‫المذكرة اإلدارية‬

‫إعداد‪ :‬د‪.‬سعاد الفحصي‬

 ‫المذكرة اإلدارية‬
‫هي وثيقة إدارية يجري تداولها داخل اإلدارة لنقل تعليمات من‬
‫الرئيس اإلداري إلى مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى‬
‫بعض المستخدمين أو جميعهم‪ ،‬و تسمى أيضا المذكرة المصلحية‬
‫‪. Note de service‬‬
‫وتعتبر المذكرة اإلدارية األداة األكثر استعماال داخل اإلدارات‬
‫والمؤسسات العمومية‪ ،‬لنقل معلومات أو توجيهات أو أوامر من‬
‫الرؤساء اإلداريين إلى المرؤوسين في مختلف المستويات اإلدارية‪.‬‬
 ‫المذكرة اإلدارية‬

‫‪ -2‬خصائصها‬

‫* تتضمن تعليمات موجهة إلى الموظفين(المستخدمين) العاملين تحت سلطة الرئيس اإلداري‬
‫مصدر المذكرة؛‬
‫* توزع المذكرة أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين االطالع عليها‪ ،‬وإن اقتضى األمر يلزم‬
‫المستخدمون بالتوقيع عليها إلثبات ذلك؛‬
‫* تشكل المذكرة أداة اتصال سريعة وفعالة؛‬
‫* ينبغي أن ال تتشعب مضامين المذكرة بل تنصب على تنظيم موضوع واحد ومحدد بدقة؛‬
‫* تحرر المذكرة بأسلوب واضح ودقيق وبعبارات الئقة؛‬
‫* تأخذ المذكرة الصفة اإللزامية‪ ،‬ما لم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا‪ ،‬ومتى استوفت‬
‫شروط التبليغ إلى علم المعنيين؛‬
‫* تجسد مذكرة المصلحة ممارسة الرئيس اإلداري للسلطات المخولة له قانونا‪ ،‬مما يستلزم‬
‫مراعاة الصالحيات القانونية ونطاق اإلشراف اإلداري‪.‬‬
 ‫المذكرة اإلدارية‬

‫‪ -3‬استخدامات المذكرات اإلدارية‬

‫تستخدم المذكرات اإلدارية لعدة أغراض أهمها‪:‬‬
‫أوال‪ :‬إصدار تعليمات وأوامر‪ * :‬االلتزام بمواقيت العمل؛‬
‫* المحافظة على وسائل اإلدارة؛‬
‫* التحلي بأخالقيات المهنة؛‪...‬‬

‫ثانيا‪ :‬إعطاء توجيهات ونصائح‪ * :‬الحرص على النظافة؛‬

‫* تدابير الوقاية واألمن؛‪....‬‬

‫* تغييرات تنظيمية طارئة؛‬ ‫ثالثا‪ :‬تبليغ معلومات‪:‬‬

‫* معلومات تخص الموظفين؛‪....‬‬
 ‫المذكرة اإلدارية‬

‫‪ -4‬عناصرها‪:‬‬
‫‪ -‬رأسية الوثيقة (التسمية الرسمية للدولة و طبيعتها الدستورية)؛‬
‫‪ -‬الطابع (الجهة اإلدارية المصدرة للمذكرة)؛‬
‫‪ -‬تاريخ ومكان تحرير المذكرة؛‬
‫‪ -‬الرقم التسلسلي طبقا للترتيب المسجل في سجل البريد الصادر أو السجل الخاص‬
‫بالمذكرات إن وجد؛‬
‫‪ -‬عنوان المذكرة و موضوعها؛‬
‫‪ -‬الجهة الموجه إليها؛‬
‫‪ -‬نص المذكرة؛‬
‫‪ -‬الصفة الوظيفية للموقع على المذكرة؛‬
‫‪ -‬التوقيع وختم المصلحة؛‬
‫‪ -‬اإلشارة إلى الجهات الواجب إبالغها وطريقة التبليغ (التعليق‪ ،‬التسليم الشخصي‪.)...‬‬
 ‫المذكرة اإلدارية‬

‫‪ -5‬تحرير المذكرة اإلدارية‬

‫تخضع المذكرة اإلدارية لقواعد التحرير اإلداري المتعلقة بتحرير المراسالت و الوثائق‪،‬‬
‫غير أنها تتم ّيز عن الرسالة باستعمالها لألسلوب غير المباشر وتقليص نطاق المجاملة‬
‫على اعتبار أنها تتضمن تعليمات وأوامر موجهة من الرئيس إلى مرؤوسيه‪.‬‬
‫ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة والعقالنية بغرض تحفيز وإقناع‬
‫المخاطبين‪ ،‬وبطريقة تضمن امتثال هؤالء للتعليمات واألوامر الواردة في المذكرة‪،‬‬
‫و يمكن عند االقتضاء ذكر المبررات واألسباب الدافعة إلى تحرير المذكرة أو إلى اتخاذ‬
‫التدابير الواردة فيها‪.‬‬
‫يتوجب على المحرر توخي اإليجاز قدر المستطاع واالكتفاء بطرح التوجيهات أو‬
‫المعلومات بصيغ دقيقة‪ ،‬وكذلك ينبغي تجنب االسترسال والتطويل في الشرح والتبرير‪،‬‬
‫مما يؤدي إلى االنحراف بالمذكرة عن مقصدها األساسي؛ ألن المذكرة‪ ،‬خالفا للتقرير‪،‬‬
‫ال تتطلب عمال تحليليا وال عرضا مفصال‪.‬‬
‫نماذج‪:‬‬
 ‫المنشور‬
‫• فهو وثيقة إدارية تحتوي على قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة‬
‫أو ملخصة وتداع على جميع الموظفين والمستخدمين للعلم بها وإتباعها‪،‬‬
‫ويطلق على هذا النوع من الوثائق أيضا اسم "الدوريات "فالمنشور كما‬
‫يشير إسمه "منشور أو دورية" وثيقة إدارية خاصة تستعمل لنشر‬
‫المعلومات أو لدوران المعلومات على جميع المستويات‪ ،‬ويعتبر وثيقة إدارية‬
‫ذات صبغة داخلية تصدر عن السلطة العليا المختصة في الجهاز الحكومي‬
‫إلى المستويات الدنيا التابعة لهذه السلطة‪ ،‬كالمناشير التي يصدرها الوزير‬
‫األول أو السلطة الحكومية المكلفة بالوظيفة العمومية‪ ،‬وكثيرا ما يستعمل‬
‫المنشور داخل الوزارات والمؤسسات ( مثال عندما يوجه وزير مراسلة إلى‬
‫جميع عمال األقاليم والمدن في قالب رسالة‪ ،‬أو عندما يوجه تعليماته إلى‬
‫سائر المديرين ورؤساء المصالح في قالب مذكرة)‪.‬‬
‫• و الذي يصبغ عليها صبغة منشور هو كونها موجهة إلى عدة أشخاص‬
‫مرسل إليهم (إلى السيدات والسادة)‪.‬‬
 ‫المنشور‬
‫• وينقسم المنشور إلى ثالثة أنواع‪:‬‬
‫المنشور اإليضاحي‪ :‬ويستهدف التذكير والشرح للمقتضيات القانونية أو التنظيمية‬
‫وذلك لتفادي ارتكاب أخطاء قانونية أو غيرها‪ ،‬واإلضرار بالمصالح الخاصة‬
‫للمعنيين أو المصالح العامة في حالة سوء فهم مقتضياتها من قبل المكلفين‬
‫بتنفيذها؛‬
‫المنشور التنفيذي‪ :‬ويتضمن تعليمات أو أوامر إلى مجموعة من الموجه إليهم‬
‫لتنفيذها ‪،‬‬
‫المنشور التنظيمي‪ :‬ويكون له أثر قانوني‪ ،‬ويكمن إذ ذّاك الطعن في مقتضياته‪،‬‬
‫بدعوى التعسف في استعمال السلطة أمام القضاء اإلداري‪ ،‬والمنشور التنظيمي ال‬
‫يكتفي بتفسير النصوص القانونية‪ ،‬بل يضيف إليها قاعدة جديدة‪ ،‬فيصبح قرارا‬
‫تنظيميا قابال للطعن باإللغاء لمساسه بحقوق األفراد‪.‬‬
 ‫المنشور‬

‫طريقة تحرير المنشور‪:‬‬

‫يحرر المنشور بصيغة مباشرة أي باستعمال ضمير المتكلم أو‬
‫الجمع‪ ،‬ويتطلب تحريره الكفاءة والتجربة واإلطالع الواسع ‪،‬‬
‫ويعهد عادة تحريره إلى أطر عليا لديهم معرفة تامة ومعمقة‬
‫للقوانين واألعراف‪ ،‬خاصة وأن صياغته ترتكز دائما على‬
‫نصوص قانونية أو تنظيمية‪ ،‬وذلك لتالفي كل تحريف أو التباس‬
‫نظرا لتداوله بين عدد كبير من الموظفين‪ ،‬خاصة وأن منهم من‬
‫يكون بعيدا عن المصلحة التي حررت المنشور‪ ،‬وال يتأتى له‬
‫االتصال بها في الحال لتوضيح النقط الغامضة أو الصعوبات‬
‫العملية التي قد تعترض التطبيق‪.‬‬
 ‫المنشور‬
‫لذا‪ ،‬يتعين أن يكون إعداده مسبوقا بدراسة معمقة وتحليلية‪،‬‬
‫وتتسم فقراته بالدقة والوضوح واإليجاز‪ ،‬سيما وأنه يوقع من‬
‫طرف أعلى سلطة باإلدارة وهو الوزير‪.‬‬

‫ومن حيث األسلوب ينبغي أن يكون المنشور محررا بكيفية‬

‫سهلة الفهم‪ ،‬حتى يكون سهل التنفيذ من لدن الموجه إليهم‪ ،‬كما‬
‫أنه باإلمكان تجزئة موضوع المنشور إلى فقرات باالستناد إلى‬
‫نصوص قانونية وتنظيمية أو منشورات سابقة لتبرير اتخاذه‪،‬‬
‫على أن يختم بتلخيص مقتضب للتعليمات األساسية التي‬
‫‪.‬‬‫يستهدفها‬
 ‫المنشور‬
‫شكل المنشور‪:‬‬
‫الرأس‪ :‬تسمية الدولة واسم الجهاز اإلداري؛‬
‫المكان والتاريخ؛‬
‫رقم التسجيل‪ :‬يعطي للمنشور رقم خاص به؛‬
‫المرسل والمرسل إليهم؛‬
‫الموضوع؛‬
‫المرجع‪ :‬إذا كانت اإلشارة إليه ضرورية؛‬
‫تحية االفتتاح (سالم تام بوجود موالنا اإلمام) أو بدون تحية؛‬
‫جسم المنشور أو مضمون موضوعه‪ ،‬ويحتوي على المقدمة والتفسيرات والخاتمة؛‬
‫التوقيع‪ :‬يخضع توقيع المنشور إلى نفس الشروط التي يجب أن يتميز بها توقيع‬
‫القرارات اإلدارية‪ ،‬إذ يعود توقيعه إلى السلطة الحكومية المختصة بموضوعه‪ ،‬إال‬
‫أنه يمكن أحيانا توقيعه بالتفويض من طرف المسؤولين على أعلى المستويات‪.‬‬

‫ويبقى مضمون المنشور ساري المفعول إلى حين صدور منشور جديد يلغيه أو يغير‬
‫مقتضياته‪.‬‬
‫نماذج‪:‬‬ ‫‪:‬‬
 ‫ورقة اإلرسال‬
‫تعريفها‪:‬‬
‫هي عبارة عن وثيقة إضافية تصلح للتلخيص وتستعمل لنقل‬
‫الوثائق والمستندات من وزارة إلى وزارة ومن مصلحة إلى‬
‫أخرى‪ ،‬وتستعمل هذه الوثيقة حينما تدعو الضرورة إلى اطالع‬
‫مصلحة ما على وثيقة معينة‪ ،‬حيث تضاف هذه الوثيقة إلى‬
‫ورقة اإلرسال‪ ،‬وتحمل بعض العبارات التي تحدد بوضوح‬
‫وإيجاز سبب االطالع عليها واإلجراءات المنتظرة‪.‬‬
 ‫ورقة اإلرسال‬
‫مكوناتها‪:‬‬
‫* التسمية الرسمية للدولة وبيان المصلحة المصدرة لورقة اإلرسال‪،‬‬
‫* تاريخ اإلصدار ورقم التسجيل‪،‬‬
‫* صيغة المرسل والمرسل إليه‪،‬‬
‫* عنوان (ورقة اإلرسال) وسط الصفحة‪،‬‬
‫* جدول يتركب من ثالث خانات‪:‬‬
‫‪-‬الخانة األولى مخصصة للموضوع‪ ،‬الخانة الثانية مخصصة لعدد‬
‫الوثائق المرسلة والخانة الثالثة خاصة بالمالحظات‪.‬‬
 ‫ورقة اإلرسال‬
‫‪ -‬الخانة األولى تخصص لبيان الوثائق المرسلة‪ ،‬تعريفها‬
‫وإعطاء فكرة عنها للمرسل إليه‪ ،‬عن طريق بيان نوعيتها‬
‫واإلشارة إلى مرجعها‪ .‬وعند االقتضاء التعريف بمصدرها‬
‫وموضوعها بصورة دقيقة وبلغة سهلة وبسيطة‬
‫وموجزة‪.‬‬
‫‪ -‬الخانة الثانية الموجودة بالوسط تخصص لبيان عدد‬
‫الوثائق المرسلة‪.‬‬
‫‪ -‬الخانة الثالثة تخصص للمالحظات‪ ،‬أي الهدف من إرسال‬
‫الوثيقة اإلدارية إلى المرسل إليه‪ ،‬ويعبر عنها بصيغ‬
‫متعارف عليها مثال‪ :‬لالختصاص‪ ،‬لالطالع‪ ،‬لإلخبار‪ ،‬لكل‬
‫غاية مفيدة‪ ،‬قصد التنفيذ‪....‬‬
 ‫ورقة اإلرسال‬
‫وقد تحتوي ورقة إرسال على صيغ إدارية ذات أهداف محددة‪،‬‬
‫يجب على المحرر أن يصيغها بدقة ووضوح‪ ،‬حتى يستطيع‬
‫المرسل إليه فك رموزها وبالتالي االستجابة إليها‪ ،‬وهذه الصيغ‬
‫كثيرة أهمها‪:‬‬
‫قصد اإلجابة‪،‬‬
‫قصد موافاتي بعناصر الجواب‪،‬‬
‫قصد المصادقة‪،‬‬
‫قصد التوقيع‪،‬‬
‫قصد اتخاذ قرار في الموضوع‪،‬‬
‫قصد التسليم إلى المعني باألمر‪.............‬‬
 ‫اإلعالن‬
‫تعريفه‪:‬‬
‫وثيقة إدارية تستعمله اإلدارة أساسا لتبليغ أخبار مؤقتة للعموم‪،‬‬
‫تخص بعض اإلجراءات أو الحوادث‪ ،‬أو القرارات المتخذة‪ ،‬أو‬
‫القيام ببعض األعمال‪ ،‬أو تحديد تواريخ بعض األنشطة بواسطة‬
‫إعالنات مثال تنظيم مباريات‪ ،‬انعقاد ندوات‪ ،‬اجتماعات‪ ،‬وتعلق‬
‫في مكان معين أو مكان خاص باإلعالنات كالسبورة مثال‪....‬‬
 ‫اإلعالن‬
‫مكوناته‪:‬‬

‫* تسمية الدولة وبيان المصلحة المصدرة‪،‬‬

‫* العنوان (إعالن) وسط الصفحة وحده أو مرفوقا بموضوع اإلعالن ‪،‬‬

‫* نص اإلعالن‪ ،‬ثم توقيع السلطة المسؤولة عن إصدار اإلعالن‪.‬‬

‫مثال إعالن عن مباراة‪ ،‬إعالن عن توظيف‪- .......‬‬

‫نماذج‪:‬‬
 ‫البالغ‬
‫هو الذي توجهه سلطة عمومية إلى العموم لتبليغ خبر أو قرار أو‬
‫إجراءات مختلفة ذات مصلحة عامة‪ .‬ويتميز عن اإلعالن بأنه ينشر بصفة‬
‫عامة أكثر من اإلعالن الذي ال يهم إال فئة معينة من الجمهور أما البالغ‬
‫فيمكن أن يعني جميع السكان بحيث يذاع في اإلذاعة والتلفزة أو ينشر في‬
‫الصحافة‪.‬‬
‫بما أن البالغ يوجه إلى جمهور غير إداري يجب أن يكون مفهوما واضحا‬
‫لدى الجميع‪ ،‬كما أن نشره في اإلذاعة والتلفزة والصحافة ال يكون مجانا‬
‫لذلك يجب أن يكون مختصرا قدر اإلمكان‪.‬‬
 ‫البالغ‬
‫مكوناته‪:‬‬
‫بيان المصلحة‬
‫صيغة اإلرسال‬
‫رقم التسجيل‬
‫العنوان (بالغ) مسبوق بصيغة تبين مصدره مثال‪ :‬ينهي عامل إقليم‬
‫الناضور‪....‬‬
‫التاريخ والمكان‬
‫توقيع السلطة المسؤولة‬
‫نماذج‪:‬‬
 ‫الدعوة‬
‫تعريفها‪:‬‬
‫وثيقة ذات طابع أكثر خصوصية واحتفالية من االستدعاء التي تستعملها‬
‫اإلدارة العامة لدعوة األشخاص الذين ينتمون للقطاع العام والخواص‬
‫لحضور بعض االحتفاالت والندوات والتظاهرات التي تنظمها اإلدارة‪.‬‬
‫تحرر الدعوة بصيغة أكثر مجاملة من صيغة االستدعاء ويمكن إصدار الدعوة‬
‫في شكل رسالة كما يمكن إخراجها في شكل بطاقة‪ ،‬وتتضمن الدعوة‬
‫الموضوع الذي يشار إليه في مضمون النص وتاريخ وساعة التظاهرة أو‬
‫االحتفال ومكان التنظيم‪ ،‬وتوقيع صاحب الدعوة‪ ،‬ألن ذلك يعتبر ضرورة من‬
‫متطلبات المجاملة‪ ،‬ويمكن االستغناء عن التوقيع على الدعوات الصادرة في‬
‫شكل بطاقات خاصة إذا كان عدد المدعويين كبير جدا‪.‬‬
‫نماذج‪:‬‬
 ‫االستدعاء‬
‫من المعلوم أن اإلدارة تقوم بعقد عدة اجتماعات دورية‬
‫منصوص عليها في النصوص التشريعية والتنظيمية وتعد‬
‫ضرورية لمعالجة بعض القضايا المطروحة‪ ،‬ويحضر هذا‬
‫االجتماع عدد من األشخاص محددين قانونيا‪ ،‬أو ترى اإلدارة‬
‫في حضورهم استفادة في معالجة القضايا‪ .‬فحينما تقرر اإلدارة‬
‫عقد اجتماع فهي تلجأ لتحرير وثيقة إدارية تسمى استدعاء‪.‬‬
‫االستدعاء‪ :‬وثيقة إدارية مكتوبة تستعمل لدعوة أشخاص‬
‫محددين للمشاركة في االجتماعات التي تنظمها اإلدارة‪.‬‬
‫ويعد االستدعاء ضروريا على عكس الدعوة التي تكون اختيارية‪.‬‬
 ‫االستدعاء‬
‫وحتى يتمكن المدعوون من االستعداد لهذه االجتماعات لدراسة‬
‫المواضيع والقضايا والملفات التي ستناقش خاللها وتحضير تدخالتهم‬
‫يتعين احترام الشروط التالية في إعداد االستدعاء‪:‬‬
‫‪ -1‬اإلشارة إلى موضوع االجتماع‪ ،‬ومكانه‪ ،‬وتاريخه وتوقيته‪.‬‬
‫‪ -2‬تحديد جدول األعمال داخل االستدعاء(قائمة المواضيع التي ستعالج أو‬
‫تناقش في االجتماع)‪.‬‬
‫‪ -3‬أن تكون االستدعاءات مصحوبة عند االقتضاء بالملفات التي ستدرس‬
‫في االجتماع وتناقش‪ ،‬وبجميع الوثائق الضرورية وبمحضر االجتماع‬
‫السابق‪.‬‬
‫‪ -4‬الحرص على أن تصل االستدعاءات إلى المعنيين في اآلجال المالئمة‬
‫وذلك بأسبوع على األكثر وثالثة أيام على األقل قبل انعقاد االجتماع‪.‬‬
 ‫االستدعاء‬
‫شكلها‪:‬‬
‫بيان المصلحة المصدرة لالستدعاء‬
‫تاريخ ومصدر اإلرسال‬
‫بيان المرسل إليه( المرسل إليهم)‬
‫العنوان ‪:‬استدعاء‬
‫نص االستدعاء ويضم جدول األعمال‬
‫التوقيع‬
‫يحدد جدول األعمال من طرف رئيس اإلدارة‬
‫وبتعاون مع مساعديه‬
‫يجب ان تصاغ صياغة واضحة بسيطة وموجزة ‪.‬‬
‫مالئمة حجم القضايا المطروحة للنقاش مع المدة الزمنية المخصصة لالجتماع‬
‫والتي ينبغي أال تستغرق مدة طويلة‪.‬‬
‫نماذج‪:‬‬
 ‫البرقية‬
‫البرقية رسالة ترسل بواسطة البريد ‪ ،‬من مكتب بريد إلى آخر وهي‬
‫وثيقة مختصرة لكنها واضحة المعنى وترسل بطريقة مستعجلة‬
‫وسريعة لتوصيل أخبار هامة بشكل عاجل سواء كانت حسنة أو‬
‫سيئة أو سرية ‪....‬‬

‫وتصلح لتبليغ خبر مستعجل‪ .‬وهي إحدى وسائل االتصال السريع‬

‫بين المصالح والهيئات واألفراد‪ .‬وتحرر في مطبوع خاص في كلمات‬
‫رئيسية وضرورية لفهم محتواها‪ .‬ويراعى في تحرير البرقية‬
‫االختصار الشديد للتقليل من نفقات اإلرسال‪.‬‬
 ‫البرقية‬
‫خصائصها‪:‬‬
‫‪ -‬تجنب المجاملة وعبارات التحية فيها وفي كتابتها ‪.‬‬
‫‪ -‬االستغناء عن النعوت وعبارات النداء وحروف الجر ‪.‬‬
‫‪ -‬إيجاز النص إلى حد كبير ‪.‬‬
‫‪ -‬تتميز بوجود كلمة ( قف) عند الفصل بين الجملتين بدال من الفاصلة أو النقطة‪.‬‬
‫انواعها ‪:‬‬
‫‪ -‬البرقية العادية ‪ :‬هي التي تستعمل بين األفراد فيما بينهم أو بين األفراد واإلدارات وترسل دائما عن طريق‬
‫مصالح البريد تحت رقابة عون من هذه المصالح ‪.‬‬
‫‪ -‬البرقية الرسمية ‪ :‬هي التي ترسل بين اإلدارات المواضيع الخاصة المستعجلة ‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬

‫قرر مجلس إدارة الشركة عقد اجتماع استثنائي لكافة المساهمين لدراسة موضوع ‪.........‬وذلك يوم ‪ .........‬على‬
‫الساعة ‪ .....‬بمقر الشركة ‪.‬‬
‫الحضور ضروري وأكيد‬
 ‫وثائق السرد اإلدارية‬
‫المحضر‬
‫تعريفه‪:‬‬
‫‪ -‬هو وثيقة إدارية تسرد فيها األحداث والوثائق من عون مكلف أو‬
‫محلف أو مؤهل أو مختص لذكر وقائع اجتماع معين‪.‬‬
‫‪ -‬المحضر هو سرد كتابي يقوم به المحرر‪ ،‬مما رآه أو سمعه‪ ،‬أثناء‬
‫قيامه بواجبه ‪.‬‬
‫‪ -‬محرر المحضر شخص ذو صالحيات‪ ،‬أو وظيفة محددة مثل‪ :‬دركي‬
‫أو شرطي‪ ،‬أو قاضي التحقيق أو مدير ذو مؤسسة ما‪..‬‬

‫‪ -‬للمحضر قيمة قانونية‪ ،‬ولهذا البد أن يحمل توقيعا محددا‪ ،‬وهذا‬

‫ينطبق على جميع األشخاص ومنهم الشهود والخصوم‪.‬‬
 ‫• أنــواعه‪:‬‬

‫المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة‪ ،‬مثل‪ :‬محضر مباحثات‬

‫أو مداوالت مجلس اإلدارة‪ ،‬محضر جمعية عامة‬
‫للمساهمين‪ ،‬محضر التحكيم بين مؤسستين‪ ،‬ومحضر‬
‫اإلجراءات التأديبية ‪ ...‬الخ‬

‫المحاضر المتعلقة بالشؤون العمومية‪ ،‬مثل‪ :‬ضبط مخالفة‬

‫لقانون ما‪ ،‬محضر التحقيق والذي يشرف على تحريره‬
‫قاضي التحقيق‪......‬‬
 ‫المحضر‬
‫• شروط تحرير المحضــــر‪:‬‬
‫‪ -‬االلتزام بأقصى قدر من الموضوعية؛‬
‫‪ -‬نقل الحدث بأمانة وعدل ونزاهة مع توخي الموضوعيــة التامة؛‬
‫‪ -‬تقييد المكان وتاريخ وساعة انعقاد االجتماع أو حدوث الواقعة‪،‬‬
‫‪ -‬اإلشارة إلى إسم وصفة الحاضرين والغائبين؛‬
‫‪ -‬ذكر إسم وصفة رئيس الجلسة ؛‬
‫‪ -‬تحديد جدول األعمال؛‬
‫‪ -‬سرد الوقائع بال زيادة وال نقصان وبأمانة وعدل و نزاهة؛‬
‫‪ -‬تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال األلفاظ وتركيب العبارات‪.‬‬
‫• نماذج‪:‬‬
‫‪ -2‬التقرير (‪ : )Le rapport‬هو وثيقة إدارية تمكن المرؤوس من تقديم عرض للرئيس عن‬
‫قضية معينة بكامل التفاصيل مع تقديم االقتراحات بغية الحصول على الموافقة أو اتخاذ‬
‫التدابير‪ ،‬فهو يعرض فيها األنشطة التي قام بها ويفسر الوقائع واألحداث التي تمكن من‬
‫معاينتها‪ .‬وكثيرا ما يتم الخلط بين العرض والتقرير بحيث أن اإلدارة ال تولي اهتماما كبيرا لما‬
‫يميز بينهما‪.‬‬
‫‪( -‬وثيقة مكتوبة تحتوي عدّة حقائق متعلّقة بمشكلة معيّنة أو موضوع ُمحدّد‪ ،‬ويشمل هذا‬
‫التّقرير تحليالا واقعيا ا ومنطقيا ا‪ ،‬ومجموعة من االقتراحات والتوجيهات المعتمدة على النتائج‬
‫الخاصة بالتحليل)‪.‬‬

‫‪ -3‬عـرض حــال (‪ : )Compte-rendu‬هو وثيقة إدارية ينقل فيها المرؤوس وقائع‬

‫ما‪ ،‬قصد ترك أثر مكتوب‪ ،‬وال يشتمل على اقتراحات كالتقرير‪ ،‬الغرض منه اطالع‬
‫المسؤول عن الحادث أو الواقعــة‪ ،‬وبصفة وجيزة وبقدر ما هو ضروري‪.‬‬
 ‫الطلب‬
‫مالحظات هامة في كيفية كتابة طلب خطي‪:‬‬ ‫•‬
‫الطلب الخطي يعكس شخصيتك‪ ،‬لذلك البد أن تعتني بكيفية كتابته؛‬ ‫•‬
‫الطلب الخطي يكتب على ورقة بيضاء غير مسطرة؛‬ ‫•‬
‫يكتب الطلب بالحبر األزرق أو األسود؛‬ ‫•‬
‫عالمات الترقيم يجب أن تحترم؛‬ ‫•‬
‫تجنب كثرة األخطاء والتشطيب؛‬ ‫•‬
‫الطلب الخطي يحرر بخط اليد إال إذا طلب منك كتابته بواسطة‬ ‫•‬
‫الحاسوب؛‬
‫يجب مراعاة الهامش‪ ،‬يعني ترك مساحة متساوية يسار ويمين نص‬ ‫•‬
‫الطلب؛‬
‫يحرر الطلب الخطي باللغة العربية إال إذا طلب منك تحريره بلغة أخرى‬ ‫•‬
‫أشكركم على حسن إصغائكم‬