‫فن الكتابة للعالقات العامة‬

‫فن الكتابة للعالقات العامة‬

‫تعتبر الكتابة للعالقات العامة فن من فنون التحريرية لها قواعدها و اساليبها التي‬
‫تختلف فيها عن الكتابة لبقية وسائل االتصال االخرى ألنها تعتمد وسيلة معينة و‬
‫جمهور خاص‬

‫خصائص الكتابة للعالقات العامة‪: ‬‬

‫هناك مجموعة من الخصائص التي يجب مالحظتها و االخذ بها عند الكتابة للعالقات‬
‫العامة منها‪:‬‬

‫‪    .1‬يجب ان تكون الجمل واضحة و مختصرة و يفضل ان تكون من ‪ 17-15‬كلمة‬

‫‪    .2‬ان تكون الفقرات موجزة ال تتجاوز الفقرة من ‪ 8-6‬اسطر و تحتوي على فكرة‬
‫واحدة‬

‫‪    .3‬يراعى ان تكون الكلمات واضحة و بسيطة و مألوفة‬

‫‪    .4‬مخاطبة القارئ بضمير مفرد و االستشهاد بأمثلة معروفة‬

‫‪     .5‬يلفت انتباه املتلقي باستخدام االسماء و االلقاب و الضمائر‬

‫‪     .6‬االعتماد على اسلوب السهل املمتنع في الكتابة لكي يتناسب مع مختلف فئات املتلقين‬

‫‪    .7‬شرح و توضيح املصطلحات الفنية و العلمية و تفسيرها‬

‫‪    .8‬استخدام االسترسال للتشويق و القضاء على امللل‬

‫‪     .9‬يمكن استخدام االعادة و التكرار عند صياغة الجمل ولكن بدقة لتوضيح الهدف‬

‫‪                    .10‬تجنب استخدام الكلمات الغير واضحة او غير ضرورية و جمل ال معنى لها‬

‫‪                    .11‬تجنب استخدام الكلمات العامية او االجنبية الغير مألوفة‬

‫‪                    .12‬تجنب االخطاء النحوية‬

‫‪                    .13‬عند تعزير الرسالة باألدلة و االمثلة و االحصاءات يجب االستعانة بخبراء‬

‫و خاصة في مجال االحصاء‬
 ‫‪                    .14‬تجنب استخدام الكلمات التي لها اكثر من معنى‬

‫‪                    .15‬استخدام االسلوب املباشر و تجنب االسلوب االنشائي‬

‫‪                    .16‬وضع النقاط املهمة في نهاية الجملة او الفقرة كي يمكن ادراكها و‬

‫استيعابها و نبدأ من االقل اهمية فاملهم فاألكثر اهمية‬

‫‪                    .17‬استعمال قالب معين في ترتيب االفكار عند التحرير كأن يكون قالب الهرم‬
‫املقلوب و يبدأ باألكثر اهمية ثم املهم و بعدها االقل اهمية او قالب الهرم املعتدل‬
‫ويكون سردي و بالتدريج اي عكس الهرم املقلوب‬

‫‪                    .18‬استخدام االسلوب العملي في الكتابة وذلك باالبتعاد عن‪  ‬اسلوب التعميم‬

‫و االنفعال و االختصارات‬

‫فنون الكتابة للعالقات العامة‬

‫هنالك الكثير من الفنون التحريرية و التي تستخدم في الكتابة للعالقات العامة بعضها‬
‫حديث و االخر قديم وذلك متعلق بالتطور التكنلوجي و اساليب الكتابة املتنوعة في‬
‫اغلب وسائل االتصال نذكر منها‪:‬‬

‫‪    .1‬كتابة الرسائل‪ :  ‬تعد كتابة الرسائل في العالقات العامة عنصرا مهما في عملية‬
‫التواصل و كسب الجمهور كونها من اسهل و اشهر الوسائل في تبادل املعلومات و تمثل‬
‫وثائق تحفظ تاريخ املؤسسة ناهيك عن كونها تمهد للتواصل مع الوسائل االتصالية‬
‫االخرى و تمنح املتلقي فرصة للتدقيق و التمعن و التفكير في موضوع الرسالة‬

‫العناصر الشكلية و املوضوعية في كتابة الرسائل للعالقات العامة‬

‫اوال العناصر الشكلية ‪:‬‬

‫·‪        ‬املتلقي‪  ‬او املرسل‪ œ‬الية– اسم املرسل اليه ‪-‬عنوان الرسالة ‪-‬رقم الفاكس ‪ -‬رمز‬
‫البريد االلكتروني‬

‫·‪         ‬املرسل او الجهة املرسل منها الرسالة –شعار املرسل ‪ -‬االسم ‪-‬اسم االدارة‬

‫·‪         ‬الرسالة و بياناتها ‪ -‬تاريخ الرسالة اسم املسؤول عن ارسال الرسالة ‪-‬رقم صدور‬
‫الرسالة‬
 ‫ثانيا العناصر املوضوعية ‪ :‬و تتمثل في‬

‫·‪        ‬املقدمة التي تحتوي على التحية و التعبير عن االحترام‬

‫·‪        ‬موضوع الرسالة او جسم املوضوع و يحتوي على تمهيد او مدخل و من ثم‬

‫تفاصيل املوضوع املطلوب و ذلك من خالل تقسيم املوضوع الى فقرات بصورة منطقية‬
‫بدقة لغوية واضحة‬

‫·‪        ‬خاتمة الرسالة و اغلبها تحتوي على عبارات الشكر و التقدير‬

‫‪     .2‬الكتابة للبريد االلكتروني‪ :‬يعتبر البريد االلكتروني واحد من السبل التي يستخدم فيها‬
‫االفراد شبكة االنترنيت ‪ .‬و البريد االلكتروني عبارة عن طريقة للتواصل بين االفراد‬
‫الكترونيا و ذلك من خالل ارسال الرسائل املكتوبة او املصورة او االثنين معا كالفيديو‬
‫او االعالن او االفالم الوثائقية القصيرة و تعد وجه من اوجه التواصل االجتماعي ‪ .‬وهنا‬
‫يتطلب ان يكون عند املرسل و املستقبل عنوان بريد الكتروني و قد اصبح التواصل عبر‬
‫البريد االلكتروني من اهم طرق التواصل بين املؤسسات و املتعاملين معها‬

‫اسلوب الكتابة للبريد االلكتروني ‪:‬‬

‫·‪        ‬استخدام االسلوب املباشر في املخاطبة‬

‫·‪        ‬مراعاة ان يكون النص سهل القراءة‬

‫·‪        ‬استخدام الكلمات البسيطة و الفقرات املوجزة‬

‫·‪        ‬كتابة اسم املؤسسة و عنوانها وبريدها و شعارها و رقم تليفونها وكل‪ œ‬ما يتعلق بها‬
‫للداللة عليها‬

‫·‪         ‬ان يذكر عنوان الرسالة و املوضوع و الخاتمة و التي بها يحدد الهدف من الرسالة‬
‫وبإيجاز‬

‫‪    .3‬كتابة املذكرات عند كتابة املذكرات يجب ان يراعى‬

‫اوال العناصر الشكلية و املتمثلة‬

‫·‪        ‬اسم املرسل اي اسم جهة الرسالة و احيانا يكون على شكل لوكو ثابت‬

‫·‪        ‬الجهة املرسل اليها اي املتلقي ويكتب في الوسط‬

 ‫·‪        ‬موضوع الرسالة اسفل اسم الجهة املرسل اليها‬

‫·‪        ‬املسؤول عن اعداد املذكرة و تكتب كامل بياناته في نهاية املوضوع‬

‫ثانيا العناصر املوضوعية و التي يجب ان‬

‫·‪        ‬تحتوي على معلومات دقيقة تعبر عن املوضوع‬

‫·‪        ‬سالمة اللغة و وضوحها و بساطتها‬

‫·‪        ‬شمولية موضوع املذكرة لكافة جوانب املوضوع‬

‫·‪         ‬التأكد من خلوها من االخطاء املطبعية و النحوية‬

‫‪    .4‬كتابة التقارير‬

‫التقرير هو فن من الفنون التعبيرية التحريرية و من اهم الوسائل لالتصال بين‬

‫االدارات املختلفة مع االدارة العليا في العالقات العامة و يختلف عن املذكرة كونه‬
‫يتضمن عدة موضوعات اما املذكرة فتشمل موضوع واحد هذا اوال وثانيا تتطلب كتابة‬
‫و اعداد التقرير لوقت اطول و معلومات اكثر كون التقرير يعتبر عرض حيوي‬
‫للموضوع ويهدف الى توصيف شامل له مبينا اسبابه و تطوراته و من ثم يعرض و‬
‫جهات النظر املختلفة الخاصة به و مقترحات سبل و عرض نتائجه ‪ .‬و غالبا ما يكون‬
‫التقرير دراسة لظاهرة عامة يتطلب االمر فهم ابعادها و العمل مواجهتها اما بالتطوير و‬
‫القضاء عليها وغالبا ما يكون بتكليف من االدارة العليا لجهة محددة او للجنة يتم‬
‫تشكيلها إلعداد التقرير‬

‫كون التقرير يساعد في‬

‫‪ -‬فهم ابعاد الظاهرة‬

‫‪ -‬دراسة سبل اتخاذ القرارات بشأنها‬

‫‪ -‬التعرف على وجهات النظر املختلفة‬

‫‪ -‬تسجيل ابعاد الظاهرة كمرجع علمي و عملي‬

‫ولهذا يتطلب ذلك‬

 ‫دقة في جمع املعلومات‬

‫املوضوعية في الطرح و التحليل‬

‫الصدق في عرض النتائج و التوجيهات‬

‫انواع التقارير‬

‫‪    .1‬تقارير اخبارية و اعالمية‪  ‬هدفها احاطة املتلقي باملوضوع مكان التغطية مما يسهل‬
‫عليه فهم ابعاده متل تقارير االنتاج و املبيعات و التقارير املالية و التقارير الخاصة‬
‫بسياسة املؤسسة‬

‫‪     .2‬التقارير التحليلية‪  ‬و تشمل التقارير التي تفسر البيلتان و تحللها من اجل اتخاذ‬
‫القرارات و الخطوات في ضوء البدائل التي يطرحها التقرير‬

‫‪     .3‬التقارير الدورية بعضها يكون منتظم كالتقارير اليومية و االسبوعية و الشهرية و‬

‫هناك تقارير غير منتظمة لكنها مرتبطة بأنشطة معينة‬

‫عناصر التقرير‬

‫كما في بقية الفنون التحريرية االخرى بعد العنوان تشمل على‬

‫‪          -‬املقدمة و تشمل اسباب و حدود نطاق التقرير و اساليب جمع البيانات‬

‫‪         -‬موضوع التقري ‪  ‬او جسم املوضوع و يتضمن عرض املعلومات و تحليلها و ربطها‬
‫بدراسات اخرى‬

‫‪         -‬النتائج و التوصيات و الخالصة‬

‫‪          -‬املالحق و تشمل الوثائق و القوانين و البيانات التفصيلية‬

‫كتابة الخطابة و تشمل ‪:‬‬

‫خطب االدارة العليا للمؤسسة‬

‫خطب بعض املسؤولين‪ œ‬من خارج و داخل املؤسسة‬

‫صياغه الخطبة ‪ ‬تتطلب معرفة و تحديد االسس التالية‬

‫‪         -‬هدف الخطبة‬
 ‫‪         -‬موضوع الخطبة‬

‫‪         -‬املبادئ العامة و االفكار الرئيسية‬

‫‪         -‬الوقت الذي تستغرقه الخطبة على ان ال تتجاوز ال ‪ 20‬دقيقة‬

‫عناصر الخطبة و تتكون من‬

‫‪         -‬املقدمة و تتضمن الترحيب و املناسبة‬

‫‪          -‬االفكار الرئيسية و تشمل ترتيب العناصر و ربطها ببعض‬

‫‪         -‬الخاتمة و تتضمن التحية و التمنيات لهم بالتوفيق‬

‫و هناك اسلوب خاص بألقاء الخطبة و هو تحديد التوقفات بين الفقرات اللتقاط‬
‫االنفاس‬

‫و النظر للمستمعين لتحقيق االتصال الفعال و استخدام لبعض االيماءات الجسدية‬

‫كحركة اليد و االشارات للفت االنتباه و التأكيد ‪ ‬النطق السليم ملخارج الحروف و‬
‫الكلمات‬