‫نظم المعلومات اإلدارية‬

‫مقدمة‪:‬‬

‫هي النظام الذي يتكون منه اشخاص‪ ،  ‬و ادوات ‪ ،‬و معدات ‪ ،‬و اجهزة ‪ ،‬و هي‬
‫تستخدم من أجل جمع و تخزين و تنظيم و نقل المعلومات تلك األنظمة من الممكن أن‬
‫تكون بسيطه ك التقويم او ‪ ،‬المذكره ‪  ،‬و من الممكن أن تكون معقدة مثل نظام قواعد‬
‫البيانات التي تستخدمها الحواسيب من اجل ادارة كميات كبيرة من المعلومات‪.‬‬

‫النظام هو عبارة عن مجموعة من العناصر التي تتكامل مع بعضها البعض من أجل‬

‫تحقيق هدف معين‬

‫(‪)Input – processing – output – feedback‬‬

‫ثانيا ً خصائص نظام المعلومات االدارية‪ "-‬يتصف النظام بمجموعة من الخصائص‬

‫يمكن تحديد أهمها –‬

‫‪  ‬هدف النظام ‪-‬البد أن يكون لكل نظام في الكون هدف يسعى إلى تحقيقه وإال‬ ‫‪.1‬‬
‫ال مبرر لوجوده و بعد تحديد الهدف العام للنظام يمكن أن نحدد األهداف‬
‫الفرعية لكل عنصر من العناصر المكونة للنظام التي يجب أن تعمل معا‬
‫بتناسق تام ليحقق كل عنصر هدفه الذي يسهم في تحقيق الهدف العام لنظام ‪.‬‬

‫على سبيل المثال الفنادق لديها هدف عام هو إنتاج سلع وتقديم خدمات وكل قسم في‬
‫الفندق له هدف فرعي مثل قسم اإلنتاج ‪ ،‬التسويق ‪,‬الموارد البشرية حيث مجموع‬
‫أهداف هذه األقسام يساوي الهدف العام للفندق ‪.‬‬

‫‪  ‬مستويات النظام – يحتوي كل نظام في الكون على عدد من النظم الفرعية‬ ‫‪.2‬‬
‫مجموعها يمثل النظام الكلي العام و ألغراض الدراسة والتحليل يفضل أن‬
‫نحدد النظام العام ثم نحدد النظم الفرعية بداخله ومخرجات كل نظام فرعي‬
 ‫تكون مدخالت نظام فرعي آخر كما أن انتقال مخرجات أي نظام فرعي‬
‫لتصبح مدخالت نظام فرعي آخر يتم عبر حدود كل نظام فرعي مثال‬
‫مخرجات قسم اإلنتاج هي سلع وخدمات‪  ‬تكون مدخالت مثال لقسم التسويق‬
‫لغرض بيع هذه السلع ‪.‬‬

‫‪  ‬الكلية والشمول – أن النظام ككل واحد ليس مجرد مجموع أجزائه‬ ‫‪.3‬‬
‫وعناصره أنه في الواقع نتاج تفاعل األجزاء والمكونات واألجزاء وينتج منها‬
‫نظاما يقوم على قاعدة التفاعل والتكامل المتبادل لمكوناته وعناصره أو نظمه‬
‫الفرعية ‪.‬كما يجب النظر إلى كل نظام فرعي على أنه جزء من كل أي التأكيد‬
‫على النظرة الكلية واالبتعاد عن النظرة الجزئية في عالقة أجزاء النظام‬
‫بالنظام الكلي ‪.‬‬

‫‪  ‬التكيف – يقصد به قدرة النظام على االستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية ‪،‬‬ ‫‪.4‬‬
‫و النظم المفتوحة وشبه المفتوحة تمتاز بقدرتها على االستجابة لمتغيرات‬
‫البيئة الخارجية وتعتبر النظم شبه المفتوحة أكثر قدرة على التكيف والوصول‬
‫إلى حالة التوازن من خالل عالقتها بالبيئة الخارجية وذلك بسبب قدرتها على‬
‫السيطرة على متغيرات البيئة الخارجية من خالل عملية التغذية العكسية‬
‫والرقابة ‪.‬‬

‫نشأة نظم المعلومات‪:‬‬

‫نشأت نظم المعلومات على اساس انها فرع من فروع علم الحاسب ‪ ،‬وذلك من أجل‬
‫فهم وإدارة المنظمات و الشركات ‪ ،‬و من ثم بعد ذلك نشأ تطورا كبيرا حتى أصبح‬
‫مجاال أساسيا و رئيسيا في إدارة البحوث و الدراسات المختلفة ‪ ،‬و اصبح يمثل‬
‫تخصصا يتم تدريسه في الجامعات الكبرى و ايضا المدارس التجارية في جميع دول‬
‫العالم‪.‬‬
 ‫حيث ان ادارة المعلومات من أحد أهم الموارد الخمسة المطلوبة من أجل تشكيل‬
‫المؤسسة و هذا باإلضافة إلى الموارد البشرية والمواد الخام وكذلك رأس المال‬
‫باالضافة طبعا الى االالت و المعدات ‪ ،‬و هناك العديد من الشركات التي قامت‬
‫بتطوير نظم المعلومات كنظام مستقل ‪ ،‬حيث انها قامت من خالل منصب رئيس قسم‬
‫المعلومات وجعلته منصبا مساويا مع منصب الرئيس التنفيذي من حيث األهمية و‬
‫هذا لما له من اهميه كبيره‪.‬‬

‫أنواع نظم المعلومات‪:‬‬

‫مع التطورات الكثيرة التي تحدث من تقدم التكنولوجيا أصبح للمعلومات أهمية كبيرة‬
‫في الصناعات والشركات الكبري ‪ ،‬حتي انها‪  ‬تكون علي دراية كبيرة مع المنتجات‬
‫التي يتم توزيعها في األسواق و كيفية تحديد االشياء الالزمه ل بيعها او عرضها ‪ ،‬و‬
‫من هنا ظهرت الحاجة إلى نظم المعلومات و التي تهتم بشكل كبير بتطوير واستخدام‬
‫البنية االساسية من اجل تقنية المعلومات و ذلك في أي منظمة و أن كل نوع من نظم‬
‫المعلومات له دوره الخاص في التعامل مع المعلومات و فيما يلي سوف نعرض‬
‫اهمها‪:‬‬

‫‪  ‬نظم إدارة قواعد البيانات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬نظم الدعم في اتخاذ القرارات‪. u‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬النظم الحقائقية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬نظم‪ ‬المعلومات االداريه‪. ‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬نظم المعلومات الجغرافية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬نظم المعلومات الببليوغرافي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬نظم استبعاد المعلومات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

 ‫‪  ‬نظم البحث و التدقيق ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نظم المعلومات اإلدارية باالنجليزية ‪ Management Information‬هي نوع من‬

‫أنواع تقنية المعلومات وتعتبر من تخصصات الحاسوب الجديدة حيث أن‪  ‬نظم‬
‫المعلومات اإلدارية أو ما يعرف باسم (‪ )MIS‬يجمع ما بين تقنية المعلومات وعلوم‬
‫الحاسبات واإلدارة هدفها بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية تعمل على مساعدة‬
‫المؤسسات المختلفة للقيام بأعمالها‪ ،‬وتقوم بعدة وظائف‪ ،‬المساعدة المكتبية والقيام‬
‫بالمهمات المحاسبية وتنظيم االجتماعات‪ ،‬وكل ما يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ‬
‫القرار‪.‬‬

‫كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات اإلدارية يخفف من األعباء‪،‬‬

‫والمصاريف المالية على الموظفين‪ ،‬ويتغلب على العديد من سلبيات العمل البشري‬
‫الذي قد يتسبب بها الملل من العمل واألخطاء البشرية الروتينية أو عدم وجود‬
‫الحوافز المعنوية الالزمة‪ .‬كما تساعد على تضخيم حجم المؤسسات‪ .‬كما أن امتالك‬
‫المؤسسات لنظم المعلومات اإلدارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة‬
‫العمل‪ .‬ولكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات اإلدارية على‬
‫التخلص من المستندات الورقية‪.‬‬

‫يهدف قسم نظم معلومات إلى إيجاد متخصصين متمكنين الحاسب والبرمجة في‬
‫مجال العلوم اإلدارية والمحاسبية والتجارية وتحليل وتصميم النظم وقواعد البيانات‬
‫وإدارة تطوير البرامج وإدارة مراكز المعلومات‪ ،‬ويدمج التخصص بين الحلول التي‬
‫تقدمها تقنية المعلومات والعمليات اإلدارية لتنفيذ المشاريع ويركز المتخصصون في‬
‫هذا المجال على المعلومات التي يقدمها نظام الحاسب لمساعدة البرامج والمشاريع‬
‫والعمليات اإلدارية والمحاسبية في تحديد أهداف المنظمة لتطبيق وتطوير تقنية‬
‫المعلومات واستخدامها في األعمال اإلدارية‪.‬‬

‫والمتخصص في مجال نظم المعلومات يجب أن يكون قادراً على فهم الجوانب الفنية‬
‫‪ Technical Factors‬والجوانب التنظيمية ‪ Organizational factors‬ليـكون‬
 ‫قادر على تحديد المشكلة وتحليل النظام وتصميم وتطبيق نظام قادر على تلبية‬
‫احتياجات المنظمات واألفراد‪ .‬بمعنى آخر المتخصص في مجال نظم المعلومات‬
‫يجب أن يعمل كجسر أو حلقة وصل بين اإلدارة والمتخصصين‪ u‬في الجوانب الفنية‬
‫فهو الذي يفهم اللغة المشتركة بين الفنيين واإلداريين في المنظمات ويجعلهم يعملون‬
‫بانسجام ويفهم كل منهم األخر ولذلك من المهم جداً للمتخصص في مجال نظم‬
‫المعلومات أن يكون لديه مهارات اتصال عالية ليكون قادراً على التعامل مع‬
‫أشخاص من مختلف المستويات والتخصصات‪.‬‬

‫ويغطي القسم أغلب مجاالت البحث في نظم المعلومات تحليل‪ ‬وتصميم النظم‪ ‬وتطوير‬

‫البرامج وإدارة المشاريع ونظم دعم القرارات ونظم المعلومات اإلدارية وإدارة‬
‫مراكز الحاسب اآللي والمعلومات وفي الموارد البشرية والتواصل في العالقات‬
‫العامة كما يجب أن يكون لديه القدرة في حماية أنظمة الحاسبات والبرامج بالمؤسسة‬
‫ويعمل على تطوير برامج الحمايه واإلنذار للمحافظة على سالمة البيانات‬
‫والمعلومات علي جميع اجهزه الحاسب بالمكان كما يكون لديه القدرة على التعامل‬
‫مع المشاكل التي تواجه مستخدمي الحاسبات المؤسسه او الشركه التي يعمل بها‪.‬‬

‫وتهدف أيضا إدارة المعلومات إلى المراجعة على جميع االدارات الموجودة‬
‫بالمؤسسة أو الشركة مثل إدارة الحسابات وإدارة األفراد وشؤون العاملين والعالقات‬
‫العامة مراجعة جميع التقارير المقدمة لإلدارة المختصة بالشركة أو المؤسسه‪ ،‬كما‬
‫يقوم مسئول نظم المعلومات بتقديم تقارير للمديرين في جميع اإلدارات بتقييم األداء‬
‫العام للعمل ومقترحات لحل المشاكل التي تواجه المؤسسه او الشركه مما يساعد على‬
‫تجنب وقوع أخطاء فادحة وتالفي أي خسارة تتعرض لها المؤسسة‪.‬‬

‫شروط المعلومات االداريه‪:‬‬

‫يجب ان تتوفر المعلومات المتكونة في مجموعة من الشروط حيث انها توصف بأنها‬
‫معلومات صحيحة وسوف نتناول هذه الشروط‬

‫‪  ‬التوقيت حيث انه كلما كان التوقيت في الحصول على المعلومة مناسبا كلما‬ ‫‪‬‬
‫ساعد ذلك في اتخاذ القرار المناسب ‪.‬‬

‫‪  ‬الدقة يجب ان تكون المعلومات دقيقة و واضحة بجميع تفاصيلها ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪  ‬التأكد من مصدر المعلومة حيث انه كلما كان المصدر جيد كلما كان اتخاذ‬ ‫‪‬‬
‫القرار سليم ‪.‬‬

‫‪  ‬االختصار ليس من الضروري أن تكون المعلومات بها كلمات عديده و‬ ‫‪‬‬

‫كثيره و لكن يكفي ان تكون المعلومات مختصره و واضحه ‪.‬‬

‫‪  ‬الكمال يجب أن تكون المعلومات كامله حتى تمكننا من اتخاذ القرار السليم ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مكونات نظم المعلومات االداريه‪":‬‬

‫نظم المعلومات االدارية تتكون مجموعه من المكونات الرئيسية و هي‪:‬‬

‫البيانات حيث أن البيانات تمثل المكون األول في نظم المعلومات اإلدارية ‪ ،‬حيث‬
‫انه يعتمد عليها ب شكل مباشر و كبير و لذلك فإنه من الضروري أن تكون‬
‫المعلومات كاملة و واضحة حتى تمكن متخذ القرار من اتخاذ القرارات السليمة ‪،‬‬
‫مثل بعد جمع البيانات الكاملة و المتعلقة ب الطباعه سوف يتم شراؤها ‪ ،‬حيث انه‬
‫يجب ان يجب جمع جميع المعلومات الواضحة عن جميع الطابعات ‪ ،‬و األسعار و‬
‫ذلك من أجل اختيار المطبعه المناسبه ‪.‬‬
 ‫المعلومات و يتم تكون المعلومات من خالل ربط جميع البيانات التي تم جمعها في‬
‫الخطوة السابقة ‪ ،‬و يجب ان تكون عملية جمع البيانات صحيحة وذلك حتي تكون‬
‫الخطوات التالية صحيح ‪ ،‬بعد جمع جميع البيانات الالزمة عن الطباعة يتم شراؤها ‪.‬‬

‫وسائل االتصال وهي الطرق التي يمكن من خاللها الربط بين جميع العناصر و‬
‫مكونات نظم المعلومات ب داخل الشركة ‪ ،‬وذلك من أجل التوصل للمعلومات من‬
‫اجل اتخاذ القرارات‪ u‬السليمة و الالزمة بناء على ما تم جمعه من بيانات ومعلومات ‪،‬‬
‫مثل ارسال المعلومات المتعلقة ب الطباعة المتاحة في السوق إلى اإلدارة وبناءا عليه‬
‫يتم اختيار المطبعه المناسبه ‪.‬‬

‫التطبيقات و البرامج يتم من خالل ربط تكنولوجيا المعلومات الحاسوبية ‪ ،‬مع نظم‬
‫المعلومات االداريه و التي تشتمل على كتابة جميع التفاصيل حول القرارات المتخذة‬
‫و البيانات والمعلومات التي تم جمعها ممكن ادي الي الوصول الي هذا القرار وأن‬
‫التطبيقات و البرامج انما هي تعمل على المساهمة في حفظ جميع الخطوات التي يتم‬
‫االعتماد عليها من اجل الحصول علي القرار المناسب ‪.‬‬