‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫مقدمة‬
‫يعتبر مقياس المراسالت اإلدارية أحد أبرز المقاييس المهمة بالنسبة لطلب ة العل وم االقتص ادية والعل وم‬
‫التجارية وعلوم التسيير ‪ ،‬لما له من أهمية بالغة في الحياة العملية للطالب بع د تخرج ه‪ ،‬حيث يوظ ف اغلبهم في‬
‫االدارات والمؤسسات العمومية ‪ ،‬وكما هو معروف فان النشاط اإلداري عموما واالتص ال بوج ه خ اص‪ ،‬يعتم د‬
‫في اإلدارات والمؤسسات العمومية‪ ،‬على الوس ائل الكتابي ة وال دعائم الورقي ة بش كل أساس ي‪ ،‬وذل ك العتب ارات‬
‫عملية وتنظيمية وقانونية؛ وعليه يمكن القول أن نجاعة اإلدارة العمومية وفعالية أنشطتها يرتبطان ارتباط ا وثيق ا‬
‫بمدى ص الحية وس المة الوث ائق والنص وص المح ررة فيه ا‪ ،‬ومن ثم يت وجب على الم وظفين العموم يين‪ ،‬على‬
‫اختالف مس توياتهم ووظ ائفهم‪ ،‬حي ازة الم ؤهالت الالزم ة لتحري ر المراس الت والوث ائق اإلداري ة بش كل س ليم‬
‫وصحيح‪ ،‬شكال ومضمونا‪ ،‬بحكم ان النشاط اإلداري الس يما في المؤسس ات واإلدارات العمومي ة يعتم د اساس ا‬
‫على الوسائل الكتابية‪ ،‬ومن ثم فإن الكتابة تجسد وتعكس مختلف أنواع األنشطة ال تي تنجزه ا اإلدارة والق رارات‬
‫التي تتخذها‪.‬‬
‫وتكمن أهمية الكتاب ة في إمكاني ة توثي ق العملي ات اإلداري ة والحف اظ على آث ار يتس نى اس تخدامها عن د‬
‫الحاجة كوسائل إثبات قانونية أو كأسس مرجعية للنشاط اإلداري‪ ،‬والمقولة الشهيرة في ه ذا توض ح ه ذه الحقيق ة‬
‫‪ " Les paroles s’envolent, les écrits restent‬السياق‪" :‬الكالم زائل والكتابة باقية وتسندها‪.‬‬

‫وعلى هذا األساس فإن أي نشاط إداري يتطلب بالضرورة دعامة كتابية‪ ،‬سواء تعلق األمر باجتماع عمل‪،‬‬
‫أو معاينة حدث‪ ،‬أو اتخاذ قرار‪ ،‬أو االتصال بجهة م ا‪...‬إلخ‪ ،‬ه ذه األنش طة وغيره ا تتجس د أو تص اغ في وث ائق‬
‫رسمية‪ ،‬تسجل وتحفظ طبقا للتنظيم المعمول به في اإلدارات والمؤسسات العمومية‪.‬‬
‫وعليه تعد وثائق إدارية جميع المراسالت والمحررات والمستندات التي تتعامل بها اإلدارة فيم ا بينه ا وبين‬
‫الجهات األخرى كاألشخاص االعتبارية أو الطبيعية‪.‬‬

‫ويمكن حصر هذه المحررات فيما يلي‪:‬‬

‫المراسالت‪ :‬وتلجأ إليها اإلدارة عن دما تري د التعام ل أو االتص ال أو المخاطب ة ( كالرس الة‪ ،‬واإلعالن والم ذكرة‬
‫والبالغ والبرقية‪ ،‬الدعوات واالستدعاءات‪ ،‬وجداول اإلرسال‪........‬الخ)‬

‫الوثائــــــق‪ :‬تتعل ق بأح داث اإلداري ة ونش اطها وهي ُتع رف بوث ائق الس رد اإلداري ة (ك التقرير وع رض ح ال‬
‫والمحضر)‬

‫النصــــــــوص‪ :‬وتعت بر وس يلة من وس ائل تعتم د عليه ا اإلدارة أثن اء ممارس ة نش اطها الق انوني تج اه‬
‫األشخاص (كالمرسوم‪ ،‬القرار‪ ،‬المقرر‪............‬الخ) ‪ ،‬وهذه تنقسم بدورها إلى قسمين‬

‫‪1‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫النصوص التنظيمية ( المراسيم‪ ،‬القرارات‪ ،‬المقررات)‬

‫والنصوص التفسيرية ( المناشير‪ ،‬التعليمات‪،‬المذكرات التوجيهية )‬

‫إن العناية بالتحرير اإلداري وحيازة القدرات والمؤهالت الالزمة لكتابة المحررات اإلدارية بشكل جي د و‬
‫سليم‪ ،‬ينبغي أن تشكل إحدى األولويات لدى كل موظ ف عم ومي مهم ا ك انت وظيفت ه أو مس تواه الت درجي‪ ،‬ألن‬
‫الجميع مدعوون بشكل مستمر أو ظرفي إلى إنجاز عمليات التحرير اإلداري‪ ،‬كما أن ص ورة الموظ ف‪ ،‬كفاءات ه‬
‫وخصيته تبرز بشكل كام ل وص ريح من خالل محررات ه وكتابات ه‪ ،‬ل ذلك ينبغي على ك ل موظ ف عم ومي ب ذل‬
‫قصارى جهده واغتنام هذه الفرصة الثمينة لتحصيل التقنيات الخاصة بالتحرير اإلداري واإللمام بها‪.‬‬
‫وتهدف هذه المطبوعة إلى تمكين الطالب من حيازة القدرات والم ؤهالت الالزم ة إلنج از محررات ه الس يما‬
‫والفعالية‪ ،‬وهو‬ ‫مرسالته اإلدارية وفق الضوابط والمواصفات الخصوصية‪ ،‬تحقيقا لدرجة عالية من المصداقية‬
‫ما يتطلب من كل طال او متكون بحكم الطبيعة العملية لمجال التحرير اإلداري االعتناء بالجانب التط بيقي ع بر‬
‫تكثيف المحاوالت اإلنشائية‪.‬‬
‫وتتناول هذه المطبوعة موضوعات المراس الت االداري ة حس ب البرن امج المعتم د من وزارة التعليم الع الي‬
‫والبحث العلمي من خالل مجموعة من المحاور األساسية على النحو التالي‪:‬‬
‫المحور االول‪ :‬مدخل للرسائل االدارية‬
‫المحور الثاني‪ :‬مختلف االدارات العمومية‬
‫المحور الثالث‪:‬كيفية كتابة الرسائل االدارية‪.‬‬
‫وفي األخير أرجو ان أكون قد وفقت في تقديم األحس ن وان تك ون ه ذه المطبوع ة مرجع ا مفي دا للجمي ع من‬
‫زمالئي األساتذة وأعزائي الطلبة بتقديم االنتقادات واالقتراحات البناءة الكفيلة بتحسينها في المستقبل إنشاء هللا‪.‬‬

‫ا‪.‬د‪ /‬مبروك رايس‬

‫‪2‬‬
‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫مدخل للرسائل االدارية‬

‫‪ -‬اكتساب مهارات اساسية في مجال اعداد الرسائل االدارية‬

‫‪ -‬تطوير المقدرة على كشف نقاط الخلل في الرسائل االدارية‬
‫‪ -‬التعرف على بعض نماذج المراسالت االدارية واهميتها في االتصال االداري بين االفراد‬
‫والمصالح‬

‫‪3‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫المحور االول‪ :‬مدخل للرسائل اإلدارية‬

‫تمهيد‬
‫المراس لة هي األداة المس تخدمة للتواص ل أو رب ط عالق ات بين اإلدارة وأش خاص آخ رين طبيع يين أو‬
‫اعتباريين‪ ،‬أو لالتصال مع المصالح اإلدارية األخرى‪.‬‬
‫والمراسلة قد تكون كتابية‪ ،‬في شكل رسائل بريدية‪ ،‬رسائل إلكترونية‪ ،‬برقي ات‪ ،‬ج داول إرس ال‪،‬تلكس ‪،...‬‬
‫وقد تكون شفوية‪ :‬مكالمة هاتفية‪ ،‬محادثة مباشرة‪ ،‬إلخ‪...‬‬
‫وتمثل الرسالة أهم وثيقة إدارية نظرا لسعة استعمالها و تعدد مجاالت استخدامها‪.‬‬
‫والرسائل اإلدارية نوعان‪ :‬رسائل مصلحية يتم تبادلها بين مختلف المصالح اإلدارية‪ ،‬و رسائل شخصية توجه‬
‫‪1‬‬
‫إلى األشخاص‪ ،‬سواء تعلق األمر بمستخدمي اإلدارة أو بالمتعاملين الخارجيين‪.‬‬
‫شكل الرسالة االدارية‬ ‫‪-1‬‬
‫تتطلب الوثائق اإلدارية وعلى رأسها الرسائل اإلدارية من ناحية التق ديم جمل ة من البيان ات الش كلية تميزه ا‬
‫‪2‬‬
‫عن غيرها من حيث البيانات ذات األهمية والثبات ويمكن تصنيفها فيما يلي‪:‬‬
‫‪ -1-1‬بيانات تدعم الطابع الرسمي للمراسلة ( الدمغة ‪ ,‬الطابع ‪)...‬‬
‫‪ -‬بيانات ضرورية لتأكيد وضع الوثيقة في إطارها التدرجي ( العنوان ثم الواسطة فاإلمضاء )‬
‫‪ -‬بيانات تساعد على تشخيص الوثيقة ( المكان ‪ ,‬التاريخ ‪ ,‬رقم الترتيب ‪)... ,‬‬
‫‪ -‬بيانات ظرفية تتمثل في المرفقات والنسخ المرسلة ظرفية استثنائية تتعل ق بمحت وى الرس الة ( س ري ‪ ,‬س ري‬
‫جدا )‬
‫‪3‬‬
‫وسنتطرق إلى هذه البيانات على النحو األتي‪:‬‬
‫الدمغة‪:‬‬ ‫‪-1-1-1‬‬
‫يقصد بها مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة ويكتب أعلى وسط الصفحة بخط مميز وهو الموقع المناس ب‬
‫لها وتكون أحيانا مصحوبة بشعار الدولة الذي يعكس فلسفتها وإيديولوجياتها ونجدها في المراسالت ال تي تص در‬
‫من الوزارة البلدية الوالية‬

‫‪1‬‬
‫‪- Arbonnier, Alain ; De Meulemeester, Bernard ; Ronchin, Josiane.- La lettre administrative – Formation continue.- Paris : La‬‬
‫‪Documentation Française, 2000.- 98 p.-‬‬

‫‪ 2‬المعهد الوطني المتخصص في التسيير بشار‪ ،‬مذكرات ودروس في التحرير اإلداري‪1995.-1992 ،‬‬

‫‪3‬‬
‫‪- Delval, Francine.- La lettre administrative - Formation continue.- Paris : La Documentation Française, 1996.-32 p.-‬‬

‫‪4‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫الطابع ‪:‬‬ ‫‪-1-1-2‬‬

‫ويسمى أيضا العنوان‪ ,‬يتكون من مجموع الكلمات المكتوبة التي تظهر في الزاوي ة اليم نى وفي أعلى الوثيق ة‬
‫اإلدارية ومهام هذه األخيرة توضيح الجهة اإلدارية مصدر الوثيقة‪ .‬ويتكون من البيانات التالية ‪ - :‬اس م ال وزارة ‪,‬‬
‫الوالية‪ ,‬البلدية ‪ ,‬اسم المديرية ‪...‬‬
‫رقم الترتيب ‪:‬‬ ‫‪-1-1-3‬‬
‫ويسمى برقم القيد أو رقم اإلرسال ويتكون من رقم التسجيل الذي يتب ع برم وز معين ة وق د يختم بالس نة ويتخ ذ‬
‫عدة صور منها ‪-:‬رقم التسجيل متبوعا باألحرف األولى لمن حرر المراسلة ثم األحرف لمن رقنها وتض اف إلي ه‬
‫السنة مثال ‪:‬‬
‫أو رقم التسجيل متبوعا ب األحرف األولى للجه ة اإلداري ة الرئيس ية متبوع ا ب األحرف األولى للمص لحة ال تي‬
‫حررت المراسلة وقد يختم بالسنة ‪.‬‬
‫إن ه ذه الطريق ة أك ثر اس تعماال ومن األحس ن ترتيبه ا بحس ب ت درجها الس لمي من أعلى إلى أس فل‬
‫بقي أن نشير إلى انه يكتفي برقم التسجيل في المراسالت الصادرة من السلطة المشرفة على مجموعة المص الح (‬
‫رئاسة‪ ,‬وزارة‪ ,‬والية‪ ,‬بلدية‪ )...‬وذلك مع ذكر رموز الراقن أو دون ذكرها‪.‬‬
‫المكان والتاريخ‪:‬‬ ‫‪-1-1-4‬‬
‫‪ -1-1-4-1‬موقعه ‪ :‬يجد التاريخ مكانه في األعلى وفي الزاوية اليسرى من المراسلة على أن ي أتي قليال‬
‫تحت الدمغة وفي مستوى أول مع بيان للطابع ويسبق التاريخ دائما بمك ان إص دار المراس لة (كتاب ة اس م‬
‫المدينة كامال)‬
‫‪ -1-1-4-2‬أهميته‪ :‬وتظهر في معرفة مدى سير العم ل اإلداري ‪ ,‬مك ان ص دور الوثيق ة ويعت د ب ه في‬
‫حساب بعض المدد إلجراء التظلمات ‪.‬‬
‫عنوان الرسالة ( المرسل والمرسل إليه )‬ ‫‪-1-1-5‬‬
‫‪ -1-1-5-1‬موقعه‪ :‬نجد بيان المرسل والمرسل إليه في الرسائل اإلدارية المصلحية مرتبا تحت الت اريخ‬
‫في أعلى الوثيقة وعلى اليسار مع دخول إلى الوسط ويجب أن نكتب وظيفة المرسل مجردة من أية ص فة‬
‫أخرى أما المرسل إليه فنضيف إليه كلمة السيد مجاملة ( إلى السيد )‬
‫هذا وال يجب أال ننسى الطريق الذي تمر به رسالتنا اإلداري ة وفي ه ذه الحال ة يجب ان نس تعمل العب ارة‬
‫بواسطة أو تحت إشراف ‪ ،‬وتجدر اإلشارة إلى انه عندما يحمل الطابع صفة ال رئيس اإلداري األعلى فال‬
‫داعي لكتابة المرسل في العنوان تحاشيا للتكرار‬
‫الموضوع‪:‬‬ ‫‪-1-1-6‬‬
‫يجسد الموضوع محتوى الرسالة باختصار ويرتب تحت الط ابع ورقم ال ترتيب وق د يوج د في وس ط‬
‫الوثيقة وتحت المرسل إليه ‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫المرجع‪:‬‬ ‫‪-1-1-7‬‬
‫وه و ذال ك الس ند اإلداري (مراس لة س ابقة) أو الق انوني ( نص ق انوني‪ ,‬ق رار إداري)‬
‫ويمكن ان نعتمد حتى على زيارة عمل أو مكالمة هاتفية وعامل الثقة هنا مهم ‪.‬‬
‫وتظهر أهمية ذكر المرجع في إعطاء أهمية أكبر للموضوع المطروح ‪ ,‬تسهيل عملية البحث عن ملف‬
‫القضية المعروضة وتوفير الوقت لإلجابة عن المراسلة ‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬المرسوم التنفيذي رقم ‪ ......‬بتاريخ ‪...‬‬
‫المرفقات أو المستندات‪:‬‬ ‫‪-1-1-8‬‬
‫المستندات ‪ :‬وهي عبارة عن وثائق إدارية ‪ ,‬قانونية أو قضائية نرفقها بالمراسلة التي حررناها لتدعيم ما‬
‫كتبناه وتبريره وهي من البيانات الضرفية ‪ ،‬أما المرفقات فيذكر عددها وطبيعتها‬
‫صلب الرسالة ‪:‬‬ ‫‪-1-1-9‬‬
‫يرتبط ه ذا البي ان بالموض وع أك ثر ي دل على اس مه " طلب الرس الة " ولق د أدرج هن ا للمكان ة ال تي‬
‫يحتلها ‪,‬إذ يشغل حيزا كبيرا كما أن إعداد النص ذاته تحكمه منهجية معينة تتمثل في إع داد خط ة مكون ة‬
‫من مقدمة أجزاء ثم نتيجة واضحة ‪.‬‬
‫إن دراسة ص لب الموض وع مرتبط ة بدراس ة تقني ات التحري ر ال تي تحكمه ا قواع د معين ة من بينه ا‬
‫االلتزام بخصائص وصيغ التحرير اإلداري التي سبق التطرق إليها ثم مراعاة العناصر التالية‪:‬‬
‫‪ -‬دراسة الوثيقة بمعنى اإلحاطة بموض وع الرس الة وذال ك من خالل الق راءة المتأني ة والمتمعن ة إلدراك‬
‫مقاصد الوثيقة ‪.‬‬
‫‪ -‬جمع األفكار ترتيبها تحريرها إعادة تصحيح األخطاء فيها‬
‫‪ -‬وضع خطة‪ :‬أن الخطة هي تصميم للموضوع وهي عمل أساس ي م ع المالح ظ ب أن ليس هن اك رس الة‬
‫نموذجية باعتبار أن طبيعة الموضوع تختلف باختالف القضية المعالجة وكذا طريق ة الكتاب ة ال تي تت أثر‬
‫‪4‬‬
‫بمستوى المحرر الثقافي‪ ،‬وتتكون الخطة من العناصر المعروفة والمتمثلة في ‪:‬‬
‫‪ -‌1-1-9-1‬التمهيد‪:‬‬
‫هو مدخل للموضوع ونقدم من خالل ه المطلب األساس ي أو الفق رة المطروح ة بص فة م وجزة إذ ب ه‬
‫نهيئ المخاطب بموضوع المراسلة وقد يكون مصحوبا بمرجع أو دون مرجع تم اإلش ارة إلي ه في ص يغ‬
‫التحرير ‪.‬‬

‫‪4‬‬
‫‪- Lescop, Jean-Yves ; Traiteur, Annie.- La rédaction administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 34 p‬‬

‫‪6‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪ -‌1-1-9-2‬الموضوع‪:‬‬
‫ويتعرض فيه المحرر للمسألة المطروحة بصفة تحليلي ة ‪ ,‬وذل ك ب ذكر عناص رها األساس ية وإذا ك ان‬
‫النص طويال فيجب مراعاة مايلي‪ :‬أن الترتيب يكون حس ب األهمي ة فنب دأ بأقله ا قيم ة إلى أقواه ا حج ة‬
‫وحتى تكون فقرات النص مترابطة يستحسن اس تعمال أدوات الرب ط وق د س بقت اإلش ارة إلي ه في ص يغ‬
‫التحرير اإلداري ‪.‬‬
‫‪ -‌1-1-9-3‬الخاتمة‪:‬‬
‫ال يقصد بها عبارة المجاملة بل نعني بها العبارة التي تنتهي بها المراسلة والتي قد تكون في شكل أمر أو‬
‫شكل طلب والتماس‪.‬‬
‫النسخ والموجهة ‪:‬‬ ‫‪-1-1-10‬‬
‫وقد نستعمل " نســخة موجهــة إلى ‪ " ."..‬نســخة إلى ‪ "...‬وتــذكر غالبــا في أس فل الرس الة وعلى‬
‫اليمين وهي نسخ طبق األصل للمراسلة الرسمية وتكون له ا حج ة اإلثب ات م تى ك انت مطابق ة لألص ل‬
‫وهي من البيانات الظرفية وترسل الى من يعنيهم موضوعها ‪,‬إعالما‪ ,‬تبليغا‪.‬‬
‫اإلمضاء‪:‬‬ ‫‪-1-1-11‬‬
‫حيث نجد المفوض أي المسؤول عن الرسالة من حيث النوعية إن وجد ‪ ,‬ثم صفة الممضي وأخ يرا‬
‫التوقيع الذي يضعه صاحب السلطة أو االختصاص فوق محرر م ا باس مه وبش كلية معين ة وثابت ة وذل ك‬
‫لتأكيد صحة الوثيقة المكتوبة ‪ ,‬صدقها وليتحمل مسؤوليتها‪.‬‬
‫تأسيسا على هذا التعريف يمكن ترتيب أهميته في التالي ‪:‬‬
‫‪-‬اإلمضاء يعطي للوثيقة المصداقية والرسمية‪.‬‬
‫‪-‬يحدد مسؤولية الممضي‬
‫‪-‬يمثل عالمة مجاملة بالنسبة للمرسل إليه‬
‫واإلمضاء يصدر من سلطة إدارية مختص ة أص ال أو ممن يف وض لهم قانون ا وه ذا عنص ر أساس ي في‬
‫الوثيقة اإلدارية‬
‫إمضاء صاحب االختصاص ‪:‬‬
‫‪5‬‬
‫هناك صور أخرى للرسالة اإلدارية المرفقية منها ‪:‬‬

‫‪5‬‬
‫‪- Gandouin, Jacques.- Correspondance et rédaction administratives.- Paris : Armand Colin, 1998.- 70 p.-‬‬

‫‪7‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫رسالة التذكير‪:‬‬ ‫‪-‬‬

‫رسالة موضوعها دع وة المرس ل إلي ه لإلجاب ة عن رس الة ك ان من المف روض أن يحرره ا في م دة‬
‫معقولة ولكنه لم يفعل وتأخر في الرد‪ ,‬يمتاز هذا الن وع من الرس ائل بالص رامة وتحم ل إش ارة " رس الة‬
‫تذكير " تحت الطابع‬
‫رسالة اإلنذار واألعذار‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫وهي ال تي تبعثه ا اإلدارة إلى ش خص ط بيعي أو معن وي لتن ذره بكون ه م دينا في تنفي ذ التزامات ه‬
‫العقدية‪ ,‬هذا النوع من الرسائل يكيف على انه إداري مرفقي الن موضوعها يتعلق بتسيير المرفق‪.‬‬
‫رسالة التحويل‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫هي رسالة إدارية موضوعها تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى مصلحة م ا‪ ,‬ق د يك ون ه ذا‬
‫التحويل نهائيا أو لإلطالع ثم الرد ‪.‬‬
‫أصناف وخصائص الرسائل اإلدارية‬ ‫‪-1-2‬‬
‫‪-‬اصناف الرسائل اإلدارية ‪.‬‬ ‫‪-1-2-1‬‬
‫تتعدد أصناف الرسائل اإلدارية بتعدد األغراض والمواضيع المطروحة وغزارة األنش طة ال تي تض طلع‬
‫بها كل مؤسسة مثل إنتاج السلع والخدمات القابلة للترويج‪ .‬ومن الصعب أن ينجح المص نف للرس ائل إلى الفص ل‬
‫بين مجموعة من األصناف الواضحة المعالم‪ .‬وذلك راجع إلى تعدد أنواع الرسائل وكثرتها بحسب تنوع المواقف‬
‫والمقامات التي تحرر في إطارها تلك الرسائل‪ .‬ومن ثم يمكن القول أن كل وضع إداري أو تجاري يفرض ص نفا‬
‫‪6‬‬
‫محددا من أصناف الرسائل يتناسب في مضمونه وخصائصه مع الوضع المناسب‪ .‬وتتوزع الرسائل إلى‪:‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع س لطة اإلش راف وال وزارات والمؤسس ات والمنش آت العمومي ة األخ رى والس لطات الجهوي ة‬
‫والمحلية وغيرها من الهياكل والمنظمات والهيئات المختلفة‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع المزودين والحرفاء‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع محيط المؤسسة (نسيج جمعياتي)‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت داخلية بين المصالح ومع األعوان‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت خارجية‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت ذات صبغة شخصية‪.‬‬
‫وتشترك الرسائل أو المكاتيب اإلدارية مع بعضها من حيث العناصر الش كلية‪ ،‬واألس لوب الع ام واتص الها‬
‫ب التنظيم المعتم د ص لب المؤسس ة‪ ،‬لكنه ا يمكن أن تختل ف من حيث المص طلحات والمف ردات حس ب نوعي ة‬
‫المراسلة‪ ،‬وموقع محررها وكفاءته وخصوصية الموضوع والجهة المعنية بالمراسلة‪.‬‬
‫‪6‬‬
‫‪- Arbonnier, Alain ; De Meulemeester, Bernard ; Ronchin, Josiane.- La lettre administrative – Formation continue.- Paris : La‬‬
‫‪Documentation Française, 2000.- 42 p.-‬‬

‫‪8‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫فال يمكن مخاطب ة ال وزارات باس تعمال نفس العب ارات أو الص يغة ال تي نس تعملها عن د االتص ال ب المزودين‬
‫والحرفاء‪،‬وعادة ما تكون المواضيع التي يقع طرقها في المراسالت مع الوزارات مثال متعلق ة باالستش ارة لرف ع‬
‫وإبالغ معلومات أو التماس المصادقة على اقتراح أو إجراء معين‪.‬‬
‫بينما تهدف المراسالت مع الحرفاء إلى استمالتهم وإقناعهم أو دعوتهم إلى القيام بعمل أو االس تجابة لطلب‬
‫معين‪.‬‬
‫وفي كل الحاالت‪ ،‬فان الرسالة الفعالة هي التي تعطي انطباعا أوليا إيجابيا‪ ،‬وتتعاطف مع وجهة نظر الق ارئ‪،‬‬
‫وتحمل له المعلومات الصحيحة‪ ،‬وتتسم بالمودة واإلخالص وتع بر عن الوض وح والكم ال والدق ة والتماس ك بين‬
‫عناصرها وأفكارها وفقراتها‪ ،‬وتتجنب في صياغتها الكلمات والجمل المعادة والمكررة والنموذجية‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫خصائص الرسائل اإلدارية وأنواعها‬ ‫‪-1-2-2‬‬
‫الخاتمة‬ ‫المحتوى‬ ‫المقدمة‬ ‫المرسل إليه‬
‫أوال‪ ،‬ثانيا‪ ،‬ثالثا‪ ،‬من ناحية‪ ،‬الرجاء من الجناب التفضل‬ ‫أتشرف بإعالم الجناب‪،‬‬ ‫سلطات عمومية ( وزارات وإدارات‬
‫باإلذن‪ ،‬بدرس‪ ،‬بالمصادقة‪،‬‬ ‫من ناحية أخرى‪ ،‬لقد تبين‬ ‫سيادتكم‪ ،‬عنايتكم‪ ،‬معاليكم‪،‬‬ ‫جهوية ومحلية ومؤسسات عمومية‬
‫بالتدخل‪ ،‬باتخاذ التدابير‪،‬‬ ‫بعد البحث‪ ،‬التحري‪،‬‬ ‫أتشرف بإعالمكم أنه في‬ ‫ومنشآت)‬
‫بتسهيل‪ ،‬بإرجاء النظر في‪،‬‬ ‫الدرس‪ ،‬أن‪ ،‬لكن‪ ،‬غير أن‪،‬‬ ‫نطاق‪ ،‬عمال ب‪ ،‬حرصا‬
‫بتأجيل‪...‬تقبلوا سيدي‪...‬فائق‬ ‫عالوة على‪ ،‬علما وأن‪،‬‬ ‫على‪ ،‬تنفيذا ل‪ ،‬طبقا ل‪...‬‬
‫تقديري واحترامي‪ ،‬فائق تحياتي‬ ‫واعتبارا ل‪ ،‬مما يؤكد‪ ،‬يدل‪،‬‬
‫األخوية (عند تساوي المرسل‬ ‫وفي نفس الوقت‪ ،‬وبقطع‬
‫والمرسل إليه في الرتبة أو‬ ‫النظر‪...‬‬
‫الدرجة أو الوظيفة)‪.‬‬
‫عبارات الشكر‪ ،‬عبارات االمتنان‪،‬‬ ‫علما بأن‪...‬تبين لنا أن‪...‬‬ ‫لي الشرف بأن‪...‬أيها‬ ‫المزودون والحرفاء‬
‫عبارات التقدير‪ ...‬وفي انتظار‬ ‫نقترح عليكم‪ ...‬نعرض‬ ‫الحريف الكريم‪ ،‬الوفي‪،‬‬
‫تلبية رغبتنا‪ ،‬عرضنا‪ ...‬المتعلقة‬ ‫عليكم‪...‬نعلمكم أن‪ ...‬إن‬ ‫العزيز‪...‬حرصا على دوام‬
‫ب‪ ...‬نزوال عند‪..‬أكون‬ ‫مقترحكم حضي‪ ،‬لقي‪،‬‬ ‫وفائكم‪...‬على مزيد‬
‫ممنونا‪...‬أغدو ممتنا‪...‬‬ ‫صادف‪ ،‬يتجاوب مع‪،‬‬ ‫التعاون‪...‬ربط أواصر‬
‫يتطابق مع‪ ،‬حرصنا‪،‬‬ ‫التعاون‪...‬حرصا على‬
‫منهجنا‪ ،‬رؤيتنا‪ ،‬طريقتنا‪...‬‬ ‫استمرار التعاون‪...‬حفاظا‬
‫إن الجهود‪ ،‬المساعي‪،‬‬ ‫على مصالحنا‬
‫اإلجراءات التي تتخذونها‪،‬‬ ‫المشتركة‪...‬إدراكا ألهمية‪،‬‬

‫‪7‬‬

‫‪9‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫تبذلونها‪ ...‬من المستحسن‪،‬‬ ‫لجدوى‪...‬أتقدم لكم بجزيل‬

‫األفضل‪...‬االتجاه نحو‪...‬‬
‫والمطلوب‪ ،‬المرغوب‪ ،‬المأمول‬
‫االتصال‪ ،‬موافاتي‪ ،‬العمل على‪،‬‬
‫النظر في‪ ،‬دعوة من يمثلكم‪ ،‬يمثل‬
‫مصالحكم‪...‬‬
‫لعدم‪ ...‬لتعذر االستجابة‪،‬‬
‫أعلمتكم ‪ ،‬أفدتكم‪ ،‬أحطتكم‪ ،‬أرجو‬
‫لكم‪ ،‬آمل‪ ...‬بعد القيام بما يتعين‪،‬‬
‫إجراء ما يلزم في الغرض‪...‬‬
‫األنجع‪ ،‬األجدى‪،‬‬ ‫الشكر‪ ،‬بخالص االمتنان‪...‬‬
‫الطريقة األمثل‪...‬‬
‫تعيين مساهمتنا في‪ ،‬يتمثل‬ ‫وصلتني دعوتكم‪...‬إسهاما‬ ‫مراسالت مع محيط المؤسسة‬
‫تدخلنا في‪ ،‬دعمنا في‪ ،‬دعم‬ ‫مني في‪...‬تقديرا الهتمامكم‪،‬‬
‫مشروعكم ب‪ ...‬قررنا‬ ‫حرصكم على‪...‬تلبية‬
‫تقديم‪ ...‬أرجأنا النظر إلى ‪،‬‬ ‫القتراحكم‪ ،‬لرغبتكم‪ ،‬للملف‬
‫سنعمل على‪ ...‬نأسف‬ ‫الذي وافيتموننا به‪...‬‬
‫سنوافيكم ب‪ ...‬سنعمل‬
‫على‪ ،‬سنحرص على‪...‬‬
‫والرأي أن يقع اعتبار‪...‬‬ ‫أوافيكم صحبة هذا‪ ،‬طي‬ ‫مراسالت داخلية‬
‫باعتبار ما يتوفر من‬ ‫هذا‪ ،‬أرفق لكم‪...‬أحيل‬
‫معلومات‪ ...‬انطالقا من‪...‬‬ ‫إليكم‪ ...‬أفيدكم‪ ...‬الواصل‬
‫لكم‪...‬تجدون طيه‪ ،‬صحبة‬
‫هذا‪ ...‬أعلمكم في ما يلي‪...‬‬
‫بعد دراسة‪ ،‬بعد عرض‬
‫األمر‪ ،‬التداول بشأن‬
‫الموضوع‪ ...‬أطلب منكم‪...‬‬
‫أعلمكم أن‪ ...‬أقترح‬
‫عليكم‪ ...‬استجابة لطلبكم‪...‬‬
‫استنادا ل‪ ...‬إبداء الرأي‪...‬‬
‫تنفيذا لتعليماتكم‪ ،‬لقراركم‪..‬‬

‫ويتعين قبل االنطالق في تحرير المكتوب اإلداري‪ ،‬إدراك الموقع الذي نحتله ضمن الهرم اإلداري لنعرف أي‬
‫لغة نستعمل ( لغة الرئيس أم المرؤوس‪ ،‬أم لغة محاي دة عن دما يك ون المرس ل والمرس ل إلي ه من نفس المرتب ة)‪،‬‬
‫والتحقق من عنصر المبادرة (أي أنني في موقع المبادر بالكتاب ة‪ ،‬أو أجيب على مراس لة إداري ة‪ ،‬وبالت الي التأك د‬
‫من وجود مرج ع يجب أخ ذه بعين االعتب ار عن د االنطالق في التحري ر‪ ،‬أو من احت واء المكت وب على عب ارات‬
‫التبجيل إذا ك ان المخ اطب ص احب وض عية مرموق ة‪ ،‬واالس تغناء عن ذك ر ص فة الممض ي إذا ك انت مض منة‬
‫‪8‬‬
‫بالورقة التي نحرر عليها الرسالة‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫‪- Catherine, Robert.- Le style administratif.- Paris : Albin Michel, 1996.- 156 p.-‬‬

‫‪10‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫وتعني كلمة "وزير" في الترويسة ‪(9‬تسمية الدولة )‪ ،‬أنه ال فائدة من إضافة الوظيفة إلى ج انب اإلمض اء أس فل‬
‫المكتوب‪.‬‬
‫وخارج هذه الصورة‪ ،‬بجب أن يرفق اإلمضاء بالتنصيص على اس م ولقب الممض ي أو من ل ه تف ويض ش رعي‬
‫وصفة الموقع وخطته وط ابع اإلدارة‪ ،‬كم ا يح رص المح رر على أن ال يتع دى المكت وب فق رتين أو ثالث‪ ،‬تب دأ‬
‫بتنزيل المكتوب في إطاره كأن نقول‪:‬‬
‫‪ -‬وبعد‪ ،‬فتبعا لمكتوبكم المشار إليه بالمرجع أعاله‪...‬‬
‫ثم نعطي المعلومة األولى والتي عادة ما تكون اإلعالم أو اإلخبار بالشيء الذي نريد تبليغه‪...‬‬
‫‪ -‬أتشرف بإعالمكم‪ ،‬أو بإبالغكم أن‪...‬‬
‫ثم تحتوي الفقرات الموالية اإلضافات واإليضاحات الالزمة‪.‬‬
‫ويختم المكتوب ب القرار أو المق ترح ال ذي من أجل ه ك انت الرس الة‪ ،‬وك ذلك بعب ارة والس الم‪ ،‬إلى ج انب بعض‬
‫العبارات اللطيفة إذا ما تعلق األمر بحريف أو مزود أو غيرهما‪....‬‬
‫أما الرسالة الشخصية أو الفردية أو المكتوب اإلداري الشخص ي‪ ،‬وإن ك انت ص ادرة عن اإلدارة‪ ،‬فهي تع بر‬
‫عن مب ادرة خاص ة من رئيس اإلدارة أو من شخص ية مرموق ة للتعب ير عن موق ف خ اص يتجلى في عب ارات‬
‫التبجيل والتقدير والمشاعر ‪ ،‬مثل االرتياح واالبتهاج واالمتنان واألسف ‪..‬‬

‫متطلبات التحرير الفعال للرسالة اإلدارية‬ ‫‪-1-2-3‬‬

‫إن الرسالة اإلدارية‪ ،‬باعتبارها أداة اتصال‪ ،‬يتطلب تحريرها مراعاة فنيات التخطي ط الفع ال لعملي ة‬
‫‪10‬‬
‫اإلرسال‪ ،‬وذلك من خالل اإلجابة عن األسئلة التالية‪:‬‬
‫تعني تحديد الهدف من االتصال الذي ال ينجح إال إذا كان المرسل عارفا لحقيقة ما يري د نقل ه‬ ‫لماذا‬

‫‪ - 9‬الترويسة ( تسمية الدولة و هي تزيد من تدعيم الطابع اإلداري للوثيقة وتكتب ضمن رأس الوثيقة الذي يوضع في أعلى الصفحة األولى‪ ،‬بيان الجهة‬
‫مصدر الرسالة مع احترام التسلسل اإلداري للمصالح وتكون في بعض األحيان معقدة وفي أحيان أخرى مكثفة ومختصرة)‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫إلى غيره‪.‬‬
‫تحديد المضمون األفضل للرسالة الكفيل باإليصال إلى اله دف‪ ،‬ل ذا على الموظ ف أن يجم ع‬ ‫لماذا‬
‫أكبر قدر من المعلومات المتوفرة عن موضوع اتصاله حتى يسنده بالوقائع و الحجج الالزمة‬
‫مما يرفع من قدرته على اإلقناع‪.‬‬
‫من هم على وجه التحديد المطلوب إرس ال مض مون الرس الة إليهم‪ ،‬أي م ا هي الفئ ات ال تي‬ ‫من‬
‫يتكون منها جمهور المرسل إليهم‪ ،‬ما هي خصائصه‪ ،‬و ما هي مصالحه‪ ،‬و م ا هي توقعات ه‪،‬‬
‫ما هو نظام العالقات الذي يربط ه‪ ،‬و يس تطيع الموظ ف أن يط ور إمكانيات ه على التواص ل‬
‫بقدر ما يجمع من حقائق و معلومات توفر له المعرفة الدقيقة فيمن يتوجه إليهم في اتصاالته‪.‬‬
‫و تعني ما هي أنسب الصيغ التي يفرغ فيها مضمون الرسالة ؟ فك ل ش خص حس ب طبيعت ه‬ ‫كيف‬
‫حساس ألسلوب معين في التعامل و يتقبل لغة معين ة و علين ا أن نكش ف ذل ك س واء بالنس بة‬
‫لإلدارة المرسلة التي يعمل بها الموظف أو بالنسبة لإلدارة المستقبلة‪.‬‬
‫ما ه و أنس ب األوق ات إلرس ال الرس الة‪ ،‬إن األس لوب النف اذ إلى اآلخ رين يتض من دراس ة‬ ‫متى‬
‫التوقيت‪ ،‬و هناك بالطبع ظروف ال تسمح باالنتظار و التريث‪.‬‬

‫نماذج الرسالة اإلدارية‬ ‫‪-2‬‬

‫‪ -2-1‬نموذج طلب ملف إدارّي‬
‫الّتاريخ‪/ / :‬‬ ‫اسم الّش ركة ‪.........‬‬

‫إلى الّسيد المدير العاّم ‪ ،‬تحّية طّيبة وبعد‬

‫‪10‬‬
‫‪- Crochu, Xavier ; Gillet, Didier ; Laine, Jean-Yves.- La note administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 30 p.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫الموضوع‪ :‬طلب ملّف إدارّي عن ‪..................‬‬

‫الّر جاء تقديم الُم س اعدة في توف ير المل ّف اإلدارّي الَم طل وب في موض وع الّرس الة‪ ،‬وال ذي يحم ل ال ّرقم‬
‫المرجعّي اآلتي‪...............:‬‬

‫ألّنه ُيساعد على القيام بالَم هام الخاّص ة في العم ل‪ ،‬وس وف يتُّم إع ادة المل ّف اإلدارّي ُم ج ّد دًا بع د اس تخدامه‪،‬‬
‫ومع فائق الّتقدير واالحترام‪.‬‬

‫اسم الموظف‬

‫الّتوقيع‬

‫‪ -2-2‬نموذج تأجيل عقد اجتماع‬

‫الّتاريخ‪/ / :‬‬

‫إلى الّسيد الُم دير‪ /‬رئيس القسم‪ ،‬تحية وبعد‬

‫الموضوع‪ :‬طلب عقد اجتماع‬

‫بن اًء على الّطلب الُم رَف ق في ه ذه الّرس الة‪ُ ،‬ي رَج ى قب ول تأجي ل عق د االجتم اع الُم ق ّرر لألس باب‬
‫اآلتية‪ ،...........................................................................:‬مع إرسال موع د جدي د لالجتم اع إن أمكن‬
‫ذلك‪ ،‬العتماده بدًال عن الُم وعد الُم ؤّجل‪ ،‬مع فائق االحترام والّتقدير‬

‫الُم شرف عن االجتماع‪:‬‬

‫الّتوقيع‬

‫نسخة إلى رئيس لجنة االجتماعات‪.‬‬

‫نسخة إلى اإلدارة‬

‫ُنَس خ إلى المشاركين في االجتماع‪.‬‬

‫‪ -2-3‬نموذج طلب صيانة‬

‫الّتاريخ‪/ / :‬‬

‫إلى الّسيد رئيس قسم الهندسة والّص يانة‪ ،‬تحية وبعد‬

‫الموضوع‪ :‬طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم‪................‬‬

‫‪13‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫أسباب طلب الّصيانة‪.......................................:‬‬

‫بيانات عن أجهزة الحاسوب‪:‬‬

‫نوع األجهزة‬

‫نظام الّتشغيل‬

‫بناًء على المعلومات الَم ذكورة أعاله‪ُ ،‬يرجى العمل على اّتخاذ اإلجراءات الُم ناسبة؛ من أجل الُم س اهمة في‬
‫ضمان استمرارّية العمل في القسم‪ ،‬ومع فائق االحترام والّتقدير‬

‫‪ .‬اسم الموّظف‬

‫الّتوقيع‬

‫نسخة إلى اإلدارة‬

‫نسخة إلى قسم الهندسة والّصيانة‪.‬‬

‫‪ -2-4‬نموذج رسالة من مرؤوس الى رئيس‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫بسكـــرة في‪................‬‬ ‫وزارة الداخلية والجماعات المحلية‬

‫واليــــــــــــــة بسكـــــــــــــــــرة‬
‫ديـــــوان الــوالـــــــي‬
‫رقــم ‪......‬‬

‫‪14‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫من والـــــي واليــــــة بسكـــــــــــــــــــرة‬

‫الى‬
‫معالي وزير الداخلية والجماعات المحلية‬

‫الموضـــــــوع‪:‬تنفيذ برنامج ‪.............................‬‬

‫المرجع‪:‬تعليمتكم رقم ‪.......‬المؤرخة في‪...............‬‬
‫المتعلقة بـ‪..........................................‬‬

‫تنفيذا لتعليماتكم المتضمنة في التعليمة المذكورة أعاله‪ ،‬يشرفني بان أبلغكم أننا اتخذنا كافة التدابير‬

‫الالزمة لتنفيذ برنامج ‪،.....................................................................................................‬‬

‫كما ال يفوتني ان اعلم سيادتكم بان مصالحي تسهر على المتابعة المستمرة لسير العملية ‪ ،‬وسوف نطلعكم‬

‫بكل ما قد يعترض حسن تنفيذ البرنامج‪.‬‬

‫تقبلوا مني فائق التقدير واالحترام‬

‫والي والية بسكرة‬

‫‪......................‬‬
‫( الختم والتوقيع )‬

‫‪ -2-5‬نموذج رسالة من رئيس الى مرؤوس‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫بسكـــرة في‪................‬‬ ‫واليــــــة بسكــــــــــــرة‬

‫مديرية الجماعات المحلية‬
‫مصلحة‪....................:‬‬
‫رقــم ‪........................‬‬

‫‪15‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫من والـي واليــة بسكــــــرة‬

‫الى‬
‫الســأدة رؤســـــأء الدوائر‬

‫الموضـــــــوع‪:‬متــابعـة تنفيذ برنامج ‪.........................................................................‬‬

‫المرجع‪:‬التعليمة الوزارية رقم ‪..........................‬المؤرخة في‪.........................................‬‬
‫والمتعلقة بـ‪................................................................................................‬‬

‫في إطار التحضيرات الجارية لتنفيذ برنامج ‪..................................................‬‬

‫طبقا للتعليمة الوزارية المذكورة أعاله‪ ،‬أذكركم بضرورة تكفلكم شخصيا بمتابعة عملية تشكيل‬
‫اللجان البلدي ة المتخصص ة ب ‪ ،.....................‬و مواف اتي بك ل المس تجدات والص عوبات ال تي‬
‫تعترض عملكم‪.‬‬
‫وفي األخ ير أؤك د على ض رورة إش راك ك ل اإلط ارات اإلداري ة والتقني ة التابع ة لمص الح‬
‫البلديات المعنية‪ ،‬واتخاذ كافة التدابير الكفيلة بإنجاح العملية‪.‬‬

‫ع‪ /‬الوالي وبتفويض منه‬

‫مديـر الجماعـات المحلية‬
‫‪................................‬‬
‫( الختــــــم والتوقيــــــع )‬

‫جدول اإلرسال‬ ‫‪-3‬‬

‫جدول اإلرسال ( ويسمى أيض ا حافظ ة اإلرس ال ) ه و عب ارة عن وثيق ة إداري ة تس تخدم في نق ل أو‬
‫تحويل الوث ائق والمس تندات بين المص الح اإلداري ة داخ ل نفس الوح دة أو بين وح دات إداري ة مس تقلة‪،‬‬
‫ويهدف أساسا إلى االحتفاظ بسند قانوني يثبت انتقال وتسليم تلك الوث ائق والمس تندات إلى المرس ل إلي ه‪،‬‬
‫بحيث يتم التأشير باالستالم على النسخة اإلض افية للج دول من ط رف ه ذا األخ ير‪ ،‬قب ل أن يس ترجعها‬
‫المرسل‪.‬‬

‫‪16‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫عناصر جدول اإلرسال‬ ‫‪-3-1‬‬

‫يتضمن جدول اإلرسال العناصر األساسية المتعلقة ببيان المرسل والمرسل إلي ه كم ا ه و الش أن بالنس بة للرس الة‬
‫‪11‬‬
‫اإلدارية‪:‬‬
‫الرأسية‬ ‫‪‬‬
‫الطابع‬ ‫‪‬‬
‫الرقم التسلسلي‬ ‫‪‬‬
‫المكان و التاريخ‬ ‫‪‬‬
‫صفة المرسل‬ ‫‪‬‬
‫صفة المرسل إليه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يكتب عقب ذلك بالبنط العريض عب ارة "جــدول إرســال" لبي ان طبيع ة الوثيق ة‪ ،‬ثم يرس م ج دول يتض من ثالث ة‬
‫‪12‬‬
‫أعمدة‪:‬‬
‫العمود األول ‪ :‬بيان الوثائق المرسلة و التعريف بها بإيجاز‪ ،‬مصدرة بصيغة مجاملة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬يشرفني أن أوافيكم بالوثائق التالية‪.................:‬‬
‫‪ -‬يشرفني أن أبعث لكم طيه الوثائق المبينة أدناه‪.... :‬‬
‫العمود الثاني‪ :‬بيان عدد الوثائق المرسلة‬ ‫‪‬‬
‫العمود الثالث‪ :‬المالحظات أو التوجيهات‪ ،‬و قد جرت العادة على كتابتها بص يغ عام ة و م وجزة‪ ،‬مث ل‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫لإلعالم ‪ ...‬قصد االطالع ‪ ...‬من أجل التنفيذ ‪ ...‬لك ل غاي ة مفي دة ‪ ...‬من أج ل اتخ اذ الق رار ‪ ...‬من أج ل‬
‫التأشيرة ‪...‬‬
‫و يسجل العدد الكلي للوثائق المرفقة أسفل الجدول بمحاذاة عبارة‪ :‬المجموع‪ ،‬و يستحسن من ب اب االحتي اط ع دم‬
‫ترك أي فراغ أو بياض داخل الج دول يس مح بإض افة بيان ات أخ رى‪ ،‬و ك ذلك ينبغي تجنب أي ش طب أو كتاب ة‬
‫مثقلة‪ ،‬و كل ما من شأنه أن يخل بخاصية اإلثبات القانوني لهذه الوثيقة‪.‬‬
‫‪13‬‬
‫يتبع هذا الجدول بتسجيل المعلومات المتعلقة بمصدر اإلرسال‪:‬‬
‫الصفة الوظيفية للموقع‬ ‫‪‬‬
‫االسم الشخصي و التوقيع‬ ‫‪‬‬
‫ختم المصلحة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪11‬‬

‫‪12‬‬

‫‪13‬‬

‫‪17‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫وفي حالة تع دد المرس ل إليهم يس جل ه ؤالء في نهاي ة الورق ة على اليمين تحت عن وان‪ :‬نس خة (أو نس خ)‬
‫موجهة إلى‪ ...‬كما هو الشأن في الرسالة اإلدارية‪.‬‬
‫يفترض أن يسلم جدول اإلرسال و الوثائق المرفقة يدا بيد إلى المرسل إليه إال إذا تع ذر ذل ك لبع د المس افة بين‬
‫المتراسلين أو حدوث طارئ يتطلب اإلرس ال ع بر البري د‪ ،‬في ه ذه الحال ة يت وجب على المرس ل الح رص على‬
‫استرجاع النسخة اإلضافية لجدول اإلرسال مؤشرا عليها باالستالم‪.‬‬
‫تحفظ النسخ اإلضافية لجداول اإلرسال في حافظات خاصة و فق الترتيب التسلس لي الم د ون في س جالت البري د‬
‫الصادر‪ ،‬و ذلك بغية استعمالها كوسائل إثبات عند االقتضاء‪.‬‬

‫‪ -3-2‬نموذج جدول االرسال‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫بسكـــرة في‪................‬‬ ‫واليــــــة بسكــــــــــــرة‬

‫دائــــــرة بسكــــــــــــرة‬
‫بلديــــــة بسكــــــــــــرة‬

‫‪18‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫رقــم ‪........................‬‬

‫السيد رئيس المجلس الشعبي البلدي بسكرة‪.‬‬

‫الى‬
‫السيد رئيس دائرة بسكـــــــــــــرة‬

‫جدول إرسال‬
‫المالحظات‬ ‫العدد‬ ‫تعيين الوثائق‬
‫إلبداء رأيكم و إفادتنا بموافقتكم‬ ‫‪03‬‬ ‫تجدون رفقته ‪...............‬‬

‫‪03‬‬ ‫المجموع‬

‫عن السيد رئيس م‪ .‬ش‪ .‬ب و بتفويض منه‬

‫رئيس مصلحة ‪.................................‬‬
‫( الختــــــم والتوقيــــــع )‬
‫االستدعاء والدعوة‬ ‫‪-4‬‬

‫االستدعاء والدعوة عبارة عن رسائل إدارية ته دف إلى طلب حض ور ش خص أو أش خاص معي نين بص فة‬
‫إلزامية (االستدعاء) أو طوعية (الدعوة) لغرض يتوجب تحديده في نص الرسالة‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫تستخدم هاتان الوثيقتان ألغراض شتى أهمها ال دعوة (حين توج ه إلى رؤس اء إداريين) أو االس تدعاء (حين‬
‫توج ه للنظ راء أو المرؤوس ين) لحض ور االجتماع ات‪ ،‬و ك ذلك اس تدعاء المرش حين للمش اركة في امتح ان أو‬
‫مسابقة‪ ،‬أو شخص طبيعي من أجل إتمام معاملة إدارية‪ ،‬أو دعوة شخصيات معينة لحضور حفل أو محاض رة أو‬
‫‪14‬‬
‫استقبال زائر رسمي‪ ،‬و غيرها‪.‬‬
‫توجه اإلدارة العمومية هذه الدعوات واالستدعاءات كتابيا‪ ،‬مع وجوب احترام األجل الزم ني الالزم لوص ول‬
‫وتلبية الدعوة أو االستدعاء‪ ،‬أو األجل القانوني (المحدد بموجب النصوص التنظيمية)‪ ،‬وتحتف ظ اإلدارة بنس خ من‬
‫هذه المراسالت الستخدامها كإثباتات عند الحاجة‪.‬‬
‫وفي حاالت االستعجال أو ضيق الوقت يمكن إرس ال االس تدعاء ع بر الف اكس أو االستعاض ة عن االس تدعاء‬
‫التقليدي بالوسائل الس ريعة كالبرقي ة‪ ،‬لض مان س رعة وص ولها و الحف اظ في نفس ال وقت على أث ر م ادي يثبت‬
‫اإلرسال‪.‬‬
‫‪ -4-1‬عناصر الدعوة واالستدعاء‬
‫‪15‬‬
‫العناصر الشكلية لالستدعاء و الدعوة ال تختلف عن عناصر الرسالة‪ ،‬بحيث تتضمن هذه الوثائق‪:‬‬
‫‪ -‬الرأسية؛‬
‫‪ -‬الطابع؛‬
‫‪ -‬المكان و التاريخ‪،‬‬
‫‪ -‬صفة المرسل؛‬
‫‪ -‬صفة أو اسم المرسل إليه و عنوانه؛‬
‫‪ -‬المرجع إن وجد؛‬
‫‪ -‬المرفقات إن وجدت؛‬
‫‪ -‬توقيع و ختم المكلف بالعملية‪.‬‬
‫أما مضمون الدعوة واالستدعاء فيحدد وجوبا الغرض أو الس بب‪ ،‬الت اريخ و الت وقيت‪ ،‬المك ان‪ ،‬وم ا يت وجب‬
‫على المستدعى إحضاره من وثائق أو وسائل‪.‬‬
‫في حالة االستدعاء أو الدعوة لحضور اجتماع يتوجب تس جيل بن ود ج دول األعم ال مباش رة عقب النص أو‬
‫صلب الموضوع‪ ،‬و تسجل ه ذه البن ود في ش كل مح اور م وجزة بم ا يس مح للمع ني معرف ة أغ راض االجتم اع‬
‫والتحضير له بجدية‪.‬‬
‫ومما ينبغي التنبيه عليه في هذا السياق ضرورة تجنب استخدام العبارات الغامضة و المبهم ة مث ل م ا درجت‬
‫عليه بعض اإلدارات في استعمال عبارة "ألمر يهمكم"‪ ،‬و هو ما يترك المدعو في حالة ح يرة وت ردد‪ ،‬ب ل ينبغي‬
‫ذكر األمر سبب االستدعاء سواء تعلق األمر بالمواطنين أو فيما بين المصالح اإلدارية‪.‬‬
‫‪14‬‬

‫‪15‬‬

‫‪20‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪ -4-2‬نموذج االستدعاء‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫بسكـــرة في‪................‬‬ ‫واليــــــة بسكــــــــــــرة‬

‫مديرية الجماعات المحلية‬
‫مصلحة‪....................:‬‬
‫رقــم ‪........................‬‬

‫استدعـــــــــــــــــاء‬

‫السيد (ة) ‪ /‬اآلنسة ‪...............................................................................‬‬

‫العنوان ‪............................................................................................‬‬
‫الرجاء منكم الحضور إلى ‪......................................................................‬‬
‫يوم ‪ ....................................................‬على الساعة ‪............................‬‬
‫الموضوع (سبب االستدعاء)‪....................................................................‬‬
‫‪.......................................................................................................‬‬
‫الرجاء إحضار الوثائق التالية‪..................................................................:‬‬
‫‪.......................................................................................................‬‬
‫الصفة الوظيفية واالسم الشخصي‬
‫(ختم المصلحة)‬
‫‪ - -4-3‬نموذج الدعوة‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫بسكـــرة في‪................‬‬ ‫واليــــــة بسكــــــــــــرة‬

‫مديرية الجماعات المحلية‬
‫مصلحة‪....................:‬‬

‫‪21‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫رقــم ‪........................‬‬

‫دعــــــــــــوة‬

‫السيد (ة) ‪ /‬اآلنسة ‪...........................................................‬‬

‫العنوان ‪.......................................................................‬‬
‫يتشرف السيد (الصفة الوظيفية)‪................................................................‬‬
‫بدعوتكم لحضور فعاليات ‪.......................................................................‬‬
‫التي ستنعقد يوم ‪ ........................................‬على الساعة ‪...........................‬‬
‫بمقر ‪.................................................................................................‬‬
‫مع خالص تحياتنا‪.‬‬

‫الصفة الوظيفية واالسم الشخصي‬

‫(ختم المصلحة)‬

‫‪22‬‬
‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫مختلف اإلدارات العمومية‬

‫مفهوم اإلدارة‬

‫مفهوم اإلدارة‬

‫مفهوم اإلدارة العمومية‬

‫مختلف االدارات العمومية‬

‫‪ -‬التعرف على أهمية المحررات اإلدارية في عمل اإلدارات العمومية‬

‫‪ -‬التعرف على مختلف أنواع اإلدارات العمومية في الجزائر‬
‫‪ -‬االلمام بالعالقات اإلدارية بين مختلف الهياكل التنظيمية‬

‫المحور الثاني‪:‬مختلف اإلدارات العمومية‬

‫تمهيد‬
‫‪23‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫حتى يسهل على الطالب التع رف على طبيع ة المراس الت اإلداري ة بين الهيئ ات واإلدارات‬
‫والتحكم فيه ا وك ذلك اإللم ام الجي د بالعالق ات اإلداري ة بين مختل ف الهياك ل التنظيمي ة ‪ ،‬وذل ك‬
‫باالطالع أوال على مفهوم اإلدارة بصفة عامة ومفهوم اإلدارة العمومي ة بص فة خاص ة ‪ ،‬وعالق ة‬
‫اإلدارة العمومي ة بسياس ة الدول ة وفلس فة المجتم ع‪ ،‬ثم التع رض في األخ ير لمختل ف اإلدارات‬
‫العمومية في الجزائر‪ ،‬وبعدها يتم التطرق لمحور الرسائل االدارية وكيفية كتابتها ‪.‬‬

‫مفهوم اإلدارة‬ ‫‪-1‬‬

‫اإلدارة علم وفن‪ ،‬فهي تتضمن دراسة منهجية لمجموعة من المع ارف والقواع د وك ذلك فهي‬
‫تش مل إدارة منظم ة للعملي ات الموجه ة في أي نش اط‪ ،‬م ع تحقي ق االس تخدام األمث ل للم وارد‬
‫واإلمكانات المتاحة‪ ،‬وتحقيق تنسيق وتكامل بين العاملين لتحقيق أهداف محددة‪ .‬ومن يمارس العمل‬
‫اإلداري العام‪ ،‬يتوافر لديه رصيد معرفي متميز‪ ،‬من خالل الدراسة والعلم يثمنه رصيد إضافي من الخبرة‬
‫والحنك ة المهني ة‪ ،‬م ع ق در من المه ارة في توظي ف كليهم ا المعرف ة والخ برة لتحقي ق األه داف والقي ام بتحدي د‬
‫‪16‬‬
‫المسؤوليات بصورة تمنع التداخل وتحقق التناغم العملي‪.‬‬

‫تعريف اإلدارة‬ ‫‪-1-1‬‬

‫يشمل تعريف اإلدارة ثالثة نواحي متكاملة فيما بينها‪ ،‬تمثل المبادئ ال تي يس تند إليه ا أس لوب اإلداري‪ ،‬وص يغ‬
‫‪17‬‬
‫التحرير‪:‬‬
‫‪ :‬الناحية الوصفية‪ :‬وتتعلق بمجموعة من السلط والمصالح منظمة في هيك ل س لمي‪ ،‬ومكلف ة تحت‬ ‫‪-1-1-1‬‬
‫مراقبة السلطة التنفيذية بمهام ذات مصلحة عامة‪ .‬ويحيل هذا التعريف بدوره إلى عدة مفاهيم‪:‬‬
‫الهيكل السلمي‪ ،‬ويعني ذلك االرتباط العضوي بين السلطة والمصالح والمهام‪.‬‬ ‫‪-1-1-1-1‬‬
‫مراقب ة الس لطة التنفيذي ة‪ ،‬أي أن اإلدارة مكلف ة بحكم الق انون بتنفي ذ سياس ة الحكوم ة في مختل ف‬ ‫‪-1-1-1-2‬‬
‫الميادين‪.‬‬
‫المص لحة العام ة‪ ،‬ومفاده ا أن اإلدارة تت ولى مهم ة ذات مص لحة عام ة‪ ،‬وت ؤدي خ دماتها لكاف ة‬ ‫‪-1-1-1-3‬‬
‫المواطنين وفي إطار احترام مبدأ المساواة دون تمييز أو محاباة‪.‬‬
‫الناحية الوظيفية ‪ :‬تضمن اإلدارة تطبيق القوانين واحترامها وتتصرف في المصالح العمومية‪ .‬وهو ما‬ ‫‪-1-1-2‬‬
‫يضفي على عمل اإلدارة أبعادا ثالث‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪16‬‬

‫عبد الرزاق الشيخلي ‪ :‬اإلدارة المحلية ‪ ,‬دار المسيرة للنشر ‪ ,‬عمان ‪ , 2001‬ص ‪17‬‬
‫‪ 17‬طارق المجذوب‪ :‬اإلدارة العامة و العملية اإلدارية ‪ ,‬منشورات الحلبي بيروت‪ ،‬لبنان ‪ ، 2003‬ص ‪. 121‬‬

‫‪24‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫ضبط مختلف القواعد ذات الصبغة العامة‪ ،‬واإلجراءات القانونية وضمان تطبيقها بواس طة ق رارات‬ ‫‪-1-1-2-1‬‬
‫ومناشير ومذكرات وغيرها‪ ،‬سواء كانت هذه النصوص التنظيمي ة امت دادا لق وانين س ابقة أو إنش اء‬
‫لتراتيب مستقلة‪.‬‬
‫ضمان احترام القوانين من قبل الجميع‪ ،‬سواء بتقديم المخالفين إلى القضاء أو تسليط عقوب ات إداري ة‬ ‫‪-1-1-2-2‬‬
‫عليهم‪.‬‬
‫االضطالع بمهمة التصرف في المصالح العمومية من خالل االل تزام باس تمرارية تق ديم الخ دمات‬ ‫‪-1-1-2-3‬‬
‫الالزم ة للم واطن ومالءمته ا للحاجي ات المتط ورة للمتع املين م ع اإلدارة بجمي ع فئ اتهم العمري ة‬
‫وشرائحهم المهنية ‪.‬‬
‫الناحيــة الهيكليــة‪ :‬تع د اإلدارة مجموع ة ذوات قانوني ة يع بر عنه ا "بال ذوات المعنوي ة" (الدول ة‪،‬‬ ‫‪-1-1-3‬‬
‫الجماعات المحلية‪ ،‬المؤسسات اإلدارية‪ ،‬المنشآت العمومية)‪ .‬وباختص ار‪ ،‬ف ان اإلدارة هي المتص رفة‬
‫في المصالح العامة على مقتضى القوانين أو ال تراتيب في إط ار ال ذوات المعنوي ة‪ ،‬وال تنج ز اإلدارة‬
‫بمفردها كل المهام ذات الصبغة العامة‪ ،‬بل تش اركها في ذل ك أط راف أخ رى‪ ،‬فالبرلم ان والحكوم ة‬
‫والقضاء هي جهات تضطلع بمهام ذات مص لحة عام ة‪ .‬ويتطلب األم ر التفري ق بين العم ل الحك ومي‬
‫والبرلم اني والقض ائي واإلداري‪ ،‬ب الرغم من أن الوظيف ة اإلداري ة هي في الحقيق ة امت داد للوظيف ة‬
‫السياسية الموكولة لكل من البرلمان والحكومة‪.‬‬

‫مفهوم اإلدارة العمومية‬ ‫‪-2‬‬

‫اإلدارة العمومية هي توجيه جهود مجموعة من الع املين في األجه زة الحكومي ة تحدي دًا لتحقي ق أه داف‬
‫محددة مرتبطة بخدمة المواطنين وتحقيق سياسات الدولة العامة‪ ،‬وينطوي تحقيق تلك األهداف االس تغالل األمث ل‬
‫للموارد المادية والبشرية ومحاولة توفير مناخ مناسب للعمل واإلنتاج‪ .‬وتقديم الخدمات المطلوبة للجمهور بأفضل‬
‫‪18‬‬
‫صورة ممكنة‪.‬‬
‫وتعتمد اإلدارة العمومي ة كعلم على وج ود أط ر تنظيمي ة تح دد النش اطات المتطلب ة‪ ،‬بغي ة تحقي ق أه داف‬
‫محددة‪ ،‬و يتم من خالله تحديد السلطات و صالحياتها‪ ،‬و تمييز المهمات المنوطة بكل منها‪ ،‬كم ا تعم ل على ح ل‬
‫المشاكل التي يمكن أن تنشأ داخل األجهزة الحكومية‪ ،‬و ما يترتب عليها من انعكاسات مباشرة على متلقى الخدمة‬
‫العامة‪.‬‬

‫‪ - 18‬عبد الرزاق ‪ ،‬المرجع السابق ص ‪20‬‬

‫‪25‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫وتهتم اإلدارة العمومية بالخدمات التي تقدم من الجهات الحكومية للمواطنين على قدم المساواة‪ ،‬وال تش ترط‬
‫تل ك الخ دمات تحقي ق أرب اح‪ ،‬كس ائر األن واع األخ رى من اإلدارة ك إدارة األعم ال‪ ،‬وإدارة المنش آت الس ياحية‬
‫وغيرها‪.‬‬

‫عالقة اإلدارة العمومية بسياسة الدولة وفلسفة المجتمع‬ ‫‪-2-1‬‬

‫وترتبط اإلدارة العمومية ارتباطًا وثيقًا بسياسة الدولة وفلسفة المجتمع‪ ،‬وما يرتبط بها من اإلدارات العامة‬
‫كاإلدارة التعليمية‪ ،‬واإلدارة الصحية‪ ،‬وغيرها من اإلدارات التي تشمل كذلك كل جه از تم إنش اؤه به دف تحقي ق‬
‫خدمات عامة للمواطنين بما يتماشى مع سياسات وقوانين الدولة‪ .‬وقد تطور مفهوم اإلدارة العمومية تطورًا كب يرًا‬
‫باختالف درجة التطور والتعقيد في حياة المجتمعات‪ ،‬وتطور النظم السياس ية الحاكم ة‪ ،‬وم دى حجم ال دور ال ذي‬
‫تقوم به الدولة في المجتم ع من خالل ممارس تها على المس تويات كاف ة وبخاص ة االقتص ادية واالجتماعي ة كم ا‬
‫يرتب ط علم اإلدارة العمومي ة ارتباط ًا وثيق ًا بغ يره من العل وم كاالقتص اد والسياس ة وعلم النفس وعلم االجتم اع‬
‫‪19‬‬
‫وغيرها من العلوم‪.‬‬
‫وتتميز نظم اإلدارة العمومية بما يعرف بالتنظيم الذي يحدده القانون السائد في الدولة في شأن تنظيم أح وال‬
‫الموظفين العموميين‪ ،‬والذي يخضع لسياسات الدولة كذلك‪ ،‬فنجد أن العملية االداري ة تس ير وف ق ق وانين ول وائح‬
‫محددة‪ ،‬ال تتأثر بأهواء المديرين أو الرؤساء‪ ،‬ويتم تعيين الموظف وال يتم ترشيحه‪ ،‬كما أن ه توج د ل وائح مح ددة‬
‫للجزاءات أو الطرد‪ ،‬وتفرض تلك القوانين كذلك عدم خلط الموظف بين أعماله الخاصة ووظيفته العامة‪ .‬كم ا يتم‬
‫الترقية للموظف على أساس عدد سنوات الخبرة‪ ،‬أو األقدمية و كذلك بالكفاءة في العمل‪ ،‬وك ذلك يك ون للموظ ف‬
‫‪20‬‬
‫الحق في الحصول على راتب وعالوات يتم تحديدها وفقًا للوائح المطبقة في هذا الشأن‪.‬‬
‫ولكن على الرغم من المميزات العديدة التي تقدمها هذه المنظومة للعاملين فيها‪ ،‬إال أنه ا أيض ًا تنط وي على‬
‫العديد من المثالب المتمثلة في التعامل مع الم وظفين على أنهم آالت يتم تط بيق مجموع ة من الل وائح عليه ا دون‬
‫تقدير لعديد من المتطلبات المختلفة للمواقف وسطوة المال أحيانًا‪ ،‬ورغبات الموظ ف نفس ه في تحس ين مس تواه‪،‬‬
‫وعدم إعطاء الفرص لالبتكار واالبداع وكذلك التسارع الكبير في متطلبات الحياة المعاصرة وتزايد الض غوطات‬
‫الحياتية المتنوعة‪ ،‬مما يؤدي بالموظف الى االكتفاء بأقل المستويات في أداء العمل ويصاحب ذلك انخفاض جودة‬
‫الخدمة المقدمة منه للمواطن‪ .‬وتدريجيًا يتحول الى عبء على اقتصاد الدولة بدًال من كون ه عنص ر من عناص ر‬
‫اإلنتاج وتقديم الخدمات‪.‬‬
‫ولتجنب تلك المساوئ السابقة لمنظومة العمل اإلداري‪ ،‬فقد ظهرت العديد من الم دارس ال تي تن اولت ط رق‬
‫مختلفة لتحقيق التن اغم المطل وب في العم ل االداري الحك ومي‪ ،‬ومن بينه ا ض رورة االل تزام بالقواع د الحاكم ة‬
‫والمنظمة للعمل‪ ،‬ويرتب ط ذل ك بوج ود م ديرين على كف اءة في جمي ع المس تويات‪ ،‬يلزم ون الم وظفين بالقواع د‬
‫‪19‬‬
‫‪ . -‬مصطفى الجندي ‪ :‬اإلدارة المحلية و إستراتيجيتها ‪ ,‬منشأة المعارض اإلسكندرية ‪ , 1987‬ص ‪18‬‬
‫‪ -20‬شيهوب مسعود ‪ :‬أسس اإلدارة المحلية و تطبيقاتها ‪ ,‬ديوان المطبوعات الجامعية ‪ ،‬الجزائر ‪ 1986‬ص ‪4‬‬

‫‪26‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫المرعية في العمل‪ ،‬وكذلك توحيد السلطة‪ ،‬وال تي تع ني ان يتلقى الموظ ف التعليم ات واألوام ر من رئيس واح د‬
‫فقط له‪ ،‬دون تداخل في المهمات‪ .‬ويعني هذا أن يحقق النظام باختصار التوازن في جزئية الشخص المناس ب في‬
‫المكان المناسب‪ .‬وتحقيق عدم التداخل‪ ،‬مع التأكيد على روح العمل الجماعي‪.‬‬
‫ويفيد كثيرًا في هذا الصدد أيض ًا توف ير منظوم ة للتق ييم من خالل التغذي ة المنعكس ة ‪ ،Feedback‬بمع نى‬
‫القياس المستمر لمدى تحقق األه داف الخاص ة بالمؤسس ة‪ ،‬والمقارن ة بين النت ائج واأله داف الحقيقي ة م ع تق ديم‬
‫توصيات وحلول تشمل التغيير والتعديل المستمرين في المنظومة كلها وجميع إمكانياتها المادية والبش رية أيض ًا‬
‫ومعاقبة المقصرين ومكافأة المتميزين‪ ،‬واإلحالل والتجديد للموارد وص وًال لتحقي ق أقص ى النت ائج المطلوب ة من‬
‫المنظومة الخدمية وبالشكل الذي يرضي الجمهور طالب الخدمة والذي يدفع ثمنها أيضا بشكل مباش ر ( رس وم )‬
‫‪21‬‬
‫وغير مباشر ( ضرائب ) وبما يحقق سياسات الدولة أيضًا والمصلحة العامة للمجتمع ككل‪.‬‬
‫ولكي تتط ور اإلدارة العمومي ة كمج ال عملي مرتب ط ب الجمهور بش كل ع ام‪ ،‬فينبغي العم ل على تحس ينها‪،‬‬
‫وتخليصها من الترهالت الروتينية‪ ،‬والتعقيدات البيروقراطية التي تعرقل مسيرة تقديمها للخ دمات بش كل مناس ب‬
‫وفي الوقت المناسب أيضًا‪ ،‬من خالل االهتمام بتطوير العنصر البشري من خالل تق ديم ال دورات التدريبي ة على‬
‫سبل تقديم الخدمات في العصر الحديث‪ ،‬والتدريب كذلك على اس تخدام التكنولوجي ا له ذا الغ رض‪ ،‬م ع االهتم ام‬
‫كذلك بسن قوانين جديدة تنظم العمل ب داخل الهياك ل اإلداري ة الحكومي ة وتط وير الموج ود منه ا بالفع ل‪ ،‬بش كل‬
‫يتناسب مع طبيعة العصر التكنولوجي سريع اإليقاع ال ذي تعيش ه البش رية حالي ًا‪ ،‬م ع االهتم ام بوج ود منظوم ة‬
‫للتقييم المستمر لألداء في تلك المؤسسات‪ ،‬م ع االس تبدال لثقاف ة العم ل الحك ومي بش كله المعه ود وغ رس ثقاف ة‬
‫أخرى مختلفة ومتميزة وتهتم بالتطوير المستمر للخدمات وربطها بمنظومة حوافز لتشجيع المجته دين وأص حاب‬
‫التجارب المتميزة واالهتمام بالدراسات ال تي تعم ل على تق ديم الحل ول المناس بة لم ا تواجه ه النظم اإلداري ة من‬
‫مشكالت ومعوقات‪ ،‬حتى تحقق األجهزة اإلدارية أفضل ما يمكنها تحقيقه من أه داف تم إنش اؤها من أجله ا‪ ،‬وال‬
‫‪22‬‬
‫تكون بمثابة عبء على كاهل الدولة والمجتمع أيضًا‪.‬‬

‫مختلف االدارات العمومية في الجزائر‬ ‫‪-2-2‬‬

‫الوزارة‬ ‫‪-2-2-1‬‬

‫‪21‬‬
‫عبد الرزاق الشيخلي ‪ :‬اإلدارة المحلية ‪ ,‬دار المسيرة للنشر ‪ ,‬عمان ‪ , 2001‬ص ‪- 25‬‬
‫‪22‬‬
‫‪.‬طارق المجذوب‪ :‬اإلدارة العامة و العملية اإلدارية‪ ,‬منشورات الحلبي بيروت‪ ،‬لبنان ‪ ، 2003‬ص ‪136‬‬

‫‪27‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫الوزارة اصطالحا ذراع حكومي مس ؤول ومختص بتس يير إح دى القطاع ات وإدارته ا بش كل يتماش ى م ع‬
‫سياسات الحكوم ة‪ 23‬وتتب ع غالب ا إلى مجلس ال وزراء ورئيس ال وزراء ويلح ق ب الوزارة ع ادة ع دد من األقس ام‬
‫والوكاالت والمكاتب واللجان االستشارية واألجهزة التنفيذية تقع تحت إدارة شخص يسمى وزي ر وه و المنص ب‬
‫‪24‬‬
‫األعلى في الوزارة‪ .‬لغة‪ :‬من حكمة وزر "اي المساعدة والمساندة " وقديما تسمي الوزارة عند العرب ديوان‬

‫إن كل دولة قائمة ذات سيادة كاملة ‪ -‬أو حتى ناقصة ‪ -‬تحتاج إلى حكومة لكي تسير أعمال ونشاطات الدولة‬
‫وشؤونها الداخلية وعالقاتها الخارجية ‪ ،‬والشكل األبرز لتلك الحكومات هو ان تشكل على هيئة م ا يس مى مجلس‬
‫الوزراء ‪ ،‬فمجلس الوزراء هو عبارة عن رئيس للوزراء ويسمى رئيس الحكومة أيض ًا ومجموع ة من ال وزراء‬
‫بحيث يتولى كل وزير منهم أعمال وزارة معينة ‪ ،‬والوزارة هي تشكيل حكومي يه دف إلى إدارة قط اع أو نش اط‬
‫ما من مهام الدولة ‪ ،‬فحيث أن مهام الدولة كثيرة ومتشعبة فيتوجب فصل تلك المه ام إلى أج زاء بحيث يوك ل ك ل‬
‫جزء منها لوزارة معينة ‪ ،‬فتجد هنالك وزارة للتعليم ه دفها رعاي ة التعليم في الدول ة و تط ويره ومراقب ة العملي ة‬
‫التعليمية وما إلى ذلك ‪ ،‬وتجد هنالك وزارة للصحة تعنى بالشؤون الصحية للمواطنين و تس عى لتط وير المراف ق‬
‫الصحية في الدولة بشكل دؤوب وتوف ير العالج المالئم للمواط نين و م ا إلى ذل ك ‪ ،‬و ت رى هنال ك وزارة للعم ل‬
‫تعنى بشؤون العاملين والتوظيف وتوفير الوظ ائف و رف ع مس توى الع املين و الحف اظ على حق وقهم ‪ ،‬و هك ذا ‪،‬‬
‫وبالتالي فإنك سوف تجد في كل دولة عددا من الوزارات لكل منها دور من أدوار الدولة‪.‬‬

‫مع أن مفهوم الوزارة واضح و متفق عليه لدى السياسين كك ل ‪ ،‬إال أن ه يالح ظ إختالف ع دد ال وزارت من‬
‫دولة ألخرى فهناك وزارات توجد في بعض ال دول وال توج د في دول أخ رى ‪ ،‬مث ل وزارة الش باب ‪ ،‬أو وزارة‬
‫التموين ‪ ،‬أو وزارة األوقاف ‪ ،‬و غيرها ‪ ،‬فترى بعض الدول فيها وزارة تسمى وزارة الش باب و دول ة أخ رى ال‬
‫توجد فيها مثل تلك الوزارة ‪ ،‬فالدولة تنشأ وزارة إلدارة أمر تظنه من وجهة نظرها هام ًا يحت اج إلى وزارة تق وم‬
‫به ‪ ،‬أما في دولة أخرى مثًال ‪ ،‬فقد تجد تلك الدولة أن ذلك األمر ال يحتاج وزارة لعدم إهتمامها به أو لقناعتها بأنه‬
‫يمكن إدراج متابعته ضمن أعمال وزارة أخرى أو من خالل مؤسسة حكومية صغيرة حجمها دون حجم الوزارة‪.‬‬

‫الوزارات الجزائرية‬ ‫‪-2-2-2‬‬

‫رئيس الحكوم ة · وزارة المالي ة · وزارة األش غال العمومي ة · وزارة التربي ة الوطني ة · وزارة‬
‫الداخلية · وزارة المـوارد المائية والبيئة · وزارة المجاه دين · التعليم الع الي والبحث العلمي · وزارة الس كن‬
‫والعم ران ·وزارة الص حة والس كان وإص الح المستش فيات · وزارة الثقاف ة واالتص ال · وزارة الش ؤون‬
‫الخارجي ة · وزارة الع دل · وزارة البري د وتكنولوجي ات اإلعالم واالتص ال · وزارة وزارة الش ؤون‬

‫‪23‬‬
‫المجلس األعلى للغة العربية‪ ،‬دليل وظيفي في إدارة الموارد البشرية "مصطلحات و نماذج"‪ . ،‬منشورات المجلس‪- 2006 ،‬‬
‫‪24‬‬
‫انظر معجم لسان العرب ‪-‬‬

‫‪28‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫الدينية · وزارة النقل · وزارة الشباب والرياضة ·وزارة الفالح ة والتنمي ة الريفي ة والص يد البح ري · وزارة‬
‫‪25‬‬
‫التجارة‬
‫الوالية‬ ‫‪-2-2-3‬‬

‫الوالية ‪26‬هي الجماعة اإلقليمية للدول ة‪ ،‬وتتمت ع بالشخص ية المعنوي ة والذم ة المالي ة المس تقلة‪ ،‬وهي أيض ا‬
‫الدائرة اإلدارية غير الممركزة للدولة وتشكل بهذه الصفة فضاء لتنفيذ السياسات العمومية التض امنية والتش اورية‬
‫بين الجماعات اإلقليمية والدولة‪ ،‬كما تساهم مع الدولة في إدارة وتهيئ ة اإلقليم والتنمي ة االقتص ادية واالجتماعي ة‬
‫والثقافي ة وحماي ة البيئ ة وك ذا حماي ة وترقي ة وتحس ين اإلط ار المعيش ي للمواط نين‪ ،‬وتت دخل في ك ل مج االت‬
‫االختصاص المخولة لها بموجب القانون‪ ،‬شعارها ه و بالش عب وللش عب‪ ،‬وتح دث بم وجب الق انون ‪ ،‬و للوالي ة‬
‫هيئتان هما ‪:‬‬
‫‪ -‬المجلس الشعبي الوالئي‬
‫‪ -‬الوالي‪.‬‬
‫البلدية‬ ‫‪-2-2-4‬‬

‫البلدية هي الجماعة اإلقليمية القاعدية للدولة‪ 27،‬وتتمتع بالشخصية المعنوية والذمة المالي ة المس تقلة‪ ،‬وتح دث‬
‫بموجب القانون‪ ،‬هي ايض ا القاع دة اإلقليمي ة الالمركزي ة‪ ،‬ومك ان لممارس ة المواطن ة‪ ،‬وتش كل إط ار مش اركة‬
‫‪28‬‬
‫المواطن في تسيير الشؤون العمومية‪.‬‬
‫وتمارس البلدية صالحياتها في كل مجاالت االختصاص المخولة لها بموجب الق انون‪ ،‬وتس اهم م ع الدول ة‪،‬‬
‫بص فة خاص ة في إدارة وتهيئ ة اإلقليم والتنمي ة االقتص ادية واالجتماعي ة والثقافي ة واالمن ‪ ،‬وك ذا الحف اظ على‬
‫‪29‬‬
‫اإلطار المعيشي للمواطنين وتحسينه‪ ،‬تتوفر البلدية على ‪:‬‬
‫‪ -‬هيئة مداولة ‪ :‬المجلس الشعبي البلدي‪،‬‬
‫‪ -‬هيئة تنفيذية يرأسها رئيس المجلس الشعبي البلدي‪،‬‬
‫‪ -‬إدارة ينشطها األمين العام للبلدية تحت سلطة رئيس المجلس الشعبي البلدي‪.‬‬
‫تمارس الهيئات البلدية أعمالها في إطار التشريع والتنظيم المعمول بهما‬

‫واليات ودوائر وبلديات الجزائر‬ ‫‪-2-2-5‬‬

‫‪- 25‬موقع وزارة الداخلية الجزائرية ‪ ،‬تاريخ الزيارة ‪ ،14/11/2013‬على الساعة ‪21.54‬‬
‫‪26‬‬
‫‪ -‬قانون رقم ‪07-12‬المؤرخ في ‪28‬ربيع االولعام ‪ 1433‬الموافق ‪21‬فبرايرسنة ‪ 2012‬المتعلق بالوالية المادة االولى‬
‫‪27‬‬
‫قانون رقم ‪ 10- 11‬المؤرخ في ‪ 20‬رجب عام ‪ 1432‬الموافق ‪ 22‬يونيو سنة ‪ 2011‬المتعلق بالبلدية المادة االولى‬
‫‪28‬‬
‫قانون رقم ‪ 10- 11‬المؤرخ في ‪ 20‬رجب عام ‪ 1432‬الموافق ‪ 22‬يونيو سنة ‪ 2011‬المتعلق بالبلدية المادة ‪-2‬‬
‫‪29‬‬
‫قانون رقم ‪ 10- 11‬المؤرخ في ‪ 20‬رجب عام ‪ 1432‬الموافق ‪ 22‬يونيو سنة ‪ 2011‬المتعلق بالبلدية المادة‪- 15‬‬

‫‪29‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫تم تقسيم الجزائر إداريًا إلى ثمان واربعون والية‪ ،‬ووكل وية مقسمة إلى عدة دوائر‪ ،‬ووقد بلغ مجموع الدوائر‬
‫في الجزائر حوالي ‪ 553‬دائرة وكل دائرة من تلك الدوائر مقسمة إلى عدة بلديات‪ ،‬ووبلغ مجموع‬
‫البلديات ‪ 1541‬بلدية في جميع أنحاء الجزائر‪ .‬واليات الجزائر والية تمنراس ت‪ ،‬ووالي ة أدرار‪ ،‬ووالي ة إل يزي‪،‬‬
‫ووالية ورقلة‪ ،‬ووالية بشار‪ ،‬ووالية تيندوف‪ ،‬ووالية غرداية‪ ،‬ووالية ال بيض‪ ،‬ووالي ة الجلف ة‪ ،‬ووالي ة ال وادي‪،‬‬
‫ووالية النعامة‪ ،‬ووالية األغواط‪ ،‬ووالية بسكرة‪ ،‬ووالية تيارت‪ ،‬ووالي ة المس يلة‪ ،‬ووالي ة تبس ة‪ ،‬ووالي ة باتن ة‪،‬‬
‫ووالية خنشلة‪ ،‬ووالية ميلة‪ ،‬ووالية سيدي بلعباس‪ ،‬و والية تلمسان‪ ،‬ووالية المدي ة‪ ،‬ووالي ة أم الب واقي‪ ،‬ووالي ة‬
‫سعيدة‪ ،‬ووالية سطيف‪ ،‬ووالي ة معس كر‪ ،‬ووالي ة عين ال دفلى‪ ،‬ووالي ة غل يزان‪ ،‬ووالي ة الش لف‪ ،‬ووالي ة س وق‬
‫أهراس‪ ،‬ووالية البويرة‪ ،‬ووالية برج بوعريريج‪ ،‬ووالية قالمة‪ ،‬ووالية سكيكدة‪ ،‬ووالية الطارف‪ ،‬ووالية بجاي ة‪،‬‬
‫ووالية تيسمسيلت‪ ،‬ووالية تيزي وزو‪ ،‬ووالية جيجل‪ ،‬ووالية عين تموشنت‪ ،‬ووالية قسنطينة‪ ،‬ووالي ة مس تغانم‪،‬‬
‫‪30‬‬
‫ووالية تيبازة‪ ،‬ووالية وهران‪ ،‬ووالية بومرداس‪ ،‬ووالية البليدة‪ ،‬ووالية عنابة‪ ،‬ووالية الجزائر‪.‬‬
‫وفي األخير نشير إلى أن كل والية أو وزارة‪ ،‬تتشكل من مجموع ة من اإلدارات العمومي ة التابع ة له ا ال‬
‫يتسع المقام هنا لذكرها جميعا بل اقتصرت على بعضها فقط‪.‬‬

‫‪30‬‬
‫موقع وزارة الداخلية الجزائرية ‪ ،‬تاريخ الزيارة ‪ ،14/11/2013‬على الساعة ‪- 22.02‬‬

‫‪30‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫كيفية كتابة الرسائل االدارية‬

‫‪ -‬اكتساب مهارات أساسية في مجال إعداد المحررات اإلدارية السيما الرسائل اإلدارية‬

‫‪ -‬تطوير المقدرة على كشف نقاط الخلل في الرسائل اإلدارية‬

‫‪ -‬التعرف على بعض نماذج المحررات والمراسالت اإلدارية وأهميتها في االتصال اإلداري‬

‫بين االفراد والمصالح‬

‫المحور الثالث‪ :‬كيفية كتابة الرسائل اإلدارية‬

‫‪31‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫في هذا المح ور س وف نتع رض لكيفي ة كتاب ة الرس ائل االداري ة‪ ،‬وذل ك من خالل دراس ة مه ارات الكتاب ة‬
‫وش روط التحري ر الفع ال‪ ،‬وخص ائص األس لوب اإلداري‪ ،‬وقواع د ومم يزات ص ياغة المح ررات والرس ائل‬
‫اإلدارية بمختلف انواعها واشكالها‪.‬‬

‫اوال‪:‬مهارات الكتابة وشروط التحرير الفعال‬

‫تمهيد‪:‬‬

‫تعد وسائل االتصال الكتابي ( المراسالت والتقارير والنماذج وغيرها ) ممثال صادقا للشخص ال ذي يق وم‬
‫باعدادها ( تمثل شخص ية المرس ل الن المتلقي ال ي رى المرس ل اال من خالل م ا كتب وح رر وارس ل ) ‪ ،‬فهي‬
‫بمثابة توضيح لمدى تقدم ورقي المنظمة ‪ ،‬والكتابة تتطلب جودة التحرير والتزام المح رر بجمل ة من الش روط‬
‫‪31‬‬
‫الموضوعية خالل مختلف مراحل عملية التحرير‪ ،‬نوجزها فيما يلي‪:‬‬
‫أثناء مرحلة التحضير‬ ‫‪-1‬‬
‫يتطلب التحضير الجيد للتحرير اإلداري معرفة تامة بالموضوع إعداد مخطط العمل واستعمال المسودة‪:32‬‬
‫‪ -1-1‬معرفة الموضوع و تحديد الهدف‪ :‬ينبغي على المح رر اإلداري أن يك ون على علم ت ام بموض وع الوثيق ة‬
‫المزمع تحريرها و دراية كاملة بكل ما يتعلق بهذا الموضوع من الناحي ة اإلداري ة‪ ،‬القانوني ة‪ ،‬التقني ة‪...‬وغيره ا‪،‬‬
‫ومن ثم يتوجب على المحرر أن‪:‬‬
‫يجمع كل المعلومات والمعطيات الخاصة بالموضوع‪ ،‬بواسطة الدراسات‪ ،‬التحقيقات‪ ،‬االستشارات‪...‬‬
‫‪ -1-2‬إعداد مخطط التحرير‪ :‬قبل الشروع في صياغة نص الوثيق ة يت وجب على المح رر اإلداري وض ع خط ة‬
‫عمل بغرض تنظيم و ترتيب األفكار والمعلوم ات‪ ،‬وتس هيل عملي ة الص ياغة التقني ة بم ا يض من فهمه ا من قب ل‬
‫القارئ وتحقيقها للهدف المنشود‪.‬‬
‫‪-1-3‬استخدام المسودة قبل إنجاز التحرير النه ائي‪ :‬يس اعد اس تخدام المس ودة على تف ادي الكث ير من األخط اء و‬
‫الهفوات التي من شأنها أن تشوب الكتابة في الوهلة األولى‪ ،‬و عليه ينبغي على المحرر ق راءة المس ودة أك ثر من‬
‫مرة‪ ،‬و يستحسن أن تكون القراءات في أوقات متباعدة نسبيا‪ ،‬ثم إدخال التعديالت الالزمة‪.‬‬
‫إن القراءة المتأنية للمسودة تسمح إضافة أفكار تكون قد غابت عن الذهن أثناء التحرير‪ ،‬تصحيح أخطاء لغوية‪ ،‬و‬
‫إعادة ترتيب الفقرات وفق التسلسل المنطقي لألفكار الواردة في نص الوثيقة‪.‬‬

‫‪ -2‬أثناء مرحلة الصياغة‬

‫‪31‬‬
‫‪ -‬يحدد الهدف الجوهري و األهداف الفرعية من تحرير الوثيقة‪.‬‬
‫‪32‬‬
‫‪- Ferrandis, Yolande.- La rédaction administrative en pratique.- Paris : Editions d'organisation, 2000.- 150 p.-‬‬

‫‪32‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫يتحرى المحرر‪ ،‬خالل هذه المرحلة‪ ،‬الض وابط اللغوي ة المتمثل ة في االس تخدام ال دقيق للمص طلحات والمف اهيم‪،‬‬
‫وض وح المع اني وترابطه ا‪ ،‬س المة األس لوب من العب ارات الركيك ة واأللف اظ المك ررة واألخط اء النحوي ة‬
‫والصرفية‪ ،‬وحسن استخدام عالمات الوقف والترقيم‪ ،‬التزام ه ذه العناص ر من ش أنه أن يس اهم في تحقي ق كتاب ة‬
‫نصوص صحيحة المبنى واضحة المعنى ومؤدية للغرض من تحريرها بفعالية كبيرة‪.‬‬
‫وفيما يلي بيان موجز لقواعد رسم الهزة ولعالمات الوقف في اللغة العربية‪ ،‬وهي عبارة عن إشارات توض ع بين‬
‫‪33‬‬
‫أجزاء الكالم المكتوب لتمييز بعضه عن بعض تسهيال للفهم واالستيعاب‪:‬‬
‫عالمات الترقيم‬ ‫‪-2-1‬‬
‫هناك بعض العالمات الرمزية التي تستخدم في كتابة المحررات اإلداري ة ‪ /‬وال تي يك ون لك ل منه ا ه دف مح دد‬
‫‪34‬‬
‫يجب مراعاتها ومنها‪:‬‬
‫النقطة (‪ ).‬تستعمل عند نهاية الوقوف في نهاية الجملة التي انتهى المعنى عندها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الفاصلة (‪ )،‬وتدل على أن معنى ما قبلها مرتبط بما بعدها سواء أكان ما يحيط بها جمال أو بعض جمل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الشرطة (‪ )-‬ولها عدة استعماالت منها‪ :‬إنها تأتي بعد الحروف أو األرقام التي في بدايات الفق رات ‪ ،‬كم ا‬ ‫‪-‬‬
‫تستخدم بين رقمين مشيرة إلى عبارة ( من ‪ -‬إلى ) ‪ ،‬وتستخدم بشكل مزدوج لحصر الجملة االعتراض ية‬
‫( ‪)...... - ........ - .....‬‬
‫النقطتان الراسيتان وتسمى أحيانا عالمة التوضيح ( ‪) :‬وتستعمل بعد عب ارة تش ير الى بيان ات تفص يلية‬ ‫‪-‬‬
‫وتوضيحية تالية‪.‬‬
‫عالمتا التنصيص( "‪ ) "........‬وتستخدم لحصر الكالم المنقول بالنص عن الغير س واء ط ال ذل ك النص‬ ‫‪-‬‬
‫المنقول أو قصر‪ ،‬وفي بعض األحيان تستخدمان إلبراز العبارة إذا كانت مميزة عن المعتاد‪.‬‬
‫القوس ان ( ) ولهم ا ع دة اس تعماالت منه ا‪ :‬عن د اس تخدام اآلي ات القرآني ة في الطباع ة العادي ة ب دال من‬ ‫‪-‬‬
‫الهاللين المظهرين المع روفين في الكتب والبح وث المنش ورة‪ ،‬آو عن د تفس ير كلم ة آو بي ان مرادف ا في‬
‫سياق الكالم ‪ ،‬أو التذكير بمعلومات ماضية هي مناط الحديث‪ ،‬او لتحديد رتبة إنسان أو موق ع مك ان م ا‪،‬‬
‫أو عند توثي ق مص ادر المعلوم ات إذا ك ان ذل ك التوثي ق يتم في أثن اء الكتاب ة ‪ ،‬أو لحص ر األرق ام عن‬
‫الحروف خوفا من وقوع االلتباس‪.‬‬
‫عالمة االستفهام ( ؟ ) وتوضع في نهاي ة العب ارات او الجم ل االس تفهامية‪ ،‬كم ا تس تخدم بع د الجم ل او‬ ‫‪-‬‬
‫الكلمات او التواريخ او االرقام المشكوك في صحتها او ال تي بقيت مجهول ة بع د البحث كت واريخ الميالد‬
‫او الحوادث‪.‬‬

‫‪33‬‬
‫‪- Gandouin, Jacques.- Correspondance et rédaction administratives.- Paris : Armand Colin, 1998.- 375 p.-‬‬

‫‪34‬‬
‫‪ ،‬ابراهيم محمد القعيد‪،‬التقارير االدارية والفنية ‪ :‬اساليب عملية االعداد والتقديم‪ ،‬دار المعرفة للتنمية البشرية‪ ،‬الرياض‪1422،‬ه ‪،‬ص ‪- 198-193‬‬

‫‪33‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫عالمة التعجب او التاثر ( ) وتوضع في نهاية الجمل ة ال تي تث ير في الف رد ش عورا مث ل االس تغراب او‬ ‫‪-‬‬
‫التعجب او االستنكار او الحزن او التحذير وغير ذلك‪.‬‬
‫عالمة الحذف ( ‪ ) ...‬وهي عبارة عن ثالث نقط توضع للداللة على ان في موضعها كالما محذوفا‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪35‬‬
‫الكتابة السليمة لألرقام الحسابية عندما تكتب بحروف هجائية كما يلي ‪:‬‬ ‫‪-2-2‬‬
‫الرقمان ( ‪ ) 2 - 1‬ال يذكر المعدود بعدهما – فيقال كتاب واحد آو جنيهان اثنان ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫األرقام من ( ‪ ) 10 - 3‬يخالفان المعدود فيذكران مع المؤنث ويؤنثان مع المذكر فيق ال ‪ :‬ثالث غ رف ‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫ثالثة كتب‪.‬‬
‫الرقمان من ( ‪ ) 12 – 11‬يطابقان المعدود في التذكير والتأنيث فيقال ‪ :‬إحدى عشر كراسة ‪ ،‬احد عشر‬ ‫‪-‬‬
‫رجال ‪ ،‬اثنتا عشر طالبة ‪ ،‬اثنا عشر رجال‪.‬‬
‫األرقام من ( ‪ ) 90 – 20‬ال تتغير لتذكير المعدود أو تأنيثه فيقال‪:‬عشرون طالب ا‪ ،‬اربع ون س يارة‪ ،‬وإذا‬ ‫‪-‬‬
‫ذكرت اآلحاد تتوافق في التذكير والت أنيث بالنس بة لآلح اد فق ط فبق ال‪:‬واح د وعش رون طالب ا ‪ ،‬وإح دى‬
‫وعشرون طالبة‪.‬‬
‫األرقام من ( ‪ ) 1000 - 100‬ال يتغير لفضها فبقال‪:‬مئة طالب ‪ ،‬ألف كراسة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫قواعد رسم الهمزة‬ ‫‪-2-3‬‬
‫‪36‬‬
‫تكون الهمزة في أول الكالم‪ ،‬إما همزة قطع‪ ،‬أو همزة وصل‪:‬‬
‫همزة القطع‪ :‬هي الهمزة التي تظهر في النطق دائما‪ .‬و تكتب همزة القطع وتنطق‪ ،‬سواء ك انت في ابت داء‬ ‫‪-1‬‬
‫الكالم أم في أثنائه‪.‬‬
‫تكون همزة القطع في بداية الفعل الماضي الرباعي‪( :‬أكرم‪ /‬إكرام‪ ،‬أغلق‪ /‬إغالق ‪ ،‬أنصف‪ /‬إنص اف‪ ،‬أجه د‪/‬‬ ‫‪-‬‬
‫إجهاد)‪ ،‬وتأتي همزة القطع في الفعل الرباعي ماضيه‪ ،‬وأمره‪ ،‬ومصدره‪ ( :‬أق ام ‪ ،‬األم ر من ه ‪ :‬أقم ‪ ،‬ومص دره ‪:‬‬
‫إقام ة )‪ .‬وك ذا أل ف المض ارعة من الرب اعي‪ُ( :‬أك ِرُم ‪ُ ،‬أحجُم )‪ .‬وإذا وقعت الهم زة أثن اء الكالم‪ ،‬فإنه ا تكتب وال‬
‫تنطق‪.‬‬
‫‪ -‬وتكون همزة القطع في أول الحروف (أن‪ ،‬إلى‪ ،‬إن)‬
‫‪ -2‬همزة الوصل‪ :‬ال تظهر في الكتابة والنطق‪ ،‬إال إذا جاءت في أول الكالم‪ ،‬فإنها تظه ر في النط ق فق ط دون‬
‫الكتابة (ابتعد) ‪ ،‬وهمزة الوصل تكون في ماضي وأمر ومصدر الفعل الخماسي والسداسي ‪:‬‬
‫تأتي همزة الوصل في أول الفعل الماضي الخماسي وفي مصدره‪ (:‬الماضي اعَتَر َف ‪ ،‬األمر منه ‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫اعَتِرْف ‪ ،‬والمصدر منه ‪ :‬اعتراف‪ ،‬اعتاد‪ /‬اعتد‪ /‬اعتياد)‬

‫‪35‬‬
‫‪.‬جمال غانم زيدان ‪ ،‬السكرتارية واالدارة المكتبية‪ ،‬ط‪،1‬دار الجبل‪ ،‬بيروت‪1417 ،‬ه – ‪1997‬م‪ ،‬ص ‪- 242‬‬
‫‪ 36‬انظر ‪ ،‬لمعجم‪ :‬لسان العرب‪.‬‬

‫‪34‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪ -‬وت أتي ك ذلك في أول الفع ل الماض ي السداس ي (استش ار‪ /‬استس مح‪ /‬اس تأذن)‪،‬وفي مص در الفع ل السداس ي‬
‫( الماضي‪ :‬استغَفَر ‪ ،‬األمر منه‪ :‬استغِفْر ‪ ،‬والمصدر منه‪ :‬استغفار‪ ،‬استشر‪ /‬استشارة‪ ،‬استخرج‪ /‬استخراج)‪ .‬وت أتي‬
‫همزة الوصل في األمر من الثالثي (اضرْب ‪ ،‬اشرْب )‬
‫كاستثناء لقاعدة كتابة بقية الحروف (إن‪ /‬أن)‬
‫وتأتي في األسماء التالية (ابن‪ /‬ابنة‪ /‬اسم‪ /‬امرأة‪ /‬امرؤ)‪.‬‬
‫وتأتي همزة الوصل في األمر من الثالثي‪( :‬اضرْب ‪ ،‬اشرْب )‬
‫و تأتي همزة الوصل في مفرد ومثنى األسماء اآلتية‪ ( :‬اسم ‪ ،‬إست ‪ ،‬ابن ‪ ،‬ابنكم ‪ ،‬ابنة ‪ ،‬ام رئ ‪ ،‬ام رأة ‪ ،‬اث نين‪،‬‬
‫اثنتين ‪ ،‬أيم ‪ ،‬أيمن ) و ( ال ) التعريف ‪ .‬وتأتي همزة الوصل أخيرا في حرف التعريف‪( :‬الكتاب‪ /‬الوثيقة‪ /‬القلم)‬
‫‪ ،‬وتحذف همزة الوصل من (ال) التعريف‪ ،‬وتع وض ب ألف مم دودة‪ ،‬إذا دخلت عليه ا هم زة االس تفهام (آلكت اب‬
‫أفضل من الصحف؟)‪ .‬وتحذف أيضا همزة الوصل من التعريف‪ ،‬إذا دخل عليها ح رف الج ر " ل" والم التوكي د‬
‫(للكتابة قواعد وأساليب ‪ /‬للكد أنفع وأجدى)‪ .‬وإن ( ابن ) عندما تك ون بين علمين الث اني منهم ا أب لألول مث ل ‪:‬‬
‫سعد بن إبراهيم ‪ ،‬ف إن الهم زة ال تلف ظ وال تكتب ‪ ،‬أم ا إن فص ل بين العلمين بفاص ل أو ك ان أح دهما في س طر‬
‫واآلخر في سطر ‪ ،‬فإن الهمزة تكتب وال تنطق ‪.‬‬
‫‪ -‬وبالنسبة لوسط الكلمة‪ ،‬ترسم الهمزة حسب حركتها وحركة ما قبلها مع ترجيح أقوى الحركتين طبق ا للمعادل ة‪:‬‬
‫(الكسرة‪ -‬الضمة‪ -‬الفتحة‪ -‬السكون)‪.‬‬
‫‪37‬‬
‫ويمكن تلخيص رسم الهمزة في الجدول التالي‪:‬‬
‫في آخر الكلمة‬ ‫في وسط الكلمة‬ ‫في أول الكلمة‬ ‫الرسم‬
‫تكتب الهمزة على األلف‪:‬‬ ‫‪ -‬فوق األلف إذا كانت مفتوحة (أن‪ ،‬تكتب الهمزة حسب حركتها أو‬ ‫الهمزة فوق األلف‬
‫‪ -‬إذا كان قبلها مفتوح (خطأ‪ ،‬نشأ)‬ ‫حركة ما قبلها‪:‬‬ ‫أذن‪ ،‬أمر)‬
‫‪ -‬إذا كانت في هذه الصورة منونة‬ ‫‪ -‬إذا كانت مفتوحة تكتب فوق‬ ‫‪ -‬أو مضمومة (أم)‬
‫بالفتح‪ ،‬فال يضاف إليها ألف التنوين‬ ‫األلف (سأل‪ ،‬دأب)‬ ‫‪ -‬تحت األلف إذا كانت مكسورة‬
‫(نبأ‪ ،‬مبدأ)‬ ‫‪ -‬إذا كانت ساكنة رسمت على‬ ‫(إن‪ ،‬إنشاء)‬
‫‪ِ -‬إذا سبقت بحركة رسمْت على حرف‬ ‫حرف مجانس لحركة ما قبلها‬ ‫مثال‪ ( :‬إن َأكرمني فسوف ُأكرمه‬
‫مجانس لحركة ما قبلها ( يجُر ُؤ ويبَد ُأ‬ ‫(فْأس وبئر وُس ْؤ ل)‬ ‫إكراما)‬
‫ويستهِز ئ)‬ ‫‪ -‬إذا كانت مكسورة رسمت على‬ ‫‪ -‬وكذلك ترسم الهمزة ألفًا إذا دخل‬
‫‪ِ - .‬إذا سبقت بحرف ساكن رسمْت‬ ‫ياء (ُر ئي‪ ،‬ويئس ومئين)‬ ‫على الكلمة حرف (فِإن‪ ،‬بَأن‪َ ،‬ألَّن ‪،‬‬
‫مفردة ( جزٌء ‪ ،‬وهدوٌء ‪ ،‬وجزاٌء ‪ ،‬وشيٌء‬ ‫‪ِ -‬إذا كانت مضمومة رسمت على‬ ‫ألن‪ ،‬وَألال‪َ ،‬أِإذ)ا‬
‫)‬ ‫واو (قرُؤوا‪ ،‬وشُؤون) إال إذا‬
‫‪ -‬إذا سبقت بحرف ساكن وكانت منونة‬ ‫سبقتها كسرة قصيرة أو طويلة‬

‫‪ 37‬المعجم‪ :‬اللغة العربية المعاصر‬

‫‪35‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫في حالة النصب‪ ،‬رسمت على نبرة بين‬ ‫فترسم على ياء (يستنبئونك‪،‬‬
‫َألف التنوين والحرف والحرف السابق‬ ‫ويستهزئون‪ ،‬وبريئون‪ ،‬ومئون‪،‬‬
‫لها إذا كانا يوصالن (بْطئًا‪ ،‬وشيئا)‪،‬‬ ‫ومئة‪ ،‬وستمئة)‬
‫فِإذا كان ما قبلها ال يوصل بما بعدها‪،‬‬ ‫‪ -‬إذا كانت مفتوحة رسمت على‬
‫رسمت الهمزة مفردة (بْد َء ا)‬ ‫حرف من جنس حركة ما قبلها‪،‬‬
‫فِإن كان ما قبلها ساكنا غير‬
‫حرف مد‪ ،‬رسمت على ألف‬
‫(يسَأل‪ ،‬وييَأس‪ ،‬وجيَأة‪ ،‬وهيَأة)‬
‫‪ -‬وإن كان هذا الساكن حرف مد‪،‬‬
‫رسمت مفردة‪( :‬تساَء ل‪ ،‬وتفاَء ل‪،‬‬
‫ولن يسوءه‪ ،‬وإن وضوءه)‪ ،‬إال‬
‫إذا وصل ما قبلها بما بعدها‬
‫فترسم على نبرة مثل (مشيئة‪،‬‬
‫وبريئة‪ ،‬وإن مجيئك)‬
‫‪ -‬تعتبر الهمزة متوسطة إذا لحق‬
‫الكلمة ما يتصل بها رسمًا‪،‬‬
‫كالضمائر وعالمات التثنية‬
‫والجمع (جزَأْين‪ ،‬وجزاُؤه‪،‬‬
‫ويبدُؤون‪ ،‬وشيؤه)‬
‫تكتب الهمزة على النبرة‪:‬‬ ‫الهمزة على النبرة‬
‫‪ -‬إذا كانت مكسورة (يئس‪،‬‬
‫سائل)‬
‫‪ -‬إذا كانت مفتوحة وقبلها‬
‫مد(بيئة‪ ،‬جزئية)‬
‫تكتب الهمزة على الواو إذا كانت‬ ‫الهمزة فوق الواو‬
‫مضمومة‪ ،‬أو ما قبلها مضموم‬
‫(مرؤوس‪ ،‬مسؤول‪ ،‬مؤسسة)‬
‫ترسم الهمزة على السطر إذا كان قبلها‬ ‫ترسم الهمزة على السطر عندما‬ ‫الهمزة على السطر‬
‫سكون (عبء‪ ،‬جزء)‬ ‫تكون مفتوحة وما قبلها‪:‬‬
‫عندما يكون في هذه الحالة‪ ،‬يضاف إليه‬ ‫‪ -‬ألف مد (إجراءات‪ ،‬تساءل)‬
‫التنوين (عبأا‪ ،‬جزءا)‬ ‫‪ -‬واو مد (مملوءة‪ ،‬مروءة)‬
‫تكتب الهمزة حسب حركة ما قبلها‪:‬‬ ‫الهمزة فوق الياء‬
‫‪ -‬إذا كان ما قبلها مكسور‪ ،‬ترسم على‬

‫‪36‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫الياء (مبادئ‪ ،‬شواطئ‪ ،‬امرئ)‬

‫‪ -‬إذا كان ما قبلها مضموم (يجرؤ)‬
‫‪ -‬إذا كان ما قبلها مفتوح (قرأ)‬

‫‪ -‬تكتب الهمزة على الي اء‪ ،‬إذا ك ان الح رف ال ذي قبله ا ح رف مكس ور‪( :‬داِفئ ‪..‬ق اِر ئ ‪ ..‬ب اِر ئ ‪ ..‬مم اِلئ ‪،‬‬
‫الهمزة في هذه الكلمات تكون متحركة بحركتها حسب موقعه ا اإلع رابي رفع ا أو نص با أوج را ‪ ،‬وقبله ا ح رف‬
‫مكسور)‪.‬‬
‫‪ -‬تكتب الهمزة على األلف إذا كان الحرف الذي قبلها مفتوحا‪ ( :‬نبَـأ ‪..‬قـَر أ ‪ ..‬يبَدأ ‪ ،‬الهمزة متحركة حسب موقعا‬
‫اإلعرابي وقبلها حرف مفتوح)‪.‬‬
‫‪ -‬تكتب على الواو إذا كان الحرف الذي قبلها مضموما‪( :‬تكاُفـؤ‪ ..‬لؤُلـؤ‪...‬بؤُبـؤ ‪ ،‬الهمزة حس ب موقع ا والح رف‬
‫الذي قبلها مضموم )‪.‬‬
‫‪ -‬تكتب على السطر إذا كان الحرف الذي قبلها حرف ساكن وحروف المد الثالثة " الواو واأللف والياء( ح روف‬
‫ساكنة)‪ :‬نداء ‪ ..‬ضْو ء ‪ ..‬وضْو ء‪ ..‬مضْي ء‪ ..‬شْي ء‪ ..‬دْف ء ‪..‬كْف ء‪ (.‬الهمزة حسب موقعها اإلعرابي) ‪ ،‬والمقص ود‬
‫بعبارة " حسب موقعها اإلعرابي في الجمل " هو أن الهمزة تأخذ الحركة المناسبة لموقعها اإلعرابي ‪ ،‬فإن ك انت‬
‫(بل غ نب ُأ التحري ر أقص ى ال دنيا)‪ ،‬وإن ك انت مفع وال ب ه نص بت ‪ ،‬مث ال ( س معُت نب َأ‬ ‫فاعال رفعت ‪ ،‬مثال‬
‫التحرير )‪ ،‬وإن كانت الكلمة مجرورة كسرت همزتها ‪ ،‬مثال ( استمع إلى نداِء الواجب وأهمل نداِء العاطفة ) ‪...‬‬
‫وتشذ عن هذه القاعدة كلمة " ام رئ " ‪ ،‬فهي تكتب على الي اء م تى ك ان الح رف ال ذي قبله ا مكس ورا (يق دمون‬
‫اإلعانات بطلب من امرئ صادق في سعيه)‪ ،‬وتكون على الواو متى كان مضموما ( ما كان ام رؤ القيس ملكي ا‬
‫وال جمهوريا بل كان شاعرا عربي ا )‪ ،‬وتك ون الهم زة على األل ف إذا ك ان م ا قبله ا مفتوح ا ( إن ام رًأ ي رحب‬
‫بالغزاة في وطنه ليس جديرا حتى باالحتق ار !) وفي المث ال األخ ير يج يز البعض اإلبق اء على ال راء مكس ورة‬
‫‪38‬‬
‫ويبقون على الهمزة على الياء " امرئ " ‪.‬‬

‫الهمزة المتوسطة في أثناء الكلمة ‪ :‬لكتابة الهمزة المتوس طة نالح ظ حركته ا وحرك ة الح رف ال ذي قبله ا ‪،‬‬
‫فتكتب على حرف الحركة األقوى ‪ ،‬وأقوى الحرك ات الكس رة وتناس بها الن برة ( ـئـ ) ‪ ،‬وتليه ا الض مة وتناس بها‬
‫الواو (ؤ) ‪ ،‬ثم الفتحة وتناسبها األلف (أ) ‪ ،‬وأضعفها السكون وال حرف له‪ِ ( :‬بْئر ) ‪ ،‬فالهمزة س اكنة ‪ ،‬وم ا قبله ا‬
‫مكسور ‪ ،‬والكسرة أقوى من السكون‪ ،‬ولذا جعلت الهمزة على نبرة‪ُ( ،‬لْؤ ُلؤ)‪ ،‬الهمزة ساكنة ‪ ،‬وما قبلها مض موم ‪،‬‬
‫والضمة أقوى من السكون ‪ ،‬ولذا كتبت الهمزة على الواو لمناسبتها لحرك ة الض مة‪( ،‬س ماُؤنا) ‪ ،‬م ا قب ل الهم زة‬
‫حرف ساكن ‪ ،‬وهي مضمومة فكتبت على الواو ‪( ،‬بَؤ س اء) ‪ ،‬ف الهمزة مفتوح ة ‪ ،‬وم ا قبله ا مض موم ‪ ،‬والض مة‬
‫أقوى من الفتحة ‪ ،‬ولذا كتبت على الحرف المناسب للضمة وه و ال واو‪( ،‬مختِبُئ ون) ‪ ،‬ف الهمزة مض مومة ‪ ،‬وم ا‬
‫‪38‬‬
‫المعجم ‪ :‬الغني ‪-‬‬

‫‪37‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫قبلها مكسور ‪ ،‬والكسرة أق وى من الض مة ول ذا كتبت على م ا يناس ب الكس رة وهي الن برة‪َ( ،‬ر ِئي ف) ‪ ،‬ف الهمزة‬
‫‪39‬‬
‫مكسورة ‪ ،‬وما قبلها مفتوح ‪ ،‬فكتبت على النبرة لمناسبتها للحرف األقوى الكسرة ‪.‬‬

‫‪40‬‬
‫وتشذ عن القاعدة السابقة الحاالت التالية ‪:‬‬

‫‪ -‬إذا كانت الهمزة المتوسطة مفتوحة وما قبلها ألف ساكنه‪ ،‬فإنها تكتب مفردة ( على السطر ) ‪( :‬رأيت س ماَء نا) ‪.‬‬
‫فالهمزة مفتوحة ‪ ،‬وما قبلها ساكن ‪ ،‬ومع هذا لم أكتبها على األلف لمناسبة الفتحة بل على السطر ‪ ،‬فهذا شذوذ عن‬
‫القاعدة ‪.‬‬

‫‪ -‬إذا كانت الهمزة المتوسطة مفتوحة أو مضمومة‪ ،‬وما قبلها ياء ساكنة ‪ ،‬فإنها تكتب على نبره‪( :‬هْيَئة) ‪ ،‬ف الهمزة‬
‫مفتوحة ‪ ،‬وما قبلها ساكن ‪ ،‬والفتحة أقوى من السكون‪ ،‬فالقاعدة أن تكتب على األلف ‪ ،‬ولكن لكون الح رف ال ذي‬
‫قبلها ياء ساكنة ‪ ،‬فقد خالفت القاعدة وكتبت على نبره‪( :‬يضْيُئنا) ‪.‬‬

‫‪ -‬إذا كانت الهمزة المتوسطة مفتوحة أو مضمومة وما قبلها واو ساكنة ‪ ،‬فإنه ا تكتب مف ردة ( أي على الس طر )‪:‬‬
‫(السمْو َء ل ‪ ،‬مروءة مْو ُء ودة)‪.‬‬

‫الهمزة المتطرفة التي تأتي في آخر الكلمة ‪ :‬تكتب الهمزة المتطرفة بحسب حركة ما قبلها دون النظر إلى حركتها‬
‫‪ ،‬فإن كان ما قبلها مكسورًا كتبت على الياء (ئ) ‪ ،‬وإن كان ما قبلها مضمومًا كتبت على الواو (ؤ) ‪ ،‬وإن كان ما‬
‫قبلها مفتوحًا كتبت على األلف (أ) ‪ ،‬وإن كان م ا قبله ا س اكنًا كتبت مف ردة على الس طر (ء) ‪ .‬وإذا لحقت الهم زُة‬
‫المتطرفة المفردة ( التي تكتب على السطر ) ألَف تنوين الفتح ‪ ،‬وكان ما قبلها قابًال لالتصال بما بعدها كتبت على‬
‫نبرة‪( :‬عبئًا) ‪ ،‬دخل تنوين الفتح على الهمزة ‪ ،‬ولو حذفنا الهمزة ألمكن أن يتصل الباء ‪ -‬الحرف الذي قبل الهم زة‬
‫‪ -‬باأللف الذي بعدها ( با )‪ ،‬ولذا كتبت على نبرة ‪.‬‬

‫وإن كان ما قبلها ال يقبل االتصال بما بع دها فإنه ا تكتب على الس طر‪( :‬ب دءًا) ‪ ،‬فال دال ال تي قب ل الهم زة ال‬
‫يمكن أن تتصل باأللف ؛ ألن الدال ال يقبل االتصال بل يكتب مفردًا ‪ ،‬ولذا كتبن ا الهم زة على الس طر ‪ .‬وفي ه ذه‬
‫الحال تلحق ألُف التنوين الهمزَة ‪.‬‬

‫‪ -‬إذا سبق الهمزة المتطرفة واو مشددة فإنها تكتب على السطر‪َ( :‬تَبَّو ء) ‪.‬‬

‫‪ -‬الهمزة المتطرفة المسبوقة بألف ساكنة ال تلحقها ألف التنوين حال الفتح‪ ( :‬ماًء ) فال أكتبها ( ماءًا ) ‪.‬‬

‫‪ --39‬المعجم‪ :‬الغني‬
‫‪40‬‬
‫المعجم‪ :‬اللغة العربية المعاصر‬

‫‪38‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫مواصفات الّر سائل اإلدارّية‬ ‫‪-2-4‬‬

‫‪41‬‬
‫يجب أن تتمّيَز الّرسائل اإلدارّية بمجموعة من الُم واصفات‪ ،‬ومن أهّم ها‪:‬‬
‫‪ -2-4-1‬االهتمام بنوع الورق الُم ستخَدم‪ :‬وخصوص ًا عن د كتاب ة أو طباع ة الّرس الة اإلدارّي ة ورقّي ًا؛ إذ ُينَص ح‬
‫باستخدام الورق من نوع (‪ ،)A4‬والذي ُيعَتبر األكثر ُم الئمًة لالس تخدام في ه ذه الّرس ائل‪ -2-4-2 .‬التقُّي د بن وع‬
‫وحجم خّط كتابة الّرسائل اإلدارّية؛ ألّن أغلب الّرسائل ُتكتُب عادًة في خٍّط ُم توّسط الَم قاس‪ ،‬وبنوع خٍّط عادّي ؛ أّي‬
‫بعيٍد عن الّر موز أو األشكال‪.‬‬
‫‪ -2-4-3‬االنتبــاه للَم ســافات‪ :‬وهي الفراغ ات ال تي ُتوج د بين فق رات الّرس الة اإلدارّي ة؛ وخصوص ًا في خان ة‬
‫(الُم حتوى)‪ ،‬فمن الُم هّم وضع َم س افاٍت ُم ناس بة بين الفق رات‪ ،‬حّتى َيس ُهل معرف ة األفك ار الخاّص ة في الّرس الة‪،‬‬
‫وفهمها من ِقَبل الُم ستلم‪ ،‬مّم ا ُيساعد في الحصول على رّد صحيح لها‪.‬‬

‫‪ -2-4-4‬تنسيق الهوامش‪ :‬وهي األطراف الجانبّية لنّص الّرسالة اإلدارّية‪ ،‬والتي ُتساهم في إضافِة شكٍل ُم ناس ب‬
‫للورقة الخاّص ة بها‪ ،‬وُتساعد في حفظ الّرسالة في الَم لّفات والِس جاّل ت اإلدارّي ة؛ وخصوص ًا أّنه ا ُت وّفر هامش ًا ال‬
‫يحتوي على أّية كلمات‪ ،‬مّم ا ُيساعد على حماية النّص من الَّتَلف‬

‫‪ -41‬خديجة الحناوي‪ ،‬المراسالت اإلدارية‪ :‬الدروس التمهيدية لدراسة الوثائق اإلدارية‪ ،‬منشورات مكتب التكوين المهني و إنعاش الشغل‪ ،‬المملكة المغربية‪.‬‬

‫‪39‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫ثانيا‪ :‬صيغ التحرير اإلداري‬

‫تمهيد‬
‫إن الكتابة في اإلدارة هي تحرير في ميدان خاص يختلف عن الشعر واألدب والخطابة‪ .‬ويعتم د التحري ر‬
‫اإلداري منهجية تتطابق مع األسلوب اإلنشائي في اعتماد مقدم ة وج وهر أو ع رض وخاتم ة‪ ،‬لكنه ا تختل ف في‬
‫صيغتها عن بقية الميادين وتتفرد بخصوصية في التحرير‪ .‬وتحتوي هذه الوثائق على مجموع ة من التعليم ات أو‬
‫التوجيهات أو األوامر أو المعلومات في شكل تفسيري أو إعالمي‪ .‬ويتم توزيع هذه الوثائق أو إحالتها عن طري ق‬
‫التسلسل اإلداري‪ .‬وبعد الترويسة (بيان السلطة المنتجة للوثيقة) والمكان والتاريخ (تكمن أهمي ة ذك ر الت اريخ في‬
‫كونه قد يعتمد الحتساب اآلجال القانونية)‪.‬‬

‫كما تجدر اإلشارة إلى أن األسلوب اإلداري المستعمل في المراسالت اإلدارية يتنوع بتنوع موضوع مستوى‬
‫المحرر‪،‬وغزارة أفكاره وكذالك الشخص المرس ل إلي ه كم ا يت أثر بالمحي ط السياس ي واالقتص ادي واالجتم اعي‬
‫والثقافي السائد‪.‬‬

‫ويختلف أسلوب الكتابة حسب وجهة اإلدارة فإذا كانت تسلطية وجدنا ه ذه الص يغ والتع ابير في ش كل أوام ر‬
‫وبالمقابل قد تك ون اإلدارة حيادي ة تعم ل بموض وعية وت راعي الج انب اإلنس اني في عالقاته ا وح تى من خالل‬
‫مراسالتها ‪.‬‬

‫ويمكننا ترتيب هذه الصيغ التي تتنوع بتنوع الموضوع وبنيته ‪ ,‬ثقاف ة المرس ل وشخص ية المرس ل الي ه يمكن‬
‫‪42‬‬
‫ترتيبها على النحو األتي ‪:‬‬

‫صيغ التقديم‬ ‫‪-1‬‬

‫ويقص د به ا تل ك العب ارات ال تي تس تهل به ا الرس الة اإلداري ة والمس تعملة من المح رر عن د الش روع في‬
‫الكتابة ‪,‬هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون ‪.‬‬

‫وه ذه العب ارات تتجس د في كلم ة ‪ :‬يش رفني ال تي يجب اس تعمالها م رة على األك ثر إم ا في بداي ة أو وس ط‬
‫الرسالة ‪,‬وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى‬

‫صيغ التقديم بدون مرجع ‪:‬‬ ‫‪-1-1‬‬

‫‪ 42‬المعهد الوطني المتخصص في التسيير بشار‪ ،‬مذكرات ودروس في التحرير اإلداري‪1995. ،1992 ،‬‬

‫‪40‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو ناماوالة ومن العبارات المس تعملة ‪:‬‬
‫يش رفني أن أعلمكم ‪ /‬أن أطلب رأيكم ‪ /‬أن أرس ل إليكم ‪ /‬أن أتعه د أليكم ‪ /‬آم ركم ‪ /‬أرج و ‪/‬أن أدع وكم بعض‬
‫العبارات المستعملة من الموظف المرؤوس ‪:‬‬

‫يشرفني أن أحيطكم علما ‪ /‬يشرفني أن أعرض عليكم ‪ /‬يشرفني أن أقترح عليكم ‪ /‬يشرفني أن أق دم لكم ‪ /‬ألتمس ‪/‬‬
‫يشرفني أن أحيل عليكم ‪ /‬يشرفني أن أبعث إليكم‪ /.‬أعترف‪...‬‬

‫صيغ التقديم بمرجع ‪:‬‬ ‫‪-1-2‬‬

‫تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة و تذكر بالمرجع المستند إليه وت أتي العب ارات المس تعملة على النح و‬
‫‪43‬‬
‫األتي ‪:‬‬

‫‪ -‬ردا على رس التكم رقم‪. .....‬المؤرخ ة في ‪ ........‬والمتعلق ة بـ ‪ , ..............‬يش رفني ‪......‬‬

‫رفني أن‪.................‬‬ ‫ق بــ ‪ , .........‬يش‬ ‫ؤرخ في ‪ .......‬والمتعل‬ ‫‪ -‬ردا على طلبكم الم‬
‫‪-‬بناء على ‪ ......‬رقم ‪ .....‬المؤرخ في ‪ ....‬والمتضمن ‪ , ......‬يشرفني أن ‪.....‬‬

‫وفي النهاية نقدم الخالصة التالية لصيغ النداء وصيغ البدء أو المقدمة أو الصيغ لتمهيدية‬

‫النــــــــــــداء‬
‫وتتعلق بالصيغ المستعملة عند توجيه المحررات اإلدارية إلى الخواص أو إلى أطراف أخرى‪ ،‬أي إلى‬
‫‪44‬الشريحة المستهدفة‬
‫‪ -‬عند التوجه إلى الخواص‪ ،‬نستعمل عبارة "السيد(ة)" أو "اآلنسة"‪ .‬وتستعمل هذه الصيغة قبل اسم الوظيفة بالنسبة‬
‫للمسـؤولين عن المؤسسـات التربويـة واالقتصـادية واالجتماعيـة والصـناعية مثـل "السـيد الـرئيس المـدير العـام" أو‬
‫السيد(ة) المدير(ة) العام أو السيد(ة) المدير(ة"’(‪.‬‬
‫‪ -‬وتستعمل تسمية أستاذ(ة) إذا تعلق األمر بسلك القضاء أو المحامين أو الفنانين أو الكتاب‪.‬‬
‫‪ -‬وفي خصوص السلطات السياسية واإلدارية والدبلوماسية والقنصلية ‪ ،‬نقول‪:‬‬
‫السيد (ة) السفير(ة)‪ ،‬أو السيد القنصل(ة) العام(ة)‪ ،‬أو سعادة السفير(ة(‬
‫‪ -‬وتختلف العبارات البروتوكولية حسب الشـخص ومركـزه وطبيعـة البلـد ‪ ،‬وللـوزير(ة)‪ ،‬نقـول السـيد(ة) الـوزير(ة)‪ ،‬أو‬
‫معالي السيد(ة) الوزير(ة)‪ ،‬أو عناية السيد(ة) الوزير(ة)‪ .‬وليست هذه العبارات مطلقة االستعمال‪.‬‬

‫‪43‬‬
‫‪- Catherine, Robert.- Le style administratif.- Paris : Albin Michel, 1996.- 235 p.-‬‬

‫‪44‬‬
‫‪- Crochu, Xavier ; Gillet, Didier ; Laine, Jean-Yves.- La note administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 23 p.‬‬

‫‪41‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪45‬صيغ البدء أو المقدمة أو الصيغ التمهيدية‬

‫ترتبط هذه الصيغ التي تأتي بعد ذكر الموضوع (جمل ة م وجزة تعطي فك رة عن مض مون الوثيق ة)‪ ،‬بوج ود‬
‫مرجع‪ ،‬أو عدم وجود مرجع‪ ،‬أي هل أن المحرر هو الذي يبادر بالتحرير‪ ،‬أي بدون االستناد إلى عنص ر س ابق‪،‬‬
‫أو هل أنه يجيب على وثيقة سابقة‪ ،‬أو نص سابق‪ ،‬أو تعليمات تم إعطاؤها من قبل‪:‬‬
‫في صورة وجود مرجع‪ ،‬يتم اقتباس المقدمة وصيغها وألفاظها انطالقا من ذلك المرجع‪ ،‬نقول ‪-‬‬
‫وبعد‪،‬‬
‫تبعا لمكتوبكم عدد‪...‬بتاريخ‪...‬والمتعلق ب‪...‬‬
‫أو‬
‫تبعا لمكتوبكم المشار إليه بالمرجع أعاله‪ ،‬والمتضمن‪"...‬‬
‫أو‬
‫تبعا لالتفاقية عدد‪...‬بتاريخ‪...‬المبرمة بين‪...‬وبين‪"...‬‬
‫أو‬
‫تطبيقا للنص‪...‬‬
‫أو‬
‫تطبيقا لتعليمات‪...‬‬
‫أو‬
‫بناء على ما ورد في ‪..‬‬
‫أو‬
‫جوابا على‪....‬‬

‫‪ -‬في صورة عدم وجود عنصر سابق‪ ،‬أو مرجع تتنزل مبادرة التحرير في إطاره أو بصيغة اإلخب ار أو ب دونها‪:‬‬
‫المكان‪ ،‬الزمان‪ ،‬المناسبة‪ ...‬التي يتم فيها تحرير الوثيقة‪ ،‬يمكن في هذه الصورة استعمال بعض الصيغ‬

‫‪ -‬وبعد‪ ،‬اثر‪،‬‬ ‫‪ -‬إذا ما تعلق األمر بالتحرير في‬ ‫‪ -‬مثال‪1‬‬

‫‪ -‬متابعة ل‪...‬‬ ‫الماضي أي حول حدث أو عمل‬
‫‪ -‬يشرفني أن أحيطكم علما‪..‬‬ ‫إداري فات أو انقضى وقته‪ ،‬أي‬
‫‪ -‬يشرفني أن أوجه إليكم‪.‬‬ ‫تعلق األمر بالماضي بصفة عامة‪،‬‬
‫فيمكن بداية المكتوب بكلمة‪:‬‬
‫‪ -‬مسايرة مع‪،‬‬ ‫‪ -‬إذا ما تعلق األمر بفعل إداري أو‬ ‫‪ -‬مثال‪2‬‬
‫‪ -‬مواكبة ل‪،...‬‬ ‫واقعة قانونية حاضرة‪ ،‬متزامنة مع‬
‫‪ -‬متابعة ل‪،...‬‬ ‫التحرير‪ ،‬نقول مثال‪:‬‬
‫‪ -‬تطبيقا ل‪"...‬‬
‫‪ -‬استعدادا ل‪،...‬‬ ‫‪ -‬إذا ما تعلق األمر بحدث أو عمل‬ ‫‪ -‬مثال ‪3‬‬

‫‪45‬‬
‫‪- Gandouin, Jacques.- Correspondance et rédaction administratives.- Paris : Armand Colin, 1998.- 275 p.-‬‬

‫‪42‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫في المستقبل‪ ،‬يمكن اللجوء إلى‬

‫‪ -‬تحسبا من‪،...‬‬ ‫استعمال عبارات مثل‪:‬‬
‫‪ -‬استشرافا ل‪"...‬‬
‫‪ -‬وبعد‪ ،‬في نطاق‪،...‬‬ ‫‪ -‬كما يمكن استعمال صيغ تفيد‬ ‫‪ -‬مثال ‪4‬‬
‫‪ -‬أو في إطار‪،...‬‬ ‫تنزيل الحدث في مناسبة معينة كأن‬
‫نقول‪:‬‬
‫‪ -‬صيغ أخرى مستجدة حسب ظروف ‪ -‬وبعد‪ ،‬بمناسبة يوم العلم‪،‬‬ ‫‪ -‬مثال‪5‬‬
‫‪ -‬تقديرا لمنزلة العلم والتعليم‪،‬‬ ‫التحرير‪ ،‬كأن نقول‪:‬‬
‫‪ -‬اعتبارا لمنزلة العلم‪...‬‬

‫صيغ العرض والمناقشة‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه األخيرة تتن وع بتن وع الموض وع المع الج ومس توى المح رر وغ زارة‬
‫‪46‬‬
‫أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو األتي ‪:‬‬

‫الصيغ المستعملة من الرئيس اإلداري ‪:‬‬ ‫‪-2-1‬‬

‫علي ك ‪/....‬‬ ‫‪ -‬قررت أو سأتخذ قرارا من‪ / ...‬الحظت أو أالحظ ‪ /...‬كان يجب علي ك أو من ال واجب‬
‫سأتخذ موقفا ما‪...‬‬

‫الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس ‪:‬‬ ‫‪-2-2‬‬

‫‪-‬أعتقد ‪ /...‬أسمح لنفسي ‪ /...‬ل أستطيع إال‪ /...‬عليك بإفادتي بكل ‪ /..‬يرجع لي أو أرى من صالحياتي‬

‫بعض صيغ الترتيب ‪:‬‬ ‫‪-2-3‬‬

‫أوال ‪ / ,................. :‬ثانيا ‪ /,................ :‬ثالثا ‪................ :‬‬

‫من جه ة ‪ /....‬من جه ة أخ رى ‪ /....‬وبت الي ‪ /....‬بص فة رئيس ية ‪ /....‬بص فة ثانوي ة ‪.........‬‬

‫‪ -‬نظرا ‪ /...‬وبالمقابل ‪ / .....‬باإلضافة إلى ‪ / .....‬فضال عن ‪....‬فإن ‪ ,........‬الخ من الصيغ‬

‫صيغ تقديم الحجج والمبررات ‪:‬‬ ‫‪-2-4‬‬

‫والبد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحجج وهذه األخ يرة يجب أن تص اغ‬
‫كاألتي‪:‬‬

‫‪46‬‬
‫‪- Delval, Francine.- La lettre administrative - Formation continue.- Paris : La Documentation Française, 1996.-75 p.-‬‬

‫‪43‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ ‪.........‬‬ ‫‪-‬‬

‫حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في …………‪ .‬والمتعلقة ب………‪) (..‬‬ ‫‪-‬‬
‫وفي النهاية نخلص الى ان صيغ الع رض والتحري ر والش رح أو المناقش ة‪ ،‬و ص يغ ال رد مس بقا على‬
‫بعض اآلراء والتساؤالت حتى وإن كانت ضمنية‪ ،‬يضاف إليها‪ ،‬عند االقتض اء‪ ،‬ك ل ص يغ االس تدراك‬
‫والتأكيد واإللحاح وصيغ التحري إن لزم األمر وتوضيح الفكرة وتقديم وجهة النظر أو االنتقال من فك رة‬
‫إلى أخ رى‪ ،‬وك ذلك الص يغ التعدادي ة ال تي تحم ل اس مها و تص لح لس رد أو ت رتيب بعض األفك ار أو‬
‫‪47‬‬
‫المعطيات أو األرقام‪ .‬وتنقسم هذه الصيغ المختلفة إلى ثالث مجموعات‪:‬‬

‫‪ -‬المالحظ أن‪ ....‬الجدير بالمالحظة‪ ،....‬يستفاد من‪،...‬‬ ‫المجموعــــــــــة ‪ -‬صيغ العرض والشرح أو المناقشة‬
‫يتعين في هذا الصدد‪ ،...‬بالنظر إلى‪ ،...‬نظرا إلى‪ ،...‬ال‬ ‫األولى‬
‫يخفى عن‪ ،...‬أشير‪ ،...‬أضيف‪ ،...‬أذكر‪....‬‬
‫المجموعــــــــــة ‪ -‬صــــيغ الــــرد مســــبقا على بعض اآلراء ‪ -‬ال سبيل إلى‪ ،...‬وان كانت بعض العناصر أو المعطيات‬
‫تفيد‪ ،...‬إال أنه‪ ،...‬فإن البعض اآلخر‪...‬‬ ‫والتساؤالت حتى وإن كانت ضمنية‬ ‫الثانية‬
‫في هذا الموضــوع‪ ،...‬في هــذا الصــدد‪ ،...‬في هــذا‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -‬يضاف إليها كل صيغ االستدراك والتأكيد الشــأن‪ ،...‬في الواقــع‪ ، ...‬بالفعــل (فعال)‪ ، ...‬بــالطبع‬
‫واإللحاح عند االقتضاء وصيغ التحــري إن (طبعـــــا)‪ ، ...‬بالخصـــــوص (مبـــــدئيا)‪ ،...‬ال ســـــيما‬
‫لزم األمر وتوضــيح الفكــرة وتقــديم وجهــة (خاصة)‪ ،...‬عالوة على ذلــك‪ ،...‬فضــال عن ذلــك‪ ،...‬زد‬
‫على ذلـك‪ ،...‬على كـل حـال‪ ،...‬مهمـا حـدث‪ ،...‬بصـفة‬ ‫النظر أو االنتقال من فكرة إلى أخرى‪.‬‬
‫عامــة‪ ،...‬عندئــذ‪ ،...‬حينئــذ‪ ،...‬آنئــذ‪ ،...‬هــذا وحســب‬
‫علمنا‪ ،...‬أو حسب مقتضيات‪ ،...‬في نظري‪ ،...‬حسب‬
‫فهمي‪ ،...‬من جهتي‪ ،...‬من ناحيتي‪ ،...‬فيما يخصــني‪،...‬‬
‫بالمقابل‪...‬‬
‫المجموعــــــــــة ‪ -‬الصيغ التعدادية‪ :‬تصلح لســرد أو تــرتيب ‪ -‬أوال‪ ،‬ثانيا‪ ،‬ثالثا‪ ،...‬كاآلتي‪ ،...‬يراجع ص‪ ،...‬أنظر‬
‫فقرة عــدد ‪ ،...‬أصــال وأساســا‪ ،...‬وبصــفة ثانويــة‪،...‬‬ ‫بعض األفكار أو المعطيات أو األرقام‪.‬‬ ‫الثالثة‬
‫من جهة‪ ،...‬ومن جهة أخرى‪ ،...‬وكــذلك‪ ،...‬فضــال عن‬
‫ذلـــك‪ ،...‬كمـــا أن‪ ،...‬تتمثـــل في العناصـــر التاليـــة‪،...‬‬
‫تشــتمل على‪ ،...‬عالمــات وأحــرف‪ ،...‬في النهايــة‪،...‬‬
‫أخــيرا‪ ،...‬بصــفة رئيســية‪ ،...‬بصــفة عامــة‪ ،...‬بصــفة‬
‫ثانويــة‪ ،...‬بمــا أن‪ ،...‬نظــرا ل‪ ،...‬اعتبــارا ل‪ ،...‬بنــاء‬

‫‪47‬‬
‫‪- Crochu, Xavier ; Gillet, Didier ; Laine, Jean-Yves.- La note administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 23 p.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫على‪ ،...‬استنادا إلى‪...‬‬

‫‪ -3‬صيغ الخاتمة‬
‫تختلف عبارات االحترام بحسب اختالف مركز المرس ل إلي ه والعب ارة المثلى ال تي تختم به ا الرس الة‬
‫اإلدارية هي العبارة التي يتبوأها المرس ل إلي ه ويجب على المح رر ع دم التمل ق فيه ا أي اح ترام الس لم‬
‫اإلداري بين المرسل والمرسل إليه ‪.‬‬
‫‪48‬‬
‫وتختلف بحسب الحاالت التالية ‪:‬‬
‫‪ -‬نده إلى نده ‪.‬‬
‫‪ -‬من أعلى إلى أسفل ‪.‬‬
‫‪ -‬من أسفل إلى أعلى ‪.‬‬
‫عب ارات االح ترام الح االت المختلف ة‪ ،‬أرج و أن تتفض لوا س يدي‪ ,‬بقب ول تحياتن ا الخالص ة‬
‫وتقبلوا سيدي ‪ ,‬عبارة مشاعر التقدير ‪ ،‬تفضلوا سيدي ‪ ,‬بقبول التحيات السامية‬
‫من نده إلى نده‬
‫تقبلوا سيدي ‪ ,‬ضمانات خالص االعتبار‬
‫تقبلوا سيدي ‪ ,‬عبارة مشاعرنا الطيبة ‪،‬‬
‫تقبلوا تحياتنا الخالصة‬
‫من أعلى إلى أسفل (إداريا)‬
‫وتفضلوا سيدي ‪ ,‬بقبول مشاعر االحترام والوفاء ‪.‬‬
‫وتفضلوا سيدي بقبول اخلص التحيات‪.‬‬
‫وتفضلوا سيدي ‪ ,‬بقبول تحيات االحترام‬
‫من أسفل إلى أعلى‬
‫أما بالنسبة إذا كانت المراسلة مع امرأة فيجب مراعاة مايلي ‪:‬‬
‫إذا راسلت امرأة رجلا ‪ :‬فال ينبغي لها أن تضّم ن عبارة االحترام في رس التها ش يئا عن مش اعرها ‪ ,‬فه ذا‬
‫ليس الئق ا وأفض ل عب ارة يمكن أن تختم به ا رس التها مثال ‪ :‬تفض لوا س يدي بقب ول تحي ات التق دير‪....‬‬
‫إذا راسل رجال امرأة ‪ :‬ال يجب أن تتضمن المشاعر بل يكتفي بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير م ا إذا‬
‫كانت بين امرأتين ‪ :‬ويكون التعبير كاألتي‪ :‬مشاعر التقدير ‪ ,‬مشاعر الوفاء ‪.‬‬

‫‪48‬‬
‫‪- Ferrandis, Yolande.- La rédaction administrative en pratique.- Paris : Editions d'organisation, 2000.- 153 p.-‬‬

‫‪45‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫أّم ا بخصوص إلغاء التحيات الختامية‪:‬‬

‫فلقد جرت العادة في الكثير من اإلدارات إلغاء التحي ات الختامي ة إلغ اء ك امال ‪ ,‬عن دما يتعل ق األم ر‬
‫بمراسلة داخلية بين الرؤساء والمرؤوس ين ‪ ,‬ف إذا كتب اح د المرؤوس ين إلى رئيس ه في الس لم اإلداري ‪,‬‬
‫فإن ه ال يختم رس الته بالتحي ات الختامي ة المعه ودة وك ذالك الح ال بالنس بة لل رئيس ‪.‬‬
‫وهذه العادة ل تخّل بعالقات االحترام التي ترب ط بين المس تخدمين في المؤسس ة الواح دة ‪ ,‬وال تحم ل‬
‫في طياتها أدنى قدر من التحقير ‪ ,‬وإنّم ا تقطع الطريق على الذين يرغبون في ال ترقي عن طري ق التمل ق‬
‫واإلفراط في المجاملة‪.‬‬
‫وفي االخير يمكننا القول بانه خالفا لما ه و معه ود في لغ ة اآلداب والتحري ر األدبي ال تحت وي الخاتم ة‬
‫على عبارات تثير شعور الفرح أو الحزن أو األس ف‪ ،‬وهي تنتهي ض رورة بص يغة المجامل ة والتق دير‪،‬‬
‫وتعبر عن االعتبار واالحترام الذي يريد الموقع أن يعرب عنه للمرسل إليه أو للطرف المعني ‪ ،‬كم ا أن‬
‫االتصال اإلداري يتوخى الموضوعية في أسلوبه‪ ،‬لذلك تك ون ص يغ الخاتم ة ألخ ذ الق رار أو البحث أو‬
‫التأكيد وتختلف درجة المشاعر حس ب الوض عية والس ن والجنس ودرج ة الص داقة بين المتراس لين‪ .‬وال‬
‫‪49‬‬
‫يجب اإلفراط والمبالغة في استعمال صيغ المجاملة‪ .‬فهي‪:‬‬

‫إما نتيجة حتمية لما سبق وقد تكون قرارا أو تهيئة للقرار ‪-‬‬

‫لذا‪...‬‬
‫وعليه‪...‬‬
‫ونتيجة لذلك‪...‬‬
‫يستنتج‪....‬‬
‫مما سبق‪...‬‬

‫‪:‬أو ترقبا لقرار ‪-‬‬

‫ولكم سديد النظر‪...‬‬
‫وفي انتظار ردكم‪..‬‬
‫الرجاء منكم‪"...‬‬

‫‪:‬أو هي تنفيذ لبعض صيغ العناية التي يوليها المحرر لما كتب ولما تم تحريره ‪-‬‬
‫وعليه‪...‬‬
‫‪49‬‬
‫‪- Lejeune, Françoise.- Réussir la note administrative.- Levallois-Perret : Studyrama - Jeunes éditions, 2005.- 189‬‬

‫‪46‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫ونظرا ألهمية الموضوع‪...‬‬

‫‪:‬كما يمكن أن تكون مجرد كلمة ختام ‪-‬‬

‫أخيرا‪...‬‬
‫وفي األخير‬
‫أو ختاما‪...‬‬

‫ويمكن متابعة هذه العبارة بحوصلة ما سبق من ق رارات أو توص يات أو اقتراح ات داخ ل التحري ر لتس هيل‬
‫فهمه وقراءته دون أن ننسى كلمة "والسالم" في بعض التحارير‬

‫‪47‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫ثالثا‪:‬مميزات األسلوب اإلداري‬

‫تمهيد‬

‫إن استعمال الرسالة في الحياة المهنية اليومية أصبح األمر شائعا ‪,‬ألنها وسيلة تلبي حاجات التبليغ األساسية‬
‫فالرس الة في واق ع األم ر م ا هي أال مجموع ة من المعلوم ات ت أتي في ش كل موض وعي وف ق نظ ام محكم من‬
‫التمحيص والدقة وان تحرير الوثائق اإلدارية بتعدد أنواعها واختالف طبيعتها تحت اج إلى اإللم ام بقواع د الكتاب ة‬
‫وتعابيرها أو بمعنى أخر سالمة األسلوب وصحته ’ولألسلوب معنى آخر أعم وأشمل ’ إذ يقصد به الطريقة ال تي‬
‫يستعملها المحرر في اختياره للمفردات تركيبها وترتيبها بالصيغ التي من خالله ا ينق ل لغ يره الفك رة أو األفك ار‬
‫التي يريد التعبير عنها أو إبالغها‪.‬‬

‫ونس تخلص من ه ذا أن األس لوب اإلداري متم يز عن األس اليب األخ رى كاألس لوب األدبي وس ندرج ه ذه‬
‫‪50‬‬
‫المميزات فيما يلي‪:‬‬

‫الموضوعية‬ ‫‪-1‬‬

‫أن اإلدارة العامة ليست شخصا عاديا يتصرف وفق مزاجه وهواه بل هي تنظيم جماعي بش ري ه ادف أن‬
‫وجود اإلدارة العامة يعطي للمراسلة نوعا من األهمية والجدية والمكانة ويطبعه ا بالط ابع الرس مي ‪,‬ف اإلدارة من‬
‫خالل القيام بأعمالها المختلفة ‪ ,‬تهدف إلى تحقيق المص لحة العام ة ويجب أن يتجس د ذال ك في كتاباته ا ‪,‬وبعب ارة‬
‫موجزة على المحرر االبتعاد عن النزعة الفردية ويلتزم الحياد والعواطف ‪.‬‬

‫وعليه يجب إبعاد العبارات التالية عن التحرير ‪ :‬يسرني ‪ ,..‬في انتظار قراءتكم‪ ,...‬في انتظار ردكم‪ ,...‬يطيب‬
‫لي أخ اطبكم بص فتي مس ئووال ‪......‬الخ‪ ،‬ويفض ل اس تعمال العب ارات التالي ة ‪ :‬يش رفني ‪ ,...‬لي الش رف‪,...‬‬
‫ألتمس ‪ , ...‬أرجو ‪ ,..‬يأسفني‪....‬الخ‪..‬‬

‫وعلي ه يجب على المح رر االل تزام الحي اد الت ام تج اه من يتعام ل مع ه‪ .‬وعلىي ه ايض ا أن يتجنب العب ارات‬
‫واأللفاظ والمعاني المزعجة والمضايقة والمحتقرة واالستفزازية‪.‬‬

‫‪50‬‬
‫‪- Catherine, Robert.- Le style administratif.- Paris : Albin Michel, 1996.-. p 203-‬‬

‫‪48‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪51‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫مالحظات‬ ‫تعبير موضوعي‬ ‫تعبير ذاتي‬
‫‪ -‬مفاجئة‬ ‫‪ -‬يشرفني أن أنهي إلى علمكم‬ ‫‪ -‬أعلن لكم عن‬
‫‪ -‬حذف كل ما سبق‬ ‫‪ -‬تفضلوا بقبول‬ ‫‪ -‬وفي انتظار جواب ايجابي‪ ،‬تفضلوا بقبول‬
‫‪ -‬مبالغة‬ ‫‪ -‬سأكون ممنونا لكم‬ ‫‪ -‬سأكون ممنونا جدا بأن تأخذوا طلبي‬
‫‪ -‬استفزاز‬ ‫‪ -‬انك لم تحترم التراتيب المعمول بها‬ ‫‪ -‬انك ارتكبت خطأ فادحا‬
‫‪ -‬تقييم ذاتي‬ ‫‪ -‬إن مؤهالتك ال تتوافق مع الشروط المطلوبة‬ ‫‪ -‬إني آسف لضعف مؤهالتك‬

‫الحذر‬ ‫‪-2‬‬

‫ترتبط هذه الصفة ارتباطا وثيقا بروح المسؤولية وبالموضوعية والمجاملة‪ ،‬ويجب أن تتص ف التع ابير‬
‫اإلدارية دائما بالحذر ألن التسرع في اتخاذ الق رارات و الوق وع في األخط اء ق د يؤدي ان إلى تأوي ل اإلج راءات‬
‫وك ل خط أ أو إهم ال‪ ،‬أو تقص ير‪ ،‬أو إخالل أو ج رأة‬ ‫وسوء الفهم‪ ،‬وربما إلى التصادم والطعن القضائي فيه ا‪.‬‬
‫مبالغ فيها‪ ،‬هي مواق ف تل زم مس ؤولية اإلدارة بأكمله ا ويرجعه ا الم واطن إلى مجم وع اإلدارة‪ .‬وإن اإلج راء‬
‫المتخذ من قبل موظف يجب أن يكون ممكن القبول من لدن خلفه في نط اق اس تمرارية العم ل اإلداري والت داول‬
‫على المسؤولية‪ .‬فكل حكم غير سليم يمكن أن يلحق ضررا بالغا و يس تهدف دون م برر حق وق الط رف المع ني‪،‬‬
‫لذلك وجب التعبير بتحفظ والتحري قبل إصدار الحكم والتثبت من ص حة الوق ائع وخاص ة ال تي ت رد عن طري ق‬
‫الغ ير‪ .‬وق د تخفي موقف ا مغرض ا أو تح امال يع بر عن غ رض شخص ي بعي د عن مقتض يات العم ل اإلداري‬
‫ومتطلباته‪ ،‬س يما إذا تعل ق األم ر باتهام ات‪ .‬ففي ه ذه الحال ة ال يج وز اتخ اذ أي موق ف قب ل البحث عن األدل ة‬
‫الصحيحة والتحقق والتدقيق ومنح الفرصة لتقديم التفسيرات والتبريرات المطلوبة‪ .‬كم ا أن ه من الض روري ع دم‬
‫االلتزام والتعهد بشكل قطعي بأشياء يتعذر التراجع فيها أو تصعب االستجابة إليها أو تدحضها مجريات األحداث‪.‬‬
‫ويبقى األفضل ترك إمكانية تعديل القرار أو مراجعته قائمة في ضوء المعطيات والمس تجدات وتط ور األوض اع‬
‫والتشريعات ذات العالقة‪ .‬وان الحذر في التعب ير يجع ل األس لوب اإلداري ش بيها باألس لوب الدبلوماس ي ‪ ،‬وألن‬
‫اإلدارة تمثل هيبة الدولة وهي في مرتبة علوية‪ ،‬تحافظ على عالمات مميزة‪ ،‬سواء كانت تل ك اإلدارة إدارة دول ة‬
‫أو تحت إشراف هياكل الدولة المختلفة‪ .‬ولتلطيف صيغة التعبير عن رأي أو وجهة‪ ،‬وتفادي الوقوع في األخطاء‬

‫‪51‬‬
‫انظر ‪ ،‬بدر الدين تريدي‪ ،‬المراسلة العامة‪ 1998 ،‬الجزائر ‪-‬‬

‫‪49‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪ -‬التأكد من صحة البيانات والمعلومات التي تم اعتمادها واس تعمال عب ارات دقيق ة ال تحم ل مف اهيم مزدوج ة أو‬
‫‪52‬‬
‫ملتبسة‪.‬‬

‫* أمثلة‪:‬‬
‫مالحظة‬ ‫عبارة واضحة‬ ‫عبارة غامضة‬
‫‪ -1‬مفهوم مزدوج المعنى‪..‬‬ ‫‪ -‬ظهر وتأكد لدينا‬ ‫‪ -‬بان لنا‬
‫‪ -2‬عبارة ملتبسة‪...‬‬ ‫‪ -‬متباينة أو متعارضة‬ ‫‪ -‬مواقف متشابكة‬
‫‪ -3‬كلمة غامضة‪...‬‬ ‫‪ -‬غرامة وفاة‬ ‫‪ -‬رأسمال وفاة‬

‫‪ -‬تجنب التعهد بما ال يمكن تحقيقه ‪ ،‬سواء لعدم شرعيته أو لصعوبة إدراكه‪ ،‬واالبتعاد عن ك ل أس اليب المماطل ة‬
‫والتسويف‪ ،‬والتعبير عن الرأي في حدود المسؤولية ووفق ما يتوفر من معطيات‪ ،‬والتعلي ل بن اء على المس تندات‬
‫‪53‬‬
‫الرسمية والبيانات الموضوعية والمراجع القانونية‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫مالحظة‬ ‫عبارة واضحة‬ ‫عبارة غامضة‬
‫‪ -1‬التعبير عن الرأي‪.‬‬ ‫‪ -‬في نظري‪ ،‬من جهتي‪ ،‬فيما يخصني‪ ،‬يظهر لي‪...‬‬ ‫‪ -‬إنهم ذهبوا إلى اعتبار موقفي‪...‬‬
‫‪ -2‬تجنب المماطلة‪...‬‬ ‫‪ -‬يتعذر االستجابة لطلبكم في الوقت الراهن‬ ‫‪ -‬أرفض نهائيا طلبك‪...‬‬
‫‪ -3‬االجتهاد الحذر‪...‬‬ ‫‪ -‬يتجه الرأي عندي إلى مراجعة هذا الموقف‬ ‫‪ -‬أعتبر من المتأكد مراجعة الموقف‪...‬‬
‫‪ -4‬تجنب الشائعات‪...‬‬ ‫‪ -‬تناهى إلى علمنا أنكم‪...‬‬ ‫‪ -‬إنكم متهمون حسب ما بلغني‪....‬‬
‫‪ -5‬المراجع القانونية‪.‬‬ ‫‪ -‬طبقا ل‪ ،.‬عمال ب‪ ،‬تنفيذا ل‪ ،‬استنادا لمقتضيات األمر عدد‪..‬‬ ‫‪ -‬وبناء على اإلجراءات السابقة‬

‫الوضوح والبساطة‬ ‫‪-3‬‬

‫المحررات اإلدارية هي وثائق موجهة إلى فئات مختلفة و متفاوت ة من حيث المس تويات العلمي ة والمعرفي ة‪،‬‬
‫وحتى تكون هذه المحررات مفهومة و واضحة للجمي ع ينبغي على المح رر اس تخدام أس لوب بس يط و واض ح ‪،‬‬
‫وترتكز هذه البساطة على استخدام المفردات المتداولة بكثرة في الحياة اإلدارية و التي يستطيع الق ارئ اس تيعاب‬
‫مدلوالتها بسرعة وبدون عناء‪ ،‬و تقصير العبارات بما يسمح بقراءتها بس هولة ويس ر‪ ،‬وتجنب التك رار والتكل ف‬
‫‪54‬‬
‫والصيغ الطويلة والغامضة‪.‬‬
‫‪52‬‬
‫‪- Verdier, Pierre.- Guide pratique de la correspondance administrative.- Paris :Berger-Levrault, 2001.- p 96‬‬
‫‪53‬‬
‫‪Catherine, Robert.- Le style administratif.- Paris : Albin Michel, 1996.- p 86.-‬‬

‫‪54‬‬
‫‪Crochu, Xavier ; Gillet, Didier ; Laine, Jean-Yves.- La note administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 23 p.‬‬

‫‪50‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫وعليه حين يقوم المحرر بكتابة مراسلة إدارية ما‪ ،‬يجب أن يضعه أمام عينيه األش خاص المخ اطبين به ا‬
‫والذين يختلفون في مستوى إدراك مضمون م ا كتب ‪ ,‬وعلي ه أن ي ترجم أفك اره ويع بر عنه ا ببس اطة ودون‬
‫غموض وتجنب الكتابة على ضوء الكالم ‪,‬فال نكتب كما نتكلم وذالك حتى يفهم المخاطبون بها محتواها فهم ا‬
‫جيدا وحتى وعليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة على ض وء الكالم ‪,‬فال‬
‫نكتب كم ا نتكلم وذال ك ح تى يفهم المخ اطبون به ا محتواه ا فهم ا جي دا وح تى إن أجبرن ا على اس تعمال‬
‫مصطلحات قانونية أو فنية يجب االختيار األكثر بساطة والجاري العمل بها وفقا للقاعدة " خاطبو الناس على‬
‫قدر عقولهم" وعليه دائما يجب طرح السؤال التالي ‪ :‬من أراسل ولمن أكتب وماذا أكتب ؟‬

‫كما يجب أن تكون مقنعة وذات استمالة وهذه األدوات ينبغي أن تكيف على حسب الوضع الذي تتصل به‬
‫‪ ,‬وعلى حسب المكانة االقتصادية واالجتماعية للشخص المتلقي ‪,‬والب د من مراع اة حس ن اس تعمال القواع د‬
‫المضبوطة الخاصة بتقديم البالغ فهي تسهم إلى حد بعيد في جعله مقنعا ولتسهيل فهم الرسالة ينبغي االهتم ام‬
‫بجانب الشكل والعرض ‪,‬مثل نوعية الكتابة من حيث وضوحها ومراعاتها لقواعد الصرف والنح و والبالغ ة‬
‫‪55‬‬
‫واإلمالء وقواعد الترقيم ‪.‬‬

‫‪56‬‬
‫ولعل ما يجعل أي بالغ مكتوب أقدر على النفاذ وأعظم نجوعا هو التقيد بما يلي ‪:‬‬

‫يستحسن أن يكون نص البالغ متألفا من ألفاظ سهلة ومتداولة وعبارات موجزة‬ ‫‪-‬‬
‫تجنب األلفاظ الغريبة والكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ينبغي تجنب الخيال مما قد يسبب لبسا في المعنى وغموضا فيه‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫كما يجب أن تكون لغة الرسالة اإلدارية لغة سهلة مألوفة في مستوى لغ ة الص حف والمجالت أو أرقى‬ ‫‪-‬‬
‫منها قليال بمعنى أن المح رر اإلداري اذ لم يكن م دعوا إلى تجوي د معاني ه وتنمي ق أس اليبه فإن ه مط الب‬
‫بالتعبير بدقة عب البالغ الذي يرغب في إيصاله ‪ ,‬وان يكون ملم ا بالمص طلحات اإلداري ة ذات الم دلول‬
‫الدقيق‪.‬‬
‫ويتمثل الوضوح في استعمال عبارات متداولة وشائعة ومفردات مألوفة وجم ل قص يرة يس يرة الفهم‬
‫ودقيقة المض مون ومتسلس لة ومنظم ة واالبتع اد ق در اإلمك ان عن العب ارات الفني ة والرم وز المبهم ة‪،‬‬
‫وتجنب إثقال الوثيقة بالمعلومات الزائدة واالقتصار على أهمها وأكثرها ارتباطا بالموضوع وأجدى نفع ا‬
‫للقارئ‪ ،‬واحترام منهجية توزيع النص وعرض الوقائع واألح داث والبيان ات حس ب ال ترتيب الزم ني أو‬
‫‪.‬‬
‫األولوية أو المراحل‪ ،‬وإحكام الربط‪ ،‬وترقيم الصفحات‪ ،‬ووضع النقاط‬

‫‪55‬‬
‫مذكرات ودروس في التحرير اإلداري‪ ،‬المعهد الوطني المتخصص في التسيير بشار ‪.1995 – 1992‬‬
‫‪56‬‬
‫بدر الدين بن تريدي ‪،‬المراسلة العامة ‪،‬دار المعرفة ‪– 1998‬‬

‫‪51‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫*أمثلة‪:‬‬ ‫‪-‬‬

‫مالحظة‬ ‫عبارة واضحة‬ ‫عبارة غير واضحة‬

‫‪ -1‬رموز مبهمة‬ ‫‪ -‬المجلس الدولي لألرشيف‪ /‬المنظمة العالمية للملكية‬ ‫‪ -‬م‪ .‬د‪ .‬أ‪ /.‬الوايبو‪ /‬اليونسكو‪ /‬أفلي‪...‬‬
‫‪ -2‬كلمات متداولة‬ ‫الفكرية‪ /‬منظمة األمم المتحدة للتربية والثقافة والعلوم‪/‬‬
‫االتحاد العربي للمكتبات والمعلومات‪..‬‬
‫‪ -3‬تعابير مألوفة‬ ‫‪ -‬ال يمكن نقل المعني نظرا لحاجة اإلدارة إليه‪ - ،‬ال مانع من نقل المعني شرط تعويضه‬
‫وفي حالة الموافقة يجب تعويضه‪...‬‬

‫اإليجاز والدقة‪:‬‬ ‫‪-4‬‬

‫يقصد باإليجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألف اظ ممكن ة وذل ك دون تطوي ل مم ل وال تقص ير‬
‫مخل وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر اإلمك ان على أن تك ون كامل ة ودال ة ه ذا من ج انب ‪ ,‬ومن‬
‫جانب أخر يجب أن تكون الكتابة معبرة بحيث ال تتضمن المراسلة ألفاظا يمكن أن تفهم منها ع دة مع اني‬
‫موجهة لمفاهيم مختلفة ‪ ,‬كما يجب تحاشي التكرار وعليه ال أقول‪:‬‬
‫‪ -‬مراسلتكم لليوم الثاني من الشهر الماضي ‪..‬‬
‫‪ -‬مراسلتكم للرابع أكتوبر من العام الحالي‬
‫بل أقول ‪ :‬مراسلتكم ليوم الثاني أكتوبر ‪ 1995‬أو مراسلتكم بتاريخ ‪ 4‬أكتوبر ‪. 1995‬‬
‫كما يجب تجنب اإلطن اب والحش و ألنه ا من الص فات المرفوض ة في الرس الة ذات الط ابع اإلداري ‪,‬‬
‫لذلك ينبغي أن يسوغ كل معنى وجوده فيها ‪ ,‬فاإليجاز إذا هو الصفة التي يجب أن يلتزم بها المح رر لكن‬
‫اإليجاز المطلوب ‪ ,‬ال ينبغي أن يصل إلى حد اإلخالل بالمعنى ‪.‬‬
‫باإلضافة إلى أن الرس الة يجب أن تنف رد بموض وع واح د ‪ ,‬ف إذا ك ان علين ا ان نراس ل جه ة واح دة في‬
‫مواضيع متعددة‪,‬فينبغي أفراد رسالة واحدة لكل موضوع ‪.‬‬

‫‪57‬‬
‫أما الدقة فهي ال تنفصل عن قاعدة الوضوح‪ .‬ومن شأنها أن تخلق انطباعا ايجابيا في ذهن القارئ‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫مالحظة‬ ‫تعبير دقيق‬ ‫تعبير غير دقيق‬
‫‪ -1‬توخي الدقة في المواعيد‪...‬‬ ‫‪ -‬الحضور يوم‪ ..‬في الساعة‪ ..‬المكان‪...‬‬ ‫‪ -‬ستتم دعوتكم في أقرب وقت ممكن‪...‬‬

‫‪ 57‬المرشد العلمي في اإلنشاء اإلداري ‪ ،‬لألستاذ عبد الغني بن منصور – ‪SNED 1982‬‬

‫‪52‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫‪ -2‬تحديد الكمية لتسهيل العمل‪...‬‬ ‫‪ -‬اإلذن بموافاتنا بعشر نسخ من كل عنوان‪..‬‬ ‫‪ -‬نحتاج إلى كمية من الكتب لدعم المكتبة‪.‬‬
‫ويتمثل اإليجاز في تبليغ الفك رة بأق ل م ا يمكن من الكلم ات‪ ،‬والتج انس في األس لوب‪ ،‬وتجنب التطوي ل دون‬
‫اإلخالل بالمعنى‪ .‬وتعتبر الزي ادة دون فائ دة حش وا يتعين تجنب ه في التحري ر اإلداري ألن ه يفق د الوثيق ة الفعالي ة‬
‫‪58‬‬
‫والنجاعة الالزمتين‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫مالحظة‬ ‫تعبير موجز ودقيق ومفهوم‬ ‫تعبير مطول وثقيل‬
‫‪ - 1‬تجنب التطويل الممل والتقصير‬ ‫‪ -‬تنفيذا لقرار ربط المكتبات العمومية‬ ‫‪ -‬في إطار االستعداد لتنفيذ البرنامج‬
‫المخل‬ ‫باالنترنت‪ ،‬تمت برمجة جلسة في الغرض‬ ‫الخاص بقرار ربط شبكة المكتبات‬
‫(اليوم‪ ،‬المكان‪ ،‬الزمان)‪...‬‬ ‫العمومية باالنترنت‪ ،‬تمت برمجة عقد‬
‫جلسة عمل دعي لها عدة أطراف معنية‬
‫مباشرة بالمسألة‪...‬‬

‫المجاملة‪:‬‬ ‫‪-5‬‬
‫تعتبر المجاملة كخاصية من خصائص األس لوب اإلداري ش كال من أش كال االح ترام ونج دها بك ثرة في‬
‫‪59‬‬
‫احترام السلم اإلداري وهي مفهومان‪:‬‬
‫مفهوم عام وواسع ‪ :‬حين ترتبط بالمراسلة ككل ومثالها المراسالت اإلدارية المصلحية‬ ‫أ‪-‬‬
‫مفهوم ضيق ‪ :‬حين نربطها بصيغة الخاتمة التي يطلق عليه ا العب ارة األخالقي ة أو عب ارة االح ترام‬ ‫ب‪-‬‬
‫اللباقة أو اللطافة ‪ ,‬مثالها المراسالت اإلدارية ذات الطابع الشخصي ‪.‬‬
‫ومهما كانت طبيعة المراسلة فيجب اس تعمال كلم ات لطيف ة ومهذب ة ح تى ن ترك األث ر الطيب ل دى‬
‫المخاطب بها وذالك حتى في حال ة رد س لبي ك رفض طلب توظي ف وفي مث ل ه ذه الحال ة نس تعمل‬
‫العبارات التالية ‪:‬‬
‫يؤسفني ‪ ,...‬ال يمكنني في الحال ‪,...‬يبدو لي متع ذرا اآلن ‪ ,..‬أرى ان ه ليس من الحكم ة ‪ ,...‬يب دو لي‬
‫من غير المالئم‪.‬‬
‫بالنسبة إلى " يؤسفني " إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية ‪ ,‬وأما إذا ك ان الخ بر دون ذال ك‬
‫في السوء فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة مجاملة ‪ :‬لقد ق ررت مؤسس تنا إيق اف اس تعانتنا بمص الحكم‬
‫التقنية ‪.‬‬
‫أما إذا كانت الرسالة موجهة من أعلى إلى أسفل‪ :‬كأن ت رد من م دير إلى اح د مس تخدميه وفي‬
‫هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة مثل ‪ :‬يطيب لي ‪ ,‬يسعدني إذا كانت تحم ل خ برا س ارا مث ل ترقي ة‬
‫‪58‬‬
‫‪- Ferrandis, Yolande.- La rédaction administrative en pratique.- Paris : Editions d'organisation, 2000.- p 125.-‬‬

‫‪ -- 59‬محمد باهي‪ ،‬المبادئ و األسس العلمية للتحرير اإلداري‪ ،‬مطبعة النجاح الجديدة‪.‬‬

‫‪53‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫المرسل إليه مثال ‪ .‬ويستحسن أن تب دأ ب دون العب ارات االس تهاللية في الح االت األخ رى مث ل ‪ :‬لق د‬
‫تقرر تعيينكم عضوا في لجنة التحقيق في قضية‪...‬‬

‫وليست هذه األساليب مقتصرة على عالقة اإلدارة بالمتعاملين معها‪ ،‬بل ال بد أن يتجلى‬
‫أسلوب المجاملة حتى في العالقة التي تربط الرئيس بالمرؤوس وما تدور بينهما من مراسالت وما يقع تداوله من‬
‫‪60.‬تحارير‬
‫*أمثلة‪:‬‬
‫مالحظة‬ ‫أسلوب يتسم بالمجاملة‬ ‫أسلوب خال من المجاملة‬
‫‪ -1‬البدء بعبارة " أتشرف ‪ ،‬يسعدني"‬ ‫‪ -‬أتشرف بإعالمكم أن‪. /..‬بأن‬ ‫‪ -‬نعلمكم أن‪ /....‬أعلمكم بما وقع‪...‬‬
‫‪ -2‬استعمال ضمير نحن لتلطيف الصيغة‬ ‫أعرض‪...‬‬ ‫‪ -‬إنكم لم تجيبوننا عن‪...‬‬
‫‪ -3‬استعمال ضمير جمع المخاطب (أنتم)‬ ‫‪ -‬إننا لم نتوصل بردكم عن مكتوبنا‬ ‫‪ -‬سجلنا باهتمام رغبتك في‪...‬‬
‫‪ - 4‬تلطيف العبارة باستخدام المبني‬ ‫‪ -‬سجلنا باهتمام رغبتكم في‪...‬‬ ‫‪ -‬لقد ارتكبتم ذنبا ال يغتفر‪ /‬أقدمتم‬
‫‪ -‬يبدو من غير المقبول االستمرار ‪ ....‬للمجهول‬ ‫على‬
‫‪ - 5‬إيثار التعابير االيجابية على صيغ‬ ‫‪ -‬لم يتسن قبول طلبكم لعدم ‪/...‬‬ ‫‪ -‬أن طلبكم مرفوض‪ /...‬من‬
‫التوتر‬ ‫يتعذر‪...‬‬ ‫المؤسف‪..‬‬
‫‪ -6‬االلتماس ورجاء النظر‬ ‫‪ -‬المقترح‪ ،‬التفضل باإلذن‪ /‬باالطالع ‪/‬‬ ‫‪ -‬أطلب منكم تكليف‪ /..‬كان من‬
‫‪ -7‬تحية الختام‬ ‫بالنظر ‪.‬‬ ‫األجدى‪.‬‬
‫‪ -‬وتفضلوا‪ ،‬سيدي‪ ،‬بقبول فائق‪...‬‬ ‫‪-‬‬

‫ومن اللياق ة والجدي ة والنجاع ة أن نجيب على الرس الة أو الطلب في أس رع األوق ات وأقص ر اآلج ال‬
‫الممكنة‪،‬ويمكن الرد على بعض المراسالت في نفس اليوم‪ ،‬واتخاذ اإلجراءات الالزمة في أقرب موعد‪ .‬وفي ه ذا‬
‫السلوك واألسلوب احترام وتحضر ومدنية وتقدير للمهنة ولمركز العمل وللم واطن وللش خص ال ذي يتعام ل م ع‬
‫المرفق العمومي‪ .‬وفي حالة حدوث تأخير‪ ،‬ال بد من تبرير ما حصل‪ .‬وإذا ثبت ألسباب موضوعية أن اإلجابة قد‬
‫تتأخر‪ ،‬فيستحسن إعالم المعني بها وباألسباب الناجمة عن الت أخر المتوق ع‪ ،‬ومن مظ اهر اللياق ة أيض ا الح رص‬
‫على توجيه الوثيقة موضوع الخدمة إلى القس م المختص أو الش خص المع ني بمتابع ة المل ف‪ ،‬وتض مين اإلحال ة‬
‫بكتابة اسم الشخص أو الجهة المقصودة بشكل واضح على الرسالة أو على المغلف‪ .‬وإذا ورد عليك بريد ليس من‬
‫مشموالتك‪ ،‬أو تم تكليف طرف آخر به بعد إن كنت متابعا له‪ ،‬وتعرف العون الذي أوكلت له المهمة الجديدة‪ ،‬فال‬
‫بأس من إحالته إليه وبالسرعة الالزمة ودون إبطاء‪ .‬وإن كنت تجهل الجهة المعني ة فاستش ر رئيس ك المباش ر أو‬
‫ارجع إلى دليل اإلجراءات اإلدارية ودليل توظيف األعوان لتعرف من هي الجهة أو الطرف المعني‪ .‬وباستطاعة‬

‫‪60‬‬
‫‪- Lejeune, Françoise.- Réussir la note administrative.- Levallois-Perret : Studyrama - Jeunes éditions, 2005.- 189‬‬

‫‪54‬‬
 ‫المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪ -‬المراسالت اإلدارية – المراسالت اإلدارية ‪-‬‬

‫محرر الوثيقة اإلدارية التعبير عما يريد وبالصيغة التي يريد لكن بمودة ولياقة ومجاملة‪ .‬وإذا كان هن اك طلب م ا‬
‫فليكن ذلك بلطف‪ .‬وحتى عند الرفض‪ ,‬فليكن بشكل لبق‪ .‬ويجب أن نتذكر في ك ل األح وال أن المح رر اإلداري‬
‫المرتب ط ب المواطن أو بين األع وان داخ ل اإلدارة أو بين اإلدارات يختل ف في التحري ر و المنهجي ة‬
‫واإلخراج والشكل والمضمون عن محرر آخ ر أي أن لك ل وثيق ة خصوص يتها ووظيفته ا ( المحض ر \ األم ر \‬
‫الرسالة \ جدول اإلرسال \ التقرير ‪ )...‬هناك بينها قواسم مشتركة واختالفات ال بد من فهمها‪ ،‬كما أنه مهما كانت‬
‫الفروقات بين المحررات والمكاتيب‪ ,‬فال يجب أن تعدم اللباقة واللياقة وال تخرج عن اآلداب واألخالق المتع ارف‬
‫عليها‪ ،‬فالمكتوب اإلداري بكل أنواعه‪ ,‬هو همزة الوصل بين اإلدارة والمواطن والموظفين فيما بينهم وهو أس اس‬
‫التواص ل وأداة من أدوات ه‪ ،‬وهن ا تختل ف العب ارة ب اختالف المه ام الموكل ة للمرف ق العم ومي (تحري ر محض ر‬
‫‪61‬‬
‫اقتصادي‪ ,‬تقرير رقابة وكلها تختلف في مضامينها حسب الموضوع والغرض)‪.‬‬
‫التجرد‪:‬‬ ‫‪-6‬‬

‫ليس ثمة مكان لكل األلفاظ وك ل العب ارات غ ير الموض وعية أو العامي ة أو المبتذل ة أو المث يرة لالنفع ال في‬
‫‪62‬‬
‫األسلوب اإلداري‪ ,‬بل وحتى النسق الصوتي يجب أن يتسم بالجدية والرسمية‪.‬‬

‫‪61‬‬
‫‪- Lescop, Jean-Yves ; Traiteur, Annie.- La rédaction administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 34 p‬‬

‫‪62‬‬
‫‪- Leroux, Martine ; Stanek, Danielle ; CDFA.- La lettre administrative.- Paris : CDFA, 1996.- 60 p.‬‬

‫‪55‬‬