‫نظام المعلومات في المؤسسة‬

‫أ‪ .‬د‪ .‬عبد المالك بن السبتي‬

‫رئيس قسم علم المكتبات‬
 ‫المؤسسة هي عبارة عن كيان معنوي‪ ،‬ينشأ من خالل‬
‫اجتماع جملة من المكونات المادية والبشرية والتنظيمية‪ ،‬التي‬
‫تتكامل مع بعضها لتحقيق رسالة وأهداف المؤسسة‪ ،‬وال يمكن‬
‫أن يتحقق هذا التكامل إال من خالل توفر أسلوب للتشاور‪،‬‬
‫األمر واإللزام‪ ،‬تكون المعلومات بمثابة المحور األساسي له‪.‬‬
‫فالمعلومات هي أداة ‪:‬‬
‫‪ ‬لتنشيط العمل المحلي‬
‫‪ ‬لتحقيق التواصل مع المتعاملين‬
‫‪ ‬لتحسين وتطوير المنتجات والخدمات‬
‫‪ ‬للتعرف على المحيط‬
‫إن المؤسسة بشكل إجمالي مهما كان قطاع‬
‫نشاطها التي تمارس فيه قدراتها‪ ،‬تخضع لجملة‬
‫من الت@حديات‪ ،‬ندرجها بشكل مختصر في اآلتي ‪:‬‬
‫‪‬منتجات تتجه نحو التعقي@د شيئا فشيئا‪.‬‬
‫‪‬مواد تزدا@د صعوبة في تحضيرها ‪.‬‬
‫‪‬محيط أ@كثر رقاب@ة‬
‫لمواجهة هذه ا@لتحديات ن@الحظ شروط‬
‫عملية أكثر صرامة‪ ،‬تتميز بالمقومات‬
‫التالية ‪:‬‬
‫‪‬مردودية قوية شيئا فشيئ@ا‪.‬‬
‫‪‬عولمة السوق أكث@ر فأكثر‪.‬‬
‫‪‬ضغوطات مساهمة أكثر فأكثر‪.‬‬
‫‪‬متابعات حكومية أكث@ر فاكثر‪.‬‬
‫هذه االعتبارات تجرنا إلى إضافة أو‬
‫إدماج عدد من التحديات األخرى التي‬
‫تواجه المؤسسة أهمها ‪:‬‬
‫‪‬تعدد المنافسين‬
‫‪‬مواد ومن@تجات بديلة‬
‫‪‬قوا@نين وتقانين مستمرة‬
 ‫‪‬مظاهر اجتماعية‬
‫‪‬مستفيدون جدد‬
‫‪‬موردون وموزعون‬
‫‪‬بحث وت@جديد مستمر‬
‫‪‬محيط اقتصادي متطور‬
 ‫إذا أخذنا في هذا اإلطار بالعالقة االقتصادية التي‬
‫مفادها‬
‫" يولد أي قرار نتيجة التوليف بين القدرة والمعلومة ”‬
‫فإننا نجزم أنه لمواجهة الزيادة في الصعوبات‬
‫والتحديات‪ ،‬وتدني الوقت المخصص التخاذ القرارات‪،‬‬
‫فإن هناك واحد من بين الحلول الممكنة المتمثلة في‪:‬‬
 ‫‪ ‬تعظيم المعرفة من خالل استعمال عقالني‪،‬‬
‫مبرر وانتظامي لمختلف أنواع المعلومات‪.‬‬
‫‪ ‬توظيف المعارف المتاحة‪ ،‬سواء على المستوى‬
‫المحلي أو الخارجي‪.‬‬

‫من هذا المنطلق نستطيع القول أن المعلومات‬

‫أصبحت سالح استراتيجي للمنافسة‬
‫لكي نتدخل بطريقة منهجية‪ ،‬يجب أن‬
‫نباشر قضية تسيير المعلومات والمعرفة‬
‫المرت@بطتين معا من خالل تميز ب@ين الجانب‬
‫الخفي والجانب الظاهر للمعلومات‬
‫(المعلومات ا@لمدون@ة وغير المدونة)‪ ،‬وهي‬
‫تسمح لنا بتحديد أربعة أشكال لتوزيع‬
‫المعلومات ما بي@ن مجموعة من األفراد ‪:‬‬
 ‫‪‬اإلشراك ‪ :‬بمعنى إضافة معلومات خفية‬
‫إلى معلومات خفي@ة أخرى‪ ،‬ومثال ذلك‬
‫المعلومات الت@ي يكتسبها الطالب من‬
‫األستاذ من خالل المالحظة‪ ،‬التقليد‪،‬‬
‫المحاكاة والتطبيق‪ ،‬هذه المعارف ال يمكن‬
‫استغاللها على مستوى جماعي‪.‬‬
‫‪‬ا@لتجسيد ‪ :‬كشف المعلومات الخفية‪ ،‬وهو‬
‫ما نجده في التوضيحات‪ ،‬المنشورات‪،‬‬
‫وتحويل المعطيات‪.‬‬
 ‫‪‬ا@لتوطين ‪ :‬ويتم ذلك من خالل استيعاب‬
‫المعلومات البينة‪ ،‬وهذا ينتج بتقريب‬
‫المعلومات‪ ،‬وتصدير الت@كنولوجيا‪.‬‬
‫‪‬التنسي@ق ‪ :‬يتحقق من خالل نقل معلومات‬
‫بينة إلى معلومات بينة أخرى‪ ،‬ويكون‬
‫من خالل الشرح والتوضيح‪ ،‬ا@ستيعاب‬
‫موضوع معين‪ ،‬التكوين‪ ،‬وغيرها‪.‬‬
 ‫يمكن أن نقدم المالحظتي@ن التاليتين ‪:‬‬
‫‪‬إذا كان من السهل التعبير عن المعارف‬
‫البين@ة في وثائق‪ ،‬فهي من الناذر أن‬
‫تؤدي إلى ابتكارات مقارنة بالمعارف‬
‫الخفية التي في الحقيقة هي المصدر‬
‫الحقيقي لالب@تكار‪ .‬إن تجميع هذه المعارف‬
‫هو بمثابة مصدر لتقنيات المعلومات‬
‫ا@لوثائقية‪ ،‬وهي ا@لتي ت@ولد تقنيات ا@إلدارة‬
‫العلمية‪.‬‬
 ‫‪‬المعارف الخفية ال يمكن ا@لوصول إليها‬
‫بسهولة من الوثائق‪ ،‬لذلك ينبغي تشجيع‬
‫عمليات تبادل وتداول المعلومات‪ ،‬والعمل‬
‫على الشبكة‪ ،‬وتقاسم الخبرات والتجارب‪،‬‬
‫وهذا كله يحقق اإلبداع واالبت@كار‪ .‬إن‬
‫تجميع هذه المعارف هو مصدر لتقنيات‬
‫ا@لذكاء االقتصادي‪ ،‬وهو يولد تقن@يات‬
‫إدارة المعرفة‪.‬‬
‫هناك ثالثة أسباب تدفعنا للتزود بالمعلومات‪:‬‬
‫‪ ‬البحث عن المعلومات المفيدة من أجل اتخاذ القرار‬
‫والتدخل‪.‬‬
‫‪ ‬تقديم مساعدة التخاذ قرارات ذات بعد استراتيجي‬
‫للمؤسسات‪ ،‬بمعنى المساهمة في تقليص المخاطر‪.‬‬
‫‪ ‬ربط النظرة المستقبلية بالتسيير اليومي للمؤسسة‪،‬‬
‫من خالل التطوير المستقبلي وتوجيه البحث‪.‬‬
‫نستنتج اتجاهين للمعلومات‪ ،‬التي بدورها هي‬
‫مصدر لعدد من مهن المعلومات ‪:‬‬
‫‪‬المعرفة الجيدة ‪ :‬نجد في هذا الصنف المهن‬
‫التقليدية التي لها عالقة بالتوثيق‪ .‬وتتميز الوظائف‬
‫المرتبطة بها ‪:‬‬
‫‪ ‬تسيير األدوات الوثائقية‬
‫‪ ‬معرفة مصادر وبروتوكوالت البحث‬
‫‪ ‬القطاع الذي تغطيه عمليات البحث المعلوماتي‪.‬‬
 ‫‪‬التسيير الجيد ‪ :‬تشمل مهن اإلدارة العلمية‪،‬‬
‫وهي مهن الت@سيير‪ ،‬األرشفة‪ ،‬واستغالل‬
‫الرصيد الوثائقي للمؤسسة‪ .‬وهي المهن التي‬
‫لها عالقة بالمؤسسة التي تحدد هدف ا@إلدارة‬
‫العلمية لتسيير عمليات التطوير مع االعت@ماد‬
‫على عنصر التجديد الفعال‪.‬‬
‫‪‬وفي هذا اإلطار يأخذ التسيير التقني لألرشيف‬
‫األهمية القصوى من خالل سياسة ترمي إلى‬
‫اإلجابة عن احتياجات دقيقة‪ .‬هذه االحتياجات‬
‫يمكن جمعها في أربعة أبواب‪ :‬التجميع‪،‬‬
‫الحفظ‪ ،‬االستيعاب واالتصال‪.‬‬
‫‪‬وفي ظل هذه الشروط فإن هذه الوظيفة‬
‫تصبح ال غنى عنها‪ ،‬ضرورية‪ ،‬مفيدة‪ ،‬ثقافية‬
‫وتحقق مردودية‪.‬‬
 ‫‪‬ا@نطالقا من كون المعلومات لها قي@مة إضافية‬
‫عالية‪ ،‬وبشكل خاص بالنسبة للمعلومات الغير‬
‫مدرجة في أ@وعية‪ ،‬فإننا يمكن أن نعتبر@ أن تسيير‬
‫المعارف (اإلدارة العلمية) تسجل ضمن وا@قع‬
‫المؤسسة‪ ،‬فالمعارف ت@مثل أهم معترك ا@قتصادي‬
‫مستقبلي للمؤسسة‪.‬‬
 ‫‪‬إن عمليات إن@شاء وتثمين وتقاسم الرصيد‬
‫ا@لمعرفي هي من انشغاالت أية مؤسسة ن@اجحة‪،‬‬
‫غير أن تسيير الرصيد المعلوماتي ال ينحصر فقط‬
‫في توزيع المعلومات من خالل توظيف‬
‫التكنولوجيا الحديثة‪ ،‬بل هو عبارة عن برنامج‬
‫طويل المدى ين@طلق من اإلرادة االست@را@تيجية‬
‫للمؤسسة‪.‬‬
 ‫‪ ‬وهذا بطبيعة الحال يدفع المسئولين إلى تسيير‬
‫المعلومات اإلضافية‪ ،‬اعتمادا على منهج اإلدارة‬
‫العلمية‪ ،‬والتزود بشبكة جيدة لجمع المعلومات‬
‫وتحليلها‪ ،‬ب@ما يضمن تسيير الخبرات واألهداف‪،‬‬
‫وتبني أسلوب التعاون القوي الذي ي@قلل من‬
‫المخاطر ‪.‬‬
 ‫نظام المعلومات‬

‫‪ ‬التسيير الجيد للمؤسسة هو تسيير مستقبلها‪،‬‬

‫‪ ‬وتسيير مستقبلها هو تسيير المعلومات الخاصة‬
‫بها والتي تفيدها‪.‬‬
‫‪ ‬في الوقت الراهن ال يمكن قيادة مؤسسة من‬
‫دون الحيازة على المعلومات الكافية‪.‬‬
‫‪ ‬إن قيادة النشاطات تعني أيضا حسن استخدام األدوات‬
‫التي تساعدنا في تجميع المعلومات التي تفيدنا في‬
‫اتخاذ القرارات الصحيحة‪ ،‬من خالل التعرف على‬
‫المؤسسات التي تربطنا بها عالقات شراكة‪.‬‬
‫‪ ‬كذا التزود بالمعلومات الخاصة بالتجهيزات واألدوات‬
‫التي نريد اقتناءها‪ ،‬والتعرف على التقانين‬
‫والتشريعات والتطبيقات التي لها عالقة بمجال عملنا‪،‬‬
‫وأخذ صورة شاملة عن المستفيدين من نشاطاتنا‬
 ‫المعلومات واالتصال في المؤسسة‬
‫يجب على المؤسسة أن توجه ن@شاطاتها في‬
‫اتجاهين‪:‬‬
‫‪ ‬تحدي@د عناصر تجميع‪ ،‬معالجة‪ ،‬تخزين وإتاحة‬
‫المعلومات‪ ،‬بما يحقق القدرة‪ ،‬السرعة والفعالية‬
‫‪ ‬التحكم في المعلومات المستعملة إلى أبعد ما‬
‫يمكن (انتقاء المعلومات)‪.‬‬
 ‫االتصــــــــــــــــال‬

‫‪ ‬يتحقق دوران المعلومات في المؤسسة من‬

‫خالل االتصال‪ ،‬فالمعلومات المنتجة أو‬
‫المجمعة من قب@ل مصلحة معينة توزع إلى‬
‫مصلحة أخرى‪ ،‬وهكذا‪.‬‬
 ‫معوقات االتصال‬
‫‪ .1‬القناة ‪ :‬تسبب قناة االتصال بعض‬
‫االنقطاعات‪ ،‬ا@ألصوات‪ ،‬الت@ي تعمل على‬
‫تحريف الرسالة‬
‫‪ .2‬محطات المعالجة‪ :‬نجد في معظم األحيان‬
‫أن الخلل ين@جم عن محطات المعالجة التي‬
‫تؤثر سلبا على المعلومات ا@لمحولة بقصد‬
‫أو من دون قصد‪.‬‬
 ‫‪ .3‬المرسل والمرسل إليه‪ :‬يؤثر كل من المرسل‬
‫والمرسل إليه في عمليات االتصال بما يؤدي إلى‬
‫إلحاق الخلل برسالة االتصال من خالل ‪:‬‬
‫‪ ‬عدم إعطاء أهمية لمحتوى الرسالة@ لكونها ال تدخل‬
‫ضمن مجال اهتماماتهم‪.‬‬
‫‪ ‬كل مصلحة تأخذ بعين االعتبار الم@علومات التي‬
‫تخصها‪ ،‬وهي بذلك ال تعطي أهمية للمعلومات التي‬
‫تفيد الم@صالح األخرى‪.‬‬
‫‪ ‬الصعوبات اللغوية التي تطرح أحيانا‪.‬‬
 ‫من الواجب إرساء أساليب لمراقبة‬
‫استقبال الرسائل من خالل‪:‬‬
‫‪ ‬االستقبال الفعلي للرسائل‬
‫‪‬تكامل ا@لمحت@وى‬
‫‪‬فهم معنى ا@لمحت@وى‬
‫‪‬متابعة الرسائ@ل التي ينتظر الحصول عليها‬
‫من المرسل‪.‬‬
 ‫أساليب تحسين االتصال‬
‫‪ ‬إفادة باالستالم ‪ :‬يوجه المرسل إليه إشارة باستالم الرسالة‬
‫‪ ‬المراجعة ‪ :‬إعادة الرسالة إلى المرسل‬
‫‪ ‬التأكد ‪ :‬التحويل المتعدد للرسالة الواحدة‬
‫‪ ‬أرقام أو حروف مفتاحية ‪ :‬ترميز الرسالة‬
‫‪ ‬تقرير بالتنفيذ‪ :‬يقدم الم@رسل تقرير عن التبعات المتعلقة‬
‫بالرسالة والنتائج التي تم التوصل إليها‬
 ‫االتصال السلمي واالتصال الوظيفي‬
‫‪‬االتصال السلمي هو الذي يوجه من خالل الطريق‬
‫السلمي للمؤسسة تصاعديا أو تنازليا‪ ،‬يمكن أن‬
‫تكون عملية االتصال شفويا أو كتابيا‪ ،‬وأن الرسالة‬
‫قد تكون طويلة أو مختصرة‪ ،‬رديئة النوعية إذا‬
‫كانت محرفة‪.‬‬
‫‪‬االتصال الوظيفي ‪ :‬هو الذي يأخذ بعين االعتبار‬
‫الجانب الوظيفي دون األخذ بعين االعتبار التدرج‬
‫في السلطة‪ ،‬أو درجة السلطة‬
 ‫درجة تأسيس االتصال‬

‫هي التي تسمح لنا باستنتاج‬

‫االتصال الرسمي من االتصال غير‬
‫الرسمي‬
 ‫االتصال الرسمي‬
‫‪ ‬يكون من خالل إنشاء شبكات اتصال لهياكل المؤسسة‬
‫‪ ‬يتم في إطار هيكلة‪ ،‬وإجراءات محددة‪ ،‬ووظائف معينة‬
‫‪ ‬يوضع على أساس قرارات المسيرين‬
‫‪ ‬له صبغة إجبارية لكل أفراد المؤسسة‬
‫‪ ‬يتمثل في االتصال السلمي‪ ،‬والعالقات الوظيفية‪،‬‬
‫والمعلومات الشرعية التي تقدمها إدارة المؤسسة إلى‬
‫موظفيها‪.‬‬
 ‫االتصال غير الرسمي‬
‫‪ ‬هو كل ما هو غير صادر في النصوص التنظيمية‬
‫للمؤسسة‪ .‬وهو ينشأ من خالل عالقات الموظفين بغيرهم‪،‬‬
‫بما يتطلبه العمل‬
‫‪ ‬حركية المعلومات تكون بشكل تقديري حسب الظروف‬
‫‪ ‬له أهمية على اعتبار أن االتصال الرسمي يتصف أحيانا‬
‫بالصرامة‪ ،‬وال يتوقع جميع المتطلبات‬
‫‪ ‬يتصف بالسرعة والمرونة‬
‫‪ ‬االتصال الرسمي واالتصال غير الرسم@ي يكم@ل بعضهما‬
‫البعض‬
 ‫‪ :‬الجهات المعنية باالتصال‬
‫‪ ‬االتصال البيني ‪ :‬يكون بين شخصين أو عدد محدد من‬
‫الموظفين االتصاالت المعنية هي السلمية‪ ،‬الوظائفية‪،‬‬
‫والعرضية‪.‬‬
‫‪ ‬االتصال الوسطي (الجماهيري)‪ :‬اتصاالت اإلدارة بمجموع‬
‫الموظفين بواسطة مجلة المؤسسة‪ ،‬مراسالت‪ ،‬إعالنات‪،‬‬
‫فيديو …الخ‬
‫‪ ‬االتصال الالمؤسساتي ‪ :‬يمر من خالل المحطات غير‬
‫السلمية‪.‬‬
 ‫تقييم نظام المعلومات‬
‫يمكن تقييم نظام المعلومات في المؤسسة‬
‫من خالل جملة من العناصر أهمها ‪:‬‬
‫‪‬المالءمة ‪ :‬أن يحقق صالحية وفائدة في‬
‫اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫‪‬الواقعية ‪ :‬أن ال يتعارض مع الحقي@قة‬
 ‫‪‬الدقة ‪ :‬القدرة على قياس الظواهر‬
‫‪‬ا@لسرعة ‪ :‬التقيد ب@مواعيد تجميع‪ ،‬معالجة‬
‫وتحويل المعلومات‬
‫‪‬السرية ‪ :‬النفاذ االنتقائي إلى المعلومات‬
‫‪‬القيمة ‪ :‬أن تتناسب تكاليف المعلومات مع‬
‫قيمتها ا@الستعمالية‬
 ‫قواعد تقييم نظام المعلومات‬
‫‪ ‬تبني أساليب تجميع‪ ،‬ومعالجة المعلومات‪ ،‬وتوزيع‬
‫النتائج بالنسبة للمعلومات الدورية الضرورية‬
‫للتسيير‬
‫‪ ‬ال تخضع المعلومات الضرورية لبناء استراتيجية‬
‫للمؤسسة‪ ،‬ألساليب موحدة ألنها ال تتكرر وليس لها‬
‫حدود كمية أو نوعية معينة‪ .‬وهي تحضر بشكل‬
‫تدريجي من خالل شبكة تكون المصالح المعنية طرفا‬
‫مهما فيها‪.‬‬
 ‫‪ ‬يجب معالجة المعلومات الضرورية التخاذ‬
‫القرارات على المستوى األدنى للسلم الوظيفي‪،‬‬
‫بما يؤدي إلى انسجام القرارات مع إمكانيات‬
‫المؤسسة وأهدافها‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن تكون األساليب المستخدمة صالحة‬
‫لمعالجة المعلومات الظرفية‪ ،‬الشاذة‪ ،‬والعارضة‪.‬‬
 ‫الخالصـــــــــــة‬
‫يتوقف نجاح المؤسسة مهما كان نوعها على ‪:‬‬
‫‪ ‬حيازتها على نظام معلومات‬
‫‪ ‬أن يكون هذا النظام على أسس علمية‬
‫‪ ‬التحكم في المعلومات ” التجميع‪ ،‬الحفظ‪ ،‬المعالجة‪،‬‬
‫اإلتاحة ”‬
‫‪ ‬االستمرارية لمواجهة الزيادة التي تطرأ على الرصيد‬
‫المعلوماتي‬
 ‫ال يتحقق ذلك إال بتوفير ‪:‬‬
‫‪ ‬دعم مادي كاف‬
‫‪ ‬موارد بشرية متخصصة وكفأة‬
‫‪ ‬إطار تنظيمي أو قانوني‬
‫‪ ‬حوافز لمسيري النظام‬
‫شكرا على حسن المتابعة‬
‫واإلصغاء‬