‫التقـاريــر‬

‫تعريف التقرير‬
‫هو عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً بطريقة مسلسلة مبسطة‪ ،‬مع ذكر‬
‫االقتراحات التي تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل‪.‬‬

‫أهداف التقارير‬
‫تهدف التقارير لألمور التالية ‪:‬‬
‫‪ ‬عرض نتائج بحث أو دراسة موضوع معين أو مشكلة لها وزن ليستفيد من قراءته كل من يطلع‬
‫عليه‪.‬‬
‫‪ ‬تحريك سلوك اآلخرين عن طريق‪ 7‬إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محددة‪.‬‬
‫‪ ‬إعالم الغير بأمر من األمور ‪.‬‬

‫أنواع التقارير‬
‫نظراً للعدد الكبير من أنواع التقارير المستخدمة حالياً في مختلف المنظمات فإن تصنيفها يساعد كثيراً‬
‫على دراستها ومناقشتها‪ .‬ويمكن تقسيم التقارير إلى أنواع كثيرة في ضوء عدد من العوامل أو المعايير‪.‬‬

‫أنواع التقارير حسب موضوعاتها ومنها‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫‪ ‬التقارير اإلخبارية‬
‫‪ ‬التقارير التحليلية أو تقارير البحث والفحص‬
‫‪ ‬التقارير السنوية‬
‫‪ ‬التقارير المالية‬
‫‪ ‬تقارير دورية إشرافية تتناول موضوعات معينة‬
‫‪ ‬تقارير إحصائية وتتضمن بيانات عن نشاطات المنشأة معروضة في صورة إحصائية كمية‬
‫‪Quantitative‬‬
‫‪ ‬تقارير إدارية وتتعلق‪ 7‬بعرض ومناقشة مشكالت إدارية معينة ‪.‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫أنواع التقارير حسب شكلها (رسمية أو غير رسمية)‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫‪ ‬تقارير رسمية ‪ ، Formal‬وتخضع في كتابتها إلى إجراءات معينة متعارف عليها ال يجوز‪ 7‬أن تخرج‬
‫عنها أو تتجاهلها‬

‫‪ ‬تقارير غير رسمية ‪ ، Informal‬وتكون في العادة بعيداً عن التمسك بالشكليات والرسميات‪ ،‬وعادة‬
‫ما تستخدم‪ 7‬داخل اإلدارة الواحدة لعرض وجهات نظر معينة عن العمل أو اإلنتاج‪ ،‬وغالباً يطلق عليها‬
‫اسم مذكرات داخلية ‪ ،Memorandum‬أو رسائل ‪ ، Letters‬وغالباً ما تكون على شكل نماذج‬
‫‪ Forms‬معدة مسبقاً ‪Pre-Printed‬‬

‫ج – أنواع التقارير حسب الصورة التي تخرج عليها ومنها‪:‬‬

‫‪ ‬تقارير شفهية ‪Verbal‬‬
‫‪ ‬تقارير مكتوبة ‪Written‬‬

‫د – أنواع التقارير حسب الجهة الموجهة إليها منها‪:‬‬

‫‪ ‬تقارير داخلية ‪ ،Internal‬أي التي توجه إلى أفراد داخل المؤسسة من آخرين داخل المؤسسة‪.‬‬

‫‪ ‬تقارير خارجية ‪ ،External‬أي تلك المرسلة إلى أشخاص أو مؤسسات‪ 7‬خارجية‪ ،‬أو الواردة من‬
‫جهات من خارج المؤسسة‪ .‬وقد يكون أي نوع من أنواع التقارير السابق ذكرها كبير الحجم (طويالً)‬
‫أو صغير‪ 7‬الحجم (قصيراً)‪ ،‬وهذا يعتمد على موضوع‪ 7‬التقرير والجهة المرسل إليها‪ ،‬وفيما‪ 7‬إذا كان‬
‫رسمياً أو غير رسمياً‪ . . .‬الخ‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وسنعرض فيما يلي بعض أنواع التقارير التي تتعلق بنشاط أو بآخر من نشاطات المكاتب‪ ،‬وهي من النوع‬
‫التي يمكن أن يطلق عليها تقارير إدارية ‪ ،Management Reports‬وفيما يلي شرح موجز لها‪:‬‬

‫‪ -‬تقارير الموظفين (األفراد) ‪:Personnel Reports‬‬

‫وتشمل على ملخص مكتوب عن نشاط موظفي المكتب أو المؤسسة‪ ،‬ومن األمثلة على هذا النوع من‬
‫التقارير‪:‬‬
‫‪ ‬التقرير عن دوران العمل ‪Turnover‬‬
‫‪ ‬تقارير التغيب عن العمل ‪Absenteeism‬‬
‫‪ ‬تقارير اإلجراءات التأديبية على العاملين ‪Discipline‬‬
‫‪ ‬تقارير الترقيات الخاصة بالعاملين ‪Promotions‬‬
‫‪ ‬تقارير زيادة الكفاءة والجدارة ‪Merit Increases‬‬
‫‪ ‬تقارير الشكاوى والتظلم‪Grievances 7‬‬
‫‪ ‬تقارير الحوادث وإ صابات العمل بين العاملين ‪Accidents‬‬

‫‪ -‬تقارير اإلنجاز ‪:Progress Reports‬‬

‫ويتعلق‪ 7‬هذا النوع من التقارير بنشاطات‪ 7‬المكتب أو المؤسسة وأعمالها‪ ،‬كأن يتم تقديم تقرير إلى إدارة‬
‫المؤسسة بخصوص أي مشروع هام من مشروعاتها كي تبقى إدارة المؤسسة على علم أوالً بأول بكل تقدم‬
‫يتم إحرازه في هذا المشروع‪ .‬ومن األمثلة على النشاطات المتعددة التي تتطلب إعداد مثل هذا النوع من‬
‫التقارير ما يأتي‪:‬‬
‫‪ ‬التحديث والتطوير في المكتب ‪ ،‬مثل تركيب واستخدام‪ 7‬أثاث ومعدات جديدة‬
‫‪ ‬إعادة التصميم‪ 7‬الداخلي للمكتب ‪Design of office Layout‬‬
‫‪ ‬إدخال نظام محاسبي‪ 7‬جديد تستخدم فيه الحاسبات اإللكترونية ‪Installation of new Computers‬‬
‫‪accounting system‬‬
‫‪ ‬مفاوضات العمل والعمال في المؤسسة ‪Labor Negotiations‬‬
‫‪ ‬االستعداد لنقل المكتب إلى مكان آخر ‪Preparation for Move‬‬

‫‪3‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ -‬التقارير المالية‬
‫إن النوعين السابقين من التقارير يمكن إصدارهما بشكل غير منتظم ‪ ، Irregularly‬وهذا يعني أن تقارير‬
‫دوران العمل السابق اإلشارة إليها يمكن أن تصدر‪ 7‬كل شهر ‪ ،‬أو كل ثالثة أشهر‪ ،‬أو حتى كل سنة‪ ،‬كما أن‬
‫تقارير الترقية الخاصة بالعاملين يمكن إعدادها وتقديمها في أي وقت ‪ Any Time‬كما أن تقارير التقدم‬
‫يعتمد إصدارها‪ 7‬على وجود تقدم في المشروع‪ .‬في حين أن النوع الثالث من التقارير أو التقارير المالية هي‬
‫تقارير منتظمة ‪ ، Regular‬أي يجب إصدارها كل فترة معينة وبانتظام‪ ، 7‬أي دورية في إصدارها ‪ ،‬ألنها‬
‫تعكس الوضع المالي للمؤسسة ‪ .‬وهذا يتطلب أن يكون لدى المكتب أو المدير خلفية جيدة في المحاسبة‬
‫‪ ،Accounting‬حتى يستطيع أن يستوعب التقارير المالية التي تقدم إليه‪ .‬ومن أنواع التقارير المالية التي‬
‫يكون مديرو اإلدارة مسئولون عنها‪ :‬الميزانيات‪ 7‬وحساب المصروفات‪.‬‬

‫‪ -‬التقارير الخاصة‬
‫وهي عبارة عن تقارير غير عادية ‪ ، Unusual‬قد يحدث أن تستخدم مرة واحدة بخصوص نشاطات غير‬
‫عادية ‪ Atypical Activities‬وهي بالعادة تصدر إما عن اإلدارة العليا في المؤسسة ‪Top‬‬
‫‪ Management‬أو عن مدير المكتب ‪ The office manager‬ومن األمثلة على النشاطات التي يمكن أن‬
‫يعد عنها مثل هذا النوع من التقارير ما يلي‪:‬‬

‫التقرير الخاص بجدوى‪ 7‬إدخال نظام الحاسب اإللكتروني‪ 7‬الصغيرة ‪ Microcomputer‬ليحل محل النظام‬
‫اليدوي‪ 7‬في إعداد الرواتب في المؤسسة أو في المكتب‪ ،‬التقرير الخاص باإلدارة الذاتية للمجموعات بدالً من‬
‫اإلدارة الهيكلية التقليدية‪ ،‬التقرير الخاص بكيفية تعديل نظام االقتراحات المعمول به في المؤسسة‬

‫‪4‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫فوائد استعمال التقارير‬

‫هناك أربع فوائد رئيسة الستعمال التقارير في المنشأة وهي‪:‬‬
‫‪ ‬إجراء تغيير في اإلجراءات ‪ ،‬والسياسات‪ ، 7‬وفلسفة المؤسسة ‪ .‬إن الكثير من التقارير يكون لها تأثير‬
‫في اتخاذ القرار الخاص بالتغيير‪ .‬فعلى سبيل المثال قد يتم تغيير في إجراءات ‪ Procedures‬العمل‬
‫نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير بخصوص إدخال وتركيب حاسوب‪ ،‬فإذا ما تم ذلك فإن اإلجراءات‬
‫المتبعة حالياً فيما يتعلق بدفع أجور ورواتب‪ 7‬العاملين في المؤسسة سيتم تغييرها‪ 7‬بسبب استعمال‬
‫الحاسوب‪.‬‬

‫‪ ‬كذلك قد يحصل تغيير في بعض السياسات ‪ Policy‬المتبعة في الشركة ‪ ،‬وعلى سبيل المثال قد ُيظهر‬
‫تقرير أن السلف المالية التي تصرف لبعض الموظفين يساء استعمالها‪ ، 7‬وعليه قد تصدر‪ 7‬سياسة‬
‫جديدة تمنع منح السلف النقدية للموظفين‪.‬‬

‫‪ ‬التنبؤ بالحاجات ‪ : To forecast needs‬قد يشير تقرير إلى زيادة أعباء الموظفين في المكتب نتيجة‬
‫قله عددهم‪ ،‬مقارناً باألعمال الكثيرة المطلوب منهم إنجازها‪ ،‬مما يتطلب تعيين عدد إضافي من‬
‫الموظفين‪.‬‬

‫‪ ‬مقارنة اإلنجاز بمعايير األداء ‪ :To compare performance with standards‬وهذا يعني‬
‫استعمال التقارير في الرقابة‪ ،‬والمثال على ذلك مقارنة التكاليف الواردة في الميزانية ‪ ،‬بالتكاليف‪7‬‬
‫الفعلية ‪ ،‬وذلك فيما يتعلق بنشاط أو مشروع معين ‪ ،‬أو عند رصد مخصصات‪ 7‬لشراء آلة أو جهاز‬
‫معين ‪ ،‬وبهذه المقارنة بين التكاليف المقدرة والتكاليف الفعلية بموجب الميزانية التقديرية تستطيع‬
‫اإلدارة اكتشاف‪ 7‬االنحرافات إن وجدت‪.‬‬

‫‪ ‬تخفيض التكاليف ‪ :To reduce Costs‬إن أي تقرير من التقارير المالية يمكن أن يعتبر كأساس‬
‫وقاعدة لخفض المبالغ التي يتضمنها‪ .‬كذلك فإن التقارير غير المالية كتلك التي تقارن بين األداء‬
‫ومعايير‪ 7‬العمل ‪ ،‬يمكن أن تتضمن تطبيقات أو اقتراحات لتخفيض التكلفة ‪ ،‬فعلى سبيل المثال فإن‬
‫تقرير اإلنجاز المتعلق بالتحديث في المكتب ‪ ،‬يمكن أن يكشف عن مصاريف زائدة عما خطط له ‪،‬‬
‫مما قد ينتج عنه إيقاف عملية التحديث والتجديد‪ 7‬أو الحد منها ‪ ،‬وذلك من أجل خفض تكلفتها‪.‬‬

‫أجزاء التقرير وتنظيمه‬

‫الغالف‪ :‬تتكون أجزاء الغالف من خمسة أمور‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪5‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ -‬بيانات المسؤولية‪:‬‬

‫موقعها في الزاوية العليا لجهة اليمين‪ ،‬وتتكون من الموقع التنظيمي‪ 7‬لمعد التقرير‪ ،‬والموقع األعلى الذي ينتمي‬
‫إليه‪ ،‬واسم المؤسسة التي ينتمي إليها‪ ،‬على أن يكون اسم المؤسسة هو األعلى‪ ،‬يليه الموقع األعلى الذي ينتمي‬
‫إليه‪ ،‬وفي‪ 7‬األسفل موقع معد التقرير ‪.‬‬

‫‪ -‬الرقم‪:‬‬

‫موقع الرقم في الزاوية العليا لجهة اليسار‪ ،‬ويمكن أن يكون هناك رقمان للتقرير‪ ،‬رقم متسلسل عبارة عن عدد‬
‫التقارير التي أرسلت من قبل الموقع المعد للتقرير‪ ،‬ورقم يرمز لموضوع التقرير‪ ،‬وهو يفيد في عملية حفظ‬
‫واسترجاع‪ 7‬التقرير ‪.‬‬

‫‪ -‬اسم التقرير ‪:‬‬

‫وهو األبرز في أجزاء الغالف‪ ،‬ويكون في وسط الغالف وبخط مميز عن باقي األجزاء ‪.‬‬

‫إن اختيار اسم التقرير ينبع من الهدف الذي كتب ألجله التقرير‪ ،‬وعادة يختار االسم في نهاية كتابة التقرير‬
‫ليكون األكثر إشارة إلى هدف التقرير‪.‬‬

‫‪ -‬التاريخ‪:‬‬

‫عادة يكون موقع التاريخ تحت العنوان مباشرة‪ ،‬ويقصد بالتاريخ‪ ،‬تاريخ بدء وانتهاء النشاط الذي يغطيه‬
‫التقرير‪.‬‬

‫‪ -‬معد التقرير‪:‬‬

‫يكتب اسم أو أسماء معدي التقرير في الزاوية السفلة لجهة اليسار‪ .‬وصفة التقرير كما لو كان سرياً‪ ،‬أو‬
‫شخصياً … الخ‪.‬‬

‫قائمة المحتويات ‪:List of Contents‬‬

‫تحتوي‪ 7‬قائمة المحتويات على عناوين األقسام‪ Sections 7‬الرئيسية‪ ،‬واألقسام الفرعية ‪،Subsections‬‬
‫وأرقام صفحاتها في التقرير‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الملخص ‪A summary of conclusions:‬‬

‫وهذا الجزء يمكن أن يأتي بعد المقدمة خاصة في التقارير الطويلة‪ ،‬مما يساعد المدير المشغول ‪Busy‬‬
‫في التعرف على النقاط الرئيسة الهامة في التقرير‪ ،‬إلى أن تحين الفرصة لقراءته كامالً‪.‬‬

‫المقدمة ‪ :The introduction‬وتتضمن مقدمة التقرير أجزاء لـ‪:‬‬

‫‪ ‬التفويض بكتابة التقرير‬
‫‪ ‬الهدف من كتابة التقرير‬
‫‪ ‬مصادر المعلومات ‪References‬‬
‫‪ ‬مدى أو حدود التقرير ‪Limitations of the scope of the report‬‬

‫المتن (جسم التقرير) ‪:Body‬‬

‫وهو الجزء الرئيسي في التقرير الذي يقدم تفاصيل كاملة عن الحقائق ‪ ، Facts‬ويعرض الموضوع‪7‬‬
‫بشيء من التفصيل ‪ ،‬كما يبين المزايا والعيوب ‪ ،‬وما تم تنظيمه وترتيبه على شكل أقسام‪ 7‬رئيسة وأقسام‬
‫فرعية ‪ ،‬مع إعطاء عناوين مناسبة لها ‪ ،‬بما يتمشى مع قائمة المحتويات‪ .‬وفي هذا الجزء من التقرير يتم‬
‫عرض المعلومات وتوضيحها‪ 7‬ومقارنتها وتحليلها‪ 7‬وتفسيرها‪.‬‬

‫التوصيات ‪:Recommendations‬‬

‫إن أي تقرير مهما كان هدفه‪ ،‬يجب أن يكون لديه توصيات‪ ،‬تفيد القارئ وتكون نتاج العرض لتوصل‬
‫القارئ إلى الهدف الذي يريده كاتب التقرير‪ .‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬

‫في بعض األحيان قد نستعيض عن المستخلص والتوصيات بالخاتمة‪ ،‬حيث يتم ذكر تلخيص للدراسة‬
‫والنتائج‪ ،‬ومن ثم عرض التوصيات ‪.‬‬

‫المالحق ‪:Appendixes‬‬

‫وتتضمن معلومات ليست رئيسة أو أساسية بحيث يتضمنها موضوع التقرير أو الجزء الرئيسي‪ 7‬منه ‪،‬‬
‫مثل قائمة بالجداول ‪ ،‬أو قائمة بأسماء بعض المؤسسات ‪ ،‬أو معاهد األبحاث والتدريب ‪ ،‬أو الرسومات‪7‬‬
‫البيانية والخرائط‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الفهرس ‪:Index‬‬

‫ويمكن أن يكون مفيداً للقارئ إذا ما كان التقرير طويالً مثل فهرس ببعض المصطلحات‪ 7‬التي ورد‬
‫ذكرها في التقرير‪ ،‬أو فهرس بأسماء بعض األشخاص‪ ،‬أو فهرس موضوعات‪ . . .‬الخ‪ .‬وعادة يتم‬
‫ترتيب هذه الفهارس بطريقة يسهل على القارئ الوصول‪ 7‬إلى ما يريده بسرعة وبسهولة‪ ،‬كأن ترتب‬
‫أبجدياً أو هجائياً‪ . . .‬الخ‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫مراحل وخطوات كتابة التقرير‬

‫المرحلة األولى‪ :‬اإلعــــداد‬

‫أوالً‪ :‬حدد هدفك من إعداد التقرير‪:‬‬

‫‪ o‬من أنت وماذا تريد من التقرير؟‬

‫‪ o‬حاول أن تحدد بوضوح‪ 7‬هدف التقرير في ضوء حدود سلطاتك‪ 7‬وصالحياتك‪.‬‬
‫‪ o‬حدد الموضوع في ذهنك بوضوح وهدف تقريرك‪ ،‬وبصفة عامة ستجد أن الهدف إما‪ :‬إعطاء أفكار‪7‬‬
‫أو تقديم مقترحات وتوصيات‪ ،‬وسواء تضمن التقرير حقائق أو مقترحات أو كليهما معاً فال بد من‬
‫الحرص على توضيح ذلك كله حتى ال يختلط األمر على القارئ‬

‫ثانياً‪ :‬حدد هدف قارئ التقرير‪:‬‬

‫اسأل نفسك…‬
‫‪ o‬ما الذي يحتاج قارئ‪ 7‬التقرير إلى معرفته؟‬
‫‪ o‬ما الذي يعرفه عن الموضوع‪ 7‬من قبل؟‬
‫‪ o‬كيف يمكنني إن أضيف معلومات جديدة إلى معلوماته الحالية عن الموضوع؟‬
‫‪ o‬كيف سيستخدم‪ 7‬التقرير وعلى أي وجه سينتفع به؟‬
‫‪ o‬ويجب أن تتذكر أن من واجبك أن تلبي احتياجات قارئ‪ 7‬التقرير ‪ ،‬هل ينظر إلى موضوع‪ 7‬التقرير‬
‫نظرة عملية أم فنية أم إدارية؟‬

‫‪9‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫ثالثاً‪ :‬حدد المادة التي ستعدها في التقرير ‪:‬‬

‫‪ o‬اجمع الحقائق واألفكار‪ 7‬عن موضوع‪ 7‬التقرير‪ ،‬سواء بواسطة التجربة أو المالحظة أن القراءة أو‬
‫الحوار مع اآلخرين‪ ،‬وهذا مجال كبير يزيد بكثير عن عملية إعداد التقارير نفسها‪.‬‬
‫‪ o‬راجع األفكار‪ 7‬والحقائق لتتحقق من صحتها‪.‬‬

‫‪ o‬سجل جميع الحقائق واألفكار‪ :‬دون في مذكرتك‪ 7‬كل الحقائق واألفكار المتعلقة بالموضوع‪ .‬وفي هذه‬
‫المرحلة يمكن إتباع أي ترتيب تمليه الظروف‪ ،‬ومع ذلك إذا كان في ذهنك تقسيم واضح ألجزاء‬
‫التقرير فيمكنك أن تخصص صفحة أو بطاقة خاصة لكل قسم من هذه األقسام‪ .‬وعلى سبيل المثال إذا‬
‫كان موضوع‪ 7‬التقرير صناعياً ‪ ،‬فإن الموضوع سيقسم نفسه بحكم طبيعته إلى جوانب فنية‪ ،‬وجوانب‬
‫مالية ‪ ،‬وجوانب إدارية‪.‬‬

‫كتابة المذكرات خالل مرحلة اإلعداد‪:‬‬

‫من أين نجمع البيانات والمعلومات ؟؟؟؟‬

‫من خبرتك الشخصية‪ ،‬من القراءة‪ ،‬واالستماع‪ 7‬والحديث مع اآلخرين‪ ،‬من إجراء التجارب ومن‬ ‫‪-‬‬
‫المالحظة‪.‬‬

‫كيف ؟؟؟؟‬
‫بتسجيل الحقائق واألفكار بسرعة في مذكرات وقت الحصول عليها‪ ،‬أو على بطاقات من الورق‪ 7‬المقوى‬ ‫‪-‬‬
‫(كروت) ‪.‬‬
‫اترك مسافات خالية بين النقاط المتتابعة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫سجل كل البيانات والمعلومات حتى التي قد تبدو ذات عالقة بعيدة بهدف التقرير‪ ،‬فقد تتضح أهميتها‬ ‫‪-‬‬
‫عندما تشرع في كتابة التقرير‪.‬‬
‫يمكنك أن تضع نظاما خاصا بك لالختصارات‪ abbreviations 7‬ولكن يجب أن تتبع نفس النظام في‬ ‫‪-‬‬
‫كتابة المذكرات من البداية إلى النهاية‪.‬‬
‫يمكن أن تستخدم‪ 7‬الرسوم الكروكية واألشكال‪ 7‬التوضيحية كلما كان ذلك مفيدا في تسجيل البيانات‬ ‫‪-‬‬
‫والمعلومات‪.‬‬
‫سجل باستمرار مصدر‪ 7‬كل بيان أو معلومة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪10‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫متى ؟؟؟؟‬
‫األفضل أن تسجل البيانات والمعلومات‪ 7‬لحظة الحصول عليها‪ ،‬وإ ذا لم تسنح لك الفرصة‪ -‬على األقل فور‪7‬‬ ‫‪-‬‬
‫أن تتوفر لك اللحظة التي تستطيع أن تسجلها فيها‪.‬‬
‫تذكر أن االنطباع‪ 7‬األصلي الذي خرجت به سوف‪ 7‬يضعف ويضيع‪ 7‬بمرور الساعات واأليام‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫سجل كل األخطار‪ 7‬ذات العالقة بموضوع التقرير في سياق المقابلة‪ ،‬اطلب من الشخص الذي تقابله أن‬ ‫‪-‬‬
‫يسمح ببعض الوقت لكتابة مذكرات‪ ،‬فهذا قد يغنيك عن الجدل أو التشكك في البيانات والمعلومات‬
‫الحقا‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المرحلة الثانية‪ :‬التـرتيب‪:‬‬

‫يمكنك إعداد تقرير دقيق ومنطقي ومرتب إذا استطعت أن تراعي النقاط العشر التالية‪:‬‬

‫‪ o‬سجل هدفك في عبارة واحدة موجزة وجامعة بحيث توضح مدى فهمك للمهمة الموكلة إليك‪ ،‬ولكي‬
‫تعفيك من تقديم أفكار أو توصيات تخدم هدف التقرير‪ ،‬ثم اختر عنوان يوضح هدفك‪.‬‬

‫‪ o‬أدرس األفكار‪ 7‬والحقائق التي جمعتها‪ :‬تخلص من كل فكرة ترى أنها غير مفيدة أو غير ضرورية‬
‫لتحقيق هدفك‪ ،‬سجل أي أفكار أو حقائق تبدو هامة أو مفيدة‪.‬‬

‫‪ o‬راجع التقسيمات الرئيسية مراجعة دقيقة‪ :‬إذا لم تكن قد قمت بإعداد التقسيمات في مرحلة سابقة‪،‬‬
‫فكر اآلن في التقسيمات الرئيسية التي ستأخذ بها‪ ،‬اختر عنواناً لكل قسم‪ .‬اكتب كل عنوان في ورقة‬
‫منفصلة وبطاقة خاصة‪ ،‬وسجل قائمة بالفقرات التي يقع عليها اختيارك‪ - 7‬في أوجز عبارة ممكنة‪-‬‬
‫تحت العناوين المناسبة لها‪.‬‬

‫‪ o‬رتب أجزاء التقرير‪ :‬أعطى رقم لكل قسم من أقسام‪ 7‬التقرير حتى يمكن الرجوع‪ 7‬إليه في أية مناقشة‬
‫للتقارير‪.‬‬

‫‪ o‬رتب المحتويات الداخلية في كل قسم بأسلوب يسهل على القارئ فهمة ومتابعته‬

‫‪ o‬تقدم مع القارئ خطوة فخطوة‪ ،‬وتدرج به من المعروف إلى المجهول‪ :‬فإذا كان هناك عدد من‬
‫الفقرات تحت العنوان الواحد فيمكنك‪ 7‬أن تعطي كل فقرة رقماً‪ ،‬إن مثل هذا اإلعداد الدقيق‪ 7‬هو الوسيلة‬
‫الوحيدة لشرح الموضوعات المعقدة‪ .‬وينبغي‪ 7‬أن يكون هدفك طوال هذه المرحلة هو تصنيف‬
‫المعلومات التي وقع عليها اختيارك‪ 7‬إلى مجموعات قليلة ذات ترتيب يسهل فهمه‪ .‬وفي بعض‬
‫األحيان قد تجد أن من الضروري أن تقاوم إغراء اإلسهاب في الكتابة في النتائج التي توصلت إليها‪،‬‬
‫ال لشيء إال ألن الحقائق التي قامت عليها تلك النتائج قد تطلبت منك وقتاً طويالً لتجميعها‪.‬‬

‫‪ o‬تأكد من أن االستنتاجات أو التوصيات التي تتوصل إليها تنسجم مع الحقائق وتتفق معها‪ :‬حدد هل‬
‫من األفضل أن تجمع هذه النتائج أو التوصيات في قسم خاص بها بحيث تمثل االستنتاج الطبيعي‬
‫الذي خلص به التقرير أو أن األفضل توزيعها‪ 7‬على األقسام التي تتعلق بها‪ .‬وقد‪ 7‬تجد أنه من األنسب‬
‫أن تجمع بين الطريقتين بأن تذكر االستنتاجات‪ 7‬والتوصيات‪ 7‬قسماً وراء اآلخر‪ ،‬وأن تعيد عرضها‬
‫مجمعة مرة أخرى في ختام التقرير‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪ o‬راجع العنوان الرئيسي وعناوين األقسام بدقة‪ :‬إن هذه العناوين ينبغي أن تحدد الموضوع الرئيسي‪7‬‬
‫الذي تتحدث عنه وال تقتصر على مجرد الوصف‪ .‬وتذكر‪ 7‬أن اإليجاز مرغوب دائماً‪ ،‬لكن ثالث أو‬
‫أربع كلمات واضحة ودقيقة أفضل من كلمتين غامضتين تحمالن التأويل والتفسير‪.‬‬
‫‪ o‬ادرس مدى فائدة االستعانة بالصور واألشكال‪ 7‬التوضيحية لتكملة الكلمات أو االستعاضة عنها‪ :‬إن‬
‫شكالً توضيحياً جيداً ومعبراً‪ 7‬قد يكون أفضل من صفحة كاملة مكتوبة (قارن بين الوصف بالكالم‬
‫والنثر وصورة قصر أو نهر أو فتاة)‪.‬‬

‫‪ o‬أدرس مدى فائدة استخدام الهوامش‪ :‬إذا تم استخدام الهوامش بكفاءة فإنها لن تعيق تدفق‪ 7‬األفكار‬
‫والمعلومات‪ ،‬وتستخدم‪ 7‬الهوامش بهدف‪:‬‬
‫‪ ‬بيان مصادر االقتباس أو المراجع المشار إليها في التقرير‬
‫‪ ‬اإلشارة إلى مصادر يمكن الحصول منها على معلومات إضافية‬
‫‪ ‬شرح بعض ما ورد في التقرير والذي قد يكون واضحاً‪ 7‬بالنسبة لبعض القراء‪ ،‬وغامضاً بالنسبة‬
‫لآلخرين‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن تكون الهوامش مختصرة بقدر اإلمكان‪ ،‬كما يجب أن تظهر في نفس الصفحة التي‬
‫توجد فيها الفقرة التي تشير إليها‪.‬‬

‫‪ o‬ادرس مدى إمكانية رفع بعض التفاصيل من أجزاء التقرير األصلية لوضعها في مالحق خاصة‪:‬‬
‫إن المالحق تؤدي‪ 7‬وظيفة مشابهة لوظيفة الهوامش‪ ،‬فهي تفيد في استبعاد‪ 7‬التفاصيل التي قد تشتت‬
‫ذهن القارئ عن الخط األصلي للموضوع‪ ،‬وبهذا يتمكن القارئ من متابعة الفكرة األصلية دون‬
‫مقاطعة‪ ،‬وقد يكون من المفضل في بعض األحيان عرض هذه التفاصيل موجزة ضمن التقرير ذاته‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المرحلة الثالثة‪ :‬كتابة التقرير‬

‫المقدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫كل تقرير يحتاج إلى مقدمة ربما كانت بضعة سطور أو بضعة صفحات حسب حجم التقرير‪ ،‬ومع أن‬
‫المقدمة تأتي دائماً في صدر التقرير إال أنها كثيراً ما تكتب بعد االنتهاء من كتابة كل أجزاء التقرير‬
‫األخرى‪ .‬وتعتبر‪ 7‬المقدمة المجال الطبيعي‪ 7‬لعرض األفكار‪ 7‬العامة والتمهيد لما يجئ بالتقرير‪ ،‬ويجب‬
‫دائماً أن تتجنب التفاصيل التي تتعلق باألجزاء الرئيسية للتقرير ‪.‬‬

‫ويجب أن تشمل المقدمة والسيما في التقارير الطويلة‪:‬‬

‫‪ ‬اسم ووظيفة من سيقدم إليه التقرير ‪ ،‬فإذا كان التقرير سيقدم إلى عدد من األشخاص فيمكنك‪7‬‬
‫تصنيفهم إلى قسمين إذا تطلب األمر ذلك ‪ ،‬منها قسم يستلم التقرير للعلم واإلحاطة‪.‬‬
‫‪ ‬تاريخ التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬تصنيف التقرير حسب درجات السرية إذا اقتضت الضرورة ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد موضوع‪ 7‬التقرير وحدوده وأهميته‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد هدف واضح للتقرير ونطاق سلطاته‪.‬‬
‫‪ ‬المعلومات األساسية (مثل تعاقب األحداث الماضية التي أدت إلى ظهور‪ 7‬المشكلة الحالية)‬
‫التي يحتاجها القارئ والتي ال يعرفها بوضوح‪ 7‬أو ال يستطيع‪ 7‬أن يتذكرها‪ 7‬بسهولة‪.‬‬
‫‪ ‬النتائج التي توصلت إليها سواء كانت بالتفصيل أو بشكل موجز‪ 7‬واالستنتاجات‪ 7‬والتوصيات‪7‬‬
‫التي انتهيت إليها‪.‬‬
‫‪ ‬الترتيب الذي وضعته لألقسام‪ 7‬الرئيسية في التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬تعريف بالمصطلحات الفنية وبالكلمات التي ستستخدمها‪ 7‬في التقرير استخداماً خاصاً يختلف‬
‫عن المعنى الشائع أو المفهوم لها‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن يتضمن التقرير فاصال مميزاً يحدد نهاية المقدمة وبداية القسم األول من التقرير‪.‬‬
‫قرر ما إذا كنت ستضع للمقدمة رقماً‪ 7‬مسلسالً فإذا أعطيت المقدمة رقم (‪ )1‬فإن أول أقسام‪7‬‬
‫التقرير يجب أن يحمل رقم (‪.)2‬‬
‫‪ ‬حاول أن تجعل المقدمة شيقة تدفع القارئ إلى المضي في قراءة التقرير ‪ ،‬وعلى سبيل المثال‬
‫يمكنك تحقيق هذا الهدف إذا استطعت أن تبزر النقاط ذات األهمية المالية أو الفنية القصوى ‪،‬‬
‫ولكن تجنب اإلثارة أو احتمال إساءة تفسير ما تقدمه من حقائق‪.‬‬

‫‪ ‬األسلوب‪ :‬من المفضل دائماً أن تعرض التقارير اإلدارية والعملية الفنية بأسلوب واضح سهل الفهم‪.‬‬

‫‪ ‬الترتيب‪:‬‬

‫‪14‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫قد يكون من األفضل أحياناً لكي تساعد القارئ عند قراءته للتقرير أن تضع أرقاماً أو حروفاً مسلسلة‬
‫للفقرات التي يتكون منها كل قسم‪ ،‬ولكن هذا األسلوب ينبغي أال نسرف في استخدامه‪ ،‬فهو ال حاجة‬
‫إليه في التقارير الموجزة المتماسكة‪ ،‬المتتابعة األحداث‪.‬‬

‫األشكال والرسوم التوضيحية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫أثناء كتابة التقرير يجب أن تفكر في الرسوم‪ 7‬واألشكال التوضيحية التي يمكنك االستعانة بها‪ ،‬فكثيراً‪7‬‬
‫ما يكون هناك تالزم وارتباط بين المادة المكتوبة واألشكال والرسوم التوضيحية‪ .‬ويجب أن يشار‬
‫إلى كل شكل أو رسم على األقل مرة واحدة في ثنايا التقرير‪ .‬كما يجب أن يتم تمييز كل شكل أو رسم‬
‫بعنوان أو تعليق‪ .‬وإ ذا تضمن تقريرك أكثر من شكلين أو ثالثة فإن من األفضل ترقيمها‪ 7‬تحقيقاً‬
‫لسهولة اإلشارة إليها‪.‬‬

‫األقسام الرئيسية والمالحق‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ال تشغل نفسك بكتابة أكثر من جزء واحد أو ملحق في نفس الوقت‪ .‬خصص وقتاً مستقالً لكل بند‪.‬‬
‫وقد يتطلب األمر أن تراعي أن يتضمن كل قسم‪:‬‬
‫‪ ‬ذكر الحقائق التي توصلت إليها ومصادرها‬
‫‪ ‬تحليل الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬ذكر االستنتاجات والتوصيات القائمة على تلك الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬وصف لإلجراءات التي اتبعتها في البحث‬
‫‪ ‬اإلشارة إلى المعلومات الواردة في أحد المالحق أو تلخيصها‪.‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إن الخاتمة يجب أن تشتمل بعض أو كل ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬تلخيص الدراسة والتي تضمنتها األقسام‪ 7‬الرئيسية للتقرير‪.‬‬
‫‪ ‬تلخيص للنتائج التي تم التوصل إليها‬
‫‪ ‬عرض للتوصيات المبنية على النتائج واالستنتاجات‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد نوعية اإلجراء الذي يجب اتخاذه نتيجة للتوصيات‪ 7‬التي قدمتها‪ 7‬وتحديد الشخص‬
‫الذي يجب أن يتخذ هذا اإلجراء‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد االعتبارات العامة التي تقع خارج نطاق سلطاتك‪ 7‬وصالحياتك‪ 7‬والتي لها عالقة‬
‫بالتقرير الذي تعده‪ .‬وجدير بالذكر أن المقدمة والخاتمة تعتمد كل منها على األخرى‬
‫اعتماداً وثيقاً‪ .‬فإذا تضمنت المقدمة مجرد تلخيص لالستنتاجات‪ 7‬والتوصيات‪ 7‬التي‬

‫‪15‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫خرجت بها من الدراسة فإنك ستظل في حاجة إلى عرضها بالتفصيل في الخاتمة‪ .‬أما إذا‬
‫ذكرت هذه االستنتاجات‪ 7‬والتوصيات‪ 7‬بالتفصيل في المقدمة‪ ،‬قد نجد أنه ال ضرورة‬
‫لتكرارها مرة أخرى في الخاتمة‪.‬‬
‫‪ ‬ويجب أن يكون للخاتمة عنوان خاص بها لكي يكون تمييزاً واضحاً بينها وبين آخر‬
‫األقسام الرئيسية في التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬وقد ترى أن من األفضل إجراء تغييرات جذرية تتابع كل من المقدمة واألقسام الرئيسية‬
‫والخاتمة‪ ،‬وذلك بوضع الخاتمة بعد المقدمة أو حتى بدمج المقدمة والخاتمة سوياً‪ .‬وفي‬
‫هذه الحالة ستصبح األقسام الرئيسية للتقرير مالحق وذلك بحكم الواقع حتى وإ ن ظلت‬
‫اسماً أقساماً‪ 7‬للتقرير‪.‬‬

‫‪16‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫المرحلة الرابعة‪ :‬مراجعة التقرير‪:‬‬

‫بعد أن تفرغ من إعداد المسودة األولية للتقرير‪ ،‬اترك تقريرك جانباً لبعض الوقت (إذا كان لديك متسع من‬
‫الوقت)‪ ،‬ثم أعد قراءته محاوالً انتقاد التقرير انتقاداً موضوعياً‪ 7،‬كما لو أن شخصاً آخر غيرك هو الذي أعد‬
‫ذلك التقرير‪ .‬ويمكنك‪ 7‬أن تتبع الخطوات التالية‪:‬‬

‫‪ o‬تفحص التقرير بشكل عام‪:‬‬

‫هل تصميم التقرير – من حيث الهيكل والتقسيم – واضح ومفهوم؟‬ ‫‪‬‬
‫هل العناوين تعبر عما تحتها تماماً‪ ،‬وهل هي متفقة ومنسجمة مع هدف التقرير؟‬ ‫‪‬‬

‫‪ o‬راجع عنوان التقرير‪ ،‬وقائمة المحتويات‪ ،‬والمقدمة‪ ،‬والخاتمة‪ ،‬أو االستنتاج‪ ،‬وتأكد‪ 7‬من وضوح‬
‫العالقة بينهما جميعاً مراعياً اآلتي‪:‬‬
‫هل تأكدت من أنك ذكرت الهدف الرئيسي‪ 7‬وأسلوب الدراسة بوضوح‪ 7‬في المقدمة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل العناوين تتفق مع قائمة المحتويات وأسلوب وخطة التقرير كما وردت في المقدمة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل اتبعت األسلوب الذي وضعته في مقدمة التقرير؟ ومن البداية إلى النهاية؟‬ ‫‪‬‬
‫هل أعطيت أهمية خاصة وأبرزت‪ 7‬النقاط والجوانب التي تحتاج اإلبراز والتوكيد؟‬ ‫‪‬‬
‫هل األجزاء التي يتكون منها التقرير منسجمة مع بعضها البعض ‪ ،‬وهل نالت منك األهمية النسبة‬ ‫‪‬‬
‫التي تستحقها؟‬

‫‪ o‬راجع النص الذي كتبته بالتفصيل ‪:‬‬

‫تأمل كل العبارات التي كتبتها بنظرة انتقاديه ‪ ،‬وخاصة تلك التي يحتمل أن تكون موضع اقتباس أو‬
‫استشهاد‪ .‬تأكد من إتباع قواعد النحو‪ ،‬ومن صحة الهجاء‪ ،‬ومن سالمة المكونات التشكيلية‪ ،‬ومن وضوح‬
‫األسلوب‪.‬‬

‫‪ o‬اقرأ النص بصوت عالي لنفسك أو لشخص آخر – إذا أمكن – وهو األفضل لكي تعرف ‪:‬‬
‫هل النص تسهل قراءته وفهمه؟‬ ‫‪‬‬
‫هل يمكن لمستمعك – ومن ثم لقارئك أن يتابعك بسهولة ؟‬ ‫‪‬‬
‫هل هناك تكرار ال ضرورة له ؟‬ ‫‪‬‬
‫هل سهوت عن ‪ ،‬أو حذفت بعض النقاط الهامة؟‬ ‫‪‬‬
‫هل أغفلت ذكر بعض النقاط الهامة في موضع مبكر من التقرير حتى تضمن سهولة الفهم والمتابعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ o‬تفحص األشكال والرسوم‪ 7‬التوضيحية لكي تعرف ‪:‬‬

‫هل كل شكل يؤدي‪ 7‬وظيفته بوضوح‪ 7‬؟‬ ‫‪‬‬

‫‪17‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫هل تخلصت من التفاصيل غير الضرورية في األشكال والرسوم؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تضمن تقريرك من األشكال والرسوم التوضيحية كل ما يفيد توضيح هدف التقرير ؟‬ ‫‪‬‬
‫هل االرتباط والتالزم‪ 7‬بين المادة المكتوبة واألشكال‪ 7‬والرسوم‪ 7‬التوضيحية واضح؟ وهل ورد كل منها‬ ‫‪‬‬
‫في نفس الموضع من الصفحات أو قرب بعضهما قدر اإلمكان؟‬
‫هل استفدت من األشكال والرسوم التوضيحية إلى أقصى حد كوسيلة تجنبك اإلطالة في الشرح‬ ‫‪‬‬
‫واإلسهاب في الكتابة‪.‬‬
‫هل التعليقات المصاحبة لألشكال والرسوم التوضيحية دقيقة ‪ ،‬وتعطي المعلومات الكافية؟‬ ‫‪‬‬

‫‪18‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫قائمة لتصحيح األخطاء المتعلقة بالحقائق وطريقة العرض وأسلوب كتابة التقارير‬

‫فيما يتعلق بالحقائق‪:‬‬ ‫أوالً‪:‬‬

‫تجنب واحـذر …‬
‫‪ ‬إيراد الحقائق في غير المواضع المناسبة لها‪.‬‬
‫‪ ‬المبالغة عند عرض وتفسير الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬إساءة تفسير الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء أو حذف الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬عدم التمييز بين الحقائق واآلراء‪.‬‬
‫‪ ‬التناقض وعدم االتساق‪ 7‬وفقدان االنسجام‪ 7‬بين الحقائق‪.‬‬
‫‪ ‬االستنتاجات التي ال تدعمها األدلة والبراهين‪.‬‬
‫‪ ‬الوصف الغامض لحقائق أو معلومات يمكن التعبير عنها بصورة أدق وأوضح باستخدام‪ 7‬األرقام‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬فيما يتعلق بطريقة العرض‪.‬‬

‫تجنب واحـذر …‬
‫‪ ‬حذف أمور هامة وضرورية لتتابع الفكرة‪.‬‬
‫‪ ‬وضع مادة أو معلومات في قسم ال يناسبها‪ 7‬أو فقرة ال تالئمها أو تتعلق بها‪.‬‬
‫‪ ‬عدم االتساق في الترتيب وطريقة العرض‬
‫‪ ‬إغفال افتتاح كل فقرة بجملة واضحة تفيد في عرض وإ يضاح الفكرة الكلية للفقرة‪.‬‬
‫‪ ‬تضمين الفقرة تفاصيل مضجرة ومملة أو ال عالقة لها بالفقرة‪.‬‬
‫‪ ‬الفشل في التفرقة والتمييز‪ 7‬بين المعلومات الجديدة‪ ،‬وما هو معروف‪ 7‬من قبل‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫فيما يتعلق بأسلوب الكتابة‪.‬‬ ‫ثالثاً‪:‬‬

‫تجنب واحـذر …‬
‫‪ ‬العبارات والجمل الطويلة (التي تزيد عن ثالثة سطور)‪ ،‬والفقرات الطويلة‪ ،‬والقواعد اللغوية المعقدة‪.‬‬
‫‪ ‬الجمل التي تؤدي إلى الغموض ‪ ،‬والجمل التي يتطلب فهمها إعادة قراءاتها‪ ،‬وكذلك الجمل التي يؤدي‬
‫تتابعها بشكل معين إلى خلق فهم خاطئ مثل (تغيب السيد‪. . . /‬عن حضور االجتماع ‪ ،‬كان‬
‫االجتماع ناجحاً ومثمراً)‪.‬‬
‫‪ ‬إغفـال كلمات الربط التي تفيد في إيضاح المعنى مثل‪ :‬ومع ذلك وزيادة على ذلك‪ ،‬ومن ناحية أخرى‪.‬‬
‫‪. .‬الخ‪.‬‬
‫‪ ‬اإلسهاب وكثرة الكالم‪ ،‬والحشو الذي ال فائدة منه لهدف التقرير‪ ،‬وبمعنى آخر راعي أن تصل‬
‫مباشرة إلى الهدف دون لف أو دوران‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام اللغة واالصطالحات‪ 7‬الفنية التي ال ضرورة لها ‪ ،‬والجمل التي تمتلئ بالكلمات غير المعتادة‬
‫أو المألوفة‪.‬‬
‫‪ ‬القوالب والصيغ المبتذلة والعبارات‪ 7‬البالغية التي ال تفيد في توضيح فكرة أو تبسيط‪ 7‬معنى‪.‬‬
‫‪ ‬إغفال ترتيب الفقرات أو العناصر التي ينبغي أن تضمها قائمة أو الئحة ما حسبما يقتضي التتابع‬
‫والترتيب المنطقي لتلك الفقرات أو العناصر‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫مواصفات التقرير الجيد‬

‫هناك بعض المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريرا جيدا‪ ،‬كما إنها تستخدم‪7‬‬
‫أيضا كمعايير للحكم على جودة أي تقرير و كفاءة و مهارة معد التقرير‪ .‬وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي ‪:‬‬

‫البعد الزمني ‪:‬‬

‫ويقصد بها العالقة التي يغطيها‪ 7‬التقرير ووقت عرض التقرير ‪ .‬فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة‬
‫التغطية اعتبر التقرير أكثر جودة نظرا الرتفاع فائدة وإ مكانية االنتفاع به‪ ،‬فماذا تستفيد اإلدارة من تقرير‬
‫عن الفاقد على خط اإلنتاج خالل أسبوع معين‪ ،‬يعرض بعد ثالثة أسابيع مثال من نهاية هذا األسبوع‪  7‬؟‬
‫وهل تستطيع‪ 7‬اإلدارة تجنب خسائر نفاذ المخزون من صنف معين‪ ،‬إذا تسلمت تقريرا عن ذلك بعد أسبوع‬
‫من وقوعه ؟ ‪.‬‬

‫هدف أو غرض التقرير‪:‬‬

‫إن كل تقرير فعال يجب أن يكون هناك سبب لكتابته ‪ ،‬وعلى سبيل المثال فإن الغرض من إعداد وإ صدار‬
‫التقرير الخاص بدوران العمل في المكتب واضح ومفهوم‪ ، 7‬وهو تزويد‪ 7‬المسئولين في المكتب عن نسبة‬
‫الدوران في أي سنة من السنوات التي يصدر عنها ‪.‬‬

‫الشمولية واالرتباط بالموضوع ‪:‬‬

‫ويقصد بالشمولية أن يغطى التقرير كافة جوانب الموضوع ويجيب على كل التساؤالت المحتملة للقارئ‪،‬‬
‫وذلك توفيرا‪ 7‬لوقت القارئ ووقت‪ 7‬معد التقرير‪ ،‬فالتقرير غير الشامل يتبعه اتصاالت شفهية‪ ،‬أو كتابية بين‬
‫الطرفين الستكمال الصورة وتغطية كافة الجوانب‪.‬‬

‫اإليجاز ‪:Brevity‬‬

‫حيث أن الكلمات مكلفة‪ ،‬فإنه كلما كان التقرير موجزاً‪ 7‬كلما كان أفضل‪ ،‬فيجب أن يكون التقرير مختصراً‬
‫ومباشراً‪ ،‬لكن اإليجاز في التقرير يجب أال يكون على حساب الشمول والكمال‪ ،‬إنما اإليجاز معناه حذف‬
‫كل ما هو غير ضروري‪ 7‬من التقرير‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫الدقة وصحة البيانات‪:‬‬

‫تعتبر دقة وصحة البيان‪7‬ات ال‪7‬تي يتض‪7‬منها التقرير ع‪7‬امال أساس‪7‬يا في الحكم على م‪7‬دى جودت‪7‬ه‪ .‬ويتطلب‪ 7‬ذلك‬
‫من ك‪77‬اتب التقرير التأكد من المعلوم‪77‬ات ال‪77‬تي يعرض‪77‬ها‪ ،‬واإلش‪77‬ار‪7‬ة أحيانا إلى مص‪77‬درها‪ ،‬وذل ‪7‬ك ح‪77‬تى يكسب‬
‫ثقة القارئ وي‪7‬وفر له إمكانية االعتم‪77‬اد على التقرير في اتخ‪77‬اذ ق‪7‬رار‪ 7‬معين‪ .‬فيجب أن يك‪7‬ون القرير م‪7‬دعماً‬
‫بمعطيات تمكين القارئ من اتخاذ القرار غير متحيز‪.‬‬

‫الوضوح ‪:Clarity‬‬

‫يجب أن يكون التقرير واضحاً ومفهوماً وغير غامض لكل من يطلع عليه أو يقرأه‪ ،‬خاصة وأنه لن يكون‬
‫هناك مجال للتعبير الشفهي عن محتواه‪.‬‬

‫اإلجراء الواجب اتخاذه ‪:Action Orientation‬‬

‫بالرغم من أن للتقارير أنواع وأغراض مختلفة ‪ ،‬إال أن لها صبغة عامة مشتركة ‪ ،‬وهي توصيتها عما‬
‫يجب عمله كنتيجة للمعطيات التي تم عرضها في التقرير ‪ ،‬فإذا لم يتضمن التقرير التوصية باإلجراء‬
‫الواجب اتخاذه ‪ ،‬فعندها‪ 7‬يمكن القول أن التقرير ليس له هدف وكان األجدر أال يكتب‪.‬‬
‫تقرير ودي وشيق‪:‬‬

‫رغم أن التقرير يعتبر وثيقة مهنية‪ ،‬إال انه يجب أن يكتب بأسلوب شيق يجذب القارئ ويدفعه إلى‬
‫استمرار القراءة ويخاطبه بطريقة ودية وليس بأسلوب جاف ومنفر‪.‬‬

‫مناسبة الحجم ‪:‬‬

‫بحيث ال يكون أصغر أو أكبر من الالزم‪ ،‬ويتوق‪7‬ف حجم التقرير على عدة عوامل منها‪:‬‬

‫‪ o‬الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير‪.‬‬

‫‪ o‬المستوى اإلداري الذي يرفع له‪.‬‬
‫‪ o‬الموضوع‪ 7‬الذي يتحدث عنه التقرير‪.‬‬
‫‪ o‬شعور كاتب التقرير بمدى الحاجة إلى اإلسهاب أو االختصار‪7.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وهناك اعتقاد خاطئ يسود بين البعض‪ ،‬بأنه كلما كان التقرير كبيرا وزادت عدد صفحاته ‪ ،‬أعطى ذلك‬
‫إحساسا باألهمية وعكس الجهد المبذول في إعداده ‪ .‬و العبرة هنا بالفائدة التي يحصل عليها القارئ ومدى‪7‬‬
‫إشباع التقرير لحاجته من المعلومات‪ ،‬بغض النظر عن عدد صفحاته‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫القدرة على اإلقناع ‪:‬‬

‫كلما ك ‪77‬ان التقرير ق ‪77‬ادرا‪ 7‬على إقن ‪77‬اع الق ‪77‬ارئ بوجه نظر أو توص ‪77‬يات كاتب ‪77‬ه‪ ،‬زادت درجة جودت ‪77‬ه‪ .‬ويس ‪77‬اعد‬
‫على ذلك كف‪77‬اءة الك‪77‬اتب و قدرته على التحليل و االس‪77‬تنتاج و ع‪77‬رض األفك‪77‬ار‪ . 7‬والشك أن لغة األرق‪77‬ام‪ 7‬هي‬
‫دائما األق‪77‬در على اإلقن‪77‬اع ‪ ،‬فال يكفي اإلش‪77‬ارة على ارتف‪77‬اع ع‪77‬دد الرك‪77‬اب المس‪77‬تمر‪ 7‬إلح‪77‬دى ش‪77‬ركات الط‪77‬يران‬
‫كنتيجة لتحس ‪77 7‬ين مس ‪77 7‬توى الخدمة ‪ ،‬وإ نما يجب أن ي ‪77 7‬دعم ذلك بج ‪77 7‬دول يوضح ع ‪77 7‬دد الرك ‪77 7‬اب خالل الخمس‬
‫سنوات السابقة مثال و يظهر معدالت الزيادة السنوية‪.‬‬

‫‪ ‬أسلوب العرض ‪:‬‬

‫يعت ‪77‬بر أس ‪77‬لوب الع ‪77‬رض ع ‪77‬امال هاما في الحكم على ج ‪77‬ودة التقرير ‪ ،‬حيث يس ‪77‬اعد بش ‪77‬كل مباشر في تس ‪77‬هيل‬
‫مهمة قارئ التقرير واالستفادة منه ‪ ،‬فال شك أن التتابع المنطقي لألفكار والتك‪77‬وين الهيكلي للتقرير ووج‪77‬ود‬
‫عن ‪77‬اوين رئيس ‪77‬ية و فرعية و طريقة ثابتة لل ‪77‬ترقيم و اس ‪77‬تخدام‪ 7‬وس ‪77‬ائل أيضا مناس ‪77‬بة ‪ ،‬كل ذلك تعت ‪77‬بر عوامل‬
‫مساعدة لرفع كفاءة وأسلوب عرض التقرير ‪.‬‬

‫التوضيحات ‪:Illustration‬‬

‫يقال "إن الصورة أفضل من ألف كلمة"‪ .‬ولذلك فإن التقرير الذي يتضمن خرائط ورسوم‪ 7‬بيانية توضيحية‬
‫أفضل من التقرير الذي يتضمن مجرد كلمات‪.‬‬

‫نماذج تقارير وتدريبات عملية‬

‫اكتب تقريراً توضح فيه الفائدة التي ستحصل عليها من خالل حضورك لهذه الدورة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫اكتب تقريراً توضح فيه كيفية تطوير طبيعة عملك باستخدام األتمتة المكتبية وتكنولوجيا المعلومات‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫موضحاً كذلك المزايا والعيوب والتكاليف‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫اكتب تقريراً لمديرك المباشر توضح فيه إنجازاتك العملية خالل األربع أشهر السابقة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫اكتب تقريراً لمدير المباشر توضح فيه انجازاتك لمشروع أنت مشرف عليه أو عضواً فيه‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أكتب تقريراً لميزانية دائرتك للعام القادم‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أكتب تقريراً لمشكلة واجهتها في عملك تشرح فيه طبيعة المشلكة وتحليلها وكيفية معالجتها‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪24‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تقرير يتعلق بدوران العمل في أحد المكاتب‬

‫التاريخ‪ 25 :‬كانون الثاني ‪2003‬‬

‫إلى ‪ :‬محمد سعيد الراجي ‪ ،‬مساعد الرئيس للشئون اإلدارية‪.‬‬
‫من ‪ :‬عيسى يوسف‪ 7‬الناجي ‪ ،‬مدير المكتب غزة‬

‫الموضوع‪ :‬دوران العمل في المكتب‬

‫لقد أنهيت تقريري‪ 7‬هذا عن دوران العمل بين (‪ )94‬موظفاً يعملون في مكتبي ‪ ،‬وذلك عن السنة المنتهية في‬
‫‪ 31‬كانون األول ‪ ، 2002‬وقد توصلت إلى المالحظات التالية‪:‬‬

‫‪ ‬إن عدد الذين تركوا‪ 7‬أعمالهم في المكتب في سنة ‪ 2002‬بلغ ‪ 19‬موظفاً ‪ ،‬في حين أن الذين تركوا‬
‫أعمالهم في سنة ‪ 2001‬بلغ ‪ 13‬موظفاً ‪.‬‬
‫‪ ‬بلغت نسبة دوران العمل لسنة ‪ )%20,2( 2002‬بينما كانت (‪ )%14,3‬في سنة ‪2001‬‬
‫‪ ‬من بين الذين تركوا العمل كان ‪ 12‬من اإلناث و ‪ 7‬من الذكور‪.‬‬
‫بالنسبة لفئات األعمال والجنس ‪ ،‬فإن الذين تركوا‪ 7‬العمل كانوا كما يلي‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫المجموع‬ ‫عدد الذكور‪7‬‬ ‫عدد اإلناث‬ ‫فئة العمر‬

‫‪10‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪20-29‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪30-39‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪2‬‬ ‫ال أحد‬ ‫‪40-49‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪50-59‬‬
‫‪1‬‬ ‫ال أحد‬ ‫‪1‬‬ ‫‪60-69‬‬
‫‪19‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪12‬‬ ‫المجموع‬

‫هناك أسباب مختلفة لترك العمل‪ ،‬منها التقاعد والحمل والوفاة وعدم الرضى والطالق‪ 7‬وتغيير مكان‬ ‫‪‬‬
‫السكن‪.‬‬

‫التوصيات ‪Recommendations :‬‬

‫‪25‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫علينا االهتمام بظاهرة زيادة ترك العمل في مكتبنا وبشكل خاص بترك العمل للموظفين من فئة‬ ‫‪‬‬
‫الشباب (ذوي األعمال الصغيرة)‪ ،‬حيث يتبين أن هناك عشرة أشخاص ممن تركوا‪ 7‬العمل هم في فئة‬
‫العمر (‪ 29-20‬سنة) ‪ ،‬اثنتان تركتا العمل بسبب الحمل ‪ ،‬والثمانية اآلخرون تركوا‪ 7‬العمل بسبب‬
‫تقدمهم في وظائفهم‪ ،‬مما يشير بوضوح‪ 7‬إلى عدم وجود‪ 7‬فرص لهم للترقية والتقدم عندنا‪ ،‬مما يستوجب‬
‫إعادة النظر ‪.‬‬
‫يستحسن أن تتم دراسة ترك العمل كل ثالثة شهور بدالً من كل سنة ‪ ،‬لمراقبة الوضع بإحكام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪26‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫كتابة تقرير عن أداء معلم في نهاية الستة أشهر األولى من تعيينه‬

‫إلى السيد األستاذ ‪ /‬محمود مصطفى مدير التعليم اإلعدادي‬

‫إدارة شرق التعليمية‬ ‫من السيدة ‪ /‬ليلى محمود مديرة مدرسة‬

‫تقرير عن أداء السيدة ‪ /‬نادية مدرسة التربية الفنية في نهاية الستة أشهر األولى‬

‫السبت الموافق ‪16/2/2002‬‬

‫طبقا للقرار الوزاري بشأن تقديم تقرير بعد الستة أشهر األولى من بداية التعيين ومدى صالحيتها للعمل ‪.‬‬

‫المُدرسة المذكورة تم تعيينها في ‪ 15/8/2002‬وقد أمضت هذه الفترة بالمدرسة‬

‫‪ ‬من حيث كمية العمل المسند إليهما ‪ :‬تقوم بتدريس النصاب القانوني لها‬
‫‪ ‬وتؤدي عملها بإتقان‬
‫‪ ‬متعاونة مع إدارة المدرسة وتؤدي ما يطلب منها‬
‫‪ ‬تستعين بالوسائل التعليمية االبتكارية في سرد الدرس‬
‫‪ ‬دفتر التحضير مستوف ومتمشي مع الخطة الموضوعة‬
‫‪ ‬ملتزمة في الحضور واالنصراف‬
‫‪ ‬لم تحدث منها أي مخالفة خالل تلك الفترة‬
‫‪ ‬محبوبة من زمالئها ومظهرها العام مقبول‬
‫‪ ‬تهتم باألنشطة المصاحبة‬

‫لذا يشهد لها بالكفاءة وتحمل المسؤولية ‪ .‬وتوصي إدارة المدرسة باآلتي ‪:‬‬
‫‪ ‬تثبيتها بالعمل في نفس المدرسة‬
‫‪ ‬صقلها بالتدريبات الالزمة الطالعها على كل ما هو جديد‬

‫‪27‬‬
‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫وقد استيفت هذه المعلومات والبيانات من ‪:‬‬

‫‪ ‬متابعة إدارة المدرسة المستمرة ألدائها‬
‫‪ ‬التوجيه الفني المشرف على المادة‬
‫‪ ‬شئون العاملين‬
‫‪ ‬لجان المتابعة‬
‫‪ ‬نتائجها خالل هذه الفترة‬

‫مرفق طيه ‪:‬‬

‫‪ ‬صورة من المدرسة تفيد بعدم حصولهما على أية إجازات خالل الفترة السابقة‬
‫‪ ‬صورة لنتائج الطلبة‬
‫‪ ‬صورة من متابعة موجه المادة ألدائها‬

‫برجاء اتخاذ الالزم‬

‫ولسيادتكم جزيل الشكر ‪،‬‬

‫‪28‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تقرير عن حادثة‬
‫السيد مدير اإلدارة التعليمية‬ ‫إلى ‪:‬‬
‫السيد محمود غريب ‪ /‬مدير المدرسة‬ ‫من ‪:‬‬
‫حادث إصابة مدرس تربية رياضية‬ ‫الموضوع ‪:‬‬
‫االثنين ‪21/1/2002‬‬ ‫التاريخ ‪:‬‬
‫سد العجز في مادة التربية الرياضية‬ ‫المقدمة ‪:‬‬

‫أثناء طابور الصباح سقط مدرس التربية الرياضية على األرض وتم نقله للمستشفى‬
‫التقرير مقدم للسيد مدير اإلدارة‬

‫‪ .1‬أنه أثناء الطابور الصباحي يوم االثنين ‪ 21/1/2002‬وأثناء أداء التمرينات الرياضية سقط مدرس‬
‫التربية الرياضية على األرض وتم تحويله للمستشفى وبعرضه على األطباء وجد أنه يحتاج لعملية‬
‫جراحية بالرباط الصليبي‬
‫‪ .2‬تم كتابة تقرير إثبات حالة وإرساله للمستشفى‬
‫‪ .3‬أثبت تقرير المستشفى أنه مصاب بكسر في الرباط الصليبي وأوصى له بعمل مخفف‬

‫الخالصة ‪ :‬إصابة مدرس التربية الرياضية أثناء طابور الصباح‬

‫المقترحات ‪ :‬يرجى العمل على سد العجز فترة غياب المدرس‬

‫مصادر البيانات ‪:‬‬

‫‪ .1‬تقرير المدرسة "إثبات حالة "‬
‫‪ .2‬تقرير المستشفى بالحالة‬
‫المشكالت ‪ :‬تأخذ تقرير الحالة الوارد من المستشفى والذي يفيد حالة المعلم‬
‫المرفقات ‪:‬‬
‫‪ .1‬تقرير إثبات حالة عن الحادث من المدرسة‬
‫‪ .2‬تقرير المستشفى بالحالة الصحية‬
‫‪ .3‬خطاب توصية من المستشفى بعمل مخفف‬

‫تقرير مالي خاص بإعداد ميزانية إلحدى الشركات‬

‫الفائض‪ /‬العجز بآالف الدنانير‬ ‫‪ 2004‬بآالف‬ ‫‪ 2003‬بآالف‬ ‫البيان‬
‫الدنانير‬ ‫الدنانير‬
‫‪119‬‬ ‫‪450‬‬ ‫‪569‬‬ ‫رواتب‬
‫‪12‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪92‬‬ ‫إيجار‬
‫‪3‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪23‬‬ ‫تأمين‬
‫‪16‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪83‬‬ ‫تدفئة وإ نارة وطاقة‬
‫‪00‬‬ ‫‪110‬‬ ‫‪110‬‬ ‫استهالك‬
‫‪13‬‬ ‫‪50‬‬ ‫‪63‬‬ ‫قرطاسية ومطبوعات‬
‫‪8‬‬ ‫‪30‬‬ ‫‪38‬‬ ‫بريد وطوابع‬

‫‪29‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫‪24‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪114‬‬ ‫معالجة المعلومات‬

‫‪9‬‬ ‫‪15‬‬ ‫‪24‬‬ ‫ملفات وحفظ‬
‫‪5‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪25‬‬ ‫صيانة‬
‫‪23‬‬ ‫‪100‬‬ ‫‪123‬‬ ‫هاتف‬
‫‪9‬‬ ‫‪40‬‬ ‫‪49‬‬ ‫متفرقات‬
‫‪241‬‬ ‫‪1075‬‬ ‫‪1361‬‬ ‫المجموع‬

‫في الجدول أعاله يالحظ أن ميزانية سنة ‪ 2004‬قد أعدت في ضوء عدد من العواملـ وهي‪:‬‬
‫‪ .1‬أن هناك زيادة تضخمية بنسبة ‪ %15‬إذ أن قيمة اإليجارات‪ ،‬على سبيل المثال‪ ،‬ازدادت من ‪80,000‬‬
‫دينار في سنة ‪ 2003‬إلى ‪ 92,000‬في سنة ‪2004‬‬
‫‪ .2‬إن هناك زيادة في عدد العاملين في المكتب بنسبة ‪ ، %10‬ويتبين هذا من زيادة الرواتب لتصبح‬
‫‪ 569,000‬دينار في سنة ‪ 2004‬بينما كانت ‪ 450,000‬دينار في سنة ‪2003‬‬
‫‪ .3‬أما العامل الثالث فهو التمييز بين التكاليف الثابتة ‪ ، Fixed Costs‬والمتغيرة ‪Variable Costs‬‬
‫وشبه المتغيرة ‪.Semivariable Costs‬‬

‫إن التكاليف الثابتة في الميزانية السابقة المبينة في الجدول السابق هي ‪:‬‬

‫(اإليجارات ‪ ، Rent‬التأمين ‪ ،Insurance‬االستهالكات ‪) deprecation‬‬

‫أما التكاليف المتغيرة فهي‪ ( :‬الرواتب ‪ ، Salaries‬القرطاسية والمطبوعات ‪Stationery and printing‬‬
‫‪ ،‬البريد والطوابع‪ ، Postage and mailing 7‬الملفات والمحفوظات‪) Filing 7‬‬

‫أما التكاليف شبه المتغيرة فهي‪ ( :‬التدفئة ‪ ،‬اإلنارة ‪ ،‬والطاقة ‪ - Heat, light, and power‬الصيانة‬
‫‪- Maintenance‬الهاتف ‪- Telephones‬المتفرقات ‪) Miscellaneous‬‬

‫‪30‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫تقرير قسم شؤون الموظفين‬

‫عن الفترة من إبريل إلى أغسطس للعام ‪2003‬م‬

‫يتمثل عمل ونشاط القسم في للفترة الموضحة أعاله في النقاط التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬عقود الموظفين‪:‬‬

‫الجدول المذكور أدناه يوضح وضع عقود الموظفين عن الفترة المذكور أعاله‪-:‬‬
‫أغسطس‬ ‫يوليه‬ ‫يونيه‬ ‫مايو‬ ‫ابريل‬ ‫البيان‬
‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪18‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪0‬‬ ‫تجديد‬
‫‪1‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪5‬‬ ‫تمديد‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫إنهاء‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫استقالة‬
‫*‪2‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫تعيينات جديدة‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫نقل‬
‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫ندب‬
‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫إيقاف‬

‫مالحظة ‪ :‬بعد انتهاء فترة التجربة (‪ 3‬شهور ) ‪،‬تمت عملية التقييم والتثبيت للموظفين المعينين في يوليو‪7‬‬

‫‪ .2‬صرف نهاية الخدمة عن العقود المنتهية‪:‬‬

‫مرفق كشف يوضح التسوية المالية لمكافئة نهاية الخدمة للعقود المنتهية‪.‬‬

‫‪ .3‬الرواتب‪:‬‬
‫تنفيذاً بقرار رئيس مجلس إدارة الشركة تم البدء في احتساب رواتب الموظفين بناءاً على سلم الرواتب‬
‫المعتمد والذي يتمثل في (المؤهل العلمي ‪ +‬سنوات الخبرة)‪ .‬مرفق‪ 7‬جدول مع رسم توضيحي‪ 7‬للرواتب‬
‫عن الفترة المذكور أعاله‪.‬‬

‫‪ .4‬اإلجازات بأنواعها‪:‬‬
‫الجدول المذكور أدناه يوضح وضع اإلجازات عن الفترة من إبريل حتى أغسطس‪ ،‬مرفق‪ 7‬كشف يوضح‬
‫أرصدة اإلجازات لموظفي سلطة المياه حتى نهاية ‪ 31‬أغسطس‪-:‬‬

‫‪31‬‬
 ‫كتابة تقارير العمل‬ ‫مشروع تطوير الكادر األكاديمي واإلداري‬

‫أغسطس‬ ‫يوليه‬ ‫يونيه‬ ‫مايو‬ ‫ابريل‬ ‫البيان‬

‫‪26‬‬ ‫‪26‬‬ ‫‪23‬‬ ‫‪19‬‬ ‫‪14‬‬ ‫سنوية‬
‫‪4‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪1‬‬ ‫مرضية‬
‫‪15‬‬ ‫‪16‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪19‬‬ ‫‪10‬‬ ‫طارئة‬
‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫أمومة‬
‫‪6‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪14‬‬ ‫إغالق‬
‫‪ .5‬الحضور واالنصراف‪:‬‬
‫بعد متابعة الحضور واالنصراف هناك مؤشر التزم من قبال الموظفين بالحضور‪ 7‬واالنصراف‪ 7‬مع األخذ‬
‫باالعتبار التأخير الصباحي لموظفي جنوب القطاع تماشياً مع الوضع السياسي‪ 7‬الراهن في المنطقة‪.‬‬

‫‪ .6‬إنجازات أخرى‪:‬‬
‫‪ ‬تم الترتيب لورشة العمل الخاصة بموضوع القيادة في اإلدارة والتي قدمت من قبل استشاريين‬
‫محليين‪ ،‬والتي عقدت على مرحلتين في فندق فلسطين‪.‬‬
‫‪ ‬تم تطبيق‪ 7‬سلم الرواتب الذي أعطى ارتياح نفسي كنظام موحد يطبق على جميع الموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬تم تعديل جميع البيانات الخاصة بقاعدة بيانات الموظفين الخاصة بسنوات الخبرة لديهم‪.‬‬
‫‪ ‬تم البدء بترتيب إجراء عملية تقييم الموظفين لغرض رفع كفاءة العنصر‪ 7‬البشري في الشركة‪.‬‬

‫مشاكل وتحديات‪ :‬عدم قدرة جهاز الحاسوب لمتابعة المهام المناطة به‪ ،‬بسبب كثرة البرامج الموجودة عليها‪،‬‬
‫ولعدم سعته للعملومات‪.‬‬

‫اقتراحات‪:‬‬
‫‪ ‬نقترح تشكيل لجنة مكونة من قسم شؤون الموظفين وقسم‪ 7‬التدريب‪ ،‬الغرض منها حصر‬
‫احتياجات موظفي الشركة آخذين باالعتبار توصية مدراء الدوائر التي تذكر في نموذج تقييم‬
‫األداء‪ ،‬وذلك لغرض رفع كفاءة الموظفين العملية‪.‬‬

‫‪32‬‬