
‫ببعٍض من خالل أجهزِة الهاتِف ويتنافُسوا بشأِن موضوِع البحِث المطروِح ‪.‬‬

‫إعداُد المناظراِت‬

‫واجباُت السكرتيِر بشأِن اإلعداِد للمناظراِت هي أيًض ا واجباُت السكرتيِر بشأِن اإلعداِد لالجتماِع من حجِز موعٍد بغرفِة االجتماعاِت‬
‫وإعداِد األجهزِة‪ ،‬وإعالِم األعضاِء ‪ ،‬وإعداِد المادِة التي ستتُّم مناقشُتَه ا‪ ،‬وتدويِن التفاصيِل أثناَء المناظرِة وإكماِل األعماِل المترتبِة على‬
‫المناظرِة‪.‬‬

‫للمزيد‪https://www.hrdiscussion.com/hr14390.html#ixzz1Ks7GWp3E :‬‬
‫الفصل الخامس ‪ -‬كتابة الرسائل والتقارير ‪:‬‬

‫و يتكون هذا الفصل من سبعة ابواب رئيسية هي كالتالي ‪:‬‬

‫‪ -1‬ما هي المراسالت ؟‬

‫‪ -2‬إعداد الرسائل ؟‬

‫‪ -3‬إعداد وكتابة التقارير‬

‫‪ -4‬اقسام التقرير‬

‫‪ -5‬االسس والغرض من كتابة التقارير‬

‫‪ -6‬التقرير بغرض االستخدام كسجل‬

‫‪ -7‬تحديد الشكل النهائي للتقرير‬

‫اوال ‪ -‬ما هي المراسالت ‪:‬‬

‫أهميُة المراسالِت‬

‫تعتبُر المراسالُت المتبادلُة فيما بين المؤسساِت أو األفراِد من أكثر وسائِل االتصاِل المكتوبِة شيوًع ا في الوقِت الحاضِر ‪ ،‬وليسِت‬
‫الرسالُة بديًال لالجتما بين طرفْين فحسب‪ ،‬وإنما هي دليٌل للجديِة وإثباِت للتعامِل واالرتباِط في الوقِت ذاِتِه‪ .‬والرسائُل التجاريُة‬
‫ِع‬
‫ضرورٌة لعقِد الصفقاِت ولتبادِل المعلوماِت فيما بين المتعاملين‪ ،‬فهي تمهُد لالتصاِل فيما بينهم‪ ،‬كما تعتبُر في ذاِتها سجًال دائًما لهذه‬
‫االتصاالِت‪.‬‬

‫عدُم المغاالِة في الرسائِل‬

‫إَّن األمَر يقتضي عدَم المغاالِة في استخداِم المكاتباِت الداخليِة والعنايَة بتحريِر ها‪ ،‬ومعالجَت ها في كافِة المراحِل التي تمُّر بها وفًقا لنظاٍم‬
‫علمٍّي يكفُل مساهمَت َه ا الفعالَة في تحقيِق األهداِف المرجوِة‪.‬‬

‫صياغُة الّرسائِل‬

‫لما كاَن دوُر السكرتيِر الناجِح ال يقتصُر على كتابِة الرسائِل على اآللِة الكاتبِة أو الحاسِب اآلِلّي بعَد إمالِئَه ا‪ ،‬وإنما يجُب أن يمتَّد إلى‬
‫صياغِة الرسائِل الصادرِة وإعداِد الرِّد على تلَك الواردِة‪ ،‬ومعالجِة كليهما في مختلِف المراحِل ؛ لذا كان من الواجِب عليِه التعرُف على‬
‫المبادِئ العلميِة إلعداِد الّرسائِل ودراسُة القواعد التي تحكُم إجراءاِت التعامِل معها‪.‬‬

‫ثانيا ‪ -‬إعداُد الرسائِل ؟ ‪:‬‬

‫االعتباراُت الواجُب مراعاُتَه ا عنَد إعداِد الّرسائِل‬

‫الرسالُة هي إطاٌر مكتوٌب يحمُل معلوماٍت يراُد نقُلها من المرسِل إلى المستقبِل ‪ ،‬ولما كاَن نجاُح عمليِة االتصاِل مرعوًن ا بتقبِل المرسِل‬
‫إليِه لمضموِن الرسالِة وتفهِمِه له على النحو الذي يقصدُه المرسُل‪ ،‬ولما كان دوُر السكرتيِر ال يجُب أن يقتصَر على كتابِة الرسائِل‬
‫على اآللِة الكاتبِة بعَد إمالئها‪ ،‬وإنما يجُب أن يكوَن كذلك قادًر ا على صياغِتها؛ لذا فهناك عدٌد من االعتباراِت الواجب مراعاُتها عند‬
‫صياغِة الرسائِل ومنها‪:‬‬
‫ُل‬
‫‪ -1‬التحديد الواضُح لمضموِن الرسالِة المراد نق ها‪.‬‬
‫‪ -2‬استخداُم عباراٍت صحيحٍة من خاللها يستطيُع القارُئ أن يفهَم الرسالَة المنقولَة في وضوٍح وبال إيهاٍم ‪.‬‬
‫‪ -3‬مراعاُة األجزاِء األساسيِة للرسالِة والتي تتضمُن ‪ :‬االفتتاحيَة ‪ ،‬وموضوَع الرسالِة والذي ُيقّس ُم بدوِر ِه إلى ِفقراٍت‪ ،‬والخاتمَة ‪.‬‬
‫‪ -4‬صياغُة أسلوِب الرسالِة بعنايٍة وبأسلوٍب منطقٍّي ‪ ،‬وحتى تؤّدي كُّل نقطٍة إلى النقطِة التاليِة لها‪.‬‬
‫‪ -5‬اختياُر الكلماِت المعبرِة عن المعنى‪ ،‬وتجنُب األخطاِء اللغويِة‪.‬‬

‫قواعُد كتابِة الرسائِل‬

‫‪ -1‬اإلشارُة للرسالِة السابقِة‪.‬‬

‫‪ -2‬الرُّد على االستفساراِت حسَب ترتيِب وروِدها بالرسالِة‪.‬‬
‫‪ -3‬التسلسُل المنطقُّي للفقراِت‪.‬‬
‫‪ -4‬سالمُة ودّقُة جميع البياناِت والمعلوماِت‪.‬‬
‫‪ -5‬البعُد عن صيغِة األمِر وصيغِة النهي‪.‬‬
‫‪ -6‬توّفُر الذوِق واللباقِة‪ ،‬وحسُن اختياِر الكلماِت‪.‬‬
‫‪ -7‬االهتماُم باالفتتاحيِة والخاتمِة‪.‬‬

‫الشروُط الموضوعيُة في الرسالِة‬

‫هي اإليجاُز ‪ ،‬والبساطُة والسهولُة ‪ ،‬وقّو ُة التعبيِر ‪ ،‬والموضوعيُة ‪ .‬اإليجاُز ‪:‬‬

‫‪ -1‬أَّن تتضمَن الرسالُة موضوًعا واحًد ا وفي ورقٍة واحدٍة قدَر اإلمكاِن ‪.‬‬
‫‪ -2‬عدُم تكراِر ما جاَء بالرسالِة المردود عليها‪.‬‬
‫‪ -3‬يجُب اختياُر الكلماِت بعنايٍة دوَن إسراٍف أو نقصاٍن ‪.‬‬
‫‪ -4‬أن يكوَن لكِّل كلمٍة موضُع بالرسالِة وال يمكُن االستغناُء عنها‪.‬‬
‫‪ -5‬أن تكوَن الكلماُت مترابطًة ومتناسقًة ومسلسلًة كوحدٍة واحدٍة‪.‬‬

‫البساطُة‬
‫‪ -1‬يجُب استخداُم الكلماِت والجمِل القصيرِة‪.‬‬
‫‪ -2‬يجُب استخداُم أوضِح الكلماِت فهًما وقرًبا من االستعماِل وذلك‪:‬‬
‫أ‪ -‬حَّت ى ال يضيع الوقُت في القراءِة والتفسيِر ‪.‬‬
‫ب‪ -‬حتى ال يشعر الطرُف اآلخُر بأّنك أعلى منه ثقافًة ‪.‬‬
 ‫التعبيُر‬
‫ٌة‬ ‫ٌة‬
‫‪ -1‬يجُب أن يكوَن هناَك اطالٌع وقراء مستمر في اللغِة؛ حتى يمكن اختياُر الكلماِت المناسبِة‪.‬‬
‫‪ -2‬يجُب عدُم شرِح نقطٍة أو قراٍر قبَل ذكِر هَذ ا البنِد أو هذا القراِر ‪.‬‬
‫‪ -3‬يجُب االبتعاُد عِن الكلماِت ركيكِة المعنى‪ ،‬ضحلِة األسلوِب وعن الجمِل المفككِة‪.‬‬
‫‪ -4‬االهتماُم بحجِم الجملِة‪ :‬غير طويلٍة وغير قصيرٍة‪.‬‬
‫‪ -5‬عدُم استعماِل الكلماِت التي تثيُر الشَّك وتحتمُل التفسيَر بعدِة معاٍن ‪.‬‬
‫‪ -6‬عدُم اإلسراِف في المجاملِة أو التحيِة أكثر من الالزِم ‪.‬‬

‫الموضوعيُة‬
‫‪ -1‬االلتزاُم باألمانِة والدقِة في عرِض الموضوِع مع منهٍج علمٍّي في ُصلِب الموضوِع ‪.‬‬
‫‪ -2‬وضُع مقدماٍت تمثُل جوانَب الموضوِع تمهيًد ا لالستنتاجاِت‪.‬‬
‫‪ -3‬االستنتاجاُت يجُب أن تكوَن منطقيًة ونابعًة من تلَك المقدماِت‪.‬‬
‫‪ -4‬االعتراُف بالخطِأ في حالِة وجوِدِه‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬إعداُد وكتابُة التقاريِر ‪:‬‬

‫إعداُد وكتابُة التقاريِر‬

‫عادًة ما تخدُم التقاريُر أغراًض ا عدًة ويستخدُم َه ا العديُد مَن الناِس ؛ لذلك فهي األساُس الذي تبِني عليِه اإلدارُة قراراتَه ا فتمّدها‬
‫بالمعلوماِت الالزمِة أو توجه نظر اآلخرين لما يجُب عليهم القيام به‪ ،‬كما أننا نجُد أن مستقبَل المؤسسِة يعتمُد في وقٍت من األوقاِت‬
‫على التقاريِر وخاصة المؤثرة‪ .‬فالمنشآُت والمؤسساُت في الوقِت الحاضِر لها هيكٌل متشابٌك وال يتنسى أن تتَّم عمليُة التنسيِق بين‬
‫اإلداراِت والوظائِف المختلفِة بالمنشآِت والمؤسساِت واإلداراِت بسهولٍة إّال عن طريِق التقاريِر والمراسالِت المكتوبِة‪ ،‬فكيف يمكُن‬
‫للتقريِر أن يحقَق كّل هذا؟‬

‫مدى تأثيِر التقريِر‬

‫إَّن إدراَك المجاِل الذي يستخدُم فيه التقريُر والمراسالُت المتبادلُة داخَل المنشأِة يعطي الحَّد األدَن ى من اإلجابِة على السؤاِل ‪ ،‬فالنظرُة‬
‫السريعُة على الهيكِل التنظيِمّي للمؤسسِة يمكُن أن تعِط ي انطباًعا أولًّي ا عن السبِل التي يمكُن أن يصَل إليها التقريُر ويؤثُر فيها‪ ،‬إال أنه‬
‫غالًبا ما يأخُذ التقريُر الشكَل الرأسَّي أْي إلى المستوياِت اإلداريِة العليا للموافقِة‪ ،‬ثم إلى أسفَل للتنفيِذ‪ .‬كذلك يمكُن للتقريِر أن يتجَه أفقًّي ا‬
‫بين المجموعاِت المختلفِة أو أن يستخدَم كأساٍس لبدِء عالقاٍت أو معلوماٍت يعتمُد عليها المساهُمون بالمؤسسِة‪.‬‬

‫التقاريُر الخارجيُة‬

‫باإلضافِة إلى التقاريِر التي يمكُن أن تتداوَل داخَل المنشأِة فهناك التقاريُر الخارجيُة ‪ ،‬فنجُد التقاريَر المتبادلَة بين المورديَن والعمالِء ‪،‬‬
‫بين المؤسساِت والحكومِة‪ ،‬بين وحداِت البحِث والتطويِر ووحداِت اإلنتاِج أو بين بعِض الشركاِت وبعِض ها اآلخر‪ .‬هذا اإلطاُر الضخُم‬
‫واالستخداماُت المتعددُة التي يقوُم عليها التقريُر غالًبا ما تلقي بمسئوليٍة جسيمٍة على كاتِب التقاريِر ‪ ،‬فال يوجُد تقريٌر واحٌد يمكُن أن‬
‫يشتمَل على كل هذه الوظائِف السابق اإلشارة إليها‪ ،‬ولذلَك لالستفادِة من التقاريِر ‪ ،‬ولكي يكوَن التقريُر فعاًال‪ ،‬يجُب أن يصمَم التقريُر‬
‫ليواكَب متطلباِتِه ويؤدي الغرَض منه‪ ،‬هذا التنوُع في وظائِف وأغراِض التقريِر لم يولد غير أنماٍط وأشكاٍل وأقساٍم مختلفٍة للتقاريِر‬
 ‫يمكُن االعتماُد عليها للوصوِل إلى الغرِض النهائي من التقريِر المراد إعداُدُه‪.‬‬

‫ضرورياُت التقاريِر‬

‫يجُب أن تحتوي التقاريُر سواء كانت قصيرًة أو طويلًة على بعِض المعلوماِت األساسيِة مثل‪:‬‬
‫‪ -1‬موضوُع التقريِر متمثًال في العنواِن أو الموضوِع ‪.‬‬
‫‪ -2‬اسُم كاتِب التقريِر ‪.‬‬
‫‪ -3‬الشخُص المقَّد ُم إليه التقرير‪.‬‬
‫‪ -4‬تاريُخ تقديِم (أو االنتهاِء من) التقريِر وفي بعِض األحياِن يمكُن إضافُة اسِم الشركِة ووظيفِة القائِم بالتقريِر ‪.‬‬

‫هيكُل التقريِر‬
‫التقريُر في هيكِلِه يتضمُن ‪:‬‬
‫‪ -1‬بياًن ا بمصداقيِتِه والغرِض منه ومجاِل استخداِمِه‪.‬‬
‫‪ -2‬معلوماٍت كافيًة لتحقيِق الغرِض منه مقسمًة إلى أجزاٍء متناسقٍة ومترابطٍة‪.‬‬
‫‪ -3‬قسًما إجمالًّي ا يتضمُن التأكيَد على الغرِض من التقريِر والفائدِة المرجوِة من ورائِه‪ ،‬كذلك يتضمُن التقريُر توقيَع كاتِبِه‪ ،‬وذلك على‬
‫خطاٍب مرفٍق مع التقريِر أو في الصفحِة األولى للتقريِر ‪.‬‬

‫رابعا ‪ -‬أقساُم التقريِر ‪:‬‬

‫أقساُم التقريِر‬

‫األشكاُل أو األقساُم النمطيُة تستخدُم بكثرٍة في التقاريِر ‪ ،‬فهي تحتوي على معلوماٍت ترتبُط بصورٍة وثيقٍة بالقسِم الذي تندرُج تحَت ُه‪.‬‬

‫صفحُة العنواِن‬

‫هي صفحٌة تحتوي على رقِم التقريِر وعنواِنِه كذلك رقِم العقِد‪ ،‬واسِم المعِّد والمشاركين في التقريِر ‪ ،‬والتاريِخ وفي بعِض األحياِن عدِد‬
‫صفحاِت التقريِر وعدِد األشكاِل بداخل التقريِر ‪ ،‬باإلضافِة إلى اسِم الشخِص الذي يقّد ُم له التقريُر‪.‬‬

‫قائمُة المحتوياِت‬

‫وتحتوي على عرِض األقساِم الرئيسَّيِة بالتقريِر ورقِم الصفحِة‪ ،‬وكذلك قائمٍة بالجداوِل والرسوماِت التوضيحيِة‪.‬‬

‫ملخُص التقريِر‬

‫ويحتوي على عرٍض مقتضٍب للتقريِر والغرِض منُه ومجاالِت استخداِمِه والنتائِج التي َت َّم التوصُل إليها‪ ،‬والغرُض من الملخِص هو‬
‫عرُض نتائِج التقريِر ومحتوياِتِه بصورٍة مبسطٍة ومقتضبٍة‪.‬‬

‫الغرُض مَن التقريِر‬

 ‫وهو بياٌن لمجاالِت التقريِر والغرِض منه يستدُّل به القارُئ عند قراءِتِه للتقريِر ‪.‬‬

‫النتائُج‬

‫وهو عرٌض وتحليٌل لنتائِج البياناِت التي تم التوصُل إليها وجمُعها مشفوعًة بالرسوم واألشكاِل التوضيحيِة‪ .‬أما الخالصُة ‪ :‬فيفرُد لها‬
‫جزٌء خاٌّص ‪ ،‬ألنها تعرُض باختصاٍر واقتضاٍب للنظرِة العامِة للتقريِر وهي تجميٌع لالستنتاجاِت التي تم التوصُل إليها‪.‬‬

‫التوصياُت‬

‫وفي هذا الجزِء ُتذكُر التوصياُت لتطبيِق ما ورَد بالتقريِر والدرساِت المستقبليِة المتوقعِة كذلك تذكُر األسباُب وراَء تلَك التوصياِت‪.‬‬
‫ويمكُن في بعِض التقاريِر دمُج كٍّل مَن الخالصِة والتوصيِة مًع ا في جزٍء واحٍد‪.‬‬

‫هيكُل الكتابِة الفّعالِة‬

‫إذا وجَد هيكٌل أو نمٌط يمكُن أن يتبَع ُه كاتُب التقريِر ؛ فإَّن األمَر يكوُن هِّي ًن ا‪ ،‬أما إذا لم يوجْد هذا النمُط أِو الهيكُل؛ فعلى كاتِب التقريِر أن‬
‫يعتمَد على معلوماِتِه واألسِس الخاّصِة ِبِه وهو أمٌر يزيُد من صعوبِة إعداِد التقاريِر ‪ ،‬ولكن ال يخَفى أن المعرفَة بمبادِئ كتابِة التقاريِر‬
‫عامًة تنطبُق على تلك التي لها أشكال أو على سواها‪.‬‬

‫خامسا ‪ -‬اُألسُس والغرُض من كتابِة التقاريِر ‪:‬‬

‫األسُس العلميُة ِفي إعداِد وكتابِة التقاريِر‬

‫إَّن القدرَة على التغلِب على مشكالِت الكتابِة هي من المسائِل التي يمكُن التغلُب عليها بسهولٍة‪ ،‬ولكن الصعوبَة تكمُن في التغلِب على‬
‫مشكالِت الكتابِة للتقاريِر والنماذِج الفنيِة أو الصناعيِة عامًة ؛ ولذلك باَت من الضروري القياُم بتحليِل المشكلِة للتغلِب عليها‪ .‬وال يتوقُع‬
‫أن تحصَل على أفضل النتائِج مصدافًة ودوَن تحليٍل جيٍد‪ ،‬ويجُب على كاتِب أو معِّد التقريِر أن يضَع في ذهِنِه‪ :‬لماذا هذا التقرير؟ وما‬
‫الغرُض المرجو تحقيقه من كتابِة مثل هذا التقرير؟ وإذا ما أراَد أن يكوَن تقريرُه فّعاًال عليه أن يدرَك كيف سيتُّم استخداُم التقريِر ‪ ،‬فهو‬
‫المسئوُل عن تقديٍم يفي بمتطلباِت المنشأِة أو المؤسسِة التي تتعامُل في مثل هذا النوِع من التقاريِر ‪.‬‬

‫تحليُل المشكالِت‬

‫إَّن تحليَل المشكالِت التي تواجُه كتابَة التقاريِر يتركُز حوَل الغرِض من التقريِر ‪ ،‬ودوِر المنشأِة واألشخاِص الموجه لهم التقرير‪ ،‬وهي‬
‫العناصُر التي يرتكُز عليها كاتبو التقاريِر في كتاباِتِه م‪ .‬والتحليُل يرسُم له الطريَق ليعرَف ما يجُب القياُم به‪ ،‬وما يجُب أن يتضمَن ُه‬
‫تقريرُه‪ ،‬وكيف سينظُمه ‪ ،‬وكيف سيقّد ُم تقريَر ُه‪ ،‬وإجماًال فإَّن التحليَل يعطي الشكَل المفترَض أن يكوَن عليه التقريُر في مجمِلِه‪.‬‬

‫الغرُض مَن التقريِر‬

‫تختلُف التقاريُر باختالِف الغرِض منها؛ فمحتوياُت ومجاالُت استخداِمها تقوُم بدرجٍة كبيرٍة على القراراِت التي تتخذها اإلدارُة؛ ولذلك‬
‫يجُب أن ُيعَّد كُّل تقريٍر ليفي بالغرِض منه‪.‬‬
 ‫كيَف تتأثُر التقاريُر بالغرِض منها؟‬

‫كاتُب التقريِر عليه أن يدرَك أن تحقيَق الغرِض هو هدفه األول‪ ،‬على سبيل المثال‪ :‬عليه أن يفرَق بين التقريِر الذي يؤّك ُد على اتباِع‬
‫قواعِد السالمِة في قسٍم ما وبين ذلك التقريِر الذي ُيوصي باتخاِذ خطواٍت فعالٍة لتطبيِق تلك القواعِد‪ ،‬كما أن هذين التقريرين يختلفان‬
‫بالطبِع عن آخَر ُيعُّد بغرِض التوصيِة وزيادِة فعاليِة قواعِد السالمِة‪.‬‬

‫تقسيُم التقاريِر وفًقا للغرِض‬

‫على الرغِم من أَّن هناك العديَد من التقاريِر المستخدمِة بالمنشآِت إال أنه يمكُن تقسيُمها وفًقا للغرِض من استخداِمها وطبيعِة ارتباِط ها‬
‫بعمليِة صنِع القراِر ‪ .‬وعموًما فإن التقاريَر تكتُب بغرِض ‪:‬‬
‫‪ -1‬اإلعالِم ‪.‬‬
‫‪ -2‬التحفيِز التخاِذ تصرٍف ما‪.‬‬
‫‪ -3‬التنسيِق بين المشروعاِت‪.‬‬
‫‪ -4‬التوصيِة‪.‬‬
‫‪ -5‬االستخداِم كسجٍل للنشاِط ‪.‬‬

‫التقريُر بغرِض اإلعالِم‬

‫هذا النوُع مَن التقاريِر ُيعُّد إلعطاِء معلوماٍت‪ .‬وهو يختلُف بدرجٍة كبيرٍة في شكِلِه ومحتوياِتِه وطوِلِه‪ ،‬ويوجُد نوعاِن من التقاريِر في‬
‫هذا الخصوِص ‪:‬‬
‫‪ -1‬التقاريُر الدوريُة والتي تحتوي على معلوماٍت وبياناٍت روتينيٍة‪.‬‬
‫‪ -2‬التقاريُر الخاصُة والتي تحتوي على بياناٍت خاصٍة بمشكلٍة معينٍة‪.‬‬
‫‪ -3‬كال النوعْين يركُز بدرجٍة كبيرٍة على المعلوماِت التي تتضمنُه‪ ،‬وللتأكيِد على مزيٍد من الفاعليِة للتقريِر فإن الكاتَب عليه أن يرّكَز‬
‫ويتفهَم المعلوماِت المطلوبة وأسبابها‪ .‬وفي التقاريِر الدوريِة نجُد أن الشكَل والتنظيَم ُيحَّددان مسبًقا‪ ،‬فالتقريُر يعُّد كل فترٍة والمعلوماُت‬
‫فيه قد تكوُن متكررًة في عرِض ها‪ ،‬وغالًبا ما نجُد نماذَج مطبوعًة لهذا النوِع مَن التقاريِر ‪.‬‬

‫معلوماُت التقاريِر الخاصِة‬

‫أما التقاريُر الخاصُة فالمعلوماُت فيها تختلُف اختالًف ا كبيًر ا‪ ،‬فالمعلوماُت المطلوبُة ومجاالُت استخداِم التقاريِر تتحكُم في طبيعِة‬
‫ومحتوياِت التقريِر ‪ ،‬كما تتحكُم في الشكل‪ .‬ولكي يكوَن التقريُر فعاًال ‪ :‬الُبَّد وأن َي عرَض المعلوماِت المطلوبَة بطريقٍة واضحٍة‪ ،‬وعلى‬
‫كاتبِه أن ُيحدَد مسبًقا ما يريدُه وأن يختاَر العناصَر الهامَة التي تساعدُه على إخراِج تقريٍر جيٍد‪ .‬وعلى الرغِم من االختالفاِت في هذا‬
‫النوِع من التقاريِر ‪ ،‬إال أنه للتأكِد من فعاليِتها يجُب أن‪:‬‬
‫‪ -1‬تعرَض التوصياِت بالتفصيِل ‪.‬‬
‫ُذ‬
‫‪ -2‬وكذلك يجُب التأكيُد على األخِذ بالتوصياِت بالتعرِض للفائدِة التي ستعوُد على الشركِة‪ ،‬وبتوضيِح لماذا يجُب األخ بهذه‬
‫التوصياِت‪.‬‬

‫سادسا ‪ -‬التقريُر بغرِض االستخداِم كسجٍل ‪:‬‬

‫التقريُر بغرِض االستخداِم كسجٍل‬

 ‫هذا النوُع مَن التقاريِر يتصُف بأنه طويٌل وشامٌل لكي تتحقَق الفائدُة والتي تتطلُب مزيًد ا من العرِض والتفصيِل ‪ .‬وهناك نوعان من‬
‫التقاريِر تندرُج تحَت هذا المجاِل ‪:‬‬
‫‪ -1‬تقاريُر التقُّد ِم (أو األداِء )‪.‬‬
‫‪ -2‬التقاريُر النهائيُة ‪ .‬فعلى سبيِل المثاِل ‪ :‬في نهايِة كِّل سنٍة من سنواِت العمِل في مشروٍع ما ُتقّد ُم تقاريُر األداِء (لتوضَح مجاَل‬
‫وتفاصيَل العمِل خالَل السنِة)‪ ،‬وبعد االنتهاِء من المشروِع ككٍّل ُيقَّد ُم التقريُر النهائُّي الذي يشتمُل على اإلنجازاِت التي تّم ْت بعد آخِر‬
‫تقريِر أداٍء ُم قَّد ٍم ‪.‬‬

‫سرُد األحداِث والوقائِع في التقريِر‬

‫وهذه النوعيُة من التقاريِر ال تفيُد الفترَة التي أنجزْت فيها األعماُل فحسب‪ ،‬بل يمتُّد أثُرها لفتراٍت طويلٍة بعد االنتهاِء من األعماِل ؛‬
‫ولذلك يجُب أن تكوَن شاملًة ‪ ،‬فال يفترض الكاتُب أن قارَئ التقريِر على علٍم بما داَر بالمشروِع ؛ ولذلك يجُب أن يلتزَم بسرِد األحداِث‬
‫والوقائِع بالتفصيِل ‪ .‬وهذه النوعيُة من التقاريِر هي تاريٌخ بالنسبِة للمؤسسِة‪ ،‬وتكتُب لالحتفاِظ بها‪ ،‬ويمكُن أن يطلَع عليها أشخاٌص لم‬
‫يكْن لهم صلة بالعمٍل الذي َت َّم ‪.‬‬

‫كيفيُة استخداِم التقاريِر‬

‫للتقاريِر الفنيِة استخداماٌت عدة‪ ،‬بعُضها يقرُأ مرًة واحدًة والبعُض اآلخُر يقرُأ مراٍت ومراٍت‪ ،‬بعُضها يطلُع عليه فرٌد والبعُض اآلخُر‬
‫يطلُع عليِه أفراٌد عديدون‪ ،‬بعُضها يستخدُم لفترٍة قصيرٍة والبعُض اآلخُر لفترٍة طويلٍة‪ ،‬بعُضها يستخدمُه المتخصُصون والبعُض اآلخُر‬
‫يستخدمُه األفرُاد غيُر المتخصِص يَن ‪.‬‬

‫سابعا ‪ -‬تحديُد الشكِل النهاِئِّي للتقريِر ‪:‬‬

‫تحديُد شكِل التقريِر‬

‫بعد اكتماِل عمليِة اختياِر وتنظيِم المادِة التي َس ُيعُّد منها التقريُر سواء المادة المكتوبة أو األشكال المساعدة‪ ،‬يتبقى أماَم الكاتِب بعد ذلَك‬
‫تحديد الشكِل الذي سيكوُن عليه تقريرُه‪ ،‬فيقوُم بوضِع تصوٍر للمساحاِت الالزمِة واألقساِم الرئيسيِة والفرعيِة‪ ،‬وإعداِد العناوين‬
‫الرئيسيِة والفرعيِة والتنسيِق (أو التصميِم ) الكامِل للتقريِر في شكِلِه النهاِئِّي ‪.‬‬

‫التصميُم الداخلُّي‬

‫إَّن التصميَم الداخلَّي الفّعاَل للتقريِر يتطلُب أن يكوَن الشكُل جذاًبا‪ ،‬وأن يؤِّد ي الغرَض منه في الوقِت نفِس ِه‪ ،‬وهناك أشكاٌل عدٌة للتصميِم‬
‫الداخلِّي للتقريِر ‪.‬‬

‫اختياُر الشكِل المناسِب للتقريِر‬

‫ٌة‬
‫إن اختياَر الشكِل مرحل يعتمُد فيها الكاتُب على النمِط السائِد في الشركِة واألسلوِب المتبِع في حاالٍت سابقٍة مماثلٍة‪ ،‬ولكن في جميِع‬
‫األحواِل فإن الكاتَب يختاُر الشكَل ‪:‬‬
‫‪ -1‬الذي يوطُد العالقَة بيَن القارِئ والكاتِب‪.‬‬
 ‫‪ -2‬الذي يضمُن احتواَء جميِع أجزاِء التقريِر المراد إعداُدُه‪.‬‬

‫الخالصُة‬

‫إذا قاَم الكاتُب باإلعداِد لتقريِر ِه بصورٍة جيدٍة أمكَن له تحديد ما يجُب أن يحتويه تقريرُه‪ ،‬وأمكَن له تحديد الشكِل التنظيِمي الذي‬
‫سيتخذُه‪ ،‬وأمكَن له أن يرتَب األشكاَل الداخليَة والخارجيَة ‪ .‬ومجمُل القوِل فقد صمَم تقريَر ُه بالطريقِة المناسبِة‪ ،‬واآلن عليِه أن ينتقَل‬
‫للمرحلِة التاليِة وهي كتابة التقريِر ‪.‬‬

‫للمزيد‪https://www.hrdiscussion.com/hr14390.html#ixzz1Ks7RNhZY :‬‬
‫الفصل السادس ‪ -‬مكتب السكرتارية ‪:‬‬

‫ويتكون هذا الفصل من سبعة ابواب هي كالتالي ‪:‬‬

‫‪ -1‬الحاجة الى االدوات المكتبية‬

‫‪ -2‬االعتبارات التي تراعى عند شراء أدوات‬

‫‪ - 3‬اآلالت الحديثة‬

‫‪ -4‬تنسيق المكتب واستغالل مساحته‬

‫‪ -5‬نظافة وصيانة مكتب السكرتارية‬

‫‪ -6‬األمن والسالمة بمكتب السكرتارية‬

‫‪ - 7‬رقابة االمن والسالمة‬

‫اوال ‪ -‬الحاجة الى االدوات المكتبية ‪:‬‬

‫الحاجُة إلى اآلالِت‬

‫ال شَّك أَّن األعماَل المكتبيَة أصبحْت مَن الكثرِة والتنوِع والتعقيِد بالقدِر الذي يبرُر استخداَم اآلالِت المكتبيِة الحديثِة‪ ،‬ولكن في كثيٍر مَن‬
‫األحياِن قد تكوُن الحاجُة لهذِه اآلالِت ناشئًة عن تراك كثيٍر من األعماِل المكتبيِة المختلفِة التي خلَقها الروتيُن والتعقيداُت اإلداريُة‬
‫ِم‬
‫والمكتبيُة ‪ ،‬التي تؤدي إلى زيادِة العمِل دون داٍع ‪ ،‬ففي الحالِة األخيرِة‪ ،‬يمكُن تخفيُض كميِة العمِل المكتبّي بمجرِد إعادِة تنظيِمِه‬
‫وتخليِص ِه من الروتيِن والتعقيِد‪ ،‬وقد يؤدي ذلك إلى زواِل الدافِع الستخداِم اآلالِت والمعداِت المكتبيِة الحديثِة‪.‬‬
 ‫الحاجُة إلى آلٍة محددٍة‬

‫قد يحتاُج عمٌل معيٌن إلى آلٍة مكتبيٍة محددٍة‪ ،‬ولكن قبَل شراِء هذه اآللِة‪ ،‬يجُب أن نتساءَل هل هذا العمل يستحُق فعًال شراَء هذه اآللِة؟‬
‫أو هل من الممكِن القياُم بالعمِل بوسائَل أخرى بسيطٍة وغيِر ميكانيكيٍة أو غيِر آليٍة؟ فمثًال‪ :‬يمكُن استخداُم الجداوِل الرياضيِة والطرِق‬
‫المختصرِة للقياِم بالعملياِت الحسابيِة التي تقوُم بها بعُض اآلالِت الحاسبِة البسيطِة‪ ،‬وقد ُتستخدُم المسطرُة الحاسبِة في هذا المجاِل للقياِم‬
‫بهذه المهمِة بدقٍة وبتكلفٍة أقّل‪.‬‬

‫زيادُة الطاقِة البشرَّيِة‬

‫هناك مشكلٌة تتعلُق بظروِف العمِل المكتبِّي ‪ ،‬فمعظُم المكاتِب بها قوٌة بشريٌة أكبُر بكثيٍر عن حاجِة العمِل ‪ ،‬وقد نرى بعَض الموظفين‬
‫يقومون بأعماٍل تستغرُق الكثيَر من الوقِت والجهِد وكان من الممكِن أن تؤديَه ا اآللُة بسرعٍة أكبر‪ ،‬ولكن إدخاَل مثل هذه اآلالِت قد‬
‫يؤدي إلى توفيِر أكثر من نصِف عدِد الموظفين المكتبيين‪ ،‬والواقُع أن هذا يسبب مشكلًة اجتماعيًة إنسانيًة أكثر من كوِنِه مشكلًة مادي ‪،‬‬
‫ًة‬
‫ولكن هذا ال يمنُع من أن تكوَن هناك بعُض األعماِل المكتبيِة التي يفيُد فيها استعماُل اآلالِت بالرغِم من كثرِة الموظفين إذا كانت هذه‬
‫اآلالُت تقوُم بالعمِل بكفاءٍة ودقٍة أكبر‪ ،‬وتساعُد على سرعِة اإلنجاِز ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ -‬االعتباراُت التي ُتراَع ى عنَد شراِء أدواٍت مكتبية ‪:‬‬

‫الحاجُة لشراِء اآللِة‬

‫هناك اعتباراٌت كثيرٌة يجُب مراعاُتها عند اتخاِذ المؤسسِة لقراِر شراِء آلٍة مكتبيٍة حديثٍة‪ ،‬ومن بين هذه االعتباراِت ما يأتي‪ :‬الحاجُة‬
‫لشراِء اآللِة‪ :‬وهذه الحاجُة يجُب أن تكوَن مستمرًة وليسْت موسميًة ‪ ،‬وإذا كانِت اآللُة المكتبيُة مرتفعَة الثمِن ؛ فإنه من الضرورِّي في‬
‫هذه الحالِة أن تكوَن الحاجُة لهذه اآللِة كبيرًة ؛ مما يبرُر المبالَغ الكبيرَة التي سوف تنفُق في شرائها‪ .‬أما إذا كانِت الحاجُة لهذه اآللِة‬
‫المكتبيِة غاليِة الثمِن موسميًة ‪ ،‬فإن المؤسسَة يمكُن أن تلجَأ إلى استئجاِر هذه اآللِة أو استخداِم هذه اآللِة المملوكِة لمؤسساٍت أخرى‪.‬‬

‫نوُع وإمكاناُت اآللِة المراد شراؤَه ا‬

‫من المهِم أيًضا عنَد شراِء آلٍة أو معدٍة مكتبيٍة أن تتأكَد المؤسسُة من أنها تحصُل على اآللِة أو المعّد ِة المكتبيِة ذاِت اإلمكاناِت المناسبِة‪،‬‬
‫فلكِّل آلٍة إمكانات معينة عند استخداِمها وخاصًة مع تطوِر نظِم العمِل المكتبي واستحداِث أساليِب عمٍل يمكُن أن توجَه باستخداِم أحدِث‬
‫اآلالِت توفيًر ا للوقِت والجهِد والماِل ‪.‬‬

‫ثمُن اآللِة‬

‫إَّن ثمَن اآللِة مَن األموِر الهامِة التي يجُب مراعاُتها عنَد اتخاِذ قراِر شراِء واقتناِء هذه اآللِة من جانِب المؤسسِة‪ ،‬ويجُب أن يكوَن في‬
‫استطاعِة المؤسسِة شراء هذه اآللِة نقًد ا أو بالتقسيِط ‪ ،‬مع األخِذ في االعتباِر مزايا وعيوب الشراِء بالنقِد أو بالتقسيِط بالنسبِة للمؤسسِة‪،‬‬
‫فليس من المعقوِل أن تقدَم مؤسسٌة ما على شراِء آلٍة غاليِة الثمِن جًّد ا إذا كانِت األحواُل االقتصاديُة في المؤسسِة ال تسمُح بذلك‪.‬‬
 ‫تأثيُر اآللِة على الوقِت والجهِد‬

‫تحاوُل المؤسساُت التي تريُد تحقيَق كفايٍة إنتاجيٍة مرتفعٍة بالنسبِة لألعماِل المكتبيِة ‪ -‬تحاوُل تزويَد هؤالِء العاملين ببعِض اآلالِت‬
‫والمعداِت المكتبيِة الحديثِة؛ وذلك توفيًر ا للجهِد والوقِت الذي يبذلُه العاملون في حالِة القياِم بالعمِل يدوًّي ا دوَن استخداٍم لمثِل هذه‬
‫اآلالِت‪ .‬وفي المؤسساِت التي تقُّل فيها األيدي العاملُة أو يرتفُع ثمُن استئجاِر ها ‪ -‬كما هو الحاُل في البنوِك اآلن ‪ -‬تلجُأ المؤسساُت إلى‬
‫استخداِم بعِض اآلالِت والمعداِت المكتبيِة التي توّفُر من جهِد ووقِت العاملين وتساعدهم على رفِع الكفاءِة الذاتيِة بالنسبِة لألعماِل التي‬
‫يقوُمون بها‪.‬‬

‫ُعْم ُر اآللِة‬

‫لكِّل آلٍة عمُر افتراضٌّي ‪ ،‬ويختلُف هذا العمُر االفتراضُّي من آلٍة إلى أخرى ومن ماركٍة إلى أخرى‪ ،‬فمَن المفترِض أن تضَع المؤسسُة‬
‫عمَر اآللِة في االعتباِر بجانِب ثمِنها‪ ،‬فاآللُة المكتبيُة قد تكوُن غاليَة الثمِن ولكن عمَر َه ا االفتراضَّي طويٌل بما يبرُر شراَءَه ا وتفضيَلها‬
‫على آلٍة أخرى أقّل ثمًن ا ولكنها أقصُر عمًر ا‪ .‬ومن المعلوِم أن عمَر اآللِة يتأثُر ببعِض عوامِل التشغيِل كطوِل فترِة التشغيِل وصيانِتها‬
‫واستخداِمها المناسب ومهارِة العاملين المستخِدمين لها‪.‬‬

‫صيانُة اآللِة‬

‫قبَل اتخاِذ قراِر شراِء واقتناِء آلٍة أو معدٍة مكتبيٍة غاليِة الثمِن يجُب على المؤسسِة التأكُد من توافِر فرِص الصيانِة بالنسبِة لهذه اآللِة أو‬
‫المعدِة المكتبيِة‪ ،‬فمن المعروِف أَّن اآلالِت والمعداِت الحديثَة ذاَت اإلمكاناِت الكبيرِة تحتاُج إلى صيانٍة مستمّرٍة‪ ،‬وهذه الصيانُة قد يقوُم‬
‫بها عامُلون من داخل المؤسسِة بعد تدريِبهم أو يقوُم بها عامُلون متخصُصون من المؤسسِة التي تقوُم ببيِع مثِل هذه اآلالِت والمعداِت‪،‬‬
‫وفي هذه الحالِة األخيرِة يجُب التأكُد من أن خدمَة الصيانِة التي تقدُمها المؤسسُة البائعُة جيدٌة ومستمّر ٌة‪ ،‬ويمكُن الحصوُل عليها في أِّي‬
‫وقٍت دوَن إبطاٍء‪ ،‬وبعُض اآلالِت والمعداِت المكتبيِة أصبحْت من التعقيِد بحيُث ال يمكُن إصالُحها أو صيانُتها إال عن طريِق المؤسسِة‬
‫التي تبيعَه ا‪ .‬ويتصُل بموضوِع الصيانِة توافُر قطِع الغياِر التي تحتاُج إليها اآللُة ‪ ،‬فمعنى عدم توافِر قطِع الغياِر أن تتعطَل اآللُة وتصبَح‬
‫عديمَة القيمِة‪ ،‬ومن الالزِم أن تتأكَد المؤسسُة عند شراِء آلٍة أو معدٍة مكتبيٍة حديثٍة غاليِة الثمِن من ضماِن توافِر قطِع الغياِر األصليِة‬
‫لها في كِّل األوقاِت وبأسعاٍر مناسبٍة‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬اآلالُت الحديثُة ‪:‬‬

‫اآلالُت واألدواُت المكتبيُة الحديثُة‬

‫هناك العديُد مَن اآلالِت المكتبيِة ال يتسُع المجاُل لذكِر ها جميًع ا ولكن سنركُز على أكثر هذه األدواِت أهميًة في إنجاِز العمِل المكتبي‬
‫منها‪ :‬آلُة تثقيِب البطاقاِت‪ ،‬واآلالُت الكاتبُة ‪ ،‬والحاسُب اآللُّي ‪ ،‬وآلُة فتِح الخطاباِت‪ ،‬وآلُة طِّي الخطاباِت‪ ،‬واآللُة الحاسبُة ‪ ..‬وهكذا‪.‬‬

‫آلُة تثقيِب البطاقات‬

 ‫َت ستخدُم هذه اآلالُت بطاقاٍت أو كروًت ا ذاَت حجٍم متعارٍف عليه‪ ،‬وهذه البطاقاُت مثقبة بطريقٍة معينٍة‪ ،‬حيُث تمثُل هذه الثقوُب بياناٍت‬
‫ومعلوماٍت معينًة ُيراُد تسجيُلها على البطاقِة‪ .‬ويمكُن تقسيُم آالِت تثقيِب البطاقاِت إلى ثالثِة أنواٍع رئيسيٍة‪:‬‬
‫‪ -1‬آلُة التثقيِب‪.‬‬
‫‪ -2‬آلُة الفرِز والتصنيِف ‪.‬‬
‫‪ -3‬آلُة وضِع الجداوِل ‪.‬‬

‫اآلالُت الكاتبُة‬

‫إَّن اآلالِت الكاتبَة تعتبُر أعظَم اكتشاٍف مساعٍد على تطوِر أسلوِب العمِل المكتبّي ورفِع كفاءِة العامليَن ‪ ،‬ولقد تطّو رِت اآلالُت الكاتبُة من‬
‫آالٍت يدويٍة وتحتاُج إلى مجهوٍد عضلٍّي كبيٍر إلى آالٍت تعمُل بالكهرباِء وسهلة االستخداِم ‪ ،‬ثم تطورِت اآلالُت إلى اآلالِت اإللكترونيِة‬
‫ذاِت الشاشِة والذاكرِة التي تساعُد على اختزاِن الكتابِة واسترجاِع ها لتصحيِح األخطاِء ‪ ،‬ثم الطباعِة بعد ذلك‪ ،‬وال شَّك أن استخداَم‬
‫ًة‬
‫اآلالِت الكاتبِة والتطوَر المذهَل في هذا المجاِل يضيُف إلى كفاءِة السكرتيِر ‪ ،‬ويساعدُه على ُحسِن أداِئِه لواجباِتِه خاص عند استخداِم‬
‫اآلالِت الكاتبِة ثنائيِة اللغِة‪.‬‬

‫آلُة فتِح الخطاباِت‬

‫ُتستخدُم هذه اآللُة لفتِح الخطاباِت خاصًة مع الكمياِت الكبيرِة؛ لتسهيِل هذا النوِع من العمِل وتستخدُمها إما إدارُة البريِد العاِّم ‪ ،‬أو قسُم‬
‫البريِد بالمؤسسِة‪.‬‬

‫آلُة طِّي الخطاباِت‬

‫ُتستخدُم هذه اآللُة في طِّي الخطاباِت الصادرِة بكمياٍت كبيرٍة‪ ،‬كما يمكُن أن تسيَل الصمَغ الالزَم لغلِق هذه الخطاباِت‪ ،‬وتستخدمها إما‬
‫إدارُة البريِد أو قسُم البريِد بالمؤسسِة‪.‬‬

‫اآللُة الحاسبُة‬

‫وُتستخدُم هذه اآللُة للقياِم بالعملياِت الحسابيِة األربِع ‪ :‬الجمِع والطرِح والضرِب والقسمِة‪ .‬وبها عدٌد من مفاتيِح التشغيِل ‪ ،‬ويمكُن استخداُم‬
‫بعِض أنواِع اآلالِت للحصوِل على مجاميِع ضرٍب تساعُد على إجراِء بعِض العملياِت اإلحصائيِة كالحصوِل على معامالِت االرتباِط‬
‫أو دالالِت الفرِق بين متوسطْين‪ ،‬وذلك بمجرِد التعويِض في معادالٍت معينٍة ووضِع األعداِد التي يحصُل عليها نتيجَة استخداِم اآللِة‬
‫الحاسبِة‪.‬‬

‫آلُة تسجيِل الوقِت‬

 ‫تستخدُم هذه اآللُة الساعَة والكروَت ؛ وذلَك لتسجيِل وقِت حضوِر وانصراِف العاملين بالمؤسسِة على سبيِل المثاِل ‪ ،‬خاصًة بالنسبِة‬
‫ُث‬
‫للمؤسساِت ذاِت العدِد الكبيِر ‪ ،‬وحي يوجُد نظاُم حضوٍر وانصراٍف ‪ ،‬وذلَك عوًض ا عِن استخداِم الدفاتِر والسجالِت الخاصِة بالتوقيِع‬
‫للحضوِر واالنصراِف ‪.‬‬

‫الديكتافوُن‬

‫يتصُل عمُل جهاِز «الديكتافوِن » باآللِة الكاتبِة والحاسِب اآللي‪ ،‬وهو مكّو ٌن من جزأْين يعمالِن بالكهرباِء ‪ ،‬الجزُء األوُل وهو عبارٌة‬
‫عن جهاِز تسجيٍل يكوُن بمكتِب المديِر حيُث يسجُل المديُر على أسطوانٍة مرنٍة مَن البالستيِك أو على شريٍط ُك َّل ما يريُد إمالَء ُه على‬
‫سكرتيِر ِه من تعليماٍت وخطاباٍت وتقاريَر وغيِر ذلك في الوقِت المناسِب له‪ ،‬وبعد أن ينتهي المديُر من ذلك يعطي األسطوانَة أو‬
‫الشريَط للسكرتيِر الذي يضُعها في جهاِز اإلمالِء ليسمَع هذه األسطوانَة أو هذا الشريَط ويقوم بكتابِتِه على اآللِة الكاتبِة أو الحاسِب‬
‫اآلِلي‪ .‬ويتصُل جهاُز اإلمالِء بجهاٍز آخَر موضوٍع تحَت قدِم السكرتيِر الستعماِلِه عند تحريِك األسطوانِة أو إيقاِفها أو إرجاِع ها مرًة‬
‫أخرى‪ ،‬وتختلُف أجهزُة «الديكتافوِن » من حيُث كميِة المعلوماِت التي يمكُن تسجيُلها على الشريِط أو األسطوانِة المستخدمِة‪ .‬وتوجُد‬
‫أنواٌع حديثٌة متطورٌة مَن الديكتافوِن نذكُر منها الديكتافوُن الذي يستطيُع تسجيَل المكالماِت التليفونيِة وقَت غياِب المديِر ‪.‬‬

‫آالُت االتصاِل الداخِلّي‬

‫وتستخدُم هذه اآلالُت كوسيِط اتصاٍل بين اإلداراِت واألقساِم داخَل المؤسسِة‪ ،‬وتساعُد على سرعِة استدعاِء أحِد العاملين أو إلقاِء بعِض‬
‫التعليماِت عليه دوَن الحاجِة إلى االنتقاِل لمكاِن وجوِدِه‪.‬‬

‫آلُة تصويِر المستنداِت‬

‫هذه اآللُة عبارٌة عن جهاٍز يقوُم بتصويِر أِّي مستنٍد يمُّر بداخِلها بسرعٍة كبيرٍة وباألعداِد المطلوبِة‪ ،‬ولقد تطورْت آالُت التصويِر‬
‫بصورٍة كبيرٍة حتى أصبحْت تمثُل وحدَة طباعٍة كاملٍة‪ ،‬فيمكُن ها التصوير على الوجهين والتوزيع والفصل وكذلك التدبيس‪ ،‬وهي بحٍّق‬
‫عوٌن ونفٌع وال غنى عنها بالنسبِة ألِّي مكتٍب‪.‬‬

‫آلُة التغليِف والتجليِد‬

‫هذه اآللُة تستخدُم إلعداِد مجموعاٍت كبيرٍة مَن األوراِق التي يمكُن أن تأخَذ شكَل الكتاِب‪ ،‬وذلك عن طريِق استخداِم «الكعِب‬
‫البالستيِك » وتخريِم األوراِق وتجليِدها‪ ،‬كذلك يمكُن استخداُم الشفافاِت البالستيكيِة في التغليِف والتجليِد‪.‬‬

‫الحاسُب اآلِلُّي‬
 ‫يقاُل إَّن الحاسَب اآللَّي هو االختراُع الثاِني من حيُث أهميِتِه في تاريِخ البشريِة‪ ،‬فالحياُة اآلن تقوُم على استخداِم الحاسِب اآللي‪ ،‬وهو‬
‫يدخُل في جميِع نواحي الحياِة ويساعُد المستخدمين على الوصوِل إلى نتائَج ومعلوماٍت ذاِت أهميٍة في أسرع وقٍت‪ ،‬وتوجُد أنواٌع كثيرٌة‬
‫من الحواسِب اآلليِة‪ ،‬واألكثُر انتشاًر ا هي الحاسباُت الشخصيُة ‪ ،‬كما يوجُد العديُد من حزِم البرامِج الجاهزِة باللغتْين العربيِة واإلنجليزيِة‬
‫التي تساعُد المستخدميَن في أداِئهم ألعماِلهم وتعطي نتائَج فّعالًة ‪.‬‬

‫جهاُز البريِد المصوِر أو (الفاكِس )‬

‫من أحدِث االختراعاِت التي تساعُد على نقِل صورٍة من المستنداِت المراد إرساُلها إلى أِّي مكاٍن بالعاَلِم في ثواٍن معدودٍة باستخداِم آلِة‬
‫الهاتِف كوسيٍط ‪ ،‬وهذا االختراُع وّفَر كثيًر ا من الماِل والوقِت بالنسبِة للمستخدميَن وأَّدى إلى زيادِة كفاءِة االتصاِل بين المؤسساِت في‬
‫جميِع أنحاِء العاَلِم ‪.‬‬

‫أجهزُة العرِض والمناظراِت‬

‫أجهزٌة حديثٌة ُتمّك ُن المستخدمين من التحدِث إلى أفراٍد آخِر يَن (كاالجتماعاِت مثًال) ورؤيِتهم على شاشاِت العرِض في الوقِت نفِس ِه‬
‫دوَن الحاجِة إلى السفِر ‪ ،‬وذلك عن طريِق المحطاِت الفضائيِة واألقماِر الصناعيِة‪ .‬وبجانِب هذه اآلالِت يوجُد الهاتُف وما له من أهميٍة‬
‫ُك ْب َر ى لعمِل السكرتيِر ‪.‬‬

‫رابعا ‪ -‬تنسيُق المكتِب واستقالُل مساحِتِه ‪:‬‬

‫أهداُف المبَن ى الجديِد للمكتِب‬

‫يتحدُد مكاُن المكتِب ويتأثُر بمدى ارتباِط العمِل الذي يؤديِه هذا المكتُب بالجمهوِر أو بالمؤسساِت والمصالِح األخرى كالبنوِك وغيِر ها‪.‬‬
‫ويجُب في حالِة التفكيِر في بناٍء جديٍد للمكتِب أن يحقَق هذا المبنى األهداَف اآلتيَة ‪:‬‬
‫‪ -1‬تسهيُل أداِء العمِل ‪ :‬لذلك يجُب عدُم التركيِز على النواِحي الجماليِة للمبَن ى فقْط ‪ ،‬بل يجُب التركي على الجانِب الوظيِفّي له ا المبَن ى‪.‬‬
‫َذ‬ ‫ُز‬
‫‪ -2‬تحقيُق راحِة العاملين؛ نظًر ا الرتباِط ذلك بالروِح المعنويِة للعامليَن وبإنتاجيِتِه م ويساعُد على أداٍء أفضل‪.‬‬
‫‪ -3‬ترُك األثِر المناسِب في نفوِس الزائرين والمتعاملين مع المكتِب‪.‬‬
‫‪ -4‬المرونُة التي تسمُح بالتوسِع في المستقبِل لمواجهِة مختلِف التوسعاِت واالحتياجاِت المقبلِة‪.‬‬
‫‪ -5‬تناسُب تكاليِف إقامِة مبًن ى مع الفائدِة التي ُتجنى من وراء إقامِتِه‪.‬‬

‫الحصوُل على مساحٍة كافيٍة للمكتِب‬

‫يحدُث أن تضيَق المساحُة المخصصُة للمكتِب فال تستطيُع مواجهَة االحتياجاِت المتزايدِة الجديدِة وخاصًة مع كبِر حجِم األعماِل ‪،‬‬
‫ويمكُن حُّل هذه المشكلة عن طريِق إقامِة بناٍء جديٍد‪ ،‬ولكن قد ال تكون هناك أرٌض فضاء تسمُح بإقامِة هذا المبنى‪ ،‬ويمكُن أن يواجَه‬
‫المكتُب هذه االحتياجاِت المتزايدَة وهذه التوسعاِت عن طريِق ما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬تحسيُن تصميِم المكتِب‪.‬‬
‫‪ -2‬إعادُة توزيِع األثاِث واألدواِت واآلالِت في المكتِب‪.‬‬
 ‫الضروريِة في العمِل ‪.‬‬ ‫‪ -3‬استبعاُد الخطواِت غيِر الالزمِة وغيِر‬
‫الفّعالِة وغيِر المطلوبِة‪.‬‬ ‫‪ -4‬التخلُص من األوراِق والسجالِت غيِر‬
‫‪ -5‬استخداُم أثاٍث أصغر حجًما‪.‬‬
‫َة‬ ‫َة‬
‫‪ -6‬استخداُم آالٍت حديثٍة توّفُر المساح المطلوب ‪.‬‬
‫‪ -7‬كذلك يمكُن مواجهُة احتياِج المكتِب إلى مساحٍة جديدٍة عن طريِق تأجيِر مبًن ى إضاِفٍّي إذا توّفَر مثل هذا المبنى‪ ،‬ولكَّن التأجيَر قد ال‬
‫يكوُن عمليًة اقتصاديًة على المدى الطويِل ‪ ،‬وأسلوُب التأجيِر قد يكون مقبوًال في حالِة ما إذا وجَد المبنى المناسُب والمقاُم فعًال والذي‬
‫يمكُن تأجيُرُه أو في حالِة ما إذا كاَن المبنى المطلوُب ال يمكُن االنتظاُر لوقٍت طويٍل لحيِن إقامِة مبًن ى جديٍد بدًال منُه‪.‬‬
‫‪ -8‬وقد يكوُن مَن األفضِل مَن الناحيِة االقتصاديِة في بعِض األحياِن شراُء المبَن ى الجديِد المطلوب إضافُتُه إذا كان مثل هذا المبنى‬
‫معروًض ا للبيِع خاصًة إذا كان هذا المبنى يحتمُل استخداُمُه لعدٍد كبيٍر من السنواِت المقبلِة‪.‬‬

‫تصميُم المكتِب‬

‫تأتي بعَد تحديِد مكاِن المكتِب ومبانيه مشكلُة ترتيِب األثاِث واألدواِت واآلالِت المكتبيِة في إطاِر المساحِة المخصصِة للمكتِب‪ .‬وهذا‬
‫يطلُق عليه تصميم المكتِب‪ ،‬والذي يصبُح أكثَر فاعليًة إذا ُروعي عند عمليِة إقامِة مبًن ى جديٍد للمكتِب‪ .‬فيمكُن حينئٍذ تحديد المساحاِت‬
‫المطلوبِة لألثاِث واألدواِت المكتبيِة وغيِر ها ووضِعها في االعتباِر عند وضِع رسوماِت المبنى الجديِد‪.‬‬

‫أهداُف تخطيِط وتصميِم المكتِب‬

‫األهداُف المراد تحقيُقها من وراء تخطيِط وتصمي مبَن ى المكتِب عادًة ما تكوُن واحدًة سواء كان مبَن ى المكتِب جديًد ا أو كان مساحًة‬
‫ِم‬
‫محدودًة لم تخطْط أصًال على أن تكون مكتًبا‪ .‬وَي ستهدُف تخطيُط وتصميُم مبَن ى المكتِب تحقيَق األهداِف العاّمِة اآلتيِة‪:‬‬
‫‪ -1‬انسياُب العمِل بسهولٍة وفاعليٍة‪.‬‬
‫‪ -2‬تهيئُة االتساِع المناسِب وتحقيُق حسِن استخداِمِه‪.‬‬
‫‪ -3‬توفيُر راحِة الموظفيَن ورضاهم‪.‬‬
‫‪ -4‬سهولُة المالحظِة واإلشراِف ‪.‬‬
‫‪ -5‬ترُك األثِر الطيِب لدى العمالِء والزواِر ‪.‬‬
‫‪ -6‬توفيُر المرونِة الكافيِة لمواجهِة االحتياجاِت المختلفِة‪.‬‬

‫عدُم مالءمِة المكاِن الحالي‬

‫وقد يرجُع عدُم المالءمِة إلى سوِء التنظيِم الحالي إلمكاناِت األماكِن المتاحِة؛ مما يستوجُب النظَر في تعديِل التنظيِم الحالي‪ ،‬وقد يكوُن‬
‫سبُب عدِم المالءمِة راجًع ا إلى عدِم كفايِة المكاِن المخصِص للمكتِب وعدِم اتساِع ِه بالقدِر الالزِم ‪ ،‬األمر الذي يتطلُب التقدَم لإلدارِة‬
‫باقتراِح تخصيِص مكاٍن إضاِفٍّي ‪ .‬وباإلضافِة إلى ذلك فإن كَّل مكتٍب ينبغي أن يتبَع خطًة إلعادِة النظِر في تصميِم مبَن ى المكتِب من‬
‫حيٍن إلى آخر‪ .‬ومَن األهميِة القياُم بإعادِة النظِر في تصميِم المكتِب كَّل سنتْين أو ثالِث سنواٍت على أكثر تقديٍر ؛ حتى يمكَن إجراُء‬
‫التعديالِت الالزمِة التي تتماشى مع تغيِر وتطّو ِر أسلوِب العمِل واحتياجاِتِه‪.‬‬

‫أخطاٌء شائعٌة في تصميِم المكتِب‬

‫هناك أخطاٌء شائعٌة تحدُث عند تخطيِط وتصميِم المكتِب‪ ،‬ومن هذه األخطاِء ‪:‬‬
‫‪ -1‬االتجاه نحو التمسِك بالتصميِم القديِم حتى ولو تغيرْت متطلباُت العمِل وظروُفُه أِو انتقَل المكتُب كليًة إلى مبًن ى جديٍد أو مكاٍن آخَر ‪.‬‬
 ‫‪ -2‬االتجاه نحو تخطيِط المكتِب بصورٍة يغلُب عليها صفُة الدواِم وذلَك بإقامِة حوائَط مبنيٍة ضخمٍة ثابتٍة تفصُل أقساَم المكتِب بعضها‬
‫عن بعٍض ؛ ويكون من نتيجِة ذلك صعوبُة إجراِء تعديالٍت حتى ولوكان هناك ما يبرُرها‪.‬‬
‫‪ -3‬االتجاه نحو منِح بعِض المديرين ذوي النفوِذ القوّي مساحاٍت إلداراِتِه م وأقساِم ِه م التي يشرُفون عليها أكبر مما يمنُح لإلداراِت‬
‫واألقساِم األخَر ى‪.‬‬
‫خامسا ‪ -‬نظافُة وصيانُة مكتِب السكرتاريِة ‪:‬‬

‫النظافُة‬

‫تعتبُر النظافُة من العوامِل الهامِة التي يجُب العنايُة بها في المكتِب باستمراٍر حتى يكوَن مظهُرُه جيًد ا ونظيًفا على الدواِم لما للعنايِة بها‬
‫من أثٍر مطمئٍن في نفوِس العاملين على صحِتِه م ورفِع من روِح ِه ُم المعنوية ومدعاٍة للمفاخرِة بها‪ .‬وتساعُد على الراحِة النفسيِة الكاملِة‬
‫فتزيُد وقايُتهم من األمراِض أو األوبئِة التي تنتشُر بالجِّو ؛ مما يجعُل الظروَف المحيطَة مناسبًة للعمِل بشكٍل أكثر يسًر ا وراحًة ويؤدي‬
‫إلى زيادِة إنتاجيِتِه م‪ .‬فنظافُة المكاِن عنواٌن له أماَم الزواِر والمراجعين وأحُد العوامِل التي تكِّو ُن انطباًع ا عن جهِة العمِل ‪ ،‬والمكاُن‬
‫النظيُف بطبِعِه يجعُل األفراَد يقّدُروَن الجهَد المبذوَل فيه فيساعُدون من جانِبهم على استمراِر نظافِتِه وعدِم اتساِخِه‪ ،‬والعكُس صحيٌح‬
‫فاألقذاُر ال تحفُز في األفراِد بذَل جهٍد لنظافِة المكاِن وتؤثُر في حضوِر األفراِد وهروِبِه م من مكاِن العمِل أو استمراِر ِهم في إنجاِز‬
‫العمِل ببطٍء إلى جانِب عدِم وضوِح األدواِت أِو الرؤيِة بشكٍل دقيٍق في مكاِن العمِل لما يعلوها من أتربٍة‪.‬‬

‫كيفيُة االعتناِء بالنظافِة‬

‫وحتى نعتني بنظافِة المكتِب ال ُبَّد من‪:‬‬

‫‪ -1‬توفِر عّماٍل مدربيَن على عملياِت النظافِة في المكتِب لتنظيِفِه يومًّي ا بعَد انتهاِء فتراِت العمِل ‪.‬‬
‫‪ -2‬إجراِء نظافٍة شاملٍة وتفصيليٍة لجميِع أجزاِء ومكوناِت المكتِب كّل فترٍة‪.‬‬
‫‪ -3‬توفيِر األدواِت والمواِد المطهرِة الالزمِة للقياِم بهذه العملياِت‪.‬‬
‫‪ -4‬توفيِر سالٍل لألوراِق في األركاِن وفي الطرقاِت والممراِت وبجواِر كِّل مكتٍب وجمِع األوراِق التالفِة في نهايِة كِّل يوٍم وحرِقها أو‬
‫إعداِمها بالوسائِل اآلليِة‪.‬‬

‫التخلُص مَن النفاياِت‬

‫ونشيُر هنا إلى أنه كّلما كانِت األسطُح المستخدمُة في مكاِن العمِل ملساء ودوَن أِّي تعقيداٍت أِو انحناءاٍت في التكويِن ؛ فإن عملياِت‬
‫النظافِة تكون أسهل وأدق؛ ألنها تمكُن من الوصوِل إلى كِّل جزٍء في هذِه األسطِح واألدواِت‪ .‬كما يجُب توفيُر مماسَح لألحذيِة في‬
‫مداخل المبنى لتنظيِفها من األقذاِر وتقليِل تسرِبها إلى داخل المبنى قدر اإلمكاِن ‪ .‬وبصفٍة عامٍة يجُب التخلُص من النفاياِت المختلفِة في‬
‫نهايِة كِّل يوٍم حتى ال يؤثر ذلك في نظافِة المكتِب ويزحمه بأشياَء ال لزوَم لها‪ ،‬بل قد تعرقُل عمَل اليوِم التالي إذا تراكماْت وقد يصدُر‬
‫عن بعِض ها روائُح غيُر محببٍة‪ .‬ويجُب توفيُر أماكِن النظافِة الشخصيِة مثل دوراِت المياِه وأحواِض الغسيِل التي تمّك ُن العاملين من‬
‫نظافِتِه م الشخصيِة وبأعداٍد مناسبٍة وفي كِّل دوٍر ‪ ،‬أي قريبة من أماكِن تجمِعهم إلى جانِب توفيِر المياِه والصابوِن والمناشِف والعنايِة‬
‫التامِة بنظافِة هذه األماكِن ‪.‬‬

‫الصحُة‬
 ‫نتيجًة لتجمِع أفراٍد عديدين في مكاِن عمٍل واحٍد فال بد من توفيِر اإلجراءاِت الصحيِة المناسبِة التي تضمُن حمايَت ُهم من أِّي أمراٍض‬
‫تنتُج عن هذِه التجمعاِت‪ ،‬فمثًال يزيُد انتشاُر أمراِض األنفلونزا والبرِد في الشتاِء وبعِض األمراِض المعديِة في الصيِف نتيجَة تكاثِر‬
‫الذباِب والحشراِت وغيِر ها وقد تتعّرُض المدينُة كّلَه ا أو المنطقُة المحيطُة النتشاِر األوبئِة‪ .‬كل ذلك وغيره مما يحتم ضرورَة العنايِة‬
‫الكاملِة باإلجراءاِت الصحيِة الالزمِة مثل‪:‬‬

‫‪ -1‬توفيُر مياِه الشرِب النقيِة‪.‬‬

‫‪ -2‬مكافحُة جميِع الحشراِت التي تصيُب األوراَق واألخشاَب وتهاجُم المكاتَب أِو المخازَن ‪.‬‬
‫‪ -3‬العنايُة التامُة بإجراءاِت النظافِة في المكتِب ودوراِت المياِه وأحواِض الغسيِل ‪.‬‬
‫‪ -4‬الحرُص على تهويِة المكاِن وتجديِد الهواِء الطلِق على فتراٍت إن لم يكن باستمراٍر ‪.‬‬

‫التلوُث‬

‫ونقصُد به زيادة نسبِة العوامِل والمواِد الضاّرِة بجسِم أو نفسيِة العامِل على البيئِة المحيطِة به‪ ،‬ولخطورِة هذا الموضوِع وخاصًة مع‬
‫تزايِد استعماِل مواد غير صحيٍة ومنتشرٍة في أماكِن العمِل ؛ فقِد اهتّمِت الدوُل ببحوِث التلوِث في البيئِة ونشِر النتائِج واإلرشاداِت‬
‫والتحذيراِت‪ ،‬ولتوضيِح األخطاِر الناجمِة عن استمراِر تلك المخاطِر وفيما يتعلُق بالبيئِة فإن التلوَث الخارجَّي مسئوليُة المجتمِع المحيِط‬
‫وتشارُك المؤسسُة في مكافحِتِه‪ ،‬غير أَّن التلوَث الدخلَّي مسئولية مباشرة للمؤسسِة يجُب العنايُة به للمحافظِة على صحِة العاملين وعلى‬
‫سالمِة المواِد والموجوداِت‪ ،‬فيجُب التدقيُق في نوعيِة األثاِث والتجهيزاِت األخَر ى للتأكِد من أنها ال تحتوي في تصنيِعها على مواد‬
‫سامٍة أو ضارٍة بالعاملين خاصًة وأن كثيًر ا من المؤسساِت اإلنتاجيِة تستعمُل خاماٍت من مخلفاِت المواِد البتروليِة أو المواِد الكيماويِة‬
‫أو التي تتفاعُل تفاعالٍت ضارًة بصحِة العامليَن ‪ ،‬فقد ثبَت أَّن بعَض أنواِع الطوِب المستخدِم في البناِء واألحجاِر الصناعيِة تسبُب‬
‫الحساسيَة واألمراَض الجلديَة والسرطاَن ‪ ،‬وكذلك بعض مواِد عزِل البناِء تسبُب الهزاَل والصداَع الدائَم إلى جانِب مرِض السرطاِن‬
‫وعلى غراِر ذلك أنواع من البساِط الصناِع ي ومنتجاِت البالستيِك التي تستعمُل في صناعِة األبواِب والنوافِذ وورِق الحائِط وأنواِع‬
‫الخشِب المضغوِط ‪.‬‬

‫صيانُة المكتِب‬

‫إَّن صيانَة األدواِت المكتبيِة عنصٌر أساسٌّي إلطالِة عمِر ها االفتراِض ي وللحصوِل على نتائَج جيدٍة من وراِئها‪ ،‬والصيانُة عمٌل يمكُن أن‬
‫يقوَم به كُّل فرٍد في المؤسسِة وال يحتاُج إلى مجهوٍد كبيٍر إذا كانت تتّم باستمراٍر وذلك بخالِف الصيانِة الدوريِة إلدارِة الصيانِة‬
‫بالمؤسسِة‪ .‬والسكرتيُر في مكتبِه ال يطلُب منه أكثر من المحافظِة على اآلالِت واألدواِت المكتبيِة ويتُّم ذلَك بصيانِتها‪ .‬وهذه الصيانُة‬
‫تتطلُب استخداَم األقمشِة النظيفِة والمنظفاِت الضروريِة للمحافظِة على اآلالِت واألدواِت‪ ،‬ويمكُن للسكرتيِر أن يوجَه أحَد العاملين على‬
‫النظافِة اليوميِة للمكتِب للقياِم بها في صباِح كّل يوِم عمٍل قبَل حضوِر ِه أو في وجوِدِه شخصًّي ا للتأكِد من أّنها َت ّم ْت بالفعِل ؛ مما يساعدُه‬
‫على القياِم بأعباِئِه األخرى بكفاءٍة‪ ،‬وفي الوقِت نفِس ِه المحافظة على أدواِتِه وآالِتِه مَن التلِف والفساِد‪.‬‬
‫سادسا ‪ -‬األمُن والسالمُة بمكتِب السكرتاريِة ‪:‬‬

‫مشكالُت األمِن‬

‫على الرغِم من عدِم تعرِض أفراِد السكرتاريِة والمديرين واإلفراِد العاملين بالمؤسسِة لمشكالٍت جادٍة تتعلُق باألمِن الصناعي‬
‫كتعرِض ِه م لمخاطِر اآلالِت فإن مشكالِت األمِن والسالمِة قد تتواجُد بالمكتِب باستمراٍر بين المكاتِب وكبائِن حفِظ الملفاِت واألدواِت‬
‫والمعداِت المكتبيِة‪ ،‬فالحوادُث الداخليُة بالمكتِب والتي قد تحدُث بصفٍة مستمرٍة تتضمُن االنزالَق أو الوقوَع على سبيِل المثال‪ .‬وهذه‬
‫النوعيُة من الحوادِث تمثُل ‪ %50‬من حوادِث المكاتِب‪ .‬ومن أسباِب ذلك‪ :‬االستخداُم غيُر السليِم أو الخاطُئ لآلالِت‪ ،‬فغالًبا ما يترُك‬
‫السكرتيُر اآللَة في وضِع التشغيِل طواَل اليوِم ؛ مما قد ينتُج عنه مشكالٌت وأخطاٌر تتعلُق بالكهرباِء وبتشغيِل اآللِة ذاِتها‪.‬‬
 ‫انهياُر أجزاٍء مَن المبَن ى‬

‫إذا كاَن المبَن ى قديًما فمَن المحتمِل سقوُط أجزاٍء منه في أِّي وقٍت؛ وبالتالي تتجُه المؤسساُت إلى أعماِل صيانِة المباني حتى تحافَظ‬
‫عليها لمدٍة أطول وتحافَظ على أرواِح موظفيها وتعطيهم الثقَة واالطمئناَن ‪ ،‬كما أن المبنى السليَم أو الجديَد ُيشعُر العاملين والمتعاملين‬
‫بالراحِة النفسيِة ويبعُد عنهم التفكيَر في أموٍر ال تتعلُق بصميِم أعماِلهم بدرجٍة كبيرٍة‪ .‬وقوُع أجساٍم من على المكتِب أو من علىكبائِن‬
‫الحفِظ ؛ وذلك نتيجَة عدِم وضِعها بالطريقِة الصحيحِة أو تكديِس األشياِء فوَق بعِض ها البعض بطريقٍة خاطئٍة؛ مما يعرضَه ا للوقوِع في‬
‫أِّي وقٍت‪ ،‬وهنا يأتي دوُر السكرتيِر ؛ ألن من واجبِه المحافظُة على الشكِل الجمالي لمكتِبِه وأدواِتِه‪ ،‬كما أن من واجِبِه وضُع األدواِت‬
‫بطريقٍة صحيحٍة سواء بحفِظ ها في كبائِن الحفِظ أو الملفاِت دوَن أن يترَك ها فوَق األرفِف عرضًة للسقوِط سواء عليه شخصًّي ا أو على‬
‫المترددين على المكتِب‪.‬‬

‫الكهرباُء‬

‫توجُد مشكالٌت تتعلُق بالكهرباِء ‪ ،‬ولعدِم االهتماِم بضرورِة أن تكوَن جميُع أسالِك الكهرباِء مغلفًة ‪ ،‬وفي حالِة ترِكها مكشوفًة في العراِء‬
‫أو بين ممراِت المكاتِب يتعّر ُض كُّل َم ن بالمكتِب للخطِر ‪ ،‬فمن واجِب السكرتيِر أن يهتَّم ويتأكَد من سالمِة جميِع وصالِت الكهرباِء‬
‫ألجهزِة المكتِب وأن يعمَل على توفيِر السالمِة للعامليَن والمتعامليَن ‪.‬‬

‫مشكالٌت خاصٌة باإلضاءِة‬

‫أما المشكالُت الخارجيُة التي يمكُن أن يتعّر َض لها المكتُب فتتضمُن ‪ :‬مشكالٍت خاصًة باإلضاءِة‪ :‬فقد تكوُن اإلضاءُة غيَر كافيٍة أو قد‬
‫تكوُن اإلضاءُة أكثر مما يجُب ‪ ،‬وفي الحالتين يتأثُر َم ن بالمكتِب وتزداُد الشكوى من اإلضاءِة وتأثيِر ها على تركيِز األفراِد وإنتاجيِتِه م‪،‬‬
‫وفي المؤسساِت الكبيرِة أو حتى الصغيرِة يمكُن التحكُم بسهولٍة في كميِة ودرجِة اإلضاءِة نتيجَة استخداِم المؤسساِت ألنظمِة إضاءٍة‬
‫حديثٍة يمكُن تعديُلها بسهولٍة‪ ،‬ويتم ذلَك عن طريِق العامِل المسئوِل ‪ ،‬وعلى السكرتيِر التنبيُه على ذلك متى ظهرْت مشكلُة اإلضاءِة في‬
‫أحِد المكاتِب التي تقُع تحَت إشراِفِه‪.‬‬

‫جدراُن الحائِط بها فتحاٌت‬

‫وهذا يسمُح بوجوِد حشراٍت طائرٍة أو زاحفٍة ويؤدي إلى اإلحساِس بعدِم الراحِة واالطمئناِن ‪ ،‬ومن واجِب إدارِة الصيانِة مراجعة‬
‫المبنى مرًة على األقِّل كّل عاٍم ‪ ،‬ويتُّم ذلك في الفتراِت التي يقُّل فيها تواجُد الموظفين بمكاتِبهم كاإلجازاِت السنويِة والعطالِت الرسميِة‪.‬‬
‫ولكن إذا دعِت الحاجُة أن تتَّم الصيانُة بشكٍل ُملٍح وفورٍّي فال مانَع من ذلك؛ ألن في ذلك محافظة على األرواِح وإعطاء شعوٍر‬
‫باالطمئناِن للعاملين والمتعاملين‪ ،‬ومن واجِب السكرتيِر أن ينبَه مديرُه وأن يقوَم بإبالِغ إدارِة الصيانِة بالمؤسسِة في حاِل وجوِد مثل‬
‫هذه األخطاِر حتى يمكَن اإلسراُع بعالِج ها‪.‬‬
 ‫عدُم سالمِة أماكِن االنتظاِر‬

‫وهذا يعني أن تكوَن أماكُن االنتظاِر غيَر مجهزٍة لراحِة المتعاملين أو أن تكوَن غيَر كافيٍة أو أن يكوَن المكاُن غيَر نظيٍف ‪ ،‬والعبُء هنا‬
‫يقُع على عاتِق السكرتيِر الذي من واجِبِه التأكد من سالمِة حجرِة االنتظاِر الخاّصِة بإدراِتِه وعليِه التنبيه على العاملين التخاِذ الالزِم‬
‫بشأِن المحافظِة على غرفِة االنتظاِر في صورٍة مشرفٍة‪.‬‬

‫سابعا ‪ -‬رقابُة األمِن والّسالمة ‪:‬‬

‫رقابُة األمِن والسالمة‬

‫ًة‬
‫إَّن خلَق ُمناٍخ متجانٍس بين اإلدارِة والموظفين يعتبُر الركيزَة األساسيَة واإلجراَء السليَم لتوفيِر مناٍخ آمٍن بالمنشأِة‪ .‬ونتيج لتفهِم‬
‫الموظفين ألدواِر هم والمطلوب منهم في حالِة وجوِد مشكلٍة يمكُن التغلُب على مشكالِت األمِن والسالمِة سواء البسيطة منها أو المعقدة‪،‬‬
‫كذلك يمكُن وضُع نظاٍم فّعاٍل لمراقبِتها والتحكُم فيها‪ .‬فاألماُن بالنسبِة للمساحِة التي يشغُلها الموقُع أو المؤسسُة يتطلُب توافَر عدٍد مَن‬
‫العناصِر تساعُد على راحِة الموظفين وتمكنهم من إنجاِز أعماِلِه م بالطريقِة الصحيحِة‪ .‬وهذه العناصُر هي‪:‬‬
‫‪ -1‬إضاءٌة جيدٌة‪.‬‬
‫ٌة‬
‫‪ -2‬ممراٌت وساللُم سليم ‪.‬‬
‫ٌة‬ ‫ٌت‬
‫‪ -3‬نظاٌم كهربائٌّي سليٌم ووصال كهربائي في األماكِن المناسبِة لها‪.‬‬
‫‪ -4‬مساحٌة مكتبيٌة مناسبٌة ألداِء العمِل المطلوب بكفاءٍة‪.‬‬
‫‪ -5‬عدُم وجوِد عوائَق ال تساعُد على إتماِم األعماِل بسهولٍة كوجوِد بسٍط متهالكٍة تؤدي إلى تعرقِل العاملين بها في غدوهم ورواحهم‪.‬‬

‫األمُن المكتبُّي‬

‫يتطلُب األمُن المكتبُّي أن يراعي السكرتيُر أو مديُر المكتِب مالءمَة كبائِن الحفِظ واألدراِج وطريقِة استخداِمها بالنسبِة لمساحِة المكتٍب‬
‫وأسلوِب العمِل ‪ ،‬فمن غيِر المعقوِل أن توضَع كبائُن الحفِظ على سبيِل المثاِل خلَف الباِب أو أن تفتَح األدراُج باتجاه سيِر األفراِد وليس‬
‫للداخِل في المساحِة الخاليِة أو أَّن تكدَس األدواِت والملفاِت فوَق كبائِن الحفِظ وهو منظٌر مألوٌف في أغلِب المؤسساِت؛ مما يساعُد على‬
‫وقوِع ها وإصابِة َم ن في المكتِب‪.‬‬

‫األمُن الشخصُّي للسكرتيِر‬

‫قد يقوُم بأعماِل السكرتاريِة امرأٌة وهنا ال بد من وجوِد أمٍن شخصٍّي لها والذي يتطلُب منها عنايًة بنفِس ها‪ ،‬فال يعقُل أن ترتدي‬
‫السكرتيرُة أحذيًة ذاَت كعٍب عاٍل يعرضَه ا للسقوِط في حالِة السير بسرعٍة‪ ،‬كما أن المالبَس الضيقَة أو القصيرَة ال تساعُد السكرتيرَة‬
‫على اإلحساِس بالراحِة خالَل يوِم العمِل وتجعلها دائمَة التفكيِر في كِّل خطوٍة تخطوها تحسًبا ألِّي موقٍف غيِر مناسٍب‪ ،‬أما أسلوُب‬
‫تصفيِف الشعِر أو لبس حلٍي كثيرٍة أو طول أظافر اليِد بطريقٍة الفته للنظِر فكلها أموٌر ال تساعُد السكرتيرَة على القياِم بعمِلها بصورٍة‬
‫مناسبٍة وتسبُب لها كثيًر ا من المشكالِت هي في غنى عنها إذا ما التزمِت المعقوَل في ملبِس ها ومظهِر ها وإذا أدركْت أن يوَم العمِل‬
 ‫يحتاُج لمالبَس بسيطٍة مريحٍة تساعُد على عدِم التفكيِر فيها بدرجٍة كبيرٍة وتساعدها على التركيِز في عمِلها دوَن سواه‪.‬‬

‫توفيُر الطاقِة المكتبيِة‬

‫من المشكالِت ذاِت األهميِة القصوى بالنسبِة لكافِة المديرين‪ :‬كيفية اإلقالِل من استخداِم الطاقِة وخفِض تكاليِفها بالمكتِب؛ ولذلك على‬
‫المديرين دراسة احتياجاِت برامِج حمايِة الطاقِة بالنسبِة للمؤسسِة التي يعمُلون بها وكيفية تطويِر ها‪.‬‬

‫برنامُج إدارِة الطاقِة‬

‫‪ -1‬أْن تقوَم اإلدارُة العليا بتعييِن مديٍر للطاقِة أو منسٍق لها والذي يرأُس بدوِر ِه لجنَة مراقبِة الطاقِة بالمنشأِة‪ .‬وهذه المجموعُة يجُب أن‬
‫تتفهَم احتياجاِت المنشأِة مَن الطاقِة‪ ،‬وبعد ذلك تقوُم بتخصيِص فرٍد في كِّل إدارٍة يحاسُب على استخداِم موارِد الطاقِة بالنسبِة لقسِمِه‬
‫وهذا الفرد بالتأكيِد ما هو إال المدير اإلداري (في حالِة المؤسساِت الكبرى)‪.‬‬
‫‪ -2‬المراجعُة الدوريُة للطاقِة للتأكِد من حجِم الطاقِة المستخدِم فعًال من قبِل اإلداراِت واحتياجاِت المستقبِل ‪ ،‬والهدُف من ذلك هو خفُض‬
‫االختالِف بين الطاقِة المستخدمِة فعًال وما تحتاجُه المنشأة في المستقبِل ومحاولُة ترشيِد استخدامها‪ -3 .‬أهداُف حمايِة الطاقِة‪ :‬فالهدُف‬
‫األساسُّي سيتوقُف على ظروِف األفراِد العاملين بالمؤسسِة كُمناخ العمِل ‪ ،‬والتغييِر في مستوياِت اإلنتاِج ‪ ،‬والكثافِة‪ .‬ومهما اختلَف‬
‫الهدُف فيجُب أن يكوَن ُمحدًد ا ويمكُن قياُسُه في نهايِة فترٍة زمنيٍة محددٍة‪ .‬ويجُب على الموظفيَن بالمنشأِة أن يدركوا الحاجَة إلى ِر‬
‫توفي‬
‫الطاقِة لخفِض تكاليِفها‪.‬‬

‫هندسُة المباني‬

‫يقّدُر مهندسو البيئِة أن ربَع الطاقِة التي تمُّد المباِني على األقِّل تفقُد نتيجَة االستخداِم الخاطِئ والتوصيالِت غيِر المناسبِة لمبادَئ سيئٍة‪،‬‬
‫وللتغلِب على هذه المشكلِة يجُب توصيُل الطاقِة بطريقٍة سليمٍة‪ .‬كذلك انتقال الموظفين من طابٍق إلى آخَر في المباني الشاهقِة االرتفاِع‬
‫يؤدي إلى استنفاِد جهٍد كبيٍر ‪ -‬هذا النوُع من الجهِد يمكُن الحفاُظ عليه من خالل التوسِع األفقي بالحِّد من استخداِم النوافِذ المرتفعِة‬
‫ووضِع ستائَر على النوافِذ تمنُع انعكاَس الحرارِة‪ .‬وبعَد أخِذ هذه النقاط في االعتباِر يمكُن استخداُم أجهزِة الحاسِب اآللي لحساِب كميِة‬
‫اإلضاءِة والحرارِة والبرودِة الالزمِة لمكتٍب ما‪.‬‬

‫الحفاُظ َع َلى الضوِء‬

‫يعتقُد مهندسو اإلضاءِة أَّن اإلضاءَة تستخدُم بطريقٍة غيِر سليمٍة بالمكاتِب؛ مما يؤِّد ي إلى زيادِة تكاليِفها‪ .‬ويمكُن خفُض تكاليِف‬
‫اإلضاءِة باتباِع اإلجراءاِت التاليِة‪:‬‬
‫‪ -1‬تصميُم نظاٍم جيٍد لإلضاءِة‪.‬‬
‫ًة‬
‫‪ -2‬توفيُر الصيانِة الدوريِة عن طريِق اإلبقاِء على معداِت اإلضاءِة نظيف وبحالٍة جيدٍة‪ ،‬فيجُب تغييُر المصابيِح القديمِة بصفٍة منتظمٍة‪.‬‬
‫‪ -3‬عدُم إضاءِة اآلالِت عندما ال تدعو الحاجُة إلى ذلك‪ .‬كذلك يؤخُذ في الحسباِن اعتباراُت األمِن والسالمِة بالمنشأِة‪.‬‬
‫‪ -4‬استخداُم ضوِء النهاِر كلما أمكَن ذلك عن طريِق االستخداِم األمثِل للنوافِذ‪.‬‬
‫‪ -5‬دهاُن الحوائِط بألواٍن زاهيٍة لتخفيِض كميِة الضوِء المستخدمِة واالستفادة من الضوِء الطبيِعّي ‪.‬‬
 ‫الحفاُظ على الحرارِة‬

‫يوجُد العديُد من اإلجراءاِت التي تساعُد على االستخداِم األمثِل للحرارِة والمحافظِة عليها وخفِض تكاليِفها‪:‬‬
‫‪ -1‬ضرورُة أن يعمَل نظاُم التدفئِة بكفاءٍة عن طريِق التنظيِف الدوِر ِّي والتهويِة الالزمِة‪.‬‬
‫‪ -2‬االستخداُم األمثُل للطاقِة البشريِة‪.‬‬
‫‪ -3‬استخداُم ُمنِّظ ماٍت (أو ترمستات) لها درجا منخفض خالَل فصِل الشتاِء ‪ ،‬وتشجيُع الموظفين على ارتداِء مالبَس ثقيلٍة لتحميهم‬
‫ٌة‬ ‫ٌت‬
‫من برِد الشتاِء ‪.‬‬
‫ُظ‬
‫‪ -4‬اإلقالُل من تدفئِة الممراِت واألماكِن المفتوحِة واألماكِن العامِة‪ .‬الحفا على البرودِة‪ :‬كثيٌر من اإلجراءاِت التي تتبُع للحفاِظ على‬
‫الحرارِة يمكُن أن تطبَق في مجاِل الحفاِظ على البرودِة‪.‬‬

‫للمزيد‪https://www.hrdiscussion.com/hr14390.html#ixzz1Ks7gTRsD :‬‬
‫الفصل السابع ‪ -‬التصنيف والفهرسة ‪:‬‬

‫ويتكون الفصل السابع من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي ‪:‬‬

‫‪ -1‬قواعد واسس التصنيف الموضوعي‬

‫‪ -2‬التصنيف التطبيقي‬

‫‪ -3‬التصنيف الفهرسي‬

‫‪ -4‬اختيار اساس التصنيف‬

‫‪ -5‬فتح الملفات‬

‫‪ -6‬اسس التصنيف‬

‫أوالً ‪ -‬قواعد واسس التصنيف الموضوع ‪:‬‬

‫ماَذ ا قبل التصنيِف ؟‬

‫يعتبُر التصنيُف العموَد الفقرَّي لعمليِة الفهرسِة؛ لذلك من الضرورِّي أن يكوَن لدى المصنِف (أِو المفهرِس ) الخبرَة العلميَة والعمليَة‬
‫بماهيِة التصنيِف حتى تتَّم مراحُلُه بطريقٍة منتظمٍة‪ ،‬وإذا كانْت إجراءاُت تداوِل المراسالِت الواردِة والصادرِة والمتابعِة تهدُف إلى‬
‫ضبِط مساِر المراسالِت لضماِن وصوِلها في النهايِة إلى مرحلِة الحفِظ ‪ ،‬فإَّن إجراءاِت الحفِظ تعتبُر نقطَة البدايِة لتصنيِف هذه‬
‫المراسالِت وفهرسِتها تمهيًد ا لحفِظ ها في ملفاِتها الصحيحِة؛ مما يسهُل استرجاَع ها عند الحاجِة؛ لذلك فإنه من الضرورِّي االهتماُم‬
‫بإجراءاِت الحفِظ من ناحيِة تحديِدها‪ ،‬والتدقيُق في تطبيِقها لما لها من أهميٍة ُك ْب َر ى‪.‬‬

‫كيف يتُّم التصنيُف عملًّي ا؟‬

 ‫بعيًد ا عن قواعِد ومبادِئ التصنيِف سنحاوُل التعرَف على الطريقِة التقليديِة التي نواجُه بها متطلبات العمِل ‪ ،‬فحيَن تتجمُع لدى أِّي‬
‫ِل‬ ‫العم‬ ‫ُت‬ ‫موظٍف مجموعٌة من الوثائِق ؛ فإنه يقوُم بتقسيِمها إلى مجموعاٍت‪ ،‬لكِّل مجموعٍة موضوٌع معيٌن أو مجاٌل معيٌن ‪ ،‬وتلعُب متطلبا‬
‫دوًر ا هاًّم ا في عمليِة التصنيِف المبدئيِة هذه‪ ،‬فإذا كانْت مجموعُة الوثائِق تتعلُق بنتفيِذ مشروٍع ُمعّيٍن ؛ فإنه يجمُع هذه الوثائَق في‬
‫غالٍف‪ ،‬أْي غالٍف يخصُص لوثائِق هذا المشروِع ‪ ،‬كذلك إذا كان العمُل يتعلُق بالتعامِل مع عميٍل معيٍن فإنه يفتُح ملًّفا لهذا العميِل ‪.‬‬

‫أهميُة عمليِة التصنيِف‬

‫تتنوُع مجاالُت العمِل في كِّل منظمٍة بدرجٍة كبيرٍة‪ ،‬كما تتنوُع مجاالُت العمِل في كِّل إدارٍة طبًقا لألنشطِة التي تتُّم في كٍّل منها‪،‬‬
‫ويتطلُب ذلك بصفٍة مستمّرٍة ما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬تحديُد موضوِع أو مجاِل الملِّف بحيُث يتمشى مع األنشطِة التي تتُّم في اإلدارِة‪.‬‬
‫‪ -2‬كلما تضخمِت الوثائُق المحفوظُة في أِّي ملٍف وتبيُن وجوَد موضوعاٍت فرعيٍة تكوُن محَّل اهتماِم العمِل ؛ فإنه مَن الضرورِّي إعادُة‬
‫تصنيِف وثائق ملِّف المشروِع فيكوُن هناك ملٌّف عاٌّم للمشروِع ثم ملفاٌت فرعيٌة أحُدها للشئوِن الماليِة والثاني للشئوِن الهندسيِة‪..‬‬
‫وهكذا‪.‬‬
‫ُظ‬
‫‪ -3‬عدُم فتِح ملفاٍت ذاِت صيغٍة عامٍة كملِّف المتنوعاِت أو ملفاِت المراسالِت الواردِة التي تحف فيها المراسالُت الواردُة فقط دوَن‬
‫الصادرِة‪.‬‬
‫ُظ‬ ‫ًة‬
‫‪ -4‬ال بد أن يكوَن لدى المصنِف (أو المفهرِس ) ذاكرًة قوي تساعدُه على التعرِف على الملفاِت الصحيحِة التي يجُب حف الوثائِق فيها‬
‫بحيُث تستمُّر عمليُة تجميِع وثائِق الموضوِع الواحِد في ملٍّف آخَر ؛ إذ أنها المظهُر الحقيقُّي لسالمِة التصنيِف ‪.‬‬

‫ثانياً ‪ -‬التصنيُف التطبيِقُّي ‪:‬‬

‫تعريُف التصنيِف التطبيِقّي‬

‫توجُد مجاالٌت متعددٌة للتصنيِف الفلسِفّي الذي يعنى بتحديِد الَعالقاِت العلميِة بين الفروِع المختلفِة للعلوِم ‪ ،‬وقد ظهرْت مجاالٌت لهذا‬
‫النوِع مَن التصنيِف كتصنيِف التربِة وتصنيِف الحيواِن وغيِر ها‪ ،‬ولكَّن المجاَل الذي يهّمنا هو المجاُل التطبيقُّي للتصنيِف حيُث يستخدُم‬
‫في تحديِد العالقاِت بين الموارِد المصنفِة في المكتباِت ومراكِز المعلوماِت ووحداِت المحفوظاِت‪ .‬إَّن التصنيَف المنطقَّي يعني أنه يتُّم‬
‫طبًق ا ألسٍس ومبادَئ تتمشى مع المنطِق السليِم أْي أنه ال يتعّر ُض مع المعطياِت االجتماعيِة والعلميِة التي اتفَق عليها خالَل المسيرِة‬
‫اإلنسانيِة‪ .‬والتصنيُف التطبيقُّي يعِني ببساطِة تقسيِم المواِد إلى مجموعاٍت تتكّو ُن كٌّل منها من وحداٍت ترتبُط مع بعِض ها البعِض في‬
‫تشابٍه ُمعّيٍن أو في صفاٍت مشتركٍة‪ ،‬وأن كَّل عمليِة تصنيٍف ال بَّد أن يكوَن لها أساٌس محّدٌد ‪ ،‬وهذه الخاصيُة هي التي تميُز عمليَة‬
‫التصنيِف عن عمليِة التقسيِم التي ال ُيراعى فيَه ا عادًة تحديُد أساٍس للتقسيِم ‪.‬‬

‫النوُع األَّو ُل‬

‫يوجُد نوعاِن أساسياِن للتصنيِف التطبيِقّي ‪ ،‬والنوُع األّو ُل هو التصنيُف العلمُّي الذي يستخدُم عادًة في المكتباِت لتصنيِف المعارِف‬
‫اإلنسانيِة‪ ،‬كما يستخدُم في مراكِز المعلوماِت العلميِة‪ ،‬وتوجُد خطُط تصنيٍف عالميٍة تستخدُم في المكتباِت كخطِة تصنيِف «ديوي»‪،‬‬
‫وخطِة تصنيِف «مكتبِة الكونجرس» و«التصنيِف العشرِّي العالمي»‪ ..‬وغيرها‪ ،‬ويعني ذلَك أن المصنَف في المكتبِة يقتصُر دوُرُه‬
‫على استخداِم أرقاِم التصنيِف للكتِب والمواِد العلميِة وليس له أّي دوٍر في بناِء خطِة التصنيِف ‪.‬‬
 ‫النوُع الثاني‬

‫وهو الذي يتُّم إعداُدُه في وحداِت المحفوظاِت لغرِض تنظيِم الوثائِق الناتجِة عن نشاِط المنظماِت من وزاراٍت ومصالَح وشركاٍت‬
‫ومدارَس ومستشفياٍت وما شابهها‪ ،‬ووجُه االختالِف األساِس ّي بين هذْي ِن النوعْين أنه بينما يكوُن النوُع األّو ُل معًّد ا بدقٍة وجاهًز ا‬
‫لالستخداِم فإن النوَع الثاني يقوُم فيه كُّل مصنٍف بإنشاِئِه طبًقا الحتياجاِتِه وظروِف العمِل لديه‪ .‬وكّلما كاَن لدى المصنِف الخبرة العلمية‬
‫والعملية أمكَن ُه إنشاء تصنيٍف سليٍم والعكُس صحيٌح‪.‬‬

‫ثالثاً ‪ -‬التصنيُف الفهرسُّي ‪:‬‬

‫عالقُة التصنيِف بالفهرسِة‬

‫إَّن الفهرسَة هي مجموعُة القواعِد التي تتبُع في وصِف المواِد وتنظيِمها بغرِض سهولِة استرجاِع ها عن طريِق الفهارِس التي يتُّم‬
‫إنشاُؤ ها‪ ،‬وتتنوُع أشكاُل الفهارِس طبًقا لنوِع المواِد‪ ،‬فتوجُد مثًال فهارُس المكتباِت التي تمُّد ألوعيِة المعرفِة اإلنسانيِة من كتٍب‬
‫ودورياٍت وغيِر ها‪ ،‬وتوجُد فهارُس السجالِت الصوتيِة وفهارُس المسجالِت الميكروفيلميِة وغيُرها‪ ،‬كما يوجُد نوٌع خاٌّص من فهارِس‬
‫المسجالِت الورقيِة (‪ )Records‬التي تحفُظ عادًة في الملفاِت‪.‬‬

‫خصائُص فهارِس الملفاِت‬

‫تتميُز فهارُس الملفاِت بخاصيتْين رئيسيتين هما‪:‬‬

‫‪ -1‬التصنيُف ‪ :‬أي تصنيف الملفاِت في مجموعاٍت تحَت األنشطِة األساسيِة التي تتُّم في اإلدارِة‪.‬‬
‫‪ -2‬الترقيُم‪ :‬وذلك باستخداِم رموٍز رقميٍة من أعداٍد مسلسلٍة وأعداٍد عشريٍة أو حروٍف ‪ ،‬بحيُث يكتسُب الفهرُس شكًال وترتيًبا يتحدُد فيه‬
‫مكاُن أّي ملٍف‪ ،‬والترقيُم الذي نقصدُه هنا هو الترقيُم المتعدُد (‪ )1‬يتفرُع منه ‪ ..3/1 ،2/1 ،1/1‬وهكَذ ا‪.‬‬

‫رابعاً ‪ -‬اختياُر أساِس التصنيِف ‪:‬‬

‫اختياُر أساِس التصنيِف‬

‫إَّن عمليَة تصنيِف الوثيقِة تعني تحديَد األساِس الذي يتبُع في ربِط مضموِنها مع الوثائِق األخرى التي تتشابُه معها في هذا األساِس ‪،‬‬
‫فإن كاَن مضموُن إحَد ى الوثائِق هو شراء آالٍت لحساِب أحِد المشروعاِت من شركٍة معينٍة‪ ،‬فإن هذه الوثيقَة يمكُن أن تصنَف طبًقا‬
‫لثالثِة بدائَل كاآلتي‪:‬‬
‫‪ -1‬شراُء آالٍت‪.‬‬
‫‪ -2‬اسُم المشروِع ‪.‬‬
‫‪ -3‬اسُم الشركِة‪.‬‬

‫االختياُر بْي َن البدائِل‬

 ‫إذا اختاَر المصنُف واحًد ا من هذه البدائِل الثالثِة دوَن مراعاٍة الحتياجاِت وظروِف العمِل ؛ فإنه ال يمكُن أن يحقَق هذا التصنيَف بأن‬
‫تجمَع وثائُق الموضوِع الواحِد في ملٍّف واحٍد‪ ،‬فاختياُر البديِل األوِل يكوُن في حالِة ما إذا كانِت اإلدارُة تقوُم بعمليِة الشراِء دوَن ارتباٍط‬
‫ًة‬
‫بالمشروِع ‪ ،‬أما اختياُر البديِل الثاني فيكوُن في حالِة ما إذا كانِت اإلدارُة مرتبط بمشروٍع معيٍن ويهمها أن تتجمَع وثائُق المشروِع‬
‫سوًّي ا‪ ،‬أما اختياُر البديِل الثالِث فيكوُن في حالِة ما إذا كان هناك تعامٌل مع شركٍة معينٍة ويهُّم اإلدراُة أن تتجمَع الوثائُق المتعلقُة‬
‫ًّي‬
‫بالتعامِل مع هذه الشركِة سو ا في ملٍّف باسِم الشركِة‪ ،‬وفوق ذلك فإنه يمكُن اختياُر بديلْين مًع ا أو الثالثة مًع ا عن طريِق استنساِخ‬
‫صوٍر من هذه الوثيقِة لتحفظ في الملفاِت الثالثِة‪ .‬إَّن المثاَل السابَق يبيُن ما يمكُن أن يواجَه المصنَف من مصاعَب واحتماالٍت في‬
‫تحديِد األساِس السليِم من بين احتماالِت وجوِد أسٍس بديلٍة أخرى؛ مما يتطلُب أن يكوَن المصنُف على درايٍة تاّمٍة بظروِف العمِل‬
‫واحتياجاِتِه‪.‬‬

‫خامسا ‪ -‬فتُح الملفاِت ‪:‬‬

‫فتُح الملفاِت‬

‫إَّن عمليَة اختياِر أساٍس لتصنيِف الوثيقِة يكوُن عادًة البدايَة لفتِح الملفاِت‪ ،‬ويجُب على المصنِف أو المفهرِس أن يراعي بصفٍة مستمرٍة‬
‫أن تتماشى موضوعاُت الملفاِت مع األنشطِة التي تتُّم في اإلدارِة على قدِر اإلمكاِن ‪ ،‬وكما سبَق أن ذكرنا يجُب تجنُب فتِح الملفاِت ذاِت‬
‫الصيغِة العامِة كملفاِت المتنوعاِت أو الملفاِت التي تشمُل موضوعاٍت متعددًة أو الملفاِت التي تشمُل عدَة أوجٍه لموضوٍع واحٍد (وجٍه‬
‫ماِلٍّي ‪ -‬وجٍه هندسٍّي ) وسنضرُب هنا مثًال يمكُن أن نتعرَف منه على الطريقِة العلميِة الصحيحِة لفتِح الملفاِت في إحدى اإلداراِت‪.‬‬

‫ملفاُت قسِم المخازِن‬

‫ويتعلُق هذا المثاُل بالملفاِت التي يمكُن فتُحها في قسِم المخازِن في إحدى المنظماِت‪ ،‬فإذا استعرضنا األنشطَة التي تتُّم في المخزِن ‪،‬‬
‫فإننا يجُب أوًال أن نتعرَف على األنشطِة التي تتُّم في هذا القسِم كاآلتي‪:‬‬
‫‪ -1‬استالُم صوٍر من أوامِر التوريِد لألصناِف التي يتُّم شراُؤ َه ا بواسطِة قسِم استالِم المشترياِت‪.‬‬
‫‪ -2‬استالُم األصناِف التي يتُّم شراُؤ َه ا من المورديَن مع الفواتيِر من أصٍل وصورتْي ِن ‪.‬‬
‫‪ -3‬تشكيُل لجاِن ومحاضِر الفحِص ‪.‬‬
‫‪ -4‬إخطاُر المشترياِت باألصناِف التي تدخُل المخزَن ‪.‬‬
‫‪ -5‬صرُف األصناِف طبًقا لنظاِم الصرِف المتبِع ‪.‬‬
‫‪ -6‬الرقابُة على األصناِف المستهلكِة واألصناِف المستديمِة عن طريِق الجرِد والُعهِد‪.‬‬
‫‪ -7‬تكهيُن األصناِف غيِر الصالحِة‪.‬‬

‫تحديُد الملفاِت‬

‫واآلن سنحاوُل تحديَد الملفاِت التي ستفتُح كاآلتي‪ :‬ملُّف صوِر أوامِر التوريِد‪ .‬ملُّف صوِر فواتيِر األصناِف التي َت َّم شراُؤ َه ا‪ .‬ملُّف‬
‫محاضِر لجاِن الفحِص ‪ .‬ملُّف صوِر إخطاراِت المشترياِت باألصناِف المسّلمِة للمخزِن ‪ .‬ملُّف صوِر أذوناِت صرِف األصناِف ‪ .‬ملٌّف‬
‫للجرِد‪ .‬ملٌّف للُعهِد‪ .‬ملٌّف للكهنِة‪ ..‬وهكَذ ا‪.‬‬
 ‫الملفاُت الفرعيُة‬

‫ونظًر ا ألَّن هذه الملفاِت سيكوُن محفوًظ ا بها كميٌة كبيرٌة من الوثائِق ‪ ،‬فإنه سيفتُح له ملفات فرعية على أساِس نوِع الصنِف (مْن آالٍت‬
‫أو أغذيٍة‪ ..‬إلخ)‪ ،‬أو على أساِس الصنِف المستديِم والصنِف المستهلِك ‪ ،‬أو على أساِس السنِة الماليِة أو على أساِس اإلداراِت‪ ..‬وهكذا‪.‬‬
‫هذه الملفاُت إذا َت َّم تصنيُفها في مجموعاٍت‪ ،‬ثم ترقيُمها باستخداِم الترقيِم المتعدِد‪ ،‬سيمكُن الحصوُل على فهرٍس لهذه الملفاِت‪.‬‬

‫التوسُع ِفي التفريِع‬

‫يوجُد اعتباراِن هاّماِن يحكماِن عمليَة التفريِع ‪ ،‬وهما‪:‬‬

‫‪ -1‬إَّن التصنيَف بطبيعِتِه يتكّو ُن من تقسيماٍت رئيسيٍة تتفّر ُع منها منطقًّي ا تقسمياٌت فرعيٌة ‪ ،‬وهو بذلك يتدرُج من العاِّم إلى الخاِّص ‪،‬‬
‫وكُّل خاٍّص يمكُن أن يتفرَع منه تقسيماٌت جديدٌة؛ إذ يتحّو ُل هذا الخاُّص إلى العاِّم بالنسبِة للتفريعاِت التي تتدرُج تحَت ُه‪.‬‬
‫‪ -2‬حجُم الوثائِق الموجودِة في الملِّف ‪ ،‬فكلما زاَد حجُم وثائق أِّي ملٍّف زيادًة كبيرًة وتنوعْت موضوعاُت هذه الوثائِق ‪ ،‬وتبيَن أن هذا‬
‫التنوَع يتطلُب تجميَع وثائَق كِّل موضوٍع سوًّي ا لتلبيِة احتياجاِت العمِل ‪ ،‬فإن ذلك يكوُن مبرًر ا قوًّي ا لفتِح ملفاٍت فرعيٍة‪.‬‬

‫سادسا ‪ -‬أسُس التصنيِف ‪:‬‬

‫التصنيُف على أساِس الموضوِع‬

‫يعتبُر التصنيُف على أساِس الموضوِع الطريقَة األساسيَة للتصنيِف ‪ ،‬إذ أَّن كَّل وثيقٍة ال بَّد أن يكوَن لها موضوٌع‪ ،‬ويمكُن تعريُف‬
‫الموضوِع ببساطٍة بأنه «لفٌظ أو عبارٌة تطلُق على مفهوٍم ُمعيٍن اتفَق عليه اجتماعًّي ا أو علمًّي ا»‪ ،‬وذلك كالتدريِب‪ ،‬والتنظيِم ‪ ،‬والزراعِة‪،‬‬
‫والتخطيِط ‪ ،‬والصحِة‪ ،‬والعالقاِت العاّمِة‪ .‬ومن المعروِف أن كَّل لفٍظ (أو عبارٍة) يكوُن له معًن ى لغوًّي ا‪ ،‬كما قد يكوُن له معًن ى‬
‫اصطالحًّي ا‪ ،‬ويتُّم التصنيُف الموضوعُّي عادًة بتحديِد موضوٍع معيٍن ‪ ،‬ثم تقسيمه إلى موضوعاٍت فرعيٍة‪ ،‬وذلك مثل‪ :‬الشئوُن القانونيُة ‪:‬‬
‫كالقضايا والتحقيقاِت والعقوِد‪ .‬الشئوُن الماليُة ‪ :‬كالميزانيِة والحساباِت والمشترياِت والمخازِن ‪ .‬وبطبيعِة الحاِل فإن هذه الطريقَة تستخدُم‬
‫لتقسيِم الوثائِق أو المواِد إلى مجموعاٍت ذاِت تشابٍه موضوعٍّي ‪ .‬وهناك مالحظٌة تجدُر اإلشارُة إليها‪ ،‬وهي أن بعَض األلفاِظ قد تستخدُم‬
‫ألكثر من موضوٍع ‪ ،‬فلفُظ تعييناٍت يستخدُم في المنظماِت الحكوميِة على أنها عملية وضِع موظٍف جديٍد في الهيكِل الوظيفِّي ‪ ،‬أما في‬
‫المنظماِت العسكريِة فإنها تطلُق على أساِس عمليِة توفيِر الطعاِم لألفراِد العسكريين‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس النوِع‬

‫تستخدُم هذه الطريقُة في تصنيِف الوثائِق أو المواِد ألنواٍع محددٍة‪ ،‬ويمكُن تعريُف النوِع ببساطٍة بأنه‪« :‬لفٌظ أو عبارٌة تطلُق على‬
‫مجموعِة أفراٍد لهم صفات مشتركة»‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس االسِم‬

‫إَّن كَّل وثيقٍة ال بد أن يكوَن لها موضوٌع‪ ،‬ولكن في بعِض األحياِن قد يكوُن الموضوُع متعلًقا باسٍم معيٍن ‪ ،‬ويكوُن لالس أهميًة خاصًة‬
‫ِم‬
‫تتطلُب تجميَع الوثائِق المتعلقِة باالسِم سوًّي ا دوَن النظِر إلى موضوعاِتها‪ ،‬وأبسُط مثاٍل لذلك هو ملُّف الموظِف في الحكومِة أو‬
‫الشركاِت‪ ،‬فإن كَّل وثيقٍة في هذا الملِّف لها موضوٌع ‪ ،‬فإحداها تتعلُق بتعييِن الموظِف وثانيٌة تتعلُق بترقيِتِه‪ ،‬وثالثٌة تتعلُق بعالِج ِه‪..‬‬
‫وهكذا‪ ،‬ولكن نظًر ا ألَّن المختصين في المنظمِة يهّمهم تجميَع وثائق كِّل موظٍف سوًّي ا؛ ألَّن ذلك يعطيهم صورًة كاملًة عن حالِة‬
‫الموظِف ‪ ،‬فإننا نجُد أن التصنيَف على أساِس االسِم يكوُن أكثر فاعليًة ‪ ،‬بل ويكوُن ضرورًّي ا أحياًن ا‪ .‬ويمكُن تعريُف االسِم ببساطٍة بأنه‬
‫لفٌظ أو عبارٌة تطلُق على فرٍد واحٍد له ذاتية محددة‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس المكاِن الجغراِفِّي‬

‫يعتبُر التصنيُف على أساِس المكاِن الجغراِفِّي شكًال من أشكاِل التصنيِف على أساِس االسِم ‪ ،‬ولكن بسبِب تميِز ِه فإننا جعلناُه أساًس ا‬
‫مستقًّال‪ ،‬والمكاُن الجغراِفُّي هو أيًض ا لفٌظ أو عبارٌة تطلُق على مكاٍن على الكرِة األرضيِة‪ ،‬ومن المعروِف أن العالَم مقسٌم جغراف اًّي‬
‫بالكامل وأن كَّل مكاٍن له اسٌم محدٌد ‪ ،‬ومن أمثلة ذلك‪ :‬أسماء القارات (إفريقيا‪ ،‬آسيا‪ ،‬أوروبا‪ ..‬إلخ)‪ .‬أسماء الدول‪ .‬أسماُء تقسيماِت‬
‫الدوِل ‪ ،‬فمصُر مثًال مقسمٌة إلى محافظاٍت‪ ،‬وكُّل محافظٍة مقسمٌة إلى مراكَز أو أقساٍم ‪ ..‬وهكذا‪ .‬وكما سبَق أن أوضحنا فإن كَّل وثيقٍة‬
‫يكوُن لها موضوٌع‪ ،‬ولكن يحدُث أحياًن ا أن يكوَن الموضوُع متعلًقا بمكاٍن جغراِفٍّي ‪ ،‬ويكوُن هذا المكاُن موضوَع اهتماِم العمِل بواسطِة‬
‫المختصين في المنظمِة والذين يهّمهم أن تتجمَع وثائُق المكاِن الجغرافي المعين سوًّي ا‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس التسلسِل التاريخِّي‬

‫التسلسُل التاريخُّي كما هو معروٌف عبارٌة عن األياِم والشهوِر والسنواِت‪ ،‬ويتُّم بترتيِب الوثائِق طبًقا للتسلسِل التاريخِّي ‪ ،‬وذلك‬
‫كالتقاريِر الدوريِة وصوِر المراسالِت الصادرِة ومحاضِر االجتماعاِت والنشراِت الدوريِة‪ .‬ويالحُظ أن العيَب الرئيسَّي للتسلسِل‬
‫التاريخِّي هو أن البحَث فيه يتطلُب بصفٍة مستمرٍة أن يكوَن الباحُث على علٍم ُمسبٍق بتاريِخ الوثيقِة التي يبحُث عنها‪ ،‬وإال فإنه‬
‫سيضطُّر إلى البحِث في سلسلٍة طويلٍة من التواريِخ للوصوِل إلى الوثيقِة المطلوبِة‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس فتراٍت زمنيٍة محددٍة‬

‫تتطلُب حاجُة العمِل أحياًن ا تجميَع وثائِق فترٍة زمنيٍة محددٍة سوًّي ا‪ ،‬وذلك كالسنِة الماليِة‪ ،‬فالمعروُف أن األعماَل الماليَة في المنظماِت‬
‫الحكوميِة تعتمُد من الناحيِة الماليِة على السنِة الماليِة‪ ،‬وهي تبدُأ من أوِل يوليو وتنتهي في آخِر يونيو من السنِة التاليِة أْي أنها سنة‬
‫ميالدية متداخلة‪ ،‬ويوجُد الكثيُر من العملياِت الماليِة التي يتُّم تجميُع وثائِقها حسَب السنِة الماليِة‪ .‬وبجانِب السنِة الماليِة توجُد السنُة‬
‫التشريعيُة التي يتُّم تسجيُل التشريعاِت على أساِس ها‪ ،‬وهي تبدُأ من أوِل يناير وتنتهي في آخِر ديسمبر وهي سنٌة ميالديٌة ‪ ،‬ويالح أنه‬
‫ُظ‬
‫بالنسبِة للتشريعاِت كالقوانين والقراراِت الجمهوريِة فإنها تصنُف أوًال على أساِس التسلسِل الزمني طبًقا لتواريِخ صدوِر التشريعاِت‪،‬‬
‫ثم ترتُب في سنواٍت بحيُث تبدُأ كُّل سنٍة برقٍم مسلسٍل جديٍد من (‪ .)1‬وقد تكوُن سنًة هجريًة كما هو الحاُل في المملكِة العربيِة‬
‫السعوديِة‪ ،‬حيُث تكوُن السنُة الماليُة هناك سنًة هجريًة تبدُأ من محرم وتنتهي في آخِر ذي الحجة‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس الشكِل الخارِج ِّي للمادِة المصنفِة‬

‫إننا باستخداِم التصنيِف على أساِس الشكِل الخارِج ِّي للمادِة نهتُّم بشكِلها بصرِف النظِر عن مضموِنها الموضوِع ّي ‪ ،‬وذلَك نتيجَة‬
 ‫متطلباِت العمِل ‪ ،‬ومن أمثلة ذلك‪:‬‬
‫‪ -1‬تصنيُف المواِد على أساِس شكِلها المادِّي ‪ ،‬من ناحيِة أنها عبارٌة عن خرائَط أو صوٍر فوتوغرافيٍة أو قصاصاٍت صحفيٍة‪ ،‬ويعني‬
‫ذلك أننا بصرِف النظِر عن موضوِع المادِة‪ ،‬نصنفها على أساِس شكِلها المادي؛ ألن ذلك يكوُن مطلوًبا للعمِل ‪ ،‬ولكن هذا ال يمنُع من‬
‫تصنيِف هذه المادِة في مرحلٍة تاليٍة‪.‬‬
‫‪ -2‬تصنيُف مجموعِة أفراٍد على أساِس صفاٍت شكليٍة كطوِل القامِة أو الوزِن ‪.‬‬
‫‪ -3‬قد يكوُن لدينا وثائق لها حجٌم كبيٌر كالكتالوجاِت والمواصفاِت الفنيِة؛ مما يقتضي تدبيَر معداِت حفٍظ تناسبها‪ ،‬وحفِظ ها مستقلًة ‪.‬‬

‫التصنيُف على أساِس شكِل موضوِع المادِة‬

‫ويعني ذلك أَّن الوثيقَة يكوُن لها موضوٌع ولكننا نتيجًة الحتياجاِت العمِل بصرِف النظِر عن موضوِع المادِة نصنفها على أساِس الشكِل‬
‫الذي صيَغ فيه موضوُعها‪ ،‬وذلك كالتقاريِر والدرساِت والفواتيِر والقراراِت وما شابَه ذلك‪ ،‬ولكن هذا ال يمنُع من إعادِة تصنيِفها في‬
‫مرحلٍة تاليٍة‪.‬‬

‫ُة‬
‫أهمي الترقيِم‬

‫يهدُف التصنيُف إلى وضِع أساٍس لترتيِب مجموعٍة من المواِد‪ ،‬وال يمكُن أن يصَل التصنيُف إلى هدِفِه دوَن استخداِم طريقٍة من طرِق‬
‫الترقيِم ‪ ،‬والترقيُم الذي نعنيه ليس الترقيَم المسلسَل ‪ ،‬لكنه الترقيُم المتعدُد الذي يعِط ي التقسيَم رقًما ُثَّم يعِط ي كَّل فرٍع رقًما جديًد ا وهكذا‪،‬‬
‫وتتضُح أهميُة الترقيِم فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -1‬يعِط ي الترقيُم خطَة التصنيِف أو فهرَس الملفاِت شكًال ثابًت ا‪.‬‬

‫‪ -2‬يعطي كَّل فرٍع من فروِع التصنيِف أو الفهرِس رقًما يميزُه‪.‬‬
‫ُث‬
‫‪ -3‬يمكُن استخداُم خطِة التصنيِف كأرقاٍم لترتيِب المواِد المصنفِة بحي يتحدُد مكاُن كِّل مادٍة؛ فيسهُل ترتيُبها واسترجاُعها‪.‬‬
‫‪ -4‬ينتُج عن استخداِم هذه األرقاِم في ترتيِب المواِد أن تتجمَع المواُد المتشابهُة سوًّي ا طبًقا لترتيِب خطِة التصنيِف (أو الفهرِس )‪.‬‬
‫ويتكّو ُن الرقُم عادًة إما من أعداٍد أو حروٍف ‪ ،‬والدافُع األساسُّي الستخداِم أكثر من شكٍل في الترقيِم هو إعطاُء المفهرسين الفرصَة‬
‫الستخداِم أكثر من شكٍل في حالِة وجوِد أكثر من فهرٍس في المنظمِة‪ ،‬حتى يتيَح ذلك إيجاَد اختالٍف في األرقاِم ؛ مما يساعُد على‬
‫تمييِز ها وعدِم الخلِط بينها وكذلك يتيُح لهم اختياَر شكِل الترقيِم الذي يرونُه مناسًبا طبًق ا لمزايا وعيوِب كِّل شكٍل ‪.‬‬

‫الترقيُم باستخداِم األعداِد المسلسلِة‬

‫إن أبسَط طريقٍة للترقي هي استخداُم األعداِد المسلسلِة؛ ويعني ذلك إعطاء الملفاِت أو المواد أرقاًما مسلسلًة ترتُب بها‪ ،‬وقد تنشُأ قائمٌة‬
‫ِم‬
‫لهذه األرقاِم ومدلوالِتها‪ ،‬وكانت هذه الطريقُة متبعًة في المكتباِت‪ ،‬إذ ُتعَط ى الكتُب أرقاًما مسلسلًة ثم تسجُل في سجٍل ‪ ،‬وذلك يجعُل‬
‫الباحَث عن كتاٍب ُمعّيٍن يضطُّر إلى مراجعِة الكتِب للوصوِل إلى الكتاِب المطلوِب‪ ،‬كذلك فإنه ما يزاُل في كثيٍر من اإلداراِت‬
‫الحكوميِة وفي الشركاِت ترقُم الملفاُت بأرقاٍم مسلسلٍة‪ ،‬وعيُب هذه الطريقِة أنها تصرُف النظَر عن التصنيِف الذي يعتبُر الوسيلَة‬
‫الوحيدَة لتسهيِل عملياِت البحِث عن المادِة‪ .‬ومع ذلك فإنه يمكُن القوُل إنه في األحواِل التي يرى فيها أن استخداَم التصنيِف ال يقّد ُم أيَة‬
‫فائدٍة للباحثين كأسماِء العمالِء في أحِد البنوِك مثًال‪ ،‬أو أسماِء المؤّم ِن عليهم في إحدى شركاِت التأميِن فإنه يمكُن استخداُم الترقيِم‬
‫المسلسِل ‪ ،‬وفي هذه الحالِة يمكُن االستعانُة بكشاٍف أبجدٍّي لتسهيِل عمليِة الوصوِل إلى اسِم العميِل أو المؤّم ِن عليِه‪.‬‬