‫المؤثرات التنظيمية ومجموعات‬

‫عمليات إدارة المشروع‬

‫المحاضرة الثانية‬
 ‫‪ .1‬الهياكل التنظيمية‬

‫تؤثر ثقافة المنظمة وأسلوبها وهيكلها على أسلوب تنفيذ المشاريع‪ .‬والثقافات واألساليب عبارة عن ظواهر جماعية‬
‫معروفة باسم المعايير الثقافية التي تتطور بمرور الوقت‪.‬‬

‫‪3rd‬‬
‫‪Projectized‬‬
‫التنظيم القائم على‬
‫‪2nd‬‬
‫‪Matrix‬‬ ‫المشاريع‬
‫التنظيمات المصفوفية‬
‫‪1st‬‬ ‫‪Weak‬‬
‫‪Functional‬‬ ‫ضعيفة‬

‫الوظيفي التقليدي‬ ‫‪Balance‬‬

‫متوازنة‬

‫‪Strong‬‬
‫قوية‬
‫‪2‬‬
 ‫تابع الهياكل التنظيمية‬

‫يعتبر الهيكل التنظيمي من العوامل البيئية المؤثرة في المشروع والذي قد يؤثر على إتاحة الموارد المالية والبشرية‬
‫الالزمة للمشروع‪ .‬ومن أنواع الهياكل التنظيمية‪ :‬الهيكل الوظيفي التقليدي‪ ،‬والهياكل المصفوفية‪ ،‬والهيكل القائم على‬
‫المشاريع‪ .‬والجدول التالي يعرض أهم تأثيرات الهياكل التنظيمية على المشاريع‪.‬‬

‫وظيفي تقليدي‬ ‫مصفوفي‬ ‫القائم على المشاريع‬

‫هيكل المنظمة‬
‫خصائص المشروع‬
‫ضعيف‬ ‫متوازن‬ ‫قوي‬

‫سلطة مدير المشروع‬ ‫ضئيلة أو منعدمة‬ ‫منخفض‬ ‫منخفض إلى متوسط‬ ‫متوسط إلى مرتفع‬ ‫مرتفع إلى كلي‬

‫توافر الموارد‬ ‫ضئيلة أو منعدمة‬ ‫منخفض‬ ‫منخفض إلى متوسط‬ ‫متوسط إلى مرتفع‬ ‫مرتفع إلى كلي‬

‫المتحكم في موازنة المشروع‬ ‫المدير الوظيفي‬ ‫المدير الوظيفي‬ ‫مختلط بين المديرين‬ ‫مدير المشروع‬ ‫مدير المشروع‬

‫دور مدير المشروع‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام كامل‬ ‫دوام كامل‬ ‫دوام كامل‬

‫الموظفون االداريون في المشروع‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام كامل‬ ‫دوام كامل‬

‫‪3‬‬
 ‫أ‪ .‬التنظيم الوظيفي التقليدي‬
‫التنظيم الوظيفي التقليدي‪ :‬هو عبارة عن تسلسل هرمي يكون لكل موظف فيه رئيس واحد محدد‪ .‬ويتم تجميع أعضاء فريق العمل حسب‬
‫التخصص‪.‬‬
‫خصائص التنظيم الوظيفي التقليدي‬
‫‒ االحتفاظ بمبدأ القيادة الواحدة‪.‬‬
‫‒ ظروف العمل مفهومة ومستقرة‪.‬‬
‫‒ مناسبة للعمليات التجارية (المتكررة)‪.‬‬
‫‒ التقسيم بحسب التخصص يسمح بتراكم الخبرة لدى األقسام‪.‬‬
‫‒ يتم التواصل بين فريق المشروع من خالل المدراء الوظيفيين فقط‪.‬‬
‫‒ عملية اتخاذ القرار من مسؤولية القيادة العليا فقط‪.‬‬
‫‒ توجد صعوبة في مراقبة تنفيذ المشروع والتحكم به‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫ب‪ .‬التنظيم المصفوفي‬

‫يض م التنظيم المص فوفي م زيج من الس مات المعروف ة به ا التنظيم ات الوظيفي ة التقليدي ة والتنظيم ات القائم ة على‬
‫المشروعات ويمكن تصنيف التنظيم المصفوفي إلى ضعيف ومتوازن وقوي‪ .‬تكون التنظيمات المصفوفية الضعيفة‬
‫ش بيهة إلى ح د كب ير ب التنظيم ال وظيفي التقلي دي وال يتع دى دور م دير المش روع عن كون ه منس ق أو منج ز أعم ال‬
‫وتكون معظم الصالحيات للمدير الوظيفي‪ ،‬أما التنظيم المصفوفي القوي فيشبه التنظيم القائم على المشاريع ولمدير‬
‫المش روع ص الحيات كب يرة‪ .‬بينم ا التنظيم المص فوفي المت وازن فتك ون الص الحيات مختلط ة بين الم دير ال وظيفي‬
‫ومدير المشروع‪.‬‬

‫التنظيم المصفوفي الضعيف‬ ‫‪5‬‬

 ‫تابع التنظيمات المصفوفية‬

‫التنظيم المصفوفي المتوازن‬

‫التنظيم المصفوفي القوي‬

‫‪6‬‬
‫يعتبر الهيكل التنظيمي المصفوفي األكثر انتشارًا مع مشاريع تقنية المعلومات ففي الشركات التي تنتج البرمجيات‬
‫الجاهزة يمكن تحديد األقسام الوظيفية بحسب نوع المنتج البرمجي مثل قسم تطوير النظم المحاسبية أو قسم تطوير‬
‫النظم المالية والمصرفية‪.‬‬
‫أم ا الش ركات ال تي تعم ل على انت اج البرمجي ات بحس ب الطلب (طلب العمالء) فيتم تجمي ع األقس ام الوظيفي ة بحس ب‬
‫تقني ة المعلوم ات المس تخدمة على س بيل المث ال قس م تط وير قواع د البيان ات‪ ،‬قس م تط وير المواق ع االلكتروني ة‪ ،‬قس م‬
‫االختبار‪ ،‬قسم التوثيق‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫ج‪ .‬التنظيم القائم على المشاريع‬

‫في هذا التنظيم يعتبر المشروع وحدة انتاج مستقلة ويكون لدى مدير المشروع قدر كبير من السلطة واالستقاللية‪،‬‬
‫يتم التعاقد مع أعضاء فريق المشروع وتسريحهم عند إنهاء المشروع‪ .‬ويعتبر هذا التنظيم مناسبًا عند تنفيذ المشاريع‬
‫البعيدة عن المنظمة‪ .‬أحيانًا تقوم بعض المنظمات بالدمج بين أكثر من هيكل تنظيمي من التنظيمات المذكورة ويسمى‬
‫هذا التنظيم بالتنظيم المركب‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫الهياكل التنظيمية وصالحيات المدراء‬

‫صالحيات المدير الوظيفي ومدير المشروع بالنسبة للهياكل التنظيمية‬

‫‪9‬‬
 ‫‪ .2‬مصادر العملية التنظيمية‬

‫مصادر العملية التنظيمية عبارة عن الخطط‪ ،‬والعمليات‪ ،‬والسياسات‪ ،‬واإلجراءات والقواعد المعرفية الخاصة‬
‫بالمنظمة‪ .‬مثل الدروس المستفادة من مشاريع سابقة أو المعلومات التاريخية وتعد مصادر العملية التنظيمية‬
‫المدخالت المستخدمة في أغلب عمليات التخطيط‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫‪ .3‬العوامل البيئية المؤثرة في المشروع‬
‫وهي الظروف التي تقع خارج سيطرة فريق المشروع‪ ،‬وتؤثر على المشروع أو تقيده أو توجهه‪ .‬وتعتبر مدخالت تستخدم في أغلب عمليات‬
‫التخطيط‪ ،‬وقد يكون لها أثر سلبي أو إيجابي على نتائج المشروع تشمل العوامل البيئية المؤثرة في المشروع على سبيل المثال ما يلي‪:‬‬
‫‒ الثقافة والهيكل والعمليات التنظيمية‪.‬‬
‫‒ المعايير الحكومية أو االنتاجية‪.‬‬
‫‒ البنية التحتية للمنظمة‪.‬‬
‫‒ الموارد البشرية الموجودة‪.‬‬
‫‒ أنظمة ترخيص العمل في الشركة‪.‬‬
‫‒ ظروف السوق‪.‬‬
‫‒ قنوات االتصال الثابتة لدى المؤسسة‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫‪ .4‬الثقافة التنظيمية‬
‫الثقافة التنظيمية‪ :‬هي مجموعة من المعايير‪ ،‬والقيم‪ ،‬والسلوكيات التي تميز عمل منظمة والتي تتطور بمرور الوقت‪.‬‬
‫ويعتقد العديد من الخبراء أن األسباب الكامنة وراء مشاكل كثير من المنظمات ليست في الهيكل أو الموظفين‪ ،‬ولكن‬
‫في الثقافة‪ .‬وتشمل الثقافة التنظيمية ما يلي‪:‬‬
‫‒ الرؤى والرسالة والقيم والمعتقدات والتوقعات المشتركة‬
‫‒ اللوائح والسياسات واألساليب‬
‫‒ نظام التحفيز والمكافآت‬
‫‒ درجة تحمل المخاطر‬
‫‒ منظور القيادة والتسلسل الهرمي‬
‫‒ مدونة السلوك وأخالقيات العمل‬
‫‪12‬‬
 ‫دورة حياة المشروع ومراحلة‬
‫دورة حياة المشروع عبارة عن مجموعة من مراحل المشروع التي تحدد‪:‬‬
‫‒ ما العمل الذي سيتم القيام به في كل مرحلة؟‬
‫‒ ما هي النواتج التي سيتم إنتاجها ومتى؟( والناتج هو منتج أو خدمة ينتج أو يقدم كجزء من المشروع)‬
‫‒ من الذي سيشارك في كل مرحلة من المراحل؟‬
‫‒ كيف ستتحكم اإلدارة في النواتج في كل مرحلة‪ ،‬وتوافق عليها؟‬
‫وهذه المراحل هي البدء‪ ،‬التنظيم واإلعداد‪ ،‬التنفيذ‪ ،‬واالنهاء‬
‫ينبغي أن يمر المشروع بنجاح من خالل كل مرحلة لكي يستمر إلى المرحلة التالية وكذلك يجب أن تتم عملية مراجعة النواتج‬
‫والموافقة عليها من قبل اإلدارة‪ ،‬لتقييم تقدم المشروع‪ ،‬والنجاح المحتمل‪ ،‬ومواصلة التوافق مع األهداف التنظيمية‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫سياق مشاريع تقنية المعلومات‬

‫‒ تختلف مشاريع تقنية المعلومات بشكل كبير من حيث الحجم والتعقيد والمنتج ومجال االستخدام واحتياجات‬
‫الموارد‪.‬‬
‫‒ أعضاء فريق مشروع تقنية المعلومات غالبا ما يكون لديهم خبرات متنوعة ومهارات مختلفة‪.‬‬
‫‒ تستخدم مشاريع تقنية المعلومات تقنيات متنوعة تتغير بسرعة‪ .‬وحتى في إطار التقنية الواحدة‪ ،‬يجب مراعاة‬
‫التخصص الدقيق ألعضاء الفريق‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫االتجاهات الحديثة التي تؤثر على إدارة مشاريع تقنية المعلومات‬

‫‒ العولمة‪.‬‬
‫‒ المص ادر الخارجي ة‪ :‬االس تعانة بمص ادر خارجي ة عن دما تجلب المنظم ة الس لع أو الم وارد من جه ة خارجي ة‪.‬‬
‫وتستخدم مصطلح المصادر الخارجية لوصف االستعانة بموارد خارجية من بلد آخر‪.‬‬
‫‒ الفرق االفتراضية‪ :‬مجموعة من األفراد الذين يعملون باستخدام تقنيات االتصاالت من مناطق جغرافية مختلفة‬
‫وفي أي وقت‪.‬‬
‫‒ إدارة المشاريع المرنة (‪ :)Agile‬وتعني استخدام طريقة تقوم على التطوير التكراري والتزايدي حيث المتطلبات‬
‫والحلول تتطور من خالل التعاون نظرًا ألن المتطلبات تكون غير معروفة من البداية أو تتغير باستمرار‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫مجموعات عمليات إدارة المشروع‬
‫العملية‪ :‬هي سلسلة من اإلجراءات الموجهة نحو نتيجة معينة‪ .‬ويمكن النظر إلى إدارة المشاريع على أنها عدد من العمليات المترابطة‪ .‬وتشمل مجموعات‬
‫عمليات إدارة المشروع ‪ 5‬مجموعات هي ‪:‬‬

‫مجموعة عمليات البدء‪ .‬وتستغرق ‪ %1‬تقريبًا من وقت المشروع بحسب االحصائيات ‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪ %11‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫مجموعة عمليات التخطيط‪.‬‬ ‫‒‬

‫مجموعة عمليات التنفيذ‪ %82 .‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫‒‬

‫مجموعة عمليات المتابعة والتحكم‪ %4 .‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪ %2‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫مجموعة عمليات اإلغالق‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪Monitor and control‬‬

‫المتابعة والتحكم‬

‫‪Initiating‬‬ ‫‪Planning‬‬ ‫‪Executing‬‬ ‫‪Closing‬‬

‫البدء أو اإلطالق‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫اإلغالق‬

‫‪16‬‬
‫مجموعات عمليات إدارة المشروع والمجاالت المعرفية‬

‫‪17‬‬
‫تابع مجموعات عمليات إدارة المشروع والمجاالت المعرفية‬

‫‪18‬‬
 ‫ما قبل البدء في المشروع‬
‫من الممارسات السليمة وضع األساس للمشروع قبل أن يبدأ رسميًا‪ ،‬وكثيرا ما يؤدي كبار المدراء عدة مهام قبل البدء‪ ،‬بما في ذلك ما يلي‪:‬‬
‫‒ تحديد نطاق ووقت وتكلفة المشروع (قيود المشروع)‪.‬‬
‫‒ تحديد الجهة الراعية للمشروع‪.‬‬
‫‒ تحديد مدير المشروع‪.‬‬
‫‒ تطوير األساس التجاري (دراسة االعمال) للمشروع‪ .‬هي التي تقوم بتوفير المعلومات الالزمة من وجهة نظر تجارية لتحديد ما إذا‬
‫كان المشروع يستحق االستثمار المطلوب أم ال‪.‬‬
‫‒ االجتماع مع مدير المشروع لمراجعة العمليات والتوقعات‪.‬‬
‫‒ تحديد ما إذا كان ينبغي تقسيم المشروع إلى مشروعين صغيرين أو أكثر‪.‬‬
‫يتم اتخاذ قرار بدء مشروع على أساس تقييم أهمية وأولوية المشروع وتحدد أهمية وأولوية المشروع على أساس القيمة المالية‪ ،‬والقيمة‬
‫االستراتيجية وكذلك مستوى المخاطر‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫البدء في المشروع‬

‫ويشمل البدء في المشروع االعتراف ببدء مشروع جديد أو مرحلة جديدة في المشروع‪ .‬والهدف الرئيسي هو‬
‫االختيار والبدء رسميًا في المشاريع‪ .‬الجدول التالي يوضح المجاالت المعرفية والعمليات والمخرجات لبدء‬
‫المشروع‪.‬‬
‫المجال المعرفي‬ ‫عمليات البدء‬ ‫المخرجات‬

‫إدارة تكامل المشروع‬ ‫تطوير ميثاق المشروع‬ ‫ميثاق المشروع‬

‫إدارة المعنيين في المشروع‬ ‫تحديد المعنيين‬ ‫سجل المعنيين‬

‫‪20‬‬
 ‫تخطيط المشروع‬

‫الهدف الرئيسي من تخطيط المشروع هو توجيه التنفيذ‪ ،‬ويتضمن كل مجال معرفي عمليات تخطيط‪ .‬ومن أهم‬
‫مخرجات عمليات تخطيط المشروع على سبيل المثال ال الحصر‪:‬‬
‫‒ بيان نطاق المشروع‬
‫‒ هيكلية تجزئة العمل‬
‫‒ جدول المشروع مع مخطط جانت مع جميع االعتماديات والموارد‬
‫‒ قائمة بالمخاطر ذات األولوية‬

‫‪21‬‬
 ‫تنفيذ المشروع‬

‫‒ تنفيذ المشروع عادة ما يستغرق معظم الوقت والموارد‪.‬‬

‫‒ يجب على مدراء المشاريع استخدام مهاراتهم للتعامل مع العديد من التحديات التي تحدث أثناء تنفيذ المشروع‪.‬‬
‫‒ يركز العديد من رعاة المشروع والعمالء على النواتج المتعلقة بتقديم المنتجات أو الخدمات أو النتائج المرجوة‬
‫من المشروع‪.‬‬
‫‒ ويمكن أن يساعد تقرير هام (المعالم‪ )Milestone:‬في التركيز على استكمال المعالم الرئيسية‪.‬‬

‫المعلم‬ ‫التاريخ‬ ‫الحالة‬ ‫المسؤول‬ ‫مالحظات‬

‫بدء تحديد المعنيين‬ ‫‪25/03‬‬ ‫مكتمل‬ ‫صالح‬
‫توقيع ميثاق المشروع‬ ‫‪1/04‬‬ ‫مكتمل‬ ‫أحمد‬

‫‪22‬‬
 ‫المتابعة والتحكم بالمشروع‬

‫‒ تشمل قياس التقدم نحو أهداف المشروع‪ ،‬ورصد االنحراف عن الخطة‪ ،‬واتخاذ إجراءات التصحيح‪.‬‬
‫‒ تؤثر على جميع مجموعات العمليات األخرى وتحدث خالل جميع مراحل دورة حياة المشروع‪.‬‬
‫‒ تشمل المخرجات تقارير األداء‪ ،‬وطلبات التغيير‪ ،‬وتحديثات لمختلف الخطط‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫إغالق المشروع‬

‫‒ تشمل تحقيق رضا المعنيين وقبول العمالء للمنتجات والخدمات النهائية التي حققها المشروع‪.‬‬
‫‒ حتى لو لم تكتمل (تحقق أهدافها) المشاريع‪ ،‬ينبغي إغالقها للتعلم من الماضي‪.‬‬
‫‒ تش مل المخرج ات ملف ات المش اريع وتق ارير ال دروس المس تفادة‪ ،‬وهي ج زء من أص ول (مص ادر) العملي ات‬
‫التنظيمية‪.‬‬
‫‒ تشمل معظم المشاريع أيضا التقرير النهائي والعرض المقدم إلى الجهة الراعية أو اإلدارة العليا‪.‬‬

‫‪24‬‬