‫‪ :‬النشاط األول‬

‫‪ :‬طالع هذه الوثيقة بتمّعن ثم أجب عن األسئلة التالية‬

‫يرى معظم المختصين أن الكتابة اإلدارية فن‪ ،‬لماذا؟ ‪1-‬‬
‫فيما تتمثل أهمية الكتابة اإلدارية؟ ‪2-‬‬
‫ما هي أهم مراحل عملية الكتابة اإلدارية؟ ‪3-‬‬
‫ما هي المهارات و الشروط الواجب توفرها في الكاتب اإلداري؟ ‪4-‬‬
‫‪:‬الوثيقة‬
 ‫‪:‬اإلجابة‬

‫يرى بعض المختصين أن الكتابة اإلدارية فن وذلك ألن الكتابة ‪1-‬‬

‫اإلدارية تميز األشخاص الذين يمتلكون حسن األسلوب والقدرة علي‬
‫إدارة الحوار‪.‬فالكتابة اإلدارية‪ :‬هي أسلوب تقريري يسيطر عليه‬
‫المنطق‪ ،‬وله قواعد أصولية وهي الدقة والهدوء‪.‬ويحتم علي المتمرس‬
‫أن يمتلك القدرة اللغوية‪ ،‬وأن يكون من الذين يقدر من يخاطب‪ ،‬ويعرف‬
‫‪.‬حدود إستجابة المتلقي للخطاب‬

‫مازالت الوثائق اإلدارية المكتوبة عموما والرسالة اإلدارية على ‪2-‬‬

‫وجه الخصوص لها وزنها الكبير ‪ ,‬نظرا ألهميتها في الحياة العملية‬
‫واليومية فنجدها صارت من الوثائق اإلدارية الغالبة في االستعمال‬
‫وتندرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها على‬
‫‪:‬النحو األتي‬
‫‪:‬الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات*‬
 ‫للمراسالت اإلدارية مكانة خاصة في النشاط اإلداري فهي من بين‬
‫الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العالقات اإلدارية‬
‫فيجب على مستعملها حسن استعمالها ‪,‬كما تعتبر من بين أهم العوامل‬
‫التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري ‪ ,‬نقل المعلومات وإيصال الحقائق‬
‫إلى األشخاص المعنيين بأي أمر ‪ ,‬باإلضافة إلى حسن استغالل الثروة‬
‫اللغوية والدقة في التعبير ‪ ,‬كما أنها تعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ‬
‫األساسي‬

‫‪:‬أنها مادة عمل وميدان للتطبيق*‬

‫إن اإللمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من اجل التحرير السليم‬
‫والتحكم في المضمون كما إن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى‬
‫يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها هو –‬
‫المسؤول‪ -‬فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين باإلدارة والمتعاملين‬
‫‪.‬معها‬
‫‪:‬أن لها داللة مادية في اإلثبات*‬
‫وذلك على أساس أن الوثائق اإلدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي‬
‫أقوى األدلة في اإلثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو‬
‫فوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة لألصل كما أنها تثبت‬
‫هوية صاحبها وذالك من خالل الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية‬
‫‪.‬الكفاءة‬
‫‪:‬تسيير الحركة اإلدارية في مؤسسة ما أو شركة*‬
‫باإلضافة إلى أنها بسيطة االستعمال ‪ ,‬قليلة التكاليف‪ ،‬سهلة الحفظ‬
‫‪.‬والرجوع إليها عند الحاجة هي أداة للتواصل والتخاطب والتداول‬
‫مما أدرج في الوثيقة نستطيع أن نلخص مراحل الكتابة اإلدارية إلى ‪3-‬‬
‫‪:‬ثالث مراحل أساسية‬

‫‪:‬المرحلة األولى‬
‫تتمثل بتحديد الغرض من الكتابة اإلدارية أو المراسلة وهذه المرحلة‬
‫تعتبر أهم مراحل الكتابة اإلدارية عن طريق تحديد الموضوع‬
‫‪.‬واألطراف المعنية وتحديد العنوان وترتيب األفكار الرئيسية‬

‫‪:‬المرحلة الثانية‬
‫وهي جمع المعلومات وتنظيمها في الرسالة التي يراد إرفاقها في‬
‫‪.‬المراسلة أو التقرير‬

‫‪:‬المرحلة الثالثة و األخيرة‬

‫‪ .‬المراجعة النهائية قبل اإلرسال للتأكد من خلوها من أي شيء يعيبها‬
‫تتمثل المهارات و الشروط الواجب توفرها في الكاتب اإلداري فيما ‪4-‬‬
‫‪ :‬يلي‬
‫صفاء الذهن*‬
‫التفكير المنطقي*‬
‫ضبط النفس*‬
‫هدوء األعصاب*‬
‫التبصر بالعواقب*‬

‫اللباقة*‬
‫معرفة ما وراء األلفاظ والعبارات من مدلوالت و احتماالت*‬

‫ولكي تعتبر الكتابة اإلدارية متميزة يجب على الكاتب أن يلم ببعض‬
‫‪ :‬األمور الهامة التالية‬
‫‪.‬اإللمام بأجزاء وأشكال األنواع المختلفة من المكاتبات اإلدارية*‬
‫‪.‬لمن يرفع كتابه (مراعاة التسلسل اإلداري)*‬
‫‪.‬اإلجراءات اإلدارية التي تتبع في مثل هذه الموضوعات*‬
‫‪.‬من صاحب الصالحية؟ (متخذ القرار)*‬
‫ما هي المستويات التي يمكن له مخاطبتها؟*‬
‫‪.‬معرفة أنسب وسيلة اتصال*‬
 ‫‪.‬المراحل المختلفة التي تمر بها المكاتبة*‬

‫‪ :‬النشاط الثاني‬
‫طالع الوثيقة و استخرج العناصر المكونة لجدول اإلرسال مرتبة حسب‬
‫‪.‬تسلسلها في الوثيقة‬
‫‪ :‬الوثيقة‬
 ‫‪:‬اإلجابة‬
‫‪ :‬العناصر المكونة لجدول اإلرسال حسب تسلسلها في الوثيقة‬
‫الرأسية ‪-‬‬
‫المكان و التاريخ ‪-‬‬
‫صفة المرسل ‪-‬‬
‫صفة المرسل إليه ‪-‬‬
‫‪ :‬الجدول ‪-‬‬
‫‪:‬يتضمن الجدول ثالثة أعمدة‬
‫‪.‬العمود األول ‪ :‬بيان الوثائق المرسلة و التعريف بها بإيجاز *‬
‫‪.‬العمود الثاني‪ :‬بيان عدد الوثائق المرسلة و في هذه الحالة ‪ 3‬وثائق *‬
 ‫‪:‬العمود الثالث‪ :‬المالحظات ‪،‬وفي هذه الحالة تضمنت العبارة التالية *‬
‫‪.‬إلبداء رأيكم و إفادتنا بموافقتكم‬
‫‪:‬يتبع هذا الجدول بتسجيل المعلومات المتعلقة بمصدر اإلرسال ‪-‬‬
‫‪.‬الصفة الوظيفية للموقع*‬
‫‪.‬االسم الشخصي ‪ ،‬التوقيع و الختم*‬

‫‪:‬مالحظة‬
‫‪.‬ينقص في جدول اإلرسال المدرج في الوثيقة رقم اإلرسال‬

‫‪ :‬النشاط الثالث‬
‫يحرر كل متكّو ن مذكرة مصلحة حول موضوع يحدده األستاذ المشرف‬
‫‪:‬اإلجابة‬