‫كتابة التقارير‬

‫‪ ‬الورشة التدريبية في إعداد‬

‫وكتابة التقارير‬
‫مبادرة‬
‫سواء نحو التعليم والتنمية‬
‫‪ 2018 / 1 /5-2‬م‬

‫‪‬المدرب الدولي‬
‫أ‪.‬أحمد شرف ثابت القدسي‬
 ‫التقرير‬
‫‪ ‬هو وسيلة من وسائل االتصال الكتابي الفعال لنقل المعلومات‬
‫في مختلف مواقع العمل أي كان المنشأة‬
‫تجارية – خدمية – صحية – ثقافية ‪.....‬إلخ ‪.‬‬

‫‪ ‬هو الملخص الذي يتم إعداده وكتابته بالتفصيل سواء أكان‬

‫كتابيا أو الكترونيا لبيان موضوع أو حدث معين مع توثيق‬
‫نتائج وتفاصيل وحقائق معينة وتقديم توصيات وأفكار ‪.‬‬
 ‫أنواع التقارير‬
‫من نا حية الزمن‬
‫‪ – 1‬تقارير دورية ‪:‬‬
‫وهذا النوع من التقارير يعطي فترة ثابتة من الزمن وتتحدد من خالل نظام‬
‫العمل المؤسسي أو يخصصها قانون بعينه في بعض الحاالت كالتقارير‬
‫المالية ‪ -‬اإلدارية – الحسابية – الموازنات في الوزارات أو المؤسسات‬
‫الحكومية أو األهلية‬
‫‪ – 2‬تقارير غير دورية ‪:‬‬
‫وهذه التقارير ترتبط بزمن معين ومفاجئ كوقوع حدث معين ويختلف كل‬
‫تقرير عن اآلخر وكذلك يطلق عليها بالتقارير االستثنائية أو الخاصة‬
‫المفاجئة باعتبارها مرتبطة بحدث مهم ونادر الوقوع‬
 ‫من ناحية التوجيه ‪:‬‬
‫‪ - 1‬تقارير داخلية ‪:‬‬
‫وهي تلكم التقارير الداخلية في العمل المؤسسي التي ترفع‬
‫من موظف لإلدارة العليا بنقس المؤسسة أي من جهة داخلية‬
‫لجهة داخلية كالتقارير التي تهتم بمتابعة لعملية اإلنتاج‬
‫للمؤسسة أو التقارير المالية والمحاسبية أو تقارير إدارة‬
‫األفراد عن مستوى عملهم وأدائهم ‪.‬‬
 ‫من ناحية الهدف‬
‫‪ -1 ‬تقارير متابعة ‪:‬‬
‫‪ ‬وهي التقارير التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو برنامج أو‬
‫مشروع جاري تنفيذه وعادة ما يتضمن عملية مقارنة بين ما هو‬
‫واقع فعال وما كان يجب أن يتم وفقا للخطة أو البرنامج الموضوع‬
‫وتوضيح االنحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها ‪.‬‬

‫‪ -2 ‬تقارير معلومات ‪:‬‬

‫وهي تقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة وتسمى‬
‫أحيانا تقارير اخبارية وقد تتضمن تعليقا يمثل وجهة نظر كاتب التقرير‬
‫ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق وهو ما يطلق عليه البعض‬
‫معلومات حقائقية مثل تقرير المبيعات الشهرية لفروع الشركة أو‬
‫تقرير األسعار العالمية لبعض المنتجات ‪.‬‬
 ‫‪ -3 ‬تقارير الدراسات ‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنشأة أو‬
‫في البيئة الخارجية وقد يقوم بها أفراد من المنشأة أو جهات أخرى‬
‫متخصصة مثل تقرير دراسة الجدوى االقتصادية إلنشاء خط انتاجي‬
‫جديد لمصنع أو تنويع المنتجات ‪.‬‬
‫‪ -4 ‬تقارير تقييم األداء ‪:‬‬
‫‪ ‬وهي التقارير التي تقيم مستوى األداء قياسا بمعايير موضوعية‬
‫مسبقا وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو إعفاء‬
‫درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى األداء خالل فترة التقييم‬
‫وعادة ما تكون هناك قواعد لكتابة هذا النوع من التقارير وتحديد‬
‫أسلوب مقياس ومقارنة األداء الفعلي في المعايير النمطية لمثل‬
‫هذا العمل ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء األفراد أو تقييم أداء‬
‫إدارات معينة أو وحدات نشاط ‪.‬‬
 ‫من ناحية المحتوى‬
‫‪ -1‬تقارير مالية ومحاسبية‬
‫‪ -2‬تقارير األنشطة ‪.‬‬
‫‪ -3‬تقارير األفراد (الجانب‬
‫الشخصي – الوظيفي ‪ -‬السلوكي –‬
‫تقييم )‪.‬‬
 ‫من ناحية الشكل ‪.‬‬
‫‪ -1 ‬تقارير وصفية ‪ :‬تقارير دراسات جدوى‬
‫– تقارير دراسة السوق واتجاهات‬
‫المستهلكين ‪.‬‬
‫‪ -2 ‬تقارير سابقة التصميم مطبوعة وعلى‬
‫كاتب التقرير أن يمأل بياناتها مثل تقارير‬
‫متعلقة بالرحالت الجوية – الصيانة – تقييم‬
‫األداء للعاملين ‪.‬‬
 ‫‪ - 2‬تقارير خارجية ‪:‬‬
‫وهي تلكم التقارير الموجهة لجهات‬
‫خارج المؤسسة إما لجهات مانحة أو‬
‫للرقابة الحكومية أو للمراكز‬
‫اإلحصائية ‪.‬‬
 ‫خصائص التقرير الجيد‬
‫‪ ‬اإليجاز في كتابة التقرير فكلما كان مختصرا كان أكثر شمولية‬
‫‪ ‬اللغة الواضحة واالبتعاد عن الغموض ‪.‬‬
‫‪ ‬مدعما بالتوثيق وباإلحصاءات والمراجع ‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد الفترة الزمنية لكتابته وتغطيته ‪.‬‬
‫‪ ‬يحتوي على التوصيات واإلجراء الذي يجب تنفيذه كنتيجة‬
‫للتقرير المخرج‬
‫‪ ‬ال مانع من وجود رسوم بيانية – جداول – خرائط ‪.‬‬
‫‪ ‬االلتزام بخطوات كتابة التقرير ‪.‬‬
‫‪ ‬السبب من وراء كتابة التقرير والهدف الذي سيحققه ‪.‬‬
 ‫أهمية وفوائد التقرير‬
‫يعتبر أحد مصادر المعلومات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يعتبر أدارة للمراقبة العملية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقييم لألعمال والنشاطات القائم عليها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يوضح كل ما هو في عملك ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يسهل عملية التفاهم ما بين المرسل والمرسل إليه من خالل رسالة التقرير‬ ‫‪‬‬
‫وسيلة لإلثبات القانوني وإعالن للمؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫يوفر الجهد والمال ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يعمل على إنجاز العمل ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مواصفات التقرير الجيد‬
‫البعد الزمني ( الفترة الزمنية التي تعطيها التقرير ) ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االرتباط بالموضوع والشمولية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫صحة البيانات ودقتها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حجم التقرير ومناسبته ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫السرد واالبتعاد عن الذاتية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يعكس أهميته وفائدة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدرة على االقناع ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدرة على عرض األفكار بسهولة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الكتابة بأسلوب ودي وشيق يجذب القارئ لمتابعة القراءة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫مهارات يجب توفرها لكاتب التقرير‬

‫‪ -1‬القدرة على التفكير المنطقي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -2‬القدرة على االستنتاج والربط بين األمور ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -3‬القدرة على التفسير وتبسيط األفكار ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -4‬القدرة على التعبير والصياغة واختيار األلفاظ والتعبيرات المناسبة‬ ‫‪‬‬
 ‫مراحل كتابة التقرير ‪.‬‬

‫‪‬مرحلة اإلعداد‬
‫وفيها يحدد اإلطار العام للتقرير – تحديد الموضوع‬
‫– تحديد الهدف – تحديد الجهة القارئة وماذا يستفيد‬
‫– المعلومات – النتائج كيفية االتصال – معرفة‬
‫الخلفية العلمية والثقافية ‪.‬‬
 ‫مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي ‪.‬‬
‫‪ ‬وتتضمن هذه المرحلة‬
‫‪ ‬تدوين األفكار الرئيسية والفرعية للتقرير‬
‫‪ ‬التسلسل المنطقي وتكون كالتالي ( صفحة‬
‫العنوان وما تحتويها – محتوى التقرير(الفهرس)‬
‫– مواضيع التقرير – التوثيق المرفقات ‪-‬‬
‫الخرائط ) ‪.‬‬
 ‫مرحلة الكتابة ‪.‬‬
‫ويجب على الكاتب أن يراعي األتي ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -1‬أن يكون التقرير واضحا وملخصا كامال ودقيقا ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -2‬أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا واحدا ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -3‬ان يكون االنتقال من فقرة إلى أخرى بسالسة ويسر ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -4‬اختيار أسلوب الكتابة المناسب للقارئ‬ ‫‪‬‬
‫‪ -5‬استخدام وسائل اإليضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫مرحلة المراجعة‬

‫‪ ‬يجب التأكد من مناسبة أسلوب الكتابة‬

‫للقارئ وتطبيق قواعد الكتابة (المقدمة –‬
‫صلب التقرير – الخاتمة ) ‪ .‬ووضوح‬
‫القواعد العامة للكتابة بحيث تكون منطقية‬
‫وتنظيم التقرير وصحة هجاء الكلمات‬
‫ومراعاة قواعد اللغة ‪.‬‬
 ‫المقدمة‬
‫‪‬وفيها يعطى للقارئ فكرة وافية‬
‫عن كل ما يحيط به الموضوع‬
‫من أفكار ومعلومات وحقائق‬
‫فهو ملخص شامل عن محتوى‬
‫التقرير ‪.‬‬
 ‫صلب التقرير‬

‫‪ ‬وفيه يتم عرض القضية الرئيسية للموضوع‬

‫وذكر النقاط الرئيسية والفرعية وسرد الوقائع‬
‫واألحداث بسالسة وبساطة ووضوح واالنتقال‬
‫بشكل متسلسل ومنطقي مع اكتساب معلومات‬
‫لكل منطقة – يحتوي على رسوم بيانية أو جداول‬
‫أو دراسات وتحاليل ‪.‬‬
 ‫مرحلة الخاتمة‬
‫‪ ‬وتحتوي الخاتمة على النتائج التي تم‬
‫التوصل إليها مع وجود التوصيات المقترحة‬
‫وعادة يتم دمج التوصيات والخالصة بنفس‬
‫العنوان اقتراحات – وأفكار مستقبلية –‬
‫تساعد على حل مشكلة معينة – يمكن أن‬
‫تحتوي الخاتمة على الرأي الشخصي دون‬
‫تحيز إلى لفكرة أو شخص ما – المالحق‬
‫والمراجع ‪.‬‬