‫التراسل اإلداري و الوثائق اإلدارية‬

‫المرتبطة بمهام التدريس‬

‫من تأطير‪:‬‬ ‫من إنجاز األستاذات المتدربات ‪:‬‬

‫صفاء قطراني‬
‫األستاذ الفالح‬
‫خديجة موفيد‬
‫سارة مبارك‬
‫أسماء مصدر‬
‫فاطمة الزهراء امريس‬
 ‫التصميم‬
‫‪ .1‬التراسل اإلداري‬
‫‪ .2‬الوثائق اإلدارية‬

‫‪ 1.2‬الوثائق اإلدارية العامة‬

‫‪ 2.2‬الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬

‫‪ 3.2‬الوثائق اإلدارية الخاصة باإلثبات‬

‫‪ 4.2‬الوثائق اإلدارية الخاصة بالتوجيه و األمر‬

‫توجيهات عامة لها عالقة بالمراسالت‬ ‫خاتمة‪:‬‬
‫اإلدارية‬
 ‫التراسل اإلداري‬

‫التراسل اإلداري هو عملية نقل المعلومات من شخص إلى شخص آخر‬ ‫تعريف التراسل‬
‫اإلداري‪:‬‬
‫بطريقة تجعل المستقبل يفهم المعنى المطابق لما يقصد المصدر‬
‫للمعلومة‪,‬سواء عن طريق مراسالت مكتوبة أو مراسالت رقمية‬
‫إلكترونية أو هاتفية‪.‬‬
 ‫التراسل اإلداري‬ ‫القواعد العامة‬
‫للتراسل اإلداري ‪:‬‬

‫االسم‬ ‫احترام السلم‬

‫المرسل‬ ‫الحمدلة‬ ‫اإلداري‬
‫إليه‬ ‫والبسملة‬ ‫المعنوي‬

‫التاريخ‬ ‫الرأس‬ ‫وضوح الخط‬ ‫المرجع‬

‫شخصية‬
‫األوراق‬ ‫التحية‬ ‫النسخ‬
‫الرسالة‬

‫المرفقات‬ ‫التوقيع‬ ‫االختتام‬ ‫الصياغة‬

‫الموضوع‬
 ‫الوثائق اإلدارية‬

‫تعريف الوثيقة‬
‫‪‬الوثائق اإلدارية هي الوثائق التي تنتجها اإلدارات المكتوبة منها أو‬ ‫اإلدارية ‪:‬‬

‫الرقمية كالسجالت و الملفات و المراسالت و المذكرات و المطبوعات أو‬

‫الوثائق التي تحتوي على معطيات أو معلومات إدارية و تربوية أو أي‬
‫شكل توثيقي رسمي يتسم بالصفة القانونية‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬

‫الرسالة اإلدارية‪:‬‬
‫يتم التواصل عبر قنوات متعددة من بينها الكلمة المكتوبة التي يصدرها المرسل إلى‬
‫المرسل إليه‪ ،‬و هذا األسلوب يطلق عليه مصطلح الرسالة اإلدارية‬

‫الرسالة اإلدارية الخاصة‪:‬‬ ‫الرسالة اإلدارية العامة‪:‬‬

‫يشار فيها إلى األسماء الشخصية‬
‫يتم التوجه بالرسالة إلى إحدى وحدات‬
‫للمرسل إليهم يتعلق األمر برسائل‬
‫الهيكل اإلداري‪ ،‬فقد يكون المخاطب‬
‫اإلدارة إلى شخص بعينه‪ ،‬سواء‬
‫مديرية أو قسما أو مصلحة أو أحد‬
‫كان شخصا ذاتيا أو شخصا‬
‫العاملين باإلدارة‪ .‬و بعبارة أخرى‪ ،‬فإن‬
‫اعتباريا‪ ،‬شركة وطنية‪ ،‬أو‬
‫هذا الصنف من الرسائل ال يخرج عن‬
‫مؤسسة عمومية‪ ،‬أو تعاضدية‪ ،‬أو‬
‫نطاق الهيكل اإلداري‪.‬‬
‫هيأة نقابية‪.‬‬
 ‫خصائص الرسالة‬
‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫اإلدارية الخاصة‬

‫نموذج لرسالة إدارية خاصة‬ ‫تصميم الرسالة اإلدارية الخاصة‬

 ‫خصائص الرسالة‬
‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫اإلدارية العامة‬

‫نموذج الرسالة اإلدارية العامة‬ ‫تصميم الرسالة اإلدارية العامة‬

 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫خصائص الرسالة‬
‫اإلدارية العامة‬

‫نموذج الرسالة اإلدارية العامة‬ ‫تصميم الرسالة اإلدارية العامة‬

 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫خصائص الرسالة‬
‫اإلدارية العامة‬

‫نموذج الرسالة اإلدارية العامة‬ ‫تصميم الرسالة اإلدارية العامة‬

 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬

‫المذكرة‪:‬‬
‫أداة تواصل كتابية فيما بين الموظفين بمختلف درجاتهم‪ ،‬فيتم توجيهها من أعلى إلى أسفل أو من‬
‫أسفل إلى أعلى‪ ،‬أو من درجة إلى أخرى مساوية لها‪ ،‬و ذلك داخل نفس الوحدة اإلدارية‬
‫المذكرة العامة‪:‬‬ ‫المذكرة التركيبية أو‬ ‫المذكرة المصلحية‪:‬‬
‫يقصد بها المذكرة التي قد‬ ‫التحليلية‪:‬‬ ‫تعتبر المذكرة المصلحية وسيلة‬
‫تتناول مواضيع مختلفة‬ ‫يكون الهدف من هذه المذكرة توفير‬ ‫اتصال أساسية بالنسبة للمسؤول‬
‫تهم النشاط الذي تقوم به‬ ‫المقترحات الضرورية و اآلراء‬ ‫اإلداري لتبليغ توجيهاته و‬
‫اإلدارة لمتابعة تنفيذ‬ ‫المفيدة للجهات المعنية داخل اإلدارة‬ ‫أوامره إلى مرؤوسيه‪ ،‬إذ يقع‬
‫المشاريع الموضوعة و‬ ‫أو خارجها‪ .‬و لذلك فإن المذكرة‬ ‫عليه دور هام في اإلنجاز و‬
‫تقسيمها‪ ،‬و توجيه‬ ‫التركيبية تأخذ صورة بحث فني‬ ‫التنظيم‪ ،‬ووضع أهداف اإلدارة‬
‫الموظفين و مراقبة آدائهم‪،‬‬ ‫لموضوع معين‪ ،‬و تقدم خالصة‬ ‫في صيغتها النهائية موضوع‬
‫و تنبيههم إلى إصالح ما‬ ‫تركيبية لنتائج هذا البحث بما يساهم‬ ‫التنفيذ‪.‬‬
‫قد يعتري عملهم من‬ ‫في معالجة قضايا اإلدارة الفعلية في‬
‫ضعف حتى يمكن تحقيق‬ ‫مختلف ميادينها الوظيفية‪.‬‬
‫األهداف المنشودة‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫خصائص المذكرة‬
‫المصلحية‪:‬‬

‫نموذج المذكرة المصلحية‬ ‫تصميم المذكرة المصلحية‬

‫‪-‬بيان السلطة اإلدارية المختصة‬

‫‪-‬مكان و تاريخ إنشاء الوثيقة‪.‬‬
‫‪-‬الرقم الترتيبي للمذكرة‪ :‬يوضع مباشرة أسفل السلطة‬
‫المصدرة للوثيقة‬
‫‪-‬العنوان‪ :‬مذكرة مصلحية مع رقم ترتيبها‪.‬‬
‫‪-‬تسمية المرسل إليهم‪:‬يشار إليهم في الغالب في أعلى‬
‫وسط الصفحة أو يسارها‪,‬و أحيانا أخرى يمكن اإلشارة‬
‫إليهم في يمين أسفل الصفحة قبالة التوقيع‪.‬‬
‫‪-‬الموضوع‬
‫‪-‬العرض‪:‬التعليمات و التدابير الداخلية المتخذة‪,‬و أهدافها‪.‬‬
‫‪-‬التوقيع‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫خصائص المذكرة‬
‫النركيبية أو التحليلية‪:‬‬

‫نموذج لمذكرة نركيبية أو تحليلية‬ ‫تصميم المذكرة النركيبية أو التحليلية‬

‫‪‬بيان السلطة اإلدارية المختصة‬

‫‪‬الرقم الترتيبي للمذكرة‬
‫‪‬تحديد صفة المرسل إليهم‪.‬‬
‫‪‬الموضوع‪.‬‬
‫‪‬صفة و إسم المرسل أسفل المذكرة‬
‫‪‬تأخذ صورة بحث فني لموضوع معين‬
‫‪‬تقدم خالصة تركيبية لنتائج هذا البحث بما يساهم في‬
‫معالجة قضايا اإلدارة الفعلية في مختلف ميادينها الوظيفية‬
‫‪ ‬تعتمد المذكرة التركيبية على منهجية‬
‫جمع الحقائق و المعطيات اإلحصائية أو االقتصادية أو‬
‫االجتماعية و تحليلها و استخالص العناصر الواجب‬
‫استخدامها‪ ،‬مادية كانت أو بشرية لتحقيق النتائج و األهداف‬
‫المرغوب فيها‪.‬‬
‫‪ ‬يتضح من التعريف السابق أن المذكرة التركيبية تحتاج‬
‫إلنجازها و تحريرها إلى قدرة عالية على الدراسة و التحليل‬
‫و التنقيب‪ ،‬و هذا يقتضي بالطبع االستعانة في تحريرها‬
‫بذوي الخبرة العلمية و الموهبة التحليلية‪.‬‬
 ‫خصائص المذكرة‬
‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫النركيبية أو التحليلية‪:‬‬

‫نموذج لمذكرة نركيبية أو تحليلية‬ ‫تصميم المذكرة التركيبية أو التحليلية‬

‫‪‬بيان السلطة اإلدارية المختصة‬

‫‪‬الرقم الترتيبي للمذكرة‬
‫‪‬تحديد صفة المرسل إليهم‪.‬‬
‫‪‬الموضوع‪.‬‬
‫‪‬صفة و إسم المرسل أسفل المذكرة‬
‫‪‬تأخذ صورة بحث فني لموضوع معين‬
‫‪‬تقدم خالصة تركيبية لنتائج هذا البحث بما يساهم في‬
‫معالجة قضايا اإلدارة الفعلية في مختلف ميادينها الوظيفية‬
‫‪ ‬تعتمد المذكرة التركيبية على منهجية‬
‫جمع الحقائق و المعطيات اإلحصائية أو االقتصادية أو‬
‫االجتماعية و تحليلها و استخالص العناصر الواجب‬
‫استخدامها‪ ،‬مادية كانت أو بشرية لتحقيق النتائج و األهداف‬
‫المرغوب فيها‪.‬‬
‫‪ ‬يتضح من التعريف السابق أن المذكرة التركيبية تحتاج‬
‫إلنجازها و تحريرها إلى قدرة عالية على الدراسة و التحليل‬
‫و التنقيب‪ ،‬و هذا يقتضي بالطبع االستعانة في تحريرها‬
‫بذوي الخبرة العلمية و الموهبة التحليلية‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬
‫مذكرة التقديم‪:‬‬
‫‪‬تتميز عن المذكرات بكونها‬
‫ال تحتاج إلى مرسل إليه‬
‫محدد‪.‬‬
‫‪ ‬األصل فيها أن تكون‬
‫بمثابة التقديم لوثيقة إدارية ‪،‬‬
‫سواء كانت قرارا أو الئحة أو‬
‫مشروعا‪.‬‬
‫‪ ‬تفيد في التعرف على خلفية‬
‫الموضوع الذي تعرضه‬
‫‪‬توفر فرصة حسنة للمعنيين‬
‫التخاذ التدابير المناسبة في‬
‫دراسة الموضوع‬
‫خصائص المذكرة‬
‫العامة ‪:‬‬
‫خصائص المذكرة العامة‬
‫المذكرة االستفسارية‪:‬‬ ‫المذكرة اإلخبارية‪:‬‬
‫تتخذ هذه المذكرة عادة شكل‬
‫‪‬لفت انتباه المرؤوسين إلى إنجاز‬
‫االتصال الرأسي‪ ،‬أي أنها‬
‫عمل معين‪ ،‬و توضيح ما يجب‬
‫تتجه من الرئيس إلى‬
‫القيام به‪ ،‬و كيفية ذلك‪.‬‬
‫المرؤوس بغرض الحصول‬
‫‪‬طلب توضيحات بشأن مدى تنفيذ‬
‫على معلومات محددة‪ .‬و‬
‫المرؤوسين لمهامهم الموكولة إليهم‪.‬‬
‫كمثال لهذه المذكرات نجد‬
‫‪‬إبالغ المستقبل معلومات معينة‬
‫مذكرة االستفسار عن أسباب‬
‫أو استيضاحه حول بعض األمور‬
‫مغادرة موظف لعمله أو‬
‫‪ ‬وسيلة لتبادل األفكار و‬
‫استفساره عن عدم االلتحاق‬
‫المعطيات بين وحدات اإلدارة‪.‬‬
‫بمنصبه‬
‫‪‬إعالم الكل بمبادئ اإلدارة و‬
‫توجيهاتها و إرشاداتها و التعريف‬
‫بخدماتها و أنشطتها‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫ورقة اإلرسال ‪:‬‬

‫نموذج ورقة اإلرسال‬ ‫تصميم ورقة اإلرسال‬

‫‪‬الجزء األعلى من الورقة‪ :‬عناصر و بيانات الجهة اإلدارية‬

‫‪‬في وسط الصفحة‪ :‬يشار إلى العنوان بهذه العبارة‪* :‬ورقة‬
‫اإلرسال* ‪.‬‬
‫‪‬في الجزء األوسط‪ :‬يتم تقسيمه إلى ثالث خانات عمودية‪:‬‬
‫الخانة اليسرى‪ ،‬تخصص لنوع الوثائق المرسلة مع ملخص‬
‫لموضوعها‪ ،‬كما يمكن ترقيمها في حالة تعددها‪.‬‬
‫الخانة الوسطى‪ :‬يعين فيها عدد النسخ من كل وثيقة منقولة أر‬
‫مرسلة‪.‬‬
‫الخانة اليمنى‪ ،‬توضع فيها المالحظات و الهدف من المراسلة‪،‬‬
‫من قبيل‪:‬‬
‫"يشرفني أن أوافيكم ب ‪ /...‬أن أوجه إليكم‪ /‬أن أبعث إليكم ب‬
‫‪".....‬‬
‫قصد التوقيع‪,‬قصد المصادقة‪,‬قصد االطالع‪,‬قصد‬
‫االختصاص‪,‬للموافاة بعناصر الجواب‪,‬قصد التنفيذ‪,‬لكل غاية‬
‫مفيدة‪...‬‬
‫‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬
‫الدعوة‬
‫وسيلة لالتصال من أسفل‬
‫الى أعلى أو من أعلى الى‬
‫أسفل‪ ،‬بأفراد التنظيم‬
‫اإلداري أو بالعموم‬
‫بغرض استدعائهم‬
‫لحضور مراسيم احدى‬
‫المناسبات الرسمية‪ ،‬من‬
‫مثل حفالت التدشين أو‬
‫تكريم األشخاص‪ ،‬أو‬
‫الحفالت التي تقام بمناسبة‬
‫بعض األعياد الوطنية أو‬
‫الدينية‪.‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬
‫االستدعاء‬ ‫االعالن‬ ‫البالغ‬
‫يقصد باالستدعاء الوثيقة‬ ‫في إطار اتصالها الخارجي‬ ‫البالغ وثيقة تستعملها‬
‫التي توجهها الوحدات‬ ‫اإلدارة لالتصال الخارجي تستعمل اإلدارة اإلعالن‬
‫اإلدارية والموظفون‬ ‫بغرض ابالغ العموم أو‬ ‫بينها وبين العموم‪ ،‬التي‬
‫لبعض مصالح التنظيم‬ ‫فئة معينة منه أخبار‬ ‫من خاللها تستطيع اإلدارة‬
‫أن تعلن من خاللها للعموم أنشطتها المقرر اجرائها اإلداري أو جهات خارجية‬
‫لحضور اجتماعات معينة‪.‬‬ ‫‪.‬في زمن محدد‬ ‫عن قراراتها وتوجيهاتها‬
‫وارشاداتها‪ ،‬ولذلك فان‬
‫البالغ يكتسي أهمية بالغة‬
‫من حيث انه يساعد على‬
‫التعريف بأنشطة اإلدارة‬
‫وخدماتها على نطاق واسع‬
‫بين الناس‪.‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬ ‫خصائص البالغ‪:‬‬

‫نموذج لبالغ‬ ‫تصميم البالغ‬

‫‪‬بيان السلطة اإلدارية المصدرة للبالغ‬

‫‪‬عنوان البالغ‬
‫‪‬نص البالغ‬
‫‪‬توقيع مصدر البالغ‬
‫‪‬أن يكون واضح العبارات‪ ،‬سهل األلفاظ‬
‫‪‬أن يستهل دائما بجملة تبين مصدره‪ ’’ :‬يتشرف رئيس‬
‫المجلس البلدي أن ينهي الى علم العموم……… ‪.‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬ ‫خصائص االعالن‪:‬‬

‫نموذج إلعالن‬ ‫تصميم االعالن‬

‫ال يختلف اإلعالن في بنائه وهيكلته عن البالغ‪ ،‬فهو‬

‫أيضا يشار في رأس صفحته الى السلطة اإلدارية‬
‫المصدرة له‪ ،‬ثم توضع كلمة إعالن في أعلى صدر‬
‫الصفحة‪ ،‬مضافا اليه الجهة المقصودة به عند االقتضاء‬
‫ويلي ذلك مباشرة نص اإلعالن‪ ،‬فالتوقيع‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬ ‫خصائص االستدعاء‪:‬‬

‫نموذج الستدعاء‬ ‫تصميم االستدعاء‬

‫‪ ‬موضوع االجتماع‬
‫‪ ‬تحديد جدول األعمال‪ ،‬يتم ذلك بتعيين مجموعة البنود‬
‫والقضايا التي ستعرض على االجتماع لمناقشتها‬
‫‪ ‬تعيين مكان االجتماع بدقة المدينة‪-‬عنوان المؤسسة‬
‫التي ستحتضن االجتماع القاعة‬
‫‪ ‬الجهات المعينة باالجتماع‬
‫‪ ‬الجهة المنظمة باالجتماع‬
‫‪ ‬تحديد الجهة التي ستتولى تسيير االجتماع أو رئاسته‬
‫غير أنه يجب أن يالحظ أن االستدعاء‪ ،‬غالبا ما يرفق‬
‫بورقة تحدد خلفية االجتماع وأسباب انعقاده واألهداف‬
‫المتوخاة منه‪ ،‬فضال عن الئحة الدعويين وصفاتهم‪،‬‬
‫وأحيانا أدوارهم في االجتماع‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬ ‫خصائص الدعوة‪:‬‬

‫نموذج لدعوة‬ ‫تصميم الدعوة‬

‫‪‬موضوع االجتماع‬
‫‪‬جدول االجتماع‬
‫دعوة‬ ‫‪‬التاريخ وساعة بداية االجتماع‬
‫بمناسبة نهاية الموسم الدراسي‬ ‫‪‬المكان المخصص لالجتماع‬
‫‪‬الشخص الذي يرأس االجتماع‬
‫يتشرف‬
‫مدير إعدادية ابن بطوطة بدعوة سيادتكم لحضور‬
‫حفل توزيع الجوائز على التالميذ المتفوقين الذي‬
‫سيقام بهذه المناسبة يوم السبت ‪ 28‬يونيو ‪2001‬‬
‫في الساعة الرابعة مساء‪,‬بقاعة المحاضرات الكبرى‬
‫‪.‬لإلعدادية‬
‫هي وثائق ادارية تحدد الوضعيات االدارية و المالية و‬ ‫القرارات‬
‫المهنية للموظف نذكر منها قرارات الترقية و تغيير‬ ‫االدارية و‬
‫االطار ‪ ,‬قرارات التعيين و االنتقال ‪... ,‬‬ ‫المهنية‬
‫هي وثائق عبارة عن ورقة أو أكثر تستعمل لجمع‬
‫معلومات أو لتقديم خدمات تشمل بيانات ثابتة يتم‬ ‫المطبوعات‬
‫تعبئتها نذكر منها مطبوع طلب الرخصة ‪ ,‬مطبوع‬ ‫االدارية‬
‫استئناف العمل ‪...‬‬
‫هي من الوسائل الحديثة التي أصبحت متداولة داخل‬
‫االدارة‪ ،‬توظف فيها تكنولوجيات االعالم و التواصل‬ ‫الوثائق و‬
‫من خالل تقنيات التراسل االلكتروني و اعتمادها‬ ‫المراسالت‬
‫لتخزين و معالجة و تداول المعلومات المرتبطة بكاف ة‬ ‫االلكترونية‬
‫األنشطة اليومية لإلدارة التربوية ‪,‬‬
‫هي وثائق تنظم عالقة االستاذ مع التالميذ و االدارة و‬
‫المراقبة التربوية ‪ ,‬نذكر منها ‪ :‬ملف األستاذ‪ ،‬القانون‬ ‫الوثائق‬
‫الداخلي‪ ،‬استعمال الزمان‪ ،‬دفاتر النصوص‪ ،‬ورقة‬ ‫التربوية‬
‫التنقيط‪ ،‬جذاذات الدروس‪... ،‬‬
 ‫التقرير‬

‫المحضر‬

‫الوثائق اإلدارية الخاصة باإلثبات‬

‫الشهادة‬

‫عرض الحال‬
‫أو البيان‬
 ‫التقرير‬
‫‪Le rapport‬‬

‫تعريف‬

‫هي من الوثائق االدارية التي لها أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي‪ ,‬و هي تستند‬
‫عليها االدارة في توثيق الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع ما أو مشكلة‬
‫الوثائق‬
‫معينة‪ .‬كما تعتبر وسيلة للتعرف على وجهات نظر العاملين أو رسم صورة عن‬
‫سير العمل‪ ،‬ومدى نجاحه أو فشله‪.‬‬
‫اإلدارية‬
‫اعداد تقرير حول مسألة ما‪ ،‬يقتضي توافر مهارات خاصة لدى محرره ‪:‬‬ ‫الخاصة‬
‫القدرة على البرهنة واالستدالل وتحليل الوقائع الملموسة‬ ‫•‬
‫تفهم األهداف والخطط والبرامج الخاصة باإلدارة‬ ‫•‬ ‫باإلثبات‬
‫القدرة على حرية المفاضلة واالختيار بين البدائل الممكنة لحل المسألة‬ ‫•‬
‫المطروحة‬
‫تقديم المقترحات األنسب لحل المشكلة المطروحة موضوع التقرير حسب‬ ‫•‬
‫أولويات اإلدارة‪.‬‬
 ‫تصميم التقرير‬
‫عناصر التقرير‬
‫أما الصورة التي يتخذها التقرير‪ ،‬فانه في الغالب األعم يكون بمثابة رسالة إدارية من مرؤوس الى رئيس‬
‫مع مراعاة بعض الشكليات في تقديم التقرير‪ ،‬منها ‪:‬‬

‫‪ ‬اإلشارة الى عنوان التقرير في وسط ورقة الرسالة‪ ،‬أو في جهة الموضوع على الهامش‪.‬‬
‫‪ ‬تعيين المرسل ومركزه القانوني وعنوانه‪.‬‬
‫‪ ‬تعيين المرسل اليه مع مركزه القانوني وعنوانه‪( .‬ويمكن االستغناء عن تعيين المرسل اليه إذا لم يكن‬
‫للتقرير طابع شخصي‪).‬‬
‫‪ ‬يرفق التقرير بورقة التقديم أو االستهالل‪ ،‬وتتضمن ‪ :‬صفحة خاصة بعنوان التقرير‪ ,‬التصميم واإلطار‬
‫العام‪ ,‬هيكلة التقرير والمالحق المرفقة ‪.‬‬
‫‪ ‬يستند التقرير الى مجموعة من البيانات المتعلقة ب‪ :‬المرسل والمرسل اليه حسب االقتضاء‪,‬‬
‫الموضوع‪ ,‬تاريخ انجاز التقرير و التوقيع ‪.‬‬
‫قواعد كتابة التقرير ‪ :‬الموضوعية ‪/‬الحياد ‪ /‬االحتراز ‪ /‬المسؤولية‬

‫أسلوب التقرير‬
‫‪-‬أسلوب النسق الزمني‪ :‬يعتمد على دراسة المشكلة وتحليلها في صيرورتها الزمنية‪ .‬تحديد تاريخ ظهور‬
‫المشكلة => استعراض مراحل تطورها =>الوضع الحالي للمشكلة => مناسبة الوقت والظروف لمعالجة‬
‫المشكلة => البدائل المقترحة والحل األنسب ‪.‬‬
‫أسلوب النسق المنطقي‪ :‬يعتمد على أربع مراحل أو عمليات منطقية‪ .‬تحديد المشكلة وتشخيصها‪ ،‬والتحري‬
‫عن األسباب الكامنة وراءها => البحث عن الحلول الممكنة واستعراض البدائل المتاحة => تقسيم البدائل‬
‫المتاحة والمفاضلة بينها => اختيار البديل األنسب‪ ،‬واقتراحه على السلطة المسؤولة لتقرره وتتخذه‬
 ‫أنواع التقرير‬

‫وهو الذي يقدم دراسة حول موضوع محدد‪ .‬وفي كثير من األحيان تتولى لجان متخصصة في الجهاز اإلداري القيام‬
‫ببعض الدراسات و البحوث المستمرة‪ .‬وتقديم تقارير دورية عن أي مشكلة تواجه اإلدارة أو خلل يسود العمل‬
‫التقرير‬
‫داخلها‬ ‫الدراسي‬
‫الموضوعي ‪ :‬تمكين الرئيس اإلداري من االطالع على وضع مؤسسة معينة‪ ،‬وسيرها وطبيعة مشاكلها‪ ،‬ومواطن‬
‫القوة فيها‪ ،‬ومواطن الخلل و الكشف عن أسبابه وتحديد المسؤول عنه‪ .‬وتقديم المستنتجات‬
‫والمقترحات الكفيلة بتصحيح الوضع وتذليل الصعوبات وتحقيق اإلصالح‪.‬‬
‫التقرير‬
‫التفتيشي‬
‫الشخصي ‪ :‬يتم التركيز في مضمونه على تقديم أداء وعمل الموظفين و تتبع تطور الوضعية اﻹدارية للموظفين عن‬
‫قرب‪ ،‬ومقارنتها بالمعلومات التي يدلون بها في هذا الشأن‪.‬‬

‫التأديبي ‪ :‬عادة ما يرفع مثل وهذا التقرير إلى الرئيس من طرف المجالس التأديبية‪ ،‬فتعرض عليه المخالفات‬
‫اإلدارية أو المالية أو الجرائم الجنائية التي يتورط فيها الموظفون في حياتهم الخاصة أو أثناء مزاولتهم‬
‫للمهام الوظيفية أو بسببها‬ ‫التقرير‬
‫اﻹجرائي‬
‫اإلشادة والتنويه‪ :‬هناك صنف من التقارير يطلب فيها المحرر من الرئيس إصدار قرار إشادة و تنويه بأحد‬
‫العاملين في اﻹدارة ﻹنجازاته وتفانيه في العمل وحسن مردوديته‬

‫في إطار الرقابة الداخلية التي تمارسها السلطات اإلدارية على مختلف الوحدات التابعة لها‪ ،‬يتم إنجاز تقارير دورية‬
‫حول أنشطة الجهاز اإلداري و األعمال الصادرة عنه‪ ،‬والصعوبات القانونية والفنية والمالية التي تعرقل السير‬
‫التقرير‬
‫المنظم لإلدارة‪ ،‬واقتراح وسائل تفاديها‬ ‫الدوري‬
 ‫التقرير التربوي‬
‫وثيقة ادارية مكتوبة مصدرها المؤطر و المراقب التربوي‬
‫يحررها خالل زيارته لموظف و تكون اما تقارير الزيارة و‬
‫الوثائق‬
‫خاصيتها أنها ال تتضمن نقطة تقييمية عددية يكتفي فيها‬ ‫اإلدارية‬
‫المراقب بتدوين المالحظات األساسية‪ .‬و اما تكون تقارير‬
‫التفتيش التي تتضمن نقطة تقييمية ‪ ,‬تعتمد عليه االدارة لتتبع‬
‫الخاصة‬
‫مردودية الموظف و تقييم عليه‪.‬‬ ‫باإلثبات‬
 ‫المحضر‬
‫» ‪Procès verbal « P.V‬‬

‫تعريف‬

‫يندرج " المحضر " ضمن الوثائق الحيوية المتداولة داخل العالقة اإلدارية و‬
‫المحضر وثيقة اثبات ادارية و تدوين رسمي للوقائع و األنشطة اإلدارية و‬
‫الوثائق‬
‫األحداث المختلفة‪.‬‬
‫ويعتبر المحضر من أهم أساليب تدوين الوقائع وتسجيلها لما يتسم به من‬
‫اإلدارية‬
‫الوضوح والدقة في إعطاء صورة صادقة عن واقعة معينة للمسؤولين‬
‫اإلداريين‪.‬‬
‫الخاصة‬
‫باإلثبات‬
 ‫خصائص المحضر‬

‫أي أنه ذو حجية و مصداقية‪ ،‬فهو ال يوضع من أجل االستئناس أو‬

‫بصفة استشارية لتستنير به السلطات اإلدارية المعنية‪ ،‬وإنما هو دليل‬
‫إثبات على حدوث فعل أو واقعة ما‪ ،‬ولذلك ال يجوز الطعن فيه إال‬
‫وسيلة إثبات‬
‫وفق مسطرة إدارية خاصة‬

‫بمعنى أن المحضر ال يحرره إال الموظفون المؤهلون لذلك إما بحكم‬ ‫يصدر عن سلطة‬
‫القانون أو لصفتهم الوظيفية‬
‫مختصة‬

‫أي أنه على المحرر أن يستند في إنجاز المحضر على المعاينة عن‬
‫طريق االنتقال إلى مكان الحدث لفحص المعطيات واالستماع إلى‬ ‫يعتمد على ضوابط‬
‫الشهادات واالطالع على الوثائق والمستندات وغير ذلك من العناصر‬ ‫موضوعية‬
‫المفيدة لمعرفة حقيقة االمور‬
 ‫أنواع المحاضر‬
‫تعريف‬
‫محضر االجتماع هو الصك الكتابي الذي ينجزه الموظف المكلف بإثبات وقائع‬
‫اجتماع ما من أجل تغطية كتابية لما يجري في اللقاءات و االجتماعات ذات‬ ‫محاضر‬
‫الطابع الرسمي كاجتماعات المجالس االدارية و غيرها‪ ,‬و تكمن أهميتها في‬
‫اثبات القرارات المتخذة في اجتماع ما يرجع اليه عند الحاجة و تعلم من لم‬
‫االجتماعات‬
‫يحضر االجتماع بالقرارات المتخذة ‪ ,‬كما تسعد على التذكير بالمهام و العالقات‪..‬‬

‫محضر االلتحاق‬
‫الذي يوقعه الموظف عن كل تعيين أو انتقال الى مؤسسة أو مهمة جديدة يزاولها‬

‫محضر الدخول‬
‫الذي يوقعهما الموظف مع بداية و نهاية كل موسم دراسي‬ ‫ومحضر الخروج‬

‫محضر تسليم و‬
‫هو المحضر الذي يتم توقيعه عند نقل المهام بين المسؤولين‬ ‫تسلم المهام‬
 ‫عرض الحال أو البيان‬
‫‪Le compte rendu‬‬

‫تعريف‬
‫يطلق عرض الحال أو البيان على التقرير الموجز الذي يعرض فيه المحرر‬
‫وصفا لمجريات النقاش والمداوالت التي تدور في االجتماعات اإلدارية‪،‬‬
‫لمساعدة رئيسه على تتبع أنشطة اإلدارة وسير عملها‪.‬‬
‫الوثائق‬
‫ويتميز بأنه ال يهدف إلى تفسير وتأويل الوقائع واستخالص المقترحات وإبداء‬
‫اإلدارية‬
‫الرأي‪ ،‬وإنما يهدف إلى إعطاء صورة وصفية لمجريات اجتماع أو حدث‬
‫معين‪.‬‬
‫الخاصة‬
‫باإلثبات‬
‫أنواع‬
‫‪ ‬عرض حال أو بيان االجتماع‪.‬‬

‫‪ ‬عرض حال أو بيان الحدث‬

 ‫‪ - 1‬عرض حال أو بيان االجتماع‬

‫يستهدف‬
‫• عرض االجتماع توثيق أشغال االجتماعات واللقاءات في‬
‫تقارير مكتوبة‪ ،‬وذلك بغية االحتفاظ بها في أرشيف اإلدارة‬
‫والعودة إليها واستثمارها عند الحاجة‬

‫• بيان تام‬
‫• ويلم فيه المحرر وقائع االجتماع وتفاصيله الجزئية من‬
‫مداخالت واّراء وأسماء المتدخلين الرئيسيين ومقترحات‬
‫• بيان تحليلي‬
‫• يراعي في صياغته التركيز وتكثيف معطيات االجتماع‪،‬‬
‫ويتوقف ذلك على مدى قدرة المحرر على ترتيب الوقائع‬ ‫ينقسم الى‬
‫واألحداث في سياقها الزمني‪ ،‬فضال عن ميزة الوضوح‬
‫والتحديد في عرض االّراء المختلفة والخالصات المتفق عليها‪.‬‬
‫ويتم استعمال البيان التحليلي عادة في نقل أشغال المؤتمرات‬
‫النقابية والسياسية‬
 ‫‪-2‬عرض حال أو بيان الحدث‬

‫• به البيان الذي يتناول المهمة أو يرصد‬

‫حدثا معينا في مختلف مراحل تطوره‬ ‫يقصد به‬

‫• يكون عرضا متدرجا بحسب كرونولوجية الوقائع‬

‫‪.‬‬

‫• أن يتضمن بعض العناصر مثل العنوان‪،‬‬

‫والموضوع‪ ،‬والمدخل‪ ،‬وعرض األحداث‪.‬‬
‫يتصف‬
‫• أن يتضمن بعض التوصيات والتوجيهات الخاصة‬ ‫باألمور التالية‬
‫بكيفية التعامل مع الحدث‬
 ‫يشتركان في عناصر تصميمهما‬

‫العنوان أو الرأس ‪،‬ويشار فيه إلى الجهة اإلدارية المصدرة للبيان‬

‫تاريخ البيان‬

‫الموضوع ‪،‬يذكر فيه نوع الحدث أو المهمة التي يتطرق إليها البيان‬

‫عرض الوقائع‪ ،‬يراعى فيه أن يكون متسلسال في بنائه وفقراته‪ ،‬يبدأ بمدخل ثم‬
‫عرض المعطيات ووصف الوقائع وتحليلها‪.‬‬
‫الخاتمة ‪ ،‬ينتهي البيان بتقديم المقترحات والحلول من حيث الكم والكيف والزمن‬
‫المتوقع للتنفيذ‪ ،‬وتحديد المسؤوليات كلما اقتضى األمر ذلك‬

‫التوقيع‪ ،‬يضع المحرر المسؤول إمضاءه مباشرة بعد نهاية متن البيان‬
 ‫الشهادة‬
‫‪Le certificat/L’attestation‬‬
‫تعريفها‬
‫الشهادة هي صك كتابي تصدره سلطة إدارية إلثبات هوية شخص أو وضعيته القانونية‬
‫أو اإلدارية أو االجتماعية‪.‬‬
‫تسلم الشهادة من قبل السلطة المختصة إلى الراغبين فيها‪ ،‬وذلك على أساس استعمالها‬
‫من أجل تحقيق غرض مشروع‪.‬‬ ‫الوثائق‬
‫ويتعين على محرر الشهادة أن يتحقق من الوضعية القانونية للطالب قبل أن يحرر‬
‫الشهادة كما يلي ‪:‬‬ ‫اإلدارية‬
‫‪ .1‬إن كانت نتيجة التحقيق سلبية امتنع المحرر أو المسؤول اإلداري عن تسليم الشهادة‪.‬‬
‫‪ .2‬التأكد من مشروعية الغرض المطلوب من أجله الشهادة‪.‬‬ ‫الخاصة‬
‫باإلثبات‬
 ‫تصميمها‬

‫ما تشمل الشهادة ‪:‬‬

‫• السلطة المعنية‪.‬‬
‫• العنوان ‪( :‬يكتب في وسط الصفحة ‪ :‬شهادة كذا‪)....‬‬
‫مثال ‪ :‬شهادة العمل‬
‫• ذكر البيانات المرجعية المعتمدة في تحرير الشهادة‪ ،‬وصفة المسؤول‬ ‫الوثائق‬
‫عن إصدارها‪.‬‬
‫مثال ‪:‬‬
‫اإلدارية‬
‫" إن السيد النائب اإلقليمي ل‪.......‬‬ ‫الخاصة‬
‫وطبقا للقرار المؤرخ في‪........‬‬
‫يشهد‪.......‬‬ ‫باإلثبات‬
‫‪ -‬المعلومات الكاشفة عن هوية المستفيد‪.‬‬
‫‪ -‬تاريخ ومكان إنجاز الشهادة‪.‬‬
‫‪-‬توقيع الوثيقة مرفوقا بتأشيرة الخاتم‪" .‬‬
 ‫التعليما ت‬

‫الوثائق اإلدارية الخاصة‬ ‫المنشور‬

‫بالتوجيه و األمر‬
‫مذكرة‬
‫المصلحة‬
 ‫التعليمات‬
‫‪Les instructions‬‬

‫تعريفها‬
‫التعليمات هي صيغة من النشاط اإليجابي لدى القائد اإلداري في مجال‬
‫الوثائق‬
‫اإلشراف اإلداري على مرؤوسيه لتحقيق األهداف الخاصة باإلدارة‪ .‬و تشمل‬
‫التعليمات سلطة األمر و النهي التي يمتلكها القائد اإلداري األعلى‪.‬‬
‫اإلدارية‬
‫هي التوجيهات أو األوامر التي تصدر عن سلطة عليا في االدارة بقصد‬
‫احداث تنظيم أو تقنين أو تغييرهما بالتعديل أو االلغاء‬
‫الخاصة‬
‫بالتوجي ه‬
‫مميزاتها‬ ‫و األمر‬
‫أن تصدر عن سلطات عليا من قبيل رئيس الحكومة‪ ,‬الوزراء‪.‬‬ ‫•‬
‫ال يجوز للتعليمات أن تلغي أحكام القوانين أو تعدلها أو تعطلها أو تعفي من‬ ‫•‬
‫تنفيذها‪ ,‬بل يجوز أن تقوم بدور تكميلي للقوانين و اللوائح التنظيمية بأسلوب‬
‫موضوعي‪.‬‬
‫أن تكون ذات مقصد عام‪.‬‬ ‫•‬
‫أن تكون ذات طابع إلزامي‪.‬‬ ‫•‬
‫يمكن اإلعالن عنها للعموم عن طريق اإلعالن عنها في الجريدة الرسمية‪.‬‬ ‫•‬
‫تصنف ضمن التدابير اإلدارية الداخلية‪.‬‬ ‫•‬
‫تصميمها‬ ‫الرأس‪ :‬تحديد السلطة‬
‫االدارية المختصة‬

‫التاريخ و المكان‬

‫موضوع التعليمات‬ ‫الرقم الترتيبي‬

‫الموضوع‬
 ‫المنشور‬
‫‪Le cerculaire‬‬
‫تعريف‬
‫المنشور إجراء إداري تصدره إدارة مختصة للموظفين و األعوان التابعين لها بهدف‬
‫تأويل أو تفسير التشريعات و التنظيمات القائمة‪ ,‬أو التذكير بالقواعد الموجودة و‬ ‫الوثائق‬
‫طريقة تطبيقها‪.‬‬
‫يتخذ المنشور في الغالب صورة مدكرة أو رسالة‪ ,‬يوجهها الرئيس أو أي موظف‬ ‫اإلدارية‬
‫مختص الى المصالح اإلدارية المعنية بشأن تنفيد عمل أو تذكير بأحكام قانونية أو‬
‫تأويل بعضها و تفسيرها ‪.‬‬ ‫الخاصة‬
‫المنشور ال يأخذ صورة مقرر اداري تنفيذي‪.‬‬
‫أنواع‬
‫بالتوجي ه‬
‫وثيقة إدارية تكتفي بتقديم توجيهات مصلحية تتعلق بتفسير القوانين و‬ ‫و األمر‬
‫التنظيمات الجاري بها العمل و ال تتعدى ذلك إلى إضافة أحكام و قواعد‬ ‫المنشور‬
‫جديدة لم ترد في النصوص القانونية‪ ,‬كما أن نطاق المنشور في هذه‬ ‫التأويلي‪:‬‬
‫الحالة ال يتجاوز التنظيم الداخلي لإلدارة‬
‫يقصد به المنشور الذي يولد أحكاما جديدة لم تكن في القانون األصلي‪,‬‬
‫من شأنها التأثير على المراكز القانونية لألغيار‪ .‬و نظرا للطبيعة‬
‫المنشور‬
‫التنظيمية لهذا المنشور و ما يمكن أن ينتج عنه أحيانا من تأثيرات سلبية‬
‫التنظيمي‪:‬‬
‫على أوضاع األفراد فإنه يمكن معارضته بدعوى الشطط في استعمال‬
‫السلطة‬
 ‫تصميمها‬ ‫الرأس‪ :‬السلطة‬
‫المختصة‬
‫التاريخ و المكان‬
‫الرقم الترتيبي‬

‫المرسل اليه‬

‫موضوع التعليمات‬
‫الموضوع‬
‫خاتمة‬
‫من حق الموظف أن يراسل اإلدارة سواء على المستوى اإلقليمي أو الجهوي‬
‫أو المركزي متى رأى ذلك ضروريا وال يحق للرئيس المباشر أو اإلدارات‬
‫الوسيطة االعتراض على ذلك‪ ،‬وإال اعتبر ذلك نوعا من الشطط في استعمال‬
‫السلطة‪ ،‬فعلى المسؤول ولو كان في المراسلة ما يمس به ‪ ،‬أو يطعن في تسييره‬
‫اإلداري ‪ ،‬أن يبدي رأيه ومالحظاته في المراسالت وله أن يعلل بما يلزم من‬
‫المعطيات المناسبة حسب كل حالة من الحاالت المعروضة أمامه مع توجيهها‬
‫إلى الوجهة المعنية حفاظا على السير العادي لألعمال اإلدارية ومصالح‬
‫الموظفين‪.‬‬
‫يتعين على المسؤول المباشر أن يسلم كل موظف يعمل تحت سلطته وصل‬
‫تسلم مع كل البيانات الالزمة المتعلقة بتواريخ وأرقام اإلرسال عن جميع ما‬
‫يقدمونه من وثائق ومراسالت إدارية ‪ ،‬وإذا أصر المسؤول على اإلمتناع عن‬
‫استالم مراسلة الموظف اإلدارية ‪ ،‬يحق للموظف رفع تظلم في الموضوع إلى‬
‫المسؤول األعلى مصحوب بالمراسلة سبب التظلم عبر البريد المضمون مع‬
‫‪,‬‬ ‫إشعار بالتوصل‬
‫في حالة اعتراض مدرس على ما ورد فيي تقريير للتفتييش ‪ ،‬علييه أال يمتنيع‬
‫عيين توقيعييه ألن ذلييك يييدل فقييط علييى أنييه توصييل بييه واطلييع عليييه ‪ ،‬ولييه فييي‬
‫ظرف ثمانية أيام إتبياع اإلجيراءات الجياري بهيا العميل ‪ ،‬منهيا مراسيلة نائيب‬
‫الوزارة لشيرح حالتيه وطليب تفتييش مضياد إلعيادة األميور إليى نصيابها وفيي‬
‫حالييية عيييدم تسيييوية المشيييكل يمكييين رفيييع تظلميييه إليييى الجهيييات العلييييا طلبيييا‬
‫لإلنصاف‬

‫إن توقييييع الموظيييف الميييذكرات واليييدوريات الداخليييية وغيرهيييا ال يعنيييي‬

‫بالضرورة اإلقرار بمحتواها أو االلتزام بمقتضياتها ‪ ،‬وإنما يعني اإلطيالع‬
‫عليييييييييى فحواهيييييييييا ألن التوقييييييييييع يليييييييييزم الموظيييييييييف مييييييييين الناحيييييييييية‬
‫اإلدارية‬
‫‪ ‬كتاب التشريع اإلداري و التسيير التربوي (‪– )2006‬إدريس قاسمي‪-‬‬

‫‪‬التواصل اإلداري –محمد السكتاوي‪-‬‬