‫تقنيات التهييء للتحرير اإلداري‬

‫أوال‪ :‬الشروط المطلوبة للتحرير اإلداري الجيد‬

‫ثانيا‪ :‬العمليات والخطوات اإلجرائية للتحرير اإلداري‪.‬‬

 ‫‪:‬تقنيات التهييء للتحرير اإلداري‬

‫إن الصياغة األولى للوثيقة اإلدارية ال تتحقق منذ الوهلة األولى‪ ،‬وإنما‬
‫تؤسس على مجموعة من الصياغات‪ ،‬وهي خالصة تشطيب وتلخيص‬
‫وإضافات وتجزئة وتوجيهات تقوم بها جهات متعددة في المؤسسة اإلدارية‬
‫المرسلة‪ ،‬وفيما يلي سنتطرق للشروط المطلوبة للتحرير اإلداري ثم العمليات‬
‫والخطوات اإلجرائية للتحرير اإلداري‪.‬‬
 ‫أوال‪ :‬الشروط المطلوبة للتحرير اإلداري الجيد‪:‬‬

‫إن الكاتب أو المحرر اإلداري يختلف عن الكاتب أو المحرر الذي يكتب‬

‫في مجال آخر مثل الصحفي‪ ،‬أو األديب أو الشاعر أو غيرهم‪ .‬والخاصية‬
‫األساسية التي تميز المرسل اإلداري هي أنه يكتب باسم اإلدارة وليس باسمه‬
‫الشخصي أو الخاص‪ ،‬أو أنه يكتب لإلدارة بحيث يسعى إلى الحصول على‬
‫معلومة أو خدمة معينة‪ ،‬وهذا ما يدخل في باب التحرير اإلداري‪ ،‬هذا األخير‬
‫يتطلب توافر عدد من الشروط وهي‪:‬‬
 ‫‪:‬تحديد الهدف من الكتابة ‪1-‬‬
‫إن المراسالت اإلدارية التي تتسم بالجودة والفعالية‪ ،‬هي تلك التي يسهل‬
‫فهمها من قبل المرسل إليه وبدون عناء‪ ،‬ومن أجل إعداد رسالة مكتوبة بشكل‬
‫فعال‪ ،‬يتعين على المرسل أوال وقبل بداية الكتابة‪ ،‬أن يفكر جيدا في الموضوع‬
‫الذي يرغب في إيصاله لآلخر‪.‬‬
‫فتحديد الهدف يشكل أحد العوامل األساسية التي يتوقف عليها النجاح في‬
‫الكتابة اإلدارية‪ ،‬وعلى هذا األساس‪ ،‬فإن المرسل يسعى من خالل تحديد الهدف‬
‫من الكتابة إلى مراعاة قاعدتين أساسيتين‪ :‬أولهما تتمثل في جعل هدفه واضحا‬
‫بالنسبة للمرسل إليه‪ ،‬وثانيهما تتمثل في أن يعرض في رسالته كل المعلومات‬
‫التي يحتاجها القارئ أو المرسل إليه من أجل مساعدته على فهم واستيعاب الغاية‬
‫بكل وضوح‪.‬‬
 ‫‪:‬تحديد الموضوع ووضع تصور عام له ‪2-‬‬
‫يعد تحديد الموضوع من بين أهم شروط التحرير اإلداري‪ ،‬فالمحرر ال يمكنه أن يعرف ما سيكتبه‬
‫إال إذا كانت لديه فكرة واضحة عن الموضوع الذي يريد عرضه‪ .‬فالمحرر الذي ال تتضح األفكار في‬
‫ذهنه ال يستطيع نقلها إلى اآلخرين بوضوح تام‪ ،‬بمعنى آخر يتعين عليه أن يكون متمكنا من الموضوع‪،‬‬
‫ومحيطا بكل جوانبه المختلفة‪ ،‬ويتسلسل األحداث والوقائع المرتبطة به‪ ،‬وال يتأتى ذلك إال بسعيه إلى‬
‫الحصول على القدر الكافي من المعلومات والحقائق والمعطيات والعناصر األساسية المحيطة‬
‫بالموضوع‪ ،‬وهذا طبعا يتوقف على مدى مهارة الكاتب وكفاءته ومعرفته اإلدارية وعالقاته واتصاالته‪.‬‬
‫والموضوع يمكن أن يكون عبارة عن فكرة واحدة أو أكثر‪ ،‬فالمرسل مطالب قبل الشروع في‬
‫عملية التحرير أو الكتابة‪ ،‬بأن يحدد الموضوع أو الفكرة ويجعلها واضحة في ذهنه‪ ،‬ومنسجمة مع مجال‬
‫اشتغاله وهو اإلدارة بطبيعة الحال‪،‬‬
‫وفي هذا السياق يتفق أغلب الباحثين في مجال التحرير اإلداري على أن المرسل يجب أن يركز‬
‫في الوثيقة الواحدة على فكرة أساسية واحدة‪ ،‬وهو ما يساعده على التركيز على الموضوع وإعطائه‬
‫القيمة التي يستحقها‪.‬‬
‫وعلى المستوى اإلجرائي‪ ،‬فإن عملية التحرير تبدأ بتسجيل الفكرة األساسية‪ ،‬ثم األفكار الفرعية‬
‫في مسودة كي ال يقع نسيانها واالهتمام بفكرة واحدة وإهمال أفكار أكثر أهمية منها‪.‬‬
 ‫‪:‬التفكير والتحضير وترتيب األفكار ‪3-‬‬
‫أ‪ -‬التفكير والتحضير‪ :‬أثبتت الدراسات الحديثة بأن المرحلة الهامة في عملية الكتابة هي ما يسميه‬
‫الخبراء بمرحلة ما قبل الكتابة‪ ،‬ففي هذه المرحلة يقوم المحرر باالستعانة بتقنيات تجميع وفرز األفكار‪،‬‬
‫وتختلف هذه التقنيات عن الخطة التي تسعى إلى تنظيم هذه األفكار بعد عملية توليدها‪ ،‬وفي هذا الصدد يمكن‬
‫التمييز بين ثالث تقنيات خاصة بمرحلة ما قبل الكتابة وهي‪:‬‬
‫‪ ‬تقنية توليد األفكار‪ :‬ويسعى المحرر من خالل هذه التقنية إلى تسجيل وتدوين جميع األفكار التي‬
‫تخطر بباله سواء كان لها عالقة أو غير مباشرة بالموضوع‪ ،‬دون االهتمام بنوعية هذه األفكار وال بصياغتها‪،‬‬
‫فإن كمية األفكار هي التي تهم في هذه المرحلة ودون تصحيح أو تشطيب أو تعديل‪ ،‬والسبب في ذلك أن بعض‬
‫المعلومات التي تبدو في البداية ثانوية‪ ،‬أو هامشية قد تصبح هامة وذات قيمة أساسية عند بداية التحرير‪.‬‬
‫‪ ‬تقنية التخطيط الذهني لألفكار‪ :‬عندما تكون المعلومات متوفرة لدى المتصل فإنه يمر إلى ترتيب هذه‬
‫المعلومات وتنظيمها أوال في فكرة أساسية عامة‪ ،‬وهي الرسالة (‪ )Message‬المرغوب في إيصالها للمرسل‬
‫إليه‪ ،‬وثانيا في أفكار فرعية أو جزئية مرتبطة أساسا بالفكرة األساسية‪ ،‬وتكون هذه األفكار أو المعلومات‬
‫الجزئية عبارة عن توضيحات للفكرة األساسية وللرسالة‪.‬‬
‫‪ ‬تقنية كتابة المعلومات‪ :‬في هذه المرحلة يصل الكاتب إلى مستوى تكون فيه الفكرة األساسية أو‬
‫المعلومة الرئيسية وكذا المعلومات الجزئية والتكميلية واضحة في ذهنه وضوحا تاما ودقيقا‪ ،‬ولذلك يلجأ إلى‬
‫كتابة المراسلة اإلدارية وفق نمط معين ووفق أسلوب خاص يفرضه موضوع الرسالة والجهة المرسل إليها‬
‫والتوقيت والزمن المخصص لها‪ ،‬ففي هذه المرحلة يحتفظ المرسل بالمعلومات الهامة ويستغني عن غيرها‪.‬‬
 ‫‪:‬التفكير والتحضير وترتيب األفكار ‪3-‬‬

‫ب‪ -‬ترتيب األفكار‪ :‬بعد االنتهاء من عملية جرد جميع األفكار المرتبطة‬
‫بالموضوع‪ ،‬يتعين على المحرر اتخاذ قرارات كبرى إلخراج وثيقة إدارية منظمة‪،‬‬
‫فأمام حصيلة األفكار المنسابة ينبغي معرفة ماهي العناصر التي سيتم االحتفاظ بها مع‬
‫إمكانية تطويرها؟ وما هي العناصر األخرى التي سيتم االستغناء عنها؟‪.‬‬
‫وبمجرد إعداد الئحة األفكار التي سيتم استغاللها فيجب على المحرر أن يفكر في‬
‫الترتيب الذي ستقدم فيه‪ ،‬ولكي يكون فعاال فإن هذا الترتيب ينبغي أن يحترم ترتيبا‬
‫منطقيا تعطى فيه األولوية لألفكار التي تبدو أكثر أهمية بالنسبة للقارئ‪ ،‬ويعلن فيه منذ‬
‫البداية عن الفكرة األساسية‪.‬‬
 ‫‪:‬توفر المستوى الثقافي الجيد ‪4-‬‬
‫يعتبر التكوين العام أو الثقافة العامة للكاتب حجر الزاوية في نجاح عملية نقل‬
‫المعلومات اعتمادا على الكتابة‪ ،‬وإلغناء المعارف العلمية للمرسل‪ ،‬فإنه يتعين‬
‫صيانتها وتنميتها وتجديدها باستمرار عبر عدد من الوسائل السمعية والبصرية‬
‫والمقروءة‪ ،‬ال سيما فيما يتعلق بالقضايا واالقتصادية االجتماعية والسياسية والتنموية‬
‫التي تتجدد في كل وقت وحين وتتطلب من الكاتب التوفر على قدر كبير من‬
‫المعلومات المحينة والمستجدة‪.‬‬
‫تعتبر معرفة اللغة وقواعد الكتابة الصحيحة من قواعد النحو واإلعراب ومعاني‬
‫األلفاظ والعبارات وأيضا قواعد الصرف والتحويل من بين أهم العناصر الضرورية‬
‫للكتابة اإلدارية‪ ،‬فضال عن ضرورة توفر الكاتب على ثقافة عامة في شتى المجاالت‬
‫والدراسات األذبية والتاريخية والفلسفية واإلدارية والقانونية التي تؤهله إلعداد‬
‫المراسالت اإلدارية‪.‬‬
‫وتتعدد مصادر إغناء معارف األشخاص وإثراء ثقافتهم وأفكارهم المعرفية‬
‫والعملية كما يلي‪:‬‬
 ‫‪:‬توفر المستوى الثقافي الجيد ‪4-‬‬
‫‪ ‬أ‪ -‬الكتب‪ :‬تعد الكتب على اختالف أنواعها ذات فائدة كبيرة بالنسبة للكاتب ألنها‬
‫خير صديق ومؤنس‪ ،‬لذلك يجب الرجوع إليها باستمرار فهي مادة غذائية للفكر‬
‫والروح‪ ،‬فالكتب تعمل على تنمية القدرات اإلبداعية للشخص وتساعد في زيادة رصيدها‬
‫الكمي والكيفي بفضل تنوع موضوعاتها‪ ،‬وخاصة الدراسات واألبحاث الجامعية‬
‫والدراسات اإلدارية والقانونية والقضائية التي تحمل دائما في طياتها الجديد والمفيد‪.‬‬
‫‪ ‬ب‪ -‬المجالت‪ :‬تعتبر المجالت مصدرا إلغناء المعارف واألفكار من خالل‬
‫تعددها واشتمالها على مقاالت علمية متخصصة في شتى المجاالت على الرغم من‬
‫ارتفاع ثمنها‪ ،‬ويمكن للقارئ استغالل بعض المواقع االلكترونية التي تضع رهن‬
‫إشارته نسخ إلكترونية لبعض هذه المجالت‪.‬‬
‫‪ ‬ج‪ -‬الجرائد‪ :‬تلعب الجرائد بمختلف أنواعها سواء تلك التي تصدر بشكل يومي‬
‫أو أسبوعي أوشهري‪ ،‬نفس الدور الذي تؤديه الوسائل األخرى‪ ،‬فهي وسيلة لتنوير‬
‫الرأي العام المحلي والوطني حول مختلف القضايا واألحداث الراهنة‪ ،‬وعلى القارئ‬
‫انتقاء جريدته المفضلة بناء على حاجياته اتجاهاته الفكرية أو السياسية‪.‬‬
 ‫‪:‬توفر المستوى الثقافي الجيد ‪4-‬‬
‫‪ ‬د‪ -‬المواقع االجتماعية‪ :‬تعتبر مختلف المواقع االجتماعية خزانا للمعلومات‬
‫واألخبار التي يحتاجها اإلنسان في مختلف بقاع العالم‪ ،‬فهي باإلضافة إلى كونها مواقع‬
‫للتواصل والدردشة‪ ،‬فهي توفر مواضيع تهم مختلف جوانب المعرفة سواء منها األدبية و‬
‫التاريخية و اإلدارية‪ ،‬أو االقتصادية واالجتماعية والثقافية والعلمية وغيرها من‬
‫المواضيع التي تساهم في رفع متصفحيها من المعلومات والمعارف‪.‬‬
‫‪ ‬ه‪ -‬فضاء الثقافة السمعية‪ :‬يعتبر هذا الفضاء مصدرا هاما للتزود بالمعرفة‬
‫وإغناء مدارك األفراد بمعلومات متنوعة وخصبة تزيد من سعة ثقافتهم وتعمل على رفع‬
‫رصيدهم المعرفي‪ ،‬الشيء الذي يسمح لهم بالمشاركة الفعالة والمثمرة في كل نقاش فكري‬
‫وإبداعي‪ ،‬وفي هذا السياق يمكن أن نذكر‪ :‬الحاضرات والندوات والملتقيات والمناظرات‬
‫وغيرها‪.‬‬
‫‪ ‬فضاء الثقافة البصرية والمسموعة‪ :‬يعتبر هذا الفضاء ذا تأثير واضح على كمية‬
‫المعلومات والمعارف التي يتزود بها األفراد‪ ،‬باعتباره وسيلة مهمة لتدفق األخبار‬
‫والمعلومات ذات الطابع السياسي واالقتصادي واالجتماعي والثقافي‪ ،‬ويدخل في خانتها‪،‬‬
‫البرامج اإلداعية والقنوات التلفزية والسينما ‪ ...‬إلخ‪.‬‬
 ‫‪:‬جمع المعطيات ‪5-‬‬
‫إن المعلومات المهنية المستقاة من الممارسة الميدانية والتجربة العملية‬
‫غالبا ما تترك بصمتها على مهارات الشخص الفنية والفكرية وتقنياته المهنية‬
‫وممارستها‪ ،‬مما ينعكس على مؤهالته العملية والوظيفية وعطائه المتميز وعلى‬
‫األخص ميزتي التحرير واألسلوب اإلداريين‪.‬‬
‫فعندما يتقلد الشخص منصبا ما في هرم المسؤولية‪ ،‬تواجهه حتما عند‬
‫مباشرة مهامه‪ ،‬بعض القضايا والمشاكل العويصة التي ليس بإمكان الموظف‬
‫العادي إيجاد الحلول لها‪ ،‬أو اتخاذ قرار بشأنها‪ ،‬األمر الذي يحتم عند معالجتها‬
‫القيام بدراسات ذات طبيعة علمية أو قانونية أو تقنية أو اقتصادية‪ ،‬وفي غالب‬
‫األحيان يتم العثور عليها بمحفوظات المكاتب‪ ،‬ويبقى على المسؤول دراستها‬
‫واستغاللها بغية اتخاذ القرار الصائب بشأن كل قضية من القضايا المعروضة‬
‫عليه‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬العمليات والخطوات اإلجرائية للتحرير اإلداري‪:‬‬
‫بعد االنتهاء من مرحلة التقصي وجمع المعلومات‪ ،‬تأتي المراحل اإلجرائية‬
‫لعملية الكتابة والتي تتمثل في‪:‬‬
‫‪ -‬وضع التصميم المناسب؛‬
‫‪ -‬مراجعة كل ما كتب بالمراسلة اإلدارية‪.‬‬
 ‫‪:‬وضع التصميم ‪1-‬‬
‫هو عمل مهم وعليه تتوقف قيمة وأهمية التحرير‪ ،‬وإذا نجح الكاتب في وضع‬
‫تصميم سليم تصبح عملية الكتابة في غاية السهولة واليسر‪ ،‬وال يمكن للكاتب‬
‫وضع تصميم جيد إال استوفى عدد من المراحل المتمثلة فيما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬تحديد هدف لموضوع الكتابة؛‬
‫‪ ‬جمع المستندات والوثائق التي سيقع االرتكاز عليها؛‬
‫‪ ‬اختيار وسيلة مناسبة تساعد على كتابة الموضوع؛‬
‫‪ ‬احترام القواعد واألسس المطلوبتين عند التحرير وباألخص المقتضيات‬
‫اللغوية والنحوية استعمال المصطلحات اإلدارية‪ ،‬علما أن محرر الوثيقة مسؤول‬
‫عن األغالط الموجودة بها سواء تعلق األمر باألسلوب أو المالئمة أو األخطاء‬
‫اللغوية والنحوية وغيرها‪ ،‬لذا يتعين عليه مراجعة تحريره مرات‪.‬‬
‫وتتكون الوثائق اإلدارية عادة من ثالثة أقسام رئيسية هي المقدمة والعرض‬
‫والخاتمة‪.‬‬
 ‫‪:‬وضع التصميم ‪1-‬‬
‫أ‪ -‬المقدمة‪ :‬هي التقديم أو المدخل لموضوع القضية المراد بسطها والتذكير بالمراجع‬
‫السابقة المتصلة به‪ ،‬مع استعراض موجز لآلراء واألفكار المهمة‪ ،‬فهي تتكون في الغالب من‬
‫جملة أو جملتين افتتاحيتين لجذب انتباه القارئ إلى الموضوع وتركيز انتباهه على الهدف‬
‫من كتابة الوثيقة اإلدارية‪ ،‬تتلوها جملة أو جملتان لتحديد هدف الوثيقة اإلدارية ثم تنتهي‬
‫بجملة أو جملتين يحدد فيها مجال موضوع الوثيقة‪.‬‬
‫وللمقدمة دورين أساسيين هما‪:‬‬
‫تمكين الموقع على الوثيقة من االطالع السريع والشمولي على موضوعها‪ ،‬وإعفائه من‬
‫الرجوع إلى الملف المتعلق بها‪ ،‬بحيث يسمح له ذلك بتكوين فكرة واضحة وتامة عن المشكل‬
‫المطروح‪.‬‬
‫السماح باطالع المتلقي‪ ،‬عند إلقاء نظرة على مدخل المراسلة‪ ،‬من معرفة موضوعها‬
‫ومرجعها المستندة إليه‪ ،‬مما يمكنه من تحديد نوعها‪ ،‬وهل هي رسالة تذكير أو جواب‪ ،‬أو‬
‫رسالة مبادرة أو طرح مشكل جديد‪ ،‬إلى غير ذلك‪.‬‬
‫ومن جهة أخرى تختلف العبارات المستعملة والمتداولة عادة من طرف المحررين عند‬
‫تناول المدخل‪ ،‬سواء كان األمر يتعلق بمبادرة جديدة أو عند الجواب على رسالة سابقة‪.‬‬
 ‫‪:‬وضع التصميم ‪1-‬‬
‫ب‪ -‬العرض‪ :‬يمثل الجزء األكبر من الوثيقة اإلدارية‪ ،‬يتناول الكاتب فيه القضية‬
‫بالشرح حتى يصل بهدفه إلى ذهن القارئ‪ ،‬وهذا الجزء يحتل ثلثي حجم موضوع الوثيقة‬
‫تقريبا‪ ،‬ويكمن الغرض منه في تمكين المحرر من دراسة المشكل المطروح بعمق‪،‬‬
‫واإلحاطة به من جميع جوانبه‪ ،‬وتدعيمه بأدلة واستنتاجات اعتمادا على نصوص قانونية‬
‫وتنظيمية‪.‬‬
‫وللوصول إلى صياغة عرض مدعم ومتماسك‪ ،‬على المحرر اقتفاء الخطوات التالية‪:‬‬
‫‪ -‬اتباع تصميم يحترم توازن فقرات هذا الجزء؛‬
‫‪ -‬ضرورة التنسيق والربط بين مختلف الفقرات المكونة له بأداة من أدوات الربط‬
‫المناسبة‪ ،‬مع اختيار الجمل التي تفي بصياغة محكمة لفقراته؛‬
‫‪ -‬تفادي استعمال فقرات طويلة متعددة ومتكررة‪ ،‬بغية المحافظة على االستنتاجات‬
‫والحجج المدلى بها حتى يتمكن قارئ المراسلة من فهم محتواها‪ ،‬والغاية التي تهدف إليها‬
‫بدون صعوبة أو عناء؛‬
‫‪ -‬احترام قاعدة التسلسل المنطقي في عرض األفكار‪ ،‬مع تقديم الحجج والحقائق‬
‫المعروضة‪.‬‬
 ‫‪:‬وضع التصميم ‪1-‬‬
‫الخاتمة‪ :‬هي أهم جزء في الوثيقة اإلدارية‪ ،‬بحيث تأتي في نهاية‬
‫موضوعها‪ ،‬فهي من جهة تلخص ما جاء بها‪ ،‬ومن جهة أخرى تعبر عن القرار‬
‫النهائي المتخذ من طرف اإلدارة بخصوص القضية المعروضة عليها‪ ،‬سواء‬
‫بالرفض أو الموافقة وسواء بالمنح أو الترخيص أو المنع‪.‬‬
 ‫‪:‬مراجعة المكتوب ‪2-‬‬
‫بعد االنتهاء من كتابة المراسلة اإلدارية ينتقل إلى المرحلة النهائية وهي‬
‫مرحلة قراءة ومراجعة مضمونها والتأكد من مدى نقلها للمعلومات المرغوب‬
‫في إيصالها‪ ،‬فهي عملية ضرورية قبل تسليم المراسلة للسلطة المنية بتوقيعها‬
‫وتوجيهها للمرسل إليه‪ ،‬لكونها تؤدي إلى التعرف على المعلومات التي ينبغي‬
‫االحتفاظ بها ألهميتها‪ ،‬واألخرى التي يستلزم األمر حذفها واالستغناء عنها‬
‫لكونها زائدة أو ال عالقة لها بالموضوع‪.‬‬
‫وتتمثل هذه المرحلة في قراءة النص قراءة متأنية والتأكد من أن المعلومات‬
‫الواردة في نص الوثيقة اإلدارية منظمة وواضحة وخاضعة للمبادئ العامة‬
‫للتحرير اإلداري‪ ،‬وكذا الوقوف على األخطاء اإلمالئية‪ ،‬الشيء الذي يساعد‬
‫الكاتب على إجراء التصحيحات الضرورية من حيث األلفاظ اللغوية‬
‫والمصطلحات الخاصة باإلدارة‪.‬‬