HIM 371

Health information management

Dr. Ayedh Dhafer Ali Al-Ahmari

Respiratory Department
BMC
ORGANIZING
Organization

OBJECTIVES

• Introduction
• Principles of organizational design
• Departmentalization
• Delegation
• Line and staf functions
• Span of control
Organization

DEFINITIONS OF TERMS

•Organizing is the managerial function of designing and

maintaining a system of roles. .‫التنظيم هو الوظيفة اإلدارية لتصميم وصيانة نظام األدوار‬

An organizational role must include: :‫يجب أن يشمل الدور التنظيمي‬

• Objectives ‫• أهداف‬

• Major activities of role

‫• األنشطة الرئيسية للدور‬

‫• سلطة‬

• Authority .‫• توافر املعلومات الضرورية واملوارد األخرى‬

• Availability of necessary information and other resources.

‫ هو عملية إنشاء هيكل لـ‬:‫التنظيم‬

.‫املنظمة التي ستمكن مختلف الالعبني من العمل معا بشكل فعال لتحقيق أهدافها‬

•Organizing: is the process of creating a structure for the

organization that will enable the various players to work
together efectively towards its objectives.
Organization

DEFINITIONS OF TERMS

•Organizational structure: is the basic framework of

formal relationships among responsibilities, tasks and people
in the organization. It can be seen as the division of activities
into manageable units where everyone knows who is to do
what and who is responsible – IT REMOVES CONFUSION AND
CONFLICT.
‫ يمكن أن يُنظر إليه على أنه تقسيم األنشطة إلى وحدات يمكن إدارتها حيث يعرف‬.‫ هو اإلطار األساسي للعالقات الرسمية بني املسؤوليات واملهام واألشخاص في املنظمة‬:‫الهيكل التنظيمي‬
.‫ فهو يزيل االرتباك والصراع‬- ‫الجميع من يفعل ماذا ومن املسؤول‬
Organization

Organizational design:

•Organizational structure: is the basic framework of

formal relationships among responsibilities, tasks and people
in the organization. It can be seen as the division of activities
into manageable units where everyone knows who is to do
what and who is responsible – IT REMOVES CONFUSION AND
CONFLICT.
‫ يمكن أن يُنظر إليه على أنه تقسيم األنشطة إلى وحدات يمكن‬.‫هو اإلطار األساسي للعالقات الرسمية بني املسؤوليات واملهام واألشخاص في املنظمة‬
.‫ فهو يزيل االرتباك والصراع‬- ‫إدارتها حيث يعرف الجميع من يفعل ماذا ومن املسؤول‬
Organization

Organizational Chart

•Is a diagrammatic explanation of an organization’s structure.

It depicts the organization as a whole, the various components
and their interrelationships. It can be compared to a road map
– thus a chart is not the organization, but a representation of
it.

‫ وبالتالي فإن املخطط ليس‬- ‫ يمكن مقارنتها بخريطة الطريق‬.‫ ومختلف املكونات وعالقاتها املتبادلة‬، ‫ يصور املنظمة ككل‬.‫هو شرح تخطيطي لهيكل املنظمة‬
.‫ بل هو تمثيل لها‬، ‫املنظمة‬
Organization

REASONS FOR ORGANIZING​

.‫التنظيم ضروري لتجنب الخلط بني األدوار واملهام وما إلى ذلك‬

• Organizing​is​necessary​to​avoid​confusion​of​roles,​tasks​etc.​
​
• Organizing​clarifies​the​responsibilities​of​the​employees​of​the​organization​
‫يوضح التنظيم مسؤوليات موظفي املنظمة‬

• It​allocates​accountability​to​each​employee​for​the​outcomes​of​the​work​
they​are​responsible​for​

• It​establishes​clear​channels​of​communication​ ‫يخصص املساءلة لكل موظف عن نتائج العمل املسؤول عنه‬

‫• يؤسس قنوات اتصال واضحة‬

Organization

REASONS FOR ORGANIZING​

• It​enables​managers​to​deploy​resources​(human,​financial,​informational,​and​physical)​
meaningfully​and​synergy​can​be​reached.​
.‫يمكّن املدراء من نشر املوارد )البشرية واملالية واملعلوماتية واملادية( بشكل هادف ويمكن الوصول إلى التآزر‬

‫• تمكن من مراقبة األنشطة التنظيمية‬

• ​It​enables​monitoring​of​organizational​activities.​

• Allows​for​co-ordination​of​different​parts​of​the​organization​and​different​areas​of​work​.

• ​It​provides​the​flexibility​needed​to​respond​to​future​demands​and​developments.
w ‫يسمح بالتنسيق بني أجزاء مختلفة من املنظمة ومجاالت مختلفة من‬
.‫• توفر املرونة الالزمة لالستجابة للمتطلبات والتطورات املستقبلية‬
Organization

ORGANIZATIONAL DESIGN​​​

• Organizational design is the decision-making process through which

managers construct an organizational structure appropriate to the
plans and strategies of the organization. ‫التصميم التنظيمي هو عملية صنع القرار التي يقوم املديرون‬
‫من خاللها ببناء هيكل تنظيمي مناسب لخطط واستراتيجيات‬
Steps in organizational design are: .‫املنظمة‬

• Reflecting on the plans and objectives of the organization

• Establishing major tasks
• Dividing the major tasks into sub-tasks
• Allocating resources for sub-tasks :‫خطوات التصميم التنظيمي هي‬
• Evaluating the results of the organizing strategy ‫• التفكير في خطط وأهداف املنظمة‬

‫• تحديد املهام الرئيسية‬

‫• تقسيم املهام الرئيسية إلى مهام فرعية‬

‫• تخصيص املوارد للمهام الفرعية‬

‫• تقييم نتائج اإلستراتيجية املنظمة‬

Organization

:‫تسترشد املنظمات الفعالة باملبادئ التالية‬ Basic principles of organizing​

​ - ‫تقسيم العمل والتخصص‬

Effective​organizations​are​guided​by​the​following​principles:​ ‫إجمالي‬ ‫ينطوي على تقسيم‬

‫عبء العمل إلى مهام يمكن‬
‫أن يؤديها بشكل منطقي‬
​ Effe " . i ' ctive
‫وفعال من قبل األفراد ذوي‬
‫املعرفة املتخصصة‬

• Division of work and specialization –​Involves​dividing​total​workload​into​tasks​that​can​be​logically​and​

effectively​performed​by​individuals​with​specialized​knowledge​
​
• Departmentation –​ Refers​ to​ the​ logical​ grouping​ into​ manageable​sizes​ of​ organizational​ activities​
belonging​together.​​
The​departments​created​constitute​the​organization’s​structure​and​appear​on​the​organizational​chart.​(A​
department​ is​ a​ distinct​ area,​division​ or​ branch​ over​ which​ a​ manager​ has​ authority​
over​performance​e.g.​production,​accounts​or​sales)​

.‫ يشير إلى التجميع املنطقي في أحجام يمكن التحكم فيها لألنشطة التنظيمية التي تنتمي معًا‬- ‫القسم‬

‫ )القسم عبارة عن منطقة أو قسم أو فرع متميز يتمتع املدير بسلطة على‬.‫تشكل األقسام التي تم إنشاؤها هيكل املنظمة وتظهر على املخطط التنظيمي‬
(‫ مثل اإلنتاج أو الحسابات أو املبيعات‬، ‫األداء‬
Organization

Basic principles of organizing​

​

• Coordination -​ The​ process​ of​ integrating​ departments​ both​horizontally​ and​ vertically.​ It​ is​ achieved​
through​authority​relationships,​which​involve​allocation​of​responsibility​and​authority​to​each​position​in​
the​organizational​structure.​ ‫ والتي تنطوي على تخصيص املسؤولية‬، ‫ يتم تحقيق ذلك من خالل عالقات السلطة‬.ً‫ عملية دمج األقسام أفقياً وعموديا‬- ‫التنسيق‬
.‫والسلطة لكل منصب في الهيكل التنظيمي‬

• Chain of command –​Defines​the​reporting​lines​of​individuals​and​groups​in​the​organizations.​

• Unity of command –​Implies​that​each​subordinate​must​have​only​one​manager​to​report​to.​

• Span of control –​Refers​to​the​number​of​subordinates​working​under​one​manager.

.‫ تحدد التسلسل اإلداري لألفراد والجماعات في املنظمات‬- ‫سلسلة القيادة‬

.‫ تعني أن كل مرؤوس يجب أن يكون لديه مدير واحد فقط لتقديم التقارير إليه‬- ‫• وحدة القيادة‬

.‫ يشير إلى عدد املرؤوسني الذين يعملون تحت إدارة واحدة‬- ‫• مدى السيطرة‬
Organization

THE ORGANIZING PROCESS​

​
• Organizing​creates​a​vertical​hierarchy​of​positions,​which​involves​structuring​authority,​
responsibility​and​accountability.​

• The​hierarchy​ is​ a​channel​ or​ conduit​through​which​authority,​power​and​accountability​

flow.​ While​ authority​and​ power​ flow​ downwards,​ accountability​ flows​ upward​and​
responsibility​rests​with​individuals.​​

.‫ والذي يتضمن هيكلة السلطة واملسؤولية واملساءلة‬، ‫يخلق التنظيمتسلسالً هرميًا رأسيًا للمناصب‬

.‫ تتدفق املساءلة إلى أعلى وتقع املسؤولية على عاتق األفراد‬، ‫ بينما تتدفق السلطة والسلطة إلى أسفل‬.‫• التسلسل الهرمي هو قناة أو قناة تتدفق من خاللها السلطة والسلطة واملساءلة‬
Organization

Authority​
It is the right to do something –​ it​ is​ the​ right​ of​ a​ manager​ to​make​ a​ subordinate​ do​
something​ in​ order​ to​ accomplish​organizational​ goals.​ Managerial​ authority​ is​ the​ right​
to​command​ others​ by​ making​ decisions,​ assigning​ tasks​ to​subordinates​ and​ expecting​ and​
requiring​ satisfactory​performance​ from​ subordinates.​ However,​ being​ able​ to​ enforce​this​
right​is​a​different​matter.​ ‫سلطة‬

​ ‫ السلطة اإلدارية هي الحق‬.‫ من حق املدير أن يجعل املرؤوس يفعل شيئًا من أجل تحقيق األهداف التنظيمية‬- ‫إنه الحق في فعل شيء ما‬
‫ فإن القدرة‬، ‫ ومع ذلك‬.‫ وتوقع وطلب أداءمرضٍ من املرؤوسني‬، ‫ وتعيني املهام إلى املرؤوسني‬، ‫في قيادة اآلخرين من خالل اتخاذ القرارات‬
.‫على إنفاذ هذا الحق هي مسألة مختلفة‬

Delegation of authority​
This refers to the process by which a supervisor gives a subordinate the authority to do the
supervisors job.​ A​ manager,​however,​ cannot​ delegate​ the​ functions​ of​ planning,​
organizing,​leading​ and​ control​ as​ this​ would​ lead​ to​ breakdown​ in​organizational​
performance.​
Organization

Power​
While​ authority​ is​ the​right​ to​ do​ something,​ power​is​ the​ability​to​ do​ it.​ The​ sources​ of​ a​
manager’s​power​are:​ ‫قوة‬

‫ فإن القوة‬، ‫في حني أن السلطة هي الحق في فعل شيء ما‬

​ :‫ مصادر قوة املدير هي‬.‫هي القدرة على القيام بذلك‬

• Ability​to​give​or​withdraw​rewards​​ ‫• قدرة‬

‫• قدرة‬
• Ability​to​punish​or​threaten​to​punish​ ‫إلعطاء أو سحب املكافآت للمعاقبة أو التهديد بالعقاب‬

​
Power​is​subjective​and​is​influenced​by​moral​and​ethical​considerations.​The​perception​that​
people​have​about​the​power​of​another​is​more​important​than​the​actual​power​possessed.​
People​in​authority​sometimes​bluff,​pretending​they​have​more​power​than​they​actually​do.​​
​​ ‫ أحيانًا ما يخدع األشخاص في‬.‫ إن تصور الناس عن قوة اآلخر هو أكثر أهمية من القوة الفعلية التي يمتلكها‬.‫السلطة ذاتية وتتأثر باالعتبارات األخالقية واملعنوية‬
.‫ متظاهرين أن لديهم قوة أكبر مما لديهم في الواقع‬، ‫السلطة‬

Authority and power must​ be​ balanced​ to​ avoid​ conflict.​ Too​much​ power​ leads​ to​
abuse​while​less​authority​leads​to​ineffectiveness.

.‫ تؤدي القوة املفرطة إلى إساءة االستخدام بينما تؤدي السلطة األقل إلى عدم الفعالية‬.‫يجب أن تكون السلطة والقوة متوازنة لتجنب الصراع‬
Organization
‫مسؤولية‬

Responsibility​ ‫ في املنظمات الرسمية‬.‫ من واجب أداء املهام والوظائف التنظيمية وما إلى ذلك‬.‫ إنه يشير إلى االلتزام بفعل شيء ما‬.‫هذا وثيق الصلة بالسلطة والسلطة‬
.‫ يتحمل الجميع مسؤولية‬،

This​is​closely​related​to​authority​and​power.​It​refers​to​the​obligation​to​do​something.​It​is​the​duty​to​
perform​organizational​tasks,​functions​etc.​In​formal​organizations​everyone​has​a​responsibility.​
​
Delegation of responsibility​
Responsibility​cannot​be​delegated.​A​supervisor’s​responsibility​is​not​diminished​because​of​delegation​of​
authority​to​a​subordinate.​​
​
In​fact,​responsibility​may​increase​because​in​addition​to​ensuring​that​the​delegated​work​is​done,​he​has​
to​supervise​the​subordinate.​Whether​a​manager​does​the​work​or​chooses​to​delegate​to​a​subordinate,​he​
retains​complete​responsibility​for​the​accomplishment​of​the​task.​

‫تفويض املسؤولية‬

.‫ ال تتضاءل مسؤولية املشرف بسبب تفويض السلطة إلى املرؤوس‬.‫ال يمكن تفويض املسؤولية‬

‫ فإنه يحتفظ‬، ‫ سواء أكان املدير يقوم بالعمل أو يختار التفويض إلى مرؤوس‬.‫ يجب عليه اإلشراف على املرؤوس‬، ‫ قد تزيد املسؤولية ألنه باإلضافة إلى ضمان إنجاز العمل املفوض‬، ‫في الواقع‬
.‫باملسؤولية الكاملة عن إنجاز املهمة‬
Organization
.‫ يكون املوظف مسؤوالً أمام سلطة أعلى‬، ‫باإلضافة إلى املسؤولية الشخصية تجاه نفسه‬

ACCOUNTABILITY​ ‫ واملهام املخصصة‬، ‫ وتفويض السلطة‬، ‫تنشأ املساءلة ألن املدير له الحق في طلب محاسبة السلطة‬
.‫للمرؤوس‬

​
In​ addition​ to​ personal​ responsibility​ to​ oneself,​ an​employee​ is​ accountable​ to​ higher​
authority.​
Accountability​comes​into​being​because​the​manager​has​a​right​to​require​an​accounting​for​
the​authority,​and​power​delegated,​and​tasks​assigned​to​a​subordinate.​
​
​​
The​ subordinate​ must​ account/answer​ to​ the​ manager​ the​stewardship​ of​ the​ power​ and​
authority​ granted.​ “Each​employee​ is​obliqued​to​ report​ to​ his​ superiors​ how​ well​ he​has​
exercised​his​responsibility​and​the​use​of​the​authority​delegated​to​them”.

‫ "كل موظف ملزم بإبالغ رؤسائه‬.‫ يجاوب املدير على اإلشراف على السلطة والسلطة املمنوحة‬/ ‫يجب على املرؤوس أن يحاسب‬
."‫بمدى حسن ممارسته ملسؤوليته واستخدام السلطة املفوضة لهم‬
Organization

DEPARTMENTALIZATION​ ‫التقسيم‬

.‫يمكن أن يتخذ التخصص اإلداري عدة أشكال مثل التصميمات الوظيفية أو املنتجات أو الجغرافية أو املصفوفة‬

​
Departmental​specialization​can​take​many​forms​such​as​functional,​product,​geographical​or​
matrix​designs.​​
‫ الفكرة هي تجميع املتخصصني‬.‫ كل وظيفة رئيسية تقدم تقاريرها إلى الرئيس التنفيذي والوظائف الفرعية األخرى تقدم تقاريرها إلى رؤساء الوظائف الرئيسية‬:‫التصميم الوظيفي‬
​ .‫ هذا هو التصميم األكثر شيوعًا‬.‫ذوي االهتمامات املتشابهة والتدريب معًا على سبيل املثال التسويق أو إدارة املوارد البشرية أو التمويل أو تكنولوجيا املعلومات‬

Functional design: Each​major​function​reports​to​the​CEO​and​other​sub​functions​report​to​

the​major​functional​heads.​The​idea​is​to​group​specialists​with​similar​interests​and​training​
together​e.g.​marketing,​HRM,​finance​or​IT.​This​is​the​most​common​design.​
​​
Product design:​this​ is​ common​ in​ organizations​ that​ deal​ in​ multiple​products.​ It​ is​ a​
modification​of​the​functional​design.​Each​major​product​or​line​is​managed​by​an​executive​
who​reports​to​the​CEO.​The​product​manager​has​control​over​the​functions​in​his​division​
such​as​sales,​marketing,​HR​and​finance.​
‫ تتم إدارة كل منتج أو خط رئيسي من قبل مسؤول تنفيذي يقدم تقاريره إلى‬.‫ إنه تعديل للتصميم الوظيفي‬.‫ هذا شائع في املنظمات التي تتعامل في منتجات متعددة‬:‫تصميم املنتج‬
.‫ يتحكم مدير املنتج في الوظائف في قسمه مثل املبيعات والتسويق واملوارد البشرية والتمويل‬.‫الرئيس التنفيذي‬
Organization

DEPARTMENTALIZATION​ ‫ تنقسم أنشطة‬.‫ يتم تصميم التجمعات اإلقليمية‬، ‫ حيث تعمل املنظمة في منطقة جغرافية واسعة‬:‫التصميم الجغرافي‬
.‫الشركة إلى مناطق يوجد بها مدير لكل منها مكتب منزلي لتنسيق أنشطة الوحدات الجغرافية‬

Geographical design: Where​an​organization​operates​in​a​wide​geographical​area,​territorial​

groupings​are​designed.​A​company’s​activities​are​divided​into​regions​with​a​manager​for​
each​with​a​home​office​for​coordinating​the​activities​of​the​geographical​units.​
​
Customer design:​Activities​ are​ structured​ to​ respond​ to​specific​ groups​ of​ customers.​ For​
example,​ the​ lending​activities​ in​ banks​ that​ are​ tailored​ to​ meet​ the​ needs​ of​different​
customers​say​business/corporate​clients,​personal,​mortgage​or​small​business.​

، ‫ أو األفراد‬، ‫ الشركات‬/ ‫ فإن أنشطة اإلقراض في البنوك املصممة لتلبية احتياجات العمالء املختلفني تقول عمالء األعمال‬، ‫ على سبيل املثال‬.‫ يتم تنظيم األنشطة لالستجابة ملجموعات محددة من العمالء‬:‫تصميم العميل‬
.‫ أو األعمال التجارية الصغيرة‬، ‫أو الرهن العقاري‬
Organization

THE PROCESS OF DELEGATION​

Delegation​ is​ the​ process​ by​ which​managers​ assign​ a​portion​ of​ their​ total​ workload​ to​
others.​It​includes​assigning​formal​authority​and​responsibility​for​the​completion​of​specific​
activities. ‫عملية التفويض‬

​ .‫ وهي تشمل إسناد السلطة الرسمية واملسؤولية عن إكمال أنشطة محددة‬.‫التفويض هو العملية التي يقوم من خاللها املديرون بتعيني جزء من إجمالي عبء العمل الخاص بهم إلى اآلخرين‬

Why delegate?​
• Get​more​work​done​.
• Subordinates​may​have​some​unique​expertise​which​the​manager​lacks​.
• Helps​develop​subordinates​managerial​skills.​
• Enhances​rapid​action​.
• Better​decisions​as​they​are​made​lower​down​where​the​problems​are​.
‫ملاذا التفويض؟‬

.‫• أنجز املزيد من العمل‬

.‫• قد يكون لدى املرؤوسني بعض الخبرة الفريدة التي يفتقر إليها املدير‬

.‫• يساعد على تطوير املهارات اإلدارية للمرؤوسني‬

.‫• يعزز العمل السريع‬

.‫• قرارات أفضل ألنها تتخذ في األسفل حيث توجد املشاكل‬

Organization

What are the barriers to delegation?​

​
• ​Reluctance/inability​to​delegate​due​to​lack​of​planning​what​to​and​not​to​delegate​

• ​Lack​of​confidence​in​the​subordinate​to​do​the​job​

• ​Reluctance​by​subordinate​to​accept​delegation​due​to​fear​of​failure,​lack​of​rewards,​risk​
avoidance​tendencies​etc.​

• ​Incompetent​subordinates ‫ما هي حواجز التفويض؟‬

‫ عدم القدرة على التفويض بسبب نقص التخطيط ملا يجب عدم تفويضه‬/ ‫• اإلحجام‬

‫• عدم الثقة في املرؤوس للقيام باملهمة‬

.‫• إحجام املرؤوسني عن قبول التفويض بسبب الخوف من الفشل ونقص املكافآت وميول تجنب املخاطر وما إلى ذلك‬

‫• املرؤوسني غير األكفاء‬

Organization

LINE AND STAFF RELATIONSHIPS​ .‫يمكن النظر إلى مفاهيم الخط واملوظفني كوظائف وكعالقات سلطة‬

‫ املديرون املسؤولون‬.‫ تشير إلى تلك الوظائف التي لها مسؤولية مباشرة عن تحقيق أهداف الشركة‬:‫وظائف الخط‬
​ .‫هم املديرون املباشرون واآلخرون هم موظفون مباشرون‬

The​concepts​of​line​and​staff​can​be​viewed​both​as​functions​and​as​authority​relationships.​

Line functions: Refers​ to​ those​ functions​ that​ have​ direct​responsibility​ for​ accomplishing​
the​ objectives​ of​ the​ firm.​The​ managers​ responsible​ are​line managers and​ the​
others​are​line employees. ​
​
Line authority: refers​ to​ the​ chain​ of​ command​ where​ line​officials​ have​ authority​ over​
subordinates​e.g.​a​ manager​ and​a​ subordinate.​ This​ is​ exercised​ by​ all​ managers​
irrespective​of​whether​they​are​line​or​staff.
.‫ يتم ممارسة هذا من قبل جميع املديرين بغض النظر عما إذا كانوا خطيني أو موظفني‬.‫ تشير إلى سلسلة القيادة حيث يكون ملسؤولي الخط سلطة على املرؤوسني على سبيل املثال مدير ومرؤوس‬:‫سلطة الخط‬
Organization
Organization

CENTRALIZATION AND DECENTRALIZATION​

‫املركزية والالمركزية‬

• This​ refers​ to​ the​ extent​ to​ which​ decision-making​ power​ and​authority​ is​ dispersed​ to​
lower​levels.​

• It​also​refers​to​the​degree​of​delegation​of​duties,​power​and​authority​to​lower​levels​of​
an​organization.

.‫يشير هذا إلى املدى الذي يتم فيه تشتيت سلطة وسلطة صنع القرار إلى مستويات أدنى‬

.‫• يشير أيضًا إلى درجة تفويض الواجبات والسلطة والسلطة إلى املستويات األدنى من املنظمة‬
Organization

CENTRALIZATION​ DECENTRALIZATION​
High​degree​of​retention​of​duties,​power​ High​ degree​ of​ delegation​ of​
and​authority​by​top​management​ duties,​power​ and​ authority​ to​ lower​
‫درجة عالية من االحتفاظ بالواجبات والسلطة والسلطة من قبل اإلدارة العليا‬ levels​of​the​organization​
‫درجة عالية من تفويض الواجبات والسلطة والسلطة إلى املستويات األدنى من‬
‫املنظمة‬

• Suitable​in​stable​environments​hence​ • Occurs​when​environment​
few​people​can​make​decisions​ is​changing​rapidly​
‫مناسبة في البيئات املستقرة وبالتالي قلة من الناس يمكنهم اتخاذ القرارات‬
‫يحدث عندما تتغير البيئة بسرعة‬
• culture​of​control​by​top​ • Top​level​managers​are​comfortable​
managers,​lack​of​training​for​people​ with​leadership​styles​
‫• مديرو املستوى األعلى مرتاحون‬
‫ألساليب القيادة‬
at​lower​levels​ ‫• يؤكد التفويض‬
• Emphasizes​delegation​​ ‫• التوحيد ليس حرجا‬
• Need​for​uniformity​is​crucial​​
‫ ونقص تدريب األشخاص في‬، ‫ثقافة السيطرة من قبل كبار املديرين‬
‫املستويات األدنى‬
• Uniformity​is​not​critical​
‫• الحاجة إلى التوحيد أمر بالغ األهمية‬
Organization
Organization

SPAN OF CONTROL/MANAGEMENT​
​
Span​of​control​management​refers​to​the​number​of​subordinates​who​report​directly​to​a​given​superior.​
​
​A​manager’s​ability​to​manage​a​larger​number​of​subordinates​is​limited​by​time,​knowledge,​energy,​personality​
and​the​tasks.​Research​has​shown​that​managers​at​the​top​can​handle​up​to​four​subordinates​while​the​lower​level​
can​be​as​high​as​twenty.​

‫ اإلدارة‬/ ‫مدى السيطرة‬

.‫يشير مدى إدارة التحكم إلى عدد املرؤوسني الذين يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى رئيس معني‬

‫ أظهرت األبحاث أن املديرين في القمة يمكنهم التعامل مع ما يصل إلى أربعة مرؤوسني‬.‫إن قدرة املدير على إدارة عدد أكبر من املرؤوسني محدودة بالوقت واملعرفة والطاقة والشخصية واملهام‬
.‫بينما يمكن أن يصل املستوى األدنى إلى عشرين‬
Organization

Factors determining an effective span of control​

• Subordinate​training​–​level​of​knowledge​and​experience​possessed​to​handle​the​job​
• Degree​of​hazard​or​danger​associated​with​the​job​
• Clarity​of​the​delegation​of​authority​in​terms​of​scope​​
• Clarity​of​plans​–​clear​policies,​rules​and​procedures​to​guide​decisions​and​reduce​supervision​time​
• Cost​of​possible​mistakes​to​the​individuals​and​to​the​organization​
• Rate​of​change​–​change​determines​the​degree​of​policy​formulation​and​stability.​Stability​is​associated​with​
wide​spans​of​control​e.g.​catholic​church​and​the​reverse​is​true.

‫العوامل التي تحدد املدى الفعال للسيطرة‬

‫ مستوى املعرفة والخبرة التي تمتلكها للتعامل مع الوظيفة‬- ‫• التدريب الثانوي‬

‫• درجة الخطر أو الخطر املرتبط بالوظيفة‬

‫• وضوح تفويض السلطة من حيث النطاق‬

‫ سياسات وقواعد وإجراءات واضحة لتوجيه القرارات وتقليل وقت اإلشراف‬- ‫• وضوح الخطط‬

‫• تكلفة األخطاء املحتملة على األفراد واملنظمة‬

.‫ يرتبط االستقرار بمدى واسع من السيطرة على سبيل املثال الكنيسة الكاثوليكية والعكس صحيح‬.‫ يحدد التغيير درجة صياغة السياسات واستقرارها‬- ‫• معدل التغيير‬
Organization

Factors determining an effective span of control​

• Extent​to​which​the​job​is​complex​
• Communication​techniques​–​written​versus​oral​communication​
• Number​of​levels​in​the​organizational​structure​
• Level​of​technology​
• Type​of​production​system​
• Physical​dispersion​of​subordinates​
• Availability​of​a​set​of​standard​procedures​​
• Similarity​of​tasks ‫العوامل التي تحدد املدى الفعال للسيطرة‬

‫• مدى تعقيد الوظيفة‬

‫ االتصال الكتابي مقابل الشفوي‬- ‫• تقنيات االتصال‬

‫• عدد املستويات في الهيكل التنظيمي‬

‫• مستوى التكنولوجيا‬

‫• نوع نظام اإلنتاج‬

‫• التشتت املادي للمرؤوسني‬

‫• توافر مجموعة من اإلجراءات املعيارية‬

‫• تشابه املهام‬
Thank You