‫صفات السكرتير الناجح‬ ‫مفهوم السكرتارية‬

‫امانه‬
‫السر وتعرف‬
‫‪.١‬االقتناع‬
‫باالمانه والكتابه او‬
‫برسالة املنظمة‬
‫السكرتاريه هي الجهاز‬
‫واهدافها والعمل على‬
‫االداري املتخصص في‬
‫تحقيقها‬
‫اداء االعمال‬
‫‪.٢‬اتقان املهارات الالزمة الداء عمله‬
‫املكتبيه‬
‫بالطريقه الصحيحه‬
‫‪.٣‬املحافظه على‬
‫اسرار‬
‫املنظمه‬

‫ترتيب املواعيد‬

‫تصنيف امللفات‬

‫‪1‬وقت‬
‫املتاح للمدير‪.‬‬
‫‪2‬الوقت املناسب‬
‫للزيارة‪ .‬مدة‬
‫الزيارة‪.‬‬
‫سيم الوثائق واملستندات الى‬
‫مجموعات اساسيه تتسم كل مجموعه‬ ‫‪3‬تسجيل كافة‬
‫بخصائص متشابهه ومن ثم تقسيمها الى‬ ‫املواعيد لدى مدير‬
‫مجموعات فرعيه‪.‬‬ ‫املكتب وتزويد‬
‫املدير بنسخة‬
‫منها‬
 ‫تعريف فهرسه امللفات‬ ‫العوامل املؤثره في‬
‫تصنيف امللفات‬

‫فتره الحفظ الالزمة لحفظ الوثائق واملستندات‬

‫‪.‬نوع الحماية الالزمة لحفظ الوثائق واملستندات ‪.‬السرعه‬
‫وعناوين الوثائق واملستندات املطلوب حفظها‬
‫املطلوبه في الوصول للوثائق واملستندات واخراجها‬
‫بما‬
‫‪.‬االدارة واالشخاص الذين يحتاجون الرجوع الى الوثائق‬
‫يكفل استرجاع اي ملف باقل جهد وفي اسرع‬
‫واملستندات‬
‫وقت‬

‫اجراءات‬
‫الحفظ‬

‫اعدادا بطاقات‬
‫االحاله‪،‬تحديد امللفات‬
‫التي يتم الحفظ‬
‫فيها‬ ‫انواع‬
‫فهرسه امللفات‬

‫حفظ امللفات‬

‫‪-‬فهرس الصفحات‬
‫‪-‬فهرس البطاقات‬
‫عمليه ترتيب االوراق والوثائق واملستندات‬ ‫‪-‬الفهرس املنظور‬
‫في االوعيه الخاصه بها‬ ‫‪-‬الفهرس املطبوع‬