‫جامعـــــــة العقبـــــة للتكنولوجيــــــا‬

‫كليـــــــــــة اآلداب والعلــــــــــــوم‬

‫قســــــــم العلـــــــوم التربويــــــة‬
‫التربية المهنية والسالمة العامة‬
‫مهارات التدريب و كتابة التقارير الفنية‬

‫الوحدة األولى‪ :‬مدخل الى التقارير الفنية‬

‫المهندسة دعاء عمران المصري‬
 ‫• تعتبر التقارير بشكل عام أحد وسائل االتصال الفعال بين المستويات اإلدارية بأية مؤسسة‪ ،‬فالوحدات اإلدارية تتواصل‬
‫فيما بينها من خالل التقارير سواء كانت تقارير شفوية ومن أمثلتها اللقاءات الشخصية‪ ،‬المكالمات الهاتفية‪،...‬الخ وكذلك‬
‫التقارير المكتوبة‪.‬‬

‫• تلجأ اإلدارة العليا بشكل عام‪ ،‬والمرؤوسين بشكل خاص الى استخدام هذه التقارير في سبيل مراقبة أداء األفراد‬
‫والوحدات اإلدارية وقياس مدى التقدم بالعمل وحجم اإلنجاز حسب خطط المؤسسة االستراتيجية والمرحلية باإلضافة‬
‫إلى متابعة إنجاز األعمال ومتابعة الجداول الزمنية لتنفيذ المشاريع والمهام المحددة‪.‬‬

‫• تعتبر أيضا ً التقارير الموثقة وسيلة مهمة من أجل رصد واستخالص الدروس والعبر وعكسها بمراحل التخطيط‬
‫المستقبلي للمؤسسة‪.‬‬

‫• وفي حال أشارت التقارير الدورية إلى كون االنجاز أقل من المعدل الذي تم التخطيط له‪ ،‬يمكن الدارة المؤسسة أو‬
‫المشروع في هذه الحاالت أن تلجأ إلى إجراءات إضافية لتصحيح المسار والتسريع باألعمال‪.‬‬

‫• كما تؤدي التقارير في العديد من الحاالت إلى مراقبة جودة األعمال والمخرجات المطلوبة‪ ،‬وفي المؤسسات التي تحدد‬
‫معايير أو مؤشرات لمراقبة مخرجاتها يتم مراقبة هذه المخرجات والمؤشرات بشكل دوري حتى يتم معرفة تحققها أو‬
‫عدمه‪.‬‬
 ‫مفهوم التقرير‬
‫هناك العديد من التعريفات للتقرير منها ‪:‬‬ ‫•‬
‫يعرف التقرير بأنه (نوع من انواع الكتابة الوظيفية يتضمن قدرا ً من الحقائق والمعلومات حول‬ ‫•‬
‫موضوع معين‪ ،‬أو شخص معين أو حالة معينة‪ ،‬بنا ًء على طلب محدد‪ ،‬أو وفقا ً لغرض مقصود ‪،‬‬
‫وتحليلها وذكر االقتراحات والتوصيات‬
‫عرف البعض التقرير بأنه ( وسيلة اتصال خاصة بوصف موضوع معين ‪ ،‬ويتضمن حقائق‬ ‫وقد ّ‬ ‫•‬
‫وبيانات ومعلومات تعرض على القارئ ‪ ،‬من أجل اتخاذ توصية ‪ ،‬أو قرار ‪ ،‬وهي أما أن تكون‬
‫شفهية ‪ ،‬أو تحريرية وهو وثيقة إدارية لالتصال الكتابي أو الشفوي بين مختلف المستويات اإلدارية‬
‫تتضمن عرضا ً وافيا ً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين‬
‫ومن ذلك يتضح أن التقرير ‪:‬‬ ‫•‬
‫قد يكون مكتوبا ً أو شفويا ً ‪.‬‬ ‫•‬
‫قد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات‪.‬‬ ‫•‬
‫قد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين‪.‬‬ ‫•‬

‫‪3‬‬
‫اذن التقرير هو عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضا ً تحليليا ً‬
‫بطريقة سلسة مبسطة مع ذكر المقترحات التي تتناسب مع النتائج التي يتم التوصل إليه من خالل التحليل‪.‬‬

‫ما هي سمات التقارير الجيدة؟‬

‫‪ ‬تحتوي على المعلومات الالزمة لفهم الموضوع‪.‬‬
‫‪ ‬منظمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة‪.‬‬
‫‪ ‬طويلة ‪ /‬قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬ال تحتوي على تفاصيل ال عالقة لها بالموضوع أو معلومات ال تهم القارئ ُم َو ّ‬
‫ضح بها تاريخ إعداد التقرير‬
‫والجهة التي أعدته‪.‬‬
‫‪ ‬تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَ ٍة سليمة ومفهومة‪.‬‬
‫‪ ‬مكتوبة بأمانة‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد؟‬
‫• التقارير المكتوبة بشكل جيد تمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتمكنه من فهم‬
‫الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة‪ .‬وكذلك فإن األخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى‬
‫مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة‬
‫أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ‪.‬‬

‫• تتضح أهمية التقرير في كونه مظهر من مظاهر الحداثة‪ ،‬ووسيلة من وسائل االتصال ‪ ،‬و التقدم في المجتمعات‪،‬‬
‫و يمكن تحديد تلك األهمية عند‪:‬‬
‫‪‬توفير الوقت والجهد للشخص أو للجهة المخاطبة بالتقرير‪.‬‬
‫‪‬تتولى التقارير العلمية المدروسة دراسة علمية دقيقة توجيه المجتمعات ‪ ،‬من الناحية السلوكية أو االقتصادية أو‬
‫االجتماعية‪.‬‬
‫‪‬تزويد مؤسسات التخطيط على اختالف أنواعها و مواقعها في المجتمع بنتائج األبحاث التي تمكن المسؤولين من‬
‫اتخاذ القرار‪.‬‬
‫‪‬توفر التقارير الملخصة للدراسات واألبحاث وقتا ً وجهدا ً على الباحثين في مجال البحث العلمي‪.‬‬
‫‪‬إن نجحت مؤسسات الدولة أو أجهزتها في االلتزام بما قدمته مراكز األبحاث فيمكنها‬
‫من إنشاء بنوك لألبحاث و مصارف للمعلومات التي تفيد السياسات اإلستراتيجية‬
‫للدولة‪.‬‬
‫‪‬تعمل التقارير التي تلخص الكتب و الندوات على إثراء القارئ و المستمع‪.‬‬
‫‪‬تعرف التقارير الباحثين المبتدئين بالخطوات األساسية للبحث العلمي‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫مالحظات هامة ‪ :‬انتبه‬

‫• قد تؤدي عملك بشكل جيد ثم تعرض النتائج بتقرير سيء فيؤخذ‬

‫عنك انطباع سيء على الرغم من اجتهادك في العمل‪.‬‬
‫• إن كتابة التقارير قد تؤثر على مستقبلك الوظيفي ألنها أحد األدوات‬
‫األساسية لالتصال بمديريك‪.‬‬
‫• إن لم تستطع تقديم تقارير واضحة وجيدة لمديريك فإن هذا لن‬
‫يساعدهم على تأدية عملهم وبالتالي سينعكس على تقييمك‬
‫وترقياتك‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫هل مواصفات التقرير الجيد تختلف من مؤسسة ألخرى؟‬

‫• هناك أمور تختلف حسب ثقافة المؤسسة وهناك أمور ال تختلف‪.‬‬

‫• فوضوح التقرير واشتماله على المعلومات األساسية وتوضيحه‬
‫وتنظيمه هي من األمور التي ال خالف عليها‪ .‬ولكن قد تجد بعض‬
‫المؤسسات التي تفضل اإلطالة في التقرير بينما مؤسسات أخرى‬
‫تُفضل التقارير القصيرة جدا ً‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫العناصر الرئيسية للتقارير واألبحاث‬

‫• العناصر الرئسية للتقرير أو البحث قد تختلف حسب حجم التقرير ومتطلبات المؤسسة المقدم‬
‫إليها البحث‪ .‬ولكن بصفة عامة هناك عدد من العناصر الرئيسية التي يجب أن تتوفر عادةً أو‬
‫يتوفر معظمها‪.‬‬
‫• في التقارير الطويلة واألبحاث الطويلة (أي المكونة من عشرات أو مئات الصفحات) مثل‬
‫صفحة العنوان والملخص والمقدمة وجدول المحتويات وقائمة األشكال وقائمة الجداول‬
‫وشرح المصطلحات والرموز ثم المقدمة ثم قلب التقرير أي المحتوى األساسي للتقرير ثم‬
‫االستنتاج أو التوصيات ثم المراجع ثم المرفقات‪.‬‬
‫• التقارير القصيرة المكونة من ورقة أو بضعة أوراق يقل فيها عدد العناصر الرئيسية فال يكون‬
‫هناك حاجة لقائمة األشكال وال قائمة الجداول وال جدول المحتويات وهكذا‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫أهداف كتابة التقارير‬
‫تعد التقارير وسيلة فعالة لالتصال ونقل المعلومات بين المستويات اإلدارية ووحدات النشاط المختلفة داخل‬
‫المنشأة ‪ ،‬ومن أهم هذه األهداف ما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬مساعدة اإلدارة في توفير الحقائق والمعلومات‪.‬‬
‫‪‬اإلسهام في حل المشكالت القائمة‪.‬‬
‫‪‬العمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬تحليل ظاهرة معينة‪.‬‬
‫‪‬عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان‪.‬‬
‫‪‬تحليل البيانات والحقائق المطلوب معرفتها بالتفصيل‪.‬‬
‫‪ ‬تحريك سلوك اآلخرين عن طريق اإلقناع‪.‬‬
‫‪‬إرشاد المسئولين التخاذ القرارات‪.‬‬
‫‪‬اإلحاطة والعلم بما يحدث في المنظمة‪.‬‬
‫‪‬تحليل مواطن القوة والضعف في المنظمة‪.‬‬
‫• الرد على التساؤالت وتقديم األفكار الجديدة‪.‬‬
‫• توفير المعلومات المرجعية‪.‬‬
‫• التوثيق و التسجيل‪.‬‬
‫• إصدار القرارات بنا ًء على المعطيات‬
‫الميدانية‪.‬‬
‫• إعطاء معلومات إدارية الزمة للعمل ‪.‬‬
‫• تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل ‪.‬‬
 ‫• و تتلخص أهداف التقرير بشكل عام في ‪:‬‬
‫‪‬التبليغ‬
‫‪‬التأثير‬
‫‪‬اإلقناع‬
‫‪ ‬التغيير‬

‫• التقرير أو المقالة من حيث البناء الفني عبارة عن بحث مصغر يتطلب تطبيق مجموعة من الشروط‪ ،‬لكنه يختلف‬
‫عن البحث بكونه عرض موجز ‪ ،‬يقدم خالصة لحدث أو عمل أوسع وأكثر تفصيل‪،‬‬
‫و الجدير بالذكر أن لفظ تقرير يطلق على كل من ‪:‬‬
‫‪‬ورقة البحث المقالة‬
‫‪‬ملخص التجارب المعلية‬
‫‪‬خطة البحث (دراسة مبدئية تستخدم إلعداد البحوث لنيل درجة الماجستير أو الدكتوراه )‬

‫‪12‬‬
 ‫خصائص التقرير‬ ‫متطلبات التقرير‬

‫• الدقة والوضوح ‪ :‬و تعني العناية بلغة التقرير و‬ ‫التفكير الموضوعي ‪.‬‬ ‫•‬
‫أسلوبه‪.‬‬ ‫االستنتاج المنطقي ‪.‬‬ ‫•‬
‫• الموضوعية‪ :‬و هي التخلص من التحيز المسبق‬ ‫الصياغة اللغوية السليمة ‪.‬‬ ‫•‬
‫لفكرة أو رأي معين‪.‬‬
‫القدرة على التعامل مع المعطيات‬ ‫•‬
‫• التوثيق‪ :‬و هي تقديم كل ما من شانه البرهنة‬ ‫والمعلومات ‪.‬‬
‫على ما في التقرير من المعلومات و البيانات و‬
‫معرفة وفهم االتجاهات اإلنسانية في‬ ‫•‬
‫اآلراء ‪،‬و العمل على نسبها إلى أصحابها ‪ ،‬و‬
‫بيئة العمل ‪.‬‬
‫مصادرها‪.‬‬
‫توقع ردود فعل القارئ على مضمون‬ ‫•‬
‫• المنهجية‪ :‬و هي اختيار المنهج المناسب لطبيعة‬
‫التقرير‬
‫الموضوع و تحديد األساليب الالزمة لجمع مادة‬
‫التقرير‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫أنواع التقارير‬
‫تصنف التقارير على ضوء العوامل اآلتية‪:‬‬
‫• الموضوع‪ :‬مالية محاسبية‪ /‬إدارية ‪ /‬تسويقية ‪ /‬تقارير تقدم العمل‪...‬الخ ‪.‬‬
‫• سلطة التكليف ‪ :‬بناءا ً على تكليف رسمي من سلطة أعلى إلنجاز مهمة محددة ‪.‬‬
‫• تقارير رسمية وفق إجراءات معينة ال يجوز تجاوزها أو تقاري غير رسمية عادة ما تتم داخل اإلدارة‬
‫الواحدة ‪.‬‬
‫• الحجم من حيث الطول والقصر ‪.‬‬
‫• الفترة الزمنية التي يغطيها ‪ :‬تقارير دورية‪ ،‬طارئة‪ ... ،‬الخ ‪.‬‬
‫• الجهة الموجه لها التقرير ‪ :‬داخلي خارجي ‪.‬‬
‫• هيئة وشكل التقرير ‪ :‬شفوي أو مكتوب ‪.‬‬
‫• الغرض والغاية ‪ :‬تنسيق‪ ،‬إعطاء معلومات‪ ... ،‬الخ ‪.‬‬
‫• دورة التقرير ‪ :‬رأسية‪ ،‬أفقية ‪ ،‬متعددة االتجاهات ‪.‬‬
‫• المستويات‪ :‬دولية ‪ ،‬وطنية‪ ،‬قطاعي‪ ،‬الوحدة‪.‬‬

‫‪14‬‬
‫يمكن تصنيف التقارير وتبيان أنواعها حسب مجموعة من المعايير المختلفة التي سبق ذكرها ويمكن تقديم عرض مختصر‬
‫لهذه األنواع من خالل الشكل التالي‪:‬‬

‫التقارير من حيث‬
‫الشكل‬

‫تقارير‬
‫وصفية‬
‫تقارير سابقة‬
‫التصميم‬

‫تقارير‬
‫معلومات‬
 ‫أنواع التقارير من حيث الفترة الزمنية‬
‫التقرير اليومي‪:‬‬
‫يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها خالل اليوم وتكون تفصيلية مثل تقارير‬
‫المبيعات وتقارير حضور وانصراف الموظفين اليومي‪ ....‬الخ وتكون عادة‬
‫روتينية ال تحمل مؤشرات‪.‬‬
‫التقرير األسبوعي‪:‬‬
‫يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها خالل األسبوع في المؤسسة وتكون‬
‫تفصيلية مثل تقارير دوائر وأقسام المؤسسة اإلنتاجية أو الخدمية اليومي‪ ....‬الخ‬
‫وتكون عادة روتينية ال تحمل مؤشرات‪.‬‬
‫التقرير الشهري‪:‬‬
‫يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها الشهر في أقسام المؤسسة ويكون أقل‬
‫تفصيالً مثل تقارير إجمالي اإلنتاج أو الخدمات في المؤسسة وتكون روتينية‬
‫ولها دالالت مؤشرات‬
 ‫التقرير الربعي‪:‬‬
‫يوجز أنشطة المؤسسة خالل فترة ثالث شهور ويعكس في طياته االنجازات واألداء‬
‫والمعوقات ويشير لدالالت ومؤشرات تساعد في اتخاذ القرار‪.‬‬

‫التقرير النصفي ‪:‬‬

‫يوضح أنشطة ويعرض مجمل أداء المؤسسة بمكوناتها المالية واإلدارية والفنية‬
‫وتستخدم به وسائل شرح مثل الرسوم البيانية والجداول واألشكال التي تدعم حقائق‬
‫وارقام ويحتوي على توصيات‬

‫التقرير السنوي‪:‬‬
‫يظهر نتائج أعمال المؤسسة خالل العام في كافة أقسامها ويوصف الحالة اإلدارية‬
‫والفنية والمالية باستخدام وسائل شرح متعددة ويحدد توصيات‪.‬‬

‫‪17‬‬
 ‫أنواع التقارير من حيث المحتوى‬
‫والمقصود هنا محتوى أو موضوع التقرير‪ ،‬ألن التركيز يستند إلى المحتوى أكثر من دورية أو فترة التقرير ومن هذه‬
‫األنواع‪:‬‬
‫‪ -1‬تقارير المراقبة والمتابعة‪:‬‬
‫وهي التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه‪ ،‬وعادة ما تتضمن عملية مقارنة بين ما‬
‫هو واقع فعال وما كان يجب أن يتم وفقا للخطة أو البرنامج الموضوع‪ ،‬وتوضيح اإلنحرافات وتقديم تحليل لها وبيان‬
‫مسبباتها‪ ،‬وأحيانا ما تكون في شكل جدول به خانات تمثل الفعلي والمخطط‪ .‬ومن أمثلتها تقارير متابعة تنفيذ المشروعات‬
‫التنموية وخطط التطوير المؤسسي‪ ،‬وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات وإجراءات تصحيحية أو تعديل في‬
‫الخطط الموضوعة أو إعادة توزيع للموارد المتاحة‪.‬‬
‫‪ -2‬تقارير تقييم األداء‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تقيم مستوى األداء قياسا ً بمعايير موضوعة مسبقاً‪ ،‬وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو‬
‫إعطاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى األداء خالل فترة التقييم‪ .‬ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء األفراد أو تقييم أداء‬
‫إدارات معينة أو وحدات نشاط‪ ،‬وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحيانا ً‬
‫بالتوجيه أو تصحيح بعض المسارات‪.‬‬
 ‫‪ -3‬تقارير األنشطة‪:‬‬
‫ويتم التركيز بهذا النوع من التقارير على األنشطة من حيث عناصرها وآليات تنفيذها والمعيقات في سبيل القيام بها ‪.‬‬

‫‪ -4‬تقارير مالية ومحاسبية‪:‬‬

‫وهي التقارير التي تركز على وضع المؤسسة أو المشروع ماليا ً من حيث المصروفات واإليرادات والمركز المالي وتظهر‬
‫هذه التقارير العجز أو الربح المتحقق‪.‬‬

‫‪ -5‬تقارير المعلومات‪:‬‬
‫وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة‪ ،‬وتسمى أحيانا تقارير "إخبارية" وقد تتضمن تعليقا يمثل‬
‫وجهة نظر كاتب التقرير‪ ،‬ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق‪ ،‬أو ما يطلق عليه البعض "معلومات حقيقية" مثل‬
‫تقرير المبيعات الشهري لفروع الشركة أو تقريرالصيانة الدورية لآلالت‪ ،‬أو تقرير األسعار العالمية لبعض المنتجات‪.‬‬
‫ونادرا ً ما يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات معينة‪ ،‬ففي معظم األحوال تهدف إلى اإلحاطة فقط‪ ،‬أال أنها يمكن‬
‫أن تستخدم عند إجراء الدراسات أو وضع الخطط المستقبلية أو عمليات التنبؤ التي تعتمد على السالسل الزمنية والتي تمثل‬
‫أرقام فترات سابقة‪ ،‬كما تساعد على اكتشاف‬
‫الموسمية وتحديد ظواهر معينة‪.‬‬
 ‫أنواع التقارير من حيث تكرارها‬
‫‪ -1‬تقارير دورية‪ :‬وهي التي يتم إصدارها بشكل متكرر ضمن فترات زمنية محددة‬
‫(دوريات محددة ‪ :‬اسبوعي‪ ،‬يومي ‪ ،‬شهري‪.)......،‬‬

‫• وقد يصدر نفس التقرير بواحدة أو أكثر من هذه الدوريات‪ ،‬فهناك تقرير مبيعات يومي‬
‫وأخر شهري يمثل إجماليات التقارير اليومية وهكذا‪.‬‬

‫• تؤثر العوامل التالية على تحديد دورية التقرير‪:‬‬

‫أ ‪ -‬درجة حساسية الموضوع وتأثيره على بعض األنشطة‪.‬‬
‫ب‪ -‬مدى الحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة‪.‬‬
‫ج‪ -‬ارتباط موضوع التقرير بموضوعات تقارير أخرى لها دورية ثابتة قد ال‬
‫تستطيع المنشأة تغييرها‪.‬‬
‫د‪ -‬احتياجات ورغبات اإلدارة‪.‬‬
‫هـ ‪ -‬المستوى اإلداري الذي يرفع له التقرير‪.‬‬
‫و‪ -‬اللوائح والقوانين‪.‬‬
 ‫‪ -2‬تقارير غير دورية‪:‬‬
‫• وهي تقارير تصدر لحاجة معينة أو بنا ًء على طلب محدد دون وجود ضابط زمني‬
‫لصدورها‪ ،‬مثل تقرير حول مشكلة إدارية أو مالية أو فنية محددة‪.‬‬

‫• و مثال عليها وصول رصيد المخزون ألحد األصناف الهامة إلى مستوى معين‪ ،‬أو‬
‫حدوث عطل مفاجئ ألحدي اآلالت على خط اإلنتاج‪.‬‬

‫• وتسمى هذه التقارير االستثنائية باعتبارها ترتبط بأمور غير عادية أو نادرة الوقوع‬
‫وتمثل مشكلة ألحد األنشطة الرئيسية للمنشأة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضا أو‬
‫استثنائية‪ ،‬وقد تصدر تقارير عن بعض الموضوعات تجمع بين الصفتين معا‪ ،‬فنجد في‬
‫بعض المصانع مثال أن هناك تقريرا دوريا عن حالة اآلالت وأوقات التوقف وأسبابها‬
‫(أعطال – صيانة دورية – عدم توفر خامات‪ )...‬يصدر أسبوعياً‪ ،‬كما يصدر تقرير‬
‫فوري – غير دوري ‪ -‬في بعض حاالت التوقف لبعض الماكينات أو حاالت التوقف‬
‫الناتجة عن أنواع معينة من األعطال‪.‬‬
 ‫أنواع التقارير من حيث الجهة التي تصدر من أجلها‪:‬‬
‫• تقارير داخلية ‪ :‬وهي التقارير الموجهة لمستويات إدارية بالمؤسسة ذاتها مثل المدير العام أو مجلس اإلدارة‪.‬‬
‫• تقارير خارجية‪ :‬وهي التقارير الموجهة لطرف خارجي عن المؤسسة مثل جهة تمويل أو وزارة اختصاص محددة‪،‬‬
‫واألطراف الخارجية تتمثل بـ‪:‬‬
‫‪ .1‬جهات رسمية‪:‬‬
‫كوزارة االختصاص مثل وزارة الداخلية أو الشؤون االجتماعية أو الثقافة‪ ،‬وتنص المادة ‪ ١٣‬من قانون رقم (‪ )1‬لسنة‬
‫‪۲۰۰۰‬م بشأن الجمعيات الخيرية والهيئات األهلية على ضرورة تقديم الجمعية أو الهيئة للوزارة المختصة تقريرين معتمدين‬
‫من الجمعية العمومية في موعد ال يتعدى أربعة أشهر من نهاية السنة المالية وهما‪:‬‬
‫‪ ‬تقرير سنوي يحتوي على وصف كامل لنشاطات الجمعية أو الهيئة خالل العام المنصرم (مرفق نموذج من التقرير‬
‫المطلوب تقديمه)‪.‬‬
‫‪‬تقرير مالي مصدق من قبل مدقق حسابات قانوني ويتضمن بشكل تفصيلي كامل إيرادات ومصروفات الجمعية أو الهيئة‬
‫حسب األصول المحاسبية المعمول بها ‪.‬‬
‫‪ .2‬جهات تمويل‪:‬‬
‫وتتمثل بالجهات التي تشرف على إدارة التمويل للمؤسسة أو الممول ذاته‪ ،‬وتكون طبيعة التقارير ودوريتها حسب متطلبات‬
‫جهات التمويل‪ ،‬فبعض جهات التمويل تطلب تقريرا مرحليا بالمشروع قد يكون شهريا أو ربعيا ‪ ...‬الخ)‪ ،‬وبعض الممولين‬
‫يطلب تقرير ماليا واداريا مع كل مطالبة مالية ضمن المنحة المقدمة‪ ،‬والبعض اآلخر يطلب تقريرا نهائيا عن المشروع فقط‪.‬‬
 ‫أنواع التقارير من حيث توقيتها‬

‫هناك مجموعة من التقارير تصنف حسب التوقيت وهي كما يلي‪:‬‬

‫• تقارير أولية‪ :‬وهي تقارير تقدم عند بدء المشروع أو النشاط أو المهمة وتتضمن معلومات عن‬
‫الطاقم وخطة ومنهجية العمل‪.‬‬
‫• تقارير مرحلية‪ :‬وهي تقارير تقدم بفترة تنفيذ المشروع وقبل اإلنتهاء منه وتتضمن معلومات‬
‫وبيانات فنية ومالية حول األنشطة المنفذة وخطة العمل والمعيقات التي تواجه عملية التنفيذ ‪.‬‬
‫• تقارير نهائية‪ :‬وهي تقارير تقدم بنهاية المشروع وتعرض سردا ً تفصيليا ً ماليا ً وفنيا ً عن األنشطة‬
‫المنفذة خالل فترة المشروع‪ ،‬ويشمل التقرير المعيقات والتحديات والدروس والعبر المستفادة من‬
‫المشروع‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫التقارير من حيث الشكل‬
‫‪ -1‬تقارير وصفية‪:‬‬
‫ويطلق عليها ‪ ،Narrative Format‬وتكون محتوياتها‬
‫في شكل فقرات وصفية وتكتب بأسلوب قصصي أو‬
‫روائي‪ ،‬ومن أمثلتها دراسات الجدوى وتقارير دراسة‬
‫السوق واتجاهات المستهلكين‪.‬‬
‫‪ -2‬تقارير سابقة التصميم‬
‫وتكون من شكل نماذج مطبوعة‪ ،‬وعلى كاتب التقرير أن‬
‫يمأل بياناتها‪ ،‬وعادة ما يترك بها مكان للتعليق أو إضافة‬
‫بيانات ليس لها مدخل بالنموذج ومن أمثلتها تقارير‬
‫الحقائب المفقودة بالرحالت الجوية‪ ،‬وتقارير الصيانة‬
‫الدورية لآلالت‪ ،‬وتقارير تقييم أداء األفراد‪ ،‬ويطلق على‬
‫هذا النوع من‬
‫التقارير ‪Rigid Format‬‬
 ‫كيف نحدد نوع التقرير ؟؟‬
‫في الواقع أن الذي يحدد نوع التقرير هي األسباب اآلتية‪:‬‬
‫‪ -‬نوع الموضوع (الغرض منه)‪.‬‬
‫‪ -‬مدى بساطته أو تعقيده ‪ ،‬وسهولة معالجته أو صعوبتها‪.‬‬
‫‪ -‬قيمته لدى الجهة المسؤولة عن التقرير‪.‬‬
‫‪ -‬مدى الزمن الالزم لتنفيذه‪.‬‬
‫‪ -‬مدى خطورة ما يترتب عليه‪.‬‬

‫‪25‬‬
 ‫البيانات والمعلومات وعالقتها في اعداد التقارير‬
‫• تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات‪ ،‬ومن ثم فكلما أردنا تقريرا ً كافيا ً صالحا ً‬
‫ومفيدا ً فنيا ً وشكليا ً وموضوعيا ً كلما اقتضى األمر جمع أكبر قدر من البيانات بطريقة صحيحة ثم عرضها في شكل‬
‫مناسب‪.‬‬

‫• وتتمثل مراحل إعداد التقرير في‪:‬‬

‫‪ -1‬جمع البيانات المرتبطة به‪.‬‬
‫‪ -2‬تفريغ البيانات وتبويبها‪.‬‬
‫‪ -3‬تحليل البيانات‪.‬‬
‫‪ - 4‬استخراج النتائج والتوصيات‪.‬‬
‫‪ -5‬كتابة التقرير ونشره‪.‬‬
‫• ويظهر الشكل التالي عالقة البيانات بكل من التقارير واتخاذ القرارات‪:‬‬

‫• على ذلك فإنه يجب اتباع أسلوب في كتابة التقارير يهدف إلى أن يكون التقرير‪:‬‬
‫‪ ‬واضحا ً‪ ،‬يسهل فهمه واستيعابه‪.‬‬
‫‪ ‬موجزا ً‪ ،‬بما يكفي لخدمة الغرض منه‬
‫‪ ‬كامالً‪ ،‬يغطي كافة جوانب الموضوع‪.‬‬
‫‪ ‬دقيقا ً‪ ،‬يحتوي على معلومات صحيحة‪.‬‬
 ‫الفرق بين البيانات والمعلومات‬
‫• البيانات ‪ :‬تشير إلى الحقائق واألرقام والحروف والكلمات واإلشارات التي تعبر عن فكرة أو شيء ما أو موقف‬
‫محدد كأرقام المبيعات وأرقام اإلنتاج ‪ ..‬الخ‪.‬‬
‫• المعلومات‪ :‬هي حقائق منظمة تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات وتشير إلى نتائج تشغيل البيانات التي تصف أحداث‬
‫العمليات التي تقع في المنظمة وإخراجها في شكل له معنى للمستفيد مثل معدل دوران البضاعة‪ ،‬نسبة السيولة ‪ ..‬الخ‪.‬‬
 ‫أنواع البيانات‪:‬‬
‫‪ - 1‬البيانات الثانوية أو التاريخية‪:‬‬
‫وهي البيانات التي سبق جمعها وتسجيلها في سجالت أو نشرها بواسطة الهيئات أو أحد الباحثين (أي بيانات ثانوية‬
‫داخلية وخارجية)‪.‬‬
‫‪ - 2‬البيانات األولية‪:‬‬
‫وهي البيانات التي يقوم معد التقرير نفسه (الباحث) بمالحظتها أو جمعها عن طريق المالحظة أو االستقصاء أو‬
‫المقابالت المتعمقة‪ ،‬وهي تكمل النقص في البيانات الثانوية‪ ،‬وتعالج األخطاء فيها‪ ،‬وال نلجأ إليها إال في حالة انعدام‬
‫البيانات الثانوية أو قصورها‪.‬‬
 ‫العالقة بين األطراف المعنيين في التقرير‬
‫فيما يخص األسلوب الذي يعد به التقرير فيجب التحدث عنه في ثالث نقاط‪:‬‬
‫أوالً‪ :‬كاتب التقرير‬
‫• إن طبيعة و مستوى كاتب التقرير يظهر جليا من أول تقرير يكتبه‪ ،‬و نستطيع من خالل‬
‫التقرير أن تدرس طبيعة كاتب التقرير وتوجهاته بصفة عامة من غير الخوض في‬
‫التفاصيل‪.‬‬
‫• يمكن تقسيم الصفات األساسية لكاتب التقرير إلى‪:‬‬
‫‪‬الصفات الذاتية‪ :‬تشمل تنظيم األفكار و سلسلتها و عرضها إضافة إلى فن التلخيص و‬
‫دقة الفهم‪.‬‬
‫‪‬الصفات الموضوعية ‪ :‬التزام النزاهة‪ ،‬و تحقيق الموضوعية في نقل كل األحداث من‬
‫غير التغطية أو إبراز وجهت نظر معينة‬
‫‪‬الصفات األسلوبية ‪ :‬تدور حول إتقان اللغة‪ ،‬ودقتها ووضوح دالالتها‪ ،‬و مراعاة القواعد‬
‫اإلمالئية و غيرها‪.‬‬
 ‫• األمور التي يجب على كاتب التقرير مراعاتها‪:‬‬
‫‪‬اإللمام باألسس العلمية إلعداد التقرير ‪.‬‬
‫‪‬مراعاة التخصص في مجال التقرير‪ ،‬و توفير الخبرة الالزمة‪.‬‬
‫‪‬سعة االطالع لمتابعة كل جديد في مجال التخصص‪.‬‬
‫‪‬اإللمام بمختلف الطرق واألساليب إلجراء الدراسات النظرية‪.‬‬

‫ثانيا ً‪ :‬القارئ أو الجهة الموجه إليها التقرير‬

‫على كاتب التقرير أن يضع نصب عينيه الجهة التي يريد أن يرسل إليها التقرير من حيث المستوى العلمي و التوجه‬
‫المعرفي‪ ،‬فيحرص على مخاطبة النفسية العلمية بالدرجة األولى‪ ،‬فيحرص على تقديم تقرير ينجح في نيل إعجاب و‬
‫إقناع قارئه به‪ ،‬و إمداده بالصور الالزمة التي تدعم الموضوع‪ ،‬و عدم تضخيم ناحية على حساب ناحية أخرى‪.‬‬

‫ثالثا ً‪ :‬المادة العلمية‬

‫ال تعد مشكلة أمام معد التقرير الذي يعالج ما أسميناه بالتقرير التلخيصي‪ ،‬عند حضوره ندوة مثال أو مؤتمرا أو غيره‪،‬‬
‫تلخيص تقرير كبير أو دراسة ما‪ ،‬أما النوع الثاني أي التقرير المبتكر أو المؤلف‪ ،‬فان المادة العلمية تحتاج إلى مجهود‬
‫كبير من اجل الحصول عليها ‪ ،‬فال بد أن يتسم بالدقة و يمر قبل الصياغة بمراحل مهمة هي ‪ :‬الجمع ‪ ،‬االنتقاء ثم‬
‫الترتيب‪.‬‬
 ‫هل استخدام نماذج لكتابة التقرير يغنينا عن تعلم كتابة التقارير؟؟؟‬ ‫•‬
‫في كثير من المؤسسات تكون هناك نماذج جاهزة لبعض التقارير ويقوم ُمعد التقرير بمأل النموذج‬ ‫•‬
‫بالبيانات الصحيحة‪.‬‬
‫ولكن هذا ال يضمن لنا أن تكون التقارير جيدة ألن ُمعد التقرير إن لم يكن على دراية بوظيفة كل‬ ‫•‬
‫حقل أو جزء من أجزاء التقرير فإنه لن يكتب فيه البيانات المناسبة أو قد يقوم بمأل التقرير بطريقة‬
‫ال تساعد على فهم الموضوع‪.‬‬
‫باإلضافة لذلك فإن من يقوم بإعداد هذه النماذج وتحديثها هم العاملون أنفسهم وبالتالي فإنهم‬ ‫•‬
‫يحتاجون تفهم كيفية بناء نموذج مناسب‪.‬‬
‫بناء نماذج التقرير بشكل جيد هي عملية هامة ألن النموذج السيئ الذي يُستخدم يوميا ً يعني أننا‬ ‫•‬
‫تُصدر تقريرا ً سيئا ً كل يوم‪.‬‬
‫عالوة على ذلك فإنه ال يمكن أن تكون هناك نماذج لجميع أنواع التقارير‬ ‫•‬

‫‪32‬‬
 ‫المهارة في كتابة التقرير‬
‫• قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من األمور السهلة أو البسيطة‪ ،‬إال أنها في الواقع عملية لها أصول علمية يجب أن‬
‫تراعى‪ ،‬كما أنها تتطلب مهارات في كاتب التقرير تساعد على زيادة فاعلية التقرير مثل‪:‬‬
‫‪ -1‬القدرة على التفكير المنطقي‪.‬‬
‫‪ -2‬القدرة على االستنتاج والربط بين األمور‪.‬‬
‫‪ -3‬القدرة على التعبير والصياغة واختيار األلفاظ والتعبيرات المناسبة‪.‬‬
‫‪ -4‬التمكن من قواعد اللغة واإلمالء‪.‬‬

‫• أن غياب هذه المهارات وعدم تنميتها لدى األشخاص الذين تتطلب طبيعة عملهم كتابة تقارير كثيرة قد يؤدي إلى‬
‫فشل الفرد في أداء عمله‪ ،‬فقد تكون الفكرة صائبة أو التوصية صحيحة أو االقتراح في مكانه المناسب ويحقق الكثير‬
‫من الفوائد للمنشأة‪ ،‬إال أن عدم القدرة على التعبير السليم والمقنع قد يحول دون موافقة القارئ عليه واألخذ به‪.‬‬
‫• وكلما زاد االتجاه نحو إشباع احتياجات القارئ من التقرير وتوقعاته ومخاطبة اهتمامه‪ ،‬كلما زادت فرصة نجاح‬
‫التقرير كوسيلة اتصال‪ ،‬فالقارئ عنصر أساسي ومهم يجب أن يدرس بعناية قبل البدء في إعداد التقرير‪ ،‬كما‬
‫يجب أن تدرس مالحظاته وردود فعله أثناء وبعد إعداد التقرير‪.‬‬

‫• ويمكن تصور العالقة بين الكاتب والقارئ كما في الشكل التالي‪:‬‬

 ‫الفرق بين القصة ‪ ،‬المقالة والتقرير‬
‫يختلف أسلوب كتابة التقرير عن المقالة أو القصة‪ ,‬في‬
‫التقرير تظهر األفكار بوضوح وال يترك شيئ ليفهمه‬
‫القارئ بطريقته‪ .‬فإذا قرأ التقرير عدة أفراد فيجب أن يفهموا‬
‫منه نفس الشيئ ويصلوا الى نفس الرسالة التي يهدف اليها‬
‫التقرير‪.‬‬