‫التحرير اإلداري‬

‫مقدمة‬
‫يعتمد النشاط اإلداري عموما و االتصال بوجه خاص‪ ،‬يف اإلدارات و املؤسسات العمومية‪ ،‬على الوسائل الكتابية و‬
‫الدعائم الورقية بشكل أساسي‪ ،‬و ذلك العتبارات عملية و تنظيمية و قانونية؛ و عليه ميكن القول أن جناعة اإلدارة‬
‫العمومية و فعالية أنشطتها يرتبطان ارتباطا وثيقا مبدى صالحية و سالمة الوثائق و النصوص احملررة فيها‪ ،‬و من مث‬
‫يتوجب على املوظفني العموميني‪ ،‬على اختالف مستوياهتم و وظائفهم‪ ،‬حيازة املؤهالت الالزمة لتحرير املراسالت و‬
‫الوثائق اإلدارية بشكل سليم و صحيح‪ ،‬شكال و مضمونا‪.‬‬
‫إن حترير الوثائق اإلدارية سواء ما تعلق منها بتبليغ معلومات (رسائل‪ ،‬تقارير ‪ )...‬أو إصدار توجيهات (مذكرات‪،‬‬
‫تعليمات) أو خلق وضعيات قانونية( قرارات‪ ،‬مقررات) يتطلب مراعاة مجلة من املبادئ و القواعد املعربة عن طبيعة املرفق‬
‫اإلداري باعتباره ممثال للسلطة العمومية من جهة‪ ،‬و املندجمة ضمن نظام قيمي و معياري حيدد العالقات بني خمتلف‬
‫املصاحل و الوحدات اإلدارية‪ ،‬و عالقات هذه األخرية مبستخدميها و مبستعملي املرافق العامة من جهة هذه االعتبارات‬
‫مجيعها تضفي على التحرير اإلداري صفات خصوصية متيزه عن باقي أنواع التحرير (التجاري‪ ،‬اإلعالمي‪ ،‬االجتماعي )‪،‬‬
‫و تقتضي من مث حتديد اإلطار العام هلذا احلقل املعريف و توصيف التقنيات اخلصوصية لتحرير خمتلف الوثائق اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .1‬مبادئ و قواعد التحرير اإلداري‪:‬‬

‫يقصد بالتحرير اإلداري عملية إنشاء أو كتابة خمتلف املراسالت و الوثائق و النصوص اإلدارية وفق صيغ و مواصفات‬
‫خصوصية تستجيب ملقتضيات نابعة من طبيعة النشاط اإلداري و من نوعية الروابط بني خمتلف الوحدات و املستويات‬
‫اإلدارية و كذا عالقات هذه األخرية باملتعاملني اخلارجيني‪ .‬هذه الوثائق و احملررات من الكثرة و التنوع حبيث يصعب‬
‫حصرها مجيعا‪ ،‬و تتباين استخدامات العديد منها باختالف اجلهات اإلدارية املعنية‪ ،‬غري أن هناك عددا من الوثائق‬
‫الواسعة االستعمال يف شىت اإلدارات و املرافق كاملراسالت و التقارير و احملاضر و غريها‪ .‬امليزة املشرتكة هلذه احملررات‬
‫مجيعها تتمثل يف كوهنا تعتمد صيغة و شكال متميزين‪ ،‬يعرب عن هذه الصيغة باألسلوب اإلداري‪ ،‬و هو أسلوب يتسم‬
‫مبواصفات خصوصية هتدف إىل حتقيق عدد من األغراض األساسية كالدقة و الوضوح و التجرد و املوضوعية و املشروعية‬
‫و غريها‪ ،‬أما الشكل فيهدف إىل إضفاء صفة الرمسية على اعتبار أن هذه الوثائق ترتتب عليها آثار و التزامات قانونية‬
‫خمتلفة‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫هذه االعتبارات تستوجب حيازة احملرر لعدد من املؤهالت و الكفاءات اليت متكنه من حترير وثائقه و مراسالته مبا يفي‬
‫بالغرض من هذه احملررات على أحسن وجه ممكن‪.‬‬

‫أنواع المحررات اإلدارية‪:‬‬ ‫‪.1.1‬‬

‫يعتمد النشاط اإلداري السيما يف املؤسسات و اإلدارات العمومية على الوسائل الكتابية‪ ،‬و من مث فإن الكتابة جتسد و‬
‫تعكس خمتلف أنواع األنشطة اليت تنجزها اإلدارة و القرارات اليت تتخذها‪.‬‬
‫و تكمن أمهية الكتابة يف إمكانية توثيق العمليات اإلدارية و احلفاظ على آثار يتسىن استخدامها عند احلاجة كوسائل‬
‫إثبات قانونية أو كأسس مرجعية للنشاط اإلداري‪.‬‬
‫و على هذا األساس فإن أي نشاط إداري يتطلب بالضرورة دعامة كتابية‪ ،‬سواء تعلق األمر باجتماع عمل‪ ،‬أو معاينة‬
‫حدث‪ ،‬أو اختاذ قرار‪ ،‬أو االتصال جبهة ما‪...‬إخل‪ ،‬هذه األنشطة و غريها تتجسد أو تصاغ يف وثائق رمسية‪ ،‬تسجل و‬
‫حتفظ طبقا للتنظيم املعمول به يف اإلدارات و املؤسسات العمومية‪.‬‬
‫هذا و نظرا لتعدد األنشطة اإلدارية و تنوعها فإن احملررات تتعدد و تتنوع حيث تصنف على النحو التايل‪:‬‬
‫‪-‬املراسالت اإلدارية مثل الرسائل‪ ،‬الربقيات‪ ،‬الدعوات‪ ،‬االستدعاءات‪ ،‬جداول اإلرسال‪...‬‬
‫‪-‬الوثائق اإلدارية مثل التقارير‪ ،‬احملاضر‪ ،‬عروض حال‪ ،‬املذكرات‪....‬‬
‫‪-‬النصوص اإلدارية‪ ،‬و هذه تنقسم بدورها إىل قسمني‪:‬‬
‫النصوص التنظيمية مثل املراسيم‪ ،‬القرارات‪ ،‬املقررات‪·...‬‬
‫و النصوص التفسريية مثل املناشري‪ ،‬التعليمات‪ ،‬املذكرات التوجيهية‪....‬‬

‫المراسالت اإلدارية‪:‬‬ ‫‪.1.1.1‬‬

‫املراسلة هي األداة املستخدمة للتواصل أو ربط عالقات بني اإلدارة و أشخاص آخرين طبيعيني أو اعتباريني‪ ،‬أو لالتصال‬
‫مع املصاحل اإلدارية األخرى‪.‬‬
‫و املراسلة قد تكون كتابية‪ ،‬يف شكل رسائل بريدية‪ ،‬رسائل إلكرتونية‪ ،‬برقيات‪ ،‬جداول إرسال‪ ،‬تلكس و قد تكون‬
‫شفوية ‪:‬مكاملة هاتفية‪ ،‬حمادثة مباشرة‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫و متثل الرسالة أهم وثيقة إدارية نظرا لسعة استعماهلا و تعدد جماالت استخدامها‪ .‬و الرسائل اإلدارية نوعان ‪:‬رسائل‬
‫مصلحية يتم تبادهلا بني خمتلف املصاحل اإلدارية‪ ،‬و رسائل شخصية توجه إىل األشخاص‪ ،‬سواء تعلق األمر مبستخدمي‬
‫اإلدارة أو باملتعاملني اخلارجيني‪.‬‬
‫الوثائق اإلدارية ‪:‬‬ ‫‪.2.1.1‬‬

‫تستعمل اإلدارة عددا من الوثائق ألغراض شىت ‪:‬إما لتبليغ معلومات أو معاينة أحداث أو إثبات قائع‪ ، ...‬و تتمثل هذه‬
‫الوثائق باخلصوص يف التقرير و احملضر و عرض احلال و املذكرة‪ .‬و و جتدر اإلشارة يف هذا السياق إىل أن األنشطة‬
‫اإلدارية مجيعها توثق مبوجب أحد أو بعض الوثائق املذكورة‪ ،‬لذلك تكتسي هذه األخرية أمهية كبرية يف حياة اإلدارة و يف‬
‫سري أنشطتها املختلفة‪.‬‬

‫النصوص اإلدارية ‪:‬التنظيمية و التفسيرية‬ ‫‪.3.1.1‬‬

‫يقوم نشاط اإلدارة العمومية على املستويني املركزي الوزارات و احمللي اجلماعات احمللية و كذا املؤسسات العمومية ذات‬
‫الطابع اإلداري أو ذات الطابع العلمي و الثقايف و املهين‪ ،‬على اختاذ قرارات يف شكل نصوص تنظيمية أو تنفيذية‪ ،‬يف‬
‫إطار املنظومة التشريعية السارية ‪-‬القوانني و األوامر‪.-‬‬
‫يضاف إىل ذلك نوع آخر من النصوص ذات الغرض التفسريي للتدابري و األحكام الواردة يف النصوص املعيارية‪ ،‬و‬
‫هتدف هذه النصوص التفسريية أساسا إىل توحيد فهم النصوص التشريعية و التنظيمية و توضيح طرق و أساليب‬
‫تنفيذها‪ ،‬و يأيت على رأس النصوص التفسريية املناشري و املذكرات التوجيهية‪.‬‬

‫المرتكزات األساسية للتحرير اإلداري ‪:‬‬ ‫‪.2.1‬‬

‫يقصد باملرتكزات األساسية للتحرير اإلداري جمموع الضوابط و املتطلبات الواجب مراعاهتا من أجل أداء عملية التحرير‬
‫بطريقة صحيحة و فعالة‪ ،‬ألن االتصال بني اجلهات اإلدارية املختلفة أو بني اإلدارة و املتعاملني معها ليس كأي اتصال‬
‫آخر حبكم الطبيعة القانونية هلذه اهليئات من جهة‪ ،‬و التزامات التحفظ و الشرعية اليت حتكم عالقاهتا بغريها من‬
‫األشخاص( الطبيعيني أو االعتباريني )من جهة ثانية و عليه فإن التحرير اإلداري يتطلب مراعاة عدد من الضوابط أمهها ‪:‬‬
‫الضوابط الشكلية‪ ،‬و الضوابط القانونية و أخريا الضوابط اللغوية‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫الضوابط الشكلية‬ ‫‪.1.2.1‬‬

‫تصاغ خمتلف الوثائق و النصوص اإلدارية يف قوالب خصوصية تضفي عليها الصفة الرمسية و حتدد هويتها اإلدارية‪ ،‬فسواء‬
‫تعلق األمر باملراسالت أو الوثائق أو النصوص فإهنا مجيعا حترر يف أشكال متميزة‪.‬‬
‫هذه الشكلية تربز مصدر الوثيقة‪ ،‬طبيعتها‪ ،‬وجهتها‪ ،‬مرجعيتها‪ ،‬و غريها من العناصر الضرورية و الالزمة إلضفاء الصبغة‬
‫الرمسية على الوثيقة‪ ،‬و اليت تندرج ضمن اإلطار القانوين و التنظيمي املسري للنشاط اإلداري‪ ،‬و سنأيت على ذكر هذه‬
‫العناصر الشكلية بالتفصيل عند تناول كل نوع من الوثائق على حده نظرا لتباين شكليات كل وثيقة و متيزها عن الوثائق‬
‫األخرى‪.‬‬

‫الضوابط و المتطلبات القانونية‪:‬‬ ‫‪.2.2.1‬‬

‫تشكل احملررات اإلدارية دعائم أساسية للنشاط اإلداري‪ ،‬و وسائل تستعملها اإلدارة إلجناز مهامها‪ ،‬و عليه يتوجب على‬
‫احملرر امتثال اإلطار القانوين احملدد و املنظم هلذه األنشطة‪ ،‬فسواء تعلق األمر باملراسالت اإلدارية أو بباقي النصوص و‬
‫الوثائق‪ ،‬فإن التحرير اإلداري يراعي مضامني النصوص التشريعية و التنظيمية املتعلقة بالشأن موضوع املراسلة أو الوثيقة‪.‬‬
‫إن حجية الوثيقة اإلدارية و ما يرتتب عليها من آثار و التزامات قانونية‪ ،‬و توخيا ملبدأ املشروعية اليت جيب أن تتحلى هبا‬
‫كل التصرفات اإلدارية‪ ،‬يفرضان على احملرر اإلداري احلرص التام على مطابقة حمرراته للنصوص القانونية السارية‪ ،‬دفعا‬
‫ألي عيب شكلي أو موضوعي قد يعرتي هذه احملررات‪.‬‬
‫إن الوثيقة اإلدارية تتضمن عددا من العناصر تعكس طبيعة الوثيقة و هوية اجلهة اإلدارية املصدرة هلا‪ ،‬هذه العناصر ال‬
‫تتحدد اعتباطا بل تستند إىل النصوص املنظمة للهياكل و لألنشطة اإلدارية املعنية مبضمون الوثيقة‪.‬‬
‫كل هذه االعتبارات تقتضي إملاما حبد أدىن من املعارف القانونية اليت من شأهنا أن متكن احملرر من إجناز مهمته على‬
‫أحسن وجه‪ ،‬السيما فيما يتعلق باملبادئ العامة للقانون‪ ،‬مبدأ تدرج النصوص‪ ،‬مبدأ التدرج اإلداري‪...‬و غريها ‪.‬‬
‫الضوابط و المتطلبات اللغوية‬ ‫‪.3.2.1‬‬

‫يتطلب التحرير اإلداري قدرا كبريا من الدقة و الوضوح جتنبا لاللتباسات الداللية اليت تؤدي حتما إىل سوء الفهم و تباين‬
‫التأويالت‪ ،‬لذلك ينبغي على احملرر احلرص على الكتابة الصحيحة و الفصيحة و البعيدة عن كل ما يشني الرتاكيب‬
‫اللغوية أو يعيق اإلبانة عن املعاين املقصودة كاإلعراب أو بناء اجلملة أو دالالت الصيغ الصرفية أو غريها‪.‬‬

‫‪4‬‬
‫و السبيل إىل حتقيق هذه الغاية هو متكني احملرر من حيازة قدرات لغوية متنوعة مفردات‪ -‬تراكيب ‪-‬مرتادفات ‪...‬إخل‬
‫صحيحا عما يقصد تبليغه أو تدوينه‪ ،‬لذلك ينصح أهل االختصاص أن" يكون أسلوب احملرر بسيطا‬ ‫ً‬ ‫تعبريا‬
‫جتعله يعرب ً‬
‫فال حاجة إىل تنميق العبارة و التأنق يف الرتكيب‪ ،‬إمنا املهم هو إيضاح املعىن و إيصاله إىل ذهن القارئ بسهولة و يسر‬
‫خاليا من الصناعة اللفظية و التكلف‪ ،‬مع احملافظة على قواعد اللغة و روابطها‪ .‬و يندرج ضمن هذه الضوابط مراعاة‬
‫االستعمال الصحيح و املنضبط للمصطلحات‪ ،‬السيما املصطلحات القانونية و اإلدارية‪ ،‬توخيا للدقة و الوضوح‪ ،‬و يف‬
‫هذا الصدد ننصح املتكونني باالطالع على املفاهيم و املصطلحات القانونية و اإلدارية باللجوء إىل املعاجم و القواميس‬
‫املتخصصة‪.‬‬

‫خصائص األسلوب اإلداري‬ ‫‪.3.1‬‬

‫تتطلب قابلية القراءة السليمة للمحررات اإلدارية توفر قدر كبري من الوضوح و الدقة يف املعاين و البساطة يف الرتاكيب‬
‫اللغوية‪ ،‬مما يفرض على احملرر االعتناء باألسلوب و احلرص على الكتابة بشكل متميز‪ ،‬يربز طبيعة و هوية اهليئة اإلدارية‬
‫مصدر الوثيقة‪ ،‬و الشخصية الوظيفية حملرر الوثيقة‪.‬‬
‫و يقصد باألسلوب طريقة اإلنشاء و اختيار األلفاظ و تأليفها للتعبري عن املعاين قصد اإلفصاح‪ ،‬و هناك أنواع كثرية من‬
‫األساليب ‪:‬األسلوب األديب‪ ،‬و األسلوب العلمي‪ ،‬و األسلوب الصحفي‪ ،‬األسلوب اإلداري‪ ،‬و غريها‪ ...‬و يتميز‬
‫األسلوب اإلداري عن األساليب األخرى بعدد من املواصفات اخلصوصية‪ ،‬نستعرض أمهها فيما يلي بإجياز‪:‬‬

‫الموضوعية ‪:‬‬
‫يتوجب على احملرر اإلداري‪ ،‬حفاظا على مصداقية اإلدارة العمومية و حرصا على حتقيق املصلحة العامة‪ ،‬جتنب االنقياد‬
‫إىل املؤثرات الذاتية أو اخلارجية و التجرد من األحكام املسبقة أو االحنياز جلهة معينة‪.‬‬
‫و تنعكس هذه املوضوعية على أسلوب اخلطاب اإلداري الذي ينبغي أن يرتفع عن الصيغ العاطفية أو العبارات‬
‫االنفعالية‪ ،‬و كل ما من شأنه أن خيل مببدأ التجرد و احلياد‪ ،‬و يستحسن يف هذا السياق استعمال أفعال مبنية‬
‫للمجهول‪ ،‬و لغة خطاب تتسم بالتناسق و تربز الصفة الوظيفية للمحرر ال صفته الشخصية‪.‬‬
‫و من مقتضيات املوضوعية أيضا نقل الوقائع أو سرد األحداث على حقيقتها‪ ،‬أي كما حدثت فعليا‪ ،‬و جتنب أي‬
‫حماولة لتوجيهها وجهة ذاتية أو التأثري على القارئ بغية تكريس دالالت و أفكار معينة‪.‬‬
‫الدقة ‪:‬‬
‫‪5‬‬
‫يقصد بالدقة انتقاء ألفاظ و صيغ جتنب القارئ الوقوع يف مزالق االلتباس الداليل و سوء التأويل‪ ،‬و ذلك باحلرص على‬
‫اختيار املفردات و العبارات اليت تفيد املعاين املقصودة بدقة متناهية و تعرب عن احلدث أو الواقعة بشكل مباشر‪.‬‬
‫وعليه يتوجب على احملرر التدقيق يف الصياغة اإلدارية‪ ،‬حبيث خيتار من الكلمات أدقها للتعبري عن املعىن الذي جيول يف‬
‫ذهنه‪ ،‬و يتجنب الصيغ اليت تؤدي إىل تشويه املعاين أو تعيق استيعاهبا بسهولة و يسر‪.‬‬

‫البساطة والوضوح ‪:‬‬

‫احملررات اإلدارية هي وثائق موجهة إىل فئات خمتلفة و متفاوتة من حيث املستويات العلمية و املعرفية‪ ،‬و حىت تكون هذه‬
‫احملررات مفهومة و واضحة للجميع ينبغي على احملرر استخدام أسلوب بسيط و واضح‪.‬‬
‫و ترتكز هذه البساطة على استخدام املفردات املتداولة بكثرة يف احلياة اإلدارية و اليت يستطيع القارئ استيعاب مدلوالهتا‬
‫بسرعة و بدون عناء‪ ،‬و تقصري العبارات مبا يسمح بقراءهتا بسهولة و يسر‪ ،‬و جتنب التكرار و التكلف و الصيغ الطويلة‬
‫و الغامضة‪.‬‬

‫اإليجاز‪:‬‬
‫يقصد باإلجياز التعبري عن الفكرة أو األفكار اليت يشتمل عليها موضوع احملررات اإلدارية بأقل ما ميكن من األلفاظ‬
‫والعبارات‪ ،‬و جتنب حتميل الوثيقة مواضيع متعددة أو غري متجانسة‪ ،‬و كذلك احلرص على خلو التحرير من احلشو‬
‫والتطويل غري الالزم‪.‬‬

‫احترام السلم اإلداري أو التدرج الوظيفي‪:‬‬

‫التسلسل اإلداري أو التدرج الوظيفي هو التنظيم اهلرمي السائد يف اإلدارات و املؤسسات‪ ،‬و الذي حيدد لألفراد جمموعة‬
‫من القواعد اهليكلية اهلادفة إىل فرض االنضباط و االحرتام و امتثال املرؤوسني ألوامر رؤسائهم اإلداريني على شىت‬
‫املستويات التدرجية من أسفل اهلرم إىل القمة‪.‬‬
‫و من مقتضيات احرتام السلم اإلداري مراعاة مبدأ األولويات الرئاسية‪ ،‬إذ ال حيق للمرؤوس الكتابة إىل رئيسه األعلى يف‬
‫السلم اإلداري دون إشعار الرئيس اإلداري املباشر‪.‬‬
‫و األسلوب اإلداري يعكس هذا التدرج و يربزه من خالل استعمال تعابري و صيغ خاصة حترتم الفوارق التسلسلية‪ ،‬حبيث‬
‫ال خياطب احملرر رئيسه كما خياطب مرؤوسيه أو نظرائه‪ ،‬بل ينتقي لكل جهة أسلوبا خاصا و عبارات مناسبة‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫المجاملة ‪:‬‬
‫يقصد باجملاملة استعمال عبارات يراعى من خالهلا احرتام مشاعر املخاطبني و جتنب استعمال العبارات احملقرة أو‬
‫املضايقة‪ ،‬و تتجلى هذه اجملاملة باخلصوص يف استعمال صيغ خاصة عند الرد على طلبات املواطنني أو املستخدمني‪،‬‬
‫حيث يتوجب على احملرر التحلي باللباقة و انتقاء العبارات اإلجيابية اليت ترتك باب األمل مفتوحا يف حس املخاطب‪.‬‬
‫و من مقتضيات اجملاملة استعمال الصيغ التشريفية( يشرفين‪ ،‬يل الشرف )‪...‬عند افتتاح املراسالت‪ ،‬و العبارات املهذبة‬
‫(يسرين‪ ،‬يؤسفين )‪...‬للرد على الطلبات بالقبول أو الرفض‪.‬‬

‫شروط التحرير الفعال‬ ‫‪.4.1‬‬

‫تتطلب جودة التحرير التزام احملرر جبملة من الشروط املوضوعية خالل خمتلف مراحل عملية التحرير‪ ،‬نوجزها فيما يلي‪:‬‬

‫أثناء مرحلة التحضير‬

‫يتطلب التحضري اجليد للتحرير اإلداري معرفة تامة باملوضوع‪ ،‬إعداد خمطط العمل واستعمال‬
‫املسودة‪:‬‬
‫‪-‬معرفة الموضوع و تحديد الهدف ‪:‬ينبغي على احملرر اإلداري أن يكون على علم تام مبوضوع الوثيقة املزمع حتريرها و‬
‫دراية كاملة بكل ما يتعلق هبذا املوضوع من الناحية اإلدارية‪ ،‬القانونية‪ ،‬التقنية‪...‬و غريها‪ ،‬و من مث يتوجب على احملرر‬
‫أن‪:‬‬

‫*جيمع كل املعلومات واملعطيات اخلاصة باملوضوع‪ ،‬بواسطة الدراسات‪ ،‬التحقيقات‪،‬‬

‫*حيدد اهلدف اجلوهري و األهداف الفرعية من حترير الوثيقة‪.‬‬

‫إعداد مخطط التحرير ‪:‬قبل الشروع يف صياغة نص الوثيقة يتوجب على احملرر اإلداري وضع خطة عمل بغرض تنظيم و‬
‫ترتيب األفكار و املعلومات‪ ،‬و تسهيل عملية الصياغة التقنية مبا يضمن فهمها من قبل القارئ و حتقيقها للهدف‬
‫املنشود‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫استخدام المسودة قبل إنجاز التحرير النهائي ‪:‬يساعد استخدام املسودة على تفادي الكثري من األخطاء و اهلفوات‬
‫اليت من شأهنا أن تشوب الكتابة يف الوهلة األوىل‪ ،‬و عليه ينبغي على احملرر قراءة املسودة أكثر من مرة‪ ،‬و يستحسن أن‬
‫تكون القراءات يف أوقات متباعدة نسبيا‪ ،‬مث إدخال التعديالت الالزمة‪.‬‬
‫إن القراءة املتأنية للمسودة تسمح إضافة أفكار تكون قد غابت عن الذهن أثناء التحرير‪ ،‬تصحيح أخطاء لغوية‪ ،‬و إعادة‬
‫ترتيب الفقرات وفق التسلسل املنطقي لألفكار الواردة يف نص الوثيقة‪.‬‬

‫أثناء مرحلة الصياغة ‪ :‬يتحرى احملرر‪ ،‬خالل هذه املرحلة‪ ،‬الضوابط اللغوية املتمثلة يف االستخدام الدقيق للمصطلحات و‬
‫املفاهيم‪ ،‬وضوح املعاين و ترابطها‪ ،‬سالمة األسلوب من العبارات الركيكة و األلفاظ املكررة و األخطاء النحوية و‬
‫الصرفية‪ ،‬و حسن استخدام عالمات الوقف و الرتقيم‪.‬‬
‫التزام هذه العناصر من شأنه أن يساهم يف حتقيق كتابة نصوص صحيحة املبىن واضحة املعىن و مؤدية للغرض من حتريرها‬
‫بفعالية كبرية‪.‬‬

‫‪ .2‬الرسالة اإلدارية‪:‬‬

‫الرسالة أو املراسلة اإلدارية هي وسيلة اتصال و تبادل للمعلومات كتابيا بني املصاحل اإلدارية أو مع األشخاص‬
‫الطبيعيني أو االعتباريني(املؤسسات‪ ،‬اجلمعيات‪ )،...،‬و هتدف الرسالة اإلدارية إىل إيصال أفكار أو معلومات ال‬
‫ميكن أو ال ينبغي إيصاهلا شفهيا‪ ،‬و عليه ميكننا التمييز بني نوعني من الرسائل اإلدارية ‪:‬الرسائل اإلدارية بني املصاحل‬
‫و الرسائل اإلدارية ذات الطابع الشخصي تكمن أمهية هذا التمييز يف وجوب مراعاة االختالف بني الصيغ‬
‫املستخدمة يف كل نوع‪ ،‬فاحملرر اإلداري يستعمل عددا من الصيغ و التعابري يف الرسالة بني املصاحل غري تلك اليت‬
‫يستعملها يف الرسالة ذات الطابع الشخصي نظرا الختالف طبيعة العالقة اليت تربط بني املصلحة املرسلة و اجلهة‬
‫املرسل إليها‪.‬‬
‫و بالرغم من تطور تكنولوجيات و وسائل االتصال يف الوقت الراهن( اهلاتف‪ ،‬الربق‪ ،‬الربيد االلكرتوين‪ ،‬وغريها )تبقى‬
‫الرسالة املكتوبة األداة األكثر استعماال يف اإلدارات و املؤسسات العمومية‬
‫تستخدم الرسائل اإلدارية ألغراض شىت و أهداف متنوعة‪ ،‬نورد أمهها فيما يلي‪:‬‬
‫رسالة اإلحالة‪ :‬يستعمل هذا النوع من الرسائل لتبليغ وثيقة أو ملف إىل الغري‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫رسالة التذكير‪ :‬هتدف رسالة التذكري إىل دعوة املرسل إليه إىل القيام بعمل طلب منه سلفا أو الرد على رسالة مل‬
‫يرد عليها يف األجل احملدد أو املعقول‪.‬‬
‫رسالة اإلخطار‪ :‬توجه إىل شخص بغرض إلزامه بإجناز عمل أو االمتثال ألمر‪ ،‬كما هو الشأن يف إخطار املتغيب‬
‫عن منصب عمله إللزامه بالعودة يف أجل حمدد‪ ،‬أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معينة و غريها‪.‬‬

‫عناصر الرسالة اإلدارية‪:‬‬ ‫‪.1.2‬‬

‫الرأسية اسم الدولة ‪:‬‬

‫تكتب عبارة اجلمهورية اجلزائرية الدميقراطية الشعبية يف أعلى و وسط الصفحة‪ ،‬ويف سطر واحد بأحرف بارزة‪،‬‬
‫إلضفاء الطابع الرمسي على الرسائل و الوثائق اإلدارية ‪.‬‬

‫الطابع اسم اإلدارة المرسلة‬

‫يكتب اسم اإلدارة املرسلة يف أعلى وعلى ميني الصفحة ويشمل بيانات تؤدي إىل حتديد املصلحة املرسلة بدقة‪،‬‬
‫الشيء الذي يساعد املرسل إليه على معرفة مصدر الرسالة وعنوانه‪ ،‬و يراعى يف الطابع ذكر اجلهة الوصية إن كانت‬
‫عليه وصاية قانونية مثال ذلك ‪ :‬الرسالة الصادرة عن إدارة البلدية يظهر طابعها اجلهة الوصية اليت هي الوالية و‬
‫الدائرة‪.‬‬
‫الرقم التسلسلي ‪:‬‬
‫ترقم الرسالة اإلدارية وفقا لتسلسل الربيد الصادر‪ ،‬حبيث يسجل عليها رقم بعد إمضائها و تسجيلها يف سجل الربيد‬
‫الصادر‪ ،‬يكتب هذا الرقم مباشرة أسفل الطابع مع إضافة احلروف األوىل لإلدارة املرسلة ‪ ،‬و ميكن إضافة األحرف‬
‫األوىل من لقب و اسم كل من حمرر الرسالة أو الناقل هلا على احلاسوب‪ ،‬مفصوال بني كل جمموعة أحرف‪ ،‬وذلك‬
‫حىت يتسىن معرفة املرسل وحتديد املسؤولية عند االقتضاء‪ ،‬باإلضافة إىل ذلك يسهل رقم الرسالة الرجوع إليها عند‬
‫احلاجة‪ ،‬كما أن الرقم التسلسلي‬
‫يعترب مرجعا للرسالة اإلدارية و يضمن حسن سري العمل باملصلحة‪.‬‬

‫المكان والتاريخ‪:‬‬

‫‪9‬‬
‫يكتسي تاريخ و مكان حترير الرسالة أمهية كبرية من الناحية القانونية‪ ،‬على اعتبار أن الرسالة اإلدارية وثيقة رمسية‪ ،‬و‬
‫عليه يتوجب تسجيل املكان و التاريخ يف أعلى و على يسار الصفحة‪ ،‬أو يف األسفل مباشرة بعد عبارة اجملاملة‪،‬‬
‫على النحو التايل‪:‬‬

‫اسم املدينة يف اليوم ‪ /‬الشهر ‪ /‬السنة ؛ و يستحسن كتابة األشهر باحلروف‪ ،‬و يعتمد مبدئيا كتاريخ للرسالة يوم‬
‫إمضائها من قبل املرسل‪.‬‬

‫بيان صفة المرسل‪:‬‬

‫يقصد بصفة املرسل املنصب اخلصوصي أو الوظيفة اليت ختول للموقع على الرسالة أو من ينوب عنه صالحية إصدار‬
‫هذه الوثيقة باسم املصلحة العمومية اليت يديرها أو ميثلها‪ ،‬و تكتب هذه الصفة يف الوسط من اجلزء العلوي للرسالة‪،‬‬
‫ميال إىل يسار‪ .‬مثال ذلك ‪:‬السيد وايل والية‪.............‬‬
‫صفة المرسل إليه‬
‫هي تعيني الشخص الطبيعي أو املعنوي املوجهة إليه الرسالة اإلدارية‪ ،‬يكتب االسم الشخصي للمرسل إليه إ ذا كان‬
‫شخصا طبيعيا متبوعا بعنوانه‪ ،‬و االسم الوظيفي للرئيس اإلداري للجهة املرسل إليها إذا تعلق األمر بشخص‬
‫اعتباري‪ ،‬و مقره االجتماعي‪ ،‬مسبوقني بصيغة‪ :‬إىل السيد (ة) أو اآلنسة‪.....‬؛ تكتب صيغة املناداة هذه أسفل‬
‫صفة املرسل مباشرة‪ .‬مثال ذلك‪:‬‬
‫السيد وايل والية‪.............................‬‬
‫إىل‬
‫السيد وزير‪..................................‬‬
‫الموضوع‪:‬‬
‫يعترب املوضوع مبثابة العنوان الرئيسي للرسالة لكونه يلخص مضموهنا يف كلمات وجيزة‪ ،‬حبيث يفهم القارئ مضموهنا‬
‫قبل أن يقرأ التفاصيل يف جسم الرسالة‪ ،‬رحبا للوقت و تسهيال لعملية التسجيل و التوثيق‪.‬‬
‫يكتب املوضوع قبل الشروع يف كتابة جسم الرسالة‪ ،‬و يتوخى احملرر يف كتابته الدقة و‬
‫اإلجياز حبيث ال يتجاوز سطرا أو سطرين‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫المرجع‪:‬‬
‫يعترب املرجع السند الذي ترجع إليه اإلدارة عند اإلجابة على رسالة ما‪ ،‬فقد يكون املرجع رسالة واردة إليها من جهة‬
‫معينة‪ ،‬عندئذ يتضمن املرجع رقم و تاريخ الرسالة الواردة؛ مثال ذلك‪ :‬ملرجع ‪ :‬رسالتكم رقم‪..........‬املؤرخة‬
‫يف‪ .............‬و يف صلب الرسالة يعيد اإلشارة إىل املرجع كأن يكتب يف مستهل رسالته‪ :‬ردا على رسالتكم املشار‬
‫إليها يف املرجع أعاله واملتعلقة ب‪،......‬يشرفين أن‪ ......‬اخل‪ .‬أما حني يتعلق األمر برسالة تذكري يكون املرجع هو‬
‫الرسالة أو الرسائل السابقة‪ ،‬فيكتب املرجع كالتايل‪ :‬املرجع ‪:‬رساليت رقم‪ .........‬املؤرخة يف‪ ............‬ويكتب يف‬
‫مستهلها‪ :‬تبعا لرساليت أو تذكريا برساليت )املشار إليها يف املرجع أعاله واملتعلقة ب‪،: .....‬يشرفين أن‪......‬اخل‪.‬‬
‫و قد يكون املرجع نصوصا تشريعية و‪/‬أو تنظيمية إذا اقتضى موضوع الرسالة ذلك‪ ،‬أو من أجل إضفاء الصبغة القانونية‬
‫على مضمون الرسالة‪ ،‬و قد يكون املرجع عبارة عن إشارة إىل مكاملة هاتفية أو حدث استدعى حترير الرسالة‪.‬‬

‫المرفقات أو الوثائق المرفقة‪:‬‬

‫قد يتضمن اإلرسال عددا من املرفقات يتوجب اإلشارة إليها يف الرسالة ببيان طبيعتها و عددها‪ ،‬و تسجل هذه املرفقات‬
‫عقب املرجع مباشرة إن وجد و إال فتسجل عقب املوضوع‪ ،‬و يف حالة استحالة تسجيل كل الوثائق املرفقة يف الرسالة‬
‫ميكن إرفاق قائمة يسجل عليها كل الوثائق إذا اقتضى األمر ذلك( كأن يتعلق األمر مبلف حيتوي عددا كبريا من الوثائق‬
‫مثال‪.‬‬
‫صلب الرسالة أو مضمونها‬
‫هو النص املعرب عن املعلومات أو األفكار املراد تبليغها إىل املرسل إليه‪ ،‬و يتشكل صلب الرسالة من عدد من الفقرات‬
‫يتحدد طوهلا أو قصرها حبسب طبيعة الرسالة و أغراضها‪ ،‬و يضم نص الرسالة ثالثة حماورة متناسقة هي‪:‬‬

‫التقدمي ‪:‬و يهدف إىل التنبيه إىل موضوع الرسالة‪ ،‬أمهيته أو دوافع االهتمام به؛‬
‫العرض ‪:‬يتمثل يف طرح املعلومات‪ ،‬عناصر التحليل أو املربرات املتعلقة مبوضوع الرسالة؛‬
‫اخلامتة ‪:‬تتمثل يف حتديد اهلدف املنشود‪ ،‬كالتماس طلب أو إصدار أمر أو إبالغ مقرتحات أو غريه مما يصبو املرسل إىل‬
‫حتقيقه‪.‬‬
‫عبارة المجاملة‬

‫‪11‬‬
 ‫ختتم الرسالة اإلدارية عادة بعبارة اجملاملة وهي عبارات الشكر و التقدير واالحرتام الواجبة عرفا و أخالقا بني املرتاسلني‬
‫السيما بني اإلدارة و املتعاملني اخلارجيني‪ ،‬و بني املرؤوس و رئيسه‪ ،‬و ختتلف عبارات اجملاملة باختالف املرسل إليهم‪.‬‬
‫التوقيع‬
‫تذيل كل رسالة بتوقيع املرسل و بيان صفته الوظيفية و امسه الشخصي‪ ،‬و قد يتوىل التوقيع شخصا مفوضا نيابة عن‬
‫الرئيس اإلداري أو صاحب السلطة القانوين‪ ،‬و يف هذه احلالة يتعني على‬
‫املوقع بالنيابة إضافة عبارة التفويض و ذكر الصفة الوظيفية للمفوض‪.‬‬
‫تسجل هذه املعلومات‪ ،‬و التوقيع و ختم املصلحة أسفل الرسالة إىل اليسار‪ ،‬و يكون التوقيع باليد‪ ،‬والغاية من ذلك‬
‫حتميل املوقع تبعات الرسالة و ما يرتتب عنها من التزامات قانونية‪.‬‬
‫وجهة نسخ الرسالة‬
‫قد توجه نسخ من الرسالة إىل جهات أخرى لإلعالم‪ ،‬و يف هذه احلالة تسجل هذه اجلهات أسفل الرسالة إىل اليمني‪،‬‬
‫مع مراعاة التسلسل اهلرمي يف ذكر هذه اجلهات‪ ،‬حبيث يذكر الرئيس اإلداري األعلى يف املقام األول مث الذي يليه‪.‬‬

‫‪ .3‬جدول اإلرسال ‪:‬‬

‫جدول اإلرسال هو عبارة عن وثيقة إدارية تستخدم يف نقل أو حتويل الوثائق و املستندات بني املصاحل اإلدارية داخل‬
‫نفس الوحدة أو بني وحدات إدارية مستقلة‪ ،‬و يهدف أساسا إىل االحتفاظ بسند قانوين يثبت انتقال و تسليم تلك‬
‫الوثائق و املستندات إىل املرسل إليه‪ ،‬حبيث يتم التأشري باالستالم على النسخة اإلضافية للجدول من طرف هذا‬
‫األخري‪ ،‬قبل أن يسرتجعها املرسل‪.‬‬

‫عناصر جدول اإلرسال‬ ‫‪.1.3‬‬

‫يتضمن جدول اإلرسال العناصر األساسية املتعلقة ببيان املرسل و املرسل إليه كما هو الشأن بالنسبة للرسالة اإلدارية‪:‬‬
‫الرأسية؛· الطابع؛· الرقم التسلسلي؛· املكان و التاريخ؛· صفة املرسل؛· صفة املرسل إليه يكتب عقب ذلك بالبنط‬
‫العريض عبارة" جدول إرسال "لبيان طبيعة الوثيقة‪ ،‬مث يرسم جدول يتضمن ثالثة أعمدة‪:‬‬
‫العمود األول ‪ :‬بيان الوثائق املرسلة و التعريف هبا بإجياز‪ ،‬مصدرة بصيغة·‬
‫‪12‬‬
 ‫جماملة‪:‬‬
‫‪-‬يشرفين أن أوافيكم بالوثائق التالية‪:.................‬‬
‫العمود الثاني ‪:‬بيان عدد الوثائق املرسلة؛·‬
‫العمود الثالث ‪:‬املالحظات أو التوجيهات‪ ،‬و قد جرت العادة على كتابتها بصيغ عامة و موجزة‪ ،‬مثل ‪:‬لإلعالم ‪...‬‬
‫قصد االطالع ‪ ...‬من أجل التنفيذ ‪ ...‬لكل غاية مفيدة ‪...‬من أجل اختاذ القرار ‪ ...‬من أجل التأشرية‪ ...‬و يسجل‬
‫العدد الكلي للوثائق املرفقة أسفل اجلدول مبحاذاة عبارة ‪:‬اجملموع‪ ،‬و يستحسن من باب االحتياط عدم ترك أي فراغ أو‬
‫بياض داخل اجلدول يسمح بإضافة بيانات أخرى‪ ،‬و كذلك‬
‫ينبغي جتنب أي شطب أو كتابة مثقلة‪ ،‬و كل ما من شأنه أن خيل خباصية اإلثبات القانوين هلذه‬
‫الوثيقة‪.‬‬
‫يتبع هذا اجلدول بتسجيل املعلومات املتعلقة مبصدر اإلرسال‪:‬‬
‫الصفة الوظيفية للموقع؛·‬
‫االسم الشخصي و التوقيع؛·‬
‫ختم املصلحة· ‪.‬‬
‫و يف حالة تعدد املرسل إليهم يسجل هؤالء يف هناية الورقة على اليمني حتت عنوان ‪:‬نسخة‬
‫(أو نسخ )موجهة إىل ‪...‬كما هو الشأن يف الرسالة اإلدارية‪.‬‬
‫يفرتض أن يسلم جدول اإلرسال و الوثائق املرفقة يدا بيد إىل املرسل إليه إال إذا تعذر ذلك لبعد املسافة بني املرتاسلني أو‬
‫حدوث طارئ يتطلب اإلرسال عرب الربيد‪ ،‬يف هذه احلالة يتوجب على املرسل احلرص على اسرتجاع النسخة اإلضافية‬
‫جلدول اإلرسال مؤشرا عليها باالستالم‪ .‬حتفظ النسخ اإلضافية جلداول اإلرسال يف حافظات خاصة و فق الرتتيب‬
‫التسلسلي املدون يف سجالت الربيد الصادر‪ ،‬و ذلك بغية استعماهلا كوسائل إثبات عند االقتضاء‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫‪ .4‬اإلستدعاء و الدعوة‪:‬‬

‫االستدعاء و الدعوة عبارة عن رسائل إدارية هتدف إىل طلب حضور شخص أو أشخاص معينني بصفة إلزامية‬
‫االستدعاء أو طوعية الدعوة لغرض يتوجب حتديده يف نص الرسالة‪.‬‬
‫تستخدم هاتان الوثيقتان ألغراض شىت أمهها الدعوة( حني توجه إىل رؤساء إداريني )أو االستدعاء( حني توجه‬
‫للنظراء أو املرؤوسني )حلضور االجتماعات‪ ،‬و كذلك استدعاء املرشحني للمشاركة يف امتحان أو مسابقة‪ ،‬أو‬
‫شخص طبيعي من أجل إمتام معاملة إدارية‪ ،‬أو دعوة شخصيات معينة حلضور حفل أو حماضرة أو استقبال زائر‬
‫رمسي‪ ،‬و غريها‪ .‬توجه اإلدارة العمومية هذه الدعوات و االستدعاءات كتابيا‪ ،‬مع وجوب احرتام األجل الزمين الالزم‬
‫لوصول و تلبية الدعوة أو االستدعاء‪ ،‬أو األجل القانوين( احملدد مبوجب النصوص التنظيمية)‪ ،‬و حتتفظ اإلدارة بنسخ‬
‫من هذه املراسالت الستخدامها كإثباتات عند احلاجة‪ .‬و يف حاالت االستعجال أو ضيق الوقت ميكن إرسال‬
‫االستدعاء عرب الفاكس أو االستعاضة عن االستدعاء التقليدي بالوسائل السريعة كالربقية‪ ،‬لضمان سرعة وصوهلا و‬
‫احلفاظ يف نفس الوقت على أثر مادي يثبت اإلرسال‪.‬‬

‫عناصر الدعوة و االستدعاء‬ ‫‪.1.4‬‬

‫العناصر الشكلية لالستدعاء و الدعوة ال ختتلف عن عناصر الرسالة‪ ،‬حبيث تتضمن هذه الوثائق‪:‬‬
‫‪-‬الرأسية؛ الطابع؛ ‪-‬املكان و التاريخ‪- ،‬صفة املرسل؛ صفة أو اسم املرسل إليه و عنوانه؛ املرجع إن وجد؛‬
‫املرفقات إن وجدت؛ ‪-‬توقيع و ختم املكلف بالعملية‪.‬‬
‫أما مضمون الدعوة و االستدعاء فيحدد وجوبا الغرض أو السبب‪ ،‬التاريخ و التوقيت‪ ،‬املكان‪،‬‬
‫و ما يتوجب على املستدعى إحضاره من وثائق أو وسائل‪.‬‬
‫يف حالة االستدعاء أو الدعوة حلضور اجتماع يتوجب تسجيل بنود جدول األعمال مباشرة‬
‫عقب النص أو صلب املوضوع‪ ،‬و تسجل هذه البنود يف شكل حماور موجزة مبا يسمح للمعين معرفة‬
‫أغراض االجتماع و التحضري له جبدية‪.‬‬
‫و مما ينبغي التنبيه عليه يف هذا السياق ضرورة جتنب استخدام العبارات الغامضة و املبهمة‬
‫مثل ما درجت عليه بعض اإلدارات يف استعمال عبارة" ألمر يهمكم"‪ ،‬و هو ما يرتك املدعو يف حالة‬

‫‪14‬‬
 ‫حرية و تردد‪ ،‬بل ينبغي ذكر األمر سبب االستدعاء سواء تعلق األمر باملواطنني أو فيما بني املصاحل‬
‫اإلدارية‪.‬‬

‫التقرير‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫التقرير وثيقة إدارية هامة تستخدم لوصف أو حتليل مشكلة مطروحة أو عمل منجز أو حادثة أو سري مرفق معني‪ ،...‬و‬
‫بذلك نتبني أن للتقرير استخدامات خمتلفة‪ ،‬كما أنه يهدف إىل إيصال املعلومات حول املواضيع املشار إليها من املرؤوس‬
‫إىل الرئيس أو من مصلحة إىل أخرى؛ لذلك يصنف التقرير ضمن الوثائق اإلعالمية‪.‬‬
‫‪15‬‬
 ‫حيرر التقرير يف الغالب بطلب أو توجيه من اجلهة األعلى رتبة يف السلم اإلداري للحصول على معلومات وافية تسمح‬
‫باختاذ تدابري أو قرارات‪ ،‬و هو ما يستدعي حث احملرر‪ ،‬الذي يكون قد اطلع على احلادثة أو القضية موضوع التقرير عن‬
‫كثب‪ ،‬على تقدمي اقرتاحات أو توصيات تتعلق بكيفية التعامل مع املوضوع؛ و قد يكتفي احملرر بعرض الواقع بشكل‬
‫حمايد دون إقحام رأيه الشخصي يف املوضوع‪.‬‬
‫يتحدد مدى تدخل احملرر أو حياده يف عرض الوقائع و استخالص النتائج‪ ،‬حبسب نوعية التقرير املزمع حتريره و األهداف‬
‫املرجوة منه و كذا اجلهة املرسل إليها‪ ،‬هذه العناصر تعترب مبثابة املؤشرات اليت توجه نوعية الكتابة و حتدد طبيعة التقرير ‪:‬‬
‫حيث جند التقرير املطول( التقرير السنوي للنشاط مثال )و التقرير املوجز( التقرير املتعلق بوصف حادثة طارئة‪.‬‬
‫أهداف التقارير‪:‬‬ ‫‪.1.5‬‬

‫أيا كانت طبيعة نشاط اإلدارة أو املؤسسة املعنية‪ ،‬فإن حترير التقارير يعترب عملية جارية بشكل مستمر و يف خمتلف‬
‫املستويات التدرجية‪ ،‬و من مث تشكل التقارير أداة أساسية ملتابعة و مراقبة اإلجنازات‪ ،‬تسمح للرئيس مبتابعة نشاط‬
‫مرؤوسيه و االطالع على جمريات العمل يف إدارته و اإلحاطة علما بكل املستجدات‪.‬‬
‫و عليه ميكن القول أن األهداف أو األغراض اليت تصبو اإلدارة إىل حتقيقها من خالل التقارير كثرية جدا لدرجة أنه‬
‫يصعب حصرها مجيعا‪ ،‬و فيما يلي استعراض لألهداف األكثر أمهية و األكثر توخيا‪:‬‬
‫حتليل وضعية معينة؛·‬
‫عرض وضعية مصلحة أو مرفق يف فرتة زمنية معينة؛·‬
‫استقصاء معلومات عن قضية معينة؛·‬
‫وصف أو حتليل حادثة أو واقعة؛·‬
‫تبليغ الرؤساء اإلداريني و إطالعهم على مسألة معينة؛‬
‫تشخيص مشكلة و اقرتاح احللول و التدابري املمكنة بغية توجيه الرئيس اإلداري إىل اختاذ· القرارات الالزمة‪...‬‬
‫أنواع التقارير‪:‬‬ ‫‪.2.5‬‬

‫على ضوء ما سبق يتضح أن التقارير ختتلف باختالف أغراضها‪ ،‬كما تتباين نوعية التقارير أيضا حسب قطاع النشاط‬
‫املعين حبيث تستخدم بعض القطاعات( مثل الرتبية الوطنية‪ ،‬األمن الوطين‪...‬إخل )أنواعا من التقارير ال تستخدم يف‬
‫قطاعات أخرى‪ ،‬و نورد فيما يلي أهم أنواع التقارير باختصار‪:‬‬
‫‪-‬التقارير الدراسية أو تقارير الخبرة‪:‬‬
‫‪16‬‬
‫هي عبارة عن تقارير تدرس مشكلة أو موضوعا معينا بشكل معمق بغية البحث عن احللول و استخالص النتائج من‬
‫أجل اختاذ القرارات الالزمة‪ ،‬يتوىل حتريرها خرباء خمتصون يف موضوع الدراسة‪ ،‬مثال ذلك التقارير الصادرة عن اجمللس‬
‫الوطين االقتصادي و االجتماعي‪ ،‬أو التقارير الصحية أو غريها‪...‬‬
‫‪-‬التقارير التفتيشية‪:‬‬
‫هي تقارير هتدف إىل إعالم الرؤساء اإلداريني أو اهليئات املعنية بوضعية مرفق معني أو طريقة تسيريه أو التحقيق يف‬
‫مالبسات و حيثيات حصول خروقات أو جتاوزات‪ ،‬و يتطلب حترير هذه التقارير إجراء عمليات تفتيش‪ ،‬أو حتقيق أو‬
‫استطالع ميداين‪ ،‬و مثال ذلك تقارير مفتشي املالية‪ ،‬و مفتشي النظافة‪...،‬و غريهم‪.‬‬
‫‪-‬التقارير اإلعالمية‪:‬‬
‫هي التقارير اهلادفة إىل إبالغ الرؤساء اإلداريني حبصول حوادث أو إطالعهم على وقوع مستجدات تتعلق بسري العمل يف‬
‫اإلدارة‪ ،‬أو العالقات بني املوظفني أو مع املتعاملني اخلارجني‪.‬‬

‫‪-‬التقارير الدورية لألنشطة‪:‬‬

‫هتتم هذه التقارير بتقييم األنشطة و األعمال املنجزة يف مصلحة أو مرفق ما خالل فرتة زمنية حمددة و بشكل دوري‬
‫(شهريا‪ ،‬سداسيا أو سنويا‪).‬‬

‫عناصر التقرير‪:‬‬ ‫‪.3.5‬‬

‫يشتمل التقرير على العناصر الشكلية املعتادة يف املراسالت و الوثائق اإلدارية األخرى‪:‬‬
‫‪-‬الرأسية؛‬
‫‪-‬الطابع؛‬
‫‪-‬الرقم التسلسلي؛‬
‫‪-‬الصفة الوظيفية للمرسل إليه؛‬
‫‪-‬موضوع التقرير‪.‬‬
‫يضاف إليها تسجيل عبارة" تقرير "وسط الصفحة على النحو التايل‪:‬‬
‫يذيل التقرير بذكر املكان و التاريخ متبوعا بالصفة الوظيفية للموقع و توقيعه يف هناية الصفحة األخرية‪.‬‬
‫‪17‬‬
 ‫و يتضمن نص التقرير جمموعة من األجزاء املتناسقة‪:‬‬
‫‪-‬التقدمي ‪:‬يهدف إىل جلب االنتباه إىل أمهية املوضوع املطروح؛‬
‫‪-‬العرض و التحليل ‪:‬يطرح احملرر الشروح و املربرات و التفاصيل املتعلقة مبوضوع‬
‫التقرير؛‬
‫‪-‬اخلامتة ‪:‬تشتمل على االستنتاجات‪ ،‬املقرتحات و التوصيات إن وجدت‪.‬‬
‫و قد يرفق بالتقرير وثيقة أو جمموعة وثائق مما يقتضي تسجيل هذه املرفقات أو اإلشارة إليها‬
‫يف هناية التقرير أو عقب العنوان( املوضوع )مباشرة‪.‬‬

‫‪18‬‬
19
 ‫المحضر‪:‬‬ ‫‪.6‬‬

‫هو وثيقة إدارية تكتسي طابع املستند القانوين احلائز على قوة اإلثبات‪ ،‬إذ يتم مبوجبه إثبات حادث أو معاينة واقعة أو‬
‫التصريح بالشروع يف إجناز أعمال أو االنتهاء منه ‪...‬و يشكل احملضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق باملوضوع اخلصوصي‬
‫الذي يتضمنه‪.‬‬
‫يدون احملضر كافة املعلومات املتعلقة باملسألة أو احلدث‪ ،‬مع مراعاة اإلجياز و الدقة يف سرد الوقائع و احلياد التام يف‬
‫عرض األفكار أو املشاهدات‪ ،‬لذلك يتطلب حترير احملضر حيازة مؤهالت خاصة متكن احملرر من التعبري عما مسع أو‬
‫شاهد بعبارات وجيزة و مستوفية للغرض‪ ،‬حبيث ال خيل باملعىن و ال يتغاضى أو يهمل ذكر مسائل ذات أمهية‪.‬‬

‫أنواع المحاضر‪:‬‬
‫هناك أنواع كثرية من احملاضر‪ ،‬و ختتلف صياغتها باختالف أهدافها و إن احتدت مجيعها يف الطبيعة القانونية و األمهية‬
‫اإلدارية‪ ،‬و من بني أهم أنواع احملاضر نذكر‪:‬‬
‫محضر االجتماع ‪ :‬حيرر فيه جمريات االجتماع و القرارات أو التوصيات اليت مت التوصل إليها‪ ،‬على أن يراعي احملرر‬
‫تدوين التدخالت و التعقيبات و املواقف بصيغة العموم (جتنب التشخيص)‪ ،‬و يقع عليه كافة املشاركني يف االجتماع‪،‬‬
‫السيما إذا تعلق األمر مبداوالت تفضي إىل اختاذ قرارات‪.‬‬
‫محضر التنصيب ‪ :‬يثبت مبوجبه شروع املوظف اجلديد أو املوظف الذي متت ترقيته إىل رتبة أعلى يف عمله بشكل‬
‫رمسي‪ ،‬و ميثل تاريخ التنصيب املسجل على احملضر بداية عالقة العمل بني املوظف و اإلدارة أو املؤسسة‪ ،‬بكل ما يتتبع‬
‫ذلك من حقوق و التزامات؛ يوقع على احملضر املوظف املعين و الرئيس اإلداري احلائز على سلطة التعيني‪.‬‬
‫محضر المعاينة‪:‬‬
‫حيرر من طرف املوظف العمومي املكلف قانونيا بذلك‪ ،‬أي أن تكون املعاينة موضوع احملضر مندرجة ضمن صالحياته‬
‫القانونية أو بتكليف من الرئيس اإلداري املخول له هذه الصالحيات‪ ،‬على أن يتوىل املوقع على احملضر عملية املعاينة‬
‫بنفسه‪.‬‬
‫عناصر المحضر‪:‬‬
‫يتضمن احملضر عناصر شكلية و أخرى موضوعية‪:‬‬
‫‪-‬العناصر الشكلية تتمثل يف حمددات اهلوية اإلدارية كما بيّناها يف مقطع الرسالة‪:‬‬

‫‪20‬‬
 ‫الرأسية؛·‬
‫الطابع؛·‬
‫الرقم التسلسلي وفقا للرتتيب املعتمد يف سجل املداوالت؛·‬
‫عنوان احملضر‪ ،‬و يكتب يف وسط الصفحة‬
‫العناصر املوضوعية ختتلف باختالف نوع احملضر‪:‬‬
‫حمضر االجتماع يتشكل من احملاور األساسية الثالثة موضوع احملضر· ‪:‬‬
‫أ التقدمي ‪:‬يسجل فيه وجوبا و باألحرف تاريخ ومكان االجتماع و توقيت بداية اجللسة‪ ،‬اسم رئيس اجللسة و صفت‪،‬‬
‫أمساء و صفات احلضور و أمساء و صفات املتغيبني‪ ،‬و يتبع ذلك جبدول األعمال قائمة القضايا املطروحة للنقاش و‬
‫التداول‪.‬‬
‫ب العرض ‪:‬يتعلق مبجريات االجتماع حيث يورد احملرر املناقشات بشكل موجز و القرارات املتخذة و التحفظات إن‬
‫وجدت‪.‬‬
‫ج اخلامتة ‪:‬تسجل فيها املالحظات اخلتامية و ظروف و وقت انتهاء اجللسة‪.‬‬
‫حمضر التنصيب يتضمن العناصر املتعلقة بعملية تنصيب املوظف يف منصب عمله اجلديد من خالل ذكر‪:‬‬
‫أ تاريخ التنصيب باألحرف؛‬
‫ب اسم و صفة القائم بالتنصيب الرئيس اإلداري احلائز على سلطة التعيني؛‬
‫ج اسم املوظف و رتبته أو وظيفته و تصنيف املنصب؛‬
‫د تاريخ بدء السريان و الذي ال خيتلف عادة عن تاريخ احملضر؛‬
‫ه اإلشارة إىل املستند القانوين قرار أو مقرر التعيني)؛‬
‫الصيغة اخلتامية اليت تفيد حضور املعين شخصيا و توقيعه على احملضر؛‬
‫ز )توقيع املعين على ميني الصفحة و الرئيس اإلداري جهة اليسار؛‬
‫ح )تعيني وجهة نسخ احملضر( مفتشية الوظيف العمومي‪ ،‬الوصاية‪ ،‬ملف املعين‪...).‬‬
‫حمضر املعاينة يتضمن العناصر التالية· ‪:‬‬
‫أ تاريخ و مكان املعاينة؛‬
‫ب االسم و الصفة القانونية للمعاين؛‬
‫ج املرجعية القانونية لعملية املعاينة؛‬

‫‪21‬‬
 ‫د )موضوع املعاينة( الواقعة‪ ،‬احلدث‪ ،‬املخالفة)‪...‬؛‬
‫ه )الصيغة اخلتامية املتضمنة اقرتاح التدابري أو اإلحالة إىل جهة معينة؛‬
‫و )توقيع و ختم احملرر؛‬
‫ز )وجهة النسخ اإلضافية للمحضر‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫‪ .7‬عرض الحال‪:‬‬

‫هو وثيقة إعالمية هتدف إىل إبالغ الرئيس اإلداري و إحاطته علما حبادث أو واقعة أو جمريات مهمة عمل أو‬
‫اجتماع‪ ،...‬يتحرى حمرره نقل الواقع و سرد احلوادث كما حدثت بالضبط و بشكل مفصل يتيح للرئيس معرفة احلقيقة‬
‫بكل أبعادها‪ ،‬و يف الوقت املناسب‪ ،‬أي قبل فوات األوان‪.‬‬
‫املبادرة بتحرير هذه الوثيقة تكون إما تلقائية‪ ،‬حبيث يتوىل احملرر كتابتها مبجرد حصول احلادث أو الواقعة أو ما يدعو إىل‬
‫حترير عرض حال‪ ،‬أو بأمر من الرئيس اإلداري‪ ،‬و يف كال احلالتني ينبغي على احملرر التزام احلياد قدر اإلمكان و عرض‬
‫احلالة بدون إبداء رأيه الشخصي‪.‬‬
‫و يتميز عرض حال االجتماع عن حمضر االجتماع بكون األول أكثر تفصيال حبيث يسجل جمريات االجتماع بشكل‬
‫مفصل خالفا للمحضر بغية احلفاظ على آثار مكتوبة للنقاشات أو املداوالت‪ ،‬بينما يهدف احملضر أساسا إىل تشكيل‬
‫دعامة قانونية و مرجعية للقرارات املتخذة‪.‬‬
‫خصائص عرض الحال‬
‫يتميز عرض احلال باخلصائص التالية‪:‬‬
‫‪-‬هو وثيقة إعالمية هتدف إىل إعطاء صورة صادقة عن احلدث‪ ،‬الواقعة أو االجتماع؛‬
‫‪-‬يوجه إىل الرئيس اإلداري هبدف إطالعه على وقائع ذات عالقة بصالحياته أو نطاق إشرافه؛‬
‫‪-‬يسمح للرئيس اإلداري باإلملام باملعطيات الالزمة الختاذ قراراته؛‬
‫‪-‬يستخدم عرض احلال كوسيلة للحفاظ على آثار كتابية عن احلوادث أو الوقائع موضوع االهتمام؛‬
‫‪-‬حيرر عرض احلال بشكل مفصل و يراعي حمرره احلياد التام‪.‬‬
‫‪-2‬عناصر و محتويات عرض الحال‬
‫شأنه شأن الوثائق اإلدارية األخرى‪ ،‬السيما احملضر‪ ،‬يتضمن عرض احلال العناصر الشكلية‬

‫احملددة هلوية اإلدارة أو املؤسسة‪ ،‬طبيعة الوثيقة و موضوعها‪ ،‬و الشخص املوجهة إليه‪.‬‬
‫يتضمن عرض احلال‪ ،‬باإلضافة إىل ذلك‪ ،‬عناصر موضوعية تشكل صلب الوثيقة‪ ،‬و حيرر بنفس طريقة و أسلوب التقرير‬
‫غري أنه ال يتضمن توصيات أو مقرتحات أو آراء شخصية‪ ،‬بل يكتفي حمرره بسرد الواقع فقط‪.‬‬
‫‪23‬‬
 ‫يتشكل نص عرض احلال من األجزاء التالية‪:‬‬
‫‪-‬التقدمي ‪:‬يشري التقدمي إىل تاريخ و مكان احلدث أو االجتماع متهيدا لتناول تفاصيل املوضوع؛‬
‫‪-‬العرض ‪:‬يستعرض احملرر الوقائع و األحداث بالتفصيل مراعيا الدقة يف الوصف و املوضوعية التامة يف العرض؛‬
‫‪-‬اخلامتة ‪:‬ختصص خامتة العرض لذكر القرارات املتخذة يف االجتماع أو النتائج و اآلثار املتمخضة عن احلدث أو‬
‫الواقعة‪.‬‬
‫يدون مكان و تاريخ حترير عرض احلال يف ختام الوثيقة و تسجل الصفة الوظيفية و االسم الشخصي للموقع‪.‬‬
‫يتضمن عرض احلال‪ ،‬باإلضافة إىل ذلك‪ ،‬عناصر موضوعية تشكل صلب الوثيقة‪ ،‬و حيرر بنفس طريقة و أسلوب التقرير‬
‫غري أنه ال يتضمن توصيات أو مقرتحات أو آراء شخصية‪ ،‬بل يكتفي حمرره بسرد الواقع فقط‪.‬‬

‫‪24‬‬
25