‫نموذج الوصف الوظيفي‬

‫تفاصيل المهام‬
‫سكرتير تنفيذي‬ ‫املســمى ال ــوظيفي‬
‫رم ـ ـ ـ ـ ـ ــز الوظيف ـ ـ ـ ــة‬
‫رئاسة مجلس الوزراء‪ :‬التنفيذية‬ ‫نظام تقييم وتوصيف الوظائف‪ :‬التنفيذية‬ ‫الفئ ــة الوظيفيـ ـ ــة‬
‫الحد األدنى‪ :‬الخامسة‬ ‫الحد األعلى‪ :‬الرابعة‬ ‫الدرجة الوظيفية‬
‫رؤساء الوحدات التنظيمية ‪ /‬مكتب وكيل الوزارة ‪ /‬مكتب الوزير‬ ‫ال ــرئيـ ـ ــس املباش ــر‬
‫خدمات الدعم‬ ‫االدارة‬
‫إداري‬ ‫املسـ ـ ـ ــار الوظيف ـ ــي‬
‫خدمات الدعم‬ ‫العائ ــلة الوظيفيــة‬
‫الدعم اإلداري‬ ‫العائلة الوظيفية‬
‫الفرعية‬

‫الهدف العام للوظيفة‬

‫تخطيط وتنظيم أعمال السكرتاريا وإدارة املكاتب وإدارة األنشطة املتعلقة بها‪ ،‬وتصنيف وتنظيم وثائقها وملفاتها‪ ،‬والتعامل مع املراجعين والتنسيق إلنجاز أعمالهم‪ ،‬وتنسيق‬
‫االجتماعات الداخلية والخارجية للرئيس املباشر‪.‬‬

‫أبعاد الوظيفة‬
‫‪ ‬عدد من املوظفين‬ ‫‪ ‬عدد من الوحدات‬ ‫مباشر‬ ‫عدد املوظفين التابعين اداريا لشاغل الوظيفة‬
‫غير مباشر‬
‫وفق دليل االجراءات املالية الحكومية‪ ،‬ووفق الصالحيات املخولة في الجهة االتحادية‬ ‫الصالحيات املالية‬

‫المسؤوليات الرئيسية‬
‫امثلة على بعض مؤشرات األداء التشغيلية‬ ‫املهام التخصصية‬
‫تنفيذ التعليمات والتوجيهات الصادرة من الرئيس املباشر واملتعلقة بإدارة املكتب أو‬
‫دقة و جودة تنفيذ االعمال‬ ‫‪‬‬ ‫‪1‬‬
‫الوحدة التنظيمية‪a.‬‬

‫نسبة االنجاز وفق االطار الزمني‬ ‫‪‬‬ ‫إعداد التقارير واملراسالت املختلفة واعتمادها وتوزيعها وفق التعليمات ‪.‬‬ ‫‪2‬‬
‫اإلشراف على أعمال مكتب الرئيس املباشر وتوفير كل ما يحتاج إليه املكتب من‬
‫توفير االحتياجات وفق االطار الزمني‬ ‫‪‬‬ ‫‪3‬‬
‫خدمات واحتياجات بالتنسيق مع الجهات املعنية بالجهة االتحادية‬
‫جودة التحضير لالجتماعات‬ ‫‪‬‬ ‫تنسيق االجتماعات والتحقق من اكتمال ودقة املستندات الالزمة لها‪.‬‬ ‫‪4‬‬

‫جودة اعداد املراسالت والتقارير‬ ‫‪‬‬ ‫تدقيق املراسالت واملحاضر والتقارير ومتابعة تنفيذها‪.‬‬ ‫‪5‬‬
‫التنسيق مع الجهات الخارجية والوحدات التنظيمية‪ a‬داخل الجهة بخصوص ما‬
‫جودة التنسيق‬ ‫‪‬‬ ‫‪6‬‬
‫يحتاجه الرئيس املباشر من تقارير ووثائق‪ ،‬ومتابعة تنفيذ متطلبات العمل املشترك‪a.‬‬
‫نسبة رضا املتعاملين‬ ‫‪‬‬ ‫التحقق من أن املكاملات الهاتفية املحولة والواردة قد تم الرد عليها‪.‬‬ ‫‪7‬‬
‫تقديم الدعم ملتطلبات مشاركة الرئيس املباشر في املهام الرسمية خارج وداخل‬
‫نسبة الرضا‬ ‫‪‬‬ ‫‪8‬‬
‫الدولة‪.‬‬
‫سرعة االستجابة بتنفيذ التكليفات‬ ‫‪‬‬ ‫تنفيذ أي مهام اخرى يكلف بها من قبل الرئيس املباشر‪.‬‬ ‫‪9‬‬

‫أو ثانوية عامة مع خبرة ‪ 9‬سنوات في ذات املجال‬
‫المؤهالت والخبرة‬
‫بكالوريوس في اإلدارة أو ما يعادله في تخصص مشابه‬
‫أو دبلوم في اإلدارة أو ما يعادله في تخصص مشابه‬ ‫الحد االدنى من املؤهالت‪:‬‬
‫أو الثانوية العامة‬
‫أو دبلوم مع خبرة ‪ 5‬سنوات في ذات املجال‬ ‫بكالوريوس بدون خبرة‬ ‫الخب ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــرات‬

‫الكفاءات السلوكية وفق المستويات المحددة بنظام ادارة االداء المعتمد في الحكومة االتحادية‬

‫التاريخ‪ 05 :‬فبراير ‪2015‬‬ ‫اللجنة االتحادية لتقييم الوظائف‬ ‫االصدار األول‬

‫‪Page 1‬‬
 ‫املهارات‬ ‫الكفاءات السلوكية (مستوى الكفاءة ‪)3‬‬
‫‪ -1‬االملام بكافة السياسات واالجراءات واالنظمة املتعلقة بمجال العمل‬ ‫‪ -1‬العمل بروح الفريق‬
‫‪ -2‬مهارة تنظيم وتخطيط االعمال اليومية‬ ‫‪ -2‬التواصل ومهارات االتصال‬
‫‪ -3‬القدرة على العمل تحت الضغط ومواجهة الصعوبات واملشكالت‬ ‫‪ -3‬التركيز‪ a‬على خدمة العمالء‬
‫‪ -4‬مهارات استخدام الحاسب اآللي وتطبيقاته‬ ‫‪ -4‬التركيز‪ a‬على النتائج‬
‫‪ -5‬إملام باللغة العربية واإلنجليزية‬ ‫‪ -5‬إدارة املوارد بفاعلية‬
‫‪ -6‬املساءلة‬

‫توثيق االجراءات‬
‫التاري‬ ‫االعداد‪( a‬املسؤول املباشر)‬
‫خ‬
‫التاري‬ ‫املراجعة (املسؤول املباشر)‬
‫خ‬
‫االعتماد (وكيل الوزارة ‪ /‬الوكيل املساعد) أو من حكمهم‬
‫التاري‬ ‫توقيع‬
‫خ‬
‫مدير إدارةـ املوارد البشرية‬

‫تم اعتماد بطاقة الوصف الوظيفي من قبل اللجنة االتحادية لتقييم الوظائف برقم الجلسة (‪ )7‬بتاريخ ‪05/02/2015‬‬
‫اصدار رقم ‪2015 /1‬‬

‫الختم واالعتماد‬

‫التاريخ‪ 05 :‬فبراير ‪2015‬‬ ‫اللجنة االتحادية لتقييم الوظائف‬ ‫االصدار األول‬

‫‪Page 2‬‬