‫تعريــف التـقريــر‬

‫"عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق‬

‫الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما‪،‬‬
‫يتضمن تحليالً منطقياً واقتراحات‬
‫وتوجيهات تتمشى مع نتائج التحليل"‪.‬‬

‫وعلى ذلك فإنه يجب اتباع أسلوب في كتابة التقارير يهدف إلى أن يكون التقرير‪:‬‬

‫واضحاً‪ ،‬يسهل فهمه واستيعابه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫موجزاً‪ ،‬بما يكفي لخدمة الغرض منه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كامالً‪ ،‬يغطي كافة جوانب الموضوع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دقيقاً‪ ،‬يحتوي على معلومات صحيحة‪.‬‬ ‫‪‬‬

 ‫أهميــة وفوائــد التقـريـر‬

‫مساعدة اإلدارة على اداء مهامها األساسية على الوجه األكمل وهي‪:‬‬ ‫‪.1‬‬
‫‪ .1‬التخطيط‬
‫‪ .2‬التوجيه واإلشراف‬
‫‪ .3‬المتابعة والتقييم‬

‫إعطاء المعلومات الالزمة التي تساعد على تدارك األخطاء والمشاكل ومحاولة‬ ‫‪.2‬‬
‫حلها‪.‬‬

‫وسيلة أتصال فعالة بالجهات المعنية من حكوميين وأفراد المجتمع والجهات‬ ‫‪.3‬‬
‫المانحة وغيرها‪.‬‬

‫وسيلة للتوثيق والتسجيل عن النشاطات واإلنجازات والمشكالت وأساليب‬ ‫‪.4‬‬

‫معالجتها‪.‬‬

‫وسيلة لتبادل المعلومات بين المستويات واألقسام اإلدارية المختلفة‪.‬‬ ‫‪.5‬‬

‫تفسير موقف أو ظاهرة معينة‪..‬‬ ‫‪.6‬‬

‫عرض أفكار أو مقترحات جديدة‪.‬‬ ‫‪.7‬‬

‫توفير الدراسات الالزمة إلتخاذ القرار‪.‬‬ ‫‪.8‬‬

‫‪2‬‬
 ‫المهارة في كتابة التقرير‬

‫قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من األمور السهلة أو البسيطة‪ ،‬إال أنها في الواقع‬
‫عملية لها أصول علمية يجب أن تراعى‪ ،‬كما أنها تتطلب مهارات في كاتب التقرير‬
‫تساعد على زيادة فاعلية التقرير مثل‪:‬‬

‫‪ -1‬القدرة على التفكير المنطقي‪.‬‬

‫‪ -2‬القدرة على االستنتاج والربط بين األمور‪.‬‬

‫‪ -3‬القدرة على التعبير والصياغة واختيار األلفاظ والتعبيرات المناسبة‪.‬‬

‫‪ -4‬التمكن من قواعد اللغة واإلمالء‪.‬‬

‫وال شك أن غياب هذه المهارات وعدم تنميتها لدى األشخاص الذين تتطلب طبيعة‬
‫عملهم كتابة تقارير كثيرة قد يؤدي إلى فشل الفرد في أداء عمله‪ ،‬فقد تكون الفكرة‬
‫صائبة أو التوصية‪ .‬صحيحة أو االقتراح في مكانه المناسب ويحقق الكثير من الفوائد‬
‫للمنشأة‪ ،‬إال أن عدم القدرة على التعبير السليم والمقنع قد يحول دون موافقة القارئ‬
‫عليه واألخذ به‪.‬‬

‫وكلما زاد االتجاه نحو إشباع احتياجات القارئ من التقرير وتوقعاته ومخاطبة‬
‫اهتمامه‪ .،‬كلما زادت فرصة نجاح التقرير كوسيلة اتصال‪ ،‬فالقارئ عنصر أساسي ومهم‬
‫يجب أن يدرس بعناية قبل البدء في إعداد التقرير‪ ،‬كما يجب أن تدرس مالحظاته‬
‫وردود فعله أثناء وبعد إعداد التقرير‬

‫‪3‬‬
 ‫ويمكن تصور‪ .‬العالقة بين الكاتب والقارئ كما في الشكل التالي‪:‬‬

‫معلومات مسبقة عن القارئ‬

‫القارئ‬ ‫الكاتب‬
‫معلومات موضوع التقرير‬

‫تغذية عكسية‬

‫ويختلف أسلوب كتابة التقرير عن المقالة أو القصة‪ ,‬ففيه تظهر األفكار‬

‫بوضوح وال يترك شيئ ليفهمه القارئ بطريقته‪ .‬فإذا قرأ التقرير عدة أفراد‬
‫فيجب أن يفهموا منه نفس الشيئ ويصلوا الى نفس الرسالة التي يهدف اليها‬
‫التقرير‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫أنـــواع التقاريــــر‬

‫يمكن تقسيم التقارير الى مجموعات من حيث‪:‬‬

‫‪ .1‬زمن اإلصدار‪.‬‬
‫‪ .2‬الهدف من التقرير‪.‬‬

‫‪ .3‬محتوى التقرير‪.‬‬
‫‪ .4‬شكل التقرير‪.‬‬

‫‪ .5‬الجهة الموجه اليها التقرير‪.‬‬

‫‪ .6‬المنهج الذي يتبعه التقرير‪.‬‬

‫أوالً‪ :‬من ناحية الزمن‬

‫‪ -1‬تقارير دورية‪:‬‬
‫وهي التي تغطى فترات زمنية‪ .‬ثابتة‪ ،‬عادة ما تحددها نظم العمل بالمنشأة وقد تكون‬
‫هذه التقارير‪:‬‬
‫‪ ‬يومية‪..‬‬
‫‪ ‬أسبوعية‪.‬‬
‫‪ ‬شهرية‪.‬‬
‫‪ ‬ربع سنوية (كل ثالثة شهور)‪.‬‬
‫‪ ‬نصف سنوية‪( .‬كل ستة شهور)‪.‬‬
‫‪ ‬سنوية‪..‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ -2‬تقارير غير دورية‪:‬‬
‫وهي ال‪..‬تي تغطى ف‪..‬ترات زمنية‪ .‬غ‪..‬ير ثابت‪..‬ة‪ ،‬وتختلف من تقرير آلخ‪..‬ر‪ ،‬وع‪..‬ادة ما يرتبط‬
‫إص ‪..‬دار مثل ه ‪..‬ذه التق ‪..‬ارير بوق ‪..‬وع أح ‪..‬داث معينة وتس ‪..‬مى‪ .‬ه ‪..‬ذه التق ‪..‬ارير "االس ‪..‬تثنائية"‬
‫باعتبارها ترتبط‪ .‬ب‪....‬أمور غ‪....‬ير عادية أو ن‪....‬ادرة الوق‪....‬وع وتمثل‪ .‬مش‪....‬كلة ألحد األنش‪.. .‬طة‬
‫الرئيسية للمنشأة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضاً أو استثنائية‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬من ناحية الهدف‬

‫‪ -1‬تقارير متابعة‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تكون مرتبطة‪ .‬بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري‬
‫تنفيذه‪ ،‬وعادة ما تتضمن عملية مقارنة بين ما هو واقع فعالً وما كان يجب أن يتم وفقاً‬
‫للخطة أو البرنامج الموضوع‪ ،‬وتوضيح االنحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها‪.‬‬
‫ومن أمثلتها تقارير متابعة تنفيذ المشروعات التنموية‪ ،.‬وقد يترتب على مثل هذه‬
‫التقارير اتخاذ قرارات تصحيحية‪ .‬أو تعديل في الخطط الموضوعية‪ .‬أو إعادة توزيع‪.‬‬
‫للموارد المتاحة‪.‬‬

‫‪ -2‬تقارير معلومات‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة‪ .،‬وتسمى‪ .‬أحياناً "تقارير‬
‫إخبارية‪".‬‬

‫‪ -3‬تقارير الدراسات‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنشأة أو في البيئة‪.‬‬
‫الخارجية‪.‬‬

‫‪ -4‬تقارير تقييم األداء‪:‬‬

‫وهي التقارير التي تقيم مستوى األداء قياساً بمعايير موضوعية‪ .‬مسبقاً‪.‬ومن أمثلتها‬
‫تقارير تقييم األفراد‪ ،‬أو تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط‪ ،‬وقد يترتب عليها‬

‫‪6‬‬
 ‫اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحياناً بالتوجيه أو تصحيح‬
‫بعض المسارات‪.‬‬

‫ثالثاً‪ :‬من ناحية المحتوى‬

‫‪ -1‬تقارير مالية ومحاسبية‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تعبر عن مواقف مالية‪ ،‬وتتضمن معلومات محاسبية‪ .‬ممثلة باألرقام‪،‬‬
‫ومن أمثلة هذه التقارير حسابات األرباح والخسائر والميزانية‪.‬‬

‫‪ -2‬تقارير األنشطة‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تعكس األنشطة المختلفة بالمنشأة‪ ،‬ويطلق عليها البعض "تقارير‬
‫إدارية" للتمييز بينها وبين التقارير المالية‪.‬‬

‫‪ -3‬تقارير األفراد‪:‬‬
‫وتتضمن معلومات عن األفراد‪ ،‬تمثل الجانب الشخصي والوظيفي‪ ،‬كذلك الجانب‬
‫السلوكي‪ ،‬كما تتضمن‪ .‬معلومات عن نشاطه وإ نتاجه خالل فترة معينة‪ .،‬ومن أمثلتها‬
‫التقارير السنوية‪ .‬لتقييم األفراد‪ ،‬وتقارير فترة االختبار للمعينين الجدد‪.‬‬

‫رابعاً‪ :‬من ناحية الشكل‬

‫‪ -1‬تقارير سابقة التصميم‪:‬‬
‫وتتكون في شكل نماذج مطبوعة وعلى الكاتب ملئها مثل تقارير الحقائب المفقودة‬
‫بالرحالت الجوية وتقارير الصيانة الدورية‪ .‬لآلالت‪ ،‬وتقارير تقييم أداء األفراد‪.‬‬

‫‪ -2‬تقارير فردية‪:‬‬
‫ال يتحتم فيها اإللتزام بنمط معين أو أساس محدد بها‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫خامساً ‪ :‬من ناحية التوجيه‪:‬‬
‫‪ -1‬تقارير داخلية‪:‬‬
‫وهي التقارير التي توجه لجهات داخلية‪ ،‬أي ترفع للمستويات اإلدارية المختلفة داخل‬
‫المنشأة أو إلدارات أخرى داخل المنشأة أيضاً‪.‬‬

‫‪ -2‬تقارير خارجية‪:‬‬
‫وهي التقارير التي توجه إلى جهات خارج المنشأة‪ ،‬مثل جهات الرقابة الحكومية‪.‬‬
‫المختلفة‪ ،‬واألجهزة المركزية واإلحصائية والجهات المانحة وغيرها‪.‬‬

‫سادساً‪ :‬من حيث المنهجية‬

‫‪ -1‬تاريخية‪:‬‬
‫وتتناول األحداث الماضية بالتحليل وتوضح تطورها‪.‬‬

‫‪ -2‬وصفية‪Narrative Format :.‬‬

‫وتقدم توصيفاً كامالً لظاهرة أو حدث ما وتكون محتوياتها في شكل فقرات وصفية‪.‬‬
‫وتكتب بأسلوب قصصي أو روائي‪ ،‬ومن أمثلتها دراسات الجدوى وتقارير دراسة‬
‫السوق واتجاهات المستهلكين‪.‬‬

‫‪ -3‬إحصائية‪:‬‬
‫وتشتمل‪ .‬على تحليل إحصائي مدعم للمواقف واألحداث داخل أو خارج المنظمة‬

‫‪ -4‬مقارنة‪:‬‬

‫وتتناول إعداد المقارنات بين نتائج المنظمة أو أنشطة المنظمات المناظرة‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫مراحل إعداد وكتابة التقرير‬

‫تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بأربعة مراحل أساسية هي‪:‬‬

‫(‪ )1‬مرحلة اإلعداد والتجهيز‪.‬‬

‫(‪ )2‬مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي‪.‬‬

‫(‪ )3‬مرحلة الكتابة‪.‬‬

‫(‪ )4‬مرحلة المراجعة‪.‬‬

‫المرحلة األولى‪ :‬اإلعداد والتجهيز‬

‫ويتم في هذه المرحلة تحديد ما يلي‪:‬‬

‫(‪ )1‬اإلطار العام للتقرير‪:‬‬

‫ويشمل تحديد الموضوع بوضوح وتحديد المجاالت التي يغطيها التقرير‪ ،‬فمثالً يجب أن‬
‫يعرف القارئ التقرير يغطي أنشطة البيع والترويج‪ ،‬أو أن الدراسة تشمل‪ .‬إدارات‬
‫المالية والمبيعات وال تشمل إدارة خدمات العمالء‪.‬‬

‫(‪ )2‬الهدف من إعداد التقرير‪:‬‬

‫ويجب أن يكون واضحاً ومحدداً في جملة واحدة‪ ،‬مثل (الهدف من إعداد التقرير هو‬
‫تقديم توصيات بشأن أسلوب العمل في المرحلة القادمة لمواجهة التوسعات المحتملة‬
‫في نشاط الشركة)‪.‬‬
‫(‪ )3‬قارئ التقرير‪:‬‬
‫من هو؟ (المدير المباشر‪ ,‬فريق العمل‪ ,‬الجهة المانحة‪ ,‬جهات حكومية‪ ...‬الخ)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ماذا يعرف مسبقاً عن موضوع التقرير؟‬ ‫‪‬‬

‫ماذا يحتاج أن يعرف؟‬ ‫‪‬‬

‫ما هو أسلوب الكتابة الذي يناسبه؟‬ ‫‪‬‬

‫ماذا سيفعل بالتقرير وما الجراءات التي ستتخذ بناء عليه؟‬ ‫‪‬‬

‫‪9‬‬
 ‫(‪ )4‬معلومات التقرير‪:‬‬
‫تحديد مصادر البيانات والمعلومات الالزمة للتقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التأكد إن كانت كاملة وصحيحة ومرتبطة‪ .‬بموضوع التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التأكد من توفرها في يد كاتب التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ً المرحلة الثانية‪ :‬التنظيم والبناء الهيكلي‬

‫وتشتمل‪ .‬المرحلة اآلتية على النقاط التالية‪:‬‬

‫(‪ )1‬تحديد المنطق العام للتقرير‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد العناوين الرئيسية‪ .‬والفرعية لضمان وحدة البناء الهيكلي للتقرير‪.‬‬

‫‪ .2‬تحديد وسائل اإليضاح واألشكال التي سيتم استخدامها‪.‬‬

‫‪ .3‬تحديد المراجع التي ستورد في التقرير مع توفير بياناتها من حيث االسم‬

‫والتاريخ والمصدر‪.‬‬

‫(‪ )2‬تصميم الهيكل العام للتقرير‪:‬‬

‫‪ .1‬بداية التقرير (صفحة الغالف‪ ,‬المحتويات‪ ,‬ملخص عام‪ ,‬المقدمة)‪.‬‬

‫‪ .2‬صلب التقرير (عرض المعلومات‪ ,‬الجداول‪ ,‬األشكال‪ ,‬التحليل)‪.‬‬

‫‪ .3‬خاتمة التقرير (النتائج‪ ,‬التوصيات‪ ,‬المالحق)‪.‬‬

‫ملحوظة‪ :‬تحتوي صفحة الغالف على‪:‬‬

‫‪ .1‬إسم موضوع التقرير‬

‫‪ .2‬كاتب التقرير ومركزه الوظيفي‪.‬‬

‫‪ .3‬الجهه المرسل منها التقرير‪.‬‬

‫‪ .4‬الجهة المرسل اليها التقرير‪.‬‬

‫‪ .5‬تاريخ كتابة التقرير‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫المرحلة الثالثة‪ :‬كتابة التقرير‬

‫ويراعى العناصر التالية أثناء الكتابة‪:‬‬

‫األسلوب المناسب لكتابة صيغ وعبارات التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التنسيق المنتظم لعناصر التقرير والعناوين والفقرات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مواقع وسائل اإليضاح واألشكال والجداول‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المقدمة وتكامل عباراتها مع محتويات التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ملخص التقرير ويشتمل على الهدف واإلجراءات والمنهجية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النتائج وتحليلها ومناقشتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التوصيات ومنهج‪ .‬العمل المستقبلي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫جسم التقرير ويحتوي على مراحل التوصل إلى النتائج والتوصيات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المالحق وتتضمن العناصر المستخدمة في التقرير وغير المدرجة في‬ ‫‪‬‬

‫جسم التقرير‪.‬‬

‫قائمة المراجع مسلسلة حسب ذكرها داخل جسم التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المرحلة الرابعة‪ :‬المراجعـــة‬

‫وتتضمن مراجعة كافة عناصر التقرير وتأكيد وحدتها وتكاملها ووضوح الرس‪..‬الة من‪..‬ه‪..‬‬
‫كما تتضمن‪ .‬مراجعة وتأكيد الضبط اإلمالئي واللغوي لعبارات التقرير‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫الهيكـل العـام للتقريــر‬

‫‪ -‬صفحة الغالف‬
‫‪ -‬صفحة المحتويات‬
‫‪ -‬ملخص عام‬ ‫بداية التقرير‬

‫المقدمة‪(.‬الخلفية‪ ,‬األهداف‪ ,‬المجال)‬ ‫‪-‬‬

‫‪ -‬عرض المعلومات والحقائق‬

‫‪ -‬الجداول‬
‫‪ -‬الرسوم البيانية‬ ‫صلب التقرير‬

‫‪ -‬الدراسة والتحليل‬

‫‪ -‬النتائج‬
‫‪ -‬التوصيات‬
‫خاتمة التقرير‬
‫‪ -‬المالحق‬

‫‪12‬‬
 ‫مـا يجب تجنبه عند كتابة التقرير‬

‫(‪ )1‬تجنب استخدام الصفات التي قد تعني نوعاً من ا لجزم أو الحكم المطلق‪ ،‬مثال‪:‬‬
‫الحل المثالي ـ األسلوب األمثل ـ نظام ممتاز ـ خسائر فادحة‪.‬‬

‫(‪ )2‬تجنب األحكام الشديدة والقاطعة‪ ،‬فقد تكون هناك بعض المعلومات التي لم تصل‬
‫إليك والتي قد تغير الصورة‪.‬‬

‫(‪ )3‬تجنب استخدام الكلمات المثيرة للمشاعر مثل‪:‬‬

‫كارثة ـ نابغة ـ استحالة ـ خيالي ـ جنوني‬

‫(‪ )4‬تجنب استخدام الضمير األول (أنا)‪.‬‬

‫(‪ )5‬تجنب إستخدام الجمل والتعبيرات المطولة والتي يمكن االستعاضة عنها بكلمة‬
‫واحدة أو جملة قصيرة مثال ذلك‪( :‬في هذه اللحظة من الزمن) بدالً من (اآلن)‪.‬‬

‫(‪ )6‬تجنب األلفاظ والتعبيرات الفنية وخاصة إذا كانت بلغة أخرى وكان القارئ ال يعمل‬
‫في نفس المجال‪.‬‬

‫(‪ )7‬تجنب االختصارات دون ذكر الكلمة أو الجملة كاملة معها‪.‬‬

‫(‪ )8‬تجنب جعل التقرير فني جداً‪ ،‬ولكن اجعله في مستوى مناسب للقارئ ومستواه‬
‫اإلداري والمهني‪.‬‬

‫(‪ )9‬تجنب أن تدرج أكثر من فكرة في فقرة واحدة‪ ،‬وإ ستخدم الجمل القصيرة‪،‬‬

‫وعالمات الفصل المناسبة‪.‬‬

‫(‪ )10‬تجنب استخدام الكلمات والعبارات السلبية‪ .‬قدر اإلمكان‪ ،‬مثل‪ :‬ال يمكن قبول هذا‬
‫الرأي أو االقتراح‪.‬‬

‫‪13‬‬
‫مشكــالت تواجه كـاتب التقريـر‬

‫أوالً‪ :‬مشكالت تتعلق بأهداف التقرير‬

‫‪ o‬عدم وضوح األهداف في ذهن المسئولين‪.‬‬

‫‪ o‬عدم وضوح األهداف في ذهن كاتب التقرير‪.‬‬

‫ً‬
‫مشكالت تتعلق بالمعلومات‬ ‫ثانياًً‪:‬‬

‫‪ o‬ندرة المعلومات‬

‫‪ o‬سرية المعلومات‬

‫‪ o‬عدم دورية المعلومات‬

‫‪ o‬حجب المعلومات‬

‫‪ o‬غياب أجهزة المعلومات‬

‫ثالثاً‪ :‬مشكالت تتعلق بموضوع التقرير‬

‫‪ o‬عدم الترابط بين أجزائه‪.‬‬

‫‪ o‬عدم اتباع التسلسل‪.‬‬

‫‪ o‬عدم تحديد الحجم األمثل للتقرير‪.‬‬

‫‪ o‬قصور االستدالل على صحة النتائج‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫رابعاًً‪ :‬مشكالت تتعلق بشكل التقرير‬

‫‪ o‬عدم االلتزام بالهيكل المنهجي للتقرير‪.‬‬

‫‪ o‬إقحام وحشو بعض التفصيالت في غير موضعها‪.‬‬

‫خامساً‪ :‬مشكالت تتعلق باللغة واألسلوب‬

‫‪ o‬عدم القدرة على التعبير‪.‬‬

‫‪ o‬األخطاء اإلمالئية‪.‬‬

‫‪ o‬األخطاء الشكلية‪.‬‬

‫‪ o‬أخطاء استعمال مصطلحات في غير موضعها‪.‬‬

‫سادساً‪ :‬مشكالت تتعلق بكاتب التقرير‬

‫‪ o‬عدم الدراية‪.‬‬

‫‪ o‬االستعجال‪.‬‬

‫‪ o‬التدخل بآرائه الخاصة وقيمه الشخصية‪.‬‬

‫‪ o‬عدم انتقائه للوقت والظروف المالئمة للكتابة‪.‬‬

‫سابعاً‪ :‬مشكالت تتعلق بقارئ التقرير‬

‫‪ o‬الالمباالة‪.‬‬

‫‪ o‬اإلهمال‪.‬‬

‫‪ o‬فرض إرادته وآرائه على التقرير عند إعداده‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫األخطاء الشائعة في كتابة التقارير‬

‫هناك مجموعة من األخطاء الشائعة التي تحدث عند كتابة التقارير والتي تنقسم إلى‬
‫أربعة أقسام رئيسية‪ .‬هي‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬أخطاء تتعلق بغياب أحد األركان الرئيسية للتقرير‬

‫‪ ‬غياب صفحة الغالف‪.‬‬

‫‪ ‬غياب صفحة المحتويات في حالة التقارير الطويلة‪.‬‬

‫‪ ‬غياب المقدمة المناسبة للتقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب الهيكلة الواضحة للتقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب العناوين الرئيسية‪ .‬أو الفرعية المناسبة للموضوع‪.‬‬

‫‪ ‬قصر التقرير على عرض النتائج‪.‬‬

‫‪ ‬غياب الخاتمة المبلورة للتقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب التوصيات أو المقترحات‪.‬‬

‫‪ ‬غياب المراجع وذلك في حالة استخدام مراجع بالتقرير‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬أخطاء تتعلق بصياغة التقرير‬

‫ما يخص الغالف‪.:‬‬

‫‪ ‬غياب العنوان الواضح أو صياغته في صورة عامة أو طويل نسبياً‪.‬‬

‫‪ ‬غياب اسم الجهة التي أعدت التقرير أوالخطأ في اسمها‪.‬‬

‫‪16‬‬
‫‪ ‬غياب اسم الجهة المقدم إليها التقرير أو الخطأ في اسمها أو ذكر اإلسم التجاري‬
‫أو المختصر لها‪.‬‬

‫‪ ‬غياب تاريخ تقديم التقرير أو ذكره غير واضحاً‪.‬‬

‫ما يخص صفحة المحتويات‪:‬‬

‫‪ ‬غياب التوحيد بين مستويات التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب التنسيق التفصيلي لعناصر المحتويات‪.‬‬

‫‪ ‬غياب التطابق بين العناوين في صفحة المحتويات وفي جسم التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب ترقيم صفحات التقرير المقابلة للعناصر المختلفة أو اختالفها عن جسم‬

‫التقرير‪.‬‬

‫ما يخص المقدمة‪:‬‬

‫‪ ‬غياب التناسب بين حجم وصياغة المقدمة وحجم وأهمية التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب أحد عناصر المقدمة (الخلفية ـ الهدف ـ المنهج ـ الهيكل ـ الخاتمة) أو‬
‫الترتيب المنطقي لها‪.‬‬

‫‪ ‬اختالف ما ذكر في المقدمة عن جسم التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب وحدة الموضوع في المقدمة‪.‬‬

‫‪ ‬المبالغات المعتادة (العبارات المثيرة ـ الغموض ـ الثناء والشكر على الجهة‬

‫طالبة التقرير ـ إظهار أهمية التقرير وحجم الجهد المبذول به)‪.‬‬

‫ما يخص جسم التقرير‪:‬‬

‫‪ ‬الهيكلة غير المناسبة للتقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب وضع العناوين الرئيسية والفرعية ونظام تمييزها‪.‬‬

‫‪ ‬تكرار العناوين أو اختالط أألرقام التي تمييزها‪.‬‬

‫‪17‬‬
 ‫‪ ‬التكرار غير المفيد وطول الفقرات أو الجمل‪.‬‬

‫‪ ‬غياب الحد الفاصل بين الحقائق واآلراء واستعمال كلمات مبهمة‪ .‬المعاني‪.‬‬

‫‪ ‬المبالغة في استخدام األشكال البيانية والجداول أو غياب نظام ترقيمها‪.‬‬

‫‪ ‬عرض عمليات حسابية طويلة ومعقدة‪.‬‬

‫ما يخص النتائج‪:‬‬

‫‪ ‬غياب المنطق في عرض الغرض أو غياب وحدة الترتيب في عرض النتائج‪.‬‬

‫‪ ‬اإلسهاب أو االقتضاب غير المناسب في العرض‪.‬‬

‫ما يخص التوصيات والمقترحات‪:‬‬

‫‪ ‬تجاوز التوصيات والمقترحات لحدود القارئ المستهدف من التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب الفصل بين المقترحات والتوصيات أو العرض غير المنطقي لها‪.‬‬

‫ما يخص الملخص‪:‬‬

‫‪ ‬قصر الملخص على عرض النتائج أو إهمال بعض عناصر الموضوع‪.‬‬

‫‪ ‬اإلسهاب في بعض العناصر أو االختصار الشديد للبعض اآلخر‪.‬‬

‫ما يخص قائمة المراجع (إن وجدت)‪:‬‬

‫‪ ‬غياب الفصل بين المراجع العربية واألجنبية‪.‬‬

‫‪ ‬سوء ترتيب‪ .‬المراجع أو الخطأ في ذكر بياناتها‪.‬‬

‫‪18‬‬
 ‫ما يخص الملحقات‪:‬‬
‫‪ ‬غياب وحدة اللفظ (مرفق‪ /‬ملحق)‪.‬‬

‫‪ ‬غياب الترتيب المنطقي للمالحق وفقاً لذكرها في التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬غياب نظام تمييز‪ .‬المالحق‪.‬‬

‫ثالثا‪ ً:‬أخطاء تتعلق باإلخراج والشكل العام للتقرير‬

‫‪ ‬استخدام نوعية غير مناسبة من الورق أو مقاس غير متداول‪.‬‬

‫‪ ‬استخدام طريقة تجليد غير مناسبة لحجم وطبيعة التقرير‪.‬‬

‫‪ ‬سوء استخدام وتعدد مقاسات الخطوط في صفحة الغالف أو في التقرير بصفة‬

‫عامة‪.‬‬

‫‪ ‬ترك أجزاء خالية في الصفحات أو في بداية الفقرات دون مبرر‪..‬‬

‫‪ ‬غياب وحدة الترقيم أو انتظامها‬

‫ٍ رابعاً‪ :‬أخطاء تتعلق باللغة‬

‫‪ ‬األخطاء اإلمالئية أثناء كتابة التقرير ونسخه‪.‬‬

‫‪ ‬األخطاء اللغوية الناجمة عن النحو والصرف أللفاظ ومعاني التقرير‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫الوصايا العشر لكتابة تقرير فعال‬

‫له بداية ووسط ونهاية‪.‬‬ ‫‪-1‬‬

‫أن يكون كامالً‪ ,‬ودقيقاً‪ ،‬وصادقاً‪.‬‬ ‫‪-2‬‬

‫أن يكون مختصراً بقدر اإلمكان ـ وبسيطاً‪.‬‬ ‫‪-3‬‬

‫أن يكون موضوعياً غير محكوم بآرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية‪.‬‬ ‫‪-4‬‬

‫له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم اإلجراء‪.‬‬ ‫‪-5‬‬

‫أن يكتب في لغة واضحة ومباشرة‪.‬‬ ‫‪-6‬‬

‫أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه‪ .‬فيه (أو المالئم)‪.‬‬ ‫‪-7‬‬

‫أن يستخدم اإليضاحات البيانية‪ .‬كلما كان ذلك فعاالً‪.‬‬ ‫‪-8‬‬

‫أن يكون له خالصة تعبر عن معطيات التقرير‪.‬‬ ‫‪-9‬‬

‫خالياً من األخطاء‬

‫‪20‬‬
 ‫ليس من الضروري أن تكون سيئاً لتصبح أفضل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التقرير الجيد هو الذي يقرأ ويتم إتخاذ قرار ما نتيجة له‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ليس العبرة في تقارير األنشطة ان تكون سردية ولكن العبرة أن تكون تحليلية‬ ‫‪‬‬

‫‪21‬‬
 ‫أنواع التقارير‬

‫المنهجية‬ ‫التوجيه‬ ‫الشكل‬ ‫المحتوي‬ ‫الهدف‬ ‫الزمن‬

‫تاريخية‪.‬‬ ‫داخلية‪.‬‬ ‫سابقة‬ ‫مالية‪.‬‬ ‫متابعة‪.‬‬ ‫دورية‬

‫وصفية‪.‬‬ ‫خارجية‪.‬‬ ‫التصميم‬ ‫محاسبة‪.‬‬ ‫معلومات‪.‬‬ ‫غيردورية‬
‫إحصائية‪.‬‬ ‫فردية‪.‬‬ ‫األنشطة‪.‬‬ ‫دراسات‪.‬‬
‫مقارنة‪.‬‬ ‫األفراد‪.‬‬ ‫تقيم أداء‬

‫‪22‬‬
23