‫مشروع تطوير الكادر‬ ‫كلية مجتمع العلوم المهنية‬

‫األكاديمي واإلداري‬ ‫والتطبيقية‬

‫غزة – فلسطين‬

‫دورة تدريبية في‬

‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬

‫تقديم المدرب‪ :‬أ‪ .‬يوسف أحمد الشنتف‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الهدف العام‪:‬‬
‫تطوير وتنمية المهارات اإلدارية لدى المشاركين من خالل تزويدهم! بمجموعة من المهارات المتنوعة‬
‫لتنمية المهارات الكتابية لدى المشاركين من خالل تزويدهم! بمجموعة من مهارات االتصال المتنوعة من‬
‫خالل األنشطة الكتابية في كيفية كتابة رسائل العمل الناجحة والتقارير! اإلدارية في مواقع العمل المختلفة‪.‬‬

‫األهداف التفصيلية‪:‬‬
‫‪ -‬التعرف على األنشطة الكتابية‬
‫‪ -‬التعرف على أنواع المراسالت ووظائفها!‬
‫‪ -‬التعرف على الشروط الموضوعية والشكلية لكتابة الرسائل‪.‬‬
‫‪ -‬التعرف على األجزاء الرئيسية والثانوية في رسائل العمل‪.‬‬
‫‪ -‬التعرف على أهداف التقارير وفوائدها‬
‫‪ -‬التعرف على أنواع التقارير‬
‫‪ -‬التعرف على الشروط الموضوعية لكاتب التقرير‬
‫‪ -‬اإللمام بأجزاء التقرير طريقة تنظيمه‬
‫‪ -‬التدريب على مراحل وخطوات! كتابة التقارير‬
‫‪ -‬كيفية تصحيح األخطاء المتعلقة بحقائق وطريقة عرض وأسلوب كتابة التقارير‬
‫‪ -‬التعرف على مواصفات التقرير الجيد‬
‫‪ -‬نماذج وتدريبات عملية لكتابة تقارير‬

‫توزيع مدة البرنامج ‪:‬‬

‫‪ 21‬ساعة تدريبية‬

‫‪2‬‬
‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الفئة المستهدفة‪:‬‬
‫موظفي الخدمات والصيانة واإلداريين في كليات محافظات غزة‪.‬‬

‫األساليب المستخدمة‪:‬‬
‫المحاضرات‪ ،‬الحاالت الدراسية والعملية‪ ،‬حلقات النقاش‪ ،‬تمثيل األدوار!‬

‫المدرب‪ :‬أ‪ .‬يوسف أحمد الشنتف – ماجستير إدارة األعمال‬

‫‪3‬‬
‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المحتويات‬
‫‪ ‬كيف تصبح مشاركاً فعاالً‬
‫‪ ‬عملية االتصال وكيفية نقل المعلومات والمعرفة بدقة‬
‫‪ ‬تعريف االتصال‬
‫‪ ‬مهارات الكتابية المهنية‬
‫‪ ‬تدريبات عملية‬
‫المراسالت ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬ماهية المراسالت‬
‫‪ ‬وظائف المراسالت‬
‫‪ ‬أنواع المراسالت من ناحية الشكل‬
‫‪ ‬الشروط الموضوعية لكاتب الرسالة‬
‫‪ ‬الشروط الشكلية في الرسالة‬
‫‪ ‬مقومات الرسالة الناجحة‬
‫‪ ‬أجزاء الرسالة الرئيسية والثانوية‬
‫‪ ‬نماذج لرسائل عمل وتدريبات عملية‬
‫‪ ‬التقـاريــر‬
‫‪ ‬تعريف التقارير‬
‫‪ ‬أهداف التقارير‬
‫‪ ‬فوائد التقارير‬
‫‪ ‬أنواع التقارير‬
‫‪ ‬أجزاء التقرير وتنظيمه‬
‫‪ ‬مراحل وخطوات! كتابة التقارير‬
‫‪ ‬قائمة لتصحيح األخطاء المتعلقة بطريقة العرض وأسلوب كتابة التقارير‬
‫‪ ‬مواصفات التقرير الجيد‬
‫‪ ‬نماذج تقارير وتدريبات عملية‬

‫‪4‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫كيف تصبح مشاركاً فعاالً‬

‫* احضر إلى المحاضرة واألسئلة معدة في ذهنك‬ ‫* ال تنشغل مع زميلكـ في أحاديث جانبيهـ‬
‫دون المشكالت أو األسئلة وقدمها للمناقشة‪.‬‬ ‫ألن ذلك يؤدي إلى التشتت وعدم التركيز ‪ ،‬ويضيع‬
‫عليك فرصة متابعة الحوار ‪.‬‬

‫* أنصتـ بإصغاء واهتمام آلراء اآلخرينـ‬ ‫* أطرق الحديد وهو ساخن‬

‫ابذل كل جهدك لمعرفة وجهات نظر اآلخرين‬ ‫ال تتردد في عرض وجهات نظرك في الوقت المناسب‬
‫ال تقبل األفكار التي تبدو غير منطقية ‪ ،‬ولكن خذها في‬ ‫فاالنتظار والتأجيل قد يجعل الفكرة غير مناسبة للمناقشة‬
‫اعتبارك ‪ ،‬فنادراً ما يكون هناك حل واحد صحيح‪.‬‬ ‫أو قد يؤدي إلى نسيانها ‪.‬‬

‫* فكر بانطالق‬ ‫* كن عملياًـ‬

‫ال تقيد فكرك ‪ ،‬تحرر من القيود الذاتية فهذه فرصتك ألن‬ ‫أربط المناقشة دائماً بالواقع العملي ‪ ،‬وفي ضوء خبراتك‬
‫تعرب عن ما تؤمن به وتفكر فيه ‪.‬‬ ‫السابقة وتصوراتك عن المستقبل ‪.‬‬

‫* االتفاق مع اآلخرينـ فن‬ ‫* وفوق كل هذا‬

‫االختالف في الرأي شئ طبيعي ‪ ،‬لكن عبر عن ذلك‬ ‫أحي في ذاتك فن اإلنصات ‪ ،‬هذا الفن النادر من فنون‬
‫بطريقة ودية وتجنب الجدل ‪ ،‬احترام الرأي اآلخر‪.‬‬ ‫االتصال باآلخرين ‪.‬‬

‫* ال تحتكر المنافسة‬ ‫* ال تجعل المناقشة تفلت منك‬

‫عبر عن وجهة نظرك في كلمات موضوعية واضحة‬ ‫ال تتردد في التعبير عن عدم استيعابك لنقطة معينة‪.‬‬
‫ال تتكلم أكثر من دقيقة في كل مرة ‪.‬‬ ‫وجه األسئلة المناسبة ‪ .‬أطلب األمثلة التوضيحية أو‬
‫أعط الفرصة لغيرك ‪ ،‬تجنب الخطابة ‪ ،‬تحدث بصوت‬ ‫الحاالت العملية التي تزيد من استيعابك‪.‬‬
‫يسمعه الجميع ‪.‬‬

‫* مع تحياتـ مدرب البرنامج …‬ ‫* بعد هذه الدورة‬

‫أ‪ .‬يوسف الشنتف‬ ‫اسأل نفسك ما الذي قدمته ؟‬
‫وصمم على أن تقدم المزيد في المرة القادمة‬

‫‪5‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫عملية االتصال‬
‫وكيفية نقل المعلومات والمعرفة بدقة‬

‫تعد الكتابة المهنية من أهم العملي !!ات اإلدارية على جميع المس !!تويات! اإلدارية حيث تس !!هم في عملية االتص !!ال‪،‬‬
‫كما أنها تساهم في توفير! الوقت وفي تقديم التغذية الراجعة الالزمة في إجراء التفويض الفعال‪.‬‬

‫تعريف االتصال‪:‬‬
‫تعني كلمة اتصال أي ( المشاركة) بين طرف! أول وطرف ثاني‪ ،‬أو االتصال بين شركة وأخرى عبر وسيلة‬
‫وقناة اتصال معينة مثل‪ :‬الهاتف‪ ،‬الفاكس‪ ،‬المراسالت‪ ،‬البريد اإللكتروني بأشكاله‪ ،‬أو الاتصال المباشر بين‬
‫األشخاص‪.‬‬

‫عناصر االتصال‪:‬‬

‫القناة (بريدا‪ ،‬فاكس‪)...،‬‬ ‫الشيفرة (لغة الرسالة)‬ ‫المرسل‬

‫االستجابة والتغذية الراجعة‬ ‫المستقبل‬ ‫فك الشيفرة (قراءة الرسالة)‬

‫المرسل‪:‬‬
‫يجب أن يكون‪:‬‬
‫ملماً بالموضوع! لكي يستطيع! المحاورة والرد على االستفسارات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫لديه القدرة على تقديم الموضوعات! بصورة جيدة وجذابة ومقنعة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قادراً على تطويع طريقة العرض بما يتناسب مع ثقافة ومستوى! المستقبل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪6‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الرسالة‪:‬‬
‫يجب أن تكون‪:‬‬
‫واضحة وبسيطة ومفهومة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مالئمة للمستوى الثقافي والتعليمي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تلمس وتحل المشكالت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ل!!ذلك يجب على المرسل أن يح!!دد اله!!دف قبل الب!!دء في علمية االتص!!ال ح!!تى يس!!تطيع إج!!راء عملية اتص!!ال‬
‫بطريقة تناسب تحقيق ذلك اله!!!دف‪ ،‬وح!!!تى يس!!!تطيع! في نهاية االتص !!ال أن يقيم عمل !!ه‪ ،‬وي !!رى هل اس!!!تطاع! أن‬
‫ينجح أم ال وما م !!دى نجاحه أو فش !!له‪ ،‬مما يتطلب من المرسل التحض !!ير! للرس !!الة وعرض !!ها! بش !!كل جيد لتفعيل‬
‫علمية االتصال‪.‬‬

‫المستقبل‪:‬‬
‫يجب أن يكون‪:‬‬
‫مهتما بالموضوع‪!.‬‬ ‫‪‬‬
‫لديه الرغبة في االستفادة والمعرفة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أن يشعر باستفادة وانجذاب للموضوع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫لذلك يجب على المرسل أن يهتم باختيار المستقبلين لكل موضوع! كل حسب اهتمامه ومجاله‪.‬‬

‫االستجابة والتغذية الراجعة‪:‬‬

‫هي المؤشر! الذي يدل على مدى االستيعاب واالستجابة للموضوع! من قبل المستقبل‪.‬‬

‫لذلك يجب أن يهتم المرسل بها ويتعامل! معها ويعدل من طريقة عرضه للموضوع! إذا اقتضى! األمر ذلك‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الكتابة المهنية‪:‬‬
‫هي نوع من أنواع االتصال‪ ،‬ولكنها تأخذ الجانب التحريري! بين الفرد والجماعة ممن تفصله عنهم المسافات‬
‫الزمانية أو المكانية‪ ،‬حيث يشيع استعمالها! بين مجموعة من األفراد باعتباريهم! يعيشون حياة اجتماعية عامة‪.‬‬
‫وهي تتضمن ممارسات! كثيرة مثل‪ :‬كتابة المذكرات‪ ،‬واإلرشادات‪ ،‬واإلعالنات ‪ ،‬وبطاقات! الدعوة واالعتذار‬
‫والبرقيات‪ ،‬والرسائل! بأشكالها المختلفة‪ ،‬والتقارير بأنواعها وما إلى ذلك‪.‬‬

‫أهداف الكتابية المهنية‪:‬‬

‫إعطاء المعلومات أو الحصول عليها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التعليم والتعلم والتدريب‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اتخاذ القرارات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إسداء النصح واإلرشاد! والتوجيه أو طلبه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التعزيز واإلثابة‬ ‫‪‬‬
‫التعبير عن األفكار واآلراء‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التشخيص والتقويم! وحل المشاكل‪ ...‬وغير ذلك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دورة الكتابية المهنية‪:‬‬

‫تتحرك األنشطة الكتابية إما رأسياً ‪ Vertically‬أو أفقياً ‪ Horizontally‬أو في جميع االتجاهات‬
‫صاعد‬ ‫‪ Radically‬كما يبين الشكل التالي‪:‬‬

‫قطري‬
‫قطري‬

‫أفقي‬ ‫أفقي‬

‫(جانبي‬

‫قطري‬
‫قطري‬
‫(متعدد االتجاهات)‬
‫(متعدد االتجاهات)‬

‫‪ -1‬الكتابية المهنية الرأسية وتشمل‪:‬‬

‫هابط‬
‫‪ .1‬الكتابة الصاعدة ‪ :Up word‬أي التي ترفع من المستويات! اإلدارية التنفيذية إلى المستويات اإلدارية‬
‫األعلى منها في سلم التنظيم اإلداري‪ .‬كأن يرفع مديرو! اإلدارات تقاريرهم! إلى المدير العام للشركة‪،‬‬
‫ومن األمثلة عليها ‪ ،‬تقارير اإلنجاز‪ ،‬ورسائل الشكاوي! أو الحالة … وغيرها ‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ .2‬الكتابة النازلة (الهابطة ‪ )Down word‬وتأخذ شكل أوامر وتعليمات‪ ،‬وعادة يتم إرسالها! من‬
‫المستويات اإلدارية العليا إلى المستويات اإلدارية األدنى منها في سلم التنظيم اإلداري للمؤسسة ومن‬
‫األمثلة عليها ‪ :‬التقارير ورسائل تتضمن سياسات الشركة‪ ،‬وإ جراءاتها‪ ،‬والقرارات الواجب تنفيذها ‪.‬‬

‫‪ -2‬الكتابة األفقية (أو الجانبية)‪:‬‬

‫وهي األنشطة المرسلة من وإ لى األشخاص واإلدارات في نفس المستوى! التنظيمي وذلك مثل التقارير‬
‫والرسائل التي تتبادلها اإلدارات المختلفة في المؤسسة‪ ،‬مثل‪ ،‬إدارات التسويق واإلنتاج وشئون العاملين‪،‬‬
‫ويكون الهدف الرئيسي منها تنسيق األعمال بين إدارات المشروع المختلفة‪.‬‬

‫‪ -3‬الكتابة متعددة االتجاهات (أو قطرية)‪:‬‬

‫وهي الرسائل والتقارير التي ترسل من الشركة أو المكتب إلى الخارج‪ ،‬أي يتم توزيعها على أشخاص‬
‫ومؤسسات! خارجية وذلك مثل المطبوعات من نشرات والكتيبات ‪ ،Booklets‬والتقرير! السنوي ‪annual‬‬
‫‪ report‬وبعض الرسائل‪.‬‬

‫جانبي‬ ‫هابط‬ ‫صا‬

‫عد‬

‫فيي العمل‬
‫مع من يتصل الموظف قطر‬

‫مع مرؤوسيه‪:‬‬
‫اتصال هابط إلى أسفل مع العاملين‪.‬‬

‫مع رئيسه‪:‬‬
‫اتصال صاعد إلى أعلى مع المدير‪.‬‬

‫مع الزمالء‪:‬‬
‫اتصال أفقي أو جانبي مع المشرفين اآلخرين‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫مع أشخاص في البيئة‪:‬‬

‫اتصال قطري أو جانبي مع ممثل السكان أو األفراد! الذين يتلقون الخدمات‪.‬‬

‫متى يتواصل المشرف مع األفراد العاملين‪:‬‬

‫عندما…‬
‫يطلب منهم القيام بعمل ما‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يخبرهم أو يعلمهم عن حدث أو إجراء ما‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يستمع لمشاكلهم داخل أو خارج العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يرشدهم ويدربهم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يبحث معهم المشاكل العامة للعمل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يبحث مخالفة النظام أو يتخذ إجراء بحق المخالف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪10‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تدريب عملي‪ :‬أذكر أمثلة من واقع عملك توضح متى تحتاج التواصل مع فريق العمل الذي تعمل معه‬
‫تطلب منهم القيام بعمل‪:‬‬
‫‪ -‬أوضح كيفية ارتباط! عمل كل منهم بالواجب الكلي المناط إليهم‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪.. -‬‬
‫أعلمهم عن شيء ما‪:‬‬
‫‪ -‬أخبرهم عن التنقالت التي ستجري! لبعض العاملين‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪.. -‬‬
‫أرشدهم وأدربهم‪:‬‬
‫‪ -‬أدرب العامل الجديد على استخدام أدوات العمل‪.‬‬
‫‪.. -‬‬
‫‪.. -‬‬
‫أبحث معهم مشاكل العمل‪:‬‬
‫‪ -‬أخاطبهم لمعرفة سبب تكرر عطل بعض األجهزة وإ يجاد! الحلول لذلك‪.‬‬
‫‪.. -‬‬
‫‪… -‬‬
‫أبحث مخالفة النظام‪:‬‬
‫‪ -‬أخاطب موظف! بسبب تغيبه المتكرر! عن العمل‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪-‬‬

‫متى يتواصل المشرف مع رئيسه‪:‬‬

‫عندما‪..‬‬
‫تخبره عن تقدم العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تبحث معه مشاكل ومطالب بعض الموظفين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحضير الجتماع يدعو إليه رئيسك! لبحث مشكلة معينة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعلمه عن إمكانات العاملين في فريقك وما يستطيعون القيام به‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تبحث مشاكل العمل التي تواجهك شخصياً‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪11‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تدريب عملي‬
‫أذكر أمثلة من واقع عملك توضح متى تحتاج للتواصل مع رئيسك‬

‫أخبره عن تقدم العمل ومشاكل العمل‪:‬‬

‫‪ -‬أكتب له إنجاز من العمل الذي كلفنا به خالل شهر مارس للعام ‪2004‬م‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫أبحث معه مشاكل ومطالب بعض الموظفين‪:‬‬
‫‪ -‬أكتب له ضرورة تزويد المكتب بمكيف خالل فترة الصيف تلبيةً لحاجة ورغبة الموظفين‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫أعلمه عن إمكانات العاملين وما يستطيعون القيام به‪:‬‬
‫‪ -‬أكتب له أن أحد أفراد الفريق وهو (فالن) عنده إمكانيات ألن يكون مشرفاً‪ !،‬ولذا أنصح بإلحاقه بدورة‬
‫تدريبية مناسبة‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫أبحث معه مشكلة تواجهني شخصياً‪:‬‬
‫‪ -‬أتقدم بطلب إجازة سنوية لمدة عشرة أيام ألمر خاص بي‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬

‫متى يتواصل المشرف مع زمالئه المشرفين اآلخرين أو غيرهم‪:‬‬

‫عندما‪..‬‬
‫يبحث مشاكل العمل المشتركة معهم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يطلعهم على منجزات وحدة العمل أو القسم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتبادل المعلومات والخبرات معهم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪12‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تدريب عملي‬
‫أذكر أمثلة من واقع عملك توضح متى تحتاج للتواصل مع زمالئك اآلخرين أو أي شخص آخر خارج وحدة‬
‫العمل ولكن له عالقة بك‬

‫أبحث مشاكل العمل المشتركة‪:‬‬

‫‪ -‬أبحث مشكلة … مع زميلي … بهدف إيجاد حل مناسب لها‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫أطلع زمالئي على منجزات وحدة العمل التي أعمل معها‪:‬‬
‫‪ -‬أرسل لهم نسخة عن تقرير إنجاز فترة األربع أشهر األخيرة للعلم واإلطالع‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫أطلع زمالئي على منجزات وحدة العمل التي أعمل معها‪:‬‬
‫‪ -‬أرسل لهم نسخة عن تقرير إنجاز مشروع إدخال بيانات لألربع أشهر األخيرة للعام ‪2004‬م للعلم‬
‫واإلطالع‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬
‫تبادل المعلومات والخبرات‪:‬‬
‫‪ -‬أكتب لزميلي عن كيفية معالجة مشكلة تأخر دوام فريق العمل‪.‬‬
‫‪… -‬‬
‫‪… -‬‬

‫‪13‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المراسالت‬
‫ماهية المراسالت‪:‬‬
‫سواء ما يتداول منها بين اإلدارات المختلفة‬
‫ً‬ ‫‪ ‬يقصد بالمراسالت المكاتبات والمحررات! المختلفة‬
‫للمنشأة الواحدة‪ ،‬أو تلك التي تتلقاها المنشأة من العمالء والموردين والدوائر الحكومية ودوائر!‬
‫األعمال المختلفة‪ ،‬والهيئات والمؤسسات واألفراد وغيرها وترسلها إليهم‪.‬‬

‫وظائف المراسالت‪:‬‬
‫‪ ‬تعتبر المراسالت (ومنها البرقيات) دليالً قانونياً إلثبات العقد ويمكن الرجوع إليه عند قيام‬
‫المنازعات بين المتعاقدين أو اختالفهم‪.‬‬
‫‪ ‬يمكن االعتماد على المراسالت البريدية اعتماداً كلياً في إنشاء العالقة بين المتعاملين واستمرار هذه‬
‫العالقة‪ .‬وفي هذه الحاالت تحل تلك المراسالت محل البائع أو المشتري أو مقدم الخدمة أو المستفيد‬
‫منها‪ ،‬ويجب أن يعطي للمراسالت مزيداً من العناية والكفاية حتى يمكن أن تسد نقص عنصر‬
‫االتصال الشخصي‪.‬‬
‫‪ ‬تغطي المراسالت شبكة االتصاالت الداخلية والخارجية للمنشأة سواء بين أقسامها المختلفة أو بينها‬
‫وبين الغير ‪ ،‬وهي تعتبر عامالً إنتاجيا يتوقف كفايتها وحسن تنظيمها على نجاح األغراض التي‬
‫كتبت من اجلها‪.‬‬
‫‪ ‬تستعمل المراسالت كأداة مباشرة من أدوات اإلعالن والدعاية‪ ،‬حيث أنها تمثل المنشأة التي‬
‫أرسلتها‪ ،‬وينظر إلى حسن تنظيمها بعين االعتبار عند الحكم على المنشأة التي أصدرتها‪!.‬‬

‫أنواع المراسالت من ناحية الشكل‪:‬‬

‫‪ ‬الرسائل الخاصة‪ :‬وهي التي تكون بين األهل أو األصدقاء ‪ ،‬والتي ال تتعلق بشئون العمل أو‬
‫التجارة ‪ ،‬ولذلك لن تكون موضوعاً لدراستنا ‪ ،‬وتجدر اإلشارة إلى أن هذا النوع من الرسائل ال‬
‫يتقيد بشكل معين أو بأسلوب خاص في كتابته‪ ،‬وهي تستعمل في المناسبات المختلفة كالتهنئة بالعيد‬
‫أو بحادث سعيد أو التعزية والمواساة في المناسبات األليمة‪ ،‬وقد! تستعمل في مناسبات أخرى عديدة‪.‬‬

‫‪ ‬الرسائل الرسمية أو الحكومية‪ :‬وهي التي تتداول بين المؤسسات! الحكومية المختلفة أو بين هذه‬
‫المؤسسات واألفراد أو بين هذه المؤسسات ودوائر األعمال المختلفة ‪ .‬ويستعمل! هذا النوع من‬
‫الرسائل لنقل معلومات رسمية تتعلق بطبيعة أعمال المؤسسات الحكومية‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ ‬الرسائل التجارية‪ :‬وتستعمل بين طرفين يكون أحدهما أو كالهما تاجراً أو مؤسسة أعمال‪ .‬وهي‬
‫أنواع متعددة كرسائل االستفسار‪ ،‬ورسائل! عرض األسعار ‪ ،‬ورسائل الطلب ‪ ،‬ورسائل! الشكوى‬
‫والتذمر‪ . . .‬الخ‪ .‬وهذا النوع من الرسائل يستعمل لنقل معلومات تتعلق بطبيعة العمل التجاري‪.‬‬

‫‪ ‬الرسائل الداخلية‪:‬‬
‫وهي تلك الرسائل المتبادلة بين أقسام! المؤسسة نفسها‪ .‬وهي رسائل تكتب بشكل مختصر! ‪ ،‬وتكون‬
‫أقل رسمية من الرسائل الخارجية‪ ،‬وقد! توضع في مغلف أو ترسل بدون مغلف بعد كتابة عنوان‬
‫المرسل إليه على ظهرها وهي تنسق بأكثر من طريقة‪ ،‬وتحتوي! على التالي‪:‬‬

‫اسم المؤسسة‬
‫( مذكرة داخلية )‬
‫‪/‬السنة‬ ‫رقم الملف‪:‬‬ ‫التاريخ‪:‬‬

‫السيد‪ /‬سمير حسن ‪ ...‬المحترم‬ ‫إلى‬ ‫السيد‪ /‬محمد أحمد ‪ ...‬المحترم‬ ‫من‬
‫مشرف وحدة الحاسوب‬ ‫مدير شئون الموظفين‬

‫صورة المعنيين‬
‫الموضوع‪ :‬بشأن‪ ،‬بخصوص‬
‫السالم عليكم ورحمة اهلل وبركاته‪،،،‬‬
‫جسم الرسالة بدون مقدمات‬

‫‪15‬‬
‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تدريبات عملية‪:‬‬
‫‪ -‬سطر مذكرة داخلية بخصوص اعداد التقرير الشهري‪.‬‬

‫‪ -‬سطر مذكرة داخلية تقترح فيها تطوير نماذج العمل‪.‬‬

‫‪ -‬سطر مذكرة داخلية تطلب فيها إجازة ضرورة توفير آلة تصوير لدائرتك‪.‬‬

‫‪ -‬سطر مذكرة داخلية تطلب فيها صيانة آلة التصوير‪.‬‬

‫‪ -‬سطر مذكرة داخلية تطلب فيها تطوير جهاز الحاسوب ووصله بالشبكة‪.‬‬

‫‪ -‬مناقشة حالة عملية حسب هيكلية المؤسسة‪.‬‬

‫‪16‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الشروط الموضوعية لكاتب الرسالة‬

‫إن الشروط الموضوعية الواجب توفرها في كاتب الرسالة هي‪:‬‬

‫مهارة استخدامـ اللغة ‪ ،‬إدراك كاتب الرسالة لموضوعها ‪ ،‬الخبرة العملية في التعامل التجاري ‪ ،‬واإللمام‬
‫بالقوانين والنظم المعمول بها ‪ ،‬وفيما يأتي شرح موجز لكل منها‪:‬‬

‫أ– مهارة استخدام اللغة‪:‬‬

‫ال شك أنه كلما كان رصيد! كاتب الرسالة في اللغة التي يكتب بها كبيراً وواسعاً! ‪ ،‬بحيث يمده باللفظ المناسب‬
‫في الوقت المناسب ‪ ،‬ثم يمده بألفاظ متعددة مترادفة للمعنى الواحد ‪ ،‬كلما كانت رسالته ذات بالغة أكبر ‪،‬‬
‫وكلما كان ذلك عامالً مساعداً في وضوح موضوع الرسالة ‪ ،‬كما أن غنى الكاتب باأللفاظ الكثيرة المترادفة‬
‫يبعده عن تكرار نفس الكلمات أو الجمل التي تضعف! من بالغة الرسالة ووضوحها‪.‬‬

‫‪ ‬أخطاء إمالئية‬
‫ولعل أبرز األخطاء التي ترد عادة في المراسالت الحكومية أو التجارية هي األخطاء الخاصة بالهمزة والتي‬
‫تأتي في مواضع مختلفة من الكلمة‪.‬‬

‫‪ ‬كتابة األرقام الحسابية بحروف هجائية‬

‫تحدث أخطاء كثيرة عند كتابة األرقام! الحسابية بحروف! هجائية ‪ ،‬وذلك مثل الرقم ‪ 1،2‬فال يذكر المعدود!‬
‫بعدهما ‪ ،‬فال يقال (واحد دينار) و (ديناران اثنان) ‪( ،‬وتفاحة واحدة) ‪( ،‬وتفاحتان اثنتان) أي تجب فيهما‬
‫مطابقة المعدود في التذكير والتأنيث وذكر! المعدود ‪ ،‬ويجوز! أن نستغني! عن المعدود فنقول (دينار) فقط‬
‫(وديناران) فقط‪.‬‬
‫يوافق العدد المعدود‬ ‫‪1-2‬‬
‫( حفل واحد‪ ،‬فانفجرت منه اثنتا عشرة عيناً‪ ،‬اثنتان وتسعون! صفحة)‬

‫‪ 3-9‬العدد عكس المعدود‬

‫( سبع ليال‪ ،‬ثالث فقرات‪ ،‬مجلس اإلدارة تسعة أعضاء‪ ،‬الطلبة تسعة عشر طالباً)‬

‫‪ 10‬يأتي عكس المعدود! إذا كان مفرداً ( عشرة أيام‪ ،‬عشر ليال)‪،‬‬
‫وإ ذا كان مركباً يتوافق! مع المعدود ( اشترك في الحفلة أربعة عشر ممثالً‪ ،‬ثالث عشرة حلقة)‬

‫ألفاط العقود ‪ 1000-100 ،90-20‬التتغير‬

‫‪17‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫( الشهر العربي تسعة وعشرون يوماً‪ ،‬آالف الثمار من الفاكهة)‬

‫‪ ‬عالمات الترقيم‬
‫تعتبر عالمات الترقيم هامة وذات دالالت معينة في أية لغة سواء أكانت بالعربية أم باإلنجليزية وغيرهما‪،‬‬
‫وأقصد! بعالمات الترقيم! ما يلي‪:‬‬

‫النقطة (‪ ).‬وعند كتابتها باستخدام الحاسوب ال يترك فراغ قبلها وتترك! مسافتان بعدها ‪ ،‬وتستعمل! النقطة‬ ‫‪.1‬‬
‫في نهاية جملة كاملة المعنى‪.‬‬

‫الفاصلة (‪ )،‬وعند كتابتها باستخدام الحاسوب ال يترك فراغ قبلها‪ ،‬ويترك ثالث مسافات بعدها أو‬ ‫‪.2‬‬
‫مسافتين‪ ،‬وتستعمل للداللة على وقفة قصيرة بين عبارات مرتبطة بجملة واحدة ‪ ،‬وبعد المنادي مثل ‪ :‬يا‬
‫عطوفة المدير ‪ ،‬إن هذا ‪ ). . .‬أو بين أنواع الشيء مثل (الفاكهة أنوع كثيرة‪ :‬التفاح‪ ،‬والبرتقال ‪،‬‬
‫والموز)‪.‬‬

‫الشرطة (‪ )-‬وعند كتابتها باستخدام! الحاسوب تترك مسافتان قبلها ومسافة بعدها‪ ،‬وتستعمل! قبل جملة‬ ‫‪.3‬‬
‫مرتبطة بجملة سابقة مثل‪( :‬رواتب موظفي المؤسسات العلمية التي تنشئها وزارة التربية والتعليم! في‬
‫قطاع غزة ‪ -‬تعفي من ضريبة الطوابع)‪ .‬وتستعمل! قبل وبعد جملة معترضة سياق الكالم مثل‪( :‬يجب‬
‫أن يكون المستخدم – بفتح الدال – حاصالً على شهادة الدراسة الثانوية )‪ .‬وتستعمل كذلك بين العدد‬
‫والمعدود! مثالً) أوالً‪ . . .-‬ثانياً‪ . . . -‬ثالثا‪...-‬‬

‫النقطتان (‪ ):‬وعند كتابتها باستخدام! الحاسوب ال يترك فراغ قبلها وتترك مسافتان بعدها‪ ،‬وتستعمل بعد‬ ‫‪.4‬‬
‫عبارة تشير إلى بيانات تفصيلية تالية مثل‪( :‬قال علي بن أبي طالب كرم اهلل وجهه‪:). . .‬‬

‫عالمة التنصيص (" ") وعند كتابتها باستخدام! الحاسوب تترك مسافة واحدة قبل العالمة األولى ومسافة‬ ‫‪.5‬‬
‫أخرى بعد الثانية ‪ ،‬وال تترك مسافة بعد األولى وال قبل الثانية‪ ،‬وتستعمل! قبل وبعد كالم منقول بنصه‬
‫حرفياً من مرجع أو كتاب أو ما شابههما‪.‬‬

‫عالمة االستفهام(؟) وعند كتابتها باستخدام الحاسوب تترك مسافة قبلها وتترك مسافتان بعدها‪ .‬وطبيعي!‬ ‫‪.6‬‬
‫أن استعمالها! معروف إذ توضع في نهاية الجملة المستفهم بها عن شئ ما‪.‬‬

‫القوسان ( () ) وعند كتابتهما باستخدام! الحاسوب تترك مسافة واحدة قبل القوس األول‪ ،‬ومسافة أخرى‬ ‫‪.7‬‬
‫بعد الثاني‪ ،‬وال تترك أية مسافات بعد األول وال قبل الثاني ‪ ،‬ويستعمالن لحماية األرقام! الحسابية من أي‬
‫لبس مع الحروف الهجائية إذ أن ذلك يساعد على قراءة صحيحة ‪ ،‬فقد يكون الرقم (‪ )5‬مجاوراً! لكلمة‬

‫‪18‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫(الصادر) فتكتب العبارة هكذا‪( :‬الكتاب رقم ‪ 5‬الصادر! بتاريخ ‪ ). . .‬وهنا قد يخطئ القارئ ويظن أنه‬
‫(‪ )15‬ولكن إذا وضعنا! الرقم (‪ )5‬بين قوسين فإن ذلك يساعد القارئ على القراءة الصحيحة‪ .‬كذلك‬
‫يستعمل القوسان كي يوضع بينهما الكلمات غير العربية أو العامية‪.‬‬

‫ويمكن تلخيص القواعد الخاصة بالمسافات التي تترك قبل وبعد عالمات الترقيم فيما يلي‪:‬‬

‫‪ :‬مسافتان بعد كل منها وال تترك مسافة قبلها‪.‬‬ ‫‪ .‬النقطة ‪Point‬‬

‫‪ :‬النقطتان ‪Colon‬‬
‫؟ االستفهام ‪Question Mark‬‬
‫‪ :‬ثالث مسافات بعدها ‪ ،‬وال تترك مسافة قبلها‪.‬‬
‫‪ ،‬الفاصلة ‪Comma‬‬
‫‪ :‬مسافة واحدة قبل األولى ومسافة أخرى بعد الثانية ‪ ،‬وال يترك‬ ‫() القوسان ‪Parenthesis or‬‬
‫فراغاً بعد األولى أو قبل الثانية‬ ‫‪Brackets‬‬
‫" " التنصيص ‪Quotation‬‬

‫‪ :‬مسافتان قبلها ومسافة بعدها‬ ‫‪ -‬الشرطة ‪Dash‬‬

‫‪ :‬مسافتان قبل األولى ومسافة بعدها ومسافة قبل الثانية‬ ‫‪ - -‬الشرطتان‬
‫ومسافتان بعدها‬

‫ب – إدراك كاتب الرسالة بموضوعها‪:‬‬

‫إن موضوع (جسم) الرسالة هو الجزء الرئيسي! فيها ‪ ،‬وهو الجزء الذي كتبت من أجله الرسالة ‪ .‬فعلى‬
‫كاتبها أن يرجع إلى ملفات هذا الموضوع ‪ ،‬وإ لى المكاتبات السابقة التي دارت حوله ‪ ،‬وإ لى اآلراء التي‬
‫تحدثت عنه‪ ،‬أو أن يستشير! رئيسه المباشر! ‪ ،‬أو من له عالقة أكثر بالموضوع! الذي يبحثه ‪ ،‬كل ذلك بقصد‬
‫إلمامه بجوانب الموضوع! ‪ ،‬فتكون كتابته فيه واضحة ودقيقه ‪ ،‬إذ ال يستطيع أحد أن يكتب رسالة إال إذا كان‬
‫فاهماً لموضوعها! فهماً تاماً‪.‬‬

‫ج – الخبرة العملية في التعامل التجاري واإللمام باألنظمة والتعليمات والقوانين‪:‬‬

‫إن لكل مؤسسة حكومية أو تجارية ‪ ،‬أنظمة وقوانين وتعليمات تسير في العمل بموجبها ‪ ،‬كما وأن هناك‬
‫أنظمة وقوانين عامة تتبعها كل الوزارات والدوائر الحكومية كنظام الخدمة المدنية مثالً ‪ ،‬أو نظام االنتقال‬
‫والسفر ‪ . . .‬وغيرها ‪ ،‬كما أن هناك أنظمة وقوانين عامة تتبعها كل المؤسسات! التجارية ‪ ،‬مثل القوانين‬
‫واألنظمة التي تصدر! عن وزارة الصناعة والتجارة أو عن دائرة الجمارك‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الشروط الشكلية في الرسالة‬

‫يجب على كاتب الرسالة أن يراعي الشروط الشكلية التالية ومنها‪:‬‬
‫نوع ولون وحجم (مساحة) الورق! ‪ ،‬أنواع المغلفات وعنونتها! ‪ ،‬تنسيق! الطباعة والمسافات ‪ ،‬استخدام النقط‬
‫والفواصل واالختصارات! ‪ ،‬استعمال الصفحات المتعددة للرسالة ‪ ،‬تهيئة المسودة‪.‬‬

‫أ‪ -‬نوع ولون وحجم (المساحة) الورق‪:‬‬

‫ال شك أن اختيار الورق المناسب من حيث اللون والنوع والمساحة يعطي الرسالة مظهراً جذاباً مريحاً ‪ ،‬إذ‬
‫أن لمظهر الرسالة أهمية خاصة باعتباره يعطي أو انطباع عن الرسالة للقارئ ‪ ،‬فالرسالة المكتوبة بأسلوب‬
‫ممتاز والمنسقة تنسيقاً جيداً ولكنها مكتوبة على ورق رديء ال تعطي نفس االنطباع! الذي تعطيه رسالة‬
‫مكتوبة على ورق! جيد‪.‬‬

‫فمن حيث اللون يعتبر الورق! األبيض هو اللون الرسمي وذلك ألنه يحافظ! على لونه من جهة وتظهر عليه‬
‫الكتابة بوضوح من جهة أخرى ‪ ،‬وذلك ألننا في العادة نكتب باللون األسود! أو األزرق! أو خليط بينهما ‪،‬‬
‫وهذان اللونان هما أغمق األلوان و يظهران بشكل واضح إال على أفتح األلوان ‪ ،‬وال شك أن اللون األبيض‬
‫لون مناسب ال يجهد النظر عند القراءة أو الكتابة‪.‬‬

‫وهناك أربعة عوامل تلعب دورها في اختيار الورق المناسب هي‪:‬‬

‫‪ ‬عمر حفظ األوراق! – تعتمد مقاومة الورق! للتلف الناشئ عن الزمن على المادة المصنوعة منها‪،‬‬
‫فاألوراق! التي يدخل الخشب في صنعها تتلف بسرعة ‪ ،‬بينما تعطي األلياف القطنية للورق عمراً ومتانة‬
‫لمدة أطول ‪ ،‬وتختلف! المتانة حسب نسبة األلياف القطنية فيها‪.‬‬

‫‪ ‬خشونة ومقدار االستعمال – للورق! المتماسك نسبة قوة كبيرة بالنسبة لوزنه ‪ ،‬وهذا الورق! يكون منتظماً!‬
‫في تركب مادته ‪ ،‬ونعومته ‪ ،‬وشكله العام ‪ ،‬ويقاوم! المسح والتلف الناتج عن االستعمال الكثير‪.‬‬

‫‪ ‬نوع الكتابة على الورق – فهناك أنوع من الورق! مخصصة ألنواع معينة من الكتابة بحيث تعطي نتائج‬
‫أفضل إذا ما استعملت لما خصصت له ‪ ،‬فنوع الورق! (بوند) هو المفضل لمقاومته الواضحة للمسح‬
‫والتجعيد ‪ ،‬ومرونته‪ ،‬كما يصلح للكتابة باليد والحفظ بينما نوع الورق (لدجر) يكون أثقل وزناً! من نوع‬
‫(بوند) وأليافه األطول تعطيه قوة وعمراً أطول ويصلح لألوراق والمستندات! المالية‪.‬‬

‫‪ ‬مظهر الورقة – بحيث تتفق الورقة من حيث مظهرها ومركز! الجهة التي تستعملها! ‪ ،‬والوزن المفضل‬
‫هو ‪ 80‬غم لألصل و‪ 45‬غم للصور‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫ب – أنواع المغلفات وعنونتها‬

‫هناك نوعان رئيسان للمغلفات (المظاريف) وهما‪:‬‬

‫‪ -1‬المغلفات العادية‪:‬‬
‫وهي من أحجام متعددة منها الكبير والمتوسط! والصغير! ‪ ،‬ويجب استعمال المغلف ذو الحجم المناسب لحجم‬
‫الرسالة التي ستوضع به ‪ ،‬ومن هذه المغلفات ما يستعمل في حالة إرسال الرسالة بالبريد الجوي حيث تكون‬
‫أطرافه ملونة بعدة ألوان كاألحمر! واألسود! والخضر ‪ . . .‬الخ ومنها ما يستعمل في حالة إرسال الرسالة‬
‫بالبريد العادي ‪ ،‬وقد جرت العادة على أن تستعمل المغلفات ذات اللون األبيض ‪ ،‬إال أنه يمكن استعمال‬
‫النوع األخير في حالة البريد الجوي على أن يكتب على أحد أطرافه عبارة (بريد جوي)‪.‬‬
‫وفيما يلي نموذج لمغلف كتب عليه عنوان كامل‬

‫اسم المرسل‪. . . . . . . . . . . . . :‬‬

‫طابع البريــدـ‬
‫عنوانه‪. . . . . . . . . . . . . . . . :‬‬
‫البلد ‪ /‬المدينة‬
‫بريد جوي ‪:‬‬
‫الســيد ‪ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .‬مدير مؤسسة الشــرق واإلعالن‬
‫‪ 30‬شارع الجامعة‬
‫غزة‪ ،‬فلسطين‬

‫‪ -2‬المغلفات ذات الفتحة الشفافة‪:‬‬

‫تستعمل بعض المؤسسات وخاصة المصارف! وغيرها مغلفات ذات فتحات شفافة ‪ ،‬بحيث إذا طويت الرسالة‬
‫ووضعت داخل المغلف بطريقة خاصة ظهر عنوان المرسل إليه المكتوب على نفس الرسالة وذلك من‬
‫الفتحة الشفافة‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وفيما يلي صورة لهذا النوع من المغلفات‪:‬‬

‫اسم المرسل ‪. . . . . . . . . . . . . .‬‬

‫عنوانه ‪. . . . . . . . . . . . . . . .‬‬
‫البلد ‪ /‬القطر‬
‫بريد مسجل‪:‬‬
‫الجزء الشفاف‬
‫وهذا يظهر اسم وعنوان المرسل إليه‬

‫جـ – تنسيق الطباعة والمسافات‪:‬‬

‫مهما كان موضوع الرسالة شيقاً ‪ ،‬ومهما كانت حاجة قارئها لإلطالع عليها شديدة ‪ ،‬فإن وقعها البد وأن‬
‫يكون ضعيفاً إذا لم تكن الرسالة منسقة تنسيقاً جميالً ‪ ،‬وفيما يلي بعض المعلومات الهامة عن تنسيق‬
‫الرسالة‪:‬‬

‫‪ -1‬الهوامش‪:‬‬

‫الهوامش بالنسبة للرسالة كاإلطار أو البرواز بالنسبة للصورة ‪ ،‬فهي مع أنها تكسب الرسالة جماالً لها فوائد‬
‫كثيرة للمحافظة على النصوص‪ ،‬وتسهيل الحفظ‪.‬‬

‫‪ -2‬المسافات‬

‫يفضل دائماً ترك مسافة مزدوجة بين كل جزء وآخر من أجزاء الرسالة ‪ ،‬وأن تترك مسافتان بعد عالمات‬
‫الترقيم‪ .‬وأن يترك حوالي عشر مسافات في أول سطر عند البدء في كتابة كل فقرة جديدة وذلك في حالة‬
‫اتباع الترتيب المدرج في كتابة الرسالة‪.‬‬

‫‪ -3‬الفقرات‬

‫‪22‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تتكون كل رسالة من مجموعة من األفكار ‪ ،‬وكل فكرة تعتبر فقرة جديدة يجب أن تبدأ بسطر! جديد‪ ،‬إال أن‬
‫المالحظ في بعض الرسائل أن كاتبها ال يستطيع! تحديد الفقرة بالضبط! فنالحظ مثالً أن بعض الكتاب يكتبون‬
‫التالي‪:‬‬
‫باإلشارة إلى كتابكم رقم ‪ 5/7/6745‬بتاريخ ‪ 1/1/2003‬والخاص بأسعار أثاث المكتبة‪.‬‬
‫نعلمكم أننا‪. . .‬‬

‫فالحقيقة أن الفقرة األولى لم تنته بعد ‪ ،‬وال تمثل فكرة ‪ ،‬بل هي كالم ناقص مبتور‪ ،‬واألصح أن الفقرة الثانية‬
‫التي تبدأ بكلمة (نعلمكم) أن تكون جملة جديدة في الفقرة األولى ‪.‬‬

‫د ـ استخدامـ االختصارات ‪Abbreviations‬‬

‫قد تستعمل أحياناً بعض االختصارات! في الرسالة كي تجيء الرسالة موجزة ال يمل منها قارئها‪ .‬وهذه‬
‫االختصارات يجب أن يكون لها مدلول واضح في الرسالة‪.‬‬

‫هـ – استعمال الصفحات المتعددة للرسالة‪:‬‬

‫في حالة كون الرسالة طويلة ال يجوز! استعمال ظهر الورقة األولى للكتابة ‪ ،‬بل يجب استعمال ورقة ثانية‬
‫غير مطبوع عليها اسم وعنوان المرسل (الترويسة)‪ .‬ولكي يتم الربط بين الصفحة األولى من الرسالة‬
‫والصفحات التالية ‪ ،‬يجب أن نشير في بداية كل صفحة من الصفحات التالية إلى ذلك ‪ ،‬ويتم ذلك بذكر اسم‬
‫المرسل إليه دون عنوانه ‪ ،‬ورقم الصفحة والتاريخ‪ ،‬وذلك أما أفقياً على سطر واحد أو عمودياً في أسطر‬
‫منفصلة‪.‬‬

‫و‪ -‬تهيئة المسودة‪:‬‬

‫يستحسن قبل أن يتم كتابة الرسالة أو طباعتها في شكلها النهائي ‪ ،‬أن تعد على شكل مسودة ‪ ،‬تكتب عادة‬
‫بخط اليد ‪ .‬يحدد في هذه المسودة األفكار! الرئيسة وطريقة ترتيبها! حسب أهميتها بالنسبة للقارئ ‪ ،‬كما يتم‬
‫التبديل والتغيير! والشطب واإلضافة في هذه المسودة حتى يصل الكاتب إلى الصيغة النهائية للرسالة التي‬
‫ستكتب بها‪ ،‬ومن ثم يقوم بإرسالها! إلى الموظفة لطباعتها في شكلها النهائي‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫مقومات الرسالة الناجحة‬

‫‪ ‬الوضوح‪:‬‬
‫إن أول شرط يجب أن يتوفر في الرسالة الناجحة هو وضوحها ‪ ،‬أي أن يكون الهدف من الرسالة معروفاٌ!‬
‫لكاتبها قبل البدء بكتابتها‪ ،‬وذلك حتى يتمكن من كتابة رسالة تكون واضحة بالنسبة للمرسل إليه ‪ ،‬بحيث يفهم‬
‫المقصود بها بمجرد قراءتها ألول مرة ‪ .‬وقد يكون من المفيد تسجيل النقاط واألفكار! الرئيسية للرسالة ‪،‬‬
‫ومن ثم صياغتها في شكلها النهائي ‪ ،‬حتى تكون واضحة تبرز األفكار بشكل يقنع القارئ ويدفعه لتلبية‬
‫الهدف المراد تحقيقه من الرسالة‪.‬‬

‫‪ ‬اإليجاز ‪:‬‬
‫إن اإليجاز في كتابة الرسائل ‪ ،‬والتجارية منها بشكل خاص ‪ ،‬له أهمية خاصة‪ .‬ومعنى! ذلك أن تكون‬
‫الرسالة قصيرة قدر اإلمكان على أال يكون ذلك على حساب وضوح! معناها ‪ ،‬أو على حساب عبارات‬
‫المجاملة التي يجب أن تتضمنها‪.‬‬

‫‪ ‬النظافة‪ :‬يجب أن تكون الرسالة نظيفة خالية من الشطب أو المسح أو الحك‬

‫‪ ‬المجاملة ‪:‬‬
‫إن المجاملة في الرسالة شيء أساسي وضروري! ‪ ،‬تتطلبها! قواعد التعامل مع الناس في معظم الظروف‪.‬‬
‫وفي مجال ال غنى عن أسلوب المجاملة واألدب واللطف! في إعداد الرسالة‪ .‬إذ أن هذا األسلوب يؤدي إلى‬
‫تحقيق أحسن النتائج لجميع األطراف! المتبادلة للرسائل‪.‬‬

‫ومن أصول المجاملة في كتابة الرسائل مراعاة شعور! القارئ واستعمال! الكلمات التي تدل على التهذيب‬
‫والخلق الرفيع‪ .‬فإذا طلبت الحصول على خدمة فيجب أن يكون أسلوبك مهذباً ومؤدباً‪ .‬كما يجب إظهار‬
‫الشكر واالمتنان عند استالمك لمطلبك‪ .‬وعند حدوث اختالف في وجهات النظر مع العميل يجب استعمال‬
‫الديبلوماسية والكياسة لحل الخالف‪ ،‬والوصول! إلى االتفاق وإ صالح األمور‪ .‬ومن األمور! السيئة جداً في‬
‫كتابة الرسائل إظهار الشك بأمانة الشخص المرسل إليه أو أن تصارحه بذلك‪ .‬كما أن اللباقة تحتم أحياناً‬
‫استعمال صيغة المبنى للمجهول في الرسالة كأن تقوم‪" :‬لم يرفق المستند مع رسالتكم" بدالً من القول "لم‬
‫ترفقوا المستند مع رسالتكم"‪.‬‬

‫ومن األمور! التي يجب اتباعها في هذا المجال أن تراعي مزاج القارئ في كتابتك وتكيف كتابتك حسبما‬
‫يرضى ويسر! كل قارئ‪ ،‬ويجب اتباع اللباقة مع الشخص الحساس سريع التأثر عند مراسلته‪ .‬أما الشخص‬

‫‪24‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫قليل االهتمام بالموضوع فيجب الكتابة إليه بطريقة معبرة ‪ ،‬وكذلك يجب أن تثير اهتمام القارئ العنيد‬
‫المتمسك برأيه‪ .‬كما أن استخدام! الجمل االفتتاحية والجمل الختامية المهذبة في بداية ونهاية الرسالة يؤدي!‬
‫إلى المجاملة في الرسالة‪.‬‬

‫‪ ‬الكمال (الشمول) ‪:‬‬

‫أي أن تكون الرسالة كاملة‪ ،‬أو محتوية على كل ما يريد المرسل أن ينقله إلى المرسل إليه‪.‬‬

‫التخطيط المسبق المتكامل ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -‬إعداد مشروع الرسالة بتجميع جميع النقاط الرئيسية التي ستحتوي! عليها الرسالة ‪ ،‬وجمع الحجج واألدلة‬
‫والبيانات المتعلقة بالرسالة من المصادر! المختلفة كالملفات والمستندات‪.‬‬
‫‪ -‬كتابة مسودة الرسالة بأسلوب مشوق! ومقنع ‪ ،‬وبث الروح في الحجج حتى تصبح لها قوة اإلقناع والتأثير!‬
‫على المرسل إليه لقبول وجهة نظر المرسل‪.‬‬
‫‪ -‬إعادة كتابة الرسالة دون الوقوع! في أخطاء لغوية أو إمالئية بشكل ملفت للنظر ‪ ،‬على أن تطبع بشكل‬
‫مشوق! وجميل‪.‬‬

‫‪25‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫أجزاء الرسالة الرئيسية والثانوية‬

‫األجزاء الرئيسة في الرسالة‪:‬‬

‫‪ -1‬اسم وعنوان المرسل‪ :‬ويسمى! اصطالحاً (الترويسة) ويكون عادة مطبوعاً في الجزء العلوي من الورقة‬
‫التي تكتب عليها الرسالة‪ ،‬ويتضمن ما يلي‪:‬‬

‫شركة مصانع المواد الغذائية األردنية‬

‫المساهمة العامة المحدودة‬

‫شارع يوسف العظمي‬

‫غزة‪ ،‬فلسطين‬

‫البريد اإللكتروني وموقع اإلنترنت‬ ‫ص‪.‬ب‪:‬‬

‫فاكس‪:‬‬ ‫هاتف‪:‬‬

‫الفروعالرسالة بدون تاريخ تعتبر قليلة األهمية ‪ ،‬خاصة‬

‫أساسي فيها‪.‬أسماءإذ أن‬
‫تجاري‪:‬‬
‫سجلأمر‬
‫‪ -2‬التاريخ‪ :‬كتابة تاريخ الرسالة‬
‫في المراسالت التجارية التي يترتب عليها حقوق والتزامات‪ .‬وتبدو! أهمية التاريخ بسبب أن الرسالة‬
‫تعتبر وثيقة رسمية ومرجعاً! مهماً من مراجع المؤسسة‪.‬‬

‫اسم وعنوان المؤسسة (المرسل)‬

‫الترويسة‬

‫‪ 8‬نيسان ‪2001‬‬

‫‪26‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ -3‬اسم وعنوان المرسل إليه‪ :‬ويتضمن اسم وعنوان الشخص أو الشركة المرسل إليه الرسالة بشكل كامل‬
‫‪ ،‬حتى يضمن وصول! الرسالة إلى الجهة المرسلة إليها دون أي تأخير‪ .‬ويظهر! عنوان المرسل إليه في‬
‫الرسالة على الشكل التالي‪:‬‬

‫اسم وعنوان المرسل‬

‫الترويسية‬

‫التاريخ‪:‬‬

‫السادة شركة اإلخالص … المحترمون‬

‫‪ 35‬شارع يوسف! العظمي‬
‫غزة‪ ،‬فلسطين‬

‫وعند كتابة اسم المرسل إليه وعنوانه ‪ ،‬يجب أن يالحظ مركزه االجتماعي ‪ ،‬ومكانته العلمية أو المهنية ‪،‬‬
‫بحيث يسبق هذا اللقب اسم الشخصي‪.‬‬

‫‪ -4‬التحية االفتتاحية‪ :‬وهي تعبير ترحيبي مؤدب موجه مباشرة إلى المرسل إليه ‪ ،‬يكتب في بداية الرسالة‬
‫أي قبل الدخول في موضوعها ‪ ،‬وغالباً ما تتفق هذه العبارة مع مكانة ومركز المرسل إليه‪ ،‬ومن هذه‬
‫العبارات التي تستهل بها الرسائل‪ :‬تحية وبعد‪ ،‬تحية طيبة وبعد ‪ . . .‬الخ‪.‬‬

‫‪ -5‬مضمون الرسالة (جسم الرسالة)‪ :‬وهو أهم جزء من أجزاء الرسالة‪ ،‬والذي يتضمن األفكار!‬
‫والمعلومات والبيانات الموجهة إلى المرسل إليه‪ .‬وهذا الجزء يتضمن جميع الشروط! الموضوعية التي‬
‫ومهما يكن األمر‪ ،‬فإن معظم الرسائل‬ ‫سبق الحديث عنها من حيث وضوح! األفكار‪ ،‬والدقة في نقلها‪.‬‬
‫تتضمن ثالث فقرات على األقل‪ ،‬وهذا يعني أن موضوع! الرسالة يقسم إلى ثالث فقرات‪:‬‬

‫فتعتبر الفقرة األولى مقدمة وفيها يقوم كاتب الرسالة بالتمهيد! للموضوع! الذي كتبت الرسالة من أجله‪،‬‬
‫كما يمكن أن تتضمن عبارات الشكر والعرفان إذا كانت هناك مراسالت سابقة‪.‬‬

‫أما الفقرة الثانية من الرسالة فتعتبر! صلب الموضوع وتتضمن المعلومات األساسية‪ ،‬والحقائق‪ ،‬والحجج‬
‫التي يرغب الكاتب في إبرازها‪ .‬ومن هذه الفقرة يعرض الكاتب الهدف األساسي من الرسالة‪.‬‬

‫‪27‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫أما في الفقرة الثالثة واألخيرة فيعرض كاتب الرسالة خالصة رسالته‪ ،‬مع إبداء الرغبة الصادقة في‬
‫توثيق العالقات التجارية بينه وبين المرسل إليه‪ ،‬أما إذا تطلب موضوع الرسالة مزيداً من الفقرات‬
‫وعدداً آخر من الصفحات فإنه يمكن أن يتم ذلك‪ ،‬خاصة في الرسائل الطويلة التي تحتوي! معلومات‬
‫كثيرة وتتطلب مزيداً من التفصيل‪.‬‬

‫‪ -6‬التحية الختامية‪ :‬وهي عبارة لطيفة ومؤدبة يتم إنهاء الرسالة بها‪ ،‬وتكتب على بعد مسافتين من آخر‬
‫سطر من سطور موضوع الرسالة‪ ،‬ويجب أن تتناسب التحية الختامية مع مركز ومكانة المرسل إليه‪،‬‬
‫بحيث تتفق من هذه الناحية مع التحية االفتتاحية التي استعملت في نفس الرسالة‪ ،‬والعبارات المستخدمة‬
‫في الرسائل التجارية باللغة العربية كثيرة مثل واقبلوا فائق! االحترام‪ ،‬وتفضلوا بقبول فائق االحترام‪ ،‬مع‬
‫جزيل الشكر والتقدير‪ . . .‬الخ‪.‬‬

‫التوقيع‪ :‬ونقصد به توقيع! المرسل‪ ،‬وتوقيع الرسالة أمر أساسي وال بد منه إلضفاء الصبغة الرسمية عليها‪،‬‬
‫إذ ال قيمة إطالقاً ألية رسالة ترسل دون توقيع‪.‬‬

‫‪28‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫األجزاء الثانوية في الرسالة‬

‫باإلضافة إلى األجزاء الرئيسة السابقة للرسالة‪ ،‬هناك أجزاء أخرى مثل‪:‬‬

‫‪ -1‬إشارة المرسل وإ شارة المرسل إليه‪ :‬إن الهدف من اإلشارة هو تسهيل عملية الرجوع! إلى هذه الرسائل‬
‫المشار إليها‪ ،‬أو لسهولة تحديد مكان حفظها بعد اتخاذ اإلجراءات المناسبة فيها ومن ثم تحويلها للحفظ‪.‬‬

‫‪ -2‬عنوان موضوع الرسالة‪ :‬وهو عبارة قصيرة من كلمة أو عدد محدود! من الكلمات‪ ،‬يكتب تحت التحية‬
‫االفتتاحية مباشرة‪ ،‬والغرض منه إعطاء المرسل إليه فكرة سريعة عن محتوى الرسالة‪ ،‬ويميز! عن‬
‫محتوى أو جسم الرسالة بوضع خط تحته‪.‬‬

‫‪ -3‬الرموز‪ :‬وهي عبارة عن األحرف األولى من اسم كاتب الرسالة واألحرف! األولى من اسم الشخص‬
‫الذي قام بكتابة الرسالة على اآللة الكاتبة‪..‬‬

‫‪ -4‬المرفقات‪ :‬قد يرفق! بالرسالة بعض المستندات كتحويل مالي (شيك)‪ ،‬أو فاتورة‪ ،‬أو تقرير‪ ،‬أو سند أدنى‪،‬‬
‫أو كمبيالة أو غير ذلك من الوثائق التي تهم كالً من المرسل والمرسل! إليه‪.‬‬

‫‪ -5‬نسخ أصحاب العالقة في الرسالة (النسخ اإلضافية)‪ :‬إذا كانت الرسالة تهم أشخاصاً! أو شركات أخرى‬
‫غير المرسل إليه‪ ،‬فاألسلوب! المتبع هو إرسال هذه النسخ إليهم بعد اإلشارة إلى ذلك في الرسالة‪.‬‬

‫‪29‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تدريبات عملية‬
‫‪ ‬سطر رسالة إلى مؤسسة ما‪ ،‬أعلنت عن وظائف شاغرة‪ ،‬تطلب ترشيحك لشغل هذه الوظيفة‪.‬‬

‫‪ ‬اكتب رسالة إلى شركة جوال‪ ،‬تحدد فيها رغبة مؤسسة باالشتراك بشراء عشرة أجهزة وخطوطهمـ‪،‬‬
‫وتقترح فيها طبيعة النظام المستخدم‪.‬‬

‫‪ ‬سطر رسالة شكر إلى أحد العاملين في مؤسستك تخطره فيها بانتهاء عمله في المؤسسة‪ ،‬وترجو له‬
‫عمالً أفضل‪.‬‬

‫‪ ‬سطر رسالة إلى جهة مانحة تطلب فيها تمويل لبعض الدورات اإلدارية في مؤسستك‪.‬‬

‫‪ ‬سطر رسالة لطب خدمة صيانة لبعض ماكينات التصوير في مؤسستك‪.‬‬

‫‪30‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الشكاوى‪:‬‬
‫كثرت المهام الموكلة إلى كل فرد في المجتمع المعاصر‪ .‬وتنوعت هذه المهام ‪ ،‬وقد يخطئ البعض في فهم‬
‫القوانين‪ ،‬وفي تنفيذها ‪ ،‬فينزل الحيف ببعض الناس‪ .‬ورد هذه المظالم‪ ،‬وتحقيق العدل بين العاملين‪ ،‬يقتضي‬
‫أن يتقدم كل من أحس بنوع من الغبن بطلب إلى أولى األمر الستدراك ما فات‪ ،‬وتصحيحه‪.‬‬

‫ويتحدد الدور الذي تقوم به عند إعداد الشكوى! فيما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬التأكد من سالمة موقفك حيال القانون‪ ،‬ومعرفة منطوق نصوصه وشروحها! لالستشهاد بها تأييداً‬
‫لشكواك‪.‬‬
‫‪ ‬بدء الشكوى بمخاطبة المسؤول! رسمياً ال شخصياً ‪ ،‬أي ال تذكر اسمه بل صفته وعمله‪ ،‬ثم تقدم التحية‬
‫والسالم قبل الدخول في عرض شكواك‪.‬‬
‫‪ ‬تقديم نفسك وصفتك وعملك‪ ،‬ثم تنهي هذه الفقرة بعبارة " أتشرف بعرض اآلتي على سيادتكم"‪.‬‬
‫‪ ‬عرض مضمون الشكوى في إيجاز‪ ،‬موثقة بالبيانات واألدلة الموضوعية‪ .‬ثم تختم شكواك بتلخيص‬
‫طلبك في وضوح ودقة‪.‬‬
‫‪ ‬إنهاء الشكوى! بعبارة "واألمر! متروك لسيادتكم! التخاذ ما ترونه مناسباً"! ثم تسلم‪ ،‬وتوقع! باسمك‬
‫وصفتك‪.‬‬

‫تدريبات عملية‬
‫اكتب شكوى لرئيسك في المؤسسة تعرض فيها مظلمتك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ابعث بشكوى إلى المسئولين تعرض فيها التظلم من نقلك إلى عمل آخر ال يتفق وقدراتك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اكتب شكوى لشركة حاسوب قد قامت بتوريد أجهزة لمؤسستك مخالفة للمواصفات المطلوبة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪31‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫كيف تقييم‬
‫مقدرتك على كتابة الرسائل‬
‫اإليجاز‬ ‫الوضوح‬

‫ال يؤثر! على الوضوح (‪)3‬‬ ‫‪‬‬ ‫الهدف محدد (‪)3‬‬ ‫‪‬‬
‫االستغناء عن الحشو (‪)3‬‬ ‫‪‬‬ ‫األفكار الرئيسية في فقرات‬ ‫‪‬‬
‫رفع التفاصيل الزائدة (‪)3‬‬ ‫‪‬‬ ‫مستقلة‪)5( .‬‬
‫حذف الكلمات غير الضرورية (‪)3‬‬ ‫‪‬‬ ‫تسلسل األفكار (‪)5‬‬ ‫‪‬‬
‫تقسيم الرسالة لتسهيل الفهم (‪)3‬‬ ‫‪‬‬ ‫ال تجعل القارئ يبذل مجهود! (‪)2‬‬ ‫‪‬‬

‫‪15‬‬ ‫المجموع‬ ‫‪15‬‬ ‫المجموع‬

‫التخطيط المسبق‬ ‫اللغة‬

‫تجميع النقاط الرئيسية (‪)4‬‬ ‫‪‬‬ ‫أخطاء إمالئية (‪)5‬‬ ‫‪‬‬
‫تجميع األدلة والبيانات ذات العالقة (‬ ‫‪‬‬ ‫الترقيم(‪)4‬‬ ‫‪‬‬
‫‪)3‬‬ ‫تسلسل األفكار (‪)4‬‬ ‫‪‬‬
‫المسودة (‪)4‬‬ ‫‪‬‬ ‫ال تجعل القارئ يبذل مجهود! (‪)2‬‬ ‫‪‬‬
‫الشكل النهائي (‪)4‬‬ ‫‪‬‬
‫‪15‬‬ ‫المجموع‬ ‫‪15‬‬ ‫المجموع‬

‫النظافة‬ ‫الكمال والشمول‬

‫خالية من الشطب والمسح(‪)2.5‬‬ ‫‪‬‬ ‫ال تجعل مجال لالستفسار! بقدر‬
‫الجمل قصيرة وواضحة(‪)2.5‬‬ ‫‪‬‬ ‫المستطاع‬
‫‪5‬‬ ‫المجموع‬ ‫‪5‬‬ ‫المجموع‬

‫‪32‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الشكل‬ ‫المجاملة‬
‫المسافات في األجزاء (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫مراعاة شعور القارئ (‪)0.5‬‬ ‫‪‬‬
‫الهوامش(‪)2‬‬ ‫‪‬‬ ‫استخدام كلمات مهذبة (‪)0.5‬‬ ‫‪‬‬
‫المسافات (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫الشكر عند استالم الطلب (‪)0.5‬‬ ‫‪‬‬
‫الفقرات (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫حل الخالف بطرق! دبلوماسية (‬ ‫‪‬‬
‫التنسيق! المتبع (‪)2‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪)0.5‬‬
‫الخط (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫استعمال صيغة المبني للمجهول (‬ ‫‪‬‬
‫نوع الورق! وحجمه(‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪)1‬‬
‫االختصارات! (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫عدم اظهار الشك بالقارئ(‪)0.5‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدام الجمل االفتتاحية(‪)0.5‬‬ ‫‪‬‬

‫‪10‬‬ ‫المجموع‬ ‫‪5‬‬ ‫المجموع‬

‫أجزاء الرسالة الثانوية‬ ‫أجزاء الرسالة الرئيسية‬

‫إشارة المرسلة والمرسل! إليه (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫اسم وعنوان المرسل (‪)2‬‬ ‫‪‬‬
‫عنوان موضوع الرسالة (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫التاريخ (‪)1‬‬ ‫‪‬‬
‫المرفقات (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫اسم وعنوان المرسلة إليه (‪)2‬‬ ‫‪‬‬
‫الرموز! (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫التحية االفتتاحية (‪)1‬‬ ‫‪‬‬
‫النسخ لذوي العالقة (‪)1‬‬ ‫‪‬‬ ‫جسم الرسالة (‪)2‬‬ ‫‪‬‬
‫التحية الختامية (‪)1‬‬ ‫‪‬‬
‫التوقيع (‪)1‬‬ ‫‪‬‬

‫‪5‬‬ ‫المجموع‬ ‫‪10‬‬ ‫المجموع‬

‫‪100‬‬ ‫المجموع اإلجمالي‬

‫التقـاريــر‬

‫تعريف التقرير‬

‫‪33‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫هو عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً بطريقة مسلسلة مبسطة‪ ،‬مع ذكر‬
‫االقتراحات التي تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل‪.‬‬

‫أهداف التقارير‬
‫تهدف التقارير لألمور التالية ‪:‬‬
‫‪ ‬عرض نتائج بحث أو دراسة موضوع معين أو مشكلة لها وزن ليستفيد من قراءته كل من يطلع‬
‫عليه‪.‬‬
‫‪ ‬تحريك سلوك اآلخرين عن طريق! إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محددة‪.‬‬
‫‪ ‬إعالم الغير بأمر من األمور ‪.‬‬

‫أنواع التقارير‬
‫نظراً للعدد الكبير من أنواع التقارير المستخدمة حالياً في مختلف المنشآت فإن تصنيفها يساعد كثيراً على‬
‫دراستها ومناقشتها‪ .‬ويمكن تقسيم التقارير إلى أنواع كثيرة في ضوء عدد من العوامل أو المعايير‪.‬‬

‫أنواع التقارير حسب موضوعاتها ومنها‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫‪ ‬التقارير اإلخبارية‬
‫‪ ‬التقارير التحليلية أو تقارير البحث والفحص‬
‫‪ ‬التقارير السنوية‬
‫‪ ‬التقارير المالية‬
‫‪ ‬تقارير دورية إشرافية تتناول موضوعات معينة‬
‫‪ ‬تقارير إحصائية وتتضمن بيانات عن نشاطات المنشأة معروضة في صورة إحصائية كمية‬
‫‪Quantitative‬‬
‫‪ ‬تقارير إدارية وتتعلق! بعرض ومناقشة مشكالت إدارية معينة ‪.‬‬

‫أنواع التقارير حسب شكلها (رسمية أو غير رسمية)‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫‪ ‬تقارير رسمية ‪ ، Formal‬وتخضع في كتابتها إلى إجراءات معينة متعارف عليها ال يجوز! أن تخرج‬
‫عنها أو تتجاهلها‬

‫‪34‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ ‬تقارير غير رسمية ‪ ، Informal‬وتكون في العادة بعيداً عن التمسك بالشكليات والرسميات‪ ،‬وعادة‬
‫ما تستخدم! داخل اإلدارة الواحدة لعرض وجهات نظر معينة عن العمل أو اإلنتاج‪ ،‬وغالباً يطلق عليها‬
‫اسم مذكرات داخلية ‪ ،Memorandum‬أو رسائل ‪ ، Letters‬وغالباً ما تكون على شكل نماذج‬
‫‪ Forms‬معدة مسبقاً ‪Pre-Printed‬‬

‫ج – أنواع التقارير حسب الصورة التي تخرج عليها ومنها‪:‬‬

‫‪ ‬تقارير شفهية ‪Verbal‬‬
‫‪ ‬تقارير مكتوبة ‪Written‬‬

‫د – أنواع التقارير حسب الجهة الموجهة إليها منها‪:‬‬

‫‪ ‬تقارير داخلية ‪ ،Internal‬أي التي توجه إلى أفراد داخل المؤسسة من آخرين داخل المؤسسة‪.‬‬

‫‪ ‬تقارير خارجية ‪ ،External‬أي تلك المرسلة إلى أشخاص أو مؤسسات! خارجية‪ ،‬أو الواردة من‬
‫جهات من خارج المؤسسة‪ .‬وقد يكون أي نوع من أنواع التقارير السابق ذكرها كبير الحجم (طويالً)‬
‫أو صغير! الحجم (قصيراً)‪ ،‬وهذا يعتمد على موضوع! التقرير والجهة المرسل إليها‪ ،‬وفيما! إذا كان‬
‫رسمياً أو غير رسمياً‪ . . .‬الخ‪.‬‬

‫‪35‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وسنعرض فيما يلي بعض أنواع التقارير التي تتعلق بنشاط أو بآخر من نشاطات المكاتب‪ ،‬وهي من النوع‬
‫التي يمكن أن يطلق عليها تقارير إدارية ‪ ،Management Reports‬وفيما يلي شرح موجز لها‪:‬‬

‫‪ -‬تقارير الموظفين (األفراد) ‪:Personnel Reports‬‬

‫وتشمل على ملخص مكتوب عن نشاط موظفي المكتب أو المؤسسة‪ ،‬ومن األمثلة على هذا النوع من‬
‫التقارير‪:‬‬
‫‪ ‬التقرير عن دوران العمل ‪Turnover‬‬
‫‪ ‬تقارير التغيب عن العمل ‪Absenteeism‬‬
‫‪ ‬تقارير اإلجراءات التأديبية على العاملين ‪Discipline‬‬
‫‪ ‬تقارير الترقيات الخاصة بالعاملين ‪Promotions‬‬
‫‪ ‬تقارير زيادة الكفاءة والجدارة ‪Merit Increases‬‬
‫‪ ‬تقارير الشكاوى والتظلم! ‪Grievances‬‬
‫‪ ‬تقارير الحوادث وإ صابات العمل بين العاملين ‪Accidents‬‬

‫‪ -‬تقارير اإلنجاز ‪:Progress Reports‬‬

‫ويتعلق! هذا النوع من التقارير بنشاطات! المكتب أو المؤسسة وأعمالها‪ ،‬كأن يتم تقديم تقرير إلى إدارة‬
‫المؤسسة بخصوص أي مشروع هام من مشروعاتها كي تبقى إدارة المؤسسة على علم أوالً بأول بكل تقدم‬
‫يتم إحرازه في هذا المشروع‪ .‬ومن األمثلة على النشاطات المتعددة التي تتطلب إعداد مثل هذا النوع من‬
‫التقارير ما يأتي‪:‬‬
‫‪ ‬التحديث والتطوير في المكتب ‪ ،‬مثل تركيب واستخدام! أثاث ومعدات جديدة‬
‫‪ ‬إعادة التصميم! الداخلي للمكتب ‪Design of office Layout‬‬
‫‪ ‬إدخال نظام محاسبي! جديد تستخدم فيه الحاسبات اإللكترونية ‪Installation of new Computers‬‬
‫‪accounting system‬‬
‫‪ ‬مفاوضات العمل والعمال في المؤسسة ‪Labor Negotiations‬‬
‫‪ ‬االستعداد لنقل المكتب إلى مكان آخر ‪Preparation for Move‬‬

‫‪36‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ -‬التقارير المالية‬
‫إن النوعين السابقين من التقارير يمكن إصدارهما بشكل غير منتظم ‪ ، Irregularly‬وهذا يعني أن تقارير‬
‫دوران العمل السابق اإلشارة إليها يمكن أن تصدر! كل شهر ‪ ،‬أو كل ثالثة أشهر‪ ،‬أو حتى كل سنة‪ ،‬كما أن‬
‫تقارير الترقية الخاصة بالعاملين يمكن إعدادها وتقديمها في أي وقت ‪ Any Time‬كما أن تقارير التقدم‬
‫يعتمد إصدارها! على وجود تقدم في المشروع‪ .‬في حين أن النوع الثالث من التقارير أو التقارير المالية هي‬
‫تقارير منتظمة ‪ ، Regular‬أي يجب إصدارها كل فترة معينة وبانتظام! ‪ ،‬أي دورية في إصدارها ‪ ،‬ألنها‬
‫تعكس الوضع المالي للمؤسسة ‪ .‬وهذا يتطلب أن يكون لدى المكتب أو المدير خلفية جيدة في المحاسبة‬
‫‪ ،Accounting‬حتى يستطيع أن يستوعب التقارير المالية التي تقدم إليه‪ .‬ومن أنواع التقارير المالية التي‬
‫يكون مديرو اإلدارة مسئولون عنها‪ :‬الميزانيات! وحساب المصروفات‪.‬‬

‫‪ -‬التقارير الخاصة‬
‫وهي عبارة عن تقارير غير عادية ‪ ، Unusual‬قد يحدث أن تستخدم مرة واحدة بخصوص نشاطات غير‬
‫عادية ‪ Atypical Activities‬وهي بالعادة تصدر إما عن اإلدارة العليا في المؤسسة ‪Top‬‬
‫‪ Management‬أو عن مدير المكتب ‪ The office manager‬ومن األمثلة على النشاطات التي يمكن أن‬
‫يعد عنها مثل هذا النوع من التقارير ما يلي‪:‬‬

‫التقرير الخاص بجدوى! إدخال نظام الحاسب اإللكتروني! الصغيرة ‪ Microcomputer‬ليحل محل النظام‬
‫اليدوي! في إعداد الرواتب في المؤسسة أو في المكتب‪ ،‬التقرير الخاص باإلدارة الذاتية للمجموعات بدالً من‬
‫اإلدارة الهيكلية التقليدية‪ ،‬التقرير الخاص بكيفية تعديل نظام االقتراحات المعمول به في المؤسسة‬

‫‪37‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫فوائد استعمال التقارير‬

‫هناك أربع فوائد رئيسة الستعمال التقارير في المنشأة وهي‪:‬‬
‫‪ ‬إجراء تغيير في اإلجراءات ‪ ،‬والسياسات! ‪ ،‬وفلسفة المؤسسة ‪ .‬إن الكثير من التقارير يكون لها تأثير‬
‫في اتخاذ القرار الخاص بالتغيير‪ .‬فعلى سبيل المثال قد يتم تغيير في إجراءات ‪ Procedures‬العمل‬
‫نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير بخصوص إدخال وتركيب حاسوب‪ ،‬فإذا ما تم ذلك فإن اإلجراءات‬
‫المتبعة حالياً فيما يتعلق بدفع أجور ورواتب! العاملين في المؤسسة سيتم تغييرها! بسبب استعمال‬
‫الحاسوب‪.‬‬

‫‪ ‬كذلك قد يحصل تغيير في بعض السياسات ‪ Policy‬المتبعة في الشركة ‪ ،‬وعلى سبيل المثال قد ُيظهر‬
‫تقرير أن السلف المالية التي تصرف لبعض الموظفين يساء استعمالها! ‪ ،‬وعليه قد تصدر! سياسة‬
‫جديدة تمنع منح السلف النقدية للموظفين‪.‬‬

‫‪ ‬التنبؤ بالحاجات ‪ : To forecast needs‬قد يشير تقرير إلى زيادة أعباء الموظفين في المكتب نتيجة‬
‫قله عددهم‪ ،‬مقارناً باألعمال الكثيرة المطلوب منهم إنجازها‪ ،‬مما يتطلب تعيين عدد إضافي من‬
‫الموظفين‪.‬‬

‫‪ ‬مقارنة اإلنجاز بمعايير األداء ‪ :To compare performance with standards‬وهذا يعني‬
‫استعمال التقارير في الرقابة‪ ،‬والمثال على ذلك مقارنة التكاليف الواردة في الميزانية ‪ ،‬بالتكاليف!‬
‫الفعلية ‪ ،‬وذلك فيما يتعلق بنشاط أو مشروع معين ‪ ،‬أو عند رصد مخصصات! لشراء آلة أو جهاز‬
‫معين ‪ ،‬وبهذه المقارنة بين التكاليف المقدرة والتكاليف الفعلية بموجب الميزانية التقديرية تستطيع‬
‫اإلدارة اكتشاف! االنحرافات إن وجدت‪.‬‬

‫‪ ‬تخفيض التكاليف ‪ :To reduce Costs‬إن أي تقرير من التقارير المالية يمكن أن يعتبر كأساس‬
‫وقاعدة لخفض المبالغ التي يتضمنها‪ .‬كذلك فإن التقارير غير المالية كتلك التي تقارن بين األداء‬
‫ومعايير! العمل ‪ ،‬يمكن أن تتضمن تطبيقات أو اقتراحات لتخفيض التكلفة ‪ ،‬فعلى سبيل المثال فإن‬
‫تقرير اإلنجاز المتعلق بالتحديث في المكتب ‪ ،‬يمكن أن يكشف عن مصاريف زائدة عما خطط له ‪،‬‬
‫مما قد ينتج عنه إيقاف عملية التحديث والتجديد! أو الحد منها ‪ ،‬وذلك من أجل خفض تكلفتها‪.‬‬

‫أجزاء التقرير وتنظيمه‬

‫الغالف‪ :‬تتكون أجزاء الغالف من خمسة أمور‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪38‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ -‬بيانات المسؤولية‪:‬‬

‫موقعها في الزاوية العليا لجهة اليمين‪ ،‬وتتكون من الموقع التنظيمي! لمعد التقرير‪ ،‬والموقع األعلى الذي ينتمي‬
‫إليه‪ ،‬واسم المؤسسة التي ينتمي إليها‪ ،‬على أن يكون اسم المؤسسة هو األعلى‪ ،‬يليه الموقع األعلى الذي ينتمي‬
‫إليه‪ ،‬وفي! األسفل موقع معد التقرير ‪.‬‬

‫‪ -‬الرقم‪:‬‬

‫موقع الرقم في الزاوية العليا لجهة اليسار‪ ،‬ويمكن أن يكون هناك رقمان للتقرير‪ ،‬رقم متسلسل عبارة عن عدد‬
‫التقارير التي أرسلت من قبل الموقع المعد للتقرير‪ ،‬ورقم يرمز لموضوع التقرير‪ ،‬وهو يفيد في عملية حفظ‬
‫واسترجاع! التقرير ‪.‬‬

‫‪ -‬اسم التقرير ‪:‬‬

‫وهو األبرز في أجزاء الغالف‪ ،‬ويكون في وسط الغالف وبخط مميز عن باقي األجزاء ‪.‬‬

‫إن اختيار اسم التقرير ينبع من الهدف الذي كتب ألجله التقرير‪ ،‬وعادة يختار االسم في نهاية كتابة التقرير‬
‫ليكون األكثر إشارة إلى هدف التقرير‪.‬‬

‫‪ -‬التاريخ‪:‬‬

‫عادة يكون موقع التاريخ تحت العنوان مباشرة‪ ،‬ويقصد بالتاريخ‪ ،‬تاريخ بدء وانتهاء النشاط الذي يغطيه‬
‫التقرير‪.‬‬

‫‪ -‬معد التقرير‪:‬‬

‫يكتب اسم أو أسماء معدي التقرير في الزاوية السفلة لجهة اليسار‪ .‬وصفة التقرير كما لو كان سرياً‪ ،‬أو‬
‫شخصياً … الخ‪.‬‬

‫قائمة المحتويات ‪:List of Contents‬‬

‫تحتوي! قائمة المحتويات على عناوين األقسام! ‪ Sections‬الرئيسية‪ ،‬واألقسام الفرعية ‪،Subsections‬‬
‫وأرقام صفحاتها في التقرير‪.‬‬

‫‪39‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الملخص ‪A summary of conclusions:‬‬

‫وهذا الجزء يمكن أن يأتي بعد المقدمة خاصة في التقارير الطويلة‪ ،‬مما يساعد المدير المشغول ‪Busy‬‬
‫في التعرف على النقاط الرئيسة الهامة في التقرير‪ ،‬إلى أن تحين الفرصة لقراءته كامالً‪.‬‬

‫المقدمة ‪ :The introduction‬وتتضمن مقدمة التقرير أجزاء لـ‪:‬‬

‫‪ ‬التفويض بكتابة التقرير‬
‫‪ ‬الهدف من كتابة التقرير‬
‫‪ ‬مصادر المعلومات ‪References‬‬
‫‪ ‬مدى أو حدود التقرير ‪Limitations of the scope of the report‬‬

‫المتن (جسم التقرير) ‪:Body‬‬

‫وهو الجزء الرئيسي في التقرير الذي يقدم تفاصيل كاملة عن الحقائق ‪ ، Facts‬ويعرض الموضوع!‬
‫بشيء من التفصيل ‪ ،‬كما يبين المزايا والعيوب ‪ ،‬وما تم تنظيمه وترتيبه على شكل أقسام! رئيسة وأقسام‬
‫فرعية ‪ ،‬مع إعطاء عناوين مناسبة لها ‪ ،‬بما يتمشى مع قائمة المحتويات‪ .‬وفي هذا الجزء من التقرير يتم‬
‫عرض المعلومات وتوضيحها! ومقارنتها وتحليلها! وتفسيرها‪.‬‬

‫التوصيات ‪:Recommendations‬‬

‫إن أي تقرير مهما كان هدفه‪ ،‬يجب أن يكون لديه توصيات‪ ،‬تفيد القارئ وتكون نتاج العرض لتوصل‬
‫القارئ إلى الهدف الذي يريده كاتب التقرير‪ .‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬

‫في بعض األحيان قد نستعيض عن المستخلص والتوصيات بالخاتمة‪ ،‬حيث يتم ذكر تلخيص للدراسة‬
‫والنتائج‪ ،‬ومن ثم عرض التوصيات ‪.‬‬

‫المالحق ‪:Appendixes‬‬

‫وتتضمن معلومات ليست رئيسة أو أساسية بحيث يتضمنها موضوع التقرير أو الجزء الرئيسي! منه ‪،‬‬
‫مثل قائمة بالجداول ‪ ،‬أو قائمة بأسماء بعض المؤسسات ‪ ،‬أو معاهد األبحاث والتدريب ‪ ،‬أو الرسومات!‬
‫البيانية والخرائط‪.‬‬

‫‪40‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الفهرس ‪:Index‬‬

‫ويمكن أن يكون مفيداً للقارئ إذا ما كان التقرير طويالً مثل فهرس ببعض المصطلحات! التي ورد‬
‫ذكرها في التقرير‪ ،‬أو فهرس بأسماء بعض األشخاص‪ ،‬أو فهرس موضوعات‪ . . .‬الخ‪ .‬وعادة يتم‬
‫ترتيب هذه الفهارس بطريقة يسهل على القارئ الوصول! إلى ما يريده بسرعة وبسهولة‪ ،‬كأن ترتب‬
‫أبجدياً أو هجائياً‪ . . .‬الخ‪.‬‬

‫‪41‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫مراحل وخطوات كتابة التقرير‬

‫المرحلة األولى‪ :‬اإلعــــداد‬

‫أوالً‪ :‬حدد هدفك من إعداد التقرير‪:‬‬

‫‪ o‬من أنت وماذا تريد من التقرير؟‬

‫‪ o‬حاول أن تحدد بوضوح! هدف التقرير في ضوء حدود سلطاتك! وصالحياتك‪.‬‬
‫‪ o‬حدد الموضوع في ذهنك بوضوح وهدف تقريرك‪ ،‬وبصفة عامة ستجد أن الهدف إما‪ :‬إعطاء أفكار!‬
‫أو تقديم مقترحات وتوصيات‪ ،‬وسواء تضمن التقرير حقائق أو مقترحات أو كليهما معاً فال بد من‬
‫الحرص على توضيح ذلك كله حتى ال يختلط األمر على القارئ‬

‫ثانياً‪ :‬حدد هدف قارئ التقرير‪:‬‬

‫اسأل نفسك…‬
‫‪ o‬ما الذي يحتاج قارئ! التقرير إلى معرفته؟‬
‫‪ o‬ما الذي يعرفه عن الموضوع! من قبل؟‬
‫‪ o‬كيف يمكنني إن أضيف معلومات جديدة إلى معلوماته الحالية عن الموضوع؟‬
‫‪ o‬كيف سيستخدم! التقرير وعلى أي وجه سينتفع به؟‬
‫‪ o‬ويجب أن تتذكر أن من واجبك أن تلبي احتياجات قارئ! التقرير ‪ ،‬هل ينظر إلى موضوع! التقرير‬
‫نظرة عملية أم فنية أم إدارية؟‬

‫‪42‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫ثالثاً‪ :‬حدد المادة التي ستعدها في التقرير ‪:‬‬

‫‪ o‬اجمع الحقائق واألفكار! عن موضوع! التقرير‪ ،‬سواء بواسطة التجربة أو المالحظة أن القراءة أو‬
‫الحوار مع اآلخرين‪ ،‬وهذا مجال كبير يزيد بكثير عن عملية إعداد التقارير نفسها‪.‬‬
‫‪ o‬راجع األفكار! والحقائق لتتحقق من صحتها‪.‬‬

‫‪ o‬سجل جميع الحقائق واألفكار‪ :‬دون في مذكرتك! كل الحقائق واألفكار المتعلقة بالموضوع‪ .‬وفي هذه‬
‫المرحلة يمكن إتباع أي ترتيب تمليه الظروف‪ ،‬ومع ذلك إذا كان في ذهنك تقسيم واضح ألجزاء‬
‫التقرير فيمكنك أن تخصص صفحة أو بطاقة خاصة لكل قسم من هذه األقسام‪ .‬وعلى سبيل المثال إذا‬
‫كان موضوع! التقرير صناعياً ‪ ،‬فإن الموضوع سيقسم نفسه بحكم طبيعته إلى جوانب فنية‪ ،‬وجوانب‬
‫مالية ‪ ،‬وجوانب إدارية‪.‬‬

‫كتابة المذكرات خالل مرحلة اإلعداد‪:‬‬

‫من أين نجمع البيانات والمعلومات ؟؟؟؟‬

‫من خبرتك الشخصية‪ ،‬من القراءة‪ ،‬واالستماع! والحديث مع اآلخرين‪ ،‬من إجراء التجارب ومن‬ ‫‪-‬‬
‫المالحظة‪.‬‬

‫كيف ؟؟؟؟‬
‫بتسجيل الحقائق واألفكار بسرعة في مذكرات وقت الحصول عليها‪ ،‬أو على بطاقات من الورق! المقوى‬ ‫‪-‬‬
‫(كروت) ‪.‬‬
‫اترك مسافات خالية بين النقاط المتتابعة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫سجل كل البيانات والمعلومات حتى التي قد تبدو ذات عالقة بعيدة بهدف التقرير‪ ،‬فقد تتضح أهميتها‬ ‫‪-‬‬
‫عندما تشرع في كتابة التقرير‪.‬‬
‫يمكنك أن تضع نظاما خاصا بك لالختصارات! ‪ abbreviations‬ولكن يجب أن تتبع نفس النظام في‬ ‫‪-‬‬
‫كتابة المذكرات من البداية إلى النهاية‪.‬‬
‫يمكن أن تستخدم! الرسوم الكروكية واألشكال! التوضيحية كلما كان ذلك مفيدا في تسجيل البيانات‬ ‫‪-‬‬
‫والمعلومات‪.‬‬
‫سجل باستمرار مصدر! كل بيان أو معلومة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪43‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫متى ؟؟؟؟‬
‫األفضل أن تسجل البيانات والمعلومات! لحظة الحصول عليها‪ ،‬وإ ذا لم تسنح لك الفرصة‪ -‬على األقل فور!‬ ‫‪-‬‬
‫أن تتوفر لك اللحظة التي تستطيع أن تسجلها فيها‪.‬‬
‫تذكر أن االنطباع! األصلي الذي خرجت به سوف! يضعف ويضيع! بمرور الساعات واأليام‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫سجل كل األخطار! ذات العالقة بموضوع التقرير في سياق المقابلة‪ ،‬اطلب من الشخص الذي تقابله أن‬ ‫‪-‬‬
‫يسمح ببعض الوقت لكتابة مذكرات‪ ،‬فهذا قد يغنيك عن الجدل أو التشكك في البيانات والمعلومات‬
‫الحقا‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المرحلة الثانية‪ :‬التـرتيب‪:‬‬

‫يمكنك إعداد تقرير دقيق ومنطقي ومرتب إذا استطعت أن تراعي النقاط العشر التالية‪:‬‬

‫‪ o‬سجل هدفك في عبارة واحدة موجزة وجامعة بحيث توضح مدى فهمك للمهمة الموكلة إليك‪ ،‬ولكي‬
‫تعفيك من تقديم أفكار أو توصيات تخدم هدف التقرير‪ ،‬ثم اختر عنوان يوضح هدفك‪.‬‬

‫‪ o‬أدرس األفكار! والحقائق التي جمعتها‪ :‬تخلص من كل فكرة ترى أنها غير مفيدة أو غير ضرورية‬
‫لتحقيق هدفك‪ ،‬سجل أي أفكار أو حقائق تبدو هامة أو مفيدة‪.‬‬

‫‪ o‬راجع التقسيمات الرئيسية مراجعة دقيقة‪ :‬إذا لم تكن قد قمت بإعداد التقسيمات في مرحلة سابقة‪ ،‬فكر‬
‫اآلن في التقسيمات الرئيسية التي ستأخذ بها‪ ،‬اختر عنواناً لكل قسم‪ .‬اكتب كل عنوان في ورقة‬
‫منفصلة وبطاقة خاصة‪ ،‬وسجل قائمة بالفقرات التي يقع عليها اختيارك! ‪ -‬في أوجز عبارة ممكنة‪-‬‬
‫تحت العناوين المناسبة لها‪.‬‬

‫‪ o‬رتب أجزاء التقرير‪ :‬أعطى رقم! لكل قسم من أقسام التقرير حتى يمكن الرجوع إليه في أية مناقشة‬
‫للتقارير‪.‬‬

‫‪ o‬رتب المحتويات الداخلية في كل قسم بأسلوب يسهل على القارئ فهمة ومتابعته‬

‫‪ o‬تقدم مع القارئ خطوة فخطوة‪ ،‬وتدرج به من المعروف إلى المجهول‪ :‬فإذا كان هناك عدد من‬
‫الفقرات تحت العنوان الواحد فيمكنك! أن تعطي كل فقرة رقماً‪ ،‬إن مثل هذا اإلعداد الدقيق! هو الوسيلة‬
‫الوحيدة لشرح الموضوعات المعقدة‪ .‬وينبغي! أن يكون هدفك طوال هذه المرحلة هو تصنيف‬
‫المعلومات التي وقع عليها اختيارك! إلى مجموعات قليلة ذات ترتيب يسهل فهمه‪ .‬وفي بعض‬
‫األحيان قد تجد أن من الضروري أن تقاوم إغراء اإلسهاب في الكتابة في النتائج التي توصلت إليها‪،‬‬
‫ال لشيء إال ألن الحقائق التي قامت عليها تلك النتائج قد تطلبت منك وقتاً طويالً لتجميعها‪.‬‬

‫‪ o‬تأكد من أن االستنتاجات! أو التوصيات! التي تتوصل! إليها تنسجم مع الحقائق وتتفق معها‪ :‬حدد هل‬
‫من األفضل أن تجمع هذه النتائج أو التوصيات في قسم خاص بها بحيث تمثل االستنتاج الطبيعي‬
‫الذي خلص به التقرير أو أن األفضل توزيعها! على األقسام التي تتعلق بها‪ .‬وقد! تجد أنه من األنسب‬
‫أن تجمع بين الطريقتين بأن تذكر االستنتاجات! والتوصيات! قسماً وراء اآلخر‪ ،‬وأن تعيد عرضها‬
‫مجمعة مرة أخرى في ختام التقرير‪.‬‬

‫‪45‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ o‬راجع العنوان الرئيسي وعناوين األقسام بدقة‪ :‬إن هذه العناوين ينبغي أن تحدد الموضوع الرئيسي!‬
‫الذي تتحدث عنه وال تقتصر على مجرد الوصف‪ .‬وتذكر! أن اإليجاز مرغوب دائماً‪ ،‬لكن ثالث أو‬
‫أربع كلمات واضحة ودقيقة أفضل من كلمتين غامضتين تحمالن التأويل والتفسير‪.‬‬
‫‪ o‬ادرس مدى فائدة االستعانة بالصور واألشكال! التوضيحية لتكملة الكلمات أو االستعاضة عنها‪ :‬إن‬
‫شكالً توضيحياً جيداً ومعبراً! قد يكون أفضل من صفحة كاملة مكتوبة (قارن بين الوصف بالكالم‬
‫والنثر وصورة قصر أو نهر أو فتاة)‪.‬‬

‫‪ o‬أدرس مدى فائدة استخدام الهوامش‪ :‬إذا تم استخدام الهوامش بكفاءة فإنها لن تعيق تدفق! األفكار‬
‫والمعلومات‪ ،‬وتستخدم! الهوامش بهدف‪:‬‬
‫‪ ‬بيان مصادر االقتباس أو المراجع المشار إليها في التقرير‬
‫‪ ‬اإلشارة إلى مصادر يمكن الحصول منها على معلومات إضافية‬
‫‪ ‬شرح بعض ما ورد في التقرير والذي قد يكون واضحاً! بالنسبة لبعض القراء‪ ،‬وغامضاً بالنسبة‬
‫لآلخرين‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن تكون الهوامش مختصرة بقدر اإلمكان‪ ،‬كما يجب أن تظهر في نفس الصفحة التي‬
‫توجد فيها الفقرة التي تشير إليها‪.‬‬

‫‪ o‬ادرس مدى إمكانية رفع بعض التفاصيل من أجزاء التقرير األصلية لوضعها! في مالحق خاصة‪ :‬إن‬
‫المالحق تؤدي وظيفة مشابهة لوظيفة الهوامش‪ ،‬فهي تفيد في استبعاد التفاصيل التي قد تشتت ذهن‬
‫القارئ عن الخط األصلي للموضوع‪ ،‬وبهذا يتمكن القارئ من متابعة الفكرة األصلية دون مقاطعة‪،‬‬
‫وقد يكون من المفضل في بعض األحيان عرض هذه التفاصيل موجزة ضمن التقرير ذاته‪.‬‬

‫‪46‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المرحلة الثالثة‪ :‬كتابة التقرير‬

‫المقدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫كل تقرير يحتاج إلى مقدمة ربما كانت بضعة سطور أو بضعة صفحات حسب حجم التقرير‪ ،‬ومع أن‬
‫المقدمة تأتي دائماً في صدر التقرير إال أنها كثيراً ما تكتب بعد االنتهاء من كتابة كل أجزاء التقرير‬
‫األخرى‪ .‬وتعتبر! المقدمة المجال الطبيعي! لعرض األفكار! العامة والتمهيد لما يجئ بالتقرير‪ ،‬ويجب‬
‫دائماً أن تتجنب التفاصيل التي تتعلق باألجزاء الرئيسية للتقرير ‪.‬‬

‫ويجب أن تشمل المقدمة والسيما في التقارير الطويلة‪:‬‬

‫‪ ‬اسم ووظيفة من سيقدم إليه التقرير ‪ ،‬فإذا كان التقرير سيقدم إلى عدد من األشخاص فيمكنك!‬
‫تصنيفهم إلى قسمين إذا تطلب األمر ذلك ‪ ،‬منها قسم يستلم التقرير للعلم واإلحاطة‪.‬‬
‫‪ ‬تاريخ التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬تصنيف التقرير حسب درجات السرية إذا اقتضت الضرورة ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد موضوع! التقرير وحدوده وأهميته‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد هدف واضح للتقرير ونطاق سلطاته‪.‬‬
‫‪ ‬المعلومات األساسية (مثل تعاقب األحداث الماضية التي أدت إلى ظهور! المشكلة الحالية)‬
‫التي يحتاجها القارئ والتي ال يعرفها بوضوح! أو ال يستطيع! أن يتذكرها! بسهولة‪.‬‬
‫‪ ‬النتائج التي توصلت إليها سواء كانت بالتفصيل أو بشكل موجز! واالستنتاجات! والتوصيات!‬
‫التي انتهيت إليها‪.‬‬
‫‪ ‬الترتيب الذي وضعته لألقسام! الرئيسية في التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬تعريف بالمصطلحات الفنية وبالكلمات التي ستستخدمها! في التقرير استخداماً خاصاً يختلف‬
‫عن المعنى الشائع أو المفهوم لها‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن يتضمن التقرير فاصال مميزاً يحدد نهاية المقدمة وبداية القسم األول من التقرير‪.‬‬
‫قرر ما إذا كنت ستضع للمقدمة رقماً! مسلسالً فإذا أعطيت المقدمة رقم (‪ )1‬فإن أول أقسام!‬
‫التقرير يجب أن يحمل رقم (‪.)2‬‬
‫‪ ‬حاول أن تجعل المقدمة شيقة تدفع القارئ إلى المضي في قراءة التقرير ‪ ،‬وعلى سبيل المثال‬
‫يمكنك تحقيق هذا الهدف إذا استطعت أن تبزر النقاط ذات األهمية المالية أو الفنية القصوى ‪،‬‬
‫ولكن تجنب اإلثارة أو احتمال إساءة تفسير ما تقدمه من حقائق‪.‬‬

‫‪ ‬األسلوب‪ :‬من المفضل دائماً أن تعرض التقارير اإلدارية والعملية الفنية بأسلوب واضح سهل الفهم‪.‬‬

‫‪ ‬الترتيب‪:‬‬

‫‪47‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫قد يكون من األفضل أحياناً لكي تساعد القارئ عند قراءته للتقرير أن تضع أرقاماً أو حروفاً مسلسلة‬
‫للفقرات التي يتكون منها كل قسم‪ ،‬ولكن هذا األسلوب ينبغي أال نسرف في استخدامه‪ ،‬فهو ال حاجة‬
‫إليه في التقارير الموجزة المتماسكة‪ ،‬المتتابعة األحداث‪.‬‬

‫األشكال والرسوم التوضيحية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫أثناء كتابة التقرير يجب أن تفكر في الرسوم! واألشكال التوضيحية التي يمكنك االستعانة بها‪ ،‬فكثيراً!‬
‫ما يكون هناك تالزم وارتباط بين المادة المكتوبة واألشكال والرسوم التوضيحية‪ .‬ويجب أن يشار‬
‫إلى كل شكل أو رسم على األقل مرة واحدة في ثنايا التقرير‪ .‬كما يجب أن يتم تمييز كل شكل أو رسم‬
‫بعنوان أو تعليق‪ .‬وإ ذا تضمن تقريرك أكثر من شكلين أو ثالثة فإن من األفضل ترقيمها! تحقيقاً‬
‫لسهولة اإلشارة إليها‪.‬‬

‫األقسام الرئيسية والمالحق‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ال تشغل نفسك بكتابة أكثر من جزء واحد أو ملحق في نفس الوقت‪ .‬خصص وقتاً مستقالً لكل بند‪.‬‬
‫وقد يتطلب األمر أن تراعي أن يتضمن كل قسم‪:‬‬
‫‪ ‬ذكر الحقائق التي توصلت إليها ومصادرها‬
‫‪ ‬تحليل الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬ذكر االستنتاجات والتوصيات القائمة على تلك الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬وصف لإلجراءات التي اتبعتها في البحث‬
‫‪ ‬اإلشارة إلى المعلومات الواردة في أحد المالحق أو تلخيصها‪.‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إن الخاتمة يجب أن تشتمل بعض أو كل ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬تلخيص الدراسة والتي تضمنتها األقسام! الرئيسية للتقرير‪.‬‬
‫‪ ‬تلخيص للنتائج التي تم التوصل إليها‬
‫‪ ‬عرض للتوصيات المبنية على النتائج واالستنتاجات‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد نوعية اإلجراء الذي يجب اتخاذه نتيجة للتوصيات! التي قدمتها! وتحديد الشخص‬
‫الذي يجب أن يتخذ هذا اإلجراء‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد االعتبارات العامة التي تقع خارج نطاق سلطاتك! وصالحياتك! والتي لها عالقة‬
‫بالتقرير الذي تعده‪ .‬وجدير بالذكر أن المقدمة والخاتمة تعتمد كل منها على األخرى‬
‫اعتماداً وثيقاً‪ .‬فإذا تضمنت المقدمة مجرد تلخيص لالستنتاجات! والتوصيات! التي‬

‫‪48‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫خرجت بها من الدراسة فإنك ستظل في حاجة إلى عرضها بالتفصيل في الخاتمة‪ .‬أما إذا‬
‫ذكرت هذه االستنتاجات! والتوصيات! بالتفصيل في المقدمة‪ ،‬قد نجد أنه ال ضرورة‬
‫لتكرارها مرة أخرى في الخاتمة‪.‬‬
‫‪ ‬ويجب أن يكون للخاتمة عنوان خاص بها لكي يكون تمييزاً واضحاً بينها وبين آخر‬
‫األقسام الرئيسية في التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬وقد ترى أن من األفضل إجراء تغييرات جذرية تتابع كل من المقدمة واألقسام الرئيسية‬
‫والخاتمة‪ ،‬وذلك بوضع الخاتمة بعد المقدمة أو حتى بدمج المقدمة والخاتمة سوياً‪ .‬وفي‬
‫هذه الحالة ستصبح األقسام الرئيسية للتقرير مالحق وذلك بحكم الواقع حتى وإ ن ظلت‬
‫اسماً أقساماً! للتقرير‪.‬‬

‫‪49‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المرحلة الرابعة‪ :‬مراجعة التقرير‪:‬‬

‫بعد أن تفرغ من إعداد المسودة األولية للتقرير‪ ،‬اترك تقريرك جانباً لبعض الوقت (إذا كان لديك متسع من‬
‫الوقت)‪ ،‬ثم أعد قراءته محاوالً انتقاد التقرير انتقاداً موضوعياً‪ !،‬كما لو أن شخصاً آخر غيرك هو الذي أعد‬
‫ذلك التقرير‪ .‬ويمكنك! أن تتبع الخطوات التالية‪:‬‬

‫‪ o‬تفحص التقرير بشكل عام‪:‬‬

‫هل تصميم التقرير – من حيث الهيكل والتقسيم – واضح ومفهوم؟‬ ‫‪‬‬
‫هل العناوين تعبر عما تحتها تماماً‪ ،‬وهل هي متفقة ومنسجمة مع هدف التقرير؟‬ ‫‪‬‬

‫‪ o‬راجع عنوان التقرير‪ ،‬وقائمة المحتويات‪ ،‬والمقدمة‪ ،‬والخاتمة‪ ،‬أو االستنتاج‪ ،‬وتأكد! من وضوح‬
‫العالقة بينهما جميعاً مراعياً اآلتي‪:‬‬
‫هل تأكدت من أنك ذكرت الهدف الرئيسي! وأسلوب الدراسة بوضوح! في المقدمة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل العناوين تتفق مع قائمة المحتويات وأسلوب وخطة التقرير كما وردت في المقدمة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل اتبعت األسلوب الذي وضعته في مقدمة التقرير؟ ومن البداية إلى النهاية؟‬ ‫‪‬‬
‫هل أعطيت أهمية خاصة وأبرزت! النقاط والجوانب التي تحتاج اإلبراز والتوكيد؟‬ ‫‪‬‬
‫هل األجزاء التي يتكون منها التقرير منسجمة مع بعضها البعض ‪ ،‬وهل نالت منك األهمية النسبة‬ ‫‪‬‬
‫التي تستحقها؟‬

‫‪ o‬راجع النص الذي كتبته بالتفصيل ‪:‬‬

‫تأمل كل العبارات التي كتبتها بنظرة انتقاديه ‪ ،‬وخاصة تلك التي يحتمل أن تكون موضع اقتباس أو‬
‫استشهاد‪ .‬تأكد من إتباع قواعد النحو‪ ،‬ومن صحة الهجاء‪ ،‬ومن سالمة المكونات التشكيلية‪ ،‬ومن وضوح‬
‫األسلوب‪.‬‬

‫‪ o‬اقرأ النص بصوت عالي لنفسك أو لشخص آخر – إذا أمكن – وهو األفضل لكي تعرف ‪:‬‬
‫هل النص تسهل قراءته وفهمه؟‬ ‫‪‬‬
‫هل يمكن لمستمعك – ومن ثم لقارئك أن يتابعك بسهولة ؟‬ ‫‪‬‬
‫هل هناك تكرار ال ضرورة له ؟‬ ‫‪‬‬
‫هل سهوت عن ‪ ،‬أو حذفت بعض النقاط الهامة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل أغفلت ذكر بعض النقاط الهامة في موضع مبكر من التقرير حتى تضمن سهولة الفهم والمتابعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ o‬تفحص األشكال والرسوم! التوضيحية لكي تعرف ‪:‬‬

‫هل كل شكل يؤدي! وظيفته بوضوح! ؟‬ ‫‪‬‬

‫‪50‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫هل تخلصت من التفاصيل غير الضرورية في األشكال والرسوم؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تضمن تقريرك من األشكال والرسوم التوضيحية كل ما يفيد توضيح هدف التقرير ؟‬ ‫‪‬‬
‫هل االرتباط والتالزم! بين المادة المكتوبة واألشكال! والرسوم! التوضيحية واضح؟ وهل ورد كل منها‬ ‫‪‬‬
‫في نفس الموضع من الصفحات أو قرب بعضهما قدر اإلمكان؟‬
‫هل استفدت من األشكال والرسوم التوضيحية إلى أقصى حد كوسيلة تجنبك اإلطالة في الشرح‬ ‫‪‬‬
‫واإلسهاب في الكتابة‪.‬‬
‫هل التعليقات المصاحبة لألشكال والرسوم التوضيحية دقيقة ‪ ،‬وتعطي المعلومات الكافية؟‬ ‫‪‬‬

‫‪51‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫قائمة لتصحيح األخطاء المتعلقة بالحقائق وطريقة العرض وأسلوب كتابة التقارير‬

‫فيما يتعلق بالحقائق‪:‬‬ ‫أوالً‪:‬‬

‫تجنب واحـذر …‬
‫‪ ‬إيراد الحقائق في غير المواضع المناسبة لها‪.‬‬
‫‪ ‬المبالغة عند عرض وتفسير الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬إساءة تفسير الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء أو حذف الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬عدم التمييز بين الحقائق واآلراء‪.‬‬
‫‪ ‬التناقض وعدم االتساق! وفقدان االنسجام! بين الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬االستنتاجات التي ال تدعمها األدلة والبراهين‪.‬‬
‫‪ ‬الوصف الغامض لحقائق أو معلومات يمكن التعبير عنها بصورة أدق وأوضح باستخدام! األرقام‪.‬‬

‫فيما يتعلق بطريقة العرض‪.‬‬ ‫ثانياً‪:‬‬

‫تجنب واحـذر …‬
‫‪ ‬حذف أمور هامة وضرورية لتتابع الفكرة‪.‬‬
‫‪ ‬وضع مادة أو معلومات في قسم ال يناسبها! أو فقرة ال تالئمها أو تتعلق بها‪.‬‬
‫‪ ‬عدم االتساق في الترتيب وطريقة العرض‬
‫‪ ‬إغفال افتتاح كل فقرة بجملة واضحة تفيد في عرض وإ يضاح الفكرة الكلية للفقرة‪.‬‬
‫‪ ‬تضمين الفقرة تفاصيل مضجرة ومملة أو ال عالقة لها بالفقرة‪.‬‬
‫‪ ‬الفشل في التفرقة والتمييز! بين المعلومات الجديدة‪ ،‬وما هو معروف! من قبل‪.‬‬

‫‪52‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫فيما يتعلق بأسلوب الكتابة‪.‬‬ ‫ثالثاً‪:‬‬

‫تجنب واحـذر …‬
‫‪ ‬العبارات والجمل الطويلة (التي تزيد عن ثالثة سطور)‪ ،‬والفقرات الطويلة‪ ،‬والقواعد اللغوية المعقدة‪.‬‬
‫‪ ‬الجمل التي تؤدي إلى الغموض ‪ ،‬والجمل التي يتطلب فهمها إعادة قراءاتها‪ ،‬وكذلك الجمل التي يؤدي‬
‫تتابعها بشكل معين إلى خلق فهم خاطئ مثل (تغيب السيد‪. . . /‬عن حضور االجتماع ‪ ،‬كان‬
‫االجتماع ناجحاً ومثمراً)‪.‬‬
‫‪ ‬إغفـال كلمات الربط التي تفيد في إيضاح المعنى مثل‪ :‬ومع ذلك وزيادة على ذلك‪ ،‬ومن ناحية أخرى‪.‬‬
‫‪. .‬الخ‪.‬‬
‫‪ ‬اإلسهاب وكثرة الكالم‪ ،‬والحشو الذي ال فائدة منه لهدف التقرير‪ ،‬وبمعنى آخر راعي أن تصل‬
‫مباشرة إلى الهدف دون لف أو دوران‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام اللغة واالصطالحات! الفنية التي ال ضرورة لها ‪ ،‬والجمل التي تمتلئ بالكلمات غير المعتادة‬
‫أو المألوفة‪.‬‬
‫‪ ‬القوالب والصيغ المبتذلة والعبارات! البالغية التي ال تفيد في توضيح فكرة أو تبسيط! معنى‪.‬‬
‫‪ ‬إغفال ترتيب الفقرات أو العناصر التي ينبغي أن تضمها قائمة أو الئحة ما حسبما يقتضي التتابع‬
‫والترتيب المنطقي لتلك الفقرات أو العناصر‪.‬‬

‫‪53‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫مواصفات التقرير الجيد‬

‫هناك بعض المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريرا جيدا‪ ،‬كما إنها تستخدم!‬
‫أيضا كمعايير للحكم على جودة أي تقرير و كفاءة و مهارة معد التقرير‪ .‬وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي ‪:‬‬

‫البعد الزمني ‪:‬‬

‫ويقصد بها العالقة التي يغطيها! التقرير ووقت عرض التقرير ‪ .‬فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة‬
‫التغطية اعتبر التقرير أكثر جودة نظرا الرتفاع فائدة وإ مكانية االنتفاع به‪ ،‬فماذا تستفيد اإلدارة من تقرير‬
‫عن الفاقد على خط اإلنتاج خالل أسبوع معين‪ ،‬يعرض بعد ثالثة أسابيع مثال من نهاية هذا األسبوع!‪  ‬؟‬
‫وهل تستطيع! اإلدارة تجنب خسائر نفاذ المخزون من صنف معين‪ ،‬إذا تسلمت تقريرا عن ذلك بعد أسبوع‬
‫من وقوعه ؟ ‪.‬‬

‫هدف أو غرض التقرير‪:‬‬

‫إن كل تقرير فعال يجب أن يكون هناك سبب لكتابته ‪ ،‬وعلى سبيل المثال فإن الغرض من إعداد وإ صدار‬
‫التقرير الخاص بدوران العمل في المكتب واضح ومفهوم! ‪ ،‬وهو تزويد! المسئولين في المكتب عن نسبة‬
‫الدوران في أي سنة من السنوات التي يصدر عنها ‪.‬‬

‫الشمولية واالرتباط بالموضوع ‪:‬‬

‫ويقصد بالشمولية أن يغطى التقرير كافة جوانب الموضوع ويجيب على كل التساؤالت المحتملة للقارئ‪،‬‬
‫وذلك توفيرا! لوقت القارئ ووقت! معد التقرير‪ ،‬فالتقرير غير الشامل يتبعه اتصاالت شفهية‪ ،‬أو كتابية بين‬
‫الطرفين الستكمال الصورة وتغطية كافة الجوانب‪.‬‬

‫اإليجاز ‪:Brevity‬‬

‫حيث أن الكلمات مكلفة‪ ،‬فإنه كلما كان التقرير موجزاً! كلما كان أفضل‪ ،‬فيجب أن يكون التقرير مختصراً‬
‫ومباشراً‪ ،‬لكن اإليجاز في التقرير يجب أال يكون على حساب الشمول والكمال‪ ،‬إنما اإليجاز معناه حذف‬
‫كل ما هو غير ضروري! من التقرير‪.‬‬

‫‪54‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الدقة وصحة البيانات‪:‬‬

‫تعتبر دقة وصحة البيان!ات ال!تي يتض!منها التقرير ع!امال أساس!يا في الحكم على م!دى جودت!ه‪ .‬ويتطلب! ذلك‬
‫من ك!!اتب التقرير التأكد من المعلوم!!ات ال!!تي يعرض!!ها‪ ،‬واإلش!!ار!ة أحيانا إلى مص!!درها‪ ،‬وذل !ك ح!!تى يكسب‬
‫ثقة القارئ وي!وفر له إمكانية االعتم!!اد على التقرير في اتخ!!اذ ق!رار! معين‪ .‬فيجب أن يك!ون القرير م!دعماً‬
‫بمعطيات تمكين القارئ من اتخاذ القرار غير متحيز‪.‬‬

‫الوضوح ‪:Clarity‬‬

‫يجب أن يكون التقرير واضحاً ومفهوماً وغير غامض لكل من يطلع عليه أو يقرأه‪ ،‬خاصة وأنه لن يكون‬
‫هناك مجال للتعبير الشفهي عن محتواه‪.‬‬

‫اإلجراء الواجب اتخاذه ‪:Action Orientation‬‬

‫بالرغم من أن للتقارير أنواع وأغراض مختلفة ‪ ،‬إال أن لها صبغة عامة مشتركة ‪ ،‬وهي توصيتها عما‬
‫يجب عمله كنتيجة للمعطيات التي تم عرضها في التقرير ‪ ،‬فإذا لم يتضمن التقرير التوصية باإلجراء‬
‫الواجب اتخاذه ‪ ،‬فعندها! يمكن القول أن التقرير ليس له هدف وكان األجدر أال يكتب‪.‬‬
‫تقرير ودي وشيق‪:‬‬

‫رغم أن التقرير يعتبر وثيقة مهنية‪ ،‬إال انه يجب أن يكتب بأسلوب شيق يجذب القارئ ويدفعه إلى‬
‫استمرار القراءة ويخاطبه بطريقة ودية وليس بأسلوب جاف ومنفر‪.‬‬

‫مناسبة الحجم ‪:‬‬

‫بحيث ال يكون أصغر أو أكبر من الالزم‪ ،‬ويتوق!ف حجم التقرير على عدة عوامل منها‪:‬‬

‫‪ o‬الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير‪.‬‬

‫‪ o‬المستوى اإلداري الذي يرفع له‪.‬‬
‫‪ o‬الموضوع! الذي يتحدث عنه التقرير‪.‬‬
‫‪ o‬شعور كاتب التقرير بمدى الحاجة إلى اإلسهاب أو االختصار‪!.‬‬

‫‪55‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وهناك اعتقاد خاطئ يسود بين البعض‪ ،‬بأنه كلما كان التقرير كبيرا وزادت عدد صفحاته ‪ ،‬أعطى ذلك‬
‫إحساسا باألهمية وعكس الجهد المبذول في إعداده ‪ .‬و العبرة هنا بالفائدة التي يحصل عليها القارئ ومدى!‬
‫إشباع التقرير لحاجته من المعلومات‪ ،‬بغض النظر عن عدد صفحاته‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫القدرة على اإلقناع ‪:‬‬

‫كلما ك !!ان التقرير ق !!ادرا! على إقن !!اع الق !!ارئ بوجه نظر أو توص !!يات كاتب !!ه‪ ،‬زادت درجة جودت !!ه‪ .‬ويس !!اعد‬
‫على ذلك كف!!اءة الك!!اتب و قدرته على التحليل و االس!!تنتاج و ع!!رض األفك!!ار! ‪ .‬والشك أن لغة األرق!!ام! هي‬
‫دائما األق!!در على اإلقن!!اع ‪ ،‬فال يكفي اإلش!!ارة على ارتف!!اع ع!!دد الرك!!اب المس!!تمر! إلح!!دى ش!!ركات الط!!يران‬
‫كنتيجة لتحس ! !!ين مس ! !!توى الخدمة ‪ ،‬وإ نما يجب أن ي ! !!دعم ذلك بج ! !!دول يوضح ع ! !!دد الرك ! !!اب خالل الخمس‬
‫سنوات السابقة مثال و يظهر معدالت الزيادة السنوية‪.‬‬

‫‪ ‬أسلوب العرض ‪:‬‬

‫يعت !!بر أس !!لوب الع !!رض ع !!امال هاما في الحكم على ج !!ودة التقرير ‪ ،‬حيث يس !!اعد بش !!كل مباشر في تس !!هيل‬
‫مهمة قارئ التقرير واالستفادة منه ‪ ،‬فال شك أن التتابع المنطقي لألفكار والتك!!وين الهيكلي للتقرير ووج!!ود‬
‫عن !!اوين رئيس !!ية و فرعية و طريقة ثابتة لل !!ترقيم و اس !!تخدام! وس !!ائل أيضا مناس !!بة ‪ ،‬كل ذلك تعت !!بر عوامل‬
‫مساعدة لرفع كفاءة وأسلوب عرض التقرير ‪.‬‬

‫التوضيحات ‪:Illustration‬‬

‫يقال "إن الصورة أفضل من ألف كلمة"‪ .‬ولذلك فإن التقرير الذي يتضمن خرائط ورسوم! بيانية توضيحية‬
‫أفضل من التقرير الذي يتضمن مجرد كلمات‪.‬‬

‫نماذج تقارير وتدريبات عملية‬

‫اكتب تقريراً توضح فيه الفائدة التي ستحصل عليها من خالل حضورك لهذه الدورة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫اكتب تقريراً توضح فيه كيفية تطوير طبيعة عملك باستخدام األتمتة المكتبية وتكنولوجيا المعلومات‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫موضحاً كذلك المزايا والعيوب والتكاليف‪.‬‬

‫‪56‬‬
‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫اكتب تقريراً لمديرك المباشر توضح فيه إنجازاتك العملية خالل األربع أشهر السابقة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫اكتب تقريراً لمدير المباشر توضح فيه انجازاتك لمشروع أنت مشرف عليه أو عضواً فيه‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أكتب تقريراً لميزانية دائرتك للعام القادم‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أكتب تقريراً لمشكلة واجهتها في عملك تشرح فيه طبيعة المشلكة وتحليلها وكيفية معالجتها‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪57‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تقرير يتعلق بدوران العمل في أحد المكاتب‬

‫التاريخ‪ 25 :‬كانون الثاني ‪2003‬‬

‫إلى ‪ :‬محمد سعيد الراجي ‪ ،‬مساعد الرئيس للشئون اإلدارية‪.‬‬
‫من ‪ :‬عيسى يوسف! الناجي ‪ ،‬مدير المكتب غزة‬

‫الموضوع‪ :‬دوران العمل في المكتب‬

‫لقد أنهيت تقريري! هذا عن دوران العمل بين (‪ )94‬موظفاً يعملون في مكتبي ‪ ،‬وذلك عن السنة المنتهية في‬
‫‪ 31‬كانون األول ‪ ، 2002‬وقد توصلت إلى المالحظات التالية‪:‬‬

‫‪ ‬إن عدد الذين تركوا! أعمالهم في المكتب في سنة ‪ 2002‬بلغ ‪ 19‬موظفاً ‪ ،‬في حين أن الذين تركوا‬
‫أعمالهم في سنة ‪ 2001‬بلغ ‪ 13‬موظفاً ‪.‬‬
‫‪ ‬بلغت نسبة دوران العمل لسنة ‪ )%20,2( 2002‬بينما كانت (‪ )%14,3‬في سنة ‪2001‬‬
‫‪ ‬من بين الذين تركوا العمل كان ‪ 12‬من اإلناث و ‪ 7‬من الذكور‪.‬‬
‫بالنسبة لفئات األعمال والجنس ‪ ،‬فإن الذين تركوا! العمل كانوا كما يلي‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫المجموع‬ ‫عدد الذكور!‬ ‫عدد اإلناث‬ ‫فئة العمر‬

‫‪10‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪20-29‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪30-39‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪2‬‬ ‫ال أحد‬ ‫‪40-49‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪50-59‬‬
‫‪1‬‬ ‫ال أحد‬ ‫‪1‬‬ ‫‪60-69‬‬
‫‪19‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪12‬‬ ‫المجموع‬

‫هناك أسباب مختلفة لترك العمل‪ ،‬منها التقاعد والحمل والوفاة وعدم الرضى والطالق! وتغيير مكان‬ ‫‪‬‬
‫السكن‪.‬‬

‫التوصيات ‪Recommendations :‬‬

‫‪58‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫علينا االهتمام بظاهرة زيادة ترك العمل في مكتبنا وبشكل خاص بترك العمل للموظفين من فئة‬ ‫‪‬‬
‫الشباب (ذوي األعمال الصغيرة)‪ ،‬حيث يتبين أن هناك عشرة أشخاص ممن تركوا! العمل هم في فئة‬
‫العمر (‪ 29-20‬سنة) ‪ ،‬اثنتان تركتا العمل بسبب الحمل ‪ ،‬والثمانية اآلخرون تركوا! العمل بسبب‬
‫تقدمهم في وظائفهم‪ ،‬مما يشير بوضوح! إلى عدم وجود! فرص لهم للترقية والتقدم عندنا‪ ،‬مما يستوجب‬
‫إعادة النظر ‪.‬‬
‫يستحسن أن تتم دراسة ترك العمل كل ثالثة شهور بدالً من كل سنة ‪ ،‬لمراقبة الوضع بإحكام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪59‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫كتابة تقرير عن أداء معلم في نهاية الستة أشهر األولى من تعيينه‬

‫إلى السيد األستاذ ‪ /‬محمود‪ ,‬مصطفى مدير التعليم اإلعدادي‬

‫إدارة شرق التعليمية‬ ‫من السيدة ‪ /‬ليلى محمود مديرة مدرسة‬

‫تقرير عن أداء السيدة ‪ /‬نادية مدرسة التربية الفنية في نهاية الستة أشهر األولى‬

‫السبت الموافق‪16/2/2002 ,‬‬

‫طبقا للقرار الوزاري بشأن تقديم تقرير بعد الستة أشهر األولى من بداية التعيين ومدى صالحيتها للعمل ‪.‬‬

‫المُدرسة المذكورة تم تعيينها في ‪ 15/8/2002‬وقد أمضت هذه الفترة بالمدرسة‬

‫‪ ‬من حيث كمية العمل المسند إليهما ‪ :‬تقوم بتدريس‪ ,‬النصاب القانوني لها‬
‫‪ ‬وتؤدي‪ ,‬عملها بإتقان‬
‫‪ ‬متعاونة مع إدارة المدرسة وتؤدي ما يطلب منها‬
‫‪ ‬تستعين بالوسائل‪ ,‬التعليمية االبتكارية في سرد الدرس‬
‫‪ ‬دفتر التحضير مستوف‪ ,‬ومتمشي‪ ,‬مع الخطة الموضوعة‬
‫‪ ‬ملتزمة في الحضور واالنصراف‪,‬‬
‫‪ ‬لم تحدث منها أي مخالفة خالل تلك الفترة‬
‫‪ ‬محبوبة من زمالئها ومظهرها‪ ,‬العام مقبول‬
‫‪ ‬تهتم باألنشطة المصاحبة‬

‫لذا يشهد لها بالكفاءة وتحمل المسؤولية ‪ .‬وتوصي إدارة المدرسة باآلتي ‪:‬‬
‫‪ ‬تثبيتها بالعمل في نفس المدرسة‬
‫‪ ‬صقلها بالتدريبات‪ ,‬الالزمة الطالعها على كل ما هو جديد‬

‫‪60‬‬
‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وقد استيفت هذه المعلومات والبيانات من ‪:‬‬

‫‪ ‬متابعة إدارة المدرسة المستمرة ألدائها‬
‫‪ ‬التوجيه الفني المشرف‪ ,‬على المادة‬
‫‪ ‬شئون العاملين‬
‫‪ ‬لجان المتابعة‬
‫‪ ‬نتائجها خالل هذه الفترة‬

‫مرفق طيه ‪:‬‬

‫‪ ‬صورة من المدرسة تفيد بعدم حصولهما‪ ,‬على أية إجازات خالل الفترة السابقة‬
‫‪ ‬صورة لنتائج الطلبة‬
‫‪ ‬صورة من متابعة موجه المادة ألدائها‬

‫برجاء اتخاذ الالزم‬

‫ولسيادتكم‪ ,‬جزيل الشكر ‪،‬‬

‫‪61‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تقرير عن حادثة‬
‫السيد مدير اإلدارة التعليمية‬ ‫إلى ‪:‬‬
‫السيد محمود‪ ,‬غريب ‪ /‬مدير المدرسة‬ ‫من ‪:‬‬
‫حادث إصابة مدرس تربية رياضية‬ ‫الموضوع ‪:‬‬
‫االثنين ‪21/1/2002‬‬ ‫التاريخ ‪:‬‬
‫سد العجز في مادة التربية الرياضية‬ ‫المقدمة ‪:‬‬

‫أثناء طابور‪ ,‬الصباح سقط مدرس التربية الرياضية على األرض وتم نقله للمستشفى‬
‫التقرير مقدم للسيد مدير اإلدارة‬

‫‪ .1‬أنه أثناء الطابور الصباحي يوم االثنين ‪ 21/1/2002‬وأثناء أداء التمرينات الرياضية سقط مدرس‬
‫التربية الرياضية على األرض وتم تحويله للمستشفى وبعرضه على األطباء وجد أنه يحتاج لعملية‬
‫جراحية بالرباط‪ ,‬الصليبي‬
‫‪ .2‬تم كتابة تقرير إثبات حالة وإرساله للمستشفى‬
‫‪ .3‬أثبت تقرير المستشفى أنه مصاب بكسر في الرباط الصليبي وأوصى‪ ,‬له بعمل مخفف‬

‫الخالصة ‪ :‬إصابة مدرس التربية الرياضية أثناء طابور الصباح‬

‫المقترحات ‪ :‬يرجى العمل على سد العجز فترة غياب المدرس‬

‫مصادر البيانات ‪:‬‬

‫‪ .1‬تقرير المدرسة "إثبات حالة "‬
‫‪ .2‬تقرير المستشفى بالحالة‬
‫المشكالت ‪ :‬تأخذ تقرير الحالة الوارد من المستشفى والذي يفيد حالة المعلم‬
‫المرفقات ‪:‬‬
‫‪ .1‬تقرير إثبات حالة عن الحادث من المدرسة‬
‫‪ .2‬تقرير المستشفى بالحالة الصحية‬
‫‪ .3‬خطاب توصية من المستشفى بعمل مخفف‬

‫تقرير مالي خاص بإعداد ميزانية إلحدى الشركات‬

‫الفائض‪ /‬العجز بآالف الدنانير‬ ‫‪ 2004‬بآالف‬ ‫‪ 2003‬بآالف‬ ‫البيان‬
‫الدنانير‬ ‫الدنانير‬
‫‪119‬‬ ‫‪450‬‬ ‫‪569‬‬ ‫رواتب‬
‫‪12‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪92‬‬ ‫إيجار‬
‫‪3‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪23‬‬ ‫تأمين‬
‫‪16‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪83‬‬ ‫تدفئة وإ نارة وطاقة‬
‫‪00‬‬ ‫‪110‬‬ ‫‪110‬‬ ‫استهالك‬
‫‪13‬‬ ‫‪50‬‬ ‫‪63‬‬ ‫قرطاسية ومطبوعات‬
‫‪8‬‬ ‫‪30‬‬ ‫‪38‬‬ ‫بريد وطوابع‬

‫‪62‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪24‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪114‬‬ ‫معالجة المعلومات‬

‫‪9‬‬ ‫‪15‬‬ ‫‪24‬‬ ‫ملفات وحفظ‬
‫‪5‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪25‬‬ ‫صيانة‬
‫‪23‬‬ ‫‪100‬‬ ‫‪123‬‬ ‫هاتف‬
‫‪9‬‬ ‫‪40‬‬ ‫‪49‬‬ ‫متفرقات‬
‫‪241‬‬ ‫‪1075‬‬ ‫‪1361‬‬ ‫المجموع‬

‫في الجدول أعاله يالحظ أن ميزانية سنة ‪ 2004‬قد أعدت في ضوء عدد من العواملـ وهي‪:‬‬
‫‪ .1‬أن هناك زيادة تضخمية بنسبة ‪ %15‬إذ أن قيمة اإليجارات‪ ،‬على سبيل المثال‪ ،‬ازدادت من ‪80,000‬‬
‫دينار في سنة ‪ 2003‬إلى ‪ 92,000‬في سنة ‪2004‬‬
‫‪ .2‬إن هناك زيادة في عدد العاملين في المكتب بنسبة ‪ ، %10‬ويتبين هذا من زيادة الرواتب لتصبح‬
‫‪ 569,000‬دينار في سنة ‪ 2004‬بينما كانت ‪ 450,000‬دينار في سنة ‪2003‬‬
‫‪ .3‬أما العامل الثالث فهو التمييز بين التكاليف الثابتة ‪ ، Fixed Costs‬والمتغيرة ‪Variable Costs‬‬
‫وشبه المتغيرة ‪.Semivariable Costs‬‬

‫إن التكاليف الثابتة في الميزانية السابقة المبينة في الجدول السابق هي ‪:‬‬

‫(اإليجارات ‪ ، Rent‬التأمين ‪ ،Insurance‬االستهالكات ‪) deprecation‬‬

‫أما التكاليف المتغيرة فهي‪ ( :‬الرواتب ‪ ، Salaries‬القرطاسية والمطبوعات ‪Stationery and printing‬‬
‫‪ ،‬البريد والطوابع! ‪ ، Postage and mailing‬الملفات والمحفوظات! ‪) Filing‬‬

‫أما التكاليف شبه المتغيرة فهي‪ ( :‬التدفئة ‪ ،‬اإلنارة ‪ ،‬والطاقة ‪ - Heat, light, and power‬الصيانة‬
‫‪- Maintenance‬الهاتف ‪- Telephones‬المتفرقات ‪) Miscellaneous‬‬

‫‪63‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تقرير قسم شؤون الموظفين‬

‫عن الفترة من إبريل إلى أغسطس للعام ‪2003‬م‬

‫يتمثل عمل ونشاط القسم في للفترة الموضحة أعاله في النقاط التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬عقود الموظفين‪:‬‬

‫الجدول المذكور أدناه يوضح وضع عقود الموظفين عن الفترة المذكور أعاله‪-:‬‬
‫أغسطس‬ ‫يوليه‬ ‫يونيه‬ ‫مايو‬ ‫ابريل‬ ‫البيان‬
‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪18‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪0‬‬ ‫تجديد‬
‫‪1‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪5‬‬ ‫تمديد‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫إنهاء‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫استقالة‬
‫*‪2‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫تعيينات جديدة‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫نقل‬
‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫ندب‬
‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫إيقاف‬

‫مالحظة ‪ :‬بعد انتهاء فترة التجربة (‪ 3‬شهور ) ‪،‬تمت عملية التقييم والتثبيت للموظفين المعينين في يوليو!‬

‫‪ .2‬صرف نهاية الخدمة عن العقود المنتهية‪:‬‬

‫مرفق كشف يوضح التسوية المالية لمكافئة نهاية الخدمة للعقود المنتهية‪.‬‬

‫‪ .3‬الرواتب‪:‬‬
‫تنفيذاً بقرار رئيس مجلس إدارة الشركة تم البدء في احتساب رواتب الموظفين بناءاً على سلم الرواتب‬
‫المعتمد والذي يتمثل في (المؤهل العلمي ‪ +‬سنوات الخبرة)‪ .‬مرفق! جدول مع رسم توضيحي! للرواتب‬
‫عن الفترة المذكور أعاله‪.‬‬

‫‪ .4‬اإلجازات بأنواعها‪:‬‬
‫الجدول المذكور أدناه يوضح وضع اإلجازات عن الفترة من إبريل حتى أغسطس‪ ،‬مرفق! كشف يوضح‬
‫أرصدة اإلجازات لموظفي سلطة المياه حتى نهاية ‪ 31‬أغسطس‪-:‬‬

‫‪64‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل وصياغة الرسائل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫أغسطس‬ ‫يوليه‬ ‫يونيه‬ ‫مايو‬ ‫ابريل‬ ‫البيان‬

‫‪26‬‬ ‫‪26‬‬ ‫‪23‬‬ ‫‪19‬‬ ‫‪14‬‬ ‫سنوية‬
‫‪4‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪1‬‬ ‫مرضية‬
‫‪15‬‬ ‫‪16‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪19‬‬ ‫‪10‬‬ ‫طارئة‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫أمومة‬
‫‪6‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪14‬‬ ‫إغالق‬
‫‪ .5‬الحضور واالنصراف‪:‬‬
‫بعد متابعة الحضور واالنصراف هناك مؤشر التزم من قبال الموظفين بالحضور! واالنصراف! مع األخذ‬
‫باالعتبار التأخير الصباحي لموظفي جنوب القطاع تماشياً مع الوضع السياسي! الراهن في المنطقة‪.‬‬

‫‪ .6‬إنجازات أخرى‪:‬‬
‫‪ ‬تم الترتيب لورشة العمل الخاصة بموضوع القيادة في اإلدارة والتي قدمت من قبل استشاريين‬
‫محليين‪ ،‬والتي عقدت على مرحلتين في فندق فلسطين‪.‬‬
‫‪ ‬تم تطبيق! سلم الرواتب الذي أعطى ارتياح نفسي كنظام موحد يطبق على جميع الموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬تم تعديل جميع البيانات الخاصة بقاعدة بيانات الموظفين الخاصة بسنوات الخبرة لديهم‪.‬‬
‫‪ ‬تم البدء بترتيب إجراء عملية تقييم الموظفين لغرض رفع كفاءة العنصر! البشري في الشركة‪.‬‬

‫مشاكل وتحديات‪ :‬عدم قدرة جهاز الحاسوب لمتابعة المهام المناطة به‪ ،‬بسبب كثرة البرامج الموجودة عليها‪،‬‬
‫ولعدم سعته للعملومات‪.‬‬

‫اقتراحات‪:‬‬
‫‪ ‬نقترح تشكيل لجنة مكونة من قسم شؤون الموظفين وقسم! التدريب‪ ،‬الغرض منها حصر‬
‫احتياجات موظفي الشركة آخذين باالعتبار توصية مدراء الدوائر التي تذكر في نموذج تقييم‬
‫األداء‪ ،‬وذلك لغرض رفع كفاءة الموظفين العملية‪.‬‬

‫‪65‬‬