‫قواعد إنتاج و صياغة‬

‫الوثيقة اإلدارية‬

‫أطر الدعم اإلداري و التربوي‬

‫مجزوءة‪ :‬التوثيق و األرشفة‬
‫من إعداد‪ :‬عبدالكريم الحدادي‬
‫أيوب بوعيسى‬

‫تحت إشراف األستاذ‪ :‬د‪ .‬محمد الخليفي‬

‫السنة التكوينية‪2021/2022 :‬‬
 ‫تصميم العرض‬
‫تقديم‬

‫المبحث األول‪ :‬مفهوم المراسالت اإلدارية و خصائص التحرير اإلداري‬

‫المطلب األول‪ :‬تعريف المراسالت اإلدارية و أنواعها‬

‫المطلب الثاني‪ :‬خصائص التحرير اإلداري‬

‫المبحث الثاني‪ :‬قواعد انتاج المراسالت اإلدارية‬

‫المطلب األول‪ :‬الرسالة اإلدارية‪ ،‬جدول اإلرسال‬

‫المطلب الثاني‪ :‬المذكرة‪ ،‬التقارير و المحضر اإلداري‬

‫خاتمة‬

‫الئحة المراجع‬

‫‪1‬‬
 ‫مقدمة‬

‫تعتبر المراسالت اإلدارية بجميع أنواعها ومستوياتها اإلدارية وسيلة من وسائل االتصال ونقل المعلومات‪ ،‬ومن المعل وم أن‬
‫االتصاالت المكتوبة هي شريان حياة اإلدارة وكل منظمة‪ ،‬ألنه ا تع نى بتجمي ع وتوف ير كاف ة المعلوم ات والبيان ات الالزم ة‬
‫الستمرار العملية اإلدارية‪.‬‬

‫وتحرير المراسالت اإلدارية يتميز بخصائص محددة لكونها مراس الت رس مية منبثق ة عن الدول ة‪ ،‬ف إذا كن ا كأش خاص‬
‫نكتب م ا يب دو في فكرن ا وخيالن ا ومش اعرنا كم ا نش اء‪ ،‬فإنن ا عن دما نكتب كم وظفين لم نب ق س يد أنفس نا في الكتاب ة نظ را‬
‫لاللتزامات الوظيفية التي تفرض علينا احترامها واحترام الجوانب القانونية والفقهية وتقنيات وخصائص الكتابة اإلدارية‪.‬‬

‫وعليه فان المراسالت اإلدارية تستحق االهتمام بالقواع د الس ليمة لكتابته ا من الناحي ة الش كلية واللغوي ة والموض وعية‪.‬‬
‫حيث أن تحرير مثل هاته المراسالت يعطي بيان ات نهائي ة وق رارات حاس مة فهي س جل للت اريخ ق د يرج ع الب احثون إليه ا‬
‫وتمثل نشاطات اإلدارة خالل فترة عملها‪ .‬و تبقى اإلشكالية المحورية لهذا الموضوع " عن مدى أهمية المراسالت اإلدارية‬
‫في تجويد العمل اإلداري"‪ .‬وهذه اإلشكالية تتفرع عنها مجموعة من التساؤالت كالتالي‪:‬‬

‫ماهي المراسالت اإلدارية و أنواعها؟ وما هي خصائص التحرير اإلداري؟‬ ‫‪‬‬

‫ما هي قواعد انتاج المراسالت اإلدارية؟‬ ‫‪‬‬

‫‪2‬‬
‫المبحث األول‪ :‬مفه‪CCC‬وم المراس‪CCC‬الت اإلداري‪CCC‬ة و خص‪CCC‬ائص التحري‪CCC‬ر‬
‫اإلداري‬
‫يعتمد النشاط اإلداري عموما واالتصال بوجه خاص‪ ،‬في اإلدارات والمؤسسات العمومي ة‪ ،‬على الوس ائل الكتابي ة‬
‫والدعائم الورقية بشكل أساسي‪ ،‬وذلك العتبارات عملية وتنظيمية وقانونية‪ ،‬وعلي ه يمكن الق ول أن نجاع ة اإلدارة‬
‫العمومية وفعالية أنشطتها يرتبطان ارتباطا وثيقا بمدى صالحية وسالمة الوثائق والنصوص المحررة فيها‪ ،‬ومن تم‬
‫يتوجب على الموظفين العموميين‪ ،‬تحري ر الوث ائق اإلداري ة بش كل س ليم وص حيح‪ ،‬ش كال ومض مونا‪ .‬كم ا يعت بر‬
‫التحرير اإلداري من بين المواض يع ال تي تهم الط الب ب ل وب األخص الموظ ف اإلداري ال تي تمكن ه من التراس ل‬
‫اإلداري‪.‬‬

‫المطلب األول‪ :‬تعريف المراسالت اإلدارية و أنواعها‬

‫المراسالت اإلدارية هي وسيلة االتصال من وسائل نقل المعلومات‪ ،‬فاالتصاالت المكتوبة هي شريان حي اة اإلدارة‬
‫لكل منظمة ألنه ا تع ني بتجمي ع وتوف ير كاف ة المعلوم ات والبيان ات الالزم ة الس تمرارية العملي ة اإلداري ة‪ .‬له ذا‬
‫سنتناول هذا المطلب من خالل فقرتين حيث سنتناول في الفقرة األولى تعريف المراسالت اإلدارية و أنواعها وفي‬
‫الفرع الثاني سنتناول خصائص التحرير اإلداري‪.‬‬

‫الفقرة األولى‪ :‬تعريف المراسالت اإلدارية و أنواعها‬

‫أوال البد من تعريف الرسالة التي تعتبر وسيلة تواصل بين المرافق االدارية و كذلك بين االدارة و الخواص‪ ،‬لذا تنقسم‬
‫‪1‬‬
‫إلى نوعين‪:‬‬

‫الرسالة اإلدارية المحضة‬ ‫‪‬‬

‫الرسالة ذات الصيغة الخاصة‬ ‫‪‬‬
‫فالرسالة االدارية هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية‪ ،‬ووسيلة من وسائل التواصل اإلداري ال تي ال غ نى عنه ا‪ ،‬فهي وثيق ة‬
‫‪2‬‬
‫تستعملها االدارة بين الوحدات االدارية من مديريات‪ ،‬أقسام‪ ،‬مصالح‪ ،‬مكاتب‪...‬‬

‫‪3‬‬
‫أما الرسالة ذات الصبغة الخاصة فهي كل رسالة توجهها االدارة إلى أفراد من خارج اإلدارة أو إلى مصالح أجنبية‪.‬‬

‫إذن فالمراسالت اإلدارية هي طريقة التواصل بين الموظفين داخل المؤسسات‪ ،‬وتشمل على عدة وثائق منها‪ :‬الرس الة‪،‬‬
‫‪4‬‬
‫المذكرة‪ ،‬المحضر‪ ،‬التقرير‪ ،‬اإلعالن‪ ،‬البالغ‪ ،‬البيان‪....‬‬

‫‪ 1‬بوعالم السنوسي‪ ،‬تقنيات التحرير االداري باإلدارة العمومية و القطاع الخاص‪ ،‬مطبعة دار النشر المغربية سنة ‪ ،2016‬ص‪. 145 :‬‬
‫‪ 2‬محمد باهي‪ ،‬المراسالت و التحرير االداري‪ ،‬المطبعة (غير مذكورة)‪ ،‬الطبعة (غير مذكورة)‪ ،‬ص‪.41 :‬‬
‫‪ 3‬بوعالم السنوسي‪ ،‬تقنيات التحرير اإلداري باإلدارة العمومية‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص‪.145:‬‬
‫‪ 4‬أحمد الخمليشي‪ ،‬القانون الجنائي الخاص‪ ،‬الجزء الثاني‪ ،‬مكتبة المعارف للنشر والتوزيع‪ ،‬الطبعة الثانية‪،1986 ،‬ص‪360 :‬‬

‫‪3‬‬
‫ولق د حض يت المراس الت اإلداري ة بعناي ة فائق ة من مختل ف اإلدارات نظ را ألهميته ا فهي وثيق ة إداري ة مهم ة لنق ل‬
‫المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى آخر‪ ،‬وقد تعددت‪ ‬أنواع‪ ‬المراسالت اإلدارية‪ ‬بتعدد وظ ائف اإلدارة‪ .‬ومن بين‬
‫أهم المراسالت اإلدارية نجد‪:‬‬

‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه الخارجي‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫هي المراسالت التي تصدر عن هيئة حكومية أو منظمة خاصة وترسل إلى جهة ما تقع خارج حدود الس لطة اإلداري ة‬
‫المباشرة للجهة المرسلة‪.‬‬

‫مثال‪ :‬الرسائل المرسلة من دولة إلى دولة‪ ،‬أو من وزارة إلى أخرى‪.‬‬

‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه الداخلي‬ ‫‪.2‬‬

‫هي المراسالت التي يتم تداولها داخل المنظمة ذاتها‪ ،‬و هي أنواع‪:‬‬

‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه النازل تصدر من جهة إدارية عليا وتتجه إلى من هم أدنى منها مرتبة إدارية ‪ ،‬أو‬ ‫‪‬‬
‫تلك التي تصدر من الرئيس إلى مرؤوسيه ‪ ،‬وتكون غالبا ذات لهجة أمرة‪ .‬عليكم تنفيذ ‪ ،‬االلتزام ‪ ،‬تعميم أمرنا ‪....‬‬

‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه الصاعد تصدر من هيئة إدارية أدنى إلى هيئة إدارية أعلى ‪ ،‬من المرؤوسين إلى‬ ‫‪‬‬
‫الرؤساء وعادة ما تكون بلهجة لطيفة تدل على احترام المستوى الرئاسي األعلى ويتم التحدث فيه ا بص يغة الجم ع‬
‫معاليكم‪ ،‬سعادتكم‪ ،‬نرجو منكم ‪ ،‬كما اعتدنا من سعادتكم‪ ،‬حرصكم وهكذا‬

‫المراس الت الرس مية ذات االتج اه األفقي وهي المراس الت ال تي يتم تبادله ا بين اإلدارات المتنوع ة ‪ ،‬أو الف روع‬ ‫‪‬‬
‫المتنوعة ‪ ،‬أو األف راد الع املين ‪ ،‬بش رط أن تك ون تل ك الهيئ ات ذات س لطات إداري ة مس تقلة عن بعض ها البعض‬
‫جميعها تخضع لسلطة مركزية أو لمنظمة واحدة ‪.‬ويميل ه ذا الن وع من المراس الت على تأكي د التع اون والتراب ط‬
‫‪5‬‬
‫ويتم الحديث بصيغة نحن مثل اشتركنا‪ ،‬عملنا‪ ،‬اتفقنا‪ ،‬أبرمنا‪...‬‬

‫إن الهدف من المراسالت اإلدارية تتمثل في ربط أواصر التواصل و التعامل بين االدارات و الخ واص و المواط نين‪،‬‬
‫و تعزيز عناصر الثقة بين الطرفين و تسهيل مأمورية المنوطة بك ل المس ؤولين على مس توى االدارات‪ ،‬و المؤسس ات‬
‫العمومية و الجماعات الترابية‪ ،‬و تقريب االدارة و المفاهيم و التقني ات االداري ة من المس ؤولين و المواط نين في إط ار‬
‫وحدة اللغة ووحدة المصطلح‪ ،‬وأسلوب التسيير‪ .‬لهذا‪ ،‬تقرر القيام بتحقيق خطة ذات أهداف محددة من بينها‪:‬‬

‫تعميم اللغ ة العربي ة في اإلدارة و اس تيعابها من ط رف الم وظفين أس لوبا‪ ،‬وممارس ة‪ ،‬واس تيعابها‬ ‫‪‬‬
‫يجعلون يقومون بعملهم و مسؤولياتهم أحسن قيام فكرا و تنسيقا‪.‬‬
‫توفير المصطلحات االدارية و توحيدها قصد التعبير عن المستجدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫توحيد القرارات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫و تكمن أهمية المراسالت االدارية في العديد من الجوانب تتجلى أساسا في‪:‬‬

‫‪ ،www.hrdiscussion.com‬تاريخ الزيارة‪ ،13/02/2022 ،‬على الساعة‪.15:10 ،‬‬ ‫‪5‬‬

‫‪4‬‬
 ‫تسهيل عملية االتصال بين المنظمات اإلدارية دون أن يكون هناك حاجة إلى اللقاء الشخصي بين المسؤولين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وسيلة فعالة تلبي حاجيات التبليغ األساس ية من خالل نق ل المعلوم ات و إيص ال الحق ائق إلى األش خاص المعن يين‬ ‫‪‬‬
‫باألمر‪.‬‬
‫تمثل المراسالت المتبادلة مستندا قانونيا أمام القضاة في حالة حصول منازعات بين األطراف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعتبر مصدرا هاما للمعلومات يمكن الرجوع إليها عند الحاجة‪ .‬كما أنها تقلل التك اليف من حيث ال وقت و الجه د و‬ ‫‪‬‬
‫المال‪.‬‬
‫المراسالت أكثر شموال من وسائل االتصال األخرى من حيث المعلومات حيث ي تيح لكاتبه ا التع رض للمواض يع‬ ‫‪‬‬
‫بشيء من الشمول و التفصيل التي قد ال تتوفر في وسائل االتصال األخرى‪.‬‬
‫الرسالة تساعد على التعرف على الشخص الذي قام بتحري ره وبالت الي يمكن تحدي د المس ؤولية و النت ائج المترتب ة‬ ‫‪‬‬
‫‪6‬‬
‫عليها‪.‬‬

‫الفقرة الثانية‪ :‬خصائص التحرير اإلداري‬

‫فضال عن كون األس لوب اإلداري ينبغي أن يك ون س ليما من الناحي ة اللغوي ة وأن يك ون المح رر متمكن ا من المعرف ة‬
‫اإلدارية والقانوني ة فه و مل زم أن يع رف المب ادئ ال تي يرك ز عليه ا األس لوب اإلداري في التحري ر وك ذلك جمل ة من‬
‫التقنيات التي تتحكم في الوثيقة هي وثيقة إدارية‪.‬‬

‫يتميز التحرير اإلداري بعدة خصائص تحكم أسلوبه إذ يجب استحضارها عند ص ياغة الوثيق ة اإلداري ة ويتعل ق األم ر‬
‫باحترام التسلسل اإلداري وتحديد المسؤولية والوضوح والموضوعية والمجاملة والحذر والدقة‪.‬‬

‫ثم إن صياغة الوثيق ة اإلداري ة تتطلب الص يغ التعبيري ة الخاص ة والمتداول ة في مج ال الممارس ة العملي ة وال تي دأبت‬
‫اإلدارة على استعمالها في مواضيع معروفة‪ .‬ولألسلوب اإلداري عموما مبادئ وخصائص يتفرد بها عن باقي األساليب‬
‫المتداولة عموما‪.‬‬

‫خاصية األسلوب اإلداري‬ ‫‪.1‬‬

‫سالمة اللغة‪ :‬تتحدد في الكتابة اإلمالئية الصحيحة‪ ،‬معرفة قواعد تطبيق الصرف و النحو‪ ،‬حس اختي ار المف ردات‬
‫ووضع عالمات الترقيم ( وقف ) المناسبة في مكانها‪.‬‬

‫البساطة‪ :‬على اللغة اإلدارية أن تنزل من برجها إلى المستوى اللغوي الوسط‪ ،‬ألنه ا مرغ وب فيه ا عن د كتاب ة أي‬
‫موضوع‪ ،‬وألن المراسلة اإلدارية موجهة إلى جميع الموظفين داخ ل اإلدارة‪ ،‬وأحيان ا إلى ع دد من الم رتفقين‪ ،‬فهم جمه ور‬
‫القراء لنص ما‪.‬‬

‫الدقة‪ :‬البساطة تؤدي إلى الوضوح‪ ،‬ولكن الدقة تمنع من الوقوع في مزالق الثرثرة‪ ،‬وفي متاهات المفردات البعيدة‬
‫المعنى‪ ،‬وهي تساعدنا في اختيار الكلمات المناسبة التي تعبر عن الوضع أو الحالة أو الحقيقة تعبيرا مباشرا‪.‬‬

‫‪ 6‬المراسالت اإلدارية والقانونية (‪ ،)al-sharq.com‬تاريخ الزيارة‪ ،13/02/2022 ،‬على الساعة‪.15:30 ،‬‬

‫‪5‬‬
‫الموضوعية‪ :‬نقيض الذاتية‪ ،‬بمعنى أن يعبر عن الموض وع الم راد معالجت ه أو إرس اله إلى المس تقبل دون الت أثير‬
‫بالعواطف و اإلعراب عن المشاعر أي استعمال العبارات المتحفظة وغير المثيرة‪.‬‬

‫المجامل‪CC‬ة‪ :‬تتجلى في اس تعمال ص يغ تعبيري ة تح ترم الف وارق التسلس لية‪ ،‬وتجنب اس تخدام التع ابير المض ايقة‬
‫‪7‬‬
‫والصارمة‪.‬‬

‫احترام التسلسل اإلداري‬ ‫‪.2‬‬

‫تشكل اإلدارة بنية هرمية واسعة و منظمة تسلسليا‪ ،‬من قاعدة ه ذا اله رم إلى ال وزير ال ذي يمث ل القم ة و الس لطة العلي ا في‬
‫الوزارة‪ .‬كما توجد مجموعة من العالقات التسلسلية و التي توضح في‪:‬‬

‫سلطة تسلسلية تمارس من أعلى إلى أسفل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مرؤوسية تسلسلية من أسفل إلى أعلى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫و ينتج عن هذا احترام التسلسل اإلداري انضباط تعم بدونه الفوضى المطلقة في المص الح اإلداري ة‪ ،‬تع بر الكتاب ة اإلداري ة‬
‫باستمرار عن هذا االحترام بواسطة تعابير و مفردات خاصة منها ‪:‬‬

‫عن طرق السلم اإلداري‬ ‫‪‬‬

‫تحت إشراف السلم اإلداري‬ ‫‪‬‬

‫على يد السيد ‪.............‬‬ ‫‪‬‬

‫هناك تعابير أخرى مع بعض المصطلحات و المفردات التي تستعمل أثناء تبادل الكتابة‪ ،‬لكن حسب المستويات‪:‬‬

‫إذا كاتب الرئيس مرؤوسيه يستعمل التعابير تفيد إصدار التعليمات و األوامر و التوجيهات منها‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يشرفني أن أطلب منكم حضور االجتماع الذي سينعقد بمقر اإلدارة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫يشرفني أن أحيطكم علما ‪......‬‬ ‫‪-‬‬

‫أطلب منكم تسوية هذه القضية في أقرب اآلجال‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أرجو السهر على تنفيذ هذه المهمة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫آمركم من اآلن فصاعدا بااللتحاق بعملكم على الساعة الثامنة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫عند مكاتبة المرؤوس رئيسه‪ ،‬يستعمل صيغا تفيد االمتثال وتنفيذ األوامر وتقديم البيان ات‪ ،‬وتزوي ده بالمعلوم ات و‬ ‫‪‬‬
‫الحقائق مثل‪:‬‬
‫يشرفني أن أقدم لكم بيانات عن نتائج مهمتي‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫يشرفني أن أعرض عليكم أسباب‪.......‬‬ ‫ˉ‬

‫‪-‬جمال لعبيد‪ ،‬دليلك إلى التحرير اإلداري باللغة العربية‪ ،‬طباعة دار اسهامات في أدبيات المؤسسة‪ 10 ،‬الطبعة األولى‪ ،‬سنة ‪، 2005‬ص‪.19‬‬ ‫‪7‬‬

‫‪6‬‬
 ‫يشرفني أن ألتمس منكم اإلذن بالقيام‪....‬‬ ‫ˉ‬

‫يشرفني أن أوافيكم رفقته بالتقرير‪......‬‬ ‫ˉ‬

‫أقترح سيدي التعديل اآلتي للمشروع الذي يخص‪........‬‬ ‫ˉ‬

‫عندما يتكاتب موظفان من نفس المستوى الوظيفي يستخدمان تعابير تفيد المساواة و المعاملة بالمثل‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يشرفني أن أخبركم‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫يشرفني أن أطلب منكم‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫يشرفني أن أقترح عليكم‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫‪8‬‬
‫يشرفني أن أوجه لكم‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫اتخاذ الحذر‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫يرتبط ارتباطا وثيقا بالمسؤولية‪ ،‬وهو واجب في الكتابات اإلدارية‪ ،‬إذ يتحمل الرئيس مسؤولية ما تتضمنه الوثائق الصادرة‬
‫عن منظمته اإلدارية‪ ،‬ألنها ملزمة أمام العموم‪ ،‬ألن‪:‬‬

‫كل اجراء غير سليم يمكن أن يلحق أضرارا بالمعنيين باألمر‪ ،‬أو باإلدارة العامة‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫كل خطأ أو إهمال أبرزه المكتوب اإلداري سينسبه الجمهور إلى مجموع اإلدارة‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫كل حكم غير سليم يمكن أن يلحق ضررا بالغا وبدون مبرر بالشخص المعني باألمر‪.‬‬ ‫ˉ‬

‫إن اإلجراء المتخذ من طرف الموظف يجب أن يكون ممكن القبول من طرف خلفه في نطاق استمرارية العمل اإلداري‪.‬‬

‫لذا علينا أن نراقب شخصيا صحة الوقائع التي يأتي بها الغير‪ ،‬السيما إذا تعلق األمر باالتهامات‪ ،‬فالبد من البحث عن األدل ة‬
‫الصحيحة‪ ،‬ومنح المعني باألمر فرصة لتقديم التفسيرات أو التبريرات الالزمة‪.‬‬

‫ولتلطيف صيغة التعبير عن رأي‪ ،‬أو وجهة نظر يمكن استعمال من الصيغ التالية‪:‬‬

‫‪9‬‬
‫في نظري ‪ /‬من جهتي ‪ /‬فيما يخص ‪ /‬يظهر لي ‪ /‬يبدو لي‪.....‬‬

‫الفعالية‪:‬‬ ‫‪.4‬‬
‫يجب مراعاة عنصر الفعالية أثناء إعداد الوثيقة اإلدارية‪ ،‬إذ يتعين أن نسأل أنفسنا كل مرة نعد فيها وثيقة إدارية‪:‬‬

‫هل هذه الوثيقة ضرورية ؟‬ ‫‪‬‬

‫هل هذه الوثيقة كافية ؟‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬عبد لعزيز أشرقي‪ ،‬تقنيات التواصل والتحرير باإلدارة العمومية‪ ،‬الطبعة األولى ‪ ، 2002‬ص‪91‬‬ ‫‪8‬‬

‫عبد العزيز أشرقي‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪.96‬‬ ‫‪9‬‬

‫‪7‬‬
 ‫هل هذه الوثيقة فعالة ؟‬ ‫‪‬‬

‫‪10‬‬
‫هل يوجد بديل آخر لالتصال دون استخدام هذه الوثيقة ؟‬ ‫‪‬‬

‫عالمات الترقيم‪:‬‬
‫يؤدي رصد الكلمات بدون فاصل بينهما و ال نهاي ة لجمله ا إلى اض طراب المع اني‪ ،‬له ذا وض عت عالم ات خاص ة تس مى‬
‫عالمات الترقيم (الوقف) توضع بين أجزاء الكالم المكتوب لتمي يز بعض ه عن بعض لتس هيل الفهم و اإلدراك‪ .‬ل ذا فيم ا يلي‬
‫نستعرض أهمها التي نستعمل في الكتابة‪:‬‬

‫الفاصلة ( ‪:) ،‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬سكوت القارئ سكوتا قصيرا لتمييز بعض أجزاء الكالم عن بعض‬

‫مثال‪:‬‬

‫‪ -‬قمت بتحليل الموضوع‪ ،‬وقدمته إلى رئيس التحرير‪ ،‬أخذه مني ولم ينشره‪.‬‬

‫الفاصلة المنقوطة (؛)‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬الغرض منها التمييز بين الجمل الطويلة‪ ،‬وسكتة القارئ هنا أطول من سكتته في الفاصلة بحيث يتمكن من التنفس‬

‫مثال‪:‬‬

‫‪ -‬نالت فدوى جائزة؛ ألنها تفوقت على رفيقتها‪.‬‬

‫النقطة (‪:).‬‬ ‫‪‬‬

‫الغرض منها سكوت القارئ سكتة أطول من الفاصلة المنقوطة‪ ،‬إشعار بنهاية جملة أو جمل وإتمام معناها‪ .‬وتوضع في نهاية‬
‫‪.‬كل جملة مفيدة‪ ،‬واستقلت عما بعدها‬

‫مثال‪:‬‬

‫‪ -‬تم إرساء نظام موحد لموظفي الوزارة‪ ،‬إنه الخبر مفرح‪.‬‬

‫النقطتان ( ‪:):‬‬ ‫‪‬‬

‫توضع بعد القول‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬

‫‪-‬قال المدير‪ :‬التزموا باحترام مهامكم‪.‬‬

‫النقط الثالث (‪:)...‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬توضع بعد كالم أخذ من كالم آخر‪ ،‬وحذف باقي الكالم‪ ،‬فتوضع للداللة على الكالم المحذوف‬

‫‪ -‬عبد العزيز أشرقي‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪.99‬‬ ‫‪10‬‬

‫‪8‬‬
 ‫مثال‪:‬‬

‫‪ -‬محضر عدد‪.....‬بتاريخ‪......‬‬

‫عالمة استفهام ( ؟)‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬تكون في نهاية الجملة االستفهامية‪ .‬وفي آخر االستفهام الذي هو طلب العلم بشيء لم يكن معلوما من قبل‬

‫مثال‪:‬‬

‫هل قمتم بإنجاز كل المهام؟‬ ‫‪-‬‬

‫عالمة التعجب (!)‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫توضع في نهاية الكالم الذي يحمل معنى الدهشة أو االستغراب أو التأثير من شيء معين‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬

‫عجب لما تقول !‬ ‫‪-‬‬

‫الشرطة ( ‪:) -‬‬ ‫‪‬‬

‫تسمى أيضا العارضة توض ع بع د الع دد في أول الس طر‪ ،‬أو حال ة الح وار‪ ،‬أو تحدي د عناص ر و مح اور موض وع أو‬
‫فروعه‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬

‫‪....... -1‬‬

‫‪....... -2‬‬

‫الشرطتان ( ‪:) - -‬‬ ‫‪‬‬

‫تسميان أيضا بالعارضتان توضع بينهما الجمل االعتراضية فتصل ما قبل الشرطة األولى بما بعد الشرطة الثانية‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬

‫‪11‬‬
‫هذه شكواي – يا سيدي – أرفعها إليك‪.‬‬

‫الصيغ التعبيرية و المصطلحات اإلدارية‬

‫يجب على اإلدارة التي تحرر الوثيقة أن ال تخرج عن المحيط اللغوي العام ال ذي تأخ ذ من ه حس ب حاجته ا العملي ة‪ ،‬مكون ه‬
‫بذلك رصيدا من الصيغ التعبيرية التي صارت تتكرر في الكتابة اإلدارية‪ ،‬والتي يمكن لكل ممارس إداري قادر على الكتاب ة‬
‫أن يص نع على منواله ا و يعم ل على تطويره ا‪ ،‬ش ريطة اح ترتم خص ائص الكتاب ة اإلداري ة و المتطلب ات العملي ة للنش اط‬
‫اإلداري‪.‬‬

‫أحمد المالكي‪ ،‬المقرر في التحرير اإلداري‪ ،‬جامعة الملك فيصل‪ ،2016 ،‬ص ‪.15‬‬ ‫‪11‬‬

‫‪9‬‬
‫وه ذه بعض الص يغ ال تي نج دها تتك رر في التحري ر اإلداري و ال تي ينبغي التمي يز فيه ا م ابين الص يغ ال تي تص در عن‬
‫المستويات اإلدارية وهي‪:‬‬

‫صيغ النداء‪ :‬السيد‪ ، .....‬السيدة‪ ، ......‬السيد رئيس الحكومة‪ ، .......‬الس يد م دير األكاديمي ة‪ ، ......‬الس يد‬ ‫‪‬‬
‫المدير العام‪. ........‬‬

‫صيغ البدء في الوثيقة اإلدارية‪ ،‬أو االستناد إلى عنصر سابق‪ :‬تبع ا لرس التكم المش ار إليه ا في المرج ع‬ ‫‪‬‬
‫أعاله‪ / .‬تنفي ذا لتعليم اتكم ‪ /‬بن اء على‪ /....‬جواب ا على رس التكم‪ / ....‬يش رفني أن أحيطكم علم ا‪/......‬‬
‫يشرفني أن أطلب منكم‪........‬‬

‫صيغ العرض‪ :‬يعتبر هذا ‪ ،‬وفي هذا اإلطار ‪ ،‬و على الرغم ‪ ،‬سعيا ‪ ،‬انطالقا ‪ ،‬ونتيجة لذلك ‪ ،‬مما ال شك‬ ‫‪‬‬
‫فيه ‪.......‬‬

‫صيغ المناقشة‪ :‬يبدو من األفضل ‪ ،‬قد أكون مضطرا إلى ‪ ،‬ألفت انتب اهكم إلى ‪ ،‬يح ق ‪ ،‬في بداي ة األم ر‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫في نهاية األمر‪.......‬‬

‫صيغ توضيح الفكرة‪ :‬بصفو رئيسية ‪ ،‬بصفة عامة ‪ ،‬عالوة على ذلك ‪ ،‬توضيحا ل ‪ ،‬استنادا على ‪ ،‬وبناء‬ ‫‪‬‬
‫على ما تقدم ‪........‬‬

‫صيغ السرد‪ :‬من جهة ‪ ،‬بخالف‪ ،‬بعكس ‪ ،‬بالمقابل‪ ،‬وتكريسا ل ‪ ،‬و خالصة القول‪...........‬‬ ‫‪‬‬

‫صيغ االنتقال‪ :‬لهذا ‪ ،‬و على هذا ‪ ،‬و لكي ‪ ،‬و على العكس من ‪ ،‬من أجل ذلك‪ ،‬لذلك ‪...........‬‬ ‫‪‬‬

‫صيخ الختام‪ :‬تنهى بها الرسالة اإلدارية‪ .‬وبه اإلعالم و السالم ‪ /‬و تفضلوا بقبول أس مى عب ارات التق دير‬ ‫‪‬‬
‫و االحترام‪........‬‬

‫صيغ نقل وقائع االجتماعات‪ :‬وفي البداية ألقي السيد‪ ........‬كلمة نوه فيها ب ‪ / .............‬وفي بداي ة ه ذا‬ ‫‪‬‬
‫اللقاء عبر السيد‪ / .........‬و تضمن جدول األعم ال م ايلي‪ / ........:‬و تمح ور الموض وع االجتم اع‪ ،‬أو‬
‫اللق اء في ‪ ، .........‬وي رمي ه ذا إلى ‪ / .........‬وتس اءل‪ ، ......‬وتح دث‪ ، ......‬و أعلن‪ ، ........‬وأوض ح‬
‫‪12‬‬
‫أيضا‪ ، .......‬ثم ناقش‪. ........‬‬

‫القدرة على االنشاء في عملية االتصال االداري‬

‫لكي يحقق االتصال الكتابي في االدارة الهدف المتوخى يجب أن يكون اإلنشاء في اللغة المستعملة س هال من حيث البس اطة‪،‬‬
‫وغير معقدا في استخدام المصطلحات‪ ،‬دقيقا ال يحتاج إلى تفسير‪ ،‬واضحا بعيدا عن الغموض‪.‬‬

‫لمزاولة التحرير االداري الب د للموظ ف أن يك ون ق ادرا على اإلنش اء الجي د في عملي ة االتص ال‪ ،‬وه ذه الق درة له ا قواع د‬
‫تحكمها ال تختلف عن قواعد شروط الكتابة السليمة‪ .‬إذن ما معنى الكتابة؟‬

‫أحمد المالكي‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.14‬‬ ‫‪12‬‬

‫‪10‬‬
‫الكتاب ة لغ ة هي تص وير للف ظ ب الحروف الهجائي ة ( الخ ط)‪ .‬واص طالحا‪ ،‬فهي ص ناعة ي راد به ا التعب ير عن الخ واطر و‬
‫المحسوسات بوضع صحيح و أسلوب صريح‪ ،‬وهي كذلك من خواص اإلنسان التي يتميز بها عن الحيوان ويطلع بواس طتها‬
‫على ما في الضمائر و تتأدى بها األغراض‪ ،‬وتقضى بها الحاجات‪ ،‬أما عناصر الكتابة هي‪ :‬اللغة – التفكير – األسلوب‪.‬‬

‫اللغة‪ :‬من مقومات الكتابة األساسية‪ ،‬وهي وسيلة للتفاهم سواء كانت منطوقة أو مكتوبة يع بر به ا ك ل ش خص عن‬ ‫‪‬‬
‫أغراضه‪.‬‬
‫التفكير‪ :‬عملية مركبة من العمل الذهني‪ ،‬واللغة تمث ل العناص ر و األدوات ال تي يتعام ل فيه ا العق ل‪ ،‬من هن ا نج د‬ ‫‪‬‬
‫عالقة جوهرية ذات تأثير متبادل بين اللغة و التفكير‪.‬‬
‫األسلوب‪ :‬هو طريقة اإلنشاء و اختيار األلفاظ وتأليفها للتعبير عن المعاني قصد اإلفصاح‪ .‬وهو ينقسم إلى نوعين‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫أسلوب علمي‪ :‬لغة العقل‬ ‫‪-‬‬

‫أسلوب األدبي‪ :‬لغة العاطفة‬ ‫‪-‬‬

‫أما األسلوب االداري فهو أسلوب عملي يتقاطع بين األسلوبين له من األول ق وة التفك ير و الوض وح و الدق ة‪ ،‬ول ه‬
‫من الثاني عذوبة التعبير‪ ،‬زيادة على امتيازه بالسالسة و السهولة و األلفة و العادية‪ ،‬حيث يك ون المح رر مقي دا باللغ ة ال تي‬
‫يفهمها المرسل إليه‪ ،‬و عمليته‪ ،‬و موضوعيته‪ ،‬وإيجازه‪ ،‬وفعاليته‪ ،‬وإراديته‪ ،‬فهو يستخدم القوة الفكري ة لينف ذ من خالله ا إلى‬
‫اإلدارة المبعوث إليها و ليحمل صاحبها على العمل و األثير في سلوكه‪.‬‬

‫متطلبات االتصال الفعال‬

‫يتطلب االتصال الفعال تنمية بعض المتطلبات و غرسها في نفوس طرفي عملي ة االتص ال‪ ،‬و هي أن يتمكن المرس ل من أن‬
‫ينقل بوضوح ودقة كافيين ما يقص د ألي ه فعال‪ ،‬أن يتمكن المس تقبل من أن يس توعب و يفهم ه ذا القص د‪ .‬إذن كي ف يمكن أن‬
‫‪13‬‬
‫ينجح المرسل في توصيل المقصود؟‬

‫إن نجاح إيصال الرسالة يتوقف على حسن تخطيط عملية اإلرسال‪ ،‬وهذا التخطيط يتلخص في اإلجابة على خمس أسئلة‪:‬‬

‫لماذا‪ :‬تعني تحديد الهدف من االتصال اإلداري الذي ال ينجح إال إذا كان المرسل عارف ا لحقيق ة م ا يري د نقل ه إلى‬ ‫‪‬‬
‫غيره‪.‬‬
‫م‪CC‬اذا‪ :‬تحدي د المض مون األفض ل للرس الة الكفي ل باإليص ال إلى اله دف‪ .‬ل ذا على الموظ ف أن يجم ع أك بر ق در‬ ‫‪‬‬
‫المعلومات المتوفرة عن موضوع اتصاله حتى يسنده بالوقائع و الحجج الالزمة مما يرفع من قدرته على اإلقناع‪.‬‬
‫من‪ :‬من هم على وجه التحديد المطلوب إرسال مضمون الرسالة إليهم‪ .‬أي ما هي الفئات التي يتكون منه ا جمه ور‬ ‫‪‬‬
‫المرسل إليهم‪ ،‬ماهي خصائصه‪ ،‬وماهي مصالحه‪ ،‬وماهي توقعاته‪ ،‬ما هو نظ ام العالق ات ال ذي يربط ه ويس تطيع‬
‫الموظف أن يطور امكانياته على التواصل بقدر م ا يجم ع من حق ائق و معلوم ات ت وفر ل ه المعرف ة الدقيق ة فيمن‬
‫يتوجه اليهم في اتصاالته‪.‬‬
‫كيف‪ :‬وتعني ما هي أنسب الصيغ التي يفرغ فيها مضمون الرسالة؟ فكل ش خص حس ب طبيعت ه حس اس ألس لوب‬ ‫‪‬‬
‫معين في التعامل ويتقبل لغة معينة وعلينا أن نكشف ذلك سواء بالنسبة لإلدارة المرسلة التي يعمل بها الموظ ف أو‬
‫بالنسبة لإلدارة المستقبلة‪.‬‬

‫عبد العزيز أشرقي‪ ،‬تقنيات التواصل والتحرير باإلدارة العمومية‪ ،‬الطبعة األولى ‪ ،20‬ص‪.9‬‬ ‫‪13‬‬

‫‪11‬‬
‫متى‪ :‬ما هو أنسب األوق ات إلرس ال الرس الة إن األس لوب النف اذ إلى اآلخ رين يتض من دراس ة الت وقيت‪ ،‬وهم اك‬ ‫‪‬‬
‫‪14‬‬
‫بالطبع ظروف ال تسمح باالنتظار والتريث‪.‬‬

‫‪ 14‬أنظر‪ -‬البرمجة اللغوية العصبية وفن االتصال الالمحدود‪ ،‬إبراهيم الفقي‪ ،‬الناشر‪ :‬المركز الكندي للبرمجة اللغوية العصبية‪ : 2001‬ماذا تعني‬
‫"البرمجة اللغوية العصبية"؟ ص ‪.18.17‬‬

‫‪12‬‬
 ‫المبحث الثاني‪ :‬قواعد انتاج المراسالت اإلدارية‬
‫التراس ل اإلداري مه ارة يجب على ك ل موظ ف في اإلدارة اتقانه ا خصوص ا م ع التط ور الكب ير في نظم اإلدارة الحديث ة‬
‫واعتبار أسلوب التراسل و الكتابة معيارا للحكم على كفاءة الع املين به ا‪ .‬ويتم التراس ل بين الم وظفين و م ا بين االدارات و‬
‫المؤسسات وفق نظام دقيق‪ ،‬ينبغي على الموظف أن يكون ملما به و يحترم قواعده‪ ،‬وإال تعرضت مصالحه وحقوقه للضياع‬
‫واإلهمال‪.‬‬

‫في هذا المبحث سنتعرف س ويا القواع د العام ة للتراس ل اإلداري وبعض النم اذج الخاص ة بالتراس ل اإلداري وتوض يحات‬
‫مفيدة حول كل نموذج على حدة‪.‬‬

‫المطلب األول‪ :‬الرسالة اإلدارية‪ ،‬جدول اإلرسال‬

‫الفقرة األولى‪ :‬الرسالة اإلدارية‬

‫يشترط في الرسالة اإلدارية ما يلي‪:‬‬

‫له تعالى‪.‬‬ ‫أن ندعو لموالنا اإلمام في طليعتها بالنصر و التأييد‪ ،‬بعد حمد ل‬ ‫‪)1‬‬

‫أن نراعي فيها احترام التسلسل اإلداري‪ ،‬عندما تكون المكاتبة إلى رئاسة عليا و بين المرسل و المرسل إليه رئيس‬ ‫‪)2‬‬
‫المباشر‪ .‬لكي يكون على أتم بال بجميع المراسالت التي تصدر عن مصلحته و من موظفيه‪.‬‬

‫أن يوضع في أعلى كل رسالة عدد ترتيبي خاص بها‪ ،‬أمام عبارة رقم التسجيل‪.‬‬ ‫‪)3‬‬

‫أن يسجل باختصار موضوع الرسالة تحت عددها الترتيبي‪.‬‬ ‫‪)4‬‬

‫أن تكون الرسالة مختصرة‪ ،‬إذ التطويل فيها يقضي على الفائدة‪.‬‬ ‫‪)5‬‬

‫أن ال يجمع فيها بين المسائل المختلفة ألن لكل قضية ملفا خاصا يضم جميع ما يتعلق بها من المراسالت‪.‬‬ ‫‪)6‬‬

‫أن يشار في الرسالة إلى المراجع و النصوص المطبقة‪ ،‬وإلى الكتاب المجاب عنه إذا ما كانت جوابا‪.‬‬ ‫‪)7‬‬

‫أن تذيل التوقيع بحيث يتخذ لذلك طابع خاص في الغالب مبينا اسم الممضي عليه‪.‬‬ ‫‪)8‬‬

‫أن يحتفظ مكتب الضبط بنسخة من كل رسالة يصدرها‪.‬‬ ‫‪)9‬‬

‫أن تسجل الرسائل السرية و ترتب أرقامها على حدة نظرا لما تكتسيه من أهمية و خطورة‪.‬‬ ‫‪)10‬‬

‫الصفات العامة للرسالة االدارية‬

‫تتكون الرسالة من أجزاء رئيسية تسمى بالصفات العامة‪ ،‬و ال تكون مكتملة اإلطار إال إذا اشتملت عليها جميعها وهي‪:‬‬

‫‪13‬‬
‫الدمغة (الرأس)‪ :‬تشتمل على التسمية الرسمية للدولة و بيان المصلحة المص درة للرس الة‪ 15‬م ع اح ترام التسلس ل‬ ‫‪)1‬‬
‫االداري للهياكل التنظيمية للوحدات اإلدارية المرسلة‪.‬‬
‫أمثلة‪:‬‬

‫االدارة المركزية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫الكتابة العامة‬

‫مديرية الموارد البشرية و تكوين األطر‬

‫االدارة الالمركزية‬ ‫‪‬‬

‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫المديرية االقليمية الحسيمة‬

‫قسم تدبير الموارد البشرية‬

‫مصلحة التدبير التوقعي للموارد البشرية وإعادة االنتشار‬

‫الالمركزية التقنية‬ ‫‪‬‬

‫المملكة المغربية‬

‫جامعة عبدالمالك السعدي‬

‫كلية العلوم القانونية‪ ،‬االقتصادية و االجتماعية‬

‫العنوان‪............:‬‬

‫الهاتف‪.............:‬‬

‫‪ 15‬قد تكون الجهة المصدرة قسما‪ ‬او شعبية‪  ،‬مصلحة او وحدة‪ ،‬بعبارة اخرى تكون حسب التنظيم الهيكلي لالدارة‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫الالمركزية الترابية‬ ‫‪‬‬

‫المملكة المغربية‬

‫وزارة الداخلية‬

‫والية طنجة تطوان الحسيمة‬

‫عمالة الحسيمة‬

‫دائرة بني ورياغل‬

‫باشوية أجدير‬

‫رقم التسجيل و تاريخ االصدار‪ 16:‬يدرج رقم التسجيل مباشرة أسفل الرأس مردف برم وز اس م المص در للوثيق ة‪،‬‬ ‫‪)2‬‬
‫أما مكان و تاريخ اإلصدار فيكون في اتجاه اليسار في مس توى تس مية الدول ة و يس بق باس م المدين ة أو القري ة أو‬
‫‪17‬‬
‫الجماعة التي تم منها اإلرسال‪.‬‬
‫مثال‪:‬‬

‫الرباط في ‪ 09‬فبراير ‪2022‬‬ ‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫الكتابة العامة‬

‫مديرية الشؤون القانونية و المنازعات‬

‫رقم التسجيل‪ /2896 :‬م ش ق م‬

‫صيغة اإلرسال‪ :‬تكتب في الجهة اليسرى على بعد معين من التاريخ تقريبا ( ‪ 4‬سم) إلى أسفل‪ ،‬تتألف من ش طرين‬ ‫‪)3‬‬
‫يربط بينهما حرف « إلى» فيبين الشطر األول صيغة المرس ل و يبت دئ بح رف «من» متبوع ا بص فته الوظيفي ة‬
‫دون ذكر اسمه الكامل‪ ،‬و أحيانا بدون صيغة النداء‪.‬‬
‫أما الشطر الثاني فهو يمثل المرسل إليه و هو ضروري أن يبتدئ بصيغة الن داء «الس يد» كيفم ا ك انت الس لطة‪ ،‬و‬
‫يتبع عند االقتضاء بأسماء المصالح المعنية بالمراسلة‪.‬‬

‫محمد باهي‪ ،‬المراسالت و التحرير االداري‪ ،‬المرجع السابق‪،‬ص‪.47:‬‬ ‫‪16‬‬

‫عبدهللا إنجار‪, ،‬عرض " تقنيات‪ I‬التواصل و التحرير اإلداري "‪ ،‬وزارة الداخلية‪ /‬مديرية تكوين األطر اإلدارية و التقنية‪ ،‬ص ‪.18‬‬ ‫‪17‬‬

‫‪15‬‬
 ‫مثال‪:‬‬

‫‪ --‬من وزير التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫إلى‬

‫السيد وزير االقتصاد و المالية‬

‫موضوع الرسالة أو عنوانها‪ :‬له أهمية كبيرة فهو الذي تق ع علي ه عين الق ارئ ليتع رف على مض مون الرس الة‪،‬‬ ‫‪)4‬‬
‫وهو المرشد لتسهيل عملية توزيع الرسالة داخل اإلدارة‪ ،‬لذلك ينبغي أن يكون محددا‪ ،‬و ال يتحقق ذلك إال أذا ك ان‬
‫‪18‬‬
‫الهدف واضحا في ذهن المحرر‪.‬‬
‫مثال‪:‬‬

‫الدارالبيضاء في ‪ 09‬فبراير ‪2022‬‬ ‫المملكة المغربية‬

‫مكتب التكوين المهني و إنعاش الشغل‬

‫الكتابة العامة‬

‫رقم التسجيل‪ /321 :‬ك ع‬

‫من‪............................. :‬‬

‫إلى‬

‫السيد‪............................:‬‬

‫الموضوع‪ :‬الجواب على معادلة الشهادة‪..........‬‬

‫المرجع‪ :‬عنصر يستند عليه المحرر في كتابة الرسالة‪ ،‬ويكتب مباشرة أسفل الموضوع‪ ،‬وال يك ون ض روريا إلى‬ ‫‪)5‬‬
‫عند استناد الرسالة االدارية إلى عنصر سابق‪ ،‬إما رسالة أو برقية يجاب عن كل منها أو موض وعها مس تنبط من‬
‫‪19‬‬
‫مذكرة أو تقرير أو غير ذلك‪ .‬ويشار إليه برقم التسجيل و تاريخ االصدار ورموز المصلحة المصدرة للوثيقة‪.‬‬

‫‪   18‬مصطفى الداشي‪ ،‬عرض تقنية تحرير المراسالت اإلدارية‪ ،‬وزارة العدل‪/‬مديرية الموارد البشرية‪/‬قسم التكوين و التتبع و التقييم‪.‬‬
‫‪   19‬محمد باهي‪ ،‬المراسالت و التحرير االداري‪ ،‬نفس المرجع‪ ،‬ص‪.50:‬‬

‫‪16‬‬
 ‫مثال‪:‬‬

‫المرجع‪:‬‬

‫‪ --‬برقيتكم عدد ‪ /288‬ق ‪.‬ش ‪.‬ع ‪ .‬بتاريخ ‪ 11‬مارس ‪2021‬‬

‫‪ --‬رسالتكم رقم ‪ /123‬م ‪ .‬م ‪ .‬ب ‪ .‬ت ‪ .‬أ ‪ .‬بتاريخ ‪ 10‬أكتوبر ‪2020‬‬

‫‪ --‬كتابكم عدد ‪ /8‬ق ‪ .‬ش ‪ .‬ا ‪ .‬بتاريخ ‪ 17‬أبريل ‪2019‬‬

‫‪ --‬مكالمتكم الهاتفية بتاريخ ‪ 23‬ماي ‪2018‬‬

‫التحية االفتتاحية‪ :‬تكتب في بداية كل رسالة إدارية مباشرة أسفل الموضوع و المرجع على بعد معين‪ ،‬وقد عملت‬ ‫‪)6‬‬
‫‪20‬‬
‫اإلدارة المغربية على بدء رسائلها بهذه التحية‪:‬‬
‫سالم تام بوجود موالنا االمام‪.‬‬

‫سالم تام بوجود موالنا االمام له العز و التمكين‪.‬‬

‫سالم تام بوجود موالنا االمام له النصر و التأييد‪.‬‬

‫سالم تام بوجود موالنا االمام المنصور باهلل‪.‬‬

‫وذلك بعد البسملة أو الحمد هلل في أعلى الرسالة‪.‬‬

‫صلب الرسالة‪ :‬يمثل هذا الجزء الجانب األكبر الذي يتوقف عليه نجاح الرسالة االدارية‪ ،‬ويختلف طول ه وقص ره‬ ‫‪)7‬‬
‫تبعا للهدف من الرسالة‪ ،‬فهو يمثل أي نوع من أنواع الكتابة الموضوعية حيث يتكون من ثالثة عناصر أساسية‪:‬‬
‫المقدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تعمد إلى التنبيه إلى موضوع الرسالة‪ ،‬وبدء االتصال مع المرسل إليه‪ ،‬وإعداده وتهييئه‪ ،‬وهي ال تأخذ أكثر من فقرة واح دة‪.‬‬
‫‪21‬‬
‫ويمكن بداية الرسالة إما بجملة اسمية‪ ،‬أو بجملة فعلية تفيد المطلوب‪.‬‬

‫العرض‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يهدف إلى عرض موضوع الرسالة حسب الهدف منها‪ ،‬وإشارة للمسائل بشرح واضح‪ ،‬وقد تس تغرق أك ثر من فق رة تتن اول‬
‫‪22‬‬
‫كل منها جانبا من جوانب الموضوع‪ ،‬وقد تقتصر على فقر واحدة‪.‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫محمد باهي‪ ،‬المراسالت و التحرير االداري‪ ،‬المرجع السابق‪،‬ص‪.52:‬‬ ‫‪20‬‬

‫عبد العزيز اشرقي‪ ،‬تقنيات التواصل و التحرير باإلدارة العمومية‪ ،‬مطبعة النجاح الجديد‪ ،‬الطبعة االولى سنة ‪ ،2000‬ص‪.149 :‬‬ ‫‪21‬‬

‫محمد باهي‪ ،‬المراسالت و التحرير االداري‪ ،‬ص‪.52 :‬‬ ‫‪22‬‬

‫‪17‬‬
‫موجزة مثل المقدمة تهدف إلى تلخيص الموضوع و تحديد طلب المحرر من الرسالة كأن يطلب الرد‪ ،‬أو اتخاذ اجراءات م ا‬
‫‪23‬‬
‫من جانب المرسل إليه‪.‬‬

‫التوقيع‪ :‬من أهم أجزاء الوثيقة االدارية‪ ،‬حيث تذيل به ويصحب بميزة توضح صفة الموق ع واس مه‪ .‬إال أنن ا نج د‬ ‫‪)8‬‬
‫أحيانا بعض الوثائق موقعة باسم صاحب السلطة أو الرئيس األعلى الق انوني من ط رف أح د معاوني ه المباش رين‬
‫الذين يعمل ون تحت إمرت ه‪ ،‬وه ذا التوزي ع للمس ؤولية ن اتج عن حجم األعم ال المنوط ة ب ه و يتعين على الموق ع‬
‫‪24‬‬
‫بالنيابة إضافة عبارة تبين باختصار صفة الموقع ونوع السلطة التي خولت له حق االلتزام باسم رئيسه‪.‬‬
‫مثال‪:1‬‬

‫وزير التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫اإلمضاء‬

‫‪.........‬‬

‫مثال‪:2‬‬

‫التوقيع بالنيابة‪:‬‬

‫إما بموجب التفويض‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عن وزير الصحة و الحماية االجتماعية‬

‫مدير الديوان‬

‫اإلمضاء‬

‫أو باإلذن الخاص‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عن مدير مديرية الموارد البشرية و بإذن منه ( أو بأمر منه)‬

‫رئيس قسم الشؤون االدارية‬

‫إمضاء‬

‫بوعالم السنوسي‪ ،‬تقنيات التحرير اإلداري باإلدارة العمومية و القطاع‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص‪.146:‬‬ ‫‪23‬‬

‫المكون عبدهللا إنجاز‪ ،‬التحرير اإلداري‪ ،‬المديرية العامة للجماعات المحلية‪ ،‬يناير‪ ،2015 I‬ص ‪.10‬‬ ‫‪24‬‬

‫‪18‬‬
 ‫نموذج الرسالة االدارية‬

‫المصدر في‪........................:‬‬ ‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية والتعليم األولي و الرياضة‬

‫مديرية الموارد البشرية و تكوين األطر‬

‫رقم التسجيل‪ /....... :‬م‪ .‬م‪ .‬ب‪ .‬ت‪ .‬أ‬

‫من السيد ‪............................‬‬

‫إلى‬

‫السيد(ة)‪........................... :‬‬

‫الساكنة ب‪........................ :‬‬

‫الموضوع‪ :‬حول معادلة شهادة‪................‬‬

‫المرجع ‪ :‬رسالتكم المؤرخة في ‪ 05‬شتنبر ‪2021‬‬

‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام‪.‬‬

‫وبعد‪ ،‬تبعا لرسالتكم المومأ إليها في المرجع أعاله‪ ،‬يشرفني أن أخبركم أن الشهادة المذكورة في الموضوع مشفوعة بشهادة‬
‫اإلجازة المهنية في شعبة التدبير المقاوالتي قد تمت معادلتها بالشهادات التي يتأتى بها التوظيف في إطار ملحقي االقتصاد و اإلدارة‪.‬‬

‫و تقبلوا سيدي‪ ،‬خالص التحيات‪.‬‬

‫والسالم‬

‫اإلمضاء‬

‫بيان اسم وصفة الموقع‬

‫‪19‬‬
 ‫الرسالة ذات الصيغة الخاصة‬
‫شكليا‪ ،‬يتم تقديمها مثل شكليات الرسالة اإلدارية‪ ،‬إال أنها تنفرد ببعض العناصر الخاصة وتتمثل في‪:‬‬

‫إدراج عنوان المرسل إليه مع ذكر اسمه الكامل وصفته الوظيفية عند االقتضاء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إمكانية االستغناء عن الموضوع الذي يكتفي بالتذكير به في مقدمة الرسالة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إدراج صيغة النداء مردفة بالصفة الوظيفية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إدراج التحية الختامية في نهايتها‪ ،‬ويستحسن أن تكون م وجزة مع برة و يحاف ظ فيه ا على مقوم ات المجامل ة دون‬ ‫‪‬‬
‫نقصان حتى ال تعتبر إساءة للمعاملة‪ ،‬ودون زيادة حتى ال تعتبر نفاقا‪.‬‬

‫إذن الرسالة الشخصية التي يوجهها أفراد من خارج اإلدارة أو المرؤوس إلى الرئيس‪ ،‬في األغراض الشخصية‪ ،‬فال تخض ع‬
‫لضوابط و شكليات محددة و لكن تتميز من شخص آلخر‪ ،‬كل حس ب مس تواه التعليمي و الثق افي‪ ،‬ومعرفت ه بأص ول اإلدارة‬
‫العامة‪ .‬وإذا كانت الحرية متروكة إلى مرسليها‪ ،‬فالبد له ا من اح ترام بعض المقوم ات األساس ية في الكتاب ة‪ ،‬كاإلش ارة إلى‬
‫اسم المرسل إليه وعنوانه‪ ،‬و تحديد اسم المرسل إليه‪ ،‬ثم تحديد الموضوع‪ ،‬ويجب أن تختم بالتوقيع ألن ه نقط ة هام ة بالنس بة‬
‫‪25‬‬
‫للوثيقة‪.‬‬

‫‪  ‬مصطفى الداشي‪ ،‬عرض تقنية تحرير المراسالت اإلدارية‪ ،‬وزارة العدل‪/‬مديرية الموارد البشرية‪/‬قسم التكوين و التتبع و التقييم‪ .‬ص ‪.29‬‬ ‫‪25‬‬

‫‪20‬‬
 ‫نموذج الرسالة ذات الصيغة الخاصة‬

‫الحسيمة في ‪................ :‬‬

‫من السيد (ة)‪................ :‬‬

‫الصفة الوظيفية‪..............:‬‬

‫إلى‬

‫السيد رئيس مصلحة األجور‬

‫الحسيمة‬

‫الموضوع‪ :‬طلب شهادة توطين الراتب‬

‫المرجع‪ :‬رقم الحساب البنكي‪..........:‬‬

‫اسم البنك‪..............:‬‬

‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام‪.‬‬

‫وبعد‪ ،‬يشرفني أن أكتب إليكم سيدي طلبي هذا‪ ،‬ملتمسا(ة) منكم أن تمنحونني شهادة توطين الراتب‪ ،‬وذلك قصد إجراءات‬
‫إدارية‪.‬‬

‫وتقبلوا سيدي الرئيس‪ ،‬فائق التقدير و االحترام‪.‬‬

‫اإلمضاء‬

‫السيد (ة)‬

‫‪21‬‬
 ‫تمرين تطبيقي عن الرسالة اإلدارية‬
‫بعث رئيس المؤسسة التعليمية ب‪ ......‬برسالة إلى السيد مدير األكاديمية الجهوية لمهن التربية و التكوين تحت إشراف السلم‬
‫اإلداري الذي بينهما و هو المدير اإلقليمي للمديرية االقليمي ة‪ ،‬يش رح ل ه فيه ا م ا يعاني ه س كانها من مش اق عن د اس تعمالهم‬
‫للطريق الثانوية رقم ‪ ....‬بالمنطقة‪ ،‬وذلك على إثر الشكايات الكثيرة الواردة عليه من جمعية أمه ات وآب اء وأولي اء التالمي ذ‬
‫المستعملين لهذا الطريق‪ ،‬كما يطلب منه النظر في األمر‪ ،‬وإعطاء تعليماته إلى المختصين إلعادة إص الحها وذل ك ألهميته ا‬
‫لدى الم ارة العام ة و التالمي ذ (ة) الناحي ة الخاص ة‪ ،‬وألنه ا المنف ذ الوحي د للطري ق الرئيس ية‪ ،‬و إلى المدرس ة المنف ردة في‬
‫المنطقة‪.‬‬

‫المطلوب‪ :‬تحرير رسالة مع تنسيق جميع حذافيرها ومعلوماتها اإلدارية وصفاتها العامة التي تتوفر عليها كل في مكانه‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫التصحيح‬

‫المؤسسة التعليمية ب‪ .......‬في ‪..........‬‬ ‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫األكاديمية الجهوية للتربية و التكوين‬

‫المديرية اإلقليمية‬

‫المؤسسة التعليمية‬

‫من مدير المؤسسة ب‪.......................‬‬

‫إلى‬
‫السيد مدير األكاديمية الجهوية للتربية و التكوين‬

‫تحت إشراف المدير االقليمي للمديرية االقليمية‬

‫الموضوع‪ :‬طلب إصالح الطريق الثانوية الرابطة بين‪.........‬‬

‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام‪.‬‬

‫وبعد ‪ ،‬بناء على المعاينة التقنية التي قامت بها اللجنة التقنية التابعة لمصالح الجماعة للطريق الثانوية رقم ‪ ....‬الرابطة بين ‪، ..........‬‬
‫وذلك على إثر الشكايات الواردة من جمعية أمهات وآباء وأولياء التالميذ المستعملين لهذا الطريق‪ ،‬تبين أنها لم تعد صالحة لالستعمال ‪ ،‬علما أن‬
‫الشاحنات المحملة بالخطرات‪ ،‬أو الناقلة للمواشي‪ ،‬باعتبارها المسلك الوحيد المؤدي إلى الطريق الرئيسية‪ ،‬ولمدرسة المنطقة‪.‬‬

‫لهذا‪ ،‬نطلب من سيادتكم التدخل العاجل إلعطاء التعليمات الالزمة قصد إعادة إصالحها نظرا ألهميتها‪.‬‬

‫وتقبلوا خالص التحيات‪.‬‬

‫والسالم‬

‫اإلمضاء‬

‫‪23‬‬
 ‫الفقرة الثانية‪ :‬جدول اإلرسال‬
‫جدول اإلرسال هو وثيقة مختصرة في تحريرها تبعث لنقل الوثائق و المستندات في اإلدارة وهي تنقسم إلى نوعين‪:‬‬

‫ورقة اإلرسال المستعملة بين الوحدات اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫ورقة اإلرسال داخل الوحدة اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫ورقة اإلرسال المستعملة بين الوحدات اإلدارية‬ ‫‪)1‬‬

‫تتبع هذه الوثيقة الخطوات التي استعرضناها في الوثيقة اإلدارية األم فيما يخص‪:‬‬

‫تسمية الدولة‬ ‫‪‬‬

‫بيان المصلحة المصدرة للوثيقة‬ ‫‪‬‬

‫مكان و تاريخ اإلصدار‬ ‫‪‬‬

‫رقم التسجيل‬ ‫‪‬‬

‫صيغة االرسال ( م و م إليه)‬ ‫‪‬‬

‫التوقيع مع بيان اسم وصفة الموقع‬ ‫‪‬‬

‫زيادة على أنها تعنون باسمها وسط الصفحة ‘ ورقة االرس ال’ ثم ب اقي الص فحة يغطي ه ج دول من ثالث خان ات ( أعم دة )‬
‫تحتوي على إيضاحات خاصة بالوثائق المرسلة‪.‬‬

‫الخانة األولى‪ :‬بها بيان الوثائق أي التعريف بها‪ ،‬وإعطاء فكرة عنها للمرسل إليه بلغة بسيطة وسهلة وموجزة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الخانة الثانية‪ :‬لبيان عدد الوثائق المرسلة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الخانة الثالثة‪ :‬وتخصص للمالحظات – أي الهدف من إرسال الوثيقة – و قد يكون عاما يعبر عنه بصيغة إدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫في جميع الحاالت سواء كان الهدف من اإلرسال عاما أو محددا‪ ،‬فإنه يمكن أن تتصدره صيغة اإلرسال التالية أحيانا‪:‬‬

‫يشرفني أن أوافيكم بالوثيقة المشار إليها جانبا قصد المصادقة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يشرفني أن أبعث إليكم بالوثائق المنصوص عليها جانبا قصد التأشيرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ومن الممكن أن تسمى الوثيقة المرسلة باسمها‪.‬‬

‫ورقة اإلرسال داخل الوحدة اإلدارية‬ ‫‪)2‬‬

‫تختلف من مصلحة إدارية إلى أخرى‪ ،‬ألنها تقديمها يبقى خاضعا الختيار المصالح وما تقتضيه منها نظره ا‪ ،‬ورغم اختالف‬
‫شكلها حسب المصالح‪ ،‬فإنها تحتوي على موضوع المراسلة‪ ،‬واسم المرسل إليه‪ ،‬والغاية من اإلرسال‪ .‬وتسميتها‪ :‬فهن اك من‬
‫يسميها ورقة التوجيه‪ ،‬وهناك من يعطيها اسم بطاقة توجيه وثيقة بين المصالح‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫وتتضمن الصفات العامة شأنها شأن الوثائق اإلدارية السالفة الذكر‪ ،‬إال أنها تتميز بميزة خاص ة و هي توس يط عنوانه ا على‬
‫الصفحة أسفل الرأس و التاريخ‪ ،‬وال تحتوي على جدول كورقة اإلرسال‪ 26،‬وعناصرها ستدرج كتابة في النموذج التالي‪:‬‬

‫الرباط في‪ 09 :‬فبراير ‪2022‬‬ ‫المملكة المغربية‬

‫وزارة االقتصاد والمالية‬

‫مديرية العامة للضرائب المباشرة وغير المباشرة‬

‫الكتابة العامة‬

‫رقم التسجيل‪ /1978 :‬م‪.‬ع ‪ /‬ك‪.‬ع‬

‫من السيد مدير الضرائب‬

‫إلى‬

‫السيد رئيس قسم تحصيل الضرائب‬

‫الدارالبيضاء‬

‫ورقة اإلرسال‬

‫مالحظات‬ ‫العدد‬ ‫نوع الوثائق‬

‫قصد االطالع على محتوياته والعمل على‬
‫نشره لدى المصالح التي ستتكلف بتطبيقه‪،‬‬
‫راجيا منكم إخباري في حينه بكل صعوبة‬
‫تعترض تطبيق هذا المنشور‪.‬‬
‫اسم و صفة الموقع‬
‫اإلمضاء‬
‫‪1‬‬ ‫منشور عدد ‪ 687‬بتاريخ ‪ 28‬أكتوبر‬
‫‪ 2021‬صادر عن وزير المالية‪ ،‬يتضمن‬
‫تعليمات لتطبيق القانون المتعلق بنظام‬
‫الضرائب المستحقة للجماعات المحلية‬
‫وهيئاتها‪.‬‬

‫مميش علي‪ ،‬رزاق العربي‪ " ،‬التحرير اإلداري"‪ ،‬المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وتحسين مستواهم‪ ،‬الجزائر‪ ،2010 ،‬ص ‪.71‬‬ ‫‪26‬‬

‫‪25‬‬
 ‫المطلب الثاني‪ :‬المذكرة‪ ،‬المحضر و التقرير‬
‫الفقرة األولى‪ :‬المذكرة‬
‫المذكرة وثيقة تعالج قضية جارية أو تجيب على قواعد مختلفة‪ ،‬ويمكن أن يك ون موض وعها لت دقيق المعلوم ات انطالق ا من‬
‫أس هل الط رق العملي ة إلى التعليم ات من الرئاس ة العلي ا و هي توج ه إم ا للمس توى الوس يط أو لم رؤوس‪ ،‬أو إلى مص لحة‬
‫مركزية تابعة لنفس اإلدارة الوزارية‪ ،‬كما تستعمل لعرض مسائل عادية على السلطات و على الوزير نفسه‪.‬‬

‫و المذكرة هي الطريقة العادية التي تحال بها التعليمات وفقا للهرم تنازليا‪ ،‬وهي التعبير الكتابي عن العالق ات بين المص الح‪.‬‬
‫كما تخضع لكافة القواعد التقديم المتبعة في الوثائق اإلدارية األخرى مع االحتراز في هذا الصدد ببعض مميزاتها الخاصة و‬
‫هي عنوانها الذي يتضمن كلمة ‘ مذكرة ‘ مردفة بذكر المرسل إليه مع صفته‪.‬‬

‫وتحريرها يكتسي أحيانا صورة غير مباشرة‪ ،‬بحيث يخاطب المرسل إليه بضمير الغي اب‪ .‬مث ال‪ :‬ي رجى من الس يد فالن بن‬
‫فالن ( الصفة الوظيفية)‪ .‬ولكن هذه الشكلية أصبحت قليلة جدا‪ ،‬وجرت العادة في تحرير المذكرة بأس لوب مباش ر وشخص ي‬
‫‪27‬‬
‫المعروف في الرسائل‪.‬‬

‫أسلوب المذكرة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫أن يكون أسلوبها واضحا‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أن تكون عبارتها الئقة ( ال تتضمن أي تحقير)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أن تكون عباراتها دقيقة ( غير غامضة)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أما الصيغة الالشخصية ال يلجأ إليها إال إذا كانت موجهة لمصلحة ألنها تعتبر أكثر تأثير في هذا الباب‪.‬‬

‫خصائص المذكرة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتضمن تعليمات تتعلق بنشاط المؤسسة أو اإلدارة وإرسالها‪:‬‬

‫يخضع دوما للتسلسل اإلداري التنازلي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يكون موضوعها واجب التنفيذ من طرف المعنيين بها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المذكرة واجبة اإلطالع قبل التنفيذ و التوقيع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أن يكون إلصدارها سبب معقول‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫األشخاص الملزمون بالمذكرة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ترسل المذكرة إلى مرسل إليه واحد‪ ،‬أو إلى مرس ل إليهم حيث ت ذيل باس م ك ل منهم‪ ،‬وينبغي في ه ذه الحال ة على‬
‫المعنيين باألمر أن يوقعوا أمام أسمائهم ليظهروا أنهم قد اطلعوا عليها‪:‬‬

‫‪  ‬مصطفى الداشي‪ ،‬عرض تقنية تحرير المراسالت اإلدارية‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.31‬‬ ‫‪27‬‬

‫‪26‬‬
 ‫إما من أجل التنفيذ‬ ‫‪‬‬

‫أو من أجل اإلخبار‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أنواع المذكرة‪:‬‬
‫وهي إما إدارية أو إخبارية‪.‬‬

‫المذكرة اإلدارية‪ :‬تصدرها اإلدارة العامة أو الوزارة أو المصلحة لما لها من سلطة الرقاب ة و التوجي ه على جمي ع‬ ‫‪.1‬‬
‫المستخدمين و الموظفين‪ ،‬وتتضمن تعليمات أو إرشادات تتعلق بتسيير المؤسسة ونشاطها‪ ،‬ويجب تطبيقها حرفي ا‪،‬‬
‫وال يجوز ألي كان االمتناع عن ذلك‪ ،‬وإال سيعتبر مخالفة تستوجب الجزاء‪.‬‬

‫المذكرة اإلخباري‪CC‬ة‪ :‬من الممكن أحيانا أن تت وفر على التحي ة االفتتاحي ة‪ ،‬وهي ال تتض من أن مع نى للس لطة‪ ،‬كم ا‬ ‫‪.2‬‬
‫تحمل خبرا معينا يهم الجميع‪ ،‬وتطبيقها ال يكتس ي أي إل زام‪ ،‬وتوج ه على الس واء من رئيس إلى م رؤوس‪ ،‬أو من‬
‫مرؤوس إلى رئيس‪.‬‬
‫‪28‬‬

‫حاالت استعمال المذكرة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إعطاء التعليمات‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫المحافظة على النظافة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مراعاة أوقات العمل‬ ‫‪‬‬

‫فتح مطعم داخل المؤسسة‬ ‫‪‬‬

‫إحداث قسم طبي أو اجتماعي‬ ‫‪‬‬

‫طلب إخبار‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الحاالت العائلية و التغييرات الطارئة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أسماء متطوعين لالشتراك في دروس تكميلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫معرفة أسماء الموظفين الراغبين في االنتقال إلى فرع جديد للمؤسسة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إعطاء توجيهات و أوامر‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الطريقة المتخذة أثناء حريق‪ ،‬مرض‪ ،‬حادثة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وسائل الوقاية المتخذة في المشاغل و األوراش‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نقل التوجيهات لتفقد العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلعالم بالزيارات الطبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مصطفى الداشي‪ ،‬عرض تقنية تحرير المراسالت اإلدارية‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.16‬‬ ‫‪28‬‬

‫‪27‬‬
 ‫القوانين المطبقة في استعمال الباحة المتخصصة لوقوف السيارات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫و أخيرا و بإجمال ينص و يرتكز موضوع المذكرة إما على اإلخبار أو التعليمات‪.‬‬

‫نموذج المذكرة‬

‫الرباط في ‪ 05 :‬مارس ‪2021‬‬ ‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫الكتابة العامة‬

‫مديرية الموارد البشرية و تكوين األطر‬

‫رقم التسجيل‪ /......... :‬م م ب ت أ‬

‫مذكرة إدارية‬

‫إلى السادة المكلفين ب م‪ .‬م‪ .‬ب‪ .‬ت‪ .‬أ‬

‫الموضوع‪ :‬توقيع البريد‬

‫في حالة غياب السيد مدير المؤسسة التعليمية ‪ ، ........‬يكلف مكانه السيد ‪ .........‬ملحق االقتصاد و االدارة بتوقيع جميع الوثائق الصادرة عن‬
‫المؤسسة‪ .‬نتيجة لذلك‪ ،‬و حتى يتم اإلسراع بهذه العملية فإنه يجب على المحررين و الكتاب عدم إدراج أية إشارة أسفل الوثائق التي ستقدم للتوقيع‬
‫بحيث سيوضع لهذا الغرض طابع باسم المدير أو ملحق االقتصاد واالدارة‪.‬‬

‫والسالم ‪.‬‬

‫اإلمضاء‬

‫‪28‬‬
 ‫الفقرة الثانية‪ :‬التقرير و المحضر‬

‫التقرير‬

‫يعتبر التقرير أحد وسائل االتصال الرسمي‪ ،‬وقد يكون شفاهيا يتم عرضه مباشرة وبصورة رسمية معينة‪ ،‬مع االعتم اد على‬
‫بعض االيضاح‪ .‬وقد يكون مكتوبا‪ ،‬ويعني في أساسه تقديم قدر من المعلومات حول أمر من األمور‪.‬‬

‫وتقسم التقارير إلى مجموع ة متنوع ة حس ب األغ راض والمه ام ال تي يخ دمها التقري ر‪ ،‬باعتب ار أن ك ل ش خص في موق ع‬
‫مسؤولية يجد نفسه مضطرا لكتابة التقرير‪ ،‬إما بمبادرة منه‪ ،‬أو بطلب من جهة محددة عن عمل قام به‪ ،‬أو نشاط شارك في ه‪،‬‬
‫أو عن أشخاص تحت إمرته‪ ،‬أو عن تجربة أجراها‪ ،‬أو عن سير عمل يشرف عليه…الخ‪.‬‬

‫و التقرير ينقسم من حيث طبيعته إلى‪:‬‬

‫تقرير عن عمل قائم فعال؛‬ ‫‪‬‬

‫تقرير عن إمكانية عمل مقترح‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫والفرق بينهما أن النوع األول تكون المعلومات متوافرة لدى كاتبه‪ ،‬و ما عليه إال تنظيمها و صياغتها و عرضها‪ ،‬أم ا الن وع‬
‫الثاني فعلى المحرر أن يقوم أوال بأبحاث نظرية و ميدانية‪ ،‬ثم يجمع النتائج التي يحصل عليها فيصنفها و يعرضها‪ .‬لذا‪ ،‬تع د‬
‫تقارير النوع األول مباشرة‪ ،‬بغض النظر عن طولها أو قصرها‪ .‬وفي إمكان كل موظف أن يكتبها‪ ،‬وال يستغرق وقتا طويال‪.‬‬
‫أما النوع الثاني فيحتاج إلى قدر من التخصص و العمل الذي يستغرق شهورا‪ ،‬وهو الذي يمثل البحوث العلمية‪.‬‬

‫أنواع التقرير فهي ‪:‬‬

‫التقري ر الدراس ي‪ :‬يق دم بع د دراس ة معمق ة لقض ية أو مس ألة تع الج من ط رف المح رر بتفس يرات واض حة و‬ ‫‪‬‬
‫استخالص العناصر المهمة للموضوع‪ ،‬واإلدالء باقتراحات‪.‬‬

‫التقرير التفتيشي‪ :‬يقدمه الرئيس عند قيامه بجولة لمراقبة الموظفين و المص الح التابع ة ل ه‪ ،‬فيع رض في ه الوق ائع‬ ‫‪‬‬
‫المستنتجة بكامل الدقة مع تقييم لنشاط كل واحد منهم و لسير المصلحة‪.‬‬

‫تقرير تأديبي‪ :‬يوجهه ال رئيس إلى س لطة تسلس لية علي ا إلبالغه ا بس وء المعامل ة أح د أعوان ه من أج ل معاقبت ه‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫ويعرض بكل وضوح وحسب التسلسل الزمني كل الوقائع المنسوبة إليه مع اقتراح تأديبة‪.‬‬

‫التقرير الدوري‪ :‬يكون شهريا أو ثالثة أشهر أو سنويا‪ ،‬ويتخ ذ عام ة ب إجراء تنظيمي‪ ،‬كم ا يس تعمل لتق ييم نش اط‬ ‫‪‬‬
‫مصلحة خالل فترة معينة‪ ،‬ويحرر بناء على نقط محددة يجب معالجتها‪ .‬و تشمل هذه العملية إج راء مقارن ات بين‬
‫مصلحة و أخرى‪ ،‬أو بين سنة و أخرى‪.‬‬
‫‪29‬‬

‫شكلية تقديم التقرير‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫مصطفى الداشي‪ ،‬عرض تقنية تحرير المراسالت اإلدارية‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.24‬‬ ‫‪29‬‬

‫‪29‬‬
‫يشمل الشكل المعتاد في المستندات اإلدارية األخرى‪ ،‬إال أنه يتم يز عنه ا بعنوان ه ال ذي يس مى باس مه " تقري ر" ‪ ،‬و كتاب ة‬
‫التاريخ أسفله‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬

‫تقرير‬

‫إلى السيد‪…………… :‬‬

‫حول‪.…………… :‬‬

‫‪ ‬و عند االنتهاء من تحريره‪ ،‬في نهاية الصفحة األخيرة إذا كان متعدد الصفحات على اليسار يكتب عبارة‪:‬‬

‫حرر بالحسيمة في ‪..………… :‬‬

‫اإلمضاء‬

‫‪30‬‬
 ‫نموذج التقرير‬
‫المملكة المغربية‬

‫وزارة التربية الوطنية و التعليم األولي و الرياضة‬

‫األكاديمية الجهوية للتربية و التكوين جهة طنجة تطوان الحسيمة‬

‫المديرية اإلقليمية الحسيمة‬

‫مركز التوجيه و التخطيط‬

‫رقم‪……… /.……… :‬‬

‫‪ ‬‬

‫تقرير‬
‫إلى السيد رئيس مركز التوجيه و التخطيط‬

‫‪ ‬‬

‫الموضوع‪ :‬حول الزيارات التفتيشية ألقسام الداخلية بالمؤسسات التعليمية‬

‫‪ ‬‬

‫تنفيذا لتوجيهات األكاديمية الجهوية للتربية و التكوين بجهة طنجة تطوان الحسيمة خالل االجتماع المنعقد بتاريخ……‪ .‬بشأن القيام بجوالت‬
‫تفتيشية ألقسام الداخلية للمؤسسات التعليمية التابعة لإلقليم؛ وذلك قصد الوقوف في عين المكان على سير عملية اإلطعام و اإليواء و االطالع على‬
‫الظروف العامة التي تمر بها‪ .‬قمت بزيارة المؤسسة التعليمية ……… وذلك يوم الخميس ……… على الساعة الثانية زواال ‪ ،‬و هو قسم داخلي‬
‫خاص بالتالميذ الوافدين على المؤسسة‪.‬‬

‫و بعد االتصال بمدير المؤسسة و حارس العام للداخلية و االطالع على الوثائق و السجالت الخاصة بالقسم الداخلي‪ ،‬قمت بزيارة لألقسام التي كان‬
‫يبلغ عددها أربعة‪ ،‬حيث تم إجراء حوار مع العاملين و التالميذ الداخلية عن ظروف تقديم اإلطعام و اإليواء ومدى مالئمتها من طبيعة عملهم‪ ،‬وقد‬
‫أجمعوا على ضرورة تغييرها وجعلها تساير طموحاتهم ورغبتهم في تكوين يساعدهم على تحسين أوضاعهم‪.‬‬

‫‪ ‬أما فيما يتعلق بنسبة الحضور فيمكن القول أن نسبة البأس بها بالمقارنة مع عدد المسجلين‪ ،‬إذ من مجموع المسجلين الذين يبلغ عددهم ‪ 80‬حضر‬
‫‪ ، 76‬و الفضل في ذلك يرجع إلى السادة المشرفين على القسم الداخلي الذين بذلوا مجهودات جبارة لحث التالميذ على المواظبة و الحفاظ على نظام‬
‫و نظافة األقسام الداخلية‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫حرر بالحسيمة في …‪..‬‬

‫رئيس مصلحة …‪.......‬‬

‫‪31‬‬
 ‫المحضر‬

‫المحضر وثيقة ذات طابع رسمي‪ ،‬تخصص للشهادة على صحة الوقائع أو األحداث‪ ،‬فيتحمل كاتبها المس ؤولية بتوقيع ه على‬
‫هذه الوثيقة‪ ،‬وهي سرد موجز لوقائع اجتماع‪ ،‬وجلسة‪ ،‬أو حادث معين‪ ،‬حيث يعرض فيها محررها بكل دق ة وموض وعية ما‬
‫‪30‬‬
‫راج أو ما وقع أو ما سمع أو ما قيل خالل ذلك‪.‬‬

‫تسمية كاتب المحضر‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫كاتب المخضر يسمى مقررا؛‬ ‫‪‬‬

‫المقرر ال يبدي آراه الشخصية في الموضوع؛‬ ‫‪‬‬

‫المقرر ال يحلل الوقائع؛‬ ‫‪‬‬

‫المقرر ال يقترح حلوال؛‬ ‫‪‬‬

‫كتابة المحضر يجب أن تكون آنية؛‬ ‫‪‬‬

‫كتابة المحضر تتطلب حضور المقرر وتتبعه لكل األشغال؛‬ ‫‪‬‬

‫يمكن للمقرر أن يستعين ببعض المطبوعات أو التسجيالت الصوتية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪31‬‬
‫أنواع المحاضر‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪procès-verbal de constat‬‬ ‫محضر معاينة‬ ‫‪‬‬

‫‪procès-verbal d’enchères‬‬ ‫محضر مزاد‬ ‫‪‬‬

‫‪procès-verbal d’enquete‬‬ ‫محضر تحقيق‬ ‫‪‬‬

‫‪procès-verbal d’une séance‬‬ ‫محضر جلسة‬ ‫‪‬‬

‫‪procès-verbal de saisie‬‬ ‫محضر حجز‬ ‫‪‬‬

‫‪procès-verbal d’avarie‬‬ ‫محضر إثبات خسارة‬ ‫‪‬‬

‫(‪compte-rendu de réunion )procès verbal‬‬ ‫محضر اجتماع‬ ‫‪‬‬

‫‪ 30‬عبدهللا إنجار‪, ،‬عرض " تقنيات‪ I‬التواصل و التحرير اإلداري "‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.19‬‬
‫‪ 31‬المحـــــــضر ‪ – Le compte-rendu‬مـدونة عبد الكريم خيطاس (‪ ،)wordpress.com‬تاريخ الزيارة‪ 23/02/2022 :‬على الساعة‬
‫‪.13:00‬‬

‫‪32‬‬
 ‫‪32‬‬
‫عناصر المحضر‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫المقدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تاريخ انعقاد االجتماع ومكانه‬ ‫‪‬‬

‫الترتيبات التمهيدية الفتتاح االجتماع‬ ‫‪‬‬

‫نوع االجتماع (اجتماع عادي أو استثنائي)‬ ‫‪‬‬

‫األعضاء الحاضرون‬ ‫‪‬‬

‫تعيين الحاضرين بأسمائهم أو بعددهم في حالة الكثرة مع اإلشارة إلى الئحة الحضور‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تعيين المتغيبين باعتذار‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تعيين المتغيبين بدون اعتذار‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تعيين الممثلين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تكوين المكتب الذي سيسر الجلسة أو االجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلشارة إلى الترتيبات القانونية قد احترمت‪ ،‬وخاصة النصاب القانوني لالجتماع ( ‪. )Quorum‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلشارة باختصار لبعض الجزئيات ( تقديم التهاني‪ ،‬أو قراءة برقية‪ ،‬أو تعزية…إلخ‪.).‬‬

‫العرض‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد نقط جدول األعمال الذي يشتمل في غالب الحاالت على النقط التالية‪:‬‬

‫التقرير األدبي ‪ ) rapport moral ( :‬ويحتوي غالبا نظرة إجمالية على تسيير المؤسسة خالل السنة المنصرمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلشارة إلى المنجزات التي تم تحقيقها‬ ‫‪‬‬

‫اإلشارة إلى ما لم يتم تنفيذه‪ ،‬و إلى الصعوبات التي تكون قد طرأت مع بيان األسباب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التقرير المالي‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم إلقاؤه من طرف مراقب الحسابات أو أمين المال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتضمن هذا التقرير نظرة عن الوضعية المالية للمؤسسة خالل سنة معينة‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫مناقشة التقريرين‬ ‫‪‬‬

‫المصادقة على التقرير األدبي‬ ‫‪‬‬

‫موسى قطاري‪ " ،‬التحرير اإلداري" ‪ ،‬جامعة الجياللي بونعامة خميس مليانة الجزائر‪ ،‬ص ‪.26‬‬ ‫‪32‬‬

‫‪33‬‬
 ‫المصادقة على التقرير المالي‬ ‫‪‬‬

‫تعيين المراقب المالي‬ ‫‪‬‬

‫نقط مختلفة‬ ‫‪‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تشير الخاتمة إلى الكيفية التي انتهى بها االجتماع‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫رفعت الجلسة في الساعة…‪..‬‬ ‫‪‬‬

‫أو انتهى االجتماع العادي للجمعية على الساعة ……‪ .‬يوم ……… بعد ت دارس ك ل النق ط المس جلة في ج دول‬ ‫‪‬‬
‫أعمال االجتماع‪.‬‬

‫‪34‬‬
 ‫نموذج ‪ 1‬للمحضر‬
‫المملكة المغربية‬

‫بيان التسلسل اإلداري‬

‫‪ ‬‬

‫رقم التسجيل‪.………/..…… :‬‬

‫‪ ‬‬

‫محضر مقتبس من المحضر القضائي‬

‫‪ ‬‬

‫في يوم …… على الساعة …… نحن فالن بن فالن (اإلطار)‪ ،‬العامل ب ( اإلدارة التي ينتمي إليها)‪ ( ،‬الصفة الوظيفية) ‪،‬‬
‫بمقتضى…‪ ..… ..‬ن ستمع ب ( المكان) للمسمى فالن الفالني (جنسيته‪ -‬تاريخ و مكان ازدياده‪ -‬اسم والديه‪ -‬حالته العائلية‪ -‬عدد‬
‫األطفال‪ -‬مهنته‪ -‬عنوانه‪ -‬الحامل لبطاقة التعريف الوطنية عدد……‪ ..‬والمسلمة له بتاريخ………‪(..‬المكان)‪ .‬والذي يدلي لنا‬
‫بالتصريح التالي‪..………… .……………………… :‬‬
‫………‪.......................................................................................................................................... .‬‬
‫‪.....................................................................................................................................................‬‬
‫‪....................................................................................................................................................‬‬

‫وبعد تالوة المحضر على المعني باألمر وافق على ما جاء فيه‪ ،‬فوقع ووقعنا معه‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫حرر بتطوان في‪.……… :‬‬

‫توقيع العون‬ ‫توقيع المصرح‬

‫‪ ‬‬

‫‪35‬‬
 ‫نموذج ‪ 2‬لمحضر اجتماع‬

‫المملكة المغربية‬

‫بيان التسلسل اإلداري‬

‫‪ ‬‬

‫رقم التسجيل‪………/..… :‬‬

‫‪ ‬‬

‫محضر اجتماع اللجنة المتساوية األعضاء المختصة إزاء سلك‪.....................………...‬‬

‫رقم ……………‪..................................................................................‬‬

‫‪ ‬‬

‫اجتمعت يوم ……‪ ..‬على الساعة ………‪ .‬اللجنة المتساوية األعضاء رقم ………المختصة إزاء سلك‪...................‬‬

‫حضر أشغال هذه الجلسة‪:‬‬

‫ممثل اإلدارة‪:‬‬ ‫—‬

‫السيد …………… الدرجة …………‪ .‬بصفته رئيسا‪.‬‬

‫ممثل الموظفين‪:‬‬ ‫—‬

‫السيد ……………‪ .‬الدرجة …………‪ ..‬بصفته عضوا‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫ويتضمن جدول األعمال المقدم إلى اللجنة المذكورة أعاله ما يلي‪:‬‬

‫جدول الترسيم في الدرجة بالنسبة للذين قضوا سنة واحدة من التمرين‪.‬‬ ‫—‬

‫جدول إعادة الترتيب بالنسبة للذين تم ترسيمهم برسم سنة ……… ‪.‬‬ ‫—‬

‫جدول الترقي العادي في الرتبة عن سنة ‪. ...................................‬‬ ‫—‬

‫‪ ‬‬

‫وبعد أن تداول أعضاء اللجنة اإلدارية المتساوية األعضاء حول النقط المدرجة بجدول األعمال‪ ،‬وافقوا باإلجماع على تطبيق المقترحات‬
‫المقدمة إليهم و المبينة في الئحة الترقي المضافة إلى هذا المحضر‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫حرر ب ……… في‪..………… :‬‬

‫إمضاء الرئيس و أعضاء اللجنة‬

‫‪36‬‬
 ‫خاتمة‬
‫وعلى سبيل الختم يمكن القول أن قيمة الشخص ال تتوق ف على مق دار م ا يحمل ه من معرف ة وإنم ا تتوق ف على قدرت ه على‬
‫استخدام تلك المعارف وتوظيفها بالشكل الصحيح واستعمال األسلوب المناسب في الوقت المناسب واعتماد الش كل الص حيح‬
‫في المكان المالئم‪.‬‬

‫التحرير اإلداري أساس الحياة في اإلدارة فمن خالله يتم نقل المعلومات واآلراء واألفكار وتحفيز الع املين وتنس يق مه امهم‬
‫الوظيفية وحل المشاكل التي تعترض العمل اإلداري كما يقوم على االنسجام والتناغم وتكامل األدوار بين المرسل والمرس ل‬
‫إليه في عملية ديناميكي ة تق وي ج ودة التنظيم اإلداري وتحاف ظ على انس جامه واس تقراره وتع اون أف راده في إط ار اح ترام‬
‫الضوابط الموضوعية والشكلية للتحرير اإلداري خدمة للصالح العام وجودة العمل المؤسساتي وسالمة القرارات‪.‬‬

‫إن تطور وسائل التواصل تعكس كذلك تطور تقنيات التواصل اإلداري‪ ،‬فاإلدارة جزء من البيئة االجتماعية ل ذا تق دم وس ائل‬
‫تواصلها مرتبط بتغيير بوسائل التواصل العامة‪ ،‬فاإلدارة تقوم بعدة تواصالت إدارية حسب غاياتها و أهدافها‪ ،‬منها التواصل‬
‫الداخلي أي التواصل بين الرئيس و المرؤ;سين‪ ،‬و بين المصالح و األقسام في مختل ف اختصاص اتهم‪ ،‬والتواص ل الخ ارجي‬
‫بين اإلدارة و اإلدارة‪ ،‬عبر وسائل التواصل التكنولوجية أو المراسلة اإلدارية‪.‬‬

‫‪37‬‬
‫المراجع المعتمدة‬

‫‪38‬‬