‫وجاءت كلمة ‪ Report‬من األصل الالتيني ‪ Reportare‬بمعنى يستعيد أو يحمل إلي أو يرجع إلى‬

‫‪ carry Back To‬أي أن كلمة تقرير تعني أن يحمل شيئا بداخله أو يرجع إلي شيء ما في محتواياته ‪.‬‬
‫‪1‬‬

‫‪1‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬مهارة إعداد التقارير ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.9‬‬
‫شكل رقم (‪ )2-3-24‬يوضح مفهوم التقرير‬
 ‫ومن كل ما سبق يمكن القول بأن التقرير هو ‪ :‬عرض كتابي أو شفوي يتضمن مجموعة من ‪:‬‬
‫الحقائق ‪ : 1‬وقائع تاريخية تمثل واقع األمور سواء كانت ذات صفة شخصية تختص بأشخاص‬ ‫‪‬‬
‫بذاتهم أم كانت ذات صفة نظامية ناتجة عن ممارسة نشاط المنظمة ‪.. .‬أو كانت ذات صفة بيئية‬
‫تمثل واقع األمور في البيئة المحيطة بالمنظمة‪.‬‬
‫البيانات ‪ : 2‬وهي عبارة عن مجموعة من الحقائق غير مترابطة أو غير مهيكلة وهي على‬ ‫‪‬‬
‫صورتها الحالية‪.‬‬
‫المعلومات ‪ : 3‬وهي المعرفة التي تنتج عن معالجة البيانات وتساعد متخذي القرارات في أي‬ ‫‪‬‬
‫منظمة على إتخاذ القرارات الالزمة‪.‬‬
‫يتم توجيهه إلى الرئيس أو المرؤوس أو الزميل أو الجهات الخارجية بهدف إعالم الغير أو تحريك سلوك‬
‫اآلخرين عن طريق اإلقناع (تقديم التوصيات) أو إيجاد حلول لمشكلة حقيقية (تقديم إقتراحات)‪.‬‬
‫أهمية التقرير ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫التقرير له أهمية كبرى في حياة المجتمع على مستوى الفرد والجماعة ‪ .‬فالتقرير يمكن أن يعتبر‬ ‫‪‬‬
‫نوع من أنواع التخطيط العلمي التي تحتاجه المنشأة أو المؤسسة التي طلبت هذا التقرير‪،‬‬
‫وخاصة في األعمال التي في طور اإلنشاء ‪ ،‬أو في طور التجربة والتحديث فيساهم في التنبؤ‬
‫باإلحتياجات المستقبلية‪.‬‬
‫التقارير تساعد كذلك في إتخاذ القرارات الصحيحة والصائبة فإذا كانت معدة بعلمية وصدق‬ ‫‪‬‬
‫وأمانة ‪ .‬كذلك يمكن إعتبارها وسيلة من وسائل تبادل المعلومات بين اإلدارات المختلفة في‬
‫المؤسسة الواحدة‪ ،‬أو المؤسسات التي بينها مشتركات حتى التكون جزءا معزولة عن بعضها‪،‬‬
‫فتساعد في رسم السياسات والقرارات المشتركة‪.‬‬
‫تتبع أهمية التقرير من أنه وثيقة يمكن الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة لذلك وغير ذلك من‬ ‫‪‬‬
‫العوامل المهمة للتقرير‪.4‬‬
‫يوفر التقرير الوقت والجهد للشخص أو الجهة المخاطبة بالتقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تزويد مؤسسات التخطيط على إختالف أنواعها ومواقعها في المجتمع والدولة بنتائج األبحاث في‬ ‫‪‬‬
‫صورة تقارير علمية ‪ ،‬تمكن المسؤول من تطوير حياة الناس‪.‬‬
‫تعمل على إتصال البحث التغني في مختلف مجاالته ومراحله داخل المجتمع ‪ ،‬مما يمكن‬ ‫‪‬‬
‫الباحثين من تجنب التكرار وبعثرة الجهود ‪ ،‬وتعرفهم على الموضوعات الجاري فيها البحث‬

‫‪1‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬نفس المرجع السابق ‪ ،‬ص ‪.10‬‬

‫‪2‬‬
‫هشام صالح سيد ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.42‬‬
 ‫‪3‬‬
‫المرجع سابق ‪ ،‬ص‪.43‬‬

‫‪4‬‬
‫زين كامل الخويسكي ‪ ،‬المهارات اللغوية ‪ ،‬دار المعرفة الجامعية ‪ ،‬مصر ‪2008 ،‬م ‪ ،‬ص‪.194‬‬

‫أو التي انتهى بحثها ‪ ،‬وما قدمته من نتائج سلبية أو إيجابية وما اعترضها من عوائق ومشكالت مختلفة ‪،‬‬
‫مما يتوجب ضرورة إعادتها واكتشاف مواطن الخطأ فيها ‪.1‬‬
‫*أنواع التقرير ‪:‬‬
‫يمكن تقسيم التقارير إلى مجموعات أو فئات كثيرة تختلف باختالف وجهة نظر الباحث إليها ‪ ،‬فقد‬
‫ينظر إليها البعض من زاوية الغرض منها أو وظيفتها وينظر إليها البعض من ناحية فترة إعدادها ‪ ،‬أو‬
‫من حيث خط سيرها ونقلها بين المرسل والمستقبل فمن الناحية الوظيفية تنقسم إلى قسمين ‪:‬‬
‫تقارير التخطيط ‪ :‬وهي التي تختص بالبرامج والعمليات المستقبلية وتساعد اإلدارة في رسم‬ ‫أ‪.‬‬
‫الخطط والسياسات للمنظمة‪.‬‬
‫تقارير الرقابة ‪ :‬تمد اإلدارة بالبيانات وتساعد في رقابة عمليات المنظمة وتحديد النواحي التي‬ ‫ب‪.‬‬
‫تتطلب إجراءات عالجية‪.‬‬
‫تقارير إخبارية ‪ :‬والغرض منها تقديم الحقائق لإلدارة عن مواقف معينة وتبادل المعلومات بين‬ ‫ت‪.‬‬
‫اإلدارات المختلفة وتحقيق التنسيق بينها‪.‬‬
‫أما من ناحية فترة إعداد التقارير فتنقسم إلى ‪: 2‬‬
‫تقارير دورية ‪ :‬وهي تغطي فترة زمنية ثابتة حيث قد تكون تقارير يومية ‪ ،‬أو أسبوعية ‪ ،‬أو ربع‬ ‫أ‪.‬‬
‫سنوية ‪ ،‬أو نصف سنوية ‪ ،‬أو سنوية ويتم تحديد تلك الفترة الزمنية بناء على مجموعة من‬
‫العوامل من أهمها ‪:‬‬
‫درجة حساسية الموضوع الذي يتضمنه التقرير‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إحتياجات ورغبات اإلدارة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إرتباط موضوع التقرير بموضوعات تقارير أخرى لها صفة دورية ثابتة ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مدى الحاجة إلى إتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تقارير غير دورية (إستثنائية) ‪ :‬وهي التي تغطي فترات زمنية غير ثابتة وهي تغطي أحداثا‬ ‫ب‪.‬‬
‫وليس فترات زمنية وتختلف من تقرير آلخر وعادة ما يرتبط إصدار مثل هذه التقارير بوقوع‬
‫أحداث معينة وهي تعتبر بمثابة أداة مساعدة للتخطيط مثل التطورات التكنولوجية في الصناعة‬
‫أو معلومات عن المنتجات المنافسة أو تشريع الضرائب وتأثيرها على األرباح أو نتائج تحليل‬
‫السوق وبحوث العمليات ‪ ...‬ألخ‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫عبد الحميد خليل ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪. 47-46‬‬
 ‫‪2‬‬
‫السيد عليوة ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.52-51‬‬

‫تقارير تحليلية ‪ : 1‬وهي تقارير تتجاوز ذكر وتسجيل البيانات والحقائق إلى تفسيرها وتحليلها‬ ‫ث‪.‬‬
‫ومناقشة مقترحاتها والتوصية بعمل أو إجراء معين ‪ ،‬ومن أنواع هذه التقارير ‪ :‬التقارير‬
‫المحاسبية – تقارير الفحص – التحليالت اإلحصائية – تقارير تحليل المنتج – تقارير دراسة‬
‫السوق – تقارير الرضا الوظيفي‪.‬‬
‫إن التقارير التحليلية تقدم البيانات وحقائق المعلومات مفسره ومحللة لتساعد المسؤولين على إتخاذ‬
‫قراراتهم وتقرير خطوات واتجاهات عملهم المستقبلية ‪.‬‬
‫ومن ثم فهي تودي ثالث وظائف ‪ :‬وظيفة تقديم وعرض الحقائق والمعلومات – وظيفة تفسير وتحليل‬
‫حقائق المعلومات ‪ -‬وظيفة التوصية بالبدائل والحلول ‪ .‬وعلى من يقدم إليه التقرير أن يأخذ هذه البدائل أو‬
‫يعد لها أو يرفضها ‪.‬‬
‫ومن ناحية خط سير التقارير أو توجيهها فقد تكون ‪: 2‬‬
‫تقارير رأسية ‪ :‬أي من خالل المسالك التنظيمية ‪ ،‬فالتقارير المتحركة من األسفل تكون للتبليغ‬ ‫أ‪.‬‬
‫والتنفيذ ‪ .‬أما الصاعدة فعادة ما تنبل معلومات إعالمية ‪ ،‬أنبائية ‪ ،‬وتكون للحفظ والتوثيق‪.‬‬
‫تقارير أفقية ‪ :‬بين اإلدارات واألقسام واألفراد من نفس المستوى وهذه مهمتها عادة التنسيق‬ ‫ب‪.‬‬
‫وتبادل المعلومات‪.‬‬
‫تقارير قطرية داخل المنظمة وخارجها ‪.‬‬ ‫ت‪.‬‬
‫صفحة الغالف ‪ :‬عليها (عنوان التقرير‪ -‬الجهة المقدم إليها التقرير – إسم المعد – تاريخ‬ ‫‪.1‬‬
‫اإلصدار)‪.‬‬
‫صفحة المحتوايات (الفهارس)‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫المقدمة (تكليف أو تطوعي)‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫جسم التقرير‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫عرض النتائج‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫المالحق (جدران – صور‪ -‬بيانات)‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫المراجع( إن وجدت )‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫التوصيات والمقترحات – الخاتمة‪.‬‬ ‫‪.8‬‬

‫‪1‬‬
‫نفسه ‪ ،‬ص ‪.131‬‬

‫‪2‬‬
‫عبد الحميد خليل ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.50‬‬
 ‫‪3‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬السكرتارية وإدارة المكاتب ‪ ،‬ص ‪.51‬‬

‫مصادر جمع المعلومات والبيانات ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫والمقصود بالمعلومات البيانات األولية تلك التي لم تكن معروفة من قبل ‪ ،‬ومن المسائل المستخدمة لجمع‬
‫هذه البيانات ‪ :‬اإلستبانة ‪ ،‬المقابلة ‪ ،‬المالحظة الشخصية والتجارب ‪ ،‬وأما البيانات الثانوية فهي معروفة‬
‫ومعلومة قبل إجراء هذا التقرير ‪ ،‬ومن بين المصادر التي يمكن استخدامها للحصول على المعلومات‬
‫والبيانات الثانوية ‪ :‬ملفات وسجالت المنظمة ‪ ،‬وتقاريرها ‪ ،‬وغيرها من القيود والسجالت ‪،‬باإلظافة إلى‬
‫الكتب والمراجع والدوريات واألبحاث السابقة وغيرها ‪.1‬‬
‫خطوات كتابة التقرير ‪: 2‬‬ ‫‪‬‬
‫وفيه يوضح الكاتب اسم الموضوع الذي يتناوله التقرير ‪ ،‬وتحديد العنوان يبين أن كاتب التقرير‬
‫قد عرف الهدف من التقرير ‪ ،‬وغالبا ما يكون العنوان مرتبطا بخطاب التكليف الذي وجه إلى كاتب‬
‫التقرير ‪.3‬‬
‫‪ /2‬المقدمة ‪:‬‬
‫توضع للتعريف عن الهدف من التقرير ‪ ،‬ويمكن أم تكون في سطور معدودة أو عدد من‬
‫الصفحات حسب حجم التقرير ‪ ،‬وفيها يتم عرض األفكار العامة التي سوف ترد في التقرير وتهيء لما‬
‫يسرد في التقرير ‪ ،‬ويرد فيها اسم طالب التقرير ودرجته الوظيفية ‪ ،‬وأسماء األشخاص الذين أعدوا‬
‫التقرير ‪ ،‬وتحديد زمان ومكان التقرير‪.4‬‬
‫‪ /3‬العرض أو جسم التقرير ‪:‬‬
‫ويشكل الجزء األساسي من التقرير ‪ ،‬وفيه يتم عرض البيانات والحقائق والمعلومات التي توصل‬
‫إليها ‪ ،‬مرتبة ومنظمة ومقسمة إلى أجزاء وفقرات منطلقة من معطيات الوقائع والمشاهدات‪ ،‬تسهل الفهم‬
‫واإلستعاب ‪ ،‬وأي خلل في العرض يؤدي إلى خلل واضح في التقرير ‪ ،‬ويقود بالتالي إلى نتائج خاطئة‬
‫تؤدي إلى إتخاذ القرار الخاطئ ‪.5‬‬

‫‪1‬‬
‫مصطفى نجيب شاويش ‪ ،‬إدارة أعمال المكاتب ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.333‬‬

‫‪2‬‬
‫عباس محجوب ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.115‬‬

‫‪3‬‬
‫عبد هللا علي مصطفى ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.192‬‬

‫‪4‬‬
‫عباس محجوب ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.114‬‬
 ‫‪5‬‬
‫عبد هللا على مصطفى ‪ ،‬ص ‪.193‬‬

‫‪ /4‬الخاتمة ‪:‬‬
‫تقدم تلخيصا ألهم النتائج والتوصيات التي وصل إليها التقرير ‪ ،‬وفيها يطرح للحلول واإلقتراحات‬
‫على ضوء ما ورد في العرض األساسي للتقرير‪ ،‬والخاتمة تمثل اإلجابة على المطلوب في خطاب‬
‫التكليف والتوجيه ‪ ،‬ولذا البد أن تكون الصلة بين الخطاب والعرض األساسي واضحة وقوية ‪.1‬‬
‫‪ /5‬المصادر والمراجع ‪:‬‬
‫يجب وضع قائمة للمصادر المراجع الملحقات التي استعين بها في كتابة التقرير ‪ ،‬حتى يمكن‬
‫الرجوع إليها إذا دعت الحاجة ‪ ،‬ألنها تشكل إثاباتا لما جاء في التقرير من معلومات‪.‬‬
‫‪ /6‬التوقيع ‪:‬‬
‫بعد الفراغ من التقرير البد لكاتب التقرير ومن معاونه أن يكتبوا أسمائهم ودرجاتهم‬
‫الوظيفية ‪ ،‬وتاريخ بداية ونهاية التقرير‪ ،‬وأن يكتبوا بتواقيعهم وذلك نظرا لما للتقرير من أهمية ولما‬
‫يترتب علي من نتائج ‪.2‬‬
‫كاتب التقرير ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫كاتب التقرير يجب أن يكون شخصا ذا صفات مميزة ‪ ،‬تمكنه من القيام بمهمته على الوجه‬
‫المطلوب نظرا لطبيعة بعض التقارير الحساسة ‪ ،‬تمس الناس في صميم سلوكهم ‪ ،‬ومواقفهم ‪،‬‬
‫وأقوالهم ‪ ،‬وإنتمائهم ‪ ،‬بل في ذواتهم ‪ ،‬وحياتهم الراهنة ‪ ،‬والمستقبلية‪ ،‬وحياة أسرهم ‪ ،‬صار من‬
‫الضروري أن تسند مهمة إعداد مثل هذه التقارير إلى عناصر تتصف بخصال عديدة‬
‫مثل ‪:‬النضج‪ ،‬والرزانة ‪ ،‬والعفة ‪ ،‬والنزاهة ‪ ،‬والصدق ‪ ،‬وخشية هللا ‪ ،‬والقدرة على تدبر العواقب‬
‫‪ ،‬إلى جانب الشروط الفنية ‪ ،‬والتقنية األخرى مثل الصفات الذاتية للتعبير وصوغ المعاني‬
‫وتلوين األساليب كما تعنيه القدرة على التصور والتذكر ‪ ،‬والصفات الموضوعية وتعني اإللتزام‬
‫بالنزاهة في التعامل مع اآلخرين وفي اإلخبار عليهم وعرض واقعهم للجهة المسؤولة كما تعني‬
‫الموضوعية الحيادية في األحكام واإلستنتاجات ‪ .‬باإلضافة إلى الصفات األسلوبية ‪ ،‬وهي ما‬
‫يخص الصفات الواجب تحققها في صياغة التقارير بأن تكون صياغة نقية ناصعة متسق واضحة‬
‫مقنعة جذابة ‪ ،‬وهذا يقتضي فصاحة األلفاظ وصحة البناء وجمال األسلوب وقوته ووضوحه ‪.3‬‬

‫‪1‬‬
‫المرجع السابق ‪ ،‬ص ‪.193‬‬

‫‪2‬‬
‫نفسه ‪ ،‬ص ‪.194‬‬
 ‫‪3‬‬
‫عبد الحميد خليل العمامي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪. 55-54‬‬

‫‪ /3-3-2-2‬تنظيم المحتويات ‪:‬‬

‫تمهيد ‪:‬‬
‫لقد كان إلتساع أعمال المنظمات الحكومية والخاصة في العصر الحديث أن ظهرت مشكالت تنظيمية‬
‫وإدارية جديدة لم يكن لها وجود في العصور الماضية ‪ .‬وأبرز هذه المشكالت هي المحفوظات حيث‬
‫توجد اآلن اآلالف من األوراق في كل منظمة تتمثل في الرسائل التي ترد إليها ‪ ،‬ونسخ أو صور‬
‫الرسائل التي تصدر عنها ‪ ،‬وكذلك التقرير والعقود والفواتير ومختلف األوراق الكثيرة األخرى التي‬
‫تتداولها كل يوم ‪ .‬هذه األوراق يتسلمها المختصون فيأخذون فيها اإلجراءات الالزمة ثم يرسلونها للحفظ‬
‫في ملفات (‪ )file‬للرجوع إليها عند الضرورة ‪.1‬‬
‫تعريف المحفوظات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫وهي عبارة عن مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط أي مؤسسة حكومية أو تجارية ويراد‬
‫حفظها للرجوع إليها عند الحاجة ‪.2‬‬
‫ويقصد بالوثيقة أي مادة تحمل معلومات سواء كانت ورق أو شريط أو مسجل أو مصور أو كتاب أو‬
‫خريطة أو إحصائية أو بيان إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات سواء في المنظمات‬
‫الحكومية أو المنشآت اإلقتصادية أو في البنوك ‪.3‬‬
‫وتعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل‬
‫وصول المعلومات إلى المختصين وأيضا تزويد اإلدارة بالحقائق والبيانات واألرقام التي تتيح لهم إتخاذ‬
‫القرارات على أسس موضوعية ‪ ،‬وبالتالي مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها ‪.4‬‬
‫لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغيير في الظروف بحيث يسهل معرفة أماكن الملفات‬
‫وإعادتها إلى أماكنها بعد اإلطالع عليها ‪.5‬‬

‫‪1‬‬
‫مصطفى نجيب شاويش ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.219‬‬

‫‪2‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.148‬‬

‫‪3‬‬
‫هيثم عبد الكريم شعبان ‪ ،‬مبادئ السكرتارية واإلتصاالت اإلدارية ‪ ،‬منشورات جامعة المجمعة ‪ ،‬المملكة العربية السعودية ‪ ، 2010 ،‬ص‪.1‬‬

‫‪4‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬السكرتارية وإدارة المكاتب ‪ ،‬ص ‪.47‬‬
 ‫‪5‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬المملكة العربية السعودية ‪ ، 2008 ،‬ص‪.585‬‬

‫أهمية المحفوظات ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫أصبحت المعلومات بالنسبة للمنظمات الحكومية والغير حكومية والمنشآت التجارية هي‬
‫األساس في إنجاز األعمال بأنواعها المختلفة ‪ ،‬لذلك فقد تمخضت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد‬
‫وهو ‪(:‬ضمان وصول المعلومات إلى أيدي المستفيدين منها بأسرع وقت وأقل جهد وبأدنى تكلفة) لذلك‬
‫إن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب بالنسبة لجسم اإلنسان فهي المصدر الذي يضخ المعلومات لكل‬
‫اإلدارات واألقسام والوحدات بالمنظمة إلنجاز أعمالها ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر األعمال‬
‫الحكومية والتجارية والبنوك مع إختالف أنواعها ‪.1‬‬
‫وتتمثل أهميتها أيضا فيما يلي ‪:‬‬
‫المحافظة على الوثائق من التلف أو الضياع‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المحافظة على سرية الوثائق ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫السرعة في إستعادة المعلومات ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المحافظة على ترتيب ونظافة المكتب‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الصفة القانونية لبعض الوثائق والسجالت‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المحافظة على سرية المعلومات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الحفاظ على تتابع التقدم في المشاريع أو العمليات ‪.2‬‬ ‫‪-‬‬
‫أنواع المحفوظات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫محفوظات نشطة ‪ :‬هي وثائق متداولة ترجع إليها إدارات المؤسسة بصفة مستمرة إلنجاز‬ ‫‪‬‬
‫األعمال اليومية‪ ،‬والبد من وجودها وال يمكن العمل بدونها مثل ملفات الموظفين ‪ ،‬قوائم أسعار‬
‫الخدمات والمنتجات ‪ ،‬ملفات العمالء ‪.3‬‬
‫محفوظات متوسطة النشاط ‪ :‬وهي ما يطلق عليها المؤقتة ‪ ،‬وتتمثل في السجالت والمستندات‬ ‫‪‬‬
‫التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة ‪ ،‬وهذا‬
‫النوع من المحفوظات إما أن يحفظ بوحدات الحفظ الالمركزية في اإلدارات أو أن ترسل لوحدة‬
‫الحفظ المركزي بمركز اإلتصاالت والمحفوظات وذلك وفق التنظيم اإلداري المتبع في كل‬
‫منظمة ‪.4‬‬

‫‪1‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬السكرتارية وإدارة المكاتب ‪ ،‬ص ‪.7‬‬

‫‪2‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.148‬‬

‫‪3‬‬
‫المرجع السابق ‪ ،‬ص ‪.149‬‬

‫‪4‬‬
‫هيثم ‪ ،‬منشورات جامعة المجمع ‪ ،‬ص ‪.1‬‬
‫محفوظات غير نشطة ‪ :‬وهي األوراق التي إنتهت الحاجة إليها بسبب دقتها ‪ ،‬نتيجة لعدم أهمية‬ ‫‪‬‬
‫المعلومات التي تحتوي بالنسبة للعمل في الوقت الحاضر ‪ ،‬ومثل هذه األوراق تعزل في أماكن‬
‫تخصص لتخزينها بطريقة إقتصادية إلى حين التخلص منها وهي الوثائق المنتهية ‪.1‬‬
‫أما الوثائق المستديمة ‪ :‬هي الوثائق التي إنتهت إجراءاتها ولكن يحتمل الرجوع إليها متتقبال مثل الوثائق‬
‫التاريخية ‪ ،‬والوثائق التي تحمي حقوق األفراد والدولة ‪.2‬‬
‫مراحل تنظيم المحفوظات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫أ‪ /‬التصنيف – ب ‪/‬الترقيم – ج‪ /‬الفهرسة د‪ /‬الحفظ‬
‫أ ‪ /‬التصنيف ‪ :‬ويقصد به تكوين مجموعات متشابهة مثل الوثائق ذات الصفات أو الخصائص‬
‫المتجانسة ‪ ،‬وذلك بغرض التعرف على أي منها بسهولة ‪.3‬‬
‫أ ‪ /‬طرق التصنيف ‪:‬‬
‫التصنيف الموضوعي ‪ : 4‬تعتبر هذه الطريقة عملية وتتطلب معرفة دقيقة بالحفظ وهي أكثر‬ ‫‪‬‬
‫طرق التصنيف صعوبة بسبب التشابه في موضوع الورقة المراد تصنيفها مما يتطلب من‬
‫األشخاص العاملين في عملية الحفظ أن يتدربوا على هذه الطريقة تدريبا كافيا‪ .‬وأن عملية‬
‫التصنيف الموضوعي تقوم على أساس نشاط المؤسسة بحيث تتم هذه العملية بطريقة منطقية‬
‫تبدأ حسب األبواب والفصول واألبواب كما هو موضح بالشكل‪.‬‬
‫شكل رقم (‪ )2-3-25‬التصنيف الموضوعي‬
‫شؤون الموظفين ‪:‬‬
‫اإلجازات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫اإلجازات السنوية‬ ‫‪‬‬
‫اإلجازات المرضية‬ ‫‪‬‬
‫اإلجازات الدراسية‬ ‫‪‬‬
‫البعثات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪....................‬‬ ‫‪‬‬
‫‪....................‬‬ ‫‪‬‬
‫( المصدر ‪:‬شريف الحموي ‪ ،‬اإلتجاهات الحديثة في إدارة المكاتب والسكرتاريا ‪ ،‬دار يافا العلمية للنشر والتوزيع ‪ ،‬األردن –عمان ‪،‬‬
‫‪ 2011‬ص‪).152‬‬
‫‪1‬‬
‫مصطفى نجيب شاويش ‪ ،‬إدارة المكاتب واألعمال المكتبية ‪ ،‬ص ‪.226‬‬

‫‪2‬‬
‫اإلدارة العامة لتصميم وتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.59‬‬

‫‪3‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬مرجع سابق ‪،‬ص‪.77‬‬

‫‪4‬‬
‫إجراءات السكرتارية ‪ ،‬اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬ص‪.63‬‬

‫وتمتاز هذه الطريقة بما يلي ‪:‬‬

 ‫سهولة الوصول إلى مستند معين إذ عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫هذه الطريقة تقوم على أساس تقسي الموضوعات إلى أبواب وتقسم األبواب إلى فصول وتقسم‬ ‫‪-‬‬
‫الفصول إلى موضوعات ويمكن اإلستمرارية في التقسيم‪.‬‬
‫ويعاب عليها ‪:‬‬
‫البطء ‪ :‬إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫زيادة التكاليف ‪:‬إذ يحتاج إلى موظفين متدربين وهذا يتطلب دفع أجور عالية قياسا بالعمال‬ ‫‪-‬‬
‫العاديين‪.‬‬
‫التصنيف الجغرافي‪ : 1‬ويقصد به تجميع الوثائق والمخاطبات حسب المناطق الجغرافية أو‬ ‫‪‬‬
‫البلدان‪ .‬ويطلق على الملف إسم البلد أو المنطقة بصرف النظر عن الموضوعات ‪ ،‬وينبثق عن‬
‫هذا الملف (الباب) عدة فصول‪.‬‬
‫ومزايا هذه الطريقة ‪ :‬السهولة ‪ ،‬ألن إستخدام أسماء البلدان والمدن أكثر سهولة من األسماء الشخصية‬
‫كما وأنها تتميز بالثبات ألنها التتغير مثال ‪:‬‬
‫األبواب ‪:‬‬
‫الجامعات المصرية‬
‫الفصول ‪:‬‬
‫جامعة القاهرة‬
‫جامعة اإلسكندرية‬
‫أما عيوبها ‪ -:‬ال يمكن إستخراج ملف أحد األشخاص إال إذا عرف إسمه وعنوان‪.‬‬
‫قد يختلط األمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ‪ ،‬فيضعون بعض الملفات في غير مناطقها‬ ‫‪-‬‬
‫لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ‪.2‬‬

‫‪1‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.152‬‬

‫‪2‬‬
‫هيثم ‪ ،‬ص‪.4‬‬

‫التصنيف الزمني ‪ : 1‬أي تصنيف األوراق حسب تاريخها وإن كانت بالسنة أو الشهر مثل ملفات‬ ‫‪‬‬
‫( ميزانية المنظمة لسنة ‪ 95/1996‬م ايرادات شهر مارس ‪1996‬م)‪.‬‬
 ‫التصنيف اإلسمي ‪: 2‬أي تصنيف األوراق على حسب أسماء أصحابها إن كانوا موظفين أو‬ ‫‪‬‬
‫موظفات بالمنظمة أو جمهور مثل ( محمد‪ ،‬حسن ‪ ،‬سالم ‪ ،‬سفيان ‪.).....،‬‬
‫التصنيف الشكلي ‪ : 3‬وبموجبها يتم تجميع الوثائق المتشابهة حسب شكلها المادي الذي ظهرت‬ ‫‪‬‬
‫فيه بصرف النظر عن الموضوعات التي تضمنها‪.‬‬
‫التصنيف الرقمي ‪ : 4‬وهي من طرق التصنيف شائعة اإلستعمال في البنوك نظرا لسهولة تطبيقها‬ ‫‪‬‬
‫وإمكانية إظافة ملفات إلى ما ال نهاية دون التأثير على ترتيب الملفات ‪ .‬وكذلك سهولة ترحيل‬
‫الملفات القديمة منها ‪ ،‬حيث يتم إعطاء كل ملف رقما متسلسال من ‪ .....1‬إلى ما ال نهاية وهنا‬
‫يجب تقسيم هذه الملفات إلى مجموعات عشرية حتى يسهل إستخراجها وإعادتها ‪ .‬أما عيوبها‬
‫فهي صعوبة معرفة مكان الملف دون معرفة الرقم الخاص به‪ .‬لذلك التصنيف الرقمي يستدعي‬
‫وجود فهرس يتضمن ملخصا ألهم البيانات الموجودة في الملف‪.‬‬
‫ب‪ /‬الترقيم ‪ :‬وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف والفهرسة ‪ .‬ومن هنا تظهر أهميته في ترتيب الوثائق‬
‫تبعا لرموزها التي ستكون عامال أساسيا في إعداد الفهارس لتلك الوثائق‪.‬‬
‫ويعرف الترميز بأنه وضع الرموز للوثائق سواء باألرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو‬
‫باإلثنين معا فتعتبر هذه الرموز أرقاما للوثائق‪.‬‬
‫ب‪ /‬طرق الترقيم ‪:‬‬
‫الترقيم العددي المركب‪ : 5‬ويتم باستخدام األعداد الحسابية التي تبدأ من ‪....... 3-2-1‬إلى ماال‬ ‫‪‬‬
‫نهاية مثل الملفات التي يكتب عليها مثال (‪. )13/6،5/2/3‬‬
‫الترقيم الهجائي المركب ‪ : 6‬ويتم باستخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من أ – ب – ت ‪......‬إلخ‬ ‫‪‬‬
‫مثل الملفات التي يكتب عليها (ل –ن –أ ‪،‬ح‪/‬أ‪/‬و)‪.‬‬
‫الترقيم المزدوج ‪ :‬وهوعبارة عن دمج الحروف العربية مع األرقام الحسابية ‪ .‬وقد استخدمت‬ ‫‪‬‬
‫هذه الطريقة في الترقيم لباقي قصور الهجائية السابقة ألنها محدودة ب ‪ 28‬حرف فقط ‪.‬لذلك تم‬

‫‪1‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.77‬‬

‫‪2‬‬
‫المرجع السابق ‪ ،‬ص‪.78‬‬

‫‪3‬‬
‫هيثم ‪ ،‬ص ‪.5‬‬

‫‪4‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.152‬‬

‫‪5‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.77‬‬

‫‪6‬‬
‫المرجع السابق ‪ ،‬ص‪.78‬‬

‫التغلب على عصور هذه الطريقة بجعل آخرها عدديا وبهذا تكون األرقام مفتوحة إلى ماال نهاية حكمها‬
‫حكم الطريقة العددية المركبة مثل الملفات التي يكتب عليها (ن‪/‬أ‪،5/‬أ‪/‬ب‪.)3/‬‬
‫ج‪ /‬الفهرسة ‪: 1‬‬
 ‫وهي وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحتويها تلك الوثائق بهدف تسهيل إسترجاعها‬
‫بأسرع وقت وأقل جهد‪ .‬كما تعني الفهرسة "إعداد كشوف بأسماء وعناوين األشياء موضوع الحفظ بعد‬
‫ترتيبها على أساس معين يكفل استخراج أي ملف من ملفاتها بأقل جهد وفي أقصر وقت ممكن"‪.‬‬
‫ج‪ /‬خطوات الفهرسة ‪:‬‬
‫يجب اتباع الخطوات التالية ‪:‬‬
‫قراءة الوثيقة أو الرسالة المراد فهرستها وذلك بهدف تقرير الموضوع الذي يجب أن تحفظ تحته‬ ‫‪.1‬‬
‫والذي يحتمل أن تطلب على أساسه هذه الوثيقة أو الخطاب‪.‬‬
‫وضع خط تحت الفقرات الهامة بالخطاب ووضع عالمة مميزة أمام هذه الفقرة في الهامش ليدل‬ ‫‪.2‬‬
‫ذلك على رأس الموضوع الذي تدخل تحته الرسالة وعالمة أخرى مميزة أمام الفقرات التي‬
‫تستخدم كعناوين للبطاقات اإلضافية أو بطاقات اإلحالة‪.‬‬
‫يحدد موضوع الخطاب الرئيسي عن طريق اسم الراسل أو الهيئة الصادر عنها الخطاب ثم‬ ‫‪.3‬‬
‫الفقرة الرئيسية التي تشير إلى مضمون موضوع الخطاب طبقا لرؤوس الموضوعات المحددة‬
‫في نظام التصنيف الخاص بالمنظمة ‪.‬‬
‫إذا تقرر وضع الخطاب في ملف موضوع خاص ال يظهر بوضوح في عبارات الخطاب فيكون‬ ‫‪.4‬‬
‫على المفهرس كتابة هذا العنوان في أحد أركان الخطاب توطئة لحفظه في ملفه األصلي‪.‬‬
‫يستخرج رقم الملف الخاص بالموضوع من الفهرس ثم يكتب في أعلى الخطاب من اليسار في‬ ‫‪.5‬‬
‫المستندات والوثائق‪.‬‬
‫إذا كانت الوثيقة أو الخطاب تعالج أكثر من موضوع فإنه يتم إرفاقها في أهم موضوع تشتمل‬ ‫‪.6‬‬
‫عليه ثم تعد بطاقات إحالة للموضوعات األخرى وترفق بملف الموضوع اآلخر‪.‬‬
‫إذا وجد أن موضوع الرسالة جديد من نوعه ولم يسبق أن تم إنشاء بطاقة فهرس له يتم فتح ملف‬ ‫‪.7‬‬
‫جديد وبطاقة فهرس جديدة‪.‬‬
‫وهناك نوعان من الفهارس وهي ‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫محمد الصيرفي اإلدارة المكتبية ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.608‬‬

‫أ‪ /‬فهرس السجل ‪ : 1‬وهو عبارة قد تكون أوراقه سائبة يخصص عدد منها لكل حرف من حروف الهجاء‬
‫كما يوجد بين كل حرف الحرف الذي يليه ورقة ال صلة تكون عادة من الورق المقوى وذات لون خاص‬
‫ويكون بارز يحمل الحرف الهجائي المميز لها‪ ،‬من مزاياه أنه سهل اإلستخدام واإلعداد‪ -‬سهولة الحصول‬
‫على ملفات من أماكنها ورجوعها إلى تلك األماكن أهم عيوبه صعوبة اإلضافة له أو الحذف منه –‬
‫تعرضه للتلف السريع عدم سرية المعلومان ألنه مكشوف‪.‬‬
 ‫ب‪ /‬فهرس البطاقة ‪ : 2‬ويتكون هذا النوع من الفهارس من مجموعة بطاقات ذات قياسات موحدة (‪5*3‬‬
‫بوصة) أو (‪ 6*4‬بوصة) أو (‪ 8*5‬بوصة) وترتب البطاقات في جوارير أو على حامل دائري ‪ ،‬وترتب‬
‫البطاقات المكونة من جميع الملفات الموجودة في التصنيف سواء كانت أبواب أو فصول أو موضوعات‪.‬‬
‫وحسب الطريقة التي تم إتباعها في التصنيف ‪ ،‬وهي نوعين ‪ :‬إرشادية – عادية ‪.‬‬
‫بطاقات إرشادية ‪ : 3‬مستطيلة ولها بروز من الناحية اليمنى من أعلى أو من أماكن مختلفة من‬ ‫‪-‬‬
‫الحافة العلوية للبطاقة ‪ ،‬للداللة عليها من بطاقات حيث يكتب على هذا البروز الرقم الخاص‬
‫بالملفات اإلدارية أو الملفات اإلسمية‪.‬‬
‫بطاقات عادية ‪ : 4‬مستطيلة الشكل أيضا وتخصص واحدة منها لكل ملف ‪ ،‬يسجل عليها اسم‬ ‫‪-‬‬
‫الملف ورقمه ومكان وجوده في أجهزة الحفظ ‪ ،‬من مزاياها سهولة اإلضافة لها أو حذف منها –‬
‫تعيش لمدة طويلة – تحافظ على سرية المعلومات‪.‬‬
‫د‪ /‬الحفظ ‪: 5‬‬
‫وهو عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل األرشيف بنظام‬
‫محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أي وثيقة منها بسرعة عند الحاجة‪.‬‬
‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة األسس والقواعد اآلتية ‪:‬‬
‫التأكد من إنتهاء إجراءات معالجة الورقة قبل البدء في حفظها‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان يتفق عليه‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة أوال بأول دون تأجيل‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة‪.‬‬ ‫‪o‬‬

‫‪1‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬اإلدارة المكتبية ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.612‬‬

‫‪2‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.159‬‬

‫‪3‬‬
‫هيثم ‪ ،‬ص‪.13‬‬

‫‪4‬‬
‫المرجع السابق ‪ ،‬ص‪.13‬‬

‫‪5‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬ص‪.81‬‬

‫ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام متسلسلة حسب تواريخ حفظها ويوضع الرقم سواء باليد أو‬ ‫‪o‬‬
‫بالرقامة في الجهة اليسرى العلوية‪.‬‬
‫إعداد قائمة محتويات لكل ملف تسجل فيه كافة األوراق أوال بأول‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫د ‪ /‬طرق الحفظ ‪:‬‬
 ‫أ ‪ /‬طريقة الحفظ الرأسي ‪ vertical 1:‬والفكرة األساسية في هذه الطريقة هي وضع جميع الرسائل‬
‫والمستندات الخاصة بشخص أو موضوع واحد في ملف خاص ‪ ،‬ثم تحفظ الملفات وراء بعضها في‬
‫وضع رأسي ‪ ،‬في أدراج ذات حجم مناسب لهذا الغرض ‪ ،‬بحيث يكون كعب الملف إلى أسفل فتحته إلى‬
‫أعلى ‪ ،‬وتبرز منها زوائد صغيرة يكتب عليها اسم الشخص أو الموضوع أو حروف أو أرقام يمكن‬
‫بواسطتها التعرف على ما يراد استخراجه بسرعة‪.‬‬
‫مزاياها ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫حماية الخزانات من األتربة والحريق‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫يمكن قراءة الملفات بسهولة‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫الملفات متقاربة مما يقلل من إحتمال ضياع المستندات‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫عيوبها ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحتاج إلى مساحة إضافية أمام الخزانة حتى يمكن فتح األدراج‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫مكلفة‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫اليستطيع أكثر من شخص واحد أن يعمل في الخزانة الواحدة ‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬
‫ب ‪ /‬طريقة الحفظ المعلق ‪ suspension 3:‬لقد لوحظ أن الملفات عند حفظها حسب الطريقة الرأسية‬
‫السابقة فإنها تتلف بمضي الزمن مهما حوفظ على هذه الملفات ‪ ،‬وذلك بسبب إحتكاك كعب الملف بقاع‬
‫الدرج ‪ .‬فذلك فقد غير تصميم الدرج قليال ‪ ،‬بحيث تكون فيه معلقة رأسيا من طرفها إلى سلكين سميكين‬
‫ممتدين على حافة درج الحفظ ‪ ،‬بحيث يمكن تحريك الملفات بسهولة على هذين السلكين ‪ .‬كما يمكن‬
‫فتحها من غير حاجة إلى رفعها من مكانها وإخراجها من الدرج عند الحاجة إلى اإلطالع على بعض‬
‫األوراق المحفوظة فيها ‪ .‬ومن ميزاتها كذلك أن الملفات المحفوظة بهذه الطريقة ال تتلف بسرعة ‪ ،‬وذلك‬
‫لعدم احتكاكها بقاع الدرج المحفوظ فيه ‪ ،‬ويمكن أن تستخدم طريقة الحفظ المعلق الرأسي أو الحفظ‬
‫المعلق الجانبي أو طرق معلقة أخرى حسب معدات الحفظ المستعملة‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫مصطفى نجيب شاويش ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.236‬‬

‫‪2‬‬
‫هيثم ‪ ،‬ص ‪.18‬‬

‫‪3‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.161‬‬

‫طريقة الحفظ الرأسي المعلق ‪ :‬وفقا لهذه الطريقة يكون الملف معلق بين جوانبه بواسطة سلكين‬ ‫ث‪.‬‬
‫أو قضيبين ممتدين على حافتي درج الحفظ ليسهل تحريك الملفات واإلطالع على بعض األوراق‬
‫بدون الحاجة إلى إستخراج الملف ‪ ،‬ومن مزايا هذه الطريقة أن الملف المعلق يحفظ مكانا ثابتا‬
‫لملف التداول ويحميه من التمزق والتلف – في حالة طلب ملف التداول يمكن تدوين مالحظة‬
‫على بطاقة مخصصة لذلك توضع محل الملف لمعرفة مكان الملف المحافظة عليه من الضياع‬
‫– من األفضل أن يستخدم الملف المعلق من أجل التداول بل يفضل استخدامه كحافظة لملف آخر‬
‫مصنوع من الكرتون الخفيف والذي تثبت فيه المعامالت ويستعمل للتداول ‪.1‬‬
‫د*‪ /1‬إجراءات حفظ األوراق في الملفات ‪:‬‬
‫ترميم األوراق الممزقة إن وجدت ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما لتحديد مكان التخريم ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تهذيب األوراق أي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى ‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬
‫ترتيب األوراق تبعا لرموزها أو تواريخها‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫إيداع األوراق بالملفات ‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد أو بالرقامة)‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫تثبيت األوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغالف الملف الداخلي ‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫إجراء المراجعة الالزمة للتأكد من سالمة الحفظ ‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫حفظ الملفات في األوعية إن كانت أرفف أو أدراج أو دواليب ‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫‪/ 4-1-3-2‬مهارات إستخدام البريد الوارد ‪:‬‬
‫المفهوم ‪ :‬يقصد بالبريد الوارد جميع المراسالت التي ترد إلى المنظمة سواء أكانت عن طريق البريد أو‬
‫المراسلين وذلك بأي شكل من األشكال المكتوبة مثل الخطابات أو البرقيات أو الشيكات أو إيصاالت أو‬
‫عقود أو مذكرات أو تقارير ‪.3‬‬

‫‪1‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬اإلدارة المكتبية ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.655‬‬

‫‪2‬‬
‫حسن خليفة سليمان ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.82‬‬

‫‪3‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬اإلدارة المكتبية ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.224‬‬

‫إجراءات البريد الوارد ‪: 1‬‬ ‫‪‬‬

‫تجميع البريد واستالمه (من مصادر قدومه) ‪ :‬يرد للمنظمة العديد من الرسائل يوميا وربما أكثر‬ ‫أ‪.‬‬
‫من مرة في اليوم ‪ ،‬سواء عن طريق جهاز البريد ذاته أو بواسطة ناقلي البريد على شكل برقيات‬
‫أو رسائل فاكس أو بريد اإللكتروني أو غير ذلك من الرسائل التي يمكن بها قدوم البريد‪.‬‬
 ‫فرز وتصنيف البريد ‪ : 1‬وفق فئات معينة أولوية التعامل معه ‪ :‬وتقضي بأن يتم التعامل مع‬ ‫ب‪.‬‬
‫الرسائل العاجلة أوال‪ ،‬فمثال يتم فرز البريد إلى بريد سريع (ممتاز) وبريد الدرجة األولى والبريد‬
‫الشخصي ‪...‬إلخ‪.‬‬
‫فتح البريد ‪ : 3‬ويجب رفع أي أوراق أو ملفات ال تخص البريد من على المكتب لتفادي التداخل‬ ‫ت‪.‬‬
‫في األوراق واإلرباك ‪ ،‬ثم التأكد من وجود جميع األدوات التي تحتاجها على المكتب ‪ ،‬وبخاصة‬
‫سجل العمل اليومي وسجل البريد الوارد ‪ ،‬وبعد ذلك يجب وضع المغلفات على المكتب لتجنب‬
‫قطع األوراق التي بداخلها ثم استخدام آلة فتح الخطابات سواء كانت يدوية أو آلية ‪ .‬إذا تم فتح‬
‫مغلف وصل إلى المكتب بطريق الخطأ يجب إعادة إغالقه باستخدام الشريط الالصق مع التوقيع‬
‫عليه وكتابة عبارة (فتح عن طريق الخطأ ) ثم إرساله إلى صاحبه ‪.‬‬
‫ختم البريد ‪ :‬يجب ختم كل رسالة واردة بختم بريدي يوضح تاريخ وموعد ورودها مع ترقيمها‬ ‫ث‪.‬‬
‫برقم مسلسل ‪ ،‬بينما تستخدم بعض المنظمات آلة ترقيم وتسجيل لتاريخ ووقت اإلستالم ‪ ،‬ويفضل‬
‫استخدام الخاتم البريدي إذا كانت هناك حاجة إلى تسجيل بعض البيانات اإلضافية على الرسالة‬
‫والتي تفيد في أغراض توجيهها ومتابعتها وحفظها وفيما يلي الشكل رقم لهذا الخاتم ‪:‬‬
‫شكل رقم (‪ )2-3-26‬ختم البريد‬
‫(اسم الجهة الموجهة إليها الرسالة)‬ ‫إلى‪.......‬‬
‫المرفقات‬ ‫رقم الوارد ‪...............‬‬
‫رقم و تاريخ‬ ‫تاريخ الورود ‪..........‬‬
‫الرد‪....................‬‬
‫الوقت ‪................‬‬
‫( المصدر ‪:‬اإلدارة العامة لتصميم وتطوير المناهج ‪ ،‬إدارة وتقنيات المكاتب ‪ ،‬المؤسسة العامة للتعليم والتدريب الفني‬
‫والمهني ‪ ،‬المملكة العربية السعودية ‪2008 ،‬م ‪ ،‬ص‪)137‬‬

‫وإذا كانت الرسالة الواردة تحتاج إلى عناية أكثر من جهة واحدة أو يلزم اإلطالع عليها من عدة‬
‫مسؤولين فيفضل أن يرفق بها مذكرة توجيه أو بطاقة توجيه كما يطلق عليها أحيانا ‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬ص‪.137‬‬

‫‪2‬‬
‫المرجع السابق ‪ ،‬ص‪.137‬‬

‫‪3‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.137‬‬

‫وهذه البطاقة عبارة عن ورقة نموذج صغيرة يوضح عليها أسماء اإلدارات في المنظمة ويعم مسؤول‬
‫البريد بالتأشير أمام اإلدارات التي تهمها الرسالة ‪.1‬‬
‫ه‪ .‬القيد في دفتر الوارد ‪ : 2‬يتم تسجيل البريد في دفتر الوارد حيث يأخذ أرقاما مسلسلة يبدأ برقم ‪ 1‬من‬
‫شهر يناير ويستمر حتى نهاية العام ‪.‬‬
 ‫و‪ .‬تقديم البريد للمدير‪ : 3‬بعد قراءة الرسائل واإلطالع عليها يقوم السكرتير بتقسيم البريد إلى األقسام‬
‫اآلتية ‪:‬‬
‫‪ -‬رسائل يرد عليها المدير نفسه ‪.‬‬
‫‪ -‬رسائل يمكن أن يرد عليها نائب المدير أو شخص آخر من إدارة أخرى أو نفس اإلدارة ‪.‬‬
‫‪ -‬رسائل يمكن للسكرتير أن يقوم بالرد عليها ‪.‬‬
‫ز‪ .‬توزيع البريد الوارد ‪ : 4‬بعد إنتهاء المدير من اإلطالع على البريد ‪ ،‬يجب استخدام سجل البريد‬
‫اليومي لتوزيع الرسائل للرجوع إليه باستمرار لمعرفة حركة الرسائل ومتابعتها ‪.‬‬
‫‪ -‬استخدام نموذج اإلجراءات المطلوب اتخاذها لتوزيع الرسائل التي يطلب المدير بشأنها المعلومات ‪ ،‬أو‬
‫الرد عليها ‪ ،‬وإذا كانت الرسائل تستلزم توزيعها على أكثر من شخص لإلطالع عليها يجب استخدام‬
‫نموذج تعميم البريد إلطالع األشخاص على الرسالة ومن ثم إعادتها ‪.‬‬
‫‪ -‬يجب استخدام نموذج التوزيع التالي كي ال تضطر للتأشيرة أو الكتابة على الوثائق ‪:‬‬
‫شكل رقم (‪ )2-3-27‬نموذج تعميم‬
‫نموذج تعميم‬
‫التاريخ ‪/ /‬‬ ‫من‪.........‬‬
‫الموضوع ‪.............‬‬
‫التوقيع‬ ‫التاريخ‬ ‫مدير المبيعات‬
‫مدير المشتريات‬
‫رئيس قسم المحاسبة‬
‫يعاد إلى ‪....................‬‬
‫( المصدر ‪ :‬محمد الصيرفي ‪ ،‬السكرتير الناجح ‪ ،‬مؤسسة حورس الدولية ‪ 144 ،‬شارع طيبة سبورتنج ‪ ،‬ص‪)162‬‬

‫‪1‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.80‬‬

‫‪2‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.236‬‬

‫‪3‬‬
‫شريف الحموي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.140‬‬

‫‪4‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.77‬‬

‫متابعة البريد الوارد ‪ :‬على الرغم أن مسؤولية الرد على الرسائل هي مسؤولية اإلدارة المرسل‬ ‫أ‪.‬‬
‫إليها إال أن وحدة البريد الوارد تقع عليها مسؤولية متابعة الرد على هذه الرسائل ولذلك ترسل‬
‫إدارة البريد الوارد أحيانا مذكرة استعجال أو مذكرة متابعة لإلدارة المختصة لحثها على الرد‬
‫وتثبيت ذلك في خانة المتابعة في دفتر الوارد‪.‬‬
‫‪ /4‬مهارات التعامل مع البريد الصادر ‪:‬‬
 ‫ويقصد به كل الخطايا واإلستفسارات وغير ذلك من المكاتبات التي ترسلها المنظمة إلى عمالئها وإلى‬
‫مورديها وإلى الجمهور بوجه عام ‪.1‬‬
‫‪ /*4‬خطوات معالجة البريد الصادر ‪:‬‬
‫جميع البيانات لكتابة الرسالة ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫إمالء الرسالة وكتابتها ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫توقيع الرسالة من قبل المدير ‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تسجيل وتقييد المراسالت الصادرة في سجل البريد وتحدد لها األرقام المسلسلة طبقا لسنة‬ ‫‪.4‬‬
‫التسجيل المالية أو الميالدية ‪.‬‬
‫يسجل رقم الصادر وتاريخ اإلصدار على أصل وصورة الرسالة بجوار رقم الملف ويختم بخاتم‬ ‫‪.5‬‬
‫خاص لذلك ‪.3‬‬
‫طي الرسالة ووضعها في المغلف المناسب مع مرفقاتها ‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫طباعة عنوان المرسل إليه على المغلف أو على الرسالة إذا استخدم المغلف ذا الفتحة الشفافة ‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫تشميع المغلف ووضع الطوابع عليه سواء الطوابع العادية أو بواسطة آلة ختم الطوابع ‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫وضع المغلفات في صندوق البريد ‪.4‬‬ ‫‪.9‬‬

‫‪1‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬السكرتير الناجح ‪ ،‬مؤسسة حورس الدولية ‪ 144 ،‬شارع طبية – سبورتنج ‪ ،‬ص‪.162‬‬

‫‪2‬‬
‫رشيد نمر وآخرون ‪ ،‬مرجع سابق ‪.52 ،‬‬

‫‪3‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.162‬‬

‫‪4‬‬
‫رشيد نمر وآخرون ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.164‬‬

‫المبحث الثالث‬
‫اإلجتماعات واإلتصاالت‬
‫‪ /1-3-3‬اإلجتماعات ‪:‬‬
‫تـمـهـيـد ‪:‬‬
‫تلعب اإلجتماعات دورا هاما عند مختلف الجماعات والمنظمات اإلنسانية ومنشآت األعمال‬
‫على إختالف أنواعها ‪ .‬واإلجتماعات على كافة صورها وأشكالها تتمثل في عدد من األفراد قد يكون‬
 ‫إثنين أو أكثر وقد يصل العدد إلى المئات كما هو الحال في المؤتمرات أو في إجتماعات الجمعية‬
‫العمومية للشركات المساهمة العامة ‪ ،‬يجتمعون معا لدراسة ومناقشة موضوع مشترك يهمهم جميعا‬
‫والوصول إلى قرارات معينة بشأن هذا الموضوع ‪.‬‬
‫ومدير المكتب أو السكرتير الخاص قد يطلب منه رئيس المكتب القيام بسكرتارية بعض‬
‫اإلجتماعات التي تعقد في مكتب وتحت رئاسته ‪ .‬لذلك يجب على مكتب الرئيس والسكرتير الخاص أن‬
‫‪.1‬‬
‫يلما بالجوانب الفنية المتصلة بإدارة اإلجتماعات‬
‫مفهوم اإلجتماع ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫هو لقاء مجموعة من األفراد ينتمون غالبا إلى كيان تنظيمي واحد ‪ ،‬يجتمعون بشأن تبادل األفكار‬
‫والمعلومات والمنفعة المشتركة ‪ ،‬وذلك بغرض إتخاذ القرار لحل مشكلة ما ‪.2‬‬
‫أهمية اإلجتماعات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبير عن آراءهم ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تمكن من الوصول إلى قرارات على أساس كافي من الدراسة والمناقشة ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫عادة ما تمثل وجهات النظر المختلفة ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تتيح الفرصة لألفراد من مختلف المستويات والتخصصات والخبرات على التقابل والتفاعل‬ ‫‪.4‬‬
‫والتناقش ‪.‬‬
‫عادة ما يتقبل األفراد القرارات التي تتخذ عن طريق اإلجتماعات بصدر رحب نظرا لصدورها‬ ‫‪.5‬‬
‫عن الجماعة ‪.‬‬
‫عادة ما يكون لكل فرد في هذه اإلجتماعات صوت واحد مهما كان مركزه الوظيفي ‪.3‬‬ ‫‪.6‬‬

‫‪1‬‬

‫‪www.faculty.ksu.sa./Alnasrullah/Document.p‬‬

‫‪2‬‬
‫أحمد ماهر ‪ ،‬مهارات إدارة اإلجتماعات ‪ 24 ،‬شارع زكريا غنيم – اإلبراهيمية ‪ ،‬اإلسكندرية ‪ ، 2008 ،‬ص‪.13‬‬

‫‪3‬‬
‫خضير كاظم حمود ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.168-167‬‬

‫أنواع اإلجتماعات ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫هناك العديد من التصفيات التي حاول أصحابها تصنيف اإلجتماعات وتحديد أنواعها ‪ ،‬وعل‬
‫الرغم من تنوع هذه اإلجتماعات وإختالف تصنيفاتها إال أنه يمكن تحديد أكثر اإلجتماعات شيوعا وهي‬
‫كاآلتي ‪:‬‬
‫إجتماعات توصيل المعلومات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إجتماع الحصول على المعلومات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجتماعات حل المشكالت ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إجتماعات تكوين اإلتجاهات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اإلجتماع التوجيهي أو اإلرشادي ‪.1‬‬ ‫‪‬‬
‫مفهوم محضر اإلجتماعات ومكوناته ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫هو ملء كتابي وظيفي يعد توثيقا لإلجتماع الرسمي الذي تعقده مؤسسة أو شركة ما ‪،‬‬
‫لمناقشة قضية وإصدار القرارات واإلطالع على أعمال ‪ ....‬ويعد محضر اإلجتماع ‪:‬‬
‫تلخيصا لما دار في اإلجتماع من مناقشات ( دون تفصيل أو تركيز على آراء بعينها)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫أو تسجيال مفصال لكل ما طرح من إفكار وآراء وإعتراضات ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫أو إختصار لإلجتماع بذكر رؤوس الموضوعات ‪ ،‬والقرار المتخذ لكل موضوع ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫وإعداد محضر اإلجتماع ‪ ،‬بصورته النهائية يتم عادة بعد نهاية اإلجتماع ‪ ،‬عن طريق سكرتير القسم ‪ ،‬أو‬
‫من يوكله المجتمعون بأمانة اإلجتماع‪.‬‬
‫ويسبق اإلعداد النهائي لمحضر اإلجتماع ‪:‬‬
‫أ ‪ /‬مرحلة قبل اإلجتماع ‪:‬‬
‫تخصيص ملف لإلجتماع – إعداد جدول األعمال – إعداد الدعوة لإلجتماع وإرسالها ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إعداد قاعة اإلجتماعات ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪1‬‬
‫محمد رجب فضل هللا ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.208‬‬

‫ب ‪ /‬مرحلة أثناء اإلجتماع ‪:‬‬

‫تسجيل المناقشات – تسجيل القرارات ونتيجة التصويت ‪.1‬‬ ‫‪-‬‬
‫ج‪ /‬مرحلة بعد اإلجتماع ‪:‬‬
‫كتابة محضر اإلجتماع – تعلن القرارات ‪ ،‬ويرسل كل قرار لمن سينفذه ‪ ،‬أو لمن يهمه األمر –‬ ‫‪-‬‬
‫تتخذ القرارات ‪ ،‬ويتابع المسؤول ذلك ‪.2‬‬
 ‫وألن محضر اإلجتماع عمل توثيقي ترجع إليه المؤسسة لمعرفة أمر أو إطالع على قرار أو‬
‫استرجاع أحداث ‪ ،‬فإن مكوناته تتضمن بيانات كاملة عن اإلجتماع ‪ :‬عنوانه ‪ ،‬وزمانه ‪ ،‬ومكانه ‪،‬‬
‫‪3‬‬
‫وحضوره ‪ ،‬والغائبين عنه ‪ ،‬وجدول أعماله ‪ ،‬ومناقشاته ‪ ،‬وقراراته ‪ ،‬ووقت إنتهائه بكل دقة ووضوح ‪.‬‬
‫عناصر اإلجتماعات ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫أيا كان شكل اإلجتماع أو حجمه فإنه البد أن يتكون من العناصر التالية ‪:‬‬
‫العنصر البشري ‪ :‬ويتمثل في األفراد المشاركين في اإلجتماع واألفراد المنظمين له سواء‬ ‫‪.1‬‬
‫شاركوا في اإلجتماع أو إقتصر دورهم على محور اإلعداد والتنظيم اإلداري دون المشاركة‬
‫الفعلية في الجلسات ‪.‬‬
‫العنصر المادي ‪ :‬ويتمثل فيما يتعلق بتجهيز مكان اإلجتماع أو تلك الخدمات المادية التي تقدم‬ ‫‪.2‬‬
‫للمشاركين بما يؤدي إلى صالحية اإلجتماع لإلنعقاد بنجاح ‪.‬‬
‫موضوع اإلجتماع ‪:‬هو ذلك الجانب الذي يكسب اإلجتماع شرعية إنعقاده ويتمثل الموضوع في‬ ‫‪.3‬‬
‫جدول األعمال ‪.‬‬
‫التفاعل ‪ :‬هو درجة مشاركة العناصر السابقة في تحقيق الهدف من اإلجتماع ويتم هذا التفاعل‬ ‫‪.4‬‬
‫من خالل تبادل الحوار والمناقشة واألراء والمشاعر حول القضايا والموضوعات التي يتضمنها‬
‫جدول اإلجتماع ‪.‬‬
‫النتائج ‪ :‬هي النتائج الموقعة في شكل محضر والتي تتمثل في مجموع القرارات التي تم اتخاذها‬ ‫‪.5‬‬
‫أو الموضوعات التي يتم اإلتفاق عليها وتلك الموضوعات التي تم رفضها وإجراء مناقشتها ‪.4‬‬

‫‪1‬‬
‫‪www.Faculty.ksu.sa./Alnasrullah/Document p3n‬‬

‫‪2‬‬
‫محمد رجب فضل هللا ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.208‬‬

‫‪3‬‬
‫نفس المرجع ‪ ،‬ص ‪.209‬‬

‫‪4‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬السكرتير الناجح ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.199‬‬

‫الترتيبات الخاصة باإلجتماع ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫وتشتمل هذه الترتيبات ‪:‬‬
‫التأكد من أجهزة التكييف تعمل بكفاءة ليكون جو المكان مناسبا‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫توفير مقاعد مريحة تناسب اإلجتماعات الطويلة ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫توفير مناضد (إن لزم األمر )وإن كان يسمح بالتدخين بأن األمر يستلزم ( طفايات سجاير )‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
 ‫توفير أقالم بأنواعها وممحاة يمكن أن يحتاجها األفراد ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تحديد مكان جلوس كل فرد قبل اإلجتماع ‪.1‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تجهيز المرطبات والمأكوالت الخفيفة وتختلف نوعية اإلجتماعات من حيث المستوى ( مستوى‬ ‫‪.6‬‬
‫الحضور ) وعددهم ‪ ،‬ومدة اإلجتماع ‪ ،‬والوقت الذي سوف يستغرقه ‪ ،‬وبناءا على هذه‬
‫المعلومات يتم تحديد إحتياجات المجتمعين من المرطبات والمأكوالت الخفيفة ‪.2‬‬
‫إدارة اإلجتماع ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إن العمل على إنجاح اإلجتماع هو من أهم األهداف التي يسعى إلى تحقيقها المسؤولين عن‬
‫اإلجتماع ‪ ،‬وتوزع المسؤولية في أغلب األحيان على األطراف التالية ‪:‬‬
‫الرئيس يتولى إدارة اإلجتماع من الناحية الفنية ‪.‬‬ ‫أ‪.‬‬
‫السكرتير يتولى إدارة اإلجتماع من الناحية التحضيرية ‪.‬‬ ‫ب‪.‬‬
‫المشاركون يتولون أدوارهم فيما يختص باقتراح بنود جدول األعمال ‪.3‬‬ ‫ت‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫أحمد ماهر ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.199‬‬

‫‪2‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج – إجراءات السكرتارية – ج‪ ، 1‬المملكة العربية السعودية ‪ 2008 ،‬م ص‪.14‬‬

‫‪3‬‬
‫محمد الصيرفي ‪ ،‬السكرتير الناجح ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.203‬‬

‫شكل رقم (‪ )3-3-28‬نموذج لمحضر إجتماع‬

‫إسم المؤسسة ‪.............‬‬
‫محضر اإلجتماع رقم ( )‬
‫تم عقد إجتماع مجلس إدارة المؤسسة يوم‪...‬الموافق ‪ / /‬الساعة ‪....‬وذلك في (المكان‪ )....‬للنظر في جدول‬
‫أعمال السابق إرساله لألعضاء ‪.‬‬
‫وقد حضر اإلجتماع للسادة ‪:‬‬
 ‫‪ .............‬رئيسا‬ ‫‪-1‬‬
‫‪ .............‬عضوا‬ ‫‪-2‬‬
‫‪ .............‬عضوا‬ ‫‪-3‬‬
‫‪ ...............‬عضوا‬ ‫‪-4‬‬
‫‪ ..............‬سكرتيرا‬ ‫‪-5‬‬
‫وقد إعتذر عن الحضور كل من السادة ‪:‬‬
‫‪.................‬‬ ‫‪-1‬‬
‫‪.................‬‬ ‫‪-2‬‬
‫ولم يحضر ولم يعتذر كل من السادة ‪:‬‬
‫‪..................‬‬ ‫‪-1‬‬
‫‪..................‬‬ ‫‪-2‬‬
‫وقد اعتبر اإلجتماع صحيحا لحضور عدد ‪....‬عضوا ‪ ،‬وفي بداية اإلجتماع قرأ السكرتير محضر اإلجتماع السابق ‪،‬‬
‫ولما لم يعترض عليه أحد من األعضاء اعتبر معتمدا‬
‫وانتقل المجلس لمناقشة جدول األعمال المتضمن للموضوعات التالية ‪:‬‬
‫‪...............................‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪................................‬‬ ‫‪-‬‬
‫ما يستجد من أعمال‬
‫وبعد المناقشة ‪ ،‬وتبادل األفكار حول كل موضوع مما سبق اتخذ المجلس القرارات التالية ‪:‬‬
‫‪ ..........................‬بإجماع اآلراء‬ ‫‪-‬‬
‫‪ ...........................‬بأغلبية ( ) صوت‬ ‫‪-‬‬
‫‪............................‬بموافقة ( ) واعتراض ( ) وامتناع ( )‬ ‫‪-‬‬
‫ولما لم يستجد موضوعات ‪ ،‬فقد أنهى المجتمعون مناقشتهم في تمام الساعة ‪ ....‬واتفق على تحديد موعد اإلجتماع القادم‬
‫يوم ‪ ......‬الموافق ‪ / /‬في تمام الساعة ‪ ....‬بنفس قاعة اإلجتماعات‬
‫رئيس اإلجتماع‬ ‫أمين السر‬
‫‪.....................‬‬ ‫‪..............‬‬

‫‪ /-2-3-3‬اإلتصاالت اإلدارية ‪:‬‬

‫تمهيد ‪:‬‬
‫يعتبر اإلتصال أحد أبرز العناصر األساسية في التفاعل اإلجتماعي وهو عملية تتكون من سلسلة‬
‫من األنشطة تتضمن اإلستماع – التأمل – التعبير – اإلختيار وكذلك التعبيرات في السلوك والشعور ‪.‬‬
‫مفهوم اإلتصال ‪:‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إن اإلتصاالت الجيدة أو الفعالة ليس باألمر السهل ولكنها أيضا تمثل عملية يمكن ألي شخص أن يقوم‬
‫بها بشكل جيد ‪ ،‬وذلك إنطالقا من ضرورة التفكير بما يريد المرسل إليه أن يسمعه أو يقرأه ومنه فإن‬
‫اإلتصال داخل المؤسسة يجب أن يسعى إلى تحقيق أهداف يتجاوز مجرد توصيل رسائل بين مرسلين‬
‫ومستقبلين حتى تفهم الرسالة من جانب المرسل وإن يقبل مضمونها حتى يصبح اإلتصال عبارة عن‬
‫تفاعل إجتماعي ‪.1‬‬
‫تعريف اإلتصال ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫اإلتصال في اللغة العربية كما تشير المعاجم ‪ ،‬يعني الوصول إلى الشيء أو بلوغه واإلنتهاء‬
‫منه ‪ .‬أما كلمة ‪ communication‬اإلنجليزية فهي مشتقة من كلمة األصل الالتيني ‪communis‬‬
‫ومعناها عام وشائع أو مألوف ‪ .2‬أو مشترك أي أنه إشتراك مع الغير سواء كان شخصا أو مجموعة‬
‫أشخاص ‪ ،‬في المعلومات أو األفكار أو اإلتجاهات ‪.3‬‬
‫ويعرف أرسطو اإلتصال على أنه ‪ :‬نشاط شخصي يحاول فيه المتحدث أن يقنع غيره وأن يحقق‬
‫هدفه مع مستمع عن طريق صياغة قوية ماهرة للحجج التي يعرفها ‪ ،‬وفي تعريف آخر له ‪ ":‬اإلتصال‬
‫هو البحث عن كل الوسائل المتاحة لإلغراء واإلقناع ‪" .4‬‬
‫أهداف اإلتصال ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إن الغرض األساسي من عملية اإلتصال ‪ ،‬هو إحداث تغيير في البيئة ‪ ،‬أو في اآلخرين ‪ .‬فالمرسل يقصد‬
‫من إرساله التأثير في مستقبل معين ( محدد ) ‪ ،‬لذلك يجب التمييز بين مستقبل مقصود ‪ ،‬وآخر غير‬

‫‪1‬‬
‫أحمد بخوش ‪ ،‬اإلتصال والعولمة ‪ ،‬دار الفجر للنشر والتوزيع ‪ ،‬القاهرة ‪2008 ،‬م ‪ ،‬ص‪.6‬‬

‫‪2‬‬
‫ربحي عليان ‪ ،‬عدنان محمود الطوباسي ‪،‬اإلتصال العالقات العامة ‪ ،‬األردن ‪ ،‬دار الصفا ‪2005 ،‬م ‪ ،‬ص‪.27‬‬

‫‪3‬‬
‫صونيا محمد البكري ‪ ،‬إبراهيم سلطان ‪ ،‬المعلومات اإلدارية ونظم المعلومات اإلدارية ( مفاهيم أساسية ) ‪ ،‬اإلسكندرية ‪ ،‬الدار الجامعية ‪2001 ،‬م ‪ ،‬ص‪.38‬‬

‫‪4‬‬
‫ربحي عليان ‪ ،‬عدنان محمود الطوباسي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.34‬‬

‫غير مقصودة في عملية اإلتصال ‪ ،‬إذ يجب أن تصل الرسالة إلى الطرف المقصود ‪ ،‬وليس غيره حتى‬
‫تؤدي الرسالة غرضه ‪.1‬‬
‫إحداث التفاعل بين المرسل والمستقبل من حيث اإلشتراك بفكرة ‪،‬أو مفهوم ‪ ،‬أو رأي ‪ ،‬أو عمل ‪.‬أيضا‬
‫توفير المناخ اإليجابي الذي يرغب العاملين في اإلنجاز وينظم قيادة وتوجيه الموارد البشرية والفنية‬
‫والمالية ‪.2‬‬
‫تزويد العاملين بما يحتاجون إليه من معلومات عن اإلجراءات والممارسة الخاصة بالعمل للقيام بمهام‬
‫أعمالهم على أكمل وجه‪.‬‬
 ‫وضع كافة المعلومات والبيانات الدقيقة أمام متخذي القرارات في مواقع التنفيذ والقيادات المختلفة حتى‬
‫يتمكنوا من وضع قرارات سليمة ‪.3‬‬
‫أهمية اإلتصال ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إن التنسيق الجيد يعتمد إلى حد كبير على سهولة اإلتصال وفاعليته ‪ ،‬ذلك ألن عملية اإلتصال تمثل همزة‬
‫الوصل أو الربط التي تجمع كافة أجزاء التنظيم اإلداري ‪ ،‬حيث يرى " مورفي ‪ "Morvie‬أن اإلتصال‬
‫أساس لكل تنظيم ناجح ‪.4‬‬
‫إن أهمية اإلتصال تكمن في تمكين القائمين على اإلدارة من وضع وإعداد الخطة من معرفة حقيقة الثروة‬
‫المادية والبشرية الموجودة وعلى الدراسات اإلحصائية الدقيقة ‪ ،‬التي تبدأ بمرحلة تشخيص المشكلة ‪،‬‬
‫فمرحلة البحث عن البدائل ‪ ،‬فمرحة التقييم لكل بديل وتنتهي بمرحلة إختيار البديل األمثل ‪ ،‬وإتخاذ القرار‬
‫الرشيد يتوقف بال شك على وجود منافذ جيدة وواضحة لإلتصال بكل من يساهم في عملية صنع‬
‫القرارات ‪.5‬‬
‫واإلتصال الفعال هو مفتاح نجاح المنظمة ‪ ،‬وعليه يتوقف بقاؤها ‪ ،‬فبدون اإلتصال اليعرف الموظفون‬
‫ماذا يعمل زمالؤهم ‪ ،‬وال تستطيع اإلدارة أن تتسلم المعلومات عن المداخالت التي تحتاجها ‪ ،‬وال‬
‫يستطيع المشرفون إصدار التوجيهات والتعليمات واإلرشادات الالزمة ‪ ،‬وبدون اإلتصال يصبح التنسيق‬
‫بين أعمال الوحدات واألفراد مستحيال ‪ ،‬وال يمكن تحقيق التعاون فيما بينها ‪ ،‬ألن األفراد ال يستطيعون‬
‫إيصال حاجاتهم ورغباتهم لآلخرين وهذا كله يؤدي حتما إلى انهيار المنظمة ‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫تاريخ اإلطالع ‪10/8/2014‬م ‪p2‬‬

‫‪www.harikar.org/projects/19/hanout-pdf‬‬

‫‪2‬‬
‫المنجي زهراء ‪ ،‬رسالة ماجستيرغير منشورة بعنوان ‪:‬اإلتصاالت اإلدارية في األجهزة الحكومية العمانية ‪2004 ،‬م ‪ ،‬ص‪.52‬‬

‫‪3‬‬
‫مصعب إسماعيل طبش ‪ ،‬رسالة ماجستير بعنوان ‪:‬دور نظم وتقنيات اإلتصال اإلداري في خدمة إتخاذ القرارات ‪،‬الجامعة اإلسالمية – غزة ‪2008 ،‬م ‪ ،‬ص‪.34‬‬

‫‪4‬‬
‫هناء حافظ بدوي ‪ ،‬اإلتصال بين النظرية والتطبيق ‪ ،‬اإلسكندرية – المكتب الجامعي الحديث ‪2003 ،‬م ‪ ،‬ص ‪.348‬‬

‫‪5‬‬
‫حورية بولعويدان ‪ ،‬رسالة ماجستير بعنوان ‪:‬استخدام تكنولوجيا اإلتصال الحديثة في المؤسسة اإلقتصادية الجزائرية ‪2008 ،‬م ‪ ،‬ص‪.22‬‬

‫ومن ناحية أخرى فاإلتصال الفعال يؤدي إلى تحسين أداء العامل وحصوله على رئيا أكبر في العمل ‪،‬‬
‫فالفرد يستطيع أن يتفهم عمله بصورة أفضل ‪ ،‬ويشعر بمشاركة أكبر ‪ ،‬كما يتفهم أدوار اآلخرين ‪ ،‬مما‬
‫يشجع على التعاون ‪.1‬‬
‫عناصر اإلتصاالت اإلدارية ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫لكي تتم عملية اإلتصال البد من توافر عدة عناصر أساسية وهي ‪:‬‬
‫المرسل ‪ Sender:‬وهو الشخص الذي يقوم بإرسال الرسالة والتي بمثابة فكرة يراد نقلها عبر‬ ‫‪.1‬‬
‫قناة اإلتصال ‪.‬‬
 ‫الرسالة ‪ message:‬وهي إما مكتوبة وتمثل المفاهيم واألفكار واآلراء مصاغة على شكل لغة‬ ‫‪.2‬‬
‫مكتوبة تتم قراءتها ‪ ،‬أو شفوية ‪ verbal‬وتكون في شكل مشاعر وأحاسيس غير مكتوبة مثل‬
‫الصوت ‪ ،‬والنبرة ‪ ،‬وتغير معالم الوجه ‪.2‬‬
‫قناة اإلتصال ‪ chnnel:‬وهي عبارة عن جميع الوسائط التي يمكن استخدامها لنقل الرسالةمن‬ ‫‪.3‬‬
‫المرسل إلى المستقبل مثل الهاتف أو الفاكس أو الكمبيوتر أو غيره‪.‬‬
‫المستقبل ‪ receiver:‬وهي الجهة التي تستقبل الرسالة وقد يكون فردا أو عدة أفراد ‪.3‬‬ ‫‪.4‬‬
‫التغذية العكسية ‪ freed back:‬وتمثل عملية فهم الرسالة والقدرة على اإلجابة عليها ‪ ،‬وتشير‬ ‫‪.5‬‬
‫‪4‬‬
‫هذه العملية إلى قرار تسليم الرسالة والرد عليها توكيدا دقيقا على إدراكها واستيعاب مدلوالتها ‪.‬‬
‫أنواع اإلتصال اإلداري ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫أوال ‪:‬اإلتصال الرسمي ‪:‬‬
‫وهو اإلتصال الذي يتم في إطار القواعد التي تحكم المنظمة ويتبع القنوات والمراسالت التي يحددها‬
‫البناء التنظيمي الرسمي ‪.5‬‬
‫وتأخذ اإلتصاالت الرسمية اإلتجاهات التالية ‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫حريم حسين ‪ ،‬السلوك التنظيمي – سلوك األفراد والجماعات في منظمات األعمال ‪ ،‬عمان – دار الحامد للنشر والتوزيع ‪2004 ،‬م ‪ ،‬ص ‪.243‬‬

‫‪2‬‬
‫خضير كاضم ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪. 41-40‬‬

‫‪3‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪. 26-25‬‬

‫‪4‬‬
‫خضير كاضم ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.42‬‬

‫‪5‬‬
‫هناء حافظ بدوي ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص ‪.151‬‬

‫اإلتصاالت الهابطة ‪ :‬وهي التي تكون من الرئيس إلى المرؤوسين وتكون لي شكل توجيهات أو‬ ‫‪o‬‬
‫تعليمات أو قرارات أو أوامر‪.‬‬
‫اإلتصاالت الصاعدة ‪ :‬وهي التي تكون من المرؤوسين إلى الرئيس وتكون في شكل آراء أو‬ ‫‪o‬‬
‫إقتراحات أو تقارير أو بحوث أو شكاوي ‪.‬‬
‫اإلتصاالت األفقية ‪ :‬يعتبر اإلتصال األفقي أساس لفاعلية العملية اإلتصالية ‪ ،‬فهو يتم عبر‬ ‫‪o‬‬
‫اإلدارات والمراكز الوظيفية أي بين األفراد الذين يعملون في نفس المستوى اإلداري ‪ ،‬ويتم عن‬
‫طريق تبادل وجهات النظر والمداوالت والنقاشات أي بحث مختلف المسائل بين مختلف رؤساء‬
 ‫األقسام من أجل القيام بعمل متكامل ومتناسق ‪ ،‬وبالتالي الوصول إلى تفاهم متبادل وحلول‬
‫مناسبة ‪.1‬‬
‫ثانيا ‪:‬اإلتصال غير الرسمي ‪:‬‬
‫يقوم هذا النوع من اإلتصال على أساس العالقات الشخصية واإلجتماعية لألعضاء أكثر من كونه على‬
‫أساس السلطة والمركز‪ ،‬وتركز عملية اإلتصال غير الرسمي حول األهداف الشخصية أكثر من كونها‬
‫أهداف المؤسسة نفسها‪ ،‬ومن ناحية أخرى فإن اإلتصال غير الرسمي يمكن أن يساعد استخدامه لتحقيق‬
‫األغراض الشخصية ال العامة ‪ ،‬ويعمل األعضاء على احتجاز أو تشويه المعلومات التي لها قيمة بالنسبة‬
‫لزمالئهم وللقادة ‪.2‬‬
‫ويمكن أن ينظر إلى اإلتصال وفقا لمعيار مصدر اإلتصال على أنه ‪:‬‬
‫إتصال داخلي ‪:‬وهو الذي يتم من داخل أجزاء الجهاز التنظيمي إلى أجزاء أخرى فيه ‪ ،‬سواء كان رسمي‬
‫أو غير رسمي ‪.‬‬
‫إتصال خارجي ‪ :‬وهو الذي يكون من إلى الجهاز التنظيمي رسميا كان أو غير رسميا ‪.1‬‬
‫‪ /2-3-7‬أساليب اإلتصال ‪:‬‬
‫وهي الكيفية أو الطريقة التي يتم بواسطتها اإلتصال ويمكن إجمالها فيما يلي ‪:‬‬
‫اإلتصال الكتابي ‪:‬وتم عنه الحديث في المبحث الثاني لهذا الفصل ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫اإلتصال الشفوي ‪:‬وهو يمثل الجزء األكبر اليومي في أي منظمة ‪ ،‬فالفرد يستغرق في هذا النوع‬ ‫‪.2‬‬
‫من اإلتصال نسبة ‪ %75‬من مجموع إتصاالته وهذا اإلتصال يتم فيه تبادل المعلومات بين‬
‫المرسل والمستقبل شفاهة ‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫حورية بولعويدان ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.23‬‬

‫‪2‬‬
‫جودة على جبر ‪ ،‬علم النفس اإلجتماعي ‪ ،‬عمان – مكتبة دار الثقافة للنشر والتوزيع ‪2004 ،‬م ‪ ،‬ص‪.182‬‬

‫أي عن طريق الكلمة المنطوقة ال المكتوبة ‪ .‬وهو ما يسمى باللفظي ‪ ،‬وقد يكون عن طريق اإلشارات‬
‫والرموز وهو ما يسمى بغير اللفظي ‪.1‬‬
‫ولإلتصال الشفوي عدة طرق من أهمها ‪:‬‬
‫المقابالت الشخصية ‪ :‬وتعتبر أحد األسباب الفعالة في اإلتصال ‪ ،‬كما تعد المقابلة الناجحة وسيلة‬ ‫أ‪.‬‬
‫مجدية لنجاح من يتقنها ‪.2‬‬
‫الندوات ‪ :‬وتمثل إحدى وسائل اإلتصال الرسمي الشفهي المباشر وتعتبر من أقدم طرق‬ ‫ب‪.‬‬
‫اإلتصاالت الشفهية التي تستخدمها المنظمات لتعريف العاملين بالتغيرات الجديدة التي ستطرأ‬
 ‫على ظروف العمل ‪ ،‬أو في حالة مناقشة موضوعات هامة تحتاج إلى توجيهات نظر مختلفة‬
‫ومتعددة ‪.3‬‬
‫البرامج التدريبية ‪ :‬وتعتبر من أنواع اإلتصال المباشر‪ ،‬ففي بعض األحيان نجد أن المدرب يقوم‬ ‫ت‪.‬‬
‫بشرح مفصل ألهداف البرنامج التدريبي ومدته ومكانه سواء كان داخل المنظمة أو خارجها ‪.‬‬
‫المكالمات الهاتفية ‪ :‬كل شخص يدرك أهمية الهاتف في الحياة اليومية ‪ ،‬سواء كان في مجال‬ ‫ث‪.‬‬
‫العالقات اإلجتماعية ‪ ،‬أو في مجال األعمال ‪.4‬‬
‫اإلتصال التصويري ‪ :‬وهو اإلتصال الذي يستخدم الصور الفوتوغرافية أو الرسوم البيانية أو‬ ‫ج‪.‬‬
‫الرسوم التشكيلية أو الخرائط أو صور بعض أنواع النشاط اإلنتاجي ‪ ،‬وكل هذه تستخدم في نقل‬
‫الكثير من األفكار والمعلومات أو التأثير في إتجاهات األشخاص خاصة من ال يستطيعون‬
‫القراءة ‪ ،‬وتعتبر الصورة واألشكال البيانية أساس اإلتصال المصور وفي ذلك ألن الصورة‬
‫تعادل ألف كلمة ‪.5‬‬
‫مقومات اإلتصال ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫ال يتحقق اإلتصال بمجرد وضوح الهدف من اإلتصال وتوافر الطرق والوسائل المختلفة‬
‫إلرسال واستقبال المعلومات ولكن هناك مجموعة من المقومات األساسية التي يجب توافرها لكي يحقق‬
‫اإلتصال فعاليته وهي ‪:‬‬
‫توفير نظام معلومات فعال يتضمن تدفق واستمرارية وكفاية البيانات والمعلومات المطلوبة‬ ‫‪.1‬‬
‫إرسالها بطريقة سهلة مفهومة ‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.30‬‬

‫‪2‬‬
‫عبد الباقي ‪ ،‬صالح ‪ ،‬السلوك التنظيمي ‪ ،‬القاهرة – الدار الجامعية للنشر ‪2001 ،‬م ‪ ،‬ص‪.29‬‬

‫‪3‬‬
‫ماهر ‪ ،‬أحمد ‪ ،‬السلوك التنظيمي مدخل بناء المهارات ‪ ،‬اإلسكندرية – الدار الجامعية للنشر ‪2007 ،‬م ‪ ،‬ص ‪.367‬‬

‫‪4‬‬
‫الفيوتي ‪ ،‬محمد ‪ ،‬مبادئ اإلدارة – النظريات والعمليات والوظائف ‪ ،‬عمان – دار وائل للطباعة والنشر ‪2004 ،‬م ‪ ،‬ص‪.28‬‬

‫‪5‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.32‬‬

‫دقة ووضوح المعلومات المطلوب إرسالها من شخص آلخر ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫دراسة قدرات العاملين المستقبلين من الجوانب الفنية والعلمية والسلوكية ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫إختيار الوقت المناسب لنقل المعلومات من المرسل إلى المستقبل مع ضرورة التعرف على‬ ‫‪.4‬‬
‫مختلف الظروف العملية والبيئية المحيطة بمستقبل الرسالة لضمان قبوله وتنفيذه لمضمون‬
‫الرسالة اإلتصالية ‪.‬‬
‫وضوح الهدف من الرسالة بصورة تتناسب مع المعاني المستخدمة ‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫ضرورة توفير لغة مشتركة ومفهومة بين العاملين الداخليين في عملية نقل المعلومات ‪.1‬‬ ‫‪.6‬‬
 ‫ويلخص درويش مقومات اإلتصال الفعال التي يتفق عليها كثير من علماء اإلدارة في خمس مقومات‬
‫هي ‪:‬‬
‫فكرة واضحة ومحددة تماما في ذهن صاحب الرسالة ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫قدرة المرسل على نقل الفكرة بأسلوب واضح معبر عنها ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫إستعداد الشخص األخر إلستقبال الفكرة المرسلة له ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫قدرة هذا الشخص على استيعاب المقصود من الرسالة المرسلة ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫قدرته على تنفيذ ما جاء بالرسالة المرسلة ‪.2‬‬ ‫‪.5‬‬
‫معوقات اإلتصال ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫هناك العديد من المعوقات يمكن أن تعوق عملية اإلتصال ويمكن إجمالها فيما يلي ‪:‬‬
‫معوقات بشرية ‪ :‬وهي المعوقات التي ترافق العنصر البشري سواء المرسل أو المستقبل وهذه‬ ‫‪-‬‬
‫المعوقات تتعدد وتتنوع باختالف ثقافات األفراد ومستوياتهم العلمية ومراكزهم الوظيفية وسنوات‬
‫أعمارهم وإفرازات المجتمع المحيط بهم ‪،‬كما يدخل ضمن ذلك ما يتعلق باللغة ووضوحها من‬
‫عدمه‪ ،‬وكذلك مدى التعاون بين األفراد ونوعية العالقة التي تربطهم ببعض وغير ذلك ‪.3‬‬

‫‪1‬‬
‫على ‪ ،‬أحمد ‪ ،‬األسس النظرية للعالقات اإلنسانية ‪ ،‬القاهرة – مكتبة عين شمس ‪1985 ،‬م ‪ ،‬ص‪.40‬‬

‫‪2‬‬
‫درويش ‪ ،‬عبد الكريم ‪ ،‬وتكال ليلى ‪ ،‬أصول اإلدارة العامة ‪ ،‬القاهرة – مكتبة عين شمس ‪1980 ،‬م ‪ ،‬ص‪.57‬‬

‫‪3‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪.35 ،‬‬

‫معوقات تنظيمية ‪ :‬هي المعيقات التي تظهر نتيجة لطبيعة تنظيم المنظمة وسياستها وأهدافها‬ ‫‪-‬‬
‫وأساليب العمل التي تستخدمه إلنجاز المهام والواجبات طبقا لطبيعة نشاط المنظمة ‪ .‬ولما كان‬
‫الهيكل التنظيمي ألي منظمة من المنظمات اإلدارية يحدد اإلختصاصات والمسؤوليات أمام‬
‫العاملين ويوضح خطوط السلطة والمستويات التنظيمية ‪ ،‬ويعين مدى مركزية اتخاذ القرارات‬
‫ومستوى العالقات الرسمية بي أفراد التنظيم وأسلوب تدفق المعلومات والبيانات ‪ ،‬فإن فعالية‬
‫اإلتصال اإلداري تتوقف على مدى مرونة وتحديث الهياكل التنظيمية ‪ ،‬وأيضا تربط المعوقات‬
‫التنظيمية لإلتصال اإلداري إرتباطا وثيقا بالهيكل التنظيمي للمنظمة ‪.1‬‬
‫معوقات بينية داخلية وخارجية ‪ :‬فالمنظمة في حركة دائمة ومستقرة وتحيط بها عوامل داخلية‬ ‫‪-‬‬
‫متعددة تتمثل في األفراد واإلمكانيات المتاحة واألنشطة وعدد اإلدارات بالمنظمة وسياسة اإلدارة‬
‫وغير ذلك من الظروف الداخلية المختلفة والتي تعمل معا‪ ،‬كما أن الظروف الخارجية التي تحيط‬
‫بالمنظمة كالقيود الحكومية أو التطور التقني وغيرها يمكن التنبؤ به ‪ ،‬كل ذلك بال شك يؤثر على‬
‫عملية اإلتصال سلبا أو إيجابا ‪.2‬‬
‫المعوقات الجغرافية للمنظمة والبعد عن المركز الرئيسي ‪ :‬تعاني المنظمات الكبيرة من عدم‬ ‫‪-‬‬
‫فاعلية اإلتصال نتيجة التباعد الجغرافي بين فروعها ومكاتبها ‪ ،‬أو وجود إدارتها في عدة مباني‬
‫في حي واحد أو عدة أحياء في المدينة مما يعوق اإلتصاالت الداخلية ‪ ،‬فالمسألة البعيدة بين‬
‫المراكز والتشتت بين مراكز اتخاذ القرار وبين مراكز التنفيذ تؤثر في عملية نقل المعلومات‬
‫وغالبا تتعرض هذه المعلومات للتعديل والتحريف ‪.2‬‬

‫‪1‬‬
‫النمر ‪ ،‬سعود ‪ ،‬اإلدارة العامة – األسس والوظائف ‪ ،‬الرياض ‪ ،‬مطابع الفرزدق التجارية ‪2006 ،‬م ‪ ،‬ص‪.388‬‬

‫‪2‬‬
‫اإلدارة العامة لتطوير المناهج ‪ ،‬مرجع سابق ‪ ،‬ص‪.35‬‬

‫‪3‬‬
‫العميان محمود ‪ ،‬السلوك التنظيمي في منظمات األعمال ‪ ،‬عمان ‪ ،‬دار وائل للنشر والتوزيع ‪2005 ،‬م ‪ ،‬ص ‪.253‬‬