‫تأسيس وتشغيل مكتب إدارة املشاريع‬

‫‪PMO‬‬

‫اعداد املهندس \ عبداهلل العقيلي‬

‫‪PMP , Master in Manufacturing & Management Science.‬‬ ‫‪1‬‬
 ‫احملتويات‬
‫‪ ‬ما هو ‪PMO‬‬
‫‪ ‬ملاذا ‪PMO‬‬
‫‪ ‬مهام ‪PMO‬‬
‫‪ ‬انواع ‪PMO‬‬
‫‪ ‬هيكلية مقرتحة ‪PMO‬‬
‫‪ ‬خـطـة مقرتحة ‪PMO‬‬
‫‪ ‬املراجع‬

‫‪2‬‬
‫ما هو ‪? PMO‬‬

‫‪3‬‬
 ‫اشهر التعاريف يف االوساط االكادميية والتطبيقية‬

‫•قسم او ادارة مركزية مكرسه لتحسين ممارسات ادارة المشاريع ونتائجها‪.‬‬

‫• بعض مبادرات مكتب ادارة المشاريع تكون بحدود دنيا وبموارد بشريه غير متفرغة تماما ‪ ,‬وبعضها‬
‫االخر بنية ضخمة ومركزية صارمة في اتباع منهجية مدروسة لعمليات التخطيط و السيطرة على‬
‫المشاريع ‪.‬‬

‫• قسم او ادارة مهمتها الرئيسية دعم مدراء المشاريع لتحقيق النجاح في بلوغ اهداف‬
‫مشاريعهم‪.‬‬

‫• مكتب ادارة المشاريع هو مجموعة من البشر مهمتهم تقديم ما يحتاجه مدراء المشاريع في انشاء و‬
‫تنفيذ و اغالق مشاريعهم بنجاح‪.‬‬

‫• يوفر فرصة لمديري المشاريع لتتطور مهنيا بسرعة أكبر مما يمكن أن نأمل ‪ ،‬فيما‬
‫إذا كانوا يعملون معزولين عن بعضهم البعض‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫إذن مكتب ادارة املشاريع ‪ PMO‬ما هو ؟‬
‫)‪(PMO‬‬ ‫إن ايسر وامشل تعريف ملكتب إدارة املشاريع‬
‫قسم أو إدارة مركزية يف املنشأة تهدف إىل توحيد معايري إدارة املشاريع وفقاً ملنهجية معتمدة‬
‫و إطار عمل موحد و تساعد كافة املعنيني بإدارة املشاريع على فهم هذه املنهجية و على اتباع‬
‫تلك املعايري لتكون ثقافة سائدة و اسلوب ممارسة ‪ ،‬كما تساعد صُناع القرار على االستغالل‬
‫األمثل لكافة املوارد البشرية و املالية املتاحة يف املنشأة ‪ ،‬و تعزز قدراتهم يف اختاذ القرارات‬
‫املناسبة يف وقتها املناسب من خالل اتاحة الصورة كاملة حول ‪:‬‬
‫(‪ )1‬تدفق و سري العمل يف املشاريع‪.‬‬
‫(‪ )2‬أية مشاكل تطرأ عليها يف أي مرحلة من مراحلها‪.‬‬
‫(‪ )3‬مؤشرات قياس أداء )‪ (KPI‬تساعد يف قياس أداء تلك املشاريع و أداء الشركات اليت‬
‫تنفذها و كذلك موظفي املنشأة الذين يعملون عليها‪.‬‬

‫‪In each organization, the definition of a PMO‬‬

‫‪may vary in name and by function, but it‬‬
‫‪essentially centralizes, coordinates and‬‬
‫‪oversees the management of projects and‬‬
‫‪programs.‬‬
‫‪Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007‬‬ ‫‪5‬‬
‫ملاذا ‪? PMO‬‬

‫‪6‬‬
 ‫ما هي القيمة واملنافع من مكتب الدارة املشاريع؟‬

‫‪ ‬نسب التحسن يف املنشآت التي‬

‫طبقت مفاهيم إدارة املشاريع‬
‫ضمن مكتب إدارة مشاريع‬
‫حسب دراسة اخري‪.‬‬

‫المصدر ‪ :‬ابحاث ‪Project Management Institute .‬‬

‫‪7‬‬
 ‫ما هي القيمة واملنافع من مكتب الدارة املشاريع؟‬
‫لعل اهم خدمة يقدمها المكتب هو تزويد المؤسسة بمدراء مشاريع مؤهلين ‪.‬‬

‫مع مكتب إلدارة املشاريع‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬توفري مدراء مشاريع مؤهلني‬
‫‪ ‬تقديم الدعم املستمر ملدير املشروع‬
‫‪ ‬مشاركة مدراء املشاريع مهاراتهم وخرباتهم (التعاونية )‬
‫‪ ‬يساعد مدراء املشاريع على تطوير منهيتهم يتحفز مدراء املشاريع‬
‫لتطوير اداءهم ومهاراتهم (التنافسية فيما بينهم)‬
‫‪ ‬قيمه عالية للمؤسسات متعددة املشاريع‬
‫‪ ‬تقديم اخلدمات االستشارية العامة واملتخصصة ملدراء املشاريع‪.‬‬
‫‪ ‬حتصل االدارة العليا على صورة كاملة حول ‪:‬‬
‫)‪ (1‬تدفق و سري العمل يف املشاريع‪.‬‬
‫)‪ (2‬أية مشاكل تطرأ عليها يف أي مرحلة من مراحلها‪.‬‬
‫)‪ (3‬قياس أداء تلك املشاريع و أداء الشركات التي تنفذها و كذلك موظفي‬
‫املنشأة الذين يعملون عليها‬

‫‪8‬‬
‫مهام ‪? PMO‬‬

‫‪9‬‬
 ‫يوضح اجلدول التايل مهام املكتب وقد مت تقسيمها يف جمموعات مخس و مت تفصيل الوظافف واخلدمات لكل‬
‫جمموعة ‪.‬‬

‫الوظائف‬ ‫اسم اجملموعة‬ ‫اجملموعة‬

‫• مجع وتصنيف املعلومات لرفع التقارير عن حالة املشاريع لإلدارة العليا‪.‬‬

‫• متابعة اداء املشاريع واملساهمة يف تصحيح االحنرافات ان اكتشفت يف اداء املشروعات‪.‬‬

‫املتابعة و التحكم‬ ‫االوىل‬
‫• تطبيق وادارة نظام الي إلدارة املعلومات للمشاريع يصطلح عليه ‪PMIS‬‬
‫• تطوير وتطبيق لوحة مؤشرات اداء املشاريع ‪.‬‬

‫• اعتماد منهجية قياسية إلدارة املشاريع داخل املؤسسة ونشر املعرفة بها‪.‬‬

‫• جيب أن تقوم هذه املنهجية بناء على امتداد حياة املشروع منذ الفكرة وحتى اإلغالق؛ وما بعد ذلك‪.‬‬

‫• جيب أن تقوم املؤسسة بالعمل مع االستشاري على ختصيص املنهجية مع ما يوائم مشاريعها‪.‬‬

‫• وينبغي اختاذ قرار بشأن تنظيم املراحل‪ ،‬النتائج الرئيسية‪ ،‬ونقاط املراجعة واملوافقة‪.‬‬
‫تطوير منهجية قياسية إلدارة املشاريع يف‬
‫• جيب أن توفر املنهجية جمموعة ادوات وقوالب رئيسية لتطبيق املنهجية ملدراء املشاريع ‪.‬‬
‫املؤسسة تكون ميزة تنافسية يف قدرات‬ ‫الثانية‬
‫• وجيب تدريب موظفي املؤسسة على استخدام املنهجية وادواتها ‪.‬‬ ‫املؤسسة‪.‬‬
‫• تطوير املسار الوظيفي (‪ )Career Path‬وسلّم املهنية واالحرتاف يف ادارة املشاريع ملنسوبي املؤسسة‪.‬‬

‫• تقييم اداء مدراء املشاريع يف استخدام املنهجية ‪.‬‬

‫‪ : PRINCE2 PMBOK‬لتكون اساس لبناء منهجية خاصة باملؤسسة‪.‬‬ ‫• هناك بعض اخليارات ملنهجيات خمتلفة‬

‫‪10‬‬
 ‫الوظائف‬ ‫اسم اجملموعة‬ ‫اجملموعة‬
‫يف بعض املنظمات‪ ،‬قد يقوم مكتب إدارة املشاريع بتولي مهام التنسيق بني مجيع أو بعض مشاريع‬ ‫•‬
‫املنظمة‪ .‬والرتكيز ال ينصب هنا على إدارة املشاريع وإمنا على التنسيق املمكن بني املشاريع والربط فيما‬
‫بينها‪.‬‬
‫املساهمة يف تعريف واختيار ووضع االولويات ملشاريع املؤسسة ‪.‬‬ ‫•‬
‫ادارة جمموعة املشاريع (برامج او حمافظ)‬ ‫الثالثة‬
‫ادارة برنامج او جمموعة برامج ‪ .‬مثال برنامج تطويرالبين التحتية – برنامج مشاريع نقل التقنية –‬ ‫•‬
‫برنامج مشاريع الشراكة مع القطاع اخلاص ‪. ...‬‬
‫ادارة مشاركة واستخدام املوارد البشرية و املادية فيما بني املشاريع ‪.‬‬ ‫•‬

‫• تقديم االستشارات والتوصيات لإلدارة العليا ‪.‬‬

‫االدارة االسرتاتيجية‬ ‫الرابعة‬
‫• املشاركة يف التخطيط االسرتاتيجي للمؤسسة‪.‬‬
‫• مراقبة وقياس اداء املكتب نفسه ) مكتب ادارة املشاريع(‬
‫ادارة ارشيف وثائق مشاريع املؤسسة‪.‬‬ ‫•‬
‫ادارة املعرفة‬
‫عمل تقييم للمشاريع و توافقها مع املنهجية يف انشطة إدارتها ‪.‬‬ ‫•‬
‫دور مكتب ادارة املشاريع كمركز لتطوير التعلم‬
‫عمل تقييم للمشاريع بعد انتهائها‪ Post-project Review .‬الستخالص الدروس املستفادة‪.‬‬ ‫والنمو هو امشل من تصنيفه كمجموعة منفصلة •‬
‫تطوير و تطبيق قاعدة بيانات للدروس املستفادة وجعلها متاحة للمشاركة مابني مدراء املشاريع يف املؤسسة‬ ‫فهو يضطلع بدور رئيسي يف تطوير املنهجية و •‬
‫نشر املعرفه بها وتطوير قدرات مدراء املشاريع‬ ‫اخلامسة‬
‫‪.‬‬
‫وفرق العمل (اجملموعة الثانية) كما يساهم‬
‫تطوير و تطبيق قاعدة بيانات للمخاطر وطرق اداراتها وجعلها متاحة ملدراء املشاريع‪.‬‬ ‫بشكل فعال يف تقييم النضج املؤسسي يف ادارة •‬
‫املشاريع كمعلومه مهمة يف التخطيط‬
‫االسترتاتيجي للمؤسسة‪.‬‬

‫‪11‬‬
‫انواع ‪? PMO‬‬

‫‪12‬‬
 ‫هناك العديد من مناذج ‪ PMO‬حمددة يف خمتلف املراجع‬
‫لكن ‪ PMBOK‬يصنفها يف ‪ 3‬أنواع رفيسية‪:‬‬
‫الوصف‬ ‫النموذج‬ ‫‪ENGLISH TERM‬‬
‫اكثر النماذج انتشارا ‪ .‬هذا النموذج ال يقوم بأي‬
‫انشطه توجيهيه او ادارية ‪ .‬جل ما يقدمه هو دعم‬
‫مدراء املشاريع بتقديم التدريب ‪ ,‬املتابعة و اعداد‬
‫النموذج الداعم‬ ‫‪The Supportive/Reporting PMO.‬‬
‫تقارير االداء عن املشاريع لصانعي القرار وإلصحاب‬
‫املصلحة‪.‬‬

‫اضافة اىل الدعم كما يف النموذج الداعم فان املكتب‬

‫يقوم بأدوار حتكم مثل ( مراجعة املشاريع ‪ ,‬تقييمها‬
‫وتكون نتائجه مؤثرة يف قرارات ادارة املشروع‬ ‫النموذج املسيطر‬ ‫‪The Controlling PMO‬‬
‫وتصحيح مسارة‪.‬‬

‫االقل انتشارا لكن مع ذلك هو االكثر تأثريا فهو‬

‫حيدد االجتاه التشغيلي و االسرتاتيجي يف ادارة‬ ‫النموذج املوجه‬ ‫‪The Directive/Enterprise‬‬
‫املشاريع ‪ ( .‬يتخذ القرارات )‬
‫‪13‬‬
‫ايضا يوجد تصنيف اكرث تفصيال لامنذج مكتب ادارة املشاريع ‪ ,‬هذه الامنذج الس ته تقدم دليال اكرث تفصيال لالنواع الثالثة حبيث ميكن توليف مكتب ادارة املشاريع داخل‬
‫املؤسسة من توليفة من املس ئوليات يف الامنذج التالية ‪ .‬وأرحج التوليفات املمكنة قد يكون ‪ -1 :‬حمطة ارصاد وبرج مراقبة او ‪ – 2‬حمطة ارصاد ‪ ,‬برج مراقبة ومجمع موارد ‪.‬‬
‫او من املمكن ان تتعدد املهام فتكون مثال حمطة ارصاد مجليع املشاريع بيامن يعمل كربج مراقبة للمشاريع الامه والاكرث قمية وتعقيدا ‪.‬‬

‫‪14‬‬
15
‫هيكلية مقرتحة ‪PMO‬‬

‫‪16‬‬

‫وحدة املعرفة‬
‫حتديد اخلربات واملهارات واملفاهيم‬
‫وتوثيقها وحفظها من الضياع‪.‬‬
‫توثيق وتنظيم الدروس املستفادة من العمل‬
‫يف املشاريع على مستوى املؤسسة وتسهيل‬
‫الوصول اليها من عموم مدراء املشاريع‪.‬‬
‫النماذج أو نظام التوثيق ان وجد‪.‬‬
‫اجراء احباث مستمرة لغرض التحسني‬
‫والتطوير ‪.‬‬
‫رئيس املؤسسة‬
‫مدير عام املشاريع‬
‫قيادي ادارة مشاريع مكتب‬
‫‪PMO‬‬
‫وحدة ادارة املوارد و‬
‫وحدة املتابعة والتوثيق‬
‫املكافآت‬
‫تعديل وحتديث معلومات مدراء‬
‫املشاريع وفرق العمل بغرض تطوير‬
‫السلم الوظيفي‪.‬‬
‫املتابعة و االشراف والتدقيق على‬
‫تزويد صانع القرار بتقارير عن توفر‬
‫ادخاالت بيانات املشاريع‪.‬‬
‫املوارد البشرية املناسبة الدارة‬
‫تنسيق واعداد املعلومات والتقارير‬ ‫املشاريع ‪.‬‬
‫عن املشاريع‪.‬‬
‫تزويد مدراء املشاريع بتقارير عن‬
‫التدريب على كيفية التعامل مع‬ ‫توفر املوار البشرية للعمل يف‬
‫مشاريعهم‪.‬‬
‫العمل على تنفيذ وادارة الية التحفيز‬
‫و استحقاقات املكافآت للعاملني‬
‫يف املشاريع‪.‬‬
‫خبري منهجية‬ ‫جمموعات املشاريع‬
‫مراقبة وقياس اداء املكتب‬
‫(تدقيق داخلي)‪.‬‬
‫املشاريع االنشائية‪.‬‬
‫تدريب موظفي املؤسسة على‬
‫مدراء املشاريع‬
‫املنهجية وادواتها ‪.‬‬
‫عمل تقييم للمشاريع وتوافقها‬
‫مع املنهجية يف إدارتها‪.‬‬
‫عمل تقييم للمشاريع بعد‬ ‫املشاريع االستشارية‬
‫انتهائها الستخالص الدروس‬
‫مدراء املشاريع‬
‫املستفادة‪.‬‬
‫املشاريع الصناعية‬
‫مدراء املشاريع‬
‫‪17‬‬
‫خطة مقرتحة ‪PMO‬‬

‫‪18‬‬
 ‫الطريق اىل مكتب مشاريع ناجح‬
‫اسئلة استهاللية البد منها‬ ‫‪.1‬‬
‫من هم املستفيدين الرئيسني للمكتب ؟ بتحديدهم ميكن حتديد متطلباتهم و املهام للمكتب‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫ما هو مستوى النضج يف املؤسسة يف عمليات ادارة املشاريع؟‬ ‫‪.3‬‬

‫كيف يتم اجناز االعمال للمشاريع حاليا؟‬ ‫‪.4‬‬

‫اين مصادر الفقد و اخنفاض الكفاءة حتديدا؟‬ ‫‪.5‬‬

‫هل سيستطيع املكتب على تنسيق وادارة املشاريع احلرجة العاملة حاليا ؟ ام انه سيتم التشغيل التجرييب له على‬ ‫‪.6‬‬
‫مشاريع مستقبلية؟‬
‫هل سيتم دعم املكتب ماديا بشكل كايف و االهم هل سيتم دعمه باالهتمام و الصالحيات من االدارة العليا؟ واال أي‬ ‫‪.7‬‬
‫مدى؟‬
‫ختاما ال بد من ادراك أن املوارد البشرية و ادارة تغيري مؤسسي و مفهوم واضح لطريق تأسيس وتشغيل مكتب ادارة‬ ‫‪.8‬‬
‫املشاريع هي قاعدة النجاح‬
‫من املهم جدا اتساق املوارد البشرية العمليات و االدوات يف اطار عمل سلس ومتجانس‬
‫األدوات جيب ان تكمل العمليات‬
‫العمليات تكمل االدوات‬
‫العمليات واالدوات حتتاج قبول ودعم املوارد البشرية لتستخدم بكفاءة‪.‬‬
 ‫مراحل انشاء مكتب ادارة املشاريع‬

‫تقييم اجلاهزية‬ ‫التخطيط والبدء‬

‫التشغيل‬ ‫التطبيق والتنفيذ‬ ‫التطوير‬
‫والنضج‬ ‫باملشروع‬

‫املراجعة والتحسني املستمر‪.‬‬
‫الدعم الفين لنظام ادارة‬
‫املشاريع‪.‬‬
‫تركيب النماذج والتقارير‪.‬‬
‫تصنيف املشاريع‪.‬‬
‫تقييم الوضع احلالي ومستوى‬
‫تطبيق اطار العمل واختباره‪.‬‬ ‫تطوير املنهجية واملعايري‪.‬‬ ‫وثيقة انشاء مكتب ادارة‬
‫النضج املؤسسي يف ادارة‬
‫تركيب واعداد ادوات‬ ‫تطوير النماذج والقوالب‪.‬‬ ‫املشاريع ‪.‬‬
‫املشاريع‪.‬‬
‫االمتتة لنظام ادارة املشاريع‪.‬‬ ‫تطوير مؤشرات اداء‪.‬‬ ‫خطة تنفيذ املشروع‪.‬‬
‫خطة التطوير التفصيلية‪.‬‬
‫اختيار وتركيب نظام ادارة‬ ‫خطة االتصاالت ‪.‬‬
‫موائمة اخلطط ‪.‬‬
‫مشاريع يفي باالحتياج‪.‬‬

‫التدريب ونقل املعرفة‬

‫ادارة التغيري‬

‫ادارة اجلودة واالتصاالت‬

‫‪20‬‬
 ‫المراجع‬

 King AbdulAziz city of Tech. Model of its PMO.

 Advanced Project Portfolio Management and the PMO: Multiplying ROI at
Warp Speed by Gerald I. Kendall and Steven C. Rollins, J. Ross Publishing
© 2013
 The Enter Prize Organization: Organizing Software Projects for
Accountability and Success by Neal Whitten, Project Management Institute
© 2009
 Improving Your Project Management Skills by Larry Richman, AMACOM ©
2010
 Building Project Management Centers of Excellence by Dennis Bolles,
AMACOM © 2002
 Introduction To Project Management by Kathy Schwalbe, Thomson Course
Technology © 2006
 “In Common” by Bud Baker, Ph.D., PM Network magazine, September
2007
 “Definition Impossible” by Bud Baker, Ph.D., PM Network magazine, June
2007 21