‫نظام أرشفة و مراسالت و نظام بريد الكتروني‬

‫وثيقة تحليل و تصميم النظام‬

‫المؤسسة السورية العامة‬

‫رقم االصدار ‪1.1 :‬‬

‫كانون الثاني لعام ‪2023‬‬

‫طالل أبو غزالة العالمية – المؤسسة السورية العامة‬

 ‫ضبط الوثيقة‬

‫المالحظات‬ ‫التاريخ‬ ‫االصدار‬ ‫االسم‬

‫النسخة االولى‬ ‫‪3/3/2019‬‬ ‫‪0.1‬‬ ‫انس‬

‫رائد‬

‫قائمة اإلعتماد‬
‫املالحظات‬ ‫التوقيع‬ ‫املسمى الوظيفي‬ ‫االسم‬

‫راع املشروع (مدير إدارة‬

‫ياسر‬
‫التغيير واإلبداع)‬

‫مدير املشروع (اإلدارة املالكة‬

‫طالل‬
‫للنظام)‬

‫محلل نظم تطبيقية أول‬ ‫هشام‬

‫محلل نظم تطبيقية‬ ‫أحمد‬

‫جدول المحتويات‬
 ‫المقدمة‬ ‫‪.1‬‬
‫الغرض من الوثيقة‬ ‫‪1.1‬‬
‫الغرض من الوثيقة هو توثيق متطلبات انشاء نظام ‪............................‬‬

‫المراجع‬ ‫‪1.2‬‬
‫المتطلبات التي تم الحصول عليها اثناء االجتماعات المخصصة لدراسة‬
‫احتياجات العمل مع المعنيين من مؤسسة ‪...................‬‬

‫تعاريف و مصطلحات‬ ‫‪1.3‬‬

‫التعريف‬ ‫املصطلح‬

‫هو نظام لتحسين إجراءات العمل في الشركة السعودية للكهرباء من خالل‬

‫وضع خطط تشغيلية مع سير العمل للموافقة عليها‪ ,‬وإعداد خطط التحسين‬
‫‪ -‬التنفيذ و متابعة التوصيات وتقييمها مع كل فريق خطة تحسينية ضمن‬ ‫نظام التحسين‬
‫جدول زمني محدد وذلك لتحسين اإلجراءات و االدخار المالي بالنسبة‬
‫للشركة‪.‬‬

‫هي خطة سنوية للدراسات التحسينية التي يتم التخطيط للعمل عليها خالل‬
‫الخطة التشغيلية (لبرنامج‬
‫العام‪ ،‬حيث يتم استالم الميزانية التشغيلية ألعداد الدراسات من إدارة‬
‫تحسين)‬
‫التخطيط‪ R‬التشغيلي بالشركة‪.‬‬

‫هي الدراسة التي سوف يتم العمل بها خالل الفترة المحددة والتي حددت‬
‫الدراسة التحسينية‬
‫اثناء تشكيل الفريق‬

‫هي التوصيات التي يتم إدخالها بعد االنتهاء من الدراسة التحسينية‬ ‫التوصيات‪R‬‬

‫متابعة الدراسات التحسينية ومتابعة التوصيات‬ ‫المتابعات‬

‫هو التقييم الذي يتم ادخاله بعد االنتهاء من (تطبيق أو إلغاء ) جميع‬
‫التقييم‬
‫التوصيات‪ R‬الخاصة بالدراسة التحسينية‬

‫هي الدراسة التحسينية التي تضاف بعد اعتماد الخطة التشغيلية للنشاط‬ ‫الدراسة التحسينية – غير‬
‫مخططة‬
 ‫أطراف المشروع‬ ‫‪1.4‬‬

‫الدور‬ ‫االسم‬

‫مالك المشروع؛ ويكمن دوره في‪:‬‬ ‫الشركة‬

‫‪ ‬اعتماد النظام اإللكتروني‪R‬‬
‫السورية‬
‫‪ ‬عمل وتعميم اإلجراءات الالزمة‬
‫للكهرباء‬
‫‪ ‬توفير المتطلبات الالزمة للخدمة‬
‫مطور للخدمة؛ ويكمن دوره في‪:‬‬
‫طالل‬
‫‪ ‬تطوير‪ R‬النظام‬
‫أب‪RRRRRRRRR‬و‬
‫‪ ‬توثيق‪ R‬آلية عمل المشروع‪R‬‬ ‫غزال‪RRRR‬ة‬
‫‪ ‬إدارة وتشغيل‪ R‬المشروع‬ ‫العالمية‬
‫التنسيق‪ R‬مع أطراف المشروع‪R‬‬ ‫‪‬‬

‫نظرة عامة عن المشروع‬ ‫‪1.5‬‬

‫وصف عام للمشروع‬
‫أهداف المشروع‬ ‫‪1.5.1‬‬
‫وضع نقاط توضح أهداف المشروع‬
‫‪ -‬استبدال الية التراسل االلية و نقل الوثائق يدويا بنظام الي‬
‫‪ -‬حل مشكلة ضياع الوثائق و تخزينها في قواعد بيانات امنة‬
‫‪ -‬تسهيل عملية التواصل بين الموظفين من خالل نظام بريد سهل‬
‫‪ -‬حفظ كافة المراسالت بين الموظفين المعنيين و امكانية الرجوع اليها في‬
‫أي وقت و بسهولة‬
‫‪ -‬تحسين االداء و اختصار الوقت الالزم للتعامل مع المراسالت و الوثائق‬
‫يدويا‬
‫‪ -‬توفير امكانية متابعة سير العمل‬

‫الوضع الحالي للمشروع‬ ‫‪1.5.2‬‬

‫وصف الوضع الحالي في المؤسسة و تحديد المشاكل في الوضع الحالي‬

‫الوضع المستقبلي للمشروع‬ ‫‪1.5.3‬‬

‫وصف الوضع المستقبلي والحلول التي يقدمها‬
 ‫قائمة المستخدمين (أشخاص أو مجموعات)‬ ‫‪1.6‬‬
‫المستوى‬ ‫مالحظات‬

‫المستخدم‬ ‫(الشركة ‪ ,‬النشاط ‪ ,‬القطاع ‪,‬‬

‫اإلدارة ‪ ,‬الدائرة ‪ ,‬منطقة‬
‫األعمال)‬
‫مدير إدارة التغيير واإلبداع‬ ‫إدارة‬

‫مدير دائرة التحسين في مناطق‬ ‫دائرة‬

‫األعمال‬

‫منسق البرنامج في منطقة األعمال‬ ‫دائرة‬

‫سيتم تحديده وإدخاله من خارج النظام‬ ‫الشركة كاملة‬

‫(مسؤول نظام تحسين كامل على‬
‫مستوى الشركة)‬

‫منسق البرنامج على مستوى الشركة‬ ‫الشركة كاملة‬

‫مرشد الجودة‬ ‫إدارة‬

‫مدير اإلدارة المعنية‬ ‫إدارة‬

‫منسق القطاع‪  ‬‬ ‫القطاع‬

‫رئيس القطاع‬ ‫القطاع‬

‫مراقب الحسابات‬ ‫منطقة األعمال‬

‫نائب النشاط‬ ‫النشاط‬

‫مقرر الجودة‬ ‫النشاط‬

‫‪ .2‬النظام المقترح‬
‫نظرة عامة على النظام المقترح‬ ‫‪2.1‬‬
‫سيقوم النظام ب ‪;.........‬‬
 ‫قائمة إجراءات النظام‬ ‫‪2.2‬‬

‫فيما يلي قائمة إجراءات النظام ‪:‬‬

 ‫عنوان اإلجراء‬ ‫رقم اإلجراء‬
‫الدخول إلى النظام‬ ‫‪P-001‬‬

‫إرسال بريد الكتروني‬ ‫‪P-002‬‬

‫الرد على بريد الكتروني‬ ‫‪P-003‬‬

‫إعادة توجيه بريد الكتروني‬ ‫‪P-004‬‬

‫استقبال بريد الكتروني‬ ‫‪P-005‬‬

‫تفاصيل إجراءات النظام‬ ‫‪2.3‬‬

‫‪ P-001‬الدخول إلى النظام‬ ‫‪2.3.1‬‬

 ‫‪ ‬المستخدمين لهذا االجراء‬
‫‪ -‬موظفي المؤسسة المخولين باستخدام النظام‬

‫‪ ‬متطلبات الوصول للخدمة‬

‫‪ -‬أن يكون الموظف مسجال على نظام ‪;......‬‬

‫مخطط سير العمليات‬ ‫‪‬‬

‫وصف سير العمليات‬ ‫‪‬‬

‫رقم الشاشة ‪-‬‬ ‫المستخدم‬ ‫وصف الخطوة‬ ‫اسم الخطوة‬ ‫‪#‬‬
‫النموذج‬
 ‫الدخول إلى النظام– خطوات العمل الرئيسية‬

‫‪1‬‬ ‫مرشد الجودة‬ ‫يمكن للمستخدم إضافة دراسة تحسينية عن طريق‬ ‫إضافة دراسة تحسينية غير‬ ‫‪.1‬‬
‫الضغط على الزر " إضافة دراسة تحسينية غير مخططة‬ ‫مخططة جديدة‬
‫جديدة "‪ ،‬ثم يقوم النظام بعرض شاشة " إضافة دراسة‬
‫تحسينية غير مخططة‪ R‬جديدة "‬
‫مرشد الجودة‬ ‫يقوم املستخدم بالضغط على زر االرسال‬ ‫ارسال الطلب‬ ‫‪.2‬‬

‫النظام‪R‬‬ ‫يقوم النظام‪ R‬بالتحقق من النموذج بالرجوع الى قواعد تحقق‬ ‫التحقق من النموذج‬ ‫‪.3‬‬
‫الحقول‪.‬‬

‫‪5‬‬ ‫النظام‪R‬‬ ‫يقوم النظام‪ R‬باصدار رقم مرجعي للدراسة التحسينية‬ ‫اصدار رقم مرجعي للدراسة‬ ‫‪.4‬‬
‫واظهارها‪ R‬للمستخدم مع رسالة النجاح‪.‬‬ ‫التحسينية‬

‫النظام‪R‬‬ ‫تعديل حالة العملية الى " بإنتظار‪ R‬موافقة مدير اإلدارة املعنية‬ ‫تعديل حالة العملية الى "‬ ‫‪.5‬‬
‫بإنتظار موافقة مدير اإلدارة‬
‫املعنية‬

‫النظام‪R‬‬ ‫يقوم النظام‪ R‬بارسال رسالة ملدير اإلدارة املعنية باملهمة‬ ‫رسائل التنبيه‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫الخاصة به‪.‬‬

‫املوافقة على إضافة دراسة تحسينية غير مخططة من مدير اإلدارة املعنية – خطوات العمل الرئيسية‬

‫‪456‬‬ ‫مدير اإلدارة املعنية‬ ‫يقوم املستخدم بالضغط على رابط رقم املهمة ‪ ،‬يقوم‬ ‫اختيار الدراسة للموافقة عليها‬ ‫‪.7‬‬
‫النظام‪ R‬بفتح شاشة طلب املوافقة على إضافة الدراسة‬
‫التحسينية ‪.‬يمكن للمستخدم التعديل على بيانات الدراسة‬
‫والضغط على زر موافق ‪.‬‬

‫النظام‪R‬‬ ‫يقوم النظام‪ R‬بتعديل حالة العملية الى " موافقة رئيس‬ ‫تعديل حالة العملية الى "‬ ‫‪.8‬‬
‫القطاع أو نائب النشاط "‬ ‫بإنتظار موافقة رئيس القطاع أو‬
‫نائب النشاط "‬

‫‪ ‬قواعد عمل االجراء (‪)business Rules‬‬

‫‪ .1‬ال يمكن ارسال ايميل اذا كان العنوان غير مكتوب‬
 ‫ال يمكن ارسال ايميل خارجي ‪ .‬فقط لمستخدمي النظام‬ ‫‪.2‬‬
‫ال يمكن ارسال اكثر من ‪ 5‬مرفقات و ال يزيد الحجم عن ‪MB 10‬‬ ‫‪.3‬‬

‫شاشات النظام المتعلقة باإلجراء‬ ‫‪‬‬

‫‪ -P002‬ارسال بريد الكتروني‬ ‫‪2.3.2‬‬

 2.3.3

)nonfunctional requirements( ‫المتطلبات غير الوظيفية للنظام‬ 2.4

‫سرعة استجابة النظام‬ 
‫شرح‬
‫سهولة استخدام النظام‬ 
‫موثوقية النظام‬ 
‫األمان و سرية البيانات‬ 
‫النسخ االحتياطية‬ 

)technical requirements(‫المتطلبات التقنية‬ 2.5

System Backup and Recovery Requirements

Backup arrangements

Recovery procedures requirement under various system failures

○ Disaster Recovery Requirements
Minimum service level under disaster

Off-site backup arrangement

Recovery procedure
Time required to recover upon disaster
○ Privacy Requirements
Protectionof personal data from unauthorised disclosure e.g.protection on personal
identification document number.
○ Technical Support Requirements
Software and hardware support levels

Equipment maintenance and repair cycles

Test/diagnostic equipment
○ Interface Requirements
User groups

Content presentation

Application navigation
○ Maintainability, Control and System Management Requirements
System failure(s)

Operational readiness and success

System effectiveness evaluation and improvement
○ Testing
Design stage testing procedure
○ Data Conversion
Data conversion process

Data cleansing
Verification program
○ User Experience
Overall experience and satisfaction when a user is using a product or system
Details within the user interface functionality, behaviour, and design
Industry best practices as part of standard requirements.>

‫هيكلية النظام‬ 2.6

‫مواصفات الخوادم و رسم بياني يبين العالقات بينها و نوعية البرامج‬
‫المستخدمة‬
 ‫هيكلية البيانات;‬ ‫‪2.7‬‬
‫رسم قاعدة البيانات و العالقات بين الجداول و حقول الجداول‬
‫واستخدام كل منها‬
)implementation Plan( ‫ خطة العمل‬.3