‫أوال ‪ :‬عرف المحفوظات ‪:‬‬

‫أن كلمة محفوظات بمعناها الكبير تعنى تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات ليمكن الرجوع إليها‬
‫مستقبالً ‪.‬‬
‫ويقصد بالوثيقة هنا ‪ :‬أية مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطاً مسجالً‬
‫أو مصوراً أو كتاباً أو خريطة أو إحصائية أو بياناً إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات‬
‫سواء في الشركات الحكومية أو المنشآت االقتصادية أو في البنوك ‪.‬‬
‫و تعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول‬
‫المعلومات إلى المختصين وأيضاً تزويد اإلدارة; بالحقائق والبيانات واألرقام التي تتيح لهم اتخاذ القرارات‬
‫على أسس موضوعية ‪ ،‬وبالتالى مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ :‬ما هى‪ ‬أنواع المحفوظات ‪:‬‬

‫تنقسم المحفوظات طبقاً لنشاط كل منها على النحو التالى ‪:‬‬

‫(ا) محفوظات نشيطة ‪:‬‬
‫وهى الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات الشركة بصفة مستمرة إلنجاز األعمال‪ ،‬وهى تحفظ في‬
‫وحدات المحفوظات في كل إدارة – أى أنها تحت أيدى الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم ‪.‬‬
‫(ب) محفوظات متوسطة النشاط‪:‬‬
‫وهى ما يطلق عليها ( المؤقتة ) وتتمثل في السجالت والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على‬
‫فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في الشركة ‪ ،‬وهذا النوع من المحفوظات أما أن يحفظ بوحدات‬
‫الالمركزية في اإلدارات ‪ ،‬أو أن ترسل لوحدة الحفظ المركزى بمركز االتصاالت والمحفوظات ‪ ،‬وذلك وفق‬
‫التنظيم اإلدارى المتبع في كل منظمة‪.‬‬
‫(جـ) محفوظات غير نشطة ‪:‬‬
‫وهى السجالت واألوراق والمستندات التي ال تدعوا الحاجة للرجوع إليها ربما النتهاء العمل بها أو لعدم‬
‫الحاجة إليها ‪ ،‬أو لمرور سنوات طويلة عليها – هذا بعد أن يتم فرزها إلى قسمين (مستديمة ‪ ،‬منتهية)‪.‬‬
‫(د) المستديمة ‪:‬‬
‫وهى األوراق والسجالت التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح العام أو ذات أهمية تاريخية ‪ ،‬وهذه‬
‫ال يستغنى عنها أبداً مثل العقود واتفاقيات الدول واألوامر والقرارات السارية المفعول وغيرها مما تعتبر‬
‫مهمة أو يشك في أنها مهمة فتبقى وتحفظ ‪.‬‬
‫(هـ) المنتهية ‪:‬‬
 ‫وهى األوراق التي انتهى العمل بها تماماً أو ليس لها أى قيمة مثل ‪ :‬المسودات والصور الزائدة من‬
‫المراسالت الصادرة والدعوات إلى اجتماعات ‪ ،‬وبطاقات التهانى باألعياد والمناسبات التي مضى وقت كبير‬
‫عليها ‪ ،‬وكذلك الموضوعات المنتهية فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها‬

‫ثالثا ‪ :‬ما هى أهمية المحفوظات ‪:‬‬

‫أصبحت " المعلومات " بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية هى األساس في إنجاز األعمال‬
‫بأنواعها المختلفة ‪ ،‬لذلك فقد تضخمت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو ‪:‬‬
‫(( ضمان وصول المعلومات إلى أيدى المستفيدين منها بأسرع وقت واقل جهد وبأدنى تكلفة))‬
‫وذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب بالنسبة لجسم اإلنسان – فهى المصدر الذى يضخ المعلومات‬
‫لكل إدارات وأقسام الشركة إلنجاز أعمالهم – ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر األعمال الحكومية‬
‫والتجارية والبنوك مع اختالف أنواعها ‪.‬‬

‫رابعا ‪ :‬ما هى األهداف الرئيسية إلدارة المحفوظات ‪:‬‬

‫‪ -‬تيسير االستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق ‪ ،‬بمعنى سرعة توصيل المعلومات إلى المستفيدين‬
‫ليستطيع كل مسئول بالشركة أداء عمله بكفاءة وفعالية ‪.‬‬
‫‪ -‬المحافظة على وثائق الشركة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية بها‪.‬‬

‫خامسا ‪ :‬كيف يتم التنظيم الفنى للمحفوظات ‪:‬‬

‫تمر المحفوظات في أى منظمة بثالث مراحل رئيسية هى ‪:‬‬

‫(ا) التصنيف‪( 0‬ب) الترقيم (الترميز)‪( 0‬جـ) إعداد الفهارس‪0‬‬

‫المرحلة األولى التصنيف‪:‬‬

‫و يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وفصل الوثائق‬
‫غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختالفها ‪ ،‬وذلك بغرض التعرف على أى منها بسهولة ‪.‬‬

‫*‪ ‬طرق التصنيف ‪:‬‬

 ‫‪ -1‬التصنيف الموضوعى ‪:‬‬
‫أى تصنيـف األوراق علــى حسب موضوعاتها – وفتح ملف لكل موضوع مثل (إلجازات – االنتدابات –‬
‫التقارير ) ‪.‬‬
‫‪ -2‬التصنيف الجغرافي ‪:‬‬
‫أى تصنيف األوراق على حسب المناطق أو البالد أو الفروع الواردة منها أو الصادر إليها األوراق مثل‬
‫( فرع السالمية – فرع األحمدى ) ‪.‬‬
‫‪-3‬التصنيف الزمنى ‪:‬‬
‫أى تصنيف األوراق على حسب تواريخها أن كانت بالسنة أو بالشهر مثل ملفات‬
‫( ميزانية الشركة لسنة – إيرادات شهر ربيع األول )‪.‬‬
‫‪-4‬التصنيف االسمى ‪:‬‬
‫أى تصنيف األوراق على حسب أسماء أصحابها إن كانوا موظفين أو موظفات بالشركة‬
‫أو جمهور أو شركات مثل (محمد – حسن – ليلى – شركة اإلضاءة الكهربائية)‪.‬‬
‫‪ -5‬التصنيف الشكلى ‪:‬‬
‫أى تصنيف الوثائق على حسب أشكالها مع مراعاة نوعها مثل ( الفواتير – القرارات – أذون التسوية )‬
‫فيوضع كل منها في ملف مستقل حسب أشكالها ‪.‬‬

‫المرحلة الثانية الترقيم ( الترميز)‪:‬‬

‫وعادة ما يسمى بالترميز وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإ عداد الفهارس ومن هنا تظهر أهميته في‬
‫ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي ستكون عامالً أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق ‪.‬‬

‫ويعرف الترقيم (الترميز) بأنه وضع رموز لوثائق سواء باألرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو باالثنين‬
‫معا ً ‪ ،‬وتعتبر هذه الرموز أرقاما ً للوثائق ‪.‬‬

‫طرق الترقيم ‪:‬‬

‫‪-1‬الترقيم العددى المركب ‪:‬‬

‫ويتم باستخدام اإلعداد الحسابية التي تبدأ من ( ‪..... -4 - 3 -2 -1‬الخ ) ‪ ،‬مثل الملفات التي يكتب‬
‫عليها مثالً (‪. ) 3 / 2 / 6 ، 5 / 1 / 3‬‬
‫‪-2‬الترقيم الهجائى‪:‬‬
 ‫ويتم باستخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من ( أ – ب – ت – ث – ج ‪......‬ى ) مثل الملفات التي تكتب‬
‫عليها ( ل ‪ /‬ن‪ /‬أ ‪ ،‬ج ‪ /‬أ ‪ /‬و ) ‪.‬‬
‫‪ - 3‬الترقيم المزدوج ‪:‬‬
‫وهو عبارة عن دمج الحروف الهجائية مع األرقام الحسابية وقد استخدمت هذه الطريقة في الترقيم لتالفي‬
‫قصور الطريقة الهجائية السابقة ألنها محدودة ب ‪ 28‬حرف فقط ‪ ،‬لذلك تم التغلب على قصور هذه الطريقة‬
‫بجعل أخرها عددياً وبهذا تكون األرقام مفتوحة إلى ما ال نهاية ‪ ،‬حكمها حكم الطريقة العددية المركبة – مثل‬
‫الملفات التي يكتب عليها ( ن ‪ /‬أم ‪ ، 5‬أ ‪ /‬ب ‪) 3 /‬‬

‫المرحلة الثالثة إعداد الفهارس ‪:‬‬

‫عملية إعداد الفهارس هى المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفنى للمحفوظات ‪ ،‬وهى المرحلة المتممة‬
‫لمرحلة التصنيف والترميز‪.‬‬
‫ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل‬
‫استرجاعها بأسرع وقت واقل جهد‪.‬‬
‫وهناك العديد من أشكال الفهارس التي يتم استخدامها ولكن سنركز على أهم شكلين منهما وهما ‪:‬‬
‫‪ -1‬فهرس السجل‪ -2 0‬فهرس البطاقات‪0‬‬
‫‪ -1‬فهرس السجل ‪:‬‬
‫وهو دفتر كبير مجلد – أو كراسة – أو حتى أوراق سائبة ‪ ،‬يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام‬
‫الملفات التي لدية وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ إال أنه له بعض العيوب الواضحة عند استخدامه‬
‫وهى ‪:‬‬
‫صعوبة اإلضافة إليه أو الحذف منه ‪ ،‬وكذلك تعرضها للتلف السريع ‪ ،‬وعدم محافظته على سرية المعلومات‬
‫النه مكشوف ‪.‬‬
‫‪ -2‬فهرس البطاقات‪:‬‬
‫وهو عبارة عن كروت من ورق مقوى ذات مقاسات مختلفة على حسب حجم األدراج التي تحفظ بها وهى‬
‫من نوعين ( إرشادية وعادية ) ‪.‬‬

‫(و) طرق حفظ الوثائق و المستندات ‪:‬‬

‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل األرشيف بنظام محدد‬
‫يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أى وثيقة منها بسرعة عند الحاجة ‪.‬‬
 ‫وتعتبر عملية الحفظ عملية فنية فعالً ‪ ،‬وذلك أن الوثائق الخاصة بالشركات والمنشئات مختلفة ولها أنواع‬
‫شتى وأحجام مختلفة وأشكال متعددة وان حفظها جميعاً بطريقة واحدة ال تتناسب وطبيعة الوثائق لذلك كان‬
‫لزاماً على السكرتير أو مسئول الحفظ التعرف على طرق الحفظ والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين‬
‫طويلة إذا ما دعت الحاجة ‪.‬‬
‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة األسس والقواعد آالتية ‪:‬‬
‫‪ -‬التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل البدء في حفظها ‪.‬‬
‫‪ -‬التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان متفق عليه ‪.‬‬
‫‪ -‬حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة أول بأول دون تأجيل ‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد رقم الملف الذى ستحفظ فيه الورقة بدقة ‪.‬‬
‫‪ -‬ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ‪ ،‬وموضوع الرقم سواء باليد أو‬
‫بالرقامة في الجهة اليسرى العلوية ‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد قائمة محتويات لكل ملف يسجل فيها كافة أوراقه أوال بأول ‪.‬‬
‫حيث يمكن اتباع احدى الطرق التالية ‪:‬‬
‫‪-1‬الحفظ الرأسي ‪:‬‬
‫ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العالقية بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً ‪ ،‬أى‬
‫إلى اسفل وفتحته إلى أعلى ‪ ،‬وتبرز من كل ملف زائدة بالستيكية بها ورقة صغيرة يسجل عليها رقم الملف‬
‫‪ ،‬وهذه الزائدة البالستيكية كثيراً ما تعرف بأسم "المرشدة" ويفضل أن ترتب تلك الزوائد اإلرشادية بطريقة‬
‫متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب ‪.‬‬
‫‪ – 2‬الحفظ األفقى ‪:‬‬
‫و يصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم مثل السجالت والمظاريف الكبيرة والخرائط الغير ملفوفة‬
‫والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى ‪ -‬مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها‪.‬‬
‫‪ – 3‬الحفظ الواقف ‪:‬‬
‫ويصلح هذا النوع من الحفظ للعديد من الوثائق مثل الخــرائط الملفوفة أسطـوانياً وعلب المحفوظات‬
‫األسطوانية ‪ ،‬واألشـرطة المسـجلة أو المصـورة ‪ ،‬والملفــات اإلفرنجية (الكرتون ) وكذلك الكتب والكتالوجات‬
‫‪ ،‬وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها‬
‫ليسهل الحصول عليها وتعتبر افضل الطرق من زاوية االستغالل االقتصادى األمثل لمكان الحفظ بشرط‬
‫استخدام معدات الحفظ المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات األرفف ‪.‬‬
 ‫سادسا ‪ :‬ما هى أسس تنظيم الحفظ و األرشيف ‪:‬‬

‫لما كان الحفظ نشاطاً هاماً سواء كان مركزياً أو ال مركزياً ويمارسه السكرتير فان األسس الهامة التي يجب‬
‫مراعاتها لتنظيم عملية الحفظ هى كما يلى ‪-:‬‬
‫‪ -‬تجهيز مكان مناسب يصلح لعمليات الحفظ ‪.‬‬
‫‪ -‬تزويد المكان بأوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية ‪ ،‬أو المعدنية ذات األرفف الشانونات‬
‫الخشبية أو المعدنية ذات األدراج ‪ ،‬الحوامل الحديدية واألرفف المستطيلة وعلب المحفوظات وغيرها ‪.‬‬
‫‪ -‬اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( رأسى; – أفقى – واقف) ‪.‬‬
‫‪ -‬اتباع إجراءات محددة لحفظ األوراق في ملفات ‪.‬‬
‫‪ -‬فهرسة كل الوثائق المراد حفظها لتسهيل عملية االسترجاع ‪.‬‬

‫سابعا ‪ :‬ما هى إجراءات حفظ األوراق في الملفات ‪:‬‬

‫عند حفظ األوراق في الملفات ينبغى على مسئول الحفظ بالشركة أو المنشأة اتباع اإلجراءات التالية ‪-:‬‬
‫‪-1‬ترقيم األوراق الممزقة أن وجدت ‪.‬‬
‫‪-2‬تخريم األوراق وذلك بطى الورقة من المنتصف تماماً لتحديد مكان التخريم‪.‬‬
‫‪-3‬تهذيب األوراق أى طى الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى ‪.‬‬
‫‪-4‬ترتيب األوراق تبعاً لرموزها أو تواريخها ‪.‬‬
‫‪-5‬إيداع األوراق بالملفات ‪.‬‬
‫‪-6‬ترقيم األوراق بالرقم التسلسلى ( باليد أو بالرقابة ) ‪.‬‬
‫‪-7‬إثبات األوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغالف الملف الداخلى‪.‬‬
‫‪-8‬إجراءات المراجعة الالزمة للتأكد من سالمة الحفظ ‪.‬‬
‫‪-9‬حفظ الملفات في األوعية أن كانت ارفف أو إدراج أو دواليب ‪.‬‬