‫مهارات‬

‫كتابة التقارير واعداد‬

‫الخطابات‬

‫ياسر الفهد‬
‫مستشار التدريب اإلداري والتنمية البشرية‬
 ‫مفهوم‬
‫االتصال‬
‫بالتقارير‬
 ‫مفهوم االتصال بالتقارير‬

‫• تشكل كتابة التقارير عملية اتصال كتابية هامة جدا‪.‬‬

‫• أطراف االتصال‪ :‬الكاتب والقاريء‪.‬‬

‫• التقرير ذاته هو الرابط بين الطرفين‪.‬‬
‫• محور عملية االتصال‪ :‬نقل المعلومات ‪ /‬األفكار‪ /‬واآلراء بين‬
‫الطرفين‪.‬‬
‫‪3‬‬
 ‫مفهوم االتصال بالتقارير‬

‫• لغة التقرير‪ :‬لغة التقريرهي اللغة التي‬

‫يفهمها الطرفان‪.‬‬
‫• موضوع التقرير‪ :‬سير العمل )على‬
‫سبيل المثال(‪.‬‬
‫• وسيلة انتقال معلومات التقرير بين‬
‫الطرفين‪ :‬عن طريق القناة البصرية‪.‬‬
‫‪4‬‬
 ‫مكونات اإلتصال بالتقارير‬

‫الموضوع‬

‫التقرير‬
‫قاريء التقرير‬ ‫كاتب التقرير‬

‫القناة‬

‫اللغة‬

‫‪5‬‬
 ‫عناصر‬
‫الفاعلية‬
‫في التقارير‬
 ‫مكونات اإلتصال بالتقارير‬

‫التقرير‬ ‫القارئ‬ ‫الكاتب‬

‫الفعالية تكون لكافة العناصر وربما تكون أكبر في عنصر‬

‫دون آخر‬
‫‪7‬‬
 ‫عناصر الجودة في كاتب التقرير‬

‫مستوى المعرفة‬ ‫اإلتجاهات‬ ‫مهارات االتصال‬

‫• مثقف‪ /‬خبير‬ ‫مع الموضوع‬ ‫•‬ ‫اتصال فعال‬ ‫•‬

‫• فاهم موضوعه‬ ‫حماسي‬ ‫•‬ ‫مشوق‬ ‫•‬
‫• فاهم تخصصه‬ ‫مقتنع‬ ‫•‬ ‫دقيق‬ ‫•‬
‫مؤيد‬ ‫•‬ ‫هام‬ ‫•‬
‫حلول‬ ‫•‬
‫‪8‬‬
 ‫عناصر الجودة في كاتب التقرير‬

‫مهارات االتصال‬
‫قدرة الكاتب أو المعد على التفكير‪ /‬والتفسير‪ /‬واالستنتاج‪ /‬والصياغة‬
‫الكتابية‬

‫انتبه‪ :‬التقرير تفكير وتفسير واستنتاج وكتابة ‪ +‬بعض المعارف‬

‫األخرى = رسم الجداول‪ /‬التنسيق‪ /‬الخ‬
‫‪9‬‬
 ‫ضروري لكاتب التقرير توافر حصيلة لغوية كافية للتعبير‬

‫• الكاتب يحتاج إلى إختيار الكلمات المعبرة بدقة (هناك مترادفات‪/‬‬

‫آضاد‪ /‬أفعال تفضيل‪ /‬وصفات متفاوتة ال يمكن التعبير عنها بكلمات‬
‫محددة لكل الحاالت)‪.‬‬
‫• مراعاة قواعد اإلمالء وقواعد النحو وقواعد البساطة لتتناسب مع‬
‫مختلف المستويات‪.‬‬
‫• القدرة على الصياغة على ضوء فهم القاريء‪.‬‬
‫‪10‬‬
 ‫مالحظات‬
‫• قد يكون فهم كاتب التقرير عاليا وتكون استنتاجاته غاية في الدقة‬
‫لكن مهارات االتصال الكتابية لديه منخفضة يخرج تقريره على‬
‫درجة من عدم الوضوح ‪ ..‬ربما تؤدي إلى قرارات غير فعالة‪.‬‬

‫• لكي يكون تقريرك جيدا‪:‬‬

‫✓ أخرج من دائرة نفسك ثم ضع نفسك مكان الطرف اآلخر الذي يقرأ‬
‫أو يطلع‪.‬‬
‫‪11‬‬
 ‫عناصر الجودة في كاتب التقرير‬

‫اإلتجاهات‬
‫• تؤثر هذه االتجاهات على الطريقة التي يصيغ بها الكاتب تقريره‬
‫• يظهر االتجاه عندما يتولد لدينا شعور نحو أنفسنا أو اآلخرين أو‬
‫نحو مادة التقرير‬
‫االتجاهات إما سلبية أو إيجابية‬

‫‪12‬‬
 ‫عناصر الجودة في كاتب التقرير‬
‫مستوى المعرفة‬
‫• يـجـب أن يـكـون الـكـاتب مـلـمـا بـجوانـب الـمـوضـوع‪.‬‬
‫• ال يمكن ألحد الكتابة حول موضوع ال يعرفه‬
‫القاريء‬
‫• أن تتوافر في القاريء مهارات االتصال المتعلقة بالقراءة والتفسير لكي يدرك‬
‫المعاني‪.‬‬

‫‪13‬‬
‫جميعها عوامل تؤثر على تفسيره للتقرير‬
 ‫مالحظات‬

‫• التقرير المكتوب يعاني من فقد الكثير من المعاني ووضوحها‬

‫• الرسائل الشفوية يستطيع المتحدث تغيير نغمات صوته‬
‫• أو يقوم بتاكيد بعض الكلمات‬
‫• ولذلك يجب أن تتم صياغة التقرير بأقصى درجات الوضوح‬

‫‪14‬‬
‫التقارير‬
‫اإلدارية‬
 ‫أهمية التقارير اإلدارية‬

‫تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت األعمال على مختلف أنواعها‪.‬‬ ‫•‬
‫• تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وآراء العاملين والتوصيات التي‬
‫يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل‪.‬‬
‫• التقارير هي إحدى وسائل االتصال الرسمي فإنها قد تكون شفهية أو لفظية مع‬
‫االعتماد على وسائل اإليضاح أو أن تكون التقارير مكتوبة (تحريرية ) وهي‬
‫األكثر استخداما ‪.‬‬

‫‪16‬‬
 ‫أهمية التقارير اإلدارية‬

‫• تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع إليها في أى‬
‫وقت‪.‬‬
‫• تساعد التقارير أكثر من وسائل االتصال األخرى على فهم واستيعاب‬
‫المعلومات و الحقائق‪.‬‬
‫• تعتبر التقارير القاعدة األساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها‪.‬‬
‫• تتميز التقارير باالعتدال في تكلفة إعدادها إذا قورنت ببعض أساليب االتصال‬
‫األخرى‪.‬‬
‫‪17‬‬
 ‫تعريف التقرير‬

‫• هو عرض مكتوب لمجموعة من‬

‫الحقائق والبيانات الخاصة‬
‫بموضوع معين أو مشكلة معينة‬
‫• ويتضمن تحليال منطقيا واقتراحات‬
‫وتوجيهات تتمشى مع نتائج‬
‫التحليل‪.‬‬
‫‪18‬‬
 ‫أنواع‬
‫التقارير‬
 ‫أنواع التقارير‬

‫نوعان أساسيان‬

‫‪ .1‬التقارير الشفهية اللفظية‬

‫‪ .2‬التقارير المكتوبة التحريرية‬

‫‪20‬‬
 ‫تقسم التقارير المكتوبة إلى مجموعة متنوعة‬

‫من حيث زمن‬ ‫تقاير إقناعية‬ ‫تقارير إعالمية‬ ‫تقارير تحليلية‬

‫اإلصدار‬
‫تقارير طبية‬ ‫تقارير سنوية‬ ‫تقارير عامة‬

‫‪ .1‬تقارير دورية‬
‫تقارير التسويق‬ ‫تقارير المبيعات‬ ‫تقارير هندسية‬
‫‪ .2‬تقارير غير‬
‫دورية‬
‫كل تقرير يخدم الغرض الذي من أجله كتب‬
‫‪21‬‬
 ‫تقسيم التقارير‬
‫من حيث الهدف من التقرير‬ ‫من حيث محتوى التقرير‬
‫‪ .1‬تقارير متابعة‬ ‫‪ .1‬تقارير مالية ومحاسبية‬
‫‪ .2‬تقارير معلومات‬ ‫‪ .2‬تقارير األنشطة‬
‫‪ .3‬تقارير الدراسات‬ ‫‪ .3‬تقارير األفراد‬
‫‪ .4‬تقارير تقييم األداء‬
‫من حيث الجهة الموجه إليها‬
‫‪22‬‬ ‫تقارير داخلية‬ ‫‪ .1‬تقاير خارجية ‪.2‬‬
‫لماذا نكتب التقارير؟‬
 ‫لماذا نكتب التقارير؟‬

‫• لنقل معلومات ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كالهما‪.‬‬

‫• لإلطالع على تطور العمل أو األنشطة األسبوعية أو الشهرية‪.‬‬
‫• إلمكانية توزيع التقرير المكتوب على أكثر من شخص‪.‬‬
‫• لنقل المعلومة لمجموعة من األشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن‬
‫مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفا‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫لماذا نكتب التقارير؟‬
‫التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت‪.‬‬ ‫•‬
‫التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت‪.‬‬ ‫•‬
‫التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية‪.‬‬ ‫•‬
‫• التقرير المكتوب يمكن قراءة أجزاء منه بمعنى أنه يمكن لقارئ التقرير قراءة‬
‫الجزء الذي يَهتم به ويُهمل الباقي بعكس التقارير الشفهية‪.‬‬
‫التقرير المكتوب يُ َمكن من االستعداد لمناقشة موضوع ما‪.‬‬ ‫•‬

‫‪25‬‬
 ‫لماذا نكتب التقارير؟‬

‫• التقرير المكتوب يُ َمكننا من متابعة ودراسة أمور ال يمكن متابعتها‬

‫شفهيا‪ ،‬فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام‬
‫عديدة‪.‬‬

‫• التقرير المكتوب يمكننا من رؤية الحقائق واألسباب والنتائج‬

‫بعكس التقارير الشفهية‪.‬‬

‫‪26‬‬
 ‫لماذا نكتب التقارير؟‬

‫• التقرير المكتوب يكون ُمنظما ويحتوي على المعلومات األساسية‬

‫وتحليل الموضوع والتوصيات بشكل أفضل‪.‬‬

‫• التقرير المكتوب يمكننا من استخدام أدوات جيدة لعرض الموضوع‬

‫مثل الجداول والرسومات البيانية والتخطيطية‪.‬‬

‫‪27‬‬
 ‫لماذا نكتب التقارير؟‬

‫• التقرير المكتوب قد يستخدم كمستند رسمي في المستقبل عند‬

‫حدوث مشكلة ما تحتاج معرفة مصدر الخطأ والمسئول عنه‪.‬‬

‫لذلك فإن األمور البسيطة يُستخدم فيها التقارير والمحادثات الشفهية‬

‫ولكن عندما نحتاج أن ننقل معلومات كثيرة فإننا نلجأ لكتابة التقارير‬
‫وكذلك الحال في حالة الحاجة لحفظ المعلومة للمستقبل‬
‫‪28‬‬
 ‫سمات‬
‫التقارير‬
‫الجيدة‬
 ‫سمات التقارير الجيدة‬

‫• تحتوي على المعلومات الالزمة لفهم الموضوع‪.‬‬

‫َّ‬
‫منظمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة‪.‬‬ ‫•‬
‫• طويلة ‪ /‬قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة‪.‬‬
‫• ال تحتوي على تفاصيل ال عالقة لها بالموضوع أو معلومات ال‬
‫تُهم القارئ‪.‬‬

‫‪30‬‬
 ‫سمات التقارير الجيدة‬

‫ضح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة‬‫• ُم َو َّ‬

‫التي أعدته‪.‬‬
‫• تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة‬
‫والمقبولة في المؤسسة‪.‬‬
‫• مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَ ٍة سليمة‬
‫ومفهومة‪.‬‬
‫• مكتوبة بأمانة‪.‬‬
‫‪31‬‬
‫ما هي أهمية‬
‫كتابة التقرير‬
‫بشكل جيد؟‬
 ‫أهمية كتابة التقرير بشكل جيد‬

‫• التقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى‬

‫المعلومة التي يريدها بسهولة‬
‫• وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات‬
‫السليمة‪.‬‬
‫• األخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة‬
‫إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة‬
‫وقت كبير في فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ‪.‬‬
‫‪33‬‬
‫محتويات‬
‫التقرير‬
 ‫محتويات التقرير‬

‫• شرح المصطلحات‬ ‫• صفحة العنوان‬

‫المحتوى األساسي للتقرير‬ ‫•‬ ‫• الملخص‬
‫• االستنتاج أو التوصيات‬ ‫• المقدمة‬
‫• المراجع ثم المرفقات‬ ‫• جدول المحتويات‬
‫• قائمة األشكال وقائمة الجداول‬

‫‪35‬‬
 ‫الغالف‬

‫• قد ال يوضع غالف أصال نتيجة أن تداول التقرير لن يكون عملية‬

‫مستمرة لمدة طويلة وغالبا ما يُحتفظ بالتقرير في ملف‪.‬‬
‫• قد يستخدم غالف لتقارير العمل الكبيرة جدا‬

‫في حالة استخدام غالف فالبد أن يكون من الممكن التعرف على بيانات‬
‫التقرير األساسية من الغالف‬
‫‪36‬‬
 ‫الغالف‬

‫• في حال استخدام غالف سميك يجب أن تكتب البيانات على الغالف‬

‫الخارجي‬
‫• في حالة استخدام غالف بالستيك شفاف تكتب البيانات على‬
‫الصفحة التي تلي الغالف‪.‬‬
‫• وفي حالة عدم وجود غالف فإن أول صفحة مرئية تكون صفحة‬
‫العنوان‪.‬‬

‫‪37‬‬
 ‫صفحة العنوان‬

‫• هي أول صفحة تمكننا من معرفة معلومات أساسية بسرعة‬

‫صفحة العنوان البد وأن تحتوي على‪:‬‬

‫عنوان التقرير‪ /‬اسم ُمعد التقرير‪ /‬وظيفة ُمعد التقرير اسم المنظمة ‪/‬‬
‫أو القسم التي صدر منها هذا التقرير تاريخ إصدار التقرير‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫التقارير القصيرة‬

‫• تتكون من صفحة أو صفحتين أو ثالث‬

‫• ال توضع صفحة للعنوان وإنما توضع هذه البيانات في أعلى‬

‫الصفحة األولى نظرا لقصر التقرير‪.‬‬
‫• محتويات صفحة العنوان البد من وجودها في أي تقرير سواء‬
‫وضعت في صفحة مستقلة أو في الصفحة االولى‪.‬‬
‫‪39‬‬
 ‫الملخص‬

‫للملخص وظيفتان‬

‫‪ .1‬أن يعلم قارئ التقرير إن كان يحتاج أن يقرأ هذا التقرير أم ال‪.‬‬
‫‪ .2‬أن يعرف القارئ المعلومات األساسية جدا في التقرير ‪ ،‬وبذلك قد‬
‫يكتفي به عن قراءة باقي التقرير أو يقرر قراءة جزءٍ محدد من‬
‫التقرير‪.‬‬
‫‪40‬‬
 ‫الملخص‬

‫التقارير الطويلة‬

‫• يكون فيها الملخص في صفحة منفصلة‪.‬‬

‫• البعض يفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان بعد المقدمة‪.‬‬
‫• قد يستغني القاريء بما في الملخص عن قراءة التقرير‪.‬‬

‫‪41‬‬
 ‫جدول المحتويات‬

‫يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير‬

‫• يسهل من الوصول إلى أقسام معينة مباشرة‪.‬‬

‫• يوضح كذلك للقارئ األقسام المختلفة للتقرير‪.‬‬
‫• ال يستخدم عادة في التقارير القصيرة نظرا لسهولة التصفح‪.‬‬

‫‪42‬‬
 ‫قائمة الرموز‬

‫تستخدم في حال وجود خمس رموز أو أكثر‬

‫• قائمة األشكال مشابهة لجدول المحتويات‬

‫• توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل‬

‫‪43‬‬
 ‫قائمة الجداول‬

‫تساعد في الوصول إلى الجداول بسهولة‬

‫• تستخدم غالبا في تقارير العمل الطويلة مثل دراسات الجدوى‬

‫‪44‬‬
 ‫المقدمة‬

‫توضح موضوع التقرير والهدف منه‬

‫• المقدمة يجب أن ال تحتوي على نتائج أو توصيات أو تفاصيل‬

‫التقرير‪.‬‬
‫• المقدمة يجب أن تكون قصيرة بالنسبة لحجم التقرير‪.‬‬
‫• التقارير القصيرة تكون مقدمتها بضعة أسطر‪.‬‬
‫‪45‬‬
 ‫صلب التقرير‬
‫ُ‬

‫هو مصطلح لتسمية األجزاء الوسطى في التقرير‬

‫• يشرح المشكلة بالتفصيل‪ /‬والخطوات التي تم اتباعها‪ /‬ونتائج هذه‬

‫الخطوات ومدلوالتها‪.‬‬

‫‪46‬‬
 ‫التوصيات‬

‫بنا ًء على االستنتاج من التقرير‬

‫• التقرير الذي يقترح حال لمشكلة يجب أن ينتهي بتوصية بتنفيذ‬

‫الحل‪.‬‬

‫‪47‬‬
‫شكل التقرير‬
‫ومراحل‬
‫اإلعداد‬
‫والكتابة‬
 ‫الحظ‬

‫• يجب أن يتالءم التقرير شكال ومضمونا وعقلية المستخدم‬

‫• إختالف الثقافات والتطلعات للمستخدمون‬

‫• يجب أن يتم عرض المعلومات بمرونة‬

‫‪49‬‬
 ‫المرحلة األولى‬

‫اإلعداد‬

‫‪ .1‬حدد هدفك من إعداد التقرير ‪ /‬ماذا تريد من التقرير‪.‬‬

‫‪ .2‬حدد الموضوع في ذهنك بوضوح‪.‬‬

‫‪50‬‬
 ‫المرحلة األولى‬

‫كيف تحدد الهدف من التقرير؟‬

‫• هل هو (الهدف) العطاء معلومات وحقائق؟‬

‫• هل هو (الهدف) البالغ نتائج؟‬
‫• هل هو (الهدف) لتقديم أفكار ومقترحات وتوصيات؟‬

‫‪51‬‬
 ‫مرحلة تحديد هدف قاريء التقرير‬

‫اسأل نفسك‬

‫• ما الذي يحتاج قاريء التقرير إلى معرفته؟‬

‫• ما الذي يعرفه قاريء التقرير عن الموضوع سابقا؟‬
‫• كيف سيستخدم التقرير‬

‫التقرير الجيد هو الذي يلبي حاجات القاريء‬

‫‪52‬‬
 ‫مراحل إعداد التقرير‬

‫تحديد المادة التي ستعدها في التقرير‬

‫• اجمع الحقائق واألفكار عن الموضوع‪.‬‬

‫• راجع األفكار والحقائق‪.‬‬
‫• سجل تلك الحقائق واألفكار بعد التحقق من صحتها‪.‬‬

‫‪53‬‬
 ‫مالحظات لتسجيل الحقائق واألفكار‬

‫• سجل كافة الحقائق واألفكار المتعلقة بالموضوع‪.‬‬

‫• إتّبع أي ترتيب تمليه الظروف‪.‬‬

‫• إذا كان في ذهنك تقسيم واضح ألجزاء التقرير خصص صفحة أو‬
‫بطاقة لكل قسم من االقسام‪.‬‬
‫‪54‬‬
 ‫تمرين فردي‬

‫• طلب منك إعداد تقرير عن نشاط خدمات العمالء في الشركة ومن‬

‫المفروض أن إعداد التقرير يمر بمراحل ما هي المرحلة األولى‬
‫التي عليك اجتيازها في إعداد هذا التقرير بايجاز شديد بدء من‬
‫تحديد هدف القاريء إلى أن تبدأ في ترتيب الفقرات في هذا‬
‫التقرير‪.‬‬
‫من أهداف كاتب التقرير أن يحدد ما الذي يعرفه قاريء التقرير عن الموضوع‬
‫سابقا ‪ ..‬لماذا؟‬
‫‪55‬‬

‫‪ -2‬أدرس األفكار والحقائق‬
‫• تخلص من كل فقرة أو‬
‫فكرة تراها غير مفيدة‪.‬‬
‫• سجل أية أفكار أو حقائق‬
‫تخطر ببالك وتظنها هامة‬
‫او مفيدة‬
‫‪56‬‬
‫ترتيب الفقرات والعناوين‬
‫‪ -1‬اختر عنوانا َ‬
‫• يجب أن يكون تسجيلك‬
‫للعنوان موضحا للمهمة‬
‫المحددة بدقة وبحيث ال‬
‫تضطر لتقديم أفكار أو‬
‫توصيات ال تخدم الهدف من‬
‫التقرير‪.‬‬
 ‫ترتيب الفقرات والعناوين‬

‫‪ -4‬رتب أجزاء التقرير‬ ‫‪ -3‬فكر بالتقسيمات‬

‫• اعط رقما لكل قسم من‬ ‫اختر عنوانا لكل قسم‬ ‫•‬
‫التقرير لكي تعود اليه بعد‬
‫المناقشة أو خاللها‬ ‫• اكتب كل عنوان في ورقة‬
‫أو بطاقة منفصلة‬

‫• سجل قائمة بالفقرات‬

‫بعناوين مناسبة‬
‫‪57‬‬
 ‫ترتيب الفقرات والعناوين‬

‫‪ -6‬تأكد من االستنتاجات‬ ‫‪ -5‬رتب المحتويات الداخلية‬

‫• حدد هل من االفضل تجميع‬ ‫• رتبها في كل قسم بأسلوب‬

‫النتائج والتوصيات في قسم‬ ‫يسهل الفهم والمتابعة‬
‫خاص أو توزيعها على األقسام‬
‫• إذا كانت هناك اكثر من فقرة‬
‫• وربما يكون من األفضل الجمع‬ ‫رقم فقراتك‬
‫بين الطريقتين‬
‫‪58‬‬
 ‫ترتيب الفقرات والعناوين‬

‫‪ -8‬فائدة االستعادنة بالصور‬ ‫‪ -7‬راجع العناوين‬

‫• أدرس مدى الفائدة من‬ ‫• راجع العناوين الرئيسية‬

‫االستعانة بالصور واألشكال‬ ‫وعناوين األقسام بدقة‬
‫إلكمال الموضوع‬
‫• هذه العناوين تحدد الموضوع‬
‫• تذكر أن شكال توضيحيا جيدا‬ ‫الرئيسي‬
‫ربما يغنيك عن صفحة‬
‫اإليجاز مطلوب دائما‬ ‫•‬
‫‪59‬‬
 ‫ترتيب الفقرات والعناوين‬

‫‪ -9‬فائدة الهامش‬

‫• الهامش يفيدك في بيان مصادر االقتباس أو المراجع المشار إليها‬

‫في التقرير‬
‫• اإلشارة إلى مصادر يمكن الحصول منها على معلومات إضافية‬
‫• شرح بعض ما ورد في التقرير حيث أن ما هو واضح لقاريء‬
‫ليس ضروريا أن يكون واضحا لقاريء آخر‬
‫‪60‬‬
 ‫ترتيب الفقرات والعناوين‬

‫‪ -10‬مالحق خاصة‬

‫• أدرس إمكانية رفع بعض التفاصيل من التقرير ووضعها في‬

‫مالحق خاصة‬
‫• المالحق تفيدك مثل الهوامش تماما‬
‫• المالحق تفيد في استبعاد التفاصيل التي قد تشتت ذهن القاريء‬

‫‪61‬‬
 ‫مراحل إعداد وكتابة التقرير‬

‫كتابة التقرير‬

‫‪ -3‬األشكال والرسوم‬
‫‪ -2‬الترتيب‬ ‫‪ -1‬أسلوب الكتابة‬
‫التوضيحية‬
‫‪ -5‬األقسام الرئيسة‬
‫‪ -6‬الخاتمة‬ ‫‪ -4‬المقدمة‬
‫والمالحق‬

‫‪62‬‬
 ‫تذكير‬

‫الترتيب‬
‫• ضع أرقام أو حروف مسلسلة للفقرات التي يتكون منها كل قسم‬
‫• إتبع نفس نظام األرقام أو الحروف طوال القسم‬
‫• يمكن إعطاء رقم مسلسل لكل فقرة أي أن الترقيم يجب أن يشمل‬
‫جميع األجزاء لكنه قد ال يصلح للتقارير الموجزة المختصرة‬

‫‪63‬‬
 ‫انتبه جيدا‬
‫األشكال والرسوم التوضيحية‬
‫هناك تالزم بين المادة والرسوم واألشكال التوضيحية‬ ‫•‬
‫يجب أن يشار إلى كل رسم أو شكل مرة واحدة على األقل‬ ‫•‬
‫يجب تمييز كل شكل منها عن طريق ترقيمها لكي يسهل الرجوع إليها‪.‬‬ ‫•‬
‫يجب وضع الشكل أقرب ما يمكن إلى مكان االشارة اليه‬ ‫•‬

‫‪64‬‬ ‫االفضل أن ياتي الشكل بعد األشارة إليه مباشرة‬

 ‫المقدمة‬

‫كل تقرير يحتاج إلى مقدمة‬ ‫•‬

‫ربما تكون المقدمة بضعة أسطر ‪ ،‬أو بضع صفحات‬ ‫•‬
‫يجب أن تتناسب و حجم التقرير ‪ ،‬المقدمة تأتي دائما في صدر التقرير‬ ‫•‬
‫• تعتبر المقدمة المكان الطبيعي والمنطقي لعرض األفكار العامة والتمهيد لما‬
‫بعدها‬

‫‪65‬‬
‫يفضل أن تتجنب المقدمة التفاصيل‬
 ‫محتويات المقدمة‬

‫• اسم ووظيفة من سيق َّدم التقرير إليه‬

‫• تاريخ التقرير‬
‫• النتائج التي تم الوصول إليها‬ ‫• تصنيف التقرير حسب السرية‬
‫بالتفصيل أو اإليجاز‬
‫• تحديد هدف التقرير‬
‫• التقسيم الذي وضعته للتقرير‬
‫• تحديد الموضوع وأهميته‬
‫• تعريف المصطلحات‬
‫• المعلومات األساسية‬
‫‪66‬‬
 ‫انتبه إلى مايلي في المقدمة‬

‫• يجب أن تتضمن فاصال يحدد نهاية المقدمة وبداية القسم األول‬

‫• إذا وضعت رقما للمقدمة فليكن القسم التالي مرقما بالرقم التالي‬

‫• اجعل المقدمة شيقة وتجنب اإلثارة‬

‫‪67‬‬
 ‫األقسام الرئيسية والمالحق‬

‫ال تنشغل بكتابة أكثر من جزء واحد أو ملحق في نفس الوقت‬ ‫•‬
‫خصص وقتا لكل بند‬ ‫•‬
‫احرص أن يحتوي كل قسم من التقرير على‪-:‬‬
‫‪ -1‬الحقائق التي توصلت اليها‬
‫‪ -2‬ومصادرها‬
‫‪ -3‬تحليل الحقائق‬

‫‪68‬‬
‫‪ -4‬ذكر االستنتاجات والتوصيات‬
 ‫األقسام الرئيسية والمالحق‬

‫الخاتمة يجب أن تحتوي على كل أو بعض األمور التالية‪-:‬‬

‫تلخيص الدراسة‬ ‫•‬
‫تلخيص النتائج‬ ‫•‬
‫عرض للتوصيات‬ ‫•‬
‫تحديد اإلجراء الذي يجب إتخاذه أو يقترح إتخاذه ومن يتخذ اإلجراء‬ ‫•‬

‫الحظ ان المقدمة والخاتمة تعتمد كل منهما على األخرى‬

‫‪69‬‬
 ‫مراجعة التقرير‬

‫• بعد المسودة األولى‬

‫• أترك التقرير جانبا لبعض الوقت‬
‫• ثم عد إليه وأعد قراءته‬
‫• انتقد التقرير إنتقادا موضوعيا‬

‫‪70‬‬
 ‫خطوات مراجعة التقرير‬

‫‪ -1‬تفحص التقرير بشكل عام‬

‫✓ هل التصميم من حيث الهيكل والتقسيم واضح ومفهوم؟‬

‫✓ هل العناوين تعبر عما تحتها تماما؟‬
‫✓ هل هي متفقة مع هدف التقرير؟‬

‫‪71‬‬
 ‫خطوات مراجعة التقرير‬

‫‪ -2‬راجع العنوان وقائمة المحتويات والمقدمة والخاتمة واالستنتاج كما يلي‪:‬‬

‫✓ هل تأكدت أنك ذكرت الهدف الرئيسي وأسلوب الدراسة بوضوح‬
‫✓ هل العناوين تتفق مع قائمة المحتويات وأسلوب وخطة التقرير كما وردت في المقدمة؟‬
‫✓ هل اتبعت األسلوب الذي ذكرت أنك ستتبعه في المقدمة؟‬
‫✓ هل أبرزت النقاط التي تحتاج إلى إبراز؟‬
‫✓ هل األجزاء منسجمة مع بعضها؟‬

‫‪72‬‬
 ‫خطوات مراجعة التقرير‬

‫‪ -4‬إقرأ التقرير بصوت مسموع لنفسك أو‬ ‫‪ -3‬تأمل العبارات ناقدا ً‬

‫لشخص آخر‬
‫✓ تأكد من العبارات خصوصا‬
‫✓ القراءة لكي تدرك أن النص تسهل قراءته وفهمه‬ ‫المقتبسة‬
‫✓ هل يمكن لآلخرين متابعتك بسهولة؟‬
‫✓ تاكد من النحو والهجاء‬
‫✓ هل هناك تكرار لبعض الكلمات والفقرات؟‬
‫✓ هل حذفت بعض النقاط الهامة؟‬
‫✓ تأكد من وضوح األسلوب‬
‫✓ هل أغفلت بعض النقاط الهامة؟‬

‫‪73‬‬
 ‫خطوات مراجعة التقرير‬
‫‪ -5‬تفحص األشكال والرسوم التوضيحية‬
‫هل كل شكل له وظيفة واضحة؟‬
‫هل تخلصت من التفاصيل غير الضرورية في األشكال والرسوم؟‬
‫هل تضمن تقريرك من األشكال كل ما يفيد التوضيح؟‬
‫هل هناك ترابط بين األشكال والكتابة؟‬
‫هل كانت استفادتك من الرسوم كانت ألقصى حد لتجنبك اإلطالة؟‬
‫هل التعليقات المصاحبة للرسوم دقيقة وتعطي معلومات كافية؟‬
‫‪74‬‬
 ‫تجنب ما يلي في التقرير‬
‫✓ الطول الممل واالختصار المخل‬
‫✓ ال تكثر من عبارات الشكر في التقرير‬
‫✓ ال تكرر األفكار‬
‫✓ ال تسقط بعض المعلومات األساسية سواء قصدا وال سهوا ‪ /‬الجهة الموجه‬
‫إليها التقرير‪ /‬التاريخ ‪ /‬مدة الدراسة ‪ /‬الجهة المصدرة للتقرير‬
‫✓ ال تهمل التحفظات‬
‫✓ ال تذكر بيانات ال تعلق عليها‬
‫‪75‬‬
 ‫تجنب ما يلي في التقرير‬

‫✓ االكثار من عرض آراء اآلخرين وعدم ذكر رأيك‬

‫✓ عدم مراعاة التسلسل المنطقي في العرض‬
‫✓ المعلومات القديمة‬
‫✓ وجود معلومات مشكوك فيها‬
‫✓ اختالف عناوين الدراسة عما ورد في الفهرس‬

‫‪76‬‬
 ‫تجنب ما يلي في التقرير‬

‫✓ االخطاء المطبعية‬
‫✓ رداءة التصوير‬
‫✓ الترقيم الخاطيء‬
‫✓ التكلف في التجليد‬
‫✓ تقديم التقرير في وقت غير مناسب‬

‫‪77‬‬
‫طرق جمع‬
‫المعلومات‬
‫والبيانات‬
 ‫انتبه وأنت تستعد إلعداد التقرير‬

‫‪ .1‬ما هو موعد تقديم التقرير ألن ذلك يحدد المدة المتاحة لك‬
‫لإلعداد؟‬

‫‪ .2‬ما هي البيانات التي تحتاجها إلعداد التقرير؟‬

‫‪ .3‬كيف ستحصل عليها؟‬

‫‪79‬‬
 ‫قبل عملية جمع المعلومات الحظ التالي‪-:‬‬

‫‪ .1‬أن تتناسب تكلفة الحصول على البيانات والمعلومات مع العائد‬

‫منها‪.‬‬

‫‪ .2‬أن يتناسب العائد منها مع الجهد المبذول‪.‬‬

‫‪ .3‬مراعاة المدة المتاحة لك إلعداد التقرير‪.‬‬

‫‪80‬‬
 ‫مصادر المعلومات‬

‫• المالحظة الشخصية‬
‫• المقابلة الشخصية‬
‫• االستقصاء‬
‫• االطالع‬
‫• التجربة‬
‫‪81‬‬
 ‫المالحظة الشخصية‬

‫نعني بها استخدام استخدام المالحظة وتسجيل البيانات‪.‬‬ ‫•‬

‫تتميز بالسهولة والبساطة ولكنها مكلفة‪.‬‬ ‫•‬

‫تركز على السلوك الظاهري فقط دون التعرف على وجهة النظر األخرى‪.‬‬ ‫•‬

‫‪82‬‬
 ‫شروط التقرير المبني على المالحظة الشخصية‬

‫• أن تكون المالحظة مخططة وليست عشوائية‪.‬‬

‫• تخطيط المالحظة من حيث التوقيت والهدف والمكان والناس‪.‬‬
‫• تدريب األفراد القائمين بها إلكسابهم مهارة المالحظة‪.‬‬
‫• الموضوعية وعدم التحيز‪.‬‬

‫‪83‬‬
 ‫شروط التقرير المبني على المالحظة الشخصية‬

‫• مقارنة النتائج ألكثر من باحث في نفس الموضوع للتاكد من دقة‬

‫وصحة النتائج‪.‬‬
‫• تسجيل كل المالحظات وعدم إهمالها ألي بيانات‪.‬‬
‫• أن ال تشعر اآلخر بأنه تحت المالحظة‪.‬‬
‫• أن يكون لديك قدرة على ضبط النفس وعدم التدخل في رد فعل من‬
‫تالحظهم‪.‬‬
‫‪84‬‬
 ‫المقابلة الشخصية‬

‫• وجها لوجه بين إثنين أو اكثر أحدهما يسال واآلخر يجيب ثم يتم‬
‫تدوين المالحظات‪.‬‬

‫• تحتاج إلى متخصص إلجراء المقابلة‬

‫• يجب تحديد الهدف من المقابلة‬
‫• يجب أن ال تكون المقابلة متحيزة‬
‫‪85‬‬
 ‫أنواع المقابالت‬

‫مقابلة غير مقننة‬ ‫مقابلة مقننة‬

‫• تترك للموظف حرية‬ ‫• األسئلة محددة سلفا‬

‫التعبير‪.‬‬
‫• يتم تسجيل اإلجابات‬
‫• ال يتدخل القائم على المقابلة‬
‫برأي أو بوجهة نظر‪.‬‬

‫‪86‬‬
 ‫األسئلة المستخدمة في المقابلة‬

‫األسئلة المغلقة‬ ‫األسئلة المفتوحة‬

‫• التي تكون إجابتها‬ ‫• التي تترك فيها‬

‫بكلمة أو إثنتين أو‬ ‫الحرية في اإلجابة‬
‫جملة واحدة‪.‬‬ ‫للشخص‪.‬‬

‫‪87‬‬
 ‫أنواع المقابالت‬

‫األسئلة المغلقة‬ ‫المقابلة الفردية‬

‫تحتاج إلى وقت‬ ‫•‬ ‫يتقابل فيها الباحث بالمبحوث‬ ‫•‬

‫فيها حرية التعبير في اإلجابات‬ ‫•‬
‫مرتفعة التكاليف‬ ‫•‬ ‫دقة االنطباعات عن المبحوث‬ ‫•‬
‫زيادة التركيز لطرفي المقابلة‬ ‫•‬
‫احتمال التحيز‬ ‫•‬ ‫إيجاد صداقات وعالقات بين‬ ‫•‬
‫الباحث والمبحوث‬

‫‪88‬‬
 ‫أنواع المقابالت‬

‫عيوبها‬ ‫المقابلة الجماعية‬

‫• احتمال تاثير أحد‬ ‫وتتم بلقاء بين المبحوثين‬ ‫•‬

‫المبحوثين على اآلخرين‬ ‫والباحثين‬
‫لو كانت شخصيته قوية‬ ‫تشجيع المبحوثين لبعضهم‬ ‫•‬
‫في االجابات‬
‫تكاليفها أقل‬ ‫•‬
‫تجنب أخطاء التحيز‬ ‫•‬
‫‪89‬‬
 ‫أنواع المقابالت‬

‫عيوبها‬ ‫باح ِثين مع مبحوث واحد‬

‫ِ‬

‫مرتفعة التكاليف‬ ‫•‬ ‫تجنب التحيز‬ ‫•‬

‫توجد رهبة لدى المبحوث‬ ‫•‬ ‫• االستفادة من خبرات ووجهات‬

‫نظر الباحثين‬

‫• التركيز على مبحوث واحد‬

‫يوصل إلى معلومات أكثر دقة‬
‫‪90‬‬
 ‫أنواع المقابالت‬

‫عيوبها‬ ‫باحث واحد مع مبحو ِثين‬

‫• عدم دقة البيانات لعدم قدرة‬ ‫• يتقابل باحث واحد مع‬

‫باحث واحد على متابعة اكثر من‬ ‫مجموعة من المبحوثين‬
‫مبحوث‬
‫• هذه المقابلة تكلفتها‬
‫• يمكن أن يتوافق مجموعة‬ ‫منخفضة‬
‫مبحوثين لتوصيل نتيجة خاطئة‬
‫أو غير واقعية‬
‫‪91‬‬
 ‫شروط نجاح المقابلة الشخصية‬

‫تهيئة المكان‬ ‫•‬

‫تحديد المكان والموعد لتمكين المبحوث من اإلجابة دون عناء‬ ‫•‬
‫تحديد المكان بما يتناسب وظروف المبحوث‬ ‫•‬
‫تخطيط المقابلة مسبقا‬ ‫•‬
‫أن يكون من يدير المقابلة متدربا على إدارتها بشكل فعال‬ ‫•‬
‫الحيادية وعدم التحيز‬ ‫•‬

‫‪92‬‬
‫تناسب مدة المقابلة مع ظروف المبحوث‬ ‫•‬
 ‫االستقصاءات‬

‫• مجموعة من األسئلة المصممة بطريقة خاصة‬

‫• توجه إلى مجموعة من األشخاص‬

‫• ويتم تسجيل اإلجابات‬

‫‪93‬‬
 ‫أنواع االستقصاءات‬

‫االستقصاء عن طريق االتصال الشخصي المباشر‬

‫يقدم الباحث االستمارة إلى المبحوث‬ ‫•‬
‫يوضح األسئلة‬ ‫•‬
‫و أحيانا يقوم بتسجيل اإلجابات بنفسه‬ ‫•‬
‫هذه الطريقة مكلفة نوعا ما‬ ‫•‬

‫‪94‬‬
 ‫أنواع االستقصاءات‬
‫االستقصاء عن طريق البريد‬
‫يرسل بريديا‬ ‫•‬
‫يغطي عددا كبيرا من األفراد‬ ‫•‬
‫ويغطي أماكن جغرافية متباعدة‬ ‫•‬
‫منخفض التكاليف‬ ‫•‬
‫يحتمل عدم إهتمام األشخاص باإلجابات وإنخفاض عدد الردود‬ ‫•‬
‫عدم دقة العناوين تؤدي إلى عدم وصول الكثير من النماذج‬ ‫•‬
‫‪95‬‬
 ‫أنواع االستقصاءات‬

‫االستقصاء عن طريق الهاتف‬

‫منخفض التكاليف‬ ‫•‬
‫سرية االتصال‬ ‫•‬
‫سرعة الحصول على المعلومة‬ ‫•‬
‫تجنب اإلحراج الناتج عن المقابلة وجها لوجه‬ ‫•‬

‫‪96‬‬
 ‫شروط االستقصاء الجيد‬
‫أن يكون حجم االستمارة معقوال‬ ‫•‬

‫أن تبدأ بعنوان يدل على الهدف من االستمارة‬ ‫•‬

‫أن تتضمن إرشادات لكيفية اإلجابة‬ ‫•‬

‫أن تكتب بطريقة سهلة واضحة ومفهومة‬ ‫•‬

‫أن يتم اشعار المبحوث بأهمية االستمارة وأهمية اإلجابة عليها‬ ‫•‬

‫البدء باألسئلة البسيطة لتشجيع المبحوث على استكمال اإلجابات‬ ‫•‬

‫تفسير المصطلحات‬ ‫•‬

‫‪97‬‬

‫أن تكون مرتبة منطقيا‬ ‫•‬
‫اختيار الوقت المناسب‬ ‫•‬
‫• أن ال يترتب عليها أعباء مالية على‬
‫المبحوث‬
‫• التاكيد للمبحوث على سرية ما‬
‫يقدمه من معلومات‬
‫‪98‬‬
‫شروط االستقصاء الجيد‬
‫تجنب األخطاء اللغوية‬ ‫•‬
‫• مراعاة الفروق الفردية بين الناس‬
‫عند تصميم االستمارة‬
‫األسئلة المغلقة أفضل‬ ‫•‬
‫أن تقتصر على األسئلة المهمة‬ ‫•‬
 ‫كتابة‬
‫الرسائل‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫جسم الرسالة‬ ‫•‬ ‫الترويسة‬ ‫•‬

‫تحية الختام‬ ‫•‬ ‫التاريخ‬ ‫•‬

‫التوقيع‬ ‫•‬ ‫اسم الجهة المرسل إليها‬ ‫•‬

‫المرفقات‬ ‫•‬ ‫تحية االفتتاح‬ ‫•‬

‫‪100‬‬
 ‫العبارات االفتتاحية‬

‫هي عبارات تعرف القاريء بمضمون الرسالة‬

‫• باالشارة إلى خطابكم رقم (‪ )103‬المؤرخ في ‪....--------‬‬

‫• الحاقا إلى خطابنا رقم (‪ )204‬المؤخ في ‪... ----------‬‬

‫‪101‬‬
 ‫العبارات االفتتاحية‬

‫هي عبارات تعرف القاريء بمضمون الرسالة‬

‫• اسنادا إلى المادة رقم ‪ 70‬من نظام العمل والعمال لسنة ‪... ------‬‬

‫• الحاقا إلى خطابنا رقم (‪ )204‬المؤخ في ‪... ------------‬‬

‫‪102‬‬
 ‫العبارات االفتتاحية‬

‫أمثلة على عبارات المقدمة‬

‫موجه إلى‬ ‫العبارة‬

‫المستوى األعلى‬ ‫•‬ ‫أرجو التكرم‬ ‫•‬

‫المستوى األدنى‬ ‫•‬ ‫أرجو أن‬ ‫•‬
‫المستوى المماثل‬ ‫•‬ ‫أرجو التفضل‬ ‫•‬

‫‪103‬‬
 ‫العبارات االفتتاحية‬

‫أمثلة على عبارات المقدمة‬

‫موجه إلى‬ ‫العبارة‬

‫المستوى األعلى‬ ‫•‬ ‫أحيطكم علما‬ ‫•‬

‫المستوى األدنى‬ ‫•‬ ‫يرجى من جميع‬ ‫•‬
‫المستوى األدنى‬ ‫•‬ ‫نرجو إجراء المطلوب‬ ‫•‬

‫‪104‬‬
 ‫العبارات االفتتاحية‬

‫أمثلة على عبارات االختتامية‬

‫موجه إلى‬ ‫العبارة‬

‫المستوى األدنى‬ ‫•‬ ‫• رجاء واالطالع‬

‫وااليعاز‬
‫• للتمشي بموجبه‬
‫• يعمل به ابتداء من‬
‫‪105‬‬
 ‫خطوات إعداد الرسالة‬

‫االطالع‬ ‫•‬
‫مراجعة المسودة‬ ‫•‬
‫التفكير‬ ‫•‬
‫كتابة النسخة النهائية‬ ‫•‬
‫التخطيط‬ ‫•‬
‫مراجعة النسخة النهائية‬ ‫•‬
‫كتابة المسودة‬ ‫•‬
‫‪106‬‬
 ‫شروط الكتابة الجيدة‬

‫• يجب أن يكون واضحا في ذهن الكاتب كل المعلومات والبيانات‬

‫• ارجع إلى الملفات إن كنت ترى ذلك مفيدا‬
‫• أن تعرف كيف تعرض الموضوع باختصار ووضوح‬
‫سم الرسالة إلى فقرات‬
‫• ق ِّ‬
‫• عند الرد على الرسالة أشر إلى الخطاب الذي تتعلق به اإلجابة‬

‫‪107‬‬
 ‫شروط الكتابة الجيدة‬

‫• عند الرد على رسالة تتضمن عددا من الموضوعات يجب الرد‬

‫والتعليق حسب ورودها‬
‫• ال تبدأ بموضوع قبل االنتهاء من الموضوع السابق‬
‫• ال تكرر األفكار أو المعلومات في الرسالة الواحدة‬
‫• ال يجوز أن تتضمن الرسالة من دائرة إلى أخرى او قسم إلى آخر‬
‫أية أوامر‬
‫‪108‬‬
 ‫تجنب في رسالتك‬

‫العبارات الطويلة والفقرات الطويلة‬ ‫•‬ ‫استخدام كلمات صعبة الفهم‬ ‫•‬
‫• تجنب الجمل التي يتطلب فهمها إعادة‬ ‫الكلمات الغير شائعة‬ ‫•‬
‫لقراءتها‬ ‫• األخطاء الكتابية والنحوية‬
‫تجنب االسهاب‬ ‫•‬ ‫واالمالئية‬
‫• تجنب استخدام اللغة واالصطالحات الفنية‬ ‫• ال تضحي بالدقة والوضوح في‬
‫التي ال ضرورة لها‬ ‫سبيل االختصار‬

‫‪109‬‬
‫تجنب اغفال الترتيب‬ ‫•‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫اسم المرسل وعنوانه‬

‫• يكتب اسم المرسل وعنوانه في صدر الرسالة في الجهة اليمنى‬

‫• يشمل اسم الجهة وعنوانها وشعارها ورقم الهاتف ورقم صندوق‬
‫البريد والرمز البريدي‬

‫‪110‬‬
 ‫أجزاء الرسالة‬
‫رقم وتاريخ الرسالة‬
‫في الجهة اليسرى‬ ‫•‬
‫الرقم يشير إلى تسلسل الرسالة في الصادر العام‬ ‫•‬
‫يوضح رقم الموضوع الذي يعالجه الخطاب‬ ‫•‬
‫رقم الرسالة يسهل عملية االتصال المتبادل بين األطراف‬ ‫•‬
‫ويساعد على حفظ الرسالة والرجوع اليها‬ ‫•‬
‫التاريخ يحدد الزمن الذي كتبت فيه الرسالة‬ ‫•‬
‫‪111‬‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫المرفقات‬
‫• يشار اليها في مكان يلي التاريخ‬
‫• يشار إليها في الجهة اليسرى‬
‫• إذا كانت المرفقات هامة جدا يشار إليها في صلب الموضوع‬

‫‪112‬‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫الموضوع‬
‫• تلخيص لموضوع الرسالة‬
‫• يذكر في صدر الرسالة‬
‫• يساعد كاتب الصادر والوارد على أداء أعماله ويحافظ على وقته‬

‫‪113‬‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫اسم المرسل إليه وعنوانه‬

‫• الرسالة تبدأ بكلمة تكريم حسب مكانة الشخص أو مركزه الوظيفي‬
‫وتختم بعد اسم المرسل إليه بكلمة المحترم‬
‫سل إليه يهم الكاتب ليرسله إلى الجهة الصحيحة‬
‫• كتابة عنوان ال ُمر َ‬

‫سعادة األستاذ ‪ .............. /‬المحترم‬

‫‪114‬‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫التوقيع‬
‫• يضفي على الرساله الصفة الرسمية والقانونية‬
‫• يشتمل التوقيع على مسمى الوظيفة‬
‫• يترك فراغ للتوقيع‬
‫• ثم يكتب االسم ثالثي للموقع أو ثنائي‬

‫‪115‬‬
 ‫أجزاء الرسالة‬

‫الرموز‬
‫• اختصار اسم محرر الرسالة وناسخها‬
‫• تكتب على الجهة اليمنى من أسفل الخطاب‬
‫• تتكون من حرفين هما اختصار اسم الكاتب‬

‫‪116‬‬
 ‫اعداد‬
‫وصياغة‬
‫المذكرات‬
 ‫المذكرة‬

‫• المذكرة تقرير صغير الحجم ال يتعدى صفحة أو صفحتين‬

‫• شائعة االستخدام في كافة المنشات الحكومية والخاصة‬

‫• تعد وترفع إلى المستويات األعلى (اتجاه صاعد فقط) وأحيانا إلى‬
‫المستويات األدنى‬
‫‪118‬‬
 ‫أمثلة على المذكرة المذكرة‬

‫• مدير المبيعات يرفع مذكرة إلى مجلس اإلدارة يقترح فتح فرع‬
‫جديد‬
‫• المدير المالي يرفع إلى المدير العام مذكرة يقترح فيها تعديل‬
‫أسلوب دفع الرواتب‬
‫• مهندس المشروع يرفع إلى اإلدارة العليا مذكرة يشرح فيها‬
‫مشكالت الحفر في الموقع‬

‫‪119‬‬
 ‫لغة الخطاب‬

‫• توصل المعلومة إلى من يشمل المناصب اإلدارية العليا‬

‫• تنتهي المذكرة بعبارة‪:‬‬
‫✓ رجاء التكرم بالعلم‬
‫✓ الرجاء اإلحاطة‬
‫• إذا عرضت المذكرة مشكلة واقترحت أنت ككاتب المذكرة حال تنهي‬
‫المذكرة بالعبارة‪ :‬رجاء التكرم بالموافقة‬
‫‪120‬‬
 ‫لغة الخطاب‬

‫• إذا تعرضت المذكرة لموقف معين أو إلى مشكلة معينة‬

‫ويرفعها كاتبها إلى اإلدارة العليا طالبا التوجيه‬
‫• تنتهي المذكرة بالجملة التالية‪:‬‬
‫✓ الرجاء التكرم باتخاذ الالزم‬
‫✓ أو رجاء التوجيه فيما يجب اتخاذه‬

‫‪121‬‬
 ‫الشكل العام للمذكرة‬

‫• عنوان اإلدارة الصادرة عنها في الجانب األيمن‬

‫• عنوان المذكرة في الوسط‬
‫• للعرض على‪ :‬اسم الشخص الذي ترفع إليه المذكرة‬
‫• التاريخ في الجانب األيمن من الجهة السفلى للصفحة‬
‫• التوقيع في الجانب األيسر من الجهة السفلى للصفحة‬

‫‪122‬‬
 ‫المباديء العامة التي تتبع في إلعداد المذكرة‬

‫• ال تكتب إال بعد دراسة الموضوع دراسة وافية وفهم كامل‬

‫لألوضاع جمع البيانات والحقائق‬
‫• استخدام لغة مناسبة وواضحة‬
‫• استخدام عدد محدود من الكلمات الشائعة‬
‫• المذكرة مكتفية ذاتيا‬

‫‪123‬‬
 ‫المباديء العامة التي تتبع في إلعداد المذكرة‬

‫أن يفصل الكاتب بين رأيه الشخصي والحقائق‬ ‫•‬

‫الخلو من االخطاء‬ ‫•‬
‫أن تطلب توجيها‬ ‫•‬
‫توقيت مناسب‬ ‫•‬

‫‪124‬‬
 ‫نموذج مذكرة‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫الـــرقــــم‪/ :‬‬ ‫شركة ‪...........‬‬

‫‪/‬‬ ‫التاريــــخ‪/ :‬‬ ‫إدارة الشؤون المالية‬
‫المرفقـات‪:‬‬
‫إلــــى‪ :‬إدارة الموارد البشرية‬
‫مــــن‪ :‬مدير عام الشؤون المالية‬
‫بشأن‪ :‬الحاجة إلى تعيين محاسبين‬

‫والسالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬

‫مدير عام الشؤون المالية‬
‫‪125‬‬
 ‫كتابة‬
‫محضر‬
‫االجتماع‬
 ‫تدوين محضر االجتماع‬

‫محضر االجتماع مستند قانوني مهم‬ ‫•‬

‫دليل ووعاء للقرارات‬ ‫•‬
‫سجل لالنجازات‬ ‫•‬
‫أداة معلوماتية هامة‬ ‫•‬

‫‪127‬‬
 ‫مقدمة المحضر‬ ‫عناصر المحضر‬

‫زمن ومكان واغراض االجتماع‬ ‫•‬ ‫المقدمة‬ ‫•‬

‫اسم ووظيفة الرئيس‬ ‫•‬ ‫صلب الموضوع‬ ‫•‬
‫عدد الحضور‬ ‫•‬ ‫الخاتمة‬ ‫•‬
‫اسماء الحضور ووظائفهم‬ ‫•‬
‫قائمة بالموضوعات المطروحة‬ ‫•‬

‫‪128‬‬
 ‫صلب الموضوع‬

‫ما تم تداوله في االجتماع‬ ‫•‬

‫القرارات التي تم اتخاذها‬ ‫•‬
‫اسماء ووظائف الذين قدموا تقارير مع تلخيص لها‬ ‫•‬
‫إذا كان التقرير مكتوبا فانه يرفق‬ ‫•‬
‫اسماء المتحدثين وملخص القوالهم‬ ‫•‬
‫تسجيل نتيجة التصويت من صوت بنعم ومن صوت بال وعدد الممتنعين‬ ‫•‬
‫أفضل طريقة هي كتابة الموضوع ثم القرارات او التوصيات‬ ‫•‬

‫‪129‬‬
 ‫التصويت‬

‫✓ مناسبة القرار‪:‬‬
‫✓ القرار المتخذ ‪:‬‬
‫✓ المسؤوليات الموكلة‬
‫✓ التاريخ المحدد الكمال‬
‫المهمة‬

‫‪130‬‬
 ‫الخاتمة‬

‫• زمن انتهاء االجتماع‬

‫• اسم ووظيفة الكاتب‬

‫• توقيعات الحضور‬

‫‪131‬‬
 ‫خطوات وإجراءات تدوين المحاضر‬

‫✓ جهز جدول االجتماع سيفيدك في تنظيم المحضر‬

‫✓ سجل المعلومات الخاصة بالمقدمة‪ :‬زمن االجتماع ومكانه والحضور‬
‫وعددهم والهدف ‪ ----‬الخ‬
‫✓ اكتب لكل بند عنوان‬
‫✓ اكتب النقاش الذي تم‬
‫✓ ثم القرار‬
‫‪132‬‬
 ‫خطوات وإجراءات تدوين المحاضر‬

‫التصويت‬
‫• إذا كان التصويت شفوي بعد األصوات يكتب عدد الذين أيدوا وعدد الذين‬
‫عارضوا وعدد الممتنعين‬
‫• أكتب المسودة مباشرة بعد االجتماع‬
‫• المحضر يكون موجزا‬
‫• أكتب متى انتهى االجتماع‬
‫• وزع المحضر مسودة أوال ثم مطبوعا بشكله النهائي‬
‫‪133‬‬
 ‫نموذج دعوة على شكل رسالة‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫الــرقــــم‪/7 /425 :‬م‬
‫التـــاريخ‪:‬ادارة الميزانية‬ ‫الشركة ‪...............‬‬
‫المرفقات‪ :‬جدول االعمال‬
‫الموضوع‪ :‬دعوة لحضور اجتماع‬

‫سعادة مدير عام التخطيط المحترم‬

‫السالم عليكم ورحمة هللا‪,‬‬
‫يسرنا دعوتكم لحضور االجتماع ربع السنوي لمناقشة الميزانية حسب جدول االعمال المرفق وتقبلوا فائق تحياتنا‬
‫مدير‬
‫إدارة الميزانية‬

‫‪134‬‬ ‫الدكتور‪______ /‬‬

 ‫جدول األعمال‬

‫✓ قائمة بالموضوعات التي ستتم مناقشتها داخل االجتماع‬

‫✓ يعد الجدول بالتنسيق مع المدير‬
‫✓ يرفق الجدول بالدعوة‬
‫يتضمن الجدول العناصر التالية‪:‬‬
‫كلمة االفتتاح وسبب االجتماع وأهدافه والزمن المحدد‬
‫‪ -‬تالوة محضر االجتماع السابق‬
‫‪ -‬المشكالت التي سوف تناقش في االجتماع‬
‫‪ -‬االتفاق على نظام للمتابعة‬
‫‪ -‬تحديد موعد االجتماع القادم‬
‫‪ -‬الختام‬
‫‪135‬‬
 ‫نموذج جدول اجتماع‬
‫ادارة الميزانية‬
‫جدول أعمال اجتماع‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫مناقشة الميزانية‬

‫تالوة محضر االجتماع السابق الساعة‪----‬‬ ‫•‬

‫مناقشة تقرير المركز المالي وقائمة التدفقات النقدية وقائمة الدخل‬ ‫•‬
‫الساعة ‪-----‬‬ ‫•‬
‫موضوعات أخرى‪:‬‬ ‫•‬
‫ينتهي االجتماع الساعة ‪-----‬‬ ‫•‬
‫* مالحظة ان االجتماع سوف يكون في قاعة ‪ -----‬بفندق ‪------‬‬ ‫•‬

‫‪136‬‬
 ‫كشف بأسماء الحضور‬

‫نائب الرئيس للشؤون المالية‬ ‫•‬

‫مدير التخطيط والميزانية‬ ‫•‬
‫مندوب من قبل مراجع الحسابات‬ ‫•‬
‫مدير الشؤون المالية‬ ‫•‬
‫• مدير عالقات المساهمين‬

‫‪137‬‬
 ‫شكرا ً لمتابعتكم‬
‫مهارات كتابة التقارير واعداد‬
‫الخطابات‬

‫ياسر الفهد‬
‫مستشار التدريب اإلداري والتنمية البشرية‬