‫الفصل األول‬

‫تعريف المقصود بالتقرير‬

‫*** ما هو التقرير؟ ‪?what is a report‬‬

‫التقرير‪ :‬هو جمع وعرض البيانات المتعلقة بموضوع ما أو مشكلة معينة مع التحليل‬
‫لهذه البيانات‪ ,‬وكذلك استخالص النتائج وتقديم المقترحات والتوصيات المتمشية مع‬
‫النتائج التي تم التوصل إليها‪.‬‬
‫إذن التقرير هو مجموعة من الخطوات وهى‪:‬‬

‫‪1‬‬ ‫جمع البيانات‬

‫‪2‬‬ ‫التحليل البيانات‬

‫‪3‬‬ ‫عرض البيانات‬

‫‪4‬‬ ‫استخالص النتائج‬

‫‪5‬‬ ‫تقديم المقترحات‬

‫‪6‬‬ ‫تقديم التقرير لمتخذي القرار‬

‫*** خصائص التقرير الجيد‪:‬‬
‫وللحكم على مدى جودة التقرير وبالتالي الحكم على مدى قدرته على تحقيق الهدف‬
‫يجب التأكد من توافر مجموعة من الخصائص في التقرير ومنها ما يلي‪:‬‬ ‫المطلوب من إعداده‬

‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫القدرة علي‬ ‫أن يتوافق مع‬ ‫الوضوح‬ ‫الدقة في‬ ‫التوقيت‬ ‫المرونة‬ ‫الموضوعية‬
 ‫اإلقناع‬ ‫طبيعة من سيقدم‬ ‫اإلعداد‬ ‫المناسب‬
‫له التقرير‬

‫الشـــــــــــــرح‬

‫‪ .1‬الموضوعية‪ :‬حيث ال بد أن يكون التقرير غير متحيز لمصلحة أي طرف‪ ,‬وال‬

‫بد أن يكون معد التقرير غير متحيز‪ ,‬وال يترك لمشاعره فرصة للتأثير على‬
‫نتائج وتوصيات التقرير لصالح أي طرف على حساب الطرف آخر‪.‬‬
‫‪ .2‬المرونة‪ :‬حيث يجب على معد التقرير أن يضع في حساباته أموراً من البيانات‬
‫المستخدمة في إعداد التقرير‪ ,‬أو ظهور حادث ما قد يغير من جرى األحداث‬
‫والنتائج وبالتالي المقترحات والتوصيات‪ ,‬وعلى ذلك فالبد أن يتصف التقرير‬
‫بالمرونة الستيعاب مثل هذه المتغيرات حيث أن منظمة تعمل في بيئة متغيرة‬
‫كثيرة التغيرات والتأثير على المستوي الداخلي واإلقليمي والدولي‪.‬‬

‫‪Δϴ‬‬
‫‪ϤϟΎ‬‬
‫‪ϋΕ΍ήΛΆϣ‬‬ ‫ر‬
‫مؤثرا إقليمية‬

‫مؤثرات داخلية‬
‫‪ .3‬التوقيت المناسب لتقديم التقرير‪ :‬فمن األمور األساسية لالستفادة من التقارير‬
‫المنظمفي الوقت المحدد‪.‬‬
‫هي وقت تقديم التقرير وهو ما يطلق عليه (‪ )on time‬أي‬
‫ة‬
‫فمثالً‪ :‬ما فائدة تقديم تقرير عن تجهيزات موسم الحج واألعداد المتوقعة‬
‫والتوصيات والمقترحات ويقدم هذا التقرير بعد موسم الحج أو فى وقت متأخر عن‬
‫الوقت المناسب التخاذ القرار‪.‬‬
‫فمثالً‪ :‬ما فائدة تقرير يظهر الحالة الصحية للمريض والتحاليل والفحوصات التي‬
‫يتم اتخاذ قراراً على أساسها بإجراء جراحة لهذا المريض في أن يقدم التقرير بعد‬
‫الجراحة أو في وقت غير مناسب التخاذ القرار‪.‬‬
 ‫‪ .4‬الدقة في اإلعداد‪ :‬حيث إذا لم تتوافر المعلومات بشكل دقيق فسيؤدي هذا حتماً‬
‫لنتائج سلبية قد يكون لها أثر ضارة على العمل حيث ستكون كافة القرارات التي تم‬
‫اتخاذها بناء على هذه المعلومات غير صحيحة‪.‬‬
‫مثالً إذا اتخذ الطبيب قرارا بإجراء جراحة حرجة إلحدى المرضى معتمداً على‬
‫النتائج التي يظهر التقرير الطبي للمريض وكانت هذه المعلومات غير دقيقة فقد‬
‫يؤدي ذلك لكارثة‪ .‬وهناك العديد من األمثلة التي تؤكد على مدى أهمية الدقة في‬
‫اإلعداد للتقرير‪.‬‬
‫‪ .5‬الوضوح‪ :‬حيث أن األساس من اإلعداد ألي تقرير هو المساعدة في اتخاذ‬
‫القرار وكيف يتحقق ذلك إذا كانت بيانات التقرير مبهمة وغير واضحة وبالتالي‬
‫يصبح التقرير غير ذى جدوى ودون فائدة‪ ,‬وعلى ذلك فالبد من استخدام اللغة‬
‫السهلة البسيطة بعيداً عن المصطلحات اللغوية المعقدة أو الغير مألوفة وبالتالي‬
‫فالوضوح من األمور الحيوية لتحقيق الهدف من التقرير‪.‬‬
‫‪ .6‬توافق التقرير مع طبيعة من سيقدم له التقرير‪ :‬فالهدف من التقرير هو مساعدة‬
‫متخذي القرار في اتخاذ قراراتهم بصورة سليمة ويتطلب ذلك أن يتوافق‬
‫التقرير وأسلوب إعداده وتقديمه مع طبيعة من سيستفيد من التقرير‪ ,‬فهناك من‬
‫يفضل التقارير الكمية التي تعتمد على األرقام وهناك من يفضل التقارير‬
‫التفصيلية التي تتناول وتوضح كل النقاط‪ ,‬وآخرون يفضلون التقارير‬
‫المختصرة وهكذا‪ .‬وعلى ما تقدم فالبد من توافق التقرير مع طبيعة من سيقدم‬
‫له‪.‬‬
‫‪ .7‬اإلقناع‪ :‬حيث ال بد أن يكون التقرير مقنعاً بما يحتويه من معلومات والقدرة‬
‫للتقرير على اإلقناع تعتمد على الحقائق التي يتضمنها التقرير ومن خالل‬
‫عرض اإليجابيات والسلبيات حتى يساهم ذلك في إقناع اآلخرين ويستلزم ذلك‬
‫اإلقناع للتقرير تأكيده ببعض المستندات واإلحصائيات التي تساهم في أن يكون‬
‫التقرير أكثر إقناعاً للجهات التي سيقدم لها‪.‬‬

‫** خصائص المطلوب توافرها في معد التقرير‪:‬‬

‫*حتى يستطيع من يعد التقرير أن يقدم تقريراً جيداً ال بد أن يتمتع ببعض الخصائص‬
‫ومنها‪:‬‬
‫‪ .1‬اإللمام الجيد بقواعد وخطوات وإ رشادات إعداد التقارير‪.‬‬
‫‪ .2‬اإليمان بما يكتب فذلك له أكبر األثر في ظهور التقرير بشكل سليم‪.‬‬
‫‪ .3‬أن يكون شخصا موضوعيا وغير متحير ألي جانب على حساب اآلخر‪.‬‬
‫‪ .4‬أن يكون الشخص علي دراية كافية بالمجال الذي سيعد عنه التقرير‪.‬‬
‫‪ .5‬أن يكون الشخص دقيقاً ومنظما ولديه قدرة جيدة على التحليل والمالحظة‪.‬‬
‫‪ .6‬أن يتمتع بمستوي ثقافي مناسب من خالل القراءة واإلطالع‪.‬‬
‫‪ .7‬أن يكون لديه القدرة علي التعبير وتوصيل المعلومة لآلخرين‪.‬‬
‫‪ .8‬القدرة على جمع وترتيب وتحليل البيانات لتقديمها بصورة مفيدة‪.‬‬
‫‪ .9‬أن يكون لديه القدرة على التفكير والترتيب المنطقي للموضوعات وذلك لجذب‬
‫انتباه وتركيز من سيقدم له التقرير‪.‬‬
‫‪ .10‬أن يكون لديه القدرة على تبسيط المعلومات فمن الجائز أن يكون التقرير‬
‫مطلوب تقديمه ألشخاص ذوي مستوي عقلي أو ثقافي منخفض ولهذا فالبد من القدرة‬
‫على تبسيط المعلومات حتى تتناسب مع هذه المستويات‪.‬‬

‫** المهارات الواجب توافرها في معد التقارير‪:‬‬

‫هناك العديد من المهارات التي يجب أن يلم بها معد التقرير ومن هذه المهارات ما‬
‫يلي‪:‬‬

‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫مهارات فنية‬ ‫مهارات‬ ‫مهارات‬ ‫مهارات‬ ‫مهارات‬ ‫مهارات‬
‫االتصال‬ ‫التلخيص‬ ‫التفكير‬ ‫القراءة‬ ‫الكتابية‬
 ‫العلمي‬

‫الشـــــــــــــرح‬

‫‪ .1‬مهارات الكتابة‪ :‬وهي القدرة علي توصيل المعني والهدف من التقرير من‬
‫خالل القدرة علي استخدام قواعد اللغة عند كتابة التقرير‪ ,‬وعلى معد التقرير‬
‫أن يراعي المعاني الدقيقة للكلمات فاختالف تشكيل الكلمات مثالً قد يغير من‬
‫معاني الكلمات تماماً‪.‬‬
‫‪ .2‬مهارات القراءة‪ :‬فالبد لمعد التقرير أن يكون لديه القدرة والصبر علي قراءة‬
‫السجالت والمعلومات التي تساعد في كتابة التقرير‪ ,‬وأن يكون لديه القدرة‬
‫علي قراءة كم كبير من المعلومات وأيضاً استيعابها بشكل سليم وسريع ولذلك‬
‫البد أن يترتب علي القراءة السريعة والفهم لما يقرأ‪.‬‬
‫‪ .3‬مهارات التفكير‪ :‬والمقصود بها التفكير بها التفكير السليم في حل المشكالت‬
‫وكذلك االبتكار والتجديد واقتراح الحلول والتوصيات الفعالة لصالح العمل‪.‬‬
‫وأن يلم بالخطوات العلمية لحل المشكالت‪ .‬وأن يتقبل آراء ومقترحات‬
‫اآلخرين دون تعصب لرأي محدد‪ .‬وأال يتخذ أي قرار إال إذا اكتملت لديه‬
‫الحقائق والمعلومات الكافية التخاذ القرار‪.‬‬
‫‪ .4‬مهارات التلخيص‪ :‬ففي بعض األحيان يتجمع لدي معد التقرير كم هائل من‬
‫المستندات والمعلومات المرتبطة بموضوع التقرير وحيث أنه ال يستطيع أن‬
‫يرفق كل هذا الكم مع التقرير فالبد أن يكون لديه القدرة على التلخيص دون‬
‫اإلضرار بالمعنى أو اإلخالل به‪.‬‬
‫‪ .5‬مهارات االتصال‪ :‬وهي القدرة علي تبادل اآلراء والمعلومات مع األطراف‬
‫األخرى بشكل فعال‪ ,‬ويجب التدريب علي أفضل وسائل االتصال مع‬
‫اآلخرين‪.‬‬
‫‪ .6‬مهارات فنية‪ :‬وهي المهارات المتعلقة بالتعامل مع األجهزة والمعدات في‬
‫إعداد التقرير ومنها ما يلي‪:.‬‬
‫‪ -1‬اآللة الكاتبة‪.‬‬
 ‫‪ -2‬الحاسب اآللي‪.‬‬
‫‪ -3‬ماكينات التصوير‪.‬‬
‫‪ -4‬الفاكس‪.‬‬
‫‪ -5‬التلكس‪....‬الخ‪.‬؟‬
‫وهي وسائل أساسية لتوفير البيانات الالزمة إلعداد التقارير‪ .‬وال بد أن يكون معد‬
‫التقرير ملماً بقواعد التعامل مع هذه الوسائل وتحدد المهارات الفنية لطبيعية وحجم‬
‫العمل‪.‬‬

‫الفصل الثاني‬
‫أهمية التقرير‬

‫** هناك العديد من الفوائد للتقرير ومنها ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬المساهمة والمساعدة في عمليات الرقابة حيث أن التقارير توفر المعلومات‬
‫لإلدارة عن أداء العاملين وتحدد االنحرافات السلبية واإليجابية وبالتالي تساعد‬
‫اإلدارة في اتخاذ القرار المناسب‪.‬‬
‫‪ .2‬تحقق المشاركة اإليجابية من خالل إمكانية عرض كافية المستويات اإلدارية‬
‫لوجهات نظهرها من خالل التقرير والتوصيات والمقترحات مما يساهم في‬
‫توحيد الجهود لحل المشكالت التي تواجه المنظمة‪.‬‬
‫‪ .3‬تساهم التقارير في التنسيق اإلدارات من خالل توفير المعلومات عن عمل كل‬
‫إدارة‪.‬‬
‫‪ .4‬المساعدة في عمليات التخطيط حيث أن التقارير توفر المعلومات الالزمة‬
‫لوضع األهداف وتصميم الخطط لتحقيق هذه األهداف‪.‬‬
 ‫‪ .5‬تساعد التقارير في حل المشكالت من خالل توفير المعلومات والبيانات‬
‫وتقديم المقترحات والتوصيات‪ ,‬وبذلك تتيح فرصة عرض وجهات النظر‬
‫المختلفة مما يساهم في مواجهة المشكالت بشكل جماعي وفعال‪.‬‬
‫‪ .6‬تساهم التقارير في خلق نوع من الوالء الوظيفي حيث أن الموظفين يشعرون‬
‫بإمكانية طرح وجهة نظرهم تجاه األمور المختلفة‪.‬‬
‫‪ .7‬توفر التقارير المعلومات والبيانات لفترات مستقبلية مثل تسجيل نقاط النقاش‬
‫واالتفاق أو الخالف أثناء االجتماعات والمؤتمرات‪d.‬‬
‫‪ .8‬المساهمة في عملية اتخاذ القرار حيث أن عملية اتخاذ القرار تعتمد أساسا‬
‫على مفاضلة بين البدائل المتاحة‪ ,‬وعملية المفاضلة تعتمد علي مدي توافر‬
‫المعلومات والمقترحات والتوصيات التي يوفرها ويقدمها التقرير‪.‬‬

‫فمثال‪ :‬إذا أرادت اإلدارة الترقية ألحد الموظفين فقرارها يعتمد أساساً على مدي‬
‫توافر المعلومات عن التاريخ الوظيفي للموظف وتتوافر هذه البيانات من خالل‬
‫تقارير المتابعة السنوية عنه وعلي ذلك تتخذ القرار بالترقية أم ال‪.‬‬
‫‪ .9‬المساهمة في تقييم األداء للعاملين من خالل توافر المعلومات عن األداء‬
‫المعياري واألداء والفعلي وتحديد االنحرافات وتقديم التوصيات والمقترحات‪,‬‬
‫وذلك يساهم في تحسين األداء للعاملين في كافة المستويات اإلدارية‪.‬‬

‫أنواع التقارير‬
‫هناك العديد من أنواع التقارير وسنعرض‪ d‬بعض هذه األنواع األكثر شيوعاً على أساس عدة‬
‫تقسيمات كما يلي‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬أنواع التقارير علي أساس الموضوع‪:‬‬

‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫تفسيرية‬ ‫إحصائية‬ ‫مالية‬ ‫إدارية‬ ‫دورية‬ ‫تحليلية‬ ‫إخبارية‬
 ‫ثانياً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً للصورة التي سيقدم عليها‬

‫‪ -2‬تقارير شفهية‬ ‫‪ -1‬تقارير مكتوبة‬

‫ثالثاً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً لدرجات شكليتها‬

‫‪ -2‬تقارير غير شكلية‬ ‫‪ .1‬تقارير شكلية‬

‫رابعاً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً للحجم‪:‬‬

‫‪ -2‬تقارير صغيرة الحجم‬ ‫‪1.‬تقارير كبيرة الحجم‬

‫خامساً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً لنوع الجهة الموجهة إليها‪:‬‬

‫‪ 2-‬تقارير موجهة للخارج‬ ‫‪ 2-‬تقارير موجهة للداخل‬

‫وسنعرض هذه األنواع بالتفصيل فيما يلي‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً للموضع‪:‬‬
‫‪ .1‬التقرير اإلخباري‪:‬‬
‫‪ .1‬يقتصر هذا النوع من التقارير علي عرض المعلومات الخاصة بموضوع ما‪.‬‬
‫‪ .2‬ال يقدم التوصيات أو المقترحات أو الحلول‪.‬‬
‫‪ .3‬يعرض المعلومات دون عرض وجهة النظر الخاصة بمقدم التقرير‪.‬‬

‫** مثل‪:‬‬
‫‪ .1‬النشرات اإلخبارية‪.‬‬
‫‪ .2‬التقرير الذي يقدمه مدير إدارة مثالً لرئيسه عن سير العمل‪.‬‬

‫‪ .2‬التقرير التحليلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬هو نوع من التقارير يتعرض في الغالب لمشكلة معينة‪.‬‬
‫ب‪ .‬يقوم التقرير بالعرض والتحليل لكافة جوانب المشكلة‪.‬‬
‫ج‪ .‬يقدم التقرير المقترحات والتوصيات الخاصة بالمشكلة‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫التقرير الذي يقدمه قسم بحوث التسويق عن تحليل مشكلة انخفاض حجم المبيعات‬
‫في فترة ما‪ ,‬وهذا التقرير يتضمن المشكلة وأبعاد والمقترحات الخاصة بحل‬
‫المشكلة‪.‬‬

‫‪ .3‬التقرير الدوري‪:‬‬
‫‪ -1‬هو تقرير يقدم كل فترة محددة قد تكون ثالثة شهور أو سنة‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪ -2‬يوضح هذا النوع من التقارير سير العمل من كل جوانبه ويظهر أيضا ً‬
‫االيجابيات والسلبيات خالل فترة التقرير‪.‬‬
‫‪ -3‬يساعد هذا النوع في التعرف علي انحراف األداء الفعلي عن األداء‬
‫المعياري الموجود في الخطة ويساهم في عملية التخطيط‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫‪ .1‬التقرير السنوي لتقييم األداء الخاص بكل موظف‪.‬‬
‫‪ .2‬التقرير الشهري لألقسام واإلدارات داخل المنظمة لعرض المشاكل وتقييم‬
‫األداء‪.‬‬

‫‪ .4‬التقرير اإلداري‪:‬‬
‫وهو التقرير الذي يعد بواسطة كافة المستويات اإلدارية ويقدم في كافة‬
‫االتجاهات وفقا ً لطبيعة وحجم األعمال‪.‬‬

‫‪ .5‬التقرير المالي‪:‬‬
 ‫‪ -1‬وهو التقرير المالي الذي يتضمن البيانات المالية مثل الميزانيات‬
‫وحساب األرباح والخسائر خالل فترة التقرير‪.‬‬
‫‪ -2‬يستخدم ألغراض الرقابة علي أداء المنظمة وتقييم األداء للمنظمة‪.‬‬
‫‪ -3‬يستخدم في عملية التخطيط لفترات مستقبلية‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫التقارير المالية التي تتضمن الميزانيات والقوائم المالية التي تنشرها الشركات‬
‫المساهمة في الصحف القومية للحكم علي أداء المنشأة خالل فترة التقرير وتقدم‬
‫لبعض الجهات مثل الضرائب‪...‬الخ‪.‬ـ‬

‫‪ .6‬التقارير اإلحصائية‪:‬‬
‫‪ -1‬تتضمن هذه التقارير إحصائيات عن نشاط المنشأة أو أنشطة ذات‬
‫تأثير علي أنشطة المنشأة ويتم عرضها بصورة كمية‪.‬‬
‫‪ -2‬تتسم هذه التقارير بالموضوعية‪ :‬ألن لغة األرقام لغة جادة وغير‬
‫متحيزة‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫‪ .1‬التقارير التي تتضمن بيانات اإلنتاج ويتم تمثيلها بالوحدات خالل فترة‬
‫التقرير‪.‬‬
‫‪ .2‬التقارير التي تضمن بيانات المبيعات ويتم تمثيلها بالجنية أو الوحدات المباعة‪.‬‬
‫‪ .7‬التقارير التفسيرية‪:‬‬
‫‪ -1‬وهو تقرير يقدم لتفسير أمر ما مع ذكر األسباب‪.‬‬
‫‪ -2‬يقدم هذا التقرير المقترحات والتوصيات الخاصة بالموضوع‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫التقرير الذي يقدمه مدير البيع مفسراً أسباب انخفاض المبيعات خالل فترة التقرير مع‬
‫تحديد األسباب وما ترتب علي ذلك من سلبيات وعرض مقترحات للحل‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً للصورة التي سيقدم عليها‪:‬‬

‫‪ .1‬تقارير حكومية‪:‬‬
‫وهي الصورة الغالبة للتقاريرـ وتتسم باآلتي‪:‬‬
‫‪ -1‬تسمح بالتعبير وعرض للموضوعـ واألفكار من كافة جوانبها‪.‬‬
‫‪ -2‬يمكن االحتفاظ بها كمرجع يمكن الرجوع إليه وقت الحاجة‪.‬‬
‫‪ -3‬يسمح هذا النوع من التقارير لعدد كبير من األفرادـ اإلطالع والدراسة لها‬
‫التقرير‪.‬‬
‫‪ -4‬يمكن تداولها بين أكثر من منطقة جغرافية متباعدة‪.‬‬
‫‪ -5‬تسمح لعدد كبير من األفرادـ في مختلف التخصصاتـ في إعدادها‪.‬‬

‫‪ .2‬تقارير شفهية‪:‬‬
 ‫وهي التقارير التي تقدم بشكل شفهي من مقدم التقرير للجهة الموجه لها التقرير‬ ‫‪-1‬‬
‫مباشرة‪.‬‬
‫من مميزاتها السرعة حينما ال يكون هناك متسع من الوقت إلعداد التقرير‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫من الصعب تداولها بين المناطقـ المختلفة وإذا حدث ذلك فهي عرضة للتحريف عن‬ ‫‪-3‬‬
‫المضمون األساسي لها‪.‬‬
‫من أمثلة هذه التقارير تلك التي يقدمها مشرف العمال لمدير اإلنتاج عن سير العمل‬ ‫‪-4‬‬
‫خالل اليوم‪.‬‬

‫ثالثاً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً لدرجة شكليتها‪:‬‬

‫‪ .1‬تقارير شكلية‪:‬‬
‫‪ -1‬وهي التقارير التي تخضع لقواعد في إعدادها‪.‬‬
‫‪ -2‬عرض المعلومات أيضا ً داخل التقرير تخضع لقواعد محددة وثابتة‪.‬‬
‫‪ -3‬أسلوب كتابة التقرير يخضع لقواعد معينة‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫‪ .1‬النماذج الثابتة للتقاريرـ كالمذكرات مثالً أو التقارير البيعية المطبوعة‪.‬‬
‫‪ .2‬رسائل الدكتوراه والماجستيرـ فهي تخضع لقواعد وأسلوب وشكل ثابت في اإلعداد‬
‫والكتابة‪.‬‬

‫تقارير غير شكلية‬ ‫‪.3‬‬

‫تقارير غير مرتبطة بشكل محدد‪.‬‬ ‫‪-1‬‬
‫غالبا ً ما تكون تقارير صغيرة الحجم‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫تستخدم غالبا ً لعرض معلومة أو وجهة نظر خاصة داخل اإلدارات في المنشأة‪.‬‬ ‫‪-3‬‬

‫‪ ‬ومن الجائز جدا أن يطلب مدير إحدى األقسامـ من أحد مرؤوسيه تقديم تقرير عن واقعة ما‬
‫وقد يكون هذا الشخص المعد للتقرير غير ملم بقواعد إعداد التقارير‪.‬ـ‬

‫رابعا‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً للحجم‪:‬‬

‫‪ .1‬تقارير كبيرة الحجم‪:‬‬

‫حيث تكون عدد صفحات التقرير كبيرة مثل التقاريرـ التي تعدها هيئات دولية كاألمم المتحدة‬
‫عن مشكلة دولية ما فقد يصل حجم التقرير آلالف الصفحات‪.‬‬

‫‪ .2‬تقارير صغيرة الحجم‪:‬‬

‫مثل المذكرات فقد تكون صفحة واحدة أو عدة ورقات محدودة كذلك مثل يومية الحضور‬
‫التي تقدم يوميا ً كتقرير عن حضورـ وغياب أفراد القسم‪.‬‬

‫خامساً‪ :‬أنواع التقارير وفقا ً للجهة الموجهة إليها‪:‬‬

 ‫‪ .1‬تقارير موجهة للداخل‪:‬‬
‫وهي تقارير تتداول بين إدارة وأخري أو بين مستوي إداري ومستوي إداري آخر داخل‬
‫المنشأة وغالبا ً ما تكون موضوعات التقارير الداخلية مرتبطة بأمور داخلية للمنشأة‪.‬‬

‫‪ .2‬تقارير موجهة للخارج‪:‬‬

‫وهي تقارير التي يتم إعدادها بغرض تقديمها لجهات خارج المنشأة‪ ,‬مثل‪ :‬القوائم المالية التي‬
‫تنشرها الشركات المساهمة وذلك إلطالع المساهمين عليها او تقديم المنشاة لتقارير للوزارة‬
‫التابعة إليها‪.‬‬

‫*بعض النماذج ألنواع التقارير المختلفة*‬

‫تقارير بيعية‬

‫‪ .1‬خط سير مندوب (يومي)‬

‫المنطقة‪................/‬‬ ‫اسم المندوب‪................../‬‬
‫التاريخ‪....../.../.../‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬
‫‪12‬‬ ‫‪11‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪7‬‬
‫‪18‬‬ ‫‪17‬‬ ‫‪16‬‬ ‫‪15‬‬ ‫‪14‬‬ ‫‪13‬‬

‫يعتمد مشرف البيع‬ ‫توقيع المندوب‬

‫(‪).......................‬‬ ‫(‪).........................‬‬

‫(تقرير مكتوب‪ /‬إداري‪/‬شكلي‪ /‬داخلي‪ /‬صغير الحجم‪ /‬إخباري)‬

‫‪ .2‬تقرير بيع يومي‬
‫اسم المنطقة‪.............../‬‬ ‫اسم المندوب‪....................../‬‬
‫التاريخ‪............................/‬‬
‫الكمية المطلوبة من األصناف‬
‫إجمالي المبيعات للعميل‬ ‫اسم العـــميل‬
‫د‬ ‫ج‬ ‫ب‬ ‫أ‬

‫إجمالي‬
 ‫يعتمد مشرف البيع‬ ‫توقيع المندوب‬
‫(‪).......................‬‬ ‫(‪).........................‬‬

‫مالحظة‪....………………………………………………………/‬‬
‫(تقرير مكتوب‪/‬داخلي‪ /‬صغير الحجم‪ /‬إداري‪ /‬تفسيري‪ /‬شكلي)‬

‫‪ .3‬نموذج تقرير بيع أسبوعي‪:‬‬

‫محافظة‪................/‬‬ ‫اسم مشرف البيع‪............./‬‬
‫إلي‪......./..../..../‬‬ ‫التاريخ‪...../..../..../‬‬

‫مالحظة‬ ‫مقدار التغير‬ ‫المستهدف للمبيعات حجم المبيعات الفعلي‬ ‫المنطقة‬ ‫اسم المندوب‬

‫اإلجمــــــالي‬

‫يعتمد مشرف البيع‬ ‫توقيع المندوب‬

‫(‪).......................‬‬ ‫(‪).........................‬‬

‫مالحظة‪/‬‬
‫…………………………………………………………………‬
‫……………………………………………………………‪.‬‬
‫مقترحات‪/‬‬
‫…………………………………………………………………‬
‫…………………………………………………………‬
‫(تقرير داخلي ‪/‬مكتوب‪ /‬صغير الحجم‪ /‬شكلي‪ /‬تحليلي‪ /‬دوري)‬
‫وهناك العديد من األشكال للتقرير وسوف‪ d‬نعرض نموذجاً‪ d‬للمذكرات فهي أكثر أنواع التقرير‬
‫انتشاراً‪.‬‬
 ‫نماذج المذكرات‬

‫‪ .1‬نموذج تقرير داخلي‬

‫……………………………………………………‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫الرقم‪......................./‬‬ ‫وزارة التربية والتعليم‬

‫التاريخ‪...................../‬‬ ‫اإلدارة العامة للتعليم الخاص‬

‫المرفقات‪.................../‬‬ ‫مصنع ليلي البدوي للمواد الغذائية‬

‫‪88‬ش فيصل‪ -‬الجيزة‬

‫س‪.‬ت‪...................../‬‬ ‫ت‪..................../‬‬
‫إلي‪ /‬إدارة شئون العاملين‬
‫ص‪.‬ب‪..................../‬‬ ‫فاكس‪................./‬‬
‫ب‪.‬ض‪........,.........../‬‬
‫التاريخ‪ ................./‬مدير عام إدارة التعليم الخاص‬
‫من‪/‬‬
‫التعليم الخاص‬ ‫بشأن‪ /‬ترشيح موظفين للعمل كمراقبين علي مراكز‬
‫الرقم‪....................../‬‬
‫………………………………………………………………‬
‫………………………………………………………………‬
‫السيد‪............................................................................/‬‬
‫………………………………………………………………‬
‫……………………‪.‬‬ ‫بعد التحية‬
‫الموضوع‬
‫والسالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬
‫‪.......................................................................................‬‬
‫‪.......................................................................................‬‬
‫مدير عام إدارة التعليم الخاص‬
‫‪.......................................................................................‬‬
‫التوقيع‪......................./‬‬
‫‪...‬‬ ‫‪ .2‬نموذج رسالة تجارية‬

‫عن مصنع ليلى البدوى‬ ‫وتفضلوا بقبول فائق االحترام‬

‫المرفقات‪.................../‬‬
‫االسم‪................../‬‬
‫الوظيفية‪................/‬‬
‫التوقيع‪.............../‬‬
‫التاريخ‪......................./‬‬ ‫شركــة‪..................../‬‬
‫المرفقات‪...................../‬‬ ‫إدارة‪......................../‬‬

‫مذكـــرة‬
‫للعرض علي‪................................................................./‬‬
‫بخصوص‪..................................................................../‬‬
‫‪....................................................................... .1‬‬
‫‪....................................................................... .2‬‬
‫‪....................................................................... .3‬‬
‫‪....................................................................... .4‬‬
‫‪ .5‬النتائج والمقترحات إن وجدت‪.‬‬
‫‪ .3‬نموذج مذكرة‬

‫واألمر معروض علي سيادتكم برجاء‬

‫التكرم بالعلم‬
‫أو التكرم بالنظر‬
‫أو اتخاذ الالزم‬
‫أو بالتوصية وإ بداء الرأي‬
‫أو بالموافقة‬

‫الوظيفية‪..................../‬‬
‫التوقيع‪...................../‬‬
‫االسم‪....................../‬‬
 ‫مالحظات علي المذكرة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -1‬إذا كان الهدف منها توصيل معلومة للرئيس دون الحاجة التخاذ قرار أو رأي نكتب‬
‫عبارة ( برجاء التكرم بالعلم)‪.‬‬
‫‪ -2‬إذا كانت المذكرة مرفوعة لعرض مشكلة ويوجد في المذكرة حلوالً مقترحة لها نكتب‬
‫عبارة( برجاء التكرم بالموافقة)‪.‬‬
‫‪ -3‬إذا كان مقدم المذكرة غير قادر علي حسم لمشكلة التي تتضمنها المذكرة ويحتاج‬
‫لمساعدة في الرأي التخاذ القرار تكتب عبارة( برجاء التكرم)‪ (.‬بالتوجيه وإ بداء‬
‫الرأي)‪.‬‬
‫ويجب مراعاة كافة اإلجراءات واإلرشادات عند إعداد المذكرات‪..‬‬
 ‫الفصل الثالث‬
‫كيفية وخطوات إعداد التقرير‬

‫** في بداية ال بد أن نتذكر قاعدة مهمة قبل إعداد التقارير وهي‪:‬‬

‫كلما ارتفع المستوى‪ d‬اإلداري الذي سيقدم له التقرير تطلب ذلك أن يكون‬
‫التقرير أكثر اختصاراً‪ d,‬فاإلدارة العليا تركز علي النتائج النهائية دون تفاصيل‬
‫إال في حدود االستفسار‪ d‬والتحليل للنتائج‪.‬‬
‫وإلعداد التقرير بشكل صحيح البد أن نتعرف علي خطوات حل المشكالت فغالباً ما يتعرض التقرير‬
‫ما‪ ,‬وهذا يتطلب أن نتبع الخطوات التالية‪:.‬‬
‫‪ .1‬تحديد المشكلة وتحديد أبعادها‪.‬‬
‫‪ .2‬جمع البيانات والمعلومات عن المشكلة‪.‬‬
‫‪ .3‬تحليل أسباب المشكلة‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد أسباب المشكلة‪.‬‬
‫‪ .5‬استخالص النتائج المترتبة على المشكلة‪.‬‬
‫‪ .6‬وضع البدائل الممكنة لحل هذه المشكلة‪.‬‬
‫‪ .7‬تقييم البدائل واختيار البديل المناسب‪.‬‬
‫‪ .8‬تقييم البديل الذي تم اختياره‪.‬‬

‫أ‬ ‫أوال‪ :‬مرحلة اإلعداد‬

‫ب‬ ‫ثانياً‪ :‬مرحلة التحرير‬

‫ج‬ ‫ثالثاً‪ :‬مرحلة اإلخراج‬

‫الشكل والفقرات‬ ‫الشكل والفقرات‬ ‫الشكل والفقرات‬

‫أوال‪ :‬مرحلة اإلعداد للتقرير‪:‬‬
‫وعد اإلعداد للتقرير ال بد من طرح مجموعة من األسئلة وهي‪:‬‬
‫د‬ ‫تقديم التقرير‬ ‫س‪ 1‬ما هو الموضوع الذي سيتناوله التقرير؟‬
‫س‪ 2‬لمن سيقدم التقرير؟‬
 ‫أي تحديد األشخاص الذين سيقدم لهم التقرير ويجب تحديد مستواهم الثقافي والوظيفي‪ d,‬ألن‬
‫بناء على طبيعة من سيقدم لهم التقرير‪.‬‬
‫أسلوب الكتابة للتقرير يتحدد ً‬

‫س‪ 3‬ما هو الهدف من التقرير؟‬

‫أي تحديد نوع التقرير الذي سيتم إعداده فهل هو تقرير إخباري‪ d‬أو تحليلي أو تفسيري‪...‬الخ‪.‬‬

‫س‪ 4‬ما هي عناصر أو أقسام التقرير؟‬

‫فال بد أن نتناول التقرير عناصر التقرير وفقاً للتسلسل المنطقي للموضوع‪ d‬حتى ال يشتت من‬
‫سيطلع على التقرير‪.‬‬

‫س‪ 5‬ما هو موعد تقديم التقرير؟‬

‫فكلما ذكرنا أن موعد التقرير عنصر مهم عند إعداد التقرير فإن ذلك يترتب عليه تحديد المدة‬
‫المتاحة إلعداد التقرير‪.‬‬

‫س‪ 6‬ما هي البيانات الالزمة إلعداد التقرير وطرق الحصول عليها؟‬

‫وسوف‪ d‬نتناول طرق الحصول علي البيانات الالزمة للتقرير‪.‬‬

‫البيانات الالزمة للتقرير وطرق الحصول عليها‬

‫هناك بعض اإلرشادات الواجب مراعاتها عند طرق الحصول علي البيانات ومنها ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬يجب أن تتناسب تكلفة الوسيلة المستخدمة مع العائد منها‪ ,‬وأن تتناسب مع اإلمكانيات‬
‫المتاحة‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب أن يتناسب العائد من هذه الوسائل مع الجهد المبذول‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب مراعاة مستوي الدقة في الطريقة المستخدمة للحصول علي البيانات‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب مراعاة المدة المتاحة إلعداد التقرير مع المدة التي تستغرقها‪ d‬الوسيلة المختارة‬
‫للحصول علي المعلومات الالزمة للتقرير‪.‬‬

‫وسائل الحصول علي البيانات‪:‬‬

‫هناك العديد من الوسائل ولكننا سوف‪ d‬نتناول أهم هذه الوسائل واألكثر‪ d‬شيوعاً ومنها‪:‬‬

‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

 ‫التجربة‬ ‫اإلطالع‬ ‫االستقصاء‬ ‫المقابلة‬ ‫المالحظة‬
‫الشخصية‬ ‫الشخصية‬

‫الشـــــــــــــرح‬

‫‪ .1‬المالحظة الشخصية‪:‬‬
‫والمقصود بها استخدام المالحظة الشخصية لموضوع ما وتسجيل البيانات التي تم مالحظتها‬
‫عن هذا الموضوع‪.‬‬
‫وتتميز بالسهولة والبساطة ولكنها تحتاج لتكلفة عالية نسبياً كما أنها تركز على السلوك‬
‫الظاهري فقط دون التعرف علي وجهات النظر المختلفة‪.‬‬

‫شروط ومتطلبات المالحظة الجيدة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .1‬يجب أن تكون المالحظة محددة بهدف واضح وليس مجر مالحظة عشوائية‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب التخطيط للمالحظة من حيث التوقيت والهدف ومكان المالحظة وعناصر‪d‬‬
‫المالحظة ومدة المالحظة‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب تدريب األفراد القائمين بالمالحظة إلكسابهم مهارات المالحظة‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب الموضوعية وعدم التحيز لجانب علي حساب اآلخر‪.‬‬
‫‪ .5‬يجب مقارنة النتائج ألكثر من باحث في نفس الموضوع‪ d‬للتأكد من صحة النتائج‪.‬‬
‫‪ .6‬يجب التدوين الكامل لنتائج المالحظة دون إهمال ألي بيانات‪.‬‬
‫‪ .7‬يجب أال يشعر الملحوظ بأنه مالحظ وبأنه يخضع للمالحظة حتي ال يغير من تصرفاته‬
‫مما يؤثر‪ d‬سلبياً علي نتائج المالحظة‪.‬‬

‫مثال علي الموضوعات‪ d‬التي يمكن االستعانة بها بالمالحظة الشخصية فيها هي‪:‬‬

‫عند االختيار لموقع متميز لعرض المنتجات مثال فالمالحظة الشخصية تكشف عن المناطق‪d‬‬
‫الجغرافية التي تتميز بالحركة والنشاط والزحام‪d.‬‬
‫‪ .8‬يجب أن يكون( الباحث) لديه القدرة على ضبط النفس وعدم التدخل في رد فعل‬
‫الملحوظين‪.‬‬

‫‪ .2‬المقابلة الشخصية ‪personal interviewing‬‬

 ‫وهي مقابلة تحدث (‪ )face to face‬أي وجهاً لوجه‪ ,‬بين شخصين أو أكثر أحدهما يسأل واآلخر‪d‬‬
‫يجيب ثم يتم تدوين نتائج المقابلة‪.‬‬
‫والمقابلة الشخصية بشكل عام تحتاج لتكلفة عالية ووقت وجهد كبير وتحتاج لمتخصصين‪ d‬إلجراء‬
‫المقابالت ويجب تحديد الهدف من المقابلة كما يجب أال تكون متحيزة‪.....‬‬

‫وهناك نوعان من المقابلة‬

‫مقابلة غير مقننة‪ :‬وهي المقابلة‬ ‫مقابلة مقننة‪ :‬حيث يتم تحديد‬
‫التي يترك فيها الباحث‬ ‫األسئلة مسبقا ً قبل المقابلة ويتم‬
‫للمبحوث الحرية في التعبير‬ ‫طرحها علي المبحوث ويتم‬
‫عن رأيه ووجهة نظره دون‬ ‫تسجيل إجاباته وهي الطريقة‬
‫تدخل‪.‬‬ ‫األكثر شيوعاً‬
‫وهناك العديد من أنواع المستخدمة في المقابلة ومنها ما يلي‪:‬‬
‫السؤال المفتوح‪ :‬وهو السؤال الذي يترك فيه الحرية في اإلجابة‪.‬‬
‫مثال‪ :‬ما هي القنوات التليفزيونية التي تفضلها؟‬

‫السؤال المغلق‪ :‬وهو السؤال الذي تحدد إجاباته مسبقاً‪:‬‬

‫مثال‪ :‬ما هي حالتك االجتماعية‪.‬؟‬
‫‪ )1‬أعزب‬
‫‪ )2‬متزوج‬
‫‪ )3‬أرمل‬
‫‪ )4‬مطلق‬

‫طرق اللقاء بين الباحث والمبحوثين‬

‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫باحث واحد مع‬ ‫مجموعة باحثين‬ ‫المقابلة‬ ‫المقابلة‬
 ‫مبحوثين‬ ‫مع مبحوث‬ ‫الجماعية‬ ‫الفردية‬
‫واحد‬

‫وسوف‪ d‬نتناول هذه األنواع بالتفصيل فيما يلي‪:‬‬

‫أ‪ -‬المقابلة الفردية‪:‬‬
‫وفيها يتقابل الباحث مع مبحوث واحد‪:‬‬
‫* من مميزاتها‪:‬‬
‫‪ .1‬حرية التعبير في اإلجابات‪.‬‬
‫‪ .2‬دقة االنطباعات عن المبحوث الواحد‪.‬‬
‫‪ .3‬زيادة التركيز لطرفي‪ d‬المقابلة‪.‬‬
‫‪ .4‬خلق عالقات صداقة وثقة بين الباحث والمبحوث‪.‬‬

‫* من عيوبها‬
‫‪ .1‬تحتاج لوقت كبير‪.‬‬
‫‪ .2‬مرتفعة التكاليف‪.‬‬
‫‪ .3‬تحتاج لجهد كبير‪.‬‬
‫‪ .4‬يمكن الوقوع‪ d‬في أخطاء التحيز من قبل الباحث‪.,‬‬
‫‪ .5‬نتائجها‪ d‬مقتصرة علي وجهة نظر الباحث بمفرده فقط‪.‬‬

‫ب‪ -‬المقابلة الجماعية‬

‫*حيث يجتمع عد من الباحثين مع عدد من المبحوثين‪:‬‬
‫* من مميزاتها‪:‬‬
‫‪ -1‬تشجيع المبحوثين لبعضهم‪ d‬لإلجابة عن األسئلة ودعم كل منهم لآلخر‪.‬‬
‫‪ -2‬تكاليفها أقل من تكاليف المقابلة الفردية‪.‬‬
‫‪ -3‬تجنب أخطاء التحيز‪.‬‬
‫‪ -4‬االستفادة من وجهات نظر وخبرات الباحثين المختلفة‪.‬‬

‫*من عيوبها‪:‬‬
‫تأثير احد المبحوثين على اآلخرين إذا كانت شخصيته قوية وذو‪ d‬تأثير علي اآلخرين مما يوجههم‬
‫إلجابات محددة مما يؤثر‪ d‬على جودة البيانات والنتائج‪.‬‬
 ‫ج‪ -‬مجموعة باحثين مع مبحوث واحد‪:‬‬
‫* حيث يلتقي مجموعة باحثين مع فرد واحد‪:‬‬
‫* من مميزاتها‪:‬‬
‫‪ )1‬تجنب التحيز تجاه ما أثناء المقابلة‪.‬‬
‫‪ )2‬االستفادة من خبرات ووجهات نظر الباحثين المختلفة‪.‬‬
‫‪ )3‬تركيز كافة الباحثين لمبحوث واحد وبالتالي‪ d‬الوصول لمعلومات دقيقة‪.‬‬

‫من عيوبها‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .1‬ارتفاع التكاليف‪.‬‬
‫‪ .2‬قد تلقى آثاراً نفسية مثل الرهبة للمبحوث عند لقاء عدد من الباحثين في وقت واحد‪.‬‬

‫د‪ .‬باحث واحد مع مجموعة من المبحوثين‪:‬‬

‫* وفيها يقوم الباحث بمقابلة مجموعة من المبحوثين في وقت واحد‪.‬‬
‫* من مميزاتها‪:‬‬
‫‪ .1‬انخفاض التكلفة ألدنى حد ممكن‪.‬‬
‫‪ .2‬اختصار‪ d‬للوقت والمجهود‪.‬‬

‫عيوبها‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫عدم دقة البيانات بالقدر الكافي لعدم قدرة باحث واحد على تسجيل ردود أفعال مجموعة‬ ‫‪.1‬‬
‫من المبحوثين في وقت واحد‪.‬‬
‫يمكن أن يتفق مجموعة المبحوثين لتوصيل نتيجة خطأ للباحث وبالتالي يتم الحصول من‬ ‫‪.2‬‬
‫المقابلة على نتائج غير واقعية‪.‬‬

‫مثال‪:‬‬
‫علي المقابلة الشخصية مثل المقابالت التي تجري بخصوص االختيار‪ d‬والتعيين لموظفين جدد‪,‬‬
‫راجع الجزء الخاص بقواعد المقابلة الشخصية ( كيف تحصل على وظيفية)‪.‬‬

‫الشروط الواجب توافرها‪ d‬في المقابلة الشخصية‪-:‬‬

 ‫‪ .1‬يجب تهيئة المكان بشكل يساعد لإلجابة عن األسئلة دون عناء‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب التخطيط للمقابلة مسبقاً الستثمار الوقت والمجهود‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب تسجيل نتائج المقابلة أول بأول‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب توافر عنصر المرونة المواقف الطارئة‪.‬‬
‫‪ .5‬يجب التدريب الجيد لمن سيدير‪ d‬المقابالت حتى تتم بنجاح‪.‬‬

‫‪ .3‬االستقصاء( االستبيان) ‪questionnaire‬‬

‫وهو عبارة عن مجموعة من األسئلة يتم تصميمها‪ d‬في استمارة ويتم توجيهها لمجموعة من‬
‫األفراد ( عينة البحث) ثم يتم تسجيل إجاباتهم‪ d‬وآرائهم تجاه هذا الموضوع‪ d‬وهي من أكثر الوسائل‬
‫انتشاراً للحصول علي البيانات‪.‬‬

‫أنواع األسئلة المستخدمة في االستقصاء‬

‫ز‬ ‫و‬ ‫هـ‬ ‫د‬ ‫ج‬ ‫ب‬ ‫أ‬

‫أسئلة مركبة أسئلة تحيزية‬ ‫أسئلة‬ ‫أسئلة‬ ‫أسئلة‬ ‫أسئلة‬ ‫أسئلة مغلقة‬
‫بسيطة‬ ‫مغلقة‬ ‫نصف‬ ‫مفتوحة‬
‫مفتوحة‬ ‫مغلقة‬
‫وسوف نتناول هذه األنواع بالتفصيل فيما يلي‪:‬‬

‫أ‪ -‬األسئلة المغلقة‪:‬‬

‫وهي سؤال مغلقة يتم توجيه إلى الشخص المستهدف‪ ( d‬المبحوث) مع تحديد اإلجابات الممكنة‬
‫للسؤال ويجب على المبحوث اختيار اإلجابة المناسبة من بينها‪:‬‬

‫مثال‪:‬‬
‫س‪ 1‬هل تدخن؟‬
‫ال(‪).....‬‬ ‫نعم(‪).....‬‬
‫س‪ 2‬هل تمتلك سيارة؟‬
‫ال(‪).....‬‬ ‫نعم(‪).....‬‬
 ‫س‪ 3‬ما هي حالتك االجتماعية؟‬
‫متزوج(‪).....‬‬ ‫أعزب(‪)......‬‬
‫أرمل(‪).......‬‬ ‫مطلق(‪)......‬‬
‫س‪ 4‬ما هو موقفك من التجنيد؟‬
‫معاف مؤقت(‪).....‬‬ ‫معاف نهائي(‪).....‬‬
‫أدى الخدمة العسكرية(‪)......‬‬ ‫لم يتم سن التجنيد(‪).....‬‬

‫من مميزات هذا النوع‪:‬‬

‫‪ -1‬أنها تسهل عملية اإلجابة على المبحوث‪.‬‬
‫‪ -2‬أ‪،‬ها تختصر الوقت والمجهود‪.‬‬

‫*من عيوبها‪:‬‬
‫‪ -1‬تحتاج لخبرة وكفاءة وجهد من مصمم األسئلة في وضع اإلجابات المتوقعة‪.‬‬
‫‪ -2‬يمكن أن يتحيز مصمم االستمارة إلجابات ما دون غيرها‪.‬‬

‫ب‪ .‬األسئلة المفتوحة‪ :‬وهي أسئلة توجه المبحوث لإلجابة عنها ويكون له الحرية الكاملة للرد‬
‫وإ بداء وجهات النظر علي السؤال‪.‬‬

‫مثل‪:‬‬
‫س‪ 1‬ما هو رأيك في برنامج‪..‬؟‬
‫س‪ 2‬ما هو رأيك في السياسة التسويقية للشركة حالياً؟‬
‫د‪ .‬األسئلة المغلقة المفتوحة‪:‬‬ ‫ج‪ .‬األسئلة نصف مغلقة ‪:‬‬
‫وهي عبارة عن أسئلة يتم تحديد اإلجابات المحتملة لها مع إعطاء المبحوث فرصة إلضافة‬
‫إجابات جديدة‪.‬‬

‫مثال‪ :‬س‪ 1‬إن تصنيع المنتج أفضل من شرائه جاهزاً بسبب‪:‬‬

‫‪ -1‬انخفاض التكاليف(‪.)......‬‬
‫‪ -2‬ضمان الجودة(‪.)......‬‬
‫‪ -3‬تتوافق‪ d‬مع ذوق العميل(‪.).....‬‬
 ‫‪ -4‬أخرى أذكرها‪...............‬‬

‫هـ‪ .‬األسئلة البسيطة‪ :‬وهي األسئلة المحدودة التي يكون فيها السؤال موجها للتركيز علي‬
‫نقطة أو فكرة واحدة وهي ال تشتت فكر المبحوث ( المستقصي منه)‪.‬‬

‫مثال‪ :‬س‪ 1‬هل تفضل الشراء النقدي؟‬

‫ال(‪).....‬‬ ‫نعم(‪).....‬‬

‫س‪ 2‬كيف تشتري احتياجاتك؟‬

‫(ب) من خالل صديق(‪)...‬‬ ‫أ) بنفسك(‪)....‬‬
‫د) خادم بالمنزل(‪)....‬‬ ‫ج) أحد أفراد األسرة(‪).....‬‬

‫و‪ .‬أسئلة مركبة‪:‬‬

‫وهي األسئلة التي تتناول أكثر من فكرة في نفس السؤال‪:‬‬
‫مثل‪:‬‬
‫س‪ 1‬ما هو الوقت المناسب الستقبال أصدقاءك واالجتماع بأفراد أسرتك؟‬
‫‪ )1‬صباحاً (‪.)......‬‬
‫مساء (‪.)........‬‬
‫ً‬ ‫‪)2‬‬
‫‪ )3‬ظهراً(‪.).........‬‬

‫وإ جابة هذا السؤال تستلزم الرد على أكثر من فكرة وهي تحديد الوقت المناسب لمقابلة أصدقائك‪d‬‬
‫وكذلك ما هو الوقت المناسب لمقابلة أفراد أسرتك‪.‬‬

‫ز‪ .‬األسئلة التحيزية‪ :‬وهو السؤال الذي يتحيز فيه الباحث إلجابة معينة ويريد توجيه إجابات‬
‫المبحوث بصراحة كاملة عن رأيه في هذه اإلجابة وهي ما تكون تأكيدا لموضوع‪ d‬ما‪.‬‬

‫س‪ 1‬هل تعتقد أن الحجاب للمرأة هو الزي المناسب بما يحققه من إرضاء اهلل واحترام الناس‬
‫للمرأة المحجبة؟‬
‫س‪ 2‬ما رأيك بأن الصالة تنظم الوقت وتنظف الجسم وترضى اهلل وهي من أهم مقومات‬
‫النجاح؟‬
‫س‪ 3‬هل تعتقد أن طريقة العرض للبضاعة من أهم عناصر زيادة المبيعات ألنها تجذب العمالء‬
‫وتحفزهم على الشراء؟‬
 ‫طرق تقديم أسئلة واستمارات االستقصاء للمبحوثين‬

‫‪ )3‬عن طريق التليفون‬ ‫‪ )2‬عن طريق البريد‬ ‫‪ )1‬االتصال المباشر( الشخصي)‬

‫وهي المحادثة التليفونية حيث‬ ‫وهو إرسال استمارة‬ ‫ووفقاً لهذه الطريقة يقدم الباحث‬
‫يتم االتصال بالمبحوث علي‬ ‫االستقصاء للمبحوثين عن‬ ‫قائمة االستقصاء المبحوثين‬
‫الهاتف وتوجيه األسئلة‬ ‫طريق‪ d‬البريد‪.‬‬ ‫شخصياً ويوضح لهم الهدف من‬
‫وتسجيل اإلجابات‪.‬‬ ‫االستمارة وكذلك إرشادات‬
‫‪ ‬مميزاتها‪:‬‬
‫‪ ‬مميزاتها‪:‬‬ ‫اإلجابة عن األسئلة وفي بعض‬
‫‪ .1‬تغطية عدد كبير من‬
‫‪ .1‬انخفاض التكاليف‪.‬‬ ‫األحيان يقوم الباحث بتلقي‬
‫األفراد‪.‬‬
‫‪ .2‬سرية االتصال‪.‬‬ ‫اإلجابات عن األسئلة ويقوم‪d‬‬
‫‪ .2‬تغطية مناطق‬
‫‪ .3‬سرعة الحصول علي‬ ‫بتسجيلها بنفسه في االستمارة‬
‫جغرافية متباعدة‪.‬‬
‫المعلومة‪.‬‬ ‫ومن هذه الحاالت ما يلي‪:‬‬
‫‪ .3‬انخفاض التكاليف عن‬
‫‪ .4‬تجنب اإلحراج أثناء‬ ‫األفر‬ ‫‪)1‬‬
‫االتصال‬
‫المقابلة‪.‬‬ ‫اد الذين يجهلون القراءة‬
‫الشخصي( المباشر)‪.‬‬
‫‪ ‬عيوبها‪:‬‬ ‫والكتابة‪.‬‬
‫‪ ‬عيوبها‪:‬‬
‫‪ .1‬تعتمد علي األفراد الذين‬ ‫‪ )2‬األفراد المشغولين لدرجة‬
‫‪ .1‬انخفاض عدد الردود‪.‬‬
‫يمتلكون التليفون‪.‬‬ ‫كبيرة‪.‬‬
‫‪ .2‬اإلهمال في اإلجابة من‬
‫‪.2‬قد يشعر األفراد بالملل من‬ ‫وتحتاج هذه الطريقة لتكلفة‬
‫بعض األفراد مما قد‬
‫طول المكالمة‪.‬‬ ‫عالية ووقت‪ d‬وجهد كبيران‪.‬‬
‫يؤدي لنتائج سلبية‪.‬‬
‫‪ .3‬تحتاج لنوعية متحضرة‬
‫‪ .3‬عدم وصول بعض‬
‫من الناس‪.‬‬
‫االستمارات بسبب عدم‬
‫دقة العناوين أو في حالة‬
‫تغييرها‪.‬‬
 ‫أهم الشروط الواجب توافرها في قائمة االستقصاء الجيدة‬
‫‪ .1‬يجب أن تكون االستمارة ذات حجم معقول‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب أن تبدأ االستمارة بعنوان يدل علي الهدف من االستمارة‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب أن تتضمن االستمارة بأن تكتب بخط واضح ومألوف‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب أن يسهل قراءة االستمارة بان تكتب بخط واضح ومألوف‪.‬‬
‫‪ .5‬يجب االقتصار‪ d‬علي األسئلة المهمة‪.‬‬
‫‪ .6‬يجب عدم التحيز ألي من األفراد‪.‬‬
‫‪ .7‬يجب الترتيب المنطقي لٍأل سئلة‪.‬‬

‫‪ )4‬االطالع ( القراءة)‬
‫المقصود بها قراءة السجالت والدوريات‪ d‬والكتب والوثائق كمصدر‪ d‬من مصادر المعلومات‬
‫والبيانات المتعلقة بموضوع‪ d‬التقرير وقد يكون االطالع بواسطة الوسائل التقليدية كاألرشيف‪d‬‬
‫أو المكتبة أو بالوسائل الحديثة كشبكة اإلنترنت‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ .1‬هذه الطريقة توفر‪ d‬الوقت والمجهود‪.‬‬
‫‪ .2‬أقل تكلفة من الوسائل السابقة‬
‫‪ .3‬من خالل هذه الطريقة يمكن معرفة معلومات تاريخية سابقة عن موضوع البحث‬
‫وأيضا االستفادة من خبرات السابقين في مجال وموضوع التقرير‪.‬‬

‫‪ )5‬التجربة ‪experimental‬‬
‫وهي ما يطلق عليها البحوث التجريبية وهي وسيلة مهمة من وسائل جمع المعلومات حيث‬
‫يتم وضع الفروض والمؤثرات على أفراد التجربة ثم يتم تسجيل النتائج المترتبة علي هذه‬
‫التجربة‪.‬‬
‫ويمكن إجراء التجربة في الواقع العملي وتسمي( التجارب الميدانية)‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ويمكن إجراء التجربة في بيئة وتسمى( التجارب المعملية)‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫مثال‪ :‬علي التجربة‪ :‬هي التعرف على أثر رفع مكافأة مندوبي‪ d‬البيع علي حجم المبيعات‪.‬‬
‫* من عيوبها‪:‬‬
‫‪ .1‬ال تصلح لكل العوامل حيث هناك عوامل مثل المنافسة والتغيرات‪ d‬االقتصادية ال يمكن‬
‫إخضاعها للتجربة أو التأثير فيها‪.‬‬
‫‪ .2‬تحتاج التجربة لوقت كبير وجهد عال وتكلفة عالية وأشخاص علي درجة عالية من التدريب‬
‫قد ال تتوافر‪ d‬لدى المنشأة‪.‬‬

‫التصنيف للبيانات التي تم جمعها‪:‬‬

‫حيث يجب التصنيف للبيانات في صورة جداول أو رسوم‪ d‬بيانية حتى يمكن االستفادة منها حتى‬
‫يمكن االستفادة منها‪.‬‬

‫التحليل للبيانات واستخالص النتائج‬

‫فبعد أن نجمع البيانات بالطرق‪ d‬السالف ذكرها يجب تصنيفها وتبويبها‪ d‬ثم يجب تحليلها‪ .‬حيث أن‬
‫عملية اإلعداد للتقرير هي عبارة عن نظام له مجموعة المكونات وهي كما يلي‪:‬‬

‫المخرجات‬ ‫التشغيل‬ ‫المدخالت‬

‫‪-‬التبويب للبيانات‪.‬‬
‫المعلومات‬ ‫جمع ‪-‬البيانات‬
‫التصنيف للبيانات‪.‬‬
‫التقرير‬ ‫بالطرق‬
‫‪-‬التحليل للبيانات‪.‬‬
‫النهائي‬ ‫المختلفة‬
‫استخالص النتائج‪.‬‬

‫تغذية عكسية‬

‫ويتضح من العرض السابق مدي أهمية مرحلة اإلعداد في كونها األساسي‪ d‬الذي يبنى علي أساسه‬
‫باقي مراحل وخطوات‪ d‬التقرير‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬مرحلة التحرير‪:‬‬

 ‫فبعد ما يتم اإلعداد للتقرير وتوفير‪ d‬كافة البيانات الالزمة للتقرير يتم البدء في مرحلة التحرير‬
‫للتقرير‪ .‬والمقصود بالتحرير‪ d‬هو توصيل‪ d‬األفكار واآلراء للمرسل إليه عن طريق الكتابة‪.‬‬

‫اإلرشادات الواجب إتباعها عند التحرير للتقرير‪:‬‬

‫‪ .1‬يجب استخدام لغة سهلة في القراءة وفي‪ d‬الفهم‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب الوضوح والدقة في الكتابة والبعد عن الغموض‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب الترابط المنطقي والتسلسل ألفكار‪ d‬التقرير‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب تدعيم التقرير باألدلة والمستندات التي تؤكد محتوياتها‪.‬‬

‫اإلرشادات الواجب إتباعها عند استخدام اللغة في كتابة التقرير‪:‬‬

‫‪ .1‬يجب تجنب األخطاء اللغوية في كتابة التقرير ويجب مراعاة القواعد اللغوية‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب اإليجاز في الكتابة بما ال يخل بالمعنى المطلوب توصيله‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب االهتمام بعالمات الترقيم‪ d‬مثل الفاصلة‪ ,‬النقطة‪.... ,‬الخ‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب اختيار األلفاظ الشائعة والواضحة وفي حالة ذكر أي مصطلح في التقرير‬
‫يجب تفسيره‪.‬‬

‫ثالثاً‪ :‬مرحلة اإلخراج‪:‬‬

‫وعند إخراج التقرير بالصورة النهائية يجب مراعاة النقاط الثالث اآلتية‪:‬‬

‫ج) الكتابة والطباعة‬ ‫ب) الشكل والهوامش‬ ‫أ) التنظيم للتقرير( التنسيق)‬

‫وسوف‪ d‬نتناول هذه العناصر بالتفصيل كما يلي‪:‬‬

‫أ) التنظيم العام للتقرير( التنسيق)‪:‬‬
‫والمقصود به هو المظهر العام للتقرير والذي يصنع االنطباع األول عن التقرير ويجب التنسيق‪d‬‬
‫للتقرير وفقاً لطبيعة التقرير وطبيعة األشخاص المقدم لهم التقرير ونوعية الموضوع‪ d‬الذي‬
‫يتضمنه التقرير‪.‬‬

‫ب) الشكل والهوامش‪ ,‬يجب إتباع اإلرشادات اآلتية‪:‬‬

‫‪ .1‬يجب وضع فهرس للموضوعات يبين ترتيب الموضوعات‪ d‬التي يتناولها‪ d‬التقرر خاصة في‬
‫التقارير كبيرة الحجم‪.‬‬
‫‪ .2‬في حالة التقارير كبيرة الحجم يجب تقسيمها لفصول أو أبواب مع مراعاة التسلسل المنطقي‬
‫بينها‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب عمل ملخص لما تضمنه التقرير خصوصاً في حالة التقارير كبيرة الحجم‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب المحافظة علي الهوامش موحدة في كل الصفحات‪.‬‬

‫ج) الكتابة والطباعة‪:‬‬

‫‪ .1‬الكتابة‪:‬‬
‫والكتابة قد تكون بواسطة‪:‬‬
‫‪ .1‬اآللة الكاتبة وهي رخيصة وبسيطة في االستخدام‪.‬‬
‫‪ .2‬الكمبيوتر‪ d‬وهناك برامج متعددة تستخدم لكتابة التقارير وتعطي‪ d‬نتائج متميزة‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب مراجعة بعد الكتابة حتى نتجنب األخطاء اإلمالئية‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب االحتفاظ بصورة من الملفات التي تم كتابتها للرجوع إليها في أي وقت‬
‫لربما نريد إجراء تعديالت أو إضافة بيانات جديدة‪.‬‬
‫‪ .2‬الطباعة‪:‬‬
‫أ‪ .‬إذا كان عدد النسخ المطلوب إعدادها للتقرير محدودة يمكن إعدادها بواسطة آلة التصوير‪d‬‬
‫العادية وذلك لتقليل التكلفة ألدنى حد‪.‬‬
‫ب‪ .‬يمكن الطباعة العادية لنسخ التقرير إذا لم يكن هناك أياً من محتويات التقرير تحتاج لنوعية‬
‫أخرى من الطباعة مثل الصور‪ d‬مثالً‪.‬‬
‫ج‪ .‬الطباعة األوفست وهي تعطي درجة جودة عالية‪.‬‬

‫اإلرشادات الواجب إتباعها لضمان جودة الطباعة‪:‬‬

‫‪ .1‬يجب المراجعة الدقيقة لمحتويات التقرير قبل طباعته‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب تالفي أخطاء الطباعة حتى ال نشوه معاني التقرير‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب مراعاة الهوامش والمسافات‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب الترقيم للصفحات ويوضع الرقم‪ d‬أعلى الصفحة بين شرطتين‪.‬‬

‫أجزاء التقرير كبير الحجم‬

‫‪ -1‬غالف التقرير‪.‬‬
‫‪ -2‬صفحة الغالف‪.‬‬
‫‪ -3‬صلب التقرير وهو عبارة عن مجموعة من العناصر‪ d‬وهي‪:‬‬
 ‫و‬ ‫هـ‬ ‫د‬ ‫ج‬ ‫ب‬ ‫أ‬
‫المراجع‬ ‫ملخص‬ ‫التوصيا‬ ‫النتائج‬ ‫التحليل‬ ‫المقدمة‬
‫والمالحق‬ ‫التقرير‬ ‫ت‬ ‫لموضوع‬
‫التقرير‬

‫وسوف‪ d‬نتناول هذه العناصر بالتفصيل فيما يلي‪:‬‬

‫‪ )1‬غالف التقرير‪:‬‬
‫وهي تكون من ورق‪ d‬مقوى وذلك لحماية محتويات التقرير ويحتوى‪ d‬غالف التقرير علي‬
‫المعلومات اآلتية‪:‬‬

‫موضوع التقرير وعنوانه‬

‫‪............................................................................‬‬
‫‪............................................................................‬‬

‫اسم الجهة التي أعدت التقرير ‪...........................................................‬‬

‫‪...........................................................‬‬
‫‪...........................................................‬‬

‫‪............................................................‬‬ ‫اسم الجهة المقدم لها التقرير‬

‫‪...........................................................‬‬
‫‪.‬‬
‫‪...........................................................‬‬
‫ووفقاً ألمن‪ .‬وسرية المعلومات إذا كانت هناك درجة سرية للتقرير فيجب تحديد السرية فيجب‬
‫على محتويات التقرير‪.‬‬
‫‪...........................................................‬‬ ‫للحفاظ‬
‫التقرير‬ ‫السرية‬
‫إصدار‬ ‫تحديد درجة‬
‫تاريخ‬
‫‪..........................................................‬‬
‫‪ )2‬صفحة الغالف‪:‬‬
‫وهي الصفحة التي تلي غالف وقد تضمن إشادة بالجهات أو األفراد‪ d‬الذين ساعدوا في إعدا‬
‫التقرير وهي ورقة عادية وليست مقواه كورقة الغالف‪.‬‬

‫‪ )3‬صلب التقرير‪:‬‬
‫ويتضمن العناصر التالية‪:‬‬
 ‫أ) المقدمة‪ :‬وتشمل اآلتي‪:‬‬

‫المقدمة للتقرير‬

‫‪ -1‬موضوع التقرير‪....................................‬‬
‫‪ -2‬الغرض من التقرير‪................................‬‬
‫‪ -3‬ناطق التقرير‪.......................................‬‬
‫‪ -4‬المصطلحات وتفسيرها‪...........................‬‬
‫الموضوعات‪..............................‬‬ ‫الرئيسيفهرس‬
‫ب) التحليل‪ :‬وهو الجزء ‪-5‬‬
‫والبيانات والمعلومات‬ ‫للتقرير حيث يتم عرض المشكلة‬
‫المرتبطة بها وكذلك عرض مصادر‪ d‬الحصول علي البيانات ويتضمن التحليل للمشكلة التي‬
‫يتعرض لها التقرير من حيث تحديد المشكلة وأبعادها وكذلك األسباب التي أدت لهذه المشكلة‪.‬‬

‫ج) النتائج‪ :‬فبعد التحليل للمشكلة وأسبابها ومظاهرها وآثارها‪ d‬يتم إظهار النتائج التي ترتبت علي‬
‫هذه المشكلة‪.‬‬

‫د) التوصيات‪ :‬والمقصود بها هي ( بدائل ومقترحات الحل للمشكلة موضوع‪ d‬التقرير)‪.‬‬

‫هـ) ملخص التقرير‪ :‬ففي حالة التقارير كبيرة الحجم البد من إعادة ملخص للتقرير وهناك بعض‬
‫الخصائص الواجب توافرها في ملخص التقرير ومنها‪:‬‬

‫‪ .1‬شمول كل األفكار األساسية للتقرير والمعلومات الرئيسية والواردة به‪.‬‬

‫‪ .2‬الوضوح والدقة‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب مراعاة سالمة اللغة وسهولتها‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب أال يخل الملخص بمعنى التقرير األصلي‬

‫طرق التلخيص هي‬

‫‪ -2‬التلخيص بالتركيز‪ :‬أي يتم‬ ‫‪ -1‬التلخيص باالختيار‪ :‬أي‬

‫التركيز على النقاط المهمة ثم‬ ‫اختيار وتحديدـ األفكار الرئيسية‬
‫يتم إعادة تجميعها معا ً في‬ ‫للتقرير وترك باقي المحتويات‬
‫صورة ملخص للتقرير بشرط‬ ‫ثم يتم سرد هذه الفقرات‬
‫مراعاة الشروط األساسية‬ ‫المختارة في الملخص بشرط‬
‫للتخليص‪0‬‬ ‫أال تغفل اإلرشادات الواجب‬ ‫ز) المراجع والمالحق‪:‬‬
‫إتباعها عند إعداد ملخص‬
‫التقرير‪.‬‬
 ‫حيث يتم اإلشارة فيها للكتب والدوريات‪ d‬والمجالت وكافة المصادر التي تم االستعانة بها في‬
‫إعداد التقرير‪.‬‬

‫نظم كتابة المراجع‬

‫يتم كتابة اسم المؤلف ثم اسم الكتاب ثم اسم الناشر ثم تاريخ النشر‬
‫المالحق‪:‬‬
‫حيث يتم إرفاق‪ d‬التقارير ببعض األدلة والمستندات‪ d‬لتأكيد ما جاء بالتقرير‪ d‬مثل‪:‬‬
‫‪ -1‬بعض الجداول اإلحصائية من جهات رسمية مثالً‪.‬‬
‫‪ -2‬بعض قوائم‪ d‬االستقصاء المستخدمة في جمع بيانات التقرير‪.‬‬
‫‪ -3‬صورة من بعض المستندات المؤيدة لما جاء بالتقرير‪.‬‬

‫الشكل العام للتقرير بأجزائه‬

‫‪ )1‬غالف التقرير‬
‫‪ )2‬صفحة الغالف‪.‬‬
‫‪ )3‬صلب التقرير‪:‬‬
‫أ‪ -‬المقدمة‪.‬‬
‫ب‪ -‬التحليل‪.‬‬
‫ج‪ -‬النتائج‪.‬‬
‫د‪ -‬التوصيات‪.‬‬
‫‪ )4‬الملخص للتقرير‬
‫‪ )5‬المراجع والمالحق‬
‫‪............................-3 ..........................-2 ....................-1‬‬
‫المرفقات للتقرير‪:‬‬
‫‪...........................-1‬‬
‫‪...........................-2‬‬
‫‪...........................-3‬‬
‫‪...........................-4‬‬
‫‪.............................5‬‬

‫واجهت شركة ومصنع جرين فارم لألدوات المنزلية مشكلة وهي تأخر بعض الموظفات عن‬
‫العمل مما أدى ذلك النخفاض معدالت اإلنتاج وبالتالي ترتب علي ذلك مشاكل للشركة في الوفاء‬
‫في الطلبيات المتعاقدة عليها العمالء وبالتالي دفع الشروط‪ d‬الجزائية وقد‪ d‬تجمعت معلومات لمدير‬
‫الشركة األستاذ‪ /‬محمد عادل السيد من خالل تقارير قسم اإلنتاج وشكاوي‪ d‬العمالء وقد طلب‬
‫المدير من مدير قسم اإلنتاج المهندس‪ /‬كريم محمد شتا إعداد مذكرة يعرض فيها أبعاد هذه‬
‫المشكلة وأسبابها وكذلك مقترحات الحل لها‪.‬‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫مصنع جرين فارم لألدوات المنزلية‬

‫قسم اإلنتاج‬

‫مذكرة رقم(‪)1‬‬

‫للعرض علي السيد‪ /‬محمد عادل السيد مدير عام الشركة‪.‬‬

‫بخصوص‪ /‬معالجة مشكلة تأخر السيدات العامالت بالشركة‪.‬‬
‫‪ -1‬يبلغ عدد الموظفين بالشركة نحو ‪ 250‬موظفـ وموظفة موزعين كالتالي‪:‬‬

‫سيدات‪100/‬‬ ‫آنسات‪50/‬‬ ‫رجال‪100/‬‬

‫‪ -2‬يبلغ عدد السيدات الالتي هن أمهات ألطفال تتراوح أعماره ممن ‪ 6‬شهور حتي ‪4‬‬
‫سنوات عدد ‪ 45‬موظفة ومن المتوقع‪ d‬زيادة هذه النسبة لتصل الـ‪ 50‬موظف‪ d‬خالل ‪5‬‬
‫شهور‪.‬‬
‫‪ -3‬تبين من فحص دفاتر‪ d‬الحضور واالنصراف والقرارات الحالة االجتماعية لهن أن‬
‫‪ %90‬من الموظفات الالئي يتأخرن عن الحضور عن العمل هن أمهات لألطفال‬
‫من ‪ 6‬شهور إلى ‪ 4‬سنوات‪.‬‬
‫‪ -4‬بسؤال هؤالء السيدات عن أسباب تأخرهن عن العمل أجاب جميعهن أن ذلك يرجع‬
‫إلى ذهابهن إليداع أطفالهن بدور الحضانة كل صباح‪.‬‬
‫‪ -5‬عرضنا عليهن فكرة إنشاء دار للحضانة بالمصنع نظير مبلغ ‪20‬جنية من راتبهن‬
‫فأبدى جميعهن الموافقة باإلجماع‪.‬‬

‫وفي ضوء ما تقدم من عرض لحقيقة المشكلة أو أسبابها‪ ,‬نقترح إقامة دار للحضانة تسع‬
‫إليواء ‪ 50‬طفالً نظير استقطاع مصروفات األطفال من راتبهن مما يغطي تكاليف إدارة‬
‫الحضانة‪.‬‬
‫واألمر معروض على سيادتكمـ برجاء الموافقة‬

‫التاريخ‪21/12/2007 /‬م‬

‫مدير قسم اإلنتاج‬

‫مهندس‪ /‬كريم محمد شتا‬
 ‫الفصل الرابع‬
‫إدارة وتنظيم التقارير‬

‫فكلما أوضحنا أن التقرير وسيلة مهمة وحيوية لتوفير المعلومات لمتخذي القرارات وعلى‬
‫ذلك فهي تنساب وترسل وتستقبل بين كافة المستويات اإلدارية المختلفة ولذلك البد من التعامل‬
‫واإلدارة لهذه التقارير كما يلي‪:‬‬

‫من المستوي اإلداري األقل إلى المستوى اإلداري األعلى‪.‬‬ ‫‪)1‬‬

‫في المستوي اإلداري األعلى( تقارير واردة)‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫ولذلك يجب معالجة الصادر والوارد‪ d‬والتصنيف‪ d‬للتقارير كما يلي‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬التقارير الصادرة‪:‬‬

‫وهي التقارير التي تصدرها‪ d‬المستويات اإلدارية للمستوى اإلداري األعلى ويجب تصميم‬
‫صفحة في دفتر الصادر‪ d‬إلثبات التقارير الصادر‪ d‬ويجب االحتفاظ بصورة من التقارير‬
‫اإلدارية الصادرة كما يلي‪:‬‬

‫(دفتر التقارير الصادرة)‬

‫طريقة تقديم التقرير‬

‫الجهة‬
‫درجة‬ ‫رقم‬ ‫معد‬
‫مرفقات‬ ‫م التاريخ المقدم لها الموضوع‬
‫شخصي‬

‫السرك‬
‫البريد‬

‫الصادر السرية‬ ‫التقرير‬

‫التقارير‬

‫ويتضح من الجدول السابق المعلومات التالية‪:‬‬

 ‫معرفة تاريخ تقديم التقرير والرقم‪ d‬المسلسل التقرير‬ ‫‪.1‬‬
‫معرفة الجهة أو القسم أو المستوى‪ d‬اإلداري المقدم لها التقرير‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫معرفة معد التقرير‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫معرفة الطريقة التي سيقدم بها التقرير وهل هي شخصية أم بالبريد‪ d‬أو بالسرك‪.‬‬ ‫‪.4‬‬

‫‪ -‬الشخص يقدمه معد التقرير بنفسه‪.‬‬

‫‪ -‬البريد يتم تقديمه عن طريق‪ d‬خدمات البريد‪.‬‬
‫‪ -‬السرك هو تقديم البريد بواسطة موظف من جهة تقديم التقرير للجهة المقدم لها بدقة‪.‬‬
‫معرفة وتحديد المرفقات اتلي تم إرفاقها بالتقرير‪ d‬مثل المستندات وغيرها‪.‬‬ ‫‪.5‬‬

‫ومن فؤاد تسجيل الصادر للتقرير هو‪:‬‬

‫‪ .1‬تحقيق المتابعة للتقرير‪.‬‬
‫‪ .2‬التأكيد من وصوله للجهة المقدم لها وفقاً للميعاد المحدد‪.‬‬
‫‪ .3‬تحديد اإلجراءات األمنية للتقرير وفقاً لدرجة سريته‪.‬‬

‫ملحوظة‪ :‬إن تحديد درجة السرية للتقرير مهم جداً للحفاظ علي درجة سرية المعلومات التي‬
‫يحتويها التقرير كما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬سري‪ :‬بمعني أن المعلومات التي يحتوي عليها التقرير تتعلق بمعلومات سرية مثل‬
‫العطاءات أو تقارير تقييم األداء للموظفين‪.‬‬
‫‪ .2‬سري جداً‪ :‬وهي المعلومات التي تتعلق بالموضوعات التي إذا تم إفشائها أن تضر‬
‫بالصالح العام للمنشأة مثل الخطط التنافسية للمنشأة في الفترات المقبلة‪.‬‬
‫‪ .3‬سري للغاية‪ :‬وهي التقارير المتعلقة بالمعلومات التي إذا تم إفشائها سيؤدي‪ d‬ألضرار‬
‫عامة كالمعلومات‪ d‬العسكرية والسياسية للدولة‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬التقارير الواردة‪:‬‬

‫وهي التقارير التي تستلمها الجهة المقدم لها التقرير ويتم تصميم صفحة في دفتر الوارد وذلك لضمان متابعة‬
‫كافة التقارير الواردة دون إغفال إحداها ولتجنب الضياع إلحداها فقد تكون هذه التقرير تحتوي على معلومات‬
‫غاية في األهمية‪.‬‬

‫الجهة التي‬ ‫تاريخ‬

‫درجة‬ ‫رقم الوارد‬ ‫المرفقات‬ ‫اسم مستلم‬
‫الموضوع‬ ‫قدمت‬ ‫استالم‬ ‫م‬
‫السرية‬ ‫للتقرير‬ ‫مع التقرير‬ ‫التقرير‬
‫التقرير‬ ‫التقرير‬
 ‫ويتضح من الجدول السابق ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬رقم التقرير بالنسبة للتقارير الواردة( الرقم المسلسل)‪.‬‬
‫‪ .2‬تاريخ استالم التقرير‪.‬‬
‫‪ .3‬تحديد الجهة التي قدمت التقرير‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد رقم الوارد للتقرير لمتابعة التقرير‪.‬‬

‫ملحوظة‪ :‬يمكن إضافة أي خانات إضافية في جدول الصادر أو الوارد وكذلك تغيير حجم‬
‫هذه المربعات بما يتالءم مع طبيعة وحجم النشاط في المنشأة‪.‬‬

‫ثالثاً‪ :‬الحفظ والتصنيف والتبويب للتقارير الواردة والصادرة‪:‬‬

‫من األمور الممكنة أن يرد عدد هائل من التقارير إلي المنشأة سواء تقارير داخلية أو خارجية‬
‫وأيضاً تقديم تقارير بعدد كبير لجهات أخرى داخلية أو خارجية و لهذا فالبد من الحفظ والتصنيف‬
‫والتبويب لهذه التقارير‪.‬‬

‫ملحوظة‪ :‬إن التقرير الذي يقدمه مستوي‪ d‬إداري يمثل له مخرجات إدارية وهذه المخرجات تمثل‬
‫للمستوي اإلداري األعلى مدخالت وهكذا ويتضح ذلك من خالل العرض التالي‪-:‬‬

‫المستوي اإلداري المقدم( مخرجات‪ -‬للتقرير)‪.‬‬

‫المستوي اإلداري( مدخالت‪ -‬المقدم له التقرير)‪.‬‬
‫المستوي اإلداري( مخرجات‪ -‬المقدم للتقرير)‪.‬‬

‫الفصل الخامس‬
‫إعداد التقارير بواسطة فريق عمل‬

‫في كثير من األحيان يتم االعتماد علي فريق‪ d‬عمل في إعداد التقرير ومن األمثلة علي‬
‫ذلك هي تكليف الشركة لفريق العمل إلعداد تقرير عن تقييم الفروع وفريق‪ d‬العمل البد أن يضم‬
 ‫كافة التخصصات‪ d‬من محاسب ومسئول‪ d‬بيع ومستشار قانوني‪....‬الخ وسوف نتناول أسس عمل‬
‫فريق عمل إلعداد تقرير جيد‪.‬‬

‫ماهية فريق العمل فريق العمل( المقصود به)‪ :‬هو مجموعة من األفراد يعملون معاً عمال محددا‬
‫ويحاولون من خالل التعاون والمشاركة في العمل إنجاز أهدافهم وأهداف المنطقة ويحققون‬
‫المكاسب المرغوبة‪.‬‬

‫المبادئ األساسية لفريق العمل‪:‬‬

‫‪ .1‬يتكون فريق‪ d‬العمل من مجموعة من األفراد‪ d‬أكثر من ‪ 3‬والعدد المناسب من ‪ 15:7‬فرد‪.‬‬
‫‪ .2‬يشترك كافة أفراد الفريق في إنجاز عمل محدد مشترك‪.‬‬
‫‪ .3‬أسلوب العمل يعتمد على الديمقراطية‪.‬‬
‫‪ .4‬يسعي فريق العمل لتحقيق أهداف األفراد وأهداف المنظمة‪.‬‬

‫مبررات وأسباب وجود فريق العمل إلعداد التقارير هي‪:‬‬

‫والعملية االستعانة بفريق العمل في إعداد التقارير له العديد من المبررات ومنها‪:‬‬
‫‪ .1‬وجود احتياجات عامة لألفراد حيث يحتاجون للتعاون لتحقيق هذه األهداف‪.‬‬
‫‪ .2‬وجود اهتمامات عامة لدى األفراد مثل األطباء‪.‬‬
‫‪ .3‬وجود تماثل ثقافي بين األفراد مثل أصحاب مهنة واحدة‪.‬‬
‫‪ .4‬السعي لالستفادة من مهارات ووجهات‪ d‬نظر فريق العمل‪.‬‬

‫وال بد ان يكون هناك رضا شخصي‪ d‬من فريق العمل ألهداف المنظمة وأن يكون هناك توافق‪ d‬بين‬
‫أهداف األفراد‪ d‬في فريق العمل وأهداف المنظمة حتى نحقق فاعلية فريق‪ d‬العمل‪.‬‬

‫فريق العمل‬
‫األهداف العامة‬ ‫االهتمامات العامة‬ ‫الحاجات العامة‬
‫التماثل الثقافي‬ ‫التقارب الجغرافي‬

‫مبررات وجود فريق العمل في إعداد التقرير‪:‬‬

‫العناصر الواجب تحديدها بدقة قبل عمل فريق‪ d‬العمل وهي‪:‬‬
‫هناك العديد من العناصر‪ d‬الواجب أن نحددها بدقة قبل أن يقوم فريق‪ d‬العمل بمهامه وهي‪:‬‬
‫‪ .1‬نوع الفريق‪.‬‬
 ‫‪ .2‬هيكل الفريق‪.‬‬
‫‪ .3‬حجم الفريق‪.‬‬
‫‪ .4‬مهام الفريق‪.‬‬
‫‪ .5‬اإلمكانيات المتاحة للفريق‪.‬‬

‫* خصائص فريق العمل الفعال إلعداد جيد ومنها‪:‬‬

‫‪ .1‬أن يسعى فريق العمل لتحقيق أهداف المنظمة وأهدافهم الشخصية من خالل التوافق بينهم‪.‬‬
‫‪ .2‬يهتم فريق‪ d‬العمل بأداء المهام والرقابة على األداء‪.‬‬
‫‪ .3‬أن يكون هناك تعاون واتصال‪ d‬مستمر بين أعضاء الفريق‪.‬‬
‫‪ .4‬أ‪ ،‬يوجد تماسك بين أعضاء فريق‪ d‬العمل‪.‬‬
‫‪ .5‬أن يتعامل فريق العمل بمرونة مع البيئة المحيطة لمجال التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬العناصر التي تساهم في بناء فريق عمل فعال منها ما يلي‪:‬‬

‫‪ )1‬القيم واالتجاهات‪ :‬حيث يجب أن يتم شرح قيم المنظمة وأهدافها واتجاهاتها‪ d‬للعاملين‬
‫خاصة أعضاء فريق‪ d‬العمل لتحقيق نوع من التوافق في هذه القيم واالتجاهات وأيضاً‬
‫التفاعل معاً‪.‬‬
‫‪ )2‬المهام المكافآت‪ :‬حيث يجب تحديد مهام فريق‪ d‬العمل ودور‪ d‬كل عضو في الفريق وكذلك‬
‫تحديد نظام المكافآت ألعضاء الفريق‪.‬‬
‫‪ )3‬تحديد المهمة لفريق العمل‪ :‬حيث يجب تحديد المهمة التي يقم من أجلها فريق العمل‬
‫وتحديد الغرض من هذه المهمة ودور كل عضو في فريق العمل‪.‬‬
‫‪ )4‬العمل معاً‪ :‬أي البد من المشاركة والتعاون بين األفراد للعمل كفريق‪.‬‬

‫‪ ‬مرحلة تكوين فريق العمل‪:‬‬

‫هناك العديد من المراحل لتكوين فرق‪ d‬العمل نوجزها‪ d‬فيما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬مرحلة التكوين‪.‬‬
‫‪ .2‬مرحلة االندماج‪.‬‬
‫‪ .3‬مرحلة التشكيل أو الصياغة‪.‬‬
‫‪ .4‬مرحلة األداء والتنفيذ‪.‬‬
‫‪ .5‬مرحلة التفكك أو التشتت‪.‬‬
‫‪ ‬أنواع فرق العمل‪ :‬هناك العديد من أنواع فرق العمل وسوف‪ d‬نقتصر علي عرض بعض‬
‫هذه األنواع كما يلي‪:‬‬

‫أوال‪ :‬فرق العمل الرسمية‪:‬‬

‫وهي جزء من الهيكل التنظيمي الرسمي‪ d‬للمنظمة وتنقسم‪ d‬لنوعين وهما‪:‬‬
‫‪ -1‬فريق العمل الراسي‪ :‬وهي فرق عمل تعمل وفقاً للتسلسل التنظيمي والوظيفي‪ d‬ووفقاً‬
‫للهرم الوظيفي‪.‬‬
‫‪ -2‬فريق العمل األفقي‪ :‬ويعمل فريق العمل من خالل العاملين في مستوى‪ d‬أفقي واحد مع‬
‫اختالف خبراتهم ووظائفهم وتنقسم‪ d‬لنوعين وهما‪:‬‬

‫‪ .1‬فريق المهمة المحددة‪ :‬وهو فريق يتم عمله بشكل مؤقت لتنفيذ مهمة محددة وينتهي عمل‬
‫هذا الفريق بمجرد انتهاء المهمة وتقديم التقرير‪.‬‬
‫‪ .2‬اللجان‪ :‬وهي نوعية من فرق العمل تعمل لفترة طويلة وتعتمد على تمثيل رسمي‬
‫وقانوني وتضم‪ d‬أعضاء ذوى خبرات وتخصصات مختلفة‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬فرق العمل من حيث الحجم‪:‬‬

‫تنقسم فرق العمل من حيث الحجم إلي نوعين وهما‪:‬‬
‫أ) فريق عمل صغير الحجم‪:‬‬
‫‪ .1‬فريق العمل صغير الحجم‪.‬‬
‫‪ .2‬يتواجد انسجام كبير بين أعضاء الفريق‪.‬‬
‫‪ .3‬عدد أعضاء من ‪ 4:2‬أفراد‪.‬‬
‫‪ .4‬هناك رضا كبير بين أعضاء الفريق‪.‬‬
‫‪ .5‬يتميز هذا النوع بالبساطة في فريق‪ d‬العمل وأداء المهام‪.‬‬
‫فريق عمل كبير الحجم‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫‪ .1‬أعضاء الفريق يبدأ من ‪ 12‬عضو فأكثر‪.‬‬
‫‪ .2‬تزداد حاالت القلق وعدم االتفاق بين أعضاء الفريق‪.‬‬
‫‪ .3‬تزايد معدالت العينات‪.‬‬
‫‪ .4‬تحتاج لمهارات إدارية وقيادية أفضل من النوع السابق‪.‬‬

‫"وبصفة عامة يتحدد حجم فريق العمل بناء علي طبيعة وحجم المهمة المراد تحقيقها‪".‬‬
 ‫الفصل السادس‬
‫مهارات وطرق عرض وتقديم محتويات التقرير‬

‫ليس كافيا اإللمام بقواعد إعداد التقرير ولكن قد يتطلب األمر أكثر من ذلك وهو تقديم‬
‫وعرض محتويات التقرير أمام اإلدارة العليا مثالً أو في أحد المؤتمرات أو االجتماعات ولهذا‬
‫البد أن نلم بقواعد ومهارات عرض محتويات لتقرير‪ .‬وعملية عرض محتويات التقرير تتم‬
‫أساساً من خالل االتصال بين‪:‬‬
‫‪ .1‬معد التقرير‪.‬‬
‫‪ .2‬الجهة الموجهة لها التقرير‪.‬‬
‫وسوف‪ d‬نتناول ‪ .1‬قواعد ومهارات‪ d‬االتصال‪.‬‬
‫‪ .2‬قواعد ومهارات‪ d‬تقديم المادة العلمية‪.‬‬

‫أوالً‪ :‬أهمية االتصاالت اإلدارية نعرضها كما يلي‪:‬‬

‫‪ )1‬بالنسبة للعاملين‪:‬‬
‫تعريفهم بمدى تقدمهم في العمل أول بأول عن طريق( تقرير تقييم األداء للعاملين)‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تعريفهم بما يحدث داخل المنشأة التي يعملون بها‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫توصيل توجيهات وأفكار وأوامر‪ d‬القيادة للعاملين‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
 ‫ثقل العاملين بالبيانات والخبرات لتحسين أدائهم وعملهم‪.‬‬ ‫‪.4‬‬

‫ب) بالنسبة للقادة اإلداريين‪:‬‬

‫‪ .1‬تزويدهم بالمعلومات‪ d‬الالزمة التخاذ القرارات‪.‬‬
‫‪ .2‬تزويدهم بحقيقة مجريات األمور داخل المنشأة‪.‬‬
‫‪.3‬تحقيق التناسق بين جهود القادة اإلداريين لضمان تحقيق األهداف الفرعية بكفاءة عالية لضمان‬
‫تحقيق الهدف النهائي بكفاءة‪.‬‬
‫‪ .4‬تزويدهم بمعلومات عن أداء العاملين في األقسام المختلفة‪.‬‬

‫ج) بالنسبة للجمهور الخارجي‪:‬‬

‫‪ .1‬لتحسين صورة المنشأة أمام الجمهور الخارجي‪ d‬من خالل إظهار مجهودات المنشأة لتحسين‬
‫الخدمات التي تقدمها للجمهور‪.‬‬
‫‪ .2‬للتعرف‪ d‬علي مقترحات وأراء الجمهور تجاه المنشأة ومنجاتها وذلك لتطوير‪ d‬اإلنتاج بما يشبع‬
‫حاجة المستهلكين وبالتالي تطور‪ d‬المنشأة وتقوية مكانتها في السوق باستمرار‪.‬‬

‫‪ ‬وسائل االتصال مع اآلخرين‪:‬‬

‫هناك العديد من الوسائل ومنها ما يلي‪:‬‬
‫‪ )1‬وسائل مكتوبة‪ :‬النشرات‪ ,‬الكتالوجات‪ ,‬الفاكس‪ ,‬التقارير بأنواعها‪.‬‬
‫‪ )2‬وسائل شفهية‪ :‬األمور الشفهية‪ ,‬التقارير الشفهية‪ ,‬التليفون‪.‬‬
‫‪ )3‬وسائل تعبيرية‪ :‬وضع الجسم‪ ,‬نظرة العين‪ ,‬مستوى‪ d‬الصوت‪ ,‬حركة اليد‪..‬‬

‫وتتم عملية االتصال من خالل العديد من المنافذ‪ d‬مثل‪:‬‬

‫االجتماعات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المقابالت‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المؤتمرات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الزيارات الميدانية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ثانياً‪ :‬مهارات االتصال لعرض محتويات التقرير‪:‬‬

‫مهارات التحدث‪ :‬بمعني أنه البد أن يجيد الفرد فن التحدث بمراعاة اإلرشادات التالية‪:‬‬ ‫‪.1‬‬
 ‫‪ -1‬مخاطبة اآلخرين باللغة التي تناسبهم‪.‬‬
‫‪ -2‬مراعاة الفروق الفردية بني األفراد‪ d‬الذي يتحدث إليهم‪.‬‬
‫‪ -3‬استخدام في الرد قبل التحدث واإلجابة عن أي سؤال‪.‬‬
‫‪ -4‬مراعاة اللباقة واألدب في التحدث مع اآلخرين‪.‬‬
‫يجب تغيير نبرة الصوت حيث أن ‪ %80‬من معاني الكلمات الموجهة لطرف آخر تصل‬ ‫‪-5‬‬
‫معانيها عن طريق نبرة الصوت‪.‬‬

‫مهارات الكتابة‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫حيث أن الكتابة من أهم الوسائل لتوصيل المعلومات لآلخرين ويجب مراعاة اآلتي‪:‬‬
‫‪ )1‬يجب التدريب علي الصياغة اللغوية والدقيقة‪.‬‬
‫‪ )2‬يجب تجنب األخطاء اللغوية واإلمالئية‪.‬‬
‫‪ )3‬يجب البعد عن الجمل المعقدة والغير مفهمومة‪.‬‬
‫‪ )4‬يجب توضيح المصطلحات المستخدمة لغير المتخصصين‪.‬‬

‫‪ .3‬مهارات القراءة‪:‬‬
‫حيث أنه البد من التدريب علي كيفية القراءة السليمة حتى يمكن قراءة محتويات التقرير بشكل‬
‫سليم ويجب مراعاة اآلتي‪:‬‬
‫‪ )1‬التدريب الجيد على األسلوب السليم للقراءة‪.‬‬
‫‪ )2‬التدريب علي القراءة بسعة مع استيعاب ما نقرأ‪.‬‬
‫‪ )3‬يجب االستقرار والهدوء النفسي حتى نستوعب معاني الكلمات بشكل سليم‪.‬‬

‫‪ .4‬مهارات اإلنصات‪:‬‬
‫يجب أن نتذكر حقيقة مهمة جداً وهي‪:‬‬

‫(الشخص يمتلك إذنان ولسان واحد)‬

‫والمقصود من ذلك هو التأكيد على حقيقة مهمة جداً وهي أن‪:‬‬
‫(السمع هو أساس الكالم)‬

‫(والذي ال يسمع ال يستطيع الكالم)‬

 ‫وعلي ذلك فلكي تستطيع التحدث بشكل سليم البد أن تنصت جيداً وتستوعب ما يقوله وما يقصده‬
‫اآلخرون حتى يمكنك الرد عليهم بشكل سليم فالبد أن تدرب نفسك على ذلك‪.‬‬

‫مهارات التفكير‪ :‬فقبل أن تتخذ قرار‪ d‬أو تكون أي رأي فالبد أن تتعلم خطوات التفكير‬ ‫‪.5‬‬
‫السليم كما يلي‪:‬‬

‫(عملية التفكير كنظام ‪)SYSTEM‬‬

‫‪OUT PUT‬‬ ‫‪OPEN TING‬‬ ‫‪INPUT‬‬

‫المخرجات‬ ‫التشغيل‬ ‫مدخالت‬

‫المعلومات‬ ‫التحليل‪ /‬التفسير‪/‬‬ ‫البيانات‬

‫والق اررات‬ ‫استخالص النتائج‬ ‫المتوافرة‬

‫العكسية‬ ‫تغذية‬
‫والتفسير‪d‬‬ ‫‪ FEED‬ثم يتم التفكير والتحليل‬
‫‪ BACK‬المتوافرة‬
‫فكل قرار‪ d‬مراحل تسبقه وهي المدخالت والمعطيات‬
‫واستخالص النتائج ثم اتخاذ القرار وتقييم هذا القرار ثم مراجعة المدخالت وعملية التشغيل من‬
‫جديد‪.‬‬

‫ثالثاً‪ :‬عناصر االتصال الجيد والفعال‪:‬‬

‫حتى يتم االتصال بشكل فعال ويحقق الهدف منه فالبد من مراعاة اآلتي‪:‬‬
‫‪ .1‬تحديد الهدف من االتصال‪.‬‬
‫‪ .2‬التعرف علي األفراد والجهات المطلوب االتصال بهم‪.‬‬
‫‪ .3‬اختيار الوقت المناسب لالتصال‪.‬‬
‫‪ .4‬اختيار وسيلة االتصال المناسبة‪.‬‬
‫‪ .5‬تدريب القائمين بعملية االتصال‪.‬‬

‫رابعاً‪ :‬األخطاء الشائعة أثناء عرض المعلومة‪:‬‬

‫هناك العديد من األخطاء الشائعة التي يجب تجنبها حتى يمكن عرض محتويات التقرير بأعلى‬
‫كفاءة ومن هذه األخطاء ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬عدم الحماس أثناء عرض المعلومة( فالحماس‪ d‬معدى)‪.‬‬

‫‪ .2‬عدم التعبير بلغة الجسم‪.‬‬
‫‪ .3‬ضعف الصوت وعدم تنوعه‪.‬‬
‫‪ .4‬قراءة ما يستطيع‪ d‬الحاضرون قراءته‪.‬‬
‫‪ .5‬عدم االهتمام بالمظهر‪.‬‬

‫خامساً‪ :‬مهارات تقديم المادة العلمية للتقرير‪:‬‬

‫لعرض مكونات التقرير بشكل جيد وفعال‪ d‬يجب إتباع األتي‪:‬‬
‫‪ .1‬تحديد من سيقدم لهم التقرير وما هي صفاتهم‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب تحديد أهداف التقرير وتوضيحها‪ d‬للحاضرين‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب إعداد المادة التي يحتويها‪ d‬التقرير بشكل جيد‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب استخدام الوسائل السمعية والبصرية للتوضيح‪.‬‬
‫‪ .5‬يجب الحماس أثناء الشرح مع الهدوء النفسي‪.‬‬

‫تذكر أن‬
‫أن اإلنسان يتعلم اآلتي‪:‬‬
‫‪ 1%‬بالطعام‬
‫‪ 1.5%‬بالمس‪.‬‬
‫‪ 3.5%‬بالرائحة‪.‬‬
‫‪ 7%‬بالسمع‪.‬‬
‫‪ 87%‬بالرؤية‪.‬‬
‫ومعني ذلك أن ‪ %87‬مما يتعلمه اإلنسان عن طريق الرؤية وهذا يؤكد أهمية استخدام الوسائط‪d‬‬
‫المتعددة المدعمة باألجهزة السمعية والبصرية في توصيل المعلومة لآلخرين‪.‬‬
 ‫الفصل السابع‬
‫أمن المعلومات الموجودة في التقارير‬

‫أمن المعلومات من األمور المهمة والحيوية التي يجب مناقشتها‪ d‬للحفاظ على محتويات التقارير‬
‫وهناك عدة مجاالت ألمن المعلومات سوف نتناولها‪ d‬بالتفصيل‪.‬‬

‫مجاالت أمن المعلومات‪:‬‬

‫‪ .1‬أمن المعلومات السرية‪.‬‬
‫‪ .2‬األمن الذاتي أو الصناعي‪.‬‬
‫‪ .3‬األمن من أخطار الحريق‪.‬‬
‫‪ .4‬األمن من التقادم وسوء الحفظ‪.‬‬

‫وسوف نتناول هذه المجاالت بشيء من التفصيل‪:‬‬

‫‪ .1‬أمن المعلومات‪ :‬وهي المعلومات التي يجب الحفاظ عليها وعد إطالع أحد عليها إال‬
‫الجهة الموجهة إليها التقرير ويجب تحديد درجة السرية للتقرير كما يلي‪:‬‬
‫‪ )1‬سري‪.‬‬
‫‪ )2‬سري جداً‪.‬‬
‫‪ )3‬سري للغاية‪.‬‬
‫‪ )4‬محظور اإلطالع عليه‪.‬‬

‫ودرجات السرية السابقة ليست مقصورة على المعلومات العسكرية أو السياسية فايضاً‪ d‬في‬
‫الشركات توجد معلومات غالية في الخطورة ولها درجة سرية عالية مثل الخطط التنافسية‬
‫المستقبلية أو فتح أسواق‪ d‬جديدة فمن المهم عدم وصول‪ d‬هذه المعلومات للمنافسين وإ ال تصاب‬
‫الشركة بأضرار‪ d‬كبيرة‪.‬‬
‫‪ .2‬األمن الذاتي واألمن الصناعي‪ :‬وهو تجنب التصرفات التي قد تؤدي للتأثير على‬
‫التقارير أو إتالفها مثل‪:‬‬

‫‪ )1‬تجنب التدخين في أماكن حفظ التقارير‪.‬‬

‫‪ )2‬تجنب تناول المشروبات في أماكن حفظ التقارير‪.‬‬
‫‪ )3‬تناول األطعمة يجب تجنبه في مناطق‪ d‬حفظ التقارير حتى ال يؤدى ذلك لتكاثر الحشرات‬
‫مما قد يؤدي‪ d‬إلتالف التقرير‪.‬‬
‫‪ .3‬األمن من أخطار الحريق‪ :‬فهناك بعض اإلرشادات الواجب إتباعها لحماية التقارير‬
‫المحفوظة من أخطار الحريق ومن هذه اإلرشادات ما يلي‪:‬‬
‫‪ )1‬انتشار اللوحات اإلرشادية التي تبين تعليمات التعامل مع الحريق ويجب أن توضع في‬
‫مكان ظاهر وواضح‪.‬‬
‫‪ )2‬يجب توافر أجهزة اإلطفاء وتعليمات استخدامها‪.‬‬
‫‪ )3‬يجب تواجد أجهزة األنذار ضد الحريق‪.‬‬
‫‪ )4‬األمن من التقادم الطبيعي‪ d‬وسوء الحفظ‪ :‬حيث يجب الحفظ للتقارير والملفات في ظروف‬
‫تسمح للحفاظ عليها من التلف ويجب وضع المؤثرات اآلتية في الحسبان عند الحفظ‬
‫للتقارير ومن هذه المؤثرات ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬الضوء‪.‬‬
‫‪ .2‬الرطوبة‪.‬‬
‫‪ .3‬األتربة‪.‬‬
‫‪ .4‬الحرارة‪.‬‬
‫‪ .5‬الحشرات‪.‬‬
‫ولهذا يجب توفير‪ d‬المواد الكيماوية الالزمة للحد من األضرار‪ d‬الناجمة عن هذه المؤثرات‪.‬‬

‫‪ ‬الدوافع إلى إفشاء المعلومات السرية منها ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬الفضول من بعض الناس للتعرف علي هذه المعلومات‪.‬‬
‫‪ .2‬تربص بعض األفراد‪ d‬لإلضرار بمصلحة المنشأة وبالتالي‪ d‬السعي للتعرف على هذه‬
‫المعلومات مثل المنافسين‪.‬‬

‫‪ ‬العوامل التي تؤدي إلفشاء المعلومات منها ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬إهمال المسئولين عن الحفظ لهذه المعلومات‪.‬‬
‫‪ .2‬الحديث عن هذه المعلومات دون قصد‪.‬‬
‫‪ .3‬سرقة هذه المعلومات والحصول عليها بشكل غير مشروع‪.‬‬

‫‪ ‬اإلرشادات الواجب إتباعها في أمن المعلومات والتقارير السرية منها ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬يجب التخلص من المسودات المستخدمة في نسخ وطباعة التقرير‪.‬‬
 ‫‪ .2‬يجب نسخ عدد محدود ومرقم للتقرير السري‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب استخدام خزائن حديدية وتحديد‪ d‬المسئولين عنها ومتابعتهم‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب الختم للملفات بختام يحدد درجة السرية‪.‬‬
‫‪ .5‬يجب استخدام أظرف‪ d‬سميك وآمنة وال تظهر ما بداخلها عند نقل التقارير‪.‬‬
‫‪ .6‬يجب وضع وإ عالن التعليمات للموظفين المختصين بالتعامل مع المعلومات والتقارير‬
‫السرية‪0.‬‬

‫إلي هنا‬
‫وهللا ولي التوفيقـ‬

‫مع تحيات أ‪.‬مروان حمودة الدهــدار‬