‫المؤثرات التنظيمية ومجموعات‬

‫عمليات إدارة المشروع‬

‫المحاضرة الثانية‬
 ‫‪ .1‬الهياكل التنظيمية‬
‫تؤثر ثقافة المنظمة وأسلوبها وهيكلها على أسلوب تنفيذ المشاريع‪ .‬والثقافات واألساليب عبارة عن ظواهر جماعية‬
‫معروفة باسم المعايير الثقافية التي تتطور بمرور الوقت‪.‬‬

‫‪3rd‬‬ ‫‪Projectized‬‬
‫‪2nd‬‬
‫التنظيم القائم على‬
‫‪Matrix‬‬ ‫المشاريع‬
‫التنظيمات المصفوفية‬
‫‪1st‬‬ ‫‪Weak‬‬
‫‪Functional‬‬ ‫ضعيفة‬

‫الوظيفي التقليدي‬ ‫‪Balance‬‬

‫متوازنة‬

‫‪Strong‬‬
‫قوية‬
‫‪2‬‬
 ‫تابع الهياكل التنظيمية‬
‫يعتبر الهيكل التنظيمي من العوامل البيئية المؤثرة في المشروع والذي قد يؤثر على إتاحة الموارد المالية والبشرية‬
‫الالزمة للمشروع‪ .‬ومن أنواع الهياكل التنظيمية‪ :‬الهيكل الوظيفي التقليدي‪ ،‬والهياكل المصفوفية‪ ،‬والهيكل القائم على‬
‫المشاريع‪ .‬والجدول التالي يعرض أهم تأثيرات الهياكل التنظيمية على المشاريع‪.‬‬

‫القائم على المشاريع‬ ‫مصفوفي‬ ‫وظيفي تقليدي‬

‫هيكل المنظمة‬

‫خصائص المشروع‬
‫قوي‬ ‫متوازن‬ ‫ضعيف‬

‫مرتفع إلى كلي‬ ‫متوسط إلى مرتفع‬ ‫منخفض إلى متوسط‬ ‫منخفض‬ ‫ضئيلة أو منعدمة‬ ‫سلطة مدير المشروع‬

‫مرتفع إلى كلي‬ ‫متوسط إلى مرتفع‬ ‫منخفض إلى متوسط‬ ‫منخفض‬ ‫ضئيلة أو منعدمة‬ ‫توافر الموارد‬

‫مدير المشروع‬ ‫مدير المشروع‬ ‫مختلط بين المديرين‬ ‫المدير الوظيفي‬ ‫المدير الوظيفي‬ ‫المتحكم في موازنة المشروع‬

‫دوام كامل‬ ‫دوام كامل‬ ‫دوام كامل‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دور مدير المشروع‬

‫دوام كامل‬ ‫دوام كامل‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام جزئي‬ ‫دوام جزئي‬ ‫الموظفون االداريون في المشروع‬

‫‪3‬‬
 ‫أ‪ .‬التنظيم الوظيفي التقليدي‬
‫التنظيم الوظيفي التقليدي‪ :‬هو عبارة عن تسلسل هرمي يكون لكل موظف فيه رئيس واحد محدد‪ .‬ويتم تجميع أعضاء فريق العمل حسب‬
‫التخصص‪.‬‬

‫خصائص التنظيم الوظيفي التقليدي‬

‫‒ االحتفاظ بمبدأ القيادة الواحدة‪.‬‬

‫‒ ظروف العمل مفهومة ومستقرة‪.‬‬

‫‒ مناسبة للعمليات التجارية (المتكررة)‪.‬‬

‫‒ التقسيم بحسب التخصص يسمح بتراكم الخبرة لدى األقسام‪.‬‬

‫‒ يتم التواصل بين فريق المشروع من خالل المدراء الوظيفيين فقط‪.‬‬

‫‒ عملية اتخاذ القرار من مسؤولية القيادة العليا فقط‪.‬‬

‫‒ توجد صعوبة في مراقبة تنفيذ المشروع والتحكم به‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫ب‪ .‬التنظيم المصفوفي‬

‫يضم التنظيم المصفوفي مزيج من السمات المعروفة بها التنظيمات الوظيفية التقليدية والتنظيمات القائمة على‬
‫المشروعات ويمكن تصنيف التنظيم المصفوفي إلى ضعيف ومتوازن وقوي‪ .‬تكون التنظيمات المصفوفية الضعيفة‬
‫شبيهة إلى حد كبير بالتنظيم الوظيفي التقليدي وال يتعدى دور مدير المشروع عن كونه منسق أو منجز أعمال‬
‫وتكون معظم الصالحيات للمدير الوظيفي‪ ،‬أما التنظيم المصفوفي القوي فيشبه التنظيم القائم على المشاريع ولمدير‬
‫المشروع صالحيات كبيرة‪ .‬بينما التنظيم المصفوفي المتوازن فتكون الصالحيات مختلطة بين المدير الوظيفي‬
‫ومدير المشروع‪.‬‬

‫التنظيم المصفوفي الضعيف‬ ‫‪5‬‬

 ‫تابع التنظيمات المصفوفية‬

‫التنظيم المصفوفي المتوازن‬

‫التنظيم المصفوفي القوي‬

‫‪6‬‬
‫يعتبر الهيكل التنظيمي المصفوفي األكثر انتشارا مع مشاريع تقنية المعلومات ففي الشركات التي تنتج البرمجيات‬
‫الجاهزة يمكن تحديد األقسام الوظيفية بحسب نوع المنتج البرمجي مثل قسم تطوير النظم المحاسبية أو قسم تطوير‬
‫النظم المالية والمصرفية‪.‬‬

‫أما الشركات التي تعمل على انتاج البرمجيات بحسب الطلب (طلب العمالء) فيتم تجميع األقسام الوظيفية بحسب‬
‫تقنية المعلومات المستخدمة على سبيل المثال قسم تطوير قواعد البيانات‪ ،‬قسم تطوير المواقع االلكترونية‪ ،‬قسم‬
‫االختبار‪ ،‬قسم التوثيق‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫ج‪ .‬التنظيم القائم على المشاريع‬

‫في هذا التنظيم يعتبر المشروع وحدة انتاج مستقلة ويكون لدى مدير المشروع قدر كبير من السلطة واالستقاللية‪،‬‬
‫يتم التعاقد مع أعضاء فريق المشروع وتسريحهم عند إنهاء المشروع‪ .‬ويعتبر هذا التنظيم مناسبا عند تنفيذ المشاريع‬
‫البعيدة عن المنظمة‪ .‬أحيانا تقوم بعض المنظمات بالدمج بين أكثر من هيكل تنظيمي من التنظيمات المذكورة ويسمى‬
‫هذا التنظيم بالتنظيم المركب‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫الهياكل التنظيمية وصالحيات المدراء‬

‫صالحيات المدير الوظيفي ومدير المشروع بالنسبة للهياكل التنظيمية‬

‫‪9‬‬
 ‫‪ .2‬مصادر العملية التنظيمية‬

‫مصادر العملية التنظيمية عبارة عن الخطط‪ ،‬والعمليات‪ ،‬والسياسات‪ ،‬واإلجراءات والقواعد المعرفية الخاصة‬
‫بالمنظمة‪ .‬مثل الدروس المستفادة من مشاريع سابقة أو المعلومات التاريخية وتعد مصادر العملية التنظيمية‬
‫المدخالت المستخدمة في أغلب عمليات التخطيط‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫‪ .3‬العوامل البيئية المؤثرة في المشروع‬
‫وهي الظروف التي تقع خارج سيطرة فريق المشروع‪ ،‬وتؤثر على المشروع أو تقيده أو توجهه‪ .‬وتعتبر مدخالت تستخدم في أغلب عمليات‬
‫التخطيط‪ ،‬وقد يكون لها أثر سلبي أو إيجابي على نتائج المشروع تشمل العوامل البيئية المؤثرة في المشروع على سبيل المثال ما يلي‪:‬‬

‫‒ الثقافة والهيكل والعمليات التنظيمية‪.‬‬

‫‒ المعايير الحكومية أو االنتاجية‪.‬‬

‫‒ البنية التحتية للمنظمة‪.‬‬

‫‒ الموارد البشرية الموجودة‪.‬‬

‫‒ أنظمة ترخيص العمل في الشركة‪.‬‬

‫‒ ظروف السوق‪.‬‬

‫‒ قنوات االتصال الثابتة لدى المؤسسة‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫‪ .4‬الثقافة التنظيمية‬
‫الثقافة التنظيمية‪ :‬هي مجموعة من المعايير‪ ،‬والقيم‪ ،‬والسلوكيات التي تميز عمل منظمة والتي تتطور بمرور الوقت‪.‬‬

‫ويعتقد العديد من الخبراء أن األسباب الكامنة وراء مشاكل كثير من المنظمات ليست في الهيكل أو الموظفين‪ ،‬ولكن‬
‫في الثقافة‪ .‬وتشمل الثقافة التنظيمية ما يلي‪:‬‬

‫‒ الرؤى والرسالة والقيم والمعتقدات والتوقعات المشتركة‬

‫‒ اللوائح والسياسات واألساليب‬

‫‒ نظام التحفيز والمكافآت‬

‫‒ درجة تحمل المخاطر‬

‫‒ منظور القيادة والتسلسل الهرمي‬

‫‒ مدونة السلوك وأخالقيات العمل‬

‫‪12‬‬
 ‫دورة حياة المشروع ومراحلة‬
‫دورة حياة المشروع عبارة عن مجموعة من مراحل المشروع التي تحدد‪:‬‬

‫‒ ما العمل الذي سيتم القيام به في كل مرحلة؟‬

‫‒ ما هي النواتج التي سيتم إنتاجها ومتى؟( والناتج هو منتج أو خدمة ينتج أو يقدم كجزء من المشروع)‬

‫‒ من الذي سيشارك في كل مرحلة من المراحل؟‬

‫‒ كيف ستتحكم اإلدارة في النواتج في كل مرحلة‪ ،‬وتوافق عليها؟‬

‫وهذه المراحل هي البدء‪ ،‬التنظيم واإلعداد‪ ،‬التنفيذ‪ ،‬واالنهاء‬

‫ينبغي أن يمر المشروع بنجاح من خالل كل مرحلة لكي يستمر إلى المرحلة التالية وكذلك يجب أن تتم عملية مراجعة النواتج‬
‫والموافقة عليها من قبل اإلدارة‪ ،‬لتقييم تقدم المشروع‪ ،‬والنجاح المحتمل‪ ،‬ومواصلة التوافق مع األهداف التنظيمية‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫سياق مشاريع تقنية المعلومات‬

‫‒ تختلف مشاريع تقنية المعلومات بشكل كبير من حيث الحجم والتعقيد والمنتج ومجال االستخدام واحتياجات‬
‫الموارد‪.‬‬

‫‒ أعضاء فريق مشروع تقنية المعلومات غالبا ما يكون لديهم خبرات متنوعة ومهارات مختلفة‪.‬‬

‫‒ تستخدم مشاريع تقنية المعلومات تقنيات متنوعة تتغير بسرعة‪ .‬وحتى في إطار التقنية الواحدة‪ ،‬يجب مراعاة‬
‫التخصص الدقيق ألعضاء الفريق‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫االتجاهات الحديثة التي تؤثر على إدارة مشاريع تقنية المعلومات‬

‫‒ العولمة‪.‬‬

‫‒ المصادر الخارجية‪ :‬االستعانة بمصادر خارجية عندما تجلب المنظمة السلع أو الموارد من جهة خارجية‪.‬‬
‫وتستخدم مصطلح المصادر الخارجية لوصف االستعانة بموارد خارجية من بلد آخر‪.‬‬

‫‒ الفرق االفتراضية‪ :‬مجموعة من األفراد الذين يعملون باستخدام تقنيات االتصاالت من مناطق جغرافية مختلفة‬
‫وفي أي وقت‪.‬‬

‫‒ إدارة المشاريع المرنة (‪ :)Agile‬وتعني استخدام طريقة تقوم على التطوير التكراري والتزايدي حيث‬
‫المتطلبات والحلول تتطور من خالل التعاون نظرا ألن المتطلبات تكون غير معروفة من البداية أو تتغير‬
‫باستمرار‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫مجموعات عمليات إدارة المشروع‬
‫العملية‪ :‬هي سلسلة من اإلجراءات الموجهة نحو نتيجة معينة‪ .‬ويمكن النظر إلى إدارة المشاريع على أنها عدد من العمليات المترابطة‪ .‬وتشمل مجموعات‬
‫عمليات إدارة المشروع ‪ 5‬مجموعات هي ‪:‬‬

‫مجموعة عمليات البدء‪ .‬وتستغرق ‪ %1‬تقريبا من وقت المشروع بحسب االحصائيات ‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪ %11‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫مجموعة عمليات التخطيط‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪ %82‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫مجموعة عمليات التنفيذ‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪ %4‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫مجموعة عمليات المتابعة والتحكم‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪ %2‬من وقت المشروع‪.‬‬ ‫مجموعة عمليات اإلغالق‪.‬‬ ‫‒‬

‫‪Monitor and control‬‬

‫المتابعة والتحكم‬

‫‪Initiating‬‬ ‫‪Planning‬‬ ‫‪Executing‬‬ ‫‪Closing‬‬

‫البدء أو اإلطالق‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫اإلغالق‬

‫‪16‬‬
‫مجموعات عمليات إدارة المشروع والمجاالت المعرفية‬

‫‪17‬‬
‫تابع مجموعات عمليات إدارة المشروع والمجاالت المعرفية‬

‫‪18‬‬
 ‫ما قبل البدء في المشروع‬
‫من الممارسات السليمة وضع األساس للمشروع قبل أن يبدأ رسميا‪ ،‬وكثيرا ما يؤدي كبار المدراء عدة مهام قبل البدء‪ ،‬بما في ذلك ما يلي‪:‬‬

‫‒ تحديد نطاق ووقت وتكلفة المشروع (قيود المشروع)‪.‬‬

‫‒ تحديد الجهة الراعية للمشروع‪.‬‬

‫‒ تحديد مدير المشروع‪.‬‬

‫‒ تطوير األساس التجاري (دراسة االعمال) للمشروع‪ .‬هي التي تقوم بتوفير المعلومات الالزمة من وجهة نظر تجارية لتحديد ما إذا كان‬
‫المشروع يستحق االستثمار المطلوب أم ال‪.‬‬

‫‒ االجتماع مع مدير المشروع لمراجعة العمليات والتوقعات‪.‬‬

‫‒ تحديد ما إذا كان ينبغي تقسيم المشروع إلى مشروعين صغيرين أو أكثر‪.‬‬

‫يتم اتخاذ قرار بدء مشروع على أساس تقييم أهمية وأولوية المشروع وتحدد أهمية وأولوية المشروع على أساس القيمة المالية‪ ،‬والقيمة‬
‫االستراتيجية وكذلك مستوى المخاطر‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫البدء في المشروع‬

‫ويشمل البدء في المشروع االعتراف ببدء مشروع جديد أو مرحلة جديدة في المشروع‪ .‬والهدف الرئيسي هو‬
‫االختيار والبدء رسميا في المشاريع‪ .‬الجدول التالي يوضح المجاالت المعرفية والعمليات والمخرجات لبدء‬
‫المشروع‪.‬‬

‫المخرجات‬ ‫عمليات البدء‬ ‫المجال المعرفي‬

‫ميثاق المشروع‬ ‫تطوير ميثاق المشروع‬ ‫إدارة تكامل المشروع‬

‫سجل المعنيين‬ ‫تحديد المعنيين‬ ‫إدارة المعنيين في المشروع‬

‫‪20‬‬
 ‫تخطيط المشروع‬

‫الهدف الرئيسي من تخطيط المشروع هو توجيه التنفيذ‪ ،‬ويتضمن كل مجال معرفي عمليات تخطيط‪ .‬ومن أهم‬
‫مخرجات عمليات تخطيط المشروع على سبيل المثال ال الحصر‪:‬‬

‫‒ بيان نطاق المشروع‬

‫‒ هيكلية تجزئة العمل‬

‫‒ جدول المشروع مع مخطط جانت مع جميع االعتماديات والموارد‬

‫‒ قائمة بالمخاطر ذات األولوية‬

‫‪21‬‬
 ‫تنفيذ المشروع‬

‫‒ تنفيذ المشروع عادة ما يستغرق معظم الوقت والموارد‪.‬‬

‫‒ يجب على مدراء المشاريع استخدام مهاراتهم للتعامل مع العديد من التحديات التي تحدث أثناء تنفيذ المشروع‪.‬‬

‫‒ يركز العديد من رعاة المشروع والعمالء على النواتج المتعلقة بتقديم المنتجات أو الخدمات أو النتائج المرجوة‬
‫من المشروع‪.‬‬

‫‒ ويمكن أن يساعد تقرير هام (المعالم‪ )Milestone:‬في التركيز على استكمال المعالم الرئيسية‪.‬‬

‫مالحظات‬ ‫المسؤول‬ ‫الحالة‬ ‫التاريخ‬ ‫المعلم‬

‫صالح‬ ‫مكتمل‬ ‫‪25/03‬‬ ‫بدء تحديد المعنيين‬
‫أحمد‬ ‫مكتمل‬ ‫‪1/04‬‬ ‫توقيع ميثاق المشروع‬

‫‪22‬‬
 ‫المتابعة والتحكم بالمشروع‬

‫‒ تشمل قياس التقدم نحو أهداف المشروع‪ ،‬ورصد االنحراف عن الخطة‪ ،‬واتخاذ إجراءات التصحيح‪.‬‬

‫‒ تؤثر على جميع مجموعات العمليات األخرى وتحدث خالل جميع مراحل دورة حياة المشروع‪.‬‬

‫‒ تشمل المخرجات تقارير األداء‪ ،‬وطلبات التغيير‪ ،‬وتحديثات لمختلف الخطط‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫إغالق المشروع‬

‫‒ تشمل تحقيق رضا المعنيين وقبول العمالء للمنتجات والخدمات النهائية التي حققها المشروع‪.‬‬

‫‒ حتى لو لم تكتمل (تحقق أهدافها) المشاريع‪ ،‬ينبغي إغالقها للتعلم من الماضي‪.‬‬

‫‒ تشمل المخرجات ملفات المشاريع وتقارير الدروس المستفادة‪ ،‬وهي جزء من أصول (مصادر) العمليات‬
‫التنظيمية‪.‬‬

‫‒ تشمل معظم المشاريع أيضا التقرير النهائي والعرض المقدم إلى الجهة الراعية أو اإلدارة العليا‪.‬‬

‫‪24‬‬