Professional Documents
Culture Documents
بحث بعنوان:
عمراين مرمي
حناقرية ذكرى
حممدي امساء
مقدمة:
الخاتمة
قائمة المراجع
مقدمة:
مع التضخم أملعلومايت اهلائل الذي يشهده العامل اليوم ظهرت احلاجة إىل زيادة االهتمام باملؤسسة واحتياجاهتا الن هده
االحتياجات سوف تتطور وتتغري كثريا يف هدا العصر التكنولوجي وستظهر حاجات جديدة للمؤسسة االهتمام باملؤسسة
واحتياجاهتا ينبغي إن يأخذ جل اهتمام مرافق املعلومات ألنه جوهر رسالتها سواء كانت مكتبات أو أرشيفات أو مراكز معلومات
مبختلف أنواعها ومستوياهتا فهده املرافق نشأت من اجل سد احتياجات املستخدمني البحثية والدراسية العلمية واملساندة يف دعم
اختيار القرار املناسب ،حيث من ميلك صناعة املعلومات ميكن له ان ميلك مفاتيح صناعة القرارات يف القرن احلادي والعشرين،
نعيش اليوم يف العامل الرقمي حقيقة وليس حلما حيت اصبح بوسعك بلمسة اصبع وبلحظة واحدة ان نرسل ونستقبل املعلومات
عرب القارات اخلمس .ان ازدياد احلاجة حلجم البيانات ومعاجلتها واستخدام املعلومات بفعالية يعترب املطلب
األساسي لنجاح املؤسسات مبختلف اشكاهلا يف عصرنا احلايل الذي أصبح يتميز بالتغريات البيئية املستمرة
واملعقدة والذي بات يفرض على معظم املنشآت ان تقوم باستخدام املعلومات على مدار الساعة الختاذ القرارات
املرتبطة بوظائفها اإلدارية املختلفة ،فتكنولوجيا املعلومات جعلت الثقافة املعلوماتية من أبرز احتياجات املديرين اىل
جانب معظم املوارد البشرية العاملة يف املنظمات واملؤسسات.
الفرضيات:
تتبع أمهية املوضوع من خالل عالقته باملعلومات وحاجة املؤسسات اليها ألهنا تعترب قاعدة للميزة التنافسية وضرورة
تنافسية ،وتلعب دور هام يف صنع قرارات أكثر حيوية.
أهداف الدراسة:
اتبعنا يف دراستنا املنهج الوصفي التحليلي وهو األنسب لتحليل ووصف معطيات البحث من خالل دراسة
االحتياجات املعلوماتية وتأثريها على املؤسسة.
المبحث األول :ماهية المعلومات في المؤسسة
_ تعريف المؤسسة:
تعرف املؤسسة على أهنا جمموعة وسائل مادية ،بشرية ومالية تستخدم مع بعضها البعض من أجل حتقيق الغرض
اليت أنشأت من أجلها.1
املعلومات هي بيانات ،متت معاجلتها ،لتصبح يف شكل أكثر نفعا ملستخدميها حاليا ومستقبال ،وذلك بعد أن
2
مت إزالة الغموض عنها.
لتقدمي تعريف مبسط للمعلومات ال ب ّد ّأوال من التفريق بني البيانات ،املعلومات واملعرفة ،ففي حني متثّل
البيانات وهو املصطلح الذي شاع استخدامه -املادة اخلام اليت تشتق منها املعلومات ،فهي ترمز إىل
تعرب عن املواقف واألفعال ،أو تصف هدفا
األشياء ،احلقائق ،األفكار ،اآلراء ،األحداث والعمليات اليت ّ
فيتم التعبري عنها بكلمات أو أرقام أو
أو ظاهرة ،أو واقعا معينا ،دون أي تعديل أو تفسري أو مقارنةّ ،
رموز أو أشكال ،فالبيانات يف الواقع متثل املواد األولية للحصول على املعلومات ،وهي جتمع من مصادر
3
متنوعة داخلية أو خارجية ،جاهزة وأولية ،شفوية وموثقة ،رمسية أو غري رمسية.
تتضمن املعلومات نظاما للمعلومات ،أو ما يعرف بنظم املعلومات ،وتعين أحد األنظمة الفرعية للمؤسسة،
وتتكون من جمموعة من العناصر البشرية واآللية ،تعمل بصورة متكاملة لتحقيق تدفق منظم للمعلومات على
املستويات اإلدارية املختلفة ،من أجل القيام بالوظائف اإلدارية من ختطيط ،توجيه ،تنظيم ،ورقابة....
1الجمعية العلمية نادي الدراسات االقتصادية .بحث جامعي ،كلية العلوم االقتصادية وعلوم التسيير ،ص 5،6،7بتصرف
2محمد مصطفى الخرشوم ،نبيل موسى ،إدارة االعمال ،مكتبة الشقري ،طبعة الثانية 1998ص454
3عبد الحمان الصباح ،نظم المعلومات اإلدارية ،دار زهران للنشر ،عمان 1998،ص21
كما ميكن تعريفها أيضا ،بأهنا أحد املكونات للتنظيم اإلداري ،خيتص جبمع ( ،)accumulateوتبويب
( ،)classifyومعاجلة ( ،)processوحتليل ( ،)analyzeوتوصيل ( )communicateاملعلومات املالئمة
4
الختاذ القرارات إىل أطراف خارجية وداخلية.
5
مطلب :02أنواع المعلومات في المؤسسة
_أنواع المعلومات:
إن نوع البيانات واملعلومات املطلوبة ختتلف من مشكلة إىل أخرى ،وذلك تبعا لنوع املشكلة وطبيعتها ،ومدى
إحلاحها ودرجة السرعة املطلوبة حللها ،واإلمكانيات الفنية والبشرية املتاحة جلمع البيانات واملعلومات وموقع
مصادر البيانات واملعلومات املطلوبة ،وهل هي قريبة من مراكز اختاذ القرار أم بعيدة عنها ،كأن تكون يف جهات
مثال خارجة عن املؤسسة أو جهات خارج التنظيم ،إىل غري ذلك من االعتبارات.
وقد صنف بعض علماء اإلدارة أنواع البيانات واملعلومات اليت يستخدمها املدير يف ممارسة مهامه اإلدارية عدة
تصنيفات أمهها ما سنتناوله بإجياز من أهم هذه األنواع.
فغالبا ما جتمع البيانات واملعلومات اخلاصة باملشكلة حمل القرار من مصادرها األولية ،واليت هلا أمهية أكثر من
املصادر الثانوية ،نتيجة الختالف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها ،باإلضافة إىل اجملاالت الوظيفية املختلفة،
وذلك عن طريق االتصال املباشر باجلهة ذات العالقة ،وأهم هذه املصادر األولية:
– 1املالحظة (:)Observation
– 2التجارب ()Experiment؛
4م إسماعيل ،م السيد ،نظم المعلومات التخاذ القرارات االدارية ،كلية التجارة ،جامعة اإلسكندرية ،المكتب العربي الحديث ،1989 ،ص97
5نواف كنعان ،اتخاذ القرارات اإلدارية (بين لنظرية والتطبيق) ،دار الثقافة 1998ص136_134
كما ميكن ملتخذ القرار ،احلصول على هذه البيانات واملعلومات من سجالت املؤسسة أو تقاريرها السنوية أو
اإلحصائيات اليت تنشرها دوائر اإلحصاء املركزية… .اخل.
وتتميز البيانات واملعلومات األولية عن غريها من األنواع األخرى يف أهنا تتصل باملشكلة مباشرة ،مما يوفر على
املدير متخذ القرار الوقت واجلهد ،ويطمئنه إىل مصادرها والثقة فيها نتيجة ثقته فيمن يكلفهم جبمعها وإيصاهلا
إليه.
كما قد جتمع البيانات واملعلومات من مصادر ثانوية فتصبح املعلومات ثانوية وهي:
البيانات الكمية عبارة عن بيانات رياضية إحصائية ،تربز عالقات حمددة بني عدد من العوامل أو املتغريات ،وهي
تتميز بدقتها ،ألهنا تقوم على األرقام واإلحصائيات والنسب احملددة.
أما البيانات واملعلومات النوعية فهي عبارة عن أحكام أو تقييمات أو تقديرات غري حمددة بأرقام ،ولذلك فإهنا
تتميز عن البيانات الكمية بأهنا تكون معرضة لألخطاء اليت تكون يف الغالب نابعة من التقديرات الشخصية
لألفراد ،واليت قد يشوهبا النسيان أو التحيز أو عدم املوضوعية أو عدم التوافق واملالئمة الحتياجات متخذ القرار.
وهي تتمثل يف اآلراء اليت يقدمها خرباء ومستشارو الوحدات االستشارية ،واليت تتضمن االقرتاحات والتوصيات
واالستشارات اليت تقدم للمدير ،واليت تساهم إىل ح ّد كبري وبعيد يف إلقاء املزيد من الضوء على املشكلة حمل
القرار ،من خالل حتديد احلقائق املتعلقة باملشكلة ،وربطها ببعضها وبيان مدى ضرورهتا متهيدا للوصول إىل البديل
الذي حيقق اهلدف.
وهلذا كما يقول "تيد) ،" (TEADأنه من األمور اهلامة للمدير أن حي ّدد كيف ومىت وحتت أي ظروف ،ميكن
االستعانة خبربات االستشاريني ليضعوا معلوماهتم وآرائهم اخلاصة باملشكلة حمل القرار حتت تصرفه ،دون أن يكون
ذلك بدافع استخدامهم للسلطة ولكن بدافع التسهيل وبوسيلة اإلقناع.
وهي معلومات مرّكبة بطريقة جتعل وسيلة االتصال (الرسالة) تامة بدون غموض ،سهلة اإلرسال بدون أخطاء،
بتكلفة أقل ،وهذا هو االتصال اآليل الذي ال يعطي فيه اإلنسان قيمة إضافية.
وختص املعلومات اليت لديها قيمة معلومة ،ولكن غري منظمة وغري مقننة ،أي أن قيمتها معروفة ولكن طريقة
إرساهلا وتطبيقها ليست جيدة.
واليت ختص الثروة الكامنة للفرد ،وتكون املعلومات غري معروفة وغري منظمة وليست كمية ،راسخة يف عقل
ووجدان كل فرد ،وإذا متّ إرساهلا كما هي ،فتكون غامضة ومعقدة ،فهي خليط من املشاعر واألحاسيس ،أي
داخل اإلنسان بالنسبة للفرد ،أما بالنسبة للجماعة واجملموعة (الفرق) فتتمثل يف اخلربة ،االنتماء ،القرار ،اإلبداع،
االبتكار ،العلم…….
واليت متثل ثروة أساسية جممدة وغري مستغلة بصفة كبرية ،وهذا الشكل الذي بني أيدينا ميثل كمية
ونوع املعلومات يف كل وجدان سواء كان فردا أو مجاعة.
6
تتمثل خصائص املعلومات داخل املؤسسة يف:
علي محمد منصور ،مبادئ االدارة أسس ومفاهيم ،مجموعة النيل العربية ،مدينة مصر القاهرة ،ج.م.ع .طبعة 1999 1ص84 6
أ – المالئمة :تعترب املالئمة املعيار األصلي لقيمة املعلومات ،حيث تتالءم املعلومات مع الغرض الذي أعدت
من أجله ،وميكن احلكم على مدى املالئمة أو عدم مالئمة املعلومات ،بكيفية تأثري هذه األخرية على سلوك
مستخدميها ،وهناك عوامل أخرى تؤثر على درجة مالئمة املعلومات ،حيث أن تقرير مستوى املالئمة يتوقف يف
جانب آخر على حدود اإلدراك (cognitive limits) ،ملتخذ القرار
فاملعلومات املالئمة هي تلك اليت ستؤثر على سلوك متخذ القرار ،وجتعله يعطي قرارا خيتلف عن ذلك القرار الذي
كان ميكن اختاذه يف حالة غياب هذه املعلومات ،فمثال :املعلومات اليت تساعد يف اختاذ قرار لشراء سيارة فرنسية
لن تكون مالئمة إذا كان املطلوب شراء سيارة يا بانية.
ب – الموضوعية :وهو أن تتصف املعلومات بعدم التحيز ،وإمكانية التحقق من سالمتها وصحتها وسالمة
مضموهنا ،ويتطلب األمر للوصول إىل املوضوعية ،توافر ثالث خصائص هي:
- 1إمكانية التحقق (verifiability):ويقصد بذلك توفر مستندات دالة على صحة املعلومات وإمكانية
الرجوع هلذه املستندات بشكل منظم ،للتحقق من صحة هذه املعلومات يف أي وقت.
- 2صدق التعبير (representational fair fullness):ويقصد بذلك أن املعلومات جيب أن تعترب
بشكل صادق على مضموهنا كما هو احلال يف احملاسبة مثال :فإن تقييم األصول الثابتة قد يقاس باستخدام طريقة
القسط الثابت ملدة ( 20عشرين) عاما ،دون حتديد قيمة النفاية ،فهذه احلالة تتوفر هبا إمكانية التحقق ،إال أهنا
تعرب بصدق عن القيمة احلقيقية لألصول الثابتة لصعوبة التصديق أن القيمة االقتصادية ملثل هذه األصول
ال ّ
أصبحت( )0صفرا فجأة.
3الحياد ( :)neutralityمبعىن أعداد املعلومات بشكل حمايد ،وليس بغرض إظهارها بشكل يتالءم مع
أحد األطراف املستخدمة للمعلومات.
ج _الوقتية :مبعىن تقدمي املعلومات يف الوقت املناسب ،حبيث تكون متوافرة وقت احلاجة إليها حىت تكون مفيدة
أي قيمة أو تأثري
ومؤثرة ،وبطبيعة احلال ،لن تكون للمعلومات املق ّدمة ملتخذ القرارات متأخرة جدا عن موعدهاّ ،
على سلوكه مهما كانت درجة أمهيتها ،وحيويتها هلذا القرار ،فمثال املعلومات املالئمة جدا على السيارات اليابانية
لن تكون مفيدة إذا قدمت بعد أن تكون عملية الشراء قد متت بالفعل.
د – السهولة والوضوح :مبعىن أن تكون املعلومات واضحة ومفهومة ملستخدمها ،فال جيب أن تتضمن املعلومات
أي ألفاظ ،أو رموز ،أو مصطلحات ،أو تعبريات رياضية ،أو معادالت غري معروفة ،فال يستطيع مستخدم
هذه املعلومات أن يفهمها.
فاملعلومات الغامضة غري مفهومة لن تكون هلا أي قيمة ،حىت ولو كانت مالئمة ،ومتّ تقدميها يف الوقت
املناسب ملتخذ القرار ،فمثال تقدمي معلومات عن سيارات باستخدام مصطلحات فنية ألجزاء السيارة ونوع
الصلب املستخدم يف صناعة جسم السيارة ،ونوع املطاط املستخدم يف صناعة إطارات السيارة ،لن تكون
معلومات مفهومة للمستهلك العادي
هـ – الصحة والدقة :يقصد باملعلومات الصحيحة أن تكون معلومات حقيقية عن الشيء الذي ّ
تعرب عنه،
ودقيقة ،مبعىن عدم وجود أخطاء أثناء إنتاج ،وجتميع وتقرير عن هذه املعلومات ،فمثال يف حالة التقرير عن قيم
املبيعات لكل منفذ من منافذ التوزيع ،جيب أن تكون أوال املعلومات (صحيحة) ،مبعىن أن تكون قد حدثت
بالفعل عمليات بيع بالقدر الذي يتم التقرير عنه ،كما جيب أن تكون املعلومات (دقيقة) ،مبعىن أن تكون خالية
من أي أخطاء يف العمليات احلسابية أو وضع مبيعات منفذ توزيع معني أمام منفذ توزيع آخر.
فاملعلومات غري الصحيحة ،وغري الدقيقة ستعطي نتائج عكسية أي ستكون معلومات ضارة غري مفيدة،
حىت ولو كانت مالئمة ،ووقتية ومفهومة ملستخدمها.
و – الشمول :مبعىن أن تكون املعلومات املقدمة معلومات كاملة ،تغطي كافة جوانب اهتمامات مستخدمها ،أو
جوانب املشكلة املراد أن يتخذ بشأهنا قرار ،كما جيب أن تكون هذه املعلومات يف شكلها النهائي ،مبعىن أن ال
يضطر مستخدمها إىل إجراء بعض عمليات التشغيل اإلضافية حىت حيصل على معلومات مطلوبة ،فمثال :قد ال
يتضمن التقرير املق ّدم ملدير املبيعات عن الرقم اإلمجايل ملبيعات األسبوع :رقم املبيعات اخلاص مبنفذ أو أكثر من
منافذ التوزيع ،مما يضطره للسؤال عن أرقام بيع هذه املنافذ اليت مل تظهر يف التقرير نفسه ،ويف بعض احلاالت
يتضمن التقرير أرقام املبيعات لكل منافذ التوزيع ،ولكن غري مصنفة وغري متجمعة يف رقم إمجايل واحد ،مما يضطر
مدير املبيعات إىل تصنيفها مث جتميع األرقام للحصول على املعلومة املطلوبة.
شك أن املعلومات غري الكاملة ،من حيث املضمون ومن حيث التشغيل ،ستؤثّر سلبا على مدى
وال ّ
االستفادة ملتّخذ القرار من هذه املعلومات.
ي – القبول :مبعىن أن تقدم املعلومات يف الصورة ،أو بالوسيلة اليت يقبلها مستخدم هذه املعلومات ،من حيث
الشكل ومن حيث املضمون ،فمن حيث الشكل ،ميكن أن تكون املعلومات يف شكل تقرير مكتوب بلغة سهلة
وواضحة ومفهومة ،أو يف شكل جداول ،أو إحصائيات ،أو رسومات بيانية ،وما إىل ذلك .أما من حيث
املضمون فيتعلق بدرجة التفاصيل املطلوبة ،فال تكون خمتصرة يف أكثر من الالزم ،مما قد يفقدها معناها ،وال تكون
مفصلة بأكثر من الالزم ،مما قد يؤدي إىل سرعة ملل املستخدم ،وبالتايل عدم قدرته على الرتكيز للحصول على
املعلومة املطلوبة.
فاملعلومات املفيدة ،هي تلك اليت تتصف باملالئمة ،واملوضوعية ،والوقتية والوضوح ،والصحة ،والدقة،
والشمول ،والقبول ،يف طريقة العرض ووسيلة التوصيل.
فإذا توافرت هذه اخلصائص يف خمرجات نظام املعلومات ،تصبح هذه املخرجات بالفعل (معلومات) متثل
(معرفة) عن شيء مل يكن معلوما من ذي قبل ،يتم إرساهلا ،واستقباهلا ،والتعرف عليها ،وقبوهلا ،من قبل املرسل
إليه ،هذه " المعرفة "
7
مطلب :04مصادر المعلومات داخل المؤسسة
ختتلف املعلومات املطلوبة تبعا لألهداف املوضوعة وكيفية حتقيقها ،وتتفاوت احلاجة إىل املعلومات طبقا لتباين
أحجام املؤسسات ،وطبيعة مشكالهتا ،فاملؤسسات الكربى حتتاج بطبيعة احلال إىل كمية معلومات أوفر من
املؤسسات الصغرى ،وهذه املعلومات ميكن احلصول عليها داخل أو خارج املؤسسة
– 1المصادر الداخلية:
تتكون املصادر الداخلية من أشخاص أو إدارات داخل املؤسسة مثل :املشرفني ورؤساء األقسام واملديرين مبختلف
مستوياهتم ،وهذه املصادر تغطي حقائق عن أساسيات خمططة ومنظمة (أي على أساس رمسي) لتدعيم القرارات
إذا كان املستفيد املنتظر مدركا للحقائق املتاحة ،ويتم جتميع البيانات الداخلية على أساس رمسي طبقا لألحداث
وهي معلومات ختتص بالتدفق املادي للسلع أو اإلنتاج من السلع واخلدمات ،كما يوفر نظام اإلنتاج كميات كبرية
من البيانات ،ذلك ألن هذا النظام مييل إىل أن يكون آليا بدرجة كبرية ،كما أن توقيت توفري البيانات يكون
مناسبا ،األمر الذي يؤدي إىل حتقيق فوائد كبرية نتيجة الستخدام تلك البيانات يف جماالت عديدة.
إ ّن توفري املعلومات اإلنتاجية يق ّدم فرصا كبرية للتنمية وتوفري التكاليف وزيادة الكفاءة التشغيلية ،مما قد حي ّقق نتائج
ملموسة بالنسبة للمشروع ككل.
تتعلق هذه املعلومات بالعاملني باملؤسسة وكذلك االحتياجات املستقبلية من العمالة ،وهتتم هذه املعلومات بتوفري
البيانات الالزمة للحصول على العمالة واإلجالل والتدريب ،ومكافأة القوى العاملة.
3-1معلومات متعلقة بقسم المحاسبة والمالية :تعترب احملاسبة جزء من نظام املعلومات العام للمؤسسة ،كما
تعترب أيضا جزء أساسيا من اجملال الذي يغطيه مفهوم املعلومات.
ويوفر نظام التكاليف الذي يعترب جزء رئيسيا من النظام احملاسيب يف املشروع ،قدرا كبريا من املعلومات الالزمة
الختاذ القرارات .هلذا ينبغي على حماسيب التكاليف أن يركزوا على هذه املهمة ،وذلك بغية حتديد نوعية املعلومات
اليت حتتاج إليها املستويات اإلدارية املختلفة للقيام هبذه الوظيفة.
– 2المصادر الخارجية :تكون املصادر اخلارجية البيئية مولدات وموزعات املعلومات املوجودة خارج نطاق
املؤسسة ،وتتضمن هذه بعض التقسيمات مثل :العمالء واملوردين واملنافسني ،والنشرات املهنية وغريها…
ومثل هذه املصادر مت ّد املؤسسة باملعلومات البيئية والتنافسية اليت تعطي املديرين قاعدة هامة ملا يستوجب
احلدوث ،فمثال املعلومات اخلارجية قد متثل بيانات أنشطة مماثلة لنفس نشاط املؤسسة.
وهذه املعلومات تفيد يف إجراء دراسات املقارنة وتلقي مزيدا من الضوء عن املركز التنافسي.
معلومات متعلقة بقسم التسويق (التوزيع) :إن اجملاالت األساسية للوظيفة التسويقية اليت تؤدي إىل حتسني النتائج،
من خالل أنظمة املعلومات هي :التخطيط ،التنبؤ باملبيعات ،حبوث السوق ،اإلعالن ،معلومات التشغيل والرقابة
املطلوبة إلدارة الوظيفة التسويقية ومثال ذلك تقارير البيع ،وتقارير تكلفة التوزيع….
بشكل عام ،يتم فهم احتياجات املعلومات على أهنا احلاجة إىل معلومات حول الواقع احمليط ،واليت قد تكون
مفيدة لتنفيذ أي إجراءات .منذ الطفولة ،حيتاج الشخص إىل معلومات خمتلفة الختاذ بعض القرارات .يف املراحل
األوىل من التنمية البشرية ،يقدم هلم اآلخرون :العائلة واألصدقاء واملعلمني .ولكن يأيت وقت حيتاج فيه الناس إىل
معلومات ال ميكنهم احلصول عليها من مصادر اعتيادية (من الذاكرة ،من دائرة قريبة) ،مث تنشأ حالة العجز تلك
اليت تدفعنا إىل التعرف على حاجة جديدة إعالمية .يشعر الناس بتناقض بني املعلومات املتاحة واملعلومات
الضرورية ،وهذا يدفعهم إىل البحث عن السلوك .من هذه الفجوة بني املعرفة واجلهل تنشأ احتياجات املعلومات
العلمية .ذات مرة ،تساءل الناس من أين جاء كل شيء .استجابة لطلب ،تظهر األساطري أوالً كنظام توضيحي،
8
ولكن تدرجيياً هناك املزيد من املعرفة حول العامل ،والعلوم والفلسفة وما إىل ذلك ،نشأت رداً على أسئلة جديدة.
يظهر مصطلح "االحتياجات من املعلومات" فقط يف منتصف القرن العشرين .يتم تقدميه كجزء من علم نظم
املعلومات .لكن هذا ال يعين أنه قبل ذلك مل يكن لدى الناس مثل هذه احلاجة .إنه جزء أساسي من النشاط
املعريف ويظهر يف سن معينة .كل طفل يف الطفولة يطرح أسئلة ،يتعلم العامل .ويف تلك اللحظة عندما تتوقف
9
إجابات أحبائه عن إرضائه ،هناك حاجة واعية للعثور على معرفة جديدة.
10
يتم االستدالل على احلاجات من خالل سلوك األفراد وتظهر يف عدة خصائص وهي:
8
محمد فتحي عبد الهادي ،علم المكتبات والمعلومات دراسات في المؤسسة واالعالم واإلنتاج الفكري ،القاهرة ،الدار العربية للكتاب1996،ص73
9احمد الشامي ،مصطلحات المكتبات والمعلومات واالرشيف ،تاريخ االطالع1433/11/22
10مرجع سبق ذكره ،ص75
_1متعددة :فاإلنسان مند والدته وحىت مماته حيتاج إىل حاجات كثرية مثل األكل والشرب وهي حاجات
أساسية كما له حاجة إىل احلاجات الثانوية األخرى
_2متغيرة :فحاجات اإلنسان ليست ثابتة بل متغرية وفق طبيعته أو حبسب بيئة اليت يعيش فيها فحاجاته يف
اجملتمع الريفي ختتلف عن حاجاته يف اجملتمع املدين وحاجاته يف البيئة احلارة ختتلف عن حاجاته يف البيئة الباردة
_3قابلة لإلشباع :فاستخدام الوسائل املناسبة يؤدي تدرجييا إىل التناقص شعور احلرمان إي انه مثال كلما قام
الفرد باستهالك كميات كبرية من السلعة واخلدمة خالل فرتة زمنية حمدودة تناقصت املنفعة اليت حيصل عليها من
هده السلعة فرغبته قد مت إشباعها ومن مث قد مت إشباعها ومن مت يتوقف عن استهالكها
_4قابلة للتبديل :إي انه ميكن للفرد أن يستبدل حاجة معينة فمثال يبدل سلعة مكان أخرى حبيث تؤدي نفس
الغرض
_5تنافسية :إي إن احلاجات تتنافس على موارد الفرد احملدود مما جيعل من الصعوبة تلبيتها كلها فاإلنسان يريد
إن حيصل على أشياء أو حاجات لكن موارده ال تسمح له بامتالك كل ما يريد وبالتايل البد من ترتيب حاجاته
على حسب أمهيتها
_ 6مستمرة ومتطورة :فكلما تقدم اإلنسان تطورت حاجاته وكذلك كلما جنح الفرد واجملتمع يف إشباع حاجة
معينة تظهر حاجات جديدة ذات أمهية متزايدة
11
يقسم روبرت تايلور االحتياجات المعلوماتية إلى:
1احتياجات معلنة.
2احتياجات غري معلنة :وهي حاجات يدركها املستخدم ولكن ال يريد التعبري عنها.
قد تقسم هده الحاجات من حيث األهمية إلى حاجات أولية وحاجات اجتماعية:
1احلاجات األولية :هي احلاجات الالزمة حلفظ وجود اإلنسان مثل الغداء امللبس واملسكن «ولدلك يطلق عليها
حاجات بيولوجية ".
2احلاجات الثانوية ":البيولوجية " وهي اليت يفرضها التطور االجتماعي مثل التعلم واكتساب اخلربات وتوفري
وسائل النقل.
وقد تقسم الحاجات من حيث المنفعة إلى حاجات فردية وحاجات جماعية واجتماعية ثانوية:
1احلاجات الفردية :هي احلاجات اليت يقتصر نفعها على شخص واحد مثل الغداء " فعندما يتناول الفرد غدائه
فانه يشبع حاجاته فقط".
2احلاجات اجلماعية( :العامة) هي اليت يرجع نفعها على عدد كبري من األفراد مثل احلاجة إىل األمن والعدالة.
3احلاجات اجتماعية( :ثانوية ونفسية) وهي حاجات يعود نفعها على الفرد وميكن أن حيرم منها بقية األفراد
ولكن هلا نفع يعود على اجملتمع ككل مثل التعلم والصحة.
عند الشعور باحلاجة إىل املعلومات ،يقوم الشخص ببعض اإلجراءات اليت ميكن أن تتناسب مع خوارزمية منوذجية
نسبيًا .بشكل عام ،تنقسم عملية تلبية احتياجات املعلومات إىل عدة مراحل:
.1ظهور الدافع :يبدأ الشخص يف الشعور بعدم الراحة من ظهور التناقضات بني املعرفة املوجودة والضرورية.
.3برنامج البحث :يطور الشخص اسرتاتيجية "للحصول" على املعرفة الالزمة ،وحيدد مصادر املعلومات.
.4سلوك البحث :يتحول الشخص إىل مصدر معلومات خمتار ،إذا لزم األمر ،إىل عدة ،حىت يزيل حالة العجز
املعريف
13
المطلب :04طرق وأساليب تحديد الحاجة الى المعلومات في المؤسسة
هناك حاجة ملحة إىل فهم وإتقان العملية املعقدة ل "حتديد االحتياجات " وهي حلقة مهمة جدا يف العمليات
املعلوماتية فضال عن دلك إن أخصائي املعلومات قد يبدل الكثري من الوقت اجلهد واملال يف الوصول اىل مصادر
خمتلفة للمعلومات ومجع الكثري من املعلومات القيمة.
يعد حتديد االحتياجات املعلوماتية من أهم األمور اليت جيب على املؤسسات القيام هبا عندما تقوم بالتخطيط
وهناك 3طرق للقيام بدلك:
_01طريقة تخطيط نظم األعمال:
وختتص مبعرفة أجزاء ووحدات املؤسسة وتقوم باملقابالت مع املدراء يف األقسام والدوائر املختلفة هبدف معرفة
ماهي املعلومات اليت حيتاجوهنا وكيف حيصلون عليها وتركز على آلية أداء األعمال وحتديد االحتياجات أفراد
اإلدارة الوسطى من املعلومات
تعتمد على معرفة أهداف املؤسسة والعوامل احلرجة املؤثرة على أهدافها من قبل اإلدارة العليا.
13
Waldman .S. (2011.july). Information needs of communities. Retrieved 10 two. 2012. From federal
communities
_ خطوات طريقة تحليل العوامل الحرجة:
مما سبق ذكره يتضح إن احلاجة إىل املعلومات تتصف باحليوية والنسبية ،ألنه قد ختتلف احلاجة إىل املعلومات من
وقت األخر ومن شخص إىل أخر وقد يكون من الصعب حتديد احلاجة إىل املعلومات وعليه فان جناح املؤسسات
يف أداء خدمات معلوماتية جيدة وإشباع حاجات املستخدمني فيها ،يتطلب التعرف على فئات املستخدمني فيها
مراجع عريبة:
محمد مصطفى الخرشوم ،نبيل موسى ،إدارة االعمال ،مكتبة الشقري ،طبعة الثانية
.1998
عبد الحمان الصباح ،نظم المعلومات اإلدارية ،دار زهران للنشر ،عمان.1998،
م إسماعيل ،م السيد ،نظم المعلومات التخاذ القرارات االدارية ،كلية التجارة ،جامعة
اإلسكندرية ،المكتب العربي الحديث.1989 ،
نواف كنعان ،اتخاذ القرارات اإلدارية (بين لنظرية والتطبيق) ،دار الثقافة .1998
محمد فتحي عبد الهادي ،علم المكتبات والمعلومات دراسات في المؤسسة واالعالم
واإلنتاج الفكري ،القاهرة ،الدار العربية للكتاب.1996،
علي محمد منصور ،مبادئ االدارة أسس ومفاهيم ،مجموعة النيل العربية ،مدينة
مصر القاهرة ،ج.م.ع .طبعة.1999 1
مراجع اجنبية:
Waldman .S. (2011.july). Information needs of communities. Retrieved 10 two. 2012.
From federal communities.