Chapter 11

Management
What is Organizing?
• Organizing: Is the process of establishing orderly uses for resources within the
management system.
.‫ بتاعي‬system‫هي عملية بتعرفني ازاي استخدم الموارد اللي عندي بطريقة منظمة داخل الـ‬

• Organizing Skills: Is the ability to establish orderly uses for resources within the
management system.
.‫ أن يكون لديك القدرة على استخدام الموارد بطريقة منظمة‬organizing‫و من المهارات المتطلبة للـ‬

Importance of Organizing:
1. It is the primary mechanism managers use to activate plans.
.‫ هو الخطوة األساسية لتنشيط الخطط التى تم وضعها‬organizing‫يعتبر الـ‬

2. It creates and maintains relationships between all organizational resources.

.‫ بتاعي‬system‫ الي عندي و عرفتني الهيكل بتاع الـ‬resources‫عملتلي عالقات منظمة بين كل الـ‬

3. It helps managers in minimizing costly weaknesses.

.‫تساعد المديرين على تقليل الموارد و األموال المهدرة‬

Organizing Process:

1 Minders’22 AC
 .‫ اللي انت عملتها و األهداف اللي انت عايز تحققها‬plan‫ بتعمل تنظيم على أساس الـ‬-1

.‫ اللي هتوصلك لألهداف دي‬major task‫ بتشوف ايه هي الـ‬-2

.subtasks‫ لـ‬task‫ تقدر تقسم الـ‬-3

.‫ فهتقدر تحط كل الموارد في مكانها اللي هيفيدك‬،‫ و قدرت تحدد كل قسم هيحتاج ايه‬task‫ بناءا على انك قسمت الـ‬-4

.plan‫ تعمل تقييم للنتائج عشان تعرف هتكمل على كده وال هتغير الـ‬-5

Classical Organizing Theory: (Weber’s bureaucratic model)

• Concept of bureaucracy:
● Detailed Procedures and Rules.
.‫تفاصيل زياده فى القواعد و اإلجراءات‬

● Clearly Outlined Organizational Hierarchy.

.organization hierarchy‫ واضحة للـ‬outlines‫بيتحط‬

● Impersonal Relationships Among Organization Members.

.‫مبيبقاش في عالقات بين األشخاص و بعضها في المنظومة و ده بيكون نتيجة ان التعامالت و كل حاجة على ورق‬

• He was concerned that managers were inclined to overemphasize the merits of

a bureaucracy.
• He cautioned that a bureaucracy is not an end in itself, but rather a means to
the end of management system goal attainment.
َ ‫نتيجة االستخدام الخاطئ للبيروقراطية أدى إلى ما‬
‫ إلن الناس ركزت على البيروقراطية و نسيوا‬routine‫يسمى بالـ‬

2 Minders’22 AC
 .‫ و إنها بتستخدم كوسيلة و لكنها ليست الهدف األساسي‬main target‫الـ‬

Disadvantages:
• It gives short shrift to the human variable within organizations.
‫ و قدر ان هو ميضيعش وقت الناس‬main target‫في فروق فردية بين العمال و بعضها يعني ممكن يكون في واحد فهم الـ‬
.‫و التاني ال‬

• It is recognized today that the bureaucratic approach without an appropriate

emphasis on the human variable is almost certainly a formula for organizational
failure.
.‫ اللي انت محدده إلنك محطتش فاالعتبار ان في فروق بين الناس و بعضها‬target‫عدم الوصول للـ‬

Classical Organizing Theory: (Division of Labor)

• Is the assignment of various portions of a particular task among a number of
organization members.
.‫ الصغيرة و كل فرد يعمل جزء منها‬tasks‫ تقسمها لمجموعة من الـ‬task‫بتمسك الـ‬

Advantages:
• When workers specialize in a particular task, their skill at performing that task
tends to increase.
.‫ محددة و بالتالي أصبح متعود عليها و بيعملها بشكل سري ــع نتيجة التكرار‬task‫كل فرد شغال على‬

• Workers who have one job and one place in which to do it do not lose valuable
time changing tools or locations.
.‫توفير الوقت إلن كل فرد بيعمل حاجة واحدة بس و مش بيتنقل كل شوية من مكان للتاني‬

• When workers concentrate on performing only one job, they naturally try to
make the job easier and more efficient.
َ ‫ واحدة بس فأصبحت سهلة و بتتعمل بطريقة‬task‫بسبب التركيز على‬
.‫فعالة‬

• It creates a situation in which workers need only to know how to perform their
part of the work task rather than the entire process for producing the end
product.
.‫ أكتر من انك مركز أو شاغل دماغك بباقي العمليات الخاصة بالمنتج النهائي‬particular task‫بتبقى مركز على‬

3 Minders’22 AC
Disadvantages:
• It focuses solely on efficiency and economic benefit and overlooks the human
variable in organizations.
.‫ بتاعك‬main target‫بتركز على هل كل فرد عمل شغله وال ال؟ و تجاهلت الـ‬

• Work that is extremely specialized tends to be boring and therefore will

eventually cause production rates to go down as workers become resentful of
being treated like machines.
.‫ إلنه بيعمل شغل روتيني فمبيقدرش انه يفكر أو يبدع‬machine‫أصبح العامل كإنه‬

• Coordination: is the orderly arrangement of group effort to provide unity of

action in the pursuit of a common purpose.
.‫ بتاعه‬target‫ معين عشان يوصل للـ‬group‫ أو‬department‫بيقوم بترتيب عمل األفراد اللي موجودين في‬

Classical Organizing Theory: (Structure)

• Definition: Is the designated relationships among resources of the management
system.
.system‫ و بعضها في الـ‬resources‫ للعالقات بين الـ‬design‫هو‬

• Purpose: is to facilitate the use of each resource, individually and collectively, as

the management system attempts to attain its objectives.
.main target‫ في محاولة لتحقيق الـ‬group‫ سواء للشخص أو للـ‬resource‫تسهل إستخدام كل‬

• Types:
Formal: the relationships among organizational resources as outlined by
management.
.‫ داخل المنظومة‬outlines ‫العالقات المرتبة اللي بيكون ليها‬

Informal: the patterns of relationships that develop because of the informal

activities of organization members.
.‫عالقات بين األفراد و بعضها و لكن خارج إطار العمل‬

Organization Chart: (Vertical Dimensioning)

4 Minders’22 AC
• Definition: The extent to which an organization uses vertical levels to separate
job responsibilities.
‫هي طريقة بتحدد مدى استخدام المنظمة للمستويات و تحديد وظائف كل مستوى و مسئولياته بمعنى مين مسئول عن‬
‫ايه؟‬

• Scalar Relationship (chain of command): Individual at the top possesses the

most authority, Individual at the bottom possesses the less authority other
individuals’ authority, is scaled downward according to their relative position on
the organization chart.
‫ و األفراد اللي في الوسط‬authority‫ أقل‬bottom‫ و الناس اللي في الـ‬authority‫ بيكون ليهم أكثر‬top‫األفراد اللي في الـ‬
.)‫ بتزيد كل ما بتطلع من تحت لفوق‬authority‫ (الـ‬.‫ بتاعتهم‬authority‫بتختلف الـ‬

• Unity of Command: Is the management principle that recommends that an

individual have only one boss.
.‫الزم يكون في مسئول واحد بس لكل فرد‬

• Span Of Management:
● The span of management has a significant effect on how well managers
carry out their responsibilities.
. ....‫المقصود بيها هو انك هتكون مسئول عن كم فرد؟ هتتحمل مسئولية كم فرد؟ و هكذا‬

● Span of management is also called span of control, span of authority, span

of supervision, and span of responsibility.
.‫ليها أكتر من اسم‬

● To use the organization’s human resources effectively, managers should

supervise as many individuals as they can best guide toward production
quotas.
‫الستخدام الموارد البشرية بشكل فعال يجب على المديرين اإلشراف على أكبر عدد ممكن من األفراد و إرشادهم نحو إنتاج‬
.‫الحصص الخاصة بيهم‬

Span Management Designing:

A Contingency Viewpoint:
• Similarity of functions.

5 Minders’22 AC
 .‫ و بعضها إلنه من األحسن انك تجمعهم في حاجة واحدة‬functions‫خد بالك لو في تشابه بين الـ‬

• Geographic continuity.
.‫ مختلفة‬geographic‫حط فاعتبارك بردو لو الـ‬

• Complexity of functions.
.‫ معقدة بزيادة‬function‫بالش تزود في عدد األفراد لو الـ‬

• Coordination.
‫ المختلفة وال ال؟ و الزم تكون عارف ان‬departments‫ بين األفراد و بعضهم في الـ‬coordination‫هل هتحتاج تعمل‬
.‫ الزيادة ممكن يؤدي لخسارة الوقت‬coordination‫الـ‬

• Planning.
.‫ اللي انت عملتها فاألول خالص‬plan‫تكون حاطط فاعتبارك الـ‬

Height of Organization Chart:

• Span of management directly influences the height of an organization chart.
height of an organization chart .‫يؤثر مدى اإلدارة بشكل مباشر على الـ‬

• The greater the height of the organization chart, the smaller the span of
management.
.)‫ قلت (عالقة عكسية‬span‫ زاد الـ‬height of an organization chart ‫كل ما الـ‬

• Organization charts with little height are usually referred to as flat.

.‫عادة ما يشار إلى المخططات الهيكلية ذات االرتفاع الصغير على أنها مسطحة‬

• Organization charts with much height are usually referred to as tall.

.‫عادة ما يشار إلى المخططات الهيكلية ذات االرتفاع الكبير على أنها طويلة‬

• Increasing spans of management to eliminate certain management positions

and thereby reduce salary expenses.
.‫ عشان توفر إلن ده ممكن يقلب بنتيجة عكسية‬span‫متحاولش تقلل في الـ‬

• Increasing spans of management to achieve such objectives as speeding up

organizational decision making and building a more flexible organization.

6 Minders’22 AC
 .‫ اكتر‬flexible‫ هتعمل سرعة في اتخاذ القرار السليم و هتخلي المنظومة‬span‫كل ما تزود في الـ‬

Organization Chart: (Horizontal Dimensioning)

• Definition: The extent to which firms use lateral subdivisions or specialties
within an organization.
.‫هي مدى استخدام المنظمات للتقسيمات الفرعية و التخصصات داخلها‬

• Department: Is a unique group of resources established by management to

perform some organizational task.
.‫ بيؤدي بعض المهام‬unique group‫هو‬

• Departmentalizing: Is the process of establishing departments within the

management system.
.‫ بتاعي‬system‫ داخل الـ‬departments‫هي عملية تأسيس الـ‬

Departmentalization Types: (Departments Based on Function)

• Advantages: Power of functional heads promotes consistency Relatively easy to

assign blame or credit for the performance of a function.
َ
‫ و لما بيكون في لوم أو عقاب هيكون من السهل انك تعمل ده عن‬orders‫ واحد بس هو اللي هيدي‬manager‫هيكون في‬
.‫ بتاعتك‬function‫ الـ‬head ‫طريق‬

• Disadvantages: May prove difficult to coordinate between various functions,

Difficult to assign credit or blame when a product performs well or poorly.

7 Minders’22 AC
 ‫هيكون من الصعب التنسيق بين الوظائف المختلفة و هيكون من الصعب فرض المكافأة أو العقاب عندما يعمل المنتج‬
.‫بشكل جيد أو ضعيف‬

Departmentalization Types: (Departments Based on Product)

• Advantages: Allows managers to focus on the products sold by the company,

relatively easy to assign credit or blame on the performance of a product.
‫ واحد و بتقدر تحدد هل الناس معجبه بيه وال ال؟ عن طريق نسبة بيعه و ده بيفرق في اللوم و‬product ‫بتركز على‬
.‫المكافأة‬

• Disadvantages: Focus on product may force managers to miss differences in

customers or geographic regions, May be difficult to coordinate across products.
‫هيكون في صعوبات شويه من ناحية التنسيق بين المناطق و العمالء إلن هيكون من الصعب تحديد هل المنتج ده‬
.‫هيتماشى مع نوعية العميل ده وال ال؟‬

Departmentalization Types: (Departments Based on Geographic)

8 Minders’22 AC
• Advantages: Managers can focus on the various regions served by the company,
allows firms to develop human resources by rotating managers across different
regions.
.head‫ معينة و لو حس بتقصير أو بأي حاجة بيخاطب الـ‬region ‫ مركز‬manager‫بيكون الـ‬
.‫ عن طريق انهم بيتنقلوا من فرع لفرع في البلدان المختلفة‬human resources‫ للـ‬rotation‫بتعمل تطوير و‬

• Disadvantages: May prove difficult to coordinate between various regions, may

prove difficult to assign credit or blame based on the performance of a particular
product.
.‫ المختلفة‬regions‫ صعب بين الـ‬coordination‫بيكون الـ‬

.‫مش بيبقى من السهل تحديد المكافأة والعقاب إلنك بتضطر تنزل درجات كتير عشان تحدد ده‬

Departmentalization Types: (Departments Based on Customer)

9 Minders’22 AC
• Advantages: Allows managers to focus on and cater to the most important
customers, relatively easy to assign blame or credit regarding customer
relationships.
‫ إلن هو ده اللي هيجيب األرباح و إلرضائه أيضا و بناءا على ذلك بيتم تحديد المكافأه و‬customer‫بيدي أهمية كبيرة للـ‬
.‫العقاب‬

• Disadvantages: May prove difficult to coordinate across various customers, may

introduce complexities as customers span different products and geographic
areas.
‫ بتتعامل مع منتجات مختلفة و من‬customers‫ إلن الـ‬،customer‫ إلني بخاطب أكتر من‬coordinate‫صعوبة الـ‬
.‫ مختلفة‬geographic region

Departmentalization Types: (Departments Based on Matrix)

10 Minders’22 AC
• Advantages: Allows firm to pool human resources for both short-term and long-
term projects, allows firm to maintain flexibility over time.
.‫ فالمنظومة بمرور الوقت‬flexibility‫ ما يؤدي إلى‬long term‫ و الـ‬short term‫بتقدر تبص عالمنظومة ككا نظرة تشمل الـ‬

• Disadvantages: Difficult for employees to understand power structure within

the firm, Difficult for employees to prioritize responsibilities based on multiple
authority figures.
‫ لنفس القسم و بالتالي هيكون الموظف عنده‬head ‫هيكون في صعوبة إلن لو عندك اكتر من منتج هيكون عندك اكتر من‬
. ...‫صعوبة عشان يقدر يعرف هينفذ كالم مين قبل مين و هكذا‬

11 Minders’22 AC
Horizontal Dimensioning:
• Forces Influencing Formal Structure:
● Forces in the manager.
‫ هيعمل ايه؟‬manager‫الزم تكون مركز على طبيعة الـ‬

● Forces in the task.

.‫ نفسها‬task‫الزم تكون مركز فالـ‬

● Forces in the environment.

.‫ اللي انت هتفتح فيها ألنها بتختلف من مكان للتاني‬environment‫الزم تكون مركز على الـ‬

● Forces in the subordinates.

.‫ اللي تحت ايدك الزم تكون حاططهم فاعتبارك‬subordinates‫الـ‬

• Fayol’s Advice on Using Formal Structure: Fayol has indicated that strict
adherence to a particular chain of command is not always advisable.

12 Minders’22 AC
13 Minders’22 AC