‫التنفيذ الناجح‬

‫إ‬
 ‫مقدمة‬
‫يسرنا أن نضع بين يدي االخوة االستشاريين والمنفذين ملف متكامل عن التنفيذ الناجح عبارة عن‬
‫خالصة العمل الميداني خالل الفترة السابقة من عمر الشركة ‪ ،‬نتطلع من خالل هذا الملف إلى تأسيس‬
‫مرجعية واحدة نجمع فيها الخبرات ونوظفها التوظيف األمثل لالرتقاء بالعمل االستشاري مع عمالء‬
‫الشركة ويحتوي هذا الملف على العناوين التالية‪:‬‬

‫‪ ‬تعريف ورؤية التنفيذ‪.‬‬

‫‪ ‬إجراءات التنفيذ‪.‬‬

‫‪ ‬أسس وقواعد التنفيذ‬

‫‪ ‬عوامل التنفيذ الناجح‬

‫‪ ‬أبعاد عملية التنفيذ‪.‬‬

‫‪ ‬معوقات التنفيذ وطرق تجاوزها‪.‬‬

 ‫تعريف ورؤية التنفيذ‬

‫تعريف التنفيذ‬
‫تكييف األنظمة الستيعاب عمل المنشأة بما يلبي احتياجاتها ويحقق افضل أداء‬
‫والحصول على األهداف والمخرجات المرجوة‪.‬‬

‫تعريف المنفذ‬
‫استشاري لديه قدر كاف من الدراية والمعرفة ووضوح الرؤية ولديه قدرة على تحديد‬
‫الهدف واختيار البديل األفضل من البدائل المتاحة لتحقيق النجاح الذي يلبي حاجة‬
‫العمالء‪.‬‬

‫رؤية التنفيذ‬
‫ايجاد الحلول المناسبة للوصول إلى أفضل النتائج وكسب رضا العمالء‪.‬‬
 ‫اجراءات التنفيذ‬
‫مع عدم اإلخالل بإجراءات االستشارات والتنفيذ والتدريب المعتمدة في الجودة يتم التنفيذ حسب‬
‫النماذج المعتمدة وفقا لإلجراءات التالية‪:‬‬

‫إجراءات قبل التنفيذ‬

‫‪ )1‬استالم بالغ التنفيذ للعميل‪.‬‬
‫التواصل مع مندوب المبيعات لمعرفة نشاط العميل واالمور المتفق عليه معه‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫مناقشة متطلبات العميل مع مندوب المبيعات في حالة وجود متطلبات خاصه‪.‬‬ ‫‪)3‬‬
‫‪ )4‬معرفة ما إذا كان التدريب سيتم في الشركة أم في مقر العميل‪.‬‬
‫‪ )5‬التأكد من تركيب النظام وجاهزية العميل وتحديد موعد للزيارة األولى‪.‬‬

‫إجراءات أول زيارة‬

‫‪ )1‬زيارة منشأة العميل والتعرف والتعارف مع أصحاب القرار في المنشأة‪.‬‬
‫مناقشة خطة التنفيذ وتحديد الشخص المسؤول عن النظام‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫االتفاق مع صاحب المنشأة على النتائج المتوقع الحصول عليها من النظام بعد االنتهاء عملية‬ ‫‪)3‬‬
‫التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )4‬معرفة ما إذا كان للمنشأة فروع وآلية التعامل معها‪.‬‬
‫معرفة آلية العمل السابقة وما إذا كانت المنشأة تستخدم نظام آلي أم يدوي‪.‬‬ ‫‪)5‬‬
‫توفر البيانات وسهولة الحصول عليها خاصة فيما يتعلق بالدليل المحاسبي وبيانات األصناف‬ ‫‪)6‬‬
‫واألرصدة االفتتاحية‪.‬‬
‫تسليم العميل ملفات أدلة استخدام النظام‪.‬‬ ‫‪)7‬‬
‫وضع خطة مزمنة لعملية التنفيذ‪.‬‬ ‫‪)8‬‬
‫‪ )9‬تدوين محضر رسمي بما يتم االتفاق عليه‪.‬‬
 ‫إجراءات التنفيذ‬
‫دراسة الدورة المستندية للمنشأة مع المعنيين بها‪.‬‬ ‫‪)1‬‬
‫‪ )2‬التهيئة الالزمة للنظام وبما يتناسب مع نشاط وحجم منشأة العميل وبما يحقق أفضل المخرجات‪.‬‬
‫المشاركة في إدخال مدخالت النظام في مراحلها األولى كالدليل المحاسبي وبيانات األصناف‬ ‫‪)3‬‬
‫واألرصدة االفتتاحية‪.‬‬
‫تنفيذ الدورة المستندية بالكامل وعمل التجربة الكافية لجميع العمليات‪.‬‬ ‫‪)4‬‬
‫‪ )5‬اإلشراف على إدخال العمليات في مراحلها األولى للتأكد من استيعاب المستخدمين لشاشات النظام‪.‬‬
‫استعراض التقارير في بداية ومنتصف ونهاية عملية إدخال العمليات للتأكد من إدخال العمليات‬ ‫‪)6‬‬
‫بطريقة صحيحة‪.‬‬
‫استعراض تقارير فترة محاسبية (شهر) مع أصحاب القرار إلثبات أن مخرجات النظام تلبي‬ ‫‪)7‬‬
‫احتياجاتهم بالصورة المتفق عليها في بداية مرحلة التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )8‬اخذ نسخه احتياطيه اوال بأول اثناء التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )9‬تدوين بالغ إلى إدارة الدعم الفني في حالة وجود مشكلة فنية تستدعي نزول مهندس‪.‬‬
‫‪ )11‬متابعة المهندسين في حالة وجود تعديالت لبعض التقارير‪.‬‬
‫‪ )11‬االلتزام بالخطة حسب المواضيع والوقت الزمني ‪.‬‬
‫‪ )12‬مراقبة سير العمل وعمل حل لألمور التي قد تظهر اثناء التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )13‬توثيق التهيئة المتفق عليها ومختلف اإلجراءات التي تتم وتدوين المحاضر اوال بأول والتوقيع عليها‬
‫من قبل العميل أو من يفوضه‪.‬‬
‫‪ )14‬التوقيع على المحضر النهائي للتنفيذ‪.‬‬
‫‪ )15‬حصول المنفذ على شهادة حسن تنفيذ من قبل المنشأة‪.‬‬

‫إجراءات االنتهاء من التنفيذ‬

‫‪ )1‬استعراض أهم التقارير في مختلف أقسام النظام‪.‬‬
‫التقرير النهائي إلجراءات التنفيذ‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
 ‫إجراءات بعد االنتهاء من التنفيذ‬
‫‪ )1‬التواصل مع مستخدمي النظام للتأكد من استقرار العمل على النظام‪.‬‬
‫‪ )2‬متابعة حل أي اشكاالت تط أر اثناء استخدام النظام‪.‬‬
‫‪ )3‬استعراض تقارير من الدعم الفني لمعرفة نوعية المشاكل والعثرات التي يبلغ بها‬
‫العميل للتأكد من أنها ال تشير إلى أية معوقات تقف أمام االستمرار في العمل‬
‫على النظام‪.‬‬
 ‫أسس وقواعد تنفيذ االنظمة‬
‫‪ ‬التواصل مع صاحب القرار األول في المنشأة أو مع من يفوضه‪.‬‬

‫‪ ‬استخدام متغيرات وخيارات األنظمة بما يتناسب مع طبيعة ونشاط وحجم المنشأة‪.‬‬

‫‪ ‬وضوح الرؤية لمخرجات التنفيذ التي ترغب المنشاة في الحصول عليها‪.‬‬

‫‪ ‬استيعاب عملية الربط بين األنظمة‪.‬‬

‫نظام المخزون‬
‫نظام العمالء‬
‫األستاذ‬ ‫والمبيعات‬
‫العام‬

‫نظام الموردون‬
‫والمشتريات‬
‫الصندوق‬
‫والبنوك‬
‫نظام االصول الثابتة‬

‫الرواتب واألجور‬

‫نظام اإلنتاج‬
‫والتكاليف‬

‫نظام البصمة‬
 ‫عوامل التنفيذ الناجح‬

‫أوالً‪ :‬العوامل الشخصية‬

‫يقصد بالعوامل الشخصية تلك الصفات التي يجب أن تتوفر في شخص المنفذ ومن أهم تلك‬
‫المواصفات ما يلي‪:‬‬

‫‪ )1‬المظهر الجيد الذي يليق بالشركة التي يقوم بتمثيلها‪.‬‬

‫‪ )2‬القدرة على التعامل مع اآلخرين وكسب وبناء عالقات جديدة‪.‬‬
‫‪ )3‬اللباقة والقدرة على اإلقناع والتأثير على اآلخرين‪.‬‬
‫‪ )4‬القدرة على تحمل ضغط العمل لساعات طويلة وفي الظروف المختلفة‪.‬‬
‫‪ )5‬لديه فكرة كاملة عن الشركة ومنتجاتها‪.‬‬
‫‪ )6‬لديه القدرة على التحدي لتحقيق النجاح والتفوق على اآلخرين‪.‬‬
‫‪ )7‬يميز بين أصحاب القرار في المنشأة الذين يهتمون بمخرجات األنظمة وبين األشخاص المستخدمين‪.‬‬
‫‪ )8‬طرح أكثر من خيار في األمور المختلف فيها مع العميل بهدف إشعار العميل بقدرة المنفذ على تقديم‬
‫حلول أكثر سهولة وخدمة للمنشأة‪.‬‬
‫‪ )9‬متعاون مع زمالئه وتقديم خبراته لهم‪.‬‬
‫حسن التصرف والقدرة على اتخاذ القرار الصحيح بالوقت المناسب‪.‬‬ ‫‪)11‬‬
‫اتقان العمل وتحسينه‪.‬‬ ‫‪)11‬‬
‫الصبر والنفس الطويل‪.‬‬ ‫‪)12‬‬
‫ضبط النفس والتحكم في األعصاب في المواقف الحرجة‪.‬‬ ‫‪)13‬‬
‫االنضباط واحترام الوقت مبتدأ بنفسه وملتزما بتطبيقه على اآلخرين‪.‬‬ ‫‪)14‬‬
‫استيعاب وفهم مميزات المنتج الذي يقوم بتنفيذه‪.‬‬ ‫‪)15‬‬
‫متابعة كل جديد فيما يتعلق بتطوير األنظمة‪.‬‬ ‫‪)16‬‬
‫يقدم اقتراحات لتطوير األنظمة‪.‬‬ ‫‪)17‬‬
 ‫ثانياً‪ :‬العوامل التنظيمية‬
‫يقصد بالعوامل التنظيمية العوامل اإلدارية التي يجب أن تتوفر في عملية التنفيذ ومن أهم تلك‬
‫العوامل ما يلي‪:‬‬

‫‪ )1‬االلتزام بالخطة حسب المواضيع والوقت الزمني ‪.‬‬

‫‪ )2‬البدء في النقاط المتفق عليها وتأجيل أي نقاط مختلف فيها لمناقشتها مع الزمالء أو مندوب‬
‫المبيعات او مدير التنفيذ وبما ال يخل بعملية التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )3‬البت في طلبات العميل المختلف عليها‪.‬‬
‫‪ )4‬توثيق التهيئة المتفق عليها وعمل المحاضر اوال بأول‪.‬‬
‫‪ )5‬اخذ نسخه احتياطيه اوال بأول اثناء التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )6‬المتابعة المستمرة للتنفيذ بين الزيارات التي يقوم بها للعميل‪.‬‬
‫‪ )7‬التواصل مع العميل بعد االنتهاء من عملية التنفيذ للتأكد من استقرار النظام‪.‬‬
‫‪ )8‬متابعة المهندسين في حالة وجود تعديالت لبعض التقارير‪.‬‬
‫‪ )9‬سرعة حل العثرات التي قد تظهر أثناء عملية التنفيذ‪.‬‬
‫‪ )11‬نقل المعرفة أوالً بأول‪.‬‬
‫‪ )11‬التنسيق بين اإلدارات المعنية‪.‬‬
‫‪ )12‬تبادل الخبرات بين المنفذين‪.‬‬
 ‫أبعاد عملية التنفيذ‬
‫‪ ‬التنفيذ ومراعاة التوسع داخل المنشاة‪.‬‬

‫‪ ‬التنفيذ بين الكم والكيف‪.‬‬

‫مراعاة التوسع داخل‬

‫المنشاة‬

‫العوامل خارجية‬ ‫يجب مراعاة‬

‫العوامل داخلية‬

‫مراعاة االحتياج‬ ‫توسع المنشاة من‬

‫دخول شركاء جدد‬ ‫فتح انشطة اخرى‬ ‫ألنظمة جديدة مكملة‬ ‫حيث استحداث فروع‬
‫ومساهمين‬ ‫و قطاعات جديدة‬

‫اإلضافة على بنية النظام‬

‫الواحد للحسابات‬
‫والعمالء والموردين‬
‫والمخزون ‪...‬‬
 ‫التنفيذ بين‬

‫والكيف‬ ‫الكم‬

‫الدقة في صحة العمليات‬ ‫السرعة في‬

‫ومخرجاتها‬ ‫تجهيز البيانات الخاصة‬
‫بالمنشاة‬

‫دقة الحصول على اليومية‬ ‫سرعة‬

‫العامة بكل مرفقاتها‬ ‫ربط األنظمة وعالقتها‬
‫بالدورة المستندية‬

‫دقة ونوعية التقارير‬ ‫السرعة‬

‫المستخرجة‬ ‫في استخراج‬
‫تقارير العمليات‬
 ‫معوقات التنفيذ وطرق تجاوزها‬
‫اء كانت‬
‫قد تعترض المنفذ أثناء عملية التنفيذ بعض المعوقات التي تؤثر على سير عملية التنفيذ ‪ ،‬وسو ً‬
‫تلك المعوقات داخلية أو خارجية يجب على المنفذ استخدام مختلف الطرق والوسائل لتجاوزها ‪ ،‬وقد‬
‫تختلف تلك المعوقات باختالف العمالء وطبيعة أنشطتهم أو باختالف األنظمة التي يتم تنفيذها ‪،‬‬
‫وسيتم من خالل هذا القسم استعراض أهم تلك المعوقات على النحو التالي‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬معوقات داخلية‬

‫‪ ‬التأخر في االبالغ عن المشاكل‪.‬‬

‫‪ ‬عدم البت في حل العثرات‪.‬‬

‫‪ ‬عدم وضوح الرؤية لدى المنفذ خاصة عند تنفيذ النشاط ألول مرة‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬معوقات خارجية‬

‫‪ ‬عدم قدرة بعض المستخدمين على التعامل مع جهاز الكمبيوتر‪.‬‬

‫‪ ‬تأخير تدريب المستخدمين‪.‬‬

‫‪ ‬عدم توفر البيانات الالزمة لعملية التنفيذ‪.‬‬