‫كتابة التقارير‬

‫ياسمين شحرور‬
 ‫ماهو التقرير؟‬
‫– التقرير‪ Report :‬هو عرض كتابى للبيانات والمعلومات والحقائق الخاصة‬
‫بموضوع معين أو مشكلة ما عرضا تحليليا ‪ ،‬وبأسلوب مبسط منظم ‪ ،‬مع ذكر‬
‫النتائج واالقتراحات التي تم التوصل إليها‪.‬‬

‫عرف بأنه‪:‬‬
‫وقد ّ‬
‫وسيلة اتصال خاصة بوصف موضوع معين‪ ،‬يتضمن حقائق وبيانات ومعلومات‬
‫تعرض على القارئ‪ ،‬من أجل اتخاذ توصية ‪ ،‬أو قرار ‪ ،‬وهي أما أن تكون شفهية‬
‫‪ ،‬أو تحريرية ‪ ،‬وهو وثيقة إدارية لالتصال الكتابي أوالشفوي بين مختلف‬
‫المستويات اإلدارية تتضمن عرضا وافيا للمعلومات المتعلقة بموضوع معين‪.‬‬
 ‫أهداف كتابة التقارير‬
‫✓مساعدة اإلدارة في توفير الحقائق والمعلومات‬
‫وتحليلها‪.‬‬
‫✓اإلسهام في حل المشكالت القائمة‪.‬‬
‫✓العمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة‪.‬‬
‫✓تحليل ظاهرة معينة‪.‬‬
‫✓عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان‪،‬‬
‫عرض أفكار جديدة لتحسين العمل‬
 ‫✓المساعدة في اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫✓اإلحاطة والعلم بما يحدث في المنظمة‪.‬‬
‫✓تحليل مواطن القوة والضعف في المنظمة‪.‬‬

‫✓الرد على التساؤالت وتقديم األفكار الجديدة‪.‬‬

‫✓التنسيق بين المشروعات وبين المؤسسة وموظفيها ودوائرها‪.‬‬
‫✓التوثيق و التسجيل‪.‬‬
 ‫أهمية التقرير‬
‫– له تأثيره الجيد على العمليات اإلدارية‪ ،‬لما يوفره من معلومات وبيانات‬
‫يمكن االعتماد عليها‪.‬‬

‫– وسيلة اتصال فعالة العتماده على األسلوب العلمي لعرض وتبادل األفكار‬
‫والبيانات والمعلومات‪.‬‬

‫– يوفر وقت متخذي القرار ويساعدهم‪.‬‬

 ‫متطلبات التقرير‬
‫✓التفكير المو ضوعي ‪.‬‬
‫✓ا الستنتاج المن طقي ‪.‬‬

‫✓ال صيا غة اللغوية السليمة ‪.‬‬

‫✓القدرة على التعامل مع المع طيا ت والمعلوما ت ‪.‬‬

‫✓ معرفة وفهم ا التجاها ت ا إلنسانية فيبيئة العمل‪.‬‬

‫✓توقع ردود فعل القار ئ على م ضمون التقرير ‪.‬‬
 ‫– أنواع التقارير‪:‬‬

‫– التقرير الروتيني‬
‫تقرير قصير يتضمن عدد محدد من الكلمات له فورمة معدة من قبل يكتب بشكل منتظم في اوقات‬
‫محددة سلفا‪.‬‬

‫– التقرير الوصفي‬
‫– متوسط الطول يقدم وصفا تفصيليا إلجرا ما أو نشاط معين يتم ترتيب المحتوى فية وفقا للمراحل‬
‫الزمنية أو التنفيذية للموضوع ويقدم للقارئ إجابات حول الحدث وهي لماذا ؟ اين ؟ من؟ كيف ؟‬
‫لماذا ؟‬
 ‫– التقرير التفسيرى‬
‫– ‪:‬تقرير طويل مكون من عدة صفحات يقدم توضيحا وتفسيرا للحقائق واالرقام والمفاهيم يراعي‬
‫في كتابتة االتي‬
‫أ‪ -‬كتابة الحقائق واالستنتاجات واالستدالالت‬

‫ب‪ -‬يستخدم الزمن الماضي في الكتابة‬

‫مثال ‪:‬حقق العاملون بالشركة تفاعل كبير مع النظام االدارى الجديد‬
‫ج – تكتب المالحظات والتوصيات والمقترحات في الزمن المضارع‬
‫مثال ‪:‬تؤكد الرسوم البيانية في الشكل رقم …‪ .‬الحاجة الي‪…..‬‬

‫– التقرير االقناعي‬
‫– ‪ :‬يستخدم عند تقديم اقتراح او استشارة للرؤساء ويتطلب في كتابتة مراعاة القواعد االتية‬
‫أ‪ -‬عرض الحقائق موثقة‬
‫ب‪ -‬تحليل المعلومات‬
‫ج‪ -‬تاكيد الحقائق من مصادر متعددة موثوق فيها‬
‫د‪ -‬التعليق علي الحقائق من مقدم االقتراح مع االستناد الي امثلة ونماذج تدعم رأيك‬
 ‫أنواع التقارير‬
‫• ما الذي يحدد نوع التقرير؟‬
‫في الواقع أن الذي يحدد نوع التقرير هي األسباب‬
‫اآلتية‪:‬‬
‫✓ ‪ -‬نوع الموضوع (الغرض منه) ‪.‬‬
‫✓ ‪ -‬مدى بساطته أو تعقيده‪،‬وسهولة معالجته أو‬
‫صعوبتها‪.‬‬
‫✓ ‪ -‬قيمته لدى الجهة المسئولة عن التقرير‪.‬‬
‫✓ ‪ -‬مدى الزمن الالزم لتنفيذه‪.‬‬
‫‪ -‬مدى خطورة ما يترتب عليه‪.‬‬
 ‫التحضير لكتابة التقرير‬

‫ثاني يكون‬ ‫مبادرة من الكات ب تجاه مو ضوع معين أو مشكلة معينه ‪ ،‬والمن طل ق ال‬
‫بتكلي ف رسمي بناء على مذكرة رسمية أوشفهية أو بموج ب ا ألنظمة واللوائح‬
‫والتعليما ت المنظمة للعمل ‪ ،‬كأن يُن ص على ضرورة تقديم تقرير عند حدوث وقائع‬
‫معينة أو في نهاية مر حلة عمل أو تاريخ معين‪.‬‬
 ‫تحديد الهدف‪:‬‬
‫– يجب على الكاتب الجيد المكلف بإعداد تقرير أن يحدد هدف التقرير الذي سيكتبه بكل وضوح ‪،‬‬
‫وباإلمكان أن يتم ذلك من خالل طرحه على نفسه مجموعة من األسئلة و إجابتها بكل دقة واهتمام‬
‫و منها‪:‬‬

‫– من سيقرأ التقرير؟‬
‫– لماذا يريد القارئ هذا التقرير؟‬
‫– ما هي الجوانب التي يرغب القارئ في معرفتها؟‬
‫– ما هي األمور التي ال يرغب القارئ في معرفتها؟‬
‫– ما مقدار معرفته بموضوع التقرير؟‬
 ‫مراحل إعداد التقرير‪:‬‬

‫– تحديد الموضوع أو المشكلة (( من؟ لماذا؟ كيف؟‬

‫متى؟ أين؟ )‬
‫– تصميم اإلطار العام‪ .‬والتصميم الجيد في هذه المرحلة‬
‫يم ِّ ّكن المعد من تحليل المشكلة واستخالص النتائج‬
‫والوصول إلى المقترحات بطريقة علمية سليمة‪ .‬ولتحقيق‬
‫ذلك ينبغي عليه عند تصميم الهيكل العام للتقرير اتباع‬
‫اآلتي‪:‬‬
‫– تحديد البنود الرئيسة في موضوع التقرير وترتيبها ترتيبا‬
‫منطقيا متسلسال‪.‬‬
 ‫مراحل إعداد التقرير‪:‬‬

‫إعداد خطة العمل‪– .‬‬

 ‫مراحل إعداد التقرير‪:‬‬
‫جمع البيانات والمعلوم ات و تصن يفه ا‪.‬وتشتمل هذه المرحلة على ‪:‬‬

‫▪ وضع الخطة المناسبة لجمع البيانات والمعلومات‪ .‬حيث يجب‬

‫على معد التقرير معرفة الطرق المختلفة الكتشاف وتجميع‬
‫البيانات والمعلومات بما يمكنه من الحصول على المعلومات‬
‫التي يريدها بسرعة‪.‬‬
‫▪ تنفيذ الخطة‪ .‬يجب أن يحرص الكاتب على االلتزام بالوقت‬
‫عند البدء في جمع البيانات والمعلومات ‪.‬‬
‫▪ تقييم العناصر التي تم الحصول عليها‪ .‬والكاتب هو الذي يجب‬
‫أن يتولى التقييم ‪ ،‬فيراجع ما تم جمعه ‪ ،‬ليقرر مدى كفايتها‪.‬‬
 ‫مراحل إعداد التقرير‪:‬‬
‫تحل يل البيانات والمعلوم ات ‪.‬‬
‫وطرق التحليل عديدة يتوقف اختيار أي منها على نوعية المشكلة أو الموضوع المراد إعداد تقرير‬
‫عنه‪ ،‬ولكن من المهم في جميع الطرق عدم الوقوع في بعض األخطاء المتكررة عند تحليل البيانات‬
‫وهي‪:‬‬

‫▪ الوصول إلى توصيات متسرعة‪.‬‬

‫▪ وضع افتراضات خاطئة لبعض المالحظات‪.‬‬
‫▪ االعتماد على إحصائيات غير سليمة‪.‬‬
‫▪ افتراض أسباب خاطئة لبعض الظواهر موضوع البحث‬
‫والمالحظة‪.‬‬
‫▪ إهمال بعض العوامل والمتغيرات عند تفسير الحقائق والمعلومات‪.‬‬
 ‫المعلومات‬ ‫البيانات‬

‫حقائق منظمه تفيد مباشرة‬ ‫حقائق غير منظمة ال تفيد‬

‫في صنع القرارات‪.‬‬ ‫مباشرة في اتخاذ القرارات‪.‬‬

‫نظام‬ ‫في‬ ‫بمثابة المنتج‬ ‫بمثابة مادة خام في نظام‬

‫المعلومات‪.‬‬ ‫المعلومات‪.‬‬

‫مخرجات لنظام المعلومات‪.‬‬ ‫مدخالت لنظام المعلومات‪.‬‬

 ‫مراحل إعداد التقرير‪:‬‬
‫كتابة التقرير‪.‬‬

‫هذه المرحلة تمر بخطوتين‪ :‬األولى كتابة المسودة والثانية كتابة التقرير في‬
‫صورته النهائية‪ .‬وفي التقارير االستشارية فإن هذه المرحلة تنقسم إلى‬
‫خطوتين هما كتابة التقرير المبدئي ومناقشته مع الجهة طالبة االستشارة ‪ ،‬ثم‬
‫الخطوة التالية كتابة التقرير بصورته النهائية‪.‬‬
 ‫أجزاء التقرير‬
‫‪-----‬رسالة التغطية‬
‫صفحة الغالف‪ :‬وتحوي‪:‬‬
‫▪ اللوجو ‪.‬‬
‫▪ اسم الجهة‪.‬‬
‫▪ عنوان التقرير‪.‬‬
‫▪ الجهة المقدم لها‪.‬‬
‫▪ اسم المعد‪.‬‬
‫▪ مكان وتاريخ اإلعداد‪.‬‬
‫▪ عدد النسخ‬
 ‫أجزاء التقرير‬
‫قائمة المحتويات‪:‬‬
‫– ‪ -1‬شكر‪ :‬يقدم معد التقرير قبل المقدمة شكره لمن أسهم معه أو ساعده على إنجاز هذا التقرير ( ان كان هناك‬
‫حاجة لذلك)‪.‬‬

‫– ‪ -2‬المقدمة‪ :‬ويذكر بها سبب إعداد التقرير وأجزاءه وطريقة البحث والصعوبات التي واجهها المعد‪ ،‬وتتكون أجزاء‬
‫المقدمة مما يلي‪:‬‬

‫– سبب إعداد التقرير‪ :‬كأن يكون "بناء على ‪.....‬‬

‫– أجزاء التقرير‪ :‬يسرد معد التقرير أجزاء التقرير دون تفصيل‪.‬‬
‫– الصعوبات التي واجهها المعد‪ :‬يبين المعد الصعوبات التي واجهها ‪ ،‬وكيف تعامل معها ‪ ،‬فيبين تلك التي تجاوزها‬
‫وتلك التي لم يتمكن من حلها‪.‬‬
 ‫أجزاء التقرير‬
‫– ‪ -3‬متن التقرير‪:‬‬

‫– ي حتو ي متن التقرير على البيانا ت والمعلوما ت عن المشكلة أو المو ضوع قيد الكتابة والنتائج‬
‫والتو صيا ت التي تم التو صل إليها ‪ ،‬وهذا الجزء هو أكبر أجزاء التقرير ‪ ،‬لذا لتسهيل قراءته وفهم‬
‫م حتواه يستلزم ا ألمر تقسميه إلى عنا صر أساسيةثم فرعيةثم فرعية من فرعية حس ب حجم التقرير‬
‫ونوعه ‪ ،‬وهذه التقسيما ت هي مايعر فبا ألبوا ب والف صول‪.‬‬
 ‫أجزاء التقرير‬
‫م تن التقرير ‪:‬‬
‫ويمكن تقسم متن التقرير إلى‪:‬‬
‫▪ المناقشة‪ :‬يسرد معد التقرير البيانات والوقائع والحقائق ثم يقوم بمناقشتها وتحليها وتفسيرها ويبين‬
‫عالقة هذه البيانات أو الوقائع أو الحقائق بعضها ببعض وأثر بعضها في بعض‪.‬‬
‫الكاتب النتائج التي توصل إليها (ليست مجرد نهاية للتقرير ولكنها ملخص يوضح نتائج دراسة‬ ‫▪ النتائج‪ :‬يعرض‬
‫التقرير)‬ ‫بداية‬ ‫في‬ ‫تظهر‬ ‫التي‬ ‫التساؤالت‬ ‫لكل‬ ‫اجابات‬ ‫وتمثل‬ ‫موضوع‬ ‫اى‬
‫‪.‬‬
‫النتائج( تبين كيفية استخدام االستنتاجات ويجب ان تتسم بالواقعية والقابلية للتنفيذ) ‪.‬‬ ‫▪ التوصيات‪ :‬بناء على‬
 ‫أجزاء التقرير‬

‫المالحق‪:‬‬
‫وتتضمن الخرائط والجداول والرسوم والمعلومات المكتوبة التي يرى‬
‫المعد أنها مهمة للقارئ ولكن ال تصل بها أهميتها ألن توضع ضمن‬
‫صلب التقرير‪.‬‬
 ‫كتابة التقرير‬

‫أوالً ‪ :‬الشروط ا لشكلية ‪.‬‬

‫– الشروط الشكلية للكتابة تعني مجموعة الشروط الواجب توافرها عند الكتابة ‪،‬‬
‫من حيث الورق المستخدم والهوامش والتنسيق ‪ ،‬وكل ذلك من أجل ضمان‬
‫تحقق شرط التأثير اإليجابي لدى القارئ واكتمال عملية االتصال بذلك‪ .‬وهي‬
‫تتكون من العناصر التالية‪:‬‬

‫اختيار الورق ا لمالئم ‪:‬‬

‫بناء على قرار مجلس الوزراء رقم (‪ )126‬وتاريخ ‪8/6/1406‬هـ فقد ورد في‬
‫الدليل اإلرشادي لورق الكتابة المستخدم في المكاتبات الحكومية على أنه يجب‬
‫توافر الخواص التالية في ورق الكتابة‪.‬‬
 ‫‪ .1‬المظهر ‪:‬‬
‫أن يكون ذا ملمس ناعم ومتجانس اللون‪.‬‬ ‫‪1/1‬‬
‫أن يكون نظيفا وخاليا من األوساخ والبقع الزيتية والمواد الغريبة‪.‬‬ ‫‪1/2‬‬
‫‪ 1/3‬أن يكون مستويا وذا سمك وشكل منتظمين وخاليا عموما من الوصالت والثقوب والتمزقات‬
‫والقطوع والثنيات والخدوش والناسلة والعيوب السطحية األخرى مثل التسليخ والتبثر والتجعد والتقوس‬
‫والتموج‪.‬‬
 ‫خط بداية الفقرات‬
‫تنسيق الكتابة‬ ‫(الفراغ الذي بينه وخط الكتابة = واحد‬
‫خط بداية الكتابة‬
‫بينه وحافة الورقة اليمنى ‪3‬سم على‬
‫ونصف سنتيمتر ‪ ،‬بخمس حروف)‬
‫األقل‬

‫التقرير كما عرفنا إحدى وسائل االتصال الكتابي ‪ ،‬يتم إعداده وفق‬
‫خطوات فنية متتالية البد من تتبعها بكل دقة لتحقيق الهدف المنشود ‪ ،‬وكتابة‬
‫التقرير تعتبر من الخطوات األخيرة في عملية اإلعداد ‪ ،‬ورغم أنها في الغالب‬
‫تأخذ وقتا وجهدا أقل مما بذل في المراحل السابقة ‪ ،‬إال أنها قد تكون السبب‬
‫المباشر لفشل التقرير في تحقيق هدفه حتى وإن كانت جميع الخطوات السابقة‬
‫تم أداؤها على مستوى عال من الكفاءة‪.‬‬
‫المسافة بين الفقرتين = سطر فارغ‬
‫فهي كما عرفنا في منظومة االتصال الوسيلة التي تنقل التي تنقل محتوى‬
‫االتصال ‪ ،‬تنقل ما تم التوصل إليه من معلومات وأفكار ونتائج حيال المشكلة‬
‫أو الموضوع قيد الكتابة إلى المتلقي ‪ ،‬ومحاطة بمعوقات يجب تجنبها والحذر‬
‫منها‪ .‬تتمثل تلك المعوقات في نوعين األولى ناتجة عن شكلية الكتابة والثانية‬
‫ناتجة عن مضمون الرسالة وطريقة عرض األفكار ‪ ،‬لذا فإن هناك شروطا‬
‫لشكلية المادة المكتوبة وشروطا لتحرير المضمون إذا توافرت ضمن الكاتب‬
‫فعالية كتابته وتأثيرها على المتلقي‪.‬‬
 ‫الشروط الشكلية للكتابة‬

‫تن سي ق الكتابة‬ ‫تن سي ق الهوام ش‬ ‫اختيار الور ق الم الئم‬

‫• تعري ف الفقرا ت‬ ‫• تعريفها‬ ‫• نوع الور ق‬

‫• ت حديد الفقرا ت‬ ‫• مسافاتها‬ ‫• لون الور ق‬

‫• الفقرا ت المرقمة‬ ‫• أهميتها‬ ‫• المسا حة المناسبة‬

 ‫مقاسات األوراق واستخداماتها‬

‫استخداماته‬ ‫مقاس الورقة‬

‫مخاطبة األجهزة الحكومية المستقلة‬

‫( أ‪210( )4‬مم × ‪297‬مم) فيما بينها وفي مخاطبتها الجهات‬
‫الخاصة‪.‬‬

‫( أ‪148( )5‬مم × ‪210‬مم) للتخاطب داخل الجهاز الحكومي الواحد‪.‬‬

‫( أ‪105( )6‬مم × ‪148‬مم) لإلحاالت والشروح‪.‬‬

 ‫قواعد عامة إلعداد التقارير‬
‫– ‪ -1‬تستخدم اللغة العربية في إعداد التقارير‬
‫– ‪ -2‬يستخدم في ص ف المتن العربي " الخ ط العربي‬
‫المبس ط " )‪ (Simplified Arabic‬وللمتن ا إلنجليز ي مقا س ‪١٢‬‬
‫"‪"Times New Roman‬‬
‫– ‪ -3‬ينبغي كتابة عناوين ا ألبوا ب الرئيسة والم ال ح قباستخدام النم ط‬
‫ثقيل )‪(Bold‬بمقا س ‪16‬للغة العربية و مقا س ‪14‬للغة‬ ‫ا ألسود ال‬
‫ا إلنجليزية على أن تتوس ط أعلى ال صف حة ‪ .‬أما فيمايخت ص عناوين‬
‫الف صول والف صول الفرعية فيتعين كتابتها على ال طر ف ا أليمن أو‬
‫ا أليسر من ال صف حة حس ب لغة التقريربالنم ط ا ألسود‪.‬‬
 ‫للغة العربية و‬ ‫– ‪ -4‬تكتب عناوين الجداول واألشكال والصور باستخدام نمط المتن وبمقاس‬
‫للغة اإلنجليزية على أن تتوسط أو تبدأ من بداية الجدول أو الشكل أو الصورة‪،‬وتوضع مباشرة تحت‬
‫الشكل والصورة وفوق الجدول الذي تتعلق به ‪ .‬ويشار إلى الجدول والشكل داخل المتن بأرقامهما‬
‫داخل قوسين هالليين‪ ،‬أما في عنوان الجدول أو الشكل فيكتب رقم الجدول أو الشكل بدون أقواس‬
‫وتليه نقطتان رأسيتان‪":".‬‬
‫‪ -5‬توضع الجداول واألشكال والصور والرسوم البيانية بالقرب من موضع ذكرها فإذا كان الجدول أو‬
‫الشكل أو الصورة صغيرة نسبيا فباإلمكان وضعها داخل النص ‪ .‬أما األشكال والجداول والصور التي‬
‫يزيدحجمها عن صفحة فإنها توضع في المالحق‪.‬‬
‫‪ -6‬ترسم األشكال والخطوط البيانية بواسطة الحاسب اآللي أو باستخدام أدوات الرسم بحيث تكون‬
‫واضحة مع عدم الكتابة باليد عليها‪.‬‬
‫‪ -7‬إذا تضمن التقرير صورا فعلى الباحث العمل على مسحها ضوئيا وطبعها على ورق طباعة‬
‫صقيل‪.‬‬
‫‪ -8‬ينبغي أال تترك أي فراغات بين الفقرة والفقرة التي تليها‪ ،‬ويترك فراغ‬
‫سطرين بعد عناوين األبواب وما يتبعها من المتن‪ ،‬أما عناوين الفصول‬
‫الرئيسة أو الفرعية فيترك فراغ بمقدار سطر واحد قبلها فقط‪.‬‬
‫‪ -9‬ترقم جميع الصفحات تسلسليا على أن يتوسط الرقم أسفل الصفحة في‬
‫حالة إعداد التقرير باللغة العربية أو أن يكون في الركن األيمن العلوي‬
‫للصفحة في حال إعداد التقرير باللغة اإلنجليزية ‪.‬ويكون الترقيم باستخدام‬
‫الحروف للصفحات المتضمنة لصفحة الشكر والتعريف بالمنحة ولقائمة‬
‫المحتويات وقائمة الرسومات والصور واألشكال في حال تمإعداد التقرير‬
‫باللغة العربية وباألرقام الرومانية عند إعداد التقرير باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
‫‪ -10‬يراعى مراجعة التقرير لغويا وكذلك طباعيا‪.‬‬
 ‫كتابة التقرير‬
‫مق اومة اال نتش ار ‪:‬‬
‫– أن يكون الورق صالحا للكتابة بالحبر بحيث تكون جميع الحروف والخطوط المكتوبة واضحة المعالم‬
‫وخالية من االنتشار‪.‬‬
‫ض بط الهوامش ‪:‬‬
‫– الهوامش هي الفراغات المتروكة بين الكتابة و حواف الورقة األربعة (اليمنى واليسرى والعليا‬
‫والسفلى) ‪ ،‬ويجب أن تحقق الهوامش ما يلي‪:‬‬
‫– المحافظة على محتويات الورقة عند الحفظ والتداول‪.‬‬
‫– إعطاء الورقة منظرا جماليا ‪ ،‬فتكون إطارا جميال معدًّا للكتابة‪.‬‬
‫لذلك فإن مسافة الهوامش تقدر بحد أدنى كما يلي‪:‬‬
‫– األيمن والعلوي والسفلي = ‪3‬سم‬
‫– األيسر = ‪2‬سم ‪ ،‬حيث يؤخذ في االعتبار تخريم الورقة للحفظ‪.‬‬
 ‫‪ 3‬سم‬

‫الهوامش‬

‫تعريفها‪:‬‬
‫هي الفراغات المتروكة بين حواف الورقة األربعة‬
‫وبداية ونهاية الكتابة داخل الورقة ‪ ،‬وتقدر مساحة‬
‫الهوامش كما يلي‪:‬‬
‫‪ 2‬سم‬
‫األيمن والعلوي والسفلي = ‪ 3‬سم‬ ‫‪ 3‬سم‬
‫األيسر = ‪ 2‬سم‬

‫فوائدها‪:‬‬
‫‪ .1‬تحافظ على محتويات الورقة عند الحفظ‬
‫والتداول‪.‬‬
‫‪ .2‬تعطي الورقة منظرا جماليًّا فهي‬
‫كاإلطار الجميل للصورة‪.‬‬

‫‪ 3‬سم‬
 ‫كتابة التقرير‬

‫تنس يق الكتابة ‪:‬‬

‫– يقصد بالتنسيق ترتيب كتابة الموضوع بشكل عام وكتابة الصفحة الواحدة بشكل خاص‪ .‬ويتم‬
‫تحقيق التنسيق الجيد للكتابة من خالل تقسيم الموضوع الواحد إلى عدة أفكار وتصاغ كل فكرة في‬
‫فقرة مستقلة تكون مميزة للقارئ بترك سطر فراغ بينها والفقرة التي تليها ‪ ،‬وكذلك ترك فراغ يقدر‬
‫بـ (‪1.5‬سم) أو خمسة حروف عند بداية السطر األول من كل فقرة (انظر الشكل التالي)‪:‬‬
 ‫خط بداية الفقرات‬
‫(الفراغ الذي بينه وخط‬ ‫خط بداية الكتابة‬
‫الكتابة = واحد ونصف‬ ‫بينه وحافة الورقة اليمنى‬
‫سنتيمتر‪ ،‬بخمس حروف)‬ ‫‪3‬سم على األقل‬

‫‪..........................................................................‬‬
‫‪................................................................................‬‬
‫‪.........................................................................‬‬
‫المسافة بين الفقرتين = سطر فارغ‬
‫‪..........................................................................‬‬
‫‪................................................................................‬‬
‫‪................................................................................‬‬
‫‪...........................................................‬‬
 ‫كتابة التقرير‬

‫ترقيم فقرات التقرير ‪:‬‬

‫– في بعض الحاالت يكون مهما ترقيم الفقرات لتوضيح العالقة بينها أو لترتيبها حسب األهمية ‪ ،‬عند‬
‫ذلك نتبع الطريقة التالية‪:‬‬

‫– الطريقة البسيطة كما يلي‪:‬‬

‫أوالً‬

‫ثانيا ً‬
‫الشروط الموضوعية للكتابة‬

‫– ا الخت صار غير المخلبالمعنى‪.‬‬

‫– السهولة والبسا طة‪.‬‬

‫– القـــوة‪.‬‬

‫– ال صد ق في المخا طبة‪.‬‬
 ‫الشروط الموضوعية للكتابة‬

‫االخ تص ار غ ير المخل بالمعنى‬

‫▪ ال تكرر كل ما جاء في الرسالة التي تجيب عليها‪.‬‬
‫▪ تجنب استعمال الكلمات أو المعلومات التي ال حاجة لها وهي‪:‬‬

‫الكلمات التي ال تضيف شيئا إلى فهم القارئ‪.‬‬

‫المعلومات الخارجة عن الموضوع‪.‬‬
 ‫الشروط الموضوعية للكتابة‬
‫السهو لة والبس اطة ‪:‬‬
‫▪ اكتب لالتصال وليس لإلبهار‪.‬‬
‫▪ استعمل كلمات سهلة يفهمها الخاصة والعامة‪.‬‬
‫▪ اجعل كتابتك مترابطة بحيث يكون الفعل قريب للفاعل ‪ ،‬واكتب جمال وفقرات قصيرة ‪ ،‬واجعل‬
‫القارئ ينتقل بين األفكار دون أن يختلف عليه المعنى‪.‬‬
‫▪ الترتيب المنطقي لألفكار‪ .‬وهو أن تبدأ بفقرة البيانات والحقائق المألوفة والبسيطة ثم تستخلص‬
‫النتائج في فقرة أو فقرات تالية‪.‬‬
 ‫الشروط الموضوعية للكتابة‬

‫القوة‪:‬‬
‫– اعرف األ نظمة ذات العال قة بالموضوع الذي س تكتب ف يه ‪.‬‬
‫– ال تفسر أو تشرح نقطة قبل ذكرها ‪.‬‬
‫– ال تستعمل الكلم ات التيت ثير الشك ‪ ،‬أو يمكن تفس يرها بعدة مع انٍم ثل ‪ :‬ع لى م ا يبدو ‪ ،‬في‬
‫اعتقادي ‪ ،‬أظن ‪ ،‬ع ادة ًم ا يكون ‪.‬‬
 ‫الشروط الموضوعية للكتابة‬

‫– ال صد ق في المخاطبة‪:‬‬
‫– خا ط ب النا سبل ط ف وا حترام( ال تَبذُّ ل و ال تَكبُّر)‪.‬‬
‫– اعتر فبالخ طأ و ال تبرره‪.‬‬
‫ثر ‪،‬‬
‫ثل‪ :‬أع م ق ا أل‬
‫– ال تغمر القار ئبالتأكيدا ت والكلما ت التي ت ضخم المعنى إ ال في أ ضي ق ال حدود م‬
‫أسمى ‪ ،‬للغاية ‪،‬جدا ‪ ،‬دون أدنى ش ك‪.‬‬
 ‫الشروط الموضوعية للكتابة‬

‫اس تخدام عالم ات الترقيم‪:‬‬

‫وتسمى أيضا عالمات الفصل والوصل ‪ ،‬و منها النقطة والفاصلة وعالمة التنصيص واالستفهام‬
‫والتعجب وبقية العالمات‪ .‬وهي أدوات أساسية لمساعدة القارئ على فهم مقصد الكاتب ‪ ،‬وتجعله يتنقل‬
‫بين الجمل واألفكار بكل سهولة دون إجهاده في تفسير مقاصد الكاتب إذا تداخلت عليه تلك األفكار أو‬
‫الجمل ‪ ،‬فقد يؤدي ذلك التداخل إلى تكوين مفهوم خطأ يقلل فعالية المادة المكتوبة أو قد يتعدى إلى أن‬
‫يؤدي إلى انتفاء األثر اإليجابي لتلك المادة‪.‬‬
 ‫عالمات الترقيم‬
‫المسافة *‬
‫العالمة‬ ‫استخدامها‬
‫بعدها قبلها‬

‫النقطة‬ ‫‪.‬‬ ‫للوقوف عند نهاية الجملة التامة ‪ ،‬عند انتهاء الكالم‬ ‫‪-‬‬ ‫××‬
‫الفاصلة‬ ‫‪،‬‬ ‫للوقفة الصغير بين عبارات مرتبطة بجملة واحدة‬ ‫×‬ ‫×‬
‫عالمة التوضيح‬ ‫‪:‬‬ ‫بين الشيء وأقسامه ‪ ،‬بين القول وفعله‬ ‫‪-‬‬ ‫××‬
‫عالمة االستفهام‬ ‫؟‬ ‫بعد الجملة االستفهامية‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫××‬

‫عالمتا الحصر‬ ‫( )‬ ‫لحصر األرقام ‪ ،‬لحصر الكلمات غير العربية أو العامية‬ ‫×(‪-‬‬ ‫‪×)-‬‬

‫عالمتا التنصيص‬ ‫" "‬ ‫لحصر النص المنقول‪.‬‬ ‫×" ‪-‬‬ ‫‪×"-‬‬

‫عالمة التعجب‬ ‫!‬ ‫آخر جملة التعجب أو التحذير أو الدهشة واالستغراب‬ ‫‪-‬‬ ‫××‬

‫الشرطة‬ ‫‪-‬‬ ‫لتحديد الجملة االعتراضية ‪ ،‬بين الترقيم والنص مثل (‪ -1‬النص)‬ ‫×‬ ‫××‬
 ‫عالمات الترقيم‬
‫– مثال على أهميتها‪:‬‬
‫– أصدر القيصر إسكندر قيصر روسيا أمرا بالحكم على أحد رجال الدولة بأن‬
‫ينفى إلى سيبيريا‪.‬‬
‫– وكان هذا الرجل مقربا للقيصرة فأرادت أن تنقذ حياته ‪ ،‬فنظرت في األمر وهو‬
‫بخط الملك في أسفل التقرير المقدم إليه يطلب العفو عن ذلك الرجل وقد جاء‬
‫فيه‪:‬‬
‫– "عفونا مستحيل‪ .‬يرسل إلى سيبيريا"‬
‫– وكل ما صنعته القيصرة أنها نقلت النقطة الموجودة بعد كلمة مستحيل قبل هذه‬
‫الكلمة فأصبح األمر هكذا‪:‬‬
‫– "عفونا‪ .‬مستحيل يرسل إلى سيبيريا"‬
‫– وهكذا نجا الرجل من النفي القاتل بسبب هذه النقطة الصغيرة‪.‬‬
‫شروط إعداد التقرير الجيد‬
‫‪ -1‬الوضوح ‪Clarity‬‬ ‫•‬
‫‪ -2‬الدقة ‪Accuracy‬‬ ‫•‬
‫‪ -3‬الموضوعية ‪Objectivity‬‬ ‫•‬
‫‪ -4‬اإليجاز ‪Concise‬‬ ‫•‬
‫ى ى‬
‫‪ -5‬التسلسل المنطق ف عرض المعلومات‬ ‫•‬
‫‪ -5‬اإلقناع ‪Convinced‬‬ ‫•‬
 Clarity ‫• الوضوح‬
•

-1 •
.
-2 •
 Accuracy ‫الدقة‬

Objectivity ‫الموضوعية‬
.
 Concise
-1

-2

-3
.

-4
 ▪
:
. ▪
. ▪
▪
.
 ‫االقناع ‪Convinced‬‬
‫▪‬

‫‪.‬‬
‫▪ ولتحقيق درجة عالية من اإلقناع البد من مراعاة ما يلي ‪:‬‬
‫▪‬

‫‪.‬‬
‫▪‬

‫‪.‬‬
‫▪‬
‫‪.‬‬