‫خطوات كتابة التقرير‬ ‫‪-1-1‬‬

‫يتطلب اإلعداد الجيد للتقارير انتهاج طريقة عمل عقالنية ومنظمة عبر إتباع مجموعة من الخطوات‬
‫المنهجية ‪ ،‬حيث يكتب التقرير بأسلوب واضح دقيق وقصير نس بيا‪ ،‬وباس تثناء التق ارير الدوري ة وتق ارير‬
‫المعلومات الصرف والتقارير البسيطة التي تتناول مواضيع عادية ومألوفة‪ ،‬ف إن التق ارير األخ رى تتطلب‬
‫‪1‬‬
‫عادة إتباع منهجية معينة تتضمن عدة مراحل ضرورية تتمثل في‪:‬‬
‫‪  ‬تحديد الهدف من التقرير الذي يبرز في ذلك المنطق الذي يحدد فحواه والمنهجية ال واجب إتباعه ا إلبالغ‬
‫الرسالة التي ينبغي إيصالها وطريقة اكتساب ثقة الموجه ل ه والحص ول على تأيي ده وه ذا اله دف يجب أن‬
‫يظل واضحا في ذهن معد التقرير ليتمكن من التعبير الجيد عن الرس الة المطل وب نقله ا وليتس نى لمتلقيه ا‬
‫استقبالها بوضوح واالقتناع بفحواها‪ .‬وال يمكن أن يكتم ل تحدي د اله دف من لتقري ر عموم ا‪ ،‬خاص ة ذل ك‬
‫التقرير الذي يعد اعتمادا على طلب محدد‪ ،‬إال بإدراك ما يس تهدفه الط رف اآلخ ر من طلب ه‪ .‬أم ا إذا تعل ق‬
‫الهدف بإجراء عام وترتيبي‪ ،‬فيستحسن محاولة استعراض التساؤالت التي قد يك ون طرحه ا المرس ل إلي ه‬
‫لإلجاب ة عنه ا وتحقي ق النت ائج‪ .‬ويتمث ل تحقي ق الوس ائل الض رورية لتحقي ق اله دف خاص ة في الوث ائق‬
‫والبيانات والمعلومات الكافية للكشف عن الحقائق وإبرازها ومن ثم دراستها وتحليلها‪ ،‬لكي يتم اس تخالص‬
‫النت ائج واالقتراح ات وتقييمه ا‪ .‬وفي بعض األحي ان تتجس د ه ذه الوس ائل في تحدي د الرس وم والص ور‬
‫واألشكال التوضيحية األخرى التي يمكن االستعانة بها وتحديد محتوياتها وعناوينها وترقيمها عند الحاجة‪.‬‬
‫أم ا األس اليب‪ ،‬فتتمث ل في تحدي د المص ادر والط رق واإلج راءات للحص ول على الوث ائق‬ ‫أ‪-‬‬
‫والمعلوم ات الالزم ة مث ل جم ع الوث ائق اإلداري ة من المص الح المعني ة والمحفوظ ات ومص الح‬
‫التوثيق‪ ،‬والمراجع القانونية والترتيبية المتعلقة بالموض وع‪ ،‬واألدل ة ال تي ت بين وتكش ف الحق ائق‬
‫بمختلف الوسائل (محاورة اآلخرين‪ ،‬االستجوابات‪ ،‬سماع الش هود) وفي بعض األحي ان تتمث ل في‬
‫أساليب أخرى مثل االستعانة بخبراء‪...‬هذا باإلض افة إلى وض ع تص ور ل ترتيب عناص ر التقري ر‬
‫مثل اختيار عنوان عام للتقرير يبرز المحور األساسي الذي يتناوله مع اعتماد اإليج از والوض وح‬
‫وحسن التعبير حرصا على استقطاب انتباه القارئ وإثارة الرغبة لديه في االطالع على محتواه‪.‬‬
‫وضع الخطة‪ :‬بعد الحصول على المعلومات تأتي مرحلة إعداد الخطة‪ ،‬وهي عملية تس‪$$‬مح‬ ‫ب‪-‬‬
‫‪ $‬هذا السياق‬
‫‪ $‬المحاور الواجب إدراجها ضمن نص التقرير‪ ،‬وفي‬
‫‪ $‬أفكاره وترتيب‬
‫للمحرر بتنظيم‬
‫‪$‬رض إلى‬
‫‪$‬ديم إلى الع‪$‬‬
‫‪$‬دريجي من التق‪$‬‬
‫‪$‬ال الت‪$‬‬
‫ينبغي مراعاة التسلسل المنطقي لألفكار واالنتق‪$‬‬
‫االستنتاجات والتوصيات‪.‬‬
‫‪ $‬بأس‪$$‬لوب‬
‫‪ $‬قدرة كبيرة على تركيب الصيغ والعبارات‬
‫صياغة التقرير‪ :‬تتطلب صياغة التقارير‬ ‫ت‪-‬‬
‫‪$‬راعى‬
‫علمي يستجيب لموضوع التقرير‪ ،‬وإلماما بالمادة أو االختصاص موضوع المعالجة؛ وي‪$‬‬

‫‪ -271‬عبد الغني بن منصور‪ ،‬المرشد العلمي في اإلنشاء اإلداري‪ ،‬الشركة الوطنية للنشر و التوزيع ‪ ،SNED ، 1982،‬ص‪35.‬‬

‫‪1‬‬
‫في صياغة التقارير السيما التقارير التحليلية اإلسهاب في ع‪$$‬رض الموض‪$$‬وع ودعم ذل‪$$‬ك‬
‫‪ $‬واألرقام وكل ما من شأنه أن يبرر ويؤكد االستنتاجات ويدعم المقترحات‪.‬‬
‫بالرسوم‬
‫تحديد األقسام والمحاور التي سيتناولها التقرير حسب المنهجي ة ال تي تم اختياره ا‪ :‬ويتف اوت ع دد‬ ‫ث‪-‬‬
‫هذه المحاور وطبيعة محتواها حسب نوع الموضوع ومستوى البساطة أو التعقيد الذي يتصف ب ه‪.‬‬
‫وتتكون أقسام التقرير من‪:‬‬
‫‪ ‬المقدمة ‪  ‬ينبغي أن تكون شيقة وجذابة وأن تثير فضول القارئ وتش ده إلى ق راءة بقي ة محتوي ات‬ ‫‪-‬‬
‫التقرير‪ .‬وتتضمن الجهة التي يوجه إليها التقرير إذا كانت معروف ة‪  ،‬وموض وع التقري ر‪ ،‬والجه ة‬
‫ال تي أذنت بإع داده إذا ك ان التقري ر ق د وض ع بن اء على طلب منه ا‪ ،‬واألس اليب والوس ائل ال تي‬
‫اعتمدت في إعداد محتوى التقرير‪ ،‬والحدود التي التزم بها واضع التقرير ب النظر إلى اختصاص ه‬
‫واإلمكاني ات الموض وعة تحت تص رفه‪ ،‬والتعري ف عن د االقتض اء بالمص طلحات الفني ة ال تي‬
‫استخدمت في تحرير التقرير والتي يختلف معناها عن المعاني اللغوية الش ائعة‪ ،‬وع رض األقس ام‬
‫التي يتألف منها التقرير ومحتويات كل قسم منها‪ ،‬والنتيجة التي تعتبر من أهم أقسام التقري ر ألنه ا‬
‫تعبر مباشرة عن الهدف المقصود من إع داد التقري ر‪ ،‬بينم ا تهتم بقي ة األقس ام بتحلي ل المعلوم ات‬
‫والمعطيات وإب راز الحق ائق ‪  ‬وتحليله ا تمهي دا لت برير النتيج ة ال تي تش تمل خاص ة على ع رض‬
‫المعطيات والنت ائج ال تي تم التوص ل إليه ا‪ ،‬وع رض االقتراح ات والتوص يات ال تي ت ترتب على‬
‫المعطيات والحقائق والنتائج المذكورة ‪  ‬ومختلف البدائل الممكنة‪ ،‬وتقييم االقتراح ات والفرض يات‬
‫واإلسقاطات بشكل يبرز النتائج األساسية المترتبة على كل منها مع مراعاة ردود الفعل المتوقع ة‪.‬‬
‫وعند تعذر إجراء هذا التقييم باعتباره يخرج عن دائرة اختصاص معد التقرير‪ ،‬يقع االكتفاء بتقديم‬
‫توصيات توضع تحت تصرف الجهة المختصة لتكون محل دراسة من قبلها‪.‬‬
‫وتختص بقي ة أقس ام التقري ر بتن اول المواض يع الفرعي ة بال درس والتحلي ل قص د الوق وف على‬ ‫‪-‬‬
‫الحقائق وتحديد االستنتاجات التي تندرج في إطار الهدف العام للتقرير‪ ،‬ومن المفيد إتب اع منهجي ة‬
‫في التحرير تراعي التسلسل الرشيد في تتابع األقسام مثل البدء ب األهم ومن ثم االنتق ال إلى المهم‪،‬‬
‫إلى جانب مراعاة األحداث والوقائع وترتيب التساؤالت الممكنة ح ول الموض وع بحس ب أهميته ا‬
‫‪2‬‬
‫ودرجة مساهمتها في إدراك الحقائق وتناول كل منها بالتحليل‪.‬‬
‫مراجعة التقرير‪ :‬بعد االنتهاء من تحرير التقرير ينبغي على المحرر إعادة قراءة النص أك‪$$‬ثر‬ ‫ج‪-‬‬
‫‪ $‬على ما وقع منه من هفوات‬
‫من مرة بتأني وانفتاح ذهني‪ ،‬ألن ذلك من شأنه أن يوقف المحرر‬
‫أو أخطاء وتدارك ذلك قبل تسليم التقرير إلى وجهته النهائية‪.‬‬
‫هيكل التقرير‬ ‫‪-1-2‬‬
‫‪2‬‬
‫‪- Gandouin, Jacques.- Correspondance et rédaction administratives.- Paris : Armand Colin, 1998.- p 375.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في‬ ‫وزارة الري‬

‫‪24/10/2012‬‬
‫مديرية الري لوالية بسكرة‬
‫المديرية الفرعية للمنشآت‬
‫رقم ‪............/..../....‬‬

‫إلى معالي وزير‬

‫الموارد المائية‬

‫‪ /‬حول وضعية سد فم الغرزة ‪ /‬دائرة سيدي عقبة والية‬

‫الموضوع‪ :‬تقرير‬
‫بسكرة‬

‫‪/‬‬
‫مقدمة تتضمن‪:‬‬ ‫أ‪-‬‬
‫( تقديم للموضوع واإلشارة إلى المشكلة أو دوافع تحرير التقرير بإيجاز)‬

‫العرض‪:‬‬ ‫ب‪-‬‬
‫(عرض مفصل للمشكلة المطروحة‪ ،‬أسبابها و انعكاساتها)‬

‫الخاتمة‪:‬‬ ‫ت‪-‬‬
‫( تقديم االقتراحات‪ ،‬المطالب‪ ،‬التوصيات‪)...‬‬

‫الصفة الوظيفية‬
‫الختم و التوقيع‬

‫‪3‬‬
4